Jurnal Ilmiah Teknik dan Informatika Vol. 2, No. 2, Agustus 2017
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA KANTOR SATUAN
POLISI PAMONG PRAJA PROVINSI PAPUA
Muhammad Taher Jufri 1, Ratzwell Bonay 2
1,2,Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik Dan Sistem Informasi, Universitas Yapis Papua
Jl. Dr. Sam Ratulangi no. 11 Dok V Atas, Telp (0967) 534012, 550355, Jayapura-Papua
[email protected], [email protected]
Abstrak
Sistem informasi sangat berpengaruh dalam berbagai bidang. Dengan adanya sistem informasi dapat mempermudah kita dalam melakukan pengolahan data sehingga dapat menghemat waktu, ruang, dan biaya. Dimana pegawai pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua terutama dibagian Kepegawaian masih terbatas, masih menyimpan data seluruh pegawai dengan pembukuan secara manual dalam arti masih menyimpan berkas atau data yang menumpuk secara acak diarsip.
Pembuatan pengumuman ini dilakukan dengan cara melakukan observasi secara langsung pada objek penelitian yaitu Bidang Kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua. Metode analisis yang digunakan untuk menganalisa masalah pada sistem yang sedang berjalan adalah FLOWMAP dan metode analisis PIECES, lalu dilakukan perancangan dengan menggunakan metode perancangan berorientasi objek atau yang lebih dikenal dengan metode perancangan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD)
Sistem informasi kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua ini dapat mempermudah kerja pegawai khususnya dibidang kepegawaian dalam mengolah beberapa proses diantaranya data pegawai, data surat, dan informasi pengumuman secara cepat sehingga dapat meningkatkan mutu pelayanan terhadap pegawai menjadi lebih baik lagi.
Kata Kunci: Sistem Informasi Kepegawaian, Waterfall, Polisi Pamong Praja
Abstract
Information systems are very influential in various fields. With the information system can facilitate us in performing data processing so as to save time, space, and cost. Where employees at the Papua Civil Service Police Unit, especially in the Personnel Department are still limited, still keep the data of all employees with the bookkeeping manually in the sense still keep the files or data that stacked randomly archived.
Making this announcement is done by doing direct observation on the object of research that is the Field of Personnel at the Police Service Unit of Papua Province. The analytical method used to analyze the problem on the running system is FLOWMAP and PIECES analysis method, then design by using object oriented design method or better known as Data Flow Diagram (DFD) and Entity Relationship Diagram (ERD).
Personnel information system at Police Precinct Unit Office of Papua Province can facilitate employee work especially in the field of personnel in processing some processes such as employee data, data letters, and information announcements quickly so as to improve the quality of service to employees to be better.
Keywords: Human Resource Information System, Waterfall, Pamong Praja Police
1. Pendahuluan
Di era globalisasi ini, kita semua dituntut untuk perkembangan jaman dimana semuanya telah modern dalam segala hal, terlebih dalam bidang Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) khususnya dalam bidang komputerisasi. Seiring dengan majunya perkembangan teknologi, kita semua dituntut agar menjadi sumber daya manusia yang siap bersaing dalam segala hal di era globalisasi ini, dimana sistem komputerisasi ini telah banyak
membantu dan mempermudah serta memperlancar pekerjaan pihak yang berwenang.
Pengolahan data yang ada di Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua dalam pengolahan data pegawai belum tercatat secara baik dalam sebuah sistem dan dilakukan dengan cara manual yaitu dengan menyeleksi satu persatu berkas pegawai dan surat - surat izin, surat cuti, dan surat keterangan, hal ini membutuhkan waktu yang lama, karena proses pencataan masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel sehingga mempersulit
▸ Baca selengkapnya: contoh laporan informasi polisi intel
(2)65 pencarian data pegawai pada saat dibutuhkan. Untuk
memudahkan suatu tugas dan tanggung jawab dibidang Kepegawaian tersebut perlu dibuat suatu sistem untuk menunjang hasil kerja yang baik.
