Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Spare Parts Gudang Bahan Baku Line 1 PT TDI

71  176  Download (0)

Teks penuh

(1)

ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU

SPARE PARTS

GUDANG

LINE

1 PT TDI

Oleh

FAMRAN HADI SAPUTRA

H24076039

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

(2)

FAMRAN HADI SAPUTRA. H24076039. “Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Spare Parts Gudang Line 1 PT TDI”. Dibimbing oleh ALIM SETIAWAN SLAMET dan NUR HADI WIJAYA.

Permasalahan yang dihadapi oleh PT TDI adalah tidak adanya sistem persediaan yang baku terlihat dari banyaknya permintaan konsumen yang tidak dapat dipenuhi karena tidak tersedianya persediaan spare parts sepeda yang memadai sehingga potensi kehilangan pelanggan sangat besar yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Selain itu pengawasan perencanaan persediaan tidak dilakukan sehingga persediaan tidak terkontrol dan hal ini mengakibatkan proses produksi terhambat dan tidak dapat mengantisipasi adanya permintaan mendadak dari pelanggan sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi relatif tidak efisien. Oleh karena itu perlu dilakukan pengawasan dan perencanaan terhadap jumlah, kualitas, dan interval pemesanan persediaan bahan baku spare parts tersebut.

Melalui pendekatan metode peramalan menggunakan metode Trend

Growth Exponential dan Economic Order Interval (EOI) Multi-Item, maka dapat

(3)

ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU

SPARE PARTS

GUDANG

LINE

1 PT TDI

SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen

Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi Dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh

FAMRAN HADI SAPUTRA

H24076039

PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN

DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

(4)

NIM : H24076039

Menyetujui,

Pembimbing I, Pembimbing II,

(Alim Setiawan Slamet, S.TP, M.Si) (Nur Hadi Wijaya, S.TP, MM)

NIP : 19820227 200912 1 001

Mengetahui,

Ketua Departemen,

(Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc) NIP : 19610123 198601 1 002

(5)

iii

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Bandar Lampung pada tanggal 14 Agustus 1988. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara pasangan A. Rozali K. dan Jauriah.Pada tahun 2008, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Penyelenggaraan Khusus di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Selain menjadi mahasiswa penulis juga bekerja sebagai Lead Auditor QMS di salah satu lembaga sertifikasi manajemen mutu. Penulis juga aktif dalam kegiatan konsultasi dan internal audit di beberapa lembaga pemerintahan maupun swasta.

(6)

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas

segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang

dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan September – Desember 2012 ini ialah pengendalian persediaan, dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan

Bahan Baku Spare Parts Gudang Bahan Baku Line 1 PT TDI.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, mengingat

keterbatasan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran maupun kritik yang membangun sebagai sarana perbaikan yang berkesinambungan untuk

penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat

memberikan kontribusi pemikiran bagi semua pihak yang berkepentingan dan

memberikan manfaat bagi yang membacanya.

Bogor, Februari 2013

(7)

v

UCAPAN TERIMA KASIH

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala

rahmat dan hidayah yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga Skripsi

dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Spare Parts Gudang

Line 1 PT TDI ini dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan

terima kasih kepada :

1. Alim Setiawan Slamet, S.TP, M.Si. selaku dosen pembimbing pertama dan

Nur Hadi Wijaya, S.TP, MM. selaku dosen pembimbing kedua yang telah

banyak memberikan kesempatan, bimbingan, serta masukan yang sangat

berarti kepada penulis

2. Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc. selaku dosen penguji yang telah

memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis.

3. Pihak PT TDI yang telah memberikan izin dan juga kesempatan kepada

penulis untuk melakukan penelitian.

4. Ibunda Jauriah dan Ibunda Sri Herlina Nasution yang telah banyak

memberikan motivasi dan doa yang tiada hentinya di setiap langkah penulis

untuk penyelesaian skripsi ini.

5. Almira Rosalina, kakak dan adik tercinta yang telah mendukung penulis baik

material maupun spiritual yang tiada henti sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini.

6. Teman-teman satu bimbingan, Hervin, Ahmad, dan Kartika yang saling

memberikan dukungan, saran, dan semangat dalam proses penyelesaian

skripsi ini.

7. Rekan-rekan Auditor ISO 9001:2008 yang telah memberikan dukungannya

kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, maka

besar harapan penulis atas datangnya kritikan dan masukan yang membangun

demi kemajuan penulis. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis

(8)

vi

2.1.1 Klasifikasi Persediaan ... 6

2.1.2 Fungsi Persediaan ... 7

2.1.3 Biaya Persediaan ... 8

2.2. Peramalan (Forecasting)... 10

2.2.1 Konsep Umum Peramalan ... 10

2.2.2 Horizon Waktu Peramalan ... 10

2.2.3 Kepentingan Strategis Peramalan ... 11

2.2.4 Tujuh Langkah Sistem Peramalan ... 12

2.2.5 Pendekatan dalam Peramalan ... 13

2.2.6 Metode Peramalan Kuantitatif ... 13

2.2.5 Verifikasi dan Pengendalian Peramalan ... 16

2.3. Sistem Pemesanan Interval Tetap ... 18

2.3.1 Model Deterministik ... 18

III. METODE PENELITIAN ... 21

3.1. Kerangka Pemikiran Operasional ... 21

3.2. Waktu dan Tempat Penelitian ... 23

3.3. Metode Penelitian... 23

3.3.1 Pengumpulan Data ... 23

(9)

vii

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 26

4.1. Gambaran Umum PT TDI ... 26

4.2. Struktur Organisasi ... 27

4.3. Pengadaan dan Penanganan Spare Parts Gudang Line 1 ... 29

4.3.1 Prosedur Pembelian Spare Parts Gudang Line 1 ... 29

4.3.2 Waktu Tunggu Pemesanan (Lead Time)... 29

4.4. Pemilihan Metode Peramalan Terbaik ... 30

4.4.1 Identifikasi Pola Data Pembelian ... 31

4.4.2 Metode Peramalan Time Series ... 33

4.4.3 Pemilihan Teknik Peramalan ... 34

4.4.4 Verifikasi dan Pengendalian Model Peramalan ... 35

4.4.5 Peramalan Pembelian ... 37

4.5. Economic Order Interval Multi-Item ... 38

4.5.1 Perhitungan Economic Order Interval Multi-Item ... 40

4.6. Implikasi Manajerial ... 42

KESIMPULAN DAN SARAN ... 44

1. Kesimpulan ... 44

2. Saran ... 44

DAFTAR PUSTAKA ... 46

(10)

viii

No Halaman

1. Grafik kendali Moving Range (MR) ... 18

2. Kerangka pemikiran operasional ... 22

3. Flowchart perhitungan metode EOI-Multi Item ... 24

4. Struktur Organisasi PT TDI ... 27

5. Prosedur pembelian spare parts pada gudang line 1 ... 29

6. Bagian-bagian sepeda ... 30

7. Pola data pembelian spare parts PT TDI (2009-2012) ... 32

8. Peta moving range ... 37

(11)

ix

DAFTAR TABEL

No Halaman

1. Permintaan produksi sepeda spesial tahun 2009-2012 PT TDI ... 2

2. Jumlah permintaan pembelian spare parts tahun 2009-2012 ... 31

3. Perbandingan nilai MAPE metode peramalan terpilih ... 33

4. Metode peramalan kuantitatif terbaik ... 35

5. Peta moving range ... 35

6. Peramalan jumlah kebutuhan pembelian spare parts tahun 2013 .... 37

7. Peramalan biaya pembelian spare parts tahun 2013... 39

(12)

x

No Halaman

1. Biaya pemesanan dan biaya simpan ... 46

2. Peramalan terpilih model trend ... 48

3. Peramalan terpilih metode pemulusan eksponensial... 52

(13)

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Persediaan adalah salah satu aset penting dalam perusahaan karena

mempunyai nilai yang cukup besar dan mempunyai pengaruh terhadap besar

kecilnya biaya operasi, perencanaan, dan pengendalian. Persediaan juga

merupakan suatu kegiata penting yang harus mendapat perhatian khusus dari

manajemen perusahaan, karena setiap bagian dalam perusahaan memandang

persediaan dari berbagai sisi yang berbeda seperti bagian pembelian yang

cenderung membeli barang dalam jumlah besar dengan tujuan mendapatkan

diskon sehingga dapat mengurangi harga per unit. Bagian produksi menghendaki

tingkat persediaan yang besar untuk mencegah terhentinya produksi karena

kekurangan bahan. Demikian pula bagian keuangan yang memilih untuk memiliki

persediaan serendah mungkin agar dapat memperkecil investasi persediaan dari

biaya pergudangan serta bagian pemasaran yang menghendaki persediaan yang

tinggi agar dapat melayani permintaan pelanggan sebaik mungkin (Tersine, 1994).

Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah, apabila

jumlah persediaan terlalu besar akan mengakibatkan timbulnya dana menganggur

yang besar (yang tertanam dalam persediaan ), meningkatnya biaya penyimpanan,

dan resiko kerusakan barang lebih besar. Namun, jika persediaan terlalu sedikit

mengakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena sering

kali barang/bahan tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar yang

dibutuhkan, yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya

keuntungan, bahkan kehilangan pelanggan (Tersine, 1994).

PT. TDI yang berdiri pada tahun 1992 adalah sebuah perusahaan milik

swasta nasional yang bergerak dalam bidang produksi sepeda dan jasa

pengecatan. Banyaknya produk sepeda yang beredar di pasaran menyebabkan PT

TDI harus dapat bertahan dengan baik dan meningkatkan daya saing. Salah satu

cara meningkatkan daya saing adalah mengoptimalkan kinerja dan fungsi-fungsi

yang ada di perusahaan.

Permasalahan yang dihadapi oleh PT TDI adalah tidak adanya sistem

(14)

dipenuhi karena tidak tersedianya persediaan 5 jenis spareparts sepeda pada

gudang bahan baku line 1 yang memadai, sehingga potensi kehilangan pelanggan

sangat besar yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan, dapat dilihat

pada Tabel 1 dibawah ini.

Tabel 1. Permintaan produksi sepeda jenis spesial tahun 2009-2012 PT TDI

Tahun

Sumber : Bagian Pemasaran PT TDI (2012)

Lima (5) jenis spareparts sepeda pada gudang bahan baku line 1

merupakan bagian terpenting dari produk sepeda jenis spesial yang tidak

digunakan untuk produk sepeda jenis lain. Biaya persediaan yang muncul oleh

kegiatan operasi perusahaan yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. PT

TDI melakukan pemesanan 5 jenis spare parts ini dari pemasok di Jakarta.

Pemesanan yang dilakukan perusahaan menimbulkan biaya tinggi karena harga

per item yang cukup tinggi. Biaya pemesanan akan semakin menurun dengan

meningkatnya kuantitas pemesanan produk ke pemasok, sedangkan biaya

penyimpanan akan semakin meningkat dengan meningkatnya kuantitas produk

yang disimpan. Berdasarkan kedua hal tersebut, perusahaan harus mengetahui

berapa jumlah kuantitas pemesanaan dan persediaan yang tepat agar biaya

persediaan total menjadi optimal serta sesuai dengan jumlah permintaan yang ada.

Aktivitas tersebut dapat dilakukan dengan melakukan pengendalian persediaan

yang optimal. Pada penjualan eceran dan borongan, pemisahan order jarang

dilakukan untuk tiap item. Biasanya, suplier menyediakan banyak item, dan ini

lebih ekonomis untuk order gabungan. Ketika semua item dari sumber yang sama

dipesan bersamaan, tinjauan level stok untuk item tersebut dapat dikoordinasikan

(15)

3

pengawasan terhadap level stok sering kurang dan dapat dijadwal ulang

disesuaikan dengan kegiatan organisasi lain. Penghematan biaya logistik dan

transportasi sangat dimungkinkan, karena biaya pemindahan material yang lebih

kecil dan pemotongan pada struktur tingkat transportasi.

Pada persiapan order gabungan, kuantitas tiap item yang dipesan

berdasarkan interval waktu antara order pada grup tersebut. Permasalahan

mendasar pada situasi ini adalah penentuan interval waktu yang mana akan

meminimalkan biaya inventori pada biaya grup keseluruhan. Sekali waktu

optimum diketahui, level inventori maksimum yang dibutuhkan untuk tiap item

dapat diatur pada hubungan tersebut. Berdasarkan hal tersebut kuantitas order

tiap item dapat dihitung sebagai perbedaan antara level inventori maksimum

setiap item dan posisi stok pada waktu tersebut.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang tersebut maka penulis memutuskan

untuk membahas beberapa masalah pengendalian persediaan di Gudang Baku

Line 1 PT TDI, dan dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1. Seberapa besar permintaan kebutuhan spare parts di gudang bahan baku line

1 PT TDI untuk tahun 2013 berdasarkan hasil peramalan?

2. Bagaimana model sistem pengendalian persediaan produk spare parts

dengan menggunakan metode Economic Order Interval - Multi Item?

3. Berapa lama interval pemesanan, jumlah persediaan maksimun, dan biaya

total persediaan yang paling ekonomis untuk tahun 2013 untuk spare parts di

gudang bahan baku line 1 PT TDI?

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian di gudang bahan baku line 1 PT TDI adalah

sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi jumlah permintaan kebutuhan spare parts di gudang bahan

baku line 1 PT TDI untuk tahun 2013 berdasarkan hasil peramalan.

2. Menganalisis model sistem pengendalian persediaan produk spare parts

(16)

3. Menganalisis interval waktu pemesanan, jumlah persediaan maksimun, dan

biaya total persediaan yang paling ekonomis untuk tahun 2013 untuk spare

parts di gudang bahan baku line 1 PT TDI.

1.4. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini berfokus pada kondisi pengendalian persediaan pada gudang

Line 1 yang dilakukan oleh perusahaan dan menganalisis model pengendalian

persediaan Economic Order Interval - Multi Item sebagai alternatif model yang

memberikan hasil optimal. Data yang digunakan merupakan data permintaan

produksi sepeda jenis spesial tahun 2009-2012 dan biaya persediaan berdasarkan

(17)

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Persediaan

Persediaan memiliki fungsi penting yang dapat menigkatkan efisiensi

operasional suatu perusahaan. Dengan adanya persediaan maka proses produksi

tidak terhambat oleh kekurangan bahan baku. Selain itu, prosedur untuk

memperoleh dan menyimpan bahan baku yang dibutuhkan dapat dilaksanakan

dengan biaya minimum (Bedworth dan Bailey, 1982).

Pada pengendalian persediaan ada dua keputusan yang perlu diambil, yaitu

jumlah setiap kali pemesanan dan kapan pemesanan itu harus dilakukan. Prinsip

dari persediaan yaitu mempermudah dan memperlancar jalannya operasi

perusahaan pabrik, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi

barang-barang, serta selanjutnya menyampaikan kepada pelanggan atau

konsumen. Persediaan memungkinkan produk-produk dihasilkan pada tempat

yang jauh dari pelanggan dan atau sumber bahan mentah (Rangkuti, 2002). Dari

segi teori, persediaan digunakan untuk menentukan prosedur optimal dalam

jumlah optimal produksi atau bahan yang disimpan untuk memenuhi permintaan

pasar di masa depan (Bedworth dan Bailey, 1982).

Oleh karena itu, perlu ditempuh strategi atau manajemen tertentu yang

bertujuan menjaga sedemikian rupa sehingga tingkat persediaan barang bisa

ditekan seminimal mungkin, namun di lain pihak harus diusahakan agar penjualan

dan operasi perusahaan tidak terganggu. Beberapa definisi persediaan yang

diantaranya :

1. Menurut Rangkuti (2002) pengertian mengenai persediaan adalah sejumlah

bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses

yang terdapat dalam perusahaan untuk diproduksi, serta barang-barang jadi

yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari para pelanggan setiap

waktu.

(18)

Pengendalian persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan

perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material

sedemikian rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada

waktunya dan dilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara

optimal (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).

Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Menurut Baroto

(2002) penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut :

a. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang

tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya.

Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan

pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan

b. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat,

diantaranya yaitu permintaan yang bervariasi yang tidak pasti dalam jumlah

maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan

antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time)

yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tak dapat dikendalikan.

Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan

c. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan

besar dari kenaikan harga dimasa mendatang.

2.1.1 Klasifikasi Persediaan

Setiap jenis persediaan mempunyai karakteristik khusus tersendiri dan cara

pengelolaannyaa yang berbeda. Menurut Rangkuti (2002), persediaan dapat

dibedakan atas :

1. Persediaaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang

berwujud seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang

digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari

sumber-sumber alam atau dibeli dari para supplier dan atau dibuat sendiri

oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.

2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/componenents),

yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang

diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi

(19)

7

3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan

barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak

merupakan bagian atau komponen barang jadi.

4. Persediaan barang dalam proses (work ini process), yaitu persediaan

barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi

bentuk atau yang telah diolah menjadi bentuk, tetapi masih perlu diproses

lebih lanjut menjadi barang jadi.

5. Persediaan barang jadi (finished good), yaitu persediaan barang-barang yang

telah selesai diproses atau diolah daalam pabrik daaan siap untuk dijual aatau

dikirim kepada pelanggaan.

2.1.2 Fungsi Persediaan

Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai

fungsi penting persediaan, yang harus diingat adalah bahwa persediaan adalah

sekumpulan produk phisikal pada berbgai tahap proses transformasi dari bahan

mentah ke barang dalam proses dan kemudian barang jadi. Persediaan-persediaan

ini mungkin tetap tinggal di ruangan penyimpanan, gudang, pabrik atau toko-toko

pengecer, atau barangkali sedang dalam pemindahan sekitar pabrik, dalam truk,

pengangkut, atau dalam kapal yang sedang menyebrangi lautan. Adapun dalam

penafsirannya fungsi persediaan memiliki tiga bagian dalam prosesnya,

diantaranya adalah (Handoko, 2008) :

1. Fungsi Decoupling

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan

internal dan eksternal mempunyai Kebebasan (Independent) Persediaan

(Decouples) ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan

pelanggan tanpa tergantung pada Supplier. Persediaan bahan mentah

diadakan perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaan

dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang salam proses

diadakan agar departemen-departemen dan proses individual perusahaan

terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi

(20)

2. Fungsi “Economic Lot Sizing”

Melalui penyimpanan persediaan, perusahan dapat memproduksi dan

membeli sumber daya dalam kuantitas dapat mengurangi biaya-biaya per

unit. Persediaan Lot Size ini perlu mempertimbangkan

penghematan-penghematan (potongan pembelian biaya pengangkutan per unit lebih murah)

karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar,

dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan

(biaya sewa gudang, investasi, dan resiko).

3. Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi Fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan

dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu

permintaan musiman. Disamping itu,, perusahaan juga sering menghadapi

ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang selama

periode pesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra

yang sering desebut persediaan pengamanan (Safety Inventories). Pada

kenyataannya, persediaan pengamanan merupakan pelengkap fungsi

decoupling yang telah diuraikan diatas.

2.1.3 Biaya Persediaan

Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem

persediaan. Biaya persediaan didasarkan pada parameter ekonomis yang relevan

dengan jenis biaya sebagai berikut (Tersine, 1994) :

1. Purchase cost /item cost (Biaya satuan produksi/biaya pembelian). Biaya

pembelian adalah harga per unit apabila barang dibeli dari pihak luar (outside supply), atau biaya produksi per unit apabila produksi dalam perusahaan

(inside supply). Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya barang

dalam persediaan. Untuk pembelian barang dari luar, biaya perunit adalah

harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk barang yang di

produksi didalam perusahaan biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga

kerja, bahan baku, dan biaya overhead pabrik.

2. Ordering/setup cost (Biaya pemesanan/persiapan). Biaya pemesanan adalah

biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari supplier atau biaya persiapan

(21)

9

diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan.

Biaya pemesanan (outside supply) dapat berupa: biaya membuat daftar

permintaan, menganalisis supplier, membuat pesanan pembelian, penerimaan

bahan, inspeksi bahan, dan pelaksanaan proes transaksi. Sedangkan biaya

persiapan (inside supply) dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat

perubahan proses produksi, pembuatan jadwal kerja, persiapan sebelum

produksi, dan pemeriksaan kualitas.

3. Carrying/holding cost (Biaya pengadaan/penyimpanan)

Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam

persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk

menyimpan persediaan. Biaya penyimpanan merupakan persentase dari nilai

rupiah per unit waktu biaya penyimpanan berupa: biaya modal, pajak,

asuransi, penyusutan, pemindahan persediaan, keusangan, kehilangan dan

semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan.

4. Stockout cost (biaya kekurangan/kehabisan persediaan)

Biaya kekurangan persediaan adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan

dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi

apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen lain. Biaya

kekurangan dari luar dapat berupa biaya backorder, biaya kehilangan

kesempatan penjualan, dan biaya kehilangan kesempatan mendapat

keuntungan. Biaya kekurangan dari perusahaan dapat berupa penundaan

pengiriman maupun idle kapasitas. Jika terjadi kekurangan atas permintaan

suatu barang, perusahaan harus melakukan backorder atau mengganti

dengan barang lain atau membatalkan pengiriman. Dalam situasi seperti ini

bukan kerugian penjualan yang terjadi tetapi penundaan dalam pengiriman.

Untuk mengatasi masalah ini secara khusus perusahaan melakukan

pembelian darurat atas barang tersebut dan perusahaan akan menanggung

biaya tambahan untuk pesanan khusus yang dapat berupa biaya pengiriman

secara cepat dan tambahan biaya pengepakan.

(22)

2.2. Peramalan (Forecasting) 2.2.1 Konsep Umum Peramalan

Peramalan merupakan suatu alat bantu yang penting dalam perencanaan

yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan mempunyai

peranan langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya berada diluar

kendali manajemen yang mengarah terhadap optimasi profit (keuntungan) dan

meminimasi biaya untuk suatu produk yang akan dihasilkan oleh suatu

perusahaan (Dilwort, 1992) .

Peramalan atau forecasting adalah suatu bentuk prediksi, proyeksi atau

estimasi tingkat kejadian yang tidak pasti di masa yang akan datang. Ketepatan

secara mutlak dalam memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan

datang adalah tidak mungkin dapat dicapai. Oleh karena itu ketika perusahaan

tidak dapat melihat kejadian yang akan datang secara pasti, maka diperlukan

waktu dan tenaga yang besar agar mereka dapat memiliki ketentuan untuk

menarik kesimpulan terhadap kejadian yang akan datang.

Peramalan merupakan bagian internal dari suatu kegiatan pengambilan

keputusan manajemen. Organisasi selalu menentukan sasaran dan tujuan,

berusaha menduga faktor-faktor lingkungan, lalu memilih tindakan yang

diharapkan akan menghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut

(Makridarkis, 1995).

Kebutuhan akan peramalan meningkat sejalan dengan usaha manajemen

untuk mengurangi ketergantungan pada hal-hal yang belum pasti. Peramalan

menjadi lebih ilmiah sifatnya dalam menghadapi lingkungan manajemen. Karena setiap bagian organisasi sangat berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya,

maka baik buruknya peramalan yang dilakukan dapat mempengaruhi seluruh

bagian organisasi.

2.2.2 Horizon Waktu Peramalan

Peramalan biasanya diklasisifkasikan berdasarkan horizon waktu masa

depan yang dilingkupinya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori

(Heizer dan Render, 2009) :

(23)

11

Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya

kurang dari tiga bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan

pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja, dan

tingkat produksi.

2. Peramalan jangka menengah

Peramalan jangka menengah atau intermediate umumnya mencakup hitungan

bulan hingga tiga tahun. Peramalan ini bermanfaat untuk merencanakan

penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, serta

menganalisis bermacam-macam rencana operasi.

