MEMBANGUN SISTEM INFORMASI
PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN
BERBASIS DESKTOP DI PT EFOREL CITRA UTAMA
KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek Program Studi Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
FATTAH ILMI MUHAMMAD
10110599
TEDI AHMAD SYUKUR
10110629
TB. AAZ NAJIYULLAH
10110630
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
iii
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR SIMBOL ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 1
1.3 Maksud dan Tujuan ... 2
1.3.1 Maksud ... 2
1.3.2 Tujuan... 2
1.4 Batasan Masalah ... 2
1.5 Metodelogi Penelitian ... 3
1.5.1 Metodelogi Pengumpulan Data ... 3
1.5.2 Metodelogi Pembangunan Sistem ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Profil Tempat Kerja Praktek ... 7
2.1.1 Sejarah Instansi ... 7
2.1.2 Logo Instansi ... 7
2.1.3 Visi PT EFOREL CITRA UTAMA ... 8
2.1.4 Misi PT EFOREL CITRA UTAMA ... 8
2.1.5 Struktur Organisasi ... 8
2.2 Landasan Teori ... 11
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 11
iv
2.2.1.2 Klasifikasi Sistem ... 13
2.2.1.3 Konsep Dasar Informasi ... 14
2.2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 16
2.2.2 Basis Data ... 17
2.2.3 ERD ... 17
2.2.3.1 Varian Entitas dan Relasi ... 18
2.2.3.1.1 Himpunan Entitas Lemah (Weak Entity Sets) ... 18
2.2.3.1.2 Sub Entitas (Subtype Entities)... 18
2.2.4 DFD ... 18
2.2.5 Query ... 20
2.2.6 Perangkat Database SQLyog ... 20
2.2.7 C# (C Sharp)... 21
BAB 3 PEMBAHASAN ... 25
3.1 Analisis Sistem ... 25
3.1.1 Analisis Masalah ... 25
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 25
3.1.2.1 Flow Map Sistem yang Berjalan ... 27
3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan ... 27
3.1.4 Aturan Bisnis ... 28
3.1.5 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL) ... 28
3.1.6 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional ... 29
3.1.6.1 Analisis Perangkat Keras (Hardware) ... 29
3.1.6.2 Analisis Perangkat Lunak (Software) ... 29
3.1.6.3 Analisis Pengguna (User) ... 30
3.1.7 Analisis Fungsional ... 31
3.1.7.1 Analisis Basis Data ... 31
3.1.7.2 Diagram Konteks ... 32
3.1.7.3 DFD (Data Flow Diagram) ... 33
3.1.7.3.1 DFD Level 1 ... 34
3.1.7.3.2 DFD Level 2 ... 34
3.1.7.3.2.1 DFD Level 2 Proses Pengolahan Absensi ... 34
3.1.7.3.2.2 DFD Level 2 Proses Data Master ... 35
v
3.1.7.3.3.1 DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Pegawai ... 36
3.1.7.3.3.2 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Jabatan ... 37
3.1.7.4 Spesifikasi Proses ... 38
3.1.7.5 Kamus Data ... 44
3.2 Perancangan ... 46
3.2.1 Perancangan Basis Data ... 46
3.2.1.1 Skema Relasi ... 46
3.2.1.2 Struktur Tabel ... 47
3.2.2 Perancangan Struktur Menu ... 50
3.2.3 Perancangan Antar Muka ... 50
3.2.4 Perancangan Pesan ... 58
3.2.5 Perancangan Jaringan Semantik ... 58
3.2.6 Perancangan Prosedural ... 59
3.3 Implementasi ... 63
3.3.1 Implementasi Sistem ... 63
3.3.1.1 Perangkat keras yang digunakan ... 63
3.3.1.2 Perangkat lunak yang digunakan ... 63
3.3.2 Implementasi Basis Data ... 64
3.3.3 Implementasi Antar Muka ... 66
3.3.4 Pengujian Perangkat Lunak ... 67
3.3.4.1 Rencana Pengujian ... 67
3.3.4.2 Kasus dan Hasil Pengujian Black Box ... 68
3.3.4.3 Kesimpulan Hasil Pengujian Black Box ... 78
3.3.4.4 Pengujian Betha ... 78
3.3.4.5 Kesimpulan Pengujian Betha ... 80
BAB 4 KESIMPULAN DAN SARAN ... 81
4.1 Kesimpulan ... 81
4.2 Saran ... 81
83
DAFTAR PUSTAKA
[1] I. Sommerville, Software Engineer (Rekayasa Perangkat Lunak) edisi 6 jilid 1, Jakarta: Erlangga, 2003.
[2] T. Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Andi, 2005.
[3] R. Mcleod, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: PT. Prenhallindo, 2001. [4] E. Arbie, Pengantar Sistem Informasi Manajemen Edisi Ke-7 Jilid 1, Jakarta: Bina
Alumni Indonesia, 2000.
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufik serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan kegiatan Kerja Praktek serta dapat menyelesaikan laporannya yang berjudul “SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN” di PT Eforel Citra Utama dengan tepat waktu dan tanpa adanya halangan yang berarti.
Laporan Kerja Prakek ini disusun berdasarkan apa yang telah kami lakukan pada saat dilapangan yakni di PT Eforel Citra Utama yang beralamat di Komplek Mekarwangi Jl. Mekarwangi Utama No. 18 Bandung 40237 dimulai dari tanggal 22 Juli 2013 s/d 30 Agustus 2013.
Kerja praktek ini merupakan salah syarat wajib yang harus ditempuh dalam Program Studi Teknik Informatika. Selain untuk menuntas program studi yang penulis tempuh, kerja praktek ini ternyata banyak memberikan manfaat kepada penulis baik dari segi akademik maupun untuk pengalaman yang tidak dapat penulis temukan saat berada di bangku kuliah.
Dalam penyusunan laporan hasil kerja praktek ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh sebab itu penulis ingin mengungkapkan rasa terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua, yang telah mendoakan dan memberi dukungan moral kepada penulis.
2. Ibu Kania Evita Dewi S.Pd., M.Si. selaku pembimbing yang telah banyak memberikan arahan dan masukkan dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini. 3. Bapak Julfrizal Ardiansyah, Amd. selaku pembimbing di PT Eforel Citra Utama. 4. Tak lupa pula penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada
ii
Penulis akui, penulis tidaklah sempurna seperti kata pepatah tak ada gadig yang tak retak begitu pula dalam penulisan ini, apabila nantinya terdapat kekeliruan dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya.
Akhir kata semoga laporan kerja praktek ini dapat memberikan banyak manfaat bagi kita semua. Amiin.
Bandung, 25 Januari 2014
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT Eforel Citra Utama merupakan Premier Channel Partner Advantech Indonesia. Berdiri sejak tahun 1994, Eforel telah mengembangkan bisnis dalam bidang Industrial Computer, Automation & Control System. Kompetensi utama PT Eforel Citra
Utama adalah melakukan kegiatan bisnis dengan produk-produk Advantech & hal tersebut diperkuat dengan strategi total yang diterapkan.
