ANALISIS PENGARUH KOMUNIKASI EFEKTIF
TERHADAP KINERJA KARYAWAN
PT MITRA MAKMUR INDUSTRI
Oleh
ADINDA CITRA KUSUMA
H24097004
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
ANALISIS PENGARUH KOMUNIKASI EFEKTIF TERHADAP
KINERJA KARYAWAN PT MITRA MAKMUR INDUSTRI
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
ADINDA CITRA KUSUMA
H24097004
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Judul usulan penelitian : Analisis Pengaruh Komunikasi Efektif Terhadap Kinerja Karyawan PT Mitra Makmur Industri
Nama : Adinda Citra Kusuma
NIM : H24097004
Menyetujui, Dosen Pembimbing
Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si NIP. 197307121997022001
Mengetahui, Ketua Departemen
Dr. Ir. Jono M Munandar, M.Sc NIP. 19610123 1986011002
RINGKASAN
ADINDA CITRA KUSUMA. H24097004. Pengaruh Komunikasi Efektif Terhadap Kinerja Karyawan PT Mitra Makmur Industri. Di bawah bimbingan
ERLIN TRISYULIANTI
Komunikasi merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Dalam aktivitas di suatu organisasi bisnis, komunikasi memegang peranan sangat penting, dimana komunikasi digunakan untuk berinteraksi sosial antar anggota dalam organisasi baik antara atasan dan bawahan, antar divisi maupun rekan kerja satu unit. Komunikasi yang efektif menjadi faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Adanya keefektifan komunikasi diharapkan organisasi bisa mendapatkan informasi yang akurat tentang keinginan dan kebutuhan karyawan, selain karyawan akan merasa dihargai dan diakui, mereka juga dapat lebih semangat dalam bekerja sehingga kinerja karyawan meningkat.
Penelitian ini bertujuan : (1) mengidentifikasi persepsi karyawan mengenai komunikasi yang efektif pada PT Mitra Makmur Industri; (2) mengidentifikasi persepsi karyawan mengenai kinerja pada PT Mitra Makmur Industri; (3) menganalisis pengaruh komunikasi yang efektif terhadap kinerja karyawan. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer yang diperoleh dari wawancara dan penyebaran kuesioner, serta data sekunder yang diperoleh dari studi kepustakaan. Alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif dan analisis Partial Least Square (PLS). Peubah-peubah yang mencerminkan komunikasi efektif terdiri dari pemahaman, kesenangan, sikap, hubungan, dan tindakan. Peubah-peubah yang mencerminkan kinerja karyawan terdiri dari kuantitas dan kualitas kerja, kejujuran, tanggung jawab, kehadiran, kerja sama.
ADINDA CITRA KUSUMA. H24097004. Effect of Effective Communication on Employee Performance of PT Mitra Makmur Industri Under the guidance of ERLIN TRISYULIANTI
Communication is one unseparable part of people's life. In a business organization's activity, it held one primary role where communication is used for the members to interact among them, whether it's between the leader and the employee, inter divisions, or among the employees on a same unit. Effective communication holds an urgent factor for an organization's goal. By its existence it is hoped that the organization could gather an accurate information about what the employees need and want, also it could make they feel honoured,in the mean time their spirit to work will increase which affects their performance.
This research aims in identifying employee's perception about effective communication, identifying employee's perception about working performance there,and analyzing effective communication's influence towards employee's performance. The analyzing tool used for this research is descriptive analysis and Partial Least Square (PLS) analysis. PLS analysis result states that communication has a positive effect for employee's performance.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 30 Juni 1988. Penulis merupakan anak ketiga dari pasangan R.Ahmad Sulaeman dan Yuyu Kusmiarti (Almh). Penulis menyelesaikan pendidikan di SD Bina Insani Bogor pada tahun 2000, kemudian melanjutkan pendidikan di Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama di SMP Insan Kamil Bogor dan lulus pada tahun 2003. Pada tahun 2006, penulis lulus dari SMA Bina Bangsa Sejahtera Bogor dan pada tahun yang sama penulis diterima di Program Keahlian Komunikasi, Direktorat Program Diploma, Institut Pertanian Bogor melalui jalur Ujian Seleksi Masuk IPB (USMI). Pada tahun 2009, penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang Strata 1 di Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor.
Penulis melaksanakan kegiatan penelitian di PT Mitra Makmur Industri dan mengambil topik penelitian yang berjudul ”Analisis Pengaruh Komunikasi Efektif Terhadap Kinerja Karyawan”.
KATA PENGANTAR
Segala puji senantiasa dipanjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Sarjana Alih Jenis Menajemen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Instittut Pertanian Bogor.
Penulis menyadari bahwa dalam pelaksanaan dan penulisan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan, maka diharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca sekalian. Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak dan bernilai ibadah dalam pandangan ALLAH SWT. aamiin.
Bogor, Juli 2013
Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Penyusunan skripsi ini dibantu oleh berbagai pihak. Oleh karena itu, ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada semua pihak, sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Secara khusus penulis sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Kedua orang tua tersayang yang tidak pernah lelah memberikan doa dan juga dukungannya baik secara moriil maupun materiil.
2. Ibu Erlin Trisyulianti, S.TP, M.Si sebagai dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, saran, motivasi dan pengarahan kepada penulis.
3. Ibu Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM dan Ibu Lindawati Kartika, SE, MSi yang telah bersedia menjadi dosen penguji dalam ujian skripsi. Terima kasih atas saran dan masukannya.
4. Keluarga besarku yang tiada henti-hentinya memberikan kasih sayang dan do‟a yang tulus kepada penulis.
5. Muhammad Alfarissy, Teh Aci, Aci ,Asti, Mita, Teh Yulai, Olla, Trisna, Ririn, Feny, Uni, Icha, Ochi, Riris, Ghaniy terima kasih untuk dukungan dan bantuan yang diberikan kepada penulis saat menyusun skripsi.
6. Sahabatku Baboners, terima kasih telah memberikan do‟a dan semangatnya kepada penulis.
7. Bapak Gunadi Chandra dan Ibu Ita selaku pimpinan utama dan pemilik PT
Mitra Makmur Industri (AMDK “YASMIN), atas kesediaannya mengizinkan pelaksanakan kegiatan penelitian di perusahaan dan memberikan masukan yang sangat bermanfaat. Serta seluruh karyawan yang telah membantu selama proses penelitian.
