SISTEM INFORMASI KELUAR MASUK BARANG
DI GUDANG PT. MAHARUPA GATRA (MG)
BANDUNG
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Strata Satu
Disusun oleh : NURKHAYAT
10504857
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
ABSTRAK
Distri butor barang adalah menyerahkan barang dari pusat ke gudang-gudang daerah dalam satu perusahaan dan kegiatan merealisasikan yang meliputi barang-barang atau bahan-bahan milik perusahaan yang dipergunakan untuk keperluan aktivitas atau kegiatan perusahaan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan yang belum terealisasi. Dalam pengelolaan sistem informasi keluar masuk barang di bagian gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi dan dilakukan secara manual, dengan masih mengandalkan pencatatan buku besar untuk mendapatkan informasi mengenai data keluar masuk barang. Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu metode Prototype dengan alat pemodelan yang digunakan yaitu Flowmap, diagram konteks, DFD, relasi table dan ERD. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu Kuesioner, Observasi, Wawancara, dan Dokumentasi. Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan sistem informasi ini yaitu Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.
Adapun tujuan dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan yang ada di perusahaan, membuat perancangan Sistem Informasi mengimplementasikan Sistem Informasi serta melakukan analisis dan pengujian program yang terbatas pada system informasi keluar masuk barang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung. Untuk mencapai tujuan tersebut metode penelitian yang digunakan meliputi desain penelitian menggunakan metode deskriptif, metode pengumpulan data yang digunakan wawancara dan observasi, metode pendekatan yang digunakan adalah metode pendekatan terstruktur, metode pengembangan sistemnya adalah model waterfall, alat bantu analisis dan perancangan meliputi flowmap, diagram kontek, kamus data dan perancangan basis data. Adapun perangkat lunak pendukung dalam pembuatan sistem informasi keluar masuk barang ini adalah Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai interface dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai databasenya.
Dengan diimplementasikannya Sistem Informasi keluar masuk barang ini diharapkan dapat memudahkan pegawai maupun petugas di bagian gudang dalam pelaksanaannya, sehingga membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang informasi yang cepat dan akurat.
ii realized. PT. Gatra extremely beautiful (MG) Bandung is a company engaged in trading. In the management information system and out the goods at the warehouse PT. Gatra extremely beautiful (MG) Bandung still using that system is not computerized and done manually, with still rely on the general ledger records to obtain information about the data out of incoming goods. With the system running the current block of data needs that should be available quickly, precisely and accurately. The purpose of this thesis is to find a system that is running in the company, making the design of Information Systems and Information Systems to implement the analysis and testing programs are limited to the information system and out the goods at PT. Gatra extremely beautiful (MG) Bandung.
To achieve these objectives the research methods used include research design using descriptive methods, data collection methods used interviews and observations, the approach used is structured method of approach, method development system is waterfall model, tool analysis and design includes flowmap, context diagram , data dictionary and database design. As for software support in the manufacture of goods in and out of the information system is Microsoft Visual Basic 6.0 as an interface and Microsoft SQL Server 2000 as its database.
With the implementation of Information Systems and out of these items is expected to facilitate an employee or officer at the warehouse in the implementation, thus helping to achieve the maximum work and can support rapid and accurate information.
iii
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan taufik dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Hal ini mengingat keterbatasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan dalam mengolah serta menyajikannya. Namun demikian, penulis telah berusaha untuk menyusun laporan skripsi ini dengan sebaik-baiknya. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan laporan skripsi ini, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dan penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan khususnya bagi penulis sendiri.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan dan mengucapkan terima kasih yang setulus-tulusnya, dan sebesar-besarnya kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Dr. Arry Akhmad Arman, selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.
iv
4. Wahyu Nurjaya, S.Si, M.T, selaku Dosen Wali MI-K serta Dosen Pembimbing Ibu Wartika S.kom, terimakasih atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
5. Seluruh Dosen Manajemen Informatika dan Staff Universitas Komputer Indonesia.
6. Pak Soegiono, selaku pimpinan PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
7. Bapak Agus selaku Kasi Adm. & Logistik PT. PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini, dan juga atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
8. Sudarma, selaku Staff Adm. & Logistik PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas bimbingan, saran, nasehat dan dorongannya dalam menyelesaikan laporan skripsi ini, dan juga atas kesempatan yang telah diberikan untuk dapat melakukan penelitian di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
9. Seluruh Staff PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung atas dukungan yang diberikan.
v
11.Teman-teman di Jurusan Manajemen Informatika khususnya kelas MI-K yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, terima kasih atas bantuan dan dukungannya.
Semoga kebaikan yang telah diberikan kepada penulis selama ini mendapat balasan yang berlipat ganda dari Allah SWT.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, . . . .2011
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian
Dalam suatu perusahaan besar gudang memiliki arti yang sangat penting bagi pendistribusian barang dalam perusahaan dan gudang mempunyai peranan penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan karena pada bagian gudang ini terjadi proses pengolahan input menjadi output. Dalam bukunya yang berjudul ”Manajemen Logistik”, Th 2000. Donal J. Bowersox
mengatakan bahwa gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya (bahan baku, komponen, good in proses, barang jadi, Spareparts, suplies
dan stock) yang disimpan digudang sehingga informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu update.
2
didirikan pada tahun 1970 yang bergerak dalam bidang distribusi alat olah raga dan distribusi alat musik.
Pendistribusian barang sport seperti, sepatu, raket, dan alat musik yang dilakukan oleh PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung masih belum ditangani dengan baik karena dengan dilihat dari pengembalian barang retur yang terjadi pada tahun 1998 sangat besar dari segi finansial. Barang retur yang diterima oleh perusahaan sebanyak 27 item senilai Rp 76.059.250. Untuk mendukung perusahaan sangat memerlukan gudang untuk tempat penyimpanan barang sementara untuk pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara untuk selanjutnya didistribusikan kepada agen toko maupun untuk para konsumen yang membelinya.
Salah satu perusahaan yang membutuhkan gudang untuk membantu operasional perusahaan adalah PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung yang bergerak di bidang perdagangan umum. Dari penjelasan diatas maka penulis berkesimpulan bahwa perlu dikembangkan suatu sistem yang bisa menangani masalah-masalah yang timbul dan dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem komputerisasi.
3
perusahaan sehingga optimasi kinerja gudang menjadi cepat dan akurat dalam melaksanakan distribusi barang.
Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “SISTEM INFORMASI KELUAR MASUK BARANG DI GUDANG PT. MAHARUPA GATRA (MG) BANDUNG”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Identifikasi masalah adalah cara untuk mengidentifikasi masalah yang akan dijadikan objek penelitian dalam membuat laporan penelitian ini. Rumusan masalah adalah gambaran atau rancangan masalah yang akan diteliti dalam sebuah penelitian.
1.2.1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat di identifikasikan beberapa masalah untuk Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung yaitu :
1. Sering terjadinya kesalahan pada saat melakukan pengiriman barang karena berkas dokumen barang yang hilang atau yang rusak menyebabkan waktu dalam pengiriman terhambat.
2. Sistem yang digunakan oleh bagian gudang tidak terarsipkan dengan baik, sehingga menyebabkan keterlambatan barang masuk.
4
1.2.2. Rumusan Masalah
Berbagai cara digunakan untuk memperoleh informasi data yang dinginkan tanpa mendapat dukungan dari alat atau sistem yang digunakan tidak akan tercapai, maka untuk mencapai suatu hasil yang memuaskan harus merumuskan masalah terlebih dahulu. Mengacu pada identifikasi masalah yang telah disebutkan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalaha sebagai berikut :
1. Bagaimana menangani keterlambatan pembuatan laporan barang masuk dan keluar di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung dengan memanfaatkan system informasi tersebut.
2. Bagaimana cara mengurangi kesalahan pada saat pengiriman barang ketempat tujuan karena berkas hilang.
3. Bagaimana mengurangi tingkat kesalahan pecatatan barang yang rusak di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian
5
Barang pada Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung untuk memudahkan perusahaan didalam pendistribusian barang.
1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dari penelitan yang dilakukan tentang Sistem Informasi Keluar Masuk Barang di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem informasi keluar masuk barang yang sedang berjalan pada gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi keluar masuk barang pada gudang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
3. Untuk mengimplementasikan sistem informasi keluar masuk barang pada gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
1.5. Kegunaan Penelitian
6
1.4.1. Kegunaan Praktis
Kegunaan praktis dari penelitian ini diharapkan memberikan masukan-masukan ke perusahaan atau objek penelitian tentang kekurangan atau kelemahan yang masih ada pada objek penelitian. Dengan adanya penelitian ini diharapkan bisa memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dan memperlancar kegiatan yang berjalan pada perusahaan yang bersangkutan serta mengupayakan perbaikan proses aliran barang retur, mengurangi dampak retur baik secara teknis, operasi financial yang terjadi di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
1.4.2. Kegunaan Akademis
Bagi pengembangan ilmu sistem informasi yaitu dengan cara membuat aplikasi-aplikasi baru yang berbasis sistem informasi untuk mengatasi masalah-masalah yang sering terjadi pada objek penelitian. Bagi penulis, penelitian ini merupakan suatu studi kasus tentang bagaimana membuat sebuah sistem informasi pada sebuah perusahaan atau instansi.
7
1.6. Batasan masalah
Batasan masalah ini dilaksanakan agar dalam perancangan sistem yang dihasilkan ini tidak terlalu meluas dan lebih terarah, maka penulis merasa perlu membatasi ruang lingkup, sesuai dengan tempat Penulis melakukan Praktik Kerja Lapangan di Bagian Gudang, Batasan permasalahan tersebut terdiri dari :
1. Sistem yang digunakan oleh bagian gudang tidak sesuai dengan surat jalan, sehingga menyebabkan keterlambatan barang masuk di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
2. Tahapan dan proses penanganan barang keluar di gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
3. Tahapan proses pengembalian barang retur, barang rusak atau barang cacad, sehingga barang terlambat masuk ke gudang.
4. Perancangan aplikasi ini hanya membahas tentang informasi barang keluar dan barang masuk dari gudang seperti, sepatu, raket, dan alat musik yang dimulai toko memesan barang ke gudang, proses pemesanan kepada supplier sampai konfirmasi pengiriman barang.
1.7. Lokasi Dan Waktu Penelitian
8
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
Tahapan Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4
1 2 3 4 1 2 3 4 Requertment
a. Wawancara b. Observasi Desaign
a. Analisis permasalahan Implementation :
a. Pembuatan system b. Pengkodean Vertification : Uji perangkat lunak Maintenance :
9
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 1). Sistem merupakan bagian yang saling berkaitan erat dan membentuk suatu kesatuan yang saling berinteraksi antara bagian satu dengan bagian lainnya untuk mencapai suatu tujuan, artinya apabila salah satu bagian dari sistem tidak ada maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya.
Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem) yang saling berinteraksi, sebagai akibat adanya input yang diproses menjadi output/informasi, misalnya sebuah komputer terdiri dari beberapa komponen. 2.1.1. Definisi Sistem
10
Ada beberapa definisi sistem yang penulis dapat dari beberapa sumber antara lain:
1) Menurut Gery Fitgerald. Sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur atau jaringan prosedur yang berhubungan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2) Menurut Norman L. Enger. Sistem terdiri dari beberapa kegiatan yang saling berhubungan guna mencapai tujuan.
3) Menurut Jogiyanto. Sistem adalah kumpulan dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen elemen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2. Karakteristrik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 3). Pada hakekatnya suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen
(component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung sistem (interface), masukan sistem (input), pengolahan sistem (process), keluaran sistem (output), dan sasaran sistem (object ives) atau tujuan sistem (goal).
1) Komponen sistem (component)
11
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2) Batasan sistem (boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3) Lingkungan luar sistem (environment)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4) Penghubung sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung atau subsistem dengan subsistem lainnya. Dengan subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
5) Masukan sistem (input)
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan (maintenance input)
dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input berupa sebuah program komputer, pada komputer data merupakan signal input untuk diolah menjadi informasi.
