TINJAUAN MENGENAI PROSEDUR SISTEM
INFORMASI ABSENSI DI PT.KERETA API
INDONESIA (PERSERO)
Laporan Kerja Praktek
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat
Dalam menempuh Jenjang S1
Program Studi Manajemen
Oleh:
NAMA
: LUKMAN HIDAYAT
NIM
:21210860
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
DAFTAR ISI 1.1Latar Belakang Kerja Praktek ... 1
1.2Tujuan Kerja Praktek ... 2
1.3Kergunaan Kerja Praktek ... 3
1.4Loksi dan Waktu Kerja Praktek ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Sikngkat Perusahaan ... 5
2.1.1 Visi ... 7
2.1.2 Misi ... 7
2.1.3 Tujuan ... 8
2.2 Stuktur Organisasi ... 9
2.3 Deskripsi Jabatan ... 10
2.4 Aspek kegiatan perusahaan ... 12
BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 16
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 16
3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktrk ... 17
3.3.1Sistem Absensi ... 17
3.3.2Penyimpanan Data Absensi ... 18
3.3.3Perhitungan Jam Kerja ... 18
3.3.4 Masalah Dan Kendala Sistem Absensi ... 18
3.3.5Mengatasi Sistem Informasi Absensi ... 18
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 19
4.2 Saran ... 20
LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT. Yang mana izin serta rahmatnya saya dapat menyelesaikan laporan ini.
Shalawat serta salam tidak lupa saya limpahkan kepada jungjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW. Dan tidak lupa kepada para keluarga serta sahabat-sahabatnya dan sampailah kepada kita semua selaku umatnya Amin.
Laporan ini saya susun berdasarkan apa yang telah saya kerjakan pada saat Kerja Praktek di PT. Kereta Api Indonesia (persero) baik secara teori maupun secara praktek.
Adapun tujuan penyusunan laporan ini sebagai bukti selama saya melaksanakan Kerja Praktek di PT.Kereta Api Indonesia (persero) selama 1 bulan.
Dalam kesempatan ini saya sebagai penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah membantu dan membimbing dalam penyusunan laporan kerja praktek ini, terutama kepada yang terhormat :
1. Bapak Dr. Ir Eddy Soeryanto Soegoto, selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
ii
3. Ibu Dr. Raeni Dwi Santy, SE., M.Si., selaku Ketua Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
4. Ibu Dr. Raeni Dwi Santy, SE., M.Si., selaku dosen pembimbing kerja praktek yang telah bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing serta memberikan masukan yang berguna bagi penulis dalam penyusunan laporan ini.
5. Ibu Lita Wulantika, SE.,M.Si., selaku Dosen Wali Manajemen. 6. Bapak Didik Wardoyo, selaku manajer EMCI PT.KAI (PERSERO)
7. Seluruh Staf-staf EMCI PT.KAI(PERSERO), yang bekerja sama dengan saya dalam pelaksanaan Kerja Praktek
8. Kedua Orang Tua tercinta yang telah memberikan dukungan, baik secara moral maupun materil.
9. Teman-teman manajemen tiga 2010 yang memberikan dukungan dalam mengerjakan laporan Kerja Praktek ini.
Untuk menyempurnakan laporan ini, kritik dan saran sangat saya harapkan semoga laporan ini bermanfaat bagi saya khususnya dan pembaca umumnya
Bandung, 18 Januari 2014
Nama Lengkap : Lukman Hidayat Tempat, Tanggal Lahir : Sumedang 18-02-1992
Alamat : Jl.Jatinangor KM 21 No 91, Sumedang Jenis Kelamin : laki-laki
Agama : Islam
Riwayat Pendidikan
1. (2004) Lulus SDN Neglasari Jatinangor 2. (2007) Lulus SMP Ma’arif Jatinangor 3. (2010) Lulus SMA Al-Ma’soem Jatinangor 4. Sekarang masih menempuh Setara Satu (S1)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi jaman sekarang ini, menjadikan informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam usaha menciptakan kemajuan disemua bidang kehidupan manusia atau pun perusahaan. Dengan adanya teknologi informasi telah banyak dirasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Perkembangan teknologi informasi pada saat ini sangat pesat, sehingga manusia dalam mengerjakan setiap pekerjaan selalu membutuhkan komputer. Komputer memiliki peranan yang sangat vital dalam pemecahan masalah khusus dalam pengolahan data, karena komputer memiliki kecepatan tingkat akurasi yang tinggi dalam pemrosesan data, sehingga dapat mempermudah pekerjaan manusia.
