Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang(Rin Rin Meilani Salim) | 179
Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi
Persediaan Barang untuk Bagian Gudang
Rin Rin Meilani Salim
Program Studi S-1 Sistem Informasi, STMIK Mikroskil Jl. Thamrin No. 140 Medan 20212, (061)4573767
rinrin.meilani@mikroskil.ac.id
Abstract - The difficulty of the warehouse in managing inventory that are easily damaged, expired, lost, management of goods receipts, expenditure of goods, and a list of goods that have reached the minimum stock. Through an information system for inventory management, the warehouse will be helped in managing all transactions in and out of goods in the warehouse and can monitor all inventory items to avoid undesirable things such as loss of goods, damage and expiration. Information Systems Management Inventory is built using the System Development Lifecycle methodology. This information system is built with features that can be customized as needed so that it can be used generally by many agencies that need it.
Keywords: inventory system, inventory information system, warehouse system
Abstrak- Sulitnya bagian gudang dalam mengelola stok barang yang mudah rusak, kadaluarsa, hilang, manajemen penerimaan barang, pengeluaran barang, dan daftar barang yang sudah mencapai stok minimum. Melalui sistem informasi untuk manajemen persediaan barang maka bagian gudang akan terbantu dalam mengelola seluruh transaksi keluar masuknya barang di gudang dan dapat memantau seluruh persediaan barangnya untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti hilangnya barang, rusak dan kadarluarsa. Manajemen Sistem Informasi Persediaan ini dibangun menggunakan metodologi Siklus Hidup Pengembangan Sistem. Sistem informasi ini dibangun dengan fitur yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan sehingga dapat dipakai secara umum oleh banyak instansi yang membutuhkan.
Kata kunci: sistem persediaan, sistem informasi persediaan, sistem gudang 1. PENDAHULUAN
Sistem informasi digunakan di berbagai bisnis, lembaga dan instansi. Perkembangan penggunaan sistem informasi dalam mendukung kegiatan bisnis, kegiatan kelembagaan hingga instansi berpengaruh besar pada kemudahan, ketelitian dan kecepatan. Dalam bisnis, dari toko hingga perusahaan besar memanfaatkan sistem informasi dalam mendukung kinerja, olah data dan pencatatan data untuk meningkatkan pelayanan kepada pelangan. Salah satu bagian yang penting dalam usaha atau bisnis yang dijalani adalah pengelolaan persediaan barang. Hampir semua jenis bisnis akan mengelola barang persediaan. Staf gudang memiliki tanggung jawab yang begitu besar terhadap manajemen stok barang. Sering kali terjadi masalah pada hilangnya barang, tidak terdata dengan baik barang yang sudah kadarluasa, barang yang mudah rusak dikarenakan data barang yang banyak dan tidak terorganisir dengan baik. Masuknya barang atau penerimaan barang hingga pengeluaran barang perlu dicatat dengan lengkap siapa staf yang menangani proses tersebut sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab
Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang(Rin Rin Meilani Salim) | 180 saat itu. Masalah lainnya sering muncul adalah pihak gudang sulit mengetahui barang yang sudah mencapai stok minimum sehingga harus dilakukan permintaan pemesanan kepada bagian pembelian. Tanpa manajemen sistem informasi untuk persediaan maka sulit untuk bagian persediaan mengelola barang.
Pemanfaatan sistem informasi untuk mengelola persediaan barang memegang peranan penting. Melalui sistem ini, tentunya kita dapat memantau barang masuk, keluar, hilang, mudah rusak, barang sudah mencapai stok minimum dan banyak lagi. Tanpa pemanfaatan sistem informasi, tentunya pengolahan data persediaan barang secara semi terkomputerisasi akan menimbulkan kesulitan dan lambat dalam pengelohan data hingga pembuatan laporan. Melalui sistem informasi ini diharapkan dapat membantu dalam manajemen pengelolaan barang pada bagian gudang. Sistem informasi ini dibangun dengan fitur yang dapat kustomisasi sesuai kebutuhan sehingga dipakai secara umum oleh banyak instansi yang membutuhkan.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang untuk Bagian Gudang dibangun menggunakan metodologi SDLC (System Development Life Cycle). Metodologi ini adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan penganalisis dan pemakai secara spesifik. Tahapan dari siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 1 [2]. Pada penelitian ini, penulis hanya melaksanakan metodologi ini hingga tahap kelima.
Gambar 1. Tahapan System Development Life Cycle a. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Mengelola barang di gudang merupakan tanggung jawab yang besar. Sering terjadi berbagai masalah di gudang dalam pengelolaannya seperti banyaknya barang yang mudah rusak, kadarluarsa dan hilang. Tentunya barang-barang harus terpantau dengan baik untuk menghindari masalah ini. Dalam penerimaan barang dan pengeluaran barang juga harus dicatat dengan baik dan wajib tercatat staf yang melakukan transaksi tersebut. Di samping itu, pihak gudang wajib memantau pergerakan barang sehingga barang yang mencapai stok minimum harus segera dilakukan pemesanan kembali kepada
Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang(Rin Rin Meilani Salim) | 181 pihak pembelian. Manajemen pengelolaan persediaan ini tentunya harus tercatat dengan baik dan laporan harus diolah dengan cepat agar semua masalah tersebut dapat diselesaikan. Melalui penggunaan sistem informasi, penulis yakin adanya peluang untuk meningkatkan kinerja yang lebih cepat, teliti dan mengatasi masalah-masalah tersebut. Dengan adanya sistem informasi, seluruh transaksi dapat dilacak untuk mencari berbagai permasalahan yang terjadi.
b. Menentukan syarat-syarat informasi
Penulis mencoba mengumpulkan berbagai informasi dan permasalahan yang sering terjadi di bagian gudang. Penulis kemudian menganalisis dokumen-dokumen yang digunakan di bagian gudang. Salah satunya adalah penggunaan kartu stok yang masih dicatat manual, tentunya hal ini menimbulkan masalah. Dengan pencatatan melalui kertas maka kertas harus dijaga dengan baik agar staf tidak sembarangan mencatat atau memanipulasi kartu stok. Tidak terdata siapa yang melakukan penerimaan dan pengeluaran barang sehingga sulit mencari penanggung jawab jika terjadi masalah. Menggunakan kartu stok maka staf akan melakukan rekap manual dan menghitung kembali stok yang tersedia. Melalui penggunaan sistem informasi menangani hal ini akan lebih efektif dan efisien.
