SISTEM INFORMASI PENANGANAN TRANSAKSI
PEMESANAN PRODUK TERPUSAT BERBASIS WEB
PADA PT CITRA VITA BUANA
Oleh:
Nama
: Muhammad Heru Argadiawan
NIM
: 05.41010.0117
Program
: S1 (Strata Satu)
Jurusan
: Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
ii
PADA PT CITRA VITA BUANA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat menyelesaikan
Program Sarjana Komputer
Oleh:
Nama
: Muhammad Heru Argadiawan
NIM
: 05.41010.0117
Program
: S1 (Strata Satu)
Jurusan
: Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
iii
When there is a will
there is a way
STIKOM
iv
STIKOM
v
Ditujukan untuk semua yang tulus menemaniku
di masa-masa tersulit hidupku...
STIKOM
x
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN...xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Manfaat Penelitian ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Pemasaran... 6
2.2 Otomasi Tenaga Pemasaran ... 6
2.3 Konsep Dasar Sistem ... 7
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 7
2.5 Analisis dan Perancangan Sistem ... 9
2.6 System Flow ... 10
2.7 Data Flow Diagram (DFD)... 11
2.8 Konsep Dasar Basis Data ... 13
STIKOM
xi
2.8.1 Sistem Basis Data ... 14
2.8.2 Database Management System... 15
2.8.3 Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS ... 16
2.8.4 Fungsi DBMS ... 16
2.9 Sistem Basis Data Terpusat... 17
2.10 PHP ... 19
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 21
3.1 Analisis Permasalahan ... 21
3.1.1 Hasil Observasi... 21
3.1.2 Hasil Wawancara ... 21
3.1.3 Proses Administratif Utama ... 22
3.2 Model Pengembangan... 22
3.2.1 Gambaran Sistem yang akan Dibangun ... 22
3.2.2 Block Diagram... 23
3.3 Desain Sistem ... 23
3.3.1 System Flow ... 24
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)... 27
3.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)... 31
3.3.4 Struktur Database... 33
3.3.5 Desain Input/Output... 37
3.4 Prosedur Evaluasi ... 39
3.4.1 Desain Uji Coba dan Subject Uji Coba... 39
3.4.2 Jenis Data dan Instrumen Pengumpul Data... 39
3.4.3 Analisis Hasil Uji Coba... 40
STIKOM
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 41
4.1 Kebutuhan Sistem ... 41
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 41
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 42
4.2 Pembuatan dan Implementasi Program... 43
4.3 Pengoperasian Program... 43
4.3.1 Skenario User Admin Pusat ... 43
4.3.2 Skenario User Kepala Cabang... 51
4.3.3 Skenario User Marketing ... 52
4.4 Evaluasi ... 57
4.4.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem... 57
4.4.2 Analisis Hasil Uji Coba Sistem ... 64
BAB V PENUTUP ... 68
DAFTAR PUSTAKA ... 69
BAB V PENUTUP ... 70
STIKOM
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1. Struktur entitas Merk... 33
Tabel 3.2 Struktur entitas Kategori... 33
Tabel 3.3. Struktur entitas Negara ... 34
Tabel 3.4. Struktur entitas Propinsi ... 34
Tabel 3.5. Struktur entitas Kota... 34
Tabel 3.6. Struktur entitas Cabang ... 35
Tabel 3.7. Struktur entitas Marketing ... 35
Tabel 3.8. Struktur entitas Customer ... 35
Tabel 3.9. Struktur entitas Tipe Produk ... 36
Tabel 3.10. Struktur entitas Transaksi ... 36
Tabel 3.11. Struktur entitas Detil Transaksi... 37
Tabel 4.1 Hasil Uji Coba Login Admin Pusat... 57
Tabel 4.2 Hasil Uji Coba pemeliharaan Data Produk... 58
Tabel 4.3 Hasil Uji Coba pemeliharaan Data Wilayah... 58
Tabel 4.4 Hasil Uji Coba pemeliharaan Data User ... 59
Tabel 4.5 Hasil Uji Coba Setujui/Tolak Pemesanan Kepala Cabang ... 60
Tabel 4.6 Hasil Uji Coba Setujui/Tolak Pemesanan Admin Pusat ... 61
Tabel 4.7 Hasil Uji Coba generate Laporan Per Kategori ... 61
Tabel 4.8 Hasil Uji Coba Login Marketing ... 62
Tabel 4.9 Hasil Uji Coba Proses Pencarian Produk ... 62
Tabel 4.10 Hasil Uji Coba Proses Pemesanan Produk ... 63
Tabel 4.11 Hasil Uji Coba Proses Pemesanan Produk ... 63
Tabel 4.12 Tabel rangkuman kuesioner untuk marketing... 64
STIKOM
Tabel 4.13 Tabel rangkuman kuesioner untuk kepala cabang ... 65 Tabel 4.14 Tabel rangkuman kuesioner untuk admin pusat ... 65 Tabel 4.15 Tabel rangkuman hasil kuesioner... 66
STIKOM
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Simbol-simbol pada System Flow... 10
Gambar 2.2 Ilustrasi sistem basis data terpusat... 18
Gambar 3.1 Gambaran Sistem... 23
Gambar 3.2 Block Diagram ... 23
Gambar 3.3 System Flow pemesanan produk terpusat... 25
Gambar 3.4 System Flow perhitungan insentif marketing ... 26
Gambar 3.5 System Flow pelaporan performa penjualan... 26
Gambar 3.6 Context Diagram dari DFD ... 27
Gambar 3.7 Diagram berjenjang sistem penanganan transaksi pemesanan produk ... 28
Gambar 3.8 Level 0 dari Data Flow Diagram (DFD)... 29
Gambar 3.9 DFD Level 1 Memelihara Data Master ... 30
Gambar 3.10 DFD Level 1 Melakukan Transaksi... 30
Gambar 3.11 DFD Level 1 Melakukan Pelaporan ... 31
Gambar 3.12 Conceptual Data Model (CDM) dari ERD... 32
Gambar 3.13 Physical Data Model (PDM) dari ERD ... 32
Gambar 3.14 Tampilan Input Data Master... 38
Gambar 3.15 Tampilan Input Data Transaksi ... 38
Gambar 3.16 Tampilan Output Laporan ... 39
Gambar 4.1 Login Admin Pusat ... 44
Gambar 4.2 Pemeliharaan data Merk... 45
Gambar 4.3 Pemeliharaan data Kategori ... 45
STIKOM
Gambar 4.4 Pemeliharaan data Tipe Produk... 45
Gambar 4.5 Pemeliharaan data Negara... 46
Gambar 4.6 Pemeliharaan data Propinsi ... 46
Gambar 4.7 Pemeliharaan data Kota ... 47
Gambar 4.8 Pemeliharaan data Cabang ... 47
Gambar 4.9 Pemeliharaan data Admin ... 48
Gambar 4.10 Pemeliharaan data Marketing... 48
Gambar 4.11 Pemeliharaan data Customer ... 48
Gambar 4.12 Setujui/Tolak Pemesanan ... 49
Gambar 4.13 Hasil Setujui Pemesanan ... 49
Gambar 4.14 Hasil Tolak Pemesanan ... 49
Gambar 4.15 Laporan Penjualan Produk Per Periode ... 50
Gambar 4.16 Laporan Penjualan Produk Per Customer ... 50
Gambar 4.17 Laporan Penjualan Produk Per Merk... 50
Gambar 4.18 Laporan Penjualan Produk Per Kategori... 50
Gambar 4.19 Laporan Penjualan Produk Per Cabang ... 51
Gambar 4.20 Laporan Insentif Marketing... 51
Gambar 4.21 Setujui/Tolak Pemesanan ... 51
Gambar 4.22 Login Marketing ... 52
Gambar 4.23 Form Inputan Pencarian Produk ... 53
Gambar 4.24 Form Hasil Pencarian Produk... 53
Gambar 4.25 Cek Shopping cart... 53
Gambar 4.26 Lihat Merk Produk... 54
Gambar 4.27 Lihat Produk Untuk Merk ... 54
STIKOM
xvii
Gambar 4.28 Peringatan Produk Kosong... 54
Gambar 4.29 Pemesanan Produk Berhasil di Shopping Cart... 55
Gambar 4.30 Update Diskon Shopping Cart... 55
Gambar 4.31 Pilih Data Customer... 55
Gambar 4.32 Finishing Order Transaksi... 56
Gambar 4.33 Order Berhasil ... 56
Gambar 4.34 Cek Status Pemesanan Produk ... 56
STIKOM
xviii
Lampiran 1 Biodata Penulis ... 70
Lampiran 2 Desain Kuesioner Admin Pusat ... 71
Lampiran 3 Desain Kuesioner Kepala Cabang ... 72
Lampiran 4 Desain Kuesioner Marketing... 73
STIKOM
vii
ABSTRAK
PT Citra Vita Buana adalah supplier alat-alat medis di Indonesia yang menjadi agen tunggal pemegang merk untuk tujuh merk dagang yang memiliki puluhan tipe produk dengan kisaran harga masing-masing tipe antara dua puluh juta sampai empat ratus juta rupiah. Dalam menjalankan proses administrasinya terjadi beberapa hal yang belum optimal di PT Citra Vita Buana. Menyikapi hal tersebut, dibutuhkan sebuah sistem yang mampu untuk menangani transaksi pemesanan produk secara terpusat dan dapat diakses oleh kantor cabang maupun kantor pusat PT Citra Vita Buana.
