PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN
Oleh: YOSI JELITA
122103057
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
i BISMILLAHIRRAHMAANIRRAHIIM
Asslamu’alaikum Wr. Wb
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah Swt atas limpahan rahmat
hidayah dan karunia-Nya, yang telah memberikan hikmah kesempatan, kesehatan serta hikmah pemikiran dalam menyerap ilmu pengetahuan. Salawat dan salam juga semoga selalu tercurah kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW beserta keluarga, sahabat dan para pengikutnya.
Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul
‘’PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA DINAS SOSIAL DAN
TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’, yang merupakan salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan pada program studi Diploma III Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelasaikan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak
mendapatkan bimbingan, bantuan, arahan, serta dorongan dari brbagai pihak.
Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, pada kesempatan ini penulis
ii Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Pembantu
Dekan I Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Sumatera Utara.
4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si selaku Pembantu Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Sumatera Utara.
6. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si, selaku
Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
7. Ibu Dra. Friska Sipayung, M.Si, Selaku Dosen Pembimbing yang
telah bersedia meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga untuk
membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas
Akhir ini.
8. Bapak S. Armansyah Lubis, SH, selaku Kepala Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan.
9. Bapak Drs. Alexander, M.AP, selaku Sekretaris Dinas Sosial dan
iii
mengarahkan penulis selama proses Kegiatan Praktik Kerja
Lapangan berlangsung.
11. Bapak dan Ibu Dosen Pengajar serta seluruh Pegawai Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
12. Secara khusus dan teristimewa kepada Kedua Orangtua tercinta,
Ayahanda Sujeli A.Md, dan Ibunda Rosmiati Bangun S.Pd. yang
telah mengasuh, mengasihi, membimbing, memberikan dukungan
dan kasih sayang serta do’a yang tulus untuk kebaikan
anak-anaknya. Terimakasih untuk segala pengorbanan yang tidak
ternilai. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan kalian.
Amin ya Robbal’alamin.
13. Saudara kandung Penulis, abang tercinta Rolly Hadinata, kakak
tercinta Utari Sulistya, dan adik tercinta Ade Melinda, yang selalu
mensuport dan membahagiakan penulis.
14. Untuk teman magang Penulis Azlina, Mazaya Achalili dan Cindy
Febrina Sihombing, terimakasih atas kerjasama yang baik kepada
kalian selama proses Kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
15. Teman seperjuangan stambuk 2012 yang tak bisa penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih buat kalian semua.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan
dalam penulisan Tugas Akhir ini, mengingat keterbatasan yang di miliki
v
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR IS ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Penelitian ... 5
D. Manfaat Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan ... 5
F. Sistematika Penelitian ... 6
BAB 1I PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 8
A. Sejarah ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan ... 8
B. Struktur Organisasi ... 11
C. Job Description ... 14
D. Kinerja Usaha Terkini ... 21
E. Rencana Kegiatan ... 22
BAB 1II PEMBAHASAN ... 24
A. Sekretaris dan Surat Menyurat ... 24
1. Pengertian Surat dan Sekretaris ... ... 25
2. Bahasa Surat ... 27
3. Kegiatan Surat Menyurat ... 29
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 35
1. Pengelolaan Surat Masuk ... 35
2. Pengelolaan Surat Keluar ... 40
C. Syarat-syarat Surat yang Baik ... 42
D. Fungsi dan Aneka Surat ... ... 43
E. Jenis-Jenis Surat ... 45
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar ... 46
1. Penanganan Surat . ... 46
2. Penanganan Surat Keluar ... 47
G. Bentuk-bentuk Surat ... 49
vi
2. Proses Mengarsipkan Surat ... 54
3. Sistem Penataan Arsip ... 55
4. Penyimpanan Arsip ... 57
J. Analisis dan Evaluasi ... ... 59
BAB 1V KESIMPULAN DAN SARAN ... 61
A. Kesimpulan ... 61
B. Saran ... 62
vii
No. Judul Halaman
viii
No. Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan ... 13 Gambar 3.1 Proses Surat menyurat Dinas Sosial dan
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi
berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculan alat komunikasi yang
canggih, seperti: e-mail atau memo, telepon, seluler, televisi, radio, telegram,
faximile, dan lain sebagainya. Masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat
dilupakan keberadaannya bahkan masih tetap kokoh terpakai, komunikasi tertulis
tersebut adalah surat.
