LKP : Rancang Bangun Aplikasi Pembelian dan Penjualan Pada Koperasi Siswa SMAN 1 Kedungwaru.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

PADA KOPERASI SISWA SMAN 1 KEDUNGWARU

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Program Studi

S1 Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi

Oleh:

EDY WIDIYANTO 10.41011.0010

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMASI

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA

STIKOM SURABAYA

(2)

x

ABSTRAK ...vii

KATA PENGANTAR ...viii

DAFTAR ISI ...x

DAFTAR TABEL ...xiii

DAFTAR GAMBAR ...xv

DAFTAR LAMPIRAN ...xviii

BAB I PENDAHULUAN ...1

1.1 Latar Belakang ...1

1.2 Rumusan Masalah ...2

1.3 Batasan Masalah ...3

1.4 Tujuan ...3

1.5 Sistematika Penulisan ...4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...5

2.1 Sejarah Perusahaan ...5

2.2 Lokasi Perusahaan ...5

2.3 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan ...6

BAB III LANDASAN TEORI ...8

3.1 Sistem Informasi ...8

3.1.1 Definisi Rancang ...8

3.1.2 Definisi Sistem dan Informasi ...8

3.2 Sistem Informasi Pembelian dan Sistem Penjualan ...11

(3)

xi

3.2.4 Laba atau Rugi ...15

3.2.5 Sistem Inventory atau Persediaan ...16

3.2.6 Metode Pencatatan Persediaan ...16

3.2.7 Kartu Stock ...18

3.2.8 Data Flow Diagram (DFD) ...19

3.2.7 Entity Relationship Diagram (ERD) ...20

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ...22

4.1 Analisa Sistem ...22

4.1.1 Document Flow Pembelian Barang...24

4.1.2 Document Flow Penjualan Barang ...26

4.1.3 Document Flow Pembayaran Barang Umum dan ATK...28

4.1.4 Document Flow Pembayaran Buku KBM ...30

4.1.5 Document Flow Pembuatan Laporan ...32

4.2 Perancangan Sistem ...35

4.2.1 System Flow Pembelian Barang ...35

4.2.2 System Flow Penjualan Barang...37

4.2.3 System Flow Pembayaran Barang...38

4.2.4 System Flow Pembayaran Buku KBM ...39

4.2.5 System Flow Pelaporan ...39

4.2.6 Data Flow Diagram (DFD) ...42

4.2.7 Perancangan Database ...49

(4)

xii

4.3.2 Desain Output ...78

4.4 Implementasi Sistem ...83

4.4.1 Kebutuhan Sistem ...83

4.4.2 Penjelasan Pemakaian Aplikasi ...83

BAB V PENUTUP ...106

5.1 Kesimpulan ...106

5.2 Saran ...106

DAFTAR PUSTAKA ...107

(5)

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Koperasi Siswa (KS) adalah sebuah unit usaha yang dimiliki SMA Negeri 1 Kedungwaru yang menyediakan aneka kebutuhan yang diperlukan oleh siswa untuk mendukung kegiatan belajar, kesiswaan, maupun aneka makanan-minuman dan kebutuhan lainnya. Selain menyediakan berbagai kebutuhan yang diperlukan oleh siswa maupun pegawai di sekolah, Koperasi Siswa ini juga menjadi sarana untuk melatih kemampuan siswa dalam berwirausaha, terutama dalam kegiatan penjualan langsung ke konsumen.

Bisnis di KS terus mengalami perkembangan penjualan. Untuk mendukung pemenuhan ketersediaan stock barang, KS mendapatkan stock barang dari beberapa supplier yang menyediakan produk berdasarkan kelompok jenis barang yang dibutuhkan oleh konsumen, yaitu jenis barang alat tulis dan perkantoran (ATK) yang relatif bertahan lama, barang kebutuhan rumahan dan makanan yang relatif tidak bertahan lama, dan barang pendukung kegiatan belajar-mengajar berupa buku KBM.

(6)

Hasil penjualan langsung tersebut, baik menggunakan nota maupun tanpa nota, dicatat dan direkapitulasi untuk dijadikan informasi rekapitulasi penjualan dan pendapatan dalam satu periode.

Dengan menggunakan sistem penjualan sederhana tersebut, pihak manajemen belum dapat mengetahui secara tepat produk apa saja yang lebih laku, produk apa saja yang perlu ditingkatkan stock barangnya, dan berapa pendapatan yang diperoleh hasil penjualan barang selama satu periode, karena informasi tersebut dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk mengevaluasi jumlah produk agar selalu terjaga ketersediaannya dan menjaga kelayakan produk untuk digunakan oleh konsumen.

Dalam proses penjualan di KS ini, selain proses penjualan langsung ke konsumen siswa juga terdapat penjualan menggunakan sistem kredit (hutang). Penjualan kredit ini dilayani oleh kasir KS untuk pegawai di SMA Negeri 1 Kedungwaru, dan penjualan buku KBM yang merupakan barang non inti Koperasi Siswa, yang disediakan untuk konsumen siswa setiap awal tahun ajaran. Penjualan kredit dan penjualan buku KBM ini oleh kasir KS dicatatkan secara terpisah.

Dari permasalahan tersebut, penulis akan membuat sebuah sistem informasi penjualan yang digunakan untuk membantu pihak manajemen dalam mengevaluasi dan membuat keputusan untuk meningkatkan jumlah stock produk berdasarkan dari produk apa saja yang laris terjual.

1.2 Perumusan Masalah

(7)

aplikasi pembelian dan penjualan yang dapat membantu penyediaan informasi kepada pihak manajemen Koperasi Siswa mengenai informasi ketersediaan barang yang dijual dan informasi pendapatan pada Koperasi Siswa.

1.3 Batasan Masalah

Dalam pembuatan sistem informasi ini, agar sesuai dan tidak menyimpang dari tujuan yang ingin dicapai maka dibuat pembatasan pada hal-hal sebagai berikut:

1. Diasumsikan bahwa semua pembayaran yang diserahkan ke kasir koperasi

berupa penjualan tunai.

2. Diasumsikan bahwa penjualan kredit hanya untuk karyawan, staf pengajar

dan staf kantor.

3. Diasumsikan bahwa penjualan buku KBM dilakukan sekali tiap periode belajar-mengajar

4. Program yang akan dihasilkan hanya mendukung proses transaksi, pencatatan pemenuhan barang persediaan dan pelaporan pendapatan.

1.4 Tujuan

(8)

1.5 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan Kerja Praktek ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini, dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan serta sistematika dalam penulisan laporan Kerja Praktek.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini dijelaskan secara singkat mengenai sejarah dari perusahaan, lokasi, struktur perusahaan serta bidang yang dikerjakan oleh Koperasi Siswa.

BAB III LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan secara singkat mengenai teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan laporan kerja praktek, serta menjelaskan tentang sistem yang terkait dengan pembahasan.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Pada bab ini membahas uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan selama pelaksanaan kerja praktek, mulai dari metodologi penelitian, perancangan sistem yang berupa Document Flow, System Flow, Data Flow Diagram, Entity

Relationship Diagram, Struktur Tabel, desain Input/Output sampai dengan

implementasi sistem berupa capture dari setiap form aplikasi.

BAB V PENUTUP

(9)

5

2.1 Sejarah Perusahaan

Awal berdirinya Koperasi Siswa (KS) bermula ketika internal sekolah ingin memberikan kemudahan bagi siswa untuk mendapatkan beragam keperluan yang dibutuhkan dalam kegiatan kurikuler maupun non kurikuler, seperti buku dan alat tulis. Pihak sekolah juga ingin memberikan kemudahan pada jam istirahat bagi siswa yang ingin membeli jajanan selain makanan yang tersedia di kantin, agar siswa tidak keluar-masuk dari lingkungan sekolah hanya untuk sekedar membeli jajanan. Karena lingkungan sekolah yang berada di tepi jalan raya yang cukup ramai sehingga dapat menimbulkan potensi kecelakaan.

Koperasi Siswa semakin berkembang seiring permintaan dari staf dan guru-guru terhadap barang kebutuhan rumah tangga, seperti sabun mandi, susu, dan beberapa barang kosmetik. Selain itu, KS juga ikut membantu menjual buku-buku paket KBM, karena ketiadaan tempat penyimpanan sementara buku-buku-buku-buku KBM di dalam kantor guru atau TU, oleh karena itu penjualan buku KBM dititipkan sekaligus diurus keuangannya oleh KS.

