ADMINISTRASI DAN INVENTORY PADA
PT. TOYOTA ASTRA MOTOR
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: DONY GILANG RAMADHAN
NIM
: 05.39010.0005
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
vi
PT. Toyota-Astra Motor yang didirikan pada tahun 1971 merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk (saham 51%) dengan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Selama 30 tahun, PT. Toyota-Astra Motor telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya. Saat ini, PT. Toyota Astra Motor telah memiliki pabrik produksi seperti Stamping, Casting, Engine dan Assembly di area industri Sunter, Jakarta.
Dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat dapat mempermudah memecahkan permasalahan dalam hal efisiensi kerja dan peningkatan pelayanan kepada pelanggan. Oleh sebab itu, untuk memecahkan masalah dalam peningkatan pelayanan pelanggan tersebut maka dibuatlah suatu sistem informasi administrasi dan inventory yang dapat mencatat data pelanggan dan menghasilkan laporan yang lebih akurat. Setiap data disimpan kedalam database yang dapat menampung jumlah transaksi yang besar dan menjaga keamanan data. Dengan adanya sistem informasi administrasi pelanggan ini diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja dalam penanganan gangguan dan lebih meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
ix
Halaman
ABSTRAKSI ………..
KATA PENGANTAR ………....
DAFTAR ISI ………...
DAFTAR TABEL ………...
DAFTAR GAMBAR ………..
DAFTAR LAMPIRAN ………...
BAB I PENDAHULUAN ...
1.1 Latar Belakang Masalah ………..
1.2 Perumusan Masalah ………
1.3 Pembatasan Masalah ………...
1.4 Tujuan ……….
1.5 Manfaat ………...
1.6 Sistematika Penulisan ……….
BAB II HASIL SURVEY ...
2.1 Gambaran Umum PT. Toyota Astra Motor...
2.2 Struktur Organisasi .………
2.3 Deskripsi Tugas ...
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ...
2.4.1 Aliran dokumen ...
2.4.2 Hasil Analisis Aliran Dokumen yang Sedang Berjalan ...
2.5 Dokumen Input/Output ...
x
3.1 Sistem ...
3.2 Sistem Informasi ……….………
3.3 Teknologi Informasi ………
3.4 Persediaan... ...
3.5 Sistem informasi administrasi dan inventory...
3.6 Bagan Alir Dokumen ...
3.7 Data Flow Diagram ...
3.8 Entity Relationship Diagram ...
3.9 Database Management System ………...
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ...
4.1 Analisis Sistem ...
4.2 Desain Sistem ...
4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi Layanan Mobil Pelanggan...
4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Penjualan Mobil...
4.2.3 Dokumen Flow Komputerisasi Pelunasan Piutang....
4.2.4 Diagram Berjenjang………...
4.2.5 Data Flow Diagram...
4.2.6 Entity Relationship Diagram ...
4.2.7 Struktur File ...
4.2.8 Desain Input/Output ...
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ...
5.1 Sistem yang Digunakan ...
xi
5.3 Penjelasan Pemakaian Program ...
BAB VI PENUTUP ...
6.1 Kesimpulan ...
6.2 Saran ...
DAFTAR PUSTAKA ...
LAMPIRAN ...
92
121
121
121
122
xii
Halaman
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen …………...…………...
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram ...
Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagr.m ...
Tabel 4.1 Struktur Tabel Login ...
Tabel 4.2 Struktur Tabel Pelanggan ...
Tabel 4.3 Struktur Tabel Pegawai...
Tabel 4.4 Struktur Tabel Suku Cadang...
Tabel 4.5 Struktur Tabel Jasa ...
Tabel 4.6 Struktur Tabel Ketentuan Kredit...
Tabel 4.7 Struktur Tabel Mobil...
Tabel 4.8 Struktur Tabel Harga ...
Tabel 4.9 Struktur Tabel Indent ...
Tabel 4.10 Struktur Tabel PKB...
Tabel 4.11 Struktur Tabel SPK ...
Tabel 4.12 Struktur Tabel Pembayaran Kredit...
Tabel 4.13 Struktur Tabel Kwitansi Pembayaran Kredit...
Tabel 4.14 Struktur Tabel BSTB ...
Tabel 4.15 Struktur Tabel Faktur Jual...
Tabel 4.16 Struktur Tabel Nota Jasa...
Tabel 4.16 Struktur Tabel Nota Suku Cadang...
Tabel 4.16 Struktur Tabel SIKK...
xiii
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Toyota Astra Motor………..
Gambar 2.2 Aliran Dokumen Baru Proses Proses Layanan Mobil
Pelanggan...
Gambar 2.3 Dokumen Flow Proses Penjualan Mobil...
Gambar 2.4 Dokumen Flow Proses Pelunasan Piutang...
Gambar 2.5 Surat Pesanan Kendaraan... ...
Gambar 2.6. Faktur Jual... ...
Gambar 2.7 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru...
Gambar 2.6 Perintah Kerja Bengkel... ...
Gambar 2.7 Nota Jasa... ...
Gambar 2.8 Nota Barang... ...
Gambar 4.1 Dokumen Flow KomputerisasiProses Layanan Mobil
Pelanggan...
Gambar 4.2 Dokumen Flow KomputerisasiProses Penjualan Mobil …...
Gambar 4.3 Dokumen Flow KomputerisasiProses Pelunasan Piutang ….
Gambar 4.4 Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT.Toyota Astra Motor...
Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT.Toyota Astra Motor...
Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi dan Inventory..
Gambar 4.8 DFD Level 1 Mengelola Data……. ...
Gambar 4.9 DFD Level 1 Melakukan Transaksi ...
Gambar 4.10 DFD Level 1 Membuat Laporan……… ...
xiv
Gambar 4.13 DFD Level 2 Subproses 1.3 Mengelola Data Suku Cadang...
Gambar 4.14 DFD Level 2 Subproses 1.4 Mengelola Data Jasa……. ...
Gambar 4.15 DFD Level 2 Subproses 1.5 Mengelola Data Stok Mobil...
Gambar 4.16 DFD Level 2 Subproses 1.6 Mengelola Data Ketentuan Kredit... ..
Gambar 4.17 DFD Level 2 Subproses 1.7 Mengelola Data Pegawai ...
Gambar 4.18 DFD Level 2 Subproses 2.1 Penjualan Mobil…………. ...