6) Pengolahan sistem (process)
12 7) Keluaran sistem (output)
Keluaran sistem merupakan hasil dari pengolahan sistem dan mengklasifikasikan masukan menjadi keluaran.
8) Sasaran sistem (object ives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang akan dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah
entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy
yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
13 2.1.1. Siklus Informasi
Menurut Andri Kristanto (2008 : 10). Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak berguna. Data tersebut akan berguna dan menghasilkan suatu informasi apabila diolah melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut dengan model pengolahan data atau lebih dikenal dengan nama siklus pengolahan data.
INPUT PROSES OUTPUT
UMPAN BALIK
Gambar 2.1. Siklus Pengolahan Data
(Sumber : Perancangan Sistem informasi dan Aplikasinya. Oleh : Andi Kristanto)
14 2.1.2. Kualitas Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 10). Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
Gambar 2.2 Kualitas Informasi
(Sumber : Analisis dan Desain. Oleh : Jogiyanto)
Dari gambar 2.2 diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : 1) Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan
15 2) Tepat pada waktunya
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3) Relevan
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.1.3. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Nilai dari informasi (value of information)
16
digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005 : 11). Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah darimana informasi tersebut bisa didapatkan?. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
17 2.4. Pengertian Gudang
Gudang merupakan suatu ruangan atau tempat penyimpanan yang tertutup ataupun yang khusus dipakai untuk tempat penyimpanan material persediaan dan tempat tersebut bukan untuk umum. Menurut Drs. Sofyan Assauri dalam Manajemen Produksi adalah :
Gudang adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan barang sementara. (1,56).
2.5. Pengertian Penerimaan
Pengertian penerimaan material menurut Ir. Kristanto Harianto dalam bukunya yang berjudul Konsep dan Perancangan Database, yaitu :
“Penerimaan merupakan suatu kegiatan usaha dalam penyelenggaran, pengurusan, dan pengaturan kiriman dalam tempat penyimpanan atau gudang sampai tiba waktunya untuk disalurkan. (3,120)”
2.6. Pengertian Pengeluaran
Pengertian pengeluaran menurut Ir. Kristanto Harianto dalam bukunya yang berjudul Konsep dan Perancangan Database, yaitu :
“Pengeluaran merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan,
18 2.7. Arsitektur Aplikasi
Menjelaskan mengenai definisi jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, topologi jaringan komputer dan manfaat jaringan komputer.
2.7.1. Pengertian Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2006 : 5). Jaringan komputer merupakan gabungan antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Gabungan teknologi ini melahirkan pengolahan data yang didistribusikan, mencakup pemakaian database, software aplikasi dan peralatan hardware secara bersamaan, untuk membantu proses otomatisasi dan peningkatan kearah efisiensi kerja.
2.7.2. Jenis-jenis Jaringan Komputer
Secara umum jaringan komputer dibagi atas tiga jenis, yaitu :
1) Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (resouce, misalnya printer) dan saling bertukar informasi.
2) Metropolitan Area Network (MAN)
19
dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.
3) Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesin-mesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.
2.7.3. Topologi Jaringan Komputer
Menurut Dede Sopandi (2006 : 38). Memilih jenis kabel yang digunakan untuk membangun jaringan tidak lepas dari jenis topologi yang kita gunakan, namun pada intinya, jaringan komputer adalah jaringan kabel, dimana bentuk dan fungsi dari jaringan tersebut menentukan pemilihan jenis kabel, demikian juga sebaliknya, ketersedian kabel dan harga menjadi pertimbangan utama untuk membangun sebuah jaringan komputer (baik home network, ataupun network kelas raksasa seperti MAN (metropolitan area network).
Ada empat macam topologi jaringan yaitu: 1) Topologi Bus
20
TOPOLOGI BUS TOPOLOGI STAR
TOPOLOGI RING TOPOLOGI MESH
Gambar 2.3. Jenis-Jenis Topologi Jaringan
(Sumber : http://vendika11.com/2009/01/14/topologi-gambar/)
Dalam sistem informasi pengelolaan cuti dan penggajian ini menggunakan topologi star, karena topologi ini mempunyai karakteristik sebagai berikut :
a. Setiap node berkomunikasi langsung dengan central node, traffic data mengalir dari node ke central node dan kembali lagi.
b. Mudah dikembangkan, karena setiap node hanya memiliki kabel yang langsung terhubung ke central node.
21
d. Dapat digunakan kabel yang “lower grade” karena hanya menghandel satu traffic node, biasanya digunakan kabel UTP.
Sehingga cukup mudah untuk mengubah dan menambah computer ke dalam jaringan yang menggunakan topologi star tanpa mengganggu aktivitas jaringan yang sedang berlangsung, dan apabila satu computer yang mengalami kerusakan dalam jaringan maka computer tersebut tidak akan membuat mati seluruh jaringan star. Dibawah ini merupakan gambar dari topologi star.
Gambar 2.4 Topologi Star
(Sumber : http://vendika11.com/2009/01/14/topologi-star/)
2.7.4. Manfaat Jaringan Komputer
22 1. Sharing Resources
Sharing resources bertujuan agar seluruh program, peralatan/peripheral lainnya dapat dimanfaatkan oleh setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa terpengaruh oleh lokasi maupun pengaruh dari pemakai.
2. Media Komunikasi
Jaringan komputer memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna, baik untuk teleconference maupun untuk mengirim pesan/informasi yang penting lainnya.
3. Integrasi Data
Pembangunan jaringan komputer dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat. Setiap proses data tidak harus dilakukan 1 komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ketempat lainnya oleh sebab inilah maka dapat terbentuk data yang terintegrasi sehingga dengan demikian memudahkan pemakai untuk memperoleh dan mengolah informasi setiap saat.
4. Pengembangan dan Pemeliharaan
Dengan adanya jaringan komputer ini, maka perkembangan peralatan dapat dilakukan dengan mudah dan menghemat biaya, jaringan komputer bisa memudahkan pemakai dalam merawat harddisk
23 5. Keamanan Data
Sistem jaringan komputer memberikan perlindungan terhadap data jaminan keamanan. Data tersebut diberikan melalui pengaturan hak akses para pemakai dan password, serta teknik perlindungan terhadap harddisk sehingga data mendapatkan perlindungan yang efektif.
