TUGAS AKHIR
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DINAS PERHUBUNGAN
PROVINSI SUMATRA UTARA
Oleh :
MUHAMMAD IQBAL OLOAN LUBIS 112102014
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara beserta seluruh Dosen dan Staf pengajar yang telah mencurahkan perhatian dan membekali ilmu serta berbagi pengalaman kepada penulis selama masa perkuliahan.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga serta memberikan petunjuk, saran-saran, dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 3. Bapak Anthony Siahaan, SE, ATD. MT selaku Kepala Dinas Perhubungan
Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan riset, serta seluruh staff dan pegawai Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara yang telah banyak memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis baik saat pelaksanaan kegiatan magang dan melakukan R.iset. 4. Teristimewa kepada kedua orang tua tercinta dan keluarga, Ayahanda Ir. H
Zakaria lubis dan Ibunda Eva Erlina Tobing yang yang telah setia, sabar dan tulus mendidik dan membesarkan penulis, terima kasih atas doa, pengertian dan kasih sayang yang tak terhingga serta dukungan baik moril maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, hanya tugas akhir ini yang bisa penulis persembahkan sebagai awal dari keberhasilan penulis di masa mendatang, Amin.
semangat dan mendukung penulis dalam melaksanakan kegiatan Magang dan penyelesaian Tugas Akhir
Semoga Allah memberikan balasan atas semua bantuan yang diberikan. Penulis menyadari tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk penyempurnaan tugas akhir ini di masa yang akan datang. Akhirnya penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima kasih.
Medan, Juli 2014 Penulis
DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR ... vi BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A.Latar Belakang Masalah ... 1
B.Rumusan Masalah ... 4
C.Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
D.Rencana Penulisan ... 5
1. Jadwal Survey/Observasi ... 6
2. Rencana Isi ... 6
BAB II : DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA ... 7
A.Sejarah Ringkas ... 7
B.Struktur Organisasi ... . 11
C.Job desription ... 13
D.Jaringan Usaha/kegiatan ... 19
E. Kinerja Terkini ... 19
F. Rencana Usaha/Kegiatan ... 21
BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTREN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA ... 23
B.Pengendalian intren atas Penerimaan Kas ... 35
C.Prosedur Penerimaan Kas ... 36
D.Pengendalian intren atas pengeluaran kas ... 39
E. Prosedur pengeluaran kas ... 40
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 43
A.Kesimpulan ... 43
B.Saran ... 43
DAFTAR TABEL
Nomor Judul
Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul
Halaman
2.1 Logo Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ... 10
2.2 Struktur Organisasi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara ... 11
3.1 Bagan Prosedur Penerimaan Kas ... 40
BAB I PENDAHULUAN
A.LATAR BELAKANG
Perusahaan/instansi (dalam hal ini instansi pemerintahan) sebagai suatu organisasi mempunyai berbagai kegiatan tertentu dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang pada umumnya bertujuan untuk menghasilkan laba yang optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan serta mengembangkan usahanya ke tingkat yang lebih tinggi, untuk itu setiap perusahaan harus membuat keputusan bisnis yang baik. Keputusan bisnis tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah di bentuk oleh perusahaan.
Umumnya setiap perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil maupun instansi negara pasti mempunyai kas. Kas merupakan salah satu modal kerja yang paling tinggi tingkat likuiditasnya. Kas merupakan sumber atau sasaran yang paling mudah untuk disalahgunakan. Pengendalian internal yang paling memadai sangat dibutuhkan untuk melindungi kas yang ada.
perusahaan, memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi, mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan, dan mengukur sesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen.
Bagi sebuah perusahaan, penerapan pengendalian internal sangat penting. Pengendalian internal terhadap penerimaan dan pengeluaran kas sangat diperlukan, karena kas merupakan aktiva lancar yang paling likuid (cepat dijadikan uang dan dapat digunakan untuk membayar kewajiban perusahaan tanpa pembatasan).
Kas memiliki karakteristik yang tidak dimiliki aktiva lancar lainnya, yaitu kas tidak mudah diidentifikasi pemiliknya, dapat diuangkan segera, mudah dibawa-bawa serta mudah untuk ditransfer dalam kurun waktu yang paling relatif cepat. Mengingat karakteristiknya, kas merupakan aktiva yang paling mudah disalahgunakan. Bagian penerimaan dan pengeluaran kas di dalam suatu perusahaan harus dapat berfungsi dengan sebaik-baiknya untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan dan penyelewengan terhadap kas.
pembuatan perencanaan, melakukan prosedur atau otorisasi serta menetapkan dan mengawasi suatu kegiatan melalui pengendalian internal.