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim
(komunikator) kepada penerima (komunikan). Informasi yang disampaikan dapat
berupa berita, ide, pesan, gagasan, kesan, atau maksud lainnya. Jika ditinjau dari
cara penyampaiannya, komunikasi dapat dibedakan atas dua macam, yaitu
komunikasi lisan dan komunikasi tulis. Istilah komunikasi lisan dan komunikasi
tulis, sebenarnya tidak lain karena jasa bahasa sebagai alat komunikasi terpenting
sehingga bahasa dan komunikasi menjadi pasangan yang demikian padu dan tidak
terpisahkan (Finoza, 2009:1).
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, unsur kerja sama baik kedalam
maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Agar kerja sama dapat
dilaksanakan dengan baik, perlu ada komunikasi. Salah satu bentuk komunikasi
yang digunakan oleh suatu organisasi dengan cara tertulis, misalnya dengan
membantu memperlancar tercapainya tujun organisasi. Oleh karena itu,
merupakan keharusan untuk daoat membuat surat dengan baik. Sebab, penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif kepada
penulis maupun organisasinya.
Menurut Djuharie,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian,
surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu
akan tersampaikan kepada yang dituju oleh penulis surat. Menurut Caroline
(2012:157), surat adalah alat komunikasi atau tertulis berisi pernyataan penulisan
dan dibuat dengan tujuan menyampaikan pesan atau informasi kepada pihak lain,
baik organisasi, perushaan, instansi, maupun perorangan.
Tidak demikian halnya disampaikan secara lisan, dengan cara tersebut
sering mengalami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin di
tambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari. Selain berfungsi
sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti
hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat,
jaminan, wakil alat promosi, dan sekaligus dapat menunjukan dinamika atau
kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Mengingat pentingnya peranan surat,
maka diperlukan tata cara pengelolaan surat. Dalam suatu instansi atau
perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibagi menjadi dua, yaitu
surat masuk dan surat keluar.
Menurut Wursanto (2004:108 dan 144), Pengertian surat masuk dan surat
instansi lain atau dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang
diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengirim
(ekspedisi). Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, bertempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang)
yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim
kepada instansi, kantor, atau lembaga lain.
Sekretaris sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi,
sangat berpengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan
surat. Salah satu fungsi dari sekretaris yang dimaksud disini adalah melakukan
korespondensi. Tugas korespondensi ini antara lain menangani surat masuk yang
mencakup aktivitas, antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan
surat, mengagendakan, dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan
surat keluar mencakup aktivitas antara lain mengkonsep surat, mengetik surat,
pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian, dan
pengiriman surat. Disinilah letak pentingnya keberedaan sekrataris dalam
mengelola surat dan menjalankan fungsinaya sebagai salah satu urat nadi
kelancaran suatun perusahaan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Berdasarkan fakta atau fenomena yang ada, bahwa surat sekretaris pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja saat ini berfungsi untuk menyampaikan informasi
atau pesan kepada pihak yang bersangkutan. Informasi tersebut berupa surat
permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya. Untuk menangani
surat masuk dan surat keluar, sekretaris melakukan dengan baik benar sesuai
dengan kaidah dan ketentuan/peraturan yang ada pada kantor Dinas Sosial dan
harus menyortir surat, memilah-milah surat (mengelompokkan surat berdasarkan
jenis surat), sekretaris harus membaca dan memahami surat dan
mendisposisikannya, pemberian nomor dan kode surat, mengagendakan surat,
mengklasifikasikan surat, mengekspedisikan surat, mendistribusikan surat,
pengesahan surat serta mengirim surat. Surat-surat tersebut merupakan surat
masuk dan surat keluar. Dalam menangani surat menyurat pada kantor Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, harus dilakukan sesuai dengan proses
kegiatan surat menyurat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang telah
dijelaskan pada Gambar 3.1 halaman 31.
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa menjalankan
kegiatan surat-menyurat yaitu haruslah dilakukan dengan baik dan benar sesuai
dengan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai
dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan. Surat yang
dikoordinasi/dikelola dengan baik akan membuat perusahaan dapat mencapai
tujuan yang telah direncakan.