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
DAFTAR ISI
RINGKASAN
RIWAYAT HIDUP ... iv
KATA PENGANTAR ... v
UCAPAN TERIMA KASIH ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR TABEL... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
I. PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 4
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 5
II. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Organisasi ... 6
2.2 Pengertian Komunikasi ... 7
2.2.1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi ... 8
2.2.2 Proses Komunikasi ... 9
2.2.3 Fungsi Komunikasi ... 12
2.3 Komunikasi Organisasi ... 14
2.3.1 Keterlibatan Aspek Manajemen dalam Komunikasi Organisasi ... 15
2.3.2 Pola Komunikasi Organisasi ... 16
2.3.3 Efektivitas Komunikasi ... 21
2.3.4 Hambatan Komunikasi ... 24
2.4 Pengertian Kinerja ... 26
2.4.1 Prinsip Dasar Manajemen Kinerja ... 27
2.4.2 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja ... 29
2.4.3 Aspek-aspek Kinerja ... 30
2.4.4 Hubungan Antara Komunikasi, Budaya dan Kinerja ... 32
2.5 Penelitian Terdahulu ... 33
III. METODE PENELITIAN ... 35
3.1 Kerangka Pemikiran Konseptual ... 35
3.2 Kerangka Pemikiran Operasional ... 37
3.3 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 39
3.4 Jenis Data ... 39
3.5 Metode Pengambilan Sampel ... 39
3.6 Metode Pengumpulan Data ... 39
3.7 Metode Analisis Data ... 43
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 48
4.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan ... 48
4.1.1 Area Coverage ... 49
4.1.2 Visi dan Misi Organisasi ... 49
4.1.3 Struktur Organisasi ... 51
4.1.4 Saluran dan Media Komunikasi ... 52
4.2 Karakteristik Responden ... 53
4.2.1 Usia ... 54
4.2.1 Jenis Kelamin ... 54
4.2.1 Masa Kerja ... 55
4.2.1 Pendidikan ... 55
4.2.1 Bagian ... 56
4.3 Analisis Deskriptif Komunikasi yang Efektif ... 57
4.3.1 Persepsi Karyawan tentang Komunikasi Efektif Dimensi Pemahaman ... 58
4.3.2 Persepsi Karyawan tentang Komunikasi Efektif Dimensi Kesenangan ... 59
4.3.3 Persepsi Karyawan tentang Komunikasi Efektif Dimensi Mempengaruhi Sikap ... 61
4.3.4 Persepsi Karyawan tentang Komunikasi Efektif Dimensi Hubungan ... 61
4.3.5 Persepsi Karyawan tentang Komunikasi Efektif Dimensi Tindakan ... 64
4.4 Analisis Deskriptif Kinerja Karyawan ... 64
4.4.1 Persepsi Karyawan Terhadap Kuantitas Kerja ... 64
4.4.2 Persepsi Karyawan Terhadap Kualitas Kerja ... 67
4.4.3 Persepsi Karyawan Terhadap Kejujuran ... 67
4.4.4 Persepsi Karyawan Terhadap Tanggung Jawab ... 68
4.4.5 Persepsi Karyawan Terhadap Kehadiran ... 69
4.4.6 Persepsi Karyawan Terhadap Kerjasama ... 70
4.5 Analisis PLS ... 72
4.5.1 Pengaruh Komunikasi Efektif Terhadap Kinerja Karyawan . 72 4.6 Implikasi Manajerial ... 78
KESIMPULAN DAN SARAN ... 80
1. Kesimpulan ... 80
2. Saran ... 80
DAFTAR PUSTAKA ... 81
LAMPIRAN ... 83
DAFTAR TABEL
No Halaman
1. Rentang skala rataan skor ...41
2. Indikator-indikator reflektif yang mencerminkan komunikasi efektif ...45
3. Indikator-indikator reflektif yang mencerminkan kinerja ...46
4. Karakteristik responden ...53
5. Rataan skor komunikasi efektif berdasarkan persepsi karyawan ...57
6. Rataan skor dan interpretasi hasil indikator pemahaman berdasarkan persepsi karyawan ...58
7. Rataan skor dan interpretasi hasil indikator kesenangan berdasarkan persepsi karyawan ...60
8. Rataan skor dan interpretasi hasil indikator sikap berdasarkan persepsi karyawan ...61
9. Rataan skor dan interpretasi hasil indikator hubungan berdasarkan persepsi karyawan ...62
10.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator tindakan berdasarkan persepsi karyawan ...64
11.Rataan skor kinerja berdasarkan persepsi karyawan ...65
12.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator kuantitas kerja berdasarkan persepsi karyawan ...66
13.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator kualitas kerja berdasarkan persepsi karyawan ...67
14.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator kejujuran berdasarkan persepsi karyawan ...68
15.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator tanggung jawab berdasarkan persepsi karyawan ...69
16.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator kehadiran berdasarkan persepsi karyawan ...69
17.Rataan skor dan interpretasi hasil indikator kerjasama berdasarkan persepsi karyawan ...71
18.Nilai AVE (Average Variance Extracted) ...75
19.Nilai composite dan cronbach alpha ...75
20.Nilai koefisien, t-value, dan R-square efektivitas komunikasi terhadap kinerja ...76
21.Nilai outer loading indikator-indikator efektifitas komunikasi ...76
22.Nilai outer loading indikator-indikator kinerja ...77
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
1. Hasil produksi dan penjualan PT MMI ... 2
2. Model proses komunikasi ... 9
3. Proses komunikasi ...10
4. Implementasi fungsi-fungsi manajemen dalam kegiatan komunikasi di organisasi ...15
5. Proses manajemen dan komunikasi ...15
6. Pola komunikasi dari atas ke bawah ...17
7. Pola komunikasi dari bawah ke atas ...18
8. Pola komunikasi horizontal ...20
9. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja ...30
10. Diagram dampak hubungan komunikasi dan budaya perusahaan terhadap kinerja ...32
11. Kerangka pemikiran konseptual...36
12. Kerangka pemikiran operasional ...38
13. Model PLS ...44
14. Karakteristik responden berdasarkan usia...54
15. Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin...54
16. Karakteristik responden berdasarkan masa kerja ...55
17. Karakteristik responden berdasarkan pendidikan ...56
18. Karakteristik responden berdasarkan bagian/divisi ...56
19. Model pengaruh komunikasi efektif terhadap kinerja ...73
20. Model pengaruh komunikasi efektif terhadap kinerja (setelah estimasi ulang) ...73
21. Model pengaruh komunikasi efektif terhadap kinerja (setelah estimasi ulang kedua) ...74
22. Hasil uji PLS ...78
DAFTAR LAMPIRAN
No Halaman
1. Daftar pertanyaan wawancara ………... 84
2. Kuesioner penelitian karyawan ………. 86
3. Uji validitas ………... 91
4. Uji reliabilitas ……… 94
5. Hasil outer loading model pengaruh komunikasi efektif terhadap kinerja 96 6. Hasil cross loading model pengaruh komunikasi efektif terhadap kinerja 97 7. Bootsrappingmodel pengaruh komunikasi efektif terhadap kinerja……. 98
8. Produk AMDK YASMIN……… 101
9. Struktur organisasi PT MMI………... 102
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kesadaran masyarakat untuk mengkonsumsi air minum yang bersih, cepat, dan praktis saat ini semakin meningkat. Hal ini terlihat dari Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) yang mudah ditemui dimana saja, mulai dari pasar swalayan sampai warung-warung kecil di pinggir jalan, bahkan tidak sedikit pedagang asongan yang berjualan AMDK dengan berbagai macam merek. Bisnis AMDK yang diproduksi oleh produsen minuman selain untuk memenuhi kebutuhan masyarakat juga dianggap sebagai bisnis yang menguntungkan.
PT Mitra Makmur Industri (PT MMI) merupakan organisasi bisnis yang bergerak di bidang produksi dan pendistribusian air minum dalam kemasan dengan merk “Yasmin”. Pesatnya perkembangan bisnis AMDK di Indonesia, menuntut PT MMI untuk terus berinovasi, mengembangkan produknya dan meningkatkan kualitasnya agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan kompetitor. PT MMI menyadari bahwa salah satu faktor penentu keberhasilan organisasinya adalah sumberdaya manusia (SDM) yang bekerjasama untuk melakukan berbagai kegiatan organisasional dalam PT MMI.
Kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan, karena tanpa komunikasi suatu organisasi tidak dapat berfungsi optimal karena organisasi merupakan kumpulan orang yang memerlukan jasa komunikasi untuk meraih kesuksesan berorganisasi.
Komunikasi akan efektif apabila pengirim pesan dan penerima pesan besama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama sesuai dengan yang dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya yang diinformasikan. Dengan komunikasi efektif juga diharapkan organisasi bisa mendapatkan informasi yang akurat tentang keinginan dan kebutuhan karyawan, sehingga informasi yang diperoleh dapat dipertimbangkan dan direalisasikan keputusannya pada karyawan. Selain karyawan akan merasa dihargai dan diakui, mereka juga dapat lebih semangat dalam bekerja sehingga kinerja karyawan meningkat dan tujuan organisasi dapat dicapai.
Kinerja karyawan berhubungan erat dengan organisasi. Kinerja karyawan dapat dilihat dari apa yang telah dilakukan atau dapat menghasilkan sesuatu untuk organisasi. Kinerja pada PT MMI yaitu ada pada pencapaian dalam menghasilkan jumlah produksi dan penjualan. Berikut grafik hasil produksi dan penjualan selama periode bulan Januari sampai dengan Agustus tahun 2012 dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Hasil Produksi dan Penjualan PT Mitra Makmur Industri (PT Mitra Makmur Industri, 2012)
MMI. Namun, pada bulan agustus terlihat jelas penurunan yang sangat drastis, yaitu 139.999 karton untuk penjualan dan 146.087 karton hasil produksi. Menurunnya kinerja karyawan merupakan indikasi adanya ketidakpuasan seorang karyawan. Ketidakpuasan ini dapat meliputi berbagai hal dalam organisasi salah satunya adanya hubungan yang kurang harmonis antara atasan dan bawahan atau dengan sesama rekan kerja. Kondisi kurang harmonis ini menunjukkan bahwa adanya kegagalan dalam berkomunikasi yang menyebabkan komunikasi menjadi kurang efektif. Kegagalan dalam berkomunikasi dapat disebabkan oleh gangguan-gangguan yang menghambat komunikasi. Hambatan komunikasi terjadi karena adanya perbedaan pola pikir yang disebabkan oleh pengalaman, latar pendidikan bahkan usia yang berbeda dan beragam antar karyawan. Keberagaman karyawan menjadi masalah tersendiri bagi PT MMI dalam melakukan aktivitas komunikasi. Dengan adanya gangguan-gangguan dalam berkomunikasi maka dapat mempengaruhi sikap kerja karyawan yang nantinya berdampak pada hasil kerjanya. Oleh karena itu, komunikasi haruslah dikelola dengan baik agar tercipta komunikasi yang efektif sehingga hambatan-hambatan komunikasi dapat teratasi dan dapat dihindari. Jadi dapat dikatakan bahwa keberhasilan suatu organisasi sangat didukung dari tingkat kinerja karyawan yang sangat dipengaruhi oleh proses komunikasi yang terjadi antar karyawan.
Memperhatikan hal tersebut, maka pengaruh komunikasi yang efektif terhadap kinerja karyawan menjadi penting untuk dikaji. Dengan mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keduanya diharapkan dapat meningkatkan kinerja karyawan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan kinerja organisasi.
1.2. Rumusan Masalah
beberapa permasalahan komunikasi, seperti kurangnya keterbukaan antara karyawan dengan karyawan lainnya, atau antara karyawan dengan pimpinan seperti tidak menyampaikan kesulitan dalam menjalankan tugasnya atau tidak ada konfirmasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan jalannya program kerja, kurangnya koordinasi dalam menjalankan tugas, pemahaman yang salah dalam menangkap informasi, dan kurangnya pendekatan antar karyawan. Di lain pihak, karyawan dituntut profesional dalam bekerja sehingga dengan permasalahan di atas dikhawatirkan mempengaruhi sikap kerja karyawan yang nantinya juga berdampak pada penurunan kinerja karyawan. Sedangkan kinerja karyawan merupakan hal paling penting yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, organisasi harus memiliki komunikasi yang efektif yang terjalin antar anggotanya agar tercipta hubungan kerja yang baik dan menghasilkan kinerja yang optimal.
Berdasarkan uraian di atas, maka dirumuskan suatu permasalahan yang akan diteliti adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana persepsi karyawan tentang komunikasi yang efektif pada PT Mitra Makmur Industri?
2. Bagaimana persepsi karyawan tentang kinerja karyawan PT Mitra Makmur Industri?
3. Bagaimana pengaruh komunikasi yang efektif terhadap kinerja karyawan?
1.3. Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi persepsi karyawan mengenai komunikasi yang efektif pada PT Mitra Makmur Industri.
2. Mengidentifikasi persepsi karyawan mengenai kinerja pada PT Mitra Makmur Industri.
1.4. Manfaat Penelitian
1. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi dan bahan masukan bagi PT Mitra Makmur Industri mengenai keefektifan komunikasi, serta pengaruhnya terhadap kinerja karyawan.
2. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat dijadikan referensi bagi penelitian selanjutnya.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Organisasi
Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan (Robbins dalam Pangewa, 2004). Menurut Muhammad (2009) organisasi diartikan sebagai sistem hubungan terstruktur yang mengkoordinasi usaha suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Sopiah (2008) menyatakan bahwa organisasi sebagai suatu sistem yang terdiri dari pola aktivitas kerjasama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan pengertian organisasi tersebut, sekumpulan orang dapat dikatakan sebagai organisasi jika memenuhi empat unsur pokok, yaitu :
1. Organisasi merupakan suatu sistem
Sistem adalah integrasi elemen-elemen yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Ada dua macam sistem, yaitu sistem tertutup (sistem yang dapat mengendalikan operasinya sendiri) dan sistem terbuka (sistem yang tidak memiliki kemampuan untuk mengendalikan operasinya sendiri). Organisasi merupakan sistem terbuka dimana organisasi berinteraksi dengan lingkungan seperti faktor alam, politik, teknologi, dan informasi.
2. Adanya suatu pola aktivitas
Aktivitas yang dilakukan organisasi mengikuti urutan yang sistematis dan relatif terus berulang. Aktivitas yang terjadi secara incidental tidak berada dalam koridor organisasi karena tidak sistematis dan tidak membentuk pola tindakan tertentu.
3. Adanya sekelompok orang
4. Adanya tujuan
Tujuan yang sama merupakan dasar bagi individu-individu untuk bergabung. Tujuanlah yang menjadi semangat setiap elemen yang ada dalam organisasi untuk bekerja sama dan bergerak mewujudkannya.
Saragih dalam Pangewa (2004) menyatakan bahwa terdapat tiga unsur yang menonjol pada organisasi, yaitu :
1. Organisai bukanlah tujuan, melainkan hanya alat untuk mencapai tujuan atau alat untuk melaksanakan tujuan pokok.
2. Organisasi adalah wadah serta proses kerja sama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan formal.
3. Dalam organisasi selalu terdapat rangkaian, artinya bahwa dalam suatu organisasi selalu terdapat apa yang dinamakan atasan dan bawahan.
