S IN
ZA
NIA K
SEKOLAH NSTITUT P
ACHMAN
KURNIAW
H PASCAS PERTANIA
BOGOR 2014
N
WATI
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Pemodelan Konsep Fundamental Repositori Institusi di Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa menggunakan Framework Zachman adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkaan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tulisan ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Maret 2014
Nia Kurniawati
KURNIAWATI, N. Pemodelan Konsep Fundamental Repositori Institusi di Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa menggunakan Framework Zachman. Dibimbing oleh Badollahi Mustafa, Firman Ardiansyah, dan Eko Sri Mulyani.
Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta) sebagai perpustakaan perguruan tinggi negeri terus berupaya menghimpun konten lokal, karya ilmiah sivitas akademikanya. Perkembangan koleksi ini kini jumlahnya mencapai 7.393 eksemplar dalam format hardcopy dan softcopy. Penghimpunan format softcopy dalam compact disk (CD) file word baru dilakukan tahun 2009, dan 2011 mulai diconvert ke format PDF namun belum diintegrasikan dalam sistem informasi perpustakaan. Koleksi ini akan terus bertambah sehingga memerlukan tempat dan ke depan apakah format ini masih compatible dengan perkembangan teknologi yang akan datang. Koleksi karya ilmiah Untirta tersebut apabila tidak dikelola, akan terus menumpuk, terdokumentasi secara fisik dan hanya dapat diakses di perpustakaan. Nampak belum ada fungsi pelestarian dokumen seperti digitalisasi, alih media baik dari cetak maupun born digital, sehingga dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Untuk itu, demi kelestarian karya intelektual sivitas akademika Untirta, maka peneliti beranggapan, perlu adanya repositori institusi di perpustakaan Untirta. Penelitian ini bertujuan untuk membuat pemodelan konsep fundamental repositori institusi menggunakan pendekatan framework zachman. Penelitian ini merupakan peneliltian analisis deskriptif dengan tool framework Zachman dan rules of fulfilling dari Pereira and Sousa. Penelitian ini menghasilkan suatu pemodelan konsep fundamental repositori institusi di perpustakaan Untirta menggunakan framework Zachman untuk diterapkan dengan memanfaatkan infrastruktur yang telah ada. Framework Zachman Penelitian ini telah memberikan pemetaan secara rinci tiga layer pertama Zachman dan konsep-konsep yang digunakan dalam merumuskan rancangan repositori institusi. Tiga layer ini meliputi perspektif planner, owner, dan architect view, yang bersilangan dengan artefak what (inventory), how (process), where (distribution), who (responsibility), when (timing), why (motivation). Representasi deskriptif perspektif planner mencerminkan karakteristik penggunaan repositori institusi, representasi deskriptif perspektif owner menggambarkan apa yang akan dilakukan dengan repositori institusi dan bagaimana menggunakannya, representasi deskriptif perspektif architect membentuk dasar desain sistem dan fitur-fitur dalam repositori institusi.
Kata kunci: repositori institusi, framework zachman, arsitektur enterprise, perpustakaan digital, konten lokal.
KURNIAWATI , N. Modelling Fundamental Concept of Institutional Repository in the University Library of Sultan Ageng Tirtayasa using the Zachman Framework. Under direction of Badollahi Mustafa , Firman Ardiansyah , and Eko Sri Mulyani .
Sultan Ageng Tirtayasa University ( Untirta ) library as a university library has been collecting local content, scientific work from academic community. Now, Untirta has 7,393 copies collection in hardcopy and softcopy formats . Starting 2009 the softcopy format on compact disk ( CD ) file was being gathered. In 2011 began to be converted to PDF format, but has not being integrated in the library information system. In the future the collections will be growing so need more space to keep the collection safely and compatible with the development of technology.
At present, various library university began to implement online access to improve the library service and quality of research. Due to the advancement of information technology, Untirta Library services should be adjusted with the needs of library users. The purpose of this study was to create a institutional repositories modeling fundamental concepts using the Zachman framework approach and the system utilizes the existing infrastructure in Untirta . The research method was descriptive analysis with Zachman framework tool and rules of the fulfilling from Pereira and Sousa. The result showed a modeling fundamental concepts in the library Untirta institutional repository based on the Zachman Framework to be applied by utilizing existing infrastructure. This study has provided a detailed mapping of the first three layers Zachman and concepts used in formulating the design of institutional repositories. This layer includes three perspectives planner, owner, and architect view, which intersects with what artifacts (inventory), how (process), where (distribution), who (responsibility), when (timing), why (motivation). The representative of planner perspective descriptive reflected the characteristics of the institutional repositories usage; the representative of owner perspective described what it will do with the institutional repository and how to use them; the last the representation of architect perspective descriptive built the foundation system design and features in the institutional repository.
KURNIAWATI, N. Pemodelan Konsep Fundamental Repositori Institusi di Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa menggunakan Framework Zachman. Dibimbing oleh Badollahi Mustafa, Firman Ardiansyah, dan Eko Sri Mulyani.
Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta) adalah perpustakaan perguruan tinggi negeri yang ada di Banten, yang saat ini terus berupaya menghimpun konten local berupa karya ilmiah sivitas akademika. Perkembangan jumlah koleksi karya ilmiah ini kini mencapai 7.393 eksemplar dalam berbagai format, baik itu format hardcopy maupun softcopy. Penghimpunan format softcopy dalam compact disk (CD) file word baru dilakukan tahun 2009, dan 2011 mulai diconvert ke format PDF namun belum diintegrasikan dalam sistem informasi perpustakaan dan belum dipublikasikan dalam repositori institusi.
Penelitian ini bertujuan untuk membuat pemodelan konsep fundamental repositori institusi menggunakan pendekatan framework zachman di era keterbukaan informasi, dengan memanfaatkan sistem dan infrastruktur yang telah ada di Untirta. Penellitian ini merupakan peneliltian analisis deskriptif yaitu penelitian yang memaparkan pemecahan masalah yang ada sapat ini berdasarkan pada data-data, yang disajikan, dianalisis, dan diinterpretasikan. Metode analisis data dilakukan secara deskriptif dengan menggunakan tool framework Zachman yang dan rules of fulfilling dari Pereira and Sousa. Sementara teknik pengumpulan data diperoleh dari hasil obsservasi, wawancara, dan studi kepustakaan serta dokumen yang dillakukan dalam rentang waktu April hingga Desember 2013.
Penelitian ini telah menghasilkan suatu pemodelan konsep fundamental repositori institusi di perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta). Penggunaan framework Zachman pada penelitian ini telah memberikan semacam usulan inisiatif terhadap perlunya repositori institusi di perpustakaan Untirta. Framework Zachman yang dibatasi hingga layer tiga pada penelitian ini layak untuk digunakan dalam pemodelan konsep fundamental pada repositori institusi. Pemetaan yang detail hingga pemaparan kriteria-kriteria, cukup merepresentasikan konsep-konsep yang harus dilakukan dalam pengembangan repositori. Karena kerangka ini tidak menyoroti satu aspek pengembang repositori, tetapi semua aspek yang terlibat dalam repositori institusi, mulai dari stakeholder, penyedia konten (sivitas akademika dan tenaga kependidikan), pengelola repositori, pengembang aplikasi, infrastruktur yang ada di Untirta, dan pengguna.
KURNIAWATI , N. Modelling Fundamental Concept of Institutional Repository in the University Library of Sultan Ageng Tirtayasa using the Zachman Framework. Under direction of Badollahi Mustafa , Firman Ardiansyah , and Eko Sri Mulyani .