Mengingat pentingnya peranan surat dalam organisasi atau instansi, maka
penulis memilih judul “PERANAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN TATA USAHA
DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN’’.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaimana
Peranan Sekretaris Dalam Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui
peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian
Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penulisan Tugas Akhir ini, antara lain :
1. Bagi Instansi
Sebagai bahan masukan dan saran yang mungkin berguna untuk
penyempurnaan dalam peranan sekretaris dalam penanganan surat masuk dan
surat keluar dimasa yang akan datang.
2. Bagi Penulis
Menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis dalam hal
penanganan surat khususnya surat masuk dan surat keluar baik secara teori
maupun praktek.
3. Bagi Peneliti selanjutnya
Sebagai bahan referensi bagi para peneliti mengenai peranan sekretaris dalam
penanganan surat masuk dan surat keluar dalam suatu instansi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Jl. K.H. Wahid
Hasyim No. 14 Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Kegiataan
Maret April Mei Juni
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan
2
Pengumpulan
Data
3
Penulisan
Laporan
Sumber: Penulis (2015)
Persiapan Tugas Akhir ini dimulai dalam waktu dua minggu, pada
tanggal 16 sampai dengan 31 Maret 2015. Pada tahap pengumpulan data,
dilaksanakan pada minggu keempat bulan Maret sampai bulan April 2015. Pada
tahap ini, penulis melakukan wawancara dengan Sekretaris Dinas Sosial dan
Tenaga Kerja Kota Medan mengenai topik yang akan dibahas, serta mencari dan
mengumpulkan bahan sebanyak mugkin dari berbagai pengarang buku demi
menunjang penulisan Tugas Akhir ini.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) dan setiap babnya dibagi atas
BAB I: PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal
kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II: PROFIL DINAS SOSIAL DAN TENAGA KERJA KOTA MEDAN Dalam bab ini diuraikan mengenai sejarah singkat instansi, struktur
organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III: PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian surat dan peranan
sekretaris dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Tata Usaha Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang peranan sekretaris dalam
penanganan surat masuk dan surat keluar di bagian Tata Uasaha Dinas Sosial dan
8
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
Kota Medan sebagai ibukota Provinsi Sumatera Utara merupakan pusat
pemerintahan, pendidikan, kebudayaan dan perdagangan yang terletak di Pantai
Timur Sumatera dengan batas-batas wilayah, sebagai berikut :
a. Sebelah Utara berbatasan dengan Selat Malaka,
b. Sebelah Selatan, Timur dan Barat berbatasan dengan Kabupaten Deli
Serdang.
Luas wilayah kota Medan adalah 265,10 km2, yang terdiri dari kecamatan dan
151 kelurahan dengan jumlah penduduk Kota Medan tahun 2012 berdasarkan data
dari Kantor Badan Pusat Statistik Kota Medan adalah 2.132.061 jiwa dengan
jumlah rumah tangga (Kepala Keluarga) sebanyak 472.202 Kepala Keluarga.
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan dibentuk berdasarkan
Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang pembentukan
organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Medan yang merupakan tindak
lanjut dari peraturan pemerintah nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sebagai salah satu
Satuan Kerja Perangkat Daerah Kota Medan yang melaksanakan kewenangan
pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan di kota Medan sesuai dengan
peraturan daerah kota Medan Nomor 2 Tahun 2009 tentang urusan pemerintah
Pelaksanaan kewenangan pemerintahan dibidang sosial dan ketenagakerjaan
sebelumnya ditangani oleh 2 (dua) Satuan Kerja Perangkat Daerah yaitu : Kantor
Sosial Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang
melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah dibidang sosial, dan Dinas
Tenaga Kerja Kota Medan merupakan Satuan Kerja Perangkat Daerah yang
melaksanakan tugas dan kewenangan pemerintah di bidang ketenagakerjaan.
Sebagaimana tugas Dinas Sosial dan Tenaga Kerja yang melaksanakan
sebagian urusan rumah tangga daerah di bidang sosial dan ketenagakerjaan dalam
rangka kewenangan desentralisasi san dekonsentralisasi, Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja mempunyai fungsi SKPD yang melakukan Perencanaan, Pelaksanaan,
Monitoring, dan Evaluasi Program dan Kegiatan yang berkaitan dengan urusan
sosial dan urusan ketenagakerjaan di Kota Medan.
Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Tahun 2012 merupakan pertanggungjawaban
atas pencapaian sasaran tahun 2012 dan langkah strategis, sebagai amanat dalam
instruksi Presiden RI Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 29 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan
Kenerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
1. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
Visi adalah cara pandang kedepan kearah mana Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Tenaga Kota Medan harus dibawa agar dapat eksis, antisipasif, dan inovatif.
Jadi visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan Instansi
keadaan masa depan yang ingin dicapai oleh Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan. Visi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai berikut :
“PERLUASAN, PERLINDUNGAN KERJA DAN PENGENTASAN KEMISKINAN DALAM MAASYARAKAT MENUJU MEDAN KOTA
SEJAHTERA”
2. Misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas
kesempatan kerja
b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal
c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan
d. Meningkatkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia
e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial
f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial
g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial
3. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
1) Kedudukan
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja merupakan unsur pelaksana Pemerintah
Daerah, yang dipimpin oleh Kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan
bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
2) Tugas Pokok
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja mempunyai tugas melaksanakan urusan
pemerintahan daerah dibidang sosial dan ketenagakerjaan berdasarkan asas
3) Fungsi
Dalam melaksanakan tugas, Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
menyelenggarakan fungsi :
a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan
b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
sosial dan ketenagakerjaan
c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan
ketenagakerjaan dan
d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
B. Struktur Organisasi
Organisasi adalah salah satu fungsi manajemen yang mempunyai peranan
penting yang langsung berinteraksi dengan sosial. Dengan adanya struktur
organisasi maka pembagian tugas dalam perusahaan dan instansi pemerintah
disesuaikan dengan struktur yang ada. Fungsi dan struktur organisasi adalah untuk
menentukan aktivitas–aktivitas dan memberikan wewenang kepada
masing bagian untuk melaksanakan tugas, tanggung jawab terhadap
masing-masing perusahaan dan instansi pemerintah.
Struktur organisasi dapat mencegah terjadinya penyimpangan yang akan
terjadi di dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab. Melalui struktur
organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat di terapkan,
sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama
Struktur Organisasi pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang
Pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan jo.
Peraturan Walikota Medan Nomor 12 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok
dan fungsi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
Suatu perusahaan dan instansi dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara
vertical, melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Dinas Sosial dan Tenaga
Sumber : Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan (2015)
Gambar 2.1
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas yang melaksanakan penyelenggaraan
pelayanan bidang sosial dan ketenagakerjaan Dinas Sosial dan Teneaga Kerja
Kota Medan yang terdiri dari :
1. Kepala Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menyelenggarakan tugas:
a) Perumusan kebijakan teknis dibidang sosial dan ketenagakerjaan
b) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang
sosial dan ketenagakerjaan
c) Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang sosial dan ketenagakerjaan
dan
d) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
2. Sekretariat menyelenggarakan tugas:
a) Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan
b) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Dinas
c) Pelaksanaan dan penyeleggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan
Dinas yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan, dan
kerumahtanggaan Dinas
d) Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketataklasanaan
e) Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas Dinas
f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3. Dinas Sosial dan Tenaga Kerja terdiri dari 6 (enam) bidang, yaitu : 3.1 Bidang Bina Sosial
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Bina Sosial
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup bantuan sosial, bimbingan sosial,
kepahlawanan, keperintisan dan kesetiakawanan sosial
c) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelanggaraan bina
sosial sesuai standar yang ditetapkan
d) Fasilitasi bagi para Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS)
dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS)
e) Pelaksanaan pembinaan dan pelesterikan nilai-nilai kepahlawanan,
keperintisan, dan kesetiakawana sosial
f) Pemberdayaan Organisasi Sosial, Karang Taruna, Pekerja Sosial,
Taruna Siaga Bencana, dan Potensi Sumber Kesejahteraan Sosial
lainnya
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan lingkup bidang bina
sosial
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.2 Bidang Pelayanan Sosial
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelayanan Sosial
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup undian dan pengumpulan uang,
c) Pelaksanaan rehabilitasi sosial bagi para Penyandang Masalah
Kesejahteraan Sosial (PMKS), penanggulangan bencana dan
penanganan daerah kumuh
d) Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dalam penyelenggaraan
pembinaan daerah kumuh dan penanggulangan bencana sesuai dengan
urusan pemerintah kota
e) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan kegiatan undian dan
pengumpulan dana sosial
f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang bina
sosial
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.3 Bidang Pembinaan dan Penempatan Tenaga kerja
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pembinaan dan
Penempatan Kerja
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup penempatan kerja dalam negeri,
luar negeri, dan informasi pasar kerja
c) Pemberian informasi ketenagakerjaan
d) Pemberian pengurusan penyaluran dan penempatan tenaga kerja serta
perkuasan tenaga kerja dalam dan luar negeri
e) Pelaksnaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup
penggunaan tenaga kerja asing sesuai dengan urusan pemerintah kota
f) Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian lingkup
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
pembinaan dan penempatan tenaga kerja
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.4 Bidang Hubungan Industrial Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Hubungan Industrial
Syarat-syarat Kerja dan Purna Kerja
b) Penyusunan petunjuk teknis lingkup hubungan industrial, syarat-syarat
kerja dan purna kerja
c) Pelaksanaan pembinaann hubungna industrial, persyaratan kerja,
organisasi pekerja, dan pengusahaan
d) Pemerantaraan dalam hal penyelesaian Perselisiha Hubungan Industrial
dan Pemutusan Hubungan kerja (PHK)
e) Penelitian, pengesahan, pendaftaran, Kesepakatan Kerja Waktu tertentu
(PKWT), Perjanjian, Kerja (PK), Peraturan Perusahaan (PP),
Perjanjian Kerja Bersama (PKB), Perusahaan Penyedia Jasa Pekerja
(PPJP), Pengerahan Pelaksana Pekerja kepada perusahaan lain
f) Pelaksanaan proses penetapan Upah Minimum Kota (UMK) dan Upah
Maksimum Sektor Kota (UMSK)
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
hubungan industrial syarat-syarat kerja dan purna kerja
i) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
3.5 Bidang Pengawasan Ketenagakerjaan
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pengawasan
Ketenagakerjaan
b) Penyusuna petunjuk teknis lingkup pengawasan ketenagakerjaan
c) Pelaksanaan pengawasan dan penyidikan terhadap
pelanggaran Norma Kerja Kesehatan dan Keselamatan Kerja,
Lingkungan Kerja, Perlindubgan terhadap Jaminan Sosial Tenaga
Kerja
d) Pelaksanaan pengawasan dan penggunaan tenaga kerja asing dengan
berkoordinasi kepada instansi terkait
e) Pelaksanaan pengawasan atas perusahaan-perusahaan penyedia jasa
tenaga kerja buruh
f) Pelaksanaan proses perjanjian dan pelayanan lainnya lingkup
penggunaan alat-alat K-3 antara lain sesuai dengan urusan pemerintah
kota.
g) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
pengawasan ketenagakerjaan
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
3.6 Bidang Pelatihan dan Produktivitas
a) Penyusunan program dan rencana kegiatan Bidang Pelatihan dan
Produktivitas
c) Penyelenggaraan pelatihan terhadap pencari kerja dan menyiapkan
standarisasi, test kualifikasi dan memberikan perjanjian kepada
Lembaga Pelatihan Kerja Swasta
d) Penyelenggaraan kegiatan pemagangan, pelatihan terhadap instruktur
e) Pelaksanaan pembinaan terhadap pelaksanaan latihan/kursus yang
dilakukan oleh Lembaga Latihan Swasta, Pemerintah dan Perusahaan
dibidang ketenagakerjaan
f) Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang
pengawasan ketenagakerjaan
g) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala dinas sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
4. Sub Bagian Umum
a) Penyusunan rencana kegiatan Sub Bagian Umum
b) Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum
c) Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah
dinas, penataan kearsipan, perlengkapan dan penyelenggaraan
kerumahtanggaan dinas
d) Pengelolaan administrasi kepegawaian
e) Penyiapan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan,
ketataklasanaan, dan kepegawaian
f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan Dn pengendalian
g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas
h) Pelaksanaan tuga lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
5. Sub Bagian Keuangan
a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan
b) Penyususnan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan
c) Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan
penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan dan
verifikasi
d) Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi
keuangan
e) Penyususnan laporan keuangan Dinas
f) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian
g) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
h) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
6. Sub Bagian Penyusunan Program
a) Penyususnan rencana kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program
b) Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan
program Dinas
c) Penyiapan bahan penyususnan rencana dan program Dinas
d) Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian
e) Penyiapan bahan monitoring, evaluasis, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
f) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan
D. Kinerja Usaha Terkini
Dalam upaya mewujudkan visi dan misi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja
Kota Medan dan dalam urusan kurun waktu 2011-2015, tahun anggaran 2012
adalah tahun kedua dalam priode tersebut. Namun, sangat didasari berbagai
keterbatasan termasuk anggaran yang tersebut pada tahun 2012 yang relatif
kurang dibandingkan dengan tugas dan target/tujuan dari kewenangan dan
tanggung jawab Dinas Sosial dan Tenaga Kerja khususnya menangani urusan
sosial dan urusan ketenagakerjaan.
Adapun yang menjadi sasaran, indikator kinerja dan terget yang
ditetapkan dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Sasaran Strategis (1) : Penanggulangan Kemiskinan
Indikator kerjanya adalah:
1) Meningkatnya penanganan penyandang masalah kesejahteraan sosial
(PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah 13%.
2) Meningkatnya penyandang masalah kesejahteraan sosial (PMKS) yang
memperoleh bantuan sosial, dengan target yang ingin dicapai pada tahun
2011 adalah 13%.
3) Menigkatnya jumlah sarana sosial sebagai tempat perlindungan dan
pembinaan penyandang masalah kesejahteraan masalah kesejahteraan
sosial (PMKS), dengan target yang ingin dicapai pada tahun 2012 adalah
105 unit sarana sosial.
b. Sasaran Strategis (2) : peningkatan Kesempatan Kerja dan Lapangan Kerja
Indikator kinerjanya adalah:
1) Meningkatnya partisipasi angkatan kerja, dengan target yang ingin
dicapai pada tahun 2012 adalah 61%.
2) Menigkatnya pekerja yang ditempatkan, dengan target yang ingin dicapai
pada tahun 2012 adalah 35%.
3) Menigkatnya rasio daya serap tenaga kerja, dengan target yang ingin
dicapai pada tahun 2012 adalah 35%.
4) Menurunnya angka sengketa pengusaha pekerja, dengan target yang
ingin docapai pada tahun 2012 adalah 200 kasus.
5) Menurunnya persentase jumlah tenaga kerja dibawah umur, target yang
ingin dicapai adalah 30% realisasi yang dicapai pada tahun 2012 adalah
tidak ada Dinas memberikan izin kepada anak yang dibawah umur untuk
bekerja sehingga tercapai 100% dari target yang hendak dicapai.
6) Meningkatnya kebutuhan hidup layak minimum dan meningkatnya upah
minimum regional (UMR), dengan target yang ingin docapai pada tahun
2012 adalah Rp.1.300.000.
E. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan / rencana strategis Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota
Medan sebagai berikut:
a. Meningkatkan penempatan industrial tenaga Kerja dan memperluas
kesempatan kerja
b. Meningkatkan hubungan industrial yang standar/ideal
c. Meningkatkan pengawasan dan perlindungan ketenagakerjaan
e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial
f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial
24
PEMBAHASAN
A. Sekretaris dan Surat Menyurat
Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan
berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical
(ketatausahaan) dan administrasi perkantoran, agar perusahaan atau instansi dapat
menjalankan perusahaannya dengan efisien dan lancar demi mencapai tujuan
perusahaan atau instansi itu dengan baik (Caroline, 2012:2). Tugas dan pekerjaan
sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus pekerjaan-pekerjaan administrasi
perkantoran dan clerical (tata usaha) saja melainkan menjadi pusat informasi
perusahaan dalam bentuk pekerjaan pengetahuan (knowlage worker). Sekretaris
harus melaksanakan tugas-tugas rutin, khusus, serta tugas kreatif. Salah satunya
adalah menuyusun dan membuat surat menyurat (korespondensi).
Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan
dengan interaksi tulis. Dengan demikian, kegiatan surat menyurat mempunyai
peranan sebagai alat komunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam
kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung
jika terdapat tiga komponen, yaitu penulis, pesan, dan pembaca surat. Kegiatan
surat menyurat sebagai salah satu sarana konunikasi tertulis banyak dilakukan
orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang
memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Menurut Djuharie (2009:10),
a) Biaya relatif murah
b) Tidak terikat waktu dan tempat
c) Jangkauannya lebih luas
d) Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti
e) Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya
f) Pesan dapat dibaca berulang-ulang.
Bagi perusahaan/instansi, surat memegang peranan penting sebab hampir
sebagian besar komunikasi dengan pihal internal dan eksternal perusahaan
diakukan dengan surat menyurat. Dalam organisasi bisnis, surat menyurat terbagi
menjadi:
1. Surat menyurat eksternal, yaitu surat menyurat yang ditujukan kepada
organisasi diluar organisasi itu sendiri.
2. Surat menyurat internal, yaitu surat menyurat yang digunakan antar unit kerja
dalam suatu organisasi bisnis, termasuk organisasi tertulis antara kantor pusat
dengan kantor cabang.
1. Pengertian Surat dan Sekretaris
Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya
something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang
rahasia disebut dengan secretarium atau secreterius, dalam bahasa Prancis disebut
secretari, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dan dalam bahasa Inggris
disebut secretary. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan orang
yang memegang rahasia pimpinan maupun perusahaan/instansi, serta membantu
pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya. Dalam rangka mencapai
sangat penting artinya. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh
suatu organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya melalui surat.
Menurut Djuharie,dkk (2009:11), Surat adalah suatu sarana komunikasi
tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain
yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu.
Menurut Barthos (2007:36), Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta. Menurut Finoza (2009:4), Surat adalah informasi tertulis yang dapat
dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan
tertentu. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
Menurut Barus,dkk (2015:5), Surat adalah alat komunikasi tulis yang
berisi berita/kabar, pernyataan, permohonan, keputusan, pengakuan, intruksi,
ataupun sikap dan sebagainya yang diperlukan oleh seseorang, instansi atau
organisasi.
Menurut Caroline (2012:157), Surat adalah alat komunikasi administrasi
atau tertulis yang berisi persyaratan penulisannya dan dibuat dengan tujuan
penyampaian pesan atau informasi kepada pihak lain, baik organisasi, perusahaan,
instansi, maupun perorangan.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, pengertian surat sekretaris yaitu
sebagai alat komunikasi tulis yang berfungsi untuk menyampaikan informasi atau
pesan kepada perusahaan, organisasi, instansi maupun kepada orang-orang yang
akan disampaikan kepada pihak yang bersangkutan tersebut, berupa surat
permohonan, keputusan, panggilan, instruksi, dan sebagainya.
2. Bahasa Surat
Seperti dimuka dijelaskan bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan
baik kalau jelas dan sopan, (Barthos, 2007:39). Hal itu akan dapat dipacai kalau
kita menggunakan bahasa praktis. Yang dimaksud dengan bahasa praktis, yaitu
kalau :
a. Menggunakan kata-kata, yang minimum, dapat dimerngi artinya oleh penulis
surat.
b. Penulis mampu menggunakan kata-kata tersebut.
c. Kata-kata yang digunakan :
1. Sederhana
2. Umum
3. Bukan kata-kata daerah, asing dan lain-lain.
Pada bagian awal bagian buku ini sudah penulis utarakan bahwa surat
merupakan salah satu produk komunikasi tulis yang penting (Finoza, 2009:53).
Adapun ciri-ciri bahasa surat sebagai berikut:
1) Bahasa yang Jelas
Agar informasi yang disampaiakan dapat dipahami dengan tepat, bahasa
yang dipakai harus jelas. Jelas tidak hanya berarti mudah dipahami, tetapi juga
bebas dari kemungkinan salah tefsir. Bahasa yang jelas tidak tidak taksa, tidak
samar, tidak meragukan sehingga dapat menempatkan gagasan dalam pikiran
pembaca yang ketepatannya sama dengan yang dimaksud oleh penulis (Barus,
Yang dimaksud dengan bