RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN BARANG PADA
CV. GIVE ME COLOURS
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: FIRMAN ALEX RAMADANI
NIM
: 11.39010.0015
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
vi ABSTRAK
CV. Give Me Colours merupakan perusahaan yang sedang berkembang pesat di Surabaya dan merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa percetakan. Didirikan pada tahun 2001 dan dipimpin oleh Bapak Rikho Angga Putra selaku eksekutif bisnis yang handal. Adapun produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut adalah berbagai macam produk jenis folding box, stiker, buku, kalendar dan lain-Iain.
Perusahaan ini dalam melakukan pengolahan dan pengontrolan persediaan bahan baku masih belum efisien, atau dengan kata lain sistem yang ada dalam perusahaan tersebut belum sempurna. Hal ini mengakibatkan pemborosan waktu bagi proses kerja personilnya serta kurang efisien dalam pemeliharaan pengadaan bahan.
Setelah mempelajari dan menyadari pentingnya komputer untuk diterapkan pada perusahaan tersebut, maka penulis mengajukan program aplikasi/inventory untuk proses persediaan bahan baku yang ada.
x DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II HASIL SURVEY ... 6
2.1 Identitas Perusahaan ... 6
2.2 Gambaran Umum “CV. Give Me Colours” ... 6
2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 6
2.4 Struktur Organisasi “CV. Give Me Colours” ... 7
2.5 Deskripsi Tugas ... 8
2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 9
2.7 Dokumen Input/Output ... 12
xi
3.1. Sistem ... 13
3.2. Inventory (Persediaan) ... 13
3.3. Proses Pengadaan Persediaan ... 18
3.4. Informasi ... 19
3.5. Analisis Sistem ... 19
3.6. Interaksi Manusia dan Komputer ... 20
3.7. Perancangan ... 21
3.8. Desain Sistem ... 21
3.9. Teknik Wawancara ... 22
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 24
4.1 Analisis Sistem ... 24
4.2 Desain Sistem ... 25
4.3 Data Flow Diagram ... 28
4.4 Entity Relationship Diagram ... 33
4.5 Struktur File ... 34
4.6 Desain Form Input/Output ... 37
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 43
5.1 Teknologi yang dibutuhkan ... 43
5.2 Cara setup program ... 43
5.3 Implementasi dan Pembahasan ... 44
BAB VI PENUTUP ... 54
6.1 Kesimpulan ... 54
6.2 Saran ... 54
DAFTAR PUSTAKA ... 55
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Deskripsi Tugas... 8
Tabel 4.1 Tabel Barang ... 35
Tabel 4.2 Tabel Supplier ... 35
Tabel 4.3 Tabel Pegawai ... 36
Tabel 4.4 Tabel Barang Masuk ... 36
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Give Me Colours ... 7
Gambar 2.2 Document flow permintaan barang ... 9
Gambar 2.3 Document flow penerimaan barang ... 10
Gambar 2.4 Document flow pengeluaran barang ... 11
Gambar 2.5 Dokumen Nota Penjualan... 12
Gambar 4.1 System flow Permintaan Barang ... 25
Gambar 4.2 System flow Penerimaan Barang ... 26
Gambar 4.3 System flow pengeluaran barang ... 27
Gambar 4.4 Context Diagram ... 29
Gambar 4.5 DFD Level 0 ... 30
Gambar 4.6 DFD Level 1 Subproses Transaksi Permintaan Barang ... 31
Gambar 4.7 DFD Level 1 Subproses Transaksi Penerimaan Barang ... 32
Gambar 4.8 DFD Level 1 Subproses Transaksi Pengeluaran Barang ... 32
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram ... 33
Gambar 4.10 Physical Data Model ... 34
Gambar 4.11 Desain Menu Utama ... 37
Gambar 4.12 Desain Form Login... 38
Gambar 4.13 Desain Form Master Barang ... 38
Gambar 4.14 Desain Form Master Pegawai ... 39
Gambar 4.15 Desain Form Master Supplier ... 39
Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Barang Masuk ... 40
xiv
Gambar 4.18 Desain Form Transaksi Permintaan Barang... 41
