CURRICULLUM VITAE
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 1.05.08.580
Nama Lengkap : M. Agustian Alfajri Tempat & Tanggal Lahir : Baturaja, 26 Agustus 1990
Agama : Islam
Jenis kelamin : Laki-laki
Alamat Lengkap : Jl. Dr. Moch. Hatta no 265A Sukaraya Kompleks SMA N 1 OKU, Baturaja, OKU, Sumatera Selatan
Email : goes.26fajri@gmail.com
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. SD N 15 OKU 1996 s/d 2002
2. SLTP N 1 OKU 2002 s/d 2005 3. SMA N 1 OKU 2005 s/d 2008
Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya.
Bandung, Agustus 2011 Hormat saya,
CURRICULLUM VITAE
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 1.05.08.73
Nama Lengkap : Moch Agusng Setiawan Tempat & Tanggal Lahir : Bandung, 31 Juli 1989
Agama : Islam
Jenis kelamin : Laki-laki Alamat Lengkap : Jl. Lembang
Email : gungz@yahoo.com
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. SD N Sukajadi IX Bandung 1996 s/d 2002 2. SLTP N 12 Bandung 2002 s/d 2005 3. SMA PGRI 1 Bandung 2005 s/d 2008
Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya.
Bandung, Agustus 2011 Hormat saya,
CURRICULLUM VITAE
A. Biodata Mahasiswa
NIM : 1.05.08.580
Nama Lengkap : M. Agustian Alfajri Tempat & Tanggal Lahir : Baturaja, 26 Agustus 1990
Agama : Islam
Jenis kelamin : Laki-laki
Alamat Lengkap : Jl. Dr. Moch. Hatta no 265A Sukaraya Kompleks SMA N 1 OKU, Baturaja, OKU, Sumatera Selatan
Email : goes.26fajri@gmail.com
B. Riwayat Pendidikan Formal & Non-Formal 1. SD N 15 OKU 1996 s/d 2002
2. SLTP N 1 OKU 2002 s/d 2005 3. SMA N 1 OKU 2005 s/d 2008
Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya.
Bandung, Agustus 2011 Hormat saya,
Analisis
Sistem Informasi Pengarsipan Surat keluar dan Surat Masuk
pada Bidang Program dan Anggaran di Instansi BBPPK
Lembang
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Yanti Susanti 10508557 Moch Agung Setiawan 10508573 M Agustian Alfajri 10508580
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Kata Pengantar
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, karena atas segala hidayah dan rahmat-Nya sehingga dapat menyelesaikan penulisan laporan kerja praktek ini yang berjudul “Analisis Sistem Informasi Pengarsipan Surat keluar dan Surat Masuk pada Bidang Program dan Anggaran di Instansi BBPPK Lembang”.
Penyusunan laporan Kerja Praktek ini merupakan salah satu syarat yang harus ditempuh dalam menyelesaikan studi program Strata (S-1) Jurusan Manajemen Informatika di Universitas Komputer Indonesia.
Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam penyelesaian laporan kerja praktek ini, karena terbatasnya ilmu dan pengalaman yang ada. Untuk itu penulis meminta maaf atas segala kekurangan dan kesalahan yang ada, serta merasa perlunya kritik dan saran dari pihak-pihak lain untuk memperluas wawasan penulis.
Maka dari itu penulis mengakui baik laporan maupun sistem yang dibuat dalam laporan kerja praktek ini jauh dari sempurna, karena kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT semata. Harapan penulis, semoga laporan ini bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi seluruh pembaca laporan kerja praktek ini.
i 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan...……… 1
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah………. 1.2.1 Identifikasi Masalah……….. 2
1.2.2 Rumusan Masalah 2
2.1.1 Konsep Dasar Sistem... 4
2.1.2 Konsep Dasar Informasi... 4
2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi... 5
2.2 Komponen dan Elemen Sistem Informasi……… 5
2.2.1 Komponen Sistem Informasi 5 2.2.2 Elemen Sistem Informasi... 7
ii
2.3.1 Arsitektur Sistem Informasi………. 9
2.3.2 Klasifikasi Sistem Informasi……… 10
2.4 Flowmap...……… 11
2.4.1 Pengertian Flowmap……… 11
2.4.2 Cara membuat Flowmap……… 12
2.4.3 Jenis-jenis Flowmap……… 12
2.5 Context Diagram... 12
2.6 Data Flow Diagram……… 14
2.6.1 Menggambar DFD Level 0……… 16
2.6.2 Penggambaran DFD……… 16
BAB III PROFIL BBPPK Lembang 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan…...………... 18
3.1.1 Visi , Misi dan Strategi ……… 19
3.2 Struktur Organisasi...………... 21
3.3 Deskripsi Kerja... 22
BAB IV ANALISA PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1 Analisa sistem yang berjalan... 23
4.1.1 Analisis Dokumen………... 23
4.1.2 Prosedur Sistem Informasi yang Berjalan…...……... 24
4.1.2.1 Flowmap………... 25
4.1.2.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan... 26
4.1.2.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan………. 26
4.2 Usulan Perancangan Sistem………. 27
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem……… 27
4.2.2 Perancangan prosedur yang diusulkan……… 27
4.2.2.1 Prosedur yang diusulkan……….. 27
iii
4.2.2.3 Diagram Konteks……….. 30 4.2.2.4 Data Flow Diagram……….. 31 4.2.2.5 Evaluasi Sistem yang Diusulkan……….. 32
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan………... 33
5.2 Saran………. 33
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Interaksi Sistem Informasi ………... 7
Gambar 2.2 Hubungan Elemen Sistem Informasi ……….. 9
Gambar 2.3 Tingkatan Kunci Memecahkan Masalah ……… 10
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ………. 21
Gambar 4.1 Flowmap Sistem yang Berjalan ……….. 25
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan ………. 26
Gambar 4.3 Flowmap Sistem yang Diusulkan ……… 29
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan ……….. 30
v
DAFTAR TABEL
vi
DAFTAR SIMBOL
1. Daftar Simbol FlowmapNo Simbol Nama Simbol Keterangan
1 dokumen Menunjukkan dokumen input
untuk proses manual atau komputer
2 Proses Kegiatan proses yang dilakukan
dengan proses komputerisasi
3 Proses manual Kegiatan proses yang dilakukan
manual
4 Garis alir Menunjukkan penyimpanan
arsip atau dokumen non komputer
5 Data Store Menunjukkan penyimpanan
arsip atau dokumen non komputer
6 DataBase Tempat penyimpanan data
berbasis database
7 Data Elektronik Menunjukkan laporan data
vii
2. Daftar Simbol DFD (data Flow Diagram)
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 Entitas Menunjukkan bagian luar dari
system yang mempunyai hubungan dengan sistem
2 Proses Menunjukkan proses data/
informasi yang terjadi di dalam system
3 Alir Data Menunjukkan aliran data yang
terjadi
4 File Media penyimpanan data yang
ada pada sistem
3. Daftar Simbol ERD (Entity Relationship Diagram)
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1 Entitas Menunjukkan bagian luar dari
system yang mempunyai hubungan dengan sistem
2 Keputusan Menunjukkan yang digunakan
untuk suatu penyeleksian kondisi di dalam program
3 Alir Data Menunjukkan penghubung
viii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Persetujuan Izin Praktek Kerja Lapangan 2. Daftar Hadir Praktek Kerja Lapangan
3. Form Penilaian Praktek Kerja Lapangan 4. Surat Penyerahan Hak Eksklusif
Daftar Pustaka
www.scribd.com.Pengertian ERD dan DFD.10 Oktober 2011
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan adalah surat.
Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti “Hitam di atas putih”, surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal.
Masalah penanganan surat merupakan masalah utama didalam menjaga keutuhan informasi yang pada suatu saat akan dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Penanganan surat harus dilakukan secara praktis dan efisien sehingga surat-surat yang masuk dapat tersusun secara rapi tanpa menghabiskan banyak waktu, dan akan mempermudah pencarian kembali surat masuk tersebut.