2.2 Lokasi Perusahaan

(10)

perusahaan dapat dilihat pada gambar screenshot di bawah ini:

Gambar 2.1 Lokasi Perusahaan

2.3 Visi, Misi dan Nilai Perusahaan

2.3.1 Visi

Visi yang terdapat pada Koperasi Siswa, yaitu:

Menghasilkan tenaga kerja mandiri yang kompetitif dan siap bersaing dalam menghadapi dunia usaha di era global dan berpengetahuan luas.

2.3.2 Misi

Koperasi Siswa memiliki misi, yaitu:

1. Mempersiapkan sumberdaya yang memiliki jiwa mandiri dan mampu membuka lapangan pekerjaan.

2. Mempersiapkan sumberdaya yang berkeahlian dalam berbagai bidang

ekonomi, seperti administrasi, akuntansi, dan pemasaran.

2.3.3 Nilai

Koperasi Siswa SMAN 1 Kedungwaru menerapkan perilaku organisasi sebagai budaya kerja dalam pelaksanaan kegiatan dalam beberapa hal, yaitu:

(11)

Melaksanakan pekerjaan berdasarkan kejujuran, kerelaan, dan tanggung jawab tinggi disertai rasa ikut memiliki.

2. Kebersamaan

Menghargai, saling menghormati, rasa kekeluargaan dan bijaksana menjadi dasar dalam melaksanakan tugas.

3. Disiplin

Melaksanakan tugas dengan penuh kesadaran meski tanpa adanya pengawasan dan tegas dalam pengambilan keputusan.

4. Inovatif

(12)

8

Landasan teori merupakan suatu landasan atau dasar-dasar yang dapat menjelaskan tentang teori-teori yang mendukung dalam pembuatan sistem. Teori-teori tersebut antara lain:

3.1 Perancangan Sistem Informasi

3.1.1 Definisi Rancang

Rancang merupakan serangkaian prosedur untuk menerjemahkan hasil analisa dari sebuah sistem ke dalam bahasa pemrograman untuk mendeskripsikan dengan detail bagaimana komponen-komponen sistem diimplementasikan (Pressman, 2002)

Perancangan adalah kegiatan yang memiliki tujuan untuk mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik (Ladjamudin, 2005).

3.1.2 Definisi Sistem dan Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur-prosedur dan pengendalian untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.

(13)

H. Wu, 1984:6). John F. Nash dan Martin B. Roberts dalam Jogiyanto HM (1988:2), berpendapat suatu sistem adalah sebagai suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentu suatu kesatuan dan keutuhan yang komplek di dalam tingkat tertentu untuk mengehar tujuan yang umum. Menurut Richard F. Neuschel dalam bukunya

Management by Systems (New York: McGraw-Hill, edisi ke 2, 1960, halaman 10),

suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan dikembangkan sesuai dengan suatu skema yang terintegrasi untuk melaksanakan suatu kegiatan di dalam bisnis. Sedangkan Jerry Fitzgerld, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. (1981:5), mengemukakan bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

(14)

Neuschel dalam (Jogiyanto, 1988:2) sistem merupakan urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa

(who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how)

mengerjakannya.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran (output), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

Menurut Robert J. Verzello dalam (Jogiyanto, 1988:23), informasi adalah kumpulan data yang relevan dan mempunyai arti yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kegiatan-kegiatan. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data akan menjadi berguna setelah data diolah menjadi informasi, bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, yang berfungsi untuk menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata untuk pengambilan keputusan (Jogyanto, 1988:25). Informasi dapat dihasilkan dari sistem informasi (information

system) atau disebut juga processing system atau information processing system atau

information generating systems.

(15)

manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal (Jogiyanto, 1988:35).

Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dalam suatu organisasi.

3.2 Sistem Informasi Pembelian dan Sistem Informasi Penjualan

3.2.1 Sistem Informasi Pembelian

Pembelian adalah proses penemuan sumber dan pemesanan bahan, jasa, dan perlengkapan. Kegiatan tersebut terkadang disebut pengadaan barang. Tujuan utamanya adalah memperoleh bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas dan jasa yang dipersyaratkan. (SI:2002)

Pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang dijadikan pedoman. Prinsip

pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu

dijadikan pokok atau acuan. Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah sebagai berikut:

a) The Right Price

Salah satu dari prinsip manajemen pembelian adalah the right price. The right

price merupakan nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau

yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan.

b) The Right Quantity

Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang benar-benar

diperlukan oleh suatu perusahaan pada suatu saat tertentu.

(16)

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali

diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena jika ada

persediaan barang tentunya ada biaya perawatan barang tersebut.

d) The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau

diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.

e) The Right Quality

The right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai

dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan.

f) The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yang

tepat. Sumber dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip yang lain yaitu the

right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quality.

3.2.2 Sistem Informasi Penjualan

(17)

Penjualan adalah proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah pihak (Purwasuka:2009). Ada beberapa jenis penjualan, yaitu:

a) Trade Selling

Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan pengadaan produk

baru, jadi titik beratnya pada “penjualan melalui” penyalur daripada “penjualan ke”

pembeli akhir.

b) Missionary Selling

Dalam missionary selling penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli untuk membeli barang-barang dari penyalur perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya.

c) Technical Selling

Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.

d) New Bussines Selling

(18)

e) Responsive Selling

Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailling. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang.

3.2.3 Harga Pokok Penjualan

Harga Pokok Persediaan adalah harga untuk memperoleh persediaan disamping

harga beli, termasuk semua biaya yang terjadi sampai dengan persediaan tersebut siap

dijual, misalnya biaya pengangkutan, bea masuk, dan asuransi. Biaya-biaya tersebut

diperlakukan sebagai beban usaha periode berjalan. Potongan pembelian, secara

rata-rata, harus diperhitungkan dalam menentukan harga pokok persediaan (Soemarso,

2004:385).

Pada Koperasi Siswa, metode yang digunakan untuk mencatat persediaan

adalah metode periodik. Cara menghitung harga pokok penjualan dapat dilihat pada

tabel berikut:

Tabel 3.1 Harga Pokok Penjualan

Harga Pokok penjualan (HPP)

Persediaan barang dagang (awal) xxx

Pembelian xxx

Beban Angkut Xxx

Xxx

Retur pembelian xxx

Potongan pembelian xxx

xxx

Ditambah Pembelian Bersih xxx

(19)

Dikurangi Persediaan barang dagangan (akhir) xxx

Harga Pokok penjualan (HPP) xxx

3.2.4 Laba atau Rugi

Setiap perusahan selalu berorientasi pada keuntungan atau laba. Menurut Henry Simamora (2002 : 45) laba adalah perbandingan antara pendapatan dengan beban jika pendapatan melebihi beban maka hasilnya adalah laba bersih. Sedangkan menurut Soemarso (2004:245) laba adalah selisih lebih pendapatan selama periode tertentu. Oleh karena itu yang dimaksud dengan laba atau keuntungan adalah kemampuan perusahaan untuk memperoleh pendapatan dari penjualan berselisih dari semua usaha termasuk biaya untuk proses penjualan selama periode tertentu. Rumus laba rugi dapat dilihat pada tabel berikut (Garisson: 2007):

Tabel 3.2 Laba atau Rugi Laba/Rugi

Penjualan xxx

Harga Pokok Penjualan (xxx)

Margin Kotor Xxx

Beban Penjualan dan Administrasi (xxx)

Laba Operasi Bersih xxx

Beban Bunga (xxx)

Laba Bersih xxx

(20)

Oleh karena itu, dapat diambil kesimpulan bahwa laba merupakan selisih antara pendapatan yang diperoleh dengan beban yang dikeluarkan, semua peristiwa yang terjadi pada perusahaan akan menentukan besarnya laba dan mempengaruhi aktivitas perusahaan pada periode tertentu. Pendapatan yang lebih besar dari beban akan menghasilkan laba, dan sebaliknya akan menghasilkan rugi bagi perusahaan.

