Universitas Multi Data Palembang | 367
PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PT BOGA ARTHA MANDIRI
Christopher Given1*), Muhammad Rachmadi2
12Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang
1[email protected], 2[email protected]
Kata kunci:
Aplikasi; Kepegawaian; PT Boga Artha Mandiri
Abstract: The purpose of creating a staffing information system at PT Boga Artha Mandiri that has been made is to assist the admin section in viewing data management related to employment such as employee data, leave data, mutation data, demotion data, promotion data, layoff data, reward punishment data and data employee attendance record. In addition to the admin section, this staffing information system can also assist employees in carrying out employee attendance independently. The result of making this application is that it can assist employees in carrying out attendance independently and admins in viewing employee management data.
Abstrak: Tujuan dari pembuatan sistem informasi kepegawaian pada PT Boga Artha Mandiri yang sudah dibuat adalah membantu bagian admin dalam melihat pengelolaan data yang berkaitan dengan kepegawaian seperti data pegawai, data cuti, data mutasi, data demosi, data promosi, data PHK, data reward punishment dan data rekap kehadiran pegawai. Selain untuk bagian admin, sistem informasi kepegawaian ini juga dapat membantu pegawai dalam melakukan kehadiran pegawai secara mandiri. Hasil dari pembuatan aplikasi ini adalah dapat membantu pegawai dalam melakukan kehadiran secara mandiri dan admin dalam melihat data pengelolaan pegawai.
Given & Rachmadi (2023). Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Boga Artha Mandiri. MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Sistem Informasi sangatlah penting dalam mengelola kegiatan operasional organisasi atau perusahaan agar lebih efektif dan efisien untuk masa yang akan datang. Kebutuhan akan informasi menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan hingga saat ini. Salah satu contoh sistem informasi yang digunakan saat ini adalah sistem informasi kepegawaian. Penggunaan sistem informasi kepegawaian bermanfaat untuk menghasilkan informasi seperti pendataan pegawai, pencatatan kehadiran, pendataan cuti pegawai, dan lain sebagainya dengan waktu yang lebih cepat dan singkat.
Proses bisnis kepegawaian yang ada di PT. Boga Artha Mandiri adalah sebagai berikut. Data kepegawaian yang ada di dalam PT. Boga Artha Mandiri antara lain terdiri dari data pengelolaan pegawai, data cuti, data mutasi, data demosi, data PHK, data kehadiran pegawai, data reward, data punishment dan lain-lain. Menurut [1] Mengelola kepegawaian yang baik akan meningkatkan kinerja para karyawan
sehingga menumbuhkan semangat dan motivasi dalam bekerja. Proses Kehadiran di PT. Boga Artha Mandiri masih dilakukan secara manual dengan menggunakan buku besar yang telah disediakan. Pada saat pegawai masuk kerja, pegawai diminta untuk menulis jam kehadiran masuk di buku besar yang telah disediakan. Hal sama dilakukan pada saat jam pulang kerja.
368 | Universitas Multi Data Palembang
Ketika pegawai tidak masuk kerja, maka pegawai tersebut harus mengirimkan surat sakit ataupun izin.
Bagian admin akan merekap kehadiran pegawai pada akhir bulan dengan tujuan untuk menentukan gaji yang diperoleh para pegawai. Proses pengelolaan data pegawai diketik di Microsoft Word dengan mengetik seluruh identitas pegawai kemudian dicetak dan diberikan kepada bagian HRD. Proses cuti di PT. Boga Artha Mandiri masih menggunakan cara manual yaitu pegawai yang ingin mengajukan cuti harus membuat surat permohonan izin cuti dengan mengetik sendiri. Kemudian surat permohonan izin cuti diberikan ke bagian HRD untuk diproses dan dimasukkan ke dalam excel untuk nama pegawai yang melakukan cuti.