Di PT Eforel Citra Utama pada bagian staff admin yang mengolah data pegawai masih dilakukan secara konvesional sehingga menimbulkan kendala yang diantaranya adalah pencarian kebutuhan data yang rumit karena banyaknya file yang tersimpan dan tidak terorganisir dengan baik. Selain itu terdapat masalah seringnya data yang dimasukan ke dalam data pegawai salah. Oleh karena itu, dibutuhkan untuk mengkomputerisasikan sistem pengolahan data di PT Eforel Citra Utama pada bagian staff admin yang mengolah data pegawai agar data yang dimasukkan terstruktur dan jelas.
Maka berdasarkan masalah yang telah diuraikan sebelumnya, solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan membuat aplikasi berbasis desktop yaitu
“MEMBANGUN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA
KEPEGAWAIAN BERBASIS DESKTOP”. Sehingga diharapkan pada bagian staff admin yang mengolah data pegawai bekerja lebih efektif dan efisien.
1.2 Perumusan Masalah
2
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud
Untuk membangun sistem informasi pengolahan data kepegawaian di PT Eforel Citra Utama.
1.3.2 Tujuan
Tujuan dari pembangunan sistem informasi ini adalah untuk memudahkan dan membantu bagian staff Admin dalam pengolahan data kepegawaian dan mampu memberikan berbagai laporan yang dibutuhkan berkaitan dengan data kepegawaian.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembangunan sistem informasi ini lebih terarah dan mencapai sasaran yang telah ditentukan, maka masalah dibatasi hanya kepada hal-hal di bawah ini :
A. Proses-proses yang terdapat pada Sistem Informasi Pengolahan Data Kepegawaian di PT Eforel Citra Utama :
1. Login 2. Absensi
3. Pengolahan data kepegawaian 4. Pengolahan data jabatan
5. Pengolahan laporan kepegawaian
B. Data-data yang diolah dalam proses-proses Sistem Informasi Pengolahan Data Kepegawaian di PT Eforel Citra Utama :
1. Login 2. Absensi
Dalam proses ini, absensi bisa diisi jika data pegawai sudah terdaftar didalam database system.
3
Dalam proses ini, diolah data dasar pegawai dari seluruh pegawai di PT Eforel Citra Utama, dengan fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Tambah data kepegawaian b. Cari data kepegawaian c. Lihat data kepegawaian d. Ubah data kepegawaian e. Hapus data kepegawaian 4. Pengolahan data jabatan
Fungsi-funsi yang terdapat pada pengolahan data jabatan yaitu : a. Tambah data jabatan
b. Cari data jabatan c. Lihat data jabatan d. Ubah data jabatan
5. Pengolahan laporan kepegawaian a. Laporan kepegawaian
b. Laporan absensi dan penggajian
C. Metode analisis yang digunakan dalam pembangunan sistem ini berdasarkan data terstruktur yaitu menggunakan Flowchart dan ERD (Entity Relationship Diagram) dan untuk menggambarkan diagram proses menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
1.5 Metodelogi Penelitian
Metode yang digunakan pada saat mengumpulkan data dan pembangunan sistem informasi ini sebagai berikut :
1.5.1 Metodelogi Pengumpulan Data
4
A. Observasi
Observasi yang telah dilakukan adalah untuk mengamati dan mengetahui secara langsung jalannya sistem yang sedang berjalan saat itu dan proses kerja dari tugas masing-masing serta format-format laporan di PT Eforel Citra Utama yang digunakan saat itu.
B. Wawancara
Wawancara yang telah dilakukan adalah meyakinkan data yang diperoleh akurat dengan melakukan wawancara secara langsung dengan narasumber dalam hal ini admin di PT Eforel Citra Utama dan yang terkait didalamnya yang memberikan penjelasan dan data. Untuk mengetahui apa dan bagaimana dari kegiatan pengolahan data tersebut serta kemampuan memberi informasi yang tepat dan jelas.
1.5.2 Metodelogi Pembangunan Sistem
Metode Perancangan Sistem dalam pengembangan sistem informasi ini menggunakan paradigma perangkat lunak secara waterfall, yaitu meliput beberapa tahap-tahap sebagai berikut :
A. Requirements Analysis and Definition
Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa menghasilkan desain yang lengkap.
B. Sistem and Software Design
Desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara lengkap. C. Implementation and Unit Testing
Desain program diterjemahkan kedalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangun langsung diuji baik secara unit.
D. Integration and Sistem Testing
5
Mengoperasikan program di lingkungannya dan melakukan pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi dengan situasi sebenarnya.
Gambar 1.1 Waterfall [1]
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan akhir penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan laporan akhir ini adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi mengenai penjelasan latar belakang masalah, rumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi pembahasan dan penjabaran dari teoti-teori pendukung, sejarah perusahaan, tempat dan kedudukan perusahaan, bentuk dan badan hukum perusahaan, bidang pekerjaan perusahaan, bidang pekerjaan divisi, dan struktur organisasi perusahaan.
BAB III PEMBAHASAN
6
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
7
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil Tempat Kerja Praktek
PT Eforel Citra Utama merupakan Premier Channel Partner Advantech Indonesia. Berdiri sejak tahun 1994, Eforel telah mengembangkan bisnis dalam bidang Industrial Computer, Automation & Control System. Kompetensi utama PT Eforel Citra
Utama adalah melakukan kegiatan bisnis dengan produk-produk Advantech & hal tersebut diperkuat dengan strategi total solusi kami.
2.1.1 Sejarah Instansi
PT Eforel Citra Utama berdiri pada tanggal 2 Februari 1994, dengan bidang usaha yang ditangani adalah meliputi elektrikal, instrumentasi, suplier dan kontraktor. Adanya transformasi kemajuan teknologi yang pesat membuat PT Eforel Citra Utama secara khusus mengembangkan diri pada bidang teknologi informasi dan otomasi. Untuk mendukung riset dan pengembangan, PT Eforel Citra Utama bekerja sama dengan Advantech yang telah bersertifikasi ISO 9001 untuk penyediaan perangkat keras yang memenuhi standar industri.
2.1.2 Logo Instansi
Deskripsi dari logo instansi PT Eforel Citra Utama yaitu, warna biru muda pada logo melambangkan bahwa PT Eforel Citra Utama merupakan salah satu mitra Advantech, karena Advantech didominasi oleh warna biru muda, dan gambar yang berwarna silver seperti huruf E pada logo melambangkan huruf pertama dari kata “EFOREL”.
8
2.1.3 Visi PT EFOREL CITRA UTAMA
PT Eforel Citra Utama adalah menjadi distributor komputer industri dan peralatan otomasi yang terpercaya di Indonesia dengan pertumbuhan pangsa pasar & nilai penjualan yang tumbuh secara berkelanjutan.
2.1.4 Misi PT EFOREL CITRA UTAMA
PT EFOREL CITRA UTAMA adalah pengembangan pangsa pasar dan komunitas pelanggan terhadap produk berteknologi tinggi dengan harga terjangkau melalui dukungan teknis dan pelayanan pelanggan yang lebih baik.