Sultan Ageng Tirtayasa University ( Untirta ) library as a university library has been collecting local content, scientific work from academic community. Now, Untirta has 7,393 copies collection in hardcopy and softcopy formats . Starting 2009 the softcopy format on compact disk ( CD ) file was being gathered. In 2011 began to be converted to PDF format, but has not being integrated in the library information system. In the future the collections will be growing so need more space to keep the collection safely and compatible with the development of technology.
The purpose of this study was to create a institutional repositories modelling fundamental concepts using the Zachman framework approach and the system utilizies the existing infrastructure in Untirta. The research method was descriptive analysis with Zachman framework tool and rules of the fulfilling from Pereira and Sousa. The techniques of data collection obtained from observation, interview, literature studies and documents committed over a period April to Desember 2013.
The result showed a modeling fundamental concepts of institutional repository in Untirta library. The Zachman framework has provided some of initiative proposals the need for institutional repository in Untirta library. Detailed mapping to the exposure criteria, simply represent the concepts that should be done in the develop repository. Because this framework does highlight one aspect of the developer repository, but all the aspect involved in institutional repositories, stakeholder, content providers (academic society and education personal), repository managers, application developers, existing infrastructure in Untirta, and user.
©Hak Cipta milik IPB, tahun 2014 Hak Cipta dilindungi Undang-Undang
Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB
ZACHMAN
NIA KURNIAWATI
G652090015
Tugas Akhir
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Professional
Pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Nama : Nia Kurniawati
NRP : G652090015
Program Studi : Teknologi Informasi Untuk Perpustakaan
Disetujui Oleh Komisi Pembimbing
Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib. Ketua
Firman Ardiansyah, S.Kom., M.Si. Dr. Ir. Eko Sri Mulyani, M.Sc.
Anggota Anggota
Diketahui oleh
Ketua Program Studi MTP Dekan Sekolah Pascasarjana
Aziz Kustiyo, S.Si., M.Kom. Dr. Ir. Dahrul Syah, M.ScAgr
Nama NRP
Program Studi
Nia Kurniawati G652090015
Teknologi Informasi Untuk Perpustakaan
Disetujui Oleh \:iSiｾ･ｭ｢ｩｭ｢ｩｮｧ＠
/
Drs. Badollahi Mustafa, M.Lih. Ketua
Fi man Ardians a S.Kom. M.Si.
Anggota Anggota
Ketua Program Studi MTP
Aziz Kustiyo, S.Si., M.Kom.
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak tahun 2013 ini ialah repositori institusi, dengan judul Pemodelan Konsep Fundamental Repositori Institusi di Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa menggunakan Framework Zachman.
Terima kasih penulis ucapkan Kepada Bapak Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib. selaku ketua komisi pembimbing, dan Bapak Firman Ardiansyah, S.Kom., M.Si. serta Ibu Dr. Ir. Eko Sri Mulyani, M.Sc. selaku anggota komisi pembimbing. Disamping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Bapak Aziz Kustiyo, S.Si., M.Kom. selaku Ketua Program Studi MTP beserta staf administrasi yang telah banyak membantu penulis dari masa perkuliahan hingga selesainya studi ini. Terima kasih pula kami sampaikan kepada segenap pimpinan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa, UPT Perpustakaan, Pusdainfo, dan unit lain yang telah banyak membantu penulis dalam melaksanakan penelitian ini. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada suami tercinta, Apa, Umi, dan seluruh keluarga, atas doa dan kasih sayangnya, serta teman-teman Magister Teknologi Informasi untuk perpustakaan (MTP) IPB atas dukungan dan motivasinya.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.
Bogor, Maret 2014
Penulis dilahirkan di Karawang pada tanggal 26 April 1976 dari ayah H. Moh. Mustayim dan Ibu Hj. Entin Hasanah. Penulis merupakan putri kelima dari tujuh bersaudara.
Tahun 1994 penulis lulus dari SMA Negeri 1 Serang Banten dan pada tahun yang sama lulus seleksi masuk Universitas Padjadjaran melalui jalur Ujian Masuk Perguruan Tinggi Negeri. Penulis memilih program studi Ilmu Perpustakaan.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
1 PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... ………..3
1.3 Tujuan Penelitian………...……...3
1.4 Manfaat Penelitian………...…….4
1.5 Ruang Lingkup………..4
2 TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Sistem Informasi……….. …6
2.1.1 Pengembangan Sistem ... 9
2.1.2 Enterprise Architecture ... 10
2.1.3 Framework Zachman ... .10
2.1 Perpustakaan Digital………...……13
2.2.1 Model pengembangan perpustakaan digital ... .14
2.2.2 Infrastruktur Perpustakaan Digital ... 15
2.2.3 Digitalisasi ... 16
2.2.4 Materi Digital………17
2.2.5 Institutional Repository ... 17
2.2.6 Digital Repository ... ………18
2.2.7 Metadata ... 19
2.2.8 Aspek Legal ... 19
2.3. Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa ... 22
2.3.1 Kedudukan, Visi, dan Misi Perpustakaan Untirta... 22
2.3.2 Tujuan perpustakaan Untirta ... 24
2.3.3 Bagian Pengembangan Koleksi ... 24
2.3.5 Sistem Informasi Perpustakaan Untirta ... 26
3 METODOLOGI PENELITIAN ... 27
3.1 Kerangk Pemikiran………...………..27
3.2 Jenis Penelitian………...29
3.3 Teknik Pengumpulan Data……….31
3.4 Definisi Operasional Variabel……… …...…32
3.5 Metode Analisis Data……….33
3.6 Prosedur Penelitian... ………34
3.7 Lokasi dan Waktu Penelitian………...…...37
4 HASIL DAN PEMBAHASAN……… …..38
4.1 Identifikasi Scope………38
4.1.1 What-planner ... 48
4.1.2 How-planner ... 48
4.1.3 Where-planner ... 50
4.1.4 Who-planner ... 51
4.1.1 When-planner ... 51
4.1.1 Why-planner ... 52
4.2 Pendefinisian Inventory………...…...53
What-owner ... ………...……….53
4.3 Pendefinisian Proses dan Representasi Inventory……….54
4.3.1 How-owner ... 54
4.3.2 What-architecture ... 57
4.4 Pendefinisian distribusi (I,4(C+H), Pendefinisian Waktu (K,4(E+H), Pendefinisian motivasi (L,4(F+H), Representasi proses (N,4,H)...…...…60
4.4.1 Where-owner ... 60
4.4.2 When-owner ... 61
4.4.3 Why-Owner ... 62
4.4.4 How-architecture ... 62
4.5 Pendefinisian tanggung jawab (J,5(D+1), Representasi distribusi (O,5,N, Representasi waktu (Q,5,N), dan Representasi motivasi (R,5(L+N)…...63
4.5.2 Where- architecture... 64
4.5.3 When- architecture ... 65
4.5.4 Why-architecture ... 66
4.6 Representasi Tanggung Jawab………...…68
Who-architecture ... 68
4.7 Pembahasan ... 68
5 SIMPULAN DAN SARAN ... 71
5.1 Simpulan ... 71
5.2 Saran ... 71
DAFTAR PUSTAKA ... 73
DAFTAR TABEL
1 Framework Zachman……….…11
2 Koleksi konten lokal Untirta tahun 2012………..……….26
3 Layanan perpustakaan………26
4 Framework Zachman Pereira and Sousa………34
5 Kelompok entitas………...48
6 Proses pra unggah……….….49
7 Proses setup ………..……..49
8 Proses unggah……….………50
9 Daftar SDM dalam proses repositori institusi………. 51
10 Waktu atau jadwal proses ………51
11 Struktur objek data digital ………57
12 Deskripsi metadata objek digital ………59
13 Target yang diharapkan………...……...67
DAFTAR GAMBAR
1 Model sistem informasi………..….8
2 Struktur organisasi perpustakaan ………23
3 Tahapan penelitian ………35
4 ERD proses bisnis perpustakaan Untirta ………43
5 ERD proses bisnis perpustakaan Untirta ………44
6 Posisi perpustakaan dalam struktur organisasi Untirta………..47
7 Lokasi akses repositori institusi……….…………...50
8 ER Hubungan antar entitas ………54
9 Proses pra unggah ……….55
10 Proses setup………..……56
11 Proses pasca unggah………...56
12 Lokasi dan jaringan di kampus Untirta ………60
13 Alur waktu………..…..61
14 Struktur modul administrasi……….63
15 Peranan aktor aatau unit dalam repositori institusi……….……63
16 Topologi jaringan perpustakaan Untirta ………64
17 Topologi jaringan kampus………...….65
18 Alur waktu………65
DAFTAR LAMPIRAN
Catatan Pengamatan………...76
Struktur Wawancara………..……….77
Borang Pemanfaatan Ejournal 2013 ………78
Standar Operasional Prosedur pengolahan………82
SOTK Untirta ………86
Renstra UPT Perpustakaan……….87
SK Rektor tentang Bebas Pustaka……….….………94
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi komunikasi (TIK) saat ini telah merambah ke berbagai aspek kehidupan manusia. Hampir semua aspek tidak lepas dari perangkat teknologi informasi dan komunikasi. Begitu pula dengan dunia perpustakaan. Perpustakaan berubah dan berkembang seiring perkembangan TIK ini. Perubahan ini sama seperti apa yang dikatakan Ranganathan dalam Cloonan
(2005) “a library is a growing organism”, perpustakaan adalah organisme yang
selalu tumbuh dan berkembang. Perpustakaan akan selalu menjadi organisasi informasi yang dinamis, mengikuti arah perkembangan teknologi informasi.
