MENGELOLA PERUBAHAN ORGANISASI
Oleh : Beti Nasution
Abstract: Nowadays, the organizations face several fast changes of environment, politics, economy, technology, social business and etc. Those changes require the organizational management in the new methods, so that the aim of organization can be reached more effectively in the environment which always change. The challenges faced by the organizations are the job markets tend to require the work done by using knowledge capital (human capital). It certainly requires that the organization is managed by applying knowledge and capability improvement of its human resources. Facing those continual changes, The organization must be transperant and can make adaptation of environmenal changes. There are several ways which are used to anticipate the external environmental changes by renewing organization and by creating the organization as Learning Organization.
Key words : To Manage, Organizational Change
PENDAHULUAN
Organisasi saat ini menghadapi perubahan lingkungan yang amat cepat, seperti perubahan politik, ekonomi, tehnologi, sosial, perubahan bisnis, dan lain-lain. Dalam konteks lingkungan organisasi yang terus berubah, maka bisa saja terjadi pengetahuan hari ini yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah organisasi saat ini akan usang atau bahkan mungkin bisa menjadi masalah pada masa mendatang. Perubahan-perubahan itu menuntut agar pengelolaan organisasi dilakukan dengan cara-cara yang baru sehingga tujuan organisasi lebih efektif dalam lingkungan yang terus berubah. Tantangan lain yang dihadapi organisasi saat ini adalah adanya kecenderungan dunia kerja yang menuntut agar pekerjaan dilaksanakan dengan menggunakan modal pengetahuan (human capital). Dulu kita bicara tentang organisasi, tugas, sistem, produk, tehnologi dan konsumen, sekarang kita kerap membicarakan kompetensi, kapabilitas, nilai tambah, manajemen kinerja rancangan proses dan arus informasi. Hal ini tentunya menuntut agar organisasi dikelola dengan menerapkan peningkatan pengetahuan dan kapabilitas sumber daya manusianya.
Realitas tersebut menunjukkan bahwa organisasi harus dikelola dengan cara-cara yang tepat sesuai dengan kondisi dan perubahan yang terjadi dan organisasi harus terus belajar dalam menghadapi perubahan. Menurut Drucker (2001)
bahwa asset yang paling bernilai pada organisasi abad 21 adalah pengetahuan dan pegawai yang berpengetahuan (knowladge workers). C.K Prahald dan Gery Hammel (1994) dalam Sadu (2003) menandaskan pentingnya perubahan organisasi masa kini dan masa mendatang. Ungkapan terkenal yang dikemukakannya adalah
; If you don’t learn you don’t change, If you dont change, you die.
PEMBAHASAN
Miftah Toha (2003) : Perubahan (change) organisasi adalah perubahan yang membawa ke arah penyempurnaan dan pembaharuan. Perubahan yang tidak mengarah ke kemajuan dan mempertahankan sikap dan cara-cara lama yang tidak efisien bukanlah suatu perubahan. Menurut Burke dan Schunt dalam Miftah Toha (2003): bahwa target pembaharuan, perubahan dan penyempurnaan organisasi adalah meliputi seluruh sistem, bukan hanya orang-orang dalam organisasi saja. Perubahan individu merupakan konsekwensi dari perubahan sistem . Manakala suatu norma dan suatu dimensi dari budaya organisasi berubah, maka sikap-sikap dan perilaku individu berubah, karena sistem pola yang baru.
politik, ekonomi, tehnologi, sosial, perubahan bisnis, dan lain-lain, yang menyebabkan organisasi harus berubah. Menurut James A. Champe dalam Drucker (2001) : perubahan organisasi dewasa ini adalah sebuah “perjalanan”, yaitu perjalanan yang tanpa berakhir yang membuat kita kehabisan nafas. Agar tidak kehabisan nafas dalam perjalanan itu belajarlah untuk bernafas dengan cara lain dan antisipasilah kemungkinan yang akan dihadapi.
Jadi organisasi dalam menghadapi perubahan lingkungan sebaiknya melakukan antisipasi dan persiapan, dan yang perlu diantisipasi antara lain ; (1) Hambatan dari jajaran atas (model top down); (2) Ruang lingkup yang berubah-ubah; (3) Skala, dimana semakin besar skala perubahan maka semakin besar pula kemungkinannya untuk berhasil; (4) Semuanya berubah, Misalnya jika proses bisnis berubah, maka keterampilan yang dibutuhkan berubah , desain pekerjaan berubah, hal ini akan memunculkan struktur organisasi yang baru, sistem insentif diperbaharui, tugas-tugas manajer berubah, karena orang-orang yang dimanajnya berubah.
Selain itu, persiapan yang diperlukan seperti; (1) Melakukan pembicaraan terus menerus, dan bukan sekedar komunikasi. (2) Bersiaplah menghadapi kehawatiran dan sinisme; (3) Melakukan perbaikan kinerja.
Menurut Beer, Eisenstat dan Spector dalam Uyung Sulaska (2004, 175) untuk mencapai perubahan organisasi yang pertama– tama yang harus diubah adalah perilaku, yang kemudian akan membawa perubahan pada dan nilai-nilai yang diinginkan. Namun Menurut Burke dan Schmidt dalam Thoha (2003, 18) bahwa target PO adalah keseluruhan sistem , bukan hanya orang-orang dalam organisasi saja. Perubahan individu merupakan konsekuensi dari perubahan sistem. Jika suatu norma atau suatu budaya organisasi berubah maka sikap dan perilaku individu akan berubah karena pola sistem yang baru. Menurut Hellriegel (1998) dalam Winardi (2005, 119) Bahwa perubahan organisasi tidak bisa dilakukan sepotong-sepotong. Agar berhasil perubahan harus dilakukan secara menyeluruh pada suatu organisasi.
Perubahan organisasi difokuskan dari sudut perilaku karena manusialah yang
menggerakkan organisasi (sistem, budaya, tehnologi dan disain pekerjaan). Bagaimanapun baiknya sistem yang didesain, prosedur yang baik, tehnologi yang canggih dan desain pekerjaan yang sudah baik, serta budaya organisasi yang telah ada , jika perilaku para pelaksananya tidak dirubah dalam arti diperbaharui sesuai dengan tuntutan yang ada maka semuanya akan sia-sia.
Dalam cara-cara melakukan perubahan organisasi, adapun yang pertama harus diperhatikan adalah apa masalah yang dihadapi organisasi saat ini, apa yang menyebabkan, dari mana asal penyebabnya apakah berasal dari dalam organisasi (faktor internal) atau berasal dari luar organisasi (faktor eksternal) atau keduanya.
Menurut Gibson dkk (1993) masalah internal organisasi paling menonjol adalah masalah perilaku, misalnya kemangkiran, target kinerja yang tidak tercapai, konflik kepemimpinan dan lain-lain. Masalah–masalah perilaku ini tentu ada penyebabnya oleh karena itu dicari dahulu apa yang menjadi akar permasalahannya apakah faktor kepemimpinan, komunikasi, motivasi dan politik organisasi dan lain–lain .
Setelah mengetahui masalahnya dan penyebabnya (akar masalahnya) kemudian direncakan perubahan dalam arti pembaharuan organisasi yang tentunya pembaharuan ini mengacu pada kondisi ekternal yang sedang bergolak dengan cara menganalisis lingkungan eksternal.
Ada tiga Kondisi Keorganisasian yang dapat Menghambat Perubahan (Winardi, 2005) yakni ;
1. Budaya Organisasi; norma, nilai dan kebiasaan dalam organisasi yang dapat menuntun perilaku anggotanya
2. Iklim Organisasi , biasanya sebagai efek dari budaya organisasi. Jika budaya organisasi baik maka akan menciptakan iklim atau susasana yang kondusif. 3. Organisasi Formal , misalnya mencakup
falsafah dan kebijaksanaan pimpinan teras, termasuk prosedur hukum, struktur, dan sistem pengendalian.
Winardi ada empat alasan mengapa individu menolak perubahan: (1)Perbedaan persepsi; (2) Kurangnya informasi; (3) Perasaan takut terhadap hal yang tidak diketahui; (4) Kebiasaan.
Dengan mengetehui permasalah yang ada, mengetahui kondisi organisasi yang menghambat, serta mengapa individu menolak perubahan maka akan mempermudah proses perubahan organisasi.
Persiapan Yang Dilakukan Manajer Dalam Melakukan Perubahan ( Winardi 2005).
1. Menetapkan Tujuan-tujuan yang
direncanakan; yang pada umumnya ada dua tipe tujuan yaitu: (a) ditujukan kearah memperbaiki kemampuan organisasi yang bersangkutan guna menghadapi perubahan-perubahan yang direncanakan; (b) ditujukan kearah upaya mengubah perilaku bawahan agar supaya mereka menjadi kontributor yang efektif dalam pencapaian tujuan organisasi. 2. Mengetahui Celah kinerja ( performance
gaps); bagaimana kinerja yang telah dicapai ? Bandingkan celah atau gap kinerja saat ini dengan kinerja yang diharapkan. Dimana posisi kita sekarang ? Aapakah kita harus memperbaiki kinerja sesuai dengan perubahan yang terjadi?
3. Menentukan agen perubahan .Siapa yang menjadi agen perubahan ? Menurut Dawson dalam Uyung ( 2004, 9), perusahaan moderen saat ini butuh manajer-manajer yang mampu bertindak sebagai pemimpin perubahan karena jika tidak, usaha mereka akan lenyap tergilas lantaran tak mampu menyikapi lingkungan bisnis yang makin kompetitif. Manajer dalam mengambil keputusan untuk melakukan perubahan harus mempertimbangkan keikutsertaan bawahan dan agen perubahan eksternal. Banyak hasil penelitian yang menunjukkan bahwa keikutsertaan bawahan dapat mempertinggi produksi, kepuasan dan efisiensi. Keikutsertaan bawahan serta partisipasi aktif merupakan syarat mutlak keberhasilan 4. Target-Target dan Proses Perubahan
mencakup manusia, kultur, dan manajemen. Target perubahan pada
manusia dapat dilihat sisi perubahan perilaku yakni perubahan dari sisi peningkatan pengetahuan dan kemampuan kerja, serta etos kerja sehingga menghasilkan kinerja yang efektif. Merubah budaya organisasi bukanlah pekerjaan yang mudah, diperlukan usaha yang keras dan kesabaran serta membutuhkan waktu yang lama. Osborne dan Palastrik (2004) mengajukan tiga pendekatan dalam mengubah budaya yakni:
a. Pendekatan mengubah kebiasaan dengan menciptakan pengalaman baru, Kebiasaan adalah pola perilaku yang diulang dan sering tidak disadari yang didapat dari pengulangan-pengulangan yang sering terjadi ( Osborne dan Palastrik ,2004 ). Karena perilaku diulang berkali-kali, maka akan bersifat otomatis, akrab dan efisien karena tidak perlu perpikir lagi . Kebiasaan ini akhirnya membuat kita menolak perubahan yang terjadi, karena kebiasaan membuat pikiran dan perasaan kita mati.
Cara yang digunakan untuk mengubah kebiasaan orang adalah dengan menciptakan pengalaman baru. Yakni menceburkan orang ke dalam pengalaman baru untuk menentang kebiasaan lama mereka di tempat kerja dan mendorong mereka untuk berperilaku dengan cara baru. Pengalaman baru akan membentuk diri kita. Pengalaman–pengalaman itu akan membentuk komitmen emosional dan model mental yang berakar amat dalam–paradigma yang membimbing perilaku kita..
b. Menyentuh perasaan yaitu dengan cara mengembangkan permufakatan baru dan
dengan cara pihak organisasi harus meyakinkan mereka untuk melepaskan
komitmen lamanya dan mengembangkan seperangkat komitmen yang berbeda. Proses mengubah perasaan ini benar-benar bersifat pribadi. Pendekatan ini menuntut pemimpin untuk mengakui dan memuaskan kebutuhan orang yang paling dalam misalnya penghargaan, ketentraman dan rasa memiliki. Pendekatan ini menuntut memberi rasa hormat dan bahkan sedikit hadiah. Pemimpin di tuntut untuk melakukan ini setiap hari, setiap bulan dan setiap tahun. Seperti yang dikatakan mantan manajer kota Austin; Texas; Camille Barnett; “Hal-hal kecillah yang membuat orang-orang menjadi keluarga besar, organisasi besar dan kota besar” dalam (Osborn dan Plastrik, 2004).
c. Mengubah pikiran yakni dengan cara mengembangkan model mental baru. Mengubah pikiran adalah mengubah budaya pada tataran kesadaran dan rasional budaya baru. Pendekatan ini membantu para pegawai membangun pemahaman baru terhadap maksud, peran, tujuan, nilai-nilai dan strategi organisasi –arah yang di tuju organisasi dan bagaimana untuk sampai kesana. Crudle, pegawai kota Hampton dalam (Osborn dan Plastrik, 2004) menemukan bahwa mengubah pikiran melalui pernyataan visi dan misi baru organisasi akan menciptakan makna yang di sebut sebagai governing idea organisasi; menyatukan sentuhan perasaan orang untuk memandu perilaku dan keputusan mereka. Menciptakan governing idea memiliki dampak penting pada budaya organisasi yaitu Governing Idea dapat membantu menyatukan energi mereka menuju tujuan bersama, memberi semangat organisasi karena berisi impian para pegawai akan kebutuhan terhadap pencapaian yang bermakna, dan membantu organisasi menggantikan control birokrasi dengan control diri pegawai.
LEARNING ORGANIZATION
Menurut Drucker ( 2001 ) organisasi saat ini baik itu sektor publik maupun organisasi swasta tidak dapat hanya mengandalkan pengetahuan dari luar atau sekedar menjadi pengguna pengetahuan semata. Dalam khasanah teori organisasi dan manajemen telah berkembang pemikiran akan perlunya mendisain organisasi yang mampu menciptakan ilmu pengetahuan dan tehnologi (knowladge– creating organisastion) dan tidak semata sebagai user. Inti pemikiran ini adalah bahwa suatu organisasi perlu untuk di disain sehingga mampu berkreasi dan mendorong munculnya ilmu pengetahuan dan tehnologi yang mungkin saja semula tersimpan dalam diri individu dan kemudian ditransformasikan menjadi pengetahuan kolektif dan pengetahuan organisasi yang akhirnya di transformasikan lagi kepada seluruh anggota organisasi. Disekitar masalah inilah kemudian dikenal konsep learningorganisation
Konsep learning organisation kini luas dipelajari dan diterapkan oleh para praktisi pengembangan sumber daya manusia. Learning organisation menempatkan kemampuan dan pengetahuan untuk senantiasa meningkatkan pengetahuan organisasi, perubahan dan inovasi pada berbagai lapisan organisasi.
Menurut Pedler et al (1992) dalam Purwanto (2001) learning organisation (LO) adalah suatu organisasi yang memfasilitasi pembelajaran dari semua anggotanya dan terus menerus mentransforasikan dirinya. Menurut Mills dan Friesen (1992) dalam Purwanto (2001)
learning organisation di defenisikan sebagai organisasi yang mampu mempertahankan inovasi internal atau ”pembelajaran” yang konsisten, dengan sasaran langsungnya adalah perbaikan kualitas, kemajuan atau peningkatan hubungan dengan pelanggan atau dengan pemasok, atau lebih efektif dalam menjalankan strategi bisnis, dan tujuan tertingginya adalah profitabilitas yang berkelanjutan.
untuk belajar disamping bekerja dalam upaya mencapai tujuannya. atau organisasi yang harus belajar seumur hidup. Tom Peters (1991) dalam Purwanto (2001) mengatakan berlaku prinsip organisasi yang melakukan pembelajaran seumur hidup (lifelong-learning) dan perusahaan bagaikan sebuah universitas. Dengan demikian LO, pada dasarnya adalah merupakan prinsip organisasi yang terus melakukan pembelajaran disamping menyelesaikan pekerjaan sehari-hari.
Pembelajaran organisasi yang dilakukan secara terus menerus (seumur hidup) adalah untuk menyesuaikan diri dengan perubahan yang terus menerus terjadi, dengan demikian organisasi dalam hal melakukan pembelajaran harus melihat pada perubahan situasi. Organisasi harus mampu memilih pengetahuan dan tehnologi mana yang tepat untuk diterapkan, pilihan pengetahuan dan tehnologi tidak mempersoalkan pengetahuan dan tehnologi yang terbaik , tetapi yang paling berguna dan tepat untuk digunakan oleh organisasi bersangkutan. Karena semua pilihan ilmu pengetahuan dan tehnologi akan sama baiknya dan sama-sama mengandung kelemahan.
Hal ini di tegaskan oleh Sulaska (2004) yakni berada di tempat dan waktu yang tepat dengan pengetahuan yang tepat lenih penting lagi. Dan kata ”tepat” disini mengasumsikan perolehan , penerapan dan manajemen pengetahuan yang pas dengan tuntutan pasar disaat dan tempat tertentu. Dalam kondisi pekerjaan berbasis pengetahuan, perusahaan yang mampu memberikan jawaban pas atas tuntutan stakeholder dan pelangganlah yang akan sukses.
Sange (2002) menandaskan bahwa pembelajaran individu mensyaratkan bagi permbelajaran organisasi, karena individu-individu sajalah yang dapat berpikir dan bertindak. Tanpa pembelajaran individu, tidak akan terjadi pembelajaran organisasi. Organisasi hanya dapat belajar melalui individu-individu yang belajar.Namun perlu diperhatikan bahwa pembelajaran individu tidak dengan sendirinya menjamin pembelajaran organisasi.
Pembelajaran individu berbeda dengan pembelajaran organisasi. Pembelajaran organisasi lebih menekankan pembelajaran kolektif , yaitu adanya wawasan-wawasan, pengetahuan dan model mental bersama diantara berbagai anggota organissi. Selain itu, pembelajaran organisasi
dilakukan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman keseluruhan organisasi (pada masa lalu) yang terdapat pada memori organisasi. Memori organisasi ini dipengaruhi oleh mekanisme-mekanisme kelembagaan (kebijakan-kebijakan, strategi, dan model-model eksplisit) yang berguna untuk memelihara pengetahuan.
Pembelajaran organisasi terjadi jika pembelajaran merupakan suatu gerakan dari organisasi sebagai suatu kesatuan , terkait dengan visi dan misi serta strategi-strategi organisasi , terkait langsung dengan operasi–operasi perusahaan , dilakukan secara terpadu dan terintegrasi dengan sistem- sistem dan prosedur yang mendukungnya.
Kalaupun anggota organisasi itu memanfaatkan pengetahuan dan keterampilan baru itu untuk pelaksanaan tugsnya sehari-hari sehingga meningkatkan kinerjanya, tapi jika tidak ada pengakuan dan pengupahan atas perubahan tersbut maka pembelajaran yang dilakukan oleh individu tersebut bukanlah pembelajaran organisasi melainkan hanyalah pembelajaran individu.
Jadi pembelajaran individu dalam organisasi belum tentu merupakan pembelajaran organisasi, karena pembelajaran organisasi merupakan hasil pembelajaran individu-individu
dan adanya saling berbagi (Sharing)
pengetahuan, keyakinan-keyakinan, atau asumsi-asumsi diantara berbagai anggota organisasi. Contoh pembelajaran organisasi dapat dilihat pada kinerja suatu tim olah raga - sepak bola. Keberhasilan tim sepak bola bukan merupakan kontribusi dari pengetahuan dan keterampilan satu atau dua orang anggota tim, tapi merupakan hasil dari tim atau kelompok sebagai suatu keseluruhan yang bekerjasama secara berbarengan.
Dorothy Leonard – Barton (1995) dalam
Purwanto (2001) memahami learning
organisation sebagai organissasi yang memperbaharui diri terus menerus dengan karakteristik sebagai berikut ;
1. Adanya entusiasme terhadap
pengetahuan melalui pelaksanaan eksperimen, mencari pengetahuan dari luar organisasi, maupun melalui pengalihannya ke tempat–tempat atau bangsa-bangsa lain, sedangkan orang-orangnya adalah informan seekers.
2. LO berjuang agar selalu terdepan dalam pengetahuan, yakni tekun menggeluti gelombang-gelombang inovasi.
3. Terdapat keterjalinan yang erat dari berbagai keterampilan yang saling melengkapi, membutuhkan koordinasi yang ketat antara kelompok-kelompok dan individu-individu yang percaya pada diri sendiri, yang kaya pengetahuan.
4. Iterasi kegiatan-kegiatan, yaitu
menghargai sifat iteratif, return–loop dari semua kegiatan, dapat bereksperimen dan merivisi.
5. Menerapkan tingkatan pembelajaran
yang lebih tinggi (higher–order learning).
6. Memiliki pimpinan yang mau
mendengarkan dan mau belajar, dan
mengembangkan kepemimpinan pada berbagai tingkatan organisasi
KESIMPULAN
Menghadapi perubahan yang terus menerus terjadi, organisasi harus terbuka dan mampu menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan . Ada beberapa cara yang digunakan untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal yakni dengan cara melakukan Pembaharuan Organisasi dan dengan menjadikan organisasi sebagai Organisasi Pembelajar (Learning Organization)
DAFTAR PUSTAKA