3. Peramalan jangka panjang

Umumnya untuk perencanaan masa tiga tahun atau lebih. Peramalan jangka

panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal,

lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan

(litbang).

2.2.3 Kepentingan Strategis Peramalan

Sering terdapat waktu senjang (time lag) antara kebutuhan terhadap

kejadian mendatang dengan peristiwa itu sendiri. Adanya waktu tenggang (lead

time) ini merupakan alasan utama bagi perlunya perencanaan dan peramalan

(Makridarkis, 1995).

Jika waktu tenggang ini nol atau sangat kecil maka perencanaan tidak

diperlukan. Sebaliknya jika waktu tenggang ini panjang dan hasil akhir

bergantung pada faktor-faktor yang dapat diketahui, maka disini perencanaan

dapat memegang peranan yang sangat penting. Dalam situasi seperti ini, peramalan diperlukan untuk menetapkan kapan suatu peristiwa akan terjadi atau

timbul, sehingga tindakan yang tepat dapat dilakukan.

Setelah tadi dijelaskan di atas bahwa peramalan merupakan bagian integral

dari suatu kegiatan pengambilan keputusan manajemen, maka tujuan dalam suatu

organisasi untuk menentukan sasaran, diperlukan tindakan yang diharapkan akan

meghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut. Sehingga kebutuhan yang

meningkat sejalan dengan usaha manajemen untuk mengurangi ketergantungan

pada hal-hal yang belum pasti akan dapat segera ketahui dengan adanya

(24)

Karena setiap bagian organisasi sangat berkaitan antara satu dengan yang

lainnya, maka baik buruknya peramalan yang dilakukan dapat mempengaruhi

seluruh bagian organisasi. Peramalan kini memainkan peranan yang penting,

diantaranya (Makridarkis, 1995):

1. Penjadwalan sumber daya yang tersedia. Penggunaan sumber daya yang

efisien memerlukan penjadwalan produksi, transportasi, kas, personalia, dan

sebagainya. Input yang penting untuk penjadwalan seperti itu adalah ramalan

tingkat peramalan untuk produk, bahan, tenaga kerja, financial atau jasa

pelayanan.

2. Penyediaan sumber daya tambahan. Waktu tenggang (lead time) untuk

memperoleh bahan baku, menerima pekerja baru, atau membeli mesin atau

peramalan atau peralatan dapat berkisar antara beberapa hari sampai beberapa

tahun. Peramalan diperlukan untuk menentukan kebutuhan sumber daya di

masa mendatang.

3. Penentuan sumber daya yang diinginkan. Setiap organisasi harus menentukan

sumber daya yang ingin dimiliki dalam jangka panjang. Keputusan semacam

itu bergantung pada kesempatan pasar, faktor-faktor lingkungan, dan

pengembangan internal dari sumber daya financial, manusia, produk, dan

teknologi.

2.2.4 Tujuh Langkah Sistem Peramalan

Peramalan terdiri atas tujuh langkah dasar yaitu (Heizer dan Render,

2009):

1. Menetapkan tujuan peramalan

2. Memilih unsur yang akan diramalkan

3. Menentukan horizon waktu peramalan

4. Memilih jenis model peramalan

5. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan

6. Membuat peramalan

7. Memvalidasi dan menetapkan hasil peramalan

Tujuh langkah ini menyajikan jalan yang sistematis untuk memulai,

merancang, dan menerapkan sistem peramalan. Apabila sistem tersebut

(25)

13

secara rutin. Terlepas dari sistem yang digunakan oleh perusahaan, setiap

perusahaan menghadapi beberapa kenyataan :

1. Jarang ada peramalan yang sempurna. Hal ini berarti faktor luar yang tidak

dapat kita duga atau kendalikan sering mempengaruhi peramalan.

2. Hampir semua teknik peramalan mengasumsikan sistem akan tetap stabil.

3. Peramalan kelompok produk dan peramalan secara kesuluruhan lebih akurat

daripada peramalan produk individu.

2.2.5 Pendekatan dalam Peramalan

Terdapat dua pendekatan umum untuk peramalan sebagaimana ada dua

cara mengatasi semua model keputusan (Heizer dan Render, 2009) yaitu :

1. Peramalan subjektif atau kualitatif yaitu peramalan yang menggabungkan

faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem pengambil

keputusan untuk meramal.

2. Peramalan kuantitatif yaitu menggunakan model matematis yang beragam

dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan

permintaan

2.2.6 Metode Peramalan Kuantitatif a. Metode Time Series

Metode time series disebut metode deret waktu atau deret berkala

digunakan untuk membuat analisis detail dari pola demand masa lalu dan

memproyeksikan pola tersebut untuk masa yang akan datang. Langkah penting

dalam memilih metode deret berkala atau runtunan waktu adalah dengan

mempertimbangkan jenis pola data. Pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis siklus dan trend (Makridakis, 1995) yaitu:

1. Pola horizontal, terjadi bilamana nilai data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata

yang konstan.

2. Pola musiman, terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh faktor musiman.

3. Pola siklus, terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi

jangka panjang seperti siklus bisnis.

4. Pola trend, terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka

(26)

Perbandingan metode peramalan time series :

1. Simple Average

Metode ini merupakan model yang menggunakan data historis untuk

menghitung rata-rata demand yang lalu, di mana rata-rata ini digunakan

sebagai peramalan.

2. Moving Average

Metode ini digunakan jika mengasumsikan bahwa demand-nya akan tetap

stabil pada periode waktu tertentu. Apabila tidak semua data masa lalu

mewakili asumsi pola data, maka dapat dipilih sejumlah periode waktu

tertentu yang sesuai. Metode ini hanya cocok digunakan untuk jangka pendek.

Jika datanya stasioner maka penggunaan Simple Moving Average (MA) sudah

cukup baik, sedangkan apabila terdapat suatu trend atau pola (pattern), maka

digunakan Weighted Moving Average (WMA).

3. Exponential Smoothing

Metode ini merupakan metode average dimana proses pembobotan terhadap

data masa lalu yang menurun secara eksponensial terhadap periode yang lebih

tua.

4. Metode Peramalan Kausal (Causal Forecasting)

Model Causal Forecasting secara umum mempertimbangkan beberapa

variabel yang dihubungkan terhadap variabel yang diprediksi, atau

mengembangkan model sebab akibat (cause and effect model) antara demand

(sebagai variabel terikat) dengan variabel lainnya (sebagai variabel bebas).

5. Decompotition Method

Merupakan salah satu metode peramalan yang didasarkan pada kenyataan

bahwa biasanya apa yang telah terjadi akan berulang atau terjadi kembali

dengan pola yang sama. Artinya yang dulu selalu naik, pada waktu yang akan

datang akan naik juga, yang biasanya berkurang akan berkurang juga, yang

biasanya berfluktuasi akan berfluktuasi juga dan yang biasanya tidak teratur

akan tidak teratur juga. Metode ini dibangun atas filosofi bahwa suatu pola

(27)

15

1. Trend

Merepresentasikan perubahan jangka panjang (long-term) yang

disebabkan oleh perubahan dalam populasi, perubahan kinerja marketing

perusahaan, dan perubahan dalam selera pasar

2. Seasional variation

Variasi musim mengacu pada naik turunnya demand yang disebabkan oleh

faktor musim, biasanya berulang dalam waktu jangka pendek.

3. Cyclicalvariation

Variasi siklis mengarah kepada variasi musim jangka panjang (lebih dari

satu tahun)

4. Residual (random factor)

Faktor residual atau random merupakan variasi yang tidak tentu yang tidak

dipengaruhi oleh komponen trend, seasonal maupun cyclical. Perubahan

suatu hal tersebut biasanya mempunyai pola yang agak kompleks,

misalnya ada unsur kenaikan, befluktuasi dan tidak teratur maka

masing-masing faktor tersebut akan dihitung satu persatu dan setelah ditemukan

akan digabungkan kembali menjadi nilai taksiran atau ramalan

b. Langkah-langkah Peramalan Deret Waktu

Metode peramalan yang berbeda dapat memerlukan proses yang berbeda

dalam peramalannya. Berikut ini akan dijelaskan proses peramalan pada

peramalan deret waktu. Langkah-langkah peramalan deret waktu tersebut adalah

(Makridakis, 1995) :

1. Ambil data deret waktu yang tersedia.

Peramalan deret waktu memerlukan data kuantitatif masa lalu, yang dapat

merupakan data tahunan, bulanan, mingguan, atau bahkan harian. Pilihlah

data beberapa periode terakhir yang dianggap (secara intuitif) cukup baik

untuk meramalkan kondisi yang akan datang.

2. Plot data peramalan tersebut.

Langkah ini diperlukan sebagai acuan dalam memilih metode deret waktu

yang sesuai.

(28)

4. Hitung hasil ramalan.

Terapkan metode yang telah dipilih untuk meramalkan keadaan masa lalu.

Jadi, seolah-olah data masa lalu dibangkitkan dengan rumus yang digunakan

pada metode yang dipilih. Hasil ramalan ini akan digunakan pada langkah

berikutnya.

5. Hitung kesalahan peramalan.

Dengan menghitung besarnya kesalahan peramalan, maka dapat diketahui

seberapa baik atau seberapa cocok metode yang dipilih dengan keadaan

sesungguhnya. Berikut ini adalah beberapa ukuran kesalahan yang sering

dipergunakan.

6. Pilih model dengan error terkecil.

Peramalan semakin akurat apabila perbedaan antara ramalan dan kedaaan

sesungguhnya semakin kecil. Karena itu, diantara beberapa metode

tandingan yang dipilih, pilihlah metode dengan error terkecil.

Menurut Heizer dan Render perhitungan ini dapat digunakan untuk

membandingkan model peramalan yang berbeda, juga untuk mengawasi

peramalan, untuk memastikan peramalan berjalan baik tiga dari perhitungan yang

paling terkenal adalah deviasi rata-rata Absolut (Mean Absolute Deviation-MAD),

kesalahan rata-rata kuardrat (Mean Squared Error-MSE), dan kesalahan persen

rata-rata absolut(Mean Absolute Percent-MAPE). Masalah yang terjadi dengan

MAD dan MSE adalah bahwa nilai mereka tergantung pada besarnya unsur yang

diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam satuan ribuan, maka nilai MAD dan

MSE bisa menjadi sangat besar.

Untuk menghindari masalah ini, kita dapat menggunakan MAPE. MAPE

dihitung sebagai rata-rata diferensiasi absolut antara nilai yang diramal dan aktual,

dinyatakan sebagai persentase nilai aktual dengan persamaan sebagai berikut :

N

2.2.7 Verifikasi Dan Pengendalian Peramalan

Langkah penting setelah peramalan dibuat adalah melakukan verifikasi

peramalan sedemikian rupa, sehingga hasil peramalan tersebut benar-benar

(29)

17

tersebut. Sepanjang aktualitas peramalan tersebut dapat dipercaya hasil peramalan

akan terus digunakan. Jika selama proses verifikasi tersebut ditemukan keraguan

validitas metode peramalan yang digunakan, harus dicari metode lainnya yang

lebih cocok. Banyak alat yang dapat digunakan untuk memverifikasi peramalan

dan mendeteksi perubahan sistem sebab akibat yang melatarbelakangi perubahan

pola permintaan. Bentuk yang paling sederhana adalah peta kontrol peramalan

yang mirip dengan peta kontrol kualitas (Gasperz, 2001).

a. Peta Moving Range

Peta moving range dirancang untuk membandingkan nilai permintaan

aktual dengan nilai peramalan. Dengan kata lain, kita melihat data permintaan

aktual dan membandingkannya dengan nilai peramalan pada periode yang akan

datang sehingga kita dapat membandingkan data peramalan dengan permintaan

aktual. Peta moving range digunakan untuk melakukan verifikasi teknik dan

parameter peramalan. Setelah metode peramalan ditentukan maka peta moving

range digunakan untuk menguji kestabilan sistem sebab akibat yang

mempengaruhi permintaan (Gasperz, 2001). Moving range dapat didefinisikan

dalam persamaan 2 sebagai berikut :

)

dan rata-rata moving range didefinisikan pada persamaan 3 sebagai berikut :

)

pada peta moving range diformulasikan seperti pada persamaan 4 dibawah ini:

(30)

Gambar 1. Grafik kendali Moving Range (MR) secara umum

2.3. Sistem Pemesanan Interval Tetap 2.3.1 Model Deterministik

Salah satu alasan utama mengapa perusahaan mempunyai persediaan adalah agar perusahaan dapat membeli atau membuat item dalam jumlah yang

paling ekonomis secara regular adalah apabila permintaan independent. Dalam hal

ini model deterministik merupakan salah satu model permintaan dalam

menentukan jumlah paling ekonomis (kebijakan persediaan optimum) untuk

permintaan independen, baik untuk item berasal dari luar atau (supplier) maupun

berasal dari dalam perusahaan.

Informasi yang diperlukan untuk menentukan kebijakan persediaan

optimum adalah parameter sebagai berikut (Tersine, 1994) :

1. Permintaan

2. Biaya Persediaan

3. Tenggang Waktu

Dalam model deterministik, semua parameter tersebut dapat

diperhitungkan secara tepat (pasti), dengan kata lain jumlah permintaan dan biaya

persediaan diasumsikan dapat ditentukan secara pasti. Demikian pula halnya

(31)

19

a. Metode Economic Order Interval (EOI) - Multi Item

Pengecer dan pedagang besar pada umumnya melakukan pemesanan

secara terpisah untuk setiap item. Jika supplier dapat menyediakan berbagai

macam item yang diperlukan (item dapat berasal dari satu sumber), akan lebih

ekonomis kalau pemesanan dilakukan secara bersamaan dilakukan secara

bersama. Jika hal tersebut dapat dilaksanakan, tinjauan tingkat persediaan setiap

item dapat dikoordinasikan dan pengawasan persediaan dapat diminimumkan.

Selain itu, frekuensi monitoring terhadap tingkat persediaan menjadi lebih kecil

dan skedul dapat disesuaikan dengan aktivitas organisasi. Biaya logistik dan

transportasi dapat dihemat dan biaya penanganan persediaan lebih kecil (Tersine,

1994).

Dalam mempersiapkan pemesanan bersama, jumlah pemesanan setiap

item tergantung pada interval waktu pemesanan antar semua kelompok. Dasar

dalam permasalahan ini ini adalah menentukan interval waktu W yang akan

meminimumkan biaya persediaan untuk kelompok. Jika waktu optimim dapat

ditentukan, maka tingkat persediaan maksimum E untuk setiap item dapat pula

ditentukan. EOI dapat ditentukan dengan meminimumkan total biaya dengan

mengabaikan kekurangan persediaan atau biaya persediaan kekurangan persediaan

(Tersine, 1994), seperti diperlihatkan dalam formula persamaan 5 berikut ini:

Total biaya = biaya pembelian + biaya pemesanan + biaya penyimpanan

TC(W)= i

W = interval pemesanan (dalam tahun)

(32)

Persamaan 6 adalah formula biaya minimum interval pemesanan dapat

ditentukan dengan mengambil turunan pertama total biaya interval pemesanan W

sama dengan nol.

Penyelesaian persamaan untuk W*adalah sebagai berikut:

W*= n

Jumlah pemesanan setiap kali pesan adalah maksimum tingkat persediaan

Ei dikurangi posisi persediaan. Maksimum persediaan ditentukan berdasarkan

interval pemesanan dan lead time dan jumlah waktu operasi N selama satu tahun

diformulasikan pada persamaan 7.

i

dengan W* dalam persamaan 8 sebagai berikut:

(33)

III. METODE PENELITIAN

3.1. Kerangka Pemikiran Operasional

Upaya efisiensi dalam kegiatan operasi dapat dilakukan oleh perusahaan salah

satunya pada biaya persediaan. Biaya persediaan yang muncul oleh kegiatan operasi

perusahaan yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Pemesanan yang

dilakukan perusahaan menimbulkan biaya yang tinggi, penyimpanan juga menjadi

sesuatu hal yang penting karena dapat memisahkan ketergantungan perusahaan

dengan pemasok sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan konsumennya.

Pada persiapan order gabungan, kuantitas tiap item yang dipesan

berdasarkan interval waktu antara order pada grup tersebut. Permasalahan

mendasar pada situasi ini adalah penentuan interval waktu T yang mana akan

meminimalkan biaya inventori pada biaya grup keseluruhan. Sekali waktu

optimum diketahui, level inventori maksimum yang dibutuhkan Ei untuk tiap item

dapat diatur pada hubungan tersebut. Berdasarkan hal tersebut kuantitas order tiap

item dapat dihitung sebagai perbedaan antara level inventori maksimum setiap

item dan posisi stok pada waktu tersebut.

Perusahaan harus mengetahui berapa jumlah kuantitas dan interval waktu

pemesanan untuk persediaan yang tetap agar biaya persediaan menjadi optimal serta

sesuai dengan jumlah permintaan yang ada. Aktivitas tersebut dapat dilakukan

dengan melakukan pengendalian persediaan yang optimal. Metode Peramalan dan

Economic Order Interval (EOI-Multi Item) merupakan salah satu metode

pengendalian persediaan dengan tujuan untuk menentukan berapa kuantitas

pemesanan dan interval waktu pemesanan yang harus dilakukan perusahaan agar

biaya total persediaan minimal.

Adapun usulan pemecahan masalah yang akan digunakan adalah agar dapat

memberikan suatu solusi yang baik dan dapat memberikan jalan keluar dari

permasalahan yang akan di analisis baik dalam sistem pengadaan barang sebagai

penentuan awal dari proses persedian. Untuk itu usulan ini memuat berbagai

(34)

Gambar 2. Kerangka pemikiran operasional Analisis dan pembahasan

Kesimpulan dan saran

Selesai

Mengidentifikasi permasalahan dan menentukan metode

Pengumpulan Data

Pengolahan Data ;

1. Peramalan dengan 7 metode (Trend linier, trend kuadratik, trend growth exponential, pemulusan eksponensial tunggal, pemulusan eksponensial ganda, dekomposisi aditif, dan dekomposisi multiplikatif )

2. Verifikasi metode peramalan terpilih

3. Perhitungan data dengan metode Economic

Order Interval – Multi Item PT TDI

Studi lapangan Studi literatur

(35)

23

3.2. Waktu Dan Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT TDI yang beralamat di Kabupaten Bogor.

Waktu pelaksanaan penelitian ini dilaksanakan mulai bulan September-Desember

tahun 2012.

3.3. Metodologi Penelitian 3.3.1 Pengumpulan Data

Langkah selanjutnya dalam penelitian pemecahan masalah ini adalah

mengumpulkan data yang telah ada, yang diperlukan sebagai bahan untuk dianalisis,

yaitu dengan memperlihatkan data sebagai berikut :

1. Data permintaan kebutuhan barang

2. Biaya pembelian

3. Biaya pemesanan

4. Biaya simpan

5. Lead Time Pemesanan

3.3.2 Metode Pengolahan dan Analisis Data

Metode pengolahan dan analisis data menggunakan program Microsoft Excel dan

Minitab versi 14. Program tersebut dipilih karena mudah dalam proses pelaksanaannya,

sehingga pihak perusahaan pun dapat menggunakannya. Setelah data didapat, data

tersebut diolah dengan menggunakan beberapa metode. Untuk metode yang akan

digunakan dalam menganalisis permasalahan ini adalah dengan menggunakan

beberapa metode diantaranya adalah :

a. Peramalan (Forecasting)

Peramalan dilakukan untuk mengetahui jumlah permintaan di masa yang akan

datang, dengan menggunakan metode peramalan terpilih yaitu dengan cara

memplot data permintaan awal, memilih metode peramalan yang sesuai dengan

pola data (Gaperz, 2001).

b. Metode EOI (Economic Order Interval)– Multi Item

Metode ini merupakan salah satu model atau metode yang digunakan dalam

(36)

Mulai

Menghitung Interval Pemesanan Optimum (W*)

Menghitung Jumlah Maksimum Persediaan tiap Item

Menghitung Biaya persediaan Minimum

Gambar 3.Flowchart perhitungan metode Economic Order Interval - Multi Item

Dasar dalam permasalahan ini adalah untuk menentukan interval waktu yang

akan meminimumkan biaya persedian untuk kelompok. Jika waktu optimum

dapat ditentukan, maka tingkatan persediaan maksimal setiap item dapat

ditentukan. EOI dapat ditentukan dengan meminimalkan total biaya dan

mengabaikan kekurangan persediaan (Tersine, 1994), seperti dapat diperlihatkan

dalam persamaan 6 berikut ini :

EOI = W* = n

persamaan 7 sebagai berikut :

(37)

25

Formula di atas dikembangkan dari sistem pemesanan interval tetap dengan

asumsi bahwa rata-rata permintaan, lead time, harga per unit adalah konstan,

tidak ada kekurangan persediaan (stock out) dan jumlah persediaan diterima pada

waktu yang sama. Untuk mengetahui biaya minimum total pertahun adalah

ditentukan dengan mengganti W dengan W* dalam persamaan total biaya

sebagai berikut:

TC(W*)= (1+TW*) n

i i iR P

1

(38)

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum PT TDI

PT TDI yang berdiri pada tahun 1992 merupakan perusahaan milik swasta

nasional yang bergerak dalam bidang produksi jenis sepeda anak-anak, spesial, BMX,

limited edition dan sepeda gunung, serta jasa pengecatan sepeda. PT TDI memiliki

kapasitas produksi sebanyak 300.000 unit per tahun, saat ini 70% target penjualan

ditujukan untuk ekspor ke beberapa negara di Asia, Eropa, Kanada dan Amerika

sedangkan untuk penjualan dalam negeri adalah sejumlah 30%.

Nilai-nilai perusahaan PT TDI adalah profesionalisme bekerja, bangga

terhadap profesi dan perusahaan, semangat kekeluargaan, dan perbaikan yang

berkesinambungan. Nilai-nilai ini merupakan pedoman bagi setiap orang yang terlibat

dalam kegiatan organisasi untuk mampu melaksanakan pekerjaan dan bertanggung

jawab penuh atas tugas-tugas yang dikerjakannya, memiliki rasa bangga atas

pekerjaan yang dilakukan, menumbuhkan etos kerja positif dengan penuh

keterbukaan dan saling menghargai dalam suasana yang harmonis untuk mencapai

tujuan bersama dan mewujudkan cita-cita perusahaan. Berdasarkan nilai-nilai perusahaan di atas, PT TDI sangat mengutamakan kualitas yang senantiasa

meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dan pada saat ini PT TDI terus

berkembang. Reputasi yang diperoleh dari pelanggan diperoleh melalui kerja keras,

dedikasi dan kombinasi perhatian terhadap konsistennya kualitas, harga, serta

pelayanan yang maksimal dalam memenuhi permintaan. Misi perusahaan dalam

mewujudkan cita-cita perusahaan adalah mengembangkan dan menyediakan

kebutuhan sepeda, memenuhi kebutuhan pelanggan dengan memberikan pelayanan

terbaik, dan menumbuhkan perusahaan yang sehat secara berkesinambungan dari

tahun ke tahun. Sedangkan visi perusahaan adalah menciptakan image sebagai

produsen dan distributor sepeda dengan kualitas baik, namun harganya terjangkau.

Selain mewujudkan cita-cita perusahaan, tujuan yang ingin dicapai oleh

perusahaan adalah menghasilkan sepeda dengan kualitas yang baik selain

(39)

27

kepercayaan konsumen terhadap perusahaan, sehingga dapat menciptakan loyalitas

konsumen terhadap produk yang dipasarkan.

4.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang dipakai oleh perusahaan dalam menjalankan

usahanya adalah dengan menggunakan bentuk struktur organisasi garis dan staff.

Organisasi garis dan staff adalah organisasi yang wewenangnya dari pucuk pimpinan

dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya, dalam semua bidang

pekerjaan di bawah pimpinan satuan organisasi. Untuk lebih jelas bagan struktur

organisasi PT TDI dapat dilihat pada Gambar 4:

Gambar 4. Struktur organisasi PT TDI (Bagian Personalia PT TDI, 2012)

Jumlah total karyawan saat ini adalah 685 orang, dengan persyaratan

kompetensi jenjang pendidikan S2 untuk kepala bagian departemen, S1/D3 untuk

posisi staff, dan SMU/SMK untuk posisi operator dan teknisi.

Uraian tugas untuk masing-masing posisi adalah :

a. Kepala/Pimpinan

Tugas dan wewenang Kepala/Pimpinan adalah menetapkan kebijaksanaan dalam

perencanaan strategis perusahaan baik jangka pendek, sedang, atau panjang yang

menyangkut aspek perencanaan dan pengembangan, produksi dan teknik, pemasaran,

sumber daya manusia, administrasi, dan umum serta keuangan. Selain itu juga

mengatur pekerjaan sehari-hari dan bertanggung jawab terhadap jalannya perusahaan, Kepala/Pimpinan

Dep. Personalia

Dep. Penyediaan Bahan

Dep. Produksi

Dep. Penjualan

Purchasing & Inventory

Keuangan Bag. Kontrol

(40)

mewakili perusahaan secara sah dan langsung di dalam maupun di luar perusahaan,

membuat perjanjian-perjanjian yang mengikat dengan pihak ktiga sehubungan

dengan kegiatan perusahaan, merumuskan rencana kerja dan mengkoordinasikan

kegiatan usaha semua bidang secara tepat dan terarah, serta menyelesaikan

permasalahan, jika sudah tidak mampu ditangani oleh departemen.

b. Departemen Produksi

Tugas dan wewenang Manajer Produksi adalah mengawasi bagian persiapan produksi

yang meliputi kegiatan mempersiapkan, penentuan jadwal waktu selesai, harga

pokok, jumlah produksi dan persediaan barang. Selain itu juga mengawasi bagian

percetakan yang meliputi kegiatan produksi, pengecatan, stiker, quality control, serta

mengawasi bagian penyelesaian dan menyerahkan produk jadi ke gudang.

c. Departemen Pemasaran

Tugas dan wewenang Manajer Pemasaran adalah mengawasi dan menetapkan

kebijaksanaan pemasaran, menetapkan dan mengawasi jalannya kegiatan pemasaran,

memberikan laporan jalannya kegiatan operasional pada pimpinan, serta mengawasi

bagian penjualan yang meliputi kegiatan, penerimaan pesanan dari pelanggan dan

melakukan hubungan dengan distributor dan konsumen.

d. Departemen Penyediaan Bahan

Tugas dan wewenang Manajer Penyediaan Bahan adalah mengawasi kegiatan bagian

keuangan dalam menyelesaikan pembukuan, neraca tahunan, dan neraca percobaan

setiap dibutuhkan untuk daftar gaji baik ditingkat pusat maupun ditingkat cabang.

Mengawasi kegiatan penyusunan anggaran oleh bagian keuangan secara menyeluruh,

departemen, prive, dan non pengeluaran. Bertanggung jawab atas pengeluaran dana

(uang dinas) yang ada di perusahaan. Melakukan pemesanan bahan baku kepada

supplier-supplier mitra kerjasama. Melakukan kontrol secara periodik terhadap

persediaan dan kebutuhan produksi maupun kegiatan operasional perusahaan.

e. Departemen Personalia

Tugas dan wewenang Manajer Pesonalia adalah mengawasi kegiatan bagian

(41)

29

pegawai. Mengawasi kegiatan bagian rumah tangga dan humas yang berupa kegitan

pembelian inventarisasi serta penggajian.

4.3. Pengadaan dan Penanganan Spare Parts pada Gudang Line 1 4.3.1 Prosedur Pembelian Spare Parts pada Gudang Line 1

Proses pembelian diawali dengan melakukan identifikasi kebutuhan jumlah

produk yang harus dipesan kepada supplier. Identifikasi kebutuhan jumlah

pemesanan produk dilakukan oleh bagian marketing setiap minggu pertama di awal

bulan berjalan. Bagian marketing akan berkordinasi langsung dengan bagian

penyediaan bahan baku mengenai kebutuhan pembelian. Bagian marketing juga

melakukan koordinasi dengan pimpinan perusahaan (General Manajer) PT TDI

terkait perkiraan permintaan kebutuhan produksi sepeda jenis spesial. Berdasarkan

hasil identifikasi yang dilakukan, bagian marketing akan menyiapkan

dokumen-dokumen purchase order (PO) yang akan dikirimkan ke pemasok. Untuk prosedur

pembelian dapat dilihat pada Gambar 5:

Gambar 5. Prosedur pembelian spare parts (Bagian Penyediaan Bahan, 2012)

4.3.2 Waktu Tunggu Pemesanan (Lead Time)

Lead time merupakan waktu tunggu yang dibutuhkan untuk menunggu

(42)

produk tersebut dipesan dari pemasoknya. Dalam melakukan pemesanan produk,

perusahaan harus menghadapi waktu tunggu produksi produk, waktu tunggu

perjalanan produk, dan waktu pengurusan dokumen import di pelabuhan dengan

waktu rata-rata selama 20 hari hingga sampai ke PT TDI.

Dapat disimpulkan bahwa waktu tunggu total yang terjadi saat melakukan

pemesanan untuk 5 jenis spare parts hingga masuk gudang perusahaan,

membutuhkan waktu tunggu selama 20 hari.

4.4. Pemilihan Metode Peramalan Terbaik Untuk Pembelian Bahan Baku

Spare Parts Sepeda Gudang Line 1

Penelitian ini memberikan alternatif metode peramalan yang tepat untuk

menentukan volume pembelian spare parts sepeda pada gudang line 1 PT TDI yang

akan datang, bahan baku di gudang line 1 terdiri dari suspension fork, disk brake

mounts, rear derailleur, front derailleur dan rear shock dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Bagian-bagian sepeda (Bagian Produksi PT TDI, 2012)

Untuk memilih metode peramalan terbaik dan akurat dalam memprediksi

pembelian spare parts dari tahun 2009 sampai tahun 2012, sebaiknya memilih

metode peramalan terbaik untuk tahun tersebut terlebih dahulu. Hasil ramalan volume

pembelian tersebut dengan metode terpilih, selanjutnya direalisasikan dengan volume

(43)

31

maka metode tersebut dapat digunakan untuk meramalkan volume pembelian spare

parts tahun 2013. Permintaan pembelian setiap jenis spare parts pada gudang Line 1

adalah sama untuk setiap item, sehingga data pembelian salah satu jenis item spare

parts mewakili jumlah item yang lainnya

4.4.1 Identifikasi Pola Data Pembelian Bahan Baku Spare Parts Sepeda (2009-2012)

Langkah awal dalam metode peramalan adalah mengidentifikasikan pola data.

Apakah data tersebut merupakan data stasioner atau tidak, memiliki unsur trend,

musiman atau siklis. Identifikasi pola data dilakukan dengan mengamati plot data

volume pembelian spare parts yang terlihat pada Tabel 2.

Tabel 2. Jumlah permintaan pembelian spare parts tahun 2009-2012

Jumlah Permintaan Pembelian Spare

Tahun 2009-2012

(44)

Berdasarkan hasil analisis visual, dapat dilihat bahwa pola data volume

pembelian spare parts tidak stasioner, memiliki unsur trend dan unsur musiman.

Ketidakstasioneran data penjualan terlihat dari data sebaran volume pembelian spare

parts yang tidak berada di sekitar garis lurus atau rata-rata konstan.

Gambar 7 menunjukkan pola data volume pembelian spare parts PT TDI dari

bulan Januari 2009 sampai bulan Desember 2012.

Kuartal 1 s/d 16 Tahun 2009-2012

Ju

Gambar 7. Pola data pembelian Spare Parts PT TDI (2009-2012)

Unsur trend terlihat pada volume penjualan yang rata-rata meningkat setiap

kuartal walaupun setiap bulannya berfluktuatif. Berdasarkan pola data, volume

pembelian spare parts tertinggi setiap tahunnya rata-rata terjadi pada bulan

September - Desember.