Perubahan ini memang sudah menjadi suatu keharusan bagi perpustakaan. Jika ingin menjadikan kebutuhan pengguna sebagai aspek sasarannya, dan tidak ingin ditinggal pemustakanya hanya karena tertinggal dalam penyampaian informasi yang akurat dan cepat, maka sudah saatnya mulai berubah, mulai mengadopsi TIK, karena bagaimana pun perpustakaan tidak akan lepas dari perkembangan teknologi informasi. Ini sama dengan apa yang diamanatkan dalam UU No 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan, banyak pasal yang menyebutkan dan menjelaskan bahwa perpustakaan mulai dari koleksinya sampai pengelolaannya harus memanfaatkan teknologi informasi. Pernyataan-pernyataan tersebut nampak pada pasal-pasal berikut:
• Bab I, Ketentuan Umum, Pasal 1, dikatakan bahwa: Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan: (1) Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. (2) Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/ataukarya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. (3) Bahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/ataukarya rekam.
• Bab II, Hak, Kewajiban, Dan Kewenangan, Bagian Kedua, mengenai Kewajiban Pasal 7 butir (d) menjamin ketersediaan keragaman koleksi perpustakaan melalui terjemahan (translasi), alih aksara (transliterasi), alih suara ke tulisan (transkripsi), danalih media (transmedia);
Jelaslah bahwa apa yang diamanatkan Undang-undang tersebut di atas, mengharuskan pengelolaan perpustakaan yang memiliki koleksi tidak saja yang tercetak namun juga terekam dengan berbagai bentuk media, harus berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Memang, perpustakaan dahulu adalah perpustakaan secara fisik, ada gedung, koleksi cetak, dan pelayanan secara manual. Pekerjaan secara manual dirasakan semakin menjadi beban penambahan kerja, hingga muncul kemudian secara otomasi. Perkembangan berikutnya adalah tidak saja melakukan pekerjaan perpustakaan secara otomasi, namun juga bagaimana memperluas akses informasi yang dimiliki perpustakaan. Maka kemudian, muncul digitalisasi dengan konsep perpustakaan digital.
Perpustakaan digital menurut Digital Library Federation dalam Pendit (2008) adalah konsep kepustakawanan yang terorganisir dengan memanfaatkan teknologi untuk keperluan masyarakat pemakainya. Keberadaan perpustakaan digital ini memang sejalan dengan kebutuhan masyarakat akan informasi yang diakibatkan dari perkembangan TIK. Masyarakat membutuhkan informasi yang cepat untuk diakses dengan mudah, tepat, dan tidak dibatasi ruang waktu. Begitu pula dengan masyarakat akademisi pada sebuah perguruan tinggi. Terlebih lagi, pada institusi ini, ada yang namanya institutional repository, simpanan kelembagaan yang meliputi hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu (Pendit: 50).
Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta) sebagai perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri (PTN) yang berupaya menghimpun institutional repository, terus mengembangkan upaya ini disamping bahan perpustakaan berupa buku ajar, buku pengayaan, referensi, dan koleksi umum, baik yang tercetak maupun terekam. Perkembangan koleksi institutional repository ini, setiap tahun semakin bertambah, dan kini jumlahnya mencapai 7.393 eksemplar. Jika institutional repository tadi seperti skripsi, tesis, laporan penelitian, jurnal dan koleksi institusi lainnya semakin bertambah jumlahnya secara fisik, maka perlu perluasan ruangan untuk tempat menyimpan koleksi-koleksi ini. Sejalan dengan dibukanya layanan baru Audio Visual, maka tahun 2009 perpustakaan Untirta mulai membuat kebijakan, yakni untuk skripsi, tesis, laporan penelitian, dan makalah dosen, selain diserahkan dalam bentuk cetak, perlu juga menyerahkannya dalam bentuk file yang terekam dalam CD. Tujuan dari ini adalah, supaya laporan akhir mahasiswa, laporan penelitian dosen, dapat diakses melalui CD, yang tersimpan dalam ruang audio visual. Sehingga pemanfaatan koleksi ini baru sebatas CD, belum dalam bentuk file yang dapat diakses secara luas oleh akademika Untirta. Dan Jumlah koleksi ini kini mencapai 705 keping.
perpustakaan mengupgrade versi lama ke versi baru, yaitu NCI Bookman versi 3.10s.
Pemanfaatan NCI Bookman ini masih sebatas otomasi, mulai dari pengadaan, sirkulasi, penelusuran, dan pengolahan yang baru dimanfaatkan sebatas data bibliografis buku (koleksi tercetak). Dan untuk koleksi karya ilmiah Untirta yang tercetak, belum mengintegrasikan data digitalnya (bentuk file) dalam sistem ini. Karena permasalahannya, perpustakaan belum memiliki infrastruktur alih media. Sehingga karya ilmiah akademika yang tercetak, tidak dapat didigitalkan. Sedangkan untuk koleksi CD, saat ini (tahun 2011) yang content –
nya masih dalam bentuk word, mulai dialihmediakan ke dalam bentuk PDF namun belum diintegrasikan dalam sistem ini. Karena, jika terus dihimpun dalam bentuk CD, koleksi ini setiap tahun akan bertambah, sehingga memerlukan tempat dan apakah ke depan CD ini masih compatible dengan perkembangan teknologi yang akan datang.
Koleksi ilmiah karya civitas akademika Untirta tersebut terutama yang tercetak apabila tidak dikelola dengan maksimal, akan terus menumpuk, terdokumentasi hanya secara fisik dan hanya dapat di akses apabila datang ke perpustakaan. Nampak terlihat belum ada fungsi pelestarian dokumen seperti digitalisasi, alih media dari cetak ke digital.