3.2.5 Sistem Inventory atau Persediaan

Inventory atau Persediaan barang adalah semua barang yang dimiliki

perusahaan untuk dijual kembali bagi perusahaan dagang, atau barang yang masih dalam proses akan diolah lebih lanjut menjadi barang yang siap dijual, atau barang pembantu yang digunakan dalam proses produksi barang jadi untuk kemudian dijual bagi perusaahan industri (Soemarso, 2004:384).

3.2.6 Metode Pencatatan Persediaan

Dalam pencatatan persediaan digunakan suatu metode pencatatan yang dapat menentukan nilai persediaan pada akhir periode. Metode yang dapat digunakan ada 2 bentuk, yaitu:

1) Metode Periodik (Fisik)

(21)

persediaan tidak digunakan untuk mencatat pembelian persediaan dan tidak untuk mencatat penjualan persediaan.

Kekurangan yang terdapat pada pencatatan persediaan menggunakan metode periodik apabila ingin membuat laporan jangka pendek dan barang yang dimiliki beragam dan berjumlah banyak, perhitungannya akan membutuhkan waktu yang lama.

Kelebihan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan metode periodik:

a. Pencatatan pembelian dan penjualan yang praktis.

b. Dapat digunakan dengan baik untuk perusahaan yang beromzet rendah. 2) Metode Perpetual

Pada saat terjadi penambahan persediaan, mutasi persediaan dicatat dalam rekening persediaan, sehingga pembelian maupun penjualan akan mempengaruhi persediaan. Sehingga tidak perlu mengadakan stok opname ketika mengadakan penambahan persediaan, karena jumlah dan harga pokok dapat diketahui dengan segera.

Dalam Metode Perpetual, dibuat jurnal yang mendebet akun persediaan barang dan mengkredit akun kas atau hutang ketika pembelian barang. Kemudian membuat jurnal yang mendebet akun harga pokok penjualan dan mengkredit akun peresediaan pada saat menjual barang, sehingga harga pokok akan ditunjukkan dari persediaan. Metode pencatatan persediaan ada tiga macam model yaitu:

(22)

Barang yang dibeli lebih awal dianggap akan dijual lebih awal pula. Oleh karena itu, harga perolehan barang yang dibeli lebih awal akan dibebankan lebih dahulu sebagai HPP.

2. LIFO (Last In First Out)

Barang yang terakhir masuk dianggap yang pertama kali keluar, sehingga persediaan akhir terdiri dari pembelian yang paling awal.

3. Rata-rata (Everage)

Pengeluaran barang secara acak dan harga pokok barang yang sudah digunakan maupun yang masih ada ditentukan dengan cara dicari rata-ratanya.

Kekurangan yang ada pada metode pencatatan perpetual adalah lebih banyak tenaga dan biaya yang diperlukan untuk mencatat persediaan. Sedangkan kelebihan yang terdapat pada pencatatan persediaan dengan menggunakan metode perpetual, yaitu:

a. Bermanfaat untuk membuat keputusan kapan barang akan dipesan, b. Laba kotor dapat diketahui dari setiap transaksi,

c. Persediaan yang dimiliki dapat diawasi dengan baik.

3.2.7 Kartu Stock

(23)

maupun penjualan barang dicatatkan dalam akun persediaan barang dagang di buku besar.

3.2.8 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kendall (2003:204), DFD merupakan sebuah model logika data yang dibuat untuk menggambarkan arus data dalam sistem, dimana data akan disimpan, proses apa yang dihasilkan, dan interaksi antar data serta proses yang dikenakan pada data tersebut. Adapun beberapa simbol yang dipakai dalam DFD terdiri dari :

1. Simbol Entity, digunakan sebagai sumber dari inpu sistem atau tujuan dari output

sistem.

Gambar 3.1 Simbol Entitas

2. Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap

input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah.

Gambar 3.2 Simbol Proses

3. Simbol Data Store atau penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan

dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data.

(24)

4. Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk

menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran data.

Gambar 3.4 Simbol Aliran Data

3.2.9 Entity Relationship Diagram (EDR)

ERD adalah notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.

Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian, yaitu :

1. One to one relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom

primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan

keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to many relationship

(25)

saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

3. Many to many relationship

(26)

22

Analisis merupakan cara untuk mengetahui permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan selama beberapa waktu. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi agar dapat mengorganisir permasalahan dengan baik dan jelas.

Sistem yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sebuah sistem yang dapat mengatasi serta memenuhi kebutuhan semua proses yang ada secara terkomputerisasi, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. Bagi manajemen sistem ini bermanfaat untuk mengendalikan proses input dan output yang terjadi serta menghasilkan informasi penting yang berkaitan tentang aktifitas utama perusahaan.

Dalam koperasi, sistem informasi yang dirancang diharapkan tidak hanya mampu membantu mengurangi permasalahan yang timbul dalam proses bisnis koperasi, tetapi juga dapat mengorganisir proses pembelian dan pejualan yang terjadi serta menghasilkan informasi tentang persediaan, penjualan, pendapatan, dan keuntungan dari proses bisnis yang berjalan dalam 1 periode.

4.1Analisa Sistem

(27)

Koperasi Siswa adalah sebuah unit usaha yang beroperasi dalam bidang perdagangan yang menjual berbagai kebutuhan penunjang kegiatan sekolah untuk siswa dan guru, seperti buku tulis, pena, penggaris, maupun kebutuhan pokok harian seperti keperluan sabun, susu formula, dan aneka jajanan. Selain menyediakan kebutuhan sekolah dan harian, Koperasi Siswa juga menjual buku KBM yang disediakan di awal tahun ajaran baru.

Dalam melakukan transaksi pembelian dan penjualan, pencatatan transaksi di Koperasi Siswa secara manual menggunakan media buku untuk mencatat transaksi, baik pembelian maupun penjualan. Pencatatan manual yang dilakukan hanya dapat menghasilkan informasi jumlah omzet pada periode tertentu. Dengan pencatatan tersebut, buku KBM yang tidak laku dijual atau sudah tidak ada yang membeli lagi, kadang terlambat diketahui dan dikembalikan ke supplier (retur buku). Pengurus Koperasi Siswa memerlukan lebih banyak informasi untuk melakukan evaluasi transaksi koperasi. Keterbatasan ini menyebabkan pengurus mengalami kendala untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia dan pendapatan yang diperoleh.

(28)

4.1.1 Document Flow Pembelian Barang

Koperasi Siswa memiliki persediaan barang yang terdiri dari 3 (tiga) jenis, yaitu barang umum, alat tulis kantor (ATK), dan buku KBM. Prosedur pembelian barang yang ada di Koperasi Siswa adalah sebagai berikut:

1. Pembelian barang umum, barang dihantarkan oleh supplier ke KS dan

diserahkan ke Admin. Admin memeriksa apakah ada persediaan yang mengalami kerusakan atau kadaluarsa dan perlu diretur. Jika ada, Admin membuat nota retur untuk diserahkan ke supplier. Kemudian Admin mencatatkannya ke laporan persediaan dan membayarkan pembelian stok barang ke supplier.

2. Pembelian buku KBM, supplier terlebih dahulu mengkonfirmasi kesesuaian buku yang akan digunakan ke guru KBM yang bersangkutan. Setelah guru menyetujui, guru KBM membuat daftar usulan buku untuk diberikan ke

supplier, kemudian supplier membuat faktur pengiriman untuk diserahkan ke

Admin KS. Pembayaran pembelian buku KBM terjadi setelah semua buku sudah terjual.

3. Kemudian Admin melakukan rekapitulasi pembelian baang dalam laporan

persediaan selama 1 bulan dan diserahkan ke Pembina untuk melihat jumlah barang yang sering dipasok kembali oleh koperasi.

