ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU
SPARE PARTS
GUDANG
LINE
1 PT TDI
Oleh
FAMRAN HADI SAPUTRA
H24076039
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FAMRAN HADI SAPUTRA. H24076039. “Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Spare Parts Gudang Line 1 PT TDI”. Dibimbing oleh ALIM SETIAWAN SLAMET dan NUR HADI WIJAYA.
Permasalahan yang dihadapi oleh PT TDI adalah tidak adanya sistem persediaan yang baku terlihat dari banyaknya permintaan konsumen yang tidak dapat dipenuhi karena tidak tersedianya persediaan spare parts sepeda yang memadai sehingga potensi kehilangan pelanggan sangat besar yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Selain itu pengawasan perencanaan persediaan tidak dilakukan sehingga persediaan tidak terkontrol dan hal ini mengakibatkan proses produksi terhambat dan tidak dapat mengantisipasi adanya permintaan mendadak dari pelanggan sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi relatif tidak efisien. Oleh karena itu perlu dilakukan pengawasan dan perencanaan terhadap jumlah, kualitas, dan interval pemesanan persediaan bahan baku spare parts tersebut.
Melalui pendekatan metode peramalan menggunakan metode Trend
Growth Exponential dan Economic Order Interval (EOI) Multi-Item, maka dapat
ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU
SPARE PARTS
GUDANG
LINE
1 PT TDI
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen
Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh
FAMRAN HADI SAPUTRA
H24076039
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
NIM : H24076039
Menyetujui,
Pembimbing I, Pembimbing II,
(Alim Setiawan Slamet, S.TP, M.Si) (Nur Hadi Wijaya, S.TP, MM)
NIP : 19820227 200912 1 001
Mengetahui,
Ketua Departemen,
(Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc) NIP : 19610123 198601 1 002
iii
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bandar Lampung pada tanggal 14 Agustus 1988. Penulis merupakan anak kedua dari tiga bersaudara pasangan A. Rozali K. dan Jauriah.Pada tahun 2008, penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Penyelenggaraan Khusus di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
Selain menjadi mahasiswa penulis juga bekerja sebagai Lead Auditor QMS di salah satu lembaga sertifikasi manajemen mutu. Penulis juga aktif dalam kegiatan konsultasi dan internal audit di beberapa lembaga pemerintahan maupun swasta.
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas
segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang
dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan September – Desember 2012 ini ialah pengendalian persediaan, dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan
Bahan Baku Spare Parts Gudang Bahan Baku Line 1 PT TDI.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, mengingat
keterbatasan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran maupun kritik yang membangun sebagai sarana perbaikan yang berkesinambungan untuk
penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini dapat
memberikan kontribusi pemikiran bagi semua pihak yang berkepentingan dan
memberikan manfaat bagi yang membacanya.
Bogor, Februari 2013
v
UCAPAN TERIMA KASIH
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas segala
rahmat dan hidayah yang telah dilimpahkan-Nya kepada penulis sehingga Skripsi
dengan judul Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Spare Parts Gudang
Line 1 PT TDI ini dapat diselesaikan. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih kepada :
1. Alim Setiawan Slamet, S.TP, M.Si. selaku dosen pembimbing pertama dan
Nur Hadi Wijaya, S.TP, MM. selaku dosen pembimbing kedua yang telah
banyak memberikan kesempatan, bimbingan, serta masukan yang sangat
berarti kepada penulis
2. Dr. Ir. Muhammad Syamsun, M.Sc. selaku dosen penguji yang telah
memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis.
3. Pihak PT TDI yang telah memberikan izin dan juga kesempatan kepada
penulis untuk melakukan penelitian.
4. Ibunda Jauriah dan Ibunda Sri Herlina Nasution yang telah banyak
memberikan motivasi dan doa yang tiada hentinya di setiap langkah penulis
untuk penyelesaian skripsi ini.
5. Almira Rosalina, kakak dan adik tercinta yang telah mendukung penulis baik
material maupun spiritual yang tiada henti sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini.
6. Teman-teman satu bimbingan, Hervin, Ahmad, dan Kartika yang saling
memberikan dukungan, saran, dan semangat dalam proses penyelesaian
skripsi ini.
7. Rekan-rekan Auditor ISO 9001:2008 yang telah memberikan dukungannya
kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, maka
besar harapan penulis atas datangnya kritikan dan masukan yang membangun
demi kemajuan penulis. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis
vi
2.1.1 Klasifikasi Persediaan ... 6
2.1.2 Fungsi Persediaan ... 7
2.1.3 Biaya Persediaan ... 8
2.2. Peramalan (Forecasting)... 10
2.2.1 Konsep Umum Peramalan ... 10
2.2.2 Horizon Waktu Peramalan ... 10
2.2.3 Kepentingan Strategis Peramalan ... 11
2.2.4 Tujuh Langkah Sistem Peramalan ... 12
2.2.5 Pendekatan dalam Peramalan ... 13
2.2.6 Metode Peramalan Kuantitatif ... 13
2.2.5 Verifikasi dan Pengendalian Peramalan ... 16
2.3. Sistem Pemesanan Interval Tetap ... 18
2.3.1 Model Deterministik ... 18
III. METODE PENELITIAN ... 21
3.1. Kerangka Pemikiran Operasional ... 21
3.2. Waktu dan Tempat Penelitian ... 23
3.3. Metode Penelitian... 23
3.3.1 Pengumpulan Data ... 23
vii
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 26
4.1. Gambaran Umum PT TDI ... 26
4.2. Struktur Organisasi ... 27
4.3. Pengadaan dan Penanganan Spare Parts Gudang Line 1 ... 29
4.3.1 Prosedur Pembelian Spare Parts Gudang Line 1 ... 29
4.3.2 Waktu Tunggu Pemesanan (Lead Time)... 29
4.4. Pemilihan Metode Peramalan Terbaik ... 30
4.4.1 Identifikasi Pola Data Pembelian ... 31
4.4.2 Metode Peramalan Time Series ... 33
4.4.3 Pemilihan Teknik Peramalan ... 34
4.4.4 Verifikasi dan Pengendalian Model Peramalan ... 35
4.4.5 Peramalan Pembelian ... 37
4.5. Economic Order Interval Multi-Item ... 38
4.5.1 Perhitungan Economic Order Interval Multi-Item ... 40
4.6. Implikasi Manajerial ... 42
KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
1. Kesimpulan ... 44
2. Saran ... 44
DAFTAR PUSTAKA ... 46
viii
No Halaman
1. Grafik kendali Moving Range (MR) ... 18
2. Kerangka pemikiran operasional ... 22
3. Flowchart perhitungan metode EOI-Multi Item ... 24
4. Struktur Organisasi PT TDI ... 27
5. Prosedur pembelian spare parts pada gudang line 1 ... 29
6. Bagian-bagian sepeda ... 30
7. Pola data pembelian spare parts PT TDI (2009-2012) ... 32
8. Peta moving range ... 37
ix
DAFTAR TABEL
No Halaman
1. Permintaan produksi sepeda spesial tahun 2009-2012 PT TDI ... 2
2. Jumlah permintaan pembelian spare parts tahun 2009-2012 ... 31
3. Perbandingan nilai MAPE metode peramalan terpilih ... 33
4. Metode peramalan kuantitatif terbaik ... 35
5. Peta moving range ... 35
6. Peramalan jumlah kebutuhan pembelian spare parts tahun 2013 .... 37
7. Peramalan biaya pembelian spare parts tahun 2013... 39
x
No Halaman
1. Biaya pemesanan dan biaya simpan ... 46
2. Peramalan terpilih model trend ... 48
3. Peramalan terpilih metode pemulusan eksponensial... 52
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Persediaan adalah salah satu aset penting dalam perusahaan karena
mempunyai nilai yang cukup besar dan mempunyai pengaruh terhadap besar
kecilnya biaya operasi, perencanaan, dan pengendalian. Persediaan juga
merupakan suatu kegiata penting yang harus mendapat perhatian khusus dari
manajemen perusahaan, karena setiap bagian dalam perusahaan memandang
persediaan dari berbagai sisi yang berbeda seperti bagian pembelian yang
cenderung membeli barang dalam jumlah besar dengan tujuan mendapatkan
diskon sehingga dapat mengurangi harga per unit. Bagian produksi menghendaki
tingkat persediaan yang besar untuk mencegah terhentinya produksi karena
kekurangan bahan. Demikian pula bagian keuangan yang memilih untuk memiliki
persediaan serendah mungkin agar dapat memperkecil investasi persediaan dari
biaya pergudangan serta bagian pemasaran yang menghendaki persediaan yang
tinggi agar dapat melayani permintaan pelanggan sebaik mungkin (Tersine, 1994).
Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah, apabila
jumlah persediaan terlalu besar akan mengakibatkan timbulnya dana menganggur
yang besar (yang tertanam dalam persediaan ), meningkatnya biaya penyimpanan,
dan resiko kerusakan barang lebih besar. Namun, jika persediaan terlalu sedikit
mengakibatkan resiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena sering
kali barang/bahan tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar yang
dibutuhkan, yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya
keuntungan, bahkan kehilangan pelanggan (Tersine, 1994).
PT. TDI yang berdiri pada tahun 1992 adalah sebuah perusahaan milik
swasta nasional yang bergerak dalam bidang produksi sepeda dan jasa
pengecatan. Banyaknya produk sepeda yang beredar di pasaran menyebabkan PT
TDI harus dapat bertahan dengan baik dan meningkatkan daya saing. Salah satu
cara meningkatkan daya saing adalah mengoptimalkan kinerja dan fungsi-fungsi
yang ada di perusahaan.
Permasalahan yang dihadapi oleh PT TDI adalah tidak adanya sistem
dipenuhi karena tidak tersedianya persediaan 5 jenis spareparts sepeda pada
gudang bahan baku line 1 yang memadai, sehingga potensi kehilangan pelanggan
sangat besar yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan, dapat dilihat
pada Tabel 1 dibawah ini.
Tabel 1. Permintaan produksi sepeda jenis spesial tahun 2009-2012 PT TDI
Tahun
Sumber : Bagian Pemasaran PT TDI (2012)
Lima (5) jenis spareparts sepeda pada gudang bahan baku line 1
merupakan bagian terpenting dari produk sepeda jenis spesial yang tidak
digunakan untuk produk sepeda jenis lain. Biaya persediaan yang muncul oleh
kegiatan operasi perusahaan yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. PT
TDI melakukan pemesanan 5 jenis spare parts ini dari pemasok di Jakarta.
Pemesanan yang dilakukan perusahaan menimbulkan biaya tinggi karena harga
per item yang cukup tinggi. Biaya pemesanan akan semakin menurun dengan
meningkatnya kuantitas pemesanan produk ke pemasok, sedangkan biaya
penyimpanan akan semakin meningkat dengan meningkatnya kuantitas produk
yang disimpan. Berdasarkan kedua hal tersebut, perusahaan harus mengetahui
berapa jumlah kuantitas pemesanaan dan persediaan yang tepat agar biaya
persediaan total menjadi optimal serta sesuai dengan jumlah permintaan yang ada.
Aktivitas tersebut dapat dilakukan dengan melakukan pengendalian persediaan
yang optimal. Pada penjualan eceran dan borongan, pemisahan order jarang
dilakukan untuk tiap item. Biasanya, suplier menyediakan banyak item, dan ini
lebih ekonomis untuk order gabungan. Ketika semua item dari sumber yang sama
dipesan bersamaan, tinjauan level stok untuk item tersebut dapat dikoordinasikan
3
pengawasan terhadap level stok sering kurang dan dapat dijadwal ulang
disesuaikan dengan kegiatan organisasi lain. Penghematan biaya logistik dan
transportasi sangat dimungkinkan, karena biaya pemindahan material yang lebih
kecil dan pemotongan pada struktur tingkat transportasi.
Pada persiapan order gabungan, kuantitas tiap item yang dipesan
berdasarkan interval waktu antara order pada grup tersebut. Permasalahan
mendasar pada situasi ini adalah penentuan interval waktu yang mana akan
meminimalkan biaya inventori pada biaya grup keseluruhan. Sekali waktu
optimum diketahui, level inventori maksimum yang dibutuhkan untuk tiap item
dapat diatur pada hubungan tersebut. Berdasarkan hal tersebut kuantitas order
tiap item dapat dihitung sebagai perbedaan antara level inventori maksimum
setiap item dan posisi stok pada waktu tersebut.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut maka penulis memutuskan
untuk membahas beberapa masalah pengendalian persediaan di Gudang Baku
Line 1 PT TDI, dan dapat diidentifikasikan sebagai berikut :
1. Seberapa besar permintaan kebutuhan spare parts di gudang bahan baku line
1 PT TDI untuk tahun 2013 berdasarkan hasil peramalan?
2. Bagaimana model sistem pengendalian persediaan produk spare parts
dengan menggunakan metode Economic Order Interval - Multi Item?
3. Berapa lama interval pemesanan, jumlah persediaan maksimun, dan biaya
total persediaan yang paling ekonomis untuk tahun 2013 untuk spare parts di
gudang bahan baku line 1 PT TDI?
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian di gudang bahan baku line 1 PT TDI adalah
sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi jumlah permintaan kebutuhan spare parts di gudang bahan
baku line 1 PT TDI untuk tahun 2013 berdasarkan hasil peramalan.
2. Menganalisis model sistem pengendalian persediaan produk spare parts
3. Menganalisis interval waktu pemesanan, jumlah persediaan maksimun, dan
biaya total persediaan yang paling ekonomis untuk tahun 2013 untuk spare
parts di gudang bahan baku line 1 PT TDI.
1.4. Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini berfokus pada kondisi pengendalian persediaan pada gudang
Line 1 yang dilakukan oleh perusahaan dan menganalisis model pengendalian
persediaan Economic Order Interval - Multi Item sebagai alternatif model yang
memberikan hasil optimal. Data yang digunakan merupakan data permintaan
produksi sepeda jenis spesial tahun 2009-2012 dan biaya persediaan berdasarkan
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Persediaan
Persediaan memiliki fungsi penting yang dapat menigkatkan efisiensi
operasional suatu perusahaan. Dengan adanya persediaan maka proses produksi
tidak terhambat oleh kekurangan bahan baku. Selain itu, prosedur untuk
memperoleh dan menyimpan bahan baku yang dibutuhkan dapat dilaksanakan
dengan biaya minimum (Bedworth dan Bailey, 1982).
Pada pengendalian persediaan ada dua keputusan yang perlu diambil, yaitu
jumlah setiap kali pemesanan dan kapan pemesanan itu harus dilakukan. Prinsip
dari persediaan yaitu mempermudah dan memperlancar jalannya operasi
perusahaan pabrik, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi
barang-barang, serta selanjutnya menyampaikan kepada pelanggan atau
konsumen. Persediaan memungkinkan produk-produk dihasilkan pada tempat
yang jauh dari pelanggan dan atau sumber bahan mentah (Rangkuti, 2002). Dari
segi teori, persediaan digunakan untuk menentukan prosedur optimal dalam
jumlah optimal produksi atau bahan yang disimpan untuk memenuhi permintaan
pasar di masa depan (Bedworth dan Bailey, 1982).