Manajemen biasanya menghadapi dua masalah akuntansi untuk transaksi kas, yaitu pengendalian internal harus ditetapkan untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang tidak diotorisasi oleh pejabat atau karyawan, dan informasi yang diperlukan untuk manajemen kas yang ada ditangan dan transaksi harus tersedia.
Melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi untuk kas dalam pengendalian internal yang efektif atas kas merupakan suatu keharusan. Pengendalian internal yang baik menghindari terjadinya penyelewegan seperti melakukan perubahan laporan atau perhitungannya, adanya prosedur pencatatan yang sesuai sehingga dapat dilakukan pengendalian yang tepat terhadap harta, utang, pendapatan dan biaya. Perangkat pengendalian canggih atau dengan disusunnya sistem yang terbaik sekalipun belum tentu mampu menghindarkan kesalahan jika terdapat persekongkolan dari para karyawan untuk melakukan suatu kecurangan yang dapat menyebabkan pengendalian tersebut tidak berguna lagi. Kas merupakan faktor penting dalam mendukung tercapainya visi dan misi serta tujuan .
Untuk melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi atas kas. Hal ini sangat di perlukan untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan kas pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
B.RUMUSAN MASALAH
Adapun maslah yang akan di bahas dalam tugas akhir yang penulis sedang kerjakan adalah mengenai pengendalian intern atas penerimaan Kas prosedur penerimaan kas ,pengendalian intern atas pengeluaran kas ,prosedur pengeluaran kas pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera utara , Yang menjadi rumusan dalam penelitian ini adalah :
1 apakah pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas telah sesuai dengan prosedur?
2 apakah perusahan tersebut sudah melakukan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan yang telah di bentuk oleh perusahaan.
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENILITIAN 1. TUJUAN PENELITIAN
2. MANFAAT PENELITIAN
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai sistem akuntansi pada suatu instansi,
2. Sebagai bahan masukan bagi pihak akademisi yakni memberikan wawasan yang baru mengenai sistem akuntansi .
3. Bagi pihak lain, penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi bagi pihak yang ingin meneliti atau membahas lebih lanjut mengenai sistem akuntansi .
D. RENCANA PENULISAN
1. JADWAL SURVEI/OBSERVASI
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
NO. KEGIATAN
JUNI
MINGGU KE
1 II III IV
1 Pengesahan penulisan Tugas Akhir
2 Pengajuan Judul 3 Izin riset permohonan
4 Penunjukan Dosen Pembimbing 5 Pengumpulan Data
6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaian Tugas Akhir
2. RENCANA ISI
BAB II
DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI SUMATERA UTARA
A. SEJARAH RINGKAS
Departemen Perhubungan telah ada sejak periode awal kemerdekaan Indonesia yang dibentuk berdasarkan periode Kabinet-Kabinet Republik Indonesia. Rencana Strategis Dinas Perhubungan Propinsi disusun berawal dari pemikiran strategis tentang nilai-nilai luhur yang dianut / dimiliki oleh seluruh pimpinan dan staf Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara yang merupakan karakteristik inti dari tugas pokok yang diemban oleh Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara.
Berdasarkan Keputusan Gubernur Sumatera Utara Nomor: 060.255.K Tahun 2002 tentang Tugas dan Tata Kerja Dinas Perhubungan serta Organisasi Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis pada Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara menyatakan bahwa Kepala Dinas Perhubungan bertugas membantu Gubernur dalam melaksanakan tugas otonom, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang perhubungan.
1. Visi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
kebhinekaan yang didukung tata pemerintahan yang baik.
Handal meliputi :
Aman, nyaman, tepat waktu, terpelihara, mencukupi kebutuhan menjangkau seluruh pelosok tanah air serta mampu mendukung pembangunan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI).
Berdaya saing meliputi :
Efesien, harga terjangkau, ramah lingkungan, berkelanjutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional, mandiri produktif.
Memberikan nilai tambah meliputi :
Tumbuhnya iklim yang kondusif bagi berkembangnya peran serta masyarakat dan pengusaha kecil, menengah, koperasi, memberikan kontribusi bagi percepatan pertumbuhan ekonomi daerah serta menciptakan lapangan kerja.
