PERSEWAAN APARTEMEN PADA PURI DARMO
SERVICED RESIDENCE
KERJA PRAKTEK
Nama
:
Angga Prasongko Santoso
NIM
:
10.41010.0087
Program
: S1 (Strata Satu)
Jurusan
:
Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
vii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Permasalahan ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Permasalahan ... 2
1.4 Tujuan ... 2
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Sejarah Puri Darmo Serviced Residence ... 5
2.2 Visi Puri Darmo Serviced Residence ... 5
2.3 Misi Puri Darmo Serviced Residence ... 5
2.4 Lokasi Perusahaan ... 6
2.5 Struktur Organisasi Puri Darmo Serviced Residence ... 6
2.6 Fungsi Setiap Departemen Puri Darmo Serviced Residence... 6
2.7 Proses Bisnis Departemen Front Office di Puri Darmo Serviced Residence ... 8
STIKOM
viii
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1 Definisi Sistem ... 9
3.2 Karakteristik Sistem ... 10
3.3 Definisi Sistem Informasi ... 10
3.4 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi ... 12
3.5 Bagan Alir Sistem ... 14
3.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 16
3.7 Entity Relationship Diagram ... 17
3.8 Definisi Persewaan ... 18
3.9 Definisi Apartemen... 19
3.10 Landasan-landasan Teknologi ... 20
3.10.1 Definisi Power Designer ... 20
3.10.2 Definisi HTML ... 21
3.10.3 Definisi PHP ... 21
3.10.4 Definisi XAMPP ... 22
3.10.5 Definisi MySQL ... 23
BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 24
4.1 Analisis Sistem ... 24
4.1.1 Spesifikasi Kebutuhan ... 25
4.2 Perancangan Sistem ... 38
4.2.1 System Flow ... 38
4.2.2 Data Flow Diagram ... 42
4.2.3 Perancangan Database ... 48
4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel ... 50
STIKOM
ix
4.2.5 Desain Input/Output ... 55
4.2.6 Uji Kelayakan Perancangan Sistem ... 65
BAB V PENUTUP ... 70
5.1 Kesimpulan ... 70
5.2 Saran ... 70
DAFTAR PUSTAKA ... 71 LAMPIRAN ... Lampiran-1
STIKOM
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 System Flow Check In ... 39
Gambar 4.2 System Flow Memproses Tagihan Tamu ... 40
Gambar 4.3 System Flow Check Out... 41
Gambar 4.4 Context Diagram ... 42
Gambar 4.5 DFD Level 0 ... 43
Gambar 4.6 DFD Level 1 Melakukan Reservasi Kamar ... 44
Gambar 4.7 DFD Level 1 Melakukan Check In ... 45
Gambar 4.8 DFD Level 1 Memproses Tagihan Tamu ... 46
Gambar 4.9 DFD Level 1 Membuat Laporan ... 47
Gambar 4.10 Conceptual Data Model (CDM) ... 48
Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM) ... 49
Gambar 4.12 Form Reservasi Kamar ... 56
Gambar 4.13 Form Registrasi Kamar ... 58
Gambar 4.14 Form Posting Tagihan Tamu ... 60
Gambar 4.15 Form Pembayaran Tagihan Tamu ... 62
Gambar 4.16 Membuat Laporan ... 64
Gambar 4.17 Form Laporan Reservasi Kamar ... 64
Gambar 4.18 Form Laporan Registrasi Kamar ... 65
Gambar 4.19 Form Laporan Pendapatan FO ... 65
STIKOM
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Sistem... 15
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram ... 16
Tabel 4.1 Tabel Tamu ... 50
Tabel 4.2 Tabel Jenis Kamar ... 51
Tabel 4.3 Tabel Kamar ... 51
Tabel 4.4 Tabel Reservasi Kamar ... 52
Tabel 4.5 Tabel Registrasi Kamar ... 52
Tabel 4.6 Tabel Barang ... 53
STIKOM
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Balasan Instansi ... Lampiran-1 Lampiran 2 Form KP-5 (Acuan Kerja) ... Lampiran-2 Lampiran 3 Form KP-5 (Garis Besar Rencana Kerja Mingguan) ... Lampiran-3 Lampiran 4 Form KP-6 (Log harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja) ... Lampiran-4 Lampiran 5 Form KP-6 (Log harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja) - Lanjutan... Lampiran-5 Lampiran 6 Form KP-7 (Kehadiran Kerja Praktek) ... Lampiran-6 Lampiran 7 Form KP-7 (Kehadiran Kerja Praktek) - Lanjutan ... Lampiran-7 Lampiran 8 Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... Lampiran-8 Lampiran 9 Kartu Bimbingan Kerja Praktek - Lanjutan ... Lampiran-9 Lampiran 10 FTR Tamu... Lampiran-10 Lampiran 11 FTR Front Office Manger... Lampiran-11 Lampiran 12 FTR Departemen-Departemen Lain ... Lampiran-12 Lampiran 13 FTR Keuangan ... Lampiran-13
STIKOM
iv
Analisis dan perancangan sistem informasi persewaan apatemen pada Puri Darmo Serviced Residence adalah sebuah analisis dan perancangan sistem persewaan apartemen yang dilatarbelakangi oleh kebutuhan pengelola Puri Darmo Serviced Residence untuk meningkatkan mutu pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggannya dengan mempercepat proses persewaan apartemen.
Berdasarkan survey dan wawancara dengan pihak departemen front
office Puri Darmo Serviced Residence, didapatkan informasi bahwa sistem yang
digunakan saat ini masih kurang membantu staf front office dalam melayani persewaan apartemen kepada pelanggan dikarenakan masih sulitnya penggunaan sistem yang ada sehingga waktu yang dibutuhkan dalam melayani persewaan apartemen kepada pelanggan menjadi lama.
Dengan adanya analisis dan perancangan sistem informasi persewaan apartemen ini diharapakan dapat memenuhi kebutuhan user dan bisa meningkatkan pelayanan persewaan kepada pelanggan dengan cepat dan tepat serta kepuasan pelanggan dapat tercapai dan terjaga. Analisis dan perancangan sistem ini dibuat juga untuk membantu menghasilkan informasi persewaan apartemen yang digunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan. Disamping itu, analisis dan perancangan sistem ini juga dibuat untuk memberikan gambaran yang jelas kepada pemrogram komputer.
Kata kunci: Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Persewaan Apartemen
STIKOM
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Permasalahan
Dengan semakin pesatnya persaingan antar perusahaan maka semakin besar tantangan yang harus dihadapi oleh perusahaan untuk mengembangkan perusahaannya. Salah satu cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar dapat mengembangkan perusahaan dengan baik adalah dengan cara menjaga hubungan baik dengan pelanggan melalui pemberian pelayanan yang terbaik dan ramah.
Puri Darmo Serviced Residence adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang di bidang jasa. Perusahaan ini merupakan sebuah perusahaan apartemen yang menyewakan ruangan atau kamar sebagai tempat istirahat pelanggannya. Perusahaan ini terletak di Jl. Raya Kupang Baru no 17 A Surabaya. Perusahaan ini memberikan pelayanan persewaan apartemen baik harian ataupun bulanan, dan baik untuk individual maupun keluarga. Dengan memberi bermacam-macam tipe kamar atau ruangan sesuai dengan kapasitas orang yang akan menghuninya.
Dalam memberikan pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggan, Puri Darmo Serviced Residence memiliki sebuah sistem persewaan aprtement. Aplikasi yang digunakan bernama RASIO. Aplikasi ini memberikan informasi pelanggan dan kamar yang diinginkan pelanggan. Namun petugas atau staf Front
Office masih mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi ini. Hal ini
dikarenakan tampilan aplikasi tidak sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan oleh user atau staf Front Office.
STIKOM
Dari permasalahan tersebut maka perlu dibangun sebuah sistem informasi persewaan apartemen pada Puri Darmo Serviced Residence yang mudah pengoperasiannya sehingga memudahkan pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggan.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun sebuah analisis dan perancangan sistem informasi persewaan apartemen pada Puri Darmo Serviced Residence yang mudah pengoperasiannya sehingga dapat memudahkan pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggan.
1.3 Batasan Permasalahan
Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka batasan masalah dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
1. Analisis dan perancangan sistem informasi persewaan apatemen pada Puri Darmo Serviced Residence ini hanya mencakup proses persewaan apartement di departemen Front Office, mulai dari pemesanan, check in, pembayaran tagihan dan check out.
2. Sistem ini diselesaikan dengan berbasis web menggunakan bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP) dan perancangan database menggunakan MySQL.
1.4 Tujuan
Berdasarkan batasan masalah diatas, tujuan yang ingin dicapai melalui kerja praktek ini adalah membuat sebuah perancangan sistem informasi persewaan apartemen pada Puri Darmo Serviced Residence yang mudah pengoperasiannya
STIKOM
sehingga memudahkan dan mempercepat pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggan.
1.5 Kontribusi
Diharapkan setelah proyek Kerja Praktek (KP) ini selesai, maka akan memberikan kemudahan dalam kecepatan pelayanan dan keakuratan data bagi pihak Front Office Puri Darmo Serviced Residence dalam memberikan pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggan. Sehingga proses persewaan apartemen dapat dilakukan kurang dari 5 menit.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi gambaran umum instansi yakni Puri Darmo Serviced Residence, visi dan misi, struktur organisasi, job desc dari struktur organisasi tersebut, dan proses bisnis departemen Front
Office.
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam analisis dan desain sistem yaitu Sistem, Sistem Informasi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Bagan Alir Sistem, Data Flow
STIKOM
Diagram, Entity Relationship Diagram, Persewaan dan
Apartemen.
BAB IV : DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa sistem, pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram,
entity relationship diagram berupa CDM & PDM, struktur tabel,
dan implementasi sistem berupa desain I/O, serta uji kelayakan perancangan sistem.
BAB V : PENUTUP
Berisi kesimpulan mengenai sistem yang telah dibuat yakni berupa hasil perancangan sistem informasi persewaan apartemen pada Puri Darmo Serviced Residence, dan saran untuk perbaikan perancangan sistem di masa mendatang.
LAMPIRAN
Dalam bagian ini penulis menyertakan beberapa lampiran yang menunjang kerja praktek ini.
STIKOM
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Puri Darmo Serviced Residence
Puri Darmo Serviced Residance adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Perusahaan ini merupakan sebuah perusahaan apartement yang menyewakan ruangan atau kamar sebagai tempat istirahat pelanggannya. Perusahaan ini memberikan pelayanan apartement baik harian ataupun bulanan, dan bai untuk individual maupun keluarga. Dengan memberi bermacam-macam tipe kamar atau ruangan sesuai dengan kapasitas orang yang akan menghuninya.
Selain itu Apartemen Puri Darmo ini juga memberikan fasilitas layanan selain kamar. Fasilitas itu antara lain Restaurant dan Banquiet, Fitness Center dan Gymnasium, lapangan tenis dan olahraga, serta mini market. Pelayanan security dan customer service juga 24 jam.
2.2 Visi Puri Darmo Serviced Residence
Menjadi perusahan properti pilihan pertama bagi pelanggan yang aman dan nyaman.
2.3 Misi Puri Darmo Serviced Residence
Untuk mewujudkan visi yang dimiliki, Puri Darmo Serviced Residence mempunyai misi sebagai berikut:
1. Menyediakan fasilitas ekslusif bagi pelanggan yang nyaman. 2. Membuat dekorasi unit yang stylish dan modern.
3. Menyediakan fasilitas pelayanan dan keamanan 24 jam.
STIKOM
2.4 Lokasi Perusahaan
Lokasi Puri Darmo Serviced Residence tepatnya berada di Jalan Raya Kupang Baru No. 17A Surabaya 60189 - Indonesia. Sedangkan tempat kerja penulis selama melaksanakan Kerja Praktek berada di departemen Front Office.
2.5 Struktur Organisasi Puri Darmo Serviced Residence
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Puri Darmo Serviced Residence
2.6 Fungsi Setiap Departemen Puri Darmo Serviced Residence
Puri Darmo Serviced Residence terdiri atas beberapa departemen diantaranya Departemen Front Office, Departemen Marketing, Departemen
Engineering, Departemen Restaurant, Departemen Security, Departemen
Housekeeping, dan Departemen Finance. Seluruh departemen tersebut dikepalai
oleh Operational Manager yang akan bertanggungjawab langsung kepada Owner Puri Darmo Serviced Residence. Berikut ini pembagian tugas dari masing-masing departemen yang ada di Puri Darmo Serviced Residence:
1. Departemen Front Office
Departemen Front Ofiice merupakan sebuah departemen pada Puri Darmo Serviced Residence yang memiliki tugas dan fungsi dalam
Operational Manager Front Office Manager PDSR Owner Marketing Manager Finance Manager Housekeeping Security Supervisor Engineering Coordinator Chef Coordinator Assistant of FOM Information Technology (IT) Guest Relation Officer Pool Technican
melayani pelanggan atau tamu mulai dari pemesanan unit, check in, pembayaran tagihan sampai dengan tamu check out.
2. Departemen Marketing
Departemen Marketing merupakan sebuah departemen pada Puri Darmo Serviced Residence yang memiliki tugas dan fungsi dalam memasarkan unit apartement untuk mendapatkan pelanggan baik pelanggan individual maupun pelanggan perusahaan yang akan menyewa apartemen.
3. Departemen Engineering
Departemen Engineering adalah sebuah departemen yang memiliki peran dan tanggung jawab dalam merawat dan memperbaiki peralatan yang dimiliki perusahaan baik peralatan kelistrikan maupun peralatan bangunan.
4. Departemen Restaurant
Departemen Restaurant adalah sebuah departemen yang memiliki peran dalam memberikan layanan kamar pada pelanggan.
5. Departemen Security
Departemen Seurity adalah sebuah departemen yang memiliki peran dan tanggung jawab dalam menjaga keamanan dan kenyamanan.
6. Departemen Housekeeping
Departemen Housekeeping adalah sebuah departemen yang memiliki peran dalam memberikan pelayanan pembersihan kamar atau unit tamu.
7. Departemen Finance
Departemen Finance adalah sebuah departemen yang bertanggungjawab dalam mengelola dan melaporkan keuangan perusahaan.
STIKOM
2.7 Proses Bisnis Departemen Front Office di Puri Darmo Serviced
Residence
Departemen Front Office merupakan salah satu departemen yang sangat berperan penting dalam pemberian pelayanan persewaan apartemen kepada pelanggan. Hal ini dikarenakan front offce berinteraksi langsung dengan pelanggan. Staff front office akan memberikan melayani pelanggan mulai dari pelanggan melakukan pemesanan apartemen, melakukan check in, proses pembayaran tagihan, sampai dengan proses check out.
Ada 72 unit apartemen yang dikelola Puri Darmo Serviced Residence. Untuk menunjang pelayanan persewaan apartemen tersebut, staf front office menggunakan aplikasi RASIO. Namun tampilan aplikasi yang kurang mudah penggunaannya membuat pelayanan persewaan apartemen membutuhkan waktu yang lama. Sebagai contoh, proses check in, staf front office membutuhkan waktu kurang lebih 10 menit. Hal ini dikarenakan membutuhkan 2 (dua) kali proses dalam aplikasi RASIO. Padahal setiap kali check in bisa terdapat 3 sampai 4 pelanggan yang check in. Sehingga menimbulkan antrian yang lama dan membuat tamu merasa kesal karena menunggu lama. Demikian juga pada saat pembayaran tagihan, staf front offfice melakukan pemilihan dulu data tagihan yang akan dibayar karena tidak dipisahkan antara tagihan sewa kamar dengan tagihan pengeluran kamar. Hal ini bisa menjadikan salah data tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan.
Oleh kareana itu, staf front office memerlukan tampilan aplikasi yang mudah pengoperasiannya dan akurat memberikan data. Sehingga bisa melayani proses persewaan apartemen dan pembayaran tagihan dengan cepat dan tepat.
STIKOM
9
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Definisi Sistem
Menurut Sukoco (2007), sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang menjelaskannya.
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem adalah :
1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien 2. Salah satu alat pengendali biaya
3. Untuk mengefisiensikan aktivitas yang dilakukan dalam kantor 4. Alat bantu pencapaian tujuan organisasi
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut :
1. Pengoperasian yang kurang fleksibel dan menjadikan sistem tidak berfungsi optimal.
2. Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan meyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur, atau sistem baru yang diterapkan perusahaan.
4. Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi.
STIKOM
3.2 Karakteristik Sistem
Menurut Sukoco (2007), sebuah sistem yang baik memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
2. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maunpun menggnggu fungsi utama
3. Sistematis, Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada
4. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang ditentukan.
5. Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan.
6. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan pengguanaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.
3.3 Definisi Sistem Informasi
Dalam bukunya, (Kusrini, 2007) mendefinisikan sistem informasi secara
umum adalah: “Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi
terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam
pengambilan keputusan.” Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem
STIKOM
informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terorganisir untuk melakukan proses yang diinginkan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati guna mengambil keputusan.
Menurut Ferdinandus, Wowor, & Lumenta (2011) Sistem informasi (SI) adalah kombinasi dan teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi anatar orang, proses algoritmik, data dan teknologi. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini meyimpan, mengambil, mengubah, mengolah, dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan lainnya.
Kata “sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen
yang memeliki keterkaitan anatara yang satu dengan lainnya. Dari definisi sistem,
maka dapat didefinisikan bahwa “Sistem Informasi adalah suatu sistem yang
dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi.”
Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi. Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta
produk-STIKOM
produknya, sistem informasi yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.
Sistem informasi juga berfungsi sebagai alat bantu kompetisi bagi organisasi dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem Informasi dituntut tidak hanya mengolah data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang mampu menambah nilai kampetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi yang tepat bagi pengguna.
3.4 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Menurut (Kendal K. E., 2003) Analisis dan Perancangan Sistem berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau menstranformasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi.
Analisis yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap
STIKOM
analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan penyusunan sistem gagal.
Untuk itu diperlakukan ketelitian didalam mengerjakan sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan didalam menganalisis sistem adalah :
a. Tahap perencanaan sistem b. Tahap analisis sistem c. Tahap perancangan sistem d. Tahap penerapan sistem
e. Membuat laporan dari hasil analisis
Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisis yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisis. Jika semua permasalahan telah diiddentifikasi, dilanjutkan dengan memperlajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisis dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisis sebbelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini harus
STIKOM
dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi agar terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan yang lain. Selain itu dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya menentukan berbagai bentuk dan isi laporan berserta pemasukan data.
Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat kembali analisis dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.
3.5 Bagan Alir Sistem
Menurut Basuki (2003), system flow adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimaana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pada fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Bagan alir sistem menggunakan simbol sebagaimana terdapat pada Tabel 3.1.
STIKOM
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Sistem
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
2 Keputusan Simbol keputusan digunakan
untuk menggambarkan suatu kondisi yang mengharuskan sistem untuk memilih tindakan yang akan dilakukan berdasarkan kriteria tertentu.
3 Operasi manual Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat dihilangkan dari sistem yang ada
4 Database Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data pada sistem yang akan dibuat.
STIKOM
5 Proses Simbol proses digunakan untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat
6 Input manual Simbol Proses yang digunakan
untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.
3.6 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram yang lebih dikenal dengan DFD adalah sebuah alat
dokumentasi grafis yang mengguanakan beberapa symbol, sebagaimana terdaftar pada Tabel 3.2, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling terhubung.
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 External
Entity atau Boundary
Simbol ini menunjukkan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa
STIKOM
input atau menerima output
2 Data Flow
atau Aliran Data
Aliran data dapat digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut
3
0
PRCS_1
Proses Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang kelur. Suatu proses mempuyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.
4
1 Stor_3
Data Store Data store merupakan simpanan
dari data yang dapat berupa file atau catatan manual, dan suatu agenda atau buku. Data store digunakan untuk menyimpan data sebelum dan sesudah proses lebih lanjut
3.7 Entity Relationship Diagram
Menurut Kendall dan Kendall (2004), Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar tiap entitas dan relasinya. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :
STIKOM
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar table yang menggunakan bersama sebuah kolom
primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk
alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antar table dimana satu record pada satu table terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.
3. Many to many relationship
Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada suatu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemen.
3.8 Definisi Persewaan
Pengertian sewa-menyewa menurut Pasal 1548 KUH Perdata
menyebutkan bahwa: “Perjanjian sewa-menyewa adalah suatu perjanjian,
denganmana pihak yang satu mengikatkan dirinya untuk memberikan kepada pihak yang lainnya kenikmatan dari suatu barang, selama waktu tertentu dan dengan pembayaran suatu harga, yang oleh pihak tersebut belakangan telah
disanggupi pembayarannya.”
STIKOM
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, sewa berarti pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa dan menyewa berarti memakai dengan membayar uang sewa.
3.9 Definisi Apartemen
Menurut Akmal (2007), apartemen adalah suatu ruang atau beberapa ruang dirancang sebagai tempat tinggal yang biasanya satu atau beberapa ruang mempunyai bentuk yang sama dan terletak pada bangunan untuk tempat tinggal yang mempertimbangkan efesiensi dan keindahan pada suatu daerah yan g terbatas. Apartemen termasuk bangunan komersil, seperti bangunan perkantoran, pusat perbelanjaan dan banyak lain. Bangunan komersil umumnya diperuntukkan untuk layanan dan kebutuhan untuk masyarakat umum.
Ada tiga jenis apartemen berdasarkan tipe pengelolaannya (Akmal, 2007), yaitu:
1. Serviced Apartement
Apartemen yang dikelola secara menyeluruh oleh manajemen tertentu. Biasanya menyerupai cara pengelolaan sebuah hotel, yaitu penghuni penghuni mendapatkan pelayanan seperti hotel bintang lima, misalnya unit berperabotan lengkap, housekeeping, layanan kamar, laundry, dan
business centre.
2. Apartemen Milik Sendiri
Apartemen yang dijual dapat dibeli oleh individul. Mirip dengan apartemen sewa, apartemen ini juga tetap memiliki pengelola yang mengurus fasilitas umum penghuninya.
STIKOM
3. Apartemen Sewa
Apartemen yang disewa oleh individu tanpa pelayanan khusus. Meskipun demikian, tetap ada manajemen apartemen yang mengatur segala sesuatu berdasarkan kebutuhan bersama seperti sampah, pemeliharaan bagnunan,
lift, koridor, dan fasilitas umum lainnya. Persewaan dilakukan sesuai
dengan jangka waktu yang disepakati bersama. Biaya yang harus dikeluarkan bagi penyewa adalah biaya sewa.
3.10 Landasan-landasan Teknologi
Dalam analisis dan perancangan suatu sistem, tentunya membutuhkan suatu tool atau alat berupa software. Tools atau software yang dipakai adalah Power Designer untuk mendesain sistem dan merancang Entity Relationship
Diagram (ERD), HyperText Markup Language (HTML) dan CSS untuk membuat
tampilan aplikasi, bahasa pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP) , XAMPP sebagai web server, dan menggunakan basis data dari MySQL.
3.10.1 Definisi Power Designer
Power designer merupakan suatu tools berupa software untuk mendesain system dan rancangan Entity Relation Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh Sybase. Ada dua model data yaitu : Entity Relationship Diagram (ERD) dan model relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskrisikan perancangan basis data pada peringkat logika. Model ERD dan Conceptual Data Model (CDM) : model yang dibuat berdasrkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu. Model Relational atau Physical Data Model (PDM) : model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta
STIKOM
hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom dimana. Setiap kolom memiliki nama yang unik.
3.10.2 Definisi HTML
HyperText Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa standar
yang digunakan oleh browser internet untuk membuat halaman dan dokumen pada sebuah web yang kemudian dapat diakses dan dibaca layaknya sebuah artikel. HTML juga dapat digunakan sebagai penghubung antara file-file dalam situs atau dalam komputer dengan menggunakan localhost.
3.10.3 Definisi PHP
PHP adalah singkatan dari “PHP: Hypertext Preprocessor”, yaitu bahasa
pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pemgembangan sebuah situs web dan bisa digunakan bersama dengan HTML. PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf pertama kali tahun 1994. Pada awalnya PHP adalah singkatan dari Personal Home Page Tools. Selanjutnya diganti menjadi FI (Form Interpreter). Sejak versi 3.0, nama bahasa ini diubah menjadi “PHP:
Hupertext Preprocessor” dengan singkatannya “PHP”.
Script PHP adalah bahasa program yang berjalan pada sebuah webserver, atau sering disebut server-side. Oleh karena itu, PHP dapat melakukan apa saja yang bisa dilakukan program CGI lain, yaitu mengolah data dengan tipe apapun, menciptakan halaman web yang dinamis, serta menerima dan menciptakan
cookies, dan bahkan PHP bisa melakukan lebih dari itu.
STIKOM
3.10.4 Definisi XAMPP
XAMPP adalah singkatan yang masing-masing hurufnya adalah:
X: Program ini dapat dijalankan dibanyak sistem operasi, seperti Windows, Linux, Mac OS, dan Solaris.
A: Apache, merupakan aplikasi web server. Tugas utama Apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada user berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web. jika diperlukan juga berdasarkan kode PHP yang dituliskan,maka dapat saja suatu database diakses terlebih dahulu (misalnya dalam MySQL) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.
M: MySQL, merupakan aplikasi database server. Perkembangannya disebut SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang digunakan untuk mengolah database. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database beserta isinya. Kita dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.
P: PHP, bahasa pemrograman web. Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan kita untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. Sistem manajemen basis data yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQl. namun PHP juga mendukung sistem manajement database Oracle, Microsoft
Access, Interbase, d-base, PostgreSQL, dan sebagainya.
P: Perl, bahasa pemrograman.
STIKOM
3.10.5 Definisi MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak database (basis data) sistem terbuka yang sangat terkenal di kalangan pengembang sistem database dunia yang digunakan untuk berbagai aplikasi terutama untuk aplikasi berbasis web. MySQL mempunyai fungsi sebagai Structured Query Language (SQL) telah diperluas. MySQL umumnya digunakan bersama dengan PHP untuk membuat aplikasi yang dinamis dan powerful.
STIKOM
24
BAB IV
DESKRIPSI SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah langkah pertama untuk membuat suatu sistem baru. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme persewaan apartemen. Selanjutunya dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada pada Puri Darmo Serviced Residence, khususnya mengenai sistem persewaan apartemen.
Dalam pengembangan sistem informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja khususnya pihak Front Office untuk meningkatkan pelayanan persewaan apartemen pada pelanggan atau tamu.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari pembuatan sistem informasi persewaan apartemen yang meliputi pemesanan unit,
check in, pembayaran tagihan, hingga proses check out. Untuk pembuatan sistem
informasi ini dibutuhkan dibutuhkan keterangan dari user dalam penggunaan aplikasi yang dibutuhkan dan diinginkan. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan tampilan aplikasi yang mudah penggunaannya dan cepat prosesnya atau tampilan yang userfriendly.
STIKOM
4.1.1 Spesifikasi Kebutuhan
Setelah menganalisa proses bisnis yang ada di Puri Darmo Serviced Residence, maka spesifikasi kebutuhan yang diperlukan dalam analisis dan perancangan sistem informasi persewaan apartemen ini antara lain:
4.1.1.1 Karakteristik Pengguna
No Pengguna Tanggung Jawab Fungsi
1 Tamu Memasukkan data tamu,
melakukan reservasi, melakukan proses check in, memesan pesanan, melakukan pembayaran tagihan tamu dan melakukan proses check out.
Melakukan proses
check in, memesan
pesanan, membayar tagihan tamu, melakukan proses
check out.
2 Front Office
Manager
Membuat laporan persewaan kamar
Mencetak laporan reservasi kamar, mencetak laporan registrasi kamar, mencetak laporan pendapatan tagihan sewa kamar, mencetak laporan check out. 3
Departemen-Departemen Lain
Melakukan proses posting tagihan tamu
Memposting tagihan tamu
STIKOM
4 Keuangan Membuat laporan pendapatan tagihan sewa kamar, membuat laporan tagihan tamu,
membuat laporan pendapatan tagihan tamu.
Mencetak laporan pendapatan sewa kamar, mencetak laporan tagihan tamu, mencetak laporan pendapatan tagihan tamu.
4.1.1.2 Kebutuhan Subsets
1. Hardware
Adapun spesifikasi kebutuhan hardware yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan sistem informasi persewaan apartemen ini adalah sebagai berikut:
1 (satu) unit komputer untuk programming dan design Nama unit : (bebas)
Processor : Core i3 or higher
RAM : 2 GB or higher
VGA : On-board 1 GB or higher
HDD : 1 TB or higher
2. Tools
Adapun spesifikasi kebutuhan tools yang akan digunakan untuk mengembangkan aplikasi ini adalah sebagai berikut :
STIKOM
Adobe Photoshop
Tools ini digunakan untuk mendesain layout aplikasi yang akan dibuat. Photoshop yang digunakan adalah minimal versi CS3.
Microsoft Visual Studio
Tools ini digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web.
Microsoft Word
Tools ini digunakan untuk pengolahan data yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan lan-lain.
Power Designer
Tools ini digunakan untuk mendesain sistem dan database yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi persewaan apartemen ini.
4.1.1.3 Kebutuhan Fungsional
1. Check In
Nama Fungsi Check In
Kebutuhan Terkait Proses membuat reservasi kamar dan melakukan check in.
Tujuan Membuat reservasi kamar, melakukan
check in dan melakukan pembayaran
sewa kamar.
Prasyarat Identitas tamu sudah tersimpan
Kondisi Akhir Sukses Reservasi kamar berhasil dan check in
STIKOM
berhasil
Kondisi akhir gagal Jika ada kegagalan maka sistem tidak dapat menyimpan reservasi kamar dan
check in tidak berhasil
Aktor Utama Tamu
Aktor Sekunder Tidak ada
Pemicu Tamu memilih fungsi reservasi kamar
Alur Utama Langkah Aksi
1 Tamu memberikan data identitas diri
2 Sistem akan memverifikasi data identitas diri
3 Jika identitas diri sudah ada maka proses reservasi dilakukan
4 Tamu memilih kamar yang diinginkan
5 Sistem menampilkan kamar-kamar yang tersedia
6 Tamu memilih kamar dan menyimpan reservasi kamar 7 Tamu melakukan proses
check in
8 Tamu membayar biaya sewa
STIKOM
kamar
9 Sistem menyimpan pembayaran sewa kamar 10 Tamu mendapatkan nota pembayaran sewa kamar
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
3.1 Jika data identitas diri tamu belum ada maka tamu nput data identitas tamu baru
2. Membuat Laporan Front Office
Nama Fungsi Membuat Laporan Front Office
Kebutuhan Terkait Proses membuat laporan pendapatan reservasi kamar, laporan registrasi kamar, laporan tagihan sewa kamar, laporan
check out.
Tujuan Membuat laporan pendapatan reservasi
kamar, laporan registrasi kamar, laporan tagihan sewa kamar, laporan check out.
Prasyarat Reservasi tamu sudah dibuat
Kondisi Akhir Sukses Laporan berhasil dicetak
Kondisi akhir gagal Jika ada kegagalan maka sistem tidak dapat mencetak laporan
Aktor Utama Front Office Manager
STIKOM
Aktor Sekunder Tidak ada
Pemicu Front Office Manager memilih menu
laporan
Alur Utama Langkah Aksi
1 Front Office Manager
membuka aplikasi persewaan apartemen 2 Sistem akan menampikan
menu aplikasi sistem persewaan apartemen
3 Front Office Manager
memilih menu laporan
4 Front Office Manager
memilih jenis laporan
5 Front Office Manager
mencetak laporan
6 Laporan berhasil dicetak
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
4.1 Front Office Manager
memilih laporan reservasi kamar
4.2 Front Office Manager
memilih laporan registrasi kamar
STIKOM
4.3 Front Office Manager
memilih laporan pendapatan tagihan sewa kamar
4.4 Front Office Manager
memilih laporan check out
3. Memposting Tagihan Tamu
Nama Fungsi Memposting Tagihan Tamu
Kebutuhan Terkait Proses membuat tagihan tamu
berdasarkan pesanan yang dipesan tamu
Tujuan membuat tagihan tamu berdasarkan
pesanan yang dipesan tamu.
Prasyarat Pesanan tamu sudah dibuat
Kondisi Akhir Sukses Tagihan tamu berhasil disimpan Kondisi akhir gagal Jika ada kegagalan maka sistem tidak
dapat menyimpan tagihan tamu
Aktor Utama Departemen-departemen lain
Aktor Sekunder Tamu
Pemicu Departemen-departemen lain memilih
menu posting tagihan tamu
Alur Utama Langkah Aksi
1 Tamu memesan pesanan 2 Sistem akan memverifikasi
no kamar dan ketersedian
STIKOM
pesanan yang dipesan tamu 3 Sistem menyimpan pesanan 4 Departemen-departemen
lain memposting pesanan tamu kedalam tagihan tamu 5 Sistem menyimpan tagihan
tamu
6 Tagihan tamu tersimpan 7 Departemen-departemen
lain membuat laporan tagihan tamu
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
2.1 Sistem memveifikasi nomer kamar berdasarkan registrasi kamar
2.2 Sistem memverifikasi ketersediaan pesanan tamu berdasarkan data barang yang ada di departemen-departemen terkait
STIKOM
4. Membayar Tagihan Tamu
Nama Fungsi Membayar Tagihan Tamu
Kebutuhan Terkait Proses membayar tagihan tamu
Tujuan Membayar tagihan tamu
Prasyarat Tagihan tamu sudah terposting
Kondisi Akhir Sukses Nota pembayaran berhasil dicetak Kondisi akhir gagal Jika ada kegagalan maka sistem tidak
mencetak nota pembayaran
Aktor Utama Tamu
Aktor Sekunder Tidak ada
Pemicu Tamu membayar tagihan tamu yang
sudah terposting
Alur Utama Langkah Aksi
1 Tamu mendapatkan daftar tagihan tamu berdasarkan no kmar yang dihuni yang harus dibayar
2 Tamu akan melakukan proses pembayaran tagihan tamu
3 Sistem menampilkan daftar tagihan tamu yang harus dibayar
4 Tamu melakukan
STIKOM
pembayaran tagihan tamu 5 Sistem menyimpan
pembayaran tagihan tamu 6 Sistem mencetak nota
pembayaran tagihan tamu
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
4.1 -
5. Check Out
Nama Fungsi Check Out
Kebutuhan Terkait Proses mengakhiri persewaan kamar
Tujuan Mengakhiri persewaan kamar
Prasyarat Tagihan tamu sudah terbayar
Kondisi Akhir Sukses Check out berhasil disimpan
Kondisi akhir gagal Jika ada kegagalan maka sistem tidak dapat menyimpan check out
Aktor Utama Tamu
Aktor Sekunder Tidak ada
Pemicu Tamu melakukan check out
Alur Utama Langkah Aksi
1 Tamu akan melakukan
check out
2 Tamu memberikan no kamar 3 Sistem memverifikasi no
STIKOM
kamar
4 Sistem mengecek tagihan tamu
5 Tamu membayar tagihan tamu
6 Sistem menyimpan pembayaran tagihan tamu 7 Sistem mencetak nota
pembayaran tagihan tamu 8 Sistem menyimpan check
out
9 Check out berhasil disimpan
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
4.1 Jika tidak ada tagihan tamu maka sistem melakukan
check out
6. Membuat Laporan Keuangan
Nama Fungsi Membuat Laporan Keuangan
Kebutuhan Terkait Proses membuat laporan keuangan
Tujuan Mengetahui pendapatan yang diterima
dari pembayaran yang dilakukan tamu
Prasyarat Tagihan tamu sudah terposting dan
terbayar
STIKOM
Kondisi Akhir Sukses Laporan keuangan berhasil dicetak Kondisi akhir gagal Jika ada kegagalan maka laporan
keuangan tidak dapat dicetak
Aktor Utama Keuangan
Aktor Sekunder Tidak ada
Pemicu Keuangan membuat laporan keuangan
Alur Utama Langkah Aksi
1 Keuangan mendapatkan laporan-laporan pendapatan yang diterima dari
persewaan kamar 2 Keuangan memilih jenis
laporan
3 Sistem menampilkan jenis laporan yang dipilih keuangan
4 Keuangan mencetak laporan 5 Laporan berhasil dicetak
Alur Perluasan Langkah Aksi Percabangan
2.1 Keuangan memilih laporan pendapatan tagihan sewa kamar
2.2 Keuangan memilih laporan posting tagihan tamu
STIKOM
2.3 Keuangan memilih laporan pendapatan tagihan tamu
4.1.1.4 Kebutuhan Data
Kebutuhan data yang terkait dalam analisis & desain sistem informasi persewaan apartemen ini adalah:
1. Data Pengguna 2. Data Tamu 3. Data Kamar 4. Data Jenis Kamar 5. Data Harga Kamar
6. Data Harga Biaya Tagihan Tamu
4.1.1.5 Kebutuhan Non-Fungsional
Beberapa kebutuhan non-fungsional antara lain kemudahan akses, ketersediaan, backup dan recovery, kompatibilitas, kemudahan konfigurasi, performa, pemeliharaan, skalabilitas, keamanan, dukungan, kehandalan, dan lain-lain. Dari semua itu, ada 5 yang harus ada yaitu:
1. Ketersediaan
Aplikasi dapat diakses 24/7 namun diperlukan suatu autentifikasi. 2. Kapasitas
Semua Menjawab seberapa sering pengguna mengoperasikan produk ini setiap harinya dan kapasitas database yang diperlukan dalam menyimpan semua proses persewaan apartemen ini
STIKOM
3. Kehandalan
Kecepatan proses yang dilakukan sistem pada saat aplikasi dioperasikan dengan kapasitas database yang besar.
4. Keamanan
Aplikasi tidak dapat digunakan oleh sembarang orang, karena adanya perbedaan tingkat hak akses.
5. Backup dan recovery
Aplikasi dan database selalu dibackup untuk mengatasi hal-hal yang tidak diinginkan seperti bencana alam atau kesalahan manusia.
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem dimaksudkan untuk membantu menyelesaikan masalah pada tampilan aplikasi yang sedang berjalan saat ini sehingga menjadi lebih baik dengan adanya sebuah tampilan baru pada sistem informasi persewaan apartemen ini yang mudah pengoperasiannya. Dalam merancang sistem yang baik harus melalui tahap-tahap perancangan sistem. Tahap-tahap perancangan sistem tersebut meliputi :
1. Pembuatan alur sistem (System Flow) 2. DFD (context diagram, level 0, dan level 1)
3. ERD (Entity Relationship Diagram) yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model).
4.2.1 System Flow
Berikut ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi yang akan dibuat pada Puri Darmo Serviced Residence.
STIKOM
1. System Flow Check In
[image:47.595.60.542.164.691.2]Dalam system flow ini akan dijelaskan proses reservasi kamar, melakukan proses check in, dan pembayaran sewa kamar.
Gambar 4.1 System Flow Check In Sistem Flow SI Persewaan Apartemen (Check In)
Front Office Manager
Tamu Keuangan P h a se Mulai Identitas Tamu Melakukan Reservasi Kamar Kamar
Tamu Baru ?
Identitas Tamu Masukkan Indentitas Tamu Baru
Simpan
2. System Flow Memproses Tagihan Tamu
[image:48.595.53.553.179.704.2]Dalam system flow ini akan dijelaskan proses pemesanan pesanan oleh tamu, kemudian diposting oleh departemen-departemen terkait dan pembayaran tagihan tamu serta pelaporan keuangan.
Gambar 4.2 System Flow Memproses Tagihan Tamu Sistem Flow SI Persewaan Apartemen (Tagihan Tamu)
3. System Flow Check Out
[image:49.595.58.548.161.712.2]Dalam system flow ini akan dijelaskan proses check out yang dilakukan tamu untuk mengakhiri persewaan kamar.
Gambar 4.3 System Flow Check Out Sistem Flow SI Persewaan Apartemen (Check Out)
Front Office Manager
4.2.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.
4.2.2.1 Context Diagram
Gambar 4.4 Context Diagram
Context diagram ini menggambarkan proses sistem secara umum pada sistem informasi persewaan apartemen pada Puri Darmo Serviced Residence. Dalam context diagram ini melibatkan 4 entity yaitu: Tamu, Front Office
Manager, Departemen Lain, dan Keuangan.
Laporan Pendapatan Tag ihan Tamu
Laporan Posting Tag ihan Tamu Laporan Keuangan Pendapatan Tag ihan Sewa Kamar Laporan Tagihan Tamu
Data Tag ihan Tamu
Laporan Check Out Kamar Laporan pendapatan Tag ihan Sewa Kamar
Laporan Reg istrasi Kamar Laporan Reservasi Kamar Nota Pembayaran Tag ihan Tamu
Pembayaran Tag ihan Tamu
Informasi Tag ihan Tamu
Data Pesanan
Nota Pembayaran Sewa Kamar
Pembayaran Persewaan Sewa Kamar
Data Reg istrasi Kamar
Data Reservasi Kamar
Form Reservasi Kamar
Identitas Tamu Informasi Tamu Baru
0
Sistem Informasi Persewaan Apartemen
+
Tamu Front Office Manag er
Keuang an Departemen Lain
STIKOM
4.2.2.2 DFD Level 0
Gambar 4.5 DFD Level 0
Dalam DFD level 0 ini terdapat empat sistem dan empat external entity. Sistem tersebut antara lain melakukan reservasi kamar, melakukan check in, memproses tagihan tamu, dan membuat laporan.
Data Output Barang Data Input Tamu Data Output Tamu
Data Ouput Laporan Pembayaran Sewa Kamar Data Input Pembayaran Sewa Kamar
Data Ouput Laporan Pendapatan Tagihan Tamu
Data Input Pembayaran Tag ihan Tamu
Data Output Laporan Reservasi Kamar
Data Output Laporan Reg is trasi Kamar
[Laporan Pendapatan Tag ihan Tamu] [Laporan Pos ting Tagihan Tamu] [Laporan Keuang an Pendapatan Tag ihan Sewa Kamar] Data Output Laporan Tagihan Tamu
Data Input Tag ihan Tamu
[Laporan Tag ihan Tamu]
[Laporan Check Out Kamar] [Laporan pendapatan Tagihan Sewa Kamar]
[Laporan Registras i Kamar] [Laporan Reservasi Kamar] Data Output Reg istrasi Kamar
[Nota Pembayaran Tag ihan Tamu]
[Pembayaran Tag ihan Tamu] [Informasi Tagihan Tamu]
[Data Tagihan Tamu]
[Data Pesanan]
Data Input Reg istrasi Kamar Data Output Res ervas i Kamar
Data Input Res ervas i Kamar
[Nota Pembayaran Sewa Kamar] [Pembayaran Persewaan Sewa Kamar]
[Data Reg is trasi Kamar] Data Kamar
[Informasi Tamu Baru] [Data Reservasi Kamar]
[Form Reservasi Kamar]
[Identitas Tamu]
Tamu
Front Office Manag er Departemen Lain Keuang an 1 Melakukan Reservasi Kamar + 1 Tamu 2 Kamar 2 Melakukan Check In
+ 3 Res ervas i Kamar
4 Reg istrasi Kamar 3
Mempros es Tag ihan Tamu +
4 Membuat Laporan
+ 5 Tag ihan Tamu
6 PembayaranJurnal
6 PembayaranJurnal
7 Barang
STIKOM
4.2.2.3 DFD Level 1 Melakukan Reservasi Kamar
Gambar 4.6 DFD Level 1 Melakukan Reservasi Kamar
Dalam Gambar 4.6 DFD level 1 melakukan reservasi kamar ini, terdapat 3 sub proses yaitu memverifikasi identitas tamu dengan mengambil data tamu dari tabel tamu, membuat identitas tamu baru dengan memasukkan data informasi tamu baru dan disimpan kedalam tabel tamu, dan membuat reservasi kamar dengan memasukkan data-data reservasi serta memilih kamar yang tersedia dengan mengambil data kamar di tabel kamar, kemudian menyimpan reservasi kamar ke dalam tabel reservasi kamar.
Data Indentitas Tamu Informasi Identitas Tamu
[Data Input Reservasi Kamar] [Data Reservasi Kamar]
[Form Reservasi Kamar]
[Data Kamar] [Informasi Tamu Baru]
[Data Input Tamu] [Data Output Tamu]
[Identitas Tamu] Tamu
2 Kamar
3 Reservasi Kamar
1 Tamu
1.1
Memverifikasi Identitas Tamu
1.2
Membuat Identitas Tamu Baru
1.3
Membuat Reservasi Kamar
STIKOM
4.2.2.4 DFD Level 1 Melakukan Check In
Gambar 4.7 DFD Level 1 Melakukan Check In
Dalam Gambar 4.7 DFD level 1 melakukan check in ini, terdapat 4 sub proses yaitu mengecek reservasi kamar dengan mengambil reservasi kamar dari tabel reservasi kamar, melakukan proses check in dengan memasukkan data registrasi kamar kedalam tabel registrasi kamar, melakukan pembayaran persewaan kamar dengan menyimpan data pembayaran sewa kamar kedalam tabel jurnal pembayaran, dan mencetak nota pembayaran dengan mengambil data pembayaran sewa kamar dari tabel jurnal pembayaran.
Data Pembayaran Sewa Kamar Tamu Data Biaya Persewaan Kamar Data Reservasi Kamar Tamu
Data Output Pembayaran Sewa Kamar [Data Input Pembayaran Sewa Kamar]
[Nota Pembayaran Sewa Kamar] [Pembayaran Persewaan Sewa Kamar]
[Data Reg istrasi Kamar] [Data Input Reg istrasi Kamar]
[Data Output Reservasi Kamar]
Tamu
3 Reservasi Kamar
4 Reg istrasi Kamar
6 Jurnal Pembayaran
2.1
Meng ecek Reservasi Kamar
2.2
Melakukan Proses Check In
2.3
Melakukan Pembayaran Persewaan Kamar
2.4
Mencetak Nota Pembayaran
STIKOM
4.2.2.5 DFD Level 1 Memproses Tagihan Tamu
Gambar 4.8 DFD Level 1 Memproses Tagihan Tamu
Dalam Gambar 4.8 DFD level memproses tagihan tamu ini, terdapat 5 sub proses yaitu mengecek registrasi kamar, mengecek ketersediaan barang, memposting tagihan tamu, membayar tagihan tamu, dan mencetak tagihan tamu. Serta ada 4 tabel yang diperlukan yaitu antara lain tabel registrasi kamar, tabel barang, tabel tagihan tamu dan tabel jurnal pembayaran.
Data Informasi Pembayaran Tag ihan Tamu Data Informasi Tag ihan Tamu
Data Barang Pesanan Data Reg istrasi Tamu
Data Output Informasi Pembayaran Tag ihan Tamu [Nota Pembayaran Tag ihan Tamu]
Data Output Informasi Tag ihan Tamu
[Data Input Pembayaran Tag ihan Tamu] [Pembayaran Tag ihan Tamu]
[Informasi Tagihan Tamu] [Data Input Tagihan Tamu]
[Data Tagihan Tamu]
[Data Pesanan] [Data Output Barang ]
[Data Output Reg istrasi Kamar]
Tamu
Departemen Lain 4 Reg istrasi Kamar
5 Tag ihan Tamu
6 Jurnal Pembayaran
7 Barang
3.1
Meng ecek Reg istrasi Kamar
3.2
Meng ecek Ketersediaan
Barang
3.3
Memposting Tag ihan Tamu
3.4
Membayar Tag ihan Tamu
3.5
Mencetak Nota Pembayaran Tag ihan Tamu
STIKOM
4.2.2.6 DFD Level 1 Membuat Laporan
Gambar 4.9 DFD Level 1 Membuat Laporan
Dalam Gambar 4.9 DFD level 1 membuat laporan, terdapat 6 sub proses yaitu membuat laporan reservasi kamar dengan mengambil data laporan reservasi kamar dari tabel reservasi kamar, membuat laporan registrasi kamar dengan mengambil data laporan registrasi kamar dari tabel registrasi kamar, membuat membuat laporan pembayaran sewa kamar dengan mengambil data laporan pembayaran sewa kamar dari tabel jurnal pembayaran, membuat laporan tagihan tamu dengan mengambil data tagihan tamu dari tabel tagihan tamu, membuat laporan pembayaran tagihan tamu dengan mengambil data laporan pembayaran tagihan tamu dari tabel jurnal pembayaran, dan membuat laporan check out.
Data Laporan Pembayaran Tag ihan Tamu Data Laporan Tagihan Tamu Data Laporan Pembayaran Sewa Kamar
Data Laporan Reg istrasi Kamar Data Laporan Reservasi Kamar
Data Output Informasi Check Out [Laporan Tag ihan Tamu]
[Laporan Check Out Kamar]
[Laporan Pendapatan Tag ihan Tamu]
[Laporan Posting Tagihan Tamu] [Data Output Laporan Tag ihan Tamu]
[Data Ouput Laporan Pendapatan Tag ihan Tamu] [Data Output Laporan Registrasi Kamar]
[Laporan Keuang an Pendapatan Tag ihan Sewa Kamar]
[Data Ouput Laporan Pembayaran Sewa Kamar] [Laporan pendapatan Tagihan Sewa Kamar]
[Laporan Registrasi Kamar]
[Laporan Reservasi Kamar] [Data Output Laporan Reservasi Kamar]
Front Office Manag er
Departemen Lain
Keuang an 5 Tag ihan Tamu
4 Reg istrasi Kamar
3 Reservasi Kamar
6 Jurnal Pembayaran
6 Jurnal Pembayaran
4.1 Membuat Laporan Reservasi Kamar 4.2 Membuat Laporan Reg istrasi Kamar
4.3 Membuat Laporan Pembayaran Sewa Kamar 4.5 Membuat Laporan Pembayaran Tag ihan Tamu
4.4 Membuat Laporan Tagihan Tamu 4.6 Membuat Laporan Check
Out 4 Reg istrasi Kamar
STIKOM
4.2.3 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model), yaitu alat untuk merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat
entity dan relationship.
4.2.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) dapat dilihat pada Gambar 4.10. CDM
ini menggambarkan hubungan / relasi pada setiap tabel didalam database dari Sistem Informasi Persewaan Apartemen pada Puri Darma Serviced Residence. Tabel tersebut didapatkan dari tabel yang ada di dalam DFD (Data Flow
Diagram) yang telah dibuat. Sedangkan relasi ditentukan dari proses – proses
[image:56.595.41.535.178.704.2]yang ada di dalam DFD yang telah dibuat.
Gambar 4.10 Conceptual Data Model (CDM) membuat melakukan mempunyai memiliki menyelesaikan diselesaikan di memposting merekap berdasarkan Tamu id_tamu nama_tamu nama_perusahaan alamat_tamu tlp_tamu no_identitas_tamu tempat_lahir tanggal_lahir
<pi> Variable characters (5) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (100) Variable characters (12) Variable characters (25) Variable characters (25) Date <M> id_tamu <pi> Kamar no_kamar nama_kamar
<pi> Characters (3) Variable characters (25)
<M> no_kamar <pi> Jenis Kamar id_jenis_kamar nama_jenis_kamar harga_kamar diskon
<pi> Variable characters (5) Variable characters (25) Decimal Decimal <M> id_jenis_kamar <pi> Reservasi Kamar no_reservasi tgl_check_in tgl_check_out pax keterangan charge_to_personal charge_to_company
<pi> Variable characters (20) Date Date Integer Text Text Text <M> no_reservasi <pi> Registrasi Kamar no_registrasi <pi> Variable characters (20) no_registrasi <pi>
Tagihan Tamu no_tagihan_tamu
nama_tagihan_tamu keterangan_tagihan_tamu
<pi> Variable characters (20) Variable characters (25) Variable characters (100)
<M>
no_tagihan_tamu <pi>
Jurnal Pembayaran no_jurnal
nama_jurnal
<pi> Variable characters (20) Variable characters (50)
<M> no_jurnal <pi> Barang id_barang nama_barang keterangan_barang harga_barang <pi> Integer Variable characters (50) Variable characters (100) Decimal <M> id_barang <pi> Transaksi Pembayaran no_transaksi_pembayaran nama_transaksi_pembayaran keterangan
<pi> Variable characters (20) Variable characters (25) Text
<M>
no_transaksi_pembayaran <pi>
STIKOM
4.2.3.2 Physical Data Model
Physical Data Model (CDM) dapat dilihat pada Gambar 4.11. PDM ini
merupakan hasil generate dari CDM di Sistem Informasi Persewaan Apartemen pada Puri Darmo Serviced Residence. Tabel Reservasi berelasi dengan Tabel Tamu dan Tabel Kamar, sehingga atribut no_reservasi menjadi primary key, sedangkan atribut no_kamar dan id_tamu menjadi foreign key. Tabel Kamar yang mempunyai atribut no_kamar sebagai primary key berelasi dengan Tabel Jenis Kamar, sehingga id_jenis_kamar menjadi foreign key pada Tabel Kamar. Tabel Tagihan Tamu yang mempunyai aribut no_tagihan_tamu sebagai primary key berelasi dengan Tabel Barang, sehingga aribut id_barang menjadi foreign key di Tabel Tagihan Tamu. Tabel Jurnal Pembayaran yang mempunyai atribut no_transaksi_pembayaran sebagai primary key berelasi dengan Tabel Tagihan Tamu dan Registrasi Kamar, sehingga atibut no_tagihan_tamu dan no_registrasi menjadi foreign key di Tabel Transaksi Pembayaran. Tabel Jurnal Pembayaran yang mempunyai atribut no_jurnal sebagai primary key berelasi dengan Tabel Transaksi Pembayaran, sehingga atribut no_transaksi_pembayaran menjadi
[image:57.595.40.541.160.725.2]foreign key di Tabel Jurnal Pembayaran.
Gambar 4.11 Physical Data Model (PDM)
T amu i d_tamu nama_tamu nama_perusahaan al amat_tamu tl p_tamu no_i denti tas_tamu tempat_l ahi r tanggal _l ahi r
varchar(5) varchar(50) varchar(50) varchar(100) varchar(12) varchar(25) varchar(25) date <pk> Kamar no_kamar i d_j eni s_kamar nama_kamar char(3) varchar(5) varchar(25) <pk> <fk> Jeni s Kamar
i d_j eni s_kamar nama_j eni s_kamar harga_kamar di skon varchar(5) varchar(25) deci mal deci mal <pk>
Reservasi Kamar no_reservasi no_kamar i d_tamu tgl _check_i n tgl _check_out pax keterangan charge_to_personal charge_to_company varchar(20) char(3) varchar(5) date date i nteger l ong varchar l ong varchar l ong varchar
<pk> <fk2>
<fk1> Regi strasi Kamar
no_regi strasi no_reservasi varchar(20) varchar(20) <pk> <fk>
T agi han T amu
no_tagi han_tamu no_regi strasi i d_barang nama_tagi han_tamu keterangan_tagi han_tamu varchar(20) varchar(20) i nteger varchar(25) varchar(100) <pk> <fk2> <fk1>
Jurnal Pembayaran no_j urnal no_transaksi _pembayaran nama_j urnal varchar(20) varchar(20) varchar(50) <pk> <fk> Barang i d_barang nama_barang keterangan_barang harga_barang i nteger varchar(50) varchar(100) deci mal <pk>
T ransaksi Pembayaran no_transaksi _pembayaran no_tagi han_tamu no_regi strasi nama_transaksi _pembayaran keterangan varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(25) l ong varchar
<pk> <fk2> <fk1>
STIKOM
4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel
Dalam pengembangan sistem informasi persewaan apartemen ini digunakan beberapa tabel untuk menyimpan data. Tabel-tabel tersebut adalah Tabel Tamu, Tabel Reservasi Kamar, Tabel Registrasi Kamar, Tabel Kamar, Tabel Jenis Kamar, Tabel Transaksi Pembayaran, Tabel Tagihan Tamu, Tabel Barang dan Tabel Jurnal Pembayaran. Berikut ini akan dijelaskan tentang tabel-tabel tersebut.
1. Nama tabel : Tamu
Fungsi : Menyimpan data tamu Primary key : id_tamu
Foreign Key : -
Tabel 4.1 Tabel Tamu
Field Tipe Panjang Keterangan
id_tamu varchar 5 Primary Key
nama_tamu varchar 50 Not Null
nama_perusahaan varchar 50 Not Null
alamat_tamu varchar 100 Not Null
tlp_tamu Varchar 12 Not Null
no_identitas_tamu varchar 25 Not Null
tempat_lahir varchar 25 Not Null
tanggal_lahir date - Not Null
STIKOM
2. Nama tabel : Jenis Kamar
Fungsi : Menyimpan data jenis kamar Primary key : id_jenis_kamar
Foreign key : -
Tabel 4.2 Tabel Jenis Kamar
Field Tipe Panjang Keterangan
id_jenis_kamar varchar 5 Primary Key
nama_jenis_kamar varchar 25 Not Null
harga_kamar decimal - Not Null
diskon decimal - Not Null
3. Nama tabel : Kamar
Fungsi : Menyimpan data kamar Primary key : no_kamar
Foreign key : id_jenis_kamar
Tabel 4.3 Tabel Kamar
Field Tipe Panjang Keterangan
no_kamar character 3 Primary Key
id_jenis_kamar varchar 5 Foreign Key
nama_kamar varchar 25 Not Null
STIKOM
4. Nama tabel : Reservasi Kamar
Fungsi : Menyimpan data reservasi kamar Primary key : no_reservasi
Foreign key : no_kamar, id_tamu
Tabel 4.4 Tabel Reservasi Kamar
Field Tipe Panjang Keterangan
no_reservasi varchar 20 Primary Key
no_kamar character 3 Foreign Key
id_tamu varchar 5 Foreign Key
tgl_check_in date - Not Null
tgl_check_out date - Not Null
pax integer - Not