Sistem yang dibangun adalah berbasis web dan diharapkan mampu memfasilitasi admin pusat maupun pihak marketingdalam menjalankan proses
pemeliharaan data, pemesanan data produk, persetujuan transaksi dan pengecekan status transaksi. Setelah implementasi dan pengujian, dengan diterapkannya sistem berbasis web untuk menangani transaksi pemesanan secara terpusat dapat meminimalisir kekeliruan yang terjadi dan dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan baik oleh kantor cabang maupun kantor pusat PT Citra Vita Buana.
Kata kunci: Sistem Informasi, Penanganan Transaksi, Web
STIKOM
viii
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang merupakan persyaratan dalam menyelesaikan Program Studi Strata Satu di SekolahTinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya)
Tugas Akhir ini membahas tentang pembuatan Sistem Informasi Penanganan Transaksi Pemesanan Produk terpusat Berbasis Web yang diharapkan dapat membantu pihak-pihak yang terkait untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Penyelesaian Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan banyak masukan, nasehat, saran, kritik dan dukungan moriil maupun materiil kepada Penulis. Untuk itu Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1. Ayah dan Ibu, yang telah mendoakan, membimbing dan mendukung ananda dalam melewati proses kehidupan ini.
2. Bapak Dr. Bambang Hariadi, M.Pd selaku dosen pembimbing I. 3. Bapak Kurniawan Jatmika, S.Kom selaku dosen pembimbing II.
4. Rekan-rekan tercinta yang telah memberikan bantuan dan dukungannya. 5. Pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan, dan nasehat dalam proses pengerjaan Tugas Akhir ini.
STIKOM
ix
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir yang penulis kerjakan masih banyak terdapat kekurangan sehingga kritik dan saran dari semua pihak sangatlah diharapkan. Semoga Tugas Akhir ini dapat diterima dan bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.
Surabaya, Februari 2013
Penulis
STIKOM
1
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Citra Vita Buana adalah supplier alat-alat medis di Indonesia yang sampai saat ini telah mempunyai lima cabang di seluruh Indonesia, yaitu : Surabaya, Yogyakarta, Bandung, Bekasi, dan Jakarta Pusat. Selain menjadi agen tunggal pemegang merk untuk beberapa produk medis Eropa, PT Citra Vita Buana total memegang tujuh merk dagang yang memiliki puluhan tipe produk dengan kisaran harga masing-masing tipe antara dua puluh juta sampai empat ratus juta rupiah.
Proses bisnis pemesanan barang yang terjadi antara kantor pusat dan kantor cabang PT Citra Vita Buana terdiri dari beberapa tahap. Pada awalnya, pihak marketing melakukan deal dengan customer kemudian melapor kepada kepala cabang mengenai nominal yang disetujui untuk jumlah barang dan diskon yang diberikan. Selanjutnya kepala cabang akan menugaskan admin cabang untuk mengajukan surat permintaan barang kepada kantor pusat. Setelah permintaan dicermati dan kemudian disetujui, maka kantor pusat akan menugaskan kepada admin pusat untuk melakukan konfirmasi kepada kantor cabang bahwa pemesanan telah disetujui.
Dalam menjalankan proses administrasinya terjadi beberapa hal yang belum optimal di PT Citra Vita Buana, antara lain : (1) Pemesanan produk masih dilakukan secara manual melalui telepon dan fax antara kantor cabang dan kantor pusat sehingga akurasi proses bisnisnya menjadi kurang optimal,
STIKOM
2
terutama dalam hal perhitungan harga barang dan perhitungan diskon, (2) Akurasi yang kurang optimal dalam penghitungan insentif untuk bagian
marketing yang menjadi ujung tombak perusahaan, (3) Kantor Cabang
membutuhkan laporan yang up to date terkait performa penjualan per periode,
per customer, per merk, dan per kategori yang dibutuhkan, dan (4) Kantor Pusat
memerlukan tindak lanjut yang segera terkait proses pemesanan produk dan mendapatkan laporan performa penjualan dari masing-masing cabang.
Menyikapi beberapa hal tersebut, dibutuhkan sebuah sistem yang mampu untuk menangani transaksi pemesanan produk secara terpusat dan dapat diakses oleh kantor cabang maupun kantor pusat PT Citra Vita Buana. Dengan demikian, sistem berbasis web dapat menjadi solusi untuk masalah ini. Dengan diterapkannya sistem berbasis web untuk menangani transaksi pemesanan secara terpusat, diharapkan dapat meminimalisir kekeliruan-kekeliruan yang terjadi dan dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan baik oleh kantor cabang maupun kantor pusat PT Citra Vita Buana. Sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan lebih cepat dan mampu memberikan pelayanan yang baik bagi para pelanggannya.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat disimpulkan masalah dalam Tugas Akhir ini sebagai berikut :
1. Bagaimana membangun sistem informasi penanganan transaksi pemesanan produk terpusat berbasis web di PT. Citra Vita Buana menangani insentif dan lain-lain?
STIKOM
2. Bagaimana membangun sistem yang mampu menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kantor cabang maupun kantor pusat dari PT. Citra Vita Buana?
1.3 Batasan Masalah
Dalam Tugas Akhir ini dibatasi pada masalah sebagai berikut : 1. Sistem digunakan hanya oleh pihak internal PT Citra Vita Buana.
2. Sistem membahas transaksi mencari produk, transaksi memesan produk, transaksi melakukan approval pemesanan, dan transaksi mengecek status pemesanan.
3. Sistem menghasilkan informasi performa penjualan per kategori. 4. Sistem tidak membahas mengenai pelaporan pajak dari transaksi.
