SKRIPSI
PERANAN SISTEM INFORMASI PEMASARAN DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PIMPINAN UD TEGUH JAYA MEDAN
OLEH: VIVIAN 080502084
PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI & BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
ABSTRAK
PERANAN SISTEM INFORMASI PEMASARAN DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN PIMPINAN UD TEGUH JAYA MEDAN Informasi merupakan dasar bagi seluruh aktivitas yang mencakup perencanaan, pengoperasian, dan pengawasan dalam organisasi agar menjadi efektif dan efisien. Kurang terintegrasinya sistem informasi pemasaran dalam perusahaan percetakan UD Teguh Jaya Medan menimbulkan masalah yang berpengaruh terhadap kegiatan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis peranan sistem informasi pemasaran sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer.
Metode analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif model Miles dan Huberman. dan triangulasi metode. Data yang dikumpulkan dianalisis melalui tiga tahap sebagai berikut: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi. Juga dilakukan pengecekan silang untuk memastikan kebenaran data.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi pemasaran yang dijalankan secara manual oleh perusahaan masih memiliki kekurangan dan memiliki celah untuk human error. Kesalahan kecil dalam sistem informasi dapat
menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan, seperti estimasi pencetakan produk yang tidak sesuai dengan kebutuhan konsumen dan sebagainya. Sistem informasi pemasaran belum berperan secara optimal dalam pengambilan keputusan pimpinan UD Teguh Jaya Medan. Keputusan ini termasuk perencanaan produk, perencanaan promosi, perencanaan saluran distribusi, penentuan harga, dan perkiraan penjualan.
ABSTRACT
PERANAN SISTEM INFORMASI PEMASARAN DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN PIMPINAN UD TEGUH JAYA MEDAN Information is a fundament for all activities including planning, operating and supervising in organizations to result in the effectiveness and efficiency. The lack of integration in marketing information system of UD Teguh Jaya Medan has led to difficulties affecting the decision-making processes. Therefore, this paper aims to understand and analyze the role of marketing information system in decision-making processes by the managing directors.
Methods used to analyze the data are Miles and Huberman’s qualitative data analysis and triangulation method. The data collected were analyzed through three stages: data reduction, data display and conclusion drawing/verification. In addition, cross-checking was done to ensure the validity of the data.
The results indicated that the manual marketing information system implemented by the company is still inadequate and provides loopholes for human errors. Minor mistakes in the information system may cause unsound decision made such as incorrect estimation of products printed that are in demand, etc.
Marketing information system plays an important role in decision making of the managing directors of UD Teguh Jaya Medan. The decisions include product planning, promotion planning, distribution channel planning, product pricing and sales forecasting.
KATA PENGANTAR
Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa atas penyertaan-Nya dari awal hingga akhir penulisan skripsi yang berjudul “Peranan Sistem Informasi Pemasaran dalam Pengambilan Keputusan Pimpinan UD Teguh Jaya Medan” sebagai salah satu syarat untuk untuk menyelesaikan program studi S1 Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis mengucapkan terima kasih yang terutama kepada Ayah, Siwan Rusli dan Ibu, (Alm.) Pujiati yang merupakan sumber inspirasi dan selalu dengan sabar memberikan kasih sayang, nasihat, serta doa.
Selama proses perkuliahan dan penyelesaian skripsi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, penulis banyak menerima bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Menyadari hal tersebut, maka pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa penghargaan dan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec, Ak., selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME, selaku Ketua Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku sekretaris Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si, selaku dosen pembimbing, yang telah meluangkan waktunya dan dengan penuh kesabaran memberikan pengarahan, bimbingan, saran, dan dukungan moral dalam proses pengerjaan skripsi ini. 6. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku dosen pembaca pembimbing,
yang telah membaca skripsi saya dan memberikan banyak bimbingan dan saran dari awal hingga akhir proses penelitian.
7. Untuk semua keluarga dan teman yang selalu memberikan dukungan dan doa. 8. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu, atas setiap bantuan,
dukungan, dan doanya.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan, sehingga saran dan kritik dari semua pihak sangat penulis harapkan untuk membuat skripsi ini menjadi lebih baik lagi. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan peneliti lainnya.
Medan, 1 Juli 2014 Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR... iii
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 5
1.4. Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Uraian Teoretis... 6
2.1.1. Sistem Informasi ... 6
2.1.2. Sistem Informasi Pemasaran ... 9
2.1.3. Pengambilan Keputusan... 13
2.2. Penelitian Terdahulu ... 16
2.3. Kerangka Berpikir ... 17
BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian... 20
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian ... 20
3.3. Batasan Operasional ... 20
3.4. Definisi Istilah ... 21
3.5. Informan Penelitian ... 22
3.6. Jenis Data ... 22
3.7. Metode Pengumpulan Data ... 22
3.8. Metode Analisis... 23
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum UD Teguh Jaya ... 26
4.1.1. Letak UD Teguh Jaya... 26
4.1.2. Profil UD Teguh Jaya... 26
4.1.3. Visi dan Misi UD Teguh Jaya ... 27
4.1.4. Struktur Organisasi... 27
4.2. Hasil Penelitian ... 29
4.2.1. Hasil Wawancara dengan Direktur, Manajer, dan Pegawai UD Teguh Jaya ... 29
4.2.2. Hasil Wawancara dengan Konsumen UD Teguh Jaya... 35
4.3.1. Sistem Informasi Pemasaran pada UD Teguh Jaya ... 42
4.3.2. Peranan Sistem Informasi Pemasaran dalam Pengambilan Keputusan Pimpinan UD Teguh Jaya... 44
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 47
5.2. Saran... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 49
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Tabel Halaman
1.1 Tingkat Pendidikan Pegawai UD Teguh Jaya... 3
2.1 Sistem Informasi yang Diperlukan Menurut Tingkat Manajemen ... 11
2.2 Tipe-tipe Keputusan dan Teknik-teknik Pembuatan Keputusan... 15
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Gambar Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Judul Lampiran Halaman
ABSTRAK
PERANAN SISTEM INFORMASI PEMASARAN DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN PIMPINAN UD TEGUH JAYA MEDAN Informasi merupakan dasar bagi seluruh aktivitas yang mencakup perencanaan, pengoperasian, dan pengawasan dalam organisasi agar menjadi efektif dan efisien. Kurang terintegrasinya sistem informasi pemasaran dalam perusahaan percetakan UD Teguh Jaya Medan menimbulkan masalah yang berpengaruh terhadap kegiatan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan menganalisis peranan sistem informasi pemasaran sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer.
Metode analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif model Miles dan Huberman. dan triangulasi metode. Data yang dikumpulkan dianalisis melalui tiga tahap sebagai berikut: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi. Juga dilakukan pengecekan silang untuk memastikan kebenaran data.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi pemasaran yang dijalankan secara manual oleh perusahaan masih memiliki kekurangan dan memiliki celah untuk human error. Kesalahan kecil dalam sistem informasi dapat
menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan, seperti estimasi pencetakan produk yang tidak sesuai dengan kebutuhan konsumen dan sebagainya. Sistem informasi pemasaran belum berperan secara optimal dalam pengambilan keputusan pimpinan UD Teguh Jaya Medan. Keputusan ini termasuk perencanaan produk, perencanaan promosi, perencanaan saluran distribusi, penentuan harga, dan perkiraan penjualan.
ABSTRACT
PERANAN SISTEM INFORMASI PEMASARAN DALAM
PENGAMBILAN KEPUTUSAN PIMPINAN UD TEGUH JAYA MEDAN Information is a fundament for all activities including planning, operating and supervising in organizations to result in the effectiveness and efficiency. The lack of integration in marketing information system of UD Teguh Jaya Medan has led to difficulties affecting the decision-making processes. Therefore, this paper aims to understand and analyze the role of marketing information system in decision-making processes by the managing directors.
