DAFTAR PUSTAKA
Basuki, 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta : Penerbit Gramedia Pustaka Utama
Gie, The Liang. 2001. Administrasi Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung: Bandar Maju
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan Ketiga. Bandung : Mandar Maju
Sukonco, Badri.2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Sutarto. 2004. Manajemen Kearsipan. Bandung : Alfabeta.
Undang-Undang No 7 tahun 1971 Arsip Nasional, Tentang Pokok Kearsipan. Jakarta : Arsip Nasional Republik Indonesia.
Wursanto, Ignatius. 2002. Kearsipan Cetakan ke-2. Yogyakarta : Kanisius
Http//www.google.com blogarsip.com/2013/10/16.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Arsip
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan.
2. Ruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Organisasi atau lembaga mengelola dan meyimpan kumpulan naskah atau
dokumen.
Pada kenyataanya, pengertian arsip bukan hanya sesuatu yang berbentuk
kertas, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, rekaman suara, dan
dokumen-dokumen dengan segala macam penciptaanya yang diterima oleh suatu
organisasi/badan, sebagai bukti tujuan organisasi dan kegiatan pekerjaan
pemerintah lainnya yang terkandung didalamnya (Sedarmayanti, 2003).
Pengertian arsip di negera Indonesia, diatur dalam undang-undang
Nomor 7 tahun 1971 “Tentang Pokok Kearsipan” Pada Bab 1 yang berbunyi :
Arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diteriam aoleh badan-badan swasta dan
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
Dalam pengertian arsip tersebut pemerintah memepunyai kewajiban dang
tanggung jawab sepernuihnya terhadap arsip-arsip yang dibuat dan duterima
oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintahan dalam corak apapun ,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
B. Pengelolaan Arsip
Sebelum memulai proses pengelolaan arsip, menurut The Georgia
Archieves (2004), dalam proses pengelolaan arsip perlu informasi dan bisa
diakses serta digunakan. Sebagian informasi yang diciptakan, diterima, dan
dikelola sebagai bukti maupun informasi yang digunakan untuk memenuhi
kewajiban hukum dan transaksi bisnis. Kennedy dan Schauder (1998),
menjelaskan bahwa pada setiap dokumen arsip akan terdiri atas :
1. Isi, yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa idea tau konsep, maupun fakta tentang suatu kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lainnya yang
direkam dalam arsip.
2. Struktur, merupakan atribut fisik (ukuran dan gaya huruf, spasi, margin dan lembaga organisasi) dan logis dibalik pembuatran dokumen dari suatu arsip.
3. Konteks , merypakan”mengapa” dari suatu arsip. Tiga elemen teratas bisa dikelola dengan mudah oleh seorang pegawai bila tingkat kinerja seorang pegawai
khususnya dalam hal surat-menyurat lebih dikelolah dengan baik, namun
bagaimana konteks suatu arsip? Tentu memerlukan prosedur kerja yang berasal
dari kebijakan administrasi Gambar 3.1 berikut yang menyajikan
Sumber The Georgia Archieves (2004)
Gambar 3.1 Klasifikasi Arsip
1. Jenis arsip
Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam
tergantung pada segi peninjauannya.Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat
digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut undang-undang no 7
Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai
berikut :
a) Arsip dinamsi, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari digunakan dalam perencanaan, penyelenggaraan,
dan pelaksanaan tugas dilingkungan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan.
b) Arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakans secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pelaksanaan tugas kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi Negara.
DOKUMEN
(RECORD/ARSIP DINAMIS) AKTIF
ARSIP
INAKTIF
ARSIP STATIS
c) Arsip aktif, yaitu arsip yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja,
dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan
korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.
d) Arsip inaktif, yaitu arsip jangka panjang, dan arsip semi akttif. Dokumen yang disebut dengan semi aktif bila hnaya digunakan minimal 5 kali
dalam setahun. Dokumen arsip jangka panjang mwmiliki nilai berkesinambungan
bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan sidimpan untuk jangka waktu tertentu
sesuai dengan jadwal retensi dokemen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas
karyawan yang telah pensiun, pembelian bahan baku yagng sudah dibayar pada
tahun anggaran lalu dan dokumen yang lalu nya.
2. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan
dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu
maslah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai
berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputuisan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Sebuah bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Sebuah informasi yang diperlukan melalui arsip, dapat menghindari
membantu mencapai efesiensi kerja. Karena dengan arsip, dapat diketahui
bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan
sasaran yang akan dicapai, dengan menggunakan yang optimal.