Cuti sendiri adalah salah satu hak yang dimiliki oleh pegawai yang bersangkutan di sebuah perusahaan. Cuti pegawai ini dimanfaatkan pegawai untuk tidak masuk kerja dengan alasan tertentu, misalnya sakit, melahirkan, menikah dan lain-lain [2]. Di dalam proses mutasi, pegawai akan menjalani pemindahan lokasi sesuai dengan arahan dari direktur utama. Menurut [3] mutasi adalah suatu proses perubahan posisi, lokasi, jabatan ataupun pekerjaan dari seorang pegawai yang dilakukan secara horizontal maupun vertikal. Tujuan perusahaan melakukan mutasi adalah untuk meningkatkan sebuah kinerja dari perusahaan. Selanjutnya adalah membahas mengenai punishment. Punishment adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengarahkan tingkah laku agar sesuai dengan prosedur etika dalam bekerja. Jika digunakan secara efektif dapat menekan perilaku pada sebuah organisasi [4]. Pegawai yang menerima punishment akan diberikan peringatan terlebih dahulu dan jika sudah melakukan pelanggaran sebanyak 3 kali, maka pegawai tersebut akan diberikan surat PHK dan kemudian bagian admin akan memasukkan daftar pegawai yang di PHK ke dalam Microsoft Excel.
Menurut [5] PHK merupakan sebuah proses berakhirnya suatu hubungan pekerjaan antara pegawai dengan perusahaan karena suatu hal tertentu yang menyebabkan hak dan kewajiban kedua belah pihak berakhir. PHK yang diatur dalam dalam pasal 150-172 dalam UU Ketenagakerjaan. Pada proses ini, PHK yang dilakukan oleh perusahaan harus sesuai dengan ketentuan UU yang berlaku dan yang sudah ditetapkan, hal inilah yang membuat perusahaan tidak bisa melakukan PHK secara sembarangan kepada pegawainya. Di dalam proses kepegawaian, ada proses yang namanya promosi. Promosi jabatan merupakan sebuah prinsip yang dimiliki perusahaan untuk mempertahankan motif keuntungan dari sebuah perusahaan. Hal tersebut sangat tergantung pada produktivitas kerja dari sebuah pegawai sehingga promosi jabatan dapat dilakukan [6].
Penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Ega Dwisaputra Nurmawan, Mulyati yang berjudul Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website Pada PT. Sumatera Panca Rajo Palembang. Memberikan hasil sebuah sistem informasi kepegawaian yang dapat mempermudah proses perekapan kehadiran pegawai dan lembur pegawai [7]. Penelitian lain juga dilakukan oleh Zuli Astari, Desi Pibriana, Rusbandi yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Bakri Karya Sarana Batam memberikan hasil sebuah sistem informasi kepegawaian dalam membantu perusahaan dalam proses kepegawaian seperti perekrutan pegawai baru, kehadiran pegawai, data izin, data cuti, data mutasi, dan lain-lain [8]. Selain dari yang diatas, penelitian terdahulu yang lain juga dilakukan oleh Mohamad Reza Fachlevi, R. Fenny Syafariani yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website di Bagian Kepegaiwaian SDN Binakarya I Kabupaten Garut telah menghasilkan sistem informasi kepegawaian yang digunakan untuk menyimpan data pegawai, membuat persyaratan kenaikan pangkat dan pengajuan pensiun pegawai sehingga menghemat waktu. Data-data pegawai akan tersimpan secara terintegrasi. Selain itu, pembuatan laporan juga akan lebih mudah [9].Berdasarkan permasalahan tersebut, maka kami akan membuat sebuah “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PT. BOGA ARTHA MANDIRI”. Tujuan dibuat aplikasi tersebut ialah untuk membuat sebuah sistem informasi yang berhubungan dengan kepegawaian seperti pencatatan kehadiran, cuti, mutasi dan lain-lain.
Universitas Multi Data Palembang | 369 METODE
Metode Rational Unified Process (RUP) merupakan metode pengembangan sistem informasi yang dapat dilakukan secara berulang- ulang (iterative) dan berfokus pada arsitektur sebuah sistem. Metode Rational Unified Process (RUP) juga berfokus pada kebutuhan sistem yang diperlukan sesuai dengan keinginan oleh klien. Metode RUP juga mengutamakan kepuasan pengguna sehingga interaksi pengguna akan lebih sering dilakukan jika menggunakan metode RUP tersebut [10].
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah menggunakan metodologi Rational Unified Proccess (RUP). Berikut ini merupakan tahapan pengembangan sistem menggunakan metodologi RUP.
