TA : Penerapan Metode Electre Dalam Sistem Informasi Penentuan Jabatan Karyawan di PT Magna Jatim Mandiri.

(1)

PENERAPAN METODE ELECTRE DALAM

SISTEM INFORMASI PENENTUAN JABATAN

KARYAWAN DI PT MAGNA JATIM MANDIRI

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

ANGGRAD PURWANTO 06410100009

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

(2)

x DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Pengertian Sistem Informasi ... 7

2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia ... 10

2.3 Rekrutmen ... 12

2.4 Kinerja ... 16

2.4.1 Kinerja dan Penilaian Prestasi Kerja ... 16

2.4.2 Manfaat Penilaian Kinerja ... 17

2.4.3 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kinerja ... 18

2.5 Kompetensi ... 18

2.6 Elimination and Choice Translation Reality ... 19

(3)

xi

3.3 Gambaran Umum Sistem ... 26

3.4 Perancangan Sistem ... 28

3.4.1 Document Flow ... 28

3.4.2 System Flow ... 30

3.4.3 Flowchart Metode ELECTRE ... 33

3.5 Data Flow Diagram ... 34

3.5.1 Context Diagram ... 34

3.5.2 Level 0 ... 36

3.5.3 Level 1 ... 37

3.5.4 Level 2 ... 40

3.6 Entity Relationship Diagram ... 47

3.7 Struktur Tabel ... 49

3.8 Desain Input/Output ... 55

BAB IV EVALUASI DAN IMPLEMENTASI ... 66

4.1 Implementasi Sistem ... 66

4.1.1 Kebutuhan software ... 66

4.1.2 Kebutuhan hardware ... 66

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ... 67

4.2 Evaluasi Sistem ... 67

4.2.1 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 67

4.2.2 Evaluasi Hasil Uji Coba Metode ELECTRE ... 95

(4)

xii

5.1 Kesimpulan ... 116 5.2 Saran ... 116 DAFTAR PUSTAKA

(5)

xiii

Tabel 2.1 Kelebihan dan kekurangan sumber rekrutmen... 13

Tabel 3.1 Agama. ... 49

Tabel 3.2 Kota ... 49

Tabel 3.3 Pendidikan ... 49

Tabel 3.4 LoginAplikasi ... 50

Tabel 3.5 Divisi ... 50

Tabel 3.6 Kriteria ... 50

Tabel 3.7 SubKritteria ... 51

Tabel 3.8 TanyaSubKriteria ... 51

Tabel 3.9 Jabatan ... 51

Tabel 3.10 KriteriaJabatan ... 52

Tabel 3.11 JabatanKaryawan ... 52

Tabel 3.12 PengalamanKerja ... 52

Tabel 3.13 PendidikanNonResmi... 53

Tabel 3.14 Absensi ... 53

Tabel 3.15 Pelanggaran ... 53

Tabel 3.16 Karyawan ... 54

Tabel 3.17 KarSesuai ... 54

Tabel 3.18 PenilaianKaryawan ... 55

Tabel 3.19 JabSesuai ... 55

Tabel 4.1 Test Case Data Form Login ... 68

(6)

xiv

Tabel 4.3 Test Case Data Form Administrasi User... 73

Tabel 4.4 Test Case Data Form Ganti Password. ... 74

Tabel 4.5 Test Case Data Form Agama. ... 76

Tabel 4.6 Test Case Data Form Kota. ... 77

Tabel 4.7 Test Case Form Tingkat Pendidikan ... 78

Tabel 4.8 Test Case Form Divisi ... 79

Tabel 4.9 Test Case Form Kriteria ... 80

Tabel 4.10 Test Case Form Jabatan ... 82

Tabel 4.11 Test Case Form Karyawan ... 83

Tabel 4.12 Test Case Form Pengalaman Kerja ... 85

Tabel 4.13 Test Case Form Pendidikan Non Resmi ... 86

Tabel 4.14 Test Case Form Absensi Bulanan. ... 88

Tabel 4.15 Test Case Form Pelanggaran Karyawan ... 89

Tabel 4.16 Test Case Form Penilaian. ... 91

Tabel 4.17 Test Case Form Saran Jabatan Sesuai Untuk Karyawan ... 92

Tabel 4.18 Test Case Form Saran Karyawan Sesuai Untuk Jabatan ... 93

Tabel 4.19 Test Case Form Laporan ... 95

Tabel 4.20 Daftar Dan Spesifikasi Jabatan ... 96

Tabel 4.21 Daftar Dan Spesifikasi Karyawan ... 97

Tabel 4.22 Hasil Penilaian Karyawan ... 97

Tabel 4.23 Kriteria dan Bobot Kriteria Karyawan Bernama Nike ... 98

Tabel 4.24 Daftar Alternatif Jabatan Untuk Karyawan Bernama Nike ... 98

Tabel 4.25 Matriks Keputusan Untuk Karyawan Bernama Nike ... 99

(7)

xv

Tabel 4.29 Matriks Discordance Untuk Karyawan Bernama Nike... 101

Tabel 4.30 Matriks F Untuk Karyawan Bernama Nike ... 101

Tabel 4.31 Matriks G Untuk Karyawan Bernama Nike ... 102

Tabel 4.32 Matriks E Untuk Karyawan Bernama Nike ... 102

Tabel 4.33 Hasil Sementara Jabatan Sesuai Untuk Karyawan Bernama Nike ... 103

Tabel 4.34 Daftar Jabatan Sesuai Untuk Karyawan Bernama Nike ... 103

Tabel 4.35 Kriteria dan Bobot Kriteria Karyawan Bernama Basuki ... 104

Tabel 4.36 Daftar Alternatif Jabatan Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 105

Tabel 4.37 Matriks Keputusan Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 105

Tabel 4.38 Matriks Normalisasi Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 106

Tabel 4.39 Matriks V Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 106

Tabel 4.40 Matriks Concordance Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 107

Tabel 4.41 Matriks Discordance Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 107

Tabel 4.42 Matriks F Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 108

Tabel 4.43 Matriks G Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 108

Tabel 4.44 Matriks E Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 108

Tabel 4.45 Daftar Jabatan Sesuai Sementara Untuk Karyawan Bernama Tabel 4.45 Basuki ... 109

Tabel 4.46 Daftar Jabatan Sesuai Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 109

Tabel 4.47 Nilai Tingkat Kepentingan Kriteria Jabatan Manager Marketing .... 111

Tabel 4.48 Daftar Alternatif Karyawan ... 111

Tabel 4.49 Matriks Keputusan ... 111

(8)

xvi

Tabel 4.51 Matriks V ... 112

Tabel 4.52 Matriks Concordance ... 113

Tabel 4.53 Matriks Discordance ... 113

Tabel 4.54 Matriks F ... 113

Tabel 4.55 Matriks G ... 114

Tabel 4.56 Matriks E ... 114

Tabel 4.57 Daftar Karyawan Sesuai Sementara ... 115

(9)

xvii

Gambar 2.1 Komponen Dasar Sistem ... 7

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem. ... 9

Gambar 2.3 Arus Sumber Daya Personil. ... 12

Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem ... 27

Gambar 3.2 Document Flow Menentukan Karyawan Yang Akan Mengisi Jabatan ... 29

Gambar 3.3 System Flow ... 32

Gambar 3.4 Flowchart Electre. ... 33

Gambar 3.5 Context Diagram Sistem Informasi Penentuan Jabatan Karyawan.. . 35

Gambar 3.6 Level 0 Sistem Informasi Penentuan Jabatan Karyawan. ... 36

Gambar 3.7 Level 1 Proses Maintain Data ... 38

Gambar 3.8 Level 1 Proses Mencari Calon Yang Sesuai ... 39

Gambar 3.9 Level 2 Proses Maintain Data Data Karyawan . ... 41

Gambar 3.10 Level 2 Proses Maintain Data Data Kriteria ... 42

Gambar 3.11 Level 2 Proses Mencari Jabatan Yang Sesuai Untuk Karyawan .... 44

Gambar 3.12 Level 2 Proses Mencari Karyawan Yang Sesuai Untuk Jabatan .... 46

Gambar 3.13 Conceptual Data Model ... 47

Gambar 3.14 Phisical Data Model. ... 48

Gambar 3.15 Desain Form Login ... 56

Gambar 3.16 Desain Form Utama ... 56

Gambar 3.17 Desain Form Administrasi User ... 57

Gambar 3.18 Desain Form Ganti Password ... 57

(10)