3. Sistem kearsipan
Setiap organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang
memiliki sistem pelacakan berkas atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu
mengetahui dimana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, di
rak penyimpanan, atau ditempat lain. Untuk keperluan system pelacakan dapat
menggunakan (Basuki, 2003) :
1) Sistem Manual
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk
ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk. System ini mencakup
:
a) Pemakaian buku Agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan
disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari
rak penyimpanan. Walaupun system ini reatif mudah digunakan. Dan kantor
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih menerapkan system ini.
b) Pemakaian kartu kendali yang dipasangkan pada masing-masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau nomor
yang digunakan. Kini kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan masih
belum menggunakan system ini.
c) Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen
itu dipinjam seorang pengguna. apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai
pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pembagian. Penggunaan kartu keluar
tersebut guna mencegah terjadinya kehilangan arsip atau tidak dikembalikan.
2) Sistem Kearsipan Elektronik
Mengingat pentingnya tugas manajemen kearsipan, maka Kantor Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
dokumen yang dimilikinya. Dengan menggunakan media elektronik diharapkan
akan membantu pihak pengelola arsip untu dapat mengelola dokumen dengan
baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengelolaan,
pendistribusian, dan perawatan dokumen. Dengan penggunaan media elektronik
maka akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, dan kehematan.
Maksud dari kecepatan ini adalah melalui penggunaan media elektronik
maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian dan juga pengelolaan data
akan dapat dilakukan dengan waktu singkat. Penggunaan kehematan disini adalah
dengan penggunaan media elektronik kita bisa menggunakan lebih sedikit tenaga,
pikiran dan juga biaya yang diperlukan dalam pengelolaan arsip. kegiatan
kearsipan Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan mereka
menggunakan media elektronik (komputer) dalam pengelolaan dokumen, mulai
dari yang sederhana sampai yang canggih.
Penggunaan media tersebut diawali dengan penggunaan mikro film, dan
selanjutnya akan dilanjutkan dengan menggunakan perangkat elektronik
computer. Sistem kearsipan berbasis Komputer ini memiliki cabinet virtual yang
didalamnya berisi map virtual. Selanjutnya dalam map virtual berisi
lembaran-lembaran arsip yang telah dikonversi kedalam bentuk file gambar (*.bmp, jpg,dll)
Dinas Soasial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunkan computer untuk
mepermudah segala aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan arsip. Jadi
secara singkat dapat dikatakan bahwa pada kearsipan yang telah selesai
didistribusikanakan selanjutnya akan dimasukkan ke computer dan disimpan
dalam bentuk database. Pada arsip lembaran-lembaran surat yang sudah ada
langsung ditransfer ke dalam file gambar/teks.
3) Guide (petunjuk)
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2
bagian, yaitu sebagai berikut :
a) Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
dan tanda-tanda pengelompokkan arsip.
b) Badan Guide, berfungsi sebagai menopang arsip arsip yang ada
dibelakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filling cabinet, atau dapat juga didepan aesip jika mengunakan map
snelhecter.kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan guide
untuk mempermudah pencarian arsip dengan memisahkan beberapa arsip penting,
dan umum.
4. Tujuan Penataan Arsip
Sistem penataan arsip yang baik dan aparatur, mencerminkan
keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar
Tujuan penataan arsip (berkas) adalah :
1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusustan arsip dengan berdaya guna dan
berhasil guna.
3. Sarana penataan arsip terdiri atas dua macam yaitu perangkat lunak
1) Sarana Perangkat Lunak terdiri klasifikasi dan kode arsip
a) Kegunaan klasifikasi arsip adalah untuk mengelompokkan arsip yang
mempunyai masalah atau urusan yang sama dalam satu berkas,
mengatur penyimpanan arsip dan berkas secara sistematis, dapat
memudahkan penemuan arsip kembali.
b) Kegunaan kode arsip adalah untuk memebedakan urusan atau masalah
lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip memberkaskan dan
menentukan letak penyimpanan arsip.
4. Indeks, kegunaan indeks adalah untuk memudahkan pemberkasan,
memudahkan penemuan kembali, dan memudahkan penyusutan.
5. Syarat mengindeks adalah singkat, jelas dan mudah di ingat, berorientasi pada
kebutuhan pemakai ditentukan dari isi surat yang berupa kata benda atau
pengertian kebendaan.
1) Jenis Indeks
a) Indeks arsip adalah tanda pengenal arsip yang membedakan arsip
yang satu dan arsip lain, indeks ini dibuat oleh pengelolah dan ditulis
pada kolom indeks dalam formulir pengendalian surat masuk.
b) Indeks relative adalah daftar indeks yang disusun berdasarkan abjad A
2) Faktor yang menunjang kemudahan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat adalah merupakan tujuan dari penataan arsip setiap
pegawai akan merasa tertunda penyelesaian pekerjaany, apabila ada arsip yang
dibutuhkan tidak atau belum dapat ditemukan pada waktu diperlukan. Menyimpan
arsip pada tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip termaksud
dapat ditemukan dengan mudah pula.
Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem
penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan
petugas arsip. Oleh sebab itu perlu dipikirkan tentang pemilihan sistem penataan
atau penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan. Apabila penemuan
kembali arsip, sering mendapat kesulitan atau kegagalan, maka perlu dadakan
penelitian, agar dapat segera diketahui penyebab terjadinya kesulitan atau
kegagalan tersebut, untuk kemudian dicari jalan keluar atau cara pemecahannya.
Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip ini, seharusnya
berorientasi kepada jenis atau macam informasi yang ada serta diperlukann,
dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan,
untuk penyesuaian berikutnya, bila diperlukan dapat menggabungkan antara
sistem yang satu dengan sistem lainnya.
Beberapa faktor yang menunjuang, dan perlu diperhatikan atau dipenuhi
1. Melakukan kegiatan menghimpun, megklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang
bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suati sistem penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain adalah :
3. Kesederhanaan Sistem penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus
mudah, supaya bukan hnaya dimengerti oleh satu orang, melainkan juga
dapat dimengerti pegawai lain.
4. Ketetapan menyimpan arsip Berdasarkan sistem yang digunakan harus
memugkinkan penemuan kembali arsip dengan ceapt dan tepat.
5. Memenuhi persyaratan ekonomis, yaitu harus dapat memanfaatkan ruangan,
tempat dan peralatan yang ada, serta biaya yang tersedia.
C. Prosedur Penataan Arsip
Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya
prosedur penyimpanan arsip dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi :
1. Memisahkan (segregating)
Merupakan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip
sesuai pokok permasalahan.
2. Meneliti Disposisi (examining)
Yaitu mengadakan penelitian, agar surat surat yang akan disimpan telah
mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya, perlu
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan setiap surat yang masuk akan dicatat dalam
buku agenda dan pemberian kode/nomor pada surat laludidisposisikan oleh kepala
dinas sebagai bengtuk persetujuan tindak lanjut terehadap diajukannya surat-surat
yang masuk maupun keluar.
3. Memadukan (assembling)
Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari
suatu masalah atau yang paling berkaitan.
4. Mengklasifikasi (classification)
Yaitu menentukan klasifikasi arsip dengan ini pencarian terhadap arsip
akan lebih mudah.
5. Mengindeks (indexing)
Yaitu menentukan inti dari surat dan menentukan indeks arsip.
6. Tunjuk silang (cross reference).
Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang untuk memprmudahkan
pencarian kembali arsip (bial perlu).
7. Menyusun Arsip yang sudah diberi kode, sesuai dengan system yang
digunakan.
8. Menyimpan Arsip
Yaitu secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode
masing-masing.
Prosedur pelaksanaan penataan arsip pada kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan prosedur penataan berdasarkan Alur
Kerja. Dengan adanya penataan arsip dapat mempermudah dan memperlancar
membutuhkan prosedur kearsipan yang baik. Adapun yang menjadi metode
prosedur kearsipan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
1. Penerimaan Surat Masuk
Tahap awal dalam proses pengarsipan adalah penerimaan surat masuk
dari berbagai Lembaga, instansi, atau pihak yang memiliki kepentingan,
pengelolaan surat tersebut lalu di terima oleh bagian kasubag kepegawaian umum,
setelah itu bidang kepegawaian umum membaca dan meneliti lalu mencatat surat
tersebut ke dalam buku agenda dan diberikan kartu disposisi. Setelah itu surat
tersebut di berikan kepada Kepala Dinas melalui Sekretaris Kepala Dinas.
Setelah itu sekretaris menulis surat masuk di dalam buku “surat masuk”,
selanjutnya di serahkan kepada Kepala Dinas untuk mengisi kartu disposisi.
Setelah kartu disposisi di isi oleh kepala dinas dan mengetahui semua tujuan dan
diteruskannya surat tersebut. Bidang Kepegawaian Umum akan mengambil surat
di sekretaris dan memasukkan tujuan surat tersebut di dalam buku ekspedisi.
Langkah selanjutnya surat yang sudah tercatat di berikan kepada bagian
yang sudah diperintahkan sesuai kartu disposisi yang di isi oleh Kepala Dinas.
Kemudian surat itu di catat dalam buku “surat masuk”. Misalnya surat tersebut di
tunjukkan kepada bidang PENTAKER (Penempatan Tenaga kerja), maka bidang
PENTAKER mencatat surat tersebut kedalam buku surat masuki PENTAKER.
Tahap terakhir sebelum surat diarsipkan, surat tersebut digandakan untuk
mengantisipasi hilangnya arsip.
2. Pengelolaan surat keluar
Surat keluar yang dibuat oleh masing-masing bagian di Disnaker ini,
inginkan. Surat keluar tersebut lalu dicatat ke dalam buku “surat keluar” dibagian
yang mengeluarkan surat tersebut. Surat tersebut akan di catat kedalam buku surat
dan di dalam buku tersebut di isi mengenai prihal, tanggal dan tujuan surat,
selanjutnya surat yang telah diketik diberikan kepada bagian Kepegawaian Tata
Usaha untuk di teliti. Bila pengetikan sudah dianggap sesuai maka di beri paraf
oleh kepala bagian tata usaha. Selanjutnya surat di berikan kepada sekretaris
kepala dinas, lalu di tandatangan penerima surat untuk diserahkan kepala dinas
agar bisa di tanda tangan. Langkah selanjutnya surat yang akan dikeluarkan
tersebut setelah dicatat kemudian di tandatangan oleh kepala dinas dan di
serahkan kembali kepadsa bagian yang mengeluarkan surat teresebut.