Gambar 2. Kartu Stok c. Menganalisis kebutuhan
Sistem Informasi dirancang untuk dapat dipakai oleh lebih dari satu pengguna, dimana untuk fitur yang boleh diakses pengguna sistem dapat diatur oleh pemilik melalui menu hak akses. Fitur yang dikembangkan antara lain:
1. Input meliputi : Hak akses, data tipe persediaan, kategori barang, data gudang, data rak, data satuan, data barang, data pemasok barang, data penyesuaian barang, data penerimaan barang, data pengeluaran barang, pengajuan permintaan pembelian, dan data pindah barang.
2. Proses meliputi : pengelolaan data barang, pengelolaan penyesuaian barang, pengelolaan keluar dan masuk barang.
3. Output meliputi : Laporan barang yang mudah rusak, Laporan barang kadaluarsa, Laporan penyesuaian barang, Laporan penerimaan barang, Laporan pengeluaran barang, Daftar barang yang mencapai stok minimum, Laporan permintaan pembelian, dan laporan pindah barang.
Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang(Rin Rin Meilani Salim) | 182 d. Merancang sistem yang direkomendasikan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan maka pada tahapan ini penulis merancang sistem yang direkomendasikan, mulai dari perancangan masukan, keluaran, dan basis data berdasarkan kebutuhan agar dapat dipakai secara umum.
e. Mengembangkan dan Mendokumentasikan perangkat lunak
Pada tahapan ini, sistem informasi akan dikembangkan menggunakan Bahasa Pemrograman Visual Basic .NET dan basis data menggunakan Microsoft SQL Server 2012. Setelah sistem informasi selesai dikembangkan, penulis kemudian membuat dokumentasi panduan penggunaan sistem.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Berikut ini adalah beberapa tampilan dari Sistem Informasi Persediaan yang dibangun:
Data barang mencatat nama barang, tipe persediaan (bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi), kategori barang (misalnya ac, besi, dll), gudang (memungkinkan untuk memiliki beberapa gudang), rak (lokasi tempat penyimpanan barang di gudang), kategori barang mudah rusak atau tidak, stok minimum agar bisa diketahui kapan re-order point, stok maksimum (agar pemesanan tidak melebihi kapasitas gudang dan barang tidak akan menumpuk), tanggal kadaluarsa, kuantitas dan satuan (kg, pcs, dll).
Gambar 3. Form Data Barang
Data penyesuaian persediaan digunakan ketika terjadi barang yang hilang atau ketika melakukan pengecekan stok terjadi perbedaan antara stok barang di gudang dengan stok komputer.
Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang(Rin Rin Meilani Salim) | 183 Gambar 4. Form Data Penyesuaian
Data penerimaan barang digunakan untuk mencatat penerimaan barang dari pemasok yang masuk ke gudang. Pada form ini, sistem akan langsung mencatat siapa yang memasukkan data tersebut ke dalam sistem, dimana pengguna yang menginput data adalah orang yang bertanggung jawab atas data yang dimasukkan.
Gambar 5. Form Data Penerimaan Barang
Daftar barang yang mencapai stok minimum digunakan bagian gudang untuk memantau stok barang dimana barang yang sudah mencapai stok minimum perlu dilakukan pemesanan kembali ke pemasok sehingga tidak terjadi kekurangan barang di gudang.
Rancang Bangun Manajemen Sistem Informasi Persediaan Barang(Rin Rin Meilani Salim) | 184 Gambar 6. Daftar barang yang mencapai stok minimum
4. KESIMPULAN
Dengan adanya sistem informasi persediaan ini akan membantu pihak gudang dalam manajemen barang. Sistem akan dapat mencatat siapa saja yang menginput seluruh transaksi, sehingga jika hal yang tidak diinginkan terjadi maka transaksi dapat dilacak kembali. Daftar barang yang mudah rusak dan kadaluarsa akan mudah dikelola dan dipantau. Di samping itu, pihak gudang akan mudah melihat data stok yang mencapai stok minimum dan melakukan permintaan pemesanan kepada pembeli. Penelitian ini dapat dikembangkan lagi ke tahap selanjutnya dengan mensinkronisasi sistem persediaan bagian gudang dengan bagian pembelian.
DAFTAR PUSTAKA
[1] K.E. Kendall, J. E. Kendall, “Analisis dan Perancangan Sistem”, Alih Bahasa Oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid 1, Edisi Ke-5, Penerbit Indeks, Jakarta, page 11-15, page 263-456, 2010.
[2] Lesmana, Rudi. 2017. Sistem Pelayanan Jasa Servis Motor Berbasis SMS Gateway Dengan Menerapkan Metode CRM (Studi Kasus Bengkel AHASS As Putra Motor). Universitas Kuningan. [3] M. and O. Muslihudin, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Model
Terstruktur dan UML. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset, 2016.
[4] A. Kadir, Pengenalan sistem informasi, Revisi. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset, 2016.
[5] S. and Putratama, Pemrograman Web dengan Menggunakan PHP dan Framework Codeigniter. DeePublish, 2016.
