Pengetahuan Kesekretarisan

(1)

PERT EM U AN 1 s.d 3

ARTI SEKRETARIS DAN

ADMINISTRASI KESEKRETARISAN

(2)

Pertemuan Ke-1

Arti Sekretariat & Administrasi Kesekretariatan

Sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan

k i k i t t t h d k j

rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi

di i d l

dicapai dengan lancar.

Administrasi Kesekretariatan berarti keseluruhan proses pelaksanaan rangkaiang kegiatang penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.j g

Fungsi Sekretariat adalah satuan organisasi yang

merupakan tempat sekretaris dan pembantunya

melakukan rangkaian kegiatan demi menunjang

(3)

Setiap rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang

Setiap rangkaian kegiatan di dalam organisasi yang dilakukan oleh sekelompok orang, baik dilingkungan pemerintah maupun swasta untuk mencapai tujuan

t l h dit t k k di l k

yang telah ditentukan maka diperlukan prasarana

suatu perkantoran yang mampu menyediakan

informasi yangy g benar, berdasarkan fakta yangy g

dibutuhkan pimpinan dalam mengatur dan

mengendalikan usahanya.

Informasi adalah data yang dicatat, digolong-golongkan, disusun, dihubung-hubungkan atau

g g , , g g

(4)

Kantor adalah tempat diselenggarakannya proses

Kantor adalah tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai

menyalurkan informasi.

Tata usaha (The Liang Gie 1982:17) adalah segenap rangkaian aktivita menghimpun mencatat mengolah rangkaian aktivita menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan

keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap h k j

usaha kerjasama.

(5)

6 (Enam) Pola perbuatan :

1. Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan

mengusahakang tersedianyay segalag keterangang yang belum ada akhirnya siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan

2 Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan 2. Mencatat adalah kegiatan membubuhkan dengan

pelpagai peralatan tulis, keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan

3. Mengolah adalah bermacam-macam kegiatan

(6)

4

Menggandakan

adalah

kegiatan

4.

Menggandakan

adalah

kegiatan

memperbanyak

dengan

cara

dan

alat

sebanyak jumlah yang diperlukan

5.

Mengirim adalah kegiatan menyampaikan

dengan berbagai cara dan alat dari satu

g

pihak kepihak lain

6.

Menyimpan

adalah

kegiatan

menaruh

(7)

Rua ng lingk up k e gia t a n

k e se k re t a ria t a n

Kegiatan di bidang sekretariat yaitu

menyelenggarakan : menyelenggarakan :

1. Pembinaan ketata-usahaan, berhubungan dengan

pekerjaan surat-menyurat, yang meliputi :

pembuatan, penerimaan, pengolahan,

pendistribusian dan penyimpanan surat/warkat.

2 Tata hubungan baik secara intern maupun extern 2. Tata hubungan, baik secara intern maupun extern

(hubungan masyarakat)

3. Kepaniteraan rapat-rapat

4. Hal-hal yang bersifat rahasia

(8)

6. Tugas-tugas bantuan lain yang bersifat menunjang 6. Tugas tugas bantuan lain yang bersifat menunjang

pelaksanaan tugas pokok dan menyediakan

fasilitas-fasilitas (khususnya mengkoordinasi pelaksanaan tugas pokok organisasi)

pelaksanaan tugas pokok organisasi).

Tujuan Administrasi Kesekretariatan Tujuan Administrasi Kesekretariatan

1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi

baik intern maupun extern

2. Mengamankan kerahasiaan perusahaan/organisasi

3. Mengelola dan memlihara seluruh dokumen

(9)

Fungsi Administrasi Kesekretariatan

meliputi

:

1

M

d k

t t

(

di

)

1.

Mengadakan pencatatan

(recording)

yang

digunakan

sebagai

alat

pertanggungjawaban dan sebagai sumber

informasi.

2

Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan

2.

Alat pelaksanaan pusat ketatausahaan

3.

Alat komunikasi perusahaan

4

Alat pelaksana pemegang perusahaan

4.

Alat pelaksana pemegang perusahaan

(10)

Pertemuan ke-2

Arti Sekretaris dan Kesekretarisan

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

(11)

Menurut

Prajudi

j

Atmosudirdjo

j

(1982:

(

63)

)

mengatakan bahwa istilah sekretaris berasal dari

istilah asing yang di indonesiakan.

Bahasa Latin “ Secretum” yang berarti “Rahasia”

Bahasa Belanda “ Sekretaries”

dan dalam

Bahasa inggrisnya “Secretary”.

Pengertian

istilah

tsb

adalah

“

seorang

(12)

• Definisi sekretaris :

1. Menurut Betty Hutchinsons and Carol Milano (dalam

Ursula Ernawati, 2004:1) seorang sekretaris adalah seorang profesional Sebagai profesional diharapkan seorang profesional. Sebagai profesional diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

2. Profesional Secretaries Internasional (PSI) (dalam

Ursula Ernawati 2004:2) berpendapat bahwa seorang Ursula Ernawati, 2004:2) berpendapat bahwa seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan

i t j b t di hk t

(13)

Kedudukan dan Peran Sekretaris

Pendapat Louis C. Nanassy and william Selden (1960:184) sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya.

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi

i t h l k i t k ik i

perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang

baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan

(14)

Ruang Lingkup, Tugas dan

F

i S k

t

i

Fungsi Sekretaris

A.

Ruang Lingkup

A.

Ruang Lingkup

Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,

khususnya

yang

berhubungan

dengan

pekerjaan

surat

menyurat

yang

meliputi

pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,

pendistribusian dan penyimpanan

pendistribusian, dan penyimpanan.

Menyelenggarakan tata hubungan baik secara

intern maupun extern.

p

Menyelenggarakan rapat-rapat.

Menyelenggarakan

y

gg

pengaturan

g

penerimaan

(15)

B. Tugas Administratif Kesekretariatan

ugas d

s a

ese e a a a

z

Memperlancar lalu lintas dna distribusi

informasi ke segala pihak baik intern

maupun ekstern.

z

Mengamankan rahasia perusahaan /

z

Mengamankan rahasia perusahaan /

organisasi

M

l l d

lih

d k

t

i

z

Mengelola dan memelihara dokumentasi

perusahaan

atau

organisasi

yang

b

i

k l

f

i

berguna

bagi

kelancaran

fungsi

(16)

C

Fungsi

C

. Fungsi

z

Mengadakan pencatatan dari

semua kegiatan manajemen

z

Sebagai alat pelaksana pusat

z

Sebagai alat pelaksana pusat

ketatausahaan.

S b

i

l

k

ik

i

z

Sebagai

alat

komunikasi

organisasi / perusahaan

g

p

(17)

Kedudukan Sekretaris dalam

Organisasi

Peran Strategis

g

Peran Teknis

(18)

Kualifikasi / Syarat-syarat

Kualifikasi / Syarat syarat

Sekretaris

a.

Syarat Pengetahuan

a.

Syarat Pengetahuan

b.

Syarat Keterampilan

(19)

Pertemuan Ke-3

Ruang Lingkup Sekretaris

Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinang g p p dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :

kantor seperti :

a.Menerima tamu b.Menerima teleponp

c.Mengambil dikte dan

melatinkan

(20)

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan

bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang

sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang

usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya

direktur

dari

perusahaan

percetakan

akan

berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris

dik l

kk

dikelompokkan :

a.