3. Penyimpanan dan Penempatan Arsip
Penyimpanan arsip pada umumnya, menggunakan abjad, nomor, tanggal
wilayah dan bulan. Namun sistem penyimpanan arsip yang ada Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ini menggunakan sistem nomor/kode dan berdasarkan
abjad . Arsip yang sudah di catat dan di gandakan disimpan di dalam box laci besi
yang disusun sesuai nomor dan setiap laci diberikan keterangan. Untuk
penyimpanan arsip disini Disnaker belum memiliki ruang khusus penyimpanan
arsip. Maka dari itu mereka menyimpan arsip tersebut hanya di lemari brankas
dan lemari khusus arsip. Dalam penempatan arsip yang disimpan di dalam laci
besi terdapat Map khusus yaitu tanda khusus diatas Map untuk memudahkan
temu kembalinya surat melalui mengelompokkan arsip yang mempunyai masalah
atau urusan yang sama dalam satu berkas, mengatur penyimpanan arsip dan
4. Pengarsipan Surat
Diproses pengarsipan ini surat-surat masuk maupun surat keluar
selanjutnya akan di arsip ada beberapa cara pengaturan atau teknik mengarsip
secara logis dan sistematis sebagai berikut :
a. Sistem ini memakai metode penyusunan berdasarkan abjad. Umumnya
dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama
orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, mana benda dan subjek
masalah.
b. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama.
c. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
d. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan.
e. Membuat petunjuk silang
f. Memberikan kode surat.
g. Menyortir, yaitu memilah-memilah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
h. Menyusun menurut susunan abjad.
i. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.
j. Filling cabinet, adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide
yaitu untuk menyimpan dokujmen, surat-surat kantor.
k. Folder dalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map.
5. Pegawai Kearsipan
Mengingat pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup organisasi, maka
arsip- arsip harus diurus, ditata dan dikelola dengan mempergunakan suatu
sistempenyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, pemeliharaan,
pengamanan, dan penyingkiran yang tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat,
tata kerjayang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apabila tidak
didukung olehseorang pegawai kearsipan. Oleh karena itu, pegawai kearsipan
merupakan unsur yang penting dalam menunjang pelaksanaan tata kearsipan,
karena tanpa adanyapegawai kearsipan penyelenggaraan administrasi suatu
organisasi tidak akan Untuk pegawai kearsipan,
Pada Kantor Disnaker Kota Medan memiliki beberapa pegawai yang
sangat kompeten dalam pengarsipan sehingga ini sangat mempengaruhi proses
pengarsipan pekerjaan kantor menjadi lancar khususnya para pegawai yang
melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan
agenda surat keluar yang ada di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha). Pegawai
tersebut memiliki tugas sebagai berikut :
a. Menerima surat yang masuk, mencatat ke dalam kartu kendali dan membuat
surat keluar.
b. Menyortir, menyusun surat, dan menyimpannya dalam filling cabinet
menurut klasifikasi yang telah ada.
c. Membantu mencari kembali arsip-arsip yang dibutuhkan oleh kepala bagian
maupun oleh pegawai bagian yang lain.
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian atau kepala
sub bagian.
Dalam hal penanganan arsip di Bagian Umum (Sub Bagian Tata Usaha)
mereka lebih memahami mengenai kearsipan dibandingkan dengan pegawai yang
lainnya karena para pegawai tersebut dipilih dan disesuaikan skill dan kebutuhan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah diuraikan oleh penulis, maka
dapat disimpulkan bahwa Prosedur Penataan Arsip dalam Memudahkan Pencarian
Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan meliputi :
1. Penerimaan keseluruhan surat masuk dan surat keluar Pada Disnaker
dicatat dalam buku agenda guna memproses pengarsipan, lalu dikelola
dengan memasukkan beberapa surat yang tertulis dalam bentuk file,
dengan menggunakan database komputer untuk memudahkan pencarian
arsip dan pendistribusian surat.
2. Pegawai pada bagian umum tata usaha kepegawaian Disnaker dalam
menata arsip memiliki pengetahuan yang baik dalam kearsipan sehingga
penataan arsip di Disnaker sudah baik dan efektif.
3. Pengarsipan surat yang diterapkan pada Kantor Disnaker Kota Medan
dilakukan dengan metode penyusunan berdasarkan abjad dan
dikombinasikan berdasarkan nama orang, nama perusahaan/organisasi,
nama tempat, mana benda dan subjek masalah.cara ini dianggap baik dan
B. Saran
Adapun yang menjadi saran yang sehubungan dengan Prosedur Penataan
Arsip dalam Memudahkan Pencarian Arsip pada Bagian Umum Tata Usaha di
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai berikut :
1. Pengarsipan surat yang telah diterapkan oleh Kantor Disnaker sudah lebih
baik, namun penulis menyarankan untuk mengelompokkan arsip menjadi
satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip agar proses pengarsipan
lebih efektif.
2. Dalam meningkatkan pengetahuan pegawai dalam pengarsipan, penulis
berharap agar Kantor Disnaker mengadakan pelatihan khusus dibidang
kearsipan agar meningkatakan pengetahuan yang sudah dimiliki semakin
meningkat.
3. Menurut hasil survey dilapangan, dapat dilihat ruang arsip pada kantor
Disnaker Minim sekali. Oleh karenanya penulis menyarankan agar perlu
menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan arsip seperti membuat
ruang khusus arsip, menambah jumlah meja dan lemari brankas agar lebih
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
Kota Medan sebagai ibukota Provinsi Sumatera Utara merupakan pusat
pemerintahan, pendidikan, kebudayaan dan perdagangan yang terletak di Pantai
Timur Sumatera dengan batas-batas wilayah, sebagai berikut :
a. Sebelah Utara berbatasan dengan Selat Malaka,
b. Sebelah Selatan, Timur dan Barat berbatasan dengan Kabupaten Deli
Serdang.
Luas wilayah kota Medan adalah 265,10 km2, yang terdiri dari kecamatan dan
151 kelurahan dengan jumlah penduduk Kota Medan tahun 2012 berdasarkan data
dari Kantor Badan Pusat Statistik Kota Medan adalah 2.132.061 jiwa dengan
jumlah rumah tangga (Kepala Keluarga) sebanyak 472.202 Kepala Keluarga.
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dibentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang pembentukan
organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Medan yang merupakan tindak
lanjut dari peraturan pemerintah nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai salah satu
Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Medan yang melaksanakan kewenangan
pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan di kota Medan sesuai dengan
peraturan daerah kota Medan Nomor 2 Tahun 2009 tentang urusan pemerintah
Pelaksanaan kewenangan pemerintahan dibidang sosial dan
ketenagakerjaan sebelumnya ditangani oleh 2 (dua) Satuan Kerja Perangkat
Daerah yaitu : Kantor Sosial Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat
Daerah yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah dibidang sosial,
dan Dinas Tenaga Kerja Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah
yang melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah di bidang ketenagakerjaan.
Sebagaimana tugas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja yang melaksanakan
sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang sosial dan ketenagakerjaan dalam
rangka kewenangan desentralisasi san dekonsentralisasi, Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja mempunyai fungsi SKPD yang melakukan Perencanaan, Pelaksanaan,
Monitoring, dan Evaluasi Program dan Kegiatan yang berkaitan dengan urusan
sosial dan urusan ketenagakerjaan di Kota Medan.
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tahun 2012 merupakan pertanggungjawaban
atas pencapaian sasaran tahun 2012 dan langkah strategis, sebagai amanat dalam
instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan
Kenerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
1. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
Visi adalah cara pandang kedepan kearah mana Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Tenaga Kota Medan harus dibawa agar dapat eksis, antisipasif, dan inovatif.
Jadi visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan Instansi
keadaan masa depan yang ingin dicapai oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai berikut :
“PERLUASAN, PERLINDUNGAN KERJA DAN PENGENTASAN KEMISKINAN DALAM MAASYARAKAT MENUJU MEDAN KOTA
SEJAHTERA”
2. Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas
kesempatankerja
b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal
c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan
d. Meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia
e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial
f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial
g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial
3. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
1) Kedudukan
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja merupakan unsur pelaksana Pemerintah
Daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan
bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
2) Tugas Pokok
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja mempunyai tugas melaksanakan urusan
pemerintahan daerah dibidang sosial dan ketenagakerjaan berdasarkan asas
3) Fungsi
Dalam melaksanakan tugas, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
menyelenggarakan fungsi :
a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan
b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
sosial dan ketenagakerjaan
c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan
ketenagakerjaan dan
d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
B. Struktur Organisasi
Organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang mempunyai peranan
penting yang langsung berinteraksi dengan sosial. Dengan adanya struktur
organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan dan instansi pemerintah
disesuaikan dengan struktur yang ada. Fungsi dan struktur organisasi adalah untuk
menentukan aktivitas–aktivitas dan memberikan wewenang kepada
masing bagian untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab terhadap
masing-masing perusahaan dan instansi pemerintah.
Struktur organisasi dapat mencegah terjadinya penyimpangan yang akan
terjadi di dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab.Melalui struktur
organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat di terapkan,
sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama
Struktur Organisasi pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang
Pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan jo.
Peraturan Walikota Medan Nomor 12 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok
dan fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
Suatu perusahaan dan instansi dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga
Sumber: Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan (2015)
Gambar 2.1
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas yang melaksanakan penyelenggaraan
pelayanan bidang sosial dan ketenagakerjaan Dinas Sosial dan Teneaga Kerja
Kota Medan yang terdiri dari :
1. Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menyelenggarakan tugas:
a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan
b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
sosial dan ketenagakerjaan
c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan
dan
d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
2. Sekretariat menyelenggarakan tugas:
a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan
b) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas
c) Pelaksanaan dan penyeleggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan
Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan
kerumahtanggaan Dinas
d) Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketataklasanaan
e) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Dinas
f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja terdiri dari 6 (enam) bidang, yaitu : 3.1 Bidang Bina Sosial
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Bina Sosial
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial,
kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial
c) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bina
sosial sesuai standar yang ditetapkan
d) Fasilitasi bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS)
dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS)
e) Pelaksanaan pembinaan dan pelesterikan nilai-nilai kepahlawanan,
keperintisan, dan kesetiakawana sosial
f) Pemberdayaan Organisasi Sosial, Karang Taruna, Pekerja Sosial,
Taruna Siaga Bencana, dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial
lainnya
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang bina
sosial
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.2 Bidang Pelayanan Sosial
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Sosial
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang,
c) Pelaksanaan rehabilitasi sosial bagi para Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial (PMKS), penanggulangan bencana dan
penanganan daerah kumuh
d) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan
pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana sesuai dengan
urusan pemerintah kota
e) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan kegiatan undian dan
pengumpulan dana sosial
f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang bina
sosial
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.3 Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga kerja
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pembinaan dan
Penempatan Kerja
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan kerja dalam negeri,
luar negeri, dan informasi pasar kerja
c) Pemberian informasi ketenagakerjaan
d) Pemberian pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta
perkuasan tenaga kerja dalam dan luar negeri
e) Pelaksnaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup
penggunaan tenaga kerja asing sesuai dengan urusan pemerintah kota.
f) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian lingkup
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
pembinaan dan penempatan tenaga kerja
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.4 Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Hubungan Industrial
Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup hubungan industrial, syarat-syarat
kerja dan purna kerja
c) Pelaksanaan pembinaann hubungna industrial, persyaratan kerja,
organisasi pekerja, dan pengusahaan
d) Pemerantaraan dalam hal penyelesaian Perselisiha Hubungan Industrial
dan Pemutusan Hubungan kerja (PHK)
e) Penelitian, pengesahan, pendaftaran, Kesepakatan Kerja Waktu tertentu
(PKWT), Perjanjian, Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian
Kerja Bersama (PKB), Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja
(PPJP),Pengerahan Pelaksana Pekerja kepada perusahaan lain
f) Pelaksanaan proses penetapan Upah Minimum Kota (UMK) dan Upah
Maksimum Sektor Kota (UMSK)
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
hubungan industrial syarat-syarat kerja dan purna kerja
i) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
3.5 Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pengawasan
Ketenagakerjaan
b) Penyusuna petunjuk teknis lingkup pengawasan ketenagakerjaan
c) Pelaksanaan pengawasan dan penyidikan terhadap
pelanggaran Norma Kerja Kesehatan dan Keselamatan Kerja,
LingkunganKerja, Perlindungan terhadap Jaminan Sosial Tenaga Kerja
d) Pelaksanaan pengawasan dan penggunaan tenaga kerja asing dengan
berkoordinasi kepada instansi terkait
e) Pelaksanaan pengawasan atas perusahaan-perusahaan penyediaan jasa
tenaga kerja buruh.
f) Pelaksanaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup
penggunaan alat-alat K-3 antara lain sesuai dengan urusan pemerintah
kota.
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
pengawasan ketenagakerjaan
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.6 Bidang Pelatihan dan Produktivitas
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelatihan dan
Produktivitas
c) Penyelenggaraan pelatihan terhadap pencari kerja dan menyiapkan
standarisasi, test kualifikasi dan memberikan perjanjian kepada
Lembaga Pelatihan Kerja Swasta
d) Penyelenggaraan kegiatan pemagangan, pelatihan terhadap instruktur
e) Pelaksanaan pembinaan terhadap pelaksanaan latihan/kursus yang
dilakukan oleh Lembaga Latihan Swasta, Pemerintah dan Perusahaan
dibidang ketenagakerjaan
f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
pengawasan ketenagakerjaan
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
4. Sub Bagian Umum
a) Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum
b) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum
c) Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah
dinas, penataan kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan
kerumahtanggaan dinas
d) Pengelolaan administrasi kepegawaian
e) Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,
ketataklasanaan, dan kepegawaian
f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan Dn pengendalian
g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas
h) Pelaksanaan tuga lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
5. Sub Bagian Keuangan
a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan
b) Penyususnan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan
c) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan
penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan
verifikasi
d) Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi
keuangan
e) Penyususnan laporan keuangan Dinas
f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian
g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
6. Sub Bagian Penyusunan Program
a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program
b) Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan
program Dinas
c) Penyiapan bahan penyususnan rencana dan program Dinas
d) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian
e) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
D. Kinerja Usaha Terkini
Dalam upaya mewujudkan visi dan misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
Kota Medan dan dalam urusan kurun waktu 2011-2015, tahun anggaran 2012
adalah tahun kedua dalam priode tersebut. Namun, sangat didasari berbagai
keterbatasan termasuk anggaran yang tersebut pada tahun 2012 yang relatif
kurang dibandingkan dengan tugas dan target/tujuan dari kewenangan dan
tanggung jawab Dinas Sosial dan Tenaga Kerja khususnya menangani urusan
sosial dan urusan ketenagakerjaan.