Sistem yang paling praktis dan efisien dalam penanganan surat masuk dan surat keluar adalah dengan pengagendaan system nomor, dengan demikian setiap surat masuk dan surat keluar baik yang intern maupun ekstern dapat dicatat dalam buku agenda. Penomoran (pengkodean) surat dilakukan dengan tujuan agar mengetahui berapa banyak surat yang sudah beredar dalam aktifitas suatu perusahaan atau organisasi.
menurut kedekatan yang sederhana seperti dibedakan pada surat masuk dan keluar dan pada jenis surat apakah Rahasia, Umum atau lainnya. Sehingga terkadang dialami suatu kejadian lamanya proses pencarian sebuah surat ataupun kehilangan arsip surat tersebut.
Dari keadaan ini lah penulis mengangkat judul “Analisis Sistem Informasi Pengarsipan Surat keluar dan Surat Masuk pada Instansi BBPPK Lembang” untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan dan mungkin memberikan masukan bila terdapat kekurangan pada system yang telah ada.
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah adalah masalah-masalah yang terjadi saat mengunakan sistem yang lama atau sistem yang berjalan, sebagai berikut : 1. Pencarian arsip surat sering kali memakan waktu yang lama
2. Terjadi beberapa kali kehilangan arsip surat.
3. Sumber daya IT belum dimanfaatkan secara maksimal
1.2.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah adalah cara untuk menemukan pemecahan atas masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan, rumusan masalah dari identifikasi masalah diatas adalah sebagi berikut :
1. Bagaimana membuat suatu aplikasi pengarsipan surat keluar dan surat masuk yang lebih efektif dan efisien
1.3Maksud dan Tujuan
Maksud dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah menganalisa sistem pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada BBPPK Lembang serta memberikan usulan bila terdapat kelemahan pada sistem yang berjalan saat ini.
Tujuan dari analisis yang dilakukan terhadap sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini adalah :
1. Untuk Mengetahui sistem yang berjalan untuk pengarsipan surat keluar dan surat masuk pada BBPPK Lembang
2. Untuk memberi solusi bila ada kelemahan dari sistem yang berjalan.
1.4Batasan Masalah
Untuk memperjelas wilayah yang akan dianalisis, maka dibuat batasan masalah sebagai berikut :
1. Sistem pengarsipan yang akan dianalisa terbatas hanya pada lingkup bidang Program dan Anggaran saja.
2. Solusi yang diberikan bila terdapat kelemahan pada sistem yang berjalan hanya sebatas Prosedur Sistem yang diusulkan, tidak membahas perancangan database dan pembangunan aplikasinya.
1.5Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Penelitian yang dilakukan penulis dilakukan di instansi berikut : Nama Instansi : BBPPK Lembang (Balai Besar Pelatihan dan
Pengembangan Kerja Lembang)
Alamat : Jl Jalan Raya Lembang No 222 Lembang, Kabupaten Bandung Barat 40791 Jawa Barat Telepon : 022 2786053
Tabel 1.1. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 1 Perkenalan dan pembagian kerja X X
2 Mencari Bahan Analisis X X
3 Acara Bimtek X X X X X X X X X X X
4 Menyusun Arsip surat X X X
5 Menutup KP X
No
Waktu
Bab II
LANDASAN TEORI
1.1Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki banyak pengertian, namun pada dasarnya semua pengertian yang ada merujuk pada satu kesamaan, berikut adalah penjelasan tentang sistem informasi :
2.1.1 KONSEP DASAR SISTEM
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.
Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
1.1.2 KONSEP DASAR INFORMASI
1.1.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
1.2KOMPONEN DAN ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen dan elemen, berikut adalah penjelasan komponen dan elemen sistem informasi.
2.2.1 KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan
dapat langsung cepat diatasi.
Gambar 2.1 Interaksi Sistem informasi
Sumber : (Billi Mahamudu, www.scribd.com, Komponen Elemen SI)
1.2.2 ELEMEN SISTEM INFORMASI
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik.Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi.Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
1. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. 2. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. 3. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik
dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan pirant-ipiranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital.
Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputerkomputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
1.3 ARSITEKTUR DAN KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi memiliki arsitektur dan klasifikasi, berikut adalah penjelasan keduanya.
2.3.1 ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masingmasing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut :
Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan. Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design
Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :
Sumber : (Edwin Ho, www.scribd.com , Arsitektur SI)
1.3.2 KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :
1. Sistem abstrak atau sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system.Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
2.4 FLOWMAP
2.4.1 Pengertian Flowmap
Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program.
2.4.2 Cara - cara membuat flowmap:
Seorang analis dan programmer akan membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :
1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. 2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi katakerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN.
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowmap yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.
2.4.3 Jenis - jenis Flowmap:
Flowmap banyak jenis nya, beberapa jenis flowmap yang umum adalah sebagai berikut :
1. Flowmap Sistem
2. Flowmap Paperwork atau Flowmap Dokumen 3. Flowmap Skematik
4. Flowmap Program 5. Flowmap Proses
2.5 CONTEXT DIAGRAM
Model berikutnya menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan statement of purpose.Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data.Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem.Context Diagram ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran.
Context Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen.
Context diagram menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem: 1. Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita
melakukankomunikasi yang disebut juga sebagai terminator.
3. Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.
4. Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator.Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.
5. Batasan antara sistem kita dan lingkungan.
Context Diagram dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran control penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.
Terminator ditunjukkan dalam bentuk persegi panjang dan berkomunikasi langsung dengan sistem melalui aliran data atau penyimpanan eksternal Antar terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung.Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam context diagram.
Aliran dalam context diagram memodelkan masukan ke sistem dan keluaran dari system seperti halnya sinyal kontrol yang diterima atau dibuat sistem.Aliran data hanya digambarkan jika diperlukan untuk mendeteksi kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon atau membutuhkan data untuk menghasilkan respon.Selain itu, aliran data dibutuhkan untuk menggambarkan transportasi antara sistem dan terminator. Dengan kata lain aliran data digambarkan jika data tersebut diperlukan untuk menghasilkan respon pada kejadian tertentu.
2.6 DATA FLOW DIAGRAM
Empat simbol dasar yang digunakan untuk memetakan gerakan diagram aliran data adalah:
a. External Entity (Entitas)/terminator
Suatu entitas dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak sebagai berikut:
Kotak ini digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal (bagian lain, sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin) yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem.Entitas ini disebut juga sumber atau tujuan data, dan dianggap eksternal terhadap sistem yang sedang digambarkan. Setiap entitas diberi label dengan sebuah nama yang sesuai. Meskipun berinteraksi dengan sistem, namun dianggap di luar batas-batas sistem.
b. Data Flow/Arus data
Suatu arus data dapat disimbolkan dengan menggunakan suatu notasi tanda panah berikut :
Tanda panah tersebut menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik yang lain, dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data. Karena sebuah tanda panah menunjukkan seseorang, tempat atau sesuatu, maa harus digambarkan dalam kata benda.
Bentuk dari arus data diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan 2. Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem
3. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem 4. Masukan untuk komputer
5. Komunikasi ucapan 6. Surat-surat atau memo
9. Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain
c. Process/Proses
Atau
Bujur sangkar dengan sudut membulat/lingkaran digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi. Proses-proses tersebut selalu menunjukkan suatu perubahan dalam didalam atau perubahan data; jadi, aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Proses-proses yang menunjukkan hal itu didalam sistem dan harus diberi nama menggunakan salah satu format berikut ini. Sebuah nama yang jelas memudahkan untuk memahami proses apa yang sedang dilakukan.
d. Data Store (Penyimpanan Data)
Data store dilambangkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka.yang menunjukkan penyimpanan data. Penyimpanan data menandakan penyimpanan manual, seperti lemari file/sebuah file/basis data terkomputerisasi. Karena penyimpanan data mewakili seseorang, tempat atau sesuatu, maka diberi nama dengan sebuah kata benda. Penyimpanan data sementara seperti kertas catatan/sebuah file computer sementara tidak dimasukkan ke dalam diagram aliran data.