Tugas-tugas yang bersifat rutin

b

Tugas tugas khusus

b.

Tugas-tugas khusus

c.

Tugas-tugas yang bersifat kreatif

d

Melakukan hubungan dan kerja sama

(21)

a) Tugas-tugas yang bersifat rutin meliputi :

1. Menyususn/ membuat surat (korespondensi)

2. Menata arsip (kearsipan)

3 M d d lik t

3. Mengurus dan mengendalikan surat

4. Menerima dan melayani tamu serta bertamu

5 Menerima dan melayani telpon serta menelpon 5. Menerima dan melayani telpon serta menelpon

6. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan

7. Mempersiapakan pembuatan laporanp p p p

b) Tugas melaksanakan instruksi (Tugas Khusus)

meliputi :

1. Mempersiapkan rapat dan membuat notulen/risalah

rapat

2 Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan (sesuai 2. Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan (sesuai

(22)

C) Tugas yang bersifat kreatif meliputi : C) Tugas yang bersifat kreatif meliputi :

1. Membuat perencanaan kerja

2. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil p j p g g

(petty cash)

3. Mempelajari pengetahuan tentang Buku Kas Kecil

(petty cash) (petty cash)

4. Pemantapan kepribadian

5 Effisiensi kerja 5. Effisiensi kerja

6. Pengembangan diri sekretaris

7. Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan y p p p g p

alat-alat penting bagi sekretaris

8. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio

(23)

Seorang sekretaris harus selalu berusaha

untuk mencari cara-cara yang baik untuk

menumbuhkan hubungan dan kerja sama

yang

baik

antara

sekretaris

dengan

yang

baik

antara

sekretaris

dengan

pimpinannya

dalam

batas-batas

(24)

PENGEMBANGAN DIRI

SEORANG SEKRETARIS

A.

Arti dan Pentingnya Pengembangan

Pengembangan

sekretaris

dalam

Pengembangan

sekretaris

dalam

(25)

1.

Pre Service Training

Adalah latihan yang diberikan pada waktu

seseorang belum menempati suatu jabatan

tertentu, yang meliputi :

a.

Pendidikan formal yang diselenggarakan

umum.

b.

Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan

oleh organisasi atau perusahaan, tempat

g

p

sekretaris bekerja.

2. In Service Training

Yaitu

latihan

yang

dilakukan

pada

saat

(26)

B. Tujuan Pengembangan Sekretaris

Adapun tujuan pengembangan dan

p

j

p

g

latihan sekretaris pada dasarnya untuk

memperoleh 3 hal :

p

(27)

C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan

g

Agar sekretaris dapat berhasil dengan

baik,

,

pada

p

dasarnya

y

tergantung

g

kepada 3 faktor yang secara langsung

mempengaruhi

sekretaris

dalam

bid

k

k t i

it

bidang kesekretarisan, yaitu :

1.

Kemampuan

untuk

dapat

j k

b

mengerjakan

bermacam-macam

tugas pekerjaan secara efisien.

K

ib di

ik

(28)

TUGAS – TUGAS SEKRETARIS

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan

kedalam 8 macam yaitu :

Tugas-tugas Rutin

Tugas-tugas Khusus

Tugas-tugas Istimewa

Tugas-tugas Resepsionis

Tugas tugas Resepsionis

Tugas Keuangan

Tugas Sosial

Tugas Insidental

(29)

PRINSIP TERPENTING

SEKRETARIS

(30)

SEKRETARIS HARUS

MAMPU :

Membagi waktu kerja dengan keluarga

Menjadi ujung tombak dalam perusahaan /

organisasi

Menentukan arah dan tujuan perusahaan /

organisasi

Pandai menyimpan rahasia

Si

f ll k

t k d

d t fi ht i

Siap full kontek dan ready to fight in every

moument

(31)

Mempersiapkan & Membuat

Risalah rapat

Tugas Pokok Sekretaris :

•

Membantu pimpinan

•

Menyiapkan agenda rapat

•

Menyusun administrasi / pembukuan

•

Menyusun administrasi / pembukuan

perusahaan

Mengatur daftar kegiatan perusahaan /

•

Mengatur daftar kegiatan perusahaan /

(32)

HAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN OLEH SEORANG

SEKRETARIS :

Memberikan kesempatan bukan kepada

yang berhak

y

g

Memberikan informasi perusahaan /

organisasi kepada yang bukan haknya

g

p

y

g

y

Watak keras kepala dan menang sendiri

Jangan mudah terpengaruh oleh orang

lain

(33)

YANG DIMAKSUD DENGAN

RAPAT

M

k

t

b h

t k

Merupakan

suatu

pembahasan

untuk

merumuskan jalan keluar dalam menghadapi

masalah

Pertemuan

yang

sudah

diagendakan

(34)

MACAM-MACAM FORMASI

RAPAT

B

t k h

f U

P

t

b

t k h

f

Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf

“U” dengan posisi pimpinan rapat berada di

barisan paling depan

Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan

pimpinan tinggal berada di barisan paling

depan

Bentuk

huruf

T

:

Posisi

peserta

rapat

membentuk huruf T dengan posisi pimpinan

membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan

berada di depan

(35)

CARA PENJELASAN MAERI

DALAM RAPAT

Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu

p

oleh diri sendiri

Menggunakan bahasa yang mudah dipahami

l h

oleh peserta rapat

Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai

dengan tiap pokok pembahasan rapat

Memunculkan karakter yang bisa dijadikan

sebagai ciri khas

sebaga c

as

Materi disampaikan secara singkat, padat

dan jelas.

(36)

CARA MENGAMBIL

KEPUTUSAN DALAM RAPAT

Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang

akan diambil harus bisa diputuskan dengan

mantap dan bisa diterima oleh semua peserta

p

rapat

Votting : Artinya keputusan yang akan diambil

b d

k

d

t b

k

berdasrkan dengan suara terbanyak

Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya

pimpinan rapa dapat mengambil keputusan

dengan jalan sendiri, dengan menggunakan

otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain

b

i

(37)

PRI N SI P DALAM RAPAT

“

Setiap Keputusan yang Akan Diambil

adalah

Merupakan

Kunci

adalah

Merupakan

Kunci

Keberhasilan pada Masa yang Akan

Datang”

(38)

SIFAT PIMPINAN RAPAT

HARUS MEMEGANG PRINSIP :

Serius tapi santai

Menyesuaikan dengan situasi dan

kondisi yang ada

Harus bisa meyakinkan peserta rapat

dan jangan sampai terpengaruh

W kt

d l h

h

(39)

MENANGANI KEGIATAN HUMAS

DAN KEPROTOKOLAN

A

Memahami F ngsi dan Peranan H mas

A.