Gambar 4.19 Laporan Barang Masuk ... 41
Gambar 4.20 Laporan Barang Keluar ... 42
Gambar 4.21 Laporan Data Barang ... 42
Gambar 5.1 Form Menu Utama ... 44
Gambar 5.2 Form Login ... 45
Gambar 5. 3 Form Gagal Login ... 46
Gambar 5.4 Form Master Barang ... 46
Gambar 5.5 Form Master Pegawai ... 47
Gambar 5.6 Form Master Supplier ... 48
Gambar 5.7 Form Transaksi Permintaan Barang ... 48
Gambar 5.8 Form Transaksi Barang Masuk ... 49
Gambar 5.9 Form Transaksi Barang Keluar ... 50
Gambar 5.10 Form Laporan Data Barang... 50
Gambar 5.11 Form Laporan Data Permintaan Barang ... 51
Gambar 5.12 Cetak Laporan Barang Masuk ... 52
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Hasil wawancara ... 56
Lampiran 2. Surat Pernyataan Survei CV. Give Me Colours ... 57
Lampiran 3. Hasil Cetak Laporan Data Barang ... 58
Lampiran 4.Hasil Cetak Laporan Transaksi Permintaan Barang ... 59
Lampiran 5.Hasil Cetak Laporan Transaksi Barang Masuk ... 60
Lampiran 6.Hasil Cetak Laporan Transaksi Barang Keluar ... 61
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Teknologi informasi yang semakin berkembang di berbagai bidang usaha tidak terlepas dari pengaruh teknologi informasi. Dengan demikian semakin banyak para pengusaha yang menerapkan teknologi informasi tersebut dalam mengelola bidang usahanya. Pada suatu perusahaan yang bergerak di bidang produksi, proses barang masuk dan barang keluar merupakan hal yang umum terjadi. Sehingga diperlukan pencatatan barang masuk maupun keluar, apabila proses tersebut masih manual maka akan mempengaruhi efisiensi kerja dan kurangnya keakuratan data.
Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang percetakan offset printing, CV. Give Me Colours tentu saja harus mempunyai infrastruktur yang menunjang dalam memudahkan pertukaran informasi secara cepat untuk mengetahui arus proses masuk dan keluar sebuah bahan produksi
Permasalahan yang dihadapi CV. Give Me Colours saat ini adalah kurang akuratnya data antara jumlah barang di gudang dengan bagian pencatatna barang sehingga menyebabkan selisih jumlah barang serta tumpang tindihnya barang yang disimpan digudang sehingga menyulitkan untuk rekapitulasi data.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang ada pada penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Bagaimana merancang bangun sebuah sistem persediaan barang yang dapat
digunakan oleh pihak/bagian gudang CV. Give Me Colours dalam melakukan transaksi barang masuk dan barang keluar?
b. Bagaimana merancang bangun sebuah sistem persediaan barang secara efektif? c. Bagaimana membuat suatu laporan dari transaksi-transaksi yang ada secara
terkomputerisasi?
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Sistem informasi persediaan yang dibuat pada sistem hanya dibatasi pada proses transaksi barang masuk, barang keluar dan permintaan barang. Sedangkan pada maintenance data master hanya dibatasi pada master pegawai, supplier, dan barang.
b. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi desktop tentang persediaan barang. c. User yang dapat menjalankan aplikasi sistem ini ada 2, yaitu:
1. Administrator yang dapat melakukan maintenance data master barang, pegawai serta supplier pada CV. Give Me Colours
2. Staff Gudang yang dapat melakukan transaksi barang masuk dan barang keluar serta permintaan barang pada CV. Give Me Colours
1.4 Tujuan
Tujuan pada penelitian ini adalah merancang bangun Sistem Informasi Persediaan Barang pada CV. Give Me Colours. Dengan demikian CV. Give Me Colours akan memperoleh informasi mengenai data persediaan barang berdasarkan data persediaan keluar masuk barang sehingga dapat menghasilkan laporan secara tepat, cepat dan akurat.