Methods used to analyze the data are Miles and Huberman’s qualitative data analysis and triangulation method. The data collected were analyzed through three stages: data reduction, data display and conclusion drawing/verification. In addition, cross-checking was done to ensure the validity of the data.
The results indicated that the manual marketing information system implemented by the company is still inadequate and provides loopholes for human errors. Minor mistakes in the information system may cause unsound decision made such as incorrect estimation of products printed that are in demand, etc.
Marketing information system plays an important role in decision making of the managing directors of UD Teguh Jaya Medan. The decisions include product planning, promotion planning, distribution channel planning, product pricing and sales forecasting.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Informasi merupakan kebutuhan pokok bagi manusia yang hidup di abad modern ini. Hampir seluruh kegiatan manusia menggunakan informasi sebagai dasarnya. Kebutuhan atas informasi mencakup segala sesuatu yang diperlukan untuk perencanaan, pengoperasian, dan pengawasan aktivitas-aktivitas di suatu organisasi agar menjadi efektif dan efisien.
Perkembangan teknologi dan industri membawa dampak bagi kehidupan manusia, terutama dunia usaha. Di samping itu, banyaknya usaha yang bermunculan, baik perusahaan kecil maupun besar, berdampak pada persaingan antarperusahaan yang ketat, baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis. Hal ini menyebabkan diperlukannya sistem informasi dalam membantu para pelaku ekonomi untuk mengetahui situasi dan kondisi internal dan eksternal perusahaan.
distribusi, dan melakukan komunikasi dengan konsumen saat ini dan calon konsumen (Lamb, 2001: 20).
Banyaknya persaingan dalam sektor pemasaran di antara perusahaan-perusahaan menyebabkan sistem informasi pemasaran menjadi sangat penting dan fundamental bagi suatu perusahaan. Sistem informasi pemasaran terbagi atas beberapa subsistem di mana manajer harus dapat menentukan subsistem yang paling tepat untuk digunakan. Hal ini dikarenakan subsistem inilah yang akan menjadi tolak ukur bagi perusahaan dalam melakukan kegiatan pemasaran.
Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat penting karena keputusan yang diambil oleh pimpinan perusahaan merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh para bawahan atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang dipimpin. Hal ini menyangkut kepentingan semua aspek manajemen dan kelangsungan hidup perusahaan.
UD Teguh Jaya di Medan merupakan salah satu perusahaan produsen yang bergerak di bidang percetakan yang tidak terlepas dari kegiatan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan dalam kesehariannya, terutama dalam bidang pemasaran.
Permasalahan yang terjadi di UD Teguh Jaya adalah kurang terintegrasinya sistem informasi pemasaran dari tingkat bawah ke tingkat atas sehingga berpengaruh terhadap kegiatan pengambilan keputusan perusahaan yang dilakukan oleh pimpinan (direktur dan manajer). Dinyatakan dalam wawancara awal terhadap direktur dan manajer UD Teguh Jaya pada tanggal 12 April 2014 bahwa terdapat masalah-masalah teknis, seperti pencatatan data yang kurang jelas, sistem penyimpanan data dan informasi yang kurang tersusun dengan baik, kurangnya sumber daya manusia yang memadai dalam mendukung sistem informasi perusahaan, terutama sistem informasi pemasaran, sehingga menyebabkan pengambilan keputusan perusahaan menjadi kurang efektif dan efisien. Hal ini dapat berdampak pada tujuan jangka panjang dan kelangsungan hidup perusahaan jika tidak segera ditangani dengan baik.
Tabel 1.1
Tingkat Pendidikan Pegawai UD Teguh Jaya
No. Nama Jabatan Tingkat Pendidikan
Terakhir
1. Linelda Manajer D3 Akuntansi
2. Kasiana Administrasi SMA
3. Yun Operator MesinCuttingdan Printing
SMA
4. Udin Operator MesinCuttingdan Printing
No. Nama Jabatan Tingkat Pendidikan Terakhir 5. Yandi Operator MesinCuttingdan
Creasing and Cutting
SMA
6. Hery Operator MesinCuttingdan Creasing and Cutting
SMA
7. Rudi Operator MesinCreasing and Cutting
SMA
8. Syahrul Staf Pengepakan SMA
9. Diva Staf Pengepakan SMA
10. Bayu Staf Pengepakan SMA
11. Zul Staf Inventori dan Logistik SMA
12. Paino Staf Distribusi SMP
13. Rudi Staf Distribusi SMA
Sumber: UD Teguh Jaya (2014)
Dengan meningkatnya kualitas sistem informasi pemasaran perusahaan, diharapkan bahwa pengambilan keputusan oleh manajer perusahaan juga dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana kegiatan pengambilan keputusan pada UD Teguh Jaya yang didasarkan pada sistem informasi pemasarannya dan cara untuk meningkatkan kinerja sistem informasi pemasarannya. Oleh karena itu, penulis melakukan penelitian skripsi dengan judul “Peranan Sistem Informasi Pemasaran dalam Pengambilan Keputusan Pimpinan UD Teguh Jaya
Medan”.
1.2. Perumusan Masalah
informasi pemasaran dalam pengambilan keputusan pimpinan UD Teguh
Jaya?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis peranan sistem informasi pemasaran sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajer UD Teguh Jaya.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Perusahaan
Menjadi referensi bagi perusahan dalam mengetahui pentingnya pengelolaan sistem informasi, khususnya dalam hal ini, sistem informasi pemasaran UD Teguh Jaya, sehingga dapat memberikan kontribusi dalam proses pengambilan keputusan.
2. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai bahan pertimbangan dan referensi bagi peneliti lain yang berminat untuk melakukan penelitian di bidang yang sama.
3. Bagi Peneliti
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Uraian Teoretis
2.1.1. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu oganisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri, 2005: 42).
Sistem informasi umumnya menyediakan tiga jenis informasi, yaitu:
1. Informasi pengumpulan data (Score-keeping information) adalah informasi
berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan, berguna
bagi manajer tingkat bawah untuk mengevaluasi kinerja para personilnya.
2. Informasi pengarahan perhatian (Attention-directing information) adalah
informasi yang membantu manajemen memusatkan perhatian pada
masalah-masalah menyimpang yang terjadi di dalam perusahaan, berguna bagi
manajemen tingkat menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi di dalam perusahaan.
3. Informasi pemecahan masalah (Problem-solving information) adalah informasi
memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Informasi ini
biasanya dihubungkan dengan pengambilan keputusan yang tidak berulang dan
situasi yang membutuhkan analisis manajemen tingkat atas.
Untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh
setiap tingkat manajemen, dibutuhkan informasi yang tepat dan sesuai. Untuk
setiap tingkat manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan
informasi yang berbeda-beda pula. Karakteristik informasi ini antara lain:
1. Kepadatan Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, kepadatan informasi yang diperlukan adalah
yang terperinci dan kurang padat karena digunakan untuk pengendalian
operasi, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya,
kepadatan informasi yang diperlukan adalah yang lebih tersaring, ringkas, dan
padat.
2. Luas Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, luas informasi yang diperlukan adalah yang
terfokus pada suatu masalah tertentu karena digunakan untuk tugas yang lebih
khusus, sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, luas
informasi yang diperlukan adalah yang lebih luas cakupannya karena
digunakan untuk tugas yang lebih umum.
3. Frekuensi Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, frekuensi informasi yang diperlukan adalah
rutin karena digunakan untuk tugas yang polanya terstruktur dan
tingkatannya, frekuensi informasi yang diperlukan adalah tidak rutin atau
mendadak (ad hoc) karena digunakan untuk tugas yang polanya lebih tidak
terstruktur dan waktunya tidak tentu.
4. Waktu Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah yang
bersifat historis karena digunakan untuk pengendalian operasi dan pemeriksaan
tugas-tugas rutin yang sudah terjadi, sedangkan untuk manajemen tingkat
tinggi, informasi yang dibutuhkan adalah yang lebih bersifat masa depan,
seperti prediksi karena digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yang
menyangkut nilai masa depan.
5. Akses Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, informasi yang dibutuhkan adalah yang
berulang setiap periode sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem informasi
dalam bentuk laporan periodik dan dapat diakses secara offline, sedangkan
untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, informasi yang dibutuhkan
tidak memiliki periode tetap sehingga diperlukan akses secara online untuk
mengambil informasi kapanpun dibutuhkan.
6. Sumber Informasi
Untuk manajemen tingkat bawah, sumber informasi yang diperlukan adalah
bagian internal perusahaan karena digunakan untuk tugas yang lebih berfokus
pada pengendalian internal perusahaan, sedangkan untuk manajemen yang
lebih tinggi tingkatannya, sumber informasi yang diperlukan adalah bagian
pada perencanaan strategik yang berhubungan dengan eksternal perusahaan.
2.1.2. Sistem Informasi Pemasaran
Menurut Kotler (2009), sistem informasi pemasaran adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk.
Sistem informasi pemasaran menyediakan informasi yang berhubungan dengan aktivitas-aktivitas pemasaran perusahaan. Dalam sistem informasi pemasaran, terdapat input dan output. Setiap output subsistem menyediakan informasi mengenai elemen penting atau elemen penentu (critical element)dalam bauran pemasaran (marketing mix). Bauran pemasaran terdiri dari empat bagian utama yang harus dikelola oleh manajemen agar sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen, serta menguntungkan bagi perusahaan.
Beberapa karakteristik sistem informasi pemasaran,yaitu:
1. Sistem informasi pemasaran meliputi detail transaksi penjualan hari demi hari, memanajemenkan dan mengontrol operasi pemasaran, serta merencanakan penjualan dan berbagai strategi di masa yang akan datang.
2. Sistem informasi pemasaran berhubungan dengan pasar dan produk saat ini, serta rencana-rencana yang menyangkut pasar dan produk di masa yang akan datang.
4. Sistem informasi pemasaran dapat dibagi menjadi dua subsistem, yaitu subsistem penjualan dan subsistem pemasaran. Subsistem penjualan mencatat data mengenai transaksi penjualan per hari, seperti nama pelanggan, jumlah item, jumlah yang dipesan, jenis pembayaran, dan alamat pengepakan yang kemudian diolah menggunakan TPS (transaction processing system). Subsistem pemasaran memfokuskan pada perencanaan dan pengawasan, serta bergantung pada MIS dan DDS.
5. Dengan sistem informasi pemasaran, data dihasilkan oleh sistem penjualan yang menyediakan informasi tentang kondisi produk dan tugas dari staf penjualan.
6. DDS membantu dalam perencanaan masa depan perusahaan dengan membimbing dalam berbagai aspek pekerjaan, seperti meramalkan penjualan, menentukan harga, merancang strategi promosi, dsb.
7. Sistem informasi pemasaran juga dapat disusun dalam beberapa subsistem yang meliputi :
a. Subsistemorder entry b. Subsistemcustomer profile c. Subsistemproduct management d. Subsistemsales forecasting e. Subsistemadvertising f. Subsistemmarket research
yaitu produk, promosi, harga, tempat, dan gabungan dari keempat hal tersebut. Informasi produk menyangkut produk yang dijual dan produk-produk kompetitor. Informasi promosi menyangkut cara, media, dan waktu promosi yang dilakukan. Informasi harga menyangkut harga produk, termasuk harga dari produk kompetitor. Dan, informasi gabungan merupakan informasi tentang strategi terintegrasi yang melibatkan keempat hal tersebut (Nugroho, 2008: 136).
Tabel 2.1
Sistem Informasi yang Diperlukan Menurut Tingkat Manajemen Tingkat Atas Tingkat Menengah Tingkat Bawah Perencanaan produk Perencanaan promosi Perencanaan saluran distribusi Penentuan harga Perkiraan penjualan
Analisis pangsa pasar Analisis distribusi Analisis profitabilitas produk
Analisis penjualan dan tren
Analisis kinerja tenaga pemasaran
Analisis penganggaran dan pengeluaran
Pesanan konsumen Penagihan
Pemenuhanback order Penjualan menurut produk, tempat, salesman
Sumber : Nugroho (2008: 136)
Kotler (2009) mendefinisikan tiga jenis informasi pemasaran sebagai berikut:
1. Inteligensi Pemasaran(Marketing Intelligence)adalah informasi yang mengalir ke perusahaan dari lingkungan.
2. Informasi Pemasaran Internal (Internal Marketing Information) adalah informasi yang dikumpulkan di dalam perusahaan.
Model sistem informasi pemasaran yang sering dikenal dengan Marketing Information System (MIS) merupakan suatu model dasar untuk mengorganisasikan semua sistem informasi fungsional.
Data Informasi Sumber: McLeod (2008: 243)
Gambar 2.1
Model Sistem Informasi Pemasaran
Model sistem informasi pemasaran terdiri dari subsistem output dan subsistem input (McLeod, 2008: 242). Setiap subsistem output menyediakan informasi tentang subsistem sebagai bagian darimarketing mix. Ada lima bagian, yaitu:
2. Subsistem lokasi (Place subsystem), yang menyediakan informasi mengenai jaringan distribusi perusahan.
3. Subsistem promosi (Promotion subsystem), yang menyediakan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan.
4. Subsistem harga (Price subsystem), yang membantu manajer untuk mengambil keputusan harga.
5. Subsistem bauran terintegrasi (Integrated-mix subsystem), yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur di atas.
Subsistem input terdiri dari tiga bagian, yaitu:
1. Sistem pemrosesan transaksi (Transaction processing system), yang mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan, lalu memasukkannya ke dalam basis data.
2. Subsistem riset pemasaran (Marketing research subsystem), yang mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus.
3. Subsistem intelegensi pemasaran (Marketing intelligence subsystem), yang mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat mempengaruhi operasi pemasaran.
2.1.3. Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah suatu reaksi terhadap beberapa solusi alternatif yang
alternatif tersebut bersama konsekuensinya. Setiap keputusan akan menentukan
pilihan terakhir, yang dapat berupa tindakan atau opini. Semuanya bermula dari
keperluan untuk melakukan sesuatu, tetapi belum mengetahui apa yang harus
dilakukan.
Keputusan dapat dikategorikan dalam tiga jenis, yaitu:
1. Keputusan terstruktur, yang merupakan keputusan yang bersifat rutin atau
berulang sehingga lebih mudah diperhitungkan sebelumnya. Keputusan jenis
ini terutama berada pada wewenang manajemen tingkat bawah.
Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang
2. Keputusan setengah terstruktur, yang merupakan keputusan yang sebagian
bersifat rutin atau berulang dan sebagian lagi tidak. Keputusan jenis ini lebih
rumit dan membutuhkan perhitungan dan analisis yang terperinci.
Contoh: keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan
alokasi dana promosi
3. Keputusan tidak terstruktur, yang merupakan keputusan yang tidak bersifat
rutin atau berulang, dapat dikatakan tidak selalu terjadi. Keputusan jenis ini
berada pada wewenang manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan
keputusan jenis ini tidak mudah didapatkan dan tidak banyak tersedia, juga
umumnya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal
yang sangat penting dalam pengambilan keputusan jenis ini.