5. Sistem tidak menangani pengiriman produk termasuk biaya pengiriman dari kantor pusat ke kantor cabang.
6. Bahasa pemrograman yang digunakan untuk membangun websiteadalah PHP dan database management system yang digunakan adalah MySQL.
7. Sistem tidak membahas mengenai barang masuk.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah:
1. Membangun sistem informasi penanganan transaksi pemesanan produk terpusat berbasis web di PT. Citra Vita Buana yang dapat menyediakan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kantor cabang maupun kantor pusat dari PT. Citra Vita Buana.
STIKOM
4
2. Menyediakan informasi yang tepat terkait dengan pemesanan produk dan insentif untuk bagian marketing.
3. Memudahkan proses pemesanan produk antara kantor pusat dan kantor cabang.
1.5 Manfaat Penelitian
Tugas Akhir ini diharapkan memiliki beberapa manfaat antara lain :
1. Bagi Perusahaan
Sebagai solusi terhadap proses bisnis yang belum optimal dalam hal transaksi pemesanan produk
2. Bagi Ilmu Pengetahuan
Sebagai contoh penerapan media web dalam sistem penanganan transaksi berbasis web & menambah khasanah pengetahuan di bidang transaksi online.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika dalam penyusunan Tugas Akhir ini akan dijabarkan dalam setiap bab dengan pembagian sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan
Pada bab ini akan dibahas latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, serta sistematika penulisan yang berisi penjelasan singkat pada masing-masing bab.
STIKOM
BAB II : Landasan Teori
Pada bab ini dijelaskan landasan teori yang merupakan teori dasar dari teori yang dipakai untuk menyelesaikan permasalahan, yaitu : teori mengenai marketing, konsep dasar sistem, konsep dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, system flow, data flow
diagram, konsep dasar basis data, dan PHP.
BAB III : Analisis dan Perancangan Sistem
Pada bab ini akan dibahas tentang perancangan sistem, yaitu Analisis Permasalahan, Model Pengembangan, Desain Sistem (yang terdiri dari: System Flow Terkomputerisasi, Document Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel, DesainInput/Output), dan Desain Uji Coba dan Analisis
BAB IV : Implementasi dan Evaluasi
Pada bab ini akan dibahas tentang kebutuhan sistem, pembuatan dan implementasi program, pengoperasian program, dan evaluasi (yang terdiri dari dua bagian, yaitu evaluasi hasil uji coba sistem dan analisis hasil uji coba sistem).
BAB V : Penutup
Pada bab ini dibahas tentang kesimpulan dan saran dari penggunaan program aplikasi dan saran pengembangan selanjutnya.
STIKOM
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Pemasaran
Menurut Kotler (1997), pemasaran adalah suatu proses sosial dan
manajerial yang didalamnya individu dan kelompok mendapatkan apa yang
mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan, menawarkan, dan
mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.
Sedangkan menurut Stanton (1993), Pemasaran adalah suatu sistem total
dari kegiatan bisnis yang dirancang untuk merencanakan, menentukan harga,
mempromosikan dan mendistribusikan barang-barang yang dapat memuaskan
keinginan dan jasa baik kepada konsumen saat ini maupun konsumen potensial.
2.2
Otomasi Tenaga Pemasaran
Menurut AT&T (2007) otomasi tenaga pemasaran
menawarkan
kemampuan untuk meningkatkan performa dari operasional perusahaan,
sedangkan menurut Jones dkk (2002) seorang tenaga pemasaran/
marketing
akan
sangat terbantu dengan adanya otomasi tenaga pemasaran.
Secara umum, spesifikasi dari otomasi tenaga pemasaran adalah sebagai
berikut (AT&T, 2007) :
1. Kemampuan mengakses data gudang secara
real time
dari lapangan,
2. Kemampuan menempatkan
order
yang akurat,
3. Kemampuan mengurangi panggilan telepon dari staf
back-office,
4. Kemampuan meningkatkan pelayanan
customer
, dan
5. Kemampuan menyediakan data dalam lingkungan yang aman.
STIKOM
2.3
Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem
adalah sebagai berikut: “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur
(procedure)
didefinisikan oleh Neuschel (1976) sebagai berikut: “Prosedur adalah suatu
urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di
dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan
yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.”
2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Leitch dan Davis (1997) sebagai
berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
1. Blok Masukan
Masukan atau
Input
mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
Masukan disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
STIKOM
8
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi data
input
dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (
toolbox
) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima
input
, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data
Basis data (
database
) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (
Database Management
Systems
).
STIKOM
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan, sabotase, dan
lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
2.5
Analisis dan Perancangan Sistem
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem
(system
planning)
dan sebelum tahap desain sistem (
system design
). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap
ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1.
Identify
, yaitu mengidentifikasi masalah.
2.
Understand
, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3.
Analyze
, yaitu menganalisis sistem.
4.
Report
, yaitu membuat laporan hasil analisis.
STIKOM
10
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem menurut Kendall (2003:7),
Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang,
dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat
dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
2.6
System Flow
System flow
atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan
arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
System flow
menunjukkan
urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang
dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam
system flow
ditunjukkan
pada Gambar 2.1.
1. Simbol Dokumen 2. Simbol Kegiatan Manual 3. Simbol Simpanan Offline
4. Simbol Proses
5. Simbol Database 6. Simbol Garis Alir
7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama 8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain
Gambar 2.1 Simbol-simbol pada System Flow
STIKOM
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen
input
dan
output
baik untuk proses manual atau
komputer.
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan pekerjaan manual.
3. Simbol simpanan
offline
Menunjukkan file non-komputer yang diarsip.
4. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
5. Simbol
database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.
6. Simbol garis alir
Menunjukkan arus dari proses.
7. Simbol penghubung
Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman lain.
2.7
Data Flow Diagram (DFD)
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau
sistem
baru
yang
akan
dikembangkan
secara
logika
tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD
merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang
terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan
terstruktur dan jelas.
STIKOM
12
1. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD
a.
External Entity
atau
Boundary
External entity
atau kesatuan luar merupakan kesatuan di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan
input
atau menerima
output
dari
sistem.
External entity
disimbolkan dengan notasi kotak.
b. Arus Data
Arus Data (
data flow
) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di
antara proses, simpanan data (
data store
) dan kesatuan luar (
external entity
).
Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari proses sistem.
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses berupa
lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.
d. Simpanan Data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa hal-hal
sebagai berikut, sebagai gambaran:
1) Suatu file atau
database
di sistem komputer.
2) Suatu arsip atau catatan manual.
3) Suatu kotak tempat data di meja seseorang.
4) Suatu tabel acuan manual.
STIKOM
Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal paralel
yang tertutup di salah satu ujungnya.
2.
Context diagram
Context Diagram
merupakan langkah pertama dalam pembuatan DFD.
Pada
context diagram
dijelaskan sistem apa yang dibuat dan
eksternal entity
apa
saja yang terlibat. Dalam
context diagram
harus ada arus data yang masuk dan
arus data yang keluar.
3. Data Flow Diagram Level 0
DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah
context diagram
. Pada
langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.
4. Data Flow Diagram Level 1
DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini
dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di
DFD level 0.
5. Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram
(ERD) merupakan penggambaran hubungan
antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang
database
yang akan
diperlukan.
2.8 Konsep Dasar Basis Data
Menurut Yuswanto (2005:2),
database
merupakan sekumpulan data yang
berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara
database
relasional dan non relasional. Pada
database
non relasional, sebuah
database
hanya merupakan sebuah file.