2.1.5 Struktur Organisasi
9
Deskripsi Jabatan : 1. Direktur
Seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan Terbatas (PT). Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. 2. Business Development Manager
Bertanggungjawab untuk mempertahankan dan mengembangkan kinerja divisi-divisi produk yang sekarang ada dan memberi saran misalnya untuk mendivestasi produk tertentu yang telah minim hasilnya dan mendorong produk perkembangan yang marketnya akan berkembang, disamping itu mencari bidang-bidang baru untuk diversifikasi, dengan proyek-proyek baru yang dituangkan dalam suatu Feasiblity Study.
3. eP Supervisor
Seseorang yang menangani orang-orang yang memproduksi dan atau melakukan kinerja pelayanan.
4. eP Sales Eng
Seorang Sales Engineer biasanya masuk setelah bagian lain dari tim sales mem-follow up sebuah project. Sales Engineer biasanya bertanggungjawab terhadap hal
berikut :
a. Bertugas untuk memberikan solusi terhadap masalah atau kebutuhan pelanggan secara teknikal.
b. Mempresentasikan produk atau solusi sesuai kebutuhan pelanggan.
c. Menjawab RFP (Request For Proposal) apakah comply antara kebutuhan pelanggan dengan produk yang dimiliki.
10
5. eA Supervisor
Bertanggungjawab untuk hasil atas orang-orang yang diawasi terutama mutu dan jumlah dari produk dan pelayanan.
6. eA Sales Eng
Seseorang yang mempunyai kemampuan menjual suatu produk dan mempunyai keahlian sebagai teknisi.
7. Marketing Support
Divisi yang menunjang dan memberikan pelayanan kepada Divisi Sales & Marketing
8. Webmaster
Orang yang bertanggung jawab untuk memelihara website, termasuk memastikan server web, perangkat keras dan perangkat lunak agar beroperasi secara akurat,
merancang website, menghasilkan dan merevisi halaman web, membalas komentar pengguna, dan memeriksa lalu lintas melalui situs. Webmaster juga harus berpengalaman dalam transaksi perangkat lunak Web dan keamanan.
9. Admin Sales
a. Membuat Surat Jalan, dan memeriksa jadwal serta tagihan sales. b. Mengontrol batas kredit langganan.
c. Membantu tugas sales didalam kantor dengan menyiapkan segala keperluan yang dibutuhkan Sales, dan lain-lain.
10. Application Engineer & RMA
Engineer yang bertugas memilih/menghitung produk mana yang sesuai dengan
permintaan pembeli. 11. eA Engineer
11
12. eP Engineer
Suatu ilmu keteknikan yang dipraktekkan kedalam kehidupan kita untuk mempermudah kita dalam melakukan sesuatu.
13. Technical Support
Seseorang yang mampu untuk memperbaiki suatu sistem yang bermasalah dalam jaringan. Technical Support juga merupakan staf pendukung teknis komputer yang dapat mengoperasikan PC stand alone, instalasi OS, instalasi dan konfigurasi jaringan, instalasi modem dan setting konfigurasi komunikasi wireless, instalasi software anti virus, restore dan backup system, penanganan
awal atas masalah PC.
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi
Deskripsi mengenai pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli :
a. Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi [2].
b. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [3].
c. Sistem informasi adalah sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan [4].
12
2.2.1.1 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkaran luar sistem (environment), penghubung (interface), masukkan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal). Dibawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut :
1. Komponen Sistem (components)
Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentudan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scoope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energy dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem.
4. Interface
Interface merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem
13
5. Input
Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output.
6. Output
Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem menentukan Input yang dibutuhkan dan Output yang akan dihasilkan.
2.2.1.2 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan melalui beberapa sudut pandang, diantaranya : 1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik
(physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui sistem alam, tidak dibuat oleh manusia.
14
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga output dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi yang ada hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tetapi tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan menghasilkan output untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain.
2.2.1.3 Konsep Dasar Informasi
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi dapat didefinisikan sebagai :
“Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.
1. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
15
Gambar 2.3 Siklus Informasi
2. Teknologi Informasi
Informasi teknologi adalah sebuah terminology kontemporer yang mendeskripsikan kombinasi antara teknologi komputer (hardware dan software) dengan teknologi komunikasi (data, gambar, dan jaringan suara).
Peranan Teknologi Informasi :
a. Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
b. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses.
16
3. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat(accurate), tepat waktunya (timeliness) dan relevan (relevance) :
a. Akurat, berartti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
c. Relevan, berarrti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikan kemampuan untuk memprediksi atau menegaskan ekspetasi semula.
4. Nilai Informasi
Nilai dari informasi (Value of Information) dimasukan dari 2 hal yaitu manfaat dan mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai manfaaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunkan untuk beberapa kegunaan. Sebagian informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai tetapi dapat ditaksir nilai keefektifannya.
2.2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi merupakan hala yang sangat penting didalam mengambil keputusan. Informasi tersbut didapatkan dari sitem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information generating systems. Sistem informasi adalah :
“Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
17
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.”
2.2.2 Basis Data
Basis Data adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
2.2.3 ERD
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
a. Entiti
Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan/Relasi
Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut :
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu :
1. Satu ke satu (One to one)
18
2. Satu ke banyak (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke banyak (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
2.2.3.1 Varian Entitas dan Relasi
Idealnya himpunan entitas yang terlibat dalam sebuah ERD adalah himpunan entitas kuat dan bebas. Himpunan entitas demikian tidak memiliki ketergantungan dengan himpunan entitas lainnya. Namun demikian, dalam pembentukan ERD tidak selalu dapat melibatkan himpunan entitas seperti itu. Ada kalanya juga melibatkan himpunan entitas yang lemah atau merupakan bagian dari himpunan entitas lainnya.
2.2.3.1.1 Himpunan Entitas Lemah (Weak Entity Sets)
Berisi entitas-entitas yang kemunculannya tergantung pada eksistensinya dalam sebuah relasi terhadap entitas lain. Himpunan entitas demikian biasanya tidak memiliki atribut yang dapat berfungsi sebagai key, yang dapat menjamin keunikan entitas di dalamnya.
2.2.3.1.2 Sub Entitas (Subtype Entities)
Merupakan himpunan entitas yang beranggotakan entitas-entitas yang merupakan bagian dari himpunan entitas yang lebih superior (utama). Sub Entitas ini merupakan hasil dekomposisi (spesialisasi) himpunan entitas berdasarkan pengelompokan tertentu.
2.2.4 DFD
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
19
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
a. Komponen Terminator/Entitas Luar
Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity).
Komponen terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda, misalnya Admin.
b. Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa
yang sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek).
c. Komponen Data Store
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa.
Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file
atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file, folder, dan agenda.
20
1. Alur data dari data Store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data, sebagian dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebih dari satu paket data untuk suatu proses 2. Alur data ke data store yang berarti sebagai peng-update-an data, seperti
menambah satu paket data baru atau lebih, menghapus satu paket atau lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paket data atau lebih .
d. Komponen Data Flow/Alur Data
Suatu data flow/alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda.
2.2.5 Query
Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi
yang tersimpan dalam database.
2.2.6 Perangkat Database SQLyog
SQLyog adalah salah satu software yang bisa digunakan sebagai GUI database
manager untuk database MySQL. Software ini banyak fungsinya yaitu disediakanya
21
Gambar 2.4 Tampilan Database SQLyog
2.2.7 C# (C Sharp)
C# (C Sharp) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang berorientasi objek
yang dikembangkan oleh Microsoft sebagai bagian dari inisiatif kerangka .NET Framework. Bahasa pemrograman ini dibuat berbasiskan bahasa C++ yang telah
dipengaruhi oleh aspek-aspek ataupun fitur bahasa yang terdapat pada bahasa-bahasa pemrograman lainnya seperti Java, Delphi, Visual Basic, dan lain-lain) dengan beberapa penyederhanaan. Menurut standar ECMA-334 C# Language Specification, nama C# terdiri atas sebuah huruf Latin C (U+0043) yang diikuti oleh tanda pagar yang menandakan angka # (U+0023). Tanda pagar (#) yang digunakan memang bukan tanda kres dalam seni musik (U+266F), dan tanda pagar # (U+0023) tersebut digunakan karena karakter kres dalam seni musik tidak terdapat di dalam keyboard standar. kurang lebih seperti itu. Apa saja yang dimikiki oleh C# mari kita lihat deskripsi dibawah ini :
1. Sederhana (Simple)
22
2. OOP (Object Oriented Languange)
C# memenuhi syarat-syarat sebagai sebuah bahasa pemrograman yang bersifat
Object Oriented, yaitu encapsulation, inheritance dan polymorphism.
3. Powerfull dan Flexsibel
C# bisa digunakan untuk membuat berbagai macam aplikasi, seperti aplikasi
pengolah kata, grafik, spreadsheets, atau bahkan membuat kompiler untuk sebuah bahasa permrograman.
4. Efesien
C# tidak memiliki terlalu banyak keyword, sehingga dapat mengurangi kerumitan. 5. Modular
Kode C# ditulis dengan pembagian masing class-class (classes) yang terdiri dari beberapa routines yang disebut sebagai member methods. Class-class dan metode-metode ini dapat digunakan kembali oleh program atau aplikasi lain. Hanya dengan memberikan informasi yang dibutuhkan oleh Class dan metode yang dimaksud, maka akan dapat membuat suata kode yang dapat digunakan oleh satu atau beberapa aplikasi dan program (reusable code).
A. Kelebihan C# 1. Flexible
C# dapat di eksekusi di mesin komputer sendiri atau di transmiskan melalui web
dan dieksekusi di komputer lainya. 2. Powerfull
C# memiliki sekumpulan perintah yang sama dengan C++ yang kaya akan fitur
yang lengkap tetapi dengan gaya bahasa yang lebih diperhalus sehingga memudahkan penggunanya.
3. Easier to use
C# memodifikasi perintah yang sepenuhnya sama dengan C++ dan
23
4. Visually oriented
.NET library code yang digunakan oleh C# menyediakan bantuan yang
dibutuhkan untuk membuat tampilan yang complicated dengan frames, dropdown , tabbed windows, group button , scroll bar , background image ,
dan lainnya. 5. Secure
Semua bahasa pemprograman yang digunakan untuk kebutuhan internet mesti memiliki security yang benar-benar aman untuk menghindari aksi kejahatan dari pihak lain seperti hacker , C# memiliki segudang fitur untuk menanganinya. 6. Memory management lebih mudah karena adanya garbage collector, yang
membebaskan memory secara otomatis sehingga dapat mencegah memory leak. 7. Type safe, konversi implisit dari tipe data hanya mensupport turunan dan operasi
dari tipe data yang melebar (misal dari int ke long, kalo int ke short tidak bisa) dan ini dideteksi pas compile.
8. Banyak fungsi yang tersedia di Base Class Library .NET Framework.
9. .NET Framework berkembang cepat dan semakin banyak fitur yang membuat produktivitasnya bertambah, misal: linq.
10. Untuk pengembangan aplikasi bisnis/umum atau enterprise, penggunaan C# akan lebih produktif daripada bila menggunakan C++. Bahasa C# masih merupakan turunan dari bahasa C, tetapi seolah-olah dibuat lebih mudah dan produktif seperti Visaul Basic dengan tetap mempertahankan fleksibilitas dan “power” dari bahasa C.
11. Kabarnya Microsoft sedang mengembangkan sistem operasi dengan code name
“Singularity”/“Midori” yang akan menggantikan Windows. Sistem operasi ini,
API-nya ditulis dengan C# dan merupakan managed code seperti .Net Framework saat ini sehingga tentunya akan mengusung C# sebagai bahasa
24
B. Kelemahan C#
1. Banyaknya operator serta fleksibilitas penulisan program kadang-kadang membingungkan pemakai.
2. Bagi pemula pada umumnya akan kesulitan menggunakan pointer.
25
BAB 3
PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
Analisis sistem (System Analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
3.1.1 Analisis Masalah
Setelah melakukan pengamatan pada sistem yang sedang berjalan, diketahui bahwa sistem pengelolaan data di PT Eforel Citra Utama yang ada saat ini masih menggunakan cara yang manual dan melibatkan data dalam jumlah besar, akan menimbulkan beberapa masalah yang memerlukan perhatian dan penanganan khusus. Dengan menggunakan sistem yang bersifat komputerisasi hasil yang dicapai akan lebih optimal dan pekerjaan yang dilakukan akan lebih mudah, efektif dan efisien.
3.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis ini berupa gambaran nyata dari urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
Prosedur Sistem Informasi Pengolahan Data Kepegawaian di PT Eforel Citra Utama adalah seperti berikut :
1. Pegawai melakukan absen rutin dengan menggunakan check clock tiap harinya. 2. Selanjutnya bagian Admin merekap data absensi beserta data Pegawai selama 2
26
3. Kemudian bagian Admin membuat laporan data absensi dan data Pegawai sebanyak 2 lembar, lembar pertama untuk Admin sendiri dan lembar kedua di serahkan kepada Manager.
4. Dari laporan data absensi tersebut, bagian Admin akan memeriksa laporan absen dan data Pegawai untuk menyesuaikan dengan data gaji.
5. Setelah sesuai, bagian Admin akan menghitung gaji yang didapat Pegawai yang disesuaikan dengan laporan absen dan data Pegawai.
6. Setelah itu bagian Admin menyesuaikan laporan penggajian dengan keuangan perusahaan.
7. Setelah sesuai, bagian Admin akan membuat slip gaji sesuai dengan laporan yang telah disetujui sebanyak 2 lembar, lembar pertama akan dijadikan arsip di bagian Admin, dan lembar kedua akan diserahkan pada Pegawai.
27
3.1.2.1 Flow Map Sistem yang Berjalan
PEGAWAI
Pengisian jam
masuk & keluar pada absensi
ADMIN
Kartu Absensi setelah di isi jam masuk &
jam keluar
PROSEDUR YANG BERJALAN
MANAGER
Kartu Absensi Kartu Absensi
Kartu Absensi setelah di isi jam masuk &
jam keluar
Kartu Absensi setelah di isi jam masuk & jam
keluar Kartu Absensi setelah
di isi jam masuk & jam keluar
Cek Absensi &
Rekapitulasi
Absensi
Laporan Absensi Pegawai
LAP
Hitung Gaji & Laporan
Slip Gaji Laporan
Penggajian
Gambar 3.1 Flowmap yang berjalan
3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
28
lambatnya pembuatan laporan absensi pegawai, laporan penggajian dan sering ditemukannya duplikasi-duplikasi data sehingga pengolahan data absensi menjadi tidak terstruktur. Maka perubahan dari sistem ke sistem yang baru sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja para SMD dalam meningkatkan tugas-tugasnya, yaitu dengan membuat sistem informasi.
3.1.4 Aturan Bisnis
Aturan bisnis di PT Eforel Citra Utama adalah sebagai berikut : 1. Absen dilakukan hanya sekali dalam satu hari.
2. Absen diisi oleh admin dan pegawai.
3. Perhitungan gaji didapat ketika proses absen masuk dan absen keluar. 4. Hanya Admin yang mengelola data kepegawaian di PT Eforel Citra Utama.
3.1.5 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak (SKPL)
Berdasarkan analisis masalah yang dibutuhkan oleh perangkat lunak, maka perangkat lunak harus memenuhi kriteria-kriteria berikut :
Tabel 3.1 SKPL
Kode Keterangan
Fungsional
SKPL – F1 Aplikasi dapat mengolah informasi data pegawai SKPL – F2 Aplikasi dapat melakukan proses login
SKPL – F3 Aplikasi dapat melakukan absensi SKPL – F4 Aplikasi dapat mengolah data pegawai SKPL – F5 Aplikasi dapat mengolah data jabatan SKPL – F6 Aplikasi dapat mengolah laporan absensi SKPL – F7 Aplikasi dapat mengolah laporan gaji
Non Fungsional
29
3.1.6 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi dari sistem yang sedang berjalan. Spesifikasi kebutuhan non fungsional adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Analisis kebutuhan non fungsional meliputi analisis kebutuhan perangkat keras (hardware), kebutuhan perangkat lunak (software) serta kebutuhan perangkat pikir.
3.1.6.1 Analisis Perangkat Keras (Hardware)
Analisis kebutuhan perangkat keras digunakan untuk mempermudah proses perancangan dan implementasi. Berdasarkan hasil pengamatan yang ada, spesifikasi hardware yang dimiliki oleh PT Eforel Citra Utama terlihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.2 Perangkat Keras
No. Perangkat Keras Kondisi Yang Ada Kondisi Yang Dibutuhkan 1 Processor Intel Pentium IV 2.8 GHz Intel Pentium Dual-Core
E2160 1.8 Ghz
2 Monitor Samsung LCD 16 inch Samsung LCD 16 inch
3 VGA On-Board VGA Intel Up 128 Mb
4 Motherboard MSI 945GCM5-F Biostar G41D3
5 Hardisk Maxtor 80GB ATA Seagate 320GB SATA
6 Memory Transcend 1GB DDR2 Transcend 2GB DDR3 7 Optical Drive DVD RW Samsung 52x DVD RW Samsung 52x
8 Printer Cannon 2700 EPSON L300
9 Keyboard Standar Standar
10 Mouse Standar Standar
Dalam hasil analisis tersebut, dapat disimpulkan bahwa spesifikasi hardware di PT Eforel Citra Utama menunjang dibangungnya aplikasi ini.
3.1.6.2 Analisis Perangkat Lunak (Software)
30
akan dibangun, sebenarnya sudah dimiliki oleh PT Eforel Citra Utama, yakni diantaranya adalah sebagai berikut :
Tabel 3.3 Perangkat Lunak
Keterangan Kondisi Yang Ada Kondisi Yang Dibutuhkan
Windows Windows 7 Ultimate Windows 7 Ultimate
Database - SQLyog Ultimate
Tools - XAMPP for Windows Version 1.7.3 Software - 1. Microsoft Visual Studio 2010
2. Crystal Report Version 13.0.4
Dalam hasil analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa terdapat kekurangan software untuk menjalankan aplikasi ini, maka sebelum menjalankan aplikasi pengolahan data pegawai tersebut, harus diinstall terlebih dahulu SQLyog Ultimate, XAMPP for Windows Version 1.7.3, Microsoft Visual Studio 2010 dan Crystal Report Version 13.0.4.
3.1.6.3 Analisis Pengguna (User)
User atau pengguna yang nantinya akan mengoprasikan aplikasi ini merupakan pegawai dari PT Eforel Citra Utama, adapun maksud dari analisis ini adalah untuk mengetahui siapa saja user yang terlibat beserta karakteristiknya sehingga dapat mengetahui tingkat pengalaman user terhadap komputer.
Tabel 3.4 Pegawai/Admin Keadaan Sekarang
Pengguna Tanggung
Jawab Pendidikan Kemampuan Pengalaman Admin Mengelola
data
kepegawaian
D3/S1 Dapat
mengoperasikan komputer
-
Pegawai Mengisi absen masuk & absen keluar
D3/S1 Dapat
mengoperasikan komputer
31
Tabel 3.5 Pegawai/Admin Keadaan yang Dibutuhkan
Pengguna Tanggung
Jawab Pendidikan Kemampuan Pengalaman Admin Mengelola
dan menggunakan aplikasi ini harus menguasai komputer dan pemahaman yang cukup untuk mengelola data dalam aplikasi berbasis desktop ini.
3.1.7 Analisis Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional adalah analisis terhadap kebutuhan secara fungsional baik dalam aliran data ataupun informasi. Analisis kebutuhan data fungsional yang digunakan dalam sistem ini digambarkan dengan analisis terstruktur.
3.1.7.1 Analisis Basis Data
32 Gambar 3.2 ERD
Keterangan entitas beserta atrinutnya :
Admin : NIP, Username, Password
Pegawai : NIP, Nama_Lngkp, Jenis_Kelamin, Tgl_Lahir, Agama, Alamat, No_Telp, Email, Jabatan
Jabatan : Jabatan, Upah_perJam
Gaji : No_Gaji, NIP, Tanggal, Jam_Masuk, Jam_Keluar, Intv_Jam, Upah_Perhari
Absen : No_Absen, NIP, Tanggal, Jam_Masuk, Jam_Keluar, Intv_Jam
3.1.7.2 Diagram Konteks
33
SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN DI PT EFOREL CITRA UTAMA
Data Absen
MANAGER
PEGAWAI ADMIN
Data Login
Info Absen Info Slip Gaji
Data Pegawai Data Absen Data Laporan Pegawai
Data Laporan Absensi Data Laporan Gaji
Info Login
Info Pegawai
Info Absen
Info Laporan Pegawai
Info Laporan Absensi
Info Laporan Gaji
Info Lapo ran Gaji Info Laporan Absensi
Info Laporan Pegawai Info Absen Data Absen
Gambar 3.3 Diagram Konteks SIPDK
3.1.7.3 DFD (Data Flow Diagram)
34
Gambar 3.4 DFD Level 1 SIPDK
3.1.7.3.2 DFD Level 2
3.1.7.3.2.1 DFD Level 2 Proses Pengolahan Absensi
35
Gambar 3.5 DFD Level 2 Proses Pengolahan Absensi
3.1.7.3.2.2 DFD Level 2 Proses Data Master
36
Data Laporan Pegawai Data Laporan Gaji
Da
Data Absensi Data Gaji Data Gaji
Gambar 3.7 DFD Level 2 Proses Data Master
3.1.7.3.3 DFD Level 3
3.1.7.3.3.1 DFD Level 3 Proses 3.1 Pengolahan Data Pegawai
37
Gambar 3.8 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Pegawai
3.1.7.3.3.2 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Jabatan
38
Gambar 3.9 DFD Level 3 Proses Pengolahan Data Jabatan
3.1.7.4 Spesifikasi Proses
Spesifikasi proses bertujuan untuk mendeskripsikan dari setiap fungsi proses yang digambarkan pada DFD. Spesifikasi proses pada DFD Sistem Informasi Pengolahan Data Kepegawaian ini adalah sebagai berikut :
Tabel 3.6 Spesifikasi Proses
No. Proses Keterangan
Proses Pengolahan Absensi
1
No. Proses 1.0
Nama Proses Pengolahan Absensi
Deskripsi Isi Proses untuk melakukan absensi.
Input Data Absensi
Output Info Absensi
Destination Manager, Admin dan Pegawai
Logika Proses 1. Sistem menampilkan halaman absen pegawai
2. Admin, Manager dan Pegawai menginputkan NIP untuk absen masuk dan absen keluar
39 4. Sistem mencari data jam kerja pegawai menurut NIP
pegawai
5. Sistem menyimpan data pegawai ke tabel absen
2
No. Proses 1.1
Nama Proses Pengolahan Absen Masuk
Deskripsi Isi Proses untuk mengisi absen masuk
Input Data absen masuk
Output Info absen masuk
Destination Manager, Admin dan Pegawai
Logika Proses 1. Sistem mengelola data absen masuk menurut NIP pegawai yang dipilih diproses 1.0
2. Sistem menyimpan data jam kerja ketika absen masuk ke tabel absen
3
No. Proses 1.2
Nama Proses Pengolahan Absen Keluar
Deskripsi Isi Proses untuk mengisi absen keluar
Input Data absen keluar
Output Info absen keluar
Destination Manager, Admin dan Pegawai
Logika Proses 1. Sistem mengelola data absen masuk menurut NIP pegawai yang dipilih diproses 1.0
2. Jam kerja = (jam masuk – jam keluar)
3. Sistem menyimpan data jam kerja ketika absen keluar ke tabel absen
Proses Login
4
No. Proses 2.0
Nama Proses Login
Deskripsi Isi Proses untuk mengecek hak akses pengguna. Sehingga hanya pengguna yang terdaftar saja yang bisa melakukan operasi
Input Data Login
Output Info login
Destination Admin dan Manager
Logika Proses 1. Admin atau Manager memasukkan Usename dan
40 2. Sistem memeriksa data Username dan Password Admin. 3. Apabila data Username dan Password Admin sesuai
dengan yang tersimpan di database maka proses login berhasil, kemudian masuk ke halaman Pengolahan Menu Utama Admin
4. Apabila data Username dan Password tidak sesuai dengan yang tersimpan di database maka proses login gagal
5. Admin kembali memasukkan kembali Username dan
Password sampai proses login berhasil
Menu Utama Admin
5
No. Proses 3.0
Nama Proses Pengolahan Data Master
Deskripsi Isi Proses untuk mengolah data master
Input 1. Data Pegawai
2. Data Jabatan
3. Data Laporan Pegawai 4. Data Laporan Absensi 5. Data Laporan Gaji
Output 1. Info Pegawai
2. Info Jabatan
3. Info Laporan Pegawai 4. Info Laporan Absensi 5. Info Laporan Gaji
Destination Admin
Logika Proses 1. Sistem menampilkan halaman pengolahan data master 2. Admin mengelola data pegawai, data jabatan, laporan
pegawai, laporan absen dan laporan gaji
Proses Pengolahan Data Pegawai
6
No. Proses 3.1
Nama Proses Pengolahan Data Pegawai
Deskripsi Isi Proses mengelola data pegawai mulai dari tambah, edit dan delete
Input Data Pegawai
Output Info Pegawai
Destination Admin
41 2. Admin mengolah data Pegawai (input, edit, hapus data
pegawai)
7
No. Proses 3.1.1
Nama Proses Tambah Data Pegawai
Deskripsi Isi Proses untuk menambahkan data pegawai ke dalam database
Input Data Pegawai
Output Info Pegawai
Destination Admin
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman data pegawai 2. Admin memasukkan data pegawai
3. Sistem memeriksa apakah data yang diinputkan sesuai dengan type data dari setiap field yang ada di tabel pegawai
4. Apabila data yang diinputkan valid maka sistem menyimpan data pegawai ke dalam database
5. Apabila data tidak valid maka sistem memberikan pesan kesalahan input data
6. Sistem menampilkan info penyimpanan data pegawai
8
No. Proses 3.1.2
Nama Proses Ubah Data Pegawai
Deskripsi Isi Proses untuk melakukan pengeditan data pegawai yang sebelumnya telah tersimpan di database
Input Data Pegawai
Output Info Pegawai
Destination Admin
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman data pegawai 2. Admin mengedit data pegawai
3. Sistem memeriksa apakah data yang diedit sesuai dengan type data dari setiap field yang ada di tabel pegawai
4. Apabila data yang diedit valid maka sistem menyimpan data pegawai ke dalam database
5. Apabila data tidak valid maka sistem memberikan pesan kesalahan input data
6. Sistem menampilkan info pengupdatean data pegawai
9 No. Proses 3.1.3
42 Deskripsi Isi Proses untuk melakukan penghapusan data pegawai
Input Data Pegawai
Output Info Pegawai
Destination Admin
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman data pegawai
2. Pilih data yang akan dihapus maka akan ada konfirmasi untuk penghapusan
3. Sistem menampilkan pesan data berhasil dihapus
10
No. Proses 3.1.4
Nama Proses Cari Data Pegawai
Deskripsi Isi Proses untuk melakukan pencarian data pegawai
Input Data Pegawai
Output Info Pegawai
Destination Admin
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman data pegawai 2. Pilih data yang akan dicari pada area pencarian 3. Sistem menampilkan data pada tabel/datagrid
Pengolahan Data Jabatan
11
No. Proses 3.2
Nama Proses Pengolahan Data Jabatan
Deskripsi Isi Proses mengelola data jabatan mulai dari tambah dan edit
Input Data Jabatan
Output Info Jabatan
Destination Admin
Logika Proses 1. Sistem menampilkan halaman pengolahan data jabatan 2. Admin mengolah data jabatan (input, edit data pegawai)
12
No. Proses 3.2.1
Nama Proses Tambah Data Jabatan
Deskripsi Isi Proses untuk menambahkan data jabatan ke dalam database
Input Data Jabatan
Output Info Jabatan
Destination Admin
43 2. Admin memasukkan data jabatan
3. Sistem memeriksa apakah data yang diinputkan sesuai dengan type data dari setiap field yang ada di tabel jabatan
4. Apabila data yang diinputkan valid maka sistem menyimpan data jabatan ke dalam database
5. Apabila data tidak valid maka sistem memberikan pesan kesalahan input data
6. Sistem menampilkan info penyimpanan data jabatan
13
No. Proses 3.2.2
Nama Proses Ubah Data Jabatan
Deskripsi Isi Proses untuk melakukan pengeditan data jabatan yang sebelumnya telah tersimpan di database
