PADA PT. PLN (PERSERO) DISTRIBUSI
JAWA BARAT DAN BANTEN
LAPORAN KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mata Kuliah Kerja Praktek
Jenjang Diploma III Program Studi Akuntansi
Oleh : Nabila Ramdaniar
21308055
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT dan junjungan kita
Nabi Muhammad SAW, atas rahmat dan karunia-Nya, penulis dapat
menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dengan judul ” Penggajian
Karyawan dengan Program SAP (System Application and Product in Data
Processing) Pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten”.
Laporan ini adalah hasil dari kegiatan Kerja Praktek yang telah
dilaksanakan mulai tanggal 26 Juli samapi dengan 20 Agustus 2010 di PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.Laporan ini merupakan salah satu
syarat mata kuliah Kerja Praktek Program Diploma III jurusan Akuntansi,
Universitas Komputer Indonsia (UNIKOM) Bandung pada semester lima.
Penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak Lepas dari dukungan semua
pihak yang telah banyak membantu. Oleh karena itu, pada kesempatan yang baik
ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto,selaku Rektor Universitas Komputer
Indonesia.
2. Prof.Dr.Hj.Umi Narimawati, Dra.,SE.,M,Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Komputer Indonesia.
3. Sri Dewi Anggadini, SE,M.Si., selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Komputer Indonesia.
4. Lilis Puspitawati.,SE,M,Si., selaku Sekretaris Program Studi Akuntansi
ii
petunjuk yang sangat berharga demi terselesainya penyusunan laporan kerja
praktek ini.
6. Dadang Kartiwa selaku pembimbing lapangan di PT PLN (Persero) Distribusi
Jawa Barat dan Banten.
7. Yulia Susianty selaku asisten analist di bidang SDM yang telah mengajarkan
prsoses SAP danmemberikan data untuk melengkapi laporan ini.
8. Seluruh staff PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten khususnya
bagian akuntansi, dan SDM.
9. Orang tua yang selalu mendoakan dan memberi dukungan yang tiada
terhingga.
10.Untuk kakak tersayang, yang selalu bersedia membantu untuk menyelesaikan
laporan ini,
11.Rizky Riawan yang selalu memberikan semangat,dukungan dan motivasi
dalam penyelesaian laporan.
12.Sahabatku yang selalu setia membantu,Anne, Anis, Kana, Nono, Giw, Ratu,
Anis, Citra, Via, Isni Aisyah, Wilda Nuryanti, dan Syesilia serta seluruh
teman-teman di kelas 3 Ak 5 yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
iii berkenan memberikannya.
Akhir kata, semoga hasil KKP ini dapat bermanfaat dan memberikan pengetahuan
serta wawasan bagi penulis dan semua pembacanya. Amin.
Bandung, Desember 2010 Penulis
iv
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek ... 1
1.2 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek ... 9
1.3 Kegunaan Kerja Praktek ... 10
1.4 Metode Kerja Praktek ... 10
1.5 Lokasi Kerja Praktek ... 12
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 14
2.2 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 18
2.3 Deskripsi Jabatan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 21
2.4 Aspek Kegiatan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 33
BAB III PEMBAHASAN HASIL PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek ... 36
3.1.1 Prosedur Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 36
v
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek ... 39
3.2.1 Teknis Prosedur Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten... 40
3.2.2 Teknis Pelaksanaan Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten... 43
3.3 Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek ... 44
3.3.1 Prosedur Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 44
3.3.2 Pelaksanaan Penggajian dengan Program SAP pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ... 47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 50
4.2 Saran ... 50
DAFTAR PUSTAKA ... 51
LAMPIRAN-LAMPIRAN ... 52
1 1.1 Latar Belakang Kerja Praktek
Seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi saat ini, masyarakat
semakin menikmati kemajuan teknologi tersebut, seperti jaringan internet yang
semakin mudah untuk di aplikasikan oleh masyarakat dalam kesehariannya.
Kemajuan teknologi ini pun terjadi pada dunia perusahaan untuk lebih
memudahkan proses kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi
akuntansi. Ilmuwan Jerman berhasil menemukan aplikasi software yang bernama
SAP (System Application and Product in Data Processing).
Software aplikasi SAP tersebut di gunakan pula oleh PT . PLN (PERSERO)
yang merupakan suatu Badan Usaha Mlik Negara (BUMN) yang bergerak
dibidang ketenagalistrkan, dan merupakan salah satu perusahaan listrik di
Indonesia. PT PLN (PERSERO) merupakan perusahaan publik yang bergerak
dibidang jasa sehingga memiliki tanggung jawab besar untuk mampu memberikan
pelayanan yang terbaik kepada masyarakat.
Sistem merupakan istilah dari bahasa latin “sustema” yang artinya adalah
suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.Sistem juga
merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam
Beberapa ahli mengemukakan pendapat mengenai arti dari sistem sebagai
berikut :
1. L. James Havery
Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian
komponen yang berhubungn satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk
berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang
telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi
yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk
mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
3. C.W. Churchman
Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk
melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
Sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.
5. Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling
berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling
pengaruh dar satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
Software merupakan data elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh
komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau instruksi
yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh
keinginannya tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini
diolah melalui perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta
data-data yang diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal,
diantaranya adalah sistem operasi, program, dan data. Software ini mengatur
sedemikian rupa sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
PT PLN (PERSERO) terbagi menjadi 3 bagian, yaitu Pembangkitan,
Transmisi, dan Distribusi. Selain itu, PLN juga memiliki unit penunjang, yakni
sertifikasi, Jasa Engineering, Jasa Pendidikan, Jasa dan Produksi, Jasa Manajemen
Konstruksi dan lain-lain. Seluruh bagian bekerjasama untuk menunjang kegiatan
operasional PT PLN (Persero) sehingga terjadi lalu lintas antar unit PLN tersebut.
PLN memiliki 2 program yang digunakan dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya, yakni sotware SAP (System Application and Product in Data
Processing) dan software GL Magic. Menurut Project manajer Tim Imbangan
ERP PLN Benni Hermawan, penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang
telah menerapkan sistem pelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat
concern atas pelayanan pelanggan, jadi, integrasi antar sistem ini akan dilakukan
lebih dulu di Jawa Barat, Jawa Tengah dan Jawa Timur, karena di daerah-daerah
tersebut yang paling siap akan penerapan integrasi antar sistem tersebut.
SAP adalah software aplikasi yang berguna untuk mengimplementasikan
konsep ERP (Enterprises Resources Planning) yang merupakan konsep sistem
informasi yang mengintegrasikan antara beberapa bagian yang saling terkait di
sebuah perusahaan. SAP ini merupakan aplikasi ERP terbesar didunia dan begitu
pula di Indonesia, walaupun pada awalnya SAP ini dirancang untuk
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan
mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap
aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi
di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.
Pada awalnya SAP adalah singkatan dari System Analysis and Program
Development dan dalam bahasa Jerman Systemanalyse und
Programmentwicklung. SAP ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector,
Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Kemudian pada tahun 1977 berganti
menjadi ”System Application and Product in Data Processing”. SAP yang dikenal
saat ini adalah system R/3.Sebelum sampai ke generasi R/3 SAP telah melewati
tahap R/1 dan R/2.
Untuk mendapatkan salah satu aplikasi ERP ini pun perusahaan harus
membayar mahal baik dari segi lisensinya, konsultan IT, dan juga SDM yang
masih langka.Dalam mengaplikasikan SAP ini pun tidak mudah,para pengguna
harus belajar keras untuk dapat mengerti bagaimana cara mengaplikasikan
software ini.