1.5 Manfaat
Manfaat dari rancang bangun Sistem Informasi Persediaan Barang adalah sebagai berikut :
a. Pemilik
Bagi permilik bermanfaat untuk mengetahui laporan-laporan yang nantinya akan dihasilkan oleh Sistem Informasi Pesediaan Barang dan dapat dijadikan landasan untuk mengambil sebuah keputusan.
b. Bagian Admin
Mempermudah dalam mengetahui jumlah barang yang tersimpan di gudang, dan jumlah barang yang akan dibeli ke pihak supplier. Serta mempermudah dalam mengetahui laporan transaksi persediaan bahan yang dibutuhkan.
c. Bagian Gudang
1.6 Sistematika Penulisan
Didalam penyusunan laporan pada penelitian ini, secara sistematika diatur dan disusun dalam enam bab yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab untuk memberikan gambaran secara menyeluruh terhadap masalah yang sedang dibahas.
Untuk urutan dari bab pertama sampai dengan bab terakhir adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah, inti dari permasalahan yang ada pada perumusan masalah, pembatasan masalah yang menjelaskan batasan-batasan yang dibuat dari sistem sehingga tidak keluar dari pembahasan, tujuan dari penelitian berupa harapan dari hasil yang akan dicapai.
Bab kedua hasil survey membahas tentang gambaran umum mengenai perusahaan, perkembangan perusahaan, dan identitas serta legalitas perusahaan.
Bab ketiga landasan teori membahas tentang teori-teori yang berhubungan dengan kerja praktek yang eliputi konsep dasar sistem informasi, pengantar dan penjelasan tool yang digunakan dalam mendesain sistem dan penjelasan singkat mengenai perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang proses penerapan program pada perusahaan tersebut dan pembahasan dari alur kerja program tersebut. Dilakukan juga proses atau tahap mulai menginstall(memasang) pada sebuah computer yang dipakai diperusahaan
6 BAB II HASIL SURVEY
2.1 Identitas Perusahaan Profil Perusahaan
Nama : CV.Give Me Colours
Alamat : Griya Kebraon Utama VII DE 6 Surabaya No Telp./Hp : (031) – 60474114 / 0856 311 8595
E-mail : GiveMeColours@yahoo.com
Contact Person : Rikho Angga Poetra
Jabatan : Pemilik
Bisnis Utama : Percetakan Offset Printing
2.2 Gambaran Umum “CV. Give Me Colours”
CV Give Me Colours didirikan oleh Rikho Angga Poetra pada awal tahun 2013 dan berlokasi di Griya Kebraon Utama VII DE 6, Surabaya, telp (031) 60474114. Perusahaan ini bergerak pada bidang jasa percetakan offset printing dan multimedia.
Bisnis utama dari perusahaan ini adalah layanan pembuatan id card, pin, kalender, pembuatan album foto kenangan,dll.
2.3 Visi dan Misi Perusahaan 2.3.1. Visi Perusahaan
jasa percetakan terkemuka dan dikenal orang seluruh indonesia yang selalu mengutamakan kepuasan customer serta kualitas terbaik.
2.3.2. Misi Perusahaan
Give Me Colours memiliki misi untuk menjadi perusahaan jasa online dan
offline terpercaya di indonesia, mewujudkan customer lebih mudah dalam
melakukan transaksi di seluruh indonesia serta memberikan layanan yang inovatif, mudah dijankau dan berkualitas untuk mencapai tingkat kepercayaan customer terhadap Give Me Colours
2.4 Struktur Organisasi “CV. Give Me Colours”
Struktur organisasi yang ada pada penelitian di perusahaan ini adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi CV. Give Me Colours Owner
Manager
Staff Art Design
Staff Administrasi
Staff Lapangan
2.5 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh setiap bagian yang bersangkutan. Dapat dilihat pada Tabel 2.1 dibawah ini:
Tabel 2.1 Deskripsi Tugas
No. Bagian / Divisi Keterangan
1 Owner (pemilik) Menerima laporan secara keseluruhan serta mengotorisasi per-setujuan yang diajukan dari manager untuk diberikan kepada Owner.
2 Manager Pelaksana dan penerima laporan dari staff bagian masing- masing pada CV. Give Me Colours.
3 Staff Art Design Bertugas sebagai seseorang yang membuat desain secara kreatif, dan hal-hal lainnya yang berkaitan erat dengan desain. Dalam arti membuat file dari barang pesanan seseorang.