STIKOM
14
Menurut Marlinda (2004:1),
database
adalah suatu susunan/kumpulan data
operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola
dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu
menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu
database
digunakan untuk mengatasi masalah-masalah
pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan
pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi,
multiple user
(banyak pemakai),
security
(masalah keamanan), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah
data
independence
(kebebasan data ).
2.8.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengelola
record
menggunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan
sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses mengambil keputusan pada sebuah sistem basis data terdapat
komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (
Hardware
), Sistem Operasi (
Operating
System
), Basis Data (
Database
), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak)
Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (
User
), dan Aplikasi (Perangkat Lunak)
lain (bersifat opsional).
Kelebihan Sistem Basis Data
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas
data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
STIKOM
2. Mencegah ketidakkonsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang
tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.
6. Menyediakan
recovery
.
7. Memudahkan penerapan standarisasi.
8. Data bersifat mandiri (
data independence
).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus
akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan
data dan pemeliharaan keselarasan data.
Kekurangan Sistem Basis Data
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait
2.8.2 Database Management System
Menurut Marlinda (2004:6),
Database Management System
(DBMS)
merupakan kumpulan
file
yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis Data adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri
sendiri dalam suatu paket program yang komersial untuk membaca data,
menghapus data, dan melaporkan data dalam basis data.
STIKOM
16
2.8.3 Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS
1. Data Definition Language
(DDL)
Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang
diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi
perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang
disebut
data dictionary
/
directory
.
2. Data Manipulation Language (DML)
Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi data
sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.
3. Query
Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian
DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.
2.8.4 Fungsi DBMS
1. Data Definition
DBMS harus dapat mengolah
data definition
atau pendefinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk
mengakses data.
3. Data Security dan Integrity
DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan oleh
DBA.
STIKOM
4. Data Recovery dan Concurrency
a.
DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan basis data
yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan
disk
, dan
sebagainya.
b.
DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren yaitu bila
satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari satu pemakai pada
saat yang bersamaan.
5. Data Dictionary
DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.
2.9 Sistem Basis Data Terpusat
Menurut Fathansyah (2004) sistem basis data terpusat merupakan suatu
sistem yang menempatkan data disuatu lokasi saja dan semua lokasi lain
mengakses basis data di lokasi tersebut. Dimana tugas
server
disini hanya
melayani permintaan dari
client
. Sedangkan
Client
meminta layanan dari
server
.
Alasan penggunaan sistem basis data terpusat adalah dengan menggunakan
database client/server
, sebuah
server
berfungsi jauh lebih efisien tidak hanya
sebatas
file server
, melainkan ikut pula berperan aktif dalam pengolahan data, dan
mengelola hak akses
user
atas data. Hal ini menjadikan fungsi
server
sebagai
file
server
berubah menjadi
data server
. Ilustrasi untuk sistem basis data terpusat
dapat dilihat pada Gambar 2.2.
STIKOM
18
Gambar 2.2 Ilustrasi sistem basis data terpusat
Implementasi basis data terpusat ini dipilih karena menawarkan beberapa
keuntungan:
1. Kinerja sistem yang lebih terjamin, tidak seperti pada implementasi basis data
terdistribusi, implementasi basis data terpusat tidak terpengaruh pada
spesifikasi teknis
hardware
disisi
client
yang digunakan. Aplikasi disisi
client
hanya merupakan
thin client/browser
yang berfungsi sebagai
input/output
terminal
.
2. Efisiensi dalam pemanfaatan
network traffic
, Pada implementasi basis data
terdistribusi, fungsi
server
hanya mengolah data secara sederhana dan
umumnya memberikan data mentah untuk kemudian diolah di sisi
client
. Hal
ini menyebabkan
network traffic
menjadi penuh dan kerap kali menjadi
bottleneck
(Respons dari aplikasi menjadi lebih lambat) dan salah satu faktor
penyebab terbesar turunnya kinerja sistem yang digunakan. Dengan
mengimplementasikan basis data terpusat, fungsi
server
hanya memberikan
data jadi.
Client
hanya bertugas untuk mengolah data tersebut ke dalam media
STIKOM
output
seperti laporan atau mentransfernya ke dalam format data lain yang
dibutuhkan.
3. Kemudahan dalam
maintenance
dan
deployment
. Dengan implementasi basis
data terpusat, fungsi-fungsi penting diletakkan di sisi
server
. Hal ini tentunya
meningkatkan kemudahan dalam
maintenance
sistem yang dibangun karena
tidak memerlukan
redeployment
saat ada perubahan yang harus dilakukan
pada sisi
business logic
yang digunakan. Karena perubahan tersebut hanya
perlu dilakukan di sisi
server
.
4.
Cost saving
, Implementasi pemrosesan basis data terpusat tidak membutuhkan
keberadaan mesin-mesin
client
dengan spesifikasi teknis tinggi.
5. Menghapus redundansi dan menyederhanakan pemeliharaan sistem
Sedangkan kelemahan dari basis data terpusat adalah apabila terjadi
kegagalan pada jaringan yang menghubungkan antara
client
dan
server
, maka
dapat dipastikan sistem akan berhenti berjalan karena komunikasi data terputus.
Untuk mengantisipasi kegagalan tersebut, maka diperlukan jaringan
cadangan untuk menghubungkan antara
client
dan
server
sehingga komunikasi
data dapat berjalan kembali.
2.10 PHP
Menurut Wiswakarma (2009), PHP atau PHP
Hypertext Processor
adalah
salah satu jenis bahasa pemrograman web yang
open source
, sehingga dapat
digunakan oleh siapa saja secara cuma-cuma. Selain gratis, PHP juga memiliki
kelebihan diantaranya, kemudahan dalam menggunakannya serta dapat digunakan
untuk membuat
website
dinamis
STIKOM
20
Dengan PHP pengembang dapat membuat situs kita lebih interaktif.
Misalnya untuk pengisian formulir, pengisian buku tamu dan lain lain. PHP juga
dapat menghubungkan
website
yang kita buat dengan database, sehingga
menciptakan
website
yang dinamis. Struktur dari file PHP biasanya didahului oleh
tag <?php serta ditutup dengan tag ?>. dan file-nya ber-ekstensi .php.
STIKOM
21
Metode penelitian pada Tugas Akhir ini mencakup beberapa hal yaitu : analisis permasalahan, model pengembangan, desain sistem, dan prosedur evaluasi.
3.1 Analisis Permasalahan
Untuk menggali informasi tentang permasalahan yang ada, maka dilakukan beberapa tahap berikut: observasi terhadap sistem yang berjalan, dan wawancara terhadap Bagian Marketingdan Admin Pusat PT Citra Vita Buana.
3.1.1 Hasil Observasi
Berdasarkan observasi, didapatkan fakta bahwa sistem kerja yang terjadi antara bagian marketingdi cabang dan admin pusat di Jakarta dilakukan melalui media fax dan telepon untuk per masing-masing proses pemesanan produk. Tentunya hal ini cukup menyita waktu sehingga dapat dikatakan tidak efisien.
3.1.2 Hasil Wawancara
Berdasarkan wawancara dengan Bagian Marketing dan Admin Pusat PT Citra Vita Buana didapatkan fakta-fakta berikut:
1. Pemesanan produk masih dilakukan secara manual melalui telepon dan fax antara kantor cabang dan kantor pusat sehingga rentan terjadi kekeliruan, terutama dalam hal pemberian diskon,
2. Masih terjadinya kekeliruan penghitungan insentif untuk bagian marketing
yang menjadi ujung tombak perusahaan,
STIKOM
22
3. Kantor Cabang mengalami kesulitan dalam mendapatkan laporan performa penjualan per periode, per customer, per merk, dan per kategori yang dibutuhkan, dan
4. Kantor Pusat kesulitan dalam menindaklanjuti proses pemesanan produk dan mendapatkan laporan performa penjualan dari masing-masing cabang.
3.1.3 Proses Administratif Utama
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, proses-proses utama dalam manajeman transaksi pemesanan produk dirumuskan sebagai berikut :
1. Pemeliharaan data-data master untuk keperluan transaksi pemesanan produk. 2. Pencarian dan pemesanan produk oleh Bagian Marketing.
3. Proses approvaluntuk pemesanan produk yang masuk ke Admin Pusat. 4. Pelaporan rekapitulasi data transaksi pemesanan produk.
3.2 Model Pengembangan
Model penelitian dalam penelitian ini diterangkan dalam gambaran sistem dan block diagram.
3.2.1 Gambaran Sistem yang akan Dibangun
Sistem yang akan dibangun berbasis web yang di-hosting di lingkungan cloud internet. Hal ini menyebabkan sistem yang dibangun dapat diakses oleh kantor cabang maupun kantor pusat.
STIKOM
Gambar 3.1 Gambaran Sistem
3.2.2 Block Diagram
Block diagram dalam penelitian ini terdiri dari blok masukan, proses dan
blok keluaran.
Gambar 3.2 Block Diagram
3.3 Desain Sistem
Desain yang diawali dengan identifikasi/pencarian permasalahan, analisis permasalahan, serta menentukan tujuan dan pengembangan sistem, akan dapat djadikan acuan dalam mengolah data transaksional yang terjadi ke dalam bentuk-bentuk informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
STIKOM
24
Desain sistem terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :
1. System Flow
2. Data Flow Diagram(DFD)
3. Entity Relationship Diagram(ERD)
4. StrukturDatabase
5. Desain Input/Output
3.3.1 System Flow
Penggambaran arus informasi akan dijabarkan pada alur sistem yang akan diimplementasikan dengan komputer berupa penjaluran antara data, proses dan laporan. Bentuk desain umum aplikasi sistem informasi penanganan transaksi pemesanan produk terpusat berbasis web adalah sebagai berikut :
STIKOM
Pemesanan Produk Terpusat
Admin Pusat Kepala Cabang Admin Pusat
Marketing Tidak Ya Ya Tidak Update Keranjang Belanja Tabel Transaksi Approve Pemesanan? Cek Pemesanan Update Tolak Transaksi Selesai Simpan Data Pemesanan Laporan Transaksi Checkout Keranjang Belanja Tabel Detil Transaksi Selesai? Update Approve Transaksi Request Laporan Transaksi Pilihan Tipe Produk
Mulai Tabel Tipe Produk Input Nama Produk Hasil Pencarian produk Pencarian Produk D D B Ya Tidak Update Approve Transaksi Update Tolak Transaksi B Cek Pemesanan B Approve Pemesanan? A A C C Marketing Customer D
Gambar 3.3 System Flowpemesanan produk terpusat
STIKOM
26
Pelaporan Performa Penjualan
Admin Pusat Sistem
Tabel Detil Transaksi Tabel Transaksi Mulai Selesai Tabel Marketing Tampilan Laporan Performa Penjualan Tampilkan Rekapitulasi Insentif Pilih Laporan Performa Penjualan Penjualan Per Marketing? Rekapitulasi Penjualan Per Marketing Y
3.3.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data sistem secara terstruktur dan jelas sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang baik.
A. Context diagram
Diagram ini menggambarkan rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Gambar 3.5 berikut ini merupakan tampilan dari context
diagramsistem yang dirancang. Kemudian digambarkan juga diagram berjenjang
untuk context diagramyang dibuat seperti nampak pada gambar 3.6.
Rekap Pemesanan Marketing Cabang Approval Pemesanan Marketing Cabang
Rekap Pemesanan Spesifik Marketing
Laporan Penjualan Per Cabang Approval Pemesanan Marketing
Rekap Pemesanan Marketing
Laporan Penjualan per Periode Laporan Insentif Per Marketing
Laporan Penjualan Per Customer Laporan Penjualan Per Kategori
Laporan Penjualan Per Merk Data Admin Pusat
Data Cabang Data Kota Data Propinsi Data Negara Data Kategori Data Merk
Data Hasil Pencarian Kriteria Pencarian Tipe Produk
Rekap Data Tipe Produk Data Pemesanan Produk
Data Marketing
Data Customer
0
Sistem Informasi Manajemen Pemesanan
+ Customer
Marketing
Admin_Pusat Kacab
Gambar 3.6 Context Diagramdari DFD
STIKOM
28
Gambar 3.7 Diagram berjenjang sistem penanganan transaksi pemesanan produk
B. DFD Level 0
Dari context diagram yang ada, sistem yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses, yaitu Memelihara Data Master, Memelihara Data
Customer, Memelihara Data Marketing, Melakukan Transaksi, dan Melakukan
Pelaporan.
SISTEM INFORM ASI M ANAJEM EN PEM ESANAN
TERPUSAT
M emelihara Dat a M ast er
M elakukan Transaksi
M elakukan Pelaporan
M em elihara Dat a Negara
M emelihara Dat a Propinsi
M em elihara Dat a Kot a
M encari Produk M emesan Produk M elakukan Approval Pemesanan M engecek Pemesanan M emilih Laporan M elaporkan Per M erk M emelihara
Dat a M arket ing M emelihara
Dat a Cust omer
M emelihara Dat a Cabang
M em elihara Dat a M er k
M emelihara Dat a Kat egori
M em elihara Dat a Tipe
Produk
M emelihara Dat a Admin
Pusat
M elaporkan Per Kat egori
M elaporkan Per Cust omer
M elaporkan Per Cabang
M elaporkan Per Periode
M elaporkan Insent if per
M arket ing
STIKOM
[Rekap Pemesanan Marketing Cabang]
[Approval Pemesanan Marketing Cabang] Rekap Pemesanan Spesifik Marketing
Data Output Kategori Laporan
Data Output Merk Laporan
Data Output Cabang Laporan Data Output Detil Transaksi Laporan
Data Output Transaksi Laporan Data Output Marketing Laporan
Data Output Customer Laporan
Data Output Detil Transaksi Rekap Spesifik Marketing Data Output Detil Transaksi Approval
Data Input Detil Transaksi
Data Input Transaksi
Data Output Tipe Produk Transaksi Data Output Customer Transaksi
Data Output Marketing Transaksi
Data Output Kategori Tipe Produk
Data Output Merk Tipe Produk Data Input Tipe Produk Data Input Kategori
Data Input Merk
Data Output Cabang Marketing
Data Input Cabang Data Output Negara Tipe Produk
Data Output Propinsi Kota
Data Output Kota Customer
Data Input Negara
Data Input Propinsi
Data Input Kota
Data Input Customer
Data Input Marketing
[Laporan Penjualan Per Merk] [Laporan Penjualan Per Kategori]
[Laporan Penjualan Per Customer] [Laporan Insentif Per Marketing]
[Laporan Penjualan per Periode] [Laporan Penjualan Per Cabang] [Approval Pemesanan Marketing] [Rekap Pemesanan Marketing]
[Data Kategori] [Data Negara]
[Data Propinsi] [Data Kota]
[Data Cabang] [Data Admin Pusat]
[Data Merk] [Rekap Data Tipe Produk]
[Kriteria Pencarian Tipe Produk] [Data Hasil Pencarian]
[Data Marketing] [Data Pemesanan Produk]
[Data Customer] Customer Marketing Admin_Pusat 1 Memelihara Data Master + 4 Melakukan Transaksi + 2 Memelihara Data Customer 5 Melakukan Pelaporan + 3 Memelihara Data Marketing 1 Marketing 2 Customer 3 Negara 4 Propinsi 5 Kota 7 Cabang 8 Merk 9 Kategori 10 Tipe_Produk 11 Transaksi 12 Detil_Transaksi Kacab
Gambar 3.8 Level 0 dari Data Flow Diagram (DFD)
C. DFD Level 1 Proses Memelihara Data Master
Dari DFD Level 1 Proses Pemeliharaan Data Master, proses yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses memelihara .
STIKOM
30
[Data Output Kategori Tipe Produk] [Data Input Kategori]
[Data Input Merk]
[Data Admin Pusat]
[Data Input Tipe Produk] [Data Input Cabang]
[Data Output Negara Tipe Produk] [Data Input Negara]
[Data Output Merk Tipe Produk] [Data Kategori]
[image:47.612.70.567.78.667.2][Data Cabang]
[Data Merk]
[Data Output Propinsi Kota] [Data Input Propinsi]
[Data Input Kota] [Data Negara] [Data Propinsi] [Data Kota] Admin_Pusat 5 Kota 4 Propinsi 3 Negara 7 Cabang 10 Tipe_Produk 8 Merk 9 Kategori 1.1 Memelihara Data Negara 1.2 Memelihara Data Propinsi 1.3 Memelihara Data Kota 1.4 Memelihara Data Cabang 1.5 Memelihara Data Merk 1.6 Proses Pemeliharaan Data Kategori 1.7 Memelihara Data Tipe Produk 1.8 Memelihara Data Admin Pusat
Gambar 3.9 DFD Level 1 Memelihara Data Master
D. DFD Level 1 Melakukan Transaksi
Dari DFD Level 1 Melakukan Transaksi, proses yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses Mencari Produk, subproses Memesan Produk, subproses Melakukan Approval Pemesanan, dan subproses Mengecek Status Pemesanan.
[Rekap Pemesanan Marketing Cabang]
[Approval Pemesanan Marketing Cabang] Data Output Detil Approval Cabang
Data Output Transaksi Approval Cabang
Data Output Transaksi Rekap Data Output Transaksi Approval
[Kriteria Pencarian Tipe Produk]
[Data Hasil Pencarian]
[Rekap Data Tipe Produk]
[Rekap Pemesanan Spesifik Marketing] [Data Output Detil Transaksi Rekap Spesifik Marketing]
[Data Output Detil Transaksi Approval] [Data Input Detil Transaksi]
[Rekap Pemesanan Marketing]
[Approval Pemesanan Marketing]
[Data Input Transaksi]
[Data Pemesanan Produk] [Data Output Marketing Transaksi]
[Data Output Customer Transaksi]
[Data Output Tipe Produk Transaksi]
Marketing Admin_Pusat 1 Marketing 2 Customer 10 Tipe_Produk 11 Transaksi 12 Detil_Transaksi 4.1 Mencari Produk 4.2 Memesan Produk 4.4 Melakukan Approval Pemesanan 4.5 Mengecek Status Pemesanan Kacab 4.3 Melakukan Approval Pemesanan Cabang
Gambar 3.10 DFD Level 1 Melakukan Transaksi
STIKOM
E. DFD Level 1 Melakukan Pelaporan
Dari DFD Level 1 Melakukan Pelaporan, proses yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa subproses, yaitu subproses Memilih Laporan, subproses Melaporkan Per Merk, subproses Melaporkan Per Kategori, subproses Melaporkan Per Customer, subproses Melaporkan Per Cabang, subproses Melaporkan Per Periode, subproses Melaporkan Insentif per Marketing.
Data Laporan Insentif Per Marketing Data Laporan Transaksi Per Periode
Data Laporan Transaksi Per Customer Data Laporan Transaksi Per Kategori
Data Laporan Transaksi Per Merk
[Data Output Transaksi Laporan] [Data Output Detil Transaksi Laporan]
[Laporan Penjualan Per Cabang]
[Laporan Penjualan per Periode]
[Laporan Insentif Per Marketing]
[Laporan Penjualan Per Customer] [Laporan Penjualan Per Kategori]
[Laporan Penjualan Per Merk]
[Data Output Kategori Laporan]
[Data Output Customer Laporan]
[Data Output Marketing Laporan] [Data Output Cabang Laporan]
[Data Output Merk Laporan]
Marketing 2 Customer 1 Marketing 11 Transaksi 12 Detil_Transaksi 7 Cabang 8 Merk 9 Kategori 5.1 Memilih Laporan 5.2 Melaporkan Per Merk 5.3 Melaporkan Per Kategori 5.4 Melaporkan Per Customer 5.5 Melaporkan Per Cabang 5.6 Melaporkan Per Periode 5.7 Melaporkan Insentif per Marketing
Gambar 3.11 DFD Level 1 Melakukan Pelaporan
3.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD Merupakan suatu desain sistem yang digunakan untuk merepresentasikan, menentukan dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD juga menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan data dari pemakai. Dalam perancangan sistem
STIKOM
32
ini telah dibuat ERD yang merupakan lanjutan dari pembuatan desain dengan menggunakan DFD.