Adanya penjualan rata-rata tertinggi menunjukkan pola data musiman pada

volume pembelian spare parts PT TDI. Unsur musiman pada volume penjualan PT

TDI lebih disebabkan karena pada bulan September – Desember salah satunya bertepatan dengan Hari Raya Idul Fitri, Natal, serta meningkatnya komunitas pecinta

(45)

33

4.4.2 Metode Peramalan Time Series

Tahap yang dilakukan setelah mengetahui pola data volume pembelian spare

parts PT TDI adalah menerapkan metode peramalan yang dapat digunakan untuk

meramal volume pembelian spare parts PT TDI kuartal 1 tahun 2012 sampai kuartal

4 tahun 2012. Identifikasi data yang terdapat dalam data volume pembelian spare

parts tersebut menunjukkan bahwa tidak semua metode peramalan model time series

dapat diterapkan pada data tersebut tetapi berdasarkan unsur-unsur yang ada dalam

pola data yaitu unsur trend dan musiman. Metode yang mungkin digunakan untuk

data pembelian spare parts PT TDI antara lain: metode trend linier, trend quadratic,

trend growth eksponensial, metode pemulusan eksponensial tunggal, pemulusan

eksponensial ganda, metode dekomposisi aditif, dan dekomposisi multiplikatif.

Pengolahan data peramalan menggunakan software minitab14. Untuk perbandingan

dari beberapa metode peramalan terpilih ini dapat dilihat pada Tabel 3 dibawah ini.

Tabel 3. Perbandingan nilai MAPE metode peramalan terpilih

Aktual Nilai Peramalan Terpilih

(46)

Lanjutan Tabel 3.

Aktual Nilai Peramalan Terpilih

Kuartal Jumlah

Sumber : PT TDI 2012 (diolah)

4.4.3 Pemilihan Teknik Peramalan

Hasil penerapan yang telah didapat dari berbagai model peramalan dalam

metode time series, maka langkah selanjutnya yaitu dilakukan pemilihan metode

peramalan yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Teknik yang bagus belum bisa

diterapkan oleh perusahaan karena disesuaikan dengan kondisi tingkat efektifitas dan

kesulitan serta kepentingan pihak manajemen. Pemilihan metode yang tepat diperoleh

dengan menggunakan metode yang memiliki nilai MAPE terkecil. Nilai MAPE dari

(47)

35

Tabel 4. Metode peramalan kuantitatif terbaik

Metode Time Series Nilai

MAPE

Urutan Metode

Terakurat

Metode trend growth exponential 11,24 1

Metode trend quadratic 13,59 2

Metode pemulusan eksponensial ganda 14,76 3

Metode terakurat yang diperoleh adalah metode trend growth exponential dengan

nilai MAPE sebesar 11,24%. Dari analisis diatas, metode metode trend growth

exponential merupakan metode terpilih untuk volume pembelian spare parts gudang

Line 1.

4.4.4 Verifikasi dan Pengendalian Model Peramalan

Peta moving range dirancang untuk verifikasi dan membandingkan nilai

permintaan aktual dengan nilai peramalan. Melihat data permintaan aktual dan

membandingkannya dengan nilai peramalan pada periode yang akan datang sehingga

kita dapat membandingkan data peramalan dengan permintaan aktual. Pada Tabel 5

peta Moving Range digunakan untuk pengujian kestabilan sistem penyebab yang

mempengaruhi volume pembelian spare parts.

Tabel 5. Peta moving range

(48)

Lanjutan Tabel 5.

Tahun /Kuartal

Skala X

Forecast (d')

Jumlah Pembelian (d)

d'-d MR IMRI

2010/4 8 229 279 -50.000 91.00 91.000

2011/1 9 266 277 -11.000 -39.00 39.000

2011/2 10 310 277 33.000 -44.00 44.000

2011/3 11 360 347 13.000 20.00 20.000

2011/4 12 418 409 9.000 4.00 4.000

2012/1 13 486 507 -21.000 30.00 30.000

2012/2 14 565 537 28.000 -49.00 49.000

2012/3 15 657 687 -30.000 58.00 58.000

2012/4 16 764 764 0.000 -30.00 30.000

Rata-rata MR =

= 40,87 15

613

Batas Atas (UCL) =

= 108,7

Batas Bawah (LCL) =

= - 108,7

Apabila dibandingkan antara nilai ramalan dengan nilai aktual, maka dapat

dikatakan bahwa Metode Trend - Pertumbuhan Eksponensial memberikan peramalan

yang akurat karena volume pembelian spare parts berada diantara batas bawah dan

(49)

37

Gambar 8. Peta moving range

4.4.5 Peramalan Pembelian Spare Part Gudang Line 1 untuk Tahun 2013

Untuk membentuk sistem persediaan di tahun 2013, maka dibutuhkan data

peramalan pembelian berdasarkan model peramalan terpilih yaitu metode trend

growth exponential yang selanjutnya akan menjadi dasar permintaan kebutuhan

pembelian di tahun 2013. Pada Tabel 6 dan Gambar 9 dapat dilihat jumlah kebutuhan

dan grafik pola data permintaan spare parts tahun 2013pada gudang line 1 PT TDI.

Tabel 6. Peramalan jumlah kebutuhan pembelian spare parts tahun 2013

Tahun /Kuartal

Peramalan Metode trend growth

exponential

2013/1 887

2013/2 1031

2013/3 1200

2013/4 1394

Jumlah 4512

UCL = 108,7

CL

Figur

Gambar 1. Grafik kendali Moving Range (MR) secara umum

Gambar 1.

Grafik kendali Moving Range (MR) secara umum p.30
Gambar 2. Kerangka pemikiran operasional

Gambar 2.

Kerangka pemikiran operasional p.34
Gambar 3. Flowchart perhitungan metode Economic Order Interval - Multi Item

Gambar 3.

Flowchart perhitungan metode Economic Order Interval - Multi Item p.36
Gambar 4. Struktur organisasi PT TDI (Bagian Personalia PT TDI, 2012)

Gambar 4.

Struktur organisasi PT TDI (Bagian Personalia PT TDI, 2012) p.39
Gambar 5. Prosedur pembelian spare parts (Bagian Penyediaan Bahan, 2012)

Gambar 5.

Prosedur pembelian spare parts (Bagian Penyediaan Bahan, 2012) p.41
Gambar 6. Bagian-bagian sepeda (Bagian Produksi PT TDI, 2012)

Gambar 6.

Bagian-bagian sepeda (Bagian Produksi PT TDI, 2012) p.42
Tabel 2. Jumlah permintaan pembelian spare parts tahun 2009-2012

Tabel 2.

Jumlah permintaan pembelian spare parts tahun 2009-2012 p.43
Gambar 7. Pola data pembelian Spare Parts PT TDI (2009-2012)

Gambar 7.

Pola data pembelian Spare Parts PT TDI (2009-2012) p.44
Tabel 3. Perbandingan nilai MAPE metode peramalan terpilih

Tabel 3.

Perbandingan nilai MAPE metode peramalan terpilih p.45
Tabel 4. Metode peramalan kuantitatif terbaik

Tabel 4.

Metode peramalan kuantitatif terbaik p.47
Tabel 6. Peramalan jumlah kebutuhan pembelian spare parts tahun 2013

Tabel 6.

Peramalan jumlah kebutuhan pembelian spare parts tahun 2013 p.49
Gambar 8. Peta moving range

Gambar 8.

Peta moving range p.49
Gambar 9. Pola data trend analysis growth exponential curve model

Gambar 9.

Pola data trend analysis growth exponential curve model p.50
Tabel 8. Biaya pemesanan dan biaya simpan gudang line 1 PT TDI

Tabel 8.

Biaya pemesanan dan biaya simpan gudang line 1 PT TDI p.52
Gambar 8. Pola Data Trend Analysis Growth Curve Model

Gambar 8.

Pola Data Trend Analysis Growth Curve Model p.64

Referensi

Memperbarui...

Pindai kode QR dengan aplikasi 1PDF
untuk diunduh sekarang

Instal aplikasi 1PDF di