xviii

Gambar 3.20 Desain Form Kota ... 58

Gambar 3.21 Desain Form Tingkat Pendidikan ... 59

Gambar 3.22 Desain Form Divisi ... 59

Gambar 3.23 Desain Form Kriteria ... 60

Gambar 3.24 Desain Form Jabatan ... 60

Gambar 3.25 Desain Form Karyawan ... 61

Gambar 3.26 Desain Form Pengalaman Kerja ... 61

Gambar 3.27 Desain Form Pendidikan Non Resmi ... 62

Gambar 3.28 Desain Form Absensi Bulanan ... 62

Gambar 3.29 Desain Form Pelanggaran ... 63

Gambar 3.30 Desain Form Penilaian ... 63

Gambar 3.31 Desain Form Saran Jabatan Sesuai Untuk Karyawan ... 64

Gambar 3.32 Desain Form Saran Karyawan Sesuai Untuk Jabatan ... 64

Gambar 3.33 Desain Form Laporan ... 65

Gambar 4.1 Tampilan Form Login. ... 69

Gambar 4.2 Pesan Login Gagal ... 69

Gambar 4.3 Tampilan Semua Menu Pada Form Utama ... 70

Gambar 4.4 Submenu Dari Setiap Menu Pada Form Utama ... 72

Gambar 4.5 Tampilan Form Administrasi User ... 74

Gambar 4.6 Tampilan Form Ganti Password ... 75

Gambar 4.7 Tampilan Form Agama ... 76

Gambar 4.8 Tampilan Form Kota ... 77

Gambar 4.9 Tampilan Form Tingkat Pendidikan ... 78

(11)

xix

Gambar 4.13 Tampilan Form Karyawan ... 84

Gambar 4.14 Tampilan Form Pengalaman Kerja ... 86

Gambar 4.15 Tampilan Form Pendidikan Non Resmi ... 87

Gambar 4.16 Tampilan Form Absensi Bulanan ... 89

Gambar 4.17 Tampilan Form Pelanggaran Karyawan ... 90

Gambar 4.18 Tampilan Form Penilaian ... 91

Gambar 4.19 Tampilan Form Saran Jabatan Sesuai Untuk Karyawan ... 93

Gambar 4.20 Tampilan Form Saran Karyawan Sesuai Untuk Jabatan ... 94

Gambar 4.21 Tampilan Form Laporan... 95

Gambar 4.22 Daftar Jabatan Sesuai Untuk Karyawan Bernama Nike ... 103

Gambar 4.23 Daftar Jabatan Sesuai Untuk Karyawan Bernama Basuki ... 110

(12)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada keadaan perekonomian seperti saat ini, tidak sedikit terdapat perusahaan yang harus berjuang keras agar dapat bertahan hidup. Perusahaan baik di bidang industri, distribusi, maupun retail terus bersaing untuk dapat bertahan dan menguasai perekonomian. Sumber daya manusia (SDM) yang terdapat pada perusahaan memegang peran penting untuk membuat perusahaan dapat tetap eksis di tengah perkembangan perekonomian dunia. Oleh karena itu, perusahaan perlu untuk menempatkan SDM yang ada pada posisi yang tepat sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. Dengan dilakukannya penempatan SDM pada posisi yang tepat, diyakini dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan meningkatnya kinerja perusahaan, maka peluang perusahaan untuk menguasai perekonomian semakin besar.

(13)

terhadap SDM yang ada per periode tertentu, sehingga SDM yang ada dapat ditempatkan pada jabatan yang sesuai.

Pimpinan PT Magna Jatim Mandiri memberikan kepercayaan kepada manager operasional untuk mengatur penempatan jabatan karyawan yang bekerja pada PT Magna Jatim Mandiri. Untuk menentukan jabatan yang tepat untuk karyawan, manager operasional mempertimbangkan beberapa kriteria antara lain kemampuan intelektual karyawan, perilaku karyawan dalam bekerja, dan bagaimana perilaku karyawan saat berada di lingkungan kerja. Kemampuan intelektual penting karena setiap jabatan memiliki syarat pendidikan minimal yang harus dipenuhi karyawan. Kemampuan intelektual ini juga menentukan kemampuan karyawan dalam membuat keputusan kerja. Perilaku karyawan baik pada saat bekerja atau pada saat berada dilingkungan kerja juga dipertimbangkan karena perilaku tersebut dapat mempengaruhi kinerja karyawan untuk perusahaan.

Jumlah karyawan yang banyak dan waktu yang terbatas untuk menentukan jabatan yang sesuai bagi karyawan menimbulkan permasalahan yaitu sulitnya menentukan jabatan secara objektif bagi setiap karyawan berdasarkan kriteria-kriteria yang ada. Hal ini mengakibatkan kinerja perusahaan tidak bisa semaksimal saat jabatan yang ada diduduki oleh karyawan yang sesuai.

(14)

3

dan akan mengeliminasi alternatif-alternatif yang tidak sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Dengan dibuatnya aplikasi ini, diharapkan dalam menentukan jabatan yang sesuai untuk karyawan ataupun dalam menentukan karyawan yang sesuai untuk jabatan, manager operasional dari PT Magna Jatim Mandiri dapat membuat keputusan yang objektif. Dengan demikian kinerja dari perusahaan akan terus meningkat.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, diperoleh rumusan permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana menerapkan metode ELECTRE dalam sistem informasi penentuan jabatan karyawan di PT Magna Jatim Mandiri.

2. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi penentuan jabatan karyawan di PT Magna Jatim Mandiri yang dapat menghasilkan daftar jabatan yang sesuai untuk karyawan.

3. Bagaimana merancang dan membangun sistem informasi penentuan jabatan karyawan di PT Magna Jatim Mandiri yang dapat menghasilkan daftar karyawan yang sesuai untuk jabatan.

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam Tugas Akhir ini, masalah yang ada akan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:

(15)

b. Perilaku karyawan saat bekerja.

c. Perilaku karyawan saat berada di lingkungan kerja.

2. Aplikasi hanya menangani masalah penentuan jabatan karyawan yang sudah bekerja di perusahaan tersebut.

3. Aplikasi tidak menangani masalah perekrutan karyawan baru.

4. Hasil dari aplikasi hanya berupa saran untuk membantu dalam membuat keputusan dalam menentukan jabatan karyawan.

5. Aplikasi yang dibuat tidak membahas masalah apapun yang berhubungan dengan keuangan.

6. Aplikasi akan dibuat berbasis desktop dengan menggunakan: a. Microsoft Visual Basic 2005 sebagai aplikasi pengembang. b. Micosoft SQL Server 2005 sebagai database.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah:

1. Menerapkan metode ELECTRE dalam sistem informasi penentuan jabatan karyawan di PT Magna Jatim Mandiri.

2. Merancang dan membangun sistem informasi penentuan jabatan karyawan di PT Magna Jatim Mandiri yang dapat menghasilkan daftar jabatan yang sesuai untuk karyawan.

(16)

5

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini ditulis dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir, rumusan masalah dari topik Tugas Akhir, batasan masalah pembuatan Tugas Akhir, tujuan dari Tugas Akhir, dan sistematika penulisan yang digunakan dalam pengerjaan penulisan laporan Tugas Akhir ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori yang berbentuk uraian kualitatif, model matematis, atau persamaan-persamaan yang langsung berkaitan dengan permasalahan yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian masalah Tugas Akhir ini meliputi teori sistem informasi, manajemen sumber daya manusia, rekrutmen, kinerja, kompetensi, teori metode ELECTRE yang menggunakan beberapa kriteria tertentu untuk memberikan saran terhadap beberapa alternatif yang tersedia, dan lain-lain.

BAB III PERANCANGAN SISTEM

(17)

BAB IV EVALUASI DAN IMPLEMENTASI

Bab ini berisi penjelasan tentang evaluasi dari aplikasi yang telah dibuat dan proses implementasi dari aplikasi yang telah melalui tahap evaluasi sebelumnya untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat menyelesaikan permasalahan seperti yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

(18)

7

BAB II

LANDASAN TEORI

Landasan teori yang digunakan untuk dapat membantu penyelesaian

permasalahan Tugas Akhir ini sebagai berikut:

2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari dua kata yaitu sistem dan informasi.

Pengertian sistem menurut McLeod dan Schell (2008:39) sistem merupakan

kumpulan komponen yang saling terhubung untuk menuju tujuan akhir bersama

dengan menerima input dan menghasilkan output setelah melakukan proses transformasi yang terorganisir. Sedangkan menurut Sutabri (2003:3), sistem

secara sederhana diartikan sebagai suatu kumpulan dari unsur, komponen atau

variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu

dengan yang lain dan terpadu untuk mencapai tujuan tertentu.

Adapun komponen-komponen dasar sistem terdiri dari input, proses, dan

output. Susunan komponen-komponen tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Komponen Dasar Sistem (McLeod dan Schell, 2008:39)

Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang

membuatnya dikatakan sebagai suatu sistem. Menurut Sutabri (2003:12-13), yang

(19)

1. Komponen Sistem (Components)

Komponen-komponen yang ada dalam suatu sistem dapat berupa subsistem.

Subsistem tersebut memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan suatu

fungsi tertentu dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan batasan yang membatasi sistem dengan sistem

lainnya atau sistem dengan lingkungan luar sistem.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Segala hal yang berada di luar ruang lingkup sistem merupakan lingkungan

luar sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan suatu media penghubung sistem dengan sistem

lain ataupun subsistem dengan subsistem lain. Penghubung ini memungkinkan

informasi mengalir dari satu subsistem menuju subsistem lain. Output dari suatu subsistem akan menjadi input bagi subsistem lain dengan melewati penghubung sehingga terbentuk suatu sistem yang terintegrasi.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem merupakan hal atau data yang dimasukan ke dalam suatu

sistem.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem merupakan hal atau data yang dikeluarkan dari suatu sistem

(20)

9

7. Pengolah Sistem (Process)

Setiap sistem memiliki pengolah yang berguna untuk mengolah input menjadi

output.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang jelas. Suatu sistem dikatakan

berhasil jika mampu mengenai tujuan yang diharapkan.

Gambar 2.2 Karakteristik Sistem (Sutabri, 2003:14)

Pengertian dari informasi menurut McLeod dan Schell (2008:39) adalah

hasil pengolahan data sehingga menghasilkan suatu pengetahuan. Sedangkan

menurut Sutabri (2003:18), informasi adalah data yang telah diolah untuk

digunakan dalam proses pengambilan keputusan, karena jika tidak ada pilihan

atau keputusan maka informasi tidak dibutuhkan. Berdasarkan penjabaran

pengertian informasi tersebut, maka dibuat kesimpulan fungsi informasi yaitu

(21)

Setelah dilakukan penjabaran singkat mengenai pengertian dari sistem

dan informasi, selanjutnya akan ada penjabaran mengenai pengertian dari sistem

informasi itu sendiri. Sistem informasi menurut Sutabri (2003:36) adalah suatu

sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu

organisasi agar dapat menyediakan kepada pihak luar organisasi dengan

laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan menurut Notohadiprawiro (2006:1), sistem

informasi menyiratkan pengumpulan data yang terorganisasi beserta tata cara

penggunaannya yang mencakup lebih jauh daripada hanya penyajian. Dari

penjabaran arti sistem informasi diatas, maka dibuat kesimpulan pengertian dari

sistem informasi yaitu pengolahan data secara terorganisir menjadi suatu

pengetahuan yang bermanfaat bagi pengguna.

2.2 Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut David Ulrich (Mathis dan Jackson, 2001), Sumber Daya

Manusia (SDM) harus didefinisikan bukan dengan apa yang SDM lakukan,

melainkan dengan apa yang SDM hasilkan. Dengan menyadari betapa pentingnya

unsur SDM dalam suatu organisasi, maka perlu dilakukan manajemen terhadap

SDM tersebut. Untuk memanajemen SDM dalam suatu perusahaan dilakukan oleh

personalia SDM yang ada dalam suatu perusahaan.

Menurut McLeod (1995:276), kegiatan utama yang dilakukan oleh

(22)

11

1. Perekrutan dan Penerimaan

Pada kegiatan ini personalia SDM memasang iklan lowongan kerja untuk

menarik calon karyawan mengisi lowongan tersebut. Sehingga tidak terdapat

kekosongan jabatan.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Pada kegiatan ini personalia SDM mengatur berbagai program pendidikan dan

pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian

kerja karyawan selama karyawan tersebut masih bekerja di perusahaan.

3. Manajemen Data

Pada kegiatan ini personalia SDM menyimpan database yang berhubungan dengan karyawan, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan

informasi.

4. Penghentian dan Administrasi Tunjangan

Selama seseorang bekerja dalam suatu perusahaan maka mereka akan

menerima tunjangan seperti tunjangan kesehatan atau tunjangan hari raya.

Ketika karyawan berhenti dari pekerjaannya, personalia SDM akan

memproses kertas kerja yang diperlukan. Setelah penghentian selesai,

personalia SDM akan mengurus program pensiun perusahaan bagi karyawan

yang berhak.

Untuk memberikan penggambaran mengenai kegiatan utama yang

dilakukan oleh personalia SDM dalam memenuhi tanggung jawabnya dapat

(23)

Gambar 2.3 Arus Sumber Daya Personil (McLeod, 1995:277)

Dari Gambar 2.3, disimpulkan bahwa proses manajemen data karyawan

sudah dimulai dari tahap perekrutan karyawan hingga tahap penghentian

karyawan. Manajemen data tersebut berguna untuk melihat perkembangan dari

karyawan dimulai dari karyawan direkrut sampai karyawan tersebut berhenti

bekerja. Perekrutan karyawan tidak berarti selalu dimulai dari perekrutkan

karyawan baru, namun juga bisa dimulai dari perekrutan karyawan yang telah

bekerja sebelumnya untuk menempati suatu posisi yang baru.

2.3 Rekrutmen

Rekrutmen menurut Papu (2001) adalah proses mencari, menemukan,

mengajak, dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar

perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang

telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Berdasarkan

pengertian tersebut, rekrutmen dapat dibagi menjadi dua macam yaitu internal dan

eksternal. Rekrutmen internal dan rekrutmen eksternal tentunya memiliki

(24)

13

Tabel 2.1 Kelebihan dan kekurangan sumber rekrutmen (Mathis dan Jackson, 2004:253)

Sumber

Rekrutmen Kelebihan Kekurangan

Internal

- moral mendapat promosi - lebih mudah menilai

kemampuan karyawan - hemat biaya

- memotivasi karyawan lain - adanya promosi jabatan - hanya perlu merekrut di

awal

- bisa ada hubungan keluarga - masalah moral bagi yang

tidak mendapat promosi - pertarungan “politik” untuk

mendapat promosi - memerlukan program

pengembangan manajemen

Eksternal

- orang baru ide baru - lebih cepat dan mudah

dilatih daripada orang ahli - tidak ada kelompok

“politik” dalam organisasi - membawa wawasan yang

baru

- bisa tidak memilih orang yang cocok untuk jabatan - buruknya moral internal

karena merasa tidak ada promosi

- waktu pembiasaan diri yang lebih lama

Proses rekrutmen menurut Papu (2001) memiliki beberapa tahapan yang

biasanya dilakukan, antara lain:

1. Mengidentifikasi jabatan yang lowong dan berapa jumlah tenaga yang

diperlukan.

Proses rekrutmen dimulai saat adanya kekosongan pekerjaan di perusahaan.

Kekosongan tersebut bisa disebabkan oleh karyawan dipindahkan atau

dipromosikan ke posisi lain, karyawan mengajukan permintaan pengunduran

diri, adanya PHK, atau karena pensiun yang direncanakan. Dengan melihat

kemungkinan dari beberapa hal tersebut, maka dilakukan pencocokan dengan

perencanaan SDM yang sudah tersusun sehingga akan diketahui jabatan apa

saja yang sedang lowong dan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan

(25)

2. Mencari informasi jabatan melalui analisa jabatan.

Tahapan ini dilakukan untuk memperoleh penjelasan mengenai jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan sebagai landasan dalam membuat persyaratan jabatan. Persyaratan jabatan harus dibuat secara hati-hati dan

sejelas mungkin agar dalam penerapannya nanti tidak ditemui

kekaburan-kekaburan yang mengganggu proses selanjutnya.

3. Menentukan dimana kandidat yang tepat harus dicari.

Ada dua cara untuk mencari kandidat yaitu dari dalam perusahaan atau dari

luar perusahaan.

4. Memilih metode-metode rekrutmen yang paling tepat untuk jabatan.

Ada banyak metode rekrutmen yang dapat dipilih oleh perusahaan dalam

melakukan rekrutmen seperti iklan, perusahaan pencari tenaga kerja, lembaga

pendidikan, dan lain sebagainya. Perusahaan dapat memilih lebih dari satu

metode tergantung situasi dan kondisi yang terjadi saat itu.

5. Memanggil kandidat-kandidat yang dianggap memenuhi persyaratan jabatan.

Pada tahapan ini dilakukan pengumpulkan berkas-berkas lamaran

kandidat-kandidat tersebut, selanjutnya meminta mereka mengisi formulir lamaran

pekerjaan yang telah disediakan untuk selanjutnya diproses dalam tahap

seleksi.

6. Menyaring / menyeleksi kandidat

Prosedur seleksi perlu dilakukan jika:

a. Pelaksanaan tugas pada jabatan yang akan diisi memerlukan ciri-ciri fisik

(26)

15

b. Ada lebih banyak kandidat yang tersedia dibandingkan jumlah jabatan

yang akan diisi.