6. Sumber Daya Lebih Efisien dan Informasi Terkini
Dengan adanya pemakaian sumber daya secara bersama-sama maka pemakai bisa mendapatkan hasil dengan maksimal dan kualitas yang tinggi. Selain itu data atau informasi yang diakses selalu terbaru, karena setiap ada perubahan yang terjadi dapat secara langsung diketahui oleh pemakai.
2.8. Pengertian Client Server
Menurut Dede Sopandi (2006 : 1). Transmisi data berarti pengiriman data antara dua komputer, atau antara sebuah komputer dengan terminal. CCITT (Consultative Cimmittee International Tlephony dan Tegraphy), yang sekarang dikenal ITU-T (International Telecommunications Union Telephony), menyebut terminal sebagai piranti terminal data (data terminal equipment=DTE).
24
guna, yang memungkinkan manajemen tersentralisasi, keamanan dan berbagi sumber daya. (Sumber : http://www.wimpermana.web.ugm.ac.id/ jaringan-client-server/18 April 2009).
Client-Server adalah arsitektur jaringan yang memisahkan client (biasanya aplikasi yang menggunakan GUI) dengan server. Masing-masing client dapat meminta data atau informasi dari server.
2.9. Perangkat Lunak Pendukung
Yaitu perangkat lunak yang akan digunakan untuk membangun maupun melakukan pengembangan suatu aplikasi sistem informasi.
2.9.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan Bahasa pemograman yang cukup popular dan mudah untuk di pelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface), atau program yang memungkinkan penggunaan komputer dapat berkominikasi menggunakan media grafik atau gambar dengan komputer tersebut. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan anda menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form. Visual Basic 6.0 berawal dari Bahasa pemrograman BASIC (Beginners Allpurpose Symbiloc Instruction Code). Karena Bahasa BASIC cukup mudah dipelajari dan popular, maka hampir setiap programmer menguasai Bahasa ini.
25
QBASIC (Quick Basic). Sistem tersebut sekarang sudah jarang digunakan. Di era windows, mocrosoft menciptakan Visual Basic yang terus mengalami penyempurnaan hingga Visual Basic 6.0.
2.9.2. Microsoft SQL Server 2000
Menurut Andri Koniyo (2007 : 145). Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. SQL server 2000 mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan perfomansi yang baik.
Dengan Microsoft SQL Server 2000, database bukanlah sebuah file tetapi merupakan sebuah konsep logis yang berisi sekumpulan objek-objek yang berhubungan. Missal sebuah database berisi data, struktur database, index, sekuritas, view, dan stored procedure. Objek-objek dalam sebuah database adalah sebagai berikut :
1) Database
Database berisi berbagai objek yang digunakan untuk mewakili, menyimpan data, dan mengakses data.
2) Table
26 3) Kolom
Sebuah tanel berisi kolom-kolom untuk menampung data. Kolom mempunyai sebuah tipe dan nama yang unik.
4) Tipe data
Sebuah kolom mempunyai sebuah tipe data. Tipe-tipe yang dapat dipilih adalah karakter, numeric, tanggal, Boolean dan lain-lain.
5) Stored procedure
Merupakan perintah-perintah SQL yang membentuk makro. Dengan menjalankan stored prosedure berarti menjalankan perintah-perintah SQL di dalam sebuah procedure.
6) Trigger
Stored procedure yang diaktifkan pada saat data ditambahkan, diubah, atau dihapus dari database. Trigger dipakai untuk menjamin aturan integrasi di dalam database.
7) Rule
Diberlakukan pada kolom sehingga data yang dimasukan harus sesuai dengan aturan.
8) Primary key
27 9) Foreign key
Kolom-kolom yang mengacu primary key pada table lain. Primary key dan foreign key dipakai untuk menghubungkan sebuah data dengan tabel lain.
10) Konstrain
Mekanisme integritas data yang berbasis server dan diimplementasikan oleh sistem.
11) Default
Dinyatakan pada field (kolom) sehingga jika kolom tersebut tidak diisi data, maka diisi dengan nilai default.
12) View
Query yang memakai beberapa tabel, dan disimpan di dalam database. View dapat memilih beberapa kolom dari sebuah tabel atau menghubungkan beberapa tabel. View daapt dipakai untuk menjaga keamanan data.
13) Index
Membantu mengorganisasikan data sehingga query menjadi lebih cepat.
14) Fungsi
28
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1. Objek Penelitian
Tempat yang dijadikan penulis sebagai objek penelitian yakni sebuah gudang distributor alat-alat olah raga dan alat musik. Untuk melihat lebih jelas gambaran mengenai objek penelitian tepatnya di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung maka penulis membahas mengenai sejarah, visi dan misi perusahaan, Struktur Organisasi dan deskripsi pekerjaan dari PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung tersebut.
3.1.1. Sejarah Singkat PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung
29
3.1.2 Visi dan Misi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung
Berikut ini adalah visi dan misi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung. Visi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung
Menjadi perusahaan Sport dan Musik terbaik bagi mitra usaha maupun konsumen.
Misi PT Maharupa Gatra (MG) Bandung
a. Menyajikan produk yang bermutu sesuai segmen pasar dengan harga pantas.
b. Memperluas jaringan pasar penjualan yang menjangkau setiap kota penting ditanah air.
c. Memberi pelayanan terbaik kepada mitra usaha maupun pelanggan. d. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dari waktu ke waktu
e. Meningkatkan pelayanan dan pendistribusian barang.
f. Membuka gudang cabang ditiap-tiap daerah supaya pendistribusian cepat dan lancer.
30
MOTTO Perusahaan PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung
M emahami dan mencintai tugas dan kepercayaan yang diberikan perusahaan A sih asah dan asuh adalah pedoman kerja kita bersama
H adir dengan kesiapan sikap mental yang positif
A atualisasi selalu visi dan misi perusahaan dengan bijaksana
R amah dan jujur dengan penuh inisiatif dalam menjalankan tugas atau pekerjaan
U payakan selalu keserasian dan keharmonisan dalam suasana bekerja P atuh dan konsisten dalam melaksanakan setiap peraturan perusahaan A sset perusahaan perlu dijaga dan dipelihara dengan baik.