Document flow dari transaksi pembelian barang koperasi digambarkan dalam

(29)

Docflow Pembelian Stok Barang Koperasi

Supplier Guru KBM

Admin P h ase Start Produk= buku KBM Menyeleksi buku KBM Ya Menawarkan buku KBM Sesuai dg kurikulum? Membuat daftar usulan buku KBM Ya Membuat faktur dan mengirim buku Faktur pembelian buku Faktur pembelian buku KBM 1 Menerima barang Faktur pembelian buku KBM 1 Menawarkan produk ATK Stok minimum? Menawarkan produk umum & jajanan Ya Mencatat barang yg dibeli Selesai Laporan persediaan barangLaporan

persediaan barang Memeriksa stok ATK Memeriksa stok barang umum Sudah kadaluarsa? Buat nota Retur Ya Tidak Faktur pembelian buku Nota retur barang umum Penawaran Produk Produk= Barang umum Tidak Ya Tidak Tidak Faktur pembelian buku Daftar usulan buku KBM Daftar usulan buku KBM Tidak

(30)

4.1.2 Document Flow Penjualan Barang

Koperasi Siswa melayani penjualan secara tunai maupun kredit. Prosedur transaksi penjualan yang terjadi di Koperasi Siswa adalah sebagai berikut:

1. Transaksi penjualan tunai dimulai ketika konsumen melakukan pembelian

tunai, kemudian diserahkan Admin (kasir) untuk dihitung jumlah harganya. Admin akan mencatat barang yang dibeli dalam nota penjualan tunai, dimana nota penjualan yang dibuat oleh Admin sebanyak 2 (dua) rangkap. Rangkap 1 untuk konsumen dan rangkap 2 untuk disimpan oleh Admin sebagai arsip. Dalam penjualan tunai berlaku untuk semua barang, termasuk penjualan buku KBM.

2. Transaksi penjualan kredit di Koperasi Siswa dilayani untuk konsumen guru

dan karyawan (anggota). Diawali ketika konsumen melakukan pembelian secara kredit, kemudian Admin menghitung jumlah pembeliannya dan mencatatkan ke dalam buku lembaran khusus kredit sesuai dengan nama konsumen guru atau karyawan tersebut. Pada saat pencatatan penjualan kredit, bagi konsumen yang baru melakukan pembelian kredit langsung dibuatkan lembar baru dan langsung menjadi anggota.

3. Khusus untuk penjualan buku KBM. Ketika konsumen siswa melakukan

(31)

4. Berdasarkan arsip nota penjualan tunai dan buku lembaran penjualan tunai,

Admin mencatatkan hasil penjualan tunai kedalam buku Laporan Penjualan Harian untuk mengetahui pendapatan penjualan harian pada hari tersebut. 5. Setelah itu Admin akan melakukan rekapitulas Laporan Penjualan selama 1

bulan yang diserahkan kepada Pembina untuk mengetahui jumlah penjualan barang dan sisa persediaan barang koperasi.

Document flow pada transaksi penjualan barang ini digambarkan dalam skema

alur proses penjualan barang seperti pada Gambar 4.2 berikut:

Docflow Penjualan Barang Koperasi

Konsumen Admin Pembina

P h ase Mulai Memilih barang Cek kategori barang Buku KBM Cek pembelian buku KBM Kolektif Ya Cek konsumen Tidak Konsumen siswa Penjualan kredit Tidak Mencatat penjualan kredit Ya Membuat nota jual tunai Ya Tidak Mencatat penjualan kolektif Ya Catatan jual kolektif buku KBM Rekap penjualan

[image:31.595.94.530.308.627.2]

Nota penjualanLaporan penjualan Laporan penjualan Selesai A A Nota penjualan Nota penjualan Catatan penjualan kredit Tidak Nota penjualan_penjualanNota

Gambar 4.2 Diagram Document Flow Penjualan Barang

4.1.3 Document Flow Pembayaran Barang Umum dan ATK

(32)

Koperasi Siswa. Adapun proses pembayaran penjualan barang umum dan ATK sebagai berikut:

1. Pembayaran terhadap penjualan tunai dilakukan setelah Admin menghitung total harga barang yang dibeli, konsumen memberikan bukti pembayaran berupa uang tunai sejumlah total harga ke Admin. Kemudian Admin mencatatnya dalam nota pembayaran penjualan tunai yang dibuat dalam 2 rangkap, lembar 1 untuk diberikan kepada konsumen dan lembar 2 untuk disimpan sebagai arsip.

2. Pembayaran terhadap penjualan kredit terjadi ketika konsumen anggota

melakukan pembayaran terhadap kreditnya. Admin memeriksa buku penjualan kredit dan menghitung jumlah kredit yang ditanggung oleh konsumen. Konsumen memberikan bukti pembayaran berupa uang tunai sebanyak jumlah kredit yang akan dibayar ke Admin. Kemudian Admin merekap pembayaran ke dalam buku penjualan kredit dan mencatat transaksinya kedalam Laporan Penjualan Harian.

3. Setelah itu Admin melakukan rekapitulasi pembayaran penjualan barang yang

terjadi selama 1 bulan dalam Laporan Penjualan yang diserahkan kepada Pembina untuk mengetahui jumlah penghasilan selama 1 bulan.

Document Flow pembayaran pada transaksi penjualan barang umum dan ATK

(33)

DocFlow Pembayaran Penjualan Barang di Koperasi

Admin Konsumen

Pembina

P

h

ase

Mulai

Penjualan tunai?

Cek daftar penjualan kredit Tidak

Hitung utang

Hitung total harga barang Ya

Membayar pembelian barang

Membayar jumlah hutang Merekap

laporan penjualan harian

Merekap laporan penjualan kredit

Laporan penjualan Laporan penjualan

harian

Selesai

Pembayaran penjualan

Nota pembayaran_pembayaranNota Membuat

nota pembayaran

Nota pembayaran

LP

Laporan penjualan

Nota pembayaran

kredit Bukti pembayaran

[image:33.595.99.528.84.698.2]

kredit

(34)

4.1.4 Document Flow Pembayaran Buku KBM

Pembayaran penjualan ini dilakukan terhadap penjualan buku KBM secara kredit. Adapun skema proses pembayaran buku KBM sebagai berikut:

1. Pembayaran penjualan buku KBM diawali ketika Admin memeriksa jumlah

penjualan buku KBM di buku Penjualan Kredit. Penjualan yang belum lunas, Admin akan merekap jumlah kekurangan bayar kemudian kemudian membuatkan nota bayar buku KBM. Admin menagihkan kurang bayar buku KBM ke konsumen, yaitu bendahara kelas, dan total kekurangan pembayarannya dibayarkan oleh bendahara kelas. Setelah dibayarkan, Admin merekap pembayaran buku KBM dalam Laporan Penjualan Harian dan buku Laporan Penjualan Kredit.

2. Setelah semua pembayaran buku telah lunas dari konsumen, Admin memeriksa persediaan buku yang tersisa untuk dikembalikan. Admin membuat nota retur buku KBM yang akan diretur sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan bersama buku KBM yang diretur ke supplier buku KBM, rangkap 2 disimpan untuk arsip persediaan. Kemudian Admin membayarkan total pendapatan dari penjualan buku KBM yang laku terjual, jumlah pembayaran yang disetorkan ke supplier berdasarkan harga agen dari

supplier.

(35)

Document flow dari transaksi pembayaran buku KBM digambarkan dalam skema

alur data proses pembayaran buku KBM seperti pada Gambar 4.4.

DocFlow Pembayaran Penjualan Buku KBM di Koperasi

Konsumen Pembina

Admin Supplier Buku KBM

P h ase Mulai Selesai Pembayaran buku KBM Penjualan buku lunas Tidak

Bayar pembelian buku KBM Nota bayar

buku KBMNota bayar _{buku KBM}

Rekap pembayaran buku KBM Cek buku Buku lunas Hi Tidak Hi Buku perlu diretur Buat nota retur Nota retur buku KBMNota retur _{buku KBM}

Ya Ya Bayarkan buku KBM ke supplier Ya Tidak Pembayaran buku KBM Pembayaran buku KBM Pembayaran buku KBM Laporan penjualan Rekap penjualan buku kbm Rekap kurang bayar Buat nota bayar Bayar di period yg sama Tagih kurang bayar buku Tidak Ya Nota retur buku KBM

(36)

4.1.5 Document Flow Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dilakukan dengan merekapitulasi semua catatan pembelian dan penjualan, setelah semua transaksi telah selesai dan dicatatkan. Prosedurnya pembuatan laporan adalah sebagai berikut:

1. Sebelum melakukan rekapitulasi pembelian, Admin terlebih dahulu memeriksa nota pembelian barang dikurangi dengan retur barang yang diketahui cacat sehingga diketahui pembelian bersih stok barang, kemudian pembelian tersebut ditambahkan dengan sisa persediaan yang dimiliki. Rekapitulasi barang khusus buku KBM dilakukan Admin dengan memeriksa faktur pengiriman buku KBM yang diterima, karena pembayaran terhadap pembelian buku KBM terjadi setelah semua buku telah laku terjual, sehingga pembelian buku KBM ini bersifat hutang (kredit). Setelah itu Admin membuat laporan persediaan stok barang dan buku KBM yang dalam praktiknya dicatatkan dalam laporan persediaan yang terpisah.

2. Untuk melakukan rekapitulasi penjualan stok barang non buku KBM, Admin lebih dahulu melakukan rekap nota penjualan tunai dan catatan penjualan kredit yang belum lunas. Begitu juga dengan rekapitulasi penjualan buku KBM, Admin akan melakukan rekap terhadap catatan penjualan buku KBM yang telah lunas maupun yang belum lunas. Catatan penjualan langsung tunai dan kredit ini dicatatkan dalam Laporan Penjualan selama satu bulan.

3. Untuk melakukan rekapitulasi pendapatan, lebih dahulu Admin melakukan

(37)

pendapatan terhadap penjualan buku KBM, Admin lebih dahulu melakukan rekap nilai persediaan buku KBM berdasarkan harga agen dan harga jual. Kemudian Admin melakuan rekap terhadap nilai penjualan buku KBM yang telah lunas dan yang belum lunas. Setelah itu Admin membuat Laporan Pendapatan yang diperoleh selama satu bulan.

4. Admin melakukan rekapitulasi persediaan barang berdasarkan catatan

penjualan harian yang terjadi selama satu bulan dan faktur pengembalian barang yang dikeluarkan oleh KS sehubungan adanya barang yang memiliki cacat produksi atau distribusi. Kemudian Admin memasukkan ke dalam Laporan Persediaan.

Dari semua transaksi yang dijalankan akan diperoleh keuntungan. Untuk membuat laporan keuntungan, Admin lebih dahulu melakukan rekap total nilai penjualan barang baik barang buku KBM maupun non buku KBM berdasarkan harga agen dan rekap total nilai perjualan barang berdasarkan harga jual yang diperoleh selama satu bulan. Informasi tersebut didapatkan dari Laporan Pendapatan.

Document flow dari proses pembuatan laporan pada koperasi siswa digambarkan

(38)

DocFlow Pembuatan Laporan Koperasi Admin Pembina P h ase Mulai Rekapitulasi transaksi Penjualan Rekap jual buku KBM belum lunas Membuat laporan penjualan barang Rekap jual buku KBM lunas Buku KBM? Rekap catatan jual kredit barang Rekap nota jual tunai barang Tidak Ya Rekapitulasi pembelian barang Membuat laporan persediaan Buku KBM? Rekap faktur buku KBM Rekap retur beli barang Rekap sisa stok barang Ya Tidak Rekap nota beli barang Penerimaan kas Rekap nilai jual buku KBM lunas Membuat laporan pendapatan Rekap nilai persediaan buku KBM Buku KBM? Rekap nilai nota penjualan tunai Rekap nilai persediaan barang Tidak Ya Rekap nilai jual buku KBM belum lunas Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang Laporan Penjualan Barang Laporan Penjualan Barang Rekapitulasi transaksi koperasi Transaksi penjualan Transaksi persediaan Ya Tidak Ya Tidak Laporan Persediaan Barang Laporan Penjualan Barang Laporan Pendapatan_PendapatanLaporan

Laporan Pendapatan Rekap total pendapatan per harga agen Rekap total pendapatan per harga jual Membuat laporan keuntungan Laporan Keuntungan Penjualan Laporan Keuntungan Penjualan Laporan Keuntungan Penjualan LPeB LPuB LPeB LPuB Selesai

Gambar 4.5 Diagram Document Flow Pelaporan

4.2Perancangan Sistem

(39)

menghasilkan document flow dari analisis sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Sekolah, sedangkan sistem yang baru dapat digambarkan melalui skema

system flow, context diagram, HIPO data flow diagram, entity relationship

diagram, struktur tabel, dan desain input/output. Adapun penjelasan mengenai

perancangan sistem yang dibuat sebagai berikut:

4.2.1 System Flow Pembelian Barang

Proses pembelian barang terjadi terhadap 2 kategori barang: barang buku KBM dan barang umum ATK. Supplier (penerbit) barang buku KBM menawarkan buku ke guru KBM untuk menentukan buku apa yang akan digunakan, setelah ditentukan usulan buku KBM, supplier mengirimkan buku ke koperasi dan Admin menerima buku KBM tersebut sebagai hutang koperasi.

(40)

SysFlow Pembelian Stok Barang Koperasi

Admin Suplier Guru KBM

P h ase Mulai Menawarkan buku KBM Menyesuaikan dengan kurikulum Produk = Buku KBM Tabel master suplier Ya Disetujui? Membuat daftar usulan buku Ya Tidak Pembuatan faktur pembelian buku Menawarkan produk ATK Menawarkan produk umum Cek stok minimum Stok minim? Beli produk Ya Update tabel master barang Tabel master barang Faktur pengirimanFaktur pengiriman 1 1 Faktur pembelian dan pengiriman Selesai Tidak Ya Cek stok barang umum Stok umum kadaluarsa? Su Ba Membuat nota retur barang Ya Tidak Su Ba Su Ba Nota retur barang Penawaran produk Produk = Brg umum Tidak Ba Faktur pembelian dan pengirimanDaftar usulan

[image:40.595.98.526.87.637.2]

buku KBM Daftar usulan buku KBM Tabel master bukuKBM Buk Update tabel master bukuKBM Terima bukuKBM Buk Entri tabel pembelian

Gambar 4.6 Diagram System Flow Pembelian Barang

4.2.2 System Flow Penjualan Barang

(41)

penjualan akan dihasilkan dari informasi proses-proses transaksi tersebut untuk menjadi laporan kepada Pembina. Berikut adalah penggambaran system flow penjualan barang koperasi seperti pada Gambar 4.7.

SysFlow Penjualan Barang Koperasi

Konsumen Admin Pembina

P h ase Mulai Pemilihan barang Entry data transaksi Cek kategori barang Buku KBM Tidak Ya Siswa Kolektif Cek kategori konsumen Cek pembelian bukuKBM Transaksi penjualan kredit Tidak Cetak nota jual tunai Tabel penjualan kredit Tabel detil penjualan kredit Nota jual tunai Nota jual tunai Tabel master anggota Tabel master barang ma mb ma mb Transaksi penjualan tunai Ya Tabel penjualan tunai Tabel detil penjualan tunai Tidak Transaksi jual kolektif buku KBM Ya Tabel jual kolektif buku KBM Tabel detil jual kolektif buku KBM Rekap penjualan Laporan penjualanLaporan penjualan Laporan penjualan Selesai A A Nota jual tunai Tabel master bukuKBM mbk mbk

Gambar 4.7 Diagram System Flow Penjualan Barang

4.2.3 System Flow Pembayaran Barang Umum dan ATK

[image:41.595.96.527.169.657.2]

(42)

pembayaran terhadap penjualan buku KBM. Dimana Admin akan memasukkan input data nilai pembayaran barang yang diberikan konsumen sesuai dengan jumlah dari total harga barang yang dibeli oleh konsumen. Berikut adalah penggambaran dari diagram system flow pembayaran barang umum dan ATK yang dapat dilihat seperti pada Gambar 4.8.

SysFlow Pembayaran Penjualan Barang di Koperasi

Admin Konsumen Pembina P h ase Mulai Penjualan tunai? Tidak Ya Membayar pembelian barang Bukti pembayaran kredit Membayar jumlah hutang Selesai Hitung total penjualan Rekap pembayaran penjualan tunai Tabel penjualan kredit Transaksi penjualan kredit Hitung jumlah penjualan kredit Rekap pembayaran penjualan kredit Pembayaran transaksi penjualan Tabel penjualan tunai Cetak nota pembayaran tunai Bukti pembayaran konsumen Nota pembayaran tunai Nota pembayaran tunai Laporan Penjualan 1 1 2 2

[image:42.595.96.526.220.710.2]

(43)

4.2.4 System Flow Pembayaran Buku KBM

System flow pembayaran terhadap transaksi penjualan buku KBM yang

dilakukan dengan bendahara kelas, Admin akan memeriksa database penjualan buku dan menyeleksi pembayaran apa saja yang belum lunas. Lalu Admin menagihkan kekurangan pembayaran ke konsumen (bendahara kelas) dan memasukan input data pembayaran yang dilakukan setelah penagihan sesuai dengan jumlah pembayaran yang diberikan oleh bendahara kelas.. Setelah semua penjualan buku KBM lunas, Admin akan memeriksa ketersediaan sisa buku KBM yang tidak terjual dan membuatkan nota retur pengembalian buku KBM. Kemudian Admin menyerahkan nota retur dan membayarkan hasil penjualan berdasarkan harga dasar dari penerbit buku KBM. Berikut penggambaran diagram

system flow pembayaran buku KBM seperti yang tampak pada Gambar 4.9.