Berikut ini adalah tipe-tipe keputusan dan teknik-teknik pembuatan keputusan yang dapat membantu manajer dalam memecahkan masalah permasalahan perusahaan.
Tabel 2.2
Tipe-tipe Keputusan dan Teknik-teknik Pembuatan Keputusan
Tipe-tipe Keputusan
Teknik-teknik Pembuatan Keputusan Tradisional Modern Terprogram:
Keputusan-keputusan rutin dan berulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya.
1. Kebiasaan 2. Kegiatan rutin: prosedur-prosedur pengoperasian standar 3. Struktur organisasi: -Pengharapan umum - Sistem tujuan -Saluran-saluran informasi yang disusun dengan baik
1. Teknik-teknik riset operasi: Analisis matematika model-model simulasi komputer
2. Pengolahan data elektronik
Tidak terprogram:
Keputusan-keputusan sekali pakai, dengan struktur yang kurang bagus.
Kebijaksanaan ditangani dengan proses pemecahan masalah umum.
1. Kebijakan intuisi dan kreativitas 2. Coba-coba (Trial and error)
3. Seleksi dan latihan para pelaksana
Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada: 1. Latihan membuat keputusan
2. Penyusunan program-program komputer heuristik Sumber : Simon dalam Sutabri (2005: 55)
Tabel 2.3
Tahap Proses Pengambilan Keputusan dan Penjelasannya Tahap Proses Pengambilan
Keputusan
Penjelasan
Pemahaman Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya. Perancangan Menemukan, mengembangkan, dan
menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.
Pemilihan Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
Sumber : Simon dalam Sutabri (2005: 55)
2.2. Penelitian Terdahulu
Mukhtar (2008), “Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan oleh Direktur di BLU RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen”. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penerapan sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan oleh direktur di BLU-RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen. Penelitian dilakukan dengan metode analisis deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan penerapan sistem informasi manajemen dalam pengambilan keputusan oleh direktur masih kurang baik. Pelaksanaan sistem informasi manajemen selama ini masih mengalami hambatan, seperti kurangnya sumber daya manusia yang berhubungan dengan pengolahan data, pendanaan, perangkat komputer, dan keadaan politik yang belum stabil.
2.3. Kerangka Berpikir
Sistem informasi pemasaran memberikan gambaran jelas mengenai kondisi pemasaran perusahaan pada masa lalu dan masa kini. Sehingga, sistem informasi pemasaran dapat membantu seluruh tingkatan manajerial dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan masalah pemasaran perusahaan pada masa yang akan datang. Pada tingkat atas, ini termasuk keputusan mengenai perencanaan produk, perencanaan promosi, perencanaan saluran distribusi, penentuan harga, dan perkiraan penjualan.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian
Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif yang mengumpulkan data berupa pendapat, tanggapan, informasi, konsep, dan keterangan yang berbentuk uraian dalam mengungkapkan masalah. Penelitian kualitatif adalah rangkaian kegiatan atau proses penyaringan data atau informasi yang bersifat sewajarnya mengenai suatu masalah dalam aspek atau bidang tertentu dalam kehidupan objeknya.
3.2. Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada UD Teguh Jaya yang beralamat di Jl. Rotan No. 8 Medan 20112. Waktu penelitian ini dimulai dari bulan Februari 2014 sampai dengan bulan Juni 2014.
3.3. Batasan Operasional
Batasan operasional dilakukan untuk menghindari kesimpangsiuran dalam membahas dan menganalisis permasalahan yang ada di dalam penelitian. Penelitian ini dibatasi pada:
3.4. Definisi Istilah
Penguraian definisi istilah yang akan diteliti merupakan suatu cara untuk mempermudah analisis dalam penelitian. Istilah-istilah tersebut dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Pemasaran, yaitu suatu sistem berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk. Variabel sistem informasi pemasaran terdiri dari:
a. Perencanaan produk adalah kegiatan menciptakan ide produk, menetapkan produk, meneliti dan mengembangkan produk, sampai terciptanya produk untuk kemudian diperkenalkan ke pasar.
b. Perencanaan promosi adalah kegiatan menentukan upaya pemberitahuan atau penawaran produk yang akan digunakan perusahaan terhadap khayalak ramai dengan tujuan menarik calon konsumen untuk mengkonsumsi.
c. Perencanaan saluran distribusi adalah kegiatan menentukan sekelompok perusahaan atau perseorangan yang akan digunakan perusahaan untuk menyalurkan produk perusahaan kepada konsumen.
d. Penentuan harga adalah kegiatan menetapkan jumlah nilai yang diperlukan konsumen untuk mendapatkan kombinasi dari produk yang diinginkan.
dengan mengacu pada permintaan konsumen potensial selama jangka waktu tertentu pada masa lalu dan masa kini.
2. Pengambilan Keputusan, yaitu suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh hasil akhir untuk dilaksanakan. 3.5. Informan Penelitian
Informan dalam pengumpulan data penelitian ini adalah direktur dan manajer UD Teguh Jaya. Informan dalam pengecekan silang (cross-checking) untuk analisis data penelitian adalah pegawai dan konsumen UD Teguh Jaya.
3.6. Jenis Data
Jenis data dalam penelitian ini terdiri dari dua, yaitu:
1. Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari responden terpilih pada lokasi penelitian. Data primer pada penelitian ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara mendalam (in-depth interview) kepada responden. 2. Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung, yakni studi
dokumentasi, baik dari buku, majalah, jurnal, surat kabar, dan internet yang menjadi referensi pendukung dalam penelitian ini.
3.7. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan dua teknik, yaitu:
secara lebih terbuka. Wawancara ini dilakukan peneliti dengan direktur dan manajer UD Teguh Jaya.
2. Studi dokumentasi adalah teknik pengumpulan data dengan mempelajari data-data yang diperoleh melalui buku, majalah, jurnal, surat kabar, dan internet untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan penelitian ini.
3.8. Metode Analisis
1. Analisis Kualitatif
Penelitian ini menggunakan metode analisis kualitatif yang mengumpulkan data berupa pendapat, tanggapan, informasi, konsep, dan keterangan yang berbentuk uraian sehingga diperoleh gambaran yang jelas mengenai masalah yang diteliti.
2. Analisis Data di Lapangan Model Miles dan Huberman
Miles dan Huberman mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus-menerus sampai tuntas sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis data, yaitu data reduction, data display, dan conclusion drawing/verification. Langkah-langkah dalam analisis data sebagai berikut:
a. Reduksi Data (Data Reduction)
telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, serta mencarinya bila diperlukan. Reduksi data dapat dilakukan dengan peralatan elektronik, seperti komputer mini, dengan memberikan kode pada aspek-aspek tertentu.
b. Penyajian Data (Data Display)
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah menyajikan data. Melalui penyajian data, data akan tersusun dalam pola hubungan sehingga akan semakin mudah dipahami. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antarkategori, flow chart, dan sejenisnya. Bentuk yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah teks yang bersifat naratif. Dengan menyajikan data, maka akan mudah untuk memahami apa yang terjadi dan merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.
pola tersebut sudah menjadi pola yang baku. Pola tersebut yang selanjutnya disajikan pada laporan akhir penelitian.
c. Penarikan Kesimpulan/Verifikasi (Conclusion Drawing/Verification)
Setelah data disajikan, langkah selanjutnya adalah penarikan kesimpulan/verifikasi. Kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal masih bersifat sementara dan akan berubah jika tidak ditemukan bukti-bukti yang kuat dan mendukung pada tahap pengumpulan data berikutnya. Tetapi, jika kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten pada tahap pengumpulan data berikutnya, maka kesimpulan tersebut akan menjadi kesimpulan yang kredibel.