2. Misi Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
1. Mempertahankan tingkat jasa pelayanan sarana dan prasarana perhubungan (rekondisi/ survival),
2. Melaksanakan konsolidasi melalui restrukturisasi dan reformasi di bidang perhubungan dan menegakkan hukum secara konsisten (restrukturisasi dan reposisi),
3. Meningkatkan aksesibilitas masyarakat terhadap pelayanan perhubungan,
Makna Logo Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Gambar 2.1
Logo Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Sumber : Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Logo Departemen Perhubungan adalah suatu bentuk simbolis yang menggambarkan keluarga besar Perhubungan. Adapun makna dari lago tersebut adalah sebagai berikut:
1. Roda Bergerigi berarti Matra Perhubungan Darat. 2. Jangka berarti Matra Perhubungan Laut.
3. Burung Garuda berarti Matra Perhubungan Udara.
4. Bulatan Bumi berarti lingkup pelayanan Jasa Perhubungan.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/ keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Gambar 2.2
1. Tujuan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Adapun tujuan dari Dinas Perhubungan ini adalah untuk mewujudkan pelayanan yang baik di bidang perhubungan yang semakin maju agar dapat terus memenuhi kebutuhan masyarakat sesuai dengan kemajuan Ilmu dan Tekhnologi yang berlaku.
C. Job Description
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara yang tediri dari :
1) Kepala Dinas
Kepala Dinas Perhubungan mempunyai tugas membantu Gubernur dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas dekonsentrasi dan tugas pembantuan di bidang perhubungan.
2) Wakil Kepala Dinas
3) Kepala Bagian Tata Usaha
Kepala Bagian Tata usaha mempunyai tugas membantu Kepala Dinas di bidang Kepegawaian, Keuangan. Umum dan Perlengkapan, Organisasi dan Hukum.
4) Kepala Sub Bagian Kepegawaian
Mempunyai tugas untuk mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan Standar administrasi pengelolaan pembinaan dan pemberdayaan Pegawai. Menyelenggarakan Administrasi dan Analisis Kebutuhan pegawai, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
5) Kepala Sub Bagian Keuangan Mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar verifikasi, perbendaharaan, pengelolaan, pertanggung-jawaban anggaran belanja rutin dan keuangan.
6) Kepala Sub Bagian Umum Mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar prosedur penyelenggaraan urusan Tata Usaha, urusan internal, kehumasan, perjalanan Dinas dan Administrasi, pengelolaan, pendayagunaan dan penghapusan barang aset milik Negara.
b. Menyelenggarakan tata naskah, surat menyurat, tata Kearsipan, dokumentasi, urusan internal, publikasi, komunikasi, perjalanan dinas, penataan ruang dan pengadaan, pendistribusian dan inventarisasi, pemeliharaan, penyimpanan dan penghapusan barang-barang inventaris asset milik Negara, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
7) Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum Mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan mengolah dan menyajikan bahan /data untuk penyusunan dan penyempurnaan Standar prosedur kerja, tata kerja, sarana Administrasi dan Pelayanan.
8) Kepala Sub Dinas Bina Program Mempunyai Tugas:
a. Kepala Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas di bidang Data dan Informasi, Evaluasi dan Laporan serta Rencana Program.
b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Bina Program dibantu oleh:
• Kepala Seksi Penyusunan Program • Kepala Seksi Pengendalian Dan Evaluasi • Kepala Seksi Data Dan Informasi
9) Kepala Sub Dinas Darat Mempunyai Tugas:
a. Kepala Sub Dinas Darat mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Lalu Lintas, Angkutan, Prasarana dan Keselamatan Tehnik Sarana serta pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub sektor Perhubungan Darat.
b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Darat dibantu oleh:
• Kepala Seksi Lalu Lintas • Kepala Seksi Angkutan • Kepala Seksi Prasarana
10) Kepala Sub Dinas Laut Mempunya Tugas :
a. Kepala Sub Dinas Laut, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Angkutan Laut, Kepelabuhan, Kappel serta Navigasi dan Gamat, pembinaan teknis terhadap Asosiasi Sub Sektor Perhubungan laut.