Ada banyak teknik atau metode seleksi yang dapat digunakan oleh

perusahaan. Hal terpenting untuk diperhatikan adalah bahwa masing-masing

teknik seleksi mengukur karaktristik tertentu, sehingga akan memberi

informasi yang berbeda-beda mengenai kandidat. Beberapa teknik seleksi

yang sering digunakan adalah formulir lamaran, data biografi, referensi dan

rekomendasi, wawancara, tes kemampuan dan kepribadian, tes fisik/fisiologis,

tes simulasi pekerjaan dan pusat penilaian (assessment center). 7. Membuat penawaran kerja

Setelah proses seleksi dianggap cukup dan petugas rekrutmen sudah dapat

menentukan kandidat terbaik untuk jabatan tertentu, maka selanjutnya perlu

dipersiapkan penawaran kerja. Pada tahapan ini sudah termasuk

mempersiapkan perjanjian kerja, memperkenalkan secara lebih mendalam

tentang peraturan dan kondisi kerja di perusahaan, dan memastikan kapan

kandidat akan mulai bekerja. Hal terpenting dalam tahap ini adalah petugas

rekrutmen harus menyiapkan kandidat cadangan untuk berjaga-jaga jika

kandidat pertama menolak tawaran kerja atau terjadi hal-hal tak terduga.

8. Mulai bekerja

Proses rekrutmen tidak berhenti begitu saja. Pada saat kandidat tersebut sudah

menjadi karyawan, karyawan tersebut masih perlu dibantu agar ia dapat

bekerja secara optimal dan bertahan untuk waktu yang lama. Karyawan yang

bersangkutan harus dimonitor dan dinilai kinerjanya secara teratur, serta

(27)

perlu mengkaji ulang cara-cara yang dipakai dalam merekrut dan menyeleksi

karyawan. Hal ini sangat penting demi mencegah masalah-masalah yang

mungkin timbul setelah pegawai diterima bekerja.

2.4 Kinerja

2.4.1 Kinerja dan Penilaian Prestasi Kerja

Pengertian kinerja menurut Bernadin dan Russell (Genoveva dan

Elizabeth, 2004) adalah hasil dari prestasi kerja yang telah dicapai seorang

karyawan sesuai dengan fungsi tugasnya pada periode tertentu.

Untuk mengetahui prestasi kerja seorang karyawan, perlu dilakukan

penilaian terhadap prestasi kerja karyawan tersebut. Pengertian dari penilaian

prestasi kerja akan dijabarkan sebagai berikut:

1. Menurut Joseph Tiffin (Genoveva dan Elizabeth, 2004), penilaian prestasi

kerja adalah sebuah penilaian sistematis terhadap karyawan oleh atasannya

atau beberapa ahli lainnya yang paham akan pelaksanaan pekerjaan oleh

karyawan atau jabatan itu.

2. Menurut Henry Simamora (Genoveva dan Elizabeth, 2004), penilaian prestasi

kerja adalah suatu alat yang berfaedah tidak hanya untuk mengevaluasi kerja

dari para karyawan, tetapi juga untuk mengembangkan dan memotivasi

kalangan karyawan.

3. Menurut Handoko (Genoveva dan Elizabeth, 2004), penilaian prestasi kerja

adalah proses melalui mana organisasi-organisasi mengevaluasi atau menilai

prestasi kerja karyawan, kegiatan ini dapat memperbaiki keputusan-keputusan

personalia dan memberikan umpan balik kepada karyawan tentang

(28)

17

Berdasarkan pengertian dari penilaian prestasi kerja di atas dapat

disimpulkan pengertian penilaian prestasi kerja adalah penilaian sistematis yang

dilakukan oleh pimpinan kepada karyawan untuk mengevaluasi prestasi kerja

karyawan.

2.4.2 Manfaat Penilaian Kinerja

Manfaat penilaian kinerja menurut T. Hani Handoko, Jennifer M. George

dan Gareth R. Jones, dan Sondang P. Siagian (Genoveva dan Elizabeth, 2004)

adalah sebagai berikut:

1. Perbaikan prestasi kerja

2. Penyesuaian kompensasi

3. Keputusan penempatan

4. Kebutuhan latihan dan pengembangan

5. Perencanaan dan pengembangan karier

6. Memperbaiki penyimpangan proses staffing

7. Mengurangi ketidak-akuratan informasi

8. Memperbaiki kesalahan desain pekerjaan

9. Kesempatan kerja yang adil

10.Membantu menghadapi tantangan eksternal

Berdasarkan manfaat yang sudah disebutkan diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa dengan adanya penilaian kinerja maka dapat disusun rencana,

strategi dan langkah-langkah yang perlu diambil sehubungan dengan penentuan

jabatan karyawan. Oleh karena itu penilaian kinerja harus dilakukan dengan benar

(29)

2.4.3 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kinerja

Kunci untuk meningkatkan kinerja organisasi menurut Mathis dan

Jackson (2001:11) adalah dengan memastikan aktivitas SDM mendukung usaha

organisasi yang terfokus pada produktivitas, pelayanan, dan kualitas. Dalam usaha

untuk meningkatkan kinerja, terdapat faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja

seseorang.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang menurut Mathis dan

Jackson (2004:81) yaitu:

1. Kemampuan (ability). 2. Motivasi (motivation).

3. Dukungan yang diterima (support).

Sedangkan menurut Mangkunegara (Genoveva dan Elizabeth, 2004)

faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang antara lain:

1. Faktor kemampuan, secara umum kemampuan ini terbagi menjadi dua yaitu

kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan sesungguhnya yang terdiri dari ilmu

pengetahuan dan skil. Seorang karyawan seharusnya ditempatkan pada jabatan

yang sesuai dengan kedua kemampuan tersebut agar tidak mengganggu proses

dalam bekerja.

2. Faktor motivasi, motivasi terbentuk dari sikap karyawan dalam menghadapi

situasi kerja. Motivasi bagi karyawan sangat penting untuk mencapai visi dan

misi perusahaan.

2.5 Kompetensi

Pengertian dari kompetensi atau kemampuan menurut Mitrani dalam

(30)

19

berkaitan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan secara efektif. Setiap individu

memiliki kompetensi yang berbeda-beda. Hal inilah yang mengakibatkan adanya

individu yang lebih unggul dibandingkan individu lain.

Menurut Beerawa (2012:19), kompetensi dapat merupakan tujuan,

perangai, konsep diri, sikap atau nilai, penguasaan masalah, atau keterampilan

kognitif ataupun keterampilan perilaku setiap orang yang dapat diukur atau

dihitung dengan jelas sehingga dapat membedakan orang yang memiliki

kemampuan unggul dengan orang yang memiliki kemampuan rata-rata.

Untuk mencapai standar kompetensi yang hanya rata-rata, diperlukan

threshold compentencies atau kompetensi esensial. Standar kompetensi untuk suatu pekerjaan tertentu merupakan pedoman dalam pemilihan tenaga kerja,

perencanaan pengalihan tugas, penilaian kerja, dan pengembangan.

2.6 Elimination and Choice Translation Reality

Menurut Ismail dalam Karnajaya (2008), dalam pengambilan suatu

keputusan selalu menghadapi beberapa alternatif yang dapat dipilih dengan

kriteria-kriteria yang bersesuaian untuk digunakan sebagai bahan evaluasi untuk

memilih. Metode Elimination and Choice Translation Reality lebih dikenal dengan sebutan ELECTRE. Menurut Janko dan Bernoider (2005:11), ELECTRE

merupakan salah satu metode yang digunakan untuk mengambil keputusan

multikriteria berdasarkan pada konsep outranking dengan menggunakan perbandingan berpasangan dari alternatif-alternatif berdasarkan setiap kriteria

yang sesuai. Metode ELECTRE digunakan pada kondisi dimana alternatif yang

(31)

dihasilkan. Dengan kata lain, ELECTRE digunakan untuk kasus-kasus yang

memiliki banyak alternatif namun hanya sedikit kriteria yang dilibatkan.

Suatu alternatif dikatakan mendominasi alternatif yang lainnya jika satu

atau lebih kriterianya melebihi dibandingkan dengan kriteria dari alternatif yang

lain dan sama dengan kriteria lain yang tersisa (Kusumadewi dkk, 2006).

Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyelesaian masalah

menggunakan metode ELECTRE sebagai berikut:

Langkah 1: Normalisasi matrik keputusan.

Dalam prosedur ini, setiap atribut diubah menjadi nilai yang comparable.

Setiap normalisasi dari nilai rij dapat dilakukan dengan rumus 2.1.