1
PT. KAI (persero) merupakan perusahaan milik pemerintahan yang besar dan memiliki karyawan cukup banyak sehingga data-data karyawan tersebut harus terorganisir dengan baik, terutama dalam bidang absensi karyawan. Dan Sistem Absensi di PT.KAI (persero) sudah menggunakan mesin absen yang langsung terhubung ke komputer dan dapat di lihat langsung di web, tapi ada kelemahan dalam mesin absensi tersebut yaitu sidik jarit tidak terdeteksi sama sekali atau lambat terdeteksi. Dengan kata lain, sensor pada mesin tidak berfungsi dengan baik.
Dengan permasalahan diatas penulis merasa tertarik melakukan penelitian untuk dijadikan bahan laporan kerja praktek yang mengambil judul” TINJAUAN MENGENAI PROSEDUR SISTEM INFORMASI ABSENSI DI PT.KERETA API INDONESIA (PERSERO)”
1.2 Tujuan Kerja Praktek
Berdasarkan uraian singkat di atas pada PLN UPT Bandung Timur, terutama pada bagian absensi karyawan, penulis mengindentifikasi beberapa masalah yang
timbul yaitu :
3
2. Untuk mengetahui penyimpanan laporan data-data absensi karyawan di PT.KAI (persero)
3. Untuk mengetahui perhitungan jam kerja di PT.KAI (persero)
4. Untuk mengetahui masalah atau kendala yang di hadapai pada Sistem Absensi di PT.KAI (persero)
5. Untuk mengetahui bagaimana mengatasi masalah yang ada pada Sistem Informasi Absensi di PT.KAI (persero)
1.3 Kegunaan kerja praktek
1. Bagi Mahasiswaa.
A. Dapat menerapkan serta dapat mengembangkan ilmu yang diperoleh selama kuliah dengan kerja praktek.
B. Memperoleh kesempatan berlatih pada dunia kerja danMenambah wawasan dan pengetahuan untuk mempersiapkan diri baik secara teoritis maupun secara praktis.
1 1.4 Lokasi dan waktu kerja praktek
1.4.1 Lokasi
Penulis melakukan kerja peraktek di PT.Kereta Api Indonesia (persero) Kantor pusat JL.Perintis Kemerdekaan 1 Bandung.
1.4.1 Waktu
Tabel 1.1
NO KETERANGAN BULAN
Agustus Sptember
1 2 3 4 1 2 3 4 1 PERSIAPAN
PENELITIAN 2 PENCARIAN
DATA
3 PENGOLAHAN DATA
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Kehadiran kereta api di Indonesia ditandai dengan pencangkulan pertama pembangunan jalan KA di desa Kemijen, Jum'at tanggal 17 Juni 1864 oleh Gubernur Jenderal Hindia Belanda, Mr. L.A.J Baron Sloet van den Beele. Pembangunan diprakarsai oleh Naamlooze Venootschap Nederlandsch Indische Spoorweg Maatschappij (NV. NISM) yang dipimpin oleh Ir. J.P de Bordes dari Kemijen menuju desa Tanggung (26 Km) dengan lebar sepur 1435 mm. Ruas jalan ini dibuka untuk angkutan umum pada hari Sabtu, 10 Agustus 1867.
Selain di Jawa, pembangunan jalan KA juga dilakukan di Aceh (1874), Sumatera Utara (1886), Sumatera Barat (1891), Sumatera Selatan (1914), bahkan tahun 1922 di Sulawasi juga telah dibangun jalan KA sepanjang 47 Km antara Makasar-Takalar, yang pengoperasiannya dilakukan tanggal 1 Juli 1923, sisanya Ujungpandang - Maros belum sempat diselesaikan. Sedangkan di Kalimantan, meskipun belum sempat dibangun, studi jalan KA Pontianak - Sambas (220 Km) sudah diselesaikan. Demikian juga di pulau Bali dan Lombok, pernah dilakukan studi pembangunan jalan KA.
Sampai dengan tahun 1939, panjang jalan KA di Indonesia mencapai 6.811 Km. Tetapi, pada tahun 1950 panjangnya berkurang menjadi 5.910 km, kurang Iebih 901 Km raib, yang diperkirakan karena dibongkar semasa pendudukan Jepang dan diangkut ke Burma untuk pembangunan jalan KA di sana.
7
arusnya ini, banyak menelan korban yang makamnya bertebaran sepanjang Muaro- Pekanbaru.
Setelah kemerdekaan Indonesia diproklamir-kan pada tanggal 17 Agustus 1945, karyawan KA yang tergabung dalam Angkatan Moeda Kereta Api (AMKA) mengambil alih kekuasa-an perkeretaapian dari pihak Jepang. Peristiwa bersejarah tersebut terjadi pada tanggal 28 September 1945. Pembacaan pernyataan sikap oleh Ismangil dan sejumlah anggota AMKA lainnya, menegaskan bahwa mulai tanggal 28 September 1945 kekuasaan perkeretaapian berada di tangan bangsa Indonesia. Orang Jepang tidak diperbolehkan campur tangan lagi urusan perkeretaapi-an di Indonesia. Inilah yang melandasi ditetapkannya 28 September 1945 sebagai Hari Kereta Api di Indonesia, serta dibentuknya Djawatan Kereta Api Republik Indonesia (DKARI).
2.1.1 VISI / VISION
Menjadi penyedia jasa perkeretaapian terbaik yang fokus pada pelayanan pelanggan dan memenuhi harapan stakeholders.
2.1.2 MISI / MISSION
2.1.3 TUJUAN PERUSAHAAN / CORPORATE OBJECTIVES
9
2.2Stuktur Organisasi
2.3 Deskripsi Jabatan
Gambar 2.2 deskripsi jabatan komisaris PT.KAI (persero)
11
Gambar 2.3 deskripsi jabatan direksi PT.KAI (persero)
2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan
LAYANAN PRODUK
Sebagai perusahaan yang mengelola perkeretaapian di Indonesia, PT. Kereta Api Indonesia (Persero) telah banyak mengoperasikan KA penumpangnya, baik KA Utama (Komersil dan Non Komersil), maupun KA Lokal di Jawa dan Sumatera, yang terdiri dari :
- KA Eksekutif
- KA Ekonomi AC
- KA Bisnis
- KA Ekonomi
- KA Campuran
- KA Lokal
- KRL
13
PELAYANAN ANGKUTAN
Komoditi yang dapat di angkut :
A. Petikemas
Paletisasi, Insulated and refrigerated containers, Standard containers, Hard-top containers, Open-top containers, Flatracks, Platforms (plats), Ventilated containers, Bulk containers, Tank containers
B. Barang curah Liquid/ Cair
BBM, CPO,Semua bahan kimia cair yang tidak korosif, Minyak goreng, air mineral dan lain-lain
C. Barang curah
Batubara, pasir, semen, gula pasir, pupuk, beras, kricak, aspalt, klinker dan lain-lain
D. Barang retail
Barang elektronik, hasil produksi pabrik yang sudah terpaket, barang kiriman hantaran, barang potogan