Dimana pegawai pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua terutama dibagian Kepegawaian masih terbatas, masih menyimpan data seluruh pegawai dengan pembukuan secara manual dalam arti masih menyimpan berkas atau data yang menumpuk secara acak diarsip. Dan dengan dibangunnya sebuah Sistem Informasi Kepegawaian maka diharapkandapat mempermudah pegawai pada bidang kepegawaian untuk menyimpan data pegawai secara komputerisasi.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Penelitian Terdahulu
Kanwil Kementrian Agama Provinsi Jambi belum terdapat sistem informasi terkait calon penerimaan yang dibutuhkan, sehingga dibutuhkan analisis dan perancangan sistem informasi pegawai pada Kantor Wilayah Kementrian Agama Provinsi Jambi yang akan dimanfaatkan untuk menunjang tugas dan fungsi Kanwil Kementrian Agama Provinsi Jambi (Ferianto, 2016).
Sistem informasi manajemen kepegawaian di BKD Karanganyar bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di instansi tersebut. Permasalahan yang ada diantaranya adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi kepegawaiannya yang ada, PS yang sudah pensiun, meninggal atau yang berhenti data kepegawaiannya tidak diperbaharui. Data PNS tidak up to date, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang ada saling berbeda, pemutahiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi maupun Pemerintah Daerah (Arista, 2010).
Badan Kepegawaian Daerah ini membutuhkan sistem informasi yang dapat membantu dalam proses pengelolaan data informasi kepegawaian. Sistem informasi kepegawaian ini dibuat dengan harapan dapat membantu staf kepegawaian yang bertugas untuk mengelola data kepegawaian. Selain itu dapat memberikan informasi mengenai penelitian dan rekap data kepegawaian kepada pengguna yang membutuhkan informasi tersebut (Nurjannah, 2014).
Pengolahan informasi maupun data secara komputer seharusnya menjadi solusi pemecahan masalah atas jenjang kerja atau tugas yang cenderung memakan waktu yang lama tersebut. Dilain pihak jenjang kerja atau tugas diperlukan untuk pembagian kerja yang lebih spesifik. Oleh karena itu, dengan adanya pengolahan informasi lebih menghemat waktu. Tujuan dari penelitian dan penulisan tugas akhir ini adalah untuk membuat program Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada PT. Air Manado (Kabo, 2015).
Sulitnya dalam pengurusan beberapa pelayanan administrasi kepegawaian seperti pengelolaan kenaikan pangkat, penetuan peraih penghargaan, penetuan proyek pensiun dan penentuan daftar urut kepangkatan. Hal ini disebabkan dokumentasi data pegawai yang tidak lengkap, rusak atau hilang dan banyaknya jumlah pegawai yang dikelola. Pelimpahan wewenang di dalam pengelolaaan kepegawaian yang meliputi
pengangkatan, penempatan,
pemindahan/rotasi/mutasi maupun pemberhentian seusai dengan peraturan perundang-undangan. Sehingga pemerintah dareah mampu meningkatkan kinerja pegawai di semua level (Purnawan, 2012). 2.2 Landasan Teori
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk memproses input yang di tujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan input yang diinginkan (Kristanto, 2008).
Informasi adalah keterangan, pemberitahuan, atau berita. Informasi sifatnya menambah pengetahuan atau wawasan seseorang (Kosasih, 2006).
Kepegawaian berasal dari kata dasar pegawai. Kepegawaian memiliki arti dalam kelas nomina atau kata benda sehingga kepegawaian dapat menyatakan nama dari seseorang, tempat, atau semua benda dan segala yang dibendakan. Pegawai adalah orang yang bekerja pada pemerintah, perusahaan dan sebagainya (KBBI).
Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model”. Model ini sering disebut juga dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan (Pressman, 2001).