. . . (2.1)

untuk i = 1,2,3,…,m dan j = 1,2,3,…,n

Sehingga didapat matriks R hasil normalisasi,

R = matriks yang telah dinormalisasi

m = alternatif

n = kriteria

rij = normalisasi pengukuran pilihan dari alternatif ke-i dalam

(32)

21

Langkah 2: Pembobotan pada matriks yang telah dinormalisasi.

Setelah dinormalisasi, setiap kolom dari matrik R dikalikan dengan

bobot-bobot (wj) yang ditentukan oleh pembuat keputusan. Sehingga, weighted

normalized matriks dapat ditulis dengan rumus 2.2.

V = R x W . . . . . . . (2.2)

dimana W adalah

Langkah 3: Menentukan concordance dan discordance set.

Untuk setiap pasang dari alternatif k dan l (k,l = 1,2,3,…,m dan k ≠ 1) kumpulan kriteria j dibagi menjadi dua subsets, yaitu concordance dan

discordance. Sebuah kriteria dalam suatu alternatif termasuk concordance bila:

. . . (2.3)

Sebaliknya, komplementer dari subset ini adalah discordance, yaitu bila:

(33)

Langkah 4: Hitung matriks concordance dan discordance. a. Concordance

Untuk menentukan nilai dari elemen-elemen pada matriks concordance yaitu dengan menjumlahkan bobot-bobot yang termasuk dalam subset concordance, secara matematisnya dapat dilihat pada rumus 2.5.

. . . (2.5)

Sehingga matrik concordance yang dihasilkan:

b. Discordance

Untuk menentukan nilai dari elemen-elemen pada matriks discordance yaitu dengan membagi maksimum selisih nilai kriteria yang termasuk dalam subset

discordance dengan maksimum selisih nilai seluruh kriteria yang ada. Secara matematisnya bisa dilihat pada rumus 2.6.

. . . (2.6)

(34)

23

Langkah 5: Menentukan matrik dominan concordance dan discordance.

a. Concordance

Matrik dominan concordance dapat dibangun dengan bantuan nilai threshold, yaitu dengan membandingkan setiap nilai elemen matriks concordance

dengan nilai threshold.

dengan nilai threshold ( c ), adalah:

. . . (2.7)

dan nilai setiap elemen matriks F sebagai matriks dominan concordance

ditentukan sebagai berikut:

b. Discordance

Untuk membangun matriks dominan discordance juga menggunakan bantuan nilai threshold, yaitu:

. . . (2.8)

dan nilai setiap elemen untuk matriks G sebagai matriks dominan discordance

(35)

Langkah 6: Menentukan aggregate dominance matrix.

Langkah selanjutnya adalah menentukan aggregate dominance matrix

sebagai matriks E, yang setiap elemennya merupakan perkalian antara elemen

matriks F dengan elemen matriks G, sebagai berikut:

. . . (2.9)

Langkah 7: Eliminasi alternatif yang less favourable.

Matriks E memberikan urutan pilihan dari setiap alternatif, yaitu bila ekl

= 1 maka alternatif Ak merupakan pilihan yang lebih baik daripada Al. Sehingga

baris dalam matriks E yang memiliki jumlah ekl = 1 paling sedikit dapat

dieliminasi. Dengan demikian alternatif terbaik adalah yang mendominasi

(36)

25 BAB III

PERANCANGAN SISTEM

Pada perancangan sistem ini akan dijelaskan mengenai uraian

permasalahan yang ada dan pemecahan dari permasalahan tersebut, rancangan

sistem, dan desain uji coba dari rancangan sistem yang dibuat. Rancangan sistem

yang dibuat terdiri dari document flow, system flow, data flow diagram, entity

relational diagram, dan desain input output.

3.1 Analisis Permasalahan

PT Magna Jatim Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

distribusi spare part kendaraan bermotor. Perusahaan ini memiliki jabatan yang

tidak bisa dibilang sedikit. Kemungkinan suatu jabatan mengalami kekosongan

selalu ada yang bisa diakibatkan oleh karyawan yang menduduki jabatan tersebut

mengundurkan diri, dimutasi, atau menerima PHK. Hal ini mengakibatkan

munculnya permasalahan yaitu kekosongan jabatan yang harus segera

mendapatkan karyawan untuk mengisi kekosongan tersebut.

Untuk mendapatkan karyawan yang sesuai yang akan menduduki suatu

jabatan tidak boleh sembarangan. Hal ini dikarenakan tiap jabatan memiliki

spesifikasi atau standar yang harus dipenuhi oleh karyawan. Namun, untuk

mendapatkan karyawan yang sesuai dengan spesifikasi jabatan yang ada

membutuhkan waktu tidak sebentar, karena karyawan yang bekerja pada

perusahaan ini tidak sedikit dan setiap jabatan memiliki spesifikasi

masing-masing. Hal ini sering mengakibatkan terjadi asal tunjuk karyawan untuk

(37)

jabatan sehingga karyawan yang ditunjuk belum tentu sesuai untuk jabatan

tersebut.

Permasalahan dalam menentukan karyawan yang sesuai untuk mengisi

suatu jabatan ataupun permasalahan dalam menentukan jabatan yang sesuai untuk

karyawan dapat digolongkan kedalam permasalahan yang bersifat multiobjectives

(ada banyak tujuan yang ingin dicapai) dan multicriterias (ada banyak kriteria

untuk mencapai tujuan).

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan uraian dari permasalahan yang ada, maka dibutuhkan suatu

sistem informasi untuk menentukan jabatan yang sesuai bagi karyawan. Sistem

yang dibangun akan dapat menghasilkan daftar jabatan yang sesuai untuk

karyawan dan juga daftar karyawan yang sesuai untuk jabatan. Sistem tersebut

akan menerapkan metode ELECTRE, dan menggunakan tiga kriteria penilaian.

Dalam implementasinya, kriteria-kriteria yang digunakan dapat ditambah maupun

diubah oleh pengguna sistem. Metode ELECTRE dipilih karena merupakan

metode yang dapat menyelesaikan masalah yang bersifat multiobjectives dan

multicriterias. Selain itu metode ini juga dipilih karena menggunakan konsep

outranking dan akan mengeliminasi alternatif-alternatif yang tidak sesuai dengan

tujuan yang diinginkan.

3.3 Gambaran Umum Sistem

Sistem yang akan dibangun untuk mengatasi permasalahan yang ada

terdiri dari sistem untuk menghasilkan daftar jabatan yang sesuai untuk karyawan

(38)

27

Gambaran umum dari sistem untuk menghasilkan daftar karyawan yang sesuai

untuk suatu jabatan dimulai dari pengguna memilih jabatan yang ingin dicarikan

karyawan yang sesuai untuk jabatan tersebut. Selanjutnya sistem akan memproses

untuk membuat daftar karyawan yang sesuai untuk jabatan. Gambaran umum

sistem untuk menghasilkan daftar jabatan yang sesuai untuk karyawan dimulai

dari pengguna memilih karyawan yang ingin dicarikan jabatan yang sesuai untuk

karyawan tersebut. Selanjutnya sistem akan memproses untuk menghasilkan

daftar jabatan yang sesuai untuk karyawan. Gambaran umum sistem dapat dilihat

pada Gambar 3.1.

Pengguna

Daftar

Jabatan

Pengguna

Daftar

Karyawan

Membuat Daftar

_{Jabatan Sesuai}

Membuat Daftar

Karyawan Sesuai

Pilih

Jabatan

Pilih

Karyawan

Jabatan

Pilihan

Karyawan

Pilihan

Daftar Karyawan Sesuai

Untuk Jabatan

Daftar Jabatan Sesuai

Untuk Karyawan

(39)

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 Document Flow

Pada sistem yang lama untuk menentukan karyawan yang akan mengisi

posisi suatu jabatan, pencari calon atau dalam hal ini adalah manager operasional

akan membuat permohonan kepada pimpinan untuk melakukan rekrutmen pada

jabatan yang membutuhkan tenaga kerja. Info mengenai jabatan yang

membutuhkan tenaga kerja tersebut bisa diperoleh manager operasional dari

karyawan lain atau berdasarkan pengamatan manager operasional itu sendiri.

Pimpinan selanjutnya akan membuat keputusan untuk menolak atau menerima

permohonan yang diajukan tersebut. Manager operasional sebagai pencari calon

akan meminta data-data karyawan dari bagian administrasi data jika pimpinan

menyetujui permohonan yang diajukan. Setelah mendapatkan data-data karyawan

yang diminta, pencari calon akan menyeleksi calon karyawan yang sekiranya akan

menempati jabatan kosong tersebut. Jika pencari calon tidak menemukan calon

karyawan yang dianggap sesuai, maka pencari calon akan mengajukan

permohonan untuk melakukan rekrutmen eksternal dari pimpinan. Jika pencari

calon menemukan calon karyawan yang dianggap sesuai, maka pencari calon akan

meminta persetujuan dari pimpinan. Untuk lebih jelasnya, aliran proses yang

dilakukan untuk menentukan karyawan yang akan mengisi jabatan dapat dilihat

(40)

29

(41)

3.4.2 System Flow

System flow merupakan suatu gambaran aliran sistem yang digunakan

pada perancangan sistem yang terstruktur dan terotomatisasi. Berdasarkan

permasalahan yang dialami pada sistem yang lama yang telah dilihat pada bagian

document flow atau Gambar 3.2 maka dibangun suatu sistem untuk mengatasi

permasalahan tersebut.

Sistem yang dibangun dimulai oleh bagian administrasi data yang

berguna untuk memaintain data-data yang dibutuhkan untuk mencari calon

karyawan yang sesuai untuk jabatan atau jabatan yang sesuai untuk seorang

karyawan. Maintain data yang dapat dilakukan yaitu menambah data baru,

mengubah data, dan menghapus data.

Selanjutnya sistem pada saat penilaian karyawan, data-data yang

digunakan untuk penilaian karyawan diperoleh dari data-data yang telah diolah

oleh bagian administrasi data. Data-data tersebut terdiri dari karyawan yang akan

dinilai dan daftar pertanyaan yang digunakan untuk penilaian. Setelah selesai

melakukan penilaian karyawan, data hasil penilaian tersebut akan disimpan.

Data hasil penilaian karyawan akan digunakan pada saat mencari calon

karyawan yang sesuai untuk jabatan maupun digunakan pada saat mencari calon

jabatan yang sesuai untuk karyawan.

Pada saat ingin mencari calon karyawan yang sesuai untuk jabatan,

pencari calon diharuskan untuk memilih jabatan yang ingin dicarikan karyawan

yang sesuai. Selanjutnya sistem akan mencocokan terlebih dulu kriteria yang

dibutuhkan jabatan dengan kriteria seluruh karyawan yang ada. Lalu karyawan

(42)

31

menggunakan metode Electre. Hasil seleksi dengan metode Electre merupakan

daftar nama calon karyawan yang sesuai untuk jabatan.

Pencari calon saat ingin mencari jabatan yang sesuai untuk karyawan,

diharuskan untuk memilih karyawan yang ingin dicarikan jabatan yang sesuai

terlebih dulu. Lalu sistem akan mencocokan kriteria karyawan tersebut dengan

seluruh kriteria jabatan yang ada. Setelah itu daftar jabatan yang memungkinkan

untuk ditempati oleh karyawan akan diseleksi lagi dengan menggunakan metode

Electre. Hasil seleksi tersebut merupakan daftar jabatan yang sesuai untuk

karyawan.

Bagian managerial akan memperoleh laporan mengenai daftar karyawan

yang sesuai untuk jabatan dan daftar jabatan yang sesuai untuk karyawan.

Berdasarkan laporan yang diperoleh tersebut, bagian managerial akan

memberikan persetujuan secara manual kepada pencari calon mengenai laporan

daftar karyawan yang sesuai untuk jabatan dan laporan jabatan yang sesuai untuk

karyawan. Untuk lebih jelas mengenai sistem yang dibangun dapat dilihat pada

(43)

(44)

33

3.4.3 Flowchart Metode ELECTRE

Metode yang digunakan dalam pembuatan sistem ini yaitu metode

ELECTRE. Langkah-langkah dari metode ini dijelaskan pada Gambar 3.4.

Mulai

Selesai

Penentuan Bobot Kepentingan Kriteria

Penentuan Rating Kecocokan

Normalisasi Matriks

Membuat Weight Normalized Matriks

Menentukan Concordance Set Menentukan Discordance Set

Menghitung Matriks Concordance Menghitung Matriks Discordance

Menghitung Dominan Concordance Menghitung Dominan Discordance

Menentukan Aggregate Dominan Matriks

Eliminasi Alternatif Less Favorable

(45)

3.5 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan

sebagai metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. Penggambaran DFD

dimulai dari Context Diagram. Context Diagram dapat didekomposisi menjadi

level-level yang lebih rendah untuk menggambarkan sistem dengan lebih rinci.

3.5.1 Context Diagram

Context Diagram sistem ini memiliki tiga entitas yang terdiri dari

administrasi data, pencari calon dan managerial. Administrasi data memberikan

data login, nama agama, data kota, nama tingkat pendidikan, nama kriteria, nama

sub kriteria, nama pertanyaan untuk sub kriteria, nama divisi, data jabatan, data

karyawan, data pendidikan non resmi, data pengalaman kerja karyawan, data

pelanggaran karyawan, dan data absensi karyawan ke dalam sistem. Data-data

dari administrasi data tersebut akan diolah dan digunakan sebagai bahan untuk

penilaian karyawan. Untuk melakukan penilaian terhadap karyawan, pencari calon

memberikan data penilaian karyawan ke dalam sistem. Data penilaian karyawan

tersebut akan diolah untuk digunakan dalam menghasilkan daftar jabatan yang

sesuai untuk karyawan dan untuk digunakan dalam menghasilkan daftar karyawan

yang sesuai untuk jabatan. Pencari calon untuk mendapatkan daftar jabatan yang

sesuai bagi karyawan perlu memberikan data karyawan yang ingin dicarikan

jabatan yang sesuai terlebih dulu. Sedangkan untuk mendapatkan daftar karyawan

yang sesuai bagi jabatan, pencari calon perlu memberikan data jabatan yang ingin

dicarikan karyawan yang sesuai. Managerial akan mendapatkan laporan-laporan

(46)

(47)

3.5.2Level 0

Level 0 merupakan hasil dari dekomposisi Context Diagram. DFD Level 0 ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.

(48)

37

3.5.3 Level 1

Level 1 merupakan hasil yang diperoleh dari dekomposisi proses yang

ada pada Level 0. Pada Level 1 ini terdapat hasil dekomposisi dari proses

maintain data dan proses mencari calon yang sesuai.

Hasil dekomposisi dari Proses Maintain Data pada Level 0 memiliki

delapan buah subproses yang terdiri dari:

1. Subproses Maintain Data Login Aplikasi.

2. Subproses Maintain Data Kota.

3. Subproses Maintain Data Tingkat Pendidikan.

4. Subproses Maintain Data Agama.

5. Subproses Maintain Data Divisi.

6. Subproses Maintain Data Jabatan.

7. Subproses Maintain Data Data Kriteria.

8. Subproses Maintain Data Data Karyawan.

Level 1 dari Proses Maintain Data dapat dilihat pada Gambar 3.7 di halaman 38.

Hasil dekomposisi Proses Mencari Calon Yang Sesuai pada Level 0

memiliki dua buah subproses yang terdiri dari:

1. Subproses Mencari Jabatan Yang Sesuai Untuk Karyawan.

2. Subproses Mencari karyawan Yang Sesuai Untuk Jabatan.

Level 1 dari Proses Mencari Calon Yang Sesuai dapat dilihat pada Gambar 3.8 di

(49)

(50)

(51)

3.5.4 Level 2

Level 2 merupakan hasil yang diperoleh dari dekomposisi proses yang

ada pada Level 1. Pada Level 2 ini terdapat hasil dekomposisi dari proses

maintain data-data kriteria, proses maintain data-data karyawan, proses mencari

jabatan yang sesuai untuk karyawan, dan proses mencari karyawan yang sesuai

untuk jabatan.

Hasil dekomposisi Proses Maintain Data Data Karyawan pada Level 1

memiliki lima buah subproses yang terdiri dari:

1. Subproses Maintain Data Karyawan.

2. Subproses Maintain Data Absensi.

3. Subproses Maintain Data Pengalaman Kerja.

4. Subproses Maintain Data Pendidikan Non Resmi.

5. Subproses Maintain Data Pelanggaran.

Diagram Level 2 dari Proses Maintain Data Data Karyawan dapat dilihat pada

Gambar 3. 9 di halaman 41.

Hasil dekomposisi Proses Maintain Data Data Kriteria pada Level 1

memiliki tiga buah subproses yang terdiri dari:

1. Subproses Maintain Data Kriteria.

2. Subproses Maintain Data Sub Kriteria.

3. Subproses Maintain Data Pertanyaan Sub Kriteria.

Level 2 dari Proses Maintain Data Data Kriteria dapat dilihat pada Gambar 3.10 di

(52)

(53)

(54)

43

Hasil dekomposisi Proses Mencari Jabatan Yang Sesuai Untuk Karyawan

pada Level 1 memiliki 11 buah subproses yang terdiri dari:

1. Subproses Mencocokan Profil Karyawan Dengan Profil Jabatan.

2. Subproses Menentukan Nilai Bobot.

3. Subproses Membuat Matriks Keputusan.

4. Subproses Normalisasi Matriks Keputusan.

5. Subproses Membuat Weight Normalized Matriks.

6. Subproses Menentukan Concordance Dan Discordance Set.

7. Subproses Menghitung Matriks Concordance Dan Discordance.

8. Subproses Menghitung Dominance Concordance Dan Discordance.

9. Subproses Menentukan Agregate Dominance Matriks.

10.Subproses Eliminasi Alternatif Less Favorable.

11.Subproses Menampilkan Dan Menyimpan Jabatan Yang Sesuai.

Sebagian besar subproses dari Proses Mencari Jabatan Yang Sesuai Untuk

Karyawan merupakan proses-proses dari metode ELECTRE. Level 2 dari Proses

(55)

(56)

45

Hasil dekomposisi Proses Mencari Karyawan Yang Sesuai Untuk Jabatan

pada Level 1 memiliki 11 buah subproses yang terdiri dari:

1. Subproses Mencocokan Profil Jabatan Dengan Profil Karyawan.

2. Subproses Menentukan Nilai Bobot Kriteria Yang Digunakan.

3. Subproses Membuat Matriks Keputusan.

4. Subproses Normalisasi Matriks Keputusan.

5. Subproses Membuat Weight Normalized Matriks.

6. Subproses Menentukan Concordance Dan Discordance Set.

7. Subproses Menghitung Matriks Concordance Dan Discordance.

8. Subproses Menghitung Dominance Concordance Dan Discordance.

9. Subproses Menentukan Agregate Dominance Matriks.

10.Subproses Eliminasi Alternatif Less Favorable.

11.Subproses Menampilkan Dan Menyimpan Karyawan Yang Sesuai.

Sebagian besar subproses dari Proses Mencari Karyawan Yang Sesuai Untuk

Jabatan merupakan proses-proses dari metode ELECTRE. Level 2 dari Proses

(57)

(58)

47

3.6 Entity Relationship Diagram

1. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) berguna untuk mendokumentasikan kebutuhan database secara konseptual. CDM

dapat dilihat pada Gambar 3.13.

(59)

2. Phisical Data Model

Phisical Data Model (PDM) berguna untuk mendokumentasikan kebutuhan database secara fisikal. PDM ini dapat

juga dihasilkan dari hasil generate CDM. PDM sistem ini dapat dilihat pada Gambar 3.14.

(60)

49

3.7 Struktur Tabel

Berikut ini akan diuraikan struktur tabel yang nantinya digunakan dalam

pembuatan sistem.

1. Nama Tabel : Agama

Fungsi Tabel: Menyimpan data agama

Primary Key : KdAgama

Foreign Key : -

Tabel 3.1 Agama

No Kolom Tipe Data Keterangan

1 KdAgama Char (2) Kode Agama

2 NmAgama Varchar (50) Nama Agama

2. Nama Tabel : Kota

Fungsi Tabel: Menyimpan data kota

Primary Key : KdKota

Foreign Key : -

Tabel 3.2 Kota

1 KdKota Char (5) Kode Kota

2 NmKota Varchar (50) Nama Kota

3. Nama Tabel : Pendidikan

Fungsi Tabel: Menyimpan data tingkat pendidikan

Primary Key : KdPendidikan

Foreign Key : -

Tabel 3.3 Pendidikan

1 KdPendidikan Char (3) Kode Tingkat Pendidikan

(61)

4. Nama Tabel : LoginAplikasi

Fungsi Tabel: Menyimpan data login pengguna aplikasi

Primary Key : UName

Foreign Key : NIK

Tabel 3.4 LoginAplikasi

1 UName Char (12) Nama Pengguna Untuk Login

2 NIK Char (12) NIK Dari Nama Pengguna

3 Pwd Varchar (25) Kode Sandi

4 Hak1 Char (1) Hak Akses Pengguna

5. Nama Tabel : Divisi

Fungsi Tabel: Menyimpan data divisi jabatan

Primary Key : KdDivisi

Foreign Key : -

Tabel 3.5 Divisi

1 KdDivisi Char (5) Kode Divisi

2 NmDivisi Varchar (50) Nama Divisi

6. Nama Tabel : Kriteria

Fungsi Tabel: Menyimpan data kriteria

Primary Key : KdKrit

Foreign Key : -

Tabel 3.6 Kriteria

1 KdKrit Char (5) Kode Kriteria

(62)

51

7. Nama Tabel : SubKritteria

Fungsi Tabel: Menyimpan data sub kriteria

Primary Key : KdSubKrit

Foreign Key : KdKrit

Tabel 3.7 SubKritteria

1 KdSubKrit Char (10) Kode Sub Kriteria

3 NmSubKrit Varchar (100) Nama Sub Kriteria

8. Nama Tabel : TanyaSubKriteria

Fungsi Tabel: Menyimpan data pertanyaan dari sub kriteria

Primary Key : KdTanyaSub

Foreign Key : KdSubKrit

Tabel 3.8 TanyaSubKriteria

1 KdTanyaSub Char (15) Kode Pertanyaan Sub Kriteria

2 KdSubKrit Char (10) Kode Sub Kriteria

3 TanyaSub Varchar (1000) Nama Pertanyaan Sub Kriteria

9. Nama Tabel : Jabatan

Fungsi Tabel: Menyimpan data jabatan

Primary Key : KdJab

Foreign Key : KdDivisi, KdPendidikan

Tabel 3.9 Jabatan

1 KdJab Char (6) Kode Jabatan

2 KdDivisi Char (5) Kode Divisi Jabatan

3 KdPendidikan Char (3) Kode Pendidikan

4 NmJab Varchar (100) Nama Jabatan

(63)

10. Nama Tabel : KriteriaJabatan

Fungsi Tabel: Menyimpan data kriteria jabatan

Primary Key : -

Foreign Key : KdKrit, KdJab

Tabel 3.10 KriteriaJabatan

3 NilaiKrit Char (1) Nilai Kriteria

11. Nama Tabel : JabatanKaryawan

Fungsi Tabel: Menyimpan data jabatan karyawan

Primary Key : -

Foreign Key : NIK, KdJab

Tabel 3.11 JabatanKaryawan

1 NIK Char (12) Nomer Induk Karyawan

12. Nama Tabel : PengalamanKerja

Fungsi Tabel: Menyimpan data pengalaman kerja karyawan

Primary Key : -

Foreign Key : NIK

Tabel 3.12 PengalamanKerja

2 Perusahaan Varchar (100) Nama Perusahaan

3 Jabatan Varchar (100) Jabatan Pada Perusahaan

(64)

53

13. Nama Tabel : PendidikanNonResmi

Fungsi Tabel: Menyimpan data pendidikan non resmi karyawan

Primary Key : -

Foreign Key : NIK

Tabel 3.13 PendidikanNonResmi

2 NmInstansi Varchar (100) Nama Lembaga Pendidikan

3 JenisPendidikan Varchar (100) Nama Pendidikan Yang Diambil

4 TglMulai DateTime Tanggal Mulai

5 TglBerhenti DateTime Tanggal Berhenti

14. Nama Tabel : Absensi

Fungsi Tabel: Menyimpan data absensi karyawan

Primary Key : -

Foreign Key : NIK

Tabel 3.14 Absensi

2 TahunAbsen Varchar (4) Tahun Absen

3 BulanAbsen Varchar (10) Bulan Absen

4 TotalHadir Varchar (2) Total Kehadiran

15. Nama Tabel : Pelanggaran

Fungsi Tabel: Menyimpan data pelanggaran karyawan

Primary Key : -

Foreign Key : NIK

Tabel 3.15 Pelanggaran

2 WaktuPelanggaran DateTime Waktu Pelanggaran

(65)

16. Nama Tabel : Karyawan

Fungsi Tabel: Menyimpan data karyawan

Primary Key : NIK

Foreign Key : KdAgama,KdKota,KdKotaLahir,KdPendidikan

Tabel 3.16 Karyawan

2 KdAgama Char (2) Kode Agama

3 KdKota Char (5) Kode Kota

4 KdKotaLahir Char (5) Kode Kota

5 KdPendidikan Char (3) Kode Pendidikan

6 Nama Varchar (100) Nama Karyawan

7 Alamat Varchar (100) Alamat Karyawan

8 NoTelp1 Varchar (15) Nomer Telpon Karyawan

9 NoTelp2 Varchar (15) Nomer Telpon Karyawan

10 TglLahir DateTime Tanggal Lahir Karyawan

11 KelaminKar Char (1) Jenis Kelamin Karyawan

12 TglMasuk DateTime Tanggal Masuk Karyawan

13 TglKeluar DateTime Tanggal Keluar Karyawan

14 Ahli Varchar (1000) Keahlian Karyawan

17. Nama Tabel : KarSesuai

Fungsi Tabel: Menyimpan data karyawan yang sesuai untuk jabatan

Primary Key : -

Tabel 3.17 KarSesuai

3 TglProsesKar DateTime Tanggal Memproses

(66)

55

18. Nama Tabel : PenilaianKaryawan

Fungsi Tabel: Menyimpan data penilaian karyawan

Primary Key : -

Foreign Key : NIK, KdTanyaSub

Tabel 3.18 PenilaianKaryawan

2 KdTanyaSub Char (15) Kode Pertanyaan Sub Kriteria

3 TglPenilaian DateTime Tanggal Penilaian

4 Nilai Char (1) Nilai Untuk Karyawan

19. Nama Tabel : JabSesuai

Fungsi Tabel: Menyimpan data jabatan yang sesuai untuk karyawan

Primary Key : -

Tabel 3.19 JabSesuai

3 TglProsesJab DateTime Tanggal Memproses

4 KesesuaianJab Varchar (10) Kesesuaian Jabatan

3.8 Desain Input/Output

Perangkat lunak yang digunakan untuk membuat desain input/output

adalah Microsoft Visio 2003. Desain ini berguna untuk menggambarkan interaksi

(67)

A. Form Login

Form ini merupakan form yang pertama kali muncul saat menjalankan

aplikasi. Form ini berguna untuk melakukan validasi terhadap user sebelum

masuk ke dalam sistem yang dibuat. Desain Form Login dapat dilihat pada

Gambar 3.15.

Form Login

LOGIN EXIT

Username

Password

Gambar 3.15 Desain Form Login

B. Form Utama

Form ini muncul jika user sukses melakukan login ke dalam sistem.

Form ini berisikan menu-menu yang dapat dipilih. Desain Form Utama dapat

dilihat pada Gambar 3.16.

Form Utama

Absensi Bulanan Karyawan Pelanggaran Karyawan Penilaian Karyawan

Jabatan Sesuai Untuk Karyawan Karyawan Sesuai Untuk Jabatan

Daftar Kriteria Spesifikasi Jabatan Daftar Karyawan Absensi Bulanan Karyawan Pelanggaran Karyawan Hasil Penilaian Karyawan Pengalaman Kerja Karyawan Pendidikan Non Resmi Karyawan Jabatan Yang Sesuai Untuk Karyawan Karyawan Yang Sesuai Untuk Jabatan

Tutup Semua Form

(68)

57

C. Form Administrasi User

Form ini berfungsi untuk menambah user, mengubah hak akses user, dan

menghapus user dari sistem. Desain Form Administrasi User dapat dilihat pada

Gambar 3.17.

Form Administrasi User

User Name NIK

TAMBAH UBAH

Hak Akses Menu

Nama Karyawan

CARI

Administrasi User

Administrasi Data

Penilaian & Saran

Laporan

HAPUS

CARI

NIK NAMA USERNAME

Gambar 3.17 Desain Form Administrasi User

D. Form Ganti Password

Form ini berfungsi untuk mengganti password dari user sistem. Desain

Form Ganti Password dapat dilihat pada Gambar 3.18.

Form Ganti Password Form Ganti Password

OK

Username

Password Lama Anda

Password Baru Anda

Ketik Lagi Password Baru Anda

(69)

E. Form Agama

Form ini berfungsi untuk menyimpan agama. Desain Form Agama dapat

Form Agama Form Agama

TAMBAH UBAH HAPUS

AGAMA

Agama

Gambar 3.19 Desain Form Agama

F. Form Kota

Form ini berfungsi untuk menyimpan kode dan nama kota. Desain Form

Kota dapat dilihat pada Gambar 3.20.

Form Kota Form Kota

TAMBAH UBAH HAPUS

Kode Kota

Nama Kota

KODE KOTA NAMA KOTA

(70)

59

G. Form Tingkat Pendidikan

Form ini berfungsi untuk menyimpan tingkat pendidikan. Desain Form

Tingkat Pendidikan dapat dilihat pada Gambar 3.21.

Form Tingkat Pendidikan

TAMBAH UBAH HAPUS

Tingkat Pendidikan

TINGKAT PENDIDIKAN

Gambar 3.21 Desain Form Tingkat Pendidikan

H. Form Divisi

Form ini berfungsi untuk menyimpan divisi. Desain Form Divisi dapat

Form Divisi

Divisi

DIVISI

TAMBAH UBAH HAPUS

(71)

I. Form Kriteria

Form ini berfungsi untuk menyimpan kriteria, subkriteria, dan pertanyaan

pendukung untuk penilaian. Desain Form Kriteria dapat dilihat pada Gambar 3.23.

Form Kriteria Form Kriteria

Kriteria Sub Kriteria Pertanyaan

KRITERIA SUB KRITERIA PERTANYAAN

KRITERIA SUB KRITERIA PERTANYAAN YANG MENDUKUNG TAMBAH UBAH HAPUS TAMBAH UBAH HAPUS TAMBAH UBAH HAPUS

Tampil semua

Gambar 3.23 Desain Form Kriteria

J. Form Jabatan

Form ini berfungsi untuk menyimpan data jabatan. Desain Form Jabatan

dapat dilihat pada Gambar 3.24.

Form Jabatan

Level

Divisi

Nama Jabatan

Pendidikan Minimal

Jenis Kelamin Pria Wanita

Kriteria dan Nilai Tingkat Kepentingan Kriteria

Kriteria n Kriteria 2 Kriteria 1 KRITERIA

TAMBAH UBAH HAPUS

DAFTAR JABATAN

3 2 1 0

(72)

61

K. Form Karyawan

Form ini berfungsi untuk menyimpan data karyawan dan juga untuk

membuat pengalaman kerja dan pendidikan non resmi karyawan. Desain Form

Karyawan dapat dilihat pada Gambar 3.25.

Form Karyawan

TAMBAH UBAH HAPUS BARU Tgl. Masuk Tgl. Keluar

CARI

NIK NAMA

DATA TAMBAHAN

Pengalaman Kerja Pendidikan Non Resmi

JABATAN KARYAWAN

Gambar 3.25 Desain Form Karyawan

L. Form Pengalaman Kerja

Form ini berfungsi untuk menyimpan pengalaman kerja karyawan.

Desain Form Pengalaman Kerja dapat dilihat pada Gambar 3.26.

Form Pengalaman Kerja Form Pengalaman Kerja

CARI

NIK

Nama

Nama Perusahaan

Jabatan

Lama Kerja Tahun

NAMA PERUSAHAAN JABATAN LAMA KERJA ( THN) TAMBAH UBAH HAPUS

(73)

M. Form Pendidikan Non Resmi

Form ini berfungsi untuk menyimpan data pendidikan non resmi

karyawan. Desain Form Pendidikan Non Resmi dapat dilihat pada Gambar 3.27.

Form Pendidikan Non Resmi Form Pendidikan Non Resmi

TAMBAH UBAH HAPUS CARI

NIK Nama

NAMA LEMBAGA PENDIDIKAN YANG DIAMBIL

Lama Pendidikan

Nama Lembaga Pendidikan

Pendidikan Yang Diambil

dd-MM-yyyy s/d dd-MM-yyyy

Gambar 3.27 Desain Form Pendidikan Non Resmi

N. Form Absensi Bulanan

Form ini berfungsi untuk mencatat absensi bulanan karyawan. Desain

Form Absensi Bulanan dapat dilihat pada Gambar 3.28.

Form Absensi Bulanan Form Absensi Bulanan

CARI NIK

Nama

Waktu Absensi

Kehadiran Hari

MMMM yyyy

TAHUN BULAN HADIR ( HARI ) TAMBAH UBAH HAPUS

(74)

63

O. Form Pelanggaran

Form ini berfungsi untuk mencatat pelanggaran karyawan. Desain Form

Pelanggaran dapat dilihat pada Gambar 3.29.

Form Pelanggaran

CARI

NIK

Nama

WAKTU PELANGGARAN DETAIL PELANGGARAN

TAMBAH UBAH HAPUS

Detail Pelanggaran

Waktu Pelanggaran dd-MM-yyyy

Banyak Pelanggaran Yang Telah Diperoleh : 0

Gambar 3.29 Desain Form Pelanggaran

P. Form Penilaian

Form ini berfungsi untuk memberikan penilaian kepada karyawan.

Desain Form Penilaian dapat dilihat pada Gambar 3.30.

Form Penilaian Form Penilaian

CARI

NIK

Nama

KRITERIA SUB KRITERIA PERTANYAAN UNTUK PENILAIAN 4 3 2 1

SIMPAN

Tgl. Penilaian dd-MM-yyyy