Hayes (2005) mengatakan bahwa repositori penting bagi universitas dan perguruan tinggi dalam membantu mengelola dan menjaring aset intelektual sebagai bagian dari strategi informasi perguruan tinggi. Sebuah repositori digital dapat menyimpan berbagai materi yang diperlukan pengguna. Repositori ini dapat mendukung penelitian, pembelajaran, dan proses administrasi. Bagaimanapun juga, repositori merupakan solusi yang paling layak dan berkelanjutan ketika perguruan tinggi membangunnya dengan standar terbuka.
Untuk itu, demi kelestarian karya intelektual civitas akademika Untirta, maka peneliti beranggapan, perlu adanya pemodelan konsep fundamental repositori institusi. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penelitian ini dilakukan.
1.2 Perumusan Masalah
Masalah utama yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana mengembangkan pemodelan konsep fundamental repositori institusi menggunakan Framework Zachman di era keterbukaan informasi untuk diterapkan, dengan memanfaatkan sistem dan infrastruktur yang ada di Untirta.
1.3 Tujuan Penelitian
1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan akan memberikan manfaat:
1) Mempermudah perpustakaan dalam menghimpun dan mengelola repositori institusi
2) Membantu Perpustakaan dalam membangun layanan baru repositori institusi 3) Memberikan kontribusi bagi pengembangan repositori institusi
4) Menjadikan hasil penelitian ini sebagai dasar untuk pengajuan program repositori institusi hasil karya intelektual civitas akademika
5) Memberikan masukan untuk pengembangan aplikasi terkait yang telah ada.
1.5 Ruang Lingkup
1) Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah membuat pemodelan konsep fundamental repositori institusi di perpustakaan Untirta dengan menggunakan pendekatan Framework Zachman. Framework ini merupakan salah satu kerangka kerja yang populer dalam memetakan artifak arsitektur informasi di sebuah organisasi. PenerapanFramework Zachmansangat variatif dan mampu memberikan gambaran yang representatif atas elemen-elemen informasi di sebuah organisasi.
2) Penelitian ini dibatasi hingga layer tiga dari framework Zachman. Tiga layer ini meliputi perspektif planner, owner, dan architect view yang bersilangan dengan artefak what (inventory), how (process), where (distribution), who (responsibility), when (timing), why (motivation).
a. Kolomwhatmenguraikan informasi organisasi
b. Kolom how menggambarkan aspek fungsi atau proses dalam repositori institusi
c. Kolom where menunjukkan lokasi kerja dari organisasi. menerangkan tempat ataunetworkdalam repositori institusi
d. Kolom who membahas mengenai sumber daya manusia yang terlibat dalam repository institusi.
e. Kolom when digunakan untuk mendisain event-event, menggambarkan aspek waktu (time) dalam repositori institusi.
3) Pengisian sel-sel pada framework zachman, menggunakan aturan dari Pereira dan Sousa dengan tahapan:
a. Identifikasi scope, yaitu melakukan identifikasi awal berdasarkan data yang diperoleh
b. Pendefinisian inventori, yaitu melakukan pendefinisian melalui pemodelan konseptual untuk melihat hubungan antar entitas dalam repositori institusi
c. Pendefinisian proses dan representasi inventori, yaitu melakukan pendefinisian alur proses dalam repositori institusi dan pemodelan ERD d. Pendefinisian retribusi, waktu, motivasi, dan representasi proses, yaitu
melakukan pendefinisian berupa skema alokasi atau layout perpustakaan, waktu proses repositori institusi, daftar rencana target perpustakaan yang memotivasi perancangan repositori, dan alur setiap proses yang dilakukkan dalam repositori institusi
e. Pendefinisian tanggung jawab, representasi distribusi, waktu, dan motivasi, yaitu melakukan pendefinisian struktur organisasi perpustakaan, mereprentasikan distribusi proses bisnis dalam repositori institusi, alur waktu dengan estimasi waktu tertentu, serta merepresentasikan hubungan proses yang dilakukan dengan target yang diharapkan.
f. Representasi tanggung jawab, yaitu menjelaskantask atau tanggung jawab masing-masing entitas yang terlibat dalan repositori institusi.
4) Metode penelitian adalah analisis deskriptif untuk merumuskan dan menafsirkan data yang ada sehingga memberikan gambaran yang jelas mengenai perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dtusi literature dan dokumen. 5) Lokasi penelitian adalah Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa,
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Penyajian informasi dalam sebuah rangkaian organisasi informasi seperti perpustakaan merupakan suatu sistem informasi yang terintegrasi. Sistem informasi menurut Hall dalam Kadir (2006) adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Atler dalam Kadir (2006) mendefinisikan sistem informasi sebagai kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Pada dasarnya, sistem informasi ini merupakan suatu sistem yang bertujuan untuk menghasilkan informasi.
Sebagai sebuah sistem, maka sistem informasi merupakan dua konsep mengenai sistem dan informasi. Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan (Sutabri: 2004). Menurut Jogiyanto (2003) sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Didefinisikan dengan pendekatan prosedur adalah sistem merupakan kumpulan dari prosedur-prosedur yang memiliki tujuan. Dan pendekatan komponen mendefifinikan sistem sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untk mencapai tujuan tertentu. jadi, sistem adalah kumpulan procedural yang terdiri dari elemen yang saling terkait untuk mencapai tujuan.
Sedangkan informasi menurut McFadden dalam Kadir (2006) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Sedangkan menurut Davis dalam Kadir (2006), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Jogiyanto (2003) mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Dengan demikian, informasi adalah adalah data yang diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi berguna bagi yang menerimanya. Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
• Masukan atau input sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses.
• Proses, merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna misalnya berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna misalnya sisa pembuangan dan limbah. Pada sistem informasi, proses dapat berupa suatu tindakan yang bermacam-macam, meringkas data, melakukan perhitungan dan mengurutkan data merupakan beberapa contoh proses.
• Keluaran atau output merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
• Mekanisme pengendalian (control mechanism), dan umpan balik diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti berikut:
• Perangkat keras (hardware): mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer
• Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data
• Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki
• Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi
• Basis data (database): sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpan data.
• Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Brainware Dataware
Software Hardware
Netware
Gambar 1 Model sistem informasi
Dalam Gambar tersebut dijelaskan, bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem, yakni komponen yang saling terkait anatara brainware, dataware, hardware, software, dan netware yang bersama-sama mengoperasikan suatu sistem yang terkontrol dan terintegrasi dimana data diproses menjadi informasi yang kemudian disimpan dan didistribusikan kepada pemakai. Dalam gambar tersebut, brainware berarti personilnya atau manusia yang terlibat dalam mengoperasikan serta mengatur sistem informasi,datawareberarti data yang akan diproses atau diolah menjadi informasi oleh sistem tersebut. Hardware adalah perangkat keras yang secara fisik dapat dilihat dan dijamah. Software merupakan perangkat lunak berupa program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data. Sedangkan netware merupakan jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau lebih node (sumber-sumber daya) yang dihubungkan dengan jalur transmisi (link) membentuk suatu sistem. Kelima komponen tersebut tidak bisa dihilangkan salah satu, harus merupakan satu sistem yang saling berkaitan. Karena, tanpa dataware, apa yang akan diproses, tanpa brainware siapa yang secara teknis akan menjalankan operasi sistem tersebut. Hardwaretanpasoftwaremaka tidak akan berfungsi seperi yang diharapkan. Dan sistem ini akan sangat optimal dengan adanya netware yang mampu mendistribusikan informasi kepada pengolah data dan pemakai, sehingga menjadi satu kesatuan yang terintegrasi dalam pengolahan data dan penyebarluasan informasi. Netware yang merupakan komponen netwrork, menghubungkan komputer yang satu dengan yang lain,
Sistem informasi menurut Turban, McLean, dan Wetherbe dalam Kadir (2006) memiliki kemampuan seperti,
1. Melaksanakan komputasi numerik, kapasitas data besar, dan berkecepatan tinggi.
Performance Control System
Data Store
Process Info
2. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.
3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.
4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang ssangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah.
5. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi.
6. Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia.
7. Mengotomasikan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.
8. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
9. Pembiayaan yang jauh lebih murah daripada pengerjaan secara manual.
Dengan kata lain, sistem informasi ini sangat mendukung perpustakaan, diantaranya adalah peningkatan produktivitas, pengurangan biaya, peningkatan pengambilan keputusan, serta pengembangan aplikasi-aplikasi strategis yang baru.
2.1.1 Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem berarti penyusunan suatu sistem baru guna menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Pengemabngan ini diperlukan karena beberapa alasan. Pertama munculnya problem pada sistem yang lama. Problem ini dapat berupa ketidakberesan operasi sistem atau adanya perubahan kebutuhan baru akan sistem. Kedua untuk meraih kesempatan atau peluang meraih peningkatan pelayanan. Dan ketiga adalah adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah yang baru yang berdampak pada pengembangan sistem.
Pengembangan sistem memerlukan proses yang panjang dan kompleks. Mulai dari penentuan kebutuhan, merancang sistem, dan meletakkan sistem pada kondisi operasional. Pengembangan ini membutuhkan dukungan dan partisipasi dari berbagai piohak. Intinya, tujuan dari pengembangan sistem ini adalah:
1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.
3. Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru dapat menangani semua problem yang terjadi di dalam organisasi.
2.1.2 Enterprise Architecture
Enterprise architecture merupakan fungsi bisnis enterprise yang berkelanjutan untuk mengetahui cara mengeksekusi strategi terbaik dalam mendorong perkembangan sebuah organisasi. Ross (2007) mengungkapkan,
“Enterprise Architecture: The organizing logic for business process and IT infrastructure capabilities reflecting the integration and standardization requirements of the firm’s operating model. Enterprise Architecture adalah pengorganisasian logika untuk proses bisnis dan kemampuan infrastruktur TI yang mencerminkan integrasi dan standarisasi persyaratan model operasi perusahaan. Dengan demikian, bahwa enterprise architecturemerupakan strategi pengambilan keputusan terbaik dan logis dalam mengembangkan proses bisnis dan infrasturktur teknologi informasi. Enterprise architecture akan menjabarkan hubungan atau kajian antara tujuan organisasi dengan sistem informasi dan komunikasi yang dibangun.
2.1.3 Framework Zachman
Zachman (2008) yang memperkenalkan pertama kali framework ini mengatakan,
“The Zachman Framework™ is a schema - the intersection between two historical classifications that have been in use for literally thousands of years. The first is the fundamentals of communication found in the primitive interrogatives: What, How, When, Who, Where, and Why. It is the integration of answers to these questions that enables the comprehensive, composite description of complex ideas. The second is derived from reification, the transformation of an abstract idea into an instantiation that was initially postulated by ancient Greek philosophers and is labeled in the Zachman Framework™: Identification, Definition, Representation, Specification, Configuration and Instantiation.”
Tabel 1 Framework Zachman Data (What) Activities
(How)
Locaations (Where)
People (Who) Time (When) Motivation (Why) Objecctives/Sco pe (Planner’s view)
List of things important to the enterprise
List of processes the enterprise performs
List of enterprise locations Organization approach Business master schedule Business vision and mission Enterprise model (Business Owner’s view) Language, divergent data model Business process model
Logistics network Organization chart State/transit ion diagram Business strategies, tactics, policies, rules
Model of fundamental concepts (architect’s view) Convergent e/r model Essential data flow diagram Locations of roles The viable system, use cases Entity life history Business rule model Technology model (designer’s view) Data base design System design, program structure Hardware, software, distribution User interface, security design Control structure Business rule design Detailed representation (builder’s view) Physical storage design Detailed program design Network architecture, protocols Screens, security coding Timing definitions Rule of specification program logic Functioning system
Converted data Executable programs
Communications facilities
Trained people Business events
Enforced rules
Sumber: Zachman (2008) Tiap baris di atas mempresentasikan perspektif:
1. planner’s view: perspektif CEO dan yang lainnya yang melihat enterprise secara keseluruhan.
2. business owner’s view: perspektif dari yang bekerja dalam organisasi
3. architect’s view: desain dan pembuatan sistem tanpa mengacu pada suatu teknologi tertentu
4. designer’s view: menggunakan teknologi untuk mengatasi masalah organisasi dan memilih jenis platform
5. builder’s view: menggunakan teknologi khusus untuk mengimplementasikan rancangan
6. functioning system: kurang dari perspektif dari yang lain, ini adalah adanya suatu sistem, terdiri dari unsur-unsur fisik di lokasi tertentu
WHAT
Objek : Data.
Fokus : Hubungan antar entitas.
Deskripsi : Kolomwhatmenguraikan informasi organisasi yaitu: data. Data yang diuraikan merupakan data yang memiliki relasi dengan data lainnya.
“What” di sini, menerangkan aspek data (data) dalam repositori institusi. Data
apa yang saat ini yang akan ditangani olehstakeholder, format apa yang akan data ambil dalam dalam repositori institusi, apa karakteristik dari data yang digunakan, diolah, disimpan, dan disajikan atau didesiminasi, dalam hal kualitasnya, akurasi, kegunaan, deskripsi, dan organisasi.
HOW
Objek : Proses dan fungsi.
Fokus : Pernyataan fungsi / Input dan Output
Deskripsi : Kolomhowdisediakan untuk mendeskripsikan fungsionalitas dari sistem informasi. Bagaimana organisasi bekerja, bagaimana data digunakan sebagai uraian proses input/output.
“How” di sini menggambarkan aspek fungsi atau proses (function or process)
yaitu bagaimana aktivitas dalam dalam repositori institusi, bagaimana user mencari data, bagaimana mereka menyimpan data, bagaimana mereka menulis, menyajikan, dan menyerahkan karya ilmiahnya, bagaimana perpustakaan memastikan bahwa user tahu apa yang diperlukan, bagaimana repositori akan didesiminasi untuk waktu yang lama, bagaimana perpustakaan mengakomodir repositori ini.
WHERE
Objek : Jaringan Fokus :Nodes, links
Deskripsi : Kolomwheremenunjukkan lokasi kerja dari organisasi. Memungkinkan organisasi berada di satu bangunan, beberapa kantor atau di sekeliling dunia. Jika semua lokasi organisasi saling terkoneksi maka diperlukan identifikasi terlebih dahulu.
“Where” di sini, menerangkan tempat atau network (place or network), dimana repositori institusi akan ditempatkan, dimana repositori institusi akan dapat diakses.
WHO
Objek : Sumber daya manusia.
Fokus : Pekerjaan, peran dan tanggung jawab.
Deskripsi : Kolomwhomembahas mengenai alokasi sumber daya manusia serta struktur dan tanggung jawab dalam organisasi. Kolom Who menguraikan orang-orang dalam perusahaan dan pekerjaan
“Who”, menjawab tentang sumber daya manusia (people) yang terlibat dalam
dalam rancangan repositori institusi harus siap untuk berpartisipasi dan berkontribusi, dan apakah mereka mampu melakukannya.
WHEN
Objek : Waktu. Fokus : Siklus waktu.
Deskripsi : Kolom when digunakan untuk mendisain event-event yang memiliki relasi dalam membangun kinerja dan kualitas sumber daya organisasi.
“When” di sini , menggambarkan aspek waktu (time) dalam merancang repositori institusi ini, kapan akan dilakukan. Ini terkait dengan rancangan jadwal, proses, arsitektur kontrol, dan sistem waktu.
WHY
Objek : Motivasi.
Fokus : Maksud dan tujuan organisasi.