Dengan demikian, kesimpulan dalam penelitian kualitatif mungkin dapat menjawab rumusan masalah awal, tetapi mungkin juga tidak karena masalah dan rumusan masalah dalam penelitian kualitatif masih bersifat sementara dan akan berkembang setelah peneliti berada di lapangan. Kesimpulan dalam penelitian kualitatif merupakan temuan yang baru, dapat berupa deskripsi suatu objek yang sebelumnya masih belum terlalu jelas menjadi jelas, dapat juga berupa hubungan kausal atau interaktif, hipotesis, atau teori.
3. Triangulasi Metode
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum UD Teguh Jaya
4.1.1. Letak UD Teguh Jaya
UD Teguh Jaya merupakan salah satu perusahaan produsen yang bergerak di bidang percetakan yang bertempat di kota Medan provinsi Sumatera Utara, beralamat di Jl. Rotan No.8 Medan 20112.
4.1.2. Profil UD Teguh Jaya
4.1.3. Visi dan Misi UD Teguh Jaya
1. Visi
Mewujudkan pelayanan pencetakan yang berkualitas dan terjangkau dengan memperhatikan kesejahteraan karyawan.
2. Misi
a. Mengupayakan peningkatan kualitas jasa.
b. Menciptakan produk berkualitas untuk konsumen.
c. Memperlakukan pegawai sebagai aset strategis dan mengembangkannya secara optimal.
d. Memotivasi pegawai untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan jasa. e. Menciptakan perusahaan yang berwawasan lingkungan.
4.1.4. Struktur Organisasi
Berikut ini merupakan struktur organisasi pada UD Teguh Jaya sesuai data:
[image:39.595.121.510.529.651.2]Sumber: UD Teguh Jaya (2014)
Gambar 4.1
Keterangan gambar:
1. Direktur bertugas sebagai pemimpin dan penanggung jawab keseluruhan kegiatan dan pengembangan internal dan eksternal UD Teguh Jaya. Hal ini mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan konsumsi secara keseluruhan; brandingkepada konsumen; pembiayaan; dan sebagainya.
2. Manajer bertanggung jawab langsung kepada Direktur sebagai pimpinan utama. Manajer bertugas sebagai perencana, pengatur, pengarah, dan pengendali kegiatan-kegiatan keseharian UD Teguh Jaya. Manajer juga bertanggung jawab atas kegiatan follow-upkepada distributor bahan baku, tim desain, konsumen, dan calon konsumen.
3. Administrasi bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan Manajer. Administrasi bertugas sebagai penanggung jawab atas seluruh transaksi pembelian dan penjualan harian perusahaan, arus keluar-masuk kas, pembukuan, serta profil konsumen.
4. Divisi Mesin, Pengepakan, Inventori dan Logistik, dan Distribusi bertanggung jawab langsung kepada Direktur, Manajer, dan Administrasi. a. Divisi Mesin bertanggung jawab atas seluruh kegiatan teknis yang berhubungan dengan mesin (mesin cutting, mesin printing, dan mesin creasing and cutting) dalam perusahaan.
c. Divisi Inventori dan Logistik bertanggung jawab atas inventori dan logistik secara keseluruhan. Hal ini mencakup pengecekan dan pencatatan jumlah bahan baku yang akan dipesan, telah dipesan, dan telah diterima; jumlah barang jadi yang telah selesai dicetak dan siap didistribusikan ke konsumen; penempatan dalam gudang; dan arus keluar-masuk bahan baku dan barang jadi.
d. Divisi Distribusi bertanggung jawab atas penentuan rute distribusi, pengecekan kembali produk yang akan dikirim, dan penyampaian kritik dan saran konsumen.
4.2. Hasil Penelitian
4.2.1. Hasil Wawancara dengan Pimpinan (Direktur, Manajer, dan Pegawai
UD Teguh Jaya
1. Sudah berapa lamakah Anda menjabat sebagai direktur/manajer?
”Saya menjabat sebagai direktur sejak perusahaan ini pertama berdiri, yaitu 1980, sudah hampir 34 tahun.”
”Saya bekerja sebagai manajer sampai saat ini sudah 13 tahun lebih.” 2. Siapa yang bertanggung jawab dalam pengumpulan dan pengolahan data
dalam perusahaan?
”Pengumpulan dan pengolahan data dilakukan oleh administrasi dan dimonitori oleh direktur dan manajer.”
”Pengumpulan data sampai saat ini masih dilakukan dengan cara manual.”
4. Apakah pengumpulan data saat ini memiliki prosedur yang baku?
”Belum ada prosedur yang baku, namun saya berharap dapat segera memperbaiki seluruh kekurangan kecil seperti ini.”
5. Bagaimana komunikasi antara pihak perusahaan dengan konsumen selama ini? Apakah terdapat hambatan?
”Komunikasi antara pihak perusahaan dengan konsumen selama ini berjalan dengan baik. Hambatan pasti ada, hanya saja masih dapat diatasi. Dari dulu saya selalu menjaga hubungan baik dengan konsumen, jadi lebih seperti teman. Meskipun ada yang di luar kota, saya juga bisa mengunjungi.”
6. Bagaimana pengelolaan laporan yang diterapkan selama ini? Apakah bertahap atau langsung?
”Pengelolaan laporan yang diterapkan selama ini dilakukan secara langsung.”
7. Bagaimana intensitas pelaporan informasi oleh Administrasi?
“Saya melapor kepada atasan tidak dalam jangka waktu yang ditentukan, terkadang dua minggu sekali, terkadang sebulan sekali, bisa lebih atau kurang, tergantung informasi yang ada. Kalau untuk pembukuan, ditetapkan sebulan sekali, jadi tetap dipantau oleh atasan.”
”Secara keseluruhan, yang dapat diketahui adalah pemesanan bahan baku, harga bahan baku, pembayaran bahan baku, pengiriman barang, profil konsumen, pemesanan konsumen, pembelian konsumen, pembayaran konsumen, profil pegawai, absensi dan kinerja pegawai, kas perusahaan, dan masih banyak lagi.”
9. Apakah ada hambatan dalam pelaksanaan sistem informasi selama ini? ”Tentu ada. Kami mendapatkan bahwa sistem informasi ini kurang terorganisir, banyak data yang dapat dengan mudah hilang, personilnya juga kurang.”
10. Bagaimana kinerja perusahaan dari aspek pelayanan dengan dukungan sistem informasi? Apakah meningkat, stabil, atau menurun?
”Dengan sistem informasi, pelayanan secara umum meningkat, tetapi belakangan sudah mulai stagnan. Ini disebabkan konsumen bertambah, tetapi belum ada penambahan pegawai, sehingga kewalahan, kerjanya tidak maksimal, kesalahan juga semakin mungkin terjadi.”
11. Bagaimana sistem penyimpanan data pada saat ini?
”Sistem penyimpanan data juga masih dilakukan dengan cara manual.” 12. Apakah data pada setiap unit disampaikan tepat waktu?
”Ya.”
13. Apakah sistem informasi antarunit dapat dikomunikasikan? ”Ya.”
”Tentu saja. Hal ini sangat penting untuk menjaga kelangsungan perusahaan.”
15. Apakah sistem informasi selalu digunakan untuk melakukan evaluasi dan pengendalian kegiatan?
”Sesuai kebutuhan, tetapi kebanyakan dipakai.”
16. Siapakah yang melakukan perencanaan produk, promosi, dan saluran distribusi?
”Direktur dan manajer.”
17. Apakah sistem informasi pemasaran yang telah ada membantu dalam membantu perencanaan produk, promosi, dan saluran distribusi?
”Sangat membantu, dan saya yakin jika dilakukan perkembangan dalam sistem informasi, akan lebih membantu lagi.”
18. Apakah yang digunakan perusahaan sebagai acuan dalam menentukan harga produk?
”Harga produk biasanya mengacu pada harga bahan baku. Tetapi, kami tidak selalu menaikkan harga barang hanya karena harga bahan baku naik misalnya, kami dapat mempertahankan harga sampai titik tertentu agar konsumen tidak lari.”
19. Apakah sistem informasi pemasaran yang sedang berjalan dapat membantu perusahaan dalam memperkirakan penjualan?
20. Bagaimana relevansi keputusan yang diambil selama ini? Apakah semuanya diambil berdasarkan data dalam sistem informasi?
”Tidak setiap kali. Jika data ada, selalu kami maksimalkan. Jika tidak, kami berdiskusi dan melihat hasil market research.”
21. Adakah keputusan yang diambil dengan tidak berdasarkan data dalam sistem informasi?
”Ada, seperti yang tadi saya bilang, kecuali jika terdapat data yang hilang atau lainnya.”
22. Apakah laporan hasil kegiatan digunakan oleh direktur dalam pengambilan keputusan?
”Oh, selama ini kami tidak memakai laporan kegiatan. Ini masukan yang bagus untuk perusahaan.”
23. Berdasarkan pengalaman selama menjalankan perusahaan ini, apakah sistem informasi, khususnya sistem informasi pemasaran, berperan penting dalam membantu proses pengambilan keputusan?
”Ya, sistem informasi dirasakan sangat membantu dalam pengambilan keputusan.”
24. Pernahkah perusahaan mengalami kerugian yang disebabkan oleh pengambilan keputusan yang didasarkan pada data dalam sistem informasi yang menyimpang?
menumpuk di gudang. Pernah juga diproduksi lebih sedikit dari seharusnya. Untung saja pekerjaan terkejar.”
25. Pernahkah terjadi kerugian lain?
“Pernah terjadi kesalahan pencetakan pesanan, sudah lama sekali, waktu itu perusahaan rugi sekitar 50 juta rupiah, ya wajib ganti rugi, karena kita yang salah. Itu terjadi karena pegawai salah mencatat pesanan. Selain itu, seingat saya, tidak ada kejadian seperti itu lagi. Seperti dalam hal pewarnaan, saya sendiri yang turun tangan melakukan pencampuran warna, sehingga hampir tidak pernah terjadi kesalahan dalam hal itu. Kesalahan biasanya rawan terjadi ketika barang berada di mesin creasing and cutting, kemudian marking dan penyimpanan, harus teliti semuanya. Dulu juga banyak yang mangkir dari pembayaran.”
26. Apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegah terjadinya kerugian perusahaan akibat pengambilan keputusan yang salah?
”Saya selalu berusaha semaksimal mungkin agar data tersimpan dengan benar agar tidak menyebabkan kesalahan ketika akan dipakai. Tetapi, ya begitulah, mulai terasa sedikit kesulitan dengan semakin banyaknya data yang harus disimpan secara manual, berhubung konsumen bertambah.” 27. Bagaimana rencana pengembangan sistem informasi pada masa yang
akan datang? Apakah menggunakan sistem sentralisasi, pengelolaan terbagi, manual, atau pengembangan bertahap?
yang tepat untuk posisi ini. Kemudian, bagian ini akan mengurus segala hal mengenai data dan informasi.”
28. Bagaimana dengan Administrasi, juga Inventori dan Logistik?
”Tentu mereka juga akan dilengkapi dengan perangkat komputer untuk membantu dalam menyimpan data, jadi kalauhard copy hilang,
setidaknya masih adasoft copy.”
29. Apakah Anda merasa perlu memberikan pelatihan seperti kursus komputer kepada para pegawai untuk meningkatkan kinerja sistem informasi?
”Saya rasa perlu, berhubung sekarang keahlian seperti itu semakin diperlukan.”
4.2.2. Hasil Wawancara dengan Konsumen UD Teguh Jaya
1. Sudah berapa lamakah Anda menjadi konsumen UD Teguh Jaya? Konsumen A: ”Sekitar enam tahun.”
Konsumen B: ”Sekitar delapan tahun.” Konsumen C: ”Sekitar lima tahun.”
2. Bagaimana komunikasi antara Anda dan personil perusahaan selama ini? Konsumen A: ”Selama ini sangat baik. Pihak percetakan sangat rajin mem-follow up.”
Konsumen B: ”Baik. Tidak ada masalah sejauh ini.”
Konsumen C: ”Baik baik saja. Bapak atau Ibu sering berkunjung.”
Konsumen A: ”Tidak sih.”
Konsumen B: ”Biasanya antara sesama pegawai, tapi sepengetahuan saya jarang.”
Konsumen C: ”Dari saya sih tidak. Kalau sesama pegawai, saya kurang tahu.”
4. Apa pendapat Anda mengenai layanan dari UD Teguh Jaya?
Konsumen A: ”Secara keseluruhan, saya cocok dengan perusahaan ini. Bapak sangat membantu dan sangat ramah, mudah diajak berdiskusi.” Konsumen B: ”Baik. Hanya saja akan lebih baik kalau ada yang membantu dalam hal komunikasi dengan konsumen.”
Konsumen C: ”Saya rasa tidak ada masalah. Makanya saya betah bekerja sama.”
5. Apa pendapat Anda mengenai produk yang diterima selama ini? Apakah diproduksi sesuai pesanan atau tidak?
Konsumen A: ”Ya, sesuai pesanan.” Konsumen B: ”Sesuai pesanan.” Konsumen C: ”Ya.”
6. Apakah permintaan Anda akan produk dapat dipenuhi oleh perusahaan dengan cepat?
Konsumen A: ”Biasanya saya memesan sekitar dua minggu sebelum perkiraan stok saya habis, jadi tidak sempat sampai kehabisan.”
Konsumen C: ”Ya. Saya pernah beberapa kali memesan dalam short notice karena kesalahan pegawai saya dan dapat dipenuhi oleh pihak sana.”
7. Pernahkah Anda mengalami masalah dengan produk, seperti cacat produk, pencatatan pesanan yang salah sehingga produk tidak sesuai, dsb.?
Konsumen A: ”Cacat produk, tidak. Barang yang tidak sesuai, tidak juga.”
Konsumen B: ”Tidak.”
Konsumen C: ”Sejauh ini tidak. Paling hanya sedikit kesalahan ketika memuat barang, kemasan menjadi robek sedikit, begitu.”
8. Pernahkah Anda mengalami masalah dengan pengiriman produk, seperti tidak tepat waktu, dsb.?
Konsumen A: ”Kadang-kadang ya.”
Konsumen B: ”Sesekali, tetapi bukan masalah besar, waktu di jalan tidak bisa kita perkirakan sedemikian rupa.”
Konsumen C: ”Terkadang iya, karena lokasi saya juga sedikit jauh.” 9. Bagaimana harga yang dipatok oleh perusahaan? Apakah bersaing?
Konsumen A: ”Saya tidak membandingkan, tetapi banyak yang bilang lebih murah sedikit.”
Konsumen B: ”Saya rasa lebih murah.”
10. Pernahkah Anda mengalami kerugian yang disebabkan oleh kesalahan perusahaan? Jika pernah, apakah pihak perusahaan bersedia bertanggung jawab?
Konsumen A: ”Tidak.” Konsumen B: ”Tidak.” Konsumen C: ”Tidak.”
11. Apakah Anda puas dengan kinerja para personil perusahaan dalam menciptakan produk sesuai pesanan? Apakah Anda akan kembali melakukan pemesanan?
Konsumen A: ”Ya.” Konsumen B: ”Ya.” Konsumen C: ”Ya.”