Input Data Jabatan
Output Info Jabatan
Destination Admin
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman data jabatan 2. Admin mengedit data jabatan
3. Sistem memeriksa apakah data yang diedit sesuai dengan type data dari setiap field yang ada di tabel jabatan
4. Apabila data yang diedit valid maka sistem menyimpan data jabatan ke dalam database
5. Apabila data tidak valid maka sistem memberikan pesan kesalahan input data
6. Sistem menampilkan info pengupdatean data jabatan
Pengolahan Laporan Pegawai
14
No. Proses 3.3
Nama Proses Pengolahan Laporan Pegawai
Deskripsi Isi Proses untuk membuat laporan data pegawai
Input Data Laporan Pegawai
Output Info Laporan Pegawai
Destination Admin dan Manager
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman laporan data pegawai
2. Cari berdasarkan NIP atau nama pegawai, kemudian klik cari. Maka data akan tampil pada tabel
3. Klik cetak sesuai dengan data yang di cari
44 15
No. Proses 3.4
Nama Proses Pengolahan Laporan Absensi
Deskripsi Isi Proses untuk membuat laporan data absensi
Input Data Laporan Absensi
Output Info Laporan Absensi
Destination Admin dan Manager
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman laporan absensi
2. Cari berdasarkan NIP atau nama pegawai, kemudian klik cari. Maka data akan tampil pada tabel
3. Klik cetak sesuai dengan data yang di cari
Pengolahan Laporan Gaji
16
No. Proses 3.5
Nama Proses Pengolahan Laporan Gaji
Deskripsi Isi Proses untuk membuat laporan data gaji pegawai
Input Data Laporan Gaji
Output Info Laporan Gaji
Destination Admin dan Manager
Logika Proses 1. Admin masuk ke halaman laporan gaji
2. Cari berdasarkan NIP, kemudian klik cari. Maka data akan tampil pada tabel
3. Klik cetak sesuai dengan data yang di cari
4. Apabila data tidak ditemukan maka kembali pilih data yang akan dicari pada area pencarian
3.1.7.5 Kamus Data
Kamus data merupakan tempat penyimpanan dari elemen-elemen yang berada dalam suatu sistem. Kamus data mempunyai fungsi yang sama dalam pemodelan sistem yang berfungsi membantu pengguna sistem untuk mengerti aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem sehingga pengguna dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, proses, penyimpanan dan keluaran.
45
Tabel 3.7 Kamus Data
No. Proses Keterangan
1
Nama Data Absensi
Where used/how used 1.Admin & Pegawai - Pengolahan Absensi 1.0
2.Admin & Pegawai - Absen Masuk 1.1 3.Admin & Pegawai - Absen Keluar 1.2 4.Admin - Pengolahan Laporan Absensi 3.4
Deskripsi Data yang digunakan ketika melakukan
absensi dan membuat laporan absensi pegawai
Struktur Data No_Absen + NIP + Tanggal + Jam_Masuk +
Jam_Keluar + Intv_Jam
[Penjelasan per struktur data] No_Absen [0...9] NIP [A...Z | a...z | 0...9]
Where used/how used 1. Admin - Proses Login 2.0
2. Admin - Verfikasi Username dan Password 2.1
Deskripsi Data yang digunakan ketika login
Struktur Data Username + Password
[Penjelasan per struktur data] Username [A...Z | a...z] Password [A...Z | a...z]
3
Nama Data Pegawai
Where used/how used 1.Admin - Pengolahan Data Pegawai 3.1
2.Admin - Tambah Data Pegawai 3.1.1 3.Admin - Ubah Data Pegawai 3.1.2 4.Admin - Hapus Data Pegawai 3.1.3 5.Admin - Cari Data Pegawai 3.1.4 6.Admin - Laporan Data Pegawai 3.3
Deskripsi Data yang digunakan ketika tambah, ubah,
hapus data pegawai dan membuat laporan data pegawai
46 Tgl_Lahir + Agama + Alamat + No_Telp + Email + Jabatan
[Penjelasan per struktur data] NIP [A...Z | a...z | 0...9] Nama_Lngkp [A...Z | a...z] Jenis_Kelamin [Pria | Wanita] Tgl_Lahir [date]
Agama [A...Z | a...z] Alamat [A...Z | a...z] No_Telp [0...9] Email [A...Z | a...z] Jabatan [A...Z | a...z]
4
Nama Data Jabatan
Where used/how used 1. Admin - Pengolahan Data Jabatan 3.2
2. Admin - Tambah Data Jabatan 3.2.1 3. Admin - Ubah Data Jabatan 3.2.2
Deskripsi Data yang digunakan ketika tambah dan ubah
data jabatan
Struktur Data Jabatan + Upah_perJam
[Penjelasan per struktur data] Jabatan [A...Z | a...z] Upah_perJam [0...9]
3.2 Perancangan
Tahap perancangan merupakan kelanjutan dari proses analisis dimana dilakukan perubahan-perubahan terhadap sistem yang sedang berjalan. Hal ini dilakukan untuk mengatasi kekurangan yang ada, memudahkan pekerjaan yang dilkukan oleh orang terlibat dan menghemat waktu pekerjaan.
3.2.1 Perancangan Basis Data
Perancangan basis data adalah menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan tersimpan secara bersama-sama.
3.2.1.1 Skema Relasi
47
maka harus menentukan rancangan database. Adapun gambar rancangan database yang diperlukan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.10 Skema Relasi
3.2.1.2 Struktur Tabel
Struktur tabel merupakan isi data yang berada dalam satu record pada satu tabel. Struktur tabel dalam Sistem Informasi Pengolahan Data Kepegawaian :
1. Nama Tabel : Admin
Fungsi : Merupakan tabel master yang menyimpan seluruh data login. Key Field : Username
Tabel 3.8 Admin Nama Field Tipe
Data Ukuran Nilai Default Keterangan Reference
NIP Varchar 20 FK Tabel
Pegawai (NIP) Username Varchar 20
48
2. Nama Tabel : Pegawai
Fungsi : Merupakan tabel master pegawai yang menyimpan seluruh data pegawai.
Key Field : NIP
Tabel 3.9 Pegawai Nama Field Tipe
Data Ukuran
Nilai
Default Keterangan Reference
NIP Varchar 20 PK
Nama_Lngkp Varchar 30
Jenis_Kelamin enum ‘Pria’,’Wanita
Tgl_Lahir Date
yyyy-dd-mm
Agama Varchar 20
Alamat Varchar 200
No_Telp Varchar 20
Email Varchar 30
Jabatan Varchar 20 FK Tabel
Jabatan (Jabatan)
3. Nama Tabel : Jabatan
Fungsi : Merupakan tabel master jabatan yang menyimpan seluruh data jabatan.
Key Field : Jabatan
Tabel 3.10 Jabatan Nama Field Tipe
Data Ukuran Nilai Default Keterangan Reference
Jabatan Varchar 20 PK
Upah_perJam Int 10
4. Nama Tabel : Absen
Fungsi : Merupakan tabel master absensi yang memberikan informasi jumlah absensi yang telah dilakukan.
49
Tabel 3.11 Absen Nama Field Tipe
Tanggal Date
yyyy-dd-mm
Jam_Masuk Time hh:mm:
ss
Jam_Keluar Time hh:mm:
ss
Fungsi : Merupakan tabel master gaji yang memberikan informasi jumlah gaji yang di dapat.
Key Field : No_Gaji
Tabel 3.12 Gaji Nama Field Tipe
Nama_Lngkp Varchar 30
Jenis_Kelamin enum ‘Pria’,’Wanita
Jabatan Varchar 20
Tanggal Date
yyyy-dd-mm
Jam_Masuk Time hh:mm:
ss
Jam_Keluar Time hh:mm:
ss
Intv_Jam Int 2 0
Upah_Perhari Int 20 0
NIP Varchar 20 FK Tabel
50
(NIP)
3.2.2 Perancangan Struktur Menu
Perancangan menu dibuat dengan harapan agar pemakai dapat menggunakannya tanpa kesulitan, sehingga memudahkan pemakai dalam memilih menu dari aplikasi yang sedang berjalan. Untuk lebih jelas tentang bentuk rancangan menu dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
MENU UTAMA
ADMIN
ABSENSI EXIT
LOGIN
MENU UTAMA ADMIN
DATA PEGAWAI
DATA JABATAN
LOGOUT LAPORAN DATA
PEGAWAI
LAPORAN ABSENSI PEGAWAI
LAPORAN GAJI PEGAWAI ABSEN MASUK/
KELUAR
Gambar 3.11 Struktur Menu
3.2.3 Perancangan Antar Muka
51
1. Perancangan Antarmuka Menu Utama
Klik ABSENSI, untuk menuju F02.
Klik LOGIN, untuk menuju F03.
F01
Ukuran 904 x 574 pixel.
ABSENSI LOGIN TENTANG
PROGRAM
52
2. Perancangan Antarmuka Absensi Pegawai
Klik Menu Utama, untuk menuju
F01.
Isi NIP dengan NIP Pegawai, kemudian klik Cari, secara otomatis Nama Lengkap,
Jabatan dan Tanggal Absen
akan terisi.
Klik Absen Masuk, untuk menyimpan data Absen Masuk.
Klik Absen Keluar, untuk menyimpan data Absen Keluar.
Klik Refresh, untuk mengulang.
F02
Ukuran 1108 x 628 pixel.
Absen Masuk Absen Keluar
N I P
Nama Lengkap
Jabatan
Tanggal Absen
Cari
Refresh
Menu Utama
Gambar 3.13 Perancangan Absensi Pegawai
3. Perancangan Antarmuka Login
Klik Menu Utama, menuju F01.
Klik Masuk, menuju M01.
Klik Batal, untuk mengulang.
F03
Ukuran 1108 x 628 pixel.
Masuk Batal
Password
Menu Utama
Username
53
4. Perancangan Antarmuka Menu Utama Admin
Klik DATA PEGAWAI, untuk
Ukuran 904 x 574 pixel.
DATA
Gambar 3.15 Perancangan Menu Utama Admin
5. Perancangan Antarmuka Data Pegawai
Klik Menu Utama, untuk menuju
F01.
Klik Tambah, untuk menuju F06.
Klik Hapus, maka record yang di pilih pada tabel akan terhapus.
Klik Perbarui. Sebelumnya pilih record pada tabel yang akan di perbarui, kemudian rubah field-field yang akan Anda perbarui.
Klik Refresh, untuk mengulang.
Klik Cari. Sebelumnya isi NIP atau Nama Lengkap yang akan di cari, maka data yang di cari akan tampil pada tabel.
Klik Cetak, untuk mencetak data pegawai sesuai dengan pencarian.
F05
Ukuran 1108 x 628 pixel. Tambah
54
6. Perancangan Antarmuka Input Data Pegawai
Isi NIP dengan NIP pegawai.
data yang telah di inputkan.
Klik Ulang, untuk mengulang.
F06
Ukuran 412 x 529 pixel. Simpan
Gambar 3.17 Perancangan Input Data Pegawai
7. Perancangan Antarmuka Input Data Jabatan
Isi Jabatan dengan jabatan yang ada.
Isi Upah/Jam dengan upah/jam yang sesuai dengan jabatan.
Klik Simpan, untuk menyimpan
data yang telah di inputkan.
Klik Perbarui. Sebelumnya pilih
record pada tabel yang akan di perbarui, kemudian rubah field-field yang akan Anda perbarui.
Klik Ulang, untuk mengulang.
F07
Ukuran 412 x 529 pixel.
Perbarui Jabatan
Upah/Jam (Rp.)
Ulang Simpan
55
8. Perancangan Antarmuka View Data Pegawai
Klik Menu Admin, untuk menuju
F04.
Klik Refresh, untuk mengulang.
Klik Cari. Sebelumnya isi NIP atau Nama Lengkap yang akan di cari, maka data yang di cari akan tampil pada tabel.
Klik Cetak, untuk menuju F11.
F08
Ukuran 1108 x 628 pixel.
Menu Admin
Gambar 3.19 Perancangan View Data Pegawai
9. Perancangan Antarmuka View Data Absensi
Klik Menu Admin, untuk menuju
F04.
Klik Refresh, untuk mengulang.
Klik Cari. Sebelumnya isi NIP atau nama lengkap dan tanggal yang akan di cari, maka data yang di cari akan tampil pada tabel.
Klik Cetak, untuk mencetak data absensi pegawai sesuai dengan pencarian.
F09
Ukuran 1108 x 628 pixel.
Menu Admin
56
10.Perancangan Antarmuka View Data Gaji
Klik Menu Admin, untuk menuju
F04.
Klik Refresh, untuk mengulang.
Klik Cari. Sebelumnya isi NIP atau nama lengkap dan tanggal yang akan di cari, maka data yang di cari akan tampil pada tabel.
Klik Hitung, untuk mencari total hari kerja dan total gaji
Klik Cetak, untuk mencetak data absensi pegawai sesuai dengan pencarian.
F10
Ukuran 1108 x 628 pixel.
Menu Admin
N I P
Tanggal
Pencarian
Cari
Cetak Refresh
s/d
Total Hari Kerja
Total Gaji (Rp.) XXX Hari.
Hitung
Gambar 3.21 Perancangan View Data Gaji
11.Perancangan Antarmuka Laporan Data Pegawai
Klik Back, untuk menuju F08.
L01
Ukuran 1108 x 628 pixel.
LAPORAN DATA PEGAWAI
Kembali
NIP NAMA LENGKAP JENIS KELAMIN TGL. LAHIR AGAMA ALAMAT NO. TELP E-MAIL JABATAN