Inception
Dalam tahap ini yang harus dilakukan adalah melakukan pengumpulan data berupa wawancara langsung kepada penyelia mengenai profil perusahaan dan permasalahan yang terjadi di perusahaan terkait dengan kepegawaian. Kemudian menentukan proses bisnis yang berjalan dari hasil wawancara yang telah dilakukan. Langkah selanjutnya setelah menentukan proses bisnis yang berjalan adalah melakukan identifikasi permasalahan menggunakan Kerangka PIECES.
Elaboration
Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan analisis masalah menggunakan analisis matriks sebab akibat untuk mengetahui penyebab dan akibat yang diperoleh dari permasalah yang didapat dari hasil analisis PIECES. Selanjutnya, menentukan kebutuhan sistem yang diperlukan dengan menganalisis kebutuhan menggunakan Use Case Diagram.
Construction
Pada tahap ini yang dilakukan adalah melakukan perancangan model sistem dimulai dari perancangan alur menggunakan Activity Diagram, Class Diagram dan melakukan perancangan database yang akan digunakan dalam penyimpanan data. Setelah melakukan perancangan, langkah selanjutnya adalah melakukan coding aplikasi kepegawaian.
Transition
Pada tahap ini yang dilakukan adalah persiapan sistem, melakukan sosialisasi pelatihan kepada pengguna yang akan menggunakan aplikasi tersebut.
HASILDANPEMBAHASAN Hasil dari pengembangan sistem ini dapat dilihat sebagai berikut.
Identifikasi Masalah
Analisis PIECES pada PT Boga Artha Mandiri dapat dilihat pada Tabel 1
Tabel 1. Analisis PIECES
PIECES Permasalahan
Performance
-Kinerja proses dalam melakukan rekap kehadiran pegawai membutuhkan waktu sekitar 3-4 hari.
-Sulitnya menelusuri informasi tentang data pegawai dikarenakan data pegawai dicetak dan disimpan dalam arsip.
Information -Data excel disimpan secara redundan dalam beberapa file.
Economy -Dalam merekap kehadiran pegawai pastinya membutuhkan biaya tambahan yaitu
370 | Universitas Multi Data Palembang
biaya penggunaan kertas dalam setiap kehadiran pegawai.
-Data yang tersimpan di beberapa tempat memakan ruang penyimpanan pada komputer atau laptop.
Control -Laporan data kehadiran pegawai yang telah direkap bisa hilang ataupun rusak.
Eficiency
-Dalam melakukan rekap kehadiran pegawai, admin akan melakukan pengecekan berulang (Double Check) agar tidak terjadi kesalahan dalam merekap kehadiran pegawai yang akan membutuhkan waktu yang cukup lama.
-Banyaknya file-file yang perlu disusun oleh bagian admin, mengakibatkan tidak adanya catatan khusus.
Services -Proses rekap kehadiran pegawai masih dilakukan dengan cara manual, membuat hasil rekap kehadiran menjadi tidak akurat.
Diagram Use Case
Use Case Diagram adalah sebuah pemodelan atau analisis kebutuhan yang digunakan untuk mendeskripsikan sebuah kelakuan sistem dengan satu atau lebih aktor yang akan dihubungkan. Ada dua hal penting yang harus diketahui pada saat menggambarkan Use Case Diagram yaitu Actor dan Use Case.
Use Case Diagram untuk Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Boga Artha Mandiri dapat dilihat pada Gambar 1
Gambar 1. Diagram Use Case
Universitas Multi Data Palembang | 371 Implementasi Sistem Informasi
Pada implementasi sistem informasi, penulis akan menggunakan bahasa pemrograman PHP, Java dan Database Management System (DBMS) yang akan digunakan adalah MySQL. Untuk Integrated Development Environment (IDE) menggunakan Visual Studio Code dan Android Studio. Khusus web, Framework CSS yang digunakan adalah Bootstrap dan Framework PHP menggunakan Larav
Perancangan Antar Muka
Tampilan Form Login
Di Halaman utama aplikasi kepegawaian PT. Boga Artha Mandiri akan menampilkan hasil berupa fitur login yang digunakan untuk mengakses aplikasi tersebut dengan menggunakan email dan password yang telah diinput di dalam aplikasi dan login tersebut dapat diakses oleh admin. Seperti tampilan pada Gambar 2.
Gambar 2. Tampilan Form Login
Tampilan Data Pegawai
Data pegawai akan menampilkan beberapa informasi pegawai antara lain nama lengkap, tempat tanggal lahir, alamat, jabatan, foto KTP, foto KK, foto ijazah, Tanggal bekerja dan lokasi kerja.