12. Menurut Anda sebagai konsumen, adakah yang perlu diperbaiki dari sistem kerja perusahaan selama ini?
Konsumen A: ”Paling tambah pegawai ya, biar tidak begitu kewalahan.” Konsumen B: ”Seperti yang saya katakan tadi mungkin, seperti bagian customer service.”
Konsumen C: ”Dari sistem distribusi mungkin ya.”
4.3. Pembahasan
Ditemukan bahwa sistem informasi pemasaran dalam UD Teguh Jaya dilakukan secara manual. Administrasi mencatat dan menyimpan seluruh data mengenai transaksi pembelian (bahan baku sebagai input mesin) dan penjualan (barang jadi sebagai output mesin) harian, arus keluar-masuk kas, pembukuan, dan profil konsumen. Divisi Inventori dan Logistik mencatat dan menyimpan seluruh data mengenai jumlah bahan baku dan barang jadi yang keluar-masuk dari gudang, lalu melaporkannya kepada Administrasi. Seluruh data ini akan disimpan dan dilakukan pembukuannya oleh Administrasi. Dari sinilah dapat dilihat arus perputaran bahan, barang, dan kas dalam perusahaan secara keseluruhan. Setelah melakukan pembukuan, Administrasi melaporkan seluruh informasi ini kepada pimpinan secara berkala.
Pengumpulan data saat ini belum memiliki suatu prosedur yang baku dan masih kurang terstruktur, tetapi dapat dikomunikasikan dengan cukup baik. Manajemen selalu mengawasi pelaksanaan sistem informasi di dalam perusahaan meskipun masih dapat terjadi sedikit kesalahan dari waktu ke waktu. Sistem informasi yang ada selalu dimaksimalkan penggunaannya untuk mengevaluasi dan mengendalikan kegiatan. Hambatan dalam pelaksanaan sistem informasi selama ini adalah kurangnya sumber daya yang dapat memaksimalkan sistem informasi itu sendiri, juga masih terjadinya kecerobohan atau kesalahan kecil yang dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
perkiraan penjualan. Untuk merencanakan produk, perusahaan mempertimbangkan pesanan setiap konsumen pada masa lalu, juga selera konsumen dan selera pasar pada masa sekarang. Untuk merencanakan promosi dan saluran distribusi, perusahaan mempertimbangkan daerah yang terdapat banyak konsumen dan calon konsumen yang potensial, ini didapat dari market research. Untuk menentukan harga produk, yang menjadi acuan adalah harga bahan baku, tetapi perusahaan tidak selalu menaikkan harga setiap kali harga bahan baku naik. Perusahaan dapat mempertahankan harga sampai titik tertentu untuk menjaga pelanggan tidak beralih ke perusahaan percetakan lain. Untuk memperkirakan penjualan, perusahaan melihat grafik pesanan setiap konsumen pada masa lalu.
Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan ini masih jauh dari sempurna. Ini disebabkan oleh tidak adanya suatu unit khusus untuk menampung data dan mengolahnya menjadi informasi, juga masih tersedianya banyak celah untuk human error, seperti pencatatan data yang salah, penyimpanan bukti transaksi yang tidak terklasifikasi dengan baik sehingga menyulitkan pencarian, berkas yang lupa disimpan kemudian terbuang sebelum di-input, dan sebagainya.
Peneliti kemudian melakukan pengecekan silang (cross-checking) terhadap pegawai dan tiga konsumen UD Teguh Jaya untuk verifikasi data yang peneliti dapatkan dari pimpinan UD Teguh Jaya. Hasilnya menunjukkan bahwa data yang peneliti dapatkan dari pimpinan secara keseluruhan sesuai dengan yang dikemukakan oleh pegawai dan konsumen.
Dinyatakan oleh pegawai yang peneliti wawancara bahwa yang bertanggung jawab dalam pengumpulan dan pengolahan data selama ini adalah Administrasi, yang kemudian akan dicek oleh Manajer. Sistem informasi dilakukan secara manual, kemudian dikelola secara langsung. Komunikasi antara pihak perusahaan dan konsumen selama ini berjalan dengan baik. Kinerja perusahaan dari aspek pelayanan dengan dukungan dari sistem informasi meningkat disebabkan pihak perusahaan mengetahui dengan lebih jelas mengenai konsumen, keinginannya, dan kebutuhannya. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan selalu menggunakan sistem informasi, tetapi terkadang informasi yang dibutuhkan tidak tersedia. Jika informasi tidak tersedia, keputusan diambil berdasarkan diskusi antara pimpinan sesuai dengan situasi dan kondisi pada saat itu.
produk. Produk yang akan dikemas selalu diperiksa dengan teliti oleh pegawai yang bertugas. Beberapa masalah yang pernah dialami sebagaimana diutarakan oleh konsumen, seperti kurangnya barang yang diantar ke lokasi sehingga harus dilakukan pengantaran kembali, barang yang diantarkan tidak tepat waktu, dan hilangnya kuitansi oleh pihak perusahaan. Jika terjadi masalah yang menyebabkan kerugian dari pihak perusahaan, perusahaan juga bersedia bertanggung jawab. Mengenai harga, yang dipatok oleh perusahan sangat bersaing. Hal ini sesuai dengan visi perusahaan yang ingin menciptakan pelayanan pencetakan yang berkualitas dan terjangkau.
Menurut pegawai, yang perlu diperbaiki dari sistem kerja perusahaan selama ini adalah perlu ditambahkannya personil yang dapat selalu berada di lapangan dan mengetahui secara detail mengenai pesanan setiap konsumen sehingga memudahkan pegawai untuk mengkomunikasikan segala hal menyangkut pesanan, baik urutan pencetakan maupun pemastian desain. Sedangkan menurut konsumen, yang perlu diperbaiki dari sistem kerja perusahaan selama ini adalah perlu ditambahkannya personil yang dapat secara khusus melayani konsumen dalam hal keperluan penambahan pesanan, follow-up barang yang telah dipesan, pengecekan telah sampai tidaknya barang, puas tidaknya konsumen, dan lain-lain.
4.3.1. Sistem Informasi Pemasaran pada UD Teguh Jaya
tahunan secara mendetail. Akan tetapi, sistem informasi yang dilakukan secara manual memiliki kelemahan-kelemahan, seperti membutuhkan waktu yang relatif lebih lama untuk pengolahan data, cenderung membutuhkan tempat penyimpanan yang besar, berkas dapat menjadi usang seiring berjalannya waktu, dan sebagainya.
Secara umum, sistem informasi pemasaran pada UD Teguh Jaya masih kurang memadai. Hal ini terlihat dari hasil wawancara awal dengan direktur dan manajer yang menyatakan bahwa terdapat masalah-masalah teknis yang menghambat kinerja sistem informasi pemasaran, seperti pencatatan data yang kurang jelas, sistem penyimpanan data dan informasi yang kurang tersusun dengan baik, kurangnya sumber daya manusia yang memadai dalam mendukung sistem informasi pemasaran. Hasil wawancara lanjutan dengan direktur dan manajer menunjukkan bahwa manajemen sistem informasi pemasaran yang melibatkan manusia dan alat belum berjalan dengan baik, juga masih belum adanya alokasi dana dan waktu secara khusus untuk meningkatkan kinerja sistem informasi meskipun hal tersebut sudah berada dalam daftar rencana jangka pendek perusahaan.
data yang terdidik atau terlatih dengan baik dalam suatu unit yang berfokus hanya pada sistem informasi perusahaan.