A. Conceptual Data Model (CDM)
Lokasi Administ ratif
Menaungi
Tempat Beroperasi Tempat Berada
Melakukan Pembelian
Melakukan Pemesanan Mempunyai Detil
Digunakan Pada Mendefinisikan Negara Produsen
Mendefinisikan_Kategori Mendefinisikan Merk Marketing ID_Marketing Nama_Marketing Username_Marketing Pass word_Marketing Negara ID_Negara Nama_Negara Propinsi ID_Propinsi Nama_Propinsi Kota ID_Kota Nama_Kota Cabang ID Cabang Alamat_Cabang T elepon_Cabang Merk ID_Merk Nama_Merk Status_Kontrak Kategori ID_Kategori Nama_Kategori T ipe_Produk ID_Tipe_Produk Nama_T ipe_Produk Deskrips i_Tipe_Produk Harga_T ipe_Produk Stok_T ipe_Produk Gambar_T ipe_Produk Transaksi ID_Transaksi T anggal_Pengajuan_Transaksi T otal_Bayar_Transaks i T anggal_Approval_trans aksi
Detil_T ransaksi Jumlah_Produk Dis kon_Produk Harga_Transaksi Customer ID_Customer Nama_Customer Alamat_Customer T elepon_Customer
Gambar 3.12 Conceptual Data Model(CDM) dari ERD
B. Physical Data Model (PDM)
I D_PROPINSI = ID_PROPI NSI
I D_CABANG = I D_CABANG
I D_KO TA = I D_KO TA I D_KO TA = I D_KO TA
I D_CUSTO MER = I D_CUST OMER
I D_MARKETI NG = I D_MARKETI NG I D_TRANSAKSI = I D_T RANSAKSI
I D_TI PE_PRO DUK = I D_TI PE_PRO DUK
I D_NEGARA = I D_NEG ARA I D_KATEG O RI = ID_KAT EG ORI
I D_MERK = I D_MERK
MARKETING ID_MARKETING integer ID_CABANG integer NAMA_MARKETING varchar(100) USERNAME_MARKETING varchar(30) PASSWORD_MARKETING varchar(30) NEGARA ID_NEGARA integer NAMA_NEGARA varchar(100) PROPINSI ID_PROPINSI integer NAMA_PROPINSI varchar(100) KOTA ID_KOTA integer ID_PROPINSI integer NAMA_KOTA varchar(100) CABANG ID_CABANG integer ID_KOTA integer ALAMAT_CABANG varchar(100) TELEPON_CABANG varchar(30) MERK ID_MERK integer NAMA_MERK varchar(100) STATUS_KONTRAK varchar(15) KATEGORI ID_KATEGORI integer NAMA_KATEGORI varchar(100) TIPE_PRODUK ID_TIPE_PRODUK integer ID_MERK integer ID_KATEGORI integer ID_NEGARA integer NAMA_TIPE_PRODUK varchar(100) DESKRIPSI_TIPE_PRODUK varchar(255) HARGA_TIPE_PRODUK integer STOK_TIPE_PRODUK integer GAMBAR_TIPE_PRODUK long binary
TRANSAKSI
ID_TRANSAKSI integer
ID_MARKETING integer
ID_CUSTOMER integer
[image:49.612.60.570.135.680.2]TANGGAL_PENGAJ UAN_TRANSAKSI timestamp TOTAL_BAYAR_TRANSAKSI integer TANGGAL_APPROVAL_TRANSAKSI timestamp DETIL_TRANSAKSI JUMLAH_PRODUK integer ID_TIPE_PRODUK integer ID_TRANSAKSI integer DISKON_PRODUK integer HARGA_TRANSAKSI integer CUSTOMER ID_CUSTOMER integer ID_KOTA integer NAMA_CUSTOMER varchar(100) ALAMAT_CUSTOMER varchar(100) TELEPON_CUSTOMER varchar(30)
Gambar 3.13 Physical Data Model (PDM) dari ERD
STIKOM
3.3.4 Struktur Database
Struktur database menggambarkan data-data yang ada dalam database
beserta tipe dan kegunaannya. 1. Nama Tabel : MERK
Primary Key : ID_MERK Foreign Key :
-Fungsi : Menyimpan data Master Merk Produk Tabel 3.1. Struktur entitas Merk
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_MERK Integer
NAMA_MERK Varchar 100
STATUS_KONTRAK Varchar 5
2. Nama Tabel : KATEGORI Primary Key : ID_KATEGORI Foreign Key :
-Fungsi : Menyimpan data Master Kategori Produk
Tabel 3.2 Struktur entitas Kategori
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_KATEGORI Integer
NAMA_KATEGORI Varchar 100
3. Nama Tabel : NEGARA Primary Key : ID_NEGARA Foreign Key :
-Fungsi : Menyimpan data Master Negara Produsen Produk
STIKOM
34
Tabel 3.3. Struktur entitas Negara
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_NEGARA Integer
NAMA_NEGARA Varchar 100
4. Nama Tabel : PROPINSI Primary Key : ID_PROPINSI Foreign Key :
-Fungsi : Menyimpan data Propinsi Cabang & Customer
Tabel 3.4. Struktur entitas Propinsi
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_PROPINSI Integer
NAMA_PROPINSI Varchar 100
5. Nama Tabel : KOTA Primary Key : ID_KOTA Foreign Key : ID_PROPINSI
Fungsi : Menyimpan data Kota Cabang & Customer
Tabel 3.5. Struktur entitas Kota
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_KOTA Integer
ID_PROPINSI Integer
NAMA_KOTA Varchar 100
6. Nama Tabel : CABANG Primary Key : ID_CABANG Foreign Key : ID_KOTA
Fungsi : Menyimpan data cabang perusahaan
STIKOM
Tabel 3.6. Struktur entitas Cabang
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_CABANG Integer
ID_KOTA Integer
ALAMAT_CABANG Varchar 100 TELEPON_CABANG Varchar 30
7. Nama Tabel : MARKETING
Primary Key : ID_MARKETING
Foreign Key : ID_CABANG
Fungsi : Menyimpan data Marketing
Tabel 3.7. Struktur entitasMarketing
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_MARKETING Integer
ID_CABANG Integer
NAMA_MARKETING Varchar 100
USERNAME_MARKETING Varchar 30 PASSWORD_MARKETING Varchar 30
8. Nama Tabel : CUSTOMER
Primary Key : ID_CUSTOMER
Foreign Key : ID_KOTA
Fungsi : Menyimpan data Customer
Tabel 3.8. Struktur entitasCustomer
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_CUSTOMER Integer
ID_KOTA Integer
NAMA_CUSTOMER Varchar 100 ALAMAT_CUSTOMER Varchar 100 TELEPON_CUSTOMER Varchar 30
STIKOM
36
9. Nama Tabel : TIPE_PRODUK Primary Key : ID_TIPE_PRODUK
Foreign Key : ID_MERK, ID_KATEGORI, ID_NEGARA Fungsi : Menyimpan data Tipe Produk
Tabel 3.9. Struktur entitas Tipe Produk
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_TIPE_PRODUK Integer
ID_MERK Integer
ID_KATEGORI Integer
ID_NEGARA Integer
NAMA_TIPE_PRODUK Varchar 100 DESKRIPSI_TIPE_PRODUK Varchar 255 HARGA_TIPE_PRODUK Integer
STOK_TIPE_PRODUK Integer GAMBAR_TIPE_PRODUK Long Binary
10. Nama Tabel : TRANSAKSI Primary Key : ID_TRANSAKSI
Foreign Key : ID_MARKETING, ID_CUSTOMER
Fungsi : Menyimpan data Transaksi
Tabel 3.10. Struktur entitas Transaksi
Field Tipe Ukuran Keterangan
ID_TRANSAKSI Integer
ID_MARKETING Integer
ID_CUSTOMER Integer
TANGGAL_PENGAJUAN_TRANSAKSI Timestamp
TOTAL_BAYAR_TRANSAKSI Integer
TANGGAL_APPROVAL_TRANSAKSI Timestamp
11. Nama Tabel : DETIL_TRANSAKSI
Primary Key : ID_TIPE_PRODUK, ID_TRANSAKSI Foreign Key : ID_TIPE_PRODUK, ID_TRANSAKSI Fungsi : Menyimpan data Detil Transaksi
STIKOM
Tabel 3.11. Struktur entitas Detil Transaksi
Field Tipe Ukuran Keterangan
JUMLAH_PRODUK Integer ID_TIPE_PRODUK Integer ID_TRANSAKSI Integer
DISKON_PRODUK Integer 0-100
HARGA_PRODUK Integer
3.3.5 Desain Input/Output
Desain input/output dapat dibuat sebelum membuat interface yang sesungguhnya. Desain ini dapat digunakan sebagai pembuatan interfaceprogram yang sesuai dengan kebutuhan user. Apabila desain ini sudah cukup user friendly
dengan usermaka selanjutnya dapat dibuat programnya sehingga apabila program digunakan oleh user, user akan menemukan kemudahan dalam menggunakan program ini. Namun apabila desain yang dibuat kurang diminati oleh user maka desain dapat diubah sebelum bertindak pada pembuatan program. Dalam aplikasi ini terdapat beberapa desain inputdan output:
A Desain Input
Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna kepada sistem yang kemudian akan disimpan dalam database.
A.1 Input Data Master
Untuk memudahkan melihat data master yang sudah tersimpan dan melakukan operasi lain seperti menambah, mengubah dan menghapus data, maka diperlukan sebuah tampilan inputdata master.