4.2.5 System Flow Pembuatan Laporan

(44)

SysFlow Pembayaran Penjualan Buku KBM di Koperasi

Konsumen Pembina

Admin Supplier Buku KBM

[image:44.595.98.521.86.659.2]

P h ase Mulai Selesai Penjualan buku lunas Tidak Buku lunas Hi Tidak Hi Retur buku Ya Ya Ya Tidak Pembayaran buku KBM Laporan penjualan buku KBM Pembayaran buku KBM Rekap kurang bayar rekap penjualan buku KBM Cetak nota buku KBM Cek buku Cetak nota retur buku KBM Re Re Nota retur buku KBM Membayar buku KBM Entri pembayaran buku KBM Bayar di Period yg sama Ya Nota bayar buku KBM Tabel penjualan buku KBM Tabel master buku KBM Lp Lp Nota retur

buku KBMNota retur _{buku KBM}

Pembayaran buku KBM Pembayaran

buku KBM

Nota bayar buku KBMNota bayar _{buku KBM}

Tidak Lp Laporan pembayaran buku KBM Tabel pembayaran buku KBM Rekap pembayaran buku KBM

(45)

Sysflow Pembuatan Laporan Koperasi Admin Pembina P h ase Mulai Rekapitulasi transaksi Buku KBM? Transaksi penjualan Transaksi persediaan Rekap data pembelian barang Nota beli stok Rekap persediaan barang YA Retur beli stok Rekap faktur buku KBM YA Faktur buku KBM Rekap master buku KBM Cetak Laporan Persediaan Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang LPeB Ya Rekapitulasi pembelian barang Buku KBM? Buku KBM? Tidak Rekapitulasi penjualan barang Tidak Tabel detil penjualan kredit Tabel detil penjualan tunai Tabel detil jual kolektif buku KBM Rekap data jual tunai Tidak Rekap data jual kredit Rekap jual buku KBM lunas Ya Cetak Laporan Penjualan Rekap jual buku KBM belum lunas LPuB Rekapitulasi penerimaan kas Rekap nilai persediaan barang Tabel master barang Mb Mb Rekap nilai penjualan barang tunai Rekap nilai penjualan barang kredit Rekap nilai stok buku KBM Tabel master bukuKBM MbK Rekap nilai jual buku KBM lunas

Rekap nilai jual buku KBM belum lunas Mb MbK MbK Cetak Laporan Pendapatan Laporan Pendapatan_PendapatanLaporan

Rekap pendapatan per harga agen Rekap pendapatan per harga jual DPT DPK DPT DPK DPT DPK Laporan Keuntungan Penjualan Laporan Pendapatan Penjualan Laporan Persediaan Barang LPeB LPuB Laporan Penjualan Barang Laporan Pendapatan Laporan Pendapatan Penjualan Selesai Cetak Laporan Penerimaan buku KBM Laporan Persediaan Barang Laporan Pembayaran Buku KBM Laporan Penjualan Barang Laporan Penjualan Barang LPBm LPBm Laporan Pembayaran Buku KBM

(46)

4.2.6 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model yang menggambarkan

aliran data dari beberapa proses yang terjadi dalam sistem, sehingga dengan dirancangnya DFD ini maka akan terlihat secara jelas arus data yang mengalir dari dalam sistem tersebut. Dalam pembuatannya, DFD ini akan disusun mulai dari

context diagram, DFD level 0 dan beberapa DFD level 1, karena dalam sistem

pembelian dan penjualan di Koperasi Siswa terdapat beberapa sub-sub proses.

1. Context Diagram

Skema Context Diagram dari sistem pembelian dan sistem penjualan pada Koperasi Siswa ini memberikan gambaran secara umum seluruh proses yang berjalan di koperasi SMAN 1 Kedungwaru. Dalam Context Diagram ini melibatkan 5 entitas (entity), yaitu entitas Admin, entitas supplier yang juga termasuk penerbit buku KBM di dalamnya, entitas konsumen koperasi yang termasuk anggota koperasi dan bendahara kelas, entitas guru KBM, dan pembina yang digambarkan pada Gambar 4.11.

2. DFD level 0 Sistem Pembelian dan Penjualan

(47)

keuangan. Penguraian skema DFD level 0 yang terdiri dari 5 proses transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4.11 Context Diagram Sistem Pembelian dan Penjualan

Data rekaptambahan barang

Data bayar stok barang Data retur barang

Data entri penjualan Data notajual kredit

Data notabayar kredit

Data notajual tunai

Data notabayar tunai Data rekapjual tunai

Data notajual bukuKBM

Data rekapjual kredit

Data rekappembayaran bukuKBM

Data retur bukuKBM

Data rekap penjualan

Data rekapbayar bukuKBM

Data bayarstok bukuKBM

Data daftar bukuKBM

Data usulan bukuKBM

Laporan penjualan Laporan barang Laporan pendapatan

Data bayar stokbarang Data bayar bukuKBM

Data retur bukuKBM Data notaretur barang

Data usulan bukuKBM

Data daftar bukuKBM Data produk ATK

Data faktur bukuKBM Data produk umum

Data notabayar tunai

Data notabayar kredit Data notabeli kredit

Data notabeli bukuKBM Data notabeli tunai

Data bayarbeli tunai

Data bayarbeli kredit

Data bayarbeli bukuKBM Data barang dibeli

Data produk dibeli

1

Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada Koperasi Sekolah

SMAN 1 Kedungwaru Admin

Guru KBM

Pembina

Supplier

(48)

[image:48.595.97.518.84.720.2]

Gambar 4.12 DFD Level 0 Sistem Pembelian dan Penjualan

Data daftar bukuKBM

Data daftarusulan bukuKBM

Data daftar bukuKBM Data usulan bukuKBM

Data barang ATK

Data barang umum Data faktur barang

Data pembayaranbeli barang

Data retur barang

Notabeli tunai Data barang dibeli

Data bayarbeli stokbarang

Data retur barang

Data notajual tunai Data entry penjualan

Data notajual kredit Notabeli kredit

Data supplier penawar

Data barang dibeli

Data konsumen

Data detiljual tunai fix Notabeli bukuKBM

Data jual kredit

Data detiljual kredit

Data notabayar tunai Data notabayar kredit

Data bayarbeli kredit Data bayarbeli tunai

Nota bayarbeli tunai Nota bayarbeli kredit

Data barang dijual

Data jualkredit belumlunas

Data jualtunai fix terjual Data detiljual tunai

Datajual bukukbm kolektif Data detil jualkredit

belumlunas

Data bayarbeli bukuKBM

Nota bayar bukuKBM

Data bayarstok bukuKBM Data notabayar

bukuKBM

Data retur bukuKBM

Nota retur bukuKBM Data bayarstok bukuKBM Laporan penjualan Laporan persediaan

Laporan pendapatan Data rekap penjualan

Data rekap pembayaran Data rekap persediaan

Data rekaptambah barang

Data rekapjual tunai Data rekapjual kredit

Data jual tunai Data jual bukuKBM

Data detilkredit bukuKBM Data bendahara kelas Data bendahara

Data notajual bukuKBM Data rekapjual

bukuKBM

Laporan pembayaran bukuKBM

Data trjual bukukbm total Data tr jualkredit

total

Data tr jualtunai total Data barang total

Data barangstok dibeli

Data pembelian barang Data nilai bukuKBM laku Data bukuKBM stokbaru Data bukuKBM jual Data stok bukuKBM

Data rekap penerimaan bukuKBM Data buku diterima

Data buku dibayar

Data penerimaan buku

Admin Guru KBM Supplier Konsumen Pembina 1.1 Pembelian barang 1.2 Penjualan barang 1.3 Pembayaran barang umum ATK 1 Supplier 2 Barang 4 Anggota

7 Tr penjualan tunai

8 Detil tr penjualan _tunai 9 Tr penjualan kredit

10 Detil tr penjualan kredit 1.4 Pembayaran kolektif bukuKBM 1.5 Pembuatan laporan

11 Tr jual buku KBM

12 Detil tr jual _{buku KBM}

5 Anggota bendahara kelas 3 Buku KBM

6 Tr pembelian barang detil

(49)

3. DFD level 1 Sistem Pembelian dan Penjualan

DFD level 1 merupakan diagram bentuk penguraian (decompose) dari DFD level 0 yang akan menggambarkan sub-sub proses apa saja yang terdapat dari masing–masing proses dalam DFD level 0 sistem pembelian dan sistem penjualan pada Koperasi Siswa SMAN 1 Kedungwaru.