Deskripsi : Kolomwhymenguraikan tentang motivasi, tujuan akhir yang ingin dicapai beserta strategi/metode yang digunakan organisasi.
“Why” di sini, menggambarkan faktor motivasi (motivation), melihat motivasi
perspektif planner dan owner, mengapa dibutuhkan repositori institusi, mengapa proses bisnis saat ini membutuhkan penangan khusus seperti pengadaan dalam repositori institusi.
2.2 Perpustakaan Digital
Perpustakaan digital atau lebih kita kenal dengan digital library, menurut Lupovici (2008) adalah,
“a digital library is real library since its collection is organized, selected and well presented. its documents are processed and administrated and their access can be controlled. a digital library also respond to the need to develop collections of documents such as digital resources, articles, books, etc”.
sumber daya yang terlatih yang berkutat dengan teknologi tersebut. Tedd dan Large dalam Pendit (2007) mengemukakan tiga karakteristik utama perpustakaan digital, yaitu:
1. Memakai teknologi yang mengintegrasikan kemampuan menciptakan, mencari, dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk di dalam sebuah jaringan digital yang tersebar luas.
2. Memiliki koleksi yang mencakup data dan metadata yang saling mengaitkan berbagai data, baik di lingkungan internal maupun eksternal.
3. Merupakan kegiatan mengoleksi dan mengatur sumber daya digital yang dikembangkan bersama-sama komunitas pemakai jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi komunitas tesebut.
2.2.1 Model pengembangan perpustakaan digital
Menurut Pendit, ada berbagai model yang dapat dipakai dalam menyusun rancangan perpustakaan digital yaitu model DELOS dan OAIS. Konsep pengembangan perpustakaan digital model ini diusung oleh DELOS, sebuah lembaga internasional yang didukung oleh komisi Eropa yang bergerak dalam bidang pengembangan teknologi dan masyarakat informasi. Konsep ini mengatakan, bahwa perpustakaan digital sebagai sistem sosio-teknis yang lebih terinci. Dalam model DELOS ini, perpustakaan digital merupakan sebuah kerangka dengan tiga pilar (three-tier framework), yakni:
1. Digital library(DL), yakni perpustakaan digital sebagai sebuah organisasi. 2. Digital library system (DLS), yakni perpustakaan digital sebagai sebuah
sistem perangkat lunak.
3. Digital library management system (DLMS), yakni perpustakaan sebagai sebuah sistem perangkat lunak generik.
Model OAIS (Open Archival Information System) diusung oleh Consultative Committee For Space Data Systems (CCSDS) yang didirikan tahun 1982. CCSDS ini adalah forum kerjasama internasional badan-badan antariksa dalam pengelolaan penelitian mereka. Model OAIS ini adalah model pengarsipan yang menekankan pada pelestarian secara luas, dalam arti tidak hanya menyimpan, mengawetkan, mempertahankan bentuk, tetapi juga memastikan bahwa informasi selalu tersedia untuk dimanfaatkan selama mungkin. Inti dari perpustakaan digital menurut model ini adalah kemampuan teknologi dalam menjamin ketersediaan informasi selama waktu yang selama-lamanya.
Menurut model OAIS ini, perpustakaan digital sebagai sebuah organisasi memiliki tiga unsur yang saling terkait:
1. Lingkungan eksternal, yaitu tempat OAIS berkegiatan yang meliputi komponen produsen, konsumen, dan manajemen.
2. Lingkungan internal, yang meliputi perangkat, komponen-komponen fungsional, dan mekanisme kerja OAIS untuk menyelenggarakan kegiatan pelestarian.
3. Paket informasi dan objek yang dicerna (ingested), dikelola (manage), dan disebarkan (disseminated).
2.2.2 Infrastruktur Perpustakaan Digital
Pengembangan perpustakaan digital erat kaitan dengan persiapan infrastrukturnya. Elemen penting dalam pengembangan infrastruktur digital adalah hardware, software, dan jaringan komputer. Selain itu elemen lain yang sangat penting adalahbrainwaredan tentunyadataware. Hardware atau perangkat keras yang dibutuhkan dalam pengembangan digital meliputi komputer dan server. Perangkat keras ini harus saling terintegrasi, terkoneksi, sehingga mudah diakses oleh komputer-komputer lainnya. Jaringan atau network sangat penting untuk menjembatani hal ini. Jaringan awal yang perlu dipersiapkan adalah jaringan lokal dalam institusi tersebut. Selanjutnya adalah pengembangan jaringan yang lebih luas lagi seperti internet, sehingga mampu diakses oleh semua orang tanpa batasan ruang dan waktu.
Software atau perangkat lunak dalam pengembangan perpustakaan digital setidaknya perlu dua software. Software pertama adalah untuk penyimpanan koleksi digital. Software ini adalah berupa manajemen basis data yang mampu mendukung proses digitalisasi secara cepat. Proses ini meliputi proses penambahan, pengubahan, penghapusan, dan pencarian koleksi secara cepat. Softwarekedua adalahsoftware untukweb serveryang akan melayani permintaan pengaksesan terhadapwebsitesuatu perpustakaan digital.
bertanggungjawab terhadap kelancaran operasional jaringan komputer. System administrator bertanggungjawab pada sistem komputer yang meliputi sistem operasi, utilitas-utilitas, serta program aplikasi yang ada di dalamnya. Web master bertanggungjawab menjaga website sehingga tetap bisa diakses oleh pengguna. Sedangkan web designer bertanggungjawab merancang tampilan website sekaligus mengatur isiwebsite.
Hal yang terpenting lainnya adalah dataware. Dataware merupakan konten dari koleksi digital itu sendiri.Datawaremerupakan harta karun yang akan membedakan antara perpustakaan satu dengan yang lainnya. Untuk itu, dataware ini perlu dijaga keamanannya. Baik dari kehilangan ataupun gangguan dari pihak luar secara fisik (pengrusakan secara fisik) atau serangan terhadap software. Perlu diperhatikan hal-hal dalam menghadapi terutama gangguan yang kedua. Penggunaan password, secure socket layer (SSL) dan firewall merupakan cara pengamanan yang dapat dilakukan. Passwordmerupakan salah satu cara proteksi sehingga tidak semua pihak mampu masuk dalam sistem yang ada. SSL adalah mekanisme untuk menyandikan (encryption) setiap pesan yang dikirim. Firewall adalah perangkat untuk memeriksa setiap paket yang berusaha mesuk ke jaringan komputer dan melakukan penolakan terhadap paket yang bisa merusak keamanan.
2.2.3 Digitalisasi
Digitalisasi adalah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital dari sinyal tersebut (Pendit, 2007). Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI), digitalisasi adalah proses pemberian atau pemakaian sistem digital (pusatbahasa.diknas.go.id). Implementasinya di perpustakaan, digitalisasi adalah proses mengubah dokumen tercetak menjadi digital.
Digitalisasi sangat diperlukan terutama untuk alih media koleksi tercetak, karena:
1. Bahan-bahan pustaka seperti buku, skripsi, tesis, disertasi, jurnal, ataupun artikel yang ada sangat memungkinkan untuk didigitalkan atau tersedia dalam format digital (bukan kertas).
2. Dapat menghemat penyimpanan.
3. Bahan pustaka lebih aman dari kerusakan sehingga lebih tahan lama.
4. Jika dipasang dalam website dapat diakses oleh masyarakat luas dimanapun dan kapanpun.
Manfaat di atas menunjukkan bahwa digitalisasi ini bertujuan membuat arsip dokumen bentuk digital (salinan dokumen asli), menyelamatkan kandungan informasi atau kandungan intelektualnya. Dalam dunia pendidikan, digitalisasi ini sangat bermanfaat bagi penyebaran ilmu pengetahuan secara meluas, tanpa dibatasi pengakses, ruang akses, dan waktu akses. Hal yang sangat penting lagi adalah, untuk konservasi atau melestarikan bahan pustaka seperti bahan pustaka yang bernilai historis, sehingga lebih tahan lama.
materi apa saja yang perlu dipublikasikan dan bagaimana hasil digital yang diinginkan, tampilannya bagaimana, dalam bentuk file apa, ukurannya bagaimana, dan sebagainya sehingga mudah dibaca pengguna.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam mengambil kebijakan digitalisasi ini adalah, copyright dokumen yang akan didigitalkan. Perpustakaan harus membuat perjanjian secara tertulis dengan penulis mengenai ijin alih media dan publikasi hasil digital tersebut. Selain itu, mengenaistorage, tempat penyimpanan hasil digital. Perpustakaan perlu mempersiapkan tempat penyimpanan yang memadai, misalkan hardisk dengan kapasitas besar.
Dalam melaksanakan proses digitalisasi, ada tiga kegiatan utama, yaitu: 1. Proses scanning, kegiatan ini proses memindai (men-scan) dokumen tercetak
dan mengubahnya dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dapat berupa PDF, JPEG, dan GIF.
2. Editing, yaitu proses mengolah berkas digital di komputer dengan cara memberikan password, cropp pages (menggunting halaman yang kurang rapi), catatan kaki, bookmark (membuat daftar isi), dan sebagainya yang intinya adalah hasilscanningdapat dibaca dengan medah dan sesuai aslinya. 3. Uploading, yaitu proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas
digital yang telah melalui proses editing.
Dalam melakukan proses digitalisasi, perpustakaan perlu mempersiapkan beberapa peralatan yang dibutuhkan dalam digitalisasi repository. Peralatan yang umum dipakai dalam digitalisasi adalah: komputer, scanner, CD-RW CD-R printer dan tentunyasoftwareyang sesuai.
2.2.4 Materi Digital
Setiap perpustakaan atau lembaga induk yang menaunginya, pasti memiliki berbagai macam bentuk aset digital. Aset digital ini ada yang memang born digital ada juga yang bersumber dari bahan non-digital. Born digital atau istilah lainnya terlahir sudah dalam bentuk digital seperti sebuah tulisan karya ilmiah dengan word processor, foto digital, games yang ada di komputer, video, musik, dan film yang dihasilkan dalam bentuk digital. Menurut Pendit (2008), istilahborn digitaldigunakan untuk membedakan materi ini dengan yang lainnya, yaitu: 1) materi digital yang merupakan hasil konversi dari materi analog, misal buku yang dipindai untuk dijadikan buku elektronik; 2) materi dibuat sebagai materi digital tetapi kemudian dicetak di atas kertas atau bentuk-bentuk lain.
Sedangkan koleksi digital yang berasal dari aset non-digital adalah yang berbentuk tercetak (kertas) dan ada pula yang berbentuk elektronik. Seperti buku, jurnal ilmiah, artikel, kaset, CD, dan bentuk elektronik lainnya. Aset non-digital akan menjadi koleksi digital setelah melalui proses alih media menjadi digital.
2.2.5 Institutional Repository
melestarikan hasil karya intelektual suatu komunitas. Pada perpustakaan perguruan tinggi atau lembaga induknya itu sendiri (universitasnya) tentu memiliki institutional repository ini, yang juga merupakan aset digital. Koleksi tersebut dapat berupa:
1. karya ilmiah seperti tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, dan makalah dosen. 2. koleksi foto digital yang benilai sejarah seperti foto kegiatan universitas. 3. publikasi universitas seperti jurnal ilmiah, prosiding
seminar/workshop/lokakarya, pidato rektor, dan buletin universitas. 4. buku langka atau manuskrip yang didigitalkan
5. rekaman video atau audio
6. program atau bahan simulasi data statistik penelitian
2.2.6 Digital Repository
Reese (2008) mendefinisikan digital repositori sebagai koleksi sumber digital baik itu peralihan format analog seperti kertas atau born digitalseperti file dalam bentuk dokumen word. Menurut Hayes (2005), pengertian digital repositoryadalah,
A digital repository is where digital content, assets, are stored and can be searched and retrieved for later use. A repository supports mechanisms to import, export, identify, store and retrieve digital assets.Putting digital content into a repository enables staff and institutions to then manage and preserve it, and therefore derive maximum value from it. Digital repositories may include research outputs and journal articles, theses, elearning objects and teaching materials or research data.
Definisi tersebut menjelaskan bahwa digital repository merupakan aset digital yang disimpan dan dapat ditemukan kembali. Digital repository ini mencakup semua hasil penelitian, artikel jurnal, tesis, objek e-learning, materi pengajaran, dan data penelitian.
Digital repository sangat penting bagi perguruan tinggi, karena dengan begitu dapat menghimpun dan mengelola aset intelektual yang merupakan bagian dari strategi informasi. Karena digital repository mampu menjembatani berbagai macam tujuan dan beragam pengguna seperti dapat mendukung penelitian, pembelajaran, dan proses administrasi. Bagaimanapun kebijakan digital pada repository ini sangat relevan dengan kebutuhan pengguna akan akses informasi secara terbuka. Bagi staff akademik dan mahasiswa pun, membutuhkan digital repository ini sebagai penyimpanan hasil karya intelektual mereka. Dimana konten-konten nya dikelola agar dapat diakses kembali secara mudah.
dalam Luarte (2006) mengatakan ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat repositori, yaitu:
• aksesibiltas dan aspek hukum termasuk hak cipta dan kepemilikan
• standars termasuk metadata, format, dan jenis dokumen
• keberlanjutan, pengarsipan jangka panjang dan pelestarian
• dana yang tersedia untuk mempertahankan repositori.
2.2.7 Metadata
Metadata menurut Rowley (2000) adalah data tentang data, khususnya digunakan dalam konteks data pada sumber digital. Menurut Task Force on Metadata CC:DA (committee on cataloging: description and access) dari ALA (American Library Association) dalam Pendit (2007), metada adalah,
Metadata are structured, encoded, data that describe characteristics of information bearing entities to aid in the identification, discovery, assessment, and management of the described entities.
Definisi di atas menjelaskan bahwa, metadata adalah data yang terstruktur, ditandai dengan kode agar dapat diproses oleh komputer, mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi, dan membanti identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengelolaan satuan pembawa informasi tersebut.
Secara garis besar, metadata dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu: 1. Metadata deskripsi, data ini mengidentifikasi sumber informasi sehingga
mempercepat proses penemuan kembali dan seleksi. Data ini meliputi unsur pengarang, judul, tahun terbit, tajuk subjek, kata kunci dan informasi lain yang biasa dilakukan pada katalogisasi tradisional.
2. Metadata administratif, data ini memberikan informasi untuk pengelolaan sumber informasi, kapan dan bagaimana diciptakan, tipe berkas, data teknis, siapa pemiliknya, serta siapa yang berhak mengaksesnya.
3. Metadata struktural, data ini menjelaskan bagaimana suatu objek digital terstruktur sehingga dapat digabungkan menjadi satu kesatuan logis. Metadata ini diperlukan untuk mengetahui hubungan antara berkas fisik dan halaman, halaman dengan bab, bab dengan buku.
2.2.8 Aspek Legal
Digitalisasi di era keterbukaan informasi, akan berkaitan dengan undang-undang yang mengatur kewajiban publikasi dan batasannya. Pengelolaan dan penyebaran dokumen digital ini bersinggungan dengan undang-undang:
a. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan b. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan c. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta
e. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang telah disebutkan pada latar belakang penelitian ini, bahwa pada intinya, perpustakaan berkewajiban menjamin ketersediaan keragaman koleksi perpustakaan dengan terus mengembangkan layanan yang berbasis teknologi informasi.