Memahami Fungsi dan Peranan Humas

(Public Relation)

Istilah

yang

sering

digunakan

dalam

Istilah

yang

sering

digunakan

dalam

hubungan masyarakat (Public Relation) :

1 Komunikasi

1. Komunikasi

2. Media Komunikasi

3 Public

3. Public

(40)

Fungsi Public Relation

Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi

masyarakat;

Memberikan nasihat tentang sesuatu yang

sebaiknya dikehendaki oleh public;

Mengusahakan hubungan yang memuaskan

antara public dengan petugas pemerintah;

p

g

p

g

p

;

Memberikan penerangan atau penjelasan

tentang

g

lingkup

g

p

kerja

j

suatu

Dinas

(41)

B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas

B b

h l

h

di

h tik

Beberapa

hal

yang

harus

diperhatikan

seorang sekretaris antara lain :

9

Keterampilan kesekretarisan;

9

Keterampilan kesekretarisan;

9

Mempunyai inisiatif dan cara berpikir

logis;

g ;

9

Ingatan yang baik;

9

Memperluas wawasan;

9

Ketelitian;

9

Pertimbangan atau perhitungan sebelum

melakukan tindakan;

9

Menyelesaikan

pekerjaan

secara

(42)

C. Penampilan Diri Sekretaris

p

Kriteria umum seseorang untuk dapat

mengembangkan kepribadiannya :

1.

Mampu mengaktualisasikan diri;

M

lih t

bj ktif

2.

Mampu melihat secara objektif;

3.

Memiliki pandangan hidup;

4.

Menghargai orang lain;

5

Peka akan tujuan;

5.

Peka akan tujuan;

(43)

D

Sik

b h b

d

D. Sikap yang berhubungan dengan

Kepribadian

1.

Handal;

2.

Jujur;

j

3.

Ketekunan dan kerajinan;

4

Sikap membawa diri;

4.

Sikap membawa diri;

5.

Pandai menyesuaikan diri;

6.

Memperhatikan

dan

menjaga

(44)

Pertemuan ke 5 s.d 6

(45)

Menerima dan Melayani Tamu

Serta

Bertamu

•

Syarat Penting Penerima Tamu :

1.

Sopan dan ramah

2

Berkepribadian menarik

2.

Berkepribadian menarik

3.

Bijaksana dan cerdas

(46)

Sikap

Sekretaris

Dalam

Melayani

Tamu

•

Aturan

‐

aturan

dalam

melayani

tamu

1. Berpenampilan rapih, bersih dan segar 2. Berperilaku sopan dan ramah

3. Ekspresi wajah yang hangat, namun meyakinkan 4 Menghafal nama tamu

4. Menghafal nama tamu 5. Senang bergaul dan luwes

6. Menjadi pendengar yang baik

7 M j ik t b h tid k l k k k bi

7. Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasan‐

kebiasaan jelek seperti : menggigit kuku, memegang dagu 8. Berlaku sopan dan hormat kepada tamu

h k

(47)

10.

Pakailah

nada

suara

y

yang

g

enak

dan

jelas

j

11. Senantiasa

bersikap

tenang

13. Menangani

g

tamu

yang

y

g

complain

p

secara

profesional

p

14. Duduk

pada

posisi

yang

memungkinkan

dapat

melihat

orang

g y

yang

g

masuk

ruangan

g

15. Jangan

menginterupsi

pembicaraan

tamu

16. Tulus

6. u us da a

dalam

melayani

e aya

tamu

ta u

(48)

Hal

‐

hal

yang

harus

dihindari

sekretaris

1.

Mengobrol

terus

menerus

2.

Berbicara

dan

tertawa

terlalu

keras

3.

Duduk

di

atas

meja

4.

Melepas

sepatu

5.

Memotong

kuku

6.

Mengorek

hidung,

gigi

dan

telinga

7.

Menambah

lipstik,

bedak

dan

menyisir

rambut

8.

Menelpon

berlama

‐

lama

9.

Mengintip

atau

mencuri

dengar

(49)

Catatan

Identitas

Tamu

•

Catatan mengenai identitas dan kepribadian

tamu, penting untuk diketahui, tujuannya

untuk menghindari kemungkinkanan adanya

keinginan terselubung dari seorang tamu.

(50)

Menyapa

Tamu

(Greetings)

atau

Pelayana

Terhadap

Tamu

• Memberikan pelayanan terhadap tamu, merupakan hal yang harus dilakukan sekretaris.

• Menyapa (Greetings) yang harus dilakukan sekretaris saat bertatap muka dengan tamu adalah

1. Sopan dan ramah 2. Tersenyum

3 Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu : 3. Menyapa selamat pagi/siang/sore/malam disesuaikan dengan waktu : • Pagi : 08.00 s.d 11.00 WIB

(51)

Jenis‐jenis Tamu ;

Tamu yang berkunjung kepada pimpinan dapat dibedakan menjadi ;

1 Tamu dengan perjanjian sebelumnya artinya tamu tersebut 1. Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu tersebut

adalah tamu yang diharapkan

Beberapa hal yang terkait dengan tindakan sekretaris pada kt i t

waktu menerima tamu :

• Bila sekretaris berhadapan dengan dua tamu sekligus yang sedang menunggu, tidak perlu saling diperkenalkan

• Sekretaris perlu berhati‐hati dalam percakapan dengan tamunya (jangan membicarakan masalah politik, agama, dan uang) baik dalam kantor maupun dalam masyarakat.

(52)

4. Menyapa dengan sebutan Bapak/Ibu/Tuan/Nyonya, jangan memakai b T /O /Mb /T h/AA

sebutan Tante/Om/Mba/Teteh/AA

5. Bila tamu tersebut sudah dikenal harus disebutkan namanya

6. Dalam pembicaraan dengan tamu, dapat menjaga diri dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan

7. Mengarahkan para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu

8. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan menyinggung perasaan tamu

9. Usahakan agar tamu merasa senangg g (comportable) apabila tamu( p ) p terpaksa harus menunggu, dan sediakan bahan bacaan (koran, majalah dll) di ruang tamu.

10. Kemudian tanyakan keperluan tamu dan mempersilahkan mengisi bukuy p p g tamu atau kartu tamu

(53)

• Apabila pimpinanApabila pimpinan memperkenalkan sekretaris kepadamemperkenalkan sekretaris kepada tamunya, maka sekretaris cukup mengatakan “ Apa kabarb Bapak X ?”. Sekretaris tidak perlu berdiri sewaktu diperkenalkan

diperkenalkan

• Apabila sekretaris perlu membantu pimpinan untuk mengakhiri suatu pertemuan maka dapat dipilih salah satu misalnya ;

misalnya ;

• Berikan kartu nama atau nama tamu ditik dikertas dan beri keterangan bahwa tamu selanjutnya sudah tiba (sekretaris

id k k ) tidak mengatakan apa‐apa)

• Masuk dan temui pimpinan dengan mengatakan “Maaf Pak, tamu dengan perjanjian pada jam ….. Telah tiba. Berapa lama lagi Bapak dapat menerimanya ?”.

• Menelpon pimpinan, apabila pimpinan tidak ingin menemui tamunya.

(54)

2. Tamu tanpa perjanjian

ada beberapa kemungkinan tamu yang datang, tanpa perjanjian yaitu :

I d l h t t k l i i ( ik k d

• Ia adalah teman atau keluarga pimpinan (sampaikan kepada pimpinan dan bila pimpinan bersedia dan siap menemuinya antarkan atau persilahkan tamu menemui pimpinan)

• Ia adalah salesman yang ingin menawarkan produk (dalam hal ini sekretaris harus memutuskan tamu tersebut untuk dislurkan atau ditangani)

dislurkan atau ditangani)

(55)

• Apabila perusahaan Anda memiliki petugas yang menangani sumbangan, maka hubungi bagian yang terkait. Sedangkan bila tidak ada petugas khusus maka sekretaris yang harus menghadapinya.

