ii ABSTRACT
In the global era, ability of organization to proccesing data is needed. In this
case MTS Al - Hidayah Warung Kondang Cianjuras a education institute try the best
to be a good institute. The problem in MTS Al - Hidayah Warung Kondang Cianjur
has no kind of information system which can support akademic activity to be good.
for thet MTS Al - Hidayah Warung Kondang Cianjur needed some system which can
support academic activity in school so that speed and accelaration of information to
go a better way.
Sistem design that use to design this information system is with prototype
methode. The tools who use is Flowmap, Context diagram, Data Flow Diagram
(DFD) and the technique of data requirement is deskriftif research method with
observation methode and interview to the staff. See the software with use is Microsoft
Visual basic 6.0 and SQL Server 2000.
The design of system is Academic Information System. With expectation this
system academic activity in scholl can be able to be faster, exact, efectif and efisien.
i
ABSTRAK
Pada era globalisasi sekarang ini kemampuan sebuah organisasi untuk memproses data dengan cepat sangatlah dibutuhkan. Dalam hal ini M T S A l - Hidayah Warung Kondang Cianjur berusaha sebaik mungkin sebagai suatu institusi pendidikan yang maju. Permasalahan di MTS Al - Hidayah Warung Kondang Cianjur adalah belum adanya suatu sistem informasi yang bisa menunjang kegiatan akademik secara baik dan belum terintegrasinya data dari satu departemen ke departemen yang lain. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang bisa menunjang kegiatan akademik di sekolah agar percepatan dan kecepatan informasi dapat berjalan dengan baik.
Perancangan sistem yang digunakan untuk merancang sistem informasi ini adalah dengan dengan metode Waterfall/Classic Life Cycle, alat yang digunakan ntuk merancang sistem berupa Flow Map (Bagan Alir Dokumen), Contex diagram (Diagram Konteks), DFD (Data Flow Diagram), dan teknik pengumpulan data dengan menggunakan metode penelitian deskriftif dengan cara observasi dan wawancara langsung kepada pihak yang bersangkutan. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah Visual basic 6.0 dan SQL Server 2000.
Sistem yang dirancang adalah sistem informasi akademik. Dengan sistem ini diharapkan kegiatan akademik disekolah dapat dilakukan dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA
MTS. AL – HIDAYAH WARUNG KONDANG CIANJUR
SKRIPSI
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Studi Strata I Pada Program Studi Sistem Informasi
Oleh
Erni Febrina
10506334
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
BIODATA PENULIS
Nama Lengkap : Erni Febrina
Tempat Tanggal Lahir : Cianjur, 15 Februari 1988
Agama : Islam
Alamat : Jl. Tubagus Ismail Dalam No 4S
No Telp : 081906548786
Hobby : Belanja, Baca Buku, Dengerin musik. Motto : Kegagalan adalah awal dari keberhasilan
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia saat ini sangat cepat yang di imbangi dengan perubahan bisnis perusahaan, dimana saat ini setiap perusahaan atau Institusi menggunakan suatu solusi IT contohnya dalam bidang Informasi.
Seiring semakin pesatnya kemajuan teknologi dan semakin meningkatnya kebutuhan hidup manusia, teknologi informasi itu sangatlah dibutuhkan demi mendapatkan suatu informasi yang cepat, tepat, dan akurat. Perkembangan teknologi Informasi ditandai dengan adanya pengolahan bidang pekerjaan yang awalnya dikelola dengan menggunakan cara manual dan sangat menyita waktu, kini telah dikelola dengan hasil teknologi yang efektif dan efisien.
Peranan teknologi informasi di masa kini sangatlah diperlukan disegala aspek pekerjaan manusia. Selain memberikan kemudahan di dalam mengoperasikannya juga memberikan dampak efisien kerja yang cepat, tepat dan akurat.
Sistem Informasi akademik merupakan tiang utama dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pembelajaran.
MTS Al – Hidayah merupakan salah satu lembaga pendidikan swasta yang telah memiliki Akreditasi B, yang terletak di Jalan Raya Sukabumi Km. 08 Kecamatan Warung – kondang Kabupaten Cianjur.
Jumlah siswa Periode Tahun 2006 – 2009 dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 1.1 Daftar Jumlah Siswa Per Tahun
Tahun Pelajaran Jumlah Pendaftar
2006 - 2007 145 Siswa
2007 – 2008 123 Siswa
2008 – 2009 141 Siswa
Jumlah siswa saat ini yang ada di MTS Al – Hidayah yaitu sebanyak 401 Siswa , dengan jumlah Guru sebanyak 11 orang.
Oleh sebab itu diperlukan alat bantu berupa sistem informasi yang bekerja secara terkomputerisasi agar bisa meminimalisir permasalahan tersebut.
Berdasarkan latar belakang di atas, dan sehubungan dengan permasalahan yang dihadapi oleh MTS Al – Hidayah, maka Laporan Tugas Akhir ini akan disusun dengan judul :
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah – masalah yang didapat melalui hasil observasi, wawancara dengan staf tata – usaha MTS Al- Hidayah, maka didefinisikan masalah sebagai berikut :
1. Belum efektifnya proses pengolahan data nilai siswa, karena sering terjadinya pengulangan dalam proses penyimpanan data nilai, sehingga hal ini kurang efektif.
2. Masih terdapat kesulitan dalam proses pencarian data, karena penyimpanan data masih disimpan dalam bentuk berkas-berkas, dokumen atau pengarsipan.
3. Lamanya dalam proses pembuatan laporan dikarenakan penyimpanan data yang masih dalam bentuk arsip.
1.2.1 Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses pengelolaan data siswa, data guru, nilai, yang ada di MTS Al- Hidayah?
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Pengolahan data nilai siswa yang ada di MTS Al- Hidayah yang dapat membantu memudahkan pencarian data, dan membantu proses pembuatan laporan menjadi lebih baik dan efektif.
1.3 Maksud dan Tujuan
Dalam membangun Perancangan Sistem Informasi Akademik ini penulis mempunyai maksud dan tujuan tertentu, adapun maksud dan tujuan itu adalah sebagai berikut :
1.3.1 Maksud Penelitian
Penelitian yang dilakukan dimaksudkan untuk membangun suatu Sistem Informasi Akademik di MTS Al- Hidayah.
1.3.2 Tujuan Penelitian
1. Untuk memudahkan proses pengelolaan data siswa, data guru, nilai yang ada di MTS Al- Hidayah.
2. Untuk membuat perancangan Sistem Informasi di Bagian kesiswaan/ TU MTS Al - Hidayah yang dapat membantu mengurangi terjadinya pengulangan penyimpanan data yang sama, memudahkan pencarian data, dan membantu proses pembuatan laporan menjadi lebih baik dan efektif.
1.4 Kegunaan Penelitian
1.4.1 Kegunaan Praktis
a. Bagi Lembaga
Untuk M T S A l - Hidayah sebagai Organisasi yang diteliti, dapat mengembangkan Sistem Informasi Akademik yang lebih baik dengan proses komputerisasi.
1.4.2 Kegunaan Akademis
a. Bagi Pengembangan Ilmu
Hasil penelitian ini diharapkan menjadi pembanding antara ilmu manajemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu Manajemen Informatika.
b. Bagi Penulis
1.5 Batasan Masalah
Agar kajian dan analisis yang yang dilakukan mengarah pada pokok permasalahan yang sedang di bahas serta penulis dapat menfokuskan diri pada pembangunan sistem yang sedang di rancang, maka perlu di tetapkan batasan – batasan masalah yang akan menjadi ruang lingkup kajian yang akan dilakukan . Dengan melihat Identifikasi masalah tadi, maka ruang lingkup permasalahan yang akan dikaji oleh penulis meliputi :
1. Sistem Informasi yang penulis bangun hanya akan menangani pengelolaan data siswa,data guru, jadwal pelajaran, data nilai.
2. Penulis tidak membahas mengenai masalah keuangan di Sekolah tersebut. 3. Penulis hanya membahas kegiatan akademik pada kelas VII saja.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Tabel 1.2 Jadwal Penelitian
Jadwal Penelitian Tahun 2010
1
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Pada saat ini banyak pihak yang telah mendalami masalah sistem untuk kebutuhannya sehingga definisinya menjadi beragam. Definisi-definisinya antara lain adalah :
Menurut Jerry FithGerald (1981) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.” (Jogiyanto, 2005 : 1)
Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu sistem yang menekan pada prosedur dan sistem yang menekan pada elemen atau komponennya. Masih menurut Jogiyanto (2005 : 1), sistem yang menekan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut :
“Suatu sistem adalah jaringan kerja pada prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”
2.1.1 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umum dari sistem terdiri dari atas masukan (input), proses, dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.
Gambaran umum mengenai sistem ditunjukan pada gambar berikut ini :
Gambar 2.1 Bentuk Umum Sistem
[sumber : Jogiyanto MBA, Ph.D,2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi : Yogyakarta]
2.1.2 Elemen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalnya, bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2.1.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batasan sistem (system boundary), lingkungan luar sistem (evironments), penghubung (interface), masukan (input), k e l u a r a n (output), p e n g o l a h a n (process), dan sasaran
(objectives) atau tujuan (goal). 1. Komponen (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapa pun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan (system boundary)
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar (evironments)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga besifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber data mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lain. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (input)
beroperasi. Signal input adalah energi yang harus di proses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran (input)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran (objectives)
2.1.4 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 6) : Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide –ide yang tidak tampak secara fisik. Contohnya sistem teknologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Dan sistem secara fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contohnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia misalnya sistem perputaran bumi, sedangkan
Ssistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia, sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan man-machine system. Contohnya sistem informasi.
3. Sistem tertentu dan sistem tak tertentu
Sistem terstruktur beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Contohnya sistem komputer yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program – program yang dijalankan, sedangkan
4. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Dan bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luarnya, sedangkan
Sistem terbuka adalah sistem yang menghubungkan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Menurut Gordon B.Davis (2005 : 289 ) informasi adalah:
Data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan.
2.2.1 Siklus Informasi
Gambar 2.1 Siklus Informasi
(Sumber: Jogiyanto, HM, 2005, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta.)
2.2.2 Kualitas Informasi
Menurut Mc Leod, di dalam buku Sistem Informasi Manajemen ( 2005 : 40)
Kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu, informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines) dan relevan (relevance).
1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa.
Proses (Model)
Input (Data) Output
(Informasi)
Data (Ditangkap)
Penerima
Hasil Tindakan
Keputusan (Tindakan)
2. Tepat waktu
Berarti informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang usang tidak memiliki nilai lagi karena informasi merupakan landasan bagi pengambil keputusan.
3. Relevan
Berarti informasi mempunyai manfaat yang sesuai bagi pemakainya.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Laudon, di dalam di dalam buku Sistem Informasi Manajemen (2004 : 55)
Sistem Informasi merupakan komponen – komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, dan untuk memberikan gambaran aktivitas di dalam perusahaan.
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. (Jogiyanto : 2005 : 18 ) Blok-blok tersebut adalah :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
6. Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal- hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Pengertian Akademik dan Sistem Informasi Akademik
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Kedua, Akademik adalah “ lembaga pendidikan tinggi kurang lebih 3 tahun lamanya yang mendidik tenaga profesi”.
baru, penentuan kelas, penentuan jadwal pelajaran, pembuatan jadwal mengajar, pembagian wali kelas, proses penilaian..
2.5 Pengertian Jaringan Komputer
Menurut Abdul Kadir (2002 : 346), jaringan komputer (computer network)
atau sering juga disebut jaringan saja adalah hubungan dua buah simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih yang tujuan utamanya adalah untuk melakukan pertukaran data.
Jenis-jenis Jaringan Komputer
Secara umum jaringan komputer terbagi menjadi 3 jenis, yaitu :
1. Local Area Network (LAN)
Sebuah LAN adalah jaringan yang dibatasi oleh area yang relative kecil, umumnya dibatasi oleh area lingkungan, seperti sebuah kantor pada sebuah gedung, atau tiap-tiap ruangan pada sebuah sekolah. Biasanya jarak antar node
Gambar 2.2 Local Area Network (LAN)
(Sumber : Melwin Syafrizal, 2005, Pengantar Jaringan Komputer, Andi, Yogyakarta.)
2. Metropolitan Area Network (MAN)
Gambar 2.3 Metropolitan Area Network (MAN)
(Sumber : Melwin Syafrizal, 2005, Pengantar Jaringan Komputer, Andi, Yogyakarta.)
3. Wide Area Network (WAN)
Biasanya WAN lebih rumit dan sangat kompleks bila dibandingkan LAN maupun MAN, menggunakan banyak sarana untuk menghubungkan antar LAN dan WAN ke dalam komunikasi global seperti internet, meski demikian antara LAN, MAN dan WAN tidak banyak berbeda dalam beberapa hal. Hanya lingkup wilayahnya saja yang berbeda satu dengan yang lain.
Gambar 2.4 Wide Area Network (WAN)
2.5.1 Topologi Jaringan Komputer
Topologi jaringan atau arsitektur jaringan adalah gambaran perencanaan hubungan antar komputer dalam Local Area Network yang umumnyan menggunakan kabel (sebagai media transmisi), dengan konektor, Ethernet card, dan perangkat pendukung lainnya.
Ada beberapa jenis topologi yang terdapat pada hubungan komputer pada jaringan local area, seperti :
1. Topologi Bus
Topologi ini merupakan bentangan satu kabel yang kedua ujungnya ditutup, dimana di sepanjang kabel terdapat node-node. Signal dalam kabel dengan topologi ini dilewati satu arah sehingga memungkinkan sebuah collision
terjadi.
Gambar 2.5 Topologi bus
2. Topologi Ring
Topologi jaringan yang berupa lingkaran tertutup yang berisi node-node.
Signal mengalir dalam dua arah sehingga dapat menghindarkan terjadinya
collision sehingga memungkinkan terjadinya pergerakan data yang sangat cepat. Semua komputer saling tersambung membentuk lingkaran seperti bus tetapi ujung- ujung bus disambung. Data yang dikirim diberi address tujuan sehingga dapat menuju komputer yang dituju.
Gambar 2.6 Topologi Ring
(Sumber : Melwin Syafrizal, 2005, Pengantar Jaringan Komputer, Andi, Yogyakarta.)
3. Topologi Star
Karakteristik dari topologi jaringan ini adalah node (station) berkomunikasi langsung dengan station lain melalui central node (hub/switch),
Gambar 2.7 Topologi Star
(Sumber : Melwin Syafrizal, 2005, Pengantar Jaringan Komputer, Andi, Yogyakarta.)
4. Topologi Tree / Hierarchical
Gambar 2.8 Topologi Tree / Hierarchical
(Sumber : Melwin Syafrizal, 2005, Pengantar Jaringan Komputer, Andi, Yogyakarta.)
2.6 Manfaat Jaringan Komputer
Adapun beberapa manfaat jaringan komputer diantaranya adalah :
1. Jaringan memungkinkan manajemen sumber daya lebih efisien. Misalnya, banyak pengguna dapat saling berbagi printer tunggal dengan kualitas tinggi, dibandingkan memakai printer kualitas rendah di masing- masing meja kerja. Selain itu, lisensi perangkat lunak jaringan dapat lebih murah dibandingkan lisensi
stand-alone terpisah untuk jumlah pengguna sama.
2. Jaringan membantu mempertahankan informasi agar tetap handal dan up-to-date.
Sistem penyimpanan data terpusat yang dikelola dengan baik memungkinkan banyak pengguna mengakses data dari berbagai lokasi yang berbeda, dan membatasi akses ke data sewaktu sedang diproses.
3. Jaringan membantu mempercepat proses berbagi data (data sharing). Transfer data pada jaringan selalu lebih cepat dibandingkan sarana berbagi data lainnya yang bukan jaringan.
4. Jaringan memungkinkan kelompok-kerja berkomunikasi dengan lebih efisien. Surat dan penyampaian pesan elektronik merupakan substansi sebagian besar sistem jaringan, disamping sistem penjadwalan, pemantauan proyek, konferensi
online dan groupware, dimana semuanya membantu team bekerja lebih produktif.
5. Jaringan membantu usaha dalam melayani klien mereka secara lebih efektif. Akses jarak-jauh ke data terpusat memungkinkan karyawan dapat melayani klien
2.7 Pengertian Client Server
Client Server dapat diartikan sebagai kemampuan komputer untuk meminta layanan request data kepada komputer lain. Komputer yang meminta layanan disebut sebagai client, sedangkan yang menyediakan layanan disebut sebagai server.
Pengertian lain, client melakukan permintaan suatu informasi atau mengirim perintah ke server. Server akan menerima permintaan dan perintah client. Kemudian
server akan memproses memproses berdasarkan permintaan tersebut, dan mengembalikan kepada client sebagai hasil pemrosesan yang sudah dilakukan.
Gambar 2.9 Arsitektur Model Client Server
(Sumber : Antonius Rachmat C, S.Kom, Pemograman Jaringan Modul 21.)
a) Service Request adalah permintaan dari client baik berupa permintaan data maupun perintah ke server.
b) Service Response berupa balasan dari server atas permintaan dari client berupa hasil proses.
Client – Web Browser
Service Request Services Response
Data yang diminta oleh client dapat diambil dari database pada sisi server yang sering disebut database server, seperi misalnya MySQL, PostgreSQL, Oracle, atau SQL
Server.
Karakteristik Client-Server:
1. Client dan Server merupakan item proses (logika) terpisah yang bekerja sama pada suatu jaringan komputer untuk mengerjakan suatu tugas.
2. Service : Menyediakan layanan terpisah yang berbeda.
3. Shared resource : Server dapat melayani beberapa client pada saat yang sama dan mengatur pengaksesan resource.
4. Asymmetrical Protocol : antara client dan server merupakan hubungan one-to-many. Client memulai komunikasi dengan mengirim request ke server. Server
menunggu permintaan dari client. Kondisi tersebut juga memungkinkan komunikasi callback.
5. Transparency Location : proses server dapat ditempatkan pada mesin yang sama atau terpisah dengan proses client. Client server akan menyembunyikan lokasi
server dari client.
6. Mix-and-match : tidak tergantung pada platform
7. Message-based-exchange : a n t a r a client dan server berkomunikasi dengan mekanisme pertukaran message.
9. Scalability : sistem C/S dapat dimekarkan baik vertikal maupun horizontal.
10. Integrity : kode dan data server diatur secara terpusat, sedangkan pada client
tetap pada komputer tersendiri.
2.8 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak yang penulis gunakan dalam membuat program aplikasi ini adalah SQL Server sebagai pengolah database dan pembuatan program aplikasi dengan menggunakan Visual Basic 6.0.
2.8.1 Sekilas Tentang Program Visual Basic
Menurut Uus Rusmawan (2004 : 67) : Pemograman Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang berbasiskan windows. Bahasa pemograman pada saat ini banyak sekali jumlahnya dimana – mana, kebanyakan berbasis windows . program aplikasi berbasis windows lebih efisien dan mudah dimengerti serta tampilannya lebih menarik dara pada program berbasis DOS.
Visual Basic 6.0 juga merupakan salah satu pemograman OOP (Object Oriented Programming) yaitu pemograman berorientasi objek yang sangat kuat, berguna dan mudah dipakai.
2.8.2 .Microsoft SQL Server 2000
1
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Tempat penelitian dilaksanakan di MTS Al – Hidayah Warung - Kondang, dengan alamat Jalan Raya Sukabumi KM.8 Desa Cieundeur Warung – Kondang Cianjur dan yang menjadi objek penelitiannya adalah Bagian Kesiswaan / Tata Usaha MTS Al - Hidayah.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
MTS Al – Hidayah berdiri pada tanggal 1 Juli 1969. Sebagai perintis yaitu:
1. H. Dzaelani 2. H. As. Hidayat 3. Djafar Mahfudin 4. Ms. Hadiyat 5. E. Halimah
merupakan suatu lembaga pendidikan dibawah naungan yayasan Bhakti Hamira sebagai penyelenggara pendidikan.
3.1.2 Visi dan Misi MTS Al – Hidayah
`Visi atau strategi adalah ungkapan atau aspirasi mengenai perwujudan dan kinerja sekolah yang diinginkan diwaktu yang akan datang
Berikut ini Visi dari MTS Al – Hidayah :
“Menjadikan Madrasah sebagai pusat pencerahan Ilmu Pendidikan yang berorientasi pada sistem Pendidikan Nasional berciri khas Islam”.
Misi adalah ungkapan mengenai maksud pendirian sekolah serta alasan keberadaannya.
Berikut ini Misi dari MTS Al – Hidayah :
1. Mambangun manusia yang mempunyai Keilmuan dan Berakhlakul Karimah menuju Iman dan Taqwa (IMTAQ)
2. Mampu berfikir secara produktif dan inovatif
3. Mempersiapkan siswa – siswi yang mempunyai liveskill dan mampu menyesuaikan ide – ide baru sesuai dengan perkembangan IPTEK
2.6.1 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan kerangka kerja yang menggambarkan adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari setiap tindakan dalam struktur tersebut.
Berikut ini Struktur Organisasi di MTS Al- Hidayah berdasarkan SK Bersama Tiga Menteri ( Menteri Agama, Menteri P dan K dan Menteri Dalam Negeri ) N0 36 Tahun 1975, 037/U/1975, No 36 Tahun 1975 serta peraturan Menteri Agama no 3 Tahun 1979 :
Berikut ini Struktur Organisasi di MTS Al- Hidayah :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi MTS Al - Hidayah
( Sumber : MTS Al – Hidayah ) Kepala Sekolah
Wakil Kepala sekolah
Kurikulum
Kesiswaan Sarana dan
Prasarana
Humas Tata Usaha
Guru - Guru
3.1.4 Deskripsi Tugas
A.Kepala sekolah
Kepala sekolah mempunyai tugas sebagai berikut : a. Mengatur menyelenggarakan urusan pendidikan. b. Mengatur menyelenggarakan urusan kepegawaian. c. Mengatur menyelenggarakan urusan keuangan sekolah.
d. Mengatur menyelenggarakan urusan sarana dan prasarana sekolah. e. Membina hubungan antara pimpinan, guru dan murid.
f. Menyelenggarkan hubungan dengan orang tua murid dan masyarakat.
B.Wakil Kepala Sekolah
Wakil kepala sekolah bertanggung jawab langsung kepada kepala sekolah dan mempunyai wewenang penuh untuk menggantikan kepala sekolah dalam mengatur urusan persekolahan jika kepala sekolah berhalangan. Tugasnya meliputi :
a. Penyusunan rencana, pembuatan program kegiatan dan program pelaksanaan jadwal pelajaran.
b. Merencanakan dan melaksanakan penerimaan siswa baru.
C. Bidang kurikulum
Bidang kurikulum mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyusun program pengajaran
b. Menyusun program kerja sekolah
c. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran
d. Membuat rekapitulasi, rata – rata dan persentase kehadiran guru setiap bulan
e. Membuat laporan pelaksanaan pelajaran
D.Bidang kesiswaan
Bidang kesiswaan mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyusun program dan jadwal pembinaan kesiswaan
b. Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah
c. Mengkordinasikan dan mengarahkan kegiatan ekstrakulikuler d. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala
E. Bidang Sarana dan Prasarana
Bidang Sarana dan Prasarana mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menginventarisasi semua kekayaan sekolah
b. Menata ruangan sesuai kondisi yang ada
d. Merehabilitasi barang – barang yang rusak e. Menyusun laporan kegiatan
F. Bidang Humas
Bidang Humas mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Menciptakan hubungan yang harmonis, kondusif dan kekeluargaan baik dilingkungan sekolah maupun dengan masyarakat luar.
b. Mengatur kegiatan rapat – rapat, pertemuan khusus dan hari – hari besar c. Membantu kelancaran sekolah dalam berkomunikasi dengan orang tua
murid G.Tata Usaha
Tata Usaha mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyusun kerja tata usaha sekolah
b. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah c. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha sekolah
d. Membantu kepala sekolah untuk mengembangkan sistem informasi sekolah e. Mengatur administrasi kesiswaan
H.Guru
Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas sebagai berikut :
3.2 Metodologi penelitian
Metode penelitian adalah cara ilmiah dalam mendapatkan suatu data, Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian adalah sebagai berikut :
3.2.1 Desain Penelitian
Jenis metode penelitian yang digunakan penulis adalah metode deskriptif (descriptive reasearch). Metode deskriptif (descriptive reasearch) yaitu metode dalam penelitian suatu kasus dengan cara menuturkan pemecahan masalah dan mengumpulkan data sebagai gambaran keadaan objek yang diteliti berdasarkan fakta - fakta yang ada (Cholid Narbuko and H. Abdu Achmadi 2007 : 44). Metode deskriptif yaitu membuat deskriptif, gambaran (dari sekelompok manusia, objek, kondisi, pada masa sekarang) secara sistematis, faktual dan akurat tentang fakta, sifat, dan hubungan antar fenomena yang mempunyai kriteria sebagai berikut:
1. Data yang digunakan didasarkan pada fakta yang terpecaya bukan opini. 2. Ada deskripsi yang jelas tentang tempat dan waktu penelitian.
3. Dijelaskan tentang teknik pengumpulan dan analisis data, maupun pustaka yang digunakan.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan Skripsi ini adalah sebagai berikut :
1. Observasi, yaitu dengan cara meneliti secara langsung ke objek yang diteliti yaitu data siswa, guru, dan Tata usaha. Serta data operasional belajar mengajar dan sistem informasi akademik yang sedang berjalan.
2. Wawancara, yaitu melalui tatap muka dan Tanya jawab langsung dengan bagian tata usaha, guru, wakil kepala sekolah.
3. Studi Pustaka, yaitu melalui pengkajian referensi yang mendukung pada analisis dan perancangan sistem serta pengolahan Akademik
Dalam melakukan penelitian, penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data untuk mendapat informasi yang dibutuhkan guna merancang perangkat lunak agar sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Dalam kegiatan pengumpulan data ini penulis menggunakan data primer dan data sekunder.
3.2.2.1 Sumber Data Primer
a. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan cara melakukan peninjauan langsung mengenai proses Akademik pada MTS Al – Hidayah Warung Kondang Cianjur.
b. Wawancara
Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab dengan bagian Tata – Usaha / Kesiswaan yang terlibat guna mendapatkan data yang akurat.
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ( Dokumentasi )
Data sekunder ini berupa data dokumentasi dengan cara mengumpulkan data yang tertulis yaitu kegiatan memperoleh data dengan menganalisis dan mempelajari dokumen atau catatan yang ada yang terdapat pada bagian kesiswaan/ tata usaha, melakukan penelitian dimana pengambilan datanya penulis mengambilan contoh data siswa, data guru, data kelas dan data nilai.
3.2.2 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
dengan memprioritaskan ketepatan waktu selesai dan efektifitas dalam perancangan sebuah sistem.
3.2.2.1Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode pendekatan analisis dan pemograman terstruktur. Alat -alat yang digunakan dalam pendekatan analisis dan pemograman terstruktur adalah
Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Normalisasi, Entity Relation Diagram (ERD).
3.2.2.2Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan dalam pengembangan untuk membangun sistem informasi ini yaitu metode prototype yang dimana prototype
merupakan suatu metode dalam pemgembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat suatu program dengan cepat dan bertahap dan
1. Identifikasi kebutuhan sistem
Pada tahap ini merupakan tahap awal dalam membangun sebuah sistem informasi, dimana antara pemakai sistem (user) dan pengembang sistem bertemu. User dijelaskan tentang kebutuhan sistem yang akan dibangun oleh pengembang sistem.
2. Membuat prototype
Setelah menganalisa sistem yang akan dibangun, pengembangan sistem mulai membuat prototype.
3. Menguji prototype
Setelah tahap ini pembuatan prototype selesai, kemudian pengembang sistem dan user melakukan pengujian program agar program dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan, dan user memberikan saran atau masukan bila terdapat kekurangan pada program.
4. Memperbaiki prototype
5. Mengembangkan versi Produksi
Pada tahap ini pengembang sistem menyelesaikan sistem yang telah dibuatnya sesuai masukan atau saran terakhir dari pemakai sistem. Dibawah ini adalah tahapan pendekatan prototype yang ditujukkan pada gambar sebagai berikut:
Gambar 3.2 Tahapan Pendekatan Prototype
(Sumber : Susanto Azhar, 2004, Sistem Informasi Manajemen , Konsep dan Penegmbangan )
Identifikasi Kebutuhan Sistem
Membuat Prototype
Menguji Prototype
Memperbaiki Prototype
Penulis mengambil model proses secara prototyping karena :
a. Penyajian aspek-aspek perangkat lunak yang akan dibangun akan nampak bagi pelanggan/pemakai secara cepat (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototype.
b. Prototype dievaluasi oleh kedua belah pihak (programmer dan calon
user) sehingga penyaringan kebutuhan pengembangan perangkat lunak dapat dengan cepat dilakukan sesuai dengan keinginan user.
c. Programmer akan memahami apa yang harus dilakukan agar kebutuhan user dapat dipenuhi.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
1. Flow Map
Flowmap merupakan diagram alir dokumen yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yanga ada. Untuk menjalankan prosedur sistem, digunakan
flowmap yang terbentuk dari analisis prosedur. 2. Diagram Kontek
akan dirancang, diagram ini hanya menjelaskan secara umum gambaran aliran kontek dari rancangan sistem yang akan dibuat.
3. Data Flow Diagram
Diagram alir data/ data flow diagram (DFD) merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram alir data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dijelaskan.
4. Kamus Data
Kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah catalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar dan pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
membangun desain logik basis data relasional dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilakan struktur tabel yang normal.
Secara umum normalisasi terdiri dari dalam tahap, yaitu : 1) Tahap tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2) Bentuk Normal Pertama (1NF/First Normal Form)
Bentuk ini menghilangkan duplikasi data yang terjadi pada tahap tidak normal dengan cara menghapuskan data-data sama.
3) Bentuk Normal Kedua(2NF/Second Normal Form)
Tahap normalisasi kedua adalah menentukan kunci dari normalisasi pertama yang digunakan sebagai primary key pada tabel, membentuk tabel berdasarkan primary key dan mengelompokkan data pada tabel-tabel yang sudah dibentuk.
4) Bentuk Normal Ketiga (3NF / Third Normal Form)
b. Tabel Relasi
Relasi tabel disebut juga relasi antar tabel yaitu, menggambarkan hubungan antara file-file yang ada pada suatu pengolahan data. Proses pengelompokan data elemen menjadi tabek-tabel yang menunjukan entity
dan relasinya yang berfungsi untuk menentukan kunci yang mengakses data item atau merupakan database relation sedemikian rupa sehingga
database tersebut menjadi dimodifikasi.
c. ERD
Entity Relationship Diaagram (ERD) adalah sebuah diagram yang menggambarkan model relasi antar rancangan data tersimpan model relasi ini diperlukan untuk mengambarkan struktur data dari relasi antar data ( yang mungkin sangat komplek) model data ERD dibentuk dari empat komponen dasar yaitu :
1. Entitas.
2. Atribut.
Setiap entitas memiliki atribut-atribut atau elemen data yang mencirikan entitas tersebut.
3. Kunci (key).
Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam set entitas.
4. Relasi.
Hubungan antara entitas atau beberapa entitas jenis relasi yang ada didalam database adalah sebagai berikut :
a. Relasi banyak ke satu ( n – 1 ) b. Relasi banyak ke banyak (n – n ) c. Relasi satu ke banyak ( 1 – n ) d. Relasi satu ke satu ( 1 – 1 )
3.2.3 Pengujian Software
Metode pengujiaan perangkat lunak yang penyusun pakai dalam pengujiaan perangkat lunak yang penyusun pakai adalah Metode Black Box Testing, Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian
black box merupakan metode peracangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black box berfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program. Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : (1) fungsi- fungsi yang tidak benar atau hilang, (2) kesalahan interface, (3) kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, (4) kesalahan kinerja, (5) inisialisasi dan kesalahan terminasi.
Pengujian black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut : a) Bagaimana validitas fungsional diuji
b) Kelas input apa yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik c) Apakah sistem akan sangat sensitif terhadap harga input tertentu
d) Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi
f) Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap sistem operasi.
1
Analisis sistem merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang
berjalan pada bagian kesiswaan, sistem yang digunakan semuanya masih dilakukan
secara manual atau tulis tangan. Analisis sistem ini bertujuan untuk mengetahui lebih
jelas dari cara kerja sistem tersebut, sehingga dapat diketahui kelebihan dan
kekurangannya.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen menggambarkan bagaimana dan untuk apa saja
dokumen – dokumen digunakan dalam sistem informasi akademik. Untuk itu analisis dokumen merupakan salah satu yang dapat membantu dalam
perancangan atau dari sistem selanjutnya, adapun dokumennya yaitu sebagai
berikut:
1. Data siswa
Deskripsi : Dokumen yang berisikan data - data siswa
Fungsi : Sebagai data siswa untuk administrasi bagian akademik
Sumber data : Akademik
Atribut : Nomor Induk siswa, nama siswa, jenis kelamin
siswa,tempat/tanggal lahir, agama, alamat siswa, telepon,
2. Laporan Data Siswa
Deskripsi : Dokumen yang berisi laporan keseluruhan data siswa
Fungsi : Mengetahui seluruh data siswa
Sumber data : Akademik
Atribut : Nomor Induk siswa, nama siswa, jenis kelamin
siswa,tempat/tanggal lahir, agama, alamat siswa, telepon,
pekerjaan orang tua.
3. Data kelas
Deskripsi : Dokumen yang berisi tentang data kelas yang harus
ditempati oleh siswa.
Fungsi : Mengetahui data kelas
Sumber data : Akademik
Atribut : Kode kelas, kelas
4. Data Guru
Deskripsi : Dokumen yang berisikan data seluruh guru
Fungsi : Mengetahui data seluruh guru
Sumber data : Guru, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status,
telepon, pendidikan terakhir.
5. Laporan Data Guru
Deskripsi : Laporan seluruh data guru yang ada
Fungsi : Mengetahui laporan data guru
Sumber data : Akademik
Atribut : Nomor Induk Pegawai, nama lengkap, alamat,
tempat/tanggal lahir guru, jenis kelamin, agama, telepon,
Deskripsi : Dokumen berisikan data jadwal pelajaran dan mengajar
untuk siswadan guru
Fungsi : Mengetahui jadwal pelajaran
Sumber data : Akademik
Atribut : Kode Mata Pelajaran. Kode kelas, NIP
7. Nilai
Deskripsi : Dokumen yang berisikan data nilai siswa
Fungsi : Mengetahui laporan data nilai
Sumber data : Akademik
Atribut : Kode kelas, kode mata pelajaran, NIS, Semester, Tahun
pelajaran, UTS, UAS, Nilai akhir.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Prosedur merupakan urutan kegiatan yang tepat dari tahapan-tahapan
awal yang menerangkan mengenai proses apa yang dikerjakan, siapa yang
mengerjakan proses tersebut, bagaimana proses itu dapat dikerjakan dan
dokumen apa saja yang dilibatkan. Adapun uraian prosedur dari sistem akademik
di MTS Al – Hidayah yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Bagian akademik mencatat data siswa sebanyak 3 rangkap, yang masing – masing rangkap pertama yaitu untuk pembagian kelas, pada pembagian kelas
dibuatkan sebanyak 2 rangkap pertama yaitu untuk dibuatkan laporan data
siswa baru dan yang kedua untuk arsip, pada pembuatan laporan data siswa
dan kelas dibuatkan sebanyak 3 rangkap yang pertama yaitu untuk arsip, yang
kedua untuk diberikan kepada kepala sekolah dan yang ketiga untuk wali
pertama yaitu diberikan pada siswa, rangkap yang kedua untuk arsip dan
rangkap yang ketiga diberikan pada guru.
2. Setiap guru menyerahkan data guru ke bagian akademik sebanyak 2 rangkap,
rangkap yang pertama yaitu untuk mencatat dan membuat laporan data guru,
sedangkan rangkap kedua untuk dibuatkan data wali kelas sebanyak dua
rangkap, yang pertama diberikan untuk wali kelas yang nantinya diserahkan
pada kepala sekolah dan yang kedua untuk arsip.
3. Setiap guru mata pelajaran membuatkan penilaian terhadap siswa sebanyak 2
rangkap, rangkap yang pertama untuk arsip dan rangkap yang kedua untuk
wali kelas.
4. Setelah wali kelas mendapatkan nilai dari setiap guru mata pelajaran maka
wali kelas akan membuatkan rekapitulasi nilai yang akan dibuatkan sebanyak
2 rangkap, rangkap yang pertama untuk arsip dan yang kedua untuk kepala
Flowmap merupakan gambar hubungan antar entity yang terlibat
berupa aliran – aliran dokumen yang ada. Bagan alir dokumen tersebut juga disebut bagan alir formulir yang merupakan bagan alir yang menunjukan
arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Mengenai sumber dari aliran dokumen dapat digambarkan flowmap berikut
Kepala Sekolah
Gambar 4.1 Flow map Sistem Informasi Akademik berjalan
Ket :
A : Arsip Data Siswa baru
B : Arsip Nilai Siswa
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang
menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan data dan keluaran
dari sistem. Tujuan diagram ini adalah untuk menggambarkan suatu sistem
yang sedang berjalan yang mendefinisikan awal dan akhir data yang masuk
dan keluar dari sistem. Diagram konteks sistem informasi akademik pada
MTS Al – Hidayah digambarkan sebagai berikut :
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Akademik
berjalan
4.1.2.3 Data Flow Diagram
DFD berfungsi sebagai diagram yang menggambarkan sistem
sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain
dengan aliran dan penyimpanan. Tujuan digambarkan DFD adalah untuk
mengetahui aliran data yang terjadi dalam sistem. Adapun DFD pada
SISWA Mencatat Data
Siswa Data siswa
2.0 pembagian kelas, wali kelas, jadwal
pelajara
3.0 Membuat Lap
Data Siswa
Jadwal pelajaran Data jadwal pelajaran
KEPALA SEKOLAH Lap data siswa
Data siswa Data kelas Dt kls siswa
Dt siswa GURU
4.0 Merekap Nilai
Data nilai Lap nilai
Evaluasi sistem dimaksudkan untuk menemukan kelemahan sistem yang
akan diperbaiki. Dari uraian tentang analisis sistem yang sedang berjalan di MTS
Al – Hidayah Cianjur, maka dapat ditemukan beberapa kekurangan atau
kelemahan yang diantaranya adalah :
Tabel 4.1 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
Masalah Aktor / Entitas Solusi
1. Kurang efektifnya untuk pencarian data siswa
karena penyimpanan
data masih menggunakan
pembukuan secara
manual
2. Kurang efektifnya dalam proses pengolahan data nilai dikarenakan sering terjadinya pengulangan
Di buatkan Sistem Informasi yang
dapat mempermudah dalam
mencari data siswa
Di buatkan Sistem Informasi yang
dapat mempermudah dalam
proses pengolahan data nilai
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan
proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru atau
memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat
memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memanfaatkan teknologi dan fasilitas
mempermudah pekerjaan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem adalah membentuk kerangka sistem
pengolahan data dengan bantuan komputer, untuk mewujudkannya dilakukan
beberapa tahapan, diantaranya :
1. Memperbaiki pengolahan data menjadi terkomputerisasi
2. Dapat menyimpan data, mengolah data, melakukan pencarian data, dan
menampilkan data – data dan cara perhitungan atau informasi secara cepat dan
tepat waktu.
Pengembangan sistem berarti suatu sistem yang baru untuk menggantikan
sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu
direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan
dipelihara.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Adapun gambaran umum sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Kodifikasi )
3. Perancangan antar muka ( Struktur Menu, Perancangan Input dan Output ).
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Di usulkan
Dalam perancangan prosedur ini meliputi flow map, diagram kontek, data
flow diagram, dan kamus data yang bertujuan untuk memudahkan dalam
pembuatan program dan memudahkan dalam menganalisa alir dokumen.
Adapun prosedur Sistem Akademik yang di usulkan adalah sebagai berikut :
Bagian akademik memasukan data siswa ke database untuk di inputkan.
1. Bagian akademik menginputkan data siswa dan input mata pelajaran ke
dalam database. Bagian akademik mengambil data pelajaran dari database
untuk dibuatkan jadwal pelajaran sebanyak 2 rangkap, rangkap yang pertama
untuk arsip dan rangkap yang kedua untuk siswa.
2. Bagian akademik membuatkan data cetak siswa yang diambil dari database
dan dibuatkan laporan data siswa untuk diberikan ke kepala sekolah
3. Guru menyerahkan data guru ke bagian akademik untuk dilakukan proses
penginputan data guru, setelah d input, bagian akademik membuatkan
dan dibuatkan laporan data wali kelas sebanyak 2 rangkap, rangkap pertama
untuk arsip dan yang kedua untuk kepala sekolah.
5. Guru melakukan penilaian secara manual, dan nilai siswa tersebut dibuatkan
sebanyak 2 rangkap, rangkap yang pertama untuk arsip dan yang kedua
untuk diberikan ke wali kelas.
6. Wali kelas menyerahkan nilai siswa ke bagian akademik untuk diinputkan ke
database dan untuk di buatkan Raport siswa sebanyak 2 rangkap, rangkap
yang pertama untuk kepala sekolah dan rangkap kedua untuk siswa.
7. Wali kelas menyerahkan nilai siswa ke bagian akademik untuk diinputkan ke
database dan untuk di buatkan Raport siswa sebanyak 2 rangkap, rangkap
Flowmap sistem yang di usulkan
Guru Wali Kelas Kepala
Sekolah
Gambar 4.5 Flow map Sistem Informasi Akademik yang di usulkan
Ket :
B : Arsip jadwal pelajaran
Diagram kontek ini juga sering disebut data alir diagram level 0.
Gambar di bawah ini adalah gambar diagram kontek usulan Sistem
informasi akademik.
Sistem Informasi Akademik pada MTS Al
- Hidayah
Siswa Kepala Sekolah
Lap dt siswa, dt kelas, Raport
Raport Acc Data siswa
Jadwal pelajaran
Guru
Jadwal Pelajaran
Data Nilai
4.2.3.3Data Flow Diagram
Berdasarkan flow map yang telah diusulkan maka DFD yang
diusulkan adalah sebagia berikut :
siswa
siswa Input dt siswa
Dt jadwal pelajaran Dt
s
F guru 2.1
Input dt guru F guru
Dt guru Dt guru
2.2 Cetak lap dt guru
Lap dt guru
Kepala sekolah Dt guru
Dt siswa Melakukan penilaian
4.2
Input dt nilai F nilai
4.3
Gambar 4.10 DFD level 2 proses4 yang di usulkan
4.2.3.4Kamus Data
Kamus data merupakan sebuah daftar yang terorganisir dari
elemen data yang berhubungan dengan sistem. Kamus data berfungsi
membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan
mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara
persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar dan
berikut :
1. Nama arus data : Data_siswa
Alias : -
Aliran data : Siswa – proses 1, proses 1 – f.siswa, f.siswa – proses
4
Atribut : Nis,nama_siswa,jenis_kelamin,
tempat_lahir,tanggal_lahir,alamat_siswa,
nama_ortu_siswa, pekerjaa_ortu_siswa/wali,
no_telepon.
2. Nama arus data : Data_kelas_siswa
Alias : -
Aliran data : Proses 2 – f.guru
Atribut : Kode_kelas, semester, nama_kelas.
3. Nama arus data : Data_mata_pelajaran
Alias : -
Aliran data : Proses 1 – F.mata_pelajaran
Alias : -
Aliran data : Proses 3 – F. nilai, F.nilai – Proses 4
Atribut : Kode_matapelajaran, kode_kelas,
hari,tanggal, jumlah_jam, nama_matapelajaran.
5. Nama arus data : Laporan_data_siswa
Alias : -
Aliran data : Proses 4 – Kepala sekolah
Atribut : Nis, nama_siswa, jenis_kelamin, tempat_lahir,
tanggal_lahir, alamat_siswanama_ortu_siswa,
pekerjaan_ortu_siswa.
6. Nama arus data : Data_guru
Alias : -
Aliran data : F. guru – proses 2, proses 2 – f. guru
Atribut : Nip,nama_guru,tgl_lahir_guru,
tempat_lahir_guru,jenis_kelamin,
Alias : -
Aliran data : Proses 2 – kepala sekolah
Atribut : Nip,nama_guru,tgl_lahir_guru,
tempat_lahir_guru,jenis_kelamin,
agama_guru, alamat_guru, telepon_guru.
8. Nama arus data : Data_nilai
Alias : -
Aliran data : Proses 4 – kepala sekolah
Atribut : Nis, semester, kode_guru, kode_matapelajaran,
ulangan,uts,uas, nilai_akhir, nama_matapelajaran.
9. Nama arus data : Data_raport
Alias : -
Aliran data : Proses 4 – siswa
Atribut : Nis, nama, kelas, wali_kelas, tahun_ajar,
mata_pelajaran, ulangan,
Alias : -
Aliran data : Proses 3 – Kepala sekolah
Atribut : Nis, nama, kelas, wali_kelas, tahun_ajar,
mata_pelajaran, ulangan, UTS, UAS,
nilai_raport, tanda_tangan.
4.2.4 Perancangan Basis Data
Database merupakan kumpulan file yang saling berkaitan satu sama lain
dimana data relational atau hubungan antar file direlasikan dengan kunci relasi
(Relation Key) yang merupakan kunci primer dari masing-masing file. Database
tersimpan pada simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu
untuk memanipulasikan data. Tujuan dari perancangan skema database adalah
untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi
yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik.
Perancangan basis data dimaksudkan untuk memudahkan mengetahui
file-file database yang digunakan dalam skema database dan mengetahui hubungan
antar file dan database. Perancangan database meliputi ERD (Entity Relationship
Normalisasi merupakan proses konversi atau laporan manual
kedalam struktur tabel dengan menghilangkan elemen yang sama, dan data
yang berulang – ulang.
Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi
data. Jika kondisi tabel tidak terdapat redudansi maka kondisi tabel normal.
Bentuk Unnormal :
Bentuk unnormal merupakan kumpulan data yang akan direkam,
tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu dapat saja data tidak
lengkap atau terduplikasi, data dikumpulkan apa adanya.
Bentuk Unnormal :
{ Nis, nama_siswa, jenis_kelamin, tempat_lahir, tanggal_lahir,
alamat_siswa, nama_ortu_siswa, pekerjaa_ortu_siswa, kode_kelas,
semester, nama_kelas, kode_mapel, nama_mapel, kode_kelas, kode_ hari,
tanggal, jumlah_jam.Nis, nama_siswa, jenis_kelamin, tempat_lahir,
tanggal_lahir, alamat_siswa, nama_ortu_siswa, pekerjaan_ortu_siswa, Nip,
nama_guru, tgl_lahir_guru, tempat_lahir_guru,jenis_kelamin, agama_guru,
alamat_guru, telepon_guru. Nip, nama_guru, tgl_lahir_guru,
tempat_lahir_guru, jenis_kelamin, agama_guru, alamat_guru,
telepon_guru, kelas, semester, alamat, telp, semester, alamat, telp, Nis,
kode_kelas. kode_siswa, kode_mapel, semester, tahun_ajaran, nilai,
kode_kelas, kode_Matapelajaran, nama_matapelajaran }
1. Bentuk Normal ke - 1
Bentuk normal pertama adalah tabel yang tidak mengandung
pengulangan data. Bentuk normal tahap pertama terpenuhi jika sebuah
tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut.
{ Nis, nama_siswa, jenis_kelamin, tempat_lahir, tanggal_lahir,
alamat_siswa, nama_ortu_siswa, pekerjaa_ortu_siswa, kode_kelas,
semester,nama_kelas,kode_mapel,nama_mapel,hari,tanggal,jumlah_jam,
Nip,nama_guru,tgl_lahir_guru,tempat_lahir_guru,jenis_kelamin,
agama_guru,alamat_guru,telepon_guru, semester, ulangan, uts, uas,
nilai_akhir. kode_siswa,semester, tahun_ajaran}
2. Bentuk Normal ke - 2
Bentuk normal tahap kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua
atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan
fungsional pada key primer secara utuh. Maka atribut tersebut akan
dijadikan satu.
Siswa = {*Nis, kode_kelas** nama_siswa, jenis_kelamin
tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat_siswa,
tempat_lahir_guru, jenis_kelamin,
agama_guru, alamat_guru,
telepon_guru}
Mata Pelajaran = {*kode_matapelajaran, nama_matapelajaran,
ulangan, uts, uas}.
Kelas Siswa = {*Kode_kelas,semester, nama_kelas,Nip**}
Jadwal pelajaran = {*kode_matapelajaran,nip**,
kode_jadwal*,nama_matapelajaran,kode_kelas**,
hari,tanggal,jumlah_jam}
3. Bentuk Normal ke – 3
Bentuk normal ketiga memiliki ketentuan harus telah berbentuk
normal kedua (2NF) dan relasi tidak boleh memuat kebergantungan
fungsional di antara atribut-atribut bukan utama. Bentuk normal ketiga
menghilangkan kebergantungan transitif, awalnya bentuk normal ketiga
dipikir sebagai bentuk normal puncak atau paling akhir. Namun kemudian
dapat ditemukan bentuk normal lebih kuat yaitu bentuk normal
Boyce-Codd.
Siswa = {*Nis,kode_kelas**,nama_siswa,
no_telp}.
Guru = {*Nip,nama_guru,tgl_lahir_guru,
tempat_lahir_guru,jenis_kelamin,
agama_guru, alamat_guru, telp_guru.
Mata Pelajaran = {*kode_matapelajaran, nama_matapelajaran,
ulangan, uts, uas.
Kelas = {*Kode_kelas,smester,nama_kelas,jml_siswa,
Nip**}
Jadwal pelajaran = {*kode_matapelajaran, Nip*, kode_jadwal*,
nama_matapelajaran,kode_kelas**,hari,
jam }
Nilai = {**Nis,semester,kode_matapelajaran,
ulangan,uts, uas, nilai_akhir }
4.2.4.2 Relasi Tabel
Relasi tabel disebut juga relasi antar tabel yaitu menggambarkan
hubungan antara file-file yang ada pada suatu pengolahan data. Proses
pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity
dan relasinya yang berfungsi untuk menentukan kunci yang mengakses
tabel adalah :
Tabel 4.2 Relasi Sistem Akademik yang di usulkan
Tabel siswa
4.2.4.3 Entity Relationship Diagram
ERD adalah bentuk bagan yang menggunakan relasi entitas suatu
informasi. Entitas relasi diagram dibuat dengan menggunakan persepsi
dengan kardinalitas. Terdapat tiga jenis kardinalitas diantaranya:
1. 1-1 : Menunjukan hubungan satu ke Satu
2. 1-N : Menunjukan hubungan satu ke banyak
3. N-N : Menunjukan hubungan banyak ke banyak
Siswa Kelas Guru
Mata Pelajaran Jadwal Pelajaran
Nilai Mempunyai
1
Mempunyai Mempunyai
N 1
1 1
Mempunyai 1
N
Mempunyai
N 1
N
Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu struktur file yang
dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data
dan pembuatan laporan sehingga memudahkan kerja sistem komputer
Struktur file yang akan digunakan didalam perancangan sistem ini
akan menentukan struktur file database yang menunjukan struktur dari
elemen-elemen yang menyatakan panjang tipe datanya. Pengembangan
struktur file yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut :
1. Tabel Siswa
Nama : Tabel Siswa
Deskripsi : Tempat penyimpanan data siswa
Primary Key : NIS
Tabel 4.3 Struktur File Siswa
2. Tabel Guru
Nama : Tabel Guru
Deskripsi : Tempat penyimpanan data guru
Primary Key : NIS
Tabel 4.4 Struktur File Guru
3. T
a
b
3. Tabel Mata Pelajaran
Nama : Mata Pelajaran
Deskripsi : Tempat penyimpanan data pelajaran
Primary Key : Kode_matapelajaran
Tabel 4.5 struktur file Mata Pelajaran
No Nama data / field Type Length /
6 Tanggal_Lahir datetime 8 Atribut
No Nama data / field Type Length / Lebar Keterangan
1 Kode_matapelajaran nvarchar 50 Primary Key
2 Nama_matapelajaran nvarchar 50 Atribut
Nama : Kelas
Deskripsi : Tempat penyimpanan data kelas
Primary key : Kode_kelas
Tabel 4.6 Struktur File Kelas
No
5 Tahun_ajaran nvarchar 50 Atribut
6 Jumlah_siswa nvarchar 50 Atribut
7 Wali_kelas nvarchar 50 Atribut
5. Tabel Jadwal Pelajaran
Nama : Jadwal pelajaran
Deskripsi : Tempat penyimpanan data jadwal
Primary Key : Kode_jadwal
Tabel 4.7 Struktur File Jadwal Pelajaran
No Nama data / field Type Length /
Lebar Keterangan
1 Kode_Jadwal nvarchar 50 Primary
Key
2 Kode_matapelajaran nvarchar 50 Foreign key
3 Hari nvarchar 20 Atribut
4 Jumlah_Jam datetime 12 Atribut
5 NIP nvarchar 9 Foreign
Nama : Data_Nilai
Deskripsi : Tempat penyimpanan data nilai
Primary key : NIS
Tabel 4.8 Struktur File Nilai
No Nama data / field Type Length /
Lebar Keterangan
1 NIS nvarchar 50 Foreign key
2 Semester nvarchar 50 Atribut
3 UTS nvarchar 50 Atribut
4 UAS nvarchar 50 Atribut
5 Nilai_Akhir nvarchar 50 Atribut
6 Kode_Jadwal nvarchar 50 Foreign key
4.2.4.5 Kodifikasi
Kodifikasi merupakan suatu proses mempermudah dalam
pengelompokan dan pemrosesan data yang terdapat dalam basis data, selain
itu juga dapat menghindarkan dari kesalahan dalam penginputan data.
Kodefikasinya adalah sebagai berikut:
1. Nomor Induk Siswa
Nomor Induk Siswa ( NIS ) pada perancangan ini menggunakan
type numeric dengan lebar 9, dimana 4 digit menyatakan tahun ajaran, 2
digit menyatakan kelas masuk, dan 3 digit terakhir menyatakan No urut
Contoh :091010001
Ket : 0910 = Tahun ajaran siswa baru 2009-2010
10 = masuk sekolah dari kelas 1
01 = No urut siswa
2. Kode Mata Pelajaran
Adapun pengkodeannya yaitu :
Contoh : PLJR/00001
Keterangan : PLJR = menunjukan jenis Mata Pelajaran
00001 = Nomor Mata Pelajaran
XXXX - XX - XXX
Nomor urut siswa
Masuk sekolah dari kelas 1
Tahun ajaran baru siswa
Nomor Mata Pelajaran
Jenis Mata Pelajaran
Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan
suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang
dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah
dibuat.
4.2.5.1 Struktur Menu
Perancangan menu merupakan gambaran mengenai struktur menu
program yang akan dibuat yang digambarkan dalam bentuk diagram.
Gambar 4.12 Stuktur menu