E. Barang packaging
PROSEDUR SEWA
1. Mengajukan permohonan sewa ke Manager komersial di daerah operasi terdekat.
2. Menunjukan SPPT PBB terbaru.
3. Melakukan Pertemuan untuk
a. Pembahasan rencana sewa-menyewa
b. Penentuan tarif
c. Kesepakatan kerjasama
4. Peninjauan lokasi bersama.Proses kontrak
5. Penandatanganan kontrak kerjasama
*Syarat Umum Pengajuan Persewaan
1. Surat Permohonan Kerjasama
2. Fotokopi Akta Pendirian Perusahaan (Badan Usaha)
3. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan / SIUP (Badan Usaha)
15
5. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak / PKP (Badan Usaha)
6. Struktur Organisasi dan Perusahaan (Badan Usaha)
7. Fotokopi KTP Pimpinan Perusahaan (Delegasi)
8. Proposal Pengembangan (Konsep Pengembangan)
*Syarat Khusus Pengajuan Persewaan
1. Persewaan Lahan untuk Jaringan Pipa
a. Surat Ijin Dirjen KA
2. Persewaan Lahan untuk Tower
16 BAB III
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Bidang yang di ambil oleh penulis adalah EMCI yaitu untuk merencanakan system
aplikasi manajemen sumber daya manusia dan bertanggung jawab pada validitas data
pegawai.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Prektek
Selama melakukan kerja praktek di PT.Kereta Api Indonesia (Persero) , Divisi EMCI
dari tanggal 26 agustus sampai 21 september 2013, penulis melakukan kegiatan sebaai
berikut:
Melakukan wawancara
Melakukan kegiatan yang telah di perintahkan oleh pembimbing di perusahaan
17
3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Sistem Absensi
Seperti yang telah di bahas dari bab 1 apa system aplikasi yang di gunakan
PT.KAI (persero) saat ini adalah sudah menggunakan mesin absensi. Cara
menggunakan mesin absen tersebut adalah dengan menggunakan sidik jari kariawan.
Gambar 3.1 sistem flowchart absensi di PT.KAI (persero)
E-OFFCE
(HRIS) KARYAWAN
MESIN ABSEN
APLIKASI
ATTENDACE
D B D B
PEGAWAI LOKAL WEB
3.3.2 Penyimpanan Data Absensi
Seperti gambar d atas penyimpana data absensi kariawan di PT.KAI (persero)
lansung di E-OFFCE, yaitu web yang bisa di masuki oleh kariawan-kariawan PT.KAI
(persero) Yang sudah memiliki id untuk masuk web E-OFFCE dan bisa langsung mengecek
dari sana. Agar lebih efektif dan lebih mudah, sehingga manager puncak atau top manger
tidak perlu memita langsung k bagian EMCI.
3.3.3 Perhitungan Jam Kerja
Perhitungan jam kerja di PT.KAI (persero) sekarang ini masih belum di berikan
sangsi tegas apabila karyawan telat masuk kantor.
3.3.4 Masalah Dan Kendala Sistem Absensi
Dalam Sistem Absensi ada kelemahan dalam mesin absensi tersebut yaitu sidik jarit
tidak terdeteksi sama sekali atau lambat terdeteksi. Dengan kata lain, sensor pada mesin tidak
berfungsi dengan baik.
3.3.5 Mengatasi Sistem Informasi Absensi
Masalah yang terjadi dengan Sistem Informasi Absensi dapat dilakukan dengan
melakukan pengecekan pada lampu serta permukaan sensor dan juga pengecekan terhadap
data karyawan pada mesin absensi yang digunakan karena terkadang sering terjadi kasus
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Penulis mengambil kesimpulan Sistem Informasi Absensi Karyawan Pada kantor
pusat PT. KAI (persero), sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Absensi ini di rencanakan dengan tujuan untuk memudahkan
kariawan dan agar bisa meminimalisasi kesalahan dalam mengisi data absesi
karyawan.
2. Dengan Sistem Absen ini dapat mempermudah dan mempercepat waktu
memproses data absensi kariawan.
3. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi di harapkan mendorong karyawan lebih disiplin dalam peningkatan kinerja karyawan dalam kemajuan perusahaan.
4. Masalah yang di hadapai mesin Absensi adalah sidik jari tidak terdeteksi sama sekali atau lambat terdeteksi. Dengan kata lain, sensor pada mesin tidak berfungsi dengan baik.
4.2 Saran
Penulis memberikan saran kepada perusahaan yang bertujuan untuk
memaksimalkan kinerja karyawan dan disiplinkerja agar perusahaan bisa meningkatkan