G embira dan penuh dengan kehangatan dalam bekerja A tasi setiap masalah dengan penuh kesabaran
T ekun dan tingkatkan prestasi dalam bekerja R Aihlah kesuksesan setinggi-tingginya
A Khirnya senantiasa bersyukur dan berteri makasih atas nikmat yang diberikan
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan PT Maharupa Gatra (MG) Bandung
31
apabila ia diperlakukan secara profesional melalui sentuhan tangan pemimpin yang mengerti tentang hakekat organisasi.
Penyusunan organisasi yang dilakukan dengan baik dan benar memiliki arti penting bagi pemimpin, karena bermanfaat dalam hal memperjelas dan menguraikan arus pekerjaan, menyediakan pedoman bagi pelaksanaan kerja individual, membantu menyusun perencanaan dan pengawasan, membuat kisi-kisi kegiatan serta memfokuskan usaha melalui kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pencapaian tujuan. Berikut ini adalah struktur organisai PT Maharupa Gatra (MG) Bandung
Bag. Gudang
Bag. Pengiriman
Bag. Administrasi
Bag. Pembelian
Wk Kep. Cabang
Kep. Cabang
Bag. Persediaan
Bag. Pembukuan
32
3.1.4. Deskripsi Tugas
Dari setiap bagian, mempunyai deskripsi tugas masing - masing maka untuk memperjelas deskripsi tugas yang berhubungan dengan proses pengelolaan data barang pada gudang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Tugas Kepala Cabang
a. Mengawasi, memelihara, bahkan langsung mengawasi pelaksanaan atas kelancarandan perkembangan usaha
b. Sebagai pembuat perencanaan, pengawasan dan penilaian
c. Menetapkan kebijakan-kebijakan serta bertanggung jawab untuk melaksanakannya.
2. Tugas Wakil Kepala Cabang
Membantu tugas kepala cabang, menggantikan tugas kepala cabang di perusahaan.
3. Tugas Bagian Pembelian
Melakukan transaksi pembelian barang dengan supplier dengan syarat adanya permintaan barang tertentu dari bagian gudang
4. Tugas Administrasi
33
5. Tugas Bagian Gudang
Menerima barang, menyimpan barang dengan sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tersebut.
6. Tugas Bagian Pengiriman
Menerima barang dari bagian gudang, mengirim barang ke custumer, mencatat bukti penerimaan barang dari konsumen yang harus di lengkapi, dengan pendukung berupa nota, tanda setoran, atau kwitansi
7. Tugas Bagian Keuangan
Mengatur bagian perbelanjaan seefisien dan seefektip mungkin, mencatat keuanggan yang keluar dan yang masuk kedalam kas, mengatur penggajian untuk karyawan.
8. Tugas Bagian Pembukuan
Memberikan data pembelian barang ke bagian database, membuat buku besar.
Adapun deskripsi tugas kerja bagian gudang adalah sebagai berikut : a. Menerima Barang yang baru masuk.
b. Menyiapkan barang tersebut pada tempat yang telah disediakan. c. Mengeluarkan barang sesusai dengan SPK.
d. Mengepak barang yang siap di keluarkan.
e. Memastikan bahwa keadaan barang dalam keadaan baik atau tidak baik.
34
3.2. Metode Penelitian
Metode adalah cara kerja untuk melakukan suatu tindakan, atau suatu kerangka berfikir menyusun gagasan, yang beraturan, terarah dan berkonteks, yang pas dengan maksud dan tujuan. Secara singkas, metode ialah suatu sistem berbuat. Karena berupa sistem maka metode merupakan seperangkat unsur-unsur yang membentuk suatu kesatuan.
Unsur-unsur metode ialah wawasan intelektual, konsep, cara penghampiran persoalan, dan rancang bangun alas data database. Wawasan intelektual berkenaan dengan nalar, tanggap rasa sensation serapan pengalaman, dan ilmu pengetahuan. Cara berkenaan dengan pola berfikir. Alas data ialah cerminan citra tentang kenyataan yang dimiliki seorang penelitian, atau serapan penelitian tentang kenyataan. Alas data dirancang bangun sedemikian rupa agar semua data yang terkumpul dapat dialoksikan kepada kedudukan atau fungsinya yang sepadan menurut maksud dan tujuan penelitian.
35
3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian ini termasuk kedalam penelitian yang bersifat deskriptif. Penelitian deskriftif adalah penelitian yang bertujuan untuk memperoleh ciri-ciri variable, dimana dalam penelitian ini adalah untuk memperoleh gambaran tentang kinerja program yang dirancang dan di implementasikan kepada pengguna (user) dengan pendekatan studi kasus pada PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan untuk pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara :
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah data yang diperoleh melalui pengamatan, wawancara, observasi.
a. Wawancara
Yaitu penulis melakukan wawancara langsung dengan pegawai PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung dan mencatat segala data yang diperlukan terutama dalam kegiatan penginputan barang.
b. Observasi.
36
c. Kuesioner
Kuesioner adalah kuesioner yang mampu mengukur yang seharusnya diukur dan kuisioner tersebut harus menyatakan sesuatu yang konsisten yang lagi diteliti di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Penulis mengambil data-data yang berhubungan dengan skripsi di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung untuk dijadikan bahan dalam penyusunan skripsi. Dokumentasi yang didapat pada PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung sebagai berikut:
1. Dokumen data barang (surat jalan) di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung
2. Profil serta struktur organisasi PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
3. Dokumen data pegawai PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung.
3.2.3. Metode Pendekatan Sistem dan Pengembangan Sistem
37 System / Information
Engineering and Modeling
Software Requirements Analysis
Design
Coding
Testing / Verification
Maintenance
3.2.3.1. Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan metoda Model Waterfall yang merupakan metode yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutusan perangkat lunak.
Gambar. 3.2. Metode Pengembangan Waterfall
38
Roger S. Pressman memecah model waterfall menjadi 6 tahapan. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman: 1 System / Information Engineering and Modeling.
Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dan sebagainya. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition.
2 Software Requirements Analysis.
Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dan sebagainya. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan.