Oleh karena itu, perlu ditempuh strategi atau manajemen tertentu yang
bertujuan menjaga sedemikian rupa sehingga tingkat persediaan barang bisa
ditekan seminimal mungkin, namun di lain pihak harus diusahakan agar penjualan
dan operasi perusahaan tidak terganggu. Beberapa definisi persediaan yang
diantaranya :
1. Menurut Rangkuti (2002) pengertian mengenai persediaan adalah sejumlah
bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses
yang terdapat dalam perusahaan untuk diproduksi, serta barang-barang jadi
yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari para pelanggan setiap
waktu.
Pengendalian persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan
perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material
sedemikian rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada
waktunya dan dilain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara
optimal (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).
Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Menurut Baroto
(2002) penyebab timbulnya persediaan adalah sebagai berikut :
a. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang
tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya.
Untuk menyiapkan barang ini diperlukan waktu untuk pembuatan dan
pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan
b. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat,
diantaranya yaitu permintaan yang bervariasi yang tidak pasti dalam jumlah
maupun waktu kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan
antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time)
yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tak dapat dikendalikan.
Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan
c. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan
besar dari kenaikan harga dimasa mendatang.
2.1.1 Klasifikasi Persediaan
Setiap jenis persediaan mempunyai karakteristik khusus tersendiri dan cara
pengelolaannyaa yang berbeda. Menurut Rangkuti (2002), persediaan dapat
dibedakan atas :
1. Persediaaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang
berwujud seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang
digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari
sumber-sumber alam atau dibeli dari para supplier dan atau dibuat sendiri
oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya.
2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/componenents),
yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang
diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi
7
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan
barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak
merupakan bagian atau komponen barang jadi.
4. Persediaan barang dalam proses (work ini process), yaitu persediaan
barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi
bentuk atau yang telah diolah menjadi bentuk, tetapi masih perlu diproses
lebih lanjut menjadi barang jadi.
5. Persediaan barang jadi (finished good), yaitu persediaan barang-barang yang
telah selesai diproses atau diolah daalam pabrik daaan siap untuk dijual aatau
dikirim kepada pelanggaan.
2.1.2 Fungsi Persediaan
Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai
fungsi penting persediaan, yang harus diingat adalah bahwa persediaan adalah
sekumpulan produk phisikal pada berbgai tahap proses transformasi dari bahan
mentah ke barang dalam proses dan kemudian barang jadi. Persediaan-persediaan
ini mungkin tetap tinggal di ruangan penyimpanan, gudang, pabrik atau toko-toko
pengecer, atau barangkali sedang dalam pemindahan sekitar pabrik, dalam truk,
pengangkut, atau dalam kapal yang sedang menyebrangi lautan. Adapun dalam
penafsirannya fungsi persediaan memiliki tiga bagian dalam prosesnya,
diantaranya adalah (Handoko, 2008) :
1. Fungsi Decoupling
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan
internal dan eksternal mempunyai Kebebasan (Independent) Persediaan
(Decouples) ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan
pelanggan tanpa tergantung pada Supplier. Persediaan bahan mentah
diadakan perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaan
dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang salam proses
diadakan agar departemen-departemen dan proses individual perusahaan
terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi
2. Fungsi “Economic Lot Sizing”
Melalui penyimpanan persediaan, perusahan dapat memproduksi dan
membeli sumber daya dalam kuantitas dapat mengurangi biaya-biaya per
unit. Persediaan Lot Size ini perlu mempertimbangkan
penghematan-penghematan (potongan pembelian biaya pengangkutan per unit lebih murah)
karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar,
dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan
(biaya sewa gudang, investasi, dan resiko).
3. Fungsi Antisipasi
Sering perusahaan menghadapi Fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan
dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu
permintaan musiman. Disamping itu,, perusahaan juga sering menghadapi
ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang selama
periode pesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra
yang sering desebut persediaan pengamanan (Safety Inventories). Pada
kenyataannya, persediaan pengamanan merupakan pelengkap fungsi
decoupling yang telah diuraikan diatas.
2.1.3 Biaya Persediaan
Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem
persediaan. Biaya persediaan didasarkan pada parameter ekonomis yang relevan
dengan jenis biaya sebagai berikut (Tersine, 1994) :
1. Purchase cost /item cost (Biaya satuan produksi/biaya pembelian). Biaya
pembelian adalah harga per unit apabila barang dibeli dari pihak luar (outside supply), atau biaya produksi per unit apabila produksi dalam perusahaan
(inside supply). Biaya per unit akan selalu menjadi bagian dari biaya barang
dalam persediaan. Untuk pembelian barang dari luar, biaya perunit adalah
harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk barang yang di
produksi didalam perusahaan biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga
kerja, bahan baku, dan biaya overhead pabrik.
2. Ordering/setup cost (Biaya pemesanan/persiapan). Biaya pemesanan adalah
biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari supplier atau biaya persiapan
9
diasumsikan tidak akan berubah secara langsung dengan jumlah pemesanan.
Biaya pemesanan (outside supply) dapat berupa: biaya membuat daftar
permintaan, menganalisis supplier, membuat pesanan pembelian, penerimaan
bahan, inspeksi bahan, dan pelaksanaan proes transaksi. Sedangkan biaya
persiapan (inside supply) dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat
perubahan proses produksi, pembuatan jadwal kerja, persiapan sebelum
produksi, dan pemeriksaan kualitas.
3. Carrying/holding cost (Biaya pengadaan/penyimpanan)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam
persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk
menyimpan persediaan. Biaya penyimpanan merupakan persentase dari nilai
rupiah per unit waktu biaya penyimpanan berupa: biaya modal, pajak,
asuransi, penyusutan, pemindahan persediaan, keusangan, kehilangan dan
semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan.
4. Stockout cost (biaya kekurangan/kehabisan persediaan)
Biaya kekurangan persediaan adalah konsekuensi ekonomis atas kekurangan
dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekurangan dari luar terjadi
apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen lain. Biaya
kekurangan dari luar dapat berupa biaya backorder, biaya kehilangan
kesempatan penjualan, dan biaya kehilangan kesempatan mendapat
keuntungan. Biaya kekurangan dari perusahaan dapat berupa penundaan
pengiriman maupun idle kapasitas. Jika terjadi kekurangan atas permintaan
suatu barang, perusahaan harus melakukan backorder atau mengganti
dengan barang lain atau membatalkan pengiriman. Dalam situasi seperti ini
bukan kerugian penjualan yang terjadi tetapi penundaan dalam pengiriman.
Untuk mengatasi masalah ini secara khusus perusahaan melakukan
pembelian darurat atas barang tersebut dan perusahaan akan menanggung
biaya tambahan untuk pesanan khusus yang dapat berupa biaya pengiriman
secara cepat dan tambahan biaya pengepakan.
2.2. Peramalan (Forecasting) 2.2.1 Konsep Umum Peramalan
Peramalan merupakan suatu alat bantu yang penting dalam perencanaan
yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan mempunyai
peranan langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya berada diluar
kendali manajemen yang mengarah terhadap optimasi profit (keuntungan) dan
meminimasi biaya untuk suatu produk yang akan dihasilkan oleh suatu
perusahaan (Dilwort, 1992) .
Peramalan atau forecasting adalah suatu bentuk prediksi, proyeksi atau
estimasi tingkat kejadian yang tidak pasti di masa yang akan datang. Ketepatan
secara mutlak dalam memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan
datang adalah tidak mungkin dapat dicapai. Oleh karena itu ketika perusahaan
tidak dapat melihat kejadian yang akan datang secara pasti, maka diperlukan
waktu dan tenaga yang besar agar mereka dapat memiliki ketentuan untuk
menarik kesimpulan terhadap kejadian yang akan datang.
Peramalan merupakan bagian internal dari suatu kegiatan pengambilan
keputusan manajemen. Organisasi selalu menentukan sasaran dan tujuan,
berusaha menduga faktor-faktor lingkungan, lalu memilih tindakan yang
diharapkan akan menghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut
(Makridarkis, 1995).