Dalam undang-undang kerasipan disebutkan bahwa, penyelenggaraan kearsipan bertujuan salah satunya adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga pendidikan. Kearsipan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan serta pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya (pasal 3). Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan pada asas kepentingan umum (pasal 4). Perguruan tinggi sebagai penyelenggara kearsipan mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan dan membina lembaga kearsipannya.
Undang-Undang Hak Cipta melindungi ciptaan dalam bidang ilmu pengetahuan, seni, dan sastra (pasal 12). Dan tidak dianggap melanggar hak cipta apabila pengambilan ciptaan baik seluruhnya maupun sebagian dengan ketentuan sumbernya harus disebutkan secara lengkap. Tidak melanggar hak cipta, penggunaan ciptaan pihak lain untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik atau tinjauan suatu masalah dengan tidak merugikan kepentingan yang wajar dari pencipta. Termasuk perbanyakan suatu ciptaan selain program komputer, secara terbatas dengan cara atau alat apa pun atau proses yang serupa oleh perpustakaan umum, lembga ilmu pengetahuan atau pendidikan, dan pusat dokumentasi yang non komersial semata-mata untuk keperluan aktivitasnya.
Sistem elektronik yang dimaksudkan dalam undang-undang ini adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi, memepersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan informasi elektronik. Pasal 4 dalam undang-undang ini dinyatakan bahwa, “pemanfaatan teknologi informasi
dan transaksi elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk: (a) mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia. Kaitannya dengan digitalisasi, undang-undang ini pun menjamin akan hak kekayaan intelektual. Ini dinyatakan dalam pasal 25, yaitu informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang disusun menjadi karya intelektual, situs internet, dan karya intelektual yang ada di dalamnya dilindungi sebagai hak kekayaan intelektual berdasarkan ketentuan perundang-undangan.
Lebih jauh lagi kita lihat undang-undang nomor 14 tahun 2008 mengenai keterbukaan informasi publik, yang merupakan sarana dalam mengoptimalkan pengawasan publik terhadap penyelenggaraan negara dan badan publik lainnya dan segala sesuatu yang berakibat pada kepentingan umum. Informasi menurut undang-undang ini adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun pejelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik maupun nonelektronik. Informasi publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan undang-undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Badan publik adalah lembaga eksekutif,legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.
Informasi publik yang disampaikan menurut undang-undang ini adalah bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana. Ini tentu sejalan dengan format digitalisasi yang membuka akses seluas-luasnya bagi masyarakat. Dalam undang-undang ini pun disebutkan bahwa, undang-undang ini bertujuan untuk (f) mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau (g) meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan badan publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas.
bangsa sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Dengan adanya sistem elektronik, merubah format tampilan informasi yang disajikanmelalui sistem elketronik. Data digital baik itu teks, suara, gambar, video, merupakan dokumen elektronik yang wajib disebarluaskan atau dipublikasikan kepada masyarakat terlebih denga status perguruan tinggi yang merupakan badan layanan publik, karena menerima anggaran pendapatan dan belanja negara.
Informasi dan/atau dokumen elektronik publik tentu akan bersinggungan dengan hak kekayaan intelektual. Dan untuk hal ini, kedua undang-undang ini pun menjamin akan hak kekayaan intelektual. Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang disusun menjadi karya intelektual, situs internet, dan karya intelektual yang ada di dalamnya dilindungi sebagai hak kekayaan intelektual berdasarkan ketentuan perundang-undangan.
2.3 Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
Perpustakaan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan Universitas Sultan Ageng Tirtayasa (Untirta), sebuah universitas perguruan tinggi negeri (PTN). Perpustakaan ini merupakan unit pelaksana teknis (UPT) yang bersama-sama dengan unit lain turut mmelaksanakan tridharma perguruan tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Sebagai unit pelaksana teknis, perpustakaan bertugas menyeleksi, menghimpun, mengelola, memelihara, serta mendistribusikan sumber informasi khususnya kepada lembaga induknya (Untirta) dan umumnya kepada masyarakat akademi.
Perpustakaan Untirta didirikan pada 14 April 1982. Perpustakaan ini dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan. Kedudukannya setara eselon III, bertanggung jawab langsung kepada Rektor dan berkoordinasi dengan Pembantu Rektor Bidang Akademik. Perpustakaan Untirta sebagai learning resources center, terus berupaya untuk menghimpun semua koleksi yang dibutuhkan civitas akademika Untirta. Pengadaan secara rutin melalui dana DIPA, hibah, dan termasuk koleksi karya cipta sivitas akademika Untirta sendiri. Selain itu, berbagai layanan terus dikembangkan sesuai tuntutan kebutuhan pengguna dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Berbagai upaya selalu beriringan dengan visi universitas, mulai dari research center, entrepreneur, hingga sekarang berupaya keras untuk mengejarWorld Class University.
2.3.1 Kedudukan, Visi, dan Misi Perpustakaan Untirta
rektor. Secara struktur, dapat digambarkan sebagaimana Gambar 2 (Sumber: Laporan Tahunan Perpustakaan Tahun 2012),
Gambar 2 Struktur organisasi perpustakaan
Perpustakaan untirta memiliki kegiatan-kegiatan yang mengacu kepada misi dan visi sebagai berikut:
• visinya adalah menjadikan perpustakaan Untirta sebagai learning resources center, yaitu pusat sumber belajar, dimana perpustakaan tempat menghimpun berbagai jenis dan bentuk (format) sumber informasi yang dijadikan sebagai sumber belajar bagi sivitas akademika Untirta.
• misinya adalah terdiri dari berbagai kegiatan yang meliputi:
a. menyeleksi, mengoleksi, mendistribusikan, melestarikan, dan mengembangkan informasi yang bernilai guna bagi masyarakat akademik Untirta.
b. Menyediakan koleksi atau sumber informasi ilmiah, hasil penelitian, dan koleksi pengembangan kewirausahaan.
c. Menyediakan fasilitas penunjang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi.
d. Meningkatkan pelayanan informasi yang berguna serta berdaya saing dengan pusat informasi lainnya.
Rektor
Wakil Rektor Bid. Akademik
Kepala Perpustakaan
Tata Usaha
e. Mengadaptasi pemanfaatan teknologi informasi (komputerisasi dalam mewujudkan perpustakaanon-line).
f. Meningkatkan kualitas SDM yang professional.
g. Menjalin kerjasama dengan pusat-pusat informasi penelitian, instansi, dan pusat kebudayaan.
2.3.2 Tujuan perpustakaan Untirta
Perpustakaan untirta lahir dengan tujuan sebbagai berikut:
a. memenuhi keperluan sumber informasi masyarakat, khususnya civitas akademika Untirta yang termasuk di dalamnya staf pengajar, mahasiswa, dan tenaga administrasi.
b. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semuua tingkat akademis dari mahasiswa tingkat pertama hingga pascasarjana, peneliti, dan pengajar.
c. Menyediakan ruangan baca untuk pemakai perpustakaan
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. e. Menyediakan jasa pelayanan informasi, dan jasa lainnya yang tepat guna
seperti jasa reproduksi, kliping, jurnal, penerjemahan, konsultasi perpustakaan, dan lain-lain.
2.3.3 Bagian Pengembangan Koleksi
Perpustakaan adalah sebuah enterprise yang memiliki proses bisnis. Perpustakaan Untirta sebagai perpustakaan perguruan tinggi memiliki proses bisnis mulai dari administrasi keanggotaan, pengembangan koleksi berupa pengadaan dan pengolahan koleksi,