4.3.2. Peranan Sistem Informasi Pemasaran dalam Pengambilan Keputusan
Pimpinan UD Teguh Jaya
Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan karena pengambilan keputusan merupakan kegiatan kunci yang menyangkut kepentingan semua aspek manajemen dan kelangsungan hidup perusahaan. Informasi ini dapat diperoleh dari sumber internal dan eksternal. Informasi internal diperoleh melalui sistem informasi yang merupakan hasil pengolahan data yang telah ada. Informasi eksternal diperoleh melalui peninjauan lapangan, market research, buku-buku, media informasi, studi banding ke perusahaan sejenis lainnya, dan sebagainya.
Sebagai contoh, pengambilan keputusan mengenai perencanaan produk. Keputusan ini diambil dengan mengacu pada data yang berisi deskripsi produk yang diinginkan dan dipesan oleh konsumen. Tetapi, karena informasi yang telah ada tidak dikomunikasikan dengan baik kepada divisi yang bertanggung jawab, keputusan yang diambil menjadi tidak tepat. Pernah terjadi kasus pencetakan produk yang tidak sesuai pesanan karena terjadi miskomunikasi oleh manajer dan administrasi dengan divisi mesin sebelum produk dinyatakan siap untuk dicetak sehingga akhirnya menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan.
Contoh lain, yaitu pengambilan keputusan mengenai perkiraan penjualan. Keputusan ini diambil dengan mengacu pada rekapitulasi data pembelian konsumen tertentu pada masa lalu. Tetapi, karena adanya berkas data yang hilang karena kelalaian penyimpanan, keputusan yang diambil menjadi tidak tepat. Pernah terjadi kasus pencetakan produk yang kurang dari atau melebihi dari kuantitas yang seharusnya dicetak untuk periode waktu tertentu sehingga konsumen mengajukan komplain kepada perusahaan.
Juga terdapat banyak kasus, seperti tidak cukupnya persediaan bahan baku untuk pencetakan yang sedang dilakukan yang disebabkan oleh kesalahan penyampaian informasi sehingga menyebabkan kinerja seluruh divisi terhambat, kesalahan dalam penentuan harga yang disebabkan oleh kesalahan dalam pencarian informasi sehingga menyebabkan kerugian pada pihak perusahaan, dan sebagainya.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Penelitian dengan judul “Peranan Sistem Informasi Pemasaran dalam Pengambilan Keputusan Pimpinan UD Teguh Jaya” ini menghasilkan kesimpulan sebagai berikut:
1. Secara umum, sistem informasi pemasaran belum berperan secara optimal dalam pengambilan keputusan UD Teguh Jaya.
2. Sistem informasi pemasaran dalam UD Teguh Jaya masih dilakukan secara manual dan masih mengalami beberapa hambatan, seperti pencatatan data yang kurang jelas, sistem penyimpanan informasi yang kurang tersusun dengan baik, kurangnya sumber daya manusia yang memadai, manajemen sistem informasi yang masih kurang baik, dan belum adanya alokasi dana dan waktu secara khusus untuk meningkatkan kinerja sistem informasi.
3. Pengambilan keputusan selama ini dilakukan oleh direktur dan manajer berdasarkan data dan informasi yang telah ada meskipun belum dilakukan pada setiap kesempatan secara efektif.
5. Setiap perusahaan memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mendukung aktivitas perusahaan secara keseluruhan dan membantu mengembangkan perusahaan ke arah yang lebih baik, seperti dalam pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
6. Sistem informasi yang baik juga dapat mendukung perusahaan dalam melihat permasalahan-permasalahan yang dimiliki perusahaan dan membantu menyelesaikannya secara menyeluruh.
5.2. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh, peneliti memberikan saran sebagai berikut:
1. UD Teguh Jaya dapat mempertahankan faktor-faktor yang membantu jalannya sistem informasi pemasaran dalam perusahaan selama ini.
2. UD Teguh Jaya dapat mengatasi hambatan yang telah ada dengan menetapkan prosedur yang baku dalam pencatatan data dan memperbaiki sistem penyimpanan informasi.
3. Pimpinan UD Teguh Jaya dapat segera melaksanakan rencana jangka pendek perusahaan, yaitu memperbaiki manajemen sistem informasi dan mengalokasikan dana dan waktu secara khusus untuk meningkatkan kinerja sistem informasi dalam perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
BUKU
Assauri, Sofjan. 2013. Manajemen Pemasaran. Jakarta: RajaGrafindo (Rajawali Press).
Basyaib, Fachmi. 2006. Teori Pembuatan Keputusan. Jakarta: Grasindo.
Darmawan, Deni. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Rosda.
Fahmi, Irham. 2013. Manajemen Pengambilan Keputusan Teori dan Aplikasi. Bandung: Alfabeta.
Griffin, Ricky W. 2004.Manajemen Edisi Ke-7 Jilid I. Jakarta: Erlangga.
Hartono, Bambang. 2013. Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta.
Kotler, Phillip dan Kevin Keller. 2009.Manajemen Pemasaran: Jilid I dan Jilid II Edisi Ke-13. Jakarta: Indeks.
Kuncoro, M. 2003.Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi. Jakarta: Erlangga.
McLeod, Raymond dan George P. Schell. 2008.Sistem Informasi Manajemen Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat.
Nugroho, Eko. 2008. Sistem Informasi Manajemen Konsep, Aplikasi, dan Perkembangan. Yogyakarta: Andi.
Sugiyono. 2009.Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D.Bandung: Alfabeta.
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.
Swastha, Basu. 2009. Azas-Azas Marketing. Yogyakarta: Liberty.
SKRIPSI
Fitrianti. 2004. Sistem Pemasaran Pada PT Mega Eltra (Persero) Medan.
Skripsi Minor.Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Idri Yanti. 2006. Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Proses Pengambilan Keputusan Pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan. Skripsi Minor. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Oktavera, Devi Maya. 2005. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Sebagai Alat Bantu Manajemen dalam Pengambilan Keputusan. Skripsi
Minor. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Sitepu, Edy Syahputra. 1999. Peranan Sistem Informasi Pemasaran dalam Peningkatan Kinerja Pemasaran Divisi Eksekutif Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 Kantor Operasional Eksekutif Medan.
Skripsi. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
TESIS
Mukhtar. 2008. Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan oleh Direktur di BLU RSD dr. Fauziah Kabupaten Bireuen. Tesis. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
JURNAL
Aripradono, Heru W. ”Analisis dan Desain Sistem Informasi Pemasaran di STIE IEU Surabaya”. Jurnal Sistem Informasi Manajemen. 2008.
Lampiran II
LAMPIRAN
DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA (UNTUK KONSUMEN)
1. Sudah berapa lamakah Anda menjadi konsumen UD Teguh Jaya?
2. Bagaimana komunikasi antara Anda dan personil perusahaan selama ini? 3. Pernahkah terdapat kendala dalam komunikasi antara Anda dan personil
perusahaan?
4. Apa pendapat Anda mengenai layanan dari UD Teguh Jaya?
5. Apa pendapat Anda mengenai produk yang diterima selama ini? Apakah diproduksi sesuai pesanan atau tidak?
6. Apakah permintaan Anda akan produk dapat dipenuhi oleh perusahaan dengan cepat?
7. Pernahkah Anda mengalami masalah dengan produk, seperti cacat produk, pencatatan pesanan yang salah sehingga produk tidak sesuai, dsb.?
8. Pernahkah Anda mengalami masalah dengan pengiriman produk, seperti tidak tepat waktu, dsb.?
9. Bagaimana harga yang dipatok oleh perusahaan? Apakah bersaing?
10. Pernahkah Anda mengalami kerugian yang disebabkan oleh kesalahan perusahaan? Jika pernah, apakah pihak perusahaan bersedia bertanggung jawab?
11. Apakah Anda puas dengan kinerja para personil perusahaan dalam menciptakan produk sesuai pesanan? Apakah Anda akan kembali melakukan pemesanan?
