View of Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Dinas PMPTSP Kabupaten Intanjaya Berbasis Web

(1)

358 Jurnal Teknik Informatika dan Sistem Informasi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E-ISSN 2503-2933

Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Dinas PMPTSP Kabupaten Intanjaya Berbasis Web

Setiawan Markus Linggi¹, Ester Ayuk Pusvita²

1,2STMIK Pesat Nabire; Jl. Poros Samabusa Nabire-Papua Tengah, telp (+62) 81399334935

3Jurusan Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Nabire

e-mail: ¹[email protected], ²[email protected]

Abstrak

Pada era digital saat ini, sistem informasi kepegawaian yang efisien dan terintegrasi secara baik menjadi sangat penting bagi organisasi publik maupun swasta. Dalam konteks Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Kabupaten Intanjaya, diperlukan suatu perancangan sistem informasi kepegawaian yang dapat memperbaiki efisiensi dan efektivitas pengelolaan data. Pemilihan topik penelitian ini didasarkan pada kebutuhan untuk meningkatkan pengelolaan data pegawai. Dengan menggunakan metode Waterfall, diharapkan perancangan sistem informasi kepegawaian ini dapat menghasilkan produk yang terstruktur dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Metode ini mengikuti pendekatan yang terdiri dari beberapa tahap, yaitu analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Hasil dari penelitian ini adalah perancangan sistem informasi kepegawaian berbasis web yang mengintegrasikan fitur-fitur penting seperti manajemen data pegawai, manajemen data honorer. Sistem ini dirancang secara terstruktur dan terdokumentasi dengan baik, sesuai dengan tahapan-tahapan yang ada dalam metode Waterfall. Dengan adanya perancangan sistem informasi kepegawaian berbasis web ini, diharapkan dapat memberikan manfaat yang signifikan dalam pengelolaan data kepegawaian di Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) Kabupaten Intanjaya.

Sistem ini dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesalahan input data, dan meningkatkan keakurasian informasi kepegawaian.

Kata kunci: perancangan sistem informasi, kepegawaian, metode waterfall

Abstract

In today's digital era, an efficient and well-integrated personnel information system is very important for public and private organisations. In the context of the Investment Office of the One-Stop Integrated Service (PTSP) of Intanjaya Regency, it is necessary to design a personnel information system that can improve the efficiency and effectiveness of data management. The selection of this research topic is based on the need to improve employee data management. By using the Waterfall method, it is hoped that the design of this staffing information system can produce a product that is well structured and in accordance with user needs. This method follows an approach consisting of several stages, namely needs analysis, system design, implementation, testing, and maintenance. The result of this research is the design of a web-based staffing information system that integrates important features such as employee data management, honorary data management. This system is designed in a structured and well-documented manner, in accordance with the stages in the Waterfall method.

With the design of this web-based staffing information system, it is expected to provide significant benefits in managing staffing data at the Investment Office of the One-Stop Integrated Service (PTSP) of Intanjaya Regency. This system can help improve operational efficiency, minimise data input errors, and improve the quality of staffing data.

(2)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E- ISSN 2503-2933 359

Setiawan Markus Linggi, et., al [Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian pada Dinas PMPTSP Kabupaten Intanjaya Berbasis Web]

1. PENDAHULUAN

Dalam era digital saat ini, penting bagi organisasi publik seperti Dinas Penanaman Modal PTSP Kabupaten Intanjaya untuk mengadopsi sistem informasi kepegawaian yang efektif dan terintegrasi dengan baik. Pengelolaan data kepegawaian yang efisien sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, mengoptimalkan sumber daya, dan memenuhi kebutuhan pengguna. Namun, seringkali masih terdapat tantangan dalam pengelolaan data kepegawaian, seperti kesalahan input data, kesulitan dalam mengakses informasi, dan kurangnya efisiensi dalam proses administrasi kepegawaian.

Sistem informasi merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti departemen atau lembaga sesuatu instansi pemerintah yang dapat dijabarkan menjadi direktorat bidang, bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya[1].

Menurut (Jonny Seah, 2020) sistem informasi merupakan gabungan dari berbagai komponen teknologi informasi yang saling bekerjasama dan menghasilkan suatu informasi guna untuk memperoleh satu jalur komunikasi dalam suatu organisasi atau kelompok[2].

Permasalahan dalam pengelolaan data kepegawaian pada Dinas Penanaman Modal PTSP Kabupaten Intanjaya dapat mengakibatkan berbagai konsekuensi yang merugikan.

Kesalahan input data, misalnya, dapat menyebabkan ketidakakuratan informasi dan ketidakpastian dalam pengambilan keputusan. Kesulitan dalam mengakses informasi kepegawaian dapat memperlambat proses pengambilan keputusan, menghambat efisiensi, dan mengurangi responsivitas terhadap kebutuhan pengguna. Kurangnya efisiensi dalam proses administrasi kepegawaian juga dapat menyebabkan pemborosan waktu dan sumber daya, menghambat produktivitas, dan menghambat inovasi.

Tujuan penelitian ini adalah meningkatkan efisiensi pengelolaan data kepegawaian, mempermudah akses informasi data pegawai maupun honorer saat dibutuhkan, dan memberikan pengalaman pengguna yang lebih baik.

Penelitian dari Heti Setianingsih dan Rahmat Robi Waliyansyah. Sistem ini dirancang menggunakan software XAMPP, dan text editor Sublime dan menggunakan metode waterfall.

Dalam penelitian ini membahas tentang dengan adanya sistem informasi kepegawaian pada dinas penanaman modal pelayanan terpadu satu pintu kota semarang ini membantu kinerja pada instansi tersebut dibutuhkan dan dengan adanya sistem informasi ini memudahkan proses mengolah data pegawai[3].

Penelitian dari Dwinda Etika Profesi dan Henderi. Sistem ini dirancang menggunakan metodologi berorientasi objek dan UML (Unified Modelling Language). Dalam penelitian ini membahas tentang dengan adanya penelitian ini hasilnya yaitu sistem informasi kepegawaian secara komputerisasi dimana sebelumnyamasih menggunakan sistem manual, sehingga lebih efisien dan optimal dalam mendukung kemajuan dan perkembangan[4].

Penelitian dari Devi Chrisman Lase, Kusrini, dan Dhani Ariatmanto. Dalam penelitian ini menggunakan metode Ward and Peppard. Dalam penelitian ini membahas tentang Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Nias Utara (DPMPPTSP) sudah menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi namun masih belum maksimal[5].

Berdasarkan penelitian terdahulu diatas disimpulkan bahwa penelitian yang dilakukan oleh Heti Setianingsih dan Rahmat Robi Waliyansyah[3] memiliki kesamaan dengan penelitian ini yaitu metode yang digunakan metode waterfall, dan juga server yaitu Xampp namun dibedakan oleh text editor yaitu penelitian ini menggunakan Visual Studio Code. Dwinda Etika Profesi dan Henderi[4] memiliki kesamaan dengan penelitian ini yaitu desain menggunakan

(3)

360 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E-ISSN 2503-2933

UML dalam desain sistem informasi. Devi Chrisman Lase, Kusrini, dan Dhani Ariatmanto[5]

memiliki perbedaan dengan penelitian ini, yaitu menggunakan metode Ward dan Peppard sedangkan penelitian ini menggunakan metode waterfall.

2. METODE PENELITIAN

Pada penelitian ini metode yang digunakan yaitu metode waterfall. Metode waterfall adalah salah satu model SDLC yang sering digunakan dalam pengembangan sistem informasi atau perangkat lunak. Metode waterfall dapat diartikan juga salah satu pendekatan pada perangkat lunak yang mengikuti alur yang terstruktur dan berurutan. Dalam metode waterfall, pengembangan sistem dilakukan secara bertahap, dimulai dari tahap analisis kebutuhan hingga tahap implementasi dan pengujian. Pada gambar 1 setiap tahap dilakukan secara berurutan dan harus diselesaikan sebelum melanjutkan ke tahap selanjutnya[6].

Gambar 1. Metode Waterfall

2.1 Analisis Kebutuhan

Dalam tahap ini melibatkan identifikasi dan pemahaman terhadap kebutuhan sistem kepegawaian kabupaten intanjaya. Analisis dilakukan dengan cara seperti studi literatur, observasi dan wawancara dengan pihak kantor, pegawai, dan honorer, serta pengumpulan informasi terkait.

2.2 Perancangan Sistem

Setelah kebutuhan dikumpulkan, tahap ini mencakup perancangan rinci sistem. Hal ini meliputi perancangan arsitektur sistem, antarmuka pengguna, dan menguji sistem yang akan digunakan dalam sistem data siswa berbasis web.

(4)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E- ISSN 2503-2933 361

2.3 Implementasi

Pada tahap ini melibatkan pengkodean atau pengimplementasian desain sistem yang telah dirancang sebelumnya. Kode program akan dikembangkan berdasarkan rancangan yang telah disusun.

2.4 Pengujian

Sesudah pengimplementasian, pada tahap ini bertujuan untuk menguji fungsionalitas sistem dan memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan.

Pengujian dilakukan untuk mendeteksi dan memperbaiki potensi kesalahan dalam sistem.

2.5 Evaluasi

Tahap ini melibatkan evaluasi terhadap sistem yang telah dikembangkan. Evaluasi dilakukan melalui pengujian oleh pengguna untuk mendapatkan umpan balik yang berharga.

Hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas sistem.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Perancangan Sistem

Yaitu tahapan dari sistem yang didefinisikan sebagai tahap mendefinisikan kebutuhan- kebutuhan fungsional dan menggambarkan bagaimana sistem dibangun. Perancangan sistem menentukan alur dan data yang diperlukan oleh sistem. Fungsi tahap perancangan sistem ini adalah memberikan pandangan rancangan sistem yang lengkap sebagai pedoman untuk programmer dalam membangun sistem informasi[7].

Berikut ini adalah penggambaran desain sistem mulai dari Usecase Diagram dan juga Activity Diagram.

3.1.1 Usecase Diagram

Yaitu diagram yang bekerja dengan mendeskripsikan hubungan antara user sebuah sistem dengan suatu sistem melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai[8].Menurut Tohari dalam Tabrani dan Aghniya (2019:46) menyimpulkan bahwa, “usecase yaitu rangkaian atau uraian yang saling terhubung dan membentuk sistem secara teratur yang dilakukan dan diawasi oleh aktor”. Menurut Pratama (2019b), “Usecase diagram merupakan gambaran grafis dari beberapa atau semua actor, usecase, dan interaksi diantaranya yang memperkenalkan suatu sistem[9]. Pada gambar 2 dapat dilihat usecase diagram yang telah dibuat.

(5)

362 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E-ISSN 2503-2933

Gambar 2. Usecase Diagram

3.1.2 Activity Diagram

Adalah gambaran alur kegiatan atau alur kerja pada sistem yang dieksekusi, bagaimana alir berawal, keputusan yang mungkin terjadi, dan bagaimana berakhir, dan bisa dilihat pada gambar 3[10].Menurut Murad (2013:53), “Activity diagram bersifat dinamis dan dapat disebut juga tipe khusus dari diagramstate yang berfungsi untuk menganalisa proses”[11].

(6)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E- ISSN 2503-2933 363

Gambar 3. Activity Diagram

3.2 Implementasi Antarmuka

Implementasi Antarmuka (interface) yaitu gambaran tampilan sistem informasi dan kegunaan dari setiap form yang ada.

3.2.1 Halaman Utama

Gambar 4 pada sistem informasi halaman utama merujuk pada tampilan awal yang ditampilkan kepada pengguna ketika mereka mengakses sistem informasi. Halaman utama sering kali berfungsi sebagai titik masuk atau diibaratkan pintu gerbang utama sistem informasi, dan berfungsi untuk memberikan informasi penting, navigasi, dan akses ke fitur dan fungsi lainnya yang tersedia dalam sistem.

(7)

364 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E-ISSN 2503-2933

Gambar 4. Tampilan Halaman Utama

3.2.2 Halaman Login

Gambar 5 halaman login yaitu halaman yang meminta pengguna untuk memasukkan informasi pengguna yang valid, seperti nama pengguna (username) dan kata sandi (password), sebelum dapat mengakses fitur yang terbatas hanya untuk pengguna yang terotorisasi.

Gambar 5. Tampilan Halaman Login

(8)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E- ISSN 2503-2933 365

3.2.3 Halaman Admin

Gambar 6 halaman admin yaitu halaman yang dirancang khusus untuk pengguna dengan peran administrator. Halaman ini memberikan akses ke fungsi dan fitur yang berkaitan dengan pengelolaan dan pengaturan sistem informasi tersebut. Halaman admin ini biasanya hanya dapat diakses pengguna dengan hak akses khusus.

Gambar 6. Tampilan Halaman Admin

3.2.4 Halaman User

Gambar 7 halaman user pada sistem informasi adalah halaman yang dirancang khusus untuk pengguna yang dapat mengakses fitur pada sistem informasi, dan mendapatkan ijin untuk mengakses dari admin dengan memberikan username dan password tertentu. Namun berbeda dengan admin, user atau pengguna hanya bisa mengakses beberapa fitur dan tidak sama seperti admin

(9)

366 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E-ISSN 2503-2933

Gambar 7. Tampilan Halaman User

3.3 Pengujian Sistem

Pengujian sistem yaitu aktivitas untuk menemukan kesalahan pada item, mencatat hasilnya, melakukan evaluasi aspek pada komponen (sistem) dan evaluasi fasilitas-fasilitas dari sistem informasi yang dikembangkan. Pengujian sistem dilakukan pada tabel 1 dibawah ini[12].

Tabel 1. Pengujian Sistem TABEL PENGUJIAN

No Deskripsi Hasil yang Diharapkan Status

1. Admin maupun user mengisi username dan password pada halaman login

Sistem akan menjalankan proses login saat admin maupun pengguna lainnya memasukkan username dan password

Berhasil

2. Menambahkan data pegawai Sistem akan memasukkan data pegawai yang telah diinputkan dan disimpan pada database.

Berhasil

3 Menghapus data pegawai Sistem akan menghapus data pegawai yang telah disimpan dan data tersebut pun tidak tersimpan lagi pada database.

Berhasil

4 Memperbaharui data pegawai Sistem akan memperbaharui data pegawai yang telah diinputkan dan disimpan pada database.

Berhasil

5 Menambahkan data honorer Sistem akan memasukkan data honorer yang telah diinputkan dan disimpan pada

Berhasil

(10)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E- ISSN 2503-2933 367

database.

6 Menghapus data honorer Sistem akan menghapus data honorer yang telah disimpan dan data tersebut pun tidak tersimpan lagi pada database.

Berhasil

7 Memperbaharui data honorer Sistem akan memperbaharui data honorer yang telah diinputkan dan disimpan pada database.

Berhasil

8 Menambahkan data user Sistem akan memasukkan data user yang telah diinputkan dan disimpan pada database.

Berhasil

9 Menghapus data user Sistem akan menghapus data user yang telah disimpan dan data tersebut pun tidak tersimpan lagi pada database.

Berhasil

10 Memperbaharui data user Sistem akan memperbaharui data user yang telah diinputkan dan disimpan pada database.

Berhasil

11 Melakukan percarian pada data pegawai dan honorer

Sistem akan melakukan pencarian data pegawai dan honorer dengan menentukan dari kata kunci yang telah diatur

Berhasil

12 Admin maupun user logout Sistem akan melakukan proses logout dan memberikan pesan bahwa kita telah logout

Berhasil

4. KESIMPULAN

Dengan adanya sistem informasi kepegawaian berbasis web, proses manajemen kepegawaian akan menjadi lebih efisien. Data kepegawaian dapat diakses dengan mudah oleh semua pihak yang berwenang, termasuk admin dan user lainnya. Hal ini akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengelola data kepegawaian secara manual. Sistem informasi kepegawaian berbasis web memungkinkan akses data kepegawaian dimana saja dan kapan saja selama terhubung ke internet. Ini mempermudah akses bagi admin yang bekerja di luar kantor atau melakukan perjalanan dinas. Dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian berbasis web, data kepegawaian akan lebih akurat dan dapat diandalkan. Sistem ini dapat melakukan validasi data secara otomatis, meminimalkan kesalahan manusia dalam penginputan data, dan mengurangi risiko kehilangan data. Sistem informasi kepegawaian berbasis web memungkinkan transparansi dalam manajemen kepegawaian. Transparansi ini dapat meningkatkan akuntabilitas pegawai dan membantu pengambilan keputusan yang lebih baik dalam manajemen kepegawaian. Meskipun perancangan dan implementasi awal sistem informasi kepegawaian berbasis web mungkin memerlukan investasi awal, dalam jangka panjang, sistem ini dapat membantu mengurangi biaya operasional. Selain itu, sistem informasi kepegawaian dapat membantu dalam perencanaan dan pengelolaan sumber daya manusia secara lebih efektif, menghasilkan efisiensi yang lebih besar.

(11)

368 Jatisi ISSN 2407-4322 Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E-ISSN 2503-2933

5. SARAN

• Melakukan evaluasi terhadap kepuasan pengguna terhadap sistem informasi yang telah dirancang, evaluasi dapat dilakukan dengan cara survei atau wawancara kepada pengguna.

Dengan adanya evaluasi ini dapat membantu agar mengetahui ada masalah atau kekurangan pada sistem informasi yang telah dirancang.

• Melakukan evaluasi mendalam terhadap keamanan inforamsi ataupun data pada sistem informasi kepegawaian dan melakukan pemeriksaan dengan kemungkinan adanya kelemahan atau kekurangan pada keamanan sistem informasi.

• Melakukan pelatihan kepada pengguna sistem informasi dalam menggunakan sistem informasi, dengan adanya pelatihan diharapkan dapat menggunakan sistem informasi dengan baik, efektif, dan maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Oktavianti G, Buana UM. Pengantar Sistem Informasi. 2019;(March).

[2] Ridho MR. Jurnal Comasie. 2021;02.

[3] Setianingsih H. Sistem Informasi Kepegawaian (SIKEP) Berbasis Web pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Semarang. 2019;

[4] Profesi DE. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Menggunakan Unified Modeling Language (UML). e-Jurnal JUSITI (Jurnal Sist Inf dan Teknol Informasi). 2018;1(7):22–30.

[5] Lase DC, Ariatmanto D. Perencanaan Strategis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Nias Utara. XII(1):370–84.

[6] Wahid AA. Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi.

2020;(October).

[7] Kaunang FJ. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Fasilitas Sekolah. 7(2):124–30.

[8] Ismai. Perancangan Sistem Aplikasi Pemesanan Makanan dan Minuman pada Cafetaria NO Caffe di TAnjung Balai Karimun Menggunakan Bahasa Pemrograman PHP dan MySQL. J Tikar [Internet]. 2020;1(2):192–206. Available from:

https://ejurnal.universitaskarimun.ac.id/index.php/teknik_informatika/article/download/1 53/121

[9] Kurniawan H, Apriliah W, Kurniawan I, Firmansyah D, Informasi S, Pinjam S.

Penerapan Metode Waterfall Dalam Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada SMK Bina Karya Karawang. 2020;14:159–69.

[10] A. UA. Materi Pelengkap Modul (Bahan Ajar) Diklat Fungsional Pranata Komputer Tingkat Ahli. 2020;16.

(12)

Jatisi ISSN 2407-4322

Vol. 10, No. 3, September 2023, Hal. 358-369 E- ISSN 2503-2933 369

[11] Permana HJ, Astriyani E, Sari TM. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Layout Bahan Baku Berbasis Web pada PT. Sanichem Tunggal. 4(2):205–19.

[12] Informatika T, Teknologi I, Nopember S. Pengujian Perangkat Lunak Dengan Menggunakan Model Behaviour UML Waskitho Wibisono, Fajar Baskoro :43–50.