Didalam SAP terdiri dari beberapa modul contohnya :
1. Sales & Distribution : membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional
berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,shipping
dan billing)
2. Materials Management : membantu menjalankan proses pembelian dan
pengelolaan inventory
3. Production and Planning : membantu proses perencanaan fan control
Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:
1. Data Transaksi
a. Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat
purchase order
b. Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu
2. Master Data
a. Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa
dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master
b. Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul
aplikasi dalam sistem SAP
Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan
mengintegrasikan sistem yang berakibat :
1. Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan memperbarui
modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul
tersebut.Data yang tampil adalah data terbaru begitu pengguna memasukan
data ke dalam sistem.
2. Transparansi data semua pengguna yang mempunyai akses ke sistem akan
dapat melihat semua informasi yang paling terbaru setiap saat diperlukan
walaupun informasi tersebut di input oleh user lain.
Hasil tinjauan dari beberapa media memperkirakan bahwa lebih dari 10
juta pengguna yang menggunakan lisensi produk ERP dari SAP, maka harus
diakui bahwa SAP adalah penguasa pasar dari produk ERP saat ini.
Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran
perusahaan-perusahan kelas kecil menengah maka fokus pun bergeser ke segmen
pasar tersebut.
SAP ini merupakan salah satu program dalam sistem informasi akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang
menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi. Akuntansi sendiri
sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA
pada sebuah organisasi antara lain :
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
b. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
c. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Untuk software SAP di PT PLN (Persero) yang bekerjasama dengan
accenture (konsultan penerapan ERP) ini sendiri hanya baru digunakan di unit
Distribusi Jawa Barat dan Banten, Distribusi Jawa Tengah, Distribusi Jawa Timur,
Distribusi Bali, P3B, dan PLN Pusat. Di PLN Distribusi Jawa Barat dan Banten
sudah menggunakan software tersebut. Pada tahap awal penerapan ERP, PLN
menerapkan di tiga bidang yaitu, divisi keuangan, divisi logistik, dan divisi
sumberdaya manusia. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan
kompetensi perusahaan dan secara otomatis akan meningkatkan pelayanan.
Dengan penerapan SAP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai
diharuskan untu beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi karena
Menurut ketua tim Change Management Proyek Implementasi ERP, Rully
Fasri, kendala terbesar dalam menerapkan ERP adalah merubah pola pikir yang
selama ini terbentuk dari seluruh karyawan untuk menerima sebuah
perubahan.Tanpa adanya pola pikir yang baru ERP tidak akan memberikan
manfaat bagi perusahaan.Penerapan ERP di PLN sedikit banyak telah merubah
proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot
project PLN. Perubahan tersebut adalah pada manajemen organisai, administrasi
pegawai, adminsitrasi waku kerja, dan penggajian.
Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja
dalam suatu perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat
memenuhi kebutuhan hidupnya.
Definisi gaji menurut gaji Handoko (1993), adalah pemberian pembayaran
finansial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan
dan sebagai motivasi pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
Menurut Poerwono (1982) peranan gaji dapat ditinjau dari dua pihak, yaitu:
a. Aspek pemberi kerja (majikan) adalah manager
Gaji merupakan unsur pokok dalam menghitung biaya produksi dan
komponen dalam menentukan harga pokok yang dapat menentukan
kelangsungan hidup perusahaan. Apabila suatu perusahaan memberikan gaji
terlalu tinggi maka, akan mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji
yang diberikan terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan
b. Aspek penerima kerja
Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh seseorang dan digunakan
untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah merupakan satu - satunya
motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji merupakan salah satu
motivasi penting yang ikut mendorong karyawan untuk berprestasi, sehingga
tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan mempengaruhi kinerja dan
kesetiaan karyawan.
Menurut Komaruddin (1995) fungsi gaji bukan hanya membantu manajer
personalia dalam menentukan gaji yang adil dan layak saja, tetapi masih ada
fungsi
1. Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke dalam organisasi
2. Untuk mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi
3. Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang
PLN membentuk Tim Imbangan Pilot ERP yang terdiri dari orang-orang
yang ahli di bidangnya terutama pada bisnis proses di PLN dan kultur budaya
kerjanya. Mereka dituntut untuk bekerja keras dalam melakukan perbahan serta
menyediakan waktu untuk melaksanakan proyek tersebut diluar waktu sebagai
karyawan. Tim Imbangan ini bertanggung jawab langsung kepada Direksi PLN
via Direktur keuangan dan direktur niaga dan pelayanan pelanggan.
Tugas Utama dari Tim Imbangan ini adalah menyukseskan pelaksanaan
penerapan ERP di PLN pusat beserta ujicoba pilot project di 3 kantor PLN yang
telah disebutkan diatas, dan mempersiapkan kebutuhan akan pengembangan
lanjutan yaitu integrasi antar sistem. Tim ini terdiri atas tim sentral dan tim
1. Tim Sentral, beroperasi di kantor pusat, beranggotakan atas wakil dari PLN
pusat dan unit pilot.
2. Tim Roll-Out, merupakan representasi dari Tim Sentral, yang beranggotakan
atas wakil-wakil dari unit PLN yang bekerja di lokasinya masing-masing.
Berdasarkan latar belakang penulisan di atas, maka penulis menyusun Laporan
Kerja Praktek dengan judul : ”Penggajian Karyawan dengan program SAP
(System Application and Product ini Data Processing) pada PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten”.
1.2 Maksud danTujuan Kerja Praktek
1.2.1 Maksud Kerja Praktek
Adapun maksud penulis untuk melakukan penelitian dan pembuatan
Laporan Kerja Praktek ini adalah untuk mengetahui penerapan aplikasi software
SAP (System Application and Product in Data Processing) pada PT PLN (Pesero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten.
1.2.2 Tujuan Kerja Praktek
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini saya mempunyai beberapa tujuan
yaitu untuk mengetahui :
1. Prosedur penggajian karyawan dengan program SAP pada PT PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten.
2. Pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP pada PT PLN
1.3 Kegunaan Kerja Praktek
Dalam pelaksanaan kegiatan kerja praktek ini tentunya menghasilkan
beberapa kegunaan bagi masing-masing pihak yang diantaranya adalah :
1. Bagi Penulis
Kerja Praktek ini sangat bermanfaat bagi penulis, yaitu penulis dapat
mengetahui penerapan aplikasi software SAP pada PT PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten.
2. Bagi instansi
Adapun kegunaan kerja praktek bagi instansi adalah diharapkan dapat
memberikan masukan yang bermanfaat bagi pengembangan bagi instansi
untuk masa yang akan datang.
1.4Metode Penelitian
Metode kerja praktek yang dilakukan penulis adalah metode block realase
yaitu metode pelaksanaan kerja praktek dalam satu periode tertentu. Kerja praktek
dilaksanakan pada tanggal 26 Juli 2010 – 20 Agustus 2010.
Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data yang
relevan berkaitan dengan judul yang diambil, adalah sebagai berikut:
1. Studi Lapangan (Field Research)
Data yang diperoleh dalam penyajian laporan kerja praktek ini adalah
dengan cara meneliti secara langsung di instansi tempat kerja praktek
Adapun studi lapangan yang dilakuakan dengan berbagai cara yaitu:
a. Observasi
Penulis melakukan kerja praktek dengan mengamati dan meninjau
terhadap objek peneliti, guna mendapatkan gambaran mengenai penerapan
aplikasi software SAP pada bidang SDM
b. Wawancara
Dalam hal ini, penyusun melakukan wawancara (tanya jawab) langsung
atas segala hal yang di butuhkan dengan asisten analist pada bagian SDM.
c. Dokumentasi
Teknik ini dilakukan dengan memanfaatkan dokumen-dokumen yang saya
dapatkan dari PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, seperti
struktur organisasi, dan tampilan-tampilan program SAP.
2. Studi Kepustakaan (Library Research)
Untuk memperoleh data secara teoritis selain melakukan studi
lapangan, penulis juga melakukan studi kepustakaan dengan menggunakan
buku tentang sistem informasi akuntansi serta sumber lainnya yang di
dapat dari internet yang dijadikan dasar perbandingan yang dirasa relevan
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Penulis telah melaksanakan kerja prkatek dengan lokasi dan waktu
pelaksanaannya sebagai berikut :
a. Lokasi Kerja Praktek
Penulis melaksanakan kerja praktek di sebuah instansi pemerintah PT PLN
(PERSERO) Distribusi Jawa Barat dan Banten di Jalan Asia Afrika No.63
Bandung. Telp 4230747 Facsimile (022) 4230822
b. Waktu Kerja Praktek
Penulis melakukan kerja praktek selama 1 (satu) bulan yang dimulai pada
tanggal 26 Juli sampai dengan 20 Agustus 2010.
Tabel 1.1
Aktivitas Kerja Praktek dan Kantor
NO Hari Waktu Keterangan
1 Senin –Kamis 07.30 – 16.30 WIB Aktivitas Kerja
12.00 – 13.00 WIB Istirahat
2 Jumat 08.00 – 09.00 WIB Senam Pagi
09.00 – 16.30 WIB Aktivitas Kerja
11.30 – 13.00 WIB Istirahat
3 Senin – Jumat (Ramadhan) 08.00 – 15.30 WIB Aktivitas Kerja
14 2.1 Sejarah Instansi
Awal kelistrikan di Bumi Parahyangan sudah ada semenjak Pemerintah
Kolonial Belanda masih bercokol di tataran tanah Sunda. Di tahun 1905, di
Bandung berdiri perusahaan yang mengelola penyediaan tenaga listrik bagi
kepentingan publik. Nama perusahaan itu Bandungsche Electriciteit Maatschaapij
(BEM).
Dalam perjalanannya, BEM pada tanggal 1 anuari 1920 berubah menjadi
Perusahaan Perseroan menjadi Gemeenschapplijk Electriciteit Bedrif Voor
Bandoeng (GEBEO) yang pendiriannya dikukuhkan melalui akte notaris Mr.
Andrian Hendrik Van Ophuisen dengan Nomor: 213 pada tanggal 31 Desember
1949.
Setelah kekuasaan penjajahan beralih ke tangan Pemerintah Jepang, di antara
rentan waktu 1942-1945, pendistribusian tenaga listrik dilaksanakan oleh Djawa
Denki Djigyo Sha Bndoeng Shi Sha dengan wilayah kerja di seluruh Pulau Jawa.
Kemudian tahun 1957 menjadi awal penguasaan pengelolaaan penyediaan
tenaga listrik di seluruh tanah air yang ditangani langsung oleh Pemerintah
Indonesia.27 Desember 1957, GEBEO diambil alih oleh Pemerintah Indonesia
yang kemudian dikukuhkan lewat Peraturan Pemerintah No.86 Tahun 1958 j.o.
Peraturan Pemerintah No.18 Tahun 1959.
Selanjutnya, di tahun 1961 melalui Peraturan Pemerintah No.67 dibentuk
kesatuan pimpinan PLN. Sejalan dengan itu, PLN Bandung pun berubah menjadi
PLN Exploitasi XI sebagai kesatuan BPU-PLN di Jawa Barat, di luar DKI Jaya
dan Tanggerang.
Pada tahun 1970-an dikeluarkan Peraturan Pemerintah No.18 Tahun 1972
tentang Perusahaan Umum Listrik Negara yang menyebutkan status PLN menjadi
Perusahaan Umum Listrik Negara. Kemudian, berdasarkan Pengumuman PLN
Exploitasi XI No. 0II/Sek/1975 tanggl 14 Juli 1975, PLN Exploitasi XI diubah
namanya menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara Distribusi Jawa Barat.
Memasuki era 1990-an, dengan adanya Peraturan Permerintah Republik
Indonesia No. 23 Tahun 1994 pada tanggal 16 Juni 1994, Perusahaan Umum
Listrik Negara Distribusi Jawa Barat diubah lagi menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero) dengan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat sejak tanggal 30
Juli 1994.
Untuk memenuhi tuntutan perubahan dan perkembangan kelistrikan yang dari
tahun ke tahun cenderung mengalami peningkatan, maka keluarlah Keputusan
Direksi PT PLN (Persero) No. 28. K/010/DIR/2001 tanggal 20 Februari 2001
yang menjadi landasan hukum perubahan nama PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat menjadi PT PLN (Persero) Unit Bisnis Distribusi Jawa Barat.
Pada akhirnya, dengan mengacu pada Keputusan Direksi PT PLN (Persero)
No. 120.K/010/DOR/2002 tanggal 27 Agustus 2002,PT PLN (Persero) Unit
Bisnis Distribusi Jawa Barat berubah lagi namanya menjadi PT PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten, dimana wilayah kerjanya meliputi Propinsi
A. Visi dan Misi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
1. Visi
Sebuah perusahaan/instansi tentu mempunyai cita-cita untuk
menjadikan perusahaan/instansinya itu menjadi sukses dan mencapai suatu
keberhasilan.Cita-cita tersebut direalisasikan dalam sebuah visi sebagai
berikut:
“Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang tumbuh berkembang,
unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani”.
2. Misi
Dalam mencapai visi tersebut, ditetapkan misi PT PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten sebagai berikut :
a. Melakukan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait yang
berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang
saham.
b.Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas
kehidupan masyarakat.
c. Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi.
Logo PT PLN (Persero)
Sumber : PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten,2010
Gambar 2.1 Logo PT PLN (Persero)
Keterangan logo :
1. Bidang Persegi Panjang Vertikal
Menjadi bidang dasar bagi elemen lainnya, melambangkan bahwa PT PLN
(Persero) merupakan wadah atau organisasi yang terorganisir dengan sempurna.
Berwarna kuning untuk menggambarkan pencerahan, seperti yang diharapkan
PLN bahwa listrik mampu menciptakan pencerahan bagi kehidupan
bermasyarakat. Kuning juga melambangkan semangat yang menyala-nyala yang
dimiliki tiap insan yang berkarya di perusahaan ini.
2. Petir atau Kilat
Melambangkan tenaga listrik yang terkandung di dalamnya sebagai
produk jasa utama yang dihasilkan oleh perusahaan. Selain itu petir pun
melambangkan kerja cepat dan tepat para insan PT PLN dalam memberikan solusi
terbaik bagi para pelanggannya. Warna cerah melambangkan kedewasaan PLN
perusahaan bersama tiap insan perusahaan serta keberanian dalam mengahadapi
tantangan perkembangan zaman.
3. Tiga Gelombang
Memiliki arti daya rambat energi listrik yang dialirkan oleh tiga bidang
usaha utama yang digeluti perusahaan yaitu pembangkitan, transmisi, dan
distribusi yang seiring sejalan dengan kerja keras para insan PT PLN guna
memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggannya. Diberi warna biru untuk
menampilkan kesan konstan (sesuatu yang tetap) seperti halnya listrik yang tetap
diperlukan dalam kehidupan manusia. Di samping itu, biru juga melambangkan
keandalan yang dimiliki insan-insan perusahaan dalam memberikan layanan
terbaik bagi para pelanggannya.
2.2 Strukur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan
dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi.
Struktur organisasi dan tugas pokok PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat dan Banten ditetapkan berdasarkan Keputusan General Manager
No.101.K/021/GM.DJBB/2004, pada tanggal 24 November 2004. Struktur
organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten merupakan
organisasi fungsional dan staff. Jenjang manajemen meliputi unsur pimpinan,
dibawah dan tanggung jawab langsung kepada pimpinan yang merupakan pejabat
tinggi pada PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
Secara garis besar stuktur organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat dan Banten terdiri dari General Besar yang dibantu oleh beberapa Manager
dan pengawasan secara internal,untuk lebih jelas dapat dilihat pada gambar
berikut:
Struktur organisasi PT. PLN (Persero) DJBB
Sumber: Data Intern PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten, 2010
Gambar 2.2.
Bagan Struktur Organisasi
Mengingat Kerja Praktek penulis dilaksanakan dibagian Akuntansi. Maka,
struktur organisasi bagian akuntansi dapat dilihat pada gambar dan uraian berikut
ini:
Struktur Organisasi Bagian Akuntansi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Sumber: Data Intern PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten,2010
Gambar 2.3.
Bagan Struktur Organisasi Bagian Akuntansi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Deputi Manajer
JU AT, PDP, dan Material JU Akuntansi Umum
JU Akuntansi Umum JU Akuntansi Biaya
JU Akuntansi Biaya
2.3 Deskripsi Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi yang telah di putuskan oleh General
Manager Kantor Distribusi PP PLN (Persero) DJBB tanggal 15 Desember 2008
dengan nomor 078.K/GM.DJBB/2008 tersebut, masing-masing jabatan diuraikan
sebagai berikut :
1. General Manajer
Seorang general manajer mempunyai beberapa tugas yang merupakan
tanggungjawabnya,yaitu :
a. Memimpin, mengurus, mengelola distribusi sesuai dengan maksud dan
tujuan disribusi serta menyiapkan rencana kerja tahunan distribusi lengkap
dengan anggaran keuangan secara tepat waktu.
b. Mewakili distribusi di luar maupun di dalam pengadilan.
c. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan distributor serta
menetapkan kebijakan distribusi di bidang perencanaan, pembangunan
sarana pendistribusian tenaga listrik dan sumbaer daya manusia.
d. Melaksanakan kebijakan umum dalam mengurus distribusi yang telah
digariskan oleh direksi.
e. Mengendalikan pelaksanaan tugas para Deputi Pimpinan dan Kepala
Kontrol Intern.
f. Mengelola dan mengendalikan seluruh kegiatan berdasarkan Kebijakan
Direksi dan Peraturan perundang-undangan yang berlaku.
g. Mengadakan dan memelihara tata buku dari administrasi distribusi sesuai
h. Menetapkan gaji/pensiun hari tua dan penghasilan lain dari pegawai serta
mengatur hal kepegawaian lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
2. Pembantu Pimpinan
a. Manajer Perencanaan dan Pengembangan Usaha
Manajer perencanaan dan Pengembangan Usaha dibantu oleh
Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan, Deputi Manajer Pendanaan, dan
Jabatan Kepakaran di Bidang Pengembangan Usaha. Adapun deskripsi
jabatannya yaitu:
1) Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan bertanggung jawab atas
penyusunan perencanaan korperat (Business Plan) serta rencana kerja
dan anggaran perusahaan dari Unit Bisnis Distribusi.
2) Deputi Manajer Pendanaan bertanggung jawab atas penyediaan sumber
dana untuk mendukung rencana kegiatan investasi dan operasi.
3) Kepakaran Pengembangan Usaha bertanggung jawab atas penyusunan
rencana pengembangan usaha/analisa usaha sesuai dengan kaidah yang
sehat.
b. Manajer Distribusi
Manajer Distribusi mempunyai tugas sebagai berikut:
1) Menyusun rencana pengembangan sistem jaringan distribusi dan
membina penerapannya.
2) Menyusun strategi pengoperasian dan pemeliharaan jaringan distribusi
dan membina penerapannya.
3) Menyusun SOP untuk penerapan dan pengujian peralatan distribusi
4) Menyusun desain standar konstruksi jaringan distribusi dan peralatan
kerjanya serta membina penerapannya.
5) Mengevaluasi susut energy listrik dan gangguan pada sarana
pendistribusian tenaga listrik serta saran perbaikannya.
6) Menysusun metode kegiatan konstruksi dan administrasi pekerjaan
seta membina penerapannya.
7) Menyusun kebijakan manajemen jaringan distribusi dan kebijakan
perbekalan distribusi seta membina penerapannya.
8) Menyusun pengembangan sarana komunikasi dan otomatisasi operasi
jaringan distribusi.
9) Menyusun regulasi untuk penyempurnaan Data Induk Jaringan (DIJ).
10) Membantu dan mengevaluasi DIJ.
c. Manajer Niaga
Manajer Niaga dibantu Manajer Administrasi dan Jabatan
Kepakaran. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:
1. Deputi Manajer Administrasi Niaga bertanggung jawab atas
pencapaian kinerja niaga (rasio, operasi, umur piutang, pendapatan,
penjualan dan susut tenaga listrik) dan pengaturan transaksi niaga
yang yang dilaksanakan di UPP/UPT/cabang, AREA yaitu transaksi
jual/beli produk.
2. Kelompok kepakaran pengembangan sistem pelyanan yang
meliputi:
a) Kepakaran bisnis proses dan sistem prosedur pelayanan
antar unit pelaksana dan pembuatan sistem dan prosedur
pelayanan untuk meningkatkan pelanggan.
b) Kepakaran regulasi pelayanan bertamggung jawab atas
penyaiapan standar, regulasi pelayanan dan melaksanakan
monitoring atau evaluasi untuk rumusan penyempuranaan atau
perbaikan standar dan regulasi pelayanan.
c) Kepakaran sistem pelayanan pelanggan potensial bertanggung
jawab atas tersedianya sistem pelyanan dan memfasilitasi
UPP/UPT/cabang dan AREA dalam menyelenggarakan
pelayanan dan kontrak bisnis dengan pelanggan potensial
untuknpencapaian pelanggan dan target peningkatan pendapat.
d) Kepakaran sistem pelayanan pelanggan umum bertanggung
jawab atas tersedianya sistem pelayanan dan memfasilitasi
UPP/UPT/cabang dan AREA dalam menyelenggarakan
pelayanan.
e) Kepakaran riset kepuasan pelanggan bertanggung jawab atas
penyelenggaraan riset/survey kepuasan pelanggan untuk
mengetahui kebutuhan dab keinginan pelanggan guna
peningkatan pelayanan pelanggan.
f) Kepakaran peningkatan kompetensi pelayanan dan niaga
bertanggung jawab atas peningkatan kompetensi pelayanan dan
niaga unit-unit pelaksana dalam rangka pencapaian kinerja
3. Kelompok kepakaran pengembangan niaga yang meliputi:
a) Kepakaran pengembangan pemasaran atau produk unggulan
bertanggung jawab atas kelancaran penyelenggaraan pemasaran
oleh unit pelaksana dengan memfasilitasi dan menyiapkan
inovasi atau produk unggulan.
b) Kepakaran riset dan inteligent pasar bertanggung jawab atas
penyelenggaraan riset dan inteligent pasar untuk mengetahui
peta dan rencana pengembangan pasar.
c) Kepakaran negosiasi dan transaksi niaga bertanggung jawab
atas pelaksanaan negosiasi dan transaksi niaga/kontrak bisnis
dengan pihak eksternal UBD dan memfasilitasi transaksi
kontrak bisnis di unit pelaksana.
d) Kepakaran tarif atau harga bertanggung jawab atas pembuatan
rumusan dan kajian pentarifan/harga atas transaksi niaga yang
dapat menguntungkan perusahaan.
e) Kepakaran PPTL/penertiban niaga bertanggung jawab atas
pengaturan pelaksanaan PPTL/penertiban niaga dalam rangka
pencapaian peningkatan target niaga.
f) Kepakaran peningkatan produktivitas (EDP) bertanggung
jawab atas peningkatan produktivitas (EDP) unit-unit pelaksana
d. Manajer Keuangan
Manajer Keuangan dibantu oleh deputi Manajer Pengendalian
Anggaran, Deputi Manajer Pengelolaan Keuangan, Deputi Manajer
Akuntansi dan Jabatan Kepakaran di bidang analis dan evaluasi sistem
keuangan. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:
1) Deputi Manajer Pengendalian Anggaran bertanggung jawab atas
pengendalian pelaksanaan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan
(RKAP) dn Monitoring Penggunaan Dana.
2) Deputi Manajer Pengelolaan Keuangan bertanggung jawab atas
pengelolaan dana arus kas secara akurat melaksanakan
pengembangan sistem manajemen keuangan yang sehat serta
pengelolaan keuangan yang menguntungkan serta menyiapkan data
untuk Laporan Keuangan.
3) Deputi Manajer Akuntansi bertanggung jawab dalam menyiapkan
informasi akuntansi yang akurat dan tepat waktu untuk semua pihak
dan membantu manajemen dalam melaksanakan operasi perusahaan
secara efisien dan efektif.
4) Kepakaran Keuangan bertanggung jawab dalam merencanakan pola
pengelolaan dana yang menguntungkan serta melakukan analisa dan
evaluasi keuangan.
e. Manajer SDM dan Organisasi
Manajer Sumber Daya Manusia dan Organisasi dibantu oleh
Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Kepakaran Manajemen
Sumber Daya Manusia. Adapun deskripsi jabatannya yaitu:
1) Deputi Manajer Administrasi Sumber Daya Manusiabertanggung
jawab atas terlaksananya pengelolaan penghasil dan emolumen,
kesejahteraan dan kesehatan pegawai serta pension dan sistem
pengelolaan data pegawai yang up to date dan penyajian informasi
pegawai yang akurat serta pembinaan kesehatan dan keselamatan
kerja (K3).
2) Deputi Manajer Pengembangan Sumber Daya Manusia bertanggung
jawab atas pengembangan sumber daya manusia yang berkualitas
dan kompeten melalui jenjang karir yang jelas.
3) Kepakaran Manajemen Sumber Daya Manusia bertanggung jawab
atas pengembangan sistem sumber daya manusia.
f. Manajer Komunikasi, Hukum dan Administrasi.
Fungsi Bidang Komunikasi, Hukum dan Administrasi meliputi:
1) Menusun kebijakan dan mengelola komunikasi kemasyarakatan dan
pelanggan baik internal maupun eksternal.
2) Menyusun kebijakan dan mengelola fasilitas kerja, sistem
pengamanan dan manajemen kantor.
3) Menyusun kebijakan K3, lingkungan dan community development.
4) Menyusun kebijakan administrasi.
5) Menyusun dan mengkaji produk-produk hukum dan
6) Memberikan advokasi dalam bisnis tenaga listrik dan
ketenagakerjaan.
7) Menyusun standar fasilitas kantor.
8) Mengelola asset tanah dan bangunan serta sarana kerja.
9) Mengelola kesekretariatan dan rumah tangga kantor induk.
10) Menyusun laporan manajemen di bidangnya.
3. Unsur Pelaksanaan
a. Unit Organisasi Area Pelayanan dan Jaringan.
Merencanakan, melaksanakan dan melakukan evaluasi serta membuat
laporan atas pencapaian pendapatan penjualan listrik, pelayanan
pelanggan, pengoperasian, pemeliharaan jaringan distribusi di daerah
kerjanya secara efisien dengan mutu dan keandalan yang baik untuk
mencapai kinerja unit.
b. Area Pengaturan Distribusi.
Merencanakan, melaksanakan dan melakukan evaluasi serta membuat
laporan atas kegiatan operasi pengaturan jaringan distribusi di daerah
kerjanya secara efisien dengan mutu dan keandalan yang baik untuk
mencapai kinerja unit.
4. Auditor Internal
Dalam melaksanakan tugas pokok dan tanggung jawab sebagaimana
keputusan direksi No. 014.K/010/DIR/2003, dibantu oleh kepakaran seperti
auditor teknik, auditor manajerial, auditor khusus, jabatan dan formasi tenaga
a. Audit Sistem Distribusi, bertanggung jawab atas pembianaan dan
penilaian audit bidang distribusi dalam menghasilkan rekomendasi bagi
perbaikan dan kemajuan proses bisnis yang mengacu pada efisiensi dan
efektifitas pencapaian tugas kerja.
b. Audit Sistem Administrasi dan Umum, bertanggung jawab atas
pemberian dan penilaian audit bidang administrasi dan umum dalam
rangka menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan kemajuan proses
bisnis yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas target kinerja.
c. Audit Keuangan dan Pendapatan, bertanggung jawab atas pembinaan
dan penilaian audit yang berkaitan dengan masalah keuangan dan
pendapatan dalam rangka menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan
kemajuan proses bisnis yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas target
kinerja.
d. Audit Mutu Layanan, bertanggung jawab atas pembinaan dan penilaian
audit yang berkaitan dengan masalah mutu layanan dalam rangka
menghasilkan rekomendasi bagi perbaikan dan kemajuan proses bisnis
yang mengacu pada efisiensi dan efektifitas target kinerja
Adapun deskripsi jabatan bagian akuntansi pada PT PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah sebagai berikut:
1. Deputi Manajer Akuntansi
Tugasnya adalah melaksanakan kegiatan administrasi keuangan sesuai
dengan kebijaksanaan pimpinan, mencakup bidang-bidang penyusunan
anggaran yang menggunakan metodologi serta data yang akurat, pembelanjaan
langganan, termasuk sistem pelaporan dan akuntansi juga membuat laporan
dalam bidangnya.
2. AM Akuntansi (Ahli Madya Akuntansi)
a. Menerima LP (Laporan Pemeliharaan) dan LK (Laporan Keuangan) dari
cabang-cabang.
b. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik,
kas dan bank sampai pembuatan pendataan.
c. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan.
3. Supervisor Akuntansi Umum
Tugasnya adalah:
a. Mengevaluasi dan verifikasi J-01 dan J-02.
b. Mengevaluasi dan verifikasi nota masuk dan nota keluar wilayah atau
distribusi lain.
c. Mengevaluasi dan verifikasi hasil rekonsiliasi utang pajak, J-24, piutang
pegawai, piutang rekening listrik, bank, dana pensiun, YPK.
d. Mengevaluasi dan verifikasi pembuatan LP KD bulanan, triwulan,
semester dan tahunan.
e. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening listrik,
kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita acara..
4. Supervisor Akuntansi Verifikasi
Tugasnya adalah:
b. Diverifikasi dan memonitor serta menerima Surat Tanggapan Cabang
atas LHP Internal Auditor, Akuntan Publik dan SPI untuk selanjutnya
dilaporkan ke DMAK.
c. Menerima LP dan LK dari cabang-cabang:
1. Mendistribusikan LP dan LK cabang ke seluruh staf akuntansi
untuk verifikasi.
2. Memonitor dan menerima hasil verifikasi dari staf akuntansi untuk
selanjutnya dikirim ke cabang/unit.
d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening
listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita
acara.
e. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan.
5. Supervisor Akuntansi AT dan PDP
Tugasnya adalah:
a. Menerima laporan cabang-cabang untuk selanjutnya didistribusikan ke
staf akuntansi AT dan PDP untuk diproses lebih lanjut.
b. Menerima hasil verifikasi dari staf akuntansi AT dan PDP mengenai
daftar B, C, D, E, F, DPAT dan PMAT.
c. Meneliti usulan relokasi/penghapusan dari cabang (AE 1 + 1.1)
diteruskan ke staf akuntansi AT dan PDP untuk dibuat dan diverifikasi
usulan relokasinya (AE 2.2.1 dan AE 3.3.1)
d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening
listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita
e. Membuat laporan hasil inventarisasi.
f. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan.
6. Juru Utama Akuntansi Umum
a. Memonitor piutang rekening listrik;
Mencocokan data akuntansi dengan data bagian niaga, cabang dengan
GL Magic untuk selanjutnya digabung sebagai bahan menyusun LK
UBD Jawa Barat.
b. Memonitor biaya penyambungan (BP).
c. Memonitor uang jaminan langganan.
d. Verifikasi LP dan LK cabang serta melaporkan hasil verifikasi kepada
supervisor verifikasi.
e. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening
listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita
acara.
f. Melaksanakan tugas lainnya sesuai perintah dari atasan.
7. Juru Utama Akuntansi AT dan PDP.
a. Membuat laporan aktiva tetap:
Diinput dan diverifikasi lalu diproses ke dalam aplikasi AT-DTE.
b. Memonitor laporan daftar F:
Setelah dicocokan dengan LP, PMAT dan DPAT selanjutnya hasilnya
untuk dilaporkan.
c. Verifikasi LP dan LK cabang serta melaporkan verifikasi ke
d. Melaksanakan inventarisasi fisik material, AT dan PDP, rekening
listrik, kas dan bank sampai pembuatan dan penandatanganan berita
acara.
2.4 Aspek Kegiatan Perusahaan
Di Indonesia penyelenggaraan fasilitas kelistrikan untuk umum dikelola
oleh PLN mulai dari pembangkit sampai dengan end user menggunakan jaringan
tegangan tinggi, tegangan menengah, tegangan rendah, gardu-gardu induk dan
penyediaan pembangkit sendiri (Captive Power) untuk kepentingan sendiri
terutama di lokasi yang belum terjangkau oleh jaringan PLN. Namun, kondisi ini
mulai berubah beberapa tahun terakhir karena keterbatasan dana dan tuntutan
pemenuhan terhadap masyarakat. Pemerintah mulai membuka peluang atau modal
swasta untuk memasuki bisnis kelistrikan, kebijakan ini seiring dengan pola
perkembangan global dunia.
Selain aktivitas kerja tersebut, PT PLN (Persero) DJBB mempunyai tujuan
yang tidak hanya mencari laba karena sebagai perusahaan milik negara yang
mengutamakan kesejahteraan masyarakat, PLN bertugas untuk menyediakan
tenaga listrik dalam jumlah yang cukup memadai dan mutu yang sangat baik
untuk dapat dimanfaatkan masyarakat luas. Dengan tidak menyimpang dari tujuan
utama untuk dapat membangun ekonomi, ketahanan nasional serta meningkatkan
derajat masyarakat sesuai dengan kebijakan pemerintah dalam bidang penguasaan
tenaga listrik, sehingga PLN memiliki tiga sasaran yaitu:
1. Meningkatkan jumlah langganan;
3. Meningkatkan penjualan KWH (tenaga listrik) kepada pelanggan.
PLN distribusi adalah satuan administrasi yang tidak memiliki fasilitas
pembangkit dan transmisi. Unit ini membeli energinya dari unit PLN lainnya yang
diterima melalui Gardu Induk (GI). Seluruh pulau Jawa yang menyerap hampir
80% volume penjualan tenaga listrik seluruh Indonesia dikelola oleh empat PLN
Distribusi yang berfunsi sebagai unit koordinatif. Salah satu unit distribusi
tersebut adalah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten yang
memiliki wilayah kerja meliputi seluruh Jawa Barat kecuali Tangerang.
Luas wilayah kerja PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
menjangaku lebih dari 42.196 km² yang meliputi Propinsi Jawa Barat dan Propinsi
Banten kecuali Tangerang. Wilayah dan beban kerja yang demikian besarnya
dikelola oleh Unit-unit Pelaksana Area Pelayanan dan Jaringan (APJ) dan Area
Pengatur Distribusi (APD), dengan komposisi sebagai berikut:
a. Area Pelayanan Jaringan (APJ) : 16 unit
b. Area Pengatur Distribusi (APD) : 1 unit
c. Unit Pelayanan dan Jaringan (UPJ) : 90 unit
d. Unit Pelayanan dan Jaringan Prima (UPJ Prima) : 7 unit
e. Kantor Pelayanan (KP) : 191 KP
Adapun unit-unit pelaksana tersebut adalah (APD Bandung) antara lain:
1. APJ Bandung 9. APJ Depok
2. APJ Banten Utara 10. APJ Garut
3. APJ Banten Selatan 11. APJ Karawang
4. APJ Bekasi 12. APJ Majalaya
5. APJ Bekasi 13. APJ Purwakarta
6. APJ Bogor 14. APJ Sukabumi
7. APJ Cimahi 15. APJ Sumedang
Fungsi masing-masing cabang tersebut adalah untuk mendistribusikan
tenaga listrik kepada konsumen, membangun jaringan distribusi, pelayanan
langganan dengan sistem pembendaharaan serta melaporkan kegiatannya dengan
membuat laporan realisasi dan pertanggungjawaban kepada pimpinan PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
Tenaga listrik yang disalurkan kepada konsumen adalah tenaga listrik yang
dibangkitkan dari beberapa pusat tenaga listrik yang ada di Jawa Barat. Dari pusat
tenaga listrik tersebut ditransmisikan lagi ke gardu-gardu induk. Kemudian
ditransmisikan lagi ke gardu-gardu cabang dan akhirnya sampai kepada
36 3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek yang telah penulis lakukan di PT PLN (Persero)
Disribusi Jawa Barat dan Banten yang dimulai tanggal 26 Juli-20 Agustus 2010,
penulis membantu membuat dan menghitung penggajian karyawan.
3.1.1 Prosedur Penggajian dengan Karyawan Program SAP pada PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Dalam SAP terdiri dari beberapa modul,sepeti :
1. Sales & Distribution : membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional
berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,shipping
dan billing)
2. Materials Management : membantu menjalankan proses pembelian dan
pengelolaan inventory
3. Production and Planning : membantu proses perencanaan fan control daripada
kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
4. HR- Human Resources Management : mengintegrasikan proses-proses HR
mulai dari aplikasi pendaftaran, admninistrasi pegawai, management waktu,
pembiayaan untuk perjalanan dinas, sampai ke proses pembayaran gaji
Pembayaran gaji karyawan dengan System Application and Product in Data
Processing (SAP) disebut Payroll administration mempercepat dan
mempermudah pembayaran gaji kepada karyawan.
Dalam modul payroll administration terdapat beberapa role yang terkait :
1. Who : payroll administrator-HR.
What :
a. Memasukan transaksi data penggajian seperti potongan, premi dan
pinjaman pegawai di kantor distribusi (KD).
b. Mengkoordinasikan data penggajian (tunjangan/potongan) dengan payroll
administrator-unit untuk kelancaran proses penggajian.
c. Menjalankan payroll run dan menganalisa hasil payroll run normal dan off
cycle.
d. Mengevaluasi dan memproses pinjaman pegawai.
e. Mempersiapkan dan membuat laporan pajak bulanan dan tahunan.