b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Laut dibantu oleh :
• Kepala Seksi Angkutan laut • Kepala Seksi Kepelabuhan • Kepala Seksi Kappel
• Kepala Seksi Nav Dan Gammat 11) Kepala Sub Dinas Udara
Mempunyai tugas :
a. membantu Kepala Dinas dalam bidang pengawasan dan pengendalian kegiatan Angkutan Udara, Keselamatan Penumpang dan Penerbangan Kebandarudaraan serta pembinaan teknis terhadap Asosiasi sub Sektor Perhubungan Udara.
b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Udara dibantu oleh :
• Kepala Seksi Angkutan Udara • Kepala Seksi Kespen
12) Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian Mempunyai Tugas :
a. Kepala Sub/Dinas Pengawasan dan Pengendalian/mempunyai tugas membantu/ Kepala Dinas dalam pengawasan pengelolaan Jembatan Timbang, Pengawasan penegakan ketentuan pemeriksaan Kenderaan Bermotor di Jalan serta pembinaan/pengembangan kegiatan sarana. b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Pengawasan dan Pengendalian dibantu oleh :
• Kepala Seksi Jembatan Timbangan
• Kepala Seksi Pengawas Kendaraan Bermotor Di Jalan • Kepala Seksi Sarana
13) Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi Mempunyai Tugas :
a. Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi, mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam bidang Pos, Telekomunikasi serta Teknologi Informatika dan Asosiasi Sub Sektor Pos dan Telekomunikasi.
b. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pads ayat (1) ini, Kepala Sub Dinas Pos dan Telekomunikasi dibantu oleh :
• Kepala Seksi Pos
• Kepala Seksi Telekomunikasi
D. Jaringan Kegiatan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Dinas Perhubungan adalah instansi pemerintah yang bergerak di pelayanan transportasi darat, laut dan udara. Instansi ini juga menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung transportasi. Dinas Perhubungan juga mengadakan kegiatan pembangunan di bidang perhubungan pos dan telekomunikasi.
E. Kinerja Usaha Terkini
Tabel 2.1
Alokasi dan Realisasi Anggaran 2009
No. Program/Kegiatan TingkatPencapaianSPM Anggaran
Alokasi(Rp) Realisasi(Rp)
I. PelayananAdministrasiPerkantoran Terlaksananyasistem administrasidan meningkatnyapelayanan
3.441.242.220 3.053.910.622
II. PeningkatanSaranaDanPrasarana Aparatur
Peningkatanoperasional saranadanprasarana aparaturpemerintahan
3.264.300.000 1.800.726.650
III. PeningkatanDisiplinAparatur Meningkatnyakinerjadan disiplinaparatur
993.423.400 709.957.100
IV. PeningkatanSumberDayaAparatur Meningkatnyakinerja Aparatur
457.599.000 382.613.800
V. ProgramPeningkatanPengembangan SistemPelaporanPencapaianKinerja
Peningkatansistem pelaporankinerja
250.000.000 112.605.750
VI. ProgramRehabilitasiDanPemeliharaan PrasaranaDanFasilitasLLAJ
Terpeliharanyafasilitas keselamatanLLAJ
600.000.000 547.185.500
VII. ProgramPeningkatanKapasitas PrasaranaDanFasilitasLLAJ
Meningkatnyadatadan laporanangkutan Meningkatnyaprasarana danfasilitaskeselamatan LLAJ
12.497.835.676 5.566.310.900
VIII. ProgramPeningkatanDanPembangunan PrasaranaDanSaranaASDP
MeningkatnyaPelayanan OperasionalASDP
1.182.000.000 315.716.000
IX. ProgramPeningkatanDanPembangunan PrasaranaDanSaranaKeretaApi
MendukungPembangunan JalanKABandara
3.350.000.000 -
X. ProgramPeningkatanDanPembangunan PrasaranaDanSaranaTransportasiUdara
MeningkatnyaPelayanan OperasionalpadaBandar Udara
120.000.000 116.650.000
Total 28.100.400.296 14.638.405.822
Alokasi anggaran tahun 2009 mencapai Rp. 28.100.400.296, sedangkan realisasi anggaran hanya menggunakan Rp. 14.638.405.822 dari dana yang dianggarkan. Dari data alokasi dan dibandingkan dengan realisasi
pelaksanaan kegiatan, ternyata realisasi anggaran tahun 2009 pada Dinas Perhubungan secara keseluruha adalah ±52%.