3. Metodologi 3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian data yang digunakan dalam penelitian ini ada 4 macam. Yang pertama yaitu observasi dilakukan dengan mengadakan penelitian langsung pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua untuk mengumpulkan informasi dan data yang dibutuhkan seperti data pegawai dan data surat. Metode ke 2 yaitu interview yaitu melakukan
Jurnal Ilmiah Teknik dan Informatika Vol. 2, No. 2, Agustus 2017
pengumpulan data yang dilakukan dengan melalui proses tanya jawab (wawancara) kepada kepala bidang kepegawaian dan staff. Untuk mendapatkan informasi kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua. Metode ke 3 yaitu metode sampling Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan data arsip/formulir/catatan yang berkaitan dengan objek penelitian. dari metode pengumpulan data ini didapatkan formulir pegawai, seperti contoh format masukkan data pegawai yang akan digunakan dalam pembuatan “Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua”. Dan yang ke 4 yaitu metode studi pustaka : Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu metode studi pustaka dapat dilakukan dengan cara mempelejari materi yang terkait dengan tinjauan pustaka, yang dapat dari jurnal, buku, dan media internet.
3.2 Analisis
Metode analisis yang digunakan pada sistem berjalan akan digunakan flowmap sebagai penjelasan fungsi-fungsi sistem dalam objek penelitian, yang akan dapat mengidentifikasikan berbagai masalah dari pengguna (user) dan dapat digunakan dalam memecahkan masalah pada sistem serta dapat merencanakan maupun menerapkan rancangan sistem sesuai dengan apa yang diinginkan pengguna.
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1 Flowmap Sistem yang sedang berjalan
3.3 Perancangan
Gambar 2 Diagram Konteks
Pada gambar 2 menunjukkan Bagian Kepegawaian dapat memasukkan data pegawai, data surat, dan data pengumuman ke dalam sistem informasi kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua dan menerima informasi dari dalam sistem informasi kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua
Pegawai dapat memasukkan dan menerima informasi data pegawai, data surat, data pengumuman, pada sistem informasi kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua. Pegawai Satpol PP juga dapat melihat pengumuman mengenai Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua pada sistem
Berikut ini gambar yang memberikan pandangan mengenai keseluruhan sistem dengan lebih mendalam pada sistem informasi Kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua.
Gambar 3 Diagram Level 1
Pegawai Bidang Kepegawaian Satpol PP memasukkan data pengguna seperti Nama dan Sandi yang akan disimpan kedalam sistem yang kemudian ditampilkan pemberitahuan bahwa data pengguna berhasil masuk kedalam halaman admin.
Pegawai Bidang Kepegawaian Satpol PP menambahkan data pegawai, data surat, dan pengumuman pada sistem yang kemudian ditampilkan pemberitahuan kepada Pegawai Bidang Kepegawaian Satpol PP bahwa data yang dimasukkan telah tersimpan
67 Data yang telah disimpan akan di proses pada
pengelolaan laporan dan akan memunculkan informasi data pegawai, data surat, dan data pengumuman kepada pegawai Satpol PP yang terdapat pada website
Berikut ini gambar yang menunjukan relasi antar entitas pada sistem informasi Kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua.
Gambar 3 Entity Relationship Diagram
Entitas Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Universita Yapis Papua dimana, Entitas Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua dimana, Relasi tabel Pegawai Satpol PP dengan tabel Satpol PP adalah 1 to M, dimana Pegawai Satpol PP dapat membuat surat lebih dari satu kali. Relasi tabel Satpol PP dengan tabel Surat adalah 1 to M, dimana Kantor Satpol PP mengikuti pembuatan surat yang dikeluarkan lebih dari satu kali. Relasi tabel pegawai bidang kepegawaian satpol pp dengan tabel Pengumuman adalah 1 to M, dimana Pegawai dibidang kepegawaian Satpol PP membuat pengumuman yang dikeluarkan lebih dari satu kali. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 3. 4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Tampilan Halaman Utama
Halaman utama dimana untuk pegawai satpol pp provinsi papua melihat pengumuman yang diinformasikan kedalam web, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4 Tampilan Halaman Utama 4.2 Tampilan Halaman Login
Halaman yang digunakan untuk melakukan login dengan memasukkam username dan password dari pegawai bidang kepegawaian, jika tidak sesuai, maka akan muncul pesan kesalahan, Jika sesuai, maka akan tampil halaman admin,Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5 Tampilan Halaman Login 4.3 Tampilan Halaman Admin
Halaman Admin merupakan halaman website, yang muncul saat mengakses website, halaman ini berisi pegawai, surat dan pengumuman, Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 6.