3 Design.
Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding
39
4 Coding.
Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
5 Testing / Verification.
Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.
6 Maintenance.
40
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang untuk ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahannya, kesempatan-kesempatan dan hambatan yang terjadi dalam kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Perancangan sistem adalah proses perancangan, pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk sistem yang akan dibentuk.
Dalam perancangan suatu sistem diperlukan beberapa alat Bantu. Alat Bantu ini merupakan refresentasi grafik yang dapat mempermudah dalam menggambarkan komponen-komponen yang ada, proses yang terjadi dan membuat usulan pemecahan masalah secara logika. Alat Bantu yang digunakan diantaranya Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD) dan Kamus Data. 1. Flow Map
Flow Map merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagian ini menjelas urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjalan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini.
2. Diagram Konteks
41
sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
3. Data Flow Diagram
Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:68). Arus data merupakan tempat mengalirnya informasi dan digambarkan dengan garis yang menghubungkan komponen dari sistem. Arus data ditunjukkan dengan arah panah dan garis diberi nama atas arus data yang mengalir. Arus data ini mengalir di antara proses, data store dan menunjukkan arus data dari data yang berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem.
4. Kamus Data
Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:70). Kamus Data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu system informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada DFD, bersifat global dan hanya menunjukan nama arus datanya saja. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Nama arus data
42
b. Alias
Alias atau nama lain dari data, untuk menyatakan nama lain dari dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.
c. Bentuk data
Bentuk data dapat dipergunakan untuk mengelompokkan kamus data ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
d. Arus data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju.
e. Penjelasan
Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
43
Dalam Perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal. Tahap normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF, karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.
b. Tabel Relasi
Menurut Al-bahra binlajamudin (2005:142). Tabel relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan yang lainnya, berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi beberapa macam hubungan yaitu, One-To-One mempunyai pengertian setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua. a. One-To-Many
Mempunyai pengertian setiap basis data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua.
b. Many-To-Many
Mempunyai pengertian satu baris atau lebih data pada tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel kedua.
3.2.4. Pengujian Software
Menurut Al-bahra bin Lajamudin (2005:351). Pengujian Perangkat Lunak adalah proses
menjalankan dan mengevaluasi sebuah perangkat lunak secara manual maupun otomatis
untuk menguji apakah perangkat lunak sudah memenuhi persyaratan atau belum dan
44
Faktor-faktor pengujian yang dilakukan meliputi:
1. Kebutuhan yang berkaitan dengan penanganan keluhan pelanggan. 2. Pendefinisian spesifikasi fungsional
3. Penentuan spesifikasi kegunaan 4. Penentuan kebutuhan portabilitas 5. Pendefinian antar muka sistem.
Pengujian Black Box
Menurut Al-Bahra bin Ladjamudin (2005:360). Pengujian black-box berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Dengan demikian, pengujian black-box memungkinkan perekayasa perangkat lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua persyaratan fungsional untuk suatu program. Pengujian black-box bukan merupakan alternatif dari teknik white-box, tetapi mengungkap kelas kesalahan dari pada metode white-box. Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :
a. Fungsi yang tidak benar atau hilang, b. Kesalahan interface,
c. Kesalahan dalam stuktur data atau akses database eksternal, d. Kesalahan kinerja,
e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
45
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Sebelum melakukan perancangan sistem, diperlukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Tujuan dari analisis dan evaluasi sistem adalah untuk menganalisis sistem pengelolaan data serta pengembangan sistem melalui perbaikan sehingga Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung ini dapat menghasilkan informasi data yang akurat.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis yang menguraikan secara rinci dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Keluar Masuk Barang, adapun deskripsinya sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Pemesanan Barang Fungsi : Untuk pemesanan barang Sumber : Bagian gudang
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang
46
Atribut : No.SJ, Kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga barang.
2. Nama Dokumen : Daftar Barang Masuk
Fungsi : Untuk daftar barang masuk ke gudang Sumber : Bagian gudang
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima
Rangkap : 3
Atribut : No.SJ, Kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga barang
3. Nama Dokumen : Daftar Barang Keluar
Fungsi : Untuk mencatat barang yang keluar Sumber : Bagian gudang
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar
Rangkap : 3
Atribut : No.SJ, Kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga barang
4. Nama Dokumen : SJ (Surat Jalan)
47
Sumber : Supplier Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang
Rangkap : 2
Atribut : No.SJ, Nama barang, jumlah, No.SJ, Kd supplier, tgl, tanda tangan penerima, tanda tangan
pengirim.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur yang sedang berjalan menunjukan aliran data yang ada pada sistem yang sedang berjalan di Gudang PT. Maharupa Gatra (MG) Bandung. Flowmap merupakan bagan alir yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem. Prosedur sistem informasi keluar masuk barang di deskripsikan sebagai berikut :
a. Proses Barang Masuk
1. Gudang membuat surat pemesanan barang kepada supplier.
2. Supplier kemudian mengecek surat permintaan barang dari gudang.
48
4. Selanjutnya bagian administrasi gudang membuat laporan barang masuk.
5. Bagian gudang mengecek barang dan surat jalan dan selanjutnya menjadikan daftar masuk barang digudang.
b. Proses Barang Keluar
1. Bagian administrasi menerima order barang masuk dari toko.
2. Bagian administrasi gudang mengecek surat jalan (SJ) yang masuk kegudang sebagai permintaan barang.
3. Bagian administrasi gudang membuat surat jalan untuk diserahakan ke toko.
4. Bagian administrasi .mencocokan surat jalan (SJ) dari supplier beserta barang yang dipesan dan mencatat dan dijadikan barang keluar.