F. Rencana Kerja
Rencana Kerja Dinas Perhubungan Tahun 2010 merupakan rencana tahun kedua pelaksana pembangunan Rencana Strategis Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Thaun 2009–2013. Rencana Kerja Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Tahun 2010 disusun berdasarkan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) Provinsi Sumatera Utara tahun 2009-2013, dimaksudkan untuk menjadi acuan dalam pelaksaanaan tugas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Tahun 2010.
pada tahun 2010. Dengan arah kebijakan pada masing-masing bidang pembangunan perhubungan, yang meliputi transportasi darat, transportasi laut, transportasi udara, dan kegiatan penunjang transportasi, selanjutnya disusun program-program pembangunan dikaitkan dengan kebutuhan pendanaan.
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS PADA DINAS PERHUBUNGAN PROVINSI
SUMATRA UTARA
A. Pengendalian intren dan unsur-unsurnya Menurut Warren, Reeve, Fees, (2005:289) :
“Pengawasan/pengendalian internal merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalagunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang – undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya”.
Sistem ini menciptakan pengawasan intern yang cukup terhadap kas, diperolehnya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi usaha serta mendorong dipenuhinya kebijaksanaan pimpinan.
Menurut Suharli (2006: 173), “kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.
Sedangkan menurut Abubakar, Erwin
Dari defenisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem yang menjadi alat pengawasan internal merupakan penekanan pada penggunaan, cara-cara dan prosedur-prosedur yang bertujuan untuk :
1. Melindungi harta atau aktiva perusahaan
2. Memeriksa kecermatan dan seberapa jauh kehandalan data akuntansi yang disajikan dapat dipercaya keabsahannya
3. Meningkatkan efisiensi kerja karyawan
4. Mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
Pengawasan Internal Kas Meliputi 3 hal, yaitu :
1. Pengawasan akuntansi
Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan dengan pengamanan harta kekayaan perusahaan dari catatan-catatan keuangan yang dapat dipercaya, oleh karena itu disusun sedemikian rupa untuk meyakinkan bahwa :
b. Transaksi-transaksi dicatat sedemikian rupa sehingga memungkinkan ikhtisar-ikhtisar keuangan yang sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi atau kriteria lain sesuai dengan tujuan ikhtisar tersebut dan menekankan pertanggungjawaban atas harta kekayaan perusahan / instansi.
c. Penguasaan atas harta perusahaan / instansi diberikan hanya dengan persetujuan atau wewenang pimpinan.
d. Jumlah aktiva / harta kekayaan perusahaan / instansi seperti yang tercantum dalam catatan perusahaan dicocokkan dengan aktiva / harta yang ada pada waktu yang tepat dengan tindakan yang sewajarnya diambil jika terjadi perbedaan.
2. Pengawasan administratif
Pengawasan administratif meliputi (tetapi tidak terbatas pada) rencana serta prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan proses pembuatan keputusan yang membuat pimpinan perusahaan untuk menyetujui atau memberi wewenang atas terjadinya transaksi-transaksi. Pemberian wewenang tersebut merupakan fungsi pimpinan perusahaan yang langsung berhubungan dengan tanggungjawab untuk mencapai titik tolak serta menciptakan pengawasan akuntansi atau transaksi.
3. Pengawasan penggunaan
keamanan atau keutuhan, keawetan, maupun pendayagunaan barang-barang yang ada.
Menurut Suharli (2006;173) :
“ Kas dan setara kas adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka waktu pendek dan dengan cepat dapat dikonversi menjadi kas dalam jumlah tertentu tanpa harus menghadapi resiko perubahan nilai yang signifikan”.
Ciri-ciri sistem pengawasan internal yang baik adalah sebagai berikut : a. Struktur organisasi yang baik.
b. Sistem organisasi dan tanggungjawab yang jelas. c. Sistem akuntansi yang baik.
d. Kebijaksanaan personalia yang baik.
e. Badan atau staf internal auditor yang cakap. f. Dewan komisaris yang kompeten dan cakap.
Kas tidak mempunyai tanda kepemilikan khusus dan mudah dipindahtangankan. Sifat demikian itu mengakibatkan manajemen harus yakin bahwa :
a. Setiap pengeluaran kas telah sesuai dengan tujuan penggunaan yang telah ditetapkan
Dari sifat-sifat kas tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa aspek perencanaan dan pengawasan internal terhadap kas harus mendapat perhatian yang serius oleh manajemen. Dimana setiap pengawasan internal terhadap kas harus diciptakan untuk melindungi dan mengamankan serta meningkatkan efektifitas dan efesiensi pengguna manajemen.