2.6.2 PENGGAMBARAN DFD
Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD, tapi dari berbagai referensi yg ada, secara garis besar:
1. Buat diagram context
Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yg menggambarkan hubungan system dengan lingkungan luarnya.
Cara :
a. Tentukan nama sistemnya. b. Tentukan batasan sistemnya.
c. Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem.
d. Tentukan apa yg diterima/diberikan terminator dari/pada sistem. e. Gambarkan diagram context.
2. Buat diagram level Zero
Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram Context. Cara : a. Tentukan proses utama yg ada pada sistem.
b. Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambilmemperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu levelharus sama dgn alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya)
c. Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuanalur data.
d. Gambarkan diagram level zero. e. Hindari perpotongan arus data
f. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).
3. Buat diagram level Satu
Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.Cara :
b. Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem danperhatikan konsep keseimbangan.
c. Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sbg sumber maupun tujuan alurdata.
d. Gambarkan DFD level Satu e. Hindari perpotongan arus data.
f. Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dariproses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1
4. DFD level dua, tiga, . .
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan / Instansi
Didirikan pada tanggal 3 Agustus 1950 semula bernama Djawatan Kursys Usaha Tani di bawah Kementrian Perburuhan.
Sejak mulai berdiri sampai sekarang sudah 8 kali perubahan nama, di antaranya 7 kali perubahan status dengan pokok dan fungsi tetap. Kemudian pada perubahan kedelapan terjadi perubahan yang signifikan yaitu status balai dari eselon III menjadi eselon II B dengan lingkup kerja lebih luas lagi menjadi Balai Besar Pengembangan Perluasan Kerja berada di bawah Ditjen Binapenta dengan Uraian sebagai berikut :
1. Djawatan Kursus Usaha Pertanian (1950-1969) di bawah Kementrian Perburuhan.
2. Pusat Latihan Kejuruan Pertanian (1969-1973) di bawah Departemen Tenaga Kerja.
3. Pusat Latihan Kerja Pertanian(1973-1978) di bawah Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi.
4. Balai Latihan Kerja Pertanian Lembang (1978-1983) di bawah Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.
1.1.1 Visi, Misi & Strategi 1. Visi
Menjadi lembaga pengembangan dan perluasan kerja yang professional dan mandiri.
2. Misi :
1. Meningkatkan kapabilitas Balai Besar.
2. Membangun dan mengembangkan jejaring kerjasama dengan berbagai Stakeholder.
3. Menyiapkan petugas teknis lapangan/pemandu/pendamping/fasilitator TTG & kewirausahaan di bidang pertanian, industry dan jasa.
4. Menggali potensi sumber daya ekonomi masyarakat dan membuka serta mengembangkan akses berbagai unit ekonomi produktif.
5. Memberikan layanan informasi, konsultasi bantuan teknis kewirausahaan dan TTG bidang pertanian, industri dan jasa.
3. Strategi
1. Mengubah kultur birokrasi menjadi kultur wirausaha untuk semua level manajemen dan staf.
2. Mengoptimalkan potensi sumber daya secara inovatif, kreatif dan produktif.
3. Mengembangkan laboratorium bisnis(berbasis lahan/ on farm, olahan hasil pertanian/off farm dan layangan jasa/ non farm).
4. Kebijakan
1. Peningkatan layanan uji coba model kewirausahaan dan penerapan TTG.
2. Perbaikan system kerja (target oriented), keuangan, administrasi dan pengawasan.
3. Peningkatan kompetensi dan profesionalisme pegawai. 4. Peningkatan kapasitas layanan masyarakat.
6. Peningkatan kerjasama kelembagaan. 5. Sasaran
1. Tersedianya kualitas sumber daya lembaga yang memadai.
2. Tersedianya petugas lapangan/pemandu/pendamping/fasilitator yang kompeten.
3. Terwujudnya peran serta lembaga terkait dalam rangka mendukung pelaksanaan Tupoksi BBPPK.
4. Termanfaatkannya hasil-hasil pengembangan jenis-jenis TTG sebagai basis kewirausahaan oleh masyarakat.
6. Target Sasaran :
1. Masyarakat dapat memanfaatkan fasilitas BBPPK guna menjadi wirausaha.
2. Masyarakat dapat memperoleh informasi jenis-jenis terapan TTG untuk menunjang usahanya.
3. Masyarakat dapat memperoleh model-model kesempatan kerja san kesempatan usaha di bidang pertanian, industry dan jasa.
4. Masyarakat dapat memperoleh akses informasi tentang sumber-sumber ekonomi yang diperlukan.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan / Instansi
Berikut ini adalah struktur organisasi global dari BBPPK Lembang :
Struktur Organisasi
3.3 Deskripsi Kerja
Tugas Pokok dan Fungsi 1. Tugas Pokok
Melaksanakan bimbingan teknis, kerjasama kelembagaan, layanan informasi dan promosi kewirausahaan dan teknologi tepat guna (TTG) di bidang pertanian, industri dan jasa.
2. Fungsi
a. Menyusun rencana, program anggaran.
b. Melaksanakan bimbingan teknis bagi pemandu, pendamping wirausaha, TTG di bidang pertanian, industry dan jasa.
c. Pemberian layanan informasi, konsultasi, bantuan teknis dan promosi kewirausahaan dan TTG di bidang pertanian, industry dan jasa. d. Pengembangan program, sarana, peralatan teknologi, metoda, model,
perekayasaan, pengkajian, uji coba penerapan TTG di bidang pertanian, industry dan jasa.
e. Kerjasama kelembagaan dan permasyarakatan program
kewirausahaan, dan TTG di bidang pertanian, industry dan jasa. f. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Balai besar.
3. Peran
1. Tempat incubator bisnis.
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
1.1 Analisis Sistem yang Berjalan
Untuk mengetahui sistem yang berjalan pada sistem informasi pengarsipan di bidang Program dan Anggaran di Instansi BBPPK Lembang, maka dilakukan analisis sebagai berikut :
1.1.1 Analisis Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi pengarsipan di bagian Program dan Anggaran pada instansi BBPPK Lembang sebagai berikut :
a. Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Sebagai surat yang dikirim oleh instansi di luar bidang Program dan Anggaran
Sumber : Instansi diluar bidang Program dan Anggaran Distribusi : Sekretariat, Pegawai bidang PA dan Kabag.PA Periode : Setiap ada surat masuk untuk bidang PA Item data : pengirim , alamat , no surat, tanggal, perihal,
lampiran, tujuan, alamat yang dituju
b. Nama Dokumen : Surat Keluar
Fungsi : Sebagai surat yang dikirim oleh bidang Program dan Anggaran
Sumber : bidang Program dan Anggaran
Distribusi : Sekretariat, instansi diluar bidang Program dan Anggaran
Periode : Setiap ada surat keluar dari bidang PA
4.1.2 Prosedur Sistem Informasi yang berjalan
Surat masuk diterima oleh bagian Sekretariat yang kemudian dicatat nomor suratnya, Pengirim, Tanggal Surat dan Tanggal Diterima ke dalam agenda surat keluar-masuk, kemudian surat yang ditujukan ke bidang Program dan Anggaran disampaikan kepada pegawai di bidang Program dan Anggaran , pegawai bidang Program dan Anggaran memeriksa tujuan surat apakah untuk Kepala Bagian langsung atau ke bidang Program dan Anggaran. Jika untuk KaBag, maka diserahkan kepada KaBag untuk diproses, Jika untuk Bidang Anggaran maka diproses oleh pegawai bidang Program dan Anggaran sesuai kepentingan surat tersebut. Setelah surat diproses kemudian surat diarsipkan oleh pegawai Bidang Program dan Anggaran.
4.1.2.1Flowmap Sistem yang Berjalan
Gambar 4.1 Flowmap sistem yang berjalan 4.1.2.2Diagram Konteks Sistem yang berjalan
Diagram konteks menggambarkan interaksi antara entitas terluar dan sistem yang ada, disini yang menjadi entitas terluar adalah instansi luar.
Info data surat masuk
Info data surat keluar
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan
4.1.2.3Evaluasi Sistem yang Berjalan
Dari sistem informasi pengarsipan pada bidang Program dan Anggaran di instansi BBPPK Lembang, terlihat ada beberpa kelemahan sebagai berikut :
1. Pencarian arsip memakan waktu yang lama karena pngelompokan surat berdasarkan surat keluar dan surat masuk saja.
2. Pengarsipan secara manual menyebabkan arsip terkadang dalam kondisi yang kurang baik.
1.2
Usulan Perancangan Sistem
Berikut adalah Sistem yang diusulkan berdasarkan hasil analisis sistem yang berjalan.
1.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dibuatnya usulan sistem yang baru adalah untuk mengurangi masalah atau kelemahahan yang terdapat pada sistem yang lama serta memaksimalkan sumber daya yang ada.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang diusulkan
Untuk menyelesaikan permasalahah dari sistem yang lama, ada baiknya digunakan suatu aplikasi pengarsipan , dimana salah seorang pegawai di bidang Program dan Anggaran ditunjuk sebagai Admin aplikasi tersebut yang bertugas :
1. Membuat user
2. Menginput, mengedit dan menghapus arsip surat 3. Membuat Laporan pengarsipan
Sementara itu, pegawai lainnya yang terdaftar sebagai user akan mempunyai hak akses untuk melihat arsip surat tertentu dan bisa mengambil arsip tersebut untuk digunakan kembali namun tidak memiliki kemampuan untuk menginput, mengedit data arsip ataupun menghapus data arsip
4.2.2.1 Prosedur yang diusulkan Surat Masuk
Surat Keluar
4.2.2.2Flowmap Sistem yang Diusulkan
Gambar 4.3 Flowmap Sistem yang Diusulkan
4.2.2.3 Diagram Konteks
Diagram konteks dibawah ini menggambarkan interaksi antara entitas terluar dan sistem yang diusulkan, disini yang menjadi entitas terluar adalah instansi luar.
Info data surat masuk
Info data surat keluar
Gambar 4.4 Diagram Konteks yang diusulkan
Instansi Luar
SI Pengarsipan
4.2.2.4 Data Flow Diagram
DFD dari sistem yang diusulkan sebagai berikut, dengan entitas terluar adalah Instansi Luar
Data surat masuk
Data surat keluar - surat masuk Data surat keluar File data surat keluar masuk
Info data surat keluar Data surat masuk
Data surat masuk yg akan
Data arsip surat diarsipkan
Gambar 4.5 DFD Sistem yang Diusulkan
4.2.2.5
Evaluasi Sistem yang diusulkan
Dari sistem baru yang diusulkan, keuntungan yang dapat diperoleh dari penerapan pemakaian aplikasi pengarsipan adalah sebagai berikut :
4. Arsip surat keluar dan surat masuk akan menjadi lebih mudah dalam pencarian kembali
5. Arsip surat keluar dan surat masuk menjadi lebih terjaga dari perubahan data maupun dari kerusakan
6. Arsip surat keluar akan menjadi lebih mudah digunakan kembali oleh pegawai lain karena disimpan ditempat yang telah disepakati
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
1.1Kesimpulan
Dari analisa sistem informasi pengarsipan yang dilakukan penulis pada bidang Program dan Anggaran di instansi BBPPK Lembang , dapat disimpulkan yang menyebabkan lamanya waktu pencarian suatu arsip surat masuk ataupun surat keluar karena saat diarsipkan, surat masuk ataupun surat keluar hanya dibedakan berdasarkan jenis nya saja, tidak dikelompokkan berdasarkan kedekatan yang lebih erat, misalnya berdasarkan bulan masuknya dan sebagainya. Begitu juga saat terjadi kehilangan arsip, karena pengarsipan surat masuk dan surat keluar hanya disimpan didalam buku arsip, sehingga saat dipakai kembali, terkadang terlupa untuk dikembalikan kedalam buku arsip. Padahal pegawai di bidang Program dan Anggaran yang mengerti teknologi tidak sedikit, dan dukungan peralatan IT juga banyak, namun belum dimanfaatkan dengan baik untuk mendukung proses sistem Informasi Pengarsipan surat keluar dan surat masuk.
1.2 Saran