4 Staff Administrasi Bertugas mengatur keuangan dan mencatat segala hal yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan yang masih bersangkutan dengan hal keuangan. 5 Staff Lapangan Bertugas langsung di lapangan untuk
mengantar pesanan ke pelanggan yang dapat terjangkau.
2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
A. Document Flow Permintaan Barang
Dokumen flow Permintaan Barang
NPB : Nota Permintaan Barang Membuat NPB
Gambar 2.2 Document flow permintaan barang
B. Document Flow Penerimaan Barang
Gambar 2.3 Document flow penerimaan barang
C. Document Flow Pengeluaran Barang
Gambar 2.4 Document flow pengeluaran barang
2.7 Dokumen Input/Output
13 BAB III
LANDASAN TEORI
3.1. Sistem
Ada definisi menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Jogianto (2005:2) dengan bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Menurut Azhar Susanto (2004:18) dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulan/group
dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
3.2. Inventory (Persediaan)
Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun perusahaan manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggannya (Freddy Rangkuti, 2001, hal 1).
Pengadaan persediaan harus diperhatikan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses produksi (Agus Ristono, 2008, hal 2).
Banyak cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk menarik minat pelanggan. Salah satunya adalah dengan memberikan sistim diskon pada pembeli yang juga dapat menurunkan biaya-biaya persediaan pada perusahaan. Telah banyak dikembangkan penelitian model persediaan yang mempertimbangkan diskon dan waktu kadaluarsa yang bertujuan untuk meminimalkan biaya total persediaan yang ada.
3.2.1. Pengertian dan Tujuan Persediaan
barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu (Freddy Rangkuti, 2001, hal 1).
Berbagai rumusan tentang definisi persediaan telah banyak dikemukan oleh para ahli, diantaranya definisi yang dikemukakan oleh Starr dan Miller yang menyatakan bahwa persediaan adalah suatu sumber daya yang menggangur (idle resources), akan tetapi sumber daya tersebut mempunyai nilai ekonomis. Nilai ekonomis persediaan timbul karena sumber daya tersebut diperoleh dengan suatu pengorbanan dengan harapan untuk memenuhi kebutuhan di masa yang akan datang.
Definisi lain menyatakan bahwa pada dasarnya persediaan adalah suatu sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lebih lanjut di sini dapat berupa kegiatan produksi seperti yang dijumpai pada sistim industri, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistim distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti dijumpai pada sistim rumah tangga (Arman Hakim, 2008, hal 1).
3.2.2. Fungsi Persediaan
Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilisator harga terhadap fluktuasi permintaan. Lebih spesifik, persediaan dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya sebagai berikut :
a. Persediaan dalam Lot Size.
penentu persyaratan ekonomis antara lain biaya setup, biaya persiapan produksi atau pembelian dan biaya transportasi.
b. Persediaan cadangan.
Pengendalian persediaan timbul berkenaan dengan ketidakpastian. Peramalan permintaan konsumen biasanya disertai kesalahan peramalan. Waktu siklus produksi (lead time) mungkin lebih dalam dari yang diprediksi. Jumlah produksi yang ditolak (reject) hanya bisa diprediksi dalam proses. Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya.
c. Persediaan antisipasi
Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. Untuk menjaga kontinuitas pengiriman produk ke konsumen, suatu perusahan dapat memelihara persediaan dalam rangka liburan tenaga kerja atau antisipasi terjadinya pemogokan tenaga kerja.
d. Persediaan pipeline
disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan.
e. Persediaan Lebih .
Yaitu persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi.
3.2.3. Jenis-jenis Persediaan
Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang dijalani dan berdasarkan tujuan. Berdasarkan proses manufaktur, maka persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu (Agus Ristono, 2009):
a. Persediaan bahan baku
b. Persediaan bahan setengah jadi. c. Persediaan barang jadi.
Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari 1. Persediaan pengaman (safety stock)
Persediaan pengaman (safety stock) adalah persedian yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, akan terjadi kekurangan persediaan (stock out). 2. Persediaan antisipasi
3. Persediaan dalam pengiriman (transit stock)
Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu:
a. Eksternal transit stock adalah persediaan yang masih berada dalam
transportasi.
b. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk
diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.
3.3.Proses Pengadaan Persediaan
Replenishment atau pengadaan ulang ialah upaya yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan pemesanan ke penyalur yang bertujuan untuk menyimpan persediaan. Dalam sebuah proses pengadaan dengan biaya produksi cekung, untuk meningkatkan penjualan, banyak penyalur menawarkan diskon bagi pelanggannya, yang dikenal dengan quantity discount. Pihak perusahaan harus memutuskan kapan dan berapa banyak pemesanan yang harus dilakukan. Dengan adanya diskon, perusahaan mungkin tergoda untuk memesan jumlah produk yang mendapat diskon terbesar karena biaya produksinya menurun, tetapi biaya penyimpanan akan meningkat akibat pesanan yang lebih besar. Pada kasus lain perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan, sebaliknya konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk stoknya habis. Oleh karena itu, perusahaan harus mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan tingkat layanan konsumen. Perusahaan sebaiknya tidak melakukan tindakan pembelian item dalam jumlah banyak.
a. Mengatasi adanya permintaan dari customer yang tidak terduga. b. Menghadapi adanya kenaikan harga barang persediaan itu sendiri.
Memanfaatkan adanya quantity discounts untuk pembelian dalam jumlah tertentu (misal: perusahaan akan mendapatkan potongan harga 10 % jika pembelian 100 unit, dan akan bertambah terhadap kelipatan pembeliannya).
3.4.Informasi
Menurut O’Brien (2003), sistem informasi adalah sebuah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Hall (2006:6), sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi ke dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan tertentu yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan.
3.5.Analisis Sistem
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisis sistem, ruang-lingkup tugasnya adalah lebih terperinci (detail). Di analisis sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahulunya.
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini.
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
3.6.Interaksi Manusia dan Komputer
cara yang paling efektif. Dikatakan juga bahwa sebuah desain antar muka yang ideal adalah yang mampu memberikan kepuasan terhadap manusia sebagai pengguna dengan faktor kapabilitas serta keterbatasan yang terdapat dalam sistem. Pada implementasinya, IMK dipengaruhi berbagai macam faktor antara lain organisasi, lingkungan, kesehatan, pengguna, kenyamanan, antar muka, kendala dan produktifitas.
3.7.Perancangan
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski yang telah diterjemahkan oleh Jogiyanto (2005:196) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menyebutkan bahwa: “desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Definisi
perancangan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:51) yang terdapat dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menjelaskan bahwa: “perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan
masalah”. Azhar Susanto (2004:331) menjelaskan dalam buku berjudul Sistem
Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yaitu: “perancangan adalah spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis”.
3.8.Desain Sistem
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
Berupa gambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.9.Teknik Wawancara
Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai. Seperti halnya dengan teknik pengumpulan data yang lain, wawancara bukanlah satu-satunya teknik yang terbaik untuk semua situasi. Wawancara selain mempunyai kebaikan-kebaikan, tetapi juga mempunyai kejelekan-kejelekan yang harus dipertimbangkan untuk situasi-situasi tertentu.Kebaikan dari wawancara adalah sebagai berikut ini:
a. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
c. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik raut wajah orang yang diwawancarai.
d. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.
Disamping wawancara mempunyai beberapa kebaikan, tetapi juga mempunyai beberapa kejelekan sebagai berikut ini:
a. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.
b. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
c. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai.
24 BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Dalam pengembangan Sistem Informasi(SI) ini, dibutuhkan analisis dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan efisiensi waktu serta mempermudah proses-proses yang terkait dalam sistem.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perancangan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan adalah terkait dengan data persediaam CV. Give Me Colours. Selain itu, dibutuhkan data stok barang dan jenis-jenis produk yang dipasarkan oleh pihak pemasaran. Informasi tentang kebutuhan SI diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat mendukung strategi pemasaran CV. Give Me Colours. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data yang digunakan untuk menyimpan data barang masuk, barang keluar, dan data permintaan barang yang akan digunakan dalam proses pembuatan laporan nantinya.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada Sistem Flow berikut ini:
4.2.1. System flow Permintaan Barang
Sistem flow Permintaan Barang
NPB : Nota Permintaan Barang PO : Purchase Order
Gambar 4.1 System flow Permintaan Barang
Gambar 4.1 System Flow Permintaan Barang dimulai dari bagian gudang yang menyerahkan Nota Permintaan Barang (NPB) permintaan barang ke bagian Manager guna untuk mendapatkan persetujuan. Kemudian dari NPB tersebut akan diberikan kepada bagian pengadaan agar segera dapat diproses ke tahap membuat
Purchase Order (PO). Setelah itu akan dicetak 2 rangkap laporan PO, satu
4.2.2. System flow Penerimaan Barang
Gambar 4.2 System flow Penerimaan Barang
4.2.3. System flow Pengeluaran Barang
Gambar 4.3 System flow pengeluaran barang
Gambar 4.3 System Flow Pengeluaran Barang dimulai dari bagian gudang mnerima laporan SIP yang kemudian dimasukkan ke komputer. Sebelum data barang disimpan ke database barang keluar, dilakukan pengecekan dulu ke
database barang apakah barang tersedia. Apabila barang tersedia transaksi barang
akan disimpan di database barang keluar sekaligus mengubah stok barang di
database barang. Dari database barang keluar dapat dicetak laporan barang
4.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk
menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas, menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Dengan adanya Data Flow Diagram akan mempermudah dalam melakukan analisa sistem, sehingga pada akhirnya hasil dari pengembangan software dapat dilihat apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD terdiri atas beberapa level yaitu context diagram, level 0, dan level 1. Pada dasarnya Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas. Berikut ini adalah DFD beserta penjelasannya :
A. Context Diagram
Context diagram merupakan gambaran menyeluruh dari Data Flow
Diagram (DFD). Didalam Context Diagram terdapat 3 (tiga) external entity,
Laporan PO1 Laporan PO
Laporan NPB Gudang Acc
Laporan NPB Gudang
Data Nota Permintaan Barang Data SIP Laporan Barang Mas uk
Surat Tolakan Informas i Data Barang Keluar
Data PO
0
Rancang Bang un Sistem Informas i Persediaan
Gambar 4.4 Context Diagram
B. Level 0
ubah
[Informasi Data Barang Keluar] [Surat Tolakan]
C. Level 1
Penurunan proses dari DFD level 0 sistem informasi persediaan ke DFD level 1 terbagi atas beberapa data flow, antara lain:
a. Menyimpan transaksi permintaan barang
Penurunan dari proses transaksi permintaan barang terbagi menjadi atas 3 proses, yaitu proses menyimpan data permintaan barang, mengubah data barang, dan mencetak laporan. Seperti terlihat pada Gambar 4.10
Membuat
[melakukan]
Mencetak Meng ubah
[Laporan Barang M asuk] baca
Cetak Laporan Barang Masuk
Gambar 4.7 DFD Level 1 Transaksi Penerimaan Barang
Mencetak melakukan [melakukan]
[Informasi Data Barang Keluar] baca Verifikas i dan Mencatat
Data Barang Keluar
3.2 Meng ubah Stok Data
Barang
3.3 Mencetak Laporan Data
Barang Keluar
4.4 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan hubungan data yang digunakan dalam sistem. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity.
Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalisasi yang terjadi antar tabel.
mengeluarkan
Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram
Sedangkan pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat dijelaskan struktur database secara lengkap beserta nama field dan primary key beserta
ID_PEGAWAI = ID_PEGAWAI
Gambar 4.10 Physical Data Model
4.5 Struktur File
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur file dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem persediaan barang pada CV. Give Me Colours Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabelnya. Diantaranya adalah sebagai berikut ini:
a. Tabel Barang
Nama Tabel : Tabel Barang Primary Key : ID_Barang Foreign Key : -
Tabel 4.1 Tabel Barang
No. Nama_Field Type_data Keterangan 1 ID_barang varchar(10) Primary Key 2 Nama_barang varchar(50)
3 Satuan varchar(50)
4 Jenis varchar(50)
5 Stock Int
6 Harga Int
b. Tabel Supplier
Nama Tabel : Tabel Supplier Primary Key : Id_Supplier Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data supplier
Tabel 4.2 Tabel Supplier
No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Id_Supplier varchar(10) Primary Key 2 Nama_Supplier varchar(50)
3 Alamat varchar(50)
4 No_Telepon varchar(12)
5 Kota varchar(50)
c. Tabel Pegawai
Nama Tabel : Tabel Pegawai Primary Key : Id_Pegawai Foreign Key : -
Tabel 4.3 Tabel Pegawai
No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Id_Pegawai varchar(10) Primary Key 2 Nama_Pegawai varchar(50)
3 Alamat varchar(52)
4 Jenis_kelamin varchar(20)
5 Kota varchar(20)
6 No_Telp char
d. Tabel Barang Masuk
Nama Tabel : Tabel Barang Masuk Primary Key : Kode_Transaksi Foreign Key : ID_Barang
Fungsi : Menyimpan data transaksi masuk
Tabel 4.4 Tabel Barang Masuk
No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Kode_Transaksi varchar(10) Primary Key 2 Tanggal_Terima Varchar(20)
3 ID_Barang varchar(50) Foreign Key 4 Satuan_barang varchar(10)
5 Stok int
e. Tabel Barang Keluar
Nama Tabel : Tabel Barang Keluar Primary Key : Id_Transaksi
Foreign Key : Id_Pegawai, ID_Barang
Tabel 4.5 Tabel Barang Keluar
No. Nama_Field Type_Data Keterangan 1 Id_Transaksi_ varchar(10) Primary Key 2 Tanggal_Ambil varchar(20)
3 ID_Pegawai varchar(10) Foreign Key 4 ID_Barang varchar(10) Foreign Key
5 Jumlah int
6 Stok int
4.6 Desain Form Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.
a. Form Menu Utama
b. Form Login
Gambar 4.12 Desain Form Login
c. Form Master Data Barang
d. Form Master Data Pegawai
Gambar 4.14 Desain Form Master Pegawai
e. Form Master Data Supplier
f. Form Transaksi Barang Masuk
Gambar 4.16 Desain Form Transaksi Barang Masuk
g. Form Transaksi Barang Keluar
h. Form Transaksi Permintaan Barang
Gambar 4.18 Desain Form Transaksi Permintaan Barang
i. Laporan Barang Masuk
j. Laporan Barang keluar
Gambar 4.20 Laporan Barang Keluar
k. Laporan Data Barang
43 BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Teknologi yang dibutuhkan
Setelah pada bab sebelumnya menjelaskan tentang analisis dan desain sistem yang baru, maka di bawah ini akan diuraikan piranti-piranti yang mendukung untuk aplikasi yang dibuat.
a. Hardware
Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras
dengan spesifikasi:
1. CPU minimal pentium 4 dengan kecepatan 633 Mhz 2. Ram 1 GB
Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya:
a. Microsoft Visual Studio 2008
b. Crystal Reports 8.0
c. Microsoft SQL Server 2005 Management Studio Express.
5.2 Cara setup program
1. Setelah memasukkan compact disc (CD program), maka akan otomatis proses
setup berjalan setelah anda men-double klik aplikasinya, kemudian program
akan menjalankan proses penginstallan (pemasangan pada komputer).
2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.
3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah ter-install dalam komputer tersebut.
5.3 Implementasi dan Pembahasan
Berdasarkan desain I/O yang telah digambarkan sebelumnya, dan digabungkan dengan sistem flow yang baru, serta menggunakan database dan
developer untuk membuatnya, adapun interface dan laporan yang dihasilkan
adalah seperti yang ada pada gambar 4.11 sampai dengan gambar 4.21. 1. Form Menu Utama
Form menu utama merupakan form utama yang akan ditampilkan pada saat aplikasi persediaan barang dijalankan. Di dalam form utama tersebut terdapat beberapa menu yang dapat diakses oleh masing-masing bagian.
2. Form Login
Form login digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap username dan password yang telah ada pada aplikasi persediaan barang tersebut.
Gambar 5.2 Form Login
Perlu diketahui dalam sebuah form login terdapat masing-masing hak akses yang akan digunakan, diantaranya adalah administrator, staff gudang, dan manager. Jika ada salah satu bagian tersebut memasukkan “username” atau
Gambar 5. 3 Form Gagal Login
3. Form Master Barang
Form ini digunakan oleh kepala bagian gudang untuk memasukkan data
barang baru. Ketika semua data yang dibutuhkan seperti nama barang, satuan, stok, dan sebagainya sudah diisi maka, bagian gudang sudah dapat melakukan proses menyimpan data dengan meng-klik tombol simpan. Coba perhatikan pada Gambar 5.4 dibawah ini:
4. Form Master Pegawai
Form ini digunakan oleh kepala bagian gudang untuk memasukkan data
pegawai baru. Ketika semua data yang dibutuhkan seperti nama pegawai, alamat, jenis kelamin, kota dan nomor telepon sudah diisi maka, bagian gudang sudah dapat melakukan proses menyimpan data pegawai dengan meng-klik tombol simpan. Coba Perhatikan pada Gambar 5.5 dibawah ini:
Gambar 5.5 Form Master Pegawai
5. Form Master Supplier
Form ini digunakan oleh kepala bagian gudang untuk memasukkan data
Gambar 5.6 Form Master Supplier
6. Form Transaksi Permintaan Barang
Form transaksi permintaan barang ini digunakan ketika stok barang
digudang sudah mencapai minimal stok. Dengan minimal stok, maka bagian gudang harus melakukan proses permintaan barang ke supplier, untuk memulai mengambil barang baru lagi. Lihat seperti pada Gambar 5.7 dibawah ini:
7. Form Transaksi Barang Masuk
Form transaksi barang masuk atau penerimaan barang ini digunakan
ketika barang baru dating dari supplier ke bagian gudang. Dengan adanya barang baru datang, maka bagian gudang diharuskan untuk memulai proses memasukkan data barang masuk baru. Lihat seperti pada Gambar 5.8 dibawah ini:
Gambar 5.8 Form Transaksi Barang Masuk
8. Form Transaksi Barang Keluar
Form transaksi barang keluar atau pegeluaran barang ini digunakan
Gambar 5.9 Form Transaksi Barang Keluar
9. Laporan Data Barang
Form laporan data barang ini digunakan ketika ingin melihat seluruh
data stok barang yang ada di bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.10 dibawah ini:
10.Laporan Permintaan Barang
Form laporan data permintaan barang ini digunakan ketika ingin
melihat seluruh data atau transaksi yang terjadi sewaktu ada proses permintaan barang yang dilakukan oleh seseorang di bagian gudang. Laporan ini juga bisa dicetak oleh bagian manager untuk bisa lebih merekap datanya. Lihat seperti pada Gambar 5.11 dibawah ini:
Gambar 5.11 Form Laporan Data Permintaan Barang
11.Laporan Barang Masuk
Form laporan data barang masuk atau penerimaan barang ini digunakan
Gambar 5.12 Cetak Laporan Barang Masuk
Form laporan data barang masuk ini digunakan ketika ingin melihat dan
mencetak seluruh data transaksi barang yang masuk ke gudang yang sudah terjadi.
12.Laporan Barang Keluar
Form laporan data barang keluar ini digunakan ketika ingin melihat seluruh
54 BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi persediaan barang pada CV. Give Me Colours adalah sebagai berikut:
a. Berdasarkan hasil uji coba, sistem informasi persediaan barang pada CV. Give Me Colours yang dibuat mampu berjalan secara efektif, yaitu
memberikan informasi yang tepat terhadap ketersediaan stok barang dan mempermudah pencarian barang yang akan dicari. Selain itu sistem informasi ini mampu menyimpan informasi barang yang ada dan barang yang akan digunakan.
b. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa sistem informasi yang dibuat mampu menghasilkan laporan sesuai keinginan pengguna saat ini, yaitu laporan persediaan barang yang dibutuhkan.
6.2 Saran
Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini adalah diharapkan dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan menggabungkan dengan sistem yang lain, seperti penjualan dan pembelian akan menjadi suatu integrated
DAFTAR PUSTAKA
Ristono, A. (2009). Manajemen Persediaan. D.I Yogyakarta : Graha Ilmu
Kendall & Kendall, (2003). Analisis dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo. Jakarta.
Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.
O’Brien, James A. dan George M. Marakas. (2010). Management Information
Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill/Irwin.
Jogiyanto, HM. (2009). Analisis dan Desain. Yogyakarta : Andi.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi: Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Santosa, Budi. 2008. Manajemen Proyek Konsep dan Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.
Sommerville, Ian dan Sawyer, Pete. 1997. Requirements Engineering: A Good
Practice Guide. England: Willey.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