Secara garis besar pengawasan kas harus diarahkan kepada dua hal, yaitu : administrative dan accounting control sesuai dengan tanggungjawab manajemen terhadap kas yang secara umum terdiri dari :
a. Menyediakan kas dalam jumlah yang cukup untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan /instansi.
b. Menghindari terjadinya kas yang menganggur.
c. Meningkatkan efisiensi operasi dan mencegah terjadinya kerugian – kerugian sebagai akibat dari adanya tindak penyelewengan kas atau penyalahgunaan wewenang.
Berikut ini diuraikan beberapa hal yang menyebabkan pentingnya pengawasan internal kas, mencakup :
a. Sebagian besar transaksi perusahaan yang terdiri dari uang kas dan transaksi lainnya yang secara tidak langsung mempengaruhi kas, tetapi akan melalui kas juga.
disebabkan oleh pendebetan kas sehingga jika penerimaan kas salah, kemungkinan perkreditan juga akan salah.
c. Pendebetan hutang merupakan lawan dari perkreditan kas sehingga jika salah mendebet hutang berarti salah dalam penerimaan kas.
d. Kesalahan dalam perkiraan kas kemungkinan dikarenakan oleh adanya kesalahan pada perkiraan yang lainnya.
Jadi pada dasarnya, pengawasan internal kas bertujuan untuk melindungi harta perusahaan, dan berusaha sedapat mungkin menghindari penyelewengan dan penyalahgunaan harta perusahaan.
A. Tujuan dan Fungsi Pengawasan Internal Kas 1. Tujuan sistem pengawasan internal kas
Mengingat mayoritas transaksi diperusahaan melibatkan kas, maka pengawasan internal kas sangat diperlukan guna menghindari terjadinya penyelewengan yang dilakukan terhadap kas. Pengawasan internal kas tercakup dalam suatu pengawasan internal kas. Pada dasarnya tujuan pengawasan internal kas adalah :
a. Diperolehnya data / informasi mengenai kas yang sebenarnya.
b. Untuk mencek kecermatan antara dana dari catatan menurut pembukuan dengan saldo kas yang sebenarnya.
Pengawasan terhadap kas dapat diterapkan dengan cara, yaitu :
1) Pengawasan terhadap penerimaan kas.
Sumber penerimaan uang kas yang lazim dalam perusahaan berasal dari penjualan tunai, penerimaan kas pelunasan piutang untuk untuk penjualan kredit, dan penerimaan lainnya seperti hasil penjualan investasi sementara atau penjualan aktiva tetap perusahaan. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan intern yang baik harus diciptakan dan dibina.
2) Pengawasan terhadap pengeluaran kas.
Sama halnya dengan penerimaan kas, pengeluaran kas juga harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi kesalahan atau kecurangan dalam pelaksanaannya yang mengakibatkan kerugian perusahaan. Pengeluaran kas biasanya berupa pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan / instansi untuk berbagai macam keperluan, misalnya pembayaran hutang, pembayaran gaji karyawan dan biaya-biaya lainnya.
Adapun tujuan dari sistem pengawasan internal kas adalah sebagai berikut: a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan.
adanya pengawasan internal yang baik agar dapat melimpahkan tanggung jawab secara tepat.
b. Menjaga ketelitian data akuntansi.
Sistem akuntansi dan administrasi sangat diperlukan guna menjaga ketelitian data akuntansi yang ada, sistem tersebut dapat berjalan baik dengan mengadakan formulir dan bukti pencatatan sebagai dasar pengawasan. Dengan adanya formulir atau bukti pencatatan yang tersedia, akan dapat diketahui apakah pencatatan itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada atau tidak.
c. Mewujudkan efisiensi kerja.
Untuk dapat mewujudkan efisiensi kerja, perlu dirancang suatu sistem dan prosedur operasional tiap-tiap bagian operasi perusahaan / instansi, sehingga pelaksanaan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan tertib.
d. Membentuk dan menjaga kebijaksanaan manajemen.
2. Fungsi pengawasan internal kas
Fungsi pengawasan internal kas secara umum antara lain ialah untuk menjamin terselenggaranya pencatatan kas yang akurat, tersimpannya kas dengan aman dan adanya pengeluaran kas yang dilakukan dan disahkan oleh personil dan yang berwenang dan dengan jumlah yang benar. Ciri-ciri dasar dari sebuah pengawasan internal kas adalah sebagai berikut :
a. Secara khusus menetapkan tanggung jawab pengelolaan penerimaan kas.
b. Pemisahaan pengelolaan dan pencatatan penerimaan kas. c. Mendepositokan seluruh kas yang diterima setiap hari. d. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. e. Pemeriksaan intern dalam interval waktu yang tak terduga.
Terdapat tujuh macam fungsi struktur pengawasan internal kas secara rinci yang harus terpenuhi untuk mencegah setiap kesalahan yang mungkin terjadi di dalam pencatatan. Struktur pengawasan internal kas tersebut harus memberikan kepastian pada :
a. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah (valid)
Struktur pengendalian internal kas tidak dapat memberikan transaksi fiktif, dan yang sebenarnya tidak terjadi di dalam catatan akuntansi lainnya.
c. Dalam hal ini, jika suatu transaksi tidak diotorisasi, maka dapat mengakibatkan otorisasi yang curang.
d. Setiap transaksi yang terjadi harus dicatat dan hal ini dilakukan guna mencegah hilangnya setiap transaksi dari catatan.
e. Setiap transaksi harus dinilai dengan cepat dan tepat.
Pengendalian yang memadai harus disertai dengan prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan transaksi pada berbagai langkah-langkah proses pencatatan.
f. Transaksi yang terjadi harus diklasifikasikan dengan tepat.
Pengklasifikasian perkiraan yang tepat sesuai dengan kode perkiraan klien harus dicatat dalam jurnal.
g. Transaksi yang terjadi dicatat pada waktu yang tepat.
h. Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar.
C. Unsur-unsur Pengawasan Internal Kas
Adapun unsur-unsur yang menjadi syarat pengawasan internal adalah sebagai berikut :
fungsional dalam organisasi harus dipisahkan berdasarkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
2. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan yang layak untuk melaksanakan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, dan pendapatan serta biaya.
Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam suatu perusahaan merupakan alat bagi manajemen untuk mengadakan pengawasan terhadap operasi dan transaksi-transaksi yang terjadi dan juga untuk menghasilkan data keuangan yang tepat. Klasifikasi data keuangan dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar, Menurut AICPA, susunan rekening yang baik harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Membantu mempermudah penyusunan laporan – laporan dengan ekonomis, meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti semua harta, hutang, pendapatan, harga pokok dan biaya-biaya yang harus dirinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan operasi. b. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat dalam
setiap rekening, memberi batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan, dan biaya-biaya.
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
b. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh suatu organisasi tanpa ada campur tangan dari organisasi lainnya. c. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
d. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan internal kas.
4. Pegawai yang cakap dan seimbang dengan tanggungjawabnya
B. PENGENDALIAN INTREN ATAS PENERIMAAN KAS
1. Sistem pengendalian internal penerimaan kas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Untuk mengawasi prosedur penerimaan di Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara maka pihak manajemen menerapkan hal – hal berikut :
a. Tanggung jawab dalam setiap penanganan kas dilakukan secara tegas dan pasti.
b. Pemakaian kwitansi yang bernomor urut harus dicatat segera setiap adanya pemasukan kas.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan kas, Misalnya berapa jumlah yang diterima dan siapa yang menerima.
d. Fungsi penerimaan kas dibedakan dengan fungsi pembukuan, keduanya dijabat oleh orang yang berbeda.
e. Saldo kas yang ada selalu diperiksa oleh yang berwenang setiap periodenya.
f. Untuk membuktikan kebenaran buku kas, Bukti bukti pendukung tetap disimpan oleh bagian keuangan.
C. PROSEDUR PENERIMAAN KAS 1. Prosedur penerimaan kas
Prosedur penerimaan kas yang dilaksanakan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara meliputi serangkaian proses pencatatan, pengikhtisaran, sampai dengan pelaporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan kas serta pertanggungjawaban kembali, proses ini dapat dilakukan secara manual ataupun menggunakan sistem terkomputerisasi. Laporan Keuangan Laporan keuangan adalah ringkasan dari suatu proses pencatatan, merupakan suatu ringkasan dari transaksi- transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan ( Zaki Baridwan, Intermediate Accounting edisi 8, 2004, hal. 17 )
Kas yang diterima oleh Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah berupa Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Adapun prosedur yang dilaksanakan oleh Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara secara lebih rinci sesuai meliputi :
a. Pihak Instansi mengirimkan rencana Anggaran kepada Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).
b. Setelah diteliti, Rencana Anggaran yang diajukan selanjutnya akan disepakati dan disetujui bersama oleh pihak Pemerintah Daerah, DPRD dan ditetapkan dengan peraturan daerah.
d. Pihak Instansi mengambil dana Anggaran melalui Bank yang telah ditunjuk oleh Pemerintah Daerah.
e. Instansi melampirkan dokumen bukti penerimaan uang.
f. Mencatat pada buku besar di Bagian Keuangan jumlah Anggaran yang diterima dari Pemerintah Daerah.
g. Dana tersebut dikelola oleh pihak Instansi (Bagian Keuangan Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara) untuk membiayai semua kebutuhan / kegiatan operasional Instansi.
h. Bagian Keuangan membuat pembukuan atas pemakaian dana tersebut. i. Pembukuan tersebut berisi tentang Realisasi Anggaran yang akan
diserahkan kepada Pemerintah Daerah setiap bulannya sebagai pertanggungjawaban instansi.
j. Jika terjadi kelebihan dana, maka dana tersebut akan dikembalikan lagi ke Pemerintah Daerah.
Bagan Prosedur Penerimaan Kas
(Setelah
Gambar 3.1
D. PENGENDALIAN INTREN ATAS PENGELUARAN KAS
1. Sistem pengawasan internal pengeluaran kas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara
Sistem pengawasan yang dilakukan oleh Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Instansi menetapkan bagian – bagian tertentu yang berwenang untuk menandatangani kwitansi, cek dan alat pembayaran lainnya dalam jumlah tertentu.
b. Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh sekurang – kurangnya oleh 2 bagian.
c. Semua kwitansi yang akan dibayar umumnya mempunyai nomor urut. d. Fungsi pengeluaran kas dan pembukuan dilakukan oleh orang yang
berbeda.
e. Bagian keuangan membuat laporan pengeluaran setiap bulannya.
f. Bagian Keuangan akan mengeluarkan dana setelah terlebih dahulu memeriksa bukti pendukungnya dan telah memenuhi syarat pembayaran.
E. PROSEDUR PENGELUARAN KAS 1. Prosedur pengeluaran kas
Prosedur pengeluaran kas pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi mulai pencatatan, penggolongan, peringkasan, transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara meliputi:
a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas dan mencetaknya.
d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas.
e. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas.
f. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro.
g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.
i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke pemerintah daerah.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara terdiri atas:
1) Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2) Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
3) Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara/pejabat instansi yang memiliki kewenangan.
4) Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.
5) Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas. 6) Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh
fungsi akuntansi untuk mencatat transaksi-transaksi dan kejadian yang berisi rincian item buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.
7) Bukti pembayaran pajak ( PPh Pasal 21 dan 22 ).
Bagan Prosedur Pengeluaran Kas
Prosedur Pengeluaran Kas Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara Untuk pembayaran pendukung pengeluaran uang
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pembayaran
Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui
pembayaran
Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan
b
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengendalian intren penerimaan dan pengeluaran kas pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan data yang di dapat ,prosedur yang di lakukan oleh dinas
perhubungan provinsi Sumatra utara telah sesuai dengan sistematis pelaksanaan.
2 Setelah penulis melakukan penelitian di dinas perhubungan provinsi Sumatra utara maka penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal untuk mengarahkan oprasi perusahaan, melindungi aktiva dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahan yang telah di bentuk oleh perusahaan
B. Saran
Untuk menambah manfaat penulisan tugas akhir ini, maka penulis memberinkan saran sesuai dengan kemampuan yang dimiliki antara lain : 1. Adanya pengawasan untuk menghindari terjadinya kecurangan dan
kwitansi tersebut dan disesuaikan dengan tanggal dan nama pada kwitansi agar sesuai dengan yang tercatat dalam buku kas.sehingga akan menguragi kecurangan.
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James, 2011. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Salemba Empat, Jakarta.
Baridwan, Zaki, 2012, Intermediate Accounting, Edisi Kedelapan, Badan Penerbit FE-UGM, Yogyakarta.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan Keempat, Salemba Empat, Jakarta.
Warren, Carl S, James M. Reeve dan Philip E. Fess, 2008, Prinsip –
PrinsipAkuntansi, Edisi 21, Penerjemah : Aria Farahmita, Amanungrahani, danTaufikHendrawan
