A23.1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
(STUDI KASUS DINAS PENDIDIKAN DISTRICT
BOBONARO DI TIMOR LESTE)
Orlanda Dos Reis Barros 1), Awalludiyah Ambarwati 2)
1),2)
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama, Jl. Arief Rahman Hakim No 51 Sukolilo, Surabaya
Email : orlandabarros2@gmail.com
Abstrak. Dinas Pendidikan District Bobonaro di Timor Leste dibentuk dalam rangka meningkatkan
penyelenggaran tugas dan fungsi pendidikan, Dinas Pendidikan District Bobonaro memiliki banyak data yang salah satunya adalah data kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan diolah. Pengolahan data kepegawaian saat ini masih dilakukan secara manual. Untuk mempermudah proses pengolahan data kepegawaian dibutuhkan sistem informasi untuk mengelola data pegawai dengan cepat dan mudah sesuai dengan tujuan penelitian ini. Analisa proses dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang akan dirancang. Perancangan sistem informasi ini meliputi dokumen flowchart, sistem flowchart, data flow diagram, desain database dan dsesain user interface. Hasil perancangan sistem informasi kepegawaian Dinas Pendidikan District Bobonaro dilakukan sesuai kebutuhan dan dapat diimplementasikan untuk membantu bagian kepegawaian dan pegawai dalam mengelola data kepegawaian secara otomatis.
Kata kunci: Sistem Informasi, Kepegawaian, District Bobonaro
1. Pendahuluan
Kemajuan teknologi yang semakin pesat dan sangat canggih telah membawa dampak yang sangat besar pada perusahaan swasta maupun institusi pemerintahan. Dukungan sistem informasi atau teknologi informasi (SI/TI) yang sesuai dapat memberikan kinerja suatu instansi menjadi lebih baik. Hal ini khususnya dalam melakukan berbagai pengolahan data hingga menghasilkan informasi yang benar, tepat dan akurat serta cepat.
Republik Demokrasi Timor Leste (RDTL) merupakan Negara yang baru merdeka pada tahun 1999 dimana pengetahuan sumber daya manusia terhadap bidang SI/TI dan penggunaannya masih sangat minim. Sebagian besar organisasi, instansi, kantor-kantor pemerintah maupun swasta melakukan proses pengolahan data dan penyimpanan data secara manual. Meskipun ada beberapa instansi sudah menggunakan komputerisasi namun masih sebatas pengetikan, salah satunya adalah Dinas Pendidikan District Bobonaro di Timor Leste.
Dinas Pendidikan District Bobonaro di Timor Leste dibentuk dalam rangka meningkatkan penyelenggaran tugas dan fungsi pendidikan. Visi Dinas Pendidikan District Bobonaro, menurut rencana strategis Dinas Pendidikan District Bobonaro tahun 2000, adalah suatu lembaga yang mengatur masyarakat hidup sosial dengan membangun bangsa melalui pendidikan yang berkualitas. Sedangkan misi Dinas Pendidikan District Bobonaro adalah untuk mempertahankan sistem pendidikan dengan maksud memperoleh nilai yang tinggi dalam proses belajar mengajar, untuk meningkatkan promosi dalam mengejar ilmu pengetahuan sesuai kebutuhan, serta untuk dapat berkontribusi dalam pembangunan nasional.
A23.2
Pengolahan data kepegawaian pada Dinas Pendidikan District Bobonaro masih dilakukan secara manual. Data-data tersebut masih disimpan di dalam buku-buku atau lembaran yang penataannya tidak teratur sehingga menyulitkan bagi petugas untuk memberi informasi secara lengkap, cepat dan akurat. Sebagai contoh, bila ada petugas yang membutuhkan data Surat Keputusan pegawai untuk periode tertentu, maka dibutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan pecarian secara manual.
Terdapat dua rumusan masalah dalam penelitian di kantor Dinas Pendidikan District Bobonaro di Timor Leste ini. Pertama, bagaimana melakukan analisis proses kepegawaian pada Dinas Pendidikan District Bobonaro. Kedua, bagaimana merancang sebuah Sistem Informasi Kepegawaian Dinas
Pendidikan District Bobonaro berbasis web yang efektif dan efisien. Sedangkan tujuan penelitian ini
adalah untuk melakukan analisis proses kepegawaian pada Kantor Dinas Pendidikan District Bobonaro di Timor Leste dan untuk merancang Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Pendidikan
District Bobonaro berbasis web.
Metode penelitian yang dipergunakan pada Dinas Pendidikan District Bobonaro merupakan adaptasi
dari model waterfall (Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S., 2009) yang terdiri dari beberapa
tahapan sebagai berikut:
1. Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari primer dan sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan observasi, survei secara langsung dan wawancara kepada narasumber dari Dinas Pendidikan District Bobonaro untuk mengetahui proses kepegawaian. Data sekunder merupakan data yang diperoleh secara tidak langsung, yaitu laporan atau catatan yang ada, dalam hal ini berupa dokumen yang dipergunakan kepegawaian.
2. Analisis
Pengumpulan data dengan menganalisis permasalahan yang terdapat di Dinas Pendidikan District Bobonaro serta melakukan analisis sistem berjalan dengan mengidentifikasi proses yang berjalan
saat ini dan membuat document flowchart.
3. Perancangan Sistem
Merancang sistem yang sesuai kebutuhan dari hasil analisis dengan membuat system flowchart,
diagram konteks, Data Flow Diagram (DFD), desain database serta desain user interface. Tools
yang dipergunakan adalah Microsoft Visio 2007 dan Power Designer 6, Wireframe shapes yang merupakan salah satu stencil Visio 2007.
4. Dokumentasi
Merupakan pembuatan laporan hasil penelitian yang dilakukan mulai dari awal hingga akhir.
2. Pembahasan
Observasi berkaitan proses kepegawaian pada Dinas Pendidikan District Bobonaro dilakukan selama dua minggu. Pencatatan dan penyimpanan data kepegawaian masih menggunakan sistem manual atau disimpan dalam arsip-arsip kepegawaian. Proses pengolahan data kepegawaian masih kurang efektif dan efisien.
Analisis dokumen dilakukan untuk menganalisa beberapa dokumen yang digunakan dalam proses pengolahan data pegawai. Dokumen yang dipergunakan pada Dinas Pendidikan District Bobonaro diantaranya adalah dokumen Biodata Pegawai, Formulir Permintaan Cuti, Formulir Surat Permohonan Pensiun dan dokumen Surat Kenaikan Pangkat. Dokumen tersebut dipergunakan dalam
aktivitas kepegawaian sesuai SOP (Standard Operating Procedure). Prosedur yang berkaitan dengan
kepegawaian diantaranya Prosedur kebutuhan Pegawai baru, Prosedur seleksi penerimaan pegawai, Prosedur Permohonan Cuti, Prosedur Kenaikan Pangkat dan Prosedur Pensiun.
Pembuatan document flowchart dilakukan sesuai prosedur yang ada pada Dinas Pendidikan District
Bobonaro. Gambar 1 merupakan Document Flowchart Seleksi Penerimaan Pegawai Baru yang
A23.3
Proses seleksi dilakukan dengan Tes tertulis dan interview. Jika calon pegawai dinyatakan lulus proses
seleksi, maka selanjutnya calon pegawai tersebut menandatangani kontrak kesepakatan kerja.
Prosedur Seleksi Penerima Pegawai Baru
Calon Pegawai
2
Ka. Subbag Umum Ka. Subbag Kepegawaian
Ya
Gambar 1. Document Flowchart Seleksi Penerimaan Pegawai Baru
Berdasarkan document flowchart, maka dibuatlah system flowchart. Gambar 2 adalah system flowchart
A23.4
Gambar 2. System Flowchart Lowongan Pekerjaan
A23.5
Surat Pemberitahuan Cuti
konfirmasi login Username Password
Permintaan Cuti
Username Password Konfirmasi login
Username Password
Konfirmasi login
Username Password Konfirmasi login
Konfirmasi login
Username Password
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Laporan Data Pegawai
Data Pegawai Data Pensiun
Laporan Permintaan Cuti
Laporan Permintaan Cuti
Laporan Pensiun Laporan Calon Pegawai
Laporan Kenaikan Pangkat
Laporan calon Pegawai
Laporan calon Pegawai
Laporan Lowongan Pekerjaan
Laporan Lowongan Pekerjaan
Laporan Calon Pegawai Laporan Kenaikan Pangkat
Laporan Permintaan Cuti Laporan Pensiun
Laporan Pensiun Laporan Kenaikan Pangkat
Data Calon Pegawai Data Lowongan Pekerjaan Data Golongan
Data Jabatan Data Pangkat Data Agama Data Pendidikan
Data Kenaikan Pangkat 0
Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Pendidikan District Bobonaro
+
Kepala Subbag Kepegawaian
Kepala Subbag Umum Kepala bagian
T ata Usaha
Kepala Dinas Pegawai
Gambar 4. Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian
Gambar 5. Conceptual Data Model Sistem Informasi Kepegawaian
bagian-A23.6
bagian yang saling berhubungan secara global. Gambar 4 merupakan Diagram Konteks Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Pendidikan District Bobonaro yang dapat diakses oleh empat entitas, yaitu : Kepala bagian Tata Usaha, Kepala Subbag Kepegawaian, Kepala Dinas, dan Kepala Subbag
Umum. Desain database dapat dilihat pada Gambar 5 berupa Conceptual Data Model Sistem
Informasi Kepegawaian. Desain user interface untuk beranda atau halaman Home dapat dilihat pada
Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Halaman Home (Beranda) 3. Simpulan
Hasil analisa dapat diketahui bahwa Dinas Pendidikan District Bobonaro membutuhkan Sistem Informasi Kepegawaian yang sesuai dengan prosedur kepegawaian dan dapat menghasilkan laporan sesuai kebutuhan. Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian ini dapat dijadikan pedoman dalam
implementasi sistem informasi berbasis web pada Dinas Pendidikan District Bobonaro. Penambahan
fitur hak akses bagi seluruh pegawai hendaknya dapat dilakukan untuk memberdayakan pegawai dalam melakukan layanan mandiri, seperti memperbarui data diri dan pengajuan cuti.
Ucapan Terima Kasih
Penghargaan dan ucapan terima kasih ditujukan kepada seluruh pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan dalam menyelesaikan penelitian ini. Dinas Pendidikan District Bobonaro Di Timor Leste, Dosen Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer di Universitas Narotama serta seluruh sahabat. Terima kasih atas seluruh bantuan dan dukungan.
Daftar Pustaka
[1]. Wursanto, IG., 2002, Manajemen Kepegawaian. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
[2]. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D., 2009. System Analysis and Design in a