Adapun yang menjadi sasaran, indikator kinerja dan terget yang
ditetapkan dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Sasaran Strategis (1) : Penanggulangan Kemiskinan
Indikator kerjanya adalah:
1) Meningkatnya penanganan penyandang masalah kesejahteraan sosial
(PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 13%.
2) Meningkatnya penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) yang
memperoleh bantuan sosial, dengan target yang ingin dicapai pada tahun
2011 adalah 13%.
3) Menigkatnya jumlah sarana sosial sebagai tempat perlindungan dan
pembinaan penyandang masalah kesejahteraan masalah kesejahteraan
sosial (PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah
105 unit sarana sosial.
b. Sasaran Strategis (2) : peningkatan Kesempatan Kerja dan Lapangan Kerja
Indikator kinerjanya adalah:
1) Meningkatnya partisipasi angkatan kerja, dengan target yang ingin
dicapai pada tahun 2012 adalah 61%.
2) Menigkatnya pekerja yang ditempatkan, dengan target yang ingin dicapai
pada tahun 2012 adalah 35%.
3) Menigkatnya rasio daya serap tenaga kerja, dengan target yang ingin
dicapai pada tahun 2012 adalah 35%.
4) Menurunnya angka sengketa pengusaha pekerja, dengan target yang
ingin docapai pada tahun 2012 adalah 200 kasus.
5) Menurunnya persentase jumlah tenaga kerja dibawah umur, target yang
ingin dicapai adalah 30% realisasi yang dicapai pada tahun 2012 adalah
tidak ada Dinas memberikan izin kepada anak yang dibawah umur untuk
bekerja sehingga tercapai 100% dari target yang hendak dicapai.
6) Meningkatnya kebutuhan hidup layak minimum dan meningkatnya upah
minimum regional (UMR), dengan target yang ingin docapai pada tahun
2012 adalah Rp.1.300.000.
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan / rencana strategis Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan sebagai berikut:
a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas
kesempatan kerja
b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal
c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan
e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial
f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.
Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat
memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam
pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap
kegiatan dalam suatu instansi. Oleh karena itu suatu instansi pemerintahan dalam
mengelola kearsipannya harus memperhatikan system kearsipan yang sesuai
dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya.
Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi dipengaruhi oleh
pegawai yang bekerja di unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang ada
dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip serta pemeliharaannya. Fungsi
arsip sebagai ingatan, informasi dan sumber sejarah perlu dikelolah dengan baik
agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor.
Dalam setiap unit kegiatan arsip harus senantiasa siap untuk memberikan
pelayanan informasi yang akurat bagi masyarakat dalam memecahkan masalah
yang sering terjadi di masyarakat. Arsip merupakan salah satu produk dari
pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit
Dan arsip itu selalu menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan
penyimpanan dokumen-dokumen, surat-surat berharga dan warkat dan inilah yang
disebut dengan Kearsipan. Dalam setiap urusan arsip pasti harus memudahkan
bagi seorang pegawai instansi untuk memudahkan pencarian arsip maka arsip
yang baik itu harus memiliki prosedur dan metode dalam pelakasaannya, sehingga
benar-benar sangat mendukung kinerja suatu perusahaan dan organisasi.
Prosedur adalah suatu rangkaian pola metode yang diberlakukan oleh
suatu organisasi dalam menunjang kinerja yang baik dalam dalam bidang apapun.
Prosedur inilah yang harus dapat menciptakan kebaikan, keteraturan, keefektifan
pekerjaan dalam arsip.
Ruang Arsip adalah sebuah ruangan khusus yang digunakan untuk
menyimpan berkas-berkas ataupun surat-surat berharga yang dianggap sangat
penting maupun biasa. Maka Arsip memiliki tempat khusus untuk tempatnya
sendiri. Kalau ruang arsip dibagian instansi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan, mereka menyediakan ruangan yang cukup kecil untuk menyimpan
beberapa arsip penting sedangkan arsip biasa hanya disimpan ditempat khusus
arsip seperti sebuah kotak laci untuk arsip. Hal ini dilakukan untuk mempermudah
dalam pencarian dokumen-dokumen arsip yang akan dibutuhkan kembali di
kemudian hari dalam pelayanan masyarakat.
B. Perumusan Masalah
Untuk mempermudah proses penelitian dan agar memeiliki arah yang
jelas dalam mengimplementasikan fakta dan data kedalam penulisan tugas akhir,
diatas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penyusunan Tugas Akhir
ini adalah :
“ Bagaimanakah prosedur penataan arsip dalam memudahkan pencarian arsip di
bagian Umum Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Sumatera Utara? ”
C. Tujuan Penelitian
Setiap penelitian mempunyai satu atau beberapa tujuan yang hendak
dicapai dan harus sejalan atau konsisten dengan judul dan permasalahan
penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui prosedur
penataan arsip untuk memudahkan pencarian arsip pada bagian Umum
Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna dalam hal :
1. Bagi Instansi
Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan
sumbangan pemikiran yang berguna dan sebagai pedoman dalam meningkatkan
maupun memperlancar kegiatan kearsipan yang baik.
2. Bagi Penulis
Untuk lebih memperdalam pengetahuan penulis Sebagai suatu tahap
untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berpikir secara ilmiah penulis
guna memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi dan memperoleh gelar
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai bahan acuan dan referensi bagi penelitian lain dan kalangan yang
tertarik untuk melakukan kajian penelitian dimasa yang akan datang dalam
penelitian ini.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan dikantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja selama
[image:39.595.113.529.329.542.2]1 (satu) bulan setengah. Dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut :
Table 1.1
Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian
No KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3 4 5 6
1 Persiapan
2 Pengumpulan
Data
3 Penulisan
Laporan
Sumber Penulis (2015)
F. Sistematika penulisan
Penulisan tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dimana setiap bab
dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang Latar Belakang Penelitia, Perumusan
Masalah, Tujuan dan Manfaat penelitian.
Dalam Bab ini dapat dilihat bahwa ada beberapa sejarah ringkas Kantor
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja di Sumatera Utara, Jenis Usaha, Struktur
Organisasi, dan Uraian profil lainnya.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam Bab ini menjelaskan tentang Pengertian Arsip, Manajemen Arsip,
Prosedur Penataan Arsip,
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam setiap pelaksanaan Tugas Akhir selalu memuat kesimpulan ini
sebagai symbol bahwa /penulis dapat memberikan refrensi bagi pembaca dan
penulis itu sendiri. Maka dalam bab ini kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian
di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja dan daftar pustaka yang mencantumkan
PROSEDUR PENATAAN ARSIP DALAM MEMUDAHKAN PENCARIAN ARSIP PADA BAGIAN UMUM TATA USAHA KEPEGAWAIAN DI
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
OLEH :
AZLINA 122103096
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Segala Puji dan syukur kehadiran Allah SWT, yang telah memberikan
hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Prosedur Penataan Arsip dalam
Memudahkan Pencarian Arsip Pada Bagian Umum Tata Usaha Kepegawaian
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja kota medan”.salawat dan salam juga penulis
sampaikan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga dan sahabatnya,
karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan kelam yang
terang bederang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui.
Penulis telah banyak menerima bimbinga, saran, motivasi dan do’a dariberbagai
pihak selama penulisan tugas akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa
kerendahan hati ijinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepadayang terhormat :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. DR. Azhar Maksum, M.Ec.Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
D-III Kesekrretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
5. Ibu Dra. Setrihiyanti Siregar, M.Si selaku Dosen Pembimbing Penulis
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang dengan sabar
meluangkan waktunya untuk memeberikan bimbingan serta masukan dalam
penyususan Tugas Akhir ini
6. Bapak S. Armansyah, SH selaku kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan dan Bapak Ilyasak, SE selaku KASUBBAG Umum Tata Usaha
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
7. Kedua Orangtua Penulis Bapak Azhar Hafnie dan Ibu Pairah, terima kasih atas
dukungan semangat dan kasih sayang yang tak terhingga yang telah diberikan
dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
8. Untuk kakakku Karsini dan abangku Rinaldy terima kasih untuk dukungan
dan semangatnya bagi penulis.
9. Teman-teman seperjuangan yakni Yosi Jelita, Dini Rahmadhani, Rika Trisna,
Finda Chairina, Mazaya, Cindy, Febi, dan Anggi, beserta teman-teman yang
lainnya terima kasih atas kerja samanya, dan semua teman-teman penulis yang
selalu memberikan dukungan semangat satu sama lain terima kasih atas
bantuan dan dukungan selama penulis menempuh studi dalam penulisan
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 2 C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Jadwal Kegiatan ... 4
F. Sistematika Penelitian ... 4
BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 6
A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ... 6
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 12
D. Kinerja Usaha Terkini ... 19
E. Rencana Kegiatan ... 20
BAB 1II PEMBAHASAN ... 22
A. Pengertian Arsip ... 22
B. Pengelolaan Arsip ... 23
B. Saran ... 39
No. Judul Halaman
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ……... 11