2.2. Pengertian Komunikasi
Komunikasi didefinisikan sebagai proses pemindahan informasi, ide, dan pengertian dari satu orang ke orang lain untuk diinterpretasikan sesuai dengan tujuannya (Mangkunegara 2004). Komunikasi juga diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain untuk memperoleh saling pengertian (Wursanto 2005).
Menurut Kenneth dan Gary dalam Umar (2005) komunikasi dapat didefinisikan sebagai penyampaian informasi dua orang atau lebih, juga meliputi pertukaran informasi antara manusia dan mesin. Sedangkan menurut Muhammad (2009) menyatakan bahwa komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun non verbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku. Jika pengertian komunikasi diterapkan ke dalam organisasi dapat dipahami bahwa komunikasi menyangkut hubungan antara orang dengan orang mengenai kebersamaan dalam hal pengertian. Sebagai hubungan dalam kebersamaan berarti di sini ada pihak yang berinteraksi yaitu pengiriman informasi dan penerimaan informasi.
2003). Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal (Purwanto 2003). Komunikasi harus digunakan dalam setiap penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan.
2.2.1 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Komunikasi
Menurut Mangkunegara (2004) ada dua tinjauan faktor yang mempengaruhi komunikasi, yaitu faktor yang berasal dari pihak komunikator (sender) dan dari pihak komunikan (receiver). Adapun faktor-faktor yang berasal dari sender maupun receiver, antara lain:
1. Keterampilan sender dan receiver.
Sender sebagai pengirim informasi, ide, berita dan pesan perlu menguasai cara-cara penyampaian pikiran secara tertulis maupun lisan. Sedangkan, receiver harus memiliki keterampilan dalam mendengar dan membaca pesan agar pesan yang disampaikan dapat dimengerti.
2. Sikap sender dan receiver.
Sender yang bersikap ragu-ragu dan angkuh terhadap receiver dapat mengakibatkan informasi atau pesan yang diberikan menjadi ditolak dan membuat receiver menjadi tidak percaya terhadap informasi atau pesan yang disampaikan. Sama halnya juga dengan receiver, jika receiver bersikap meremehkan dan berprasangka buruk terhadap sender, maka komunikasi menjadi tidak efektif dan pesan menjadi tidak berarti bagi receiver.
3. Pengetahuan sender dan receiver.
4. Media yang digunakan oleh sender dan receiver.
Sender perlu menggunakan media komunikasi yang sesuai dan menarik perhatian receiver. Sedangkan, receiver yang menggunakan media komunikasi berupa alat indera yang ada pada receiver sangat menentukan apakah pesan dapat diterima atau tidak untuknya. Jika alat indera receiver terganggu, maka pesan yang diberikan oleh sender menjadi kurang jelas bagi receiver.
2.2.2 Proses Komunikasi
Organisasi merupakan suatu sistem yang terbuka dan tempat saling menukar informasi diantara anggotanya. Komunikasi tidak terjadi dengan sendirinya, melainkan melalui sebuah proses. Proses komunikasi merupakan tahapan antara pengirim dan penerima pesan sehingga berpengaruh dalam perpindahan dan pemahaman makna. Menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007) model proses komunikasi dapat terlihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Model proses komunikasi (Mangkuprawira dan Hubeis, 2007) Menurut De Vito (1997) proses komunikasi terdiri dari lima elemen. Elemen proses komunikasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sumber – penerima (Source – Receiver)
Sebagai sumber mengkomunikasikan pesan kepada penerima pesan. Sebagai penerima pesan dari sumber harus mengolah pesan yang diterima dan memberikan respon atas pesan tersebut.
2. Pesan ( Messages)
Pesan komunikasi adalah isi transaksi. Pesan paling sedikit memiliki tiga unsur, yakni simbol, makna pesan, dan pengaturan pesan.
interaksi Keterampilan
Pengirim Pesan
Sikap
Saluran/ Media
Pesan
keterampilan
Pengirim Pesan
3. Saluran (Channel)
Saluran menunjuk pada sarana yang digunakan untuk mengirimkan pesan. Bentuk-bentuk saluran antara lain saluran visual saat melihat isyarat tubuh, dan saluran suara saat melakukan percakapan.
4. Gangguan Komunikasi (Noise)
Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu, menghambat atau mencampuri komunikasi. Gangguan komunikasi akan menyebabkan komunikasi menjadi kurang efektif.
5. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik adalah respons, verbal atau nonverbal, yang diberikan oleh penerima pesan.. Umpan balik diberikan setelah komunikan menilai suatu pesan yang ditujukan kepadanya.
Menurut Bovee dan Thil dalam Purwanto (2003) proses komunikasi terdiri atas enam tahap, seperti terlihat pada Gambar 3 dibawah ini:
Gambar 3. Proses komunikasi (Purwanto 2003)
Adapun penjelasan proses komunikasi menurut Bovee dan John Thil dalam Purwanto (2003), adalah sebagai berikut:
1. Pengirim Mempunyai Suatu Ide atau Gagasan.
2. Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan.
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Ide yang berbentuk abstrak harus diubah kedalam bentuk pesan.
3. Pengirim Menyampaikan Pesan.
Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang- pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan.
4. Penerima Menerima Pesan.
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Pesan yang diterima adakalanya sempurna, namun tidak jarang hanya sebagian kecil saja.
5. Penerima Menafsirkan Pesan.
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Penafsiran suatu pesan secara benar bila penerima pesan memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.
6. Penerima Memberi Tanggapan dan Mengirim Umpan Balik Ke Pengirim.
2.2.3 Fungsi Komunikasi
Menurut Hasibuan (2007), fungsi-fungsi komunikasi adalah untuk instructive, informative, influencing dan evalutive. Sedangkan, simbol-simbol komunikasi adalah suara, tulisan, gambar, warna, mimik, kedipan mata dan lain-lain. Dengan simbol-simbol inilah komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan. Komunikasi dikatakan efektif jika informasi disampaikan dalam waktu singkat, jelas atau dipahami, dipersepsi atau ditafsirkan dan dilaksanakan sama dengan maksud komunikator oleh komunikan.
Robbins (2003), mengidentifikasi fungsi – fungsi komunikasi sebagai berikut :
1. Kendali
Komunikasi bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.
2. Motivasi
Komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan terkait hal yang harus dilakukan, bagaiman mereka berkerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika kinerjanya dibawah standar.
3. Pengungkapan emosional
Bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam anggota merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka.
4. Informasi
Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan menetukan alternatif.
1. Fungsi Perintah
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuannya adalah berhasil mempengaruhi anggota lain dalam organisasi.
2. Fungsi Relasional
Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempertahankan hubungan personal dalam anggota lain. Fungsi relasional ini menitikberatkan pada hubungan yang terjalin setelah adanya komunikasi antara anggota organisasi.
3. Fungsi Manajemen Ambigu
Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota organisasi berbicara dengan anggota lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.
Komunikasi organisai menurut menjalankan empat fungsi. Empat fungsi tersebut menurut Sopiah (2008), yaitu :
1. Komunikasi berfungsi sebagai pengendali perilaku anggota. Fungsi ini berperan ketika karyawan diwajibkan untuk menyampaikan keluhan terkait dengan pelaksanaan tugas di dalam perusahaan.
2. Komunikasi berfungsi untuk membangkitkan motivasi karyawan. Fungsi ini berperan ketika manajer ingin meningkatkan kinerja karyawan, misalnya manajer menginformasikan seberapa baik karyawan telah bekerja dan bagaimana cara meningkatkan kinerja.
3. Komunikasi berperan sebagai pengungkapan emosi. Fungsi ini berperan ketika karyawan menunjukkan kekecewaan ataupun rasa puas mereka. 4. Komunikasi berperan sebagai pertimbangan dalam pengambilan
2.3. Komunikasi Organisasi
Komunikasi dalam suatu organisasi merupakan suatu proses penting untuk mencapai efektivitas kepemimpinan, perencanaan, pengawasan, koordinasi, pelatihan, pengelolaan konflik, dan pembuatan keputusan (Kasim 1993). Menurut Wayne dalam Umar (2002) komunikasi organisasi adalah suatu pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Muhammad (2009) menyatakan bahwa komunikasi organisasi sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti.
Menurut Soedarsono (2009) komunikasi organisasi dipahami sebagai jaringan kerja yang dirancang dalam suatu sistem dan proses untuk mengalihkan informasi dari seseorang atau sekelompok orang kepada seseorang atau sekelompok orang demi tercapainya tujuan organisasi. Jaringan komunikasi organisasi merupakan pola hubungan antar manusia yang bersifat formal. Keformalan itu meliputi adanya jaminan formalitas dalam unsur-unsur komunikasi dan proses kerja unsur-unsur tersebut.
Unsur-unsur dalam komunikasi organisasi meliputi : 1. Kesengajaan
2. Pertukaran
3. Gagasan, pendapat, informasi, dan instruksi 4. Personal dan impersonal
5. Simbol atau tanda
6. Mencapai tujuan organisasi
Gambar 4. Implementasi fungsi – fungsi manajemen dalam kegiatan komunikasi di organisasi (Soedarsono 2009)
2.3.1 Keterlibatan Aspek Manajemen dalam Komunikasi Organisasi
Menurut Soedarsono (2009) aktivitas organisasi/perusahaan dapat terlaksana apabila anggota organisasi/perusahaan masing-masing menjalankan fungsi manajemen komunikasi secara sistematis, terkoordinasi, dan tepat sasaran. Hal tersebut dapat tercapai apabila pimpinan dan karyawan (sumber daya manusia) sebagai ujung tombak organisasi mampu bersama-sama mengaplikasikan job descriptions organisasi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Dengan demikian kerjasama dalam sebuah organisasi harus dilakukan oleh semua anggotanya. Keterlibatan manajemen proses dan komunikasi dapat terlihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Proses manajemen dan komunikasi (Soedarsono 2009) Manager
(planning, organizing, directing & controlling)
Forward communication
(downward or horizontal flow of plans, expactations, and
sentiments)
Feedback communication
(upward flow of results
expectations and sentiments)
Subordi Performance Perencanaan
Pengorganisasian Penyusunan staff Pengarahan Pengawasan pengevaluasian
2.3.2 Pola Komunikasi Organisasi
Meskipun semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit (Purwanto 2003).
Secara umum pola komunikasi dapat dikelompokkan menjadi dua saluran menurut Purwanto (2003), antara lain: (1) saluran komunikasi formal dan (2) saluran komunikasi informal.
1. Saluran Komunikasi Formal
Struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan terlihat berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontaldan komunikasi diagonal.
Menurut Montana dan Greene dalam Purwanto (2003), ada beberapa keterbatasan komunikasi formal diantaranya:
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
karena berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur yang dijalankan para bawahannya, maka perlu penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami (Purwanto 2003).
Berdasarkan Gambar 6, komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan, seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun bulletin.
Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto (2003), komunikasi dari atas kebawah mempunyai tujuan: memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu; memberikan informasi, mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan; memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional; memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan; dan menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Gambar 6. Pola komunikasi dari atas ke bawah (Purwanto 2003) Manajer
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
Bagian Keuangan Bagian
Pabrik
Bagian Penelitian
Bagian Akuntansi
Menurut Muhammad (2009) metode komunikasi yang biasa digunakan adalah metode lisan, metode tulisan, dan metode grafik
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward communications) berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi dan akhirnya ke manajer umum. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat. Partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada bawahannya. Jika tidak, informasi sebagus apa pun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya. Berikut ini adalah sebuah bagan organisasi yang menggambarkan alur komunikasi dari bawah ke atas. Komunikasi dari bawah ke atas dapat dilihat pada Gambar 7 (Purwanto 2003).
Gambar 7. Pola komunikasi dari bawah ke atas (Purwanto 2003) Manajer
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
Bagian Keuangan Bagian
Pabrik
Bagian Penelitian
Bagian Akuntansi
Menurut Gemmil dalam Mulyana (2000), ada tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas:
1. Jika bawahan percaya bahwa penyingkapan perasaan, opini, atau kesukaran akan mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembunyikan atau membelokannya.
2. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya.
3. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini dan kesukaran kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahan.
c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasif, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif diantara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen. Komunikasi horizontal dapat dilihat pada Gambar 8 (Purwanto 2003).
Komunikasi horizontal yang efektif dalam organisasi yaitu pertukaran diantara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam diagram organisasi (Mulyana 2000). Komunikasi horizontal dalam organisasi sering tidak sehat karena loyalitas karyawan kepada departemen tertentu. Menurut Muhammad (2009), komunikasi horizontal mempunyai tujuan, yaitu:
2. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas. Ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang.
3. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat yang sama.
4. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga bagian dengan bagian lainnya.
5. Menjamin pemahaman yang sama. 6. Mengembangkan sokongan interpersonal
Gambar 8. Pola komunikasi horizontal (Purwanto 2003)
2. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada. Namun dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara yang satu dengan yang lainnya.
Jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang diperbincangkan bersifat umum, kadangkala mereka juga bicara
Manajer
Manajer Pemasaran
Manajer Produksi
Manajer Keuangan
Bagian Penjualan
Bagian Promosi
Bagian Keuangan Bagian
Pabrik
Bagian Penelitian
Bagian Akuntansi
hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja dalam organisasinya (Purwanto 2003).
Saluran informasi informal dalam organisasi sering disebut desas-desus atau rumor dan selentingan atau grapevine. Desas-desus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul di lingkungan yang ambigu (Mulyana 2000). Ada beberapa faktor dalam komunikasi informal, yaitu:
a. Desas-desus
Desas-desus merupakan sebuah fungsi ambiguitas situasi yang diperkuat oleh pentingnya sebuah isu. Penyebaran desas-desus diperlambat oleh kesadaran kritis seseorang bahwa desas-desus tampaknya tidak sah.
b. Selentingan
Selentingan merupakan suatu penyebaran isu melalui metode berkomunikasi tercepat dalam suatu organisasi.
Menurut O‟hair dkk (2009) jaringan komunikasi informal
dinamakan “grapevine” atau kabar angin, dan merupakan substitusi
untuk komunikasi ke bawah, ke atas, dan horizontal tanpa memperhatikan posisi. Hasil penelitian mengenai jaringan informal menunjukkan bahwa :
a. Jaringan informal berkembang pesat b. Informasi informal biasanya akurat
c. Jaringan informal memuat banyak informasi
d. Jaringan informal memberikan petunjuk tentang sikap dan perasaan karyawan
e. Jaringan informal beredar luas
f. Jaringan informal merupakan saluran lazim dipakai berbagai rumor
2.3.3 Efektivitas Komunikasi
rangsangan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan rangsangan yang ditangkap dan dipahami oleh penerima.
Ada lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi efektif, yaitu:
1. Pemahaman
Pemahaman adalah penerimaan yang cermat atas kandungan rangsangan seperti yang dimaksudkan oleh pengirim pesan. Dalam hal ini komunikator dikatakan efektif apabila penerima memperoleh pemahaman yang cermat atas pesan yang disampaikan. Kegagalan utama dalam berkomunikasi adalah ketidakberhasilan dalam menyampaikan isi pesan secara cermat.
2. Kesenangan
Tingkat kesenangan dalam berkomunikasi berkaitan erat dengan perasaan terhadap orang yang berinteraksi dengan pihak lain.
3. Mempengaruhi sikap
Komunikasi dikatakan efektif jika komunikator (pengirim) dapat mempengaruhi sikap komunikan (penerima), tindakan mempengaruhi sikap bertujuan agar orang lain memahami ucapan kita dan menyetujui sesuai dengan yang kita inginkan.
4. Hubungan yang semakin baik
Secara keseluruhan, komunikasi efektif memerlukan suasana psikologis yang positif dan penuh kepercayaan. Salah satu kegagalan dalam berkomunikasi adalah adanya gangguan dalam hubungan insani yang berasal dari kesalahpahaman.
5. Tindakan
Komunikasi yang efektif dapat mendorong orang lain untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan yang kita inginkan.
Menurut Dewi (2007), Komunikasi efektif dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya :
Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang disampaikannya dianggap benar dan dapat dipercaya. Kepercayaan yang tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan komunikator.
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
Suatu pesan akan menimbulkan reaksi dan umpan balik apabila memenuhi kondisi menarik perhatian, menggunakan lambang atau bahasa yang dipahami komunikan, dan mampu memahami kebutuhan pribadi komunikan.
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingannya, mampu mengambil keputusan sesuai kebutuhan dan kepentinganya.
Menurut Umar (2005), aspek – aspek untuk meninjau efektivitas komunikasi antarpribadi adalah sebagai berikut :
1. Keterbukaan, yaitu keinginan untuk terbuka serta mau menanggapi secara jujur dari lawan bicara.
2. Empati, yaitu mencoba merasakan perasaan yang sama dengan lawan bicara.
3. Dukungan, yaitu mencoba untuk tidak mengkritik atau menyerang isi pembicaraan walau hanya dengan tepukan atau sekedar mengangguk-anggukan kepala.
4. Kepositifan, yaitu jika seseorang mempunyai perasaan negatif kepada orang lain dan dikomunikasikan kepada orang lain lagi maka akan terjadi mata rantai perasaaan negatif kepada orang tersebut, akibatnya komunikasi akan terganggu. Jadi, hidupkanlah perasaan positif kepada orang lain.
suasana kesamaan. Dengan cara ini diharapkan terdapat „pengenalan tak terucapkan‟ sehingga terjadi rasa saling hormat dan menghargai.
Menurut Purwanto (2003), komunikasi efektif memerlukan beberapa hal antara lain:
1. Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh penerima pesan.
2. Ketepatan
Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran. 3. Kredibilitas
Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan terhadap inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.
4. Pengendalian
Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan dalam berkomunikasi. Reaksi audiens tergantung pada berhasil tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat berkomunikasi.
5. Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya.
2.3.4 Hambatan Komunikasi
efektif apabila disampaikan dengan komunikasi dua arah atau two way trafic (Hasibuan, 2007).
Menurut Cangara (2004), hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam gangguan dan rintangan, yaitu :
1. Gangguan Teknis, misalnya gangguan pada stasiun radio, jaringan telepon, kerusakan pada alat komunikasi.
2. Gangguan Semantik merupakan gangguan yang disebabkan karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Misalnya, kata-kata yang terlalu banyak memakai jargon asing, penggunaan bahasa yang berbeda, dan penggunaan struktur bahasa yang tidak sebagaimana mestinya.
3. Gangguan psikologis merupakan rintangan yang terjadi karena adanya persoalan dalam diri individu. Misalnya, rasa curiga, situasi berduka, atau gangguan kejiwaan.
4. Rintangan fisik merupakan rintangan karena letak geografis. Misalnya, jarak yang jauh sehingga sulit dicapai alat transportasi dan komunikasi. 5. Rintangan status sosial merupakan rintangan yang terjadi karena
perbedaan status sosial dan senioritas. Misalnya, antara atasan dan bawahan, atau antara dosen dan mahasiswa.
6. Rintangan kerangka berpikir merupakan rintangan yang terjadi karena adanya perbedaan pola piker. Perbedaan pola pikirbisa disebabkan karena pengalaman dan latar belakang pendidikan yang berbeda.
7. Rintangan budaya merupakan rintangan yang disebabkan oleh perbedaan norma, kebiasaan, dan nilai-nilai yang dianut.
Hambatan komunikasi antarmanusia (interpersonal) menurut Dewi (2007) adalah sebagai berikut :
1. Perbedaan persepsi dan bahasa
Persepsi merupakan interpretasi pribadi atas sesuatu hal. Definisi seseorang mengenai suatu kata mungkin berbeda dengan orang lain. 2. Pendengaran yang buruk
atau lelah memikirkan masalah lain, seseorang cenderung kehilangan minat mendengar.
3. Gangguan emosional
Dalam keadaan kecewa, marah, sedih, atau takut, seseorang akan merasa kesulitan saat menyusun pesan atau menerima pesan dengan baik. Kesalahpahaman sering terjadi akibat gangguan emosional.
4. Perbedaan budaya
Berkomunikasi dengan orang yang berbeda budaya tidak dapat dihindari. Perbedaan budaya merupakan hambatan yang paling sulit dihindari. 5. Gangguan fisik
Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik, seperti akustik yang jelek, tulisan yang tidak dapat dibaca, cahaya yang redup, atau masalah kesehatan. Gangguan fisik bisa mengganggu konsentrasi dalam berkomunikasi.
2.4. Pengertian Kinerja
Menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007), kinerja adalah hasil dari proses pekerjaan tertentu secara terencana pada waktu dan tempat dari karyawan serta organisasi bersangkutan. Kinerja dapat bersifat tangible dan intangible, tergantung pada bentuk dan proses pelaksanaan pekerjaan itu sendiri. Sedangkan menurut Rivai (2004), kinerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan. Kinerja karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam upaya perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Manajemen kinerja adalah suatu cara untuk mendapatkan hasil yang lebih baik bagi organisasi, kelompok, dan individu dengan memahami dan mengelola kinerja sesuai dengan target yang telah direncanakan, standar dan persyaratan kompetensi yang telah ditentukan (Dharma 2009).
2.4.1 Prinsip Dasar Manajemen Kinerja
Prinsip dasar manajemen kinerja menjadi fondasi yang kuat bagi kinerja organisasi untuk mencapai tujuan (Dharma 2009). Prinsip dasar tersebut meliputi :
1. Kejujuran
Kejujuran menampakan diri dalam komunikasi umpan balik yang jujur diantara manajer, pekerja, dan rekan kerja. kejujuran adalah cara mengekspresikan pendapat, menyampaikan fakta, memberikan pertimbangan dan perasaan. Kejujuran mempunyai beberapa segi dan tingkatan, dan kejujuran digunakan sebagai proses persepsi untuk menggali kebenaran secara luas dana dalam sehinnga memperoleh manfaat terbesar.
2. Pelayanan
Setiap aspek dalam proses kinerja harus memberikan pelayanan kepada setiap stakeholder. Proses manajemen kinera, umpan balik, dan pengukuran harus membantu pekerja dan perencanaan kinerja. Prinsip pelayanan merupakan tanda yang paling kuat untuk pengukuran, perencanaan, dan coaching pekerja.
3. Tanggung Jawab
4. Bermain
Manajemen kinerja menggunakan prinsip bahwa bekerja sama dengan bermain. Dengan prinsip bermain, dalam manajemen kinerja karyawan mendapatkan kepuasan dari apa yang mereka kerjakan. Apabila tidak menerapkan prinsip bermain, bekerja akan menjadi beban. Timbul beban dalam dirinya karena adanya suatu perasaan bahwa mereka harus bekerja, mereka tidak mempunyai pilihan dan pekerjaan mereka tidak dihargai.
5. Rasa Kasihan
Rasa kasihan merupakan prinsip bahwa manajer memahami dan empati terhadap orang lain. Rasa kasihan seorang manajer akan melupakan kesalahan mereka dan mulai dengan sesuatu yang baru. Mendapat kepercayaan diri dan dorongan merupakan suatu elemen kunci pengembangan kinerja. Penting untuk tidak menjadi kasihan dengan menerima permintaan maaf. Manajer yang baik membiarkan bawahan mengalami konsekuensi wajar dari tindakannnya sehingga mereka belajar dan memperbaiki dirinya.
6. Perumusan Tujuan
Manajemen kinerja dimulai dengan melakukan perumusan dan mengklarifikasi terlebih dahulu tujuan yang hendak dicapai organisasi. 7. Konsensus dan Kerja Sama
Manajemen kinerja mengandalkan pada konsensus dan kerja sama antara atasan dan bawahan daripada menekankan pada kontrol dan melakukan paksaan.
8. Berkelanjutan
Manajemen kinerja merupakan suatu proses yang sifatnya berlangsung secara terus-menerus, berkelanjutan, bersifat evolusioner, dimana kinerja secara bertahap selalu diperbaiki sehingga menjadi semakin baik.
9. Komunikasi Dua Arah
dan bawahan. Komunikasi dua arah menunjukkan adanya sikap keterbukaan dan saling pengertian antar dua pihak.
10. Umpan Balik
Pelaksanaan manajemen kinerja memerlukan umpan balik terus-menerus. Umpan balik memungkinkan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh dari pekerjaannya dipergunakan untuk memodifikasi tujuan organisasi.
2.4.2 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja
Menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007), mengungkapkan bahwa banyak faktor yang mempengaruhi pencapaian kinerja. Faktor-faktor tersebut terdiri dari faktor intrinsik karyawan (personal atau individu) dan ekstrinsik, yaitu kepemimpinan, sistem, tim, dan situasional. Berikut adalah uraian terinci dari faktor-faktor tersebut:
1. Faktor personal/individual, meliputi unsur pengetahuan, keterampilan (skill), kemampuan, kepercayaan diri, motivasi dan komitmen yang dimiliki oleh tiap individu karyawan.
2. Faktor kepemimpinan, meliputi aspek kualitas manajer dan team leader dalam memberikan dorongan, semangat, arahan dan dukungan kerja kepada karyawan.
3. Faktor tim, meliputi kualitas dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan tehadap sesama anggota tim, kekompakan dan keeratan anggota tim.
4. Faktor sistem, meliputi sistem kerja, fasilitas kerja, dan infrastruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi, dan kultur kerja dalam organisasi.
5. Faktor kontekstual (situasional), meliputi tekanan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal.
Gambar 9. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kinerja Adapun faktor kinerja karyawan dipaparkan sebagai berikut : 1. Pengetahuan
Berhubungan dengan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka. Faktor ini mencakup jenis jenjang pendidikan serta pelatihan yang pernah diikuti dibidangnya.
2. Pengalaman
Pengalaman bukan hanya sekedar jumlah waktu atau lamanya bekerja, tetapi juga dengan substansi yang dikerjakan dalam waktu yang cukup lama akan meningkatkan kemampuan dalam mengerjakan suatu bidang tertentu
3. Kepribadian
Kondisi diri seseorang dalam menghadapi bidang kerjanya, seperti minat, bakat, kemampuan bekerjasama, ketekunan, kejujuran, motivasi kerja, dan sikap terhadap pekerjaan.
2.4.3 Aspek-aspek Kinerja
Menurut studi Lazer dan Wikstrom dalam Rivai dan Sagala (2009) mengenai aspek yang dinilai dalam kinerja pada 125 perusahaan yang ada di USA bahwa faktor yang sering muncul di 61 perusahaan adalah pengetahuan tentang pekerjaan, kepemimpinan, inisiatif, kualitas pekerjaan, kerjasama, pengambilan keputusan, kreativitas, dapat diandalkan, perencanaan, komunikasi, intelegensi (kecerdasan), pemecahan masalah, pendelegasian, sikap, usaha, motivasi dan organisasi. Aspek-aspek yang dinilai tersebut dapat dikelompokan menjadi :
PENGETAHUAN
KINERJA
1. Kemampuan teknis, yaitu kemampuan menggunakan pengetahuan, metode, teknik dan peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas serta pengalaman dan pelatihan yang diperolehnya.
2. Kemampuan konseptual, yaitu kemampuan untuk memahami kompleksitas perusahaan dan penyesuaian bidang gerak dari unit masing-masing kedalam bidang operasional perusahaan secara menyeluruh, yang pada intinya individual tersebut memahami tugas, fungsi, serta tanggung jawabnya sebagai karyawan.
3. Kemampuan hubungan interpersonal, yaitu kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain, memotivasi karyawan, dan saling memperbaiki antar karyawan.
Nawawi (2006) menguraikan beberapa unsur kinerja. Terdapat lima unsur, yaitu :
1. Kuantitas hasil kerja yang dicapai 2. Kualitas hasil kerja yang dicapai
3. Jangka waktu mencapai hasil kerja tersebut
4. Kehadiran dan kegiatan selama hadir di tempat kerja 5. Kemampuan bekerjasama
Mangkunegara (2009) menguraikan aspek kinerja, meliputi : 1. Kuantitas hasil kerja
a. Proses kerja dan kondisi pekerjaan
b. Waktu yang digunakan atau lamanya melaksanakan pekerjaan c. Jumlah kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan
d. Jumlah dan jenis pemberian pelayanan dalam bekerja 2. Kualitas hasil kerja yang dicapai
a. Ketepatan kerja dan kualitas kerja b. Tingkat kemampuan dalam bekerja
c. Kemampuan menganalisis data/informasi, kemampuan/kegagalan menggunakan mesin/peralatan
d. Kemampuan mengevaluasi (keluhan/keberatan konsumen)
keandalan, pengetahuan tentang pekerjaan, tanggung jawab dan pemanfaatan waktu kerja.
2.4.4 Hubungan antara Komunikasi, Budaya Perusahaan dan Kinerja FAKTOR
OBJEKTIF
INOVASI DAN
PENGAMBILAN
RESIKO
PERHATIKAN
KERINCIAN
ORIENTASI
HASIL
ORIENTASI
ORANG
ORIENTASI TIM
KEAGRESIFAN
Gambar 10. Dampak hubungan antara komunikasi, budaya perusahaan terhadap kinerja karyawan (Robbin dalam Mangkunegara 2009)
Menurut Robbin dalam Mangkunegara (2009) budaya perusahaan yang disosialisasikan dengan komunikasi yang baik dapat menentukan kekuatan menyeluruh perusahaan, kinerja dan daya saing dalam jangka panjang. Hubungan antara komunikasi, budaya perusahaan yang berdapak pada kinerja karyawan dapat dilihat pada Gambar 10.
Berdasarkan Gambar 10 dapat diketahui bahwa pembentukan kinerja yang baik dihasilkan jika terdapat komunikasi antara seluruh karyawan sehingga membentuk internalisasi budaya perusahaan yang kuat dan dipahami sesuai dengan nilai-nilai organisasi yang dapat menimbulkan persepsi yang positif antara semua tingkatan karyawan untuk mendukung dan mempengaruhi iklim kepuasan yang berdampak pada kinerja karyawan.
MANAJEMEN PUNCAK
FAKTOR
KOMUNIKASI
TINGGI
RENDAH
KINERJA
KEPUASAN BUDAYA
2.5 Penelitian Terdahulu
Bayuarga (2004) dalam penelitiannya yang berjudul Analisis Efektivitas Komunikasi Organisasi dan Hubungannya dengan Kinerja Karyawan pada Cipta Grafika Karawang, menyimpulkan bahwa pola komunikasi yang terjadi di Cipta Grafika lebih cenderung ke arah pola komunikai ke bawah dan komunikasi horisontal. Sebagian besar karyawan merasa bahwa hubungan komunikasi antar karyawan sudah berjalan dengan baik. Analisis deskriptif yang dilakukan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi menunjukkan bahwa kepemilikan informasi, spesialisasi pekerjaan, desas-desus, lingkungan kerja, sarana komunikasi, kredibilitas, gaya kepemimpinan, reaksi emosional, jabatan serta pemahaman dan umpan balik, memiliki pengaruh terhadap pola komunikasi yang terjadi di Cipta Grafika. Hasil analisis korelasi menunjukkan bahwa dibandingkan dengan faktor-faktor lainnya, faktor gaya kepemimpinan memiliki hubungan yang paling kuat dengan kinerja karyawan. Sedangkan hubungan yang paling lemah terjadi antara kinerja karyawan dengan faktor sarana komunikasi. Korelasi antara faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas komunikasi perusahaan dengan kinerja karyawan adalah kuat dan
nyata (α = 0,05).
positif ketiga-tiganya berkorelasi terhadap motivasi untuk bertanggung jawab.
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual
PT Mitra Makmur Industri memiliki visi dan misi yang ingin dicapai. Visi merupakan cita-cita organisasi yang berisikan arahan yang jelas dan apa yang dilakukan di masa depan, sedangkan misi adalah kegiatan yang akan dilakukan dalam upaya mencapai visi tersebut. Dalam mewujudkan visi dan misi, PT MMI memiliki strategi-strategi bisnis. Salah satu strategi bisnis PT MMI adalah kuat ke dalam yang artinya kuat dalam menjaga hubungan internal di dalam organisasi. Hubungan internal ini melibatkan hubungan antara sumberdaya manusia yang dimiliki oleh PT MMI.
Sumberdaya manusia merupakan salah satu komponen strategi yang berperan penting bagi PT MMI. Sumberdaya manusia, ada yang berperan sebagai atasan/pimpinan, dan sebagian besar lainnya berperan sebagai bawahan/karyawan. Semua orang yang terlibat dalam organisasi akan melakukan interaksi yang dibentuk melalui komunikasi. Komunikasi yang terjadi pada sebuah organisasi berperan sebagai jembatan penghubung diantara anggota organisasi, baik antara atasan dengan bawahan, maupun antar karyawan. Karyawan mendapatkan informasi terkait pekerjaanya, menyalurkan aspirasinya baik antar karyawan, maupun karyawan terhadap atasannya. Sebaliknya, atasan pun dapat memberikan arahan/instruksi kerja maupun masukan terhadap para bawahannya.
Gambar 11. Kerangka pemikiran konseptual
Kinerja karyawan
Kuantitas kerja Kualitas kerja Kejujuran Tanggung jawab Kehadiran Kerjasama
Pengaruh Komunikasi Efektif terhadap Kinerja Karyawan
Implikasi Manajerial
Karyawan
Komunikasi Efektif
Pemahaman Kesenangan
Mempengaruhi sikap Memperbaiki hubungan Tindakan
Visi dan Misi PT Mitra Makmur Industri
Strategi PT MMI
Kuat ke dalam (menjaga hubungan internal)
3.2. Kerangka Pemikiran Operasional
Komunikasi organisasi merupakan sistem komunikasi yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi itu sendiri Proses komunikasi yang terjadi, baik itu antara atasan dengan bawahan, maupun antar karyawan harus dapat dikelola dengan baik, sehingga menimbulkan komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang efektif akan diukur berdasarkan indikatornya, yaitu pemahaman, kesenangan, mempengaruhi sikap, hubungan yang baik dan adanya tindakan. Tercapainya keefektifan komunikasi organisasi mempengaruhi kinerja karyawan dalam organisasi tersebut. Kinerja karyawan pada PT MMI dapat diukur dari kuantitas kerja, kualitas kerja, kejujuran, tanggung jawab, kehadiran dan kemampuan bekerjasama.
Data yang diperoleh dari hasil penilitian untuk mengetahui sejauhmana pengaruh komunikasi yang efektif terhadap kinerja karyawan. Sementara alat analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah alat analisis deskriptif dan Partial Least Square (PLS). Analisis deskriptif bertujuan untuk mengetahui persepsi karyawan PT MMI terhadap komunikasi yang efktif dan kinerja. Sementara analisis PLS bertujuan untuk melihat pengaruh komunikasi yang efektif terhadap kinerja karyawan.
Gambar 12. Kerangka pemikiran operasional Karyawan
Komunikasi efektif
Pemahaman Kesenangan
Mempengaruhi sikap Memperbaiki hubungan Tindakan
Komunikasi organisasi
Komunikasi internal Komunikasi eksternal
Pimpinan Interaksi
Kinerja karyawan
Kuantitas kerja Kualitas kerja Kejujuran Tanggung jawab Kehadiran Kerjasama Analisis deskriptif
Pengaruh Komunikasi Efektif terhadap Kinerja Karyawan
Analisis PLS
Implikasi Manajerial bagi organisasi untuk memperhatikan komunikasi efektif yang terjadi pada organisasi dan