STIKOM
38
AREA NOTIFIKASI
AREA INPUT DATA
It em Dat a 1
It em Dat a 2
It em Dat a 3
AREA TAM PIL TABEL HASIL INPUT
No Kolom
Data 1
Kolom Data 2
Kolom Data 3
Action
1 Edit
2 Edit
3 Edit
Gambar 3.14 Tampilan InputData Master
A.2 Input Data Transaksi
Untuk memudahkan melakukan transaksi pemesanan, maka diperlukan sebuah tampilan inputdata pemesanan yang berbasis shopping cart.
Keranjang Belanja
No Gambar Produk
Nama Produk
Jumlah Beli
Harga Beli
Diskon (%)
Sub Total Action
1 ... ... Rp... .... Rp... Drop
2 ... ... Rp... .... Rp... Drop
Total Price Rp...
< Resume Shopping Updat e Cart Checkout >
Gambar 3.15 Tampilan InputData Transaksi
B Desain Output
Desain outputmerupakan perancangan desain keluaran daridatabaseyang akan ditampilkan kepada user.
SAVE
STIKOM
B.3 Output Laporan
Laporan yang dihasilkan harus efektif sehingga user dapat mencari dan memahami informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan sebuah tampilan outputlaporan.
AREA NOTIFIKASI
No Kategori 1 Kategori 2 Total Transaksi
1 ... ... Rp...
2 ... ... Rp...
Grand Total Rp...
Gambar 3.16 Tampilan OutputLaporan
3.4 Prosedur Evaluasi
3.4.1 Desain Uji Coba dan Subject Uji Coba
Uji coba dilakukan dengan menggunakan Black Box Testing untuk memastikan fungsi dari aplikasi sesuai dengan test cases yang dibuat berdasarkan pada spesifikasi fungsional sistem. Kemudian dilakukan juga surveykepada calon pengguna sistem.
3.4.2 Jenis Data dan Instrumen Pengumpul Data
Data yang akan dijadikan bahan analisa TA kali ini berasal dari data transaksi pemesanan produk pada PT Citra Vita Buana. Instrumen yang digunakan dalam pengujian adalah data string dan data double.
Data kecukupan penyediaan informasi terhadap calon pengguna dikumpulkan melalui kuesioner yang disebar acak. Data yang diperoleh berupa data penilaian terhadap kemampuan program menampilkan informasi yang dibutuhkan.
STIKOM
40
3.4.3 Analisis Hasil Uji Coba
Melakukan pengujian terhadap aplikasi yang telah dibuat meliputi : 1. Kemampuan program dalam memfasilitasi pemeliharaan data master.
2. Kemampuan program dalam memfasilitasi proses transaksi pemesanan produk 3. Kemempuan program dalam memfasilitasi proses approval pemesanan
.produk.
4. Kemampuan program dalam menampilkan laporan performa penjualan produk per kategori.
5. Kemampuan program dalam menampilkan laporan insentif untuk bagian
marketingyang berhasil memasarkan produk.
Apabila masih ada kekurangan dalam aplikasi yang telah dibuat, maka akan dilakukan perbaikan.
STIKOM
41
4.1 Kebutuhan Sistem
Untuk implementasi sistem ini ada beberapa spesifikasi perangkat lunak dan perangkat keras yang dibutuhkan.
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras adalah komponen fisik peralatan yang membentuk sistem komputer, serta peralatan lain yang mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya. Dalam hal ini, dibutuhkan komputer serversebagai tempat
hostingaplikasi web dan komputer clientsebagai pengakses aplikasi web.
1. Kebutuhan Minimum Client
Untuk menjalankan aplikasi ini sebagai client membutuhkan komputer dengan spesifikasi minimum sebagai berikut:
a. Processor233 Mhz
b. Memorydengan RAM 64 MB
c. VGA on Board
d. Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna e. Keyboard + mouse
STIKOM
42
2. Kebutuhan Minimum Server
Untuk menjalankan aplikasi ini sebagai server membutuhkan komputer dengan spesifikasi minimum sebagai berikut:
a. Processor600 Mhz
b. Memorydengan RAM 192 MB
c. VGA on Board
d. Monitor Super VGA (800x600) dengan minimum 256 warna e. CD-ROM atau DVD-ROM
f. Keyboard + mouse
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak adalah komponen non fisik yang digunakan untuk membuat sistem komputer dapat berjalan dan melakukan tugasnya.
1. Kebutuhan Minimum Client
Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan dan telah diujicobakan pada komputer clientyaitu:
a. Operating System: Windows XP Service Pack 2
b. Browser: Mozilla Firefoxversi12.0
2. Kebutuhan Minimum Server
Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan dan telah diujicobakan pada komputer serveryaitu:
a. Operating System: Windows XP Service Pack 2
b. Web Server : Apache 2.4.3
STIKOM
c. Programming Language :PHP 5.4.7
d. Database : MySQL 5.5.27
4.2 Pembuatan dan Implementasi Program
Aplikasi ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman PHP 5.4.7 dengan
database engineMySQL 5.5.27.
Tahap akhir implementasi program adalah upload directory project
website web PT Citra Vita Buana dan melakukan konfigurasi agar directory
program tersebut dapat diakses secara public melalui alamat
http://www.citravitabuana.com/transaksi.
4.3 Pengoperasian Program
Dalam sub ini akan dijelaskan langkah-langkah pengoperasian program aplikasi sistem informasi penanganan transaksi pemesanan produk terpusat. Skenario penggunaan program akan terdiri dari tiga user, yaitu : admin pusat, kepala cabang, danmarketing.
4.3.1 Skenario User Admin Pusat
User Admin Pusat adalah user yang mempunyai peran sebagai pemelihara data master yang digunakan dalam PT Citra Vita Buana, dan sebagai pihak yang menyetujui pemesanan transaksi yang dilakukan oleh user marketing. Dalam sistem ini, useradmin pusat akan melakukan proses-proses berikut :
1. LoginAdmin Pusat
2. Pemeliharaan data Produk 3. Pemeliharaan data Wilayah 4. Pemeliharaan data User
STIKOM
44
5. Setujui/Tolak Pemesanan
6. GenerateLaporan Per Kategori
Detil dari tiap proses akan diterangkan dalam sub sub sub bab berikut.
A. Login Admin Pusat
Dalam sistem ini, sebelum dapat melaksanakan tugas administratifnya, maka user admin pusat harus melakukan proses login terlebih dahulu sesuai dengan data yang sudah dientrykan di pemeliharaan data admin pusat. Tampilan untuk logindapat dilihat pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 LoginAdmin Pusat
B. Pemeliharaan Data Produk
Setelah login, user admin pusat dapat melakukan proses pemeliharaan data produk yang terdiri dari : pemeliharaan data merk, pemeliharaan data kategori, dan pemeliharaan data tipe produk.
Pemeliharaan data merk dapat dilihat pada gambar 4.2, pemeliharaan data kategori dapat dilihat pada gambar 4.3 dan pemeliharaan data tipe produk dapat dilihat pada gambar 4.4.
STIKOM
Gambar 4.2 Pemeliharaan data Merk
[image:62.612.59.562.73.668.2]Gambar 4.3 Pemeliharaan data Kategori
Gambar 4.4 Pemeliharaan data Tipe Produk
STIKOM
46
C. Pemeliharaan Data Wilayah
Setelah login, user admin pusat dapat melakukan proses pemeliharaan data wilayah yang terdiri dari : pemeliharaan data negara, pemeliharaan data propinsi, pemeliharaan data kota, dan pemeliharaan data cabang.
Pemeliharaan data negara dapat dilihat pada gambar 4.5, pemeliharaan data propinsi dapat dilihat pada gambar 4.6, pemeliharaan data kota dapat dilihat pada gambar 4.7 dan pemeliharaan data