3.1 DFD level 1 Sub Proses Pembelian Barang

[image:49.595.94.529.317.713.2]

Dalam DFD level 1 ini menguraikan beberapa sub-sub proses dari sub proses pembelian barang yang terdapat pada koperasi menjadi 4 sub proses. Skema DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.13

Gambar 4.13 DFD level 1 Sub Proses Pembelian Barang Daftar bukuKBM

Data usulan bukuKBM Data daftarusulan

bukuKBM Data daftar bukuKBM

Data fakturkirim bukuKBM Data barang umum

Data notaretur barang Data barang ATK

Data retur barang

Data rekapbeli barang

Data bayarbeli barang

Data bayar barang

Data barang dikirim Data supplier bukuKBM

Data supplier

Data barang dibeli Data barang

masuk

Data bukuKBM baru Data nilaibeli barang

Data bukuKBM diterima Data bukuKBM

Supplier

Guru KBM

Admin 1 Supplier

2 Barang 1.1.1

Penawaran bukuKBM

1.1.2 Pengiriman

barang

1.1.3 Pembayaran barang 6 Tr pembelian _{barang detil}

3 Buku KBM

13 Penerimaan Buku KBM

(50)

3.2 DFD level 1 Sub Proses Penjualan Barang

Dalam DFD level 1 ini diuraikan beberapa sub-sub proses dari sub proses penjualan barang yang terjadi pada koperasi menjadi 2 sub proses, yaitu sub proses penjualan dan sub proses pencatatan. Dalam sub proses penjualan terjadi proses penjualan barang maupun buku KBM. Dalam sub proses pencatatan terdapat proses pencatatan penjualan tunai beserta detil tunai, penjualan kredit beserta detil kredit yang memerlukan data anggota koperasi, proses penjualan buku KBM beserta detilnya yang memerlukan data bendahara kelas. Skema DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.14

3.3 DFD level 1 Sub Proses Pembayaran Barang

Dalam DFD level 1 sub proses pembayaran barang ini diuraikan beberapa sub-sub proses dari sub proses pembayaran terhadap transaksi penjualan barang umum dan ATK yang terdapat pada koperasi menjadi 2 sub prosesSkema DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.15

3.4 DFD level 1 Sub Proses Pembayaran Buku KBM

Dalam DFD level 1 sub proses pembayaran buku KBM ini diuraikan beberapa sub-sub proses dari sub proses pembayaran penjualan terhadap transaksi penjualan buku KBM yang terjadi pada Koperasi Siswa menjadi 3 sub proses. Skema DFD level 1 dapat dilihat pada Gambar 4.16

3.5 DFD level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan

(51)

[image:51.595.93.523.114.691.2]

Gambar 4.14 DFD level 1 Sub Proses Penjualan Barang

Gambar 4.15 DFD level 1 Sub Proses Pembayaran Penjualan Barang

Data barang akan

dibeli Entri data penjualan

Data barang tersedia

Data jualtunai fix

Detil barangjual tunai

Data jualkredit fix

Detil barangjual kredit Data jual bukuKBM fix

Detil barangjual bukuKBM

Data notajual tunai Data notajual kredit

Data notajual bukuKBM Dta rekapjual kredit Data rekapjual tunai

Data rekapjual bukuKBM Data bendahara pembeli

Nota jual kredit Nota jual bukuKBM Nota jual tunai

Data anggota Data bukuKBM tersedia Konsumen Admin 4 Anggota

8 Detil tr penjualan _tunai

9 Tr penjualan kredit 10

Detil tr penjualan kredit 2 Barang

7 Tr penjualan tunai 11 Tr jual buku KBM

12 Detil tr jual buku KBM

5 Anggota bendahara _kelas

1.2.1 Transaksi penjualan

1.2.2 Pencatatan penjualan

3 Buku KBM

Data notabayarjual tunai Data bayarbeli tunai

Nota bayarbeli tunai

Data bayarbeli kredit Nota bayarbeli kredit

Data notabayarjual kredit

Data jualtunai pelunasan Data detiljual tunai

belumlunas

Data jualkredit pelunasan

Data detil jualkredit

Admin Konsumen

9 Tr penjualan kredit 7 Tr penjualan tunai

8 Detil tr penjualan tunai

10 Detil tr penjualan kredit 1.3.1

Pembayaran umum ATK tunai

1.3.2

(52)

[image:52.595.90.508.90.696.2]

Gambar 4.16 DFD level 1 Sub Proses Pembayaran Penjualan Buku KBM

Gambar 4.17 DFD level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan

Data bayarbeli bukuKBM Nota bayar bukuKBM

Data notabayar bukuKBM

Data notaretur bukuKBM Nota retur bukuKBM

Data bayarstok bukuKBM Data bayarstok bukuKBM Data bendahara tertanggung Data penjualan

bukuKBM Data detiljual bukuKBM

Data detil bukuKBM per penerbit

Data bukuKBM tersisa

Data total penerimaan

Data sisa buku Konsumen

Admin Supplier

12 Detil tr jual buku KBM 11 Tr jual buku KBM

5 Anggota bendahara kelas 1.4.1 Pelunasan buku KBM 1.4.3 Pengembalian sisa buku KBM 1.4.2 Pembayaran hasil penjualan buku KBM

3 Buku KBM 13 Penerimaan _{Buku KBM}

Data rekaplap penjualan Laporan penjualan Data rekaplap pendapatan Laporan pendapatan

Data rekaplap barang

Laporan persediaan Laporan keuntungan Data nilai penjualantunai Data nilai penjualankredit Data nilai penjualanbukuKBM Data nilai barangpersediaan Data pembelian barangbaru Data pendapatan jualtunai Data pendapatan jualkredit Data pendapatan jualbukuKBM Data jumlahstok bukuKBM Data penerimaan

bukuKBM _{Laporan penerimaan}

bukuKBM Data penerimaan buku

Admin Pembina 1.5.1 Pelaporan penjualan 1.5.2 Pelaporan penghasilan 1.5.3 Pelaporan persediaan 12 Detil tr jual buku

KBM

10 Detil tr penjualan

kredit 8

Detil tr penjualan tunai

2 Barang

6 Tr pembelian barang _detil 3 Buku KBM

1.5.4

Pelaporan Pembayaran BukuKBM

(53)

4.2.7 Perancangan Database

Dari uraian analisis sistem tersebut diatas dapat dibuat diagram yang digunakan untuk merancang database, yaitu Entity Relationship Diagram (ERD) yang menggambarkan struktur database dari sistem informasi pembelian dan penjualan pada Koperasi Siswa yang terdiri dari diagram Conceptual Data Model dan diagram Physical Data Model.

1. Conceptual Data Model (CDM)

Conceptual Data Model (CDM) dalam sistem informasi pembelian dan

penjualan ini memberikan gambaran konsep tentang relasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lain dalam sistem informasi pembelian dan penjualan barang pada koperasi siswa SMAN 1 Kedungwaru. Setiap tabel memiliki relasi dengan tabel lainnya minimal satu relasi. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang terdapat dalam diagram Conceptual Data Model (CDM) seperti yang tergambar dalam Gambar 4.18.