When : bulanan / jika ada kebutuhan ( AD-HOC ).
Where : Terdapat di KD (Kantor Distribusi)
2. Who : Payroll administrator-Unit.
What :
a. Memasukan transaksi data penggajian seperti potongan, premi dan
pinjaman pegawai di unit terkait.
b. Memasukan permohonan pinjaman pegawai di unit terkait ke sistem.
c. Mempersiapkan dan membuat laporan pajak bulanan dan tahunan.
When : Bulanan / jika ada kebutuhan (AD-HOC).
3. Who : Payroll supervisor
What :
a. Mengawasi keseluruhan proses penggajian mulai dari verifikasi data untuk
persiapan payroll run sampai validasi transfer gaji pagawai melalui bank.
b. Menyutujui permohonan pinjaman pegawai KD dan unit.
When : Bulanan / jika ada kebutuhan (AD-HOC).
Were : Terdapat di KD
Adapun prosedur penggajian dengan program SAP yang dilaksanakan oleh
PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten adalah sebagai berikut:
1. Pemeliharaan master data pegawai.
2. Menjalakan winduan.
3. Menjalankan annual/sabbatical.
4. Mempersiapkam data transaksi payroll.
5. Memelihara data.
6. Proses peminjaman BPRP.
7. Melakukan pemeriksaan data transaksi payroll.
8. Menjalankan simulasi payroll.
9. Run payroll.
10.Exit payroll.
11. Posing to accounting.
12. Melakukan bank transfer.
3.1.2 Pelaksanaan Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT
PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Sistem penggajian yang dilaksanakan PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat dan Banten adalah sistem gaji bulanan.Gaji diberikan pada tanggal 1
melalui rekening BNI setiap karyawan.
Seluruh karyawan PT PLN (Persero) juga berhak mendapatkan tunjangan.
Tunjangan yang diberikan adalah tunjangan daerah, tunjangan dasar, tunjangan
jabatan, dan tunjangan hari tua.
Dalam pelaksanaan penggajian dengan program SAP pada PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten ada beberapa dokumen yang harus
dicetak untuk diketahui dan disetujui oleh Manager Bidang SDM, sebagai berikut:
1. Detail Gaji
2. Rekap Gaji
3. Bank Transfer
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Selama pelaksanaan kerja praktek di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat dan Banten terdapat beberapa langkah-langkah teknis yang dilakukan dalam
pelaksanaan penggajian dengan menggunakan sebuah aplikasi software SAP
(System Application and Product in Data Procssing) yang saat ini penerapan ERP
tersebut sedikit banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan
terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN. Perubahan tersebut
adalah pada penggajian, manajemen organisai, administrasi pegawai, adminsitrasi
3.2.1 Teknis Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT
PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Penjelasan prosedur penggajian karyawan dengan program SAP melewati
beberapa tahap sebagai berikut :
1. Pemeliharaan data master pegawai.
Memelihara master data pegawai (menjalankan Personnel action),
misalnya: mengubah cost center, memperbaharui posisi, mutasi pegawai (SKPP),
menghitung uang jasa, dll.
2. Menjalankan winduan
Menjalankan program winduan untuk menampilkan seluruh pegawai yang
berhak mendapatkan penghargaan terhadap tahun pengabdian (dinas) karyawan
membuatnta sebagai additional payment.
3. Menjalankan annual/sabbatical
a. Menjalankan program annual/sabatical untuk menampilkan pegawai yang
berhak atas cuti tahunan/besar terhadap tahun dinas karyawan dan
membuatnya sebagai additional payment.
b. Memeriksa hasil program winduan dan program cuti annual/sabbatical.
4. Mempersiapkan data transaksi payroll
Membuat data di dalam template excel yang akan diunggah misal :
potongan koperasi, premi.
5. Memelihara data
Menggunakan data yang telah dipersiapkan pada saat menjalankan
6. Proses peminjaman BPRP
a. Menjalankan proses pinjaman BPRP (sekali setahun/ tergantung pada
ketersediaan dana)
b. Melakukan analisis terhadap pegawai yang layak untuk BPRP.
c. Membuat alokasi untuk pegawai-pegawai yang akan menerima pinjaman
BPRP
d. Membuat data pinjaman di excel untuk di unggah. Jika data pinjaman yang
dibuat tidak banyak tidak harus memakai fasilitas unggah.
e. Upload data pinjaman untuk pegawai yang akan menerima pinjaman
BPRP
f. Menyetujui pinjaman yang baru saja dibuat.
7. Melakukan pemeriksaan data transaksi payroll.
a. Menjalankan query untuk memvalidasi seluruh data yang akan diproses
dalam payroll sebagai hasil dari pemeliharaan data pada langkah ke-3
sampai langkah ke-5.
b. Setiap recurring deduction/allowance, contohnya: Potongan SP, PIP,
potongan tunjangan rumah, dll.
c. Setiap ad-hoc deduction/allowance, contohnya: winduan, uang cuti, premi,
potongan lain-lain, dll.
8. Menjalankan simulasi payroll
a. Menjalankan simulasi untuk menvalidasi kesiapan data untuk perhitungan
payroll.
b. Menjalankan koreksi jika masih terdapat error/kesalahan pada saat
9. Run payroll
a. Menjalankan payroll area. Ini akan mengunci pemeliharaan data pada
modul HR(SDM)
b. Mensimulasikan payroll untuk seluruh pegawai
c. Menjalankan payroll area untuk tindakan koreksi jika memang terjadi
kesalahan.
d. Jika tidak ada kesalahan, jalankan payroll untuk seluruh pegawai.
e. Validasi hasil payroll tersebut dengan menjalankan laporan yang
berkaitan/diperlukan.
10. Exit payroll
Exit payroll untuk menutup proses payroll pada bulan yang berjalan.
11.Posting to accounting
12.Melakukan bank transfer
Menjalankan program PRE-DME untuk menyiapkan informasi bank
transfer.
13. Pelaporan pada hasil payroll untuk bulan yang sedang berjalan.
a. Menjalankan laporan dana pensiun.
b. Menjalankan slip pembayaran pegawai.
c. Menjalankan laporan pinjaman perdivisi (atas permintaan pegawai).
d. Menjalankan laporan pajak bulanan.
3.2.2 Teknis Pelaksanaan Penggajian Karyawan dengan Program SAP
pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Adapun teknis pelaksanaan penggajian pegawai dengan Program system
application and product in data processing (SAP) pada PT. PLN (Persero)
Distribusi Jawa Barat dan Banten ada beberapa dokumen yang harus dicetak
untuk ditandatangan oleh Manager Bidang SDM,yaitu :
1. Detail Gaji
Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM yang dipertanggung jawabkan ke
manajer SDM dan administrasi. Dokumen ini berisi jumlah gaji dasar
dikurangi potongan-potongan dan ditambah dengan tunjangan-tunjangan.
2. Rekapitulasi Gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat
berdasarkan daftar gaji.
3. Bank Transfer
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji yang ditransfer melalui rekening
masing-masing karyawan.
Tabel 3.1 Bank Transfer
Nipeg Nama Pegawai Bank Name Bank Acc No. Bank Transfer
5580092L BETTY NURHAETI BNI 24839424 3.570.000
6693077Z FIRDAUS SOLIHIN BNI 24574821 4.360.000
5885442B SARDONO BNI 2444598 3.250.000
3.3Pembahasan Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1 Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT PLN
(Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Proses penggajian karyawan dengan program SAP akan berjalan dengan
lancar jika semua data yang dibutuhkan untuk menghitung gaji karyawan telah
dimasukkan kedalam sistem SAP dengan benar. Sistem SAP akan terjadi
kesalahan apabila pay basic yang diterima karyawan lebih kecil atau sama dengan
jumlah potongan yang dilakukan terhadap karyawan yang berkaitan.Misalnya jika
pay basic yang diterima oleh karyawan Sugeng Basuki sebesar Rp.5.700.000,-
tetapi potongan yang harus dilakukan pada bulan itu adalah sebesar RP.
5.800.000,- maka sistem SAP ini akan error karena nilai pembayaran yang
diterima oleh karyawan Sugeng Basuki tersebut adalah minus.Potongan-potongan
yang rutin dikenakan setiap bulan adalah additional payment, potongan ini tidak
dapat dirubah kembali jika terjadi lebih potongan seperti kasus tersebut, maka
yang dapat dilakukan agar kesalahan tersebut dapat diatasi adalah dengan
memperkecil potongan yang setiap bulan jumlahnya berubah-ubah atau disebut
dengan List Reccuring Payments yaitu potongan koperasi. Sehingga potongan
yang semula seharusnya dikenakan Rp 5.800.000,- tersebut diperkecil, dengan
terlebih dahulu menginformasikan hal ini kepada koperasi agar diproses sehingga
sebagian potongan yang harusnya dikenakan pada bulan berkaitan dapat
diakumulasikan pada bulan berikutnya. Jika data telah dikoreksi maka payroll
induk sudah bisa melakukan run payroll kembali agar penggajian karyawan dapat
Dalam prosedur penggajian terdapat beberapa dokumen atau formulir yang
digunakan sebagai berikut :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen ini dikeluarkan oleh SDM oleh bagian SDM khususnya bagian
SiPeg (Sistem Kepegawaian) berupa surat keputusan yang berhubungan
dengan karyawan, mengenai jabatan, pengangkatan karyawan baru, perubahan
gaji, penurunan jabatan dan sebagainya.
b. Daftar gaji
Dokumen ini dibuat oleh bagian SDM yang dipertanggung jawabkan ke
manajer SDM dan administrasi. Dokumen ini berisi jumlah gaji dasar
dikurangi potongan-potongan dan ditambah dengan tunjangan-tunjangan.
c. Rekapitulasi gaji
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat
berdasarkan daftar gaji.
d. Surat pernyataan gaji
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai
rincian gaji yang diterima beserta berbagai potongan yang menjadi beban
Sumber : Data intern PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
Gambar 3.1 Slip gaji Karyawan
e. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
bagian akuntansi kepada bagian keuangan berdasarkan informasi dalam
daftar gaji yang diterima dari bagian SDM.
Dalam prosedur penggajian dengan menggunakan program SAP tentu
mempunyai kelebihan dan kelemahan yang diuraikan sebagai berikut:
a. Kelebihan :
1. Sistem SAP secara otomatis tidak menjalankan proses run payroll dengan
2. Dengan sistem SAP data penggajian yang diperlukan untuk diproses oleh
bagian lain seperti keuangan dan akuntansi dapat diakses lebih mudah dan
cepat untuk diproses oleh pengguna SAP.
b. Kelemahan :
1. Dalam proses penggajian sering terjadi pesan kesalahan (error) yang
muncul setelah payroll dijalankan.
2. Terjadi kelebihan penggunaan (overload) SAP yang menyebabkan
putusnya jaringan saat menggunakan sistem tersebut.
3.3.2 Pelaksanaan Penggajian Karyawan dengan Program SAP pada PT
PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten
1. Mulai tanggal 15 data potongan dan premi piket disiapkan melalui exel;
2. Pada tanggal 20 data potongan dan premi piket yang sudah disiapkan melalui
exel tersebut di pindahkan ke dalam notepad;
3. Setelah data-data tersebut dipindahkan, pada tanggal 21-22 bagian SDM
membuka Program System Application and Product in Data Processing (SAP)
lalu masuk ke menu upload data potongan dan pembayaran. Kemudian
data-data tersebut di unggah kedalam Program System Application and Product in
Data Processing (SAP);
4. Masih pada tanggal 21-22, bagian SDM melihat hasil upload didalam SP 02
display spool request untuk memastikan apakah data tersebut sudah masuk ke
dalam program SAP (System Application and Product in Data Processing)
memasukan nomor induk pegawai maka System Application and Product in
Data Processing (SAP) akan melaporkan gagal;
5. Untuk memastikan bahwa proses gaji dapat diproses oleh unit induk, maka
bagian SDM membuka program System Application and Product in Data
Processing (SAP) dan masuk kedalam kode
PC00_M34_CALC_SIMU_SIMULATE PAYROLL, biasanya dilakukan pada
tanggal 25;
6. Unit induk (PT. PLN (Persero) Kantor Pusat Distribusi) memproses gaji dari
unit-unit dengan melakukan Run Payroll biasanya 2-3 hari sebelum gaji
dibayarkan, dan dilakukan pada tanggal 27-28;
7. Apabila sudah tidak ada masalah dan program dinyatakan sukses, maka akan
dilakukan posting gaji. Biasanya dilakukan pada tanggal 27-29;
8. Pada tanggal 1 gaji dibayarkan.
Dokumen yang dicetak seperti detail gaji, rekap gaji, dan bank transfer di
tandatangani oleh supervisor dan diketahui dan disetujui oleh Manager Bagian
SDM kemudian diberikan ke bagian keuangan untuk diproses.Tetapi dokumen
bank transfer ini langsung diserahkan kepada pihak bank yang berupa daftar yang
telah dicetak dan softcopy.
Kelebihan dan kelemahan pelaksanaan penggajian karyawan dengan
program SAP adalah sebagai berikut :
a. Kelebihan :
1. Setelah penggunaan sistem SAP, pelaksanaan gaji karyawan dapat
2. Jika ada pegawai yang pindah dari satu APJ ke APJ lain data gaji pegawai
tersebut akan secara otomatis berpindah ke dalam data APJ yang baru.
b. Kekurangan :
1. Jika terjadi kesalahan run payroll pada payroll induk maka pelaksanaan
penggajian pada seluruh APJ menjadi tertunda.
2. Sering terjadi kesalahan saat run payroll karena bagian PA belum
memasukan tanggal masuk pegawai, tanggal menjadi calon pegawai, dan
50 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka dapat diambil kesimpulan
terhadap Prosedur Penggajian Karyawan dengan Program SAP adalah sebagai
berikut :
1. Prosedur penggajian karyawan dengan program SAP tidak dapat dilakukan
pada saat menjalankan payroll jika data yang dimasukan tidak valid.
2. Pelaksanaan penggajian karyawan dengan program SAP dilakukan pada
tanggal 1 setelah sebeumnya melalui tahap-tahap posting kedalam SAP.Dalam
pelaksanaan penggajian karyawan ada beberapa dokumen yang harus dicetak
untuk diketahui dan disetujui oleh Manager Bidang SDM,seperti detail
gaji,rekap gaji,bank transfer.
4.2 Saran
Adapun saran yang ingin disampaikan penulis atas penelitian yang telah
dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten sebagai berikut :
1. Sebelum menjalankan proses run payroll sebaiknya payroll induk melihat lagi
dengan teliti tentang data yang telah dimasukkan apakah valid atau tidak agar
tidak muncul pesan kesalahan setelah proses run payroll
2. Pemakaian sistem SAP harus benar-benar efektif sehingga tidak perlu
menggunakan banyak waktu karena kesalahan yang terjadi karena
51
………..(2008), Uraian Jabatan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan
Banten, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
...(2008), Struktur Organisasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat
dan Banten, PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten.
...(2009),http://jurnalsdm.blogspot.com/2009/05/gaji-definisi
perananfungsi-dan-tujuan.html.
