Nomor Dokumen : MP-GKM-TU-3-17 Tanggal terbit edisi : 7 April 2020
Status Revisi : 00
Diperiksa dan disetujui oleh : Tim GKM Tata Usaha Sekretariat Universitas Disahkan oleh : Prof. Dr. dr. Farhat, M.Ked(ORL-HNS), Sp.THT-KL(K)
GUGUS KENDALI MUTU
BAGIAN TATA USAHA
SEKRETARIAT UNIVERSITAS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
April 2020
1 Disiapkan
Oleh
Nama Jabatan Tanda
Tangan Tanggal Feni Khairifa, S.Sos Ketua GKM
Fariz Arifa Nugraha Anggota GKM Disahkan
Oleh
Nama Jabatan Tanda
Tangan Tanggal Prof. Dr. dr. Farhat, M.Ked(ORL-HNS), Sp.THT-KL(K) Sekretaris Universitas DAFTAR DISTRIBUSI
No Penerima Personel Tangan Tanda Tanggal
1 Sekretaris Universitas Sekretariat Sekretaris Universitas
2 Kepala Bagian Tata Usaha Kepala Bagian Tata Usaha 3 Kepala Subbagian Kesekretariatan Kepala Subbagian Kesekretariatan 4 Staf/Petugas Surat Masuk Staf/Petugas Surat Masuk
2 Catatan Perubahan Prosedur
Revisi ke
Tanggal Halaman Paragraf Alaasn Disahkan oleh
Fungsi/ Jabatan
Tanda Tangan
3
Daftar Isi
LEMBAR PENGESAHAN ... 1
DAFTAR DISTRIBUSI ... 1
Catatan Perubahan Prosedur ... 2
KATA PENGANTAR ... 4 1. Tujuan ... 5 2. Ruang Lingkup ... 5 3. Defenisi ... 5 4. Referensi ... 5 5. Ketentuan Umum ... 6
6. Tujuan Proses Surat Masuk Online di Lingkungan BPA USU ... 6
7. Persyaratan ... 6
4
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kami ucapkan kepada Allah S.W.T, berkat dan rahmat serta limpahan nikmatnya yang tak terhingga senantiasa menyelimuti kami sehingga Tim Standar Operasional Prosedur Proses Surat Masuk Online di Lingkungan Biro Rektor Universitas Sumatera Utara dapat terselesaikan. Berikut sanjungan terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam penyusunan Buku Standar Operasaional ini.
Buku Standar Operasional Prosedur Proses Surat Masuk Online di Lingkungan Biro Rektor Universitas Sumatera Utara untuk melakukan monitoring di bidang kegiatan yang sesuai tugas pokok dan fungsi Sekretariat Universitas Universitas Sumatera Utara.
Dengan dukungan dan ketaatan terhadap standar yang ada, diharapkan kepuasan layanan administrasi pada Sekretariat Universitas Universitas Sumatera Utara terhadap stakeholder akan dapat dioptimalkan.
Medan, 7 April 2020
Kepala Subbagian Kesekretariatan
5 di lingkungan Biro Pusat Administrasi (BPA) Universitas Sumatera Utara tentang tata cara mengirimkan surat masuk secara online dari awal hingga sampai ke bagian yang dituju.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari Prosedur Proses Surat Masuk Online ini adalah lingkungan BPA Universitas Sumatera Utara
3. Defenisi
1. Online ialah suatu proses terhubung dengan dunia internet, seperti pesan elektronik, media sosial, dan aplikasi penyampaian pesan.
2. Surat Masuk adalah segala sesuatu berupa surat, data-data, catatan-catatan, yang dibuat ataupun diterima dalam rangka menunjang tugas, yang tertulis maupun tidak tertulis ataupun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang direkam dalam berbagai bentuk yang dapat dibaca maupun didengar.
4. Referensi
4.1. Manual Mutu GJM Sekretariat Universitas 2011
4.2. Keputusan MWA No. 1/SK/MWA/I/2005 tgl 8 Januari 2005 tentang AD/ART USU
4.3. TAP MPRS No. XX/MPRS/1966 Tentang Sumber Tertib Hukum dan Tata Urutan Peraturan Perundang-Undangan R.I.
4.4. Undang-Undang R.I Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 4.5. Peraturan Pemerintah R.I Nomor 74 Tahun 2014 Tentang Perubahan Tas
Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 Tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum.
4.6. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2014 Tentang Statuta Universitas Sumatera Utara.
4.7. Keputusan Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi RI Nomor 317/M/KP/X/2015 Tentang Pemberhentian Anngota MWA USU Periode 2009-2015 dan Pengangkatan Anggota MWA USU Periode tahun 2015-2020.
4.8. Peraturan Majelis Wali Amanat USU Nomor 16 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Laksana Universitas Sumatera Utara
6 4.9. Keputusan Majelis Wali Amanat USU Nomor 37/SK/MWA/III/2015
Tentang Pengangkatan Rektor Universitas Sumatera Utara Periode 2016-2021;
4.10. Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 3 Tahun 2020 tentang Pencegahan Corona Virus Disease (Covid-19)
4.11. Surat Edaran Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Nomor: 4 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan Kebijakan Pendidikan Dalam Darurat Penyebaran Corona Virus Disease (Covid-19),
4.12. Surat Edaran Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 1 Tahun 2020 tentang Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease (Covid-19) di Perguruan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
5. Ketentuan Umum
Dalam proses Surat Masuk online pada unit kerja mengikuti ketentuan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
6. Tujuan Proses Surat Masuk Online di Lingkungan BPA USU
6.1.sebagai standarisasi dalam melaksanakan penyelenggaraan administrasi yang lebih tertib sehingga memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan;
6.2.mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan tenaga kependidikan dalam melaksanakan tugas;
6.3.meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individu
6.4.meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6.5.menciptakan ukuran standar kinerja yang merupakan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kegiatan yang telah dilakukan;
6.6.menjamin konsistensi pelayanan kepada stakeholder baik dari sisi kualitas, waktu, dan prosedur;
6.7.menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
6.8.membantu penelusuran terhadap kesalahan prosedural dalam melaksanakan tugas;
7. Persyaratan
7.1.Surat Masuk Online ini dilaksanakan secara sistematis, transparansi dan mengikuti aturan-aturan yang berlaku.
7 7.5.File surat yang dikirimkan berupa pdf
7.6.File yang dikirimkan tidak melebihi dari 2 Mb
7.7.Dalam pelaksanaan Surat Masuk Online, memiliki penanggung jawab masing-masing, yaitu:
a. Sekretaris Universitas Universitas Sumatera Utara
Bertanggung jawab sebagai pengambil keputusan kemana Surat Masuk harus didisposisikan.
b. Kepala Bagian Tata Usaha
Bertanggung jawab Sebagai penerima Surat Masuk. c. Kepala Subbagian Kesekretariatan
Bertanggung jawab meneruskan surat yang diterima oleh Kepala Bagian Tata Usaha ke Staf/petugas penerima surat.
8. Tata Cara Pelaksanaan
8.1. surat diterima oleh Kepala Bagian Tata Usaha melalui pesan elektronik
tatausaha@usu.ac.id
8.2. surat diteruskan ke Kepala Subbagian Kesekretariatan untuk diteruskan kepada staf/petugas penerimaan surat masuk.
8.3. Surat di input ke laman sistem informasi tata persuratan (sitp.usu.ac.id) oleh petugas surat masuk.
8.4. Surat diberikan label kendali oleh petugas surat masuk.
8.5. Surat dikembalikan kepada kepala subbagian kesekretariatan untuk diperiksa.
8.6. Surat diterima kembali oleh kepala bagian Tata Usaha untuk diperiksa sebelum diantar ke Sekretaris Unviersitas.
8.7. Surat diterima oleh Sekretaris Univeritas untuk mengambil tindakan kemana surat harus diteruskan ke bagian yang bersangkutan.
8 9. Tahap Pelaksanaan
Gambar 1. Diagram Surat Masuk Online
Mulai
Staf Tata Usaha/Operator Surat (input data pada sitp.usu.ac.id)
Kepala Bagian Tata Usaha (tatausaha@usu.ac.id) Kepala Subbagian Kesekretariatan
Kendali
Kepala Bagian Tata Usaha Sekretaris Universitas Kepala Subbagian Kesekretariatan