Jurnal Ilmiah Teknik dan Informatika Vol. 2, No. 2, Agustus 2017
4.4 Tampilan Halaman Data Pegawai
Halaman yang digunakan pegawai bidang kepegawaian satuan polisi pamong praja provinsi papua (admin) untuk melihat data pegawai yang telah dimasukan oleh admin, Pada halaman ini terdapat pencarian yang digunakan untuk mencari data pegawai melalui nama pegawai, Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7 Tampilan Halaman Data Pegawai 4.5 Tampilan Halaman Data Surat
Halaman yang digunakan pegawai bidang kepegawaian satuan polisi pamong praja provinsi papua (admin) untuk melihat data surat yang telah dimasukan oleh admin, Pada halaman ini terdapat pencarian yang digunakan untuk mencari data surat, Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 8.
Gambar 8 Tampilan Halaman Data Surat
4.6 Tampilan Halaman Tambah Data Pengumuman
Halaman yang digunakan pegawai bidang kepegawaian satuan polisi pamong praja provinsi
papua (admin) untuk menambahkan data Pengumuman yang akan ditampilkan pada halaman utama, Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 9 Tampilan Halaman Tambah Data Pegumuman
5. Penutup 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dan analisa terhadap sistem informasi kepegawaian yang telah ada maka dapat disimpulkan :
Dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian pada kantor satuan polisi pamong praja provinsi papua ini maka dapat mempermudah petugas khususnya pada bidang kepegawaian untuk mengolah data pegawai dan data surat ijin belajar, surat keterangan, dan surat cuti pegawai secara cepat.
5.2 Saran
Sistem Informasi Kepegawaian pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Papua ini diharapkan akan terus dikembangkan. Adapun saran untuk sistem informasi ini adalah untuk penelitian berikutnya sistem ini dapat dikembangkan dengan menambahkan data absensi pegawai.
Daftar Pustaka
Arista, B, M. A, 2010, Analisis penerapan sistem informasi manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah (Bkd) Karanganyar, Skripsi, Universitas Sebelas Maret, Surakarta.
Buol, N, 2015, Sistem informasi manajemen kepegawaian pada pt. Air manado, E- Jurnal UNSRIT, 2(1).
Ferianto, A, dan Nurhadi, N, 2016, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pegawai Pada Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jambi, Jurnal Manajemen Sistem Informasi, 1(2), 208-214.
69 Kristanto, A, 2008, Perancangan Sistem Informasi
Dan Aplikasinya, Erlangga, Jakarta. Kosasih, E, 2006, Cerdas Berbahasa Indonesia,
Erlanga, Jakarta.
Kurniawan, B, 2002, Sistem Informasi Manajemen dengan Visual Basic 6, CV Andi Offset, Yogyakarta.
Nurjannah dan Setyorini, D, R, 2014, Sistem
Informasi Kepegawaian Pada Badan
Kepegawaian Daerah Kota Bandung
Berbasis Web, Skripsi, Universitas Telkom, Bandung.
Pressman, R. S, 2001, Rekayasa Perangkat Lunak – Buku Satu, Pendekatan Praktisi (Edisi 7), Yogyakarta.
Purnawan, K, 2012, Perancangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Rumah Sakit Umum Cibabat, Skripsi, Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