Gambar 3. Tampilan Data Pegawai
372 | Universitas Multi Data Palembang
Tampilan Aplikasi Kehadiran Pegawai Berbasis Android
Berikut ini merupakan aplikasi kehadiran pegawai berbasis android.
Gambar 4. Tampilan Aplikasi Kehadiran Pegawai Berbasis Android SIMPULAN
Berdasarkan penulisan Tugas Akhir yang penulis lakukan mengenai Sistem Informasi Kepegewaian pada PT Boga Artha Mandiri, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1) Dengan adanya aplikasi sistem informasi kepegawaian di perusahaan ini, dapat menyampaikan informasi internal perusahaan kepada admin seperti data pegawai, cuti, mutasi, demosi, promosi, PHK, rewardpunishment, dan rekap kehadiran pegawai secara online melalui website. 2) Dengan adanya aplikasi sistem informasi kepegawaian ini, memungkinkan terhindar dari data yang rendundasi. 3) Dengan adanya aplikasi sistem informasi kepegawaian ini, dapat membantu pegawai dalam melakukan kehadiran masuk dan keluar secara mandiri.
DAFTARPUSTAKA
[1] H. Hanafiah and A. Pirmansyah, “Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di Kantor Desa Manggungharja,” Vol. 01, pp. 47–52, 2019.
[2] E. S. Dasawaty, “Rancangan Sistem Informasi Pengambilan Cuti Pegawai pada PT Torus Multi Cemerlang Berbasus MS. Access,” J. Inform. dan Bisnis, No. 10(1), pp. 1–6, 2021, [Online].
Available: http://jurnal.kwikkiangie.ac.id/index.php/JIB/article/view/747.
[3] Zulfahmi, “Pengaruh Rotasi Jabatan Terhadap Sasaran Kerja Pegawai pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Kalimantan Barat.,” 2019.
[4] R. A. Pramesti, S. A. P. Sambul, and W. Rumawas, “Pengaruh Reward dan Punishment Terhadap Kinerja Karyawan KFC Artha Gading,” J. Adm. Bisnis, Vol. 9, No. 1, p. 57, 2019, doi:
Universitas Multi Data Palembang | 373 10.35797/jab.9.1.2019.23557.57-63.
[5] I. G. Amilia, N. K. S. I. & Yusa, “Penyebab Terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja oleh Pengusaha terhadap Pekerja Ditinjau Berdasarkan Hukum Ketenagakerjaan,” J. Huk. Bisnis FH Univ. Udayana, pp. 1–5, 2018.
[6] S. Siswanto, “Promosi Jabatan Sebagai Strategi Peningkatan Kinerja Karyawan. Efisiensi - Kajian Ilmu Administrasi,” Vol. 17, No. 2, pp. 187–197, 2020, [Online]. Available:
https://doi.org/10.21831/efisiensi.v17i2.32378.
[7] E. D. Nurmawan and M. Mulyati, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website pada PT Sumatera Panca Rajo Palembang,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 5, No. 2, pp. 147–157, 2019, doi: 10.35957/jatisi.v5i2.143.
[8] Z. Astari, D. Pibriana, and R. Rusbandi, “Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian pada PT.
Bakri Karya Sarana Batam,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 5, No. 2, pp. 226–
242, 2019, doi: 10.35957/jatisi.v5i2.148.
[9] M. R. Fachlevi and R. F. Syafariani, “Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website di Bagian Kepagawaian Sdn Binakarya I Kabupaten Garut,” Simetris J. Tek. Mesin, Elektro dan Ilmu Komput., Vol. 8, No. 2, p. 553, 2017, doi: 10.24176/simet.v8i2.1436.
[10] R. Perwitasari, R. Afwani, and S. E. Anjarwani, “Penerapan Metode Rational Unified Process (RUP) Dalam Pengembangan Sistem Informasi Medical Check Up pada Citra Medical Centre (The Application of RationalUnifiedProcess (RUP) in Development of a Medical CheckUpInformation System at Citra Medical Centre),” Jtika, Vol. 2, No. 1, pp. 76–88, 2020, [Online]. Available:
http://jtika.if.unram.ac.id/index.php/JTIKA/.