• Bila perusahaan Anda sudah tidak memiliki dana/anggaran untuk sumbangan maka katakan dengan terus terang dan sopan bahwa saat ini tidak memungkinkan untuk menyumbang

• Ada kemungkinan ia berlaku tidak sopan dan marah, tetapi sekretaris harus menghadapinya dengan tenang, jangan terpancing.

• Sebaiknya setiap perusahaan memuliki dana/anggran untuk sumbangany p p / gg g sebagai bentuk kepedulian sosial.

• Ia adalah relasi atau tamu rutin.

(56)

•

Hal

yang

harus

dipahami

sekretaris

karena

•

Hal

yang

harus

dipahami

sekretaris

karena

pimpinan tidak mungkin setiap saat dan terus

menerus menerima tamu maka ;

1.

Tamu tertentu dapat disalurkan ke pejabat lain

2

Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan

2.

Tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan

harus diberi penjelasan secara baik dan enak oleh

sekretaris agar tidak marah dan tersinggung

g

gg

g

(57)

Melayani Tamu Asing

• Beberapa hal yang dapat digunakan untuk melayani tamu asing yang baru dikenal ;

1. Lebih baik berlaku formal daripada terlalu akrab 2. Berbicara secara jelas dan perlahan

f k l h l d

3. Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi dan rapat‐ rapat yang akan diadakan

4. Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi 4. Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi

(58)

Pemberian Bingkisan Untuk Tamu Bisnis Asing

Pemberian bingkisan untuk tamu asing harus dilakukan dengan hati‐hati dan disampaikan pada saat yang tepat.

Hal yang perlu dipertimbangkan bingkisan untuk tamu asing

a) Bingkisan untuk tamu Eropa

• Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang maka dapat • Bila pertemuan diadakan di rumah pribadi seseorang, maka dapat

diberikan bingkisan berupa barang kerajinan perak

• Minuman beralkohol (liquors) dan coklat sangat disukai

• Bingkisan di kemas secara ssederhan (sertakan kartu ucapan)g p

• Jangan memeberikan parfum untuk istri si tamu, kecuali atas permintaan khusus si tamu

(59)

b) Bingkisan untuk tamu Arab b) Bingkisan untuk tamu Arab

• pemberian bingkisan jangan dilakukan di awal pertemuan, berikan saat tepat, yaitu pada saat ada beberapa tamu lain yang juga hadir, sehingga menghindarkan kesan bahwa dengan memberi bingkisan adalah menghindarkan kesan bahwa dengan memberi bingkisan adalah menyuap

• B8ingkisan dapat berupa barang untuk anak‐anak, jangan berikan bingkisan untuk istrinya

bingkisan untuk istrinya

• Orang Arab sangat menyukai produk Amerika dan German

• Buku‐buku yang dapat dimanfaatkan di kantor sangat cocok diberikan /

• Hati‐hati bila memberikan bingkisan berupa/bergambar binatang, karena ada yang haram dan ada yang bermakan kurang baik

(60)

c) Bingkisan untuk tamu Chinese (Singapure,Hongkong, Taiwan, China daratan secara umum memiliki kesamaan budaya)

budaya)

hal yang perlu diperhatikan dalam pemeberian bingkisan yaitu :

• Bingkisan dapat disampaikan pada saat akhir pembicaraan (saat jamuan makan malam)

• Jangan berikan bingkisan berupa uang

• Jangan berikan barang yang anaeh‐aneh

(61)

d) Bingkisan Untuk Tamu dari Amerika Serikat d) Bingkisan Untuk Tamu dari Amerika Serikat

dunia usaha Amerika tunduk dan taat pada aturan yang mengikat. Ada perusahaan yang secara jelas mengatakan tidak memperkenankan penerimaan hadiah/bingkisan dalam bentuk apapun (hadiah sering dianggap usaha menyuap)y p)

• Bingkisan yang mungkin dapat diberikan adalah barang‐ barang promosi dari perusahaan (seperti : agenda, k l d b l i )

kalender, balpoint)

• Jangan berikan hadiah uang

• Untuk hadiah natal dapat diberikan wine atau minuman

(62)

) Bi ki t k t A ik L ti e) Bingkisan untuk tamu Amerika Latin

• Diberikan setelah selesai pembicaraan bisnis

• Barang‐barang untuk keperluan kerja (seperti : kalkulator sangat cocok untuk dihadiahkan)

• Mainan untuk anak‐anak juga baik untuk diberikan

• Hindarkan pemberian barang‐barang yang dapat bermakna baik (seperti : pisau, sapu tangan). Hindari warna ungu dan hitam melambangkan suka cita.

• Kesimpulan :

(63)

Pertemuan

ke

7

s.d

9

A P i A. Pengertian

Menerima dan melayani telepon

• Berbicara dengan menggunakan pesawat telepon adalah sesuatuBerbicara dengan menggunakan pesawat telepon adalah sesuatu penyampaian atau penerimaan berita dari seseorang kepada orang lain yang saling tidak bertatap muka.

• Hal ini berarti bahwa komunikasi semata mata malalui suara • Hal ini berarti bahwa komunikasi semata-mata malalui suara,

sehingga untuk menjelaskan sesuatu tidak dapat dengan menggunakan mimic atau ekspresi. Oleh karena itu apabila b bi d k t l h di h tik d l h berbicara dengan menggunakan telepon harus diperhatikan adalah : 1. Membiasakan diri tersenyum maktu menelepon, sebab meskipun

(64)

1. Pada waktu berbicara hendaknya menggunakan kata-kata jelas,y gg j suara tidak terlalu tinggi melengking, juga tidak terlalu lemah sehingga sulit untuk didengarkan.

2 Berhati-hatilah agar data kesal jangan sampai kentara pada suara 2. Berhati hatilah agar data kesal jangan sampai kentara pada suara kita. Kita boleh tidak senang, boleh tergesa-gesa tetapi janganlah hal itu sampai kentara.

3 S k t i kili i i b it j ik

3. Suara sekretaris mewakili suara pimpinan, begitu juga sikapnya mencerminkan sikap pimpinan dan perusahaan.

B.PERATURAN SEDERHANA DALAM MENELEPON 1. Berbicara dengan kecepatan normal.

2. Berbicara dengan nada seperti kalau berbicara berhadapan. 3 B bi l di d i

3. Berbicara langsung di depan transmiter.

4. Berusaha bersikap bersahabat, sopan, ramah, dan penuh perhatian. 5. Menggunakan bahasa yang baik.

(65)

Cara menerima telepon yang sangat efektif yaitu :

1. Segera mengangkat terlambat mengangkat dan membiarkan

telepon berdering itu akan mengganggu ketenangan pimpinan telepon berdering, itu akan mengganggu ketenangan pimpinan

dan akan menimbulkan pertanyaan apakah sekretaris tidak ada

di tempat. Walaupun sekretaris dalam keadaan sibuk, telepon

yang masuk harus dilayani sebaik mungkin.

2. Segera siap untuk mencatat segala sesuatu yang penting dalam

(66)

3. Berusaha mendapatkan keterangan selengkapnya dan penelepon hendaknya diingat,

apabila seseorang nampak segan untuk membeitahukan nama dan maksud apabila seseorang nampak segan untuk membeitahukan nama dan maksud

menelepon, janganlah menanyakannya terus-menerus, sebab dengan mendesak

demkian si penelepon semakin tidak bersedia emberikan keterangan. Mungkin

sekretaris dapat memancing dengan mengatakan:

“apakkah saya dapat menyampaikan pesan khusus bapak kepada Bapak pimpinan?”

“apakah saya dapat mengatakan kepada Bapak pimpinan bahwa Bapak meneleon?”

“apakah saya dapat membantu Bapak ? Saya sekretaris Bapa pipinan”

4. Mencatat pesan dari penelepon seorang sekretarisya yang efektif tidak boleh lupa

mencatat pesan yang diberikan oleh tamu maupun penelepon apabila pimpinan

sedang tidak ada si tempat Jangan sampai sekretaris memberikan keterangan yang sedang tidak ada si tempat. Jangan sampai sekretaris memberikan keterangan yang

hanya setengah dimengerti tentang suatu pesan, sehingga apabila pimpinan

menanyakan hal itu sekretaris mengatakan :

(67)

CARA MENCATAT PESAN

1. Harus selalu siap dengan buku catatan pesan dan pensil, untuk

mencatatnya.

2. Kalau pimpinan tidak dapat menerima telepon, catatlah nama

penelepon, nama perusahaan serta nomor telepon ditambah

dengan keterangan penting.

3. Usahakan menulis dengan teliti dalam buku catatan, kalaug ,

beritanya penjang catatlah dengan menggunakan steno dan

kemudian diketik. kemudian diketik.

4. Ulangi nama yang tidak dikenal kepada pembicara dengan

(68)

Identifikasi Diri

• perkataan pertama kali yang dapat diucapkan oleh sekretaris apabila ia mengangkat telepon adalah menyebutkan nama instansinya, nomor pesawatnya, atau nama dirinya. Kemudian sekretaris harus memberikan salam. Tidak boleh sekretaris hanya menjawab telepon dengan “hallo” atau “ya”, perkataan tersebut tidak menunjukan identitas.

Memilih telepon yang datang

Apabila sekretaris menganggap bahwa telepon seseorang tidak dapat diterima oleh pimpinan maka sekretaris harus dapat memberikan alasan yang sopan oleh pimpinan, maka sekretaris harus dapat memberikan alasan yang sopan, dan tepat, serta memberikan saran kepada siapa penelepon dapat berbicara.

Misalnya :

(69)

Apabila pimpinan tidak ada di tempat

Apabila pimpinan tidak sedang di tempat, sehingga ia

tidak dapat menerima telepon maka ada tiga hal yang

p

g

y

g

harus dilakukan oleh sekretaris:

(70)

2. Mencatat identitas tamu secara lengkap serta mencatat keperluuannya

keperluuannya.

3. Membuat laporan yang rapi, jelas, jika perlu diketik, sehingga pimpinan dapat dapat membacanya meskipun sekretaris tidak ada.

ada.

PERSIAPAN

Sebel m mem lai mem tar nomor telepon ata sebel m

Sebelum memulai memutar nomor telepon atau sebelum menerima telepon hendaknya dilakukakan hal-hal sebagai berikut :

1 Dalam hal menelepon

1. Dalam hal menelepon

• Pahamilah lebih dahulu masalah apa yang akan dikatakan

dalam telepon

H lk di k d Bil l t tl h di ik

• Hapalkan nomor yang dimaksud. Bila perlu catatlah di secarik

kertas

• Rencanakan lebih dahulu apa yang akan menjadi pokok

persoalan Kalimat mana ang di capkan lebih dah l dan

(71)

2 Dalam hal menerima telepon 2. Dalam hal menerima telepon

• Begitu telepon berdering segera angkatlah telepon dengan

tangan kiri dan tangan kanan meraih pensil dan formulir penerimaan telepon untuk bersiap sedia apabila ada pesan yang harus ditulis.

• Apabila ada sesuatu keperluan sehingga sekretaris harus

meninggalkan tempat duduknya, mintallah kepada seorang rekan untuk menerima telepon bila sewaktu-waktu ada orang

l

yang menelepon.

(72)

Menerima telepon

1. Berilah identitas, artinya katakan dimana telepon diterima.

2. Tanyakan siapa nama yang menelepon, apabila si penelepon tidak mengatakan namanya

tidak mengatakan namanya.

3. Jawablah dengan baik apabila penelepon ingin bicara dengan sekretaris.

4. Berilah penjelasan dengan jelas dan sopan apabila:

• Penelepon salah sambung

• Penelepon minta bicara dengan orang yang tidak ada di

tempat.

• Penelepon perlu menelepon nomor lain atau orang lain.

5. Segera hubungkan dengan orang yang dikehendaki

penelepon.

(73)

7.

kalau untuk pimpinan maka sekretaris harus tahu

masalahnya. Tahu apayang akan dikemukakan. Sekretaris

harus tahu siapa yang harus menunggu di pesawat telepon

karena ada juga pimpinan yang merasa tersinggung, jika

h

l

d i

j b

harus menunggu telepon dari seseorang yang jabatannya

lebih rendah darinya, harus diyakinkan bahwa orang yang

bersangkutan sudah ada dipesawat telepon.

8. Jangan mengawali pembicaraan dengan menggunakan

kata “

HALLO

”.

9. Kalau harus menunggu sebaiknya kita katakan dahulu,

gg

y

,

kalau kita harus mencari sesuatu yang agak lama,

misalnya mencari informasi.

10 Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama Oleh

10.Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama. Oleh

karena itu kalau harus meninggalkan ruangan cukup

lama, maka harus mencari pengganti. Setidak-tidaknya

harus dapat mencatat dan siapa yang menelepon.

(74)

Menelepon

p

1.Setelah telepon diterima oleh pihak penerima, pastikan

terlebih

dahulu apakah telepon telah diterima oleh

perusahaan/instansi atau nomor yag dimaksud

perusahaan/instansi atau nomor yag dimaksud.

2.Mintalah dihubungi dengan bagian yang dikehendaki

(dalam hal ini diterima oleh operator telepon sentral).

3 S t l h dit i

l h

b ik t

tik

t

3.Seteleh diterima oleh orang berikutnya, pastikan atau

tanyakan

bahwa

ingin

bicara

dengan

orang

yang

dimaksud. Jangan menerka.

4 K

k

b h

i

i b bi

k

i

id k

4.Katakan bahwa pimpinan ingin berbicara, sekretaris tidak

boleh

berbicara

lain-lain

yang

isinya

mendahului

pembicaraan pimpinan.

(75)

Hal-hal yang perlu diperhatikan

1. Jangan sekali-kali membicarakan informasi rahasia di

telepon, karena orang lain kadang kala ikut mendengar

p

,

g

pembicaraaannya, kecuali kalau yakin benar bahwa

pengamanannya sempurna.

2. Pembicaraan

telepon

dengan

suara

keras

akan

mengganggu rekan sekerja, dan harus dihindarkan.

3 Di waktu menelepon janganlah berbicara dengan orang

3. Di waktu menelepon, janganlah berbicara dengan orang

ketiga. Karena suaranya mungkin akan didengar oleh

yang menelepon dan ini sangat tidak sopan.

(76)

4. Batasi pembicaraan telepon pribadi sedikit mungkin. Urusan pribadi di

k id k k b i i j ik

kantorsangat tidak menyenangkan bagi siapapun juga yang ikut mendengarkan.

5. Mengerti bagaimana caranya mengadakan telepon, interlokal dalam negeri, dan catatlah lamanya pembicaraan dan tanyakan biayanya dan buatlah dan catatlah lamanya pembicaraan dan tanyakan biayanya dan buatlah catatannya.

6. Buatlah satu daftar khusus nomor-nomor telepon yang sering dibutuhkan dan selalu tersedia diatas meja kerja anda.

dan selalu tersedia diatas meja kerja anda.

7. Hubungi orang-orang yang akan diberi kuasa untuk menerima telepon bila anda sedang ke luar.

8. Akhirilah setiap pembicaraan telepon dengan ramah dan tidak tergesa-gesa. 8. Akhirilah setiap pembicaraan telepon dengan ramah dan tidak tergesa gesa. Berikan kesan pada pembicara bahwa saudara senang mendapat kesempatan berbicara dengan dia. Katakanlah “SELAMAT PAGI” atau “SELAMAT SIANG”, diikuti dengan menyebut nama orang yang diajak

b bi U k l h t i k ih b b i i k b ik k

(77)

UJIAN

TENGAH

TENGAH SEMESTER

SEMESTER

TENGAH

(78)

Mempersiapakan

(79)

Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas tertent kepada pet gas lain dalam s at sistem tertentu kepada petugas lain dalam suatu sistem administrasi.

Isi laporan yang dibuat dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan laporan hasil yang penting mendasari Dalam pembuatan laporan, hasil yang penting mendasari setiap laporan adalah adanya fakta dan data. Fakta inilah yang diramu menjadi informasi yang disampaikan kepada pihak yang dituju dan pihak lain yang terkait

(80)

Kegiatan pelaporan mengandung 4 fungsi yaitu :

1. Fungsi informatif adalah laporan berguna sebagai sumber informasi bagi pejabat yang melaksanakan tugas—tugasnya.

2. Fungsi pertanggungjawaban adalah merupakan

pertanggungjawaban dari pelapor mengenai hal yang dilaporkan.

3. Fungsi pengambilan keuputusan adalah mengandung makna

laporan dari bawahan dapat dipergunakan oleh atasan sebagai bahan pengambil keputusan.

4. Fungsi pengawasan adalah adanya laporan dari bawahan,

atasan telah ikut mengawasi hal yang dilaporkan walaupun

t tid k lih t f kt d t k l di i

(81)

Dari fungsi laporann tersebut dapat

dirumuskan kegunaan laporan sebagai :

>

sumber informasi

>

bahan pertanggungjawaban

>

bahan pengambilan keputusan

(82)

Prinsip

p

dasar

pembuatan

p

laporan sama dengan prinsip

berkomunikasi

Agar

dapat

berkomunikasi.

Agar

dapat

(83)

1 L h b d 2 L h j l d 1. Laporan harus benar dan

objektif 2. Laporan harus jelas dancermat

K b d Di l k k t liti t k

Kebenaran dan

objektifitas dari informasi tersebut penting sekali,

Diperlukan ketelitian untuk menetukan data mana yang harus dimasukan sebagai g

karena tepat dan tindaknya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak

g bahan laporan. Dengan menggunakan kata‐kata dan istilah yang sederhana jelas oleh pimpinan banyak

tergantung dari kualitas informasi yang diterimanya.

(84)

3. Laporan Harus _{4 Laporan Harus Lengkap} Sistematis 4. Laporan Harus Lengkap

Laporan harus Laporan yang lengkap diusahakan dibuat secara

sistematis, singkat, tepat, padat dan jelas serta

harus :

¾ Mencakup segala segi

dari masalah yang

p j

langsung mengenai persoalannya, agar mudah dipahami oleh orang yang

dari masalah yang dikemukakan

¾ Disertai data penunjang

dipahami oleh orang yang

(85)

5. Laporan Harus Tegas

d K i t 6. Laporan Harus TepatPada Wakktunya dan Konsisten Pada Wakktunya

Si pelapor harus

konsekuen atas keterangan Laporan harus konsekuen atas keterangan

yang dikemukakan dalam keadaan dan situasi apap n Konsisten tidak

disampaikan tepat pada waktunya kepada atasan atau kepada pihak yanng apapun. Konsisten tidak

hanya berlaku bagi data atau keterangan yang

dit k d l l

p p y g

berkepentinga.

dituangka dalam laporan, tetapi juga harus berlaku atas penggunaan bentuk k li t

(86)

7. Laporan harus tepat penerimaannya

Laporan pada dasarnya mengandungg g pengertianp g komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dengan yang memberi laporan yang memberi laporan.

Laporan tersbut harus diterima oleh yang berwenang

d l ti

dalam arti yang

berkepentingan menerima laporan tersebut. jika tidakp j berakibat negatif karena dapat menyebabkan kebocoran rahasia

(87)

¾D i i i i t k d

¾Dari segi isi atau maksudnya

¾ Dari segi bentuknya

¾Dari segi cara penyampaiannya

(88)

1.

Laporan dari segi isi atau maksud

1.

Laporan dari segi isi atau maksud

dibedakan atas

a. Laporan informatif b. Laporan rekomendasi

Adalah laporan yang _{Adalah suatu laporan yang} Adalah laporan yang

hanya bersifat membari informasi kepada pemimpin, agar pemimpin memperoleh

Adalah suatu laporan yang disamping informasi juga menyertakan pendapat agar pemimpin memperoleh

gambaran tentang suatu permasalahan sehingga

dapat megikuti

sipelapor. Laporan ini bertujuan pokok memberikan rekomendasi mengenai suatu

dapat megikuti

perkembangan dangan baik. Laporan ini dibuat tanpa diadakan analisis

g masalah

(89)

c.

Laporan analistis

e. Laporan kelayakan

Adalah laporan informatif

yang dibuat dengan

Adalah laporan yang

li

t

melakukan analistis yang

matang dang mendalam

menganalisa

maslaah

secara

suatu

mendetail untuk menialai

d. Laporan

pertanggungjawaban

pilihan layak atau tidak. Di

dalam

laporan

ini

b b

i

lt

ti

Adalah untuk memberikan pertanggungjawaban atas

berbagai

alternative

dianalisis,

kemudian

ditentukan mana yang

pertanggungjawaban atas

tugas atau wewenang yang telah dilimpahkan oleh atasan.

(90)

2. Laporan dari segi bentuknya di

bedakan atas :

b Laporan berbentuk

a. Laporan berbentuk

memo

b. Laporan berbentuk

surat

Dipergunakan bila isi

laporan pendek, memuat

Dibuat dalam bentuk

surat biasa dan isinya

l bih

j

d i

hal

yang

pokok

saja.

Laporan berbentuk memo

h

di

k

lebih

panjang

dari

memo (satu sampai tiga

atau paling banyak lima

hanya

dipergunakan

untuk keperluan intern

organisasi

atau paling banyak lima

halaman kuarto atau

folio).

(91)

c. Laporan

berbentuk naskan

d. Laporan

berbentuk campuran

berbentuk naskan

berbentuk campuran

Dapat

p

dibuat

Campuran antara

pendek

atau

panjang,

untuk

p

berbentuk

naskah

dengan memo atau

p j g,

penyampaiannya

mutlak

diperlukan

g

naskah dengan surat

p

memo atau surat

pengantar

(92)

3. Laporan dari segi cara

penyampaiannya dibedakan

atas

a. Laporan Lisan yaitu laporan yang disampaikan secara verbal (oral) Cara penyampaiannya pelapor dan

atas :

verbal (oral). Cara penyampaiannya, pelapor dan yang dilapor dapat saling bertatap muka dengan tanpa alat bantu.

b. Laporan tertulis yaitu laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. Laporan ini selalu menggunakan alat bantu yang berupa alat tulis menulis

alat bantu yang berupa alat tulis menulis.

(93)

4. Laporan dar segi waktu

penyampaiannya

a. Laporan insendental yaitu laporan yang aktu penyampaiannya tidak terjadwal secara tepat, laporan i i dib t jik d k i t if t d d k ini dibuat jika ada kegiatan yang sifatnya mendadak.

(94)

Persiapan

rapat

dan

membuat

notulen

• Rapat merupakan suatu media komunikasi yang diselenggarakan oleh semua organisasi baik swasta

i t h maupun pemerintah.

• Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok, media pengambilan melalui musyawarah kelompok, media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat.

• Macam-macam rapat :

1. Rapat formal adalah rapat yang diselenggarakan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan setelah peserta rapat mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan).

(95)

2. Rapat informal adalah rapat yang diselenggrakan setelah rapat mendapat panggilan/pemberitahuan secara langsung.

• Rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan sesuatu halp yang terjadi secara tiba-tiba.

• Rapat infomal perlu diselenggarakan karena ; • Rapat infomal perlu diselenggarakan, karena ; a) Untuk memcahkan masalah

b) Untuk menyampaikan informasi) y p

c) Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan

d) Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan d) Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan

(96)

Prinsip-prinsip dasar menyiapkan rapat

• Dalam rangka menyiapkan rapat, hendaknya kita dapat menjawab enam pertanyaan pokok (5W dan 1H).

1. Why mengapa rapat perlu diselenggarakan (untuk menentukan urgensi maksud rapat)

menentukan urgensi maksud rapat)

2. What apa masalahnya yang akan dibicarakan dalam rapat (untuk menyiapkan agenda rapat)

3 Who siapa yang akan diundang (peserta yang sesuai untuk 3. Who siapa yang akan diundang (peserta yang sesuai untuk

hadir, sesuai masalah yang dibicarakan)

4. Where dimana sebaiknya rapat diselenggarakan (perlu menentukan tempat yang sesuai bagi peserta rapat)p y g g p p )

5. When bilamana/kapan sebaiknya suatu rapat diselenggarakan (menyangkut hari, waktu yang paling sesuai bagi seluruh calon peserta rapat)

6 H b i t k di l k (

6. How bagaimana rapat akan diselenggarakan (secara berkala/cukup satu kali, tertutup/terbuka, apakah bahan rapat akan dibagi terlbih dahulu, apakah memerlukan slide, tape, dll.

(97)

Agenda Rapat

• Berisi :

1. Keterangan mengenai peserta yang tidak hadir

g

p

y

g

2. Minutes dari rapat yang terakhir

3. Membicarakan masalah-masalah yang timbul,

y

g

,

yang biasanya menjadi forum perdebatan yang

serius

4. AOB (Any Other Business)

(98)

Notulen

• Notulen atau risalah adalah catatan singkat tentang suatu pembicaraan.

• Susunan notulen terdiri atas ; • Susunan notulen terdiri atas ; 1. Judul notulen

2. Waktu dan tempat serta jam (mulai & berakhir) 3. Pemimpin (ketua & sekretaris)

4. Jumlah yang diundang (hadir/tidak hadir) 5 Acara rapat (sebut secara berurutan)

5. Acara rapat (sebut secara berurutan)

6. Jalannya rapat ( acara I sampai dengan penutup) 7. Tempat, tanggal, bulan dan tahunp , gg ,

8. Pembuatan notulen (sekretaris)

(99)

Contoh notulen

Rapat Pemilihan Ketua Prodi Sekretaris Akademi Sekretaris Eksekutif

Bandung, 2009

I. Hari : Senin

tanggal :

Jam :

bertempat :

II. Ketua :

sekretaris : H di

Hadir :

tidak hadir : III. Acara :

1. Pendahuluan

2. Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon Ketua Prodi 3. Pemilihan Calon Ketua Prodi

(100)

IV. Risalah Pembicaraan : Acara ke-I :

1. Jam 09.00 rapat dibuka oleh Sekretaris Prodi

2. Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir 3. Sekretaris membacakan jadwal pemilihan Ketua Prodi

Acara ke-2 : Ketua menjelaskan 1. Syarat-syarat calon Ketua Prodi 2. Pemilihan

3. Prosedur pencalonan 4. Prosedur pertimbangan 5. Prosedur penetapan

Acara ke-3 : Pemilihan Calon Ketua Prodi

1. Berdasarkan SK ..., terdapat 5 orang dosen yang dapat dicalonkan Yaitu : • ...

(101)

2. a. ... Tidak bersedia dicalonkan

b. ... Menjabat sebagai dosen tetap sekretaris, Bandung, sehingga tidak mungkin dicalonkan

c. ... Dua orang calon yang dapat diajukan adalah X dan Z Acara ke-4 : Tanya Jawab

1. AA menanyakan prosedur pertimbangan dan penetapan Ketua Prodi 2. BB menanyakan kemungkinan-kemungkinan di masa mendatang8

Acara ke-5 : Penutup

Tepat pada jam 11.30, rapat ditutup oleh ketua Ptodi

Mengetahui dan mengesahkan

Ketua, Sekretaris,

... NIP

(102)

AKADEMI SEKRETARIS EKSEKUTIF Jl. ABCD No.1, Telp. (022) 1234765

Bandung

SURAT EDARAN UNDANGAN NO :

Diharap kehadiran Bapak/Ibu/Saudara yang namanya tersebut di bawah ini, untuk dapat hadir pada Rapat/Pertemuan yang rencananya akan diadakan pada :

hadir pada Rapat/Pertemuan, yang rencananya akan diadakan pada :

Hari :

Tanggal :

Waktu :

Tempat :

Alamat :

Acara :

No Nama Jabatan Tanda Tangan Ket

..., 200...

(103)

Mempersiapakan

(104)

Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas tertent kepada pet gas lain dalam s at sistem tertentu kepada petugas lain dalam suatu sistem administrasi.

Isi laporan yang dibuat dapat berupa hasil penelitian, pengamatan, pengalaman, percobaan dan lain sebagainya.

Dalam pembuatan laporan hasil yang penting mendasari Dalam pembuatan laporan, hasil yang penting mendasari setiap laporan adalah adanya fakta dan data. Fakta inilah yang diramu menjadi informasi yang disampaikan kepada pihak yang dituju dan pihak lain yang terkait

(105)

Kegiatan pelaporan mengandung 4 fungsi yaitu :

1. Fungsi informatif adalah laporan berguna sebagai sumber informasi bagi pejabat yang melaksanakan tugas—tugasnya.

2. Fungsi pertanggungjawaban adalah merupakan

pertanggungjawaban dari pelapor mengenai hal yang dilaporkan.

3. Fungsi pengambilan keuputusan adalah mengandung makna

laporan dari bawahan dapat dipergunakan oleh atasan sebagai bahan pengambil keputusan.

4. Fungsi pengawasan adalah adanya laporan dari bawahan,

atasan telah ikut mengawasi hal yang dilaporkan walaupun

t tid k lih t f kt d t k l di i

(106)

Dari fungsi laporann tersebut dapat

dirumuskan kegunaan laporan sebagai :

>

sumber informasi

>

bahan pertanggungjawaban

>

bahan pengambilan keputusan

(107)

Prinsip

p

dasar

pembuatan

p

laporan sama dengan prinsip

berkomunikasi

Agar

dapat

berkomunikasi.

Agar

dapat

dipergunakan

p g

sebagai

g

alat

(108)

1 L h b d 2 L h j l d 1. Laporan harus benar dan

objektif 2. Laporan harus jelas dancermat

K b d Di l k k t liti t k

Kebenaran dan

objektifitas dari informasi tersebut penting sekali,

Diperlukan ketelitian untuk menetukan data mana yang

harus dimasukan sebagai

g

karena tepat dan tindaknya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak

g

bahan laporan. Dengan

menggunakan kata‐kata dan

istilah yang sederhana jelas

oleh pimpinan banyak tergantung dari kualitas informasi yang diterimanya.

(109)

3. Laporan Harus _{4 Laporan Harus Lengkap} Sistematis 4. Laporan Harus Lengkap

Laporan harus Laporan yang lengkap diusahakan dibuat secara

sistematis, singkat, tepat, padat dan jelas serta

harus :

¾ Mencakup segala segi

dari masalah yang

p j

langsung mengenai persoalannya, agar mudah dipahami oleh orang yang

dari masalah yang dikemukakan

¾ Disertai data penunjang

dipahami oleh orang yang

(110)

5. Laporan Harus Tegas

d K i t 6. Laporan Harus TepatPada Wakktunya dan Konsisten Pada Wakktunya

Si pelapor harus

konsekuen atas keterangan Laporan harus konsekuen atas keterangan

yang dikemukakan dalam keadaan dan situasi apap n Konsisten tidak

disampaikan tepat pada waktunya kepada atasan atau kepada pihak yanng apapun. Konsisten tidak

hanya berlaku bagi data atau keterangan yang

dit k d l l

p p y g

berkepentinga.

dituangka dalam laporan, tetapi juga harus berlaku atas penggunaan bentuk k li t

(111)

7. Laporan harus tepat penerimaannya

Laporan pada dasarnya mengandungg g pengertianp g komunikasi timbal balik antara yang meminta laporan dengan yang memberi laporan yang memberi laporan.

Laporan tersbut harus diterima oleh yang berwenang

d l ti

dalam arti yang

berkepentingan menerima laporan tersebut. jika tidakp j berakibat negatif karena dapat menyebabkan kebocoran rahasia

(112)

¾D i i i i t k d

¾Dari segi isi atau maksudnya

¾ Dari segi bentuknya

¾Dari segi cara penyampaiannya

(113)

1.

Laporan dari segi isi atau maksud

1.

Laporan dari segi isi atau maksud

dibedakan atas

a. Laporan informatif b. Laporan rekomendasi

Adalah laporan yang _{Adalah suatu laporan yang} Adalah laporan yang

hanya bersifat membari informasi kepada pemimpin, agar pemimpin memperoleh

Adalah suatu laporan yang

disamping informasi juga

menyertakan pendapat

agar pemimpin memperoleh gambaran tentang suatu permasalahan sehingga

dapat megikuti

sipelapor. Laporan ini

bertujuan pokok memberikan rekomendasi mengenai suatu

dapat megikuti

perkembangan dangan baik. Laporan ini dibuat tanpa diadakan analisis

g masalah

(114)

c.

Laporan analistis

e.

Laporan kelayakan

Adalah laporan informatif

yang dibuat dengan

Adalah laporan yang

li

t

melakukan analistis yang

matang dang mendalam

menganalisa

maslaah

secara

suatu

d. Laporan

pertanggungjawaban

pilihan layak atau tidak. Di

dalam

laporan

ini

b b

i

lt

ti

Adalah untuk memberikan pertanggungjawaban atas

berbagai

alternative

dianalisis,

kemudian

pertanggungjawaban atas

tugas atau wewenang yang telah dilimpahkan oleh atasan.

(115)

2. Laporan dari segi bentuknya di

bedakan atas :

b Laporan berbentuk

a. Laporan berbentuk

memo

b. Laporan berbentuk

surat

Dipergunakan bila isi

laporan pendek, memuat

Dibuat dalam bentuk

surat biasa dan isinya

l bih

j

d i

hal

yang

pokok

saja.

Laporan berbentuk memo

h

di

k

lebih

panjang

dari

memo (satu sampai tiga

atau paling banyak lima

hanya

dipergunakan

untuk keperluan intern

organisasi

atau paling banyak lima

halaman kuarto atau

folio).

(116)

c. Laporan

berbentuk naskan

d. Laporan

berbentuk campuran

berbentuk naskan

berbentuk campuran

Dapat

p

dibuat

Campuran antara

pendek

atau

panjang,

untuk

p

berbentuk

naskah

dengan memo atau

p j g,

penyampaiannya

mutlak

diperlukan

g

naskah dengan surat

p

memo atau surat

pengantar

(117)

3. Laporan dari segi cara

penyampaiannya dibedakan

atas

a. Laporan Lisan yaitu laporan yang disampaikan secara verbal (oral) Cara penyampaiannya pelapor dan

atas :

verbal (oral). Cara penyampaiannya, pelapor dan yang dilapor dapat saling bertatap muka dengan tanpa alat bantu.

b. Laporan tertulis yaitu laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan. Laporan ini selalu menggunakan alat bantu yang berupa alat tulis menulis

alat bantu yang berupa alat tulis menulis.

(118)

4. Laporan dar segi waktu

penyampaiannya

a. Laporan insendental yaitu laporan yang aktu penyampaiannya tidak terjadwal secara tepat, laporan i i dib t jik d k i t if t d d k ini dibuat jika ada kegiatan yang sifatnya mendadak.

(119)

PENEGENDALIAN PERJALANAN DINAS

Perjalan Dinas Keluar

Negri

Nama : Tanggal dan Waktu berangkat :

Tujuan Ke :

Jenis Kendaraan yang digunakan : Maksud perjalanan : Tanggal & Waktu tiba :

No Subyek Hasil

Pemeriksaan Keterangan

(120)

THINGS TO DO

Tanggal, Hari : ……….

Daftar Perjanjian dan telepon :

……….

(121)

FORMULIR-FORMULIR KANTOR (

Office

F

)

Forms

)

• Formulir kantor merupakan alat-alat dasar bagi

Formulir kantor merupakan alat alat dasar bagi

semua pekerjaan administratif (

clerical work

)

• Gunanya

y

membantu

mencatat

transaksi-transaksi, mentransmisi keterangan-keterangan,

memberikan

data

untuk

pengawasan,

dan

mengurangi kesalahan-kesalahan administratif.

• Tujuannya formulir kantor merupakan bahan

d

b

i

l

k

i

j

(122)

Definisi Formulir Kantor

• Formulir kantor menurut Winardi (2000 :

69) adalah : “ sehelai kertas tercetak yang

menyediakan

ruangan

<