5. Bagian administrasi membuat laporan barang keluar.
6. Selanjutnya bagian administrasi gudang membuat laporan barang keluar.
49
Gambar 4.1 Diagram Flowmap Proses Barang Masuk Yang Sedang Berjalan Surat jalan dan
50
Persediaan barang Surat pemesanan
barang
Administrasi Gudang Supplier
Daftar barang
51
4.1.2.2. Diagram Kontek
Surat Jalan
SUPPLIER Surat Pemesanan TOKO
Barang
Gambar 4.3. Diagram Konteks Yang Sedang Berjalan ADMINISTRASI
52
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Berdasarkan hasil analisa penulis terhadap sistem pengolahan data informasi yang sedang berjalan proses sistem keluar masuk barang di perusahaan tersebut sudah tertata dengan rapi, tapi masih ada kekurangan, Setelah mengetahui sistem yang ada saat ini, penulis meyimpulkan sebagai berikut :
Tabel 4.1. Evaluasi Sisitem Yang Berjalan
No Permasalahan Penyelesaian
1. Kurang efektif dalam pengelolahan data yang masih dikerjakan dengan cara mencatat data menggunakan buku besar atau masih dilakukan secara manual.
Membuat Sistem Informasi Keluar Masuk Barang menjadi terkomputerisasi, sehingga data-data yang rusak dan hilang bisa di minimalisir.
2. Kurang efisiennya waktu yang dibutuhkan untuk proses pembuatan laporan barang masuk dan barang keluar dari dalam gudang.
Dengan membuat Sistem Informasi Keluar Masuk Barang yang komputerisasi dapat mempermudah pembuatan laporan barang masuk dan barang keluar sehingga tidak akan memakan waktu yang lama. 3. Keterlambatan informasi keluar
masuk barang di gudang yang mengakibatkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan.
53
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan rencana rancangan sistem terhadap sistem yang sedang berjalan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini bertujuan untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem yang sedang berjalan guna memudahkan system Keluar Masuk barang. Sistem yang dirancang adalah sistem komputerisasi tujuannya supaya petugas bisa melakukan proses dengan lebih mudah.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Sistem informasi Keluar Masuk Barang yang diusulkan di Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung adalah sistem komputerisasi yang diharapkan mampu memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan memudahkan bagi para petugas gudang. Dengan adanya Sistem Informasi Keluar Masuk barang ini para pegawai tidak perlu lagi kerepotan dalam pekerjaannya. Sistem ini bisa mempercepat kinerja semua bagian dalam perusahaan.
4.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
54
4.2.3.1 Flow Map Rancangan
Flowmap merupakan bagan yang menunjukan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan, menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
1. Proses Barang Masuk
a. Gudang membuat surat pemesanan barang kepada supplier.
b. Supplier kemudian mengecek surat permintaan barang dari gudang.
c. Selanjutnya bagian administrasi gudang membuat laporan barang masuk.
d. Bagian gudang mengecek barang dan surat jalan dan selanjutnya menjadikan daftar masuk barang digudang.
2. Proses Barang Keluar
a. Bagian administrasi gudang mengecek surat jalan (SJ) yang masuk kegudang sebagai permintaan barang.
b. Bagian administrasi gudang membuat surat jalan untuk diserahakan ke toko.
55
Supplier Administrasi Gudang Toko
Flow Map Proses Barang Masuk Yang di Usulkan
Buat Nota
Gambar 4.5 Diagram Flow Map Proses Barang Masuk Yang di Usulkan
56
Flow Map Proses Barang Keluar Yang di Usulkan
57
Flow Map Proses Barang Retur Yang di Usulkan
Gambar 4.7 Diagram Flow Map Proses Barang Retur Yang di Usulkan
2
LBR : Laporan Barang Retur
2 : Proses Barang Keluar
58
4.2.3.2. Diagram Kontek
Surat Jalan
Gambar 4.8. Diagram Konteks Yang di Usulkan
ADMINISTRASI
4.2.3.3. Data Flow Diagram
SUPPLIER TOKO
Gambar 4.9. Data Flow Diagram Level 0 Yang di Usulkan
59
Gambar 4.10. Data Flow Diagram Level 1 Yang di Usulkan
ADMINISTRASI
60
1. Nama dokumen : Daftar Permintaan Barang
Fungsi : Untuk menulis barang yang akan di order Sumber : Bagian Gudang
Distribusi : Bagian Gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima
Rangkap : 1
Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga
2. Nama dokumen : Surat Jalan (SJ)
Fungsi : Sebagai surat untuk mecocokan barang yang diterima
Sumber : Supplier
Distribusi : Bagian Gudang
Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang
Rangkap : 2
Atribut : No SJ, nama barang, jml, kd supplier, tgl, ttd penerima, ttd pengirim
3. Nama dokumen : Daftar Barang Masuk
Fungsi : Untuk menulis barang yang masuk Sumber : Bagian Gudang
Distribusi : Bagian Gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima
61
Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga.
4. Nama Dokumen : Daftar Barang Keluar
Fungsi : Untuk mencatat barang yang keluar Sumber : Bagian penjualan
Distribusi : Bagian Gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar
Rangkap : 1
Atribut` : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga
5. Nama dokumen : Laporan Barang Keluar Fungsi : Sebagai laporan barang keluar Sumber : Bagian Gudang
Distribusi : Bagian Manajer
Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar
Rangkap : 3
Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, jumlah, harga
6. Nama dokumen : Daftar Persediaan Barang
Fungsi : Untuk menulis barang masuk dan barang keluar Sumber : Bagian persediaan
62
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima dan barang yang keluar
Rangkap : 1
Atribut : No SJ, kode barang, nama barang, satuan, stock, harga
5.2.4. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data merupakan perancangan yang digunakan untuk pembuatan dan penyimpanan data kedalam sistem yang terdiri dari beberapa file,
dalam perancangan Basis Data ini akan dibahas mengenai normalisasi, ERD, relasi tabel, dan struktur file.
5.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya yang berfungi untuk menghilangkan redudansi data, menentukan key yang unik untuk mengakses data atau merupakan pembentukan relation sedemikian rupa sehingga database
tersebut mudah dimodifikasi. a. Tujuan dari Normalisasi
- Untuk menghilang kerangkapan data. - Untuk mengurangi kompleksitas.
63
b. Proses Normalisasi
- Data diuraikan dalam bentuk table, selanjutnya dianalisis berdasarkan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.
- Apabila table yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu, maka table tersebut perlu dipecah menjadi beberapa table yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.
c. Tahapan Normalisasi
Tahap Normalisasi dimulai dari tahap paling ringan (1NF) hingga paling ketat (5NF). Biasanya hanya sampai pada tingkat 3NF atau BCNF karena sudah cukup memadai untuk menghasilkan tabel-tabel yang berkualitas baik.
Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk tidak normal merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, bisa saja tidak lengkap atau terdupllikasi. Semua data dikumpulkan sesuai dengan saat menginput. Berikut ini merupakan bentuk tidak normal dari sistem Keluar Masuk Barang.
{Kode_barang, nama_barang, jumlah_barang, no_urut, no_artikel, nama_barang, jumlah, no_artikel, nama_barang, jumlah, harga_satuan, jumlah_harga, kode_barang, no_artikel, nama_barang, jumlah_barang, harga_satuan }.
Bentuk Normal Pertama (First Normal Form/1FN)
64
Berikut merupakan bentuk normal dari Sistem Informasi Keluar Masuk Barang.
{Kode_barang, nama_barang, jumlah_barang, no_urut, no_artikel, harga_satuan, jumlah_harga}
Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form/2NF)
Relasi dikatakan memenuhi kaidah normal tingkat kedua jika memenuhi kaidah 1NF dan atribut bukan kunci harus bergantung pada atribut kunci. Pada bentuk normal tingkat kedua , semua atribut bukan kunci harus tergantung total pada semua atribut kunci, karena pada pembuatan bentuk normal kedua harus ditentukan dulu atribut kuncinya. Selanjutnya untuk penulisan atribut kunci diberi tanda garis bawah atau bintang.
Surat Pemesanan Barang :
{Kode_barang*, nama_barang, jumlah_barang, no_urut, no_artikel**, harga_satuan, jumlah_harga}
barang:
{kode_barang*, nama_barang, jumlah_barang} Surat Masuk Barang :
{ no_artikel *, kode_barang**, no_urut, harga_satuan , nama_barang, jumlah}
Surat Jalan :
{ No_artikel*, kode_barang**, nama_barang, jumlah, harga_satuan, jumlah_harga }
65
{Kode_barang*, no_artikel**, nama_barang, jumlah_barang, harga_satuan}
Keterangan : * : Primery key ** : Foreign key
5.2.4.2. Relasi Tabel
Basis data yang dirancang untuk Sistem Informasi Keluar Masuk barang menyimpan data-data antara lain : data barang, data Keluar Masuk barang, data pengiriman barang, dan data bukti pengiriman barang. Relasi dari data-data tersebut dapat dilihat dari hubungan tabel-tabel pada gambar berikut :
Relasi Table
66
5.2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD terbentuk dari entitas dan relasi sehingga dalam hal ini ERD merupakan himpunan entitas-entitas dan himpunan relasi yang dideskripsikan lebih jauh melalui sejumlah atribut-atribut yang menggambarkan seluruh fakta dari sistem yang ditinjau, adapun ERD Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung adalah sebagai berikut :
Toko Meminta
Supplier
N I
I I
Mengesahkan Administrasi
Gudang
Gambar 4.12. ERD
5.2.4.4. Struktur File
Struktur file adalah penggambaran tentang file-file dalam tabel sehingga dapat dilihat bentuk file-file tersebut baik field-fieldnya, tipe datanya serta ukuran dari data tersebut. Berikut ini adalah struktur file pada Sistem Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung :
Tabel 4.3. Input Barang
67
Jenis_Barang Varchar 8 *
Artikel_Barang Varchar 50
Nama_Barang Varchar 4
Harga_Barang Varchar 8
Stock_Barang Varchar 50
Tabel 4.4. Pemesanan Barang
Field Name Type Size Key
No_Pemesan Varchar 10 *
Nama_Gudang Varchar 20
Nomor_Nota Varchar 10
Nomor_Artikel Varchar 10
Satuan_Barang Varchar 45
Jenis_Barang Varchar 5
Jumlah_Pesen Varchar 10
Jumlah_Harga Varchar 20
68
Stok Varchar 20
Total_Rp Varchar 20
Tabel 4.5. Supplier
Field Name Type Size Key
Kode_Pemasok Varchar 10 *
Nama_Pemasok Varchar 3
Alamat_Pemasok Varchar 6
Telepon_Pemasok Varchar 5
Tabel 4.6. Barang Masuk
Field Name Type Size Key
No_Pemesan Varchar 10 *
Nama_Gudang Varchar 20
Nomor_Nota Varchar 10
Nomor_Artikel Varchar 10
Satuan_Barang Varchar 45
69
Jumlah_Pesen Varchar 10
Jumlah_Harga Varchar 20
Jumlah_Masuk Varchar 20
Stok Varchar 20
Total_Rp Varchar 20
Tabel 4.7. Barang Keluar
Field Name Type Size Key
Nomor_Nota Varchar 10 *
Jenis_Nota Varchar 20
Nama_Toko Varchar 10
Nomor_Artikel Varchar 10
Nama_Barang Varchar 45
Jenis_Barang Varchar 5
Jumlah_Pesen Varchar 10
Jumlah_Harga Varchar 20
70
Stok Varchar 20
Total_Rp Varchar 20
5.2.4.5. Kodifikasi
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukan data kedalam komputer dan untuk mengambil informasi yang berhubungan dengannya. Adapun rancangan kodefikasi dari Sistem Informasi Keluar Masuk Barang Pada Gudang di PT. MAHARUPA GATRA (MG) Bandung adalah sebagai berikut :
1. No artikel
Format : aaabbccdd
Aaa : 3 digit menunjukan kode gudang
Bb : 2 digit menunjukan kode barang
Cc : 2 digit menunjukan stok
Dd : 3 digit menunjukan kode input barang
Contoh format : 002156010
5.2.5. Perancangan Antar Muka
71
tersebut, untuk lebih jelasnya bisa dilihat tampilan-tampilan dari beberapa halaman form sebagai berikut:
5.2.5.1. Struktur Menu
Berikut tampilan menu utama perancangan antar muka: Login
Gambar 4.13. Perancangan Menu Aplikasi 5.2.5.2. Perancangan Input
Struktur menu adalah rancangan menu utama dari sebuah program yang berisikan tampilan menu utama seperti terlihat dibawah ini. Tampilan menu Login:
