Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Administrasi Pemerintahan
Dasar hukum
Definisi SOP
Manfaat SOP
Jenis-jenis SOP
Prinsip-prinsip penyusunan SOP
Siklus Penyusunan SOP
Strategi Penyusunan SOP
Pola Penyusunan SOP
Contoh penyusunan SOP
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No.
35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Adminsitrasi Pemerintahan.
Peraturan Walikota Tasikmalaya Nomor 59
Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintahan di Lingkungan Pemerintah
SOP
adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi,
BAGAIMANA
dan
KAPAN
harus dilakukan,
DIMANA
dan
OLEH
SIAPA
dilakukan
(Permen PAN dan RB No. 35 Tahun
2012)
SOP
Administrasi Pemerintahan
adalah
SOP dari berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan yang sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku;
Administrasi Pemerintahan
adalah
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan
fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh
Standarisasi metode
Mengurangi human error
Efisiensi dan efektivitas tugas
Kemandirian pegawai
Melindungi pegawai dari
tuntutan hukum
Level
Organisa
si
Akuntabilitas pelaksanaan tugas
Standar kinerja yang konkrit
Jaminan penyelenggaraan
pemerintahan
Informasi kualifikasi kompetensi
pegawai
Identifikasi gap kompetensi
Informasi beban tugas seorang
pegawai
Menghindari tumpang tindih
pelaksanaan tugas
Level
Masyarak
at
Penelusuran kesalahan
prosedural
Menjamin konsistensi
pelayanan masyarakat
SOP Teknis
Adalah prosedur kerja yg
sangat rinci
dari kegiatan
yg dilakukan oleh
satu orang aparatur
Contoh: SOP Pemeliharaan Kendaraan, SOP
Pemasangan Infus, SOP Pemberian Disposisi.
SOP Administratif
Prosedur standar yg bersifat
umum
& dilakukan
lebih
dari 1 orang pelaksana
Contoh: SOP Pelayanan Pasien, SOP Penanganan
SOP Makro
Adalah SOP yg mencakup beberapa SOP Mikro.
Berisi gambaran kegiatan secara tidak langsung.
SOP Mikro
Adalah SOP yang merupakan bagian dari sebuah
SOP Makro. Berisi pelaksanaan kegiatan
sebenarnya.
SOP Makro
SOP Mikro
SOP Pengelolaan
Surat
1. SOP Pengagendaan Surat Masuk;
2. SOP Pemberian Tanggapan thd
Surat Masuk;
SOP Final
Adalah SOP yg telah menghasilkan produk utama yg
paling akhir atau final.
SOP Parsial
Adalah SOP yg baru menghasilkan produk
antara/sementara.
SOP Final
SOP Parsial
SOP Pengelolaan Surat SOP Pengagendaan Surat
Masuk
SOP Generik
Adalah SOP yang memiliki kesamaan dari segi
kegiatan, tahapan, & pelaksananya antar unit kerja
yang berbeda.
Contoh: SOP Penerbitan SPM, SOP Pengelolaan
Keuangan.
SOP Spesifik
Adalah SOP yang memiliki perbedaan yang jelas dari
segi kegiatan, tahapan, & pelaksananya dengan unit
kerja lain.
Contoh: SOP Penyelenggaraan Upacara Ngaben,
SOP Pisowanan Ageng Sri Sultan Hamengku
Buwono.
1.Kemudahan dan
kejelasan
2.Efisiensi dan efektivitas
3.Keselarasan
4.Keterukuran
5.Dinamis
6.Berorientasi pada
pengguna
1. Identifikasi seluruh SOP
2. Kelompokkan berdasar fungsi organisasi
3. Standarisasi SOP yang seragam, misalnya:
kelompok aparatur wilayah (Kecamatan,
Kelurahan, Desa); kelompok fungsi pengelolaan
keuangan,
pengelolaan kepegawaian,
Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas
pokok & fungsi
“Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi
jumlah
dan
judul SOP AP
yg dilaksanakan oleh tiap
jabatan di SKPD”
Step 2: Identifikasi Kegiatan
“Lakukan identifikasi mulai dari
jenis kegiatan,
penanggungjawab,
scope
, 3 kegiatan kunci (utama,
awal, & akhir).
Kemudian
breakdown
menjadi
tahapan
kegiatan
yang harus dilalui.”
Contoh Pengisian
22
Tugas
Fungsi
Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output
Aspek
Judul SOP
1
2
3
4
5
6
Nama SKPD: ...
Nama Jabatan: ...
Diisi dgn tugas
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dgn fungsi
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dengan Sub-Fungsi
(Kegiatan) yang merupakan
bagian dari Fungsi yang
ada. Nantinya output bisa
diidentifikasi dari adanya
kegiatan
Diisi dengan Output
yang dihasilkan dari
Fungsi/Sub-Fungsi
yang ada. Dapat
lebih dari satu.
Diisi dengan Aspek yang terkait
dengan Output yang
bersangkutan. Biasanya berupa
fungsi manajemen, misal:
penyusunan, pelaksanaan,
evaluasi, pelaporan, publikasi,
distribusi
Lembar Kerja Identifikasi Judul SOP
Nama SKPD
:
BAPPEDA Kota Tasikmalaya
Nama Jabatan
:
Kasubag
Program
Tugas
Fungsi
Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output
Aspek
Judul SOP
1 2 3 4 5 6
A
melaksanakan pengoordinasian
perumusan dan penyusunan Rencana
Strategis Badan serta rencana kegiatan
Badan;
A.1 A.1.aMelaksanakan penyusunan dokumen
RENSTRA Badan A.1.A.i A.1.A.i.1 1
A.2 A.1.bMelaksanakan penyusunan dokumen
Renja Badan A.1.A.ii A.1.A.i.2 2
B
melaksanakan
pengoordinasian
penyiapan
bahan
perumusan
dan
penyusunan RKPD, KUA dan PPAS
B.1 A.2.aMelaksanakan Penyusunan Dokumen
RKPD A.2.A.i Dokumen RKPD A.2.A.i.1 Penyusunan 3 Penyusunan Dokumen RKPD
A.2.A.i.2 4
Keterangan:
1
Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
2
Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
3
Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
4
Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada)
5
Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi)
6
Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
24
Tim Advokasi PKP2A I LAN
A. Data Kegiatan
1
Judul Kegiatan
:
Isikan dg judul SOP
2
Langkah Awal
:
Apa langkah pertama yg harus dilakukan, dg
mengacu pd Jenis Kegiatan
3
Langkah Utama
:
Merupakan inti dari kegiatan SOP ini
4
Langkah Akhir
:
Apa langkah penutup SOP ini, dg mengacu pada
Jenis Kegiatan
B. Identifikasi Kegiatan
1
Judul SOP
:
Isikan dg judul SOP
2
Jenis Kegiatan
:
Pilih di antara kegiatan RUTIN, PELAYANAN, atau
PENUGASAN
3
Penanggung Jawab
a.
Produk
:
Merupakan pemimpin utk tingkat scope SOP
b.
Kegiatan
:
Merupakan penanggung jawab substantif kegiatan
4
Scope (Ruang
Lingkup)
:
Pada tingkat apa SOP ini dijalankan
Langkah Awal
1
Isikan sama dg Bagian B; Nomor 2. Bisa di-
breakdown
lagi, bila perlu
Langkah Utama
2
Merupakan
breakdown
dari inti kegiatan shg menjadi
‘cerita’ utuh
3
idem
4
idem
Langkah Akhir
5
Isikan sama dg Bagian B; Nomor 4. Tidak bisa
di-breakdown
lagi
Lembar Kerja Identifikasi Kegiatan
A. Data Kegiatan
1 Judul SOP : Penyusunan Dokumen RKPD 2 Jenis Kegiatan : Rutin
3 Penanggung Jawab
a. Produk : Kepala Bappeda Kota Tasikmalaya b. Kegiatan : Kasubag Program
4 Scope (Ruang Lingkup) : Pemerintah Kota Tasikmalaya
B. Identifikasi Kegiatan
1 Judul Kegiatan : Penyusunan Dokumen RKPD 2 Langkah Awal :
Pengumpulan Data usulan kegiatan dari SKPD sebagai hasil dari Musrenbang sektoral dan Musrenbang Tingkat Kecamatan
3 Langkah Utama :
Pelaksanaan Musyawarah perencanaan pembangunan Tingkat Kota
4 Langkah Akhir :
SKPD menerima dokumen RKPD sebagai hasil pelaksanaan Musrenbang.
C. Identifikasi Langkah
Langkah Awal 1 SKPD menyampaikan dokumen usulan hasil Musrenbang Sektoral dan Musrenbang Kecamatan
2 Petugas Verifikasi menerima data usulan dari SKPD Subag. melakukan pengecekkan kelengkapan data yang masuk. Apabila sudah lengkap maka dilakukan rekapitulasi usulan, sebagai bahan musrenbang. Apabila belum lengkap, maka data dikembalikan kepada SKPD untuk dilengkapi.
3 Kasubag Program menelaah hasil rekapitulasi. Apabila sudah benar, maka hasil rekapitulasi diparaf untuk disampaikan kepada Sekretaris Badan. Apabila belum benar, maka dikembalikan kepada petugas verifikasi untuk dilakukan koreksi.
4 Sekretaris Badan memparaf hasil rekapitulasi 5 Kepala Bappeda menandatangani hasil rekapitulasi.
Langkah Utama 6 Kepala Bappeda selanjutnya memimpin pelaksanaan Musyawarah Perencanaan Pembangunan.
7 Pelaksanaan Sidang perbidang yang dipimpin oleh para Kepala Bidang di Bappeda Kota Tasikmalaya, dalam upaya penyepakan usulan-usulan yang diajukan.
8 Kepala bidang menyampaikan dokumen hasil sidang perbidang kepada pimpinan kegiatan Musrenbang (Kepala Bappeda) setelah dilakukan penandatangan dokumen oleh perwakilan bidang.
9 Subag. Program menerima dokumen hasil Musrenbang untuk disusun menjadi dokumen RKPD
26
Tim Advokasi PKP2A I LAN
Nama SKPD
tempat aktivitas
tsb
diselenggarakan
Nama Unit Kerja
tempat aktivitas
tsb
diselenggarakan
Peraturan
yg mdasari
prosedur
SOP
Makro,
Mikro,
Parsial yg
terkait
Penjelasan mengenai
kemungkinan yg tjd bila prosedur
dilaksanakan (atau tidak
dilaksanakan)
Nomor prosedur
sesuai TND
Tanggal
pertama kali
SOP ini dibuat
Tanggal
(rencana) SOP
direvisi
Tanggal mulai
diberlakukan
Pengesahan oleh
penanggungjawb
produk: Nama, NIP, Ttd,
Stempel
Nama prosedur
yang di-SOP-kan
Penjelasan ttg
kualifikasi umum
yang dibutuhkan
Penjelasan
mengenai
daftar
peralatan &
perlengkapan
yg dibutuhkan
Memuat evaluasi
pelaksanaan SOP
Logo K/L/
Pemda
30
DOKUMEN SOP
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP AP )
“Judul SOP AP “
BADAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN DAERAH
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Pemerintah Kota Tasikmalaya
Jl. Letnan Harun No. 1
SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat
langkah demi langkah.
Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti
dengan cepat.
SOP Harus Tetap Mutakhir (Up-to-date), Harus