2. Physical Data Model (PDM)

Physical Data Model (PDM) merupakan sebuah bentuk diagram hasil

generate atau pengembangan dari diagram Conceptual Data Model (CDM),

(54)

Gambar 4.18 Conceptual Data Model Sistem Pembelian dan Penjualan registrasi anggota membeli buku melakukan kredit jenis barang memiliki barang detil tunai detil kredit detil buku barang tunai barang kredit barang buku login kredit dilayani tunai dilayani buku dilayani registrasi dilayani memiliki buku jenis buku registrasi bendahara Kategori anggota detil beli menangani beli barang beli menerima stok buku detil supplier detil buku detil penerbit Detil terima Anggota # o o o anggota id anggota nama anggota alamat anggota telp

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (250) Characters (100) Registrasi anggota # o o registrasi id registrasi tgl registrasi valid tgl

Variable characters (20) Date Date Penjualan tunai # o o tunai id tunai tgl tunai total

Variable characters (20) Date Long integer Penjualan kredit # o o o o kredit id kredit tgl kredit total kredit sisabayar kredit status

Variable characters (20) Date Long integer Long integer Characters (50) Penjualan bukuKBM # o o o o bukujual id bukujual tgl bukujual total bukujual sisabayar bukujual status

Variable characters (20) Date Long integer Long integer Characters (50) Barang # * o o o o o o barang id barang nama barang jumlah ecer barang jumlah pack barang harga beli barang hargajual eceran barang hargajual pack barang satuan

Variable characters (20) Variable characters (250 Long integer Long integer Long integer Long integer Long integer Characters (15) Supplier # o o o supplier id supplier nama supplier alamat supplier telp

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (250) Characters (100) Jenis barang # o jenis id jenis nama

Variable characters (20) Characters (100) Kategori anggota # o o kategori id kategori nama kategori kelas

Variable characters (10) Variable characters (250) Characters (100) Bendahara kelas # o o o bendahara id bendahara nama bendahara kelas bendahara telp

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (100) Variable characters (100)

Detil jualtunai # o o o o detiltunai id detiltunai barang detiltunai harga detiltunai jumlah detiltunai total

Variable characters (20) Variable characters (250) Long integer Short integer Long integer Detil jualkredit # o o o o detilkredit id detilkredit barang detilkredit harga detilkredit jumlah detilkredit total

Variable characters (20) Variable characters (250) Long integer Short integer Long integer Detil jualbukuKBM # o o o o o detilbuku id detilbuku judul detilbuku penerbit detilbuku harga detilbuku jumlah detilbuku total

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (200) Long integer Short integer Long integer Administrator # o o o admin id admin nama admin alamat admin telp

Variable characters (20) Variable characters (200) Variable characters (250) Characters (20) Akses login o o admin username admin password Characters (20) Characters (20) Buku KBM # o o o o o o o bukukbm id bukukbm judul bukukbm penerbit bukukbm kelas bukukbm jumlah bukukbm unit bukukbm hargaagen bukukbm hargajual

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (200) Characters (20) Characters (50) Variable characters (20) Long integer Long integer Penerbit # o o o penerbit id penerbit nama penerbit alamat penerbit telp

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (250) Characters (50) Jenis buku # o o jenisbuku id jenisbuku nama jenisbuku kelas

Variable characters (20) Variable characters (250) Variable characters (100) Detil belibarang # o o o o o detilbeli id detilbeli nama detilbeli harga detilbeli jumlah ecer detilbeli jumlah pack detilbeli total

Variable characters (20) Variable characters (250) Long integer Short integer Short integer Long integer Pembelian Barang # o o beli id beli tgl beli total

Variable characters (20) Date Long integer Penerimaan BukuKBM # o o penbuku id penbuku tgl penbuku status

Variable characters (20) Date

Variable characters (50)

Detil terimabuku # o o o o o o o o detpen_id detpen tgl terima detpen judul detpen harga buku detpen jumlah terima detpen jumlah retur detpen total terima detpen total retur detpen tgl bayar

Variable characters (20) Date

(55)

Gambar 4.19 Physical Data Model Sistem Pembelian dan Penjualan registrasi anggota membeli buku melakukan kredit jenis barang memiliki barang detil tunai detil kredit detil buku barang tunai barang kredit barang buku login kredit dilayani tunai dilayani buku dilayani registrasi dilayani

memiliki buku jenis buku registrasi bendahara Kategori anggota detil beli menangani beli barang beli

menerima stok buku

detil supplier detil buku detil penerbit Detil terima Anggota anggota id anggota nama anggota alamat anggota telp VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(250) CHAR(100) <pk> Registrasi anggota registrasi id kategori id anggota id bendahara id admin id

registrasi nama anggota registrasi kategori registrasi tgl registrasi valid tgl

VARCHAR(20) VARCHAR(10) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(250) DATE DATE <pk> <fk4> <fk1> <fk3> <fk2> Penjualan tunai tunai id admin id tunai tgl tunai total VARCHAR(20) VARCHAR(20) DATE LONG <pk> <fk> Penjualan kredit kredit id anggota id admin id anggota nama kredit tgl kredit total kredit sisabayar kredit status VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(200) DATE LONG LONG CHAR(50) <pk> <fk1> <fk2> Penjualan bukuKBM bukujual id admin id bendahara id admin nama bendahara nama bukujual tgl bukujual total bukujual sisabayar bukujual status VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(200) VARCHAR(250) DATE LONG LONG CHAR(50) <pk> <fk2> <fk1> Barang barang id jenis id supplier id barang nama barang jumlah ecer barang jumlah pack barang harga beli barang hargajual eceran barang hargajual pack barang satuan VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) LONG LONG LONG LONG LONG CHAR(15) <pk> <fk1> <fk2> Supplier supplier id supplier nama supplier alamat supplier telp VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(250) CHAR(100)

<pk> Jenis barang

jenis id jenis nama VARCHAR(20) CHAR(100) <pk> Kategori anggota kategori id kategori nama kategori kelas VARCHAR(10) VARCHAR(250) CHAR(100) <pk> Bendahara kelas bendahara id bendahara nama bendahara kelas bendahara telp VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(100) VARCHAR(100) <pk> Detil jualtunai tunai id barang id detiltunai barang detiltunai harga detiltunai jumlah detiltunai total detiltunai satuan VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) LONG SMALLINT LONG VARCHAR(100) <fk1> <fk2> Detil jualkredit detilkredit id kredit id barang id detilkredit barang detilkredit harga detilkredit jumlah detilkredit total detilkredit satuan VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) LONG SMALLINT LONG VARCHAR(100) <pk> <fk1> <fk2> Detil jualbukuKBM detilbuku id bukujual id bukukbm id detilbuku judul detilbuku penerbit detilbuku harga detilbuku jumlah detilbuku total VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(200) LONG SMALLINT LONG <pk> <fk1> <fk2> Administrator admin id admin nama admin alamat admin telp VARCHAR(20) VARCHAR(200) VARCHAR(250) CHAR(20) <pk> Akses login admin id admin username admin password VARCHAR(20) CHAR(20) CHAR(20) <fk> Buku KBM bukukbm id penerbit id jenisbuku id bukukbm judul bukukbm penerbit bukukbm kelas bukukbm jumlah bukukbm unit bukukbm hargaagen bukukbm hargajual VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(200) CHAR(20) CHAR(50) VARCHAR(20) LONG LONG <pk> <fk1> <fk2> Penerbit penerbit id penerbit nama penerbit alamat penerbit telp VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(250) CHAR(50) <pk> Jenis buku jenisbuku id jenisbuku nama jenisbuku kelas VARCHAR(20) VARCHAR(250) VARCHAR(100) <pk> Detil belibarang detilbeli id beli id barang id supplier id detilbeli nama detilbeli harga detilbeli jumlah ecer detilbeli jumlah pack detilbeli total VARCHAR(15) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(20) VARCHAR(250) LONG SMALLINT SMALLINT LONG <pk> <fk1> <fk2> <fk3> Pembelian Barang beli id admin id beli tgl beli total VARCHAR(20) VARCHAR(20) DATE LONG <pk> <fk> Penerimaan BukuKBM penbuku id admin id penbuku tgl penbuku status VARCHAR(20) VARCHAR(20) DATE VARCHAR(50) <pk> <fk> Detil terimabuku detpen_id penbuku id bukukbm id penerbit id detpen tgl terima detpen judul detpen harga buku detpen jumlah terima detpen jumlah retur detpen total terima detpen total retur detpen tgl bayar

(56)