Gambar 4.19 DFD Level 2 Subproses 2.2 Layanan Mobil Pelanggan...
Gambar 4.20 DFD Level 2 Subproses 2.3 Pelunasan Piutang…. ...
Gambar 4.21 Conceptual Data Model Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT.Toyota Astra Motor ...
Gambar 4.22 Physical Data Model Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor...
Gambar 5.1 File Instaler ...
Gambar 5.2 File Readme pada Form Instalasi ...
Gambar 5.3 File Lisensi pada Form Instalasi ...
Gambar 5.4 Form Instalasi Bagian Konfirmasi Letak File ...
Gambar 5.5 Form Instalasi Terakhir ...
Gambar 5.6 Form Utama ...
Gambar 5.7 Form Login Aplikasi ...
Gambar 5.8 Form Master Pegawai……… ...
Gambar 5.9 Form Master Pelanggan...
xv
Gambar 5.13 Form Master Leasing ...
Gambar 5.14 Form Master Mobil Pelanggan………. ...
Gambar 5.15 Form Master Mobil ...
Gambar 5.16 Form Master Harga... ...
Gambar 5.17 Form Master Stok Mobil...
Gambar 5.18 Form Transaksi pelayanan mobil pelanggan...
Gambar 5.19 Form Transaksi Nota Jasa...
Gambar 5.20 Form Transaksi Nota Barang…. ...
Gambar 5.21 Form Transaksi Penjualan Kendaraan...
Gambar 5.22 Form Transaksi Rincian Pembiayaan Mobil…...
Gambar 5.23 Form Transaksi Perlengkapan Tambahan……...
Gambar 5.24 Form Laporan Data Pegawai………...
Gambar 5.25 Form Cetak Laporan Data Pelanggan…….…...
Gambar 5.26 Form Cetak Laporan Data Jasa………...
Gambar 5.27 Form Cetak Laporan Data Harga Mobil……...
Gambar 5.28 Form Cetak Laporan Data Suku Cadang……...
Gambar 5.29 Form Cetak Laporan Faktur Jual………...
Gambar 5.30 Form Cetak Laporan Bukti Serah Terima Kendaraan Baru....
Gambar 5.31 Form Cetak Laporan Grafik Penjualan Mobil……...
Gambar 5.32 Form Cetak Laporan Perintah Kerja Bengkel…...
Gambar 5.33 Form Cetak Laporan Nota Barang…...
Gambar 5.34 Form Cetak Laporan Nota Jasa………...
1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Toyota Astra Motor Surabaya merupakan perusahaan yang bergerak
di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan servis dari konsumen.
Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam
implementasinya pengerjaan masih kurang efektif dan efisien seperti dalam
melakukan transaksi penjualan mobil, transaksi layanan mobil, pelunasan piutang
dan membuat laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih
kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan data pelanggan
beserta mobil, data stok mobil, dan data piutang, sehingga pemakaian teknologi
informasi masih perlu ditingkatkan lagi.
Teknologi informasi bukanlah penghambat laju perkembangan sebuah
perusahaan tetapi lebih kearah solusi. Kenyaataan demikian lebih didasarkan dari
investasi besar yang dilakukan oleh pihak perusahaan, baik perusahaan skala kecil
atau perusahaan skala besar yang mau menerapkannya dalam lingkungan kerja
demi mengikuti perkembangan jaman. Jaman yang dimaksud disini adalah saat ini
dan masa yang akan datang, yaitu dengan mengubah sistem yang berbasis manual
dengan sistem yang berbasis komputer.
Dalam menghadapi persoalan di atas, maka dibuatkan suatu sistem
informasi administrasi dan inventory pada PT. Toyota Astra Motor Surabaya.
Sistem tersebut mampu untuk meminimalisir waktu, mengolah data transaksi
dalam melakukan pembukuan dan menyajikan laporan yang dibutuhkan secara
efektif dan efisien.dan efisiensi kerja. Sehingga diharapkan sistem ini dapat
memberikan konstribusi yang memadai dan bermanfaat untuk kelancaran kinerja
PT. Toyota Astra Motor.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan
permasalahan sebagai berikut:
a. Bagaimana merancang dan membuat sebuah sistem informasi yang lebih baik
untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan?
b. Bagaimana merancang dan membuat sebuah sistem administrasi dan inventory
yang terkomputerisasi?
c. Bagaimana membuat sistem komputerisasi yang dapat melaporkan tentang
laporan data pelanggan, laporan penjualan mobil, laporan layanan mobil, dan
laporan piutang pelanggan yang lebih variatif dan akurat?
1.3 Pembatasan Masalah
Permasalahan dalam perancangan dan pembuatan sistem informasi
administrasi dan inventory pada PT. Toyota Astra Motor ini adalah sebagai
berikut:
a. Proses pengelolaan data master.
Proses pengelolaan data master adalah bagian pada sistem ini yang berfungsi
untuk mengolah data master sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan
Proses pengelolaan data master meliputi:
1. Mengelola data pelanggan oleh bagian wiraniaga dan service adviser.
2. Mengelola data mobil oleh bagian service adviser.
3. Mengelola data stok mobil oleh bagian gudang.
4. Mengelola data jasa oleh bagian service adviser.
5. Mengelola data suku cadang oleh bagian gudang.
6. Mengelola data ketentuan kredit oleh bagian manager.
7. Mengelola data pegawai oleh bagian personalia.
b. Proses pengelolaan data transaksi perusahaan yang teroganisir.
Pengelolaan data transaksi dari bukti transaksi perusahaan dilakukan untuk
mengurangi resiko kehilangan data dan untuk mengurangi penggunaan kertas
(paperless). Selama ini, kertas banyak dibutuhkan untuk mencatat data transaksi dan menulis bukti transaksi yang masuk. Dengan sistem informasi
administrasi dan inventory ini, kertas dapat digunakan secara efisien sehingga
biaya administrasi perusahaan untuk kertas dapat diminimalisasi. Proses
pengelolaan data transaksi meliputi:
1. Pendataan penjualan mobil oleh bagian wiraniaga.
2. Pendataan layanan mobil pelanggan oleh bagian service adviser.
3. Pendataan pelunasan piutang oleh bagian administrasi.
c. Proses pembuatan laporan.
Laporan ini yang meliputi semua laporan data pelanggan, laporan penjualan
mobil, laporan layanan mobil, dan laporan piutang pelanggan. Laporan ini
berguna untuk membantu pemilik perusahaan agar dapat mengambil
1.4 Tujuan
Tujuan dari proyek sistem informasi ini adalah membuat sistem
informasi administrasi dan inventory yang dapat mengolah data transaksi menjadi
informasi yang bermanfaat dengan cepat dan tepat. Selain itu, sistem ini juga
dapat meringankan tugas pemilik dan pegawai perusahaan dalam menyimpan data
transaksi serta melakukan pembuatan laporan.
1.5 Manfaat
Keuntungan sistem yang baru bagi pengguna adalah sebagai berikut:
1.5.1 Wiraniaga
Wiraniaga merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam
melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi penjualan.
Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang
dikembangkan bagi wiraniaga adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah dalam menyimpan data pelanggan yang akan melakukan
pembelian mobil.
b. Mempermudah dalam melakukan proses penjualan mobil kepada pelanggan.
1.5.2 Service Advisor
Service advisor merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan
dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi
layanan mobil pelanggan. Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan
inventory yang dikembangkan bagi service advisor adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah dalam menyimpan data pelanggan dan data jasa layanan yang
b. Mempermudah dalam melakukan proses layanan mobil pelangan secara cepat
dan efektif.
1.5.3 Bagian Gudang
Bagian gudang merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan
dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada pengolahan
data stok mobil. Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory
yang dikembangkan bagi bagian gudang adalah dapat mempermudah dalam
menyimpan data suku cadang dan data stok mobil.
1.5.4 Bagian Administrasi
Bagian administrasi merupakan orang yang membantu pemilik
perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi.
Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang
dikembangkan bagi bagian administrasi adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah dalam melakukan proses pelunasan piutang.
b. Mempermudah dalam melihat data piutang pelanggan.
1.5.5 Bagian Kasir
Bagian kasir merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan
dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi keuangan
dalam pembayaran pelunasan piutang.
Adapun keuntungan sistem informasi administrasi dan inventory yang
dikembangkan bagi bagian kasir adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah dalam pembayaran piutang pelanggan.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan Proyek Sistem Informasi ini terdiri dari enam bab yaitu
pendahuluan, hasil survey, landasan teori, analisis dan desain sistem,
implementasi dan pembahasan serta penutup. Masing-masing bab terdiri atas
beberapa sub bahasan sebagai berikut.
Bab pertama pendahuluan membahas tentang latar belakang masalah
pada PT. Toyota Astra Motor, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan
pembuatan sistem, manfaat dari sistem yang dibuat bagi pengguna, dan
sistematika penulisan laporan.
Bab kedua hasil survey membahas gambaran umum PT. Toyota Astra
Motor Surabaya, struktur organisasi, deskripsi tugas, analisis sistem yang sedang
berjalan, dan dokumen Input/Output. Sub-sub bab gambaran umum PT. Toyota
Astra Motor Surabaya membahas tentang sejarah perusahaan, visi, misi, dan
motto perusahaan. Sedangkan Sub-sub bab analisis sistem yang sedang berjalan
menjelaskan alur proses perusahaan dalam bentuk aliran dokumen yang meliputi
proses penjualan, layanan mobil pelanggan, dan pembayaran piutang.
Bab ketiga landasan teori membahas tentang berbagai macam teori yang
mendukung dalam pembuatan sistem ini. Landasan teori ini dikelompokkan
menjadi dua yaitu landasan teori tentang ilmu yang terkait dan landasan teori
tentang permasalahan. Landasan teori tentang ilmu yang terkait meliputi
pengertian sistem, sistem informasi, teknologi informasi dan sistem informasi
inventory. Sedangkan landasan teori tentang permasalahan meliputi konsep dasar
Bab keempat analisis dan desain sistem membahas analisis dan desain
sistem baru, meliputi aliran dokumen baru, diagram alir data, Entity Relationship Diagram, struktur tabel, dan desain Input/Output. Sub-sub bab Aliran Dokumen Baru menggambarkan proses yang dikembangkan, yang meliputi proses
penjualan, layanan mobil pelanggan, pembayaran piutang, dan pemeliharaan data
master. Data master yaitu data yang digunakan untuk transaksi perusahaan, yang
meliputi master pelanggan, karyawan, jasa, suku cadang, stok mobil, mobil
pelanggan, dan harga.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang cara
implementasi dari sistem baru, yaitu spesifikasi minimum yang dibutuhkan, cara
instalasi program, dan penjelasan pemakaian program.
Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari
pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini
8 BAB II HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum PT. Toyota-Astra Motor
PT. Toyota-Astra Motor yang didirikan pada tahun 1971 merupakan
perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk (saham 51%) dengan
Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Selama 30 tahun, PT.
Toyota-Astra Motor telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri
otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri
pendukungnya. Saat ini, PT. Toyota-Astra Motor telah memiliki pabrik produksi
seperti Stamping, Casting, Engine dan Assembly di area industri Sunter Jakarta.
Auto2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan
penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT
Astra International Tbk. Saat ini Auto2000 adalah main dealer Toyota terbesar di
Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam
aktivitas bisnisnya, Auto2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang
menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota
Setiap perusahaan pasti memiliki visi dan misi. Pada konteks visi dan
misi tersebut terdapat suatu harapan masa depan, bahwa perusahaan akan dapat
terus berkembang seiring dengan majunya jaman dan perkembangan teknologi.
Sehingga nantinya diharapkan dapat membentuk sumber daya manusia yang
bermutu tinggi. Dengan komitmen untuk selalu mengutamakan kepuasan
pelanggan, PT Toyota-Astra Motor (TAM), sebagai perusahaan pelopor industri
ini selaras dengan visi TAM untuk menjadi perusahaan industri otomotif berkelas
internasional.
2.1.1 Visi
Menjadi main daler terbaik di indonesia dengan praktek proses dan
pelayanan berkelas dunia
2.1.2 Misi
Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, mencapai pangsa pasar
nomer satu, meyediakan lingkungan kerja aman dan nyaman bagi karyawan,
menciptakan nilai tambah kepada pelanggan yaitu dengan kemudahan,
kehandalan, dan menciptakan nilai tambah ekonomis bagi pemegang saham.
2.2 Struktur Organisasi PT. Toyota-Astra Motor
Dari hasil survey yang telah dilakukan terdapat struktur organisasi
beserta deskripsi tugas yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
2.3 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi ada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan
masing tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:
1. Kepala Cabang
Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang
ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan yang strategis.
2. Wakil Kepala Cabang
Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang
ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan.
3. Kabag. Administrasi
Bertugas mengelola dan mengatur proses administrasi.
4. Kabag. Bengkel
Bertugas mengelola dan mengatur proses layanan mobil pelangan.
5. Kabag. Penjualan
Bertugas mengelola dan mengatur proses penjualan mobil.
6. Kasir
Bertugas melakukan transaksi keuangan.
7. Service Advisor
Bertugas sebagai penasehat terhadap layanan mobil pelanggan.
8. Personalia
Bertugas mengelola dan mengatur karyawan.
9. Foreman (Mekanik)
Bertugas melakukan layanan mobil pelanggan.
Bertugas melakukan penjualan mobil.
11.Counter Sales
Bertugas melakukan penjualan mobil.
12.CRC
Bertugas melakukan hubungan dengan pelanggan.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan meliputi pembahasan tentang
aliran dokumen yang ada pada perusahaan dan hasil analisis terhadap aliran
dokumen tersebut. Secara detail, analisis sistem yang sedang berjalan dapat
dijelaskan sebagai berikut.
2.4.1 Dokumen Flow
Aliran dokumen yang saat ini digunakan yaitu aliran dokumen yang
berhubungan dengan transaksi layanan mobil pelanggan, penjualan mobil, dan
pelunasan piutang pelanggan.
A. Dokumen Flow Proses Layanan Mobil Pelanggan
Proses layanan mobil pelanggan yang dilakukan pada PT.
TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Kegiatan ini
berawal dari konsumen datang dengan membawa buku garansi service atau tidak
tapi membawa permasalahan dengan mobil pelanggan tersebut. Pelanggan datang
dengan membawa STNK mobil, lalu bagian SA menerima dengan memasukkan
data pelanggan dan mobil pelanggan dan mendiaknosa kerusakan dan keluhan
Setelah itu, bagian SA membuat Perintah Kerja Bengkel (PKB) dengan
rangkap 3 yang satu disimpan SA, pelanggan, dan mekanik unntuk melakukan
perbaikan yang berisi service apa saja dan suku cadang apa saja yang diganti.
Setelah mekanik selesai, bagian SA membuat nota jasa, barang, dan kwitansi tiga
rangkap yaitu buat SA, pelanggan dan kasir. Pelanggan melakukan pembayaran
dangan membawa nota jasa, barang, kwitansi dan PKB. Setelah itu, data servis
yang akan diberikan dan data suku cadang yang dibutuhkan diserahkan ke kasir
untuk dihitung perkiraan biaya yang harus dibayar oleh konsumen.
Perhitungan ini merupakan perhitungan biaya sementara karena
pengecekan yang dilakukan masih secara umum saja. Informasi perkiraan biaya
tersebut digunakan oleh konsumen untuk menentukan kesediaan membayar biaya
servis dan penggantian komponen atau suku cadang. membuat surat bukti keluar
kendaraan (SIKK) yang digunakan untuk keluar dari bengkel. Dokumen flow
proses layanan mobil dapat digambarkan pada gambar 2.2.
B. Dokumen Flow Proses Penjualan Mobil
Proses penjualan mobil yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA
MOTOR pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen
flow lama dibawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif
dan efisien. Proses penjualan mobil adalah proses dimana pelanggan akan
melakukan pembelian mobil baik secara kredit atau tunai.
Pelanggan membawa data identitas pelanggan dan memilih mobil yang
akan dibeli. Bila mobil yang akan dibeli tidak ada maka bagian sales akan
membuat indent kepada pelanggan. bagian sales menanyakan kepada pelanggan
bahwa pembayarannya tunai atau kredit. Bila tunai, sales dapat langsung membuat
SPK. Bila kredit, maka sales harus meminta agar pelanggan untuk melengkapi
syarat pembayaran kredit.
Setelah syarat telah di penuhi maka sales dapat melakukan input data
Kendaraan (SPK). Pelanggan melakukan pelunasan pembayaran dengan
memenuhi semua persyaratan baik itu pembayaran kredit maupun pembayaran
tunai. Setelah melakukan pembayaran, maka bagian administrasi membuat faktur
jual dan BSTB(Bukti Serah Terima Kendaraan Bermotor) dengan membuat
rangkap 3 yang dibagikan kepada pelanggan, kasir, dan administrasi(ADM).
Bagian ADM akan membuat kartu utang kepada pelanggan yang melakukan
pembayaran secara kredit.
Bagian sales mempersiapkan dan melengkapi dokumen yang diperlukan
untuk penyerahan kendaraan. Setelah lengkap semua dokumen selesai bagian
sales akan melakukan penyerahan kendaraan dan juga memberitahu semua
informasi tentang semua data mobil yang dibeli oleh pelanggan. Dokumen flow
proses penjualan dapat digambarkan pada gambar 2.3.
C. Dokumen Flow Proses Pelunasan Piutang
Proses pelunasan piutang yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA
MOTOR pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen
flow lama dibawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif
dan efisien dan masih membutuhkan waktu yang lama dan belum
terkomputerisasi.
Proses pelunasan piutang dilakukan oleh konsumen paling lambat satu
bulan setelah tanggal transaksi. Dalam melakukan transaksi pelunasan piutang,
konsumen menyerahkan nota penjualan kredit lembar pertama beserta data
pembayaran sejumlah yang tertulis di nota tersebut. Kemudian, kasir mengecek
kevalidan data dengan menggunakan nota penjualan kredit lembar kedua yang
Apabila kedua nota dan jumlah dari data pembayaran benar, kasir
memberi stempel lunas pada kedua nota tersebut. Nota penjualan kredit yang telah
diberi stempel lunas lembar pertama dikembalikan kepada konsumen, sedangkan
yang lembar kedua disimpan perusahaan. Kemudian kasir mengubah jumlah
piutang konsumen yang bersangkutan yang ada pada buku piutang. Dokumen
flow proses pelunasan piutang dapat digambarkan pada gambar 2.4.
2.5 Dokumen Input/Output
Dokumen Input/Output yang digunakan dalam melakukan transaksi
disimpan perusahaan sebagai bukti transaksi. Bukti transaksi tersebut digunakan
untuk melakukan proses pembukuan setiap akhir bulan. Dokumen IO yang
digunakan yaitu sebagai berikut.
2.5.1 Surat Pesanan Kendaraan
Surat pesanan kendaraan digunakan untuk memberikan informasi
pelanggan yang akan membeli mobil dan mobil yang akan di beli oleh pelangan
tersebut. Pembuatan surat ini dilakukan oleh sales. Kolom berisi identitas
pelanggan yang lengkap, cara pembayaran, dan mobil yang akan di beli. Surat
pesanan kendaraan dapat dilihat pada gambar 2.5.
2.5.2 Faktur Jual
Faktur jual digunakan sebagai bukti penjualan mobil kepada pelanggan
yang terdiri atas kolom identitas pelanggan, nama pegawai, data mobil yang akan
dibeli, dan perincian harga. Faktur Jual dapat dilihat pada gambar 2.6
Gambar 2.6 Faktur Jual
2.5.3 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru
Bukti serah terima kendaraan baru sebagai bukti serah terima pada saat
kendaraan sampai kepada pelanggan. Kolom berisi hampir sama dengan faktur
jual, tetapi ada tambahan dalam perincian yang lebih detai tentang harga mobil
dan perlengkapan tambahan yang diminta oleh pembeli bersifat optional. Bukti
Gambar 2.7 Bukti Serah Terima Kendaraan Baru
2.5.4 Surat Perintah Kerja Bengkel
Surat perintah kerja bengkel (PKB) digunakan untuk memberikan
informasi tentang layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas nama pelanggan,
mobil yang akan melakukan layanan mobil, jasa apa saja yang akan dilakukan,
suku cadang apa saja yang akan diganti, dan nama pegawai bengkel. Surat
Gambar 2.8 Perintah Kerja Bengkel
2.5.5 Nota Jasa
Nota Jasa sebagai bukti dari jasa yang dilakukan pada mobil pelanggan
pada saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas mobil
Gambar 2.9 Nota Jasa
2.5.6 Nota Barang
Nota Barang sebagai bukti dari suku cadang yang dilakukan oleh mobil
pelanggan saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas
mobil pelanggan, data suku cadang yang dilakukan. Nota barang dapat dilihat
pada gambar 2.10
22
LANDASAN TEORI
Landasan teori atau kajian pustaka yang digunakan dalam pembuatan
sistem informasi terbagi dalam dua kelompok, yaitu landasan teori tentang
permasalahan dan landasan teori tentang ilmu yang terkait. Landasan teori tentang
permasalahan terdiri dari pemahaman sistem, sistem informasi, dan sistem
inventory. Sedangkan landasan teori tentang ilmu yang terkait terdiri dari konsep
dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen,
Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System. Landasan teori pembuatan sistem informasi ini secara detail dapat dijelaskan sebagai berikut
3.1 Sistem
Dalam proyek sistem informasi ini menggunakan landasan teori yang
berkaitan dengan permasalahan dan yang digunakan untuk menyelesaikan
masalah. Pembahasan pada bagian dimulai dengan landasan teori yang berkaitan
dengan permasalahan lalu dilanjutkan dengan uraian teori yang digunakan dalam
menyelesaikan permasalahan.
3.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Kendall dan Kendall (2003:263) sistem adalah himpunan bagian
yang satu sama lain saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk
ini terdiri dari sub sistem kecil, yang dalam fungsinya sub sistem tersebut
mempunyai fungsi yang berbeda.
Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani
yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang
mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling
berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak
terpisahkan.
Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan
langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat dilihat bahwa sistem
terdiri dari unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila
salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan
tersebut tidak dapat lagi disebut suatu sistem. Berikut ini adalah definisi kata
sistem menurut beberapa para ahli:
a. Buckley
Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh,
disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya.
b. H. Kerzner
Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau
bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa
sehingga komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam
mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. Pengertian ini,
mengandung arti pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian
komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila
komponen, sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling
mendukung.
c. B. S. Blanchard
Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi
suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa
definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan
evaluasi.
3.1.2 Karakteristik Sistem
Adapun karakteristik dari sistem adalah sebagai berikut:
a. Komponen Sistem.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau
elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap
sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen atau
sub sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem untuk menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak
berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan
berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan
sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
b. Batas Sistem.
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem.
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar
yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan
menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem.
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu
subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi
dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukkan Sistem.
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program
komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran Sistem.
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem.
Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah Sistem.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan dan
laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran atau Tujuan.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari
sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
Perbedaan suatu sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah goal
biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam
ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti
sistem akuntansi atau sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari
sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang
lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran
(objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang adalah
sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem
fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak
tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa
pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan
sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi,
sistem produksi, sistem pertanian, sistem perikanan, dan lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah
sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system
atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi
merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan
komputer yang berinteraksi dengan manusia.
sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran
dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem
tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang
dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem
tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar tertutup,
yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar
tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem
sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem
harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik
harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena
sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk
3.2 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang
digunakan untuk mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan informasi yang
dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi diharapkan
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi kerja sehingga suatu orgaisasi dapat lebih meningkatkan
mutu yang telah dicapainya.
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus
melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut
sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS).
Ada beragam definisi sistem informasi yaitu:
a. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan
teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam
sebuah organisasi.
b. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang
dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna.
c. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada
pemakai.
d. Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan,
e. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya
untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna
mencapai sasaran perusahaan.
Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
mencakup sejumlah komponen manusia, komputer, teknologi informasi dan
prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses data menjadi informasi, dan
dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Dalam suatu sistem
informasi terdapat komponen seperti:
a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti fisik seperti komputer dan
printer.
b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang
memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan
data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. Basis data (database): sekumpulan table , hubungan dan lain yang berkaitan
dengan penyimpan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang
memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses
oleh sejumlah pemakai.
3.3 Teknologi Informasi
Menurut kamus oxford (1995:82), teknologi informasi adalah studi atau
menganalisa dan mendistribusikan apa saja termasuk kata-kata, bilangan dan
gambar. Menurut Alter, teknologi informasi mencakup perangkat keras, perangkat
lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti
menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil dan memanipulasi atau
menampilkan data.
Menurut Martin, mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya
terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang
digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga
mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Luccas (2000)
menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang
diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.
3.3.1 Lingkup Teknologi Informasi
Secara garis besar teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2
bagian: Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat
keras menyangkut pada peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer dan
keyboard. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi untuk mengatur
perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi tersebut. Haag, dkk
membagi teknologi informasi menjadi 6 kelompok yaitu:
1. Teknologi masukan (input technology).
2. Teknologi keluaran (output technology).
3. Teknologi perangkat lunak (software technology).
4. Teknologi penyimpan (strorage technology).
5. Teknologi telekomunikasi (telecommunication technology).
Teknologi masukan adalah segala perangkat yang digunakan untuk
memasukan data / informasi dari sumber asalnya. Contoh teknologi ini antara lain
barcode scanner dan keyboard. Barcode scanner merupakan contoh teknologi
masukan yang biasa digunakan pada pasar swalayan untuk memasukan data
penjualan.
3.4 Persediaan (Inventory)
Persediaan adalah aktiva yang terdiri untuk dijual dalam kegiatan usaha
normal, proses produksi dan atau dalam perjalanan serta dalam bentuk bahan atau
perlengkapan (supplier) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian
jasa.
3.4.1 Konsep Dasar Persediaan
Berdasarkan pengertian di atas istilah persediaan digunakan untuk
menyatakan barang yang berwujud yaitu:
a. Tersedia untuk dijual.
b. Masih dalam proses produksi untuk diselesaikan kemudian dijual (barang
dalam proses atau pengolahan).
c. Akan digunakan untuk produksi barang jadi yang akan di jual (bahan baku dan
bahan pembantu) dalam rangka kegiatan normal perusahaan.
3.4.2 Prosedur Persediaan.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang
dalam satu departemen atau lebih, yang di buat untuk menjamin penanganan
secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang. Dari
jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan. Kegiatan
prosedur terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat
informasi:
a. Menulis.
b. Menggandakan.
c. Menghitung.
d. Memberi kode.
e. Mendaftar.
f. Memilih.
g. Memindah.
h. Membandingkan.
3.4.3 Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu:
1. Metode mutasi persediaan ( perpectual inventory method)
Setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan.metode ini cocok
untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku perusahaan yang harga
pokoknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan.
2. Metode persediaan fisik ( physical inventory method )
Hanya tambahan persediaan yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya
persediaan pemakaian tidak dicatat dalam kartu perediaan untuk mengetahui
berapa harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual harus dilakukan
dengan perhitungan fisik sisa perediaan yang masih ada di gudang pada akhir
persediaan pada akhir periode merupakan harga pokok persediaan yang
dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan.
3.5 Sistem Informasi Administrasi dan Inventory
Sistem informasi administrasi dan inventory adalah sistem infromasi
yang menangani masalah layanan pelanggan, penjualan mobil, dan pelunasan
piutang.
3.6 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol sebagaimana
terdaftar pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen
No Simbol Nama
Simbol
Keterangan
1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
2. Kegiatan
manual
Simbol ini berfungsi untuk
menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.
3. Simpanan
offline
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan file non komputer. x = N, bila diurutkan berdasarkan angka (numerical), x = D, bila diurutkan berdasarkan tanggal, dan x = A, bila diurutkan berdasarkan huruf.
No Simbol Nama Simbol
Keterangan
4. Proses
komputerisasi
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.
5. Database Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan input/output menggunakan database.
6. Penghubung
dalam halaman
Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan hubungan di halaman yang sama.
7. Penghubung
antar halaman
Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan hubungan di halaman yang berbeda.
3.7 Data Flow Diagram
Menurut Kendall dan Kendall (2003:263) Data Flow Diagram atau yang
selanjutnya disebut DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang
menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2, untuk
menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses–proses yang terhubung.
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram
No Simbol Nama
Simbol ini menunjukkan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa input atau menerima output dari sistem.
2. Data Flow/
Aliran Data
No Simbol Nama Simbol
Keterangan
3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.
4. Data Store Data store merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut.
3.8 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram atau yang selanjutnya disebut ERD, adalah suatu pemodelan file yang membentuk basis data. Pada model data relasional,
hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama
tiap file. Relasi antar file dikategorikan menjadi tiga macam yaitu sebagai berikut:
a. Relasi One to One (1:1)
Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu.
b. Relasi One to Many (1:N)
Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau
dapat juga berbanding terbalik, yaitu banyak berbanding satu.
c. Relasi Many to Many (N:M)
Struktur logika secara keseluruhan dari sebuah database dapat
dinyatakan secara grafis yang terdiri dari komponen atau simbol sebagaimana
terdaftar pada tabel 3.3
Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Entity Persegi panjang yang
melambangkan himpunan entity.
2. Atribut Elips yang melambangkan atribut atau field atau column.
3. Hubungan entity Belah ketupat yang
menghubungkan entity pada himpunan relasi / hubungan.
4. Garis Hubung Garis yang menghubungkan
atribut pada himpunan entity dan himpunan entity pada himpunan hubungan.
3.9 Database Management System
Menurut Elmasri dan Navathe (2000:76) Database Management System adalah sekumpulan program yang memperbolehkan pengguna untuk membuat
38 BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem pada PT. Toyota Astra Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan servis dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efektif dan efisien. Seperti dalam melakukan transaksi penjualan mobil, transaksi layanan mobil, pelunasan piutang dan jenis laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan data pelanggan beserta mobil, data stok mobil, data utang, data piutang. Sehingga pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi. Selain itu, kertas menjadi hal yang penting karena memuat bukti transaksi, dan tidak menutup kemungkinan data pada bukti transaksi tersebut tercatat lebih dari satu kali sehingga terjadi redundancy of data.
4.2Desain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Dalam desain sistem ini meliputi pembuatan dokumen flow komputerisasi, diagram berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel dan desain Input/Output.
4.2.1 Dokumen Flow Komputerisasi Proses Layanan Mobil Pelanggan
Dokumen flow komputerisasi merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam dokumen flow komputerisasi, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi dan menggunakan database terpusat. Dengan adanya database yang terpusat, seluruh data yang ada dapat terintegrasi dengan baik.
Proses layanan mobil pelanggan yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Kegiatan ini berawal dari konsumen datang dengan membawa buku garansi service atau tidak tapi membawa permasalahan dengan mobil pelanggan tersebut. Pelanggan datang dengan membawa STNK mobil, lalu bagian SA menerima dengan memasukkan data pelanggan dan mobil pelanggan dan mendiaknosa kerusakan dan keluhan dari pelanggan secara manual.
rangkap yaitu buat SA, pelanggan dan kasir. Pelanggan melakukan pembayaran dangan membawa nota jasa, barang, kwitansi dan PKB. Setelah itu, data servis yang akan diberikan dan data suku cadang yang dibutuhkan diserahkan ke kasir untuk dihitung perkiraan biaya yang harus dibayar oleh konsumen.
Perhitungan ini merupakan perhitungan biaya sementara karena pengecekan yang dilakukan masih secara umum saja. Informasi perkiraan biaya tersebut digunakan oleh konsumen untuk menentukan kesediaan membayar biaya servis dan penggantian komponen atau suku cadang. membuat surat bukti keluar kendaraan (SIKK) yang digunakan untuk keluar dari bengkel. Dokumen flow proses layanan mobil dapat digambarkan pada gambar 4.1.
4.2.2 Dokumen Flow Komputerisasi Proses Penjualan Mobil
Proses penjualan mobil yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada System Flow baru di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien. Proses penjualan mobil adalah proses dimana pelanggan akan melakukan pembelian mobil baik secara kredit atau tunai.
dengan memenuhi semua persyaratan baik itu pembayaran kredit maupun pembayaran tunai.
Setelah melakukan pembayaran, maka bagian administrasi membuat faktur jual dan Bukti Serah Terima Kendaraan Bermotor (BSTB) dengan membuat rangkap 3 yang dibagikan kepada pelanggan, kasir, dan administrasi (ADM). Bagian ADM akan membuat kartu utang kepada pelanggan yang melakukan pembayaran secara kredit.
Setelah itu, bagian sales mempersiapkan dan melengkapi dokumen yang diperlukan untuk penyerahan kendaraan. Setelah lengkap semua dokumen selesai bagian sales akan melakukan penyerahan kendaraan dan juga memberitahu semua informasi tentang semua data mobil yang dibeli oleh pelanggan. Dokumen flow proses penjualan dapat digambarkan pada gambar 4.2.
4.2.3 Dokumen Flow Komputerisasi Proses Pelunasan Piutang
Proses pelunasan piutang yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masi kurang efektif dan efisien. Terlihat pada sistem flow baru di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien dan masih membutuhkan waktu yang lama dan belum terkomputerisasi. Proses pelunasan piutang dilakukan oleh konsumen paling lambat satu bulan setelah tanggal transaksi.
Apabila kedua nota dan jumlah dari data pembayaran benar, kasir memberi stempel lunas pada kedua nota tersebut.
Nota penjualan kredit yang telah diberi stempel lunas lembar pertama dikembalikan kepada konsumen, sedangkan yang lembar kedua disimpan perusahaan. Kemudian kasir mengubah jumlah piutang konsumen yang bersangkutan yang ada pada buku piutang. Dokumen proses pelunasan piutang dapat digambarkan pada gambar 4.3.
4.2.4 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang menggambarkan level proses yang ada dalam Data Flow Diagram (DFD). Tingkat atas menunjukkan sistem yang dikembangkan, tingkat kedua merupakan level 0, tingkat ketiga merupakan level 1 dan tingkat keempat merupakan level 2 dari DFD. Diagram berjenjang Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.4.
4.2.5 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram menggambarkan aliran data yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini akan terlihat dengan jelas arus data yang mengalir dalam sistem baik dari eksternal entity ke proses, proses ke data store, proses ke proses, dan sebaliknya. Dalam pembuatan DFD ini akan dibuat mulai dari context diagram dan DFD level di bawahnya. Juga akan disertakan bagan berjenjang atau HIPO yang menggambarkan breakdown dari proses-proses yang ada pada DFD.
A. Context Diagram
Pada Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory ini terdiri dari 6 entitas (bagian), yaitu pelanggan, wiraniaga, service advisor, kasir , billing, mekanik, administration unit cabang, gudang dan manager. Keenam entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan sebagai hasil dari proses yang ada.
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang pada PT. Toyota Astra Motor
Pemilik menginputkan data master tersebut sebelum perusahaan menggunakan sistem yang sedang dikembangkan ini. Sebagai output sistem, pemilik perusahaan memperoleh laporan administrasi dan inventory, yaitu laporan penjualan, laporan layanan mobil pelanggan, laporan pelanggan, laporan jasa, laporan suku cadang, laporan pelanggan, laporan stok mobil, laporan harga mobil dan laporan pendapatan perusahaan. Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.6.
B. Data Flow Diagram Level 0
Laporan Mobil Pelanggan Laporan Jasa Laporan Stok Mobil
Laporan Suku Cadang Laporan Layanan Mobil Pelanggan
Laporan Penjualan Data Ketentuan Persyaratan Kredit
Stok Mobil
FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR
SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM
SPK KE GUDANG PKB KE SA SPK KE SALES
Surat Keterangan Penghasilan
NOTA JASA N BARANG N KWITANSI
DATA JASA
Laporan SPK Data Mobil
Laporan Pemberitahuan Mobil Ready
DATA SUKU CADANG FAKTUR JUAL DAN BSTB
Laporan Piutang Laporan SIKK Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid
Laporan PKB
0
System Informasi Administrasi Pelanggan
+
Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi dan Inventory pada PT. Toyota Astra Motor
[Laporan Layanan Mobil Pelanggan] Data Cari Ketentuan Kredit [Data Ketentuan Persyaratan Kredit]
[Stok Mobil]
[Kwitansi pembayaran kredit]
[Data Permintaan Mobil] [Laporan Indent]
[Kwitansi Pembayaran DP]
Data Ketentuan Kredit Penjualan Data Simpan Ketentuan Kredit
DATA MOBIL BARU
[Kartu keluarga]
[SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM]
[SPK KE SALES]
[NOTA JASA N BARANG N KWITANSI] [SPK KE GUDANG]
[PKB KE SA] [Data Pelanggan]
[Data Mobil]
[Surat Keterangan Penghasilan]
[FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR] [Laporan SPK]
[DATA JASA]
DATA PELANGGAN BARU
DATA MOBIL PELANGGAN [Laporan Pemberitahuan Mobil Ready]
[DATA INDENT]
[FAKTUR JUAL DAN BSTB] [STNK DAN PLAT]
[Laporan SIKK]
[Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid] [Laporan PKB]
Data Cari Stok Mobil Data Simpan Stok Mobil Data Cari Jasa Data Simpan Jasa Data Cari Suku Cadang Data Simpan Suku Cadang Data Simpan Mobil
C. Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Data
Proses mengelola data merupakan proses pengelolaan terhadap tabel master di dalam database. Proses yang ada meliputi proses simpan, dan proses ubah DFD level 1 proses mengelola data dapat dilihat pada gambar 4.8.
[Data Pegawai] [Data Cari Pegawai]
[Data Simpan Pegawai]
[Data Cari Ketentuan Kredit] [Data Ketentuan Persyaratan Kredit]
[Stok Mobil]
[Data Simpan Ketentuan Kredit] [DATA MOBIL BARU]
[Data Cari Stok Mobil] [Data Simpan Stok Mobil]
[Data Cari Jasa] [Data Simpan Jasa]
[Data Cari Suku Cadang] [Data Simpan Suku Cadang]
[Data Simpan Mobil]
12 KETENTUAN KREDIT 1.6
D. Data Flow Diagram Level 1 Melakukan Transaksi
Proses melakukan transaksi merupakan proses pengelolaan terhadap tabel transaksi di dalam database. Proses yang ada meliputi proses layanan mobil pelanggan, proses penjualan mobil, dan proses pelunasan piutang DFD level 1 proses melakukan transaksi dapat dilihat pada gambar 4.9.
Laporan Pembayaran Angsuran Laporan Pembayaran Lunas Data Piutang Penjualan Mobil
[Kwitansi Pembayaran DP] [Laporan SPK] [Kwitansi pembayaran kredit]
[Data Permintaan Mobil] [Laporan Indent] [Data Ketentuan Kredit Penjualan]
DATA PELANGGAN BARU PENJUALAN
[DATA MOBIL BARU]
[PKB KE SA] [SPK PEMBAYARAN VALID BUAT ADM]
[FAKTUR JUAL DAN BSTB BUAT KASIR]
[Kartu keluarga] [Surat Keterangan Penghasilan] [SPK KE GUDANG]
[SPK KE SALES]
[NOTA JASA N BARANG N KWITANSI] DATA PELANGGAN BARU LAYANAN
[DATA PELANGGAN BARU]
[DATA MOBIL PELANGGAN]
[Laporan Pemberitahuan Mobil Ready]
Data Cari Pelanggan
ID Pelanggan Surat Pemberitahuan Mobil Indent Ready
[Data Simpan Indent]
[FAKTUR JUAL DAN BSTB] [STNK DAN PLAT]
[Laporan Piutang]
[Laporan SIKK]
[Nota Jasa Barang Dan Kwitansi Valid] [Laporan PKB]
E. Data Flow Diagram Level 1 Membuat Laporan
Proses membuat laporan adalah merupakan gambaran proses membuat laporan dalam memberikan informasi kepada manager. DFD level 1 membuat laporan dapat dilihat pada gambar 4.10.
[Laporan Suku Cadang] [Laporan Penjualan]
[Laporan Mobil Pelanggan]
[Laporan Layanan Mobil Pelanggan] [Laporan Jasa]
Data Membuat Laporan Susuai dengan kondisi yg diinginkan Jenis Laporan Yg dipilih
[Data Layanan Mobil] [Data Stok Mobil]
[Data Jasa]
F. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Pelanggan
Proses mengelola data pelanggan adalah menggambarkan proses mengelola data pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.11.
[Data Cari Pelanggan] [DATA PELANGGAN BARU]
[Data Simpan Pelanggan] Data Ubah Pelanggan yg Disimpan
Data Pelanggan yg Disimpan
Data Ubah Pelanggan Data Simpan Pelanggan baru
Data Maintenance Pelanggan
Gambar 4.11 DFD Level 2 Subproses 1.1 Mengelola Data Pelanggan
G. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Mobil Pelanggan
Proses mengelola data mobil pelanggan adalah menggambarkan proses mengelola data mobil pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data mobil pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.12.
[Data Cari Mobil] [DATA MOBIL BARU]
[Data Mobil] Data Ubah Mobil yg disimpan [Data Simpan Mobil] Data Mobil yg disimpan
Data Ubah Mobil Data Simpan Mobil Baru
Data Maintenance Mobil
H. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Suku Cadang
Proses mengelola data suku cadang adalah menggambarkan proses mengelola data suku cadang pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data suku cadang dapat dilihat pada gambar 4.13.
[Data Cari Suku Cadang]
Data Ubah Suku Cadang yg disimpan Data Baru yg disimpan
[Data Simpan Suku Cadang
Data Ubah Suku Cadang Data baru Suku Cadang
Data Maintenance suku cadang [DATA SUKU CADANG]
Gambar 4.13 DFD Level 2 Subproses 1.3 Mengelola Data Suku Cadang
I. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Jasa
Proses mengelola data jasa adalah menggambarkan proses mengelola data jasa pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data jasa dapat dilihat pada gambar 4.14.
[Data Cari Jasa] [DATA JASA]
Data Hapus Jasa yg disimpan
Data Baru Jasa yg disimpan
[Data Simpan Jasa]
J. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Stok Mobil
Proses mengelola data stok mobil adalah menggambarkan proses mengelola data stok mobil pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data stok mobil dapat dilihat pada gambar 4.15.
[Data Cari Stok Mobil] [Stok Mobil]
[Data Simpan Stok Mobil] Data Ubah yg disimpan
Data Baru Stok Mobil yg disimpan
Data Ubah Stok Mobil Data Baru Stok Mobil
Data Maintenance Stok Mobil
5 STOK MOBIL
Gambar 4.15 DFD Level 2 Subproses 1.5 Mengelola Data Stok Mobil
K. Data Flow Diagram Level 2 Subproses Mengelola Data Ketentuan Kredit
Proses mengelola data stok mobil adalah menggambarkan proses mengelola data stok mobil pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data ketentuan kredit dapat dilihat pada gambar 4.16.
[Data Cari Ketentuan Kredit] ata Ketentuan Persyaratan Kredit]
[Data Simpan Ketentuan Kred Data Ubah Ketentuan Kredit yg disimpan
Data Ketentuan Kredit yg disimpan
Data Ubah Ketentuan Kredit Data Simpan Ketentuana Kredit
Data Maintenance Ketentuan Kredit
12KETENTUAN