Kebutuhan akan peramalan meningkat sejalan dengan usaha manajemen
untuk mengurangi ketergantungan pada hal-hal yang belum pasti. Peramalan
menjadi lebih ilmiah sifatnya dalam menghadapi lingkungan manajemen. Karena setiap bagian organisasi sangat berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya,
maka baik buruknya peramalan yang dilakukan dapat mempengaruhi seluruh
bagian organisasi.
2.2.2 Horizon Waktu Peramalan
Peramalan biasanya diklasisifkasikan berdasarkan horizon waktu masa
depan yang dilingkupinya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori
(Heizer dan Render, 2009) :
11
Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya
kurang dari tiga bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan
pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja, dan
tingkat produksi.
2. Peramalan jangka menengah
Peramalan jangka menengah atau intermediate umumnya mencakup hitungan
bulan hingga tiga tahun. Peramalan ini bermanfaat untuk merencanakan
penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas, serta
menganalisis bermacam-macam rencana operasi.
3. Peramalan jangka panjang
Umumnya untuk perencanaan masa tiga tahun atau lebih. Peramalan jangka
panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal,
lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan
(litbang).
2.2.3 Kepentingan Strategis Peramalan
Sering terdapat waktu senjang (time lag) antara kebutuhan terhadap
kejadian mendatang dengan peristiwa itu sendiri. Adanya waktu tenggang (lead
time) ini merupakan alasan utama bagi perlunya perencanaan dan peramalan
(Makridarkis, 1995).
Jika waktu tenggang ini nol atau sangat kecil maka perencanaan tidak
diperlukan. Sebaliknya jika waktu tenggang ini panjang dan hasil akhir
bergantung pada faktor-faktor yang dapat diketahui, maka disini perencanaan
dapat memegang peranan yang sangat penting. Dalam situasi seperti ini, peramalan diperlukan untuk menetapkan kapan suatu peristiwa akan terjadi atau
timbul, sehingga tindakan yang tepat dapat dilakukan.
Setelah tadi dijelaskan di atas bahwa peramalan merupakan bagian integral
dari suatu kegiatan pengambilan keputusan manajemen, maka tujuan dalam suatu
organisasi untuk menentukan sasaran, diperlukan tindakan yang diharapkan akan
meghasilkan pencapaian sasaran dan tujuan tersebut. Sehingga kebutuhan yang
meningkat sejalan dengan usaha manajemen untuk mengurangi ketergantungan
pada hal-hal yang belum pasti akan dapat segera ketahui dengan adanya
Karena setiap bagian organisasi sangat berkaitan antara satu dengan yang
lainnya, maka baik buruknya peramalan yang dilakukan dapat mempengaruhi
seluruh bagian organisasi. Peramalan kini memainkan peranan yang penting,
diantaranya (Makridarkis, 1995):
1. Penjadwalan sumber daya yang tersedia. Penggunaan sumber daya yang
efisien memerlukan penjadwalan produksi, transportasi, kas, personalia, dan
sebagainya. Input yang penting untuk penjadwalan seperti itu adalah ramalan
tingkat peramalan untuk produk, bahan, tenaga kerja, financial atau jasa
pelayanan.
2. Penyediaan sumber daya tambahan. Waktu tenggang (lead time) untuk
memperoleh bahan baku, menerima pekerja baru, atau membeli mesin atau
peramalan atau peralatan dapat berkisar antara beberapa hari sampai beberapa
tahun. Peramalan diperlukan untuk menentukan kebutuhan sumber daya di
masa mendatang.
3. Penentuan sumber daya yang diinginkan. Setiap organisasi harus menentukan
sumber daya yang ingin dimiliki dalam jangka panjang. Keputusan semacam
itu bergantung pada kesempatan pasar, faktor-faktor lingkungan, dan
pengembangan internal dari sumber daya financial, manusia, produk, dan
teknologi.
2.2.4 Tujuh Langkah Sistem Peramalan
Peramalan terdiri atas tujuh langkah dasar yaitu (Heizer dan Render,
2009):
1. Menetapkan tujuan peramalan
2. Memilih unsur yang akan diramalkan
3. Menentukan horizon waktu peramalan
4. Memilih jenis model peramalan
5. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan
6. Membuat peramalan
7. Memvalidasi dan menetapkan hasil peramalan
Tujuh langkah ini menyajikan jalan yang sistematis untuk memulai,
merancang, dan menerapkan sistem peramalan. Apabila sistem tersebut
13
secara rutin. Terlepas dari sistem yang digunakan oleh perusahaan, setiap
perusahaan menghadapi beberapa kenyataan :
1. Jarang ada peramalan yang sempurna. Hal ini berarti faktor luar yang tidak
dapat kita duga atau kendalikan sering mempengaruhi peramalan.
2. Hampir semua teknik peramalan mengasumsikan sistem akan tetap stabil.
3. Peramalan kelompok produk dan peramalan secara kesuluruhan lebih akurat
daripada peramalan produk individu.
2.2.5 Pendekatan dalam Peramalan
Terdapat dua pendekatan umum untuk peramalan sebagaimana ada dua
cara mengatasi semua model keputusan (Heizer dan Render, 2009) yaitu :
1. Peramalan subjektif atau kualitatif yaitu peramalan yang menggabungkan
faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem pengambil
keputusan untuk meramal.
2. Peramalan kuantitatif yaitu menggunakan model matematis yang beragam
dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan
permintaan
2.2.6 Metode Peramalan Kuantitatif a. Metode Time Series
Metode time series disebut metode deret waktu atau deret berkala
digunakan untuk membuat analisis detail dari pola demand masa lalu dan
memproyeksikan pola tersebut untuk masa yang akan datang. Langkah penting
dalam memilih metode deret berkala atau runtunan waktu adalah dengan
mempertimbangkan jenis pola data. Pola data dapat dibedakan menjadi empat jenis siklus dan trend (Makridakis, 1995) yaitu:
1. Pola horizontal, terjadi bilamana nilai data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata
yang konstan.
2. Pola musiman, terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh faktor musiman.
3. Pola siklus, terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi
jangka panjang seperti siklus bisnis.
4. Pola trend, terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan sekuler jangka
Perbandingan metode peramalan time series :
1. Simple Average
Metode ini merupakan model yang menggunakan data historis untuk
menghitung rata-rata demand yang lalu, di mana rata-rata ini digunakan
sebagai peramalan.
2. Moving Average
Metode ini digunakan jika mengasumsikan bahwa demand-nya akan tetap
stabil pada periode waktu tertentu. Apabila tidak semua data masa lalu
mewakili asumsi pola data, maka dapat dipilih sejumlah periode waktu
tertentu yang sesuai. Metode ini hanya cocok digunakan untuk jangka pendek.
Jika datanya stasioner maka penggunaan Simple Moving Average (MA) sudah
cukup baik, sedangkan apabila terdapat suatu trend atau pola (pattern), maka
digunakan Weighted Moving Average (WMA).
3. Exponential Smoothing
Metode ini merupakan metode average dimana proses pembobotan terhadap
data masa lalu yang menurun secara eksponensial terhadap periode yang lebih
tua.
4. Metode Peramalan Kausal (Causal Forecasting)
Model Causal Forecasting secara umum mempertimbangkan beberapa
variabel yang dihubungkan terhadap variabel yang diprediksi, atau
mengembangkan model sebab akibat (cause and effect model) antara demand
(sebagai variabel terikat) dengan variabel lainnya (sebagai variabel bebas).
5. Decompotition Method
Merupakan salah satu metode peramalan yang didasarkan pada kenyataan
bahwa biasanya apa yang telah terjadi akan berulang atau terjadi kembali
dengan pola yang sama. Artinya yang dulu selalu naik, pada waktu yang akan
datang akan naik juga, yang biasanya berkurang akan berkurang juga, yang
biasanya berfluktuasi akan berfluktuasi juga dan yang biasanya tidak teratur
akan tidak teratur juga. Metode ini dibangun atas filosofi bahwa suatu pola
15
1. Trend
Merepresentasikan perubahan jangka panjang (long-term) yang
disebabkan oleh perubahan dalam populasi, perubahan kinerja marketing
perusahaan, dan perubahan dalam selera pasar
2. Seasional variation
Variasi musim mengacu pada naik turunnya demand yang disebabkan oleh
faktor musim, biasanya berulang dalam waktu jangka pendek.
3. Cyclicalvariation
Variasi siklis mengarah kepada variasi musim jangka panjang (lebih dari
satu tahun)
4. Residual (random factor)
Faktor residual atau random merupakan variasi yang tidak tentu yang tidak
dipengaruhi oleh komponen trend, seasonal maupun cyclical. Perubahan
suatu hal tersebut biasanya mempunyai pola yang agak kompleks,
misalnya ada unsur kenaikan, befluktuasi dan tidak teratur maka
masing-masing faktor tersebut akan dihitung satu persatu dan setelah ditemukan
akan digabungkan kembali menjadi nilai taksiran atau ramalan
b. Langkah-langkah Peramalan Deret Waktu
Metode peramalan yang berbeda dapat memerlukan proses yang berbeda
dalam peramalannya. Berikut ini akan dijelaskan proses peramalan pada
peramalan deret waktu. Langkah-langkah peramalan deret waktu tersebut adalah
(Makridakis, 1995) :
1. Ambil data deret waktu yang tersedia.
Peramalan deret waktu memerlukan data kuantitatif masa lalu, yang dapat
merupakan data tahunan, bulanan, mingguan, atau bahkan harian. Pilihlah
data beberapa periode terakhir yang dianggap (secara intuitif) cukup baik
untuk meramalkan kondisi yang akan datang.
2. Plot data peramalan tersebut.
Langkah ini diperlukan sebagai acuan dalam memilih metode deret waktu
yang sesuai.
4. Hitung hasil ramalan.
Terapkan metode yang telah dipilih untuk meramalkan keadaan masa lalu.
Jadi, seolah-olah data masa lalu dibangkitkan dengan rumus yang digunakan
pada metode yang dipilih. Hasil ramalan ini akan digunakan pada langkah
berikutnya.
5. Hitung kesalahan peramalan.
Dengan menghitung besarnya kesalahan peramalan, maka dapat diketahui
seberapa baik atau seberapa cocok metode yang dipilih dengan keadaan
sesungguhnya. Berikut ini adalah beberapa ukuran kesalahan yang sering
dipergunakan.
6. Pilih model dengan error terkecil.
Peramalan semakin akurat apabila perbedaan antara ramalan dan kedaaan
sesungguhnya semakin kecil. Karena itu, diantara beberapa metode
tandingan yang dipilih, pilihlah metode dengan error terkecil.
Menurut Heizer dan Render perhitungan ini dapat digunakan untuk
membandingkan model peramalan yang berbeda, juga untuk mengawasi
peramalan, untuk memastikan peramalan berjalan baik tiga dari perhitungan yang
paling terkenal adalah deviasi rata-rata Absolut (Mean Absolute Deviation-MAD),
kesalahan rata-rata kuardrat (Mean Squared Error-MSE), dan kesalahan persen
rata-rata absolut(Mean Absolute Percent-MAPE). Masalah yang terjadi dengan
MAD dan MSE adalah bahwa nilai mereka tergantung pada besarnya unsur yang
diramal. Jika unsur tersebut dihitung dalam satuan ribuan, maka nilai MAD dan
MSE bisa menjadi sangat besar.
Untuk menghindari masalah ini, kita dapat menggunakan MAPE. MAPE
dihitung sebagai rata-rata diferensiasi absolut antara nilai yang diramal dan aktual,
dinyatakan sebagai persentase nilai aktual dengan persamaan sebagai berikut :
N
2.2.7 Verifikasi Dan Pengendalian Peramalan
Langkah penting setelah peramalan dibuat adalah melakukan verifikasi
peramalan sedemikian rupa, sehingga hasil peramalan tersebut benar-benar
17
tersebut. Sepanjang aktualitas peramalan tersebut dapat dipercaya hasil peramalan
akan terus digunakan. Jika selama proses verifikasi tersebut ditemukan keraguan
validitas metode peramalan yang digunakan, harus dicari metode lainnya yang
lebih cocok. Banyak alat yang dapat digunakan untuk memverifikasi peramalan
dan mendeteksi perubahan sistem sebab akibat yang melatarbelakangi perubahan
pola permintaan. Bentuk yang paling sederhana adalah peta kontrol peramalan
yang mirip dengan peta kontrol kualitas (Gasperz, 2001).
a. Peta Moving Range
Peta moving range dirancang untuk membandingkan nilai permintaan
aktual dengan nilai peramalan. Dengan kata lain, kita melihat data permintaan
aktual dan membandingkannya dengan nilai peramalan pada periode yang akan
datang sehingga kita dapat membandingkan data peramalan dengan permintaan
aktual. Peta moving range digunakan untuk melakukan verifikasi teknik dan
parameter peramalan. Setelah metode peramalan ditentukan maka peta moving
range digunakan untuk menguji kestabilan sistem sebab akibat yang
mempengaruhi permintaan (Gasperz, 2001). Moving range dapat didefinisikan
dalam persamaan 2 sebagai berikut :
)
dan rata-rata moving range didefinisikan pada persamaan 3 sebagai berikut :
)
pada peta moving range diformulasikan seperti pada persamaan 4 dibawah ini:
Gambar 1. Grafik kendali Moving Range (MR) secara umum
2.3. Sistem Pemesanan Interval Tetap 2.3.1 Model Deterministik
Salah satu alasan utama mengapa perusahaan mempunyai persediaan adalah agar perusahaan dapat membeli atau membuat item dalam jumlah yang
paling ekonomis secara regular adalah apabila permintaan independent. Dalam hal
ini model deterministik merupakan salah satu model permintaan dalam
menentukan jumlah paling ekonomis (kebijakan persediaan optimum) untuk
permintaan independen, baik untuk item berasal dari luar atau (supplier) maupun
berasal dari dalam perusahaan.
Informasi yang diperlukan untuk menentukan kebijakan persediaan
optimum adalah parameter sebagai berikut (Tersine, 1994) :
1. Permintaan
2. Biaya Persediaan
3. Tenggang Waktu
Dalam model deterministik, semua parameter tersebut dapat
diperhitungkan secara tepat (pasti), dengan kata lain jumlah permintaan dan biaya
persediaan diasumsikan dapat ditentukan secara pasti. Demikian pula halnya
19
a. Metode Economic Order Interval (EOI) - Multi Item
Pengecer dan pedagang besar pada umumnya melakukan pemesanan
secara terpisah untuk setiap item. Jika supplier dapat menyediakan berbagai
macam item yang diperlukan (item dapat berasal dari satu sumber), akan lebih
ekonomis kalau pemesanan dilakukan secara bersamaan dilakukan secara
bersama. Jika hal tersebut dapat dilaksanakan, tinjauan tingkat persediaan setiap
item dapat dikoordinasikan dan pengawasan persediaan dapat diminimumkan.
Selain itu, frekuensi monitoring terhadap tingkat persediaan menjadi lebih kecil
dan skedul dapat disesuaikan dengan aktivitas organisasi. Biaya logistik dan
transportasi dapat dihemat dan biaya penanganan persediaan lebih kecil (Tersine,
1994).
Dalam mempersiapkan pemesanan bersama, jumlah pemesanan setiap
item tergantung pada interval waktu pemesanan antar semua kelompok. Dasar
dalam permasalahan ini ini adalah menentukan interval waktu W yang akan
meminimumkan biaya persediaan untuk kelompok. Jika waktu optimim dapat
ditentukan, maka tingkat persediaan maksimum E untuk setiap item dapat pula
ditentukan. EOI dapat ditentukan dengan meminimumkan total biaya dengan
mengabaikan kekurangan persediaan atau biaya persediaan kekurangan persediaan
(Tersine, 1994), seperti diperlihatkan dalam formula persamaan 5 berikut ini:
Total biaya = biaya pembelian + biaya pemesanan + biaya penyimpanan
TC(W)= i
W = interval pemesanan (dalam tahun)
Persamaan 6 adalah formula biaya minimum interval pemesanan dapat
ditentukan dengan mengambil turunan pertama total biaya interval pemesanan W
sama dengan nol.
Penyelesaian persamaan untuk W*adalah sebagai berikut:
W*= n
Jumlah pemesanan setiap kali pesan adalah maksimum tingkat persediaan
Ei dikurangi posisi persediaan. Maksimum persediaan ditentukan berdasarkan
interval pemesanan dan lead time dan jumlah waktu operasi N selama satu tahun
diformulasikan pada persamaan 7.
i
dengan W* dalam persamaan 8 sebagai berikut:
III. METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran Operasional
Upaya efisiensi dalam kegiatan operasi dapat dilakukan oleh perusahaan salah
satunya pada biaya persediaan. Biaya persediaan yang muncul oleh kegiatan operasi
perusahaan yaitu biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Pemesanan yang
dilakukan perusahaan menimbulkan biaya yang tinggi, penyimpanan juga menjadi
sesuatu hal yang penting karena dapat memisahkan ketergantungan perusahaan
dengan pemasok sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan konsumennya.
Pada persiapan order gabungan, kuantitas tiap item yang dipesan
berdasarkan interval waktu antara order pada grup tersebut. Permasalahan
mendasar pada situasi ini adalah penentuan interval waktu T yang mana akan
meminimalkan biaya inventori pada biaya grup keseluruhan. Sekali waktu
optimum diketahui, level inventori maksimum yang dibutuhkan Ei untuk tiap item
dapat diatur pada hubungan tersebut. Berdasarkan hal tersebut kuantitas order tiap
item dapat dihitung sebagai perbedaan antara level inventori maksimum setiap
item dan posisi stok pada waktu tersebut.
Perusahaan harus mengetahui berapa jumlah kuantitas dan interval waktu
pemesanan untuk persediaan yang tetap agar biaya persediaan menjadi optimal serta
sesuai dengan jumlah permintaan yang ada. Aktivitas tersebut dapat dilakukan
dengan melakukan pengendalian persediaan yang optimal. Metode Peramalan dan
Economic Order Interval (EOI-Multi Item) merupakan salah satu metode
pengendalian persediaan dengan tujuan untuk menentukan berapa kuantitas
pemesanan dan interval waktu pemesanan yang harus dilakukan perusahaan agar
biaya total persediaan minimal.
Adapun usulan pemecahan masalah yang akan digunakan adalah agar dapat
memberikan suatu solusi yang baik dan dapat memberikan jalan keluar dari
permasalahan yang akan di analisis baik dalam sistem pengadaan barang sebagai
penentuan awal dari proses persedian. Untuk itu usulan ini memuat berbagai
Gambar 2. Kerangka pemikiran operasional Analisis dan pembahasan
Kesimpulan dan saran
Selesai
Mengidentifikasi permasalahan dan menentukan metode
Pengumpulan Data
Pengolahan Data ;
1. Peramalan dengan 7 metode (Trend linier, trend kuadratik, trend growth exponential, pemulusan eksponensial tunggal, pemulusan eksponensial ganda, dekomposisi aditif, dan dekomposisi multiplikatif )
2. Verifikasi metode peramalan terpilih
3. Perhitungan data dengan metode Economic
Order Interval – Multi Item PT TDI
Studi lapangan Studi literatur
23
3.2. Waktu Dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT TDI yang beralamat di Kabupaten Bogor.
Waktu pelaksanaan penelitian ini dilaksanakan mulai bulan September-Desember
tahun 2012.
3.3. Metodologi Penelitian 3.3.1 Pengumpulan Data
Langkah selanjutnya dalam penelitian pemecahan masalah ini adalah
mengumpulkan data yang telah ada, yang diperlukan sebagai bahan untuk dianalisis,
yaitu dengan memperlihatkan data sebagai berikut :
1. Data permintaan kebutuhan barang
2. Biaya pembelian
3. Biaya pemesanan
4. Biaya simpan
5. Lead Time Pemesanan
3.3.2 Metode Pengolahan dan Analisis Data
Metode pengolahan dan analisis data menggunakan program Microsoft Excel dan
Minitab versi 14. Program tersebut dipilih karena mudah dalam proses pelaksanaannya,
sehingga pihak perusahaan pun dapat menggunakannya. Setelah data didapat, data
tersebut diolah dengan menggunakan beberapa metode. Untuk metode yang akan
digunakan dalam menganalisis permasalahan ini adalah dengan menggunakan
beberapa metode diantaranya adalah :
a. Peramalan (Forecasting)
Peramalan dilakukan untuk mengetahui jumlah permintaan di masa yang akan
datang, dengan menggunakan metode peramalan terpilih yaitu dengan cara
memplot data permintaan awal, memilih metode peramalan yang sesuai dengan
pola data (Gaperz, 2001).
b. Metode EOI (Economic Order Interval)– Multi Item
Metode ini merupakan salah satu model atau metode yang digunakan dalam
Mulai
Menghitung Interval Pemesanan Optimum (W*)
Menghitung Jumlah Maksimum Persediaan tiap Item
Menghitung Biaya persediaan Minimum
Gambar 3.Flowchart perhitungan metode Economic Order Interval - Multi Item
Dasar dalam permasalahan ini adalah untuk menentukan interval waktu yang
akan meminimumkan biaya persedian untuk kelompok. Jika waktu optimum
dapat ditentukan, maka tingkatan persediaan maksimal setiap item dapat
ditentukan. EOI dapat ditentukan dengan meminimalkan total biaya dan
mengabaikan kekurangan persediaan (Tersine, 1994), seperti dapat diperlihatkan
dalam persamaan 6 berikut ini :
EOI = W* = n
persamaan 7 sebagai berikut :
25
Formula di atas dikembangkan dari sistem pemesanan interval tetap dengan
asumsi bahwa rata-rata permintaan, lead time, harga per unit adalah konstan,
tidak ada kekurangan persediaan (stock out) dan jumlah persediaan diterima pada
waktu yang sama. Untuk mengetahui biaya minimum total pertahun adalah
ditentukan dengan mengganti W dengan W* dalam persamaan total biaya
sebagai berikut:
TC(W*)= (1+TW*) n
i i iR P
1
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum PT TDI
PT TDI yang berdiri pada tahun 1992 merupakan perusahaan milik swasta
nasional yang bergerak dalam bidang produksi jenis sepeda anak-anak, spesial, BMX,
limited edition dan sepeda gunung, serta jasa pengecatan sepeda. PT TDI memiliki
kapasitas produksi sebanyak 300.000 unit per tahun, saat ini 70% target penjualan
ditujukan untuk ekspor ke beberapa negara di Asia, Eropa, Kanada dan Amerika
sedangkan untuk penjualan dalam negeri adalah sejumlah 30%.
Nilai-nilai perusahaan PT TDI adalah profesionalisme bekerja, bangga
terhadap profesi dan perusahaan, semangat kekeluargaan, dan perbaikan yang
berkesinambungan. Nilai-nilai ini merupakan pedoman bagi setiap orang yang terlibat
dalam kegiatan organisasi untuk mampu melaksanakan pekerjaan dan bertanggung
jawab penuh atas tugas-tugas yang dikerjakannya, memiliki rasa bangga atas
pekerjaan yang dilakukan, menumbuhkan etos kerja positif dengan penuh
keterbukaan dan saling menghargai dalam suasana yang harmonis untuk mencapai
tujuan bersama dan mewujudkan cita-cita perusahaan. Berdasarkan nilai-nilai perusahaan di atas, PT TDI sangat mengutamakan kualitas yang senantiasa
meningkatkan kemampuan sumber daya manusia dan pada saat ini PT TDI terus
berkembang. Reputasi yang diperoleh dari pelanggan diperoleh melalui kerja keras,
dedikasi dan kombinasi perhatian terhadap konsistennya kualitas, harga, serta
pelayanan yang maksimal dalam memenuhi permintaan. Misi perusahaan dalam
mewujudkan cita-cita perusahaan adalah mengembangkan dan menyediakan
kebutuhan sepeda, memenuhi kebutuhan pelanggan dengan memberikan pelayanan
terbaik, dan menumbuhkan perusahaan yang sehat secara berkesinambungan dari
tahun ke tahun. Sedangkan visi perusahaan adalah menciptakan image sebagai
produsen dan distributor sepeda dengan kualitas baik, namun harganya terjangkau.
Selain mewujudkan cita-cita perusahaan, tujuan yang ingin dicapai oleh
perusahaan adalah menghasilkan sepeda dengan kualitas yang baik selain
27
kepercayaan konsumen terhadap perusahaan, sehingga dapat menciptakan loyalitas
konsumen terhadap produk yang dipasarkan.
4.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang dipakai oleh perusahaan dalam menjalankan
usahanya adalah dengan menggunakan bentuk struktur organisasi garis dan staff.
Organisasi garis dan staff adalah organisasi yang wewenangnya dari pucuk pimpinan
dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya, dalam semua bidang
pekerjaan di bawah pimpinan satuan organisasi. Untuk lebih jelas bagan struktur
organisasi PT TDI dapat dilihat pada Gambar 4:
Gambar 4. Struktur organisasi PT TDI (Bagian Personalia PT TDI, 2012)
Jumlah total karyawan saat ini adalah 685 orang, dengan persyaratan
kompetensi jenjang pendidikan S2 untuk kepala bagian departemen, S1/D3 untuk
posisi staff, dan SMU/SMK untuk posisi operator dan teknisi.
Uraian tugas untuk masing-masing posisi adalah :
a. Kepala/Pimpinan
Tugas dan wewenang Kepala/Pimpinan adalah menetapkan kebijaksanaan dalam
perencanaan strategis perusahaan baik jangka pendek, sedang, atau panjang yang
menyangkut aspek perencanaan dan pengembangan, produksi dan teknik, pemasaran,
sumber daya manusia, administrasi, dan umum serta keuangan. Selain itu juga
mengatur pekerjaan sehari-hari dan bertanggung jawab terhadap jalannya perusahaan, Kepala/Pimpinan
Dep. Personalia
Dep. Penyediaan Bahan
Dep. Produksi
Dep. Penjualan
Purchasing & Inventory
Keuangan Bag. Kontrol
mewakili perusahaan secara sah dan langsung di dalam maupun di luar perusahaan,
membuat perjanjian-perjanjian yang mengikat dengan pihak ktiga sehubungan
dengan kegiatan perusahaan, merumuskan rencana kerja dan mengkoordinasikan
kegiatan usaha semua bidang secara tepat dan terarah, serta menyelesaikan
permasalahan, jika sudah tidak mampu ditangani oleh departemen.
b. Departemen Produksi
Tugas dan wewenang Manajer Produksi adalah mengawasi bagian persiapan produksi
yang meliputi kegiatan mempersiapkan, penentuan jadwal waktu selesai, harga
pokok, jumlah produksi dan persediaan barang. Selain itu juga mengawasi bagian
percetakan yang meliputi kegiatan produksi, pengecatan, stiker, quality control, serta
mengawasi bagian penyelesaian dan menyerahkan produk jadi ke gudang.
c. Departemen Pemasaran
Tugas dan wewenang Manajer Pemasaran adalah mengawasi dan menetapkan
kebijaksanaan pemasaran, menetapkan dan mengawasi jalannya kegiatan pemasaran,
memberikan laporan jalannya kegiatan operasional pada pimpinan, serta mengawasi
bagian penjualan yang meliputi kegiatan, penerimaan pesanan dari pelanggan dan
melakukan hubungan dengan distributor dan konsumen.
d. Departemen Penyediaan Bahan
Tugas dan wewenang Manajer Penyediaan Bahan adalah mengawasi kegiatan bagian
keuangan dalam menyelesaikan pembukuan, neraca tahunan, dan neraca percobaan
setiap dibutuhkan untuk daftar gaji baik ditingkat pusat maupun ditingkat cabang.
Mengawasi kegiatan penyusunan anggaran oleh bagian keuangan secara menyeluruh,
departemen, prive, dan non pengeluaran. Bertanggung jawab atas pengeluaran dana
(uang dinas) yang ada di perusahaan. Melakukan pemesanan bahan baku kepada
supplier-supplier mitra kerjasama. Melakukan kontrol secara periodik terhadap
persediaan dan kebutuhan produksi maupun kegiatan operasional perusahaan.
e. Departemen Personalia
Tugas dan wewenang Manajer Pesonalia adalah mengawasi kegiatan bagian
29
pegawai. Mengawasi kegiatan bagian rumah tangga dan humas yang berupa kegitan
pembelian inventarisasi serta penggajian.
4.3. Pengadaan dan Penanganan Spare Parts pada Gudang Line 1 4.3.1 Prosedur Pembelian Spare Parts pada Gudang Line 1
Proses pembelian diawali dengan melakukan identifikasi kebutuhan jumlah
produk yang harus dipesan kepada supplier. Identifikasi kebutuhan jumlah
pemesanan produk dilakukan oleh bagian marketing setiap minggu pertama di awal
bulan berjalan. Bagian marketing akan berkordinasi langsung dengan bagian
penyediaan bahan baku mengenai kebutuhan pembelian. Bagian marketing juga
melakukan koordinasi dengan pimpinan perusahaan (General Manajer) PT TDI
terkait perkiraan permintaan kebutuhan produksi sepeda jenis spesial. Berdasarkan
hasil identifikasi yang dilakukan, bagian marketing akan menyiapkan
dokumen-dokumen purchase order (PO) yang akan dikirimkan ke pemasok. Untuk prosedur
pembelian dapat dilihat pada Gambar 5:
Gambar 5. Prosedur pembelian spare parts (Bagian Penyediaan Bahan, 2012)
4.3.2 Waktu Tunggu Pemesanan (Lead Time)
Lead time merupakan waktu tunggu yang dibutuhkan untuk menunggu
produk tersebut dipesan dari pemasoknya. Dalam melakukan pemesanan produk,
perusahaan harus menghadapi waktu tunggu produksi produk, waktu tunggu
perjalanan produk, dan waktu pengurusan dokumen import di pelabuhan dengan
waktu rata-rata selama 20 hari hingga sampai ke PT TDI.
Dapat disimpulkan bahwa waktu tunggu total yang terjadi saat melakukan
pemesanan untuk 5 jenis spare parts hingga masuk gudang perusahaan,
membutuhkan waktu tunggu selama 20 hari.
4.4. Pemilihan Metode Peramalan Terbaik Untuk Pembelian Bahan Baku
Spare Parts Sepeda Gudang Line 1
Penelitian ini memberikan alternatif metode peramalan yang tepat untuk
menentukan volume pembelian spare parts sepeda pada gudang line 1 PT TDI yang
akan datang, bahan baku di gudang line 1 terdiri dari suspension fork, disk brake
mounts, rear derailleur, front derailleur dan rear shock dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Bagian-bagian sepeda (Bagian Produksi PT TDI, 2012)
Untuk memilih metode peramalan terbaik dan akurat dalam memprediksi
pembelian spare parts dari tahun 2009 sampai tahun 2012, sebaiknya memilih
metode peramalan terbaik untuk tahun tersebut terlebih dahulu. Hasil ramalan volume
pembelian tersebut dengan metode terpilih, selanjutnya direalisasikan dengan volume
31
maka metode tersebut dapat digunakan untuk meramalkan volume pembelian spare
parts tahun 2013. Permintaan pembelian setiap jenis spare parts pada gudang Line 1
adalah sama untuk setiap item, sehingga data pembelian salah satu jenis item spare
parts mewakili jumlah item yang lainnya
4.4.1 Identifikasi Pola Data Pembelian Bahan Baku Spare Parts Sepeda (2009-2012)
Langkah awal dalam metode peramalan adalah mengidentifikasikan pola data.
Apakah data tersebut merupakan data stasioner atau tidak, memiliki unsur trend,
musiman atau siklis. Identifikasi pola data dilakukan dengan mengamati plot data
volume pembelian spare parts yang terlihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Jumlah permintaan pembelian spare parts tahun 2009-2012
Jumlah Permintaan Pembelian Spare
Tahun 2009-2012
Berdasarkan hasil analisis visual, dapat dilihat bahwa pola data volume
pembelian spare parts tidak stasioner, memiliki unsur trend dan unsur musiman.
Ketidakstasioneran data penjualan terlihat dari data sebaran volume pembelian spare
parts yang tidak berada di sekitar garis lurus atau rata-rata konstan.
Gambar 7 menunjukkan pola data volume pembelian spare parts PT TDI dari
bulan Januari 2009 sampai bulan Desember 2012.
Kuartal 1 s/d 16 Tahun 2009-2012
Ju
Gambar 7. Pola data pembelian Spare Parts PT TDI (2009-2012)
Unsur trend terlihat pada volume penjualan yang rata-rata meningkat setiap
kuartal walaupun setiap bulannya berfluktuatif. Berdasarkan pola data, volume
pembelian spare parts tertinggi setiap tahunnya rata-rata terjadi pada bulan
September - Desember.
Adanya penjualan rata-rata tertinggi menunjukkan pola data musiman pada
volume pembelian spare parts PT TDI. Unsur musiman pada volume penjualan PT
TDI lebih disebabkan karena pada bulan September – Desember salah satunya bertepatan dengan Hari Raya Idul Fitri, Natal, serta meningkatnya komunitas pecinta
33
4.4.2 Metode Peramalan Time Series
Tahap yang dilakukan setelah mengetahui pola data volume pembelian spare
parts PT TDI adalah menerapkan metode peramalan yang dapat digunakan untuk
meramal volume pembelian spare parts PT TDI kuartal 1 tahun 2012 sampai kuartal
4 tahun 2012. Identifikasi data yang terdapat dalam data volume pembelian spare
parts tersebut menunjukkan bahwa tidak semua metode peramalan model time series
dapat diterapkan pada data tersebut tetapi berdasarkan unsur-unsur yang ada dalam
pola data yaitu unsur trend dan musiman. Metode yang mungkin digunakan untuk
data pembelian spare parts PT TDI antara lain: metode trend linier, trend quadratic,
trend growth eksponensial, metode pemulusan eksponensial tunggal, pemulusan
eksponensial ganda, metode dekomposisi aditif, dan dekomposisi multiplikatif.
Pengolahan data peramalan menggunakan software minitab14. Untuk perbandingan
dari beberapa metode peramalan terpilih ini dapat dilihat pada Tabel 3 dibawah ini.
Tabel 3. Perbandingan nilai MAPE metode peramalan terpilih
Aktual Nilai Peramalan Terpilih
Lanjutan Tabel 3.
Aktual Nilai Peramalan Terpilih
Kuartal Jumlah
Sumber : PT TDI 2012 (diolah)
4.4.3 Pemilihan Teknik Peramalan
Hasil penerapan yang telah didapat dari berbagai model peramalan dalam
metode time series, maka langkah selanjutnya yaitu dilakukan pemilihan metode
peramalan yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Teknik yang bagus belum bisa
diterapkan oleh perusahaan karena disesuaikan dengan kondisi tingkat efektifitas dan
kesulitan serta kepentingan pihak manajemen. Pemilihan metode yang tepat diperoleh
dengan menggunakan metode yang memiliki nilai MAPE terkecil. Nilai MAPE dari
35
Tabel 4. Metode peramalan kuantitatif terbaik
Metode Time Series Nilai
MAPE
Urutan Metode
Terakurat
Metode trend growth exponential 11,24 1
Metode trend quadratic 13,59 2
Metode pemulusan eksponensial ganda 14,76 3
Metode terakurat yang diperoleh adalah metode trend growth exponential dengan
nilai MAPE sebesar 11,24%. Dari analisis diatas, metode metode trend growth
exponential merupakan metode terpilih untuk volume pembelian spare parts gudang
Line 1.
4.4.4 Verifikasi dan Pengendalian Model Peramalan
Peta moving range dirancang untuk verifikasi dan membandingkan nilai
permintaan aktual dengan nilai peramalan. Melihat data permintaan aktual dan
membandingkannya dengan nilai peramalan pada periode yang akan datang sehingga
kita dapat membandingkan data peramalan dengan permintaan aktual. Pada Tabel 5
peta Moving Range digunakan untuk pengujian kestabilan sistem penyebab yang
mempengaruhi volume pembelian spare parts.
Tabel 5. Peta moving range
Lanjutan Tabel 5.
Tahun /Kuartal
Skala X
Forecast (d')
Jumlah Pembelian (d)
d'-d MR IMRI
2010/4 8 229 279 -50.000 91.00 91.000
2011/1 9 266 277 -11.000 -39.00 39.000
2011/2 10 310 277 33.000 -44.00 44.000
2011/3 11 360 347 13.000 20.00 20.000
2011/4 12 418 409 9.000 4.00 4.000
2012/1 13 486 507 -21.000 30.00 30.000
2012/2 14 565 537 28.000 -49.00 49.000
2012/3 15 657 687 -30.000 58.00 58.000
2012/4 16 764 764 0.000 -30.00 30.000
Rata-rata MR =
= 40,87 15
613
Batas Atas (UCL) =
= 108,7
Batas Bawah (LCL) =
= - 108,7
Apabila dibandingkan antara nilai ramalan dengan nilai aktual, maka dapat
dikatakan bahwa Metode Trend - Pertumbuhan Eksponensial memberikan peramalan
yang akurat karena volume pembelian spare parts berada diantara batas bawah dan
37
Gambar 8. Peta moving range
4.4.5 Peramalan Pembelian Spare Part Gudang Line 1 untuk Tahun 2013
Untuk membentuk sistem persediaan di tahun 2013, maka dibutuhkan data
peramalan pembelian berdasarkan model peramalan terpilih yaitu metode trend
growth exponential yang selanjutnya akan menjadi dasar permintaan kebutuhan
pembelian di tahun 2013. Pada Tabel 6 dan Gambar 9 dapat dilihat jumlah kebutuhan
dan grafik pola data permintaan spare parts tahun 2013pada gudang line 1 PT TDI.
Tabel 6. Peramalan jumlah kebutuhan pembelian spare parts tahun 2013
Tahun /Kuartal
Peramalan Metode trend growth
exponential
2013/1 887
2013/2 1031
2013/3 1200
2013/4 1394
Jumlah 4512
UCL = 108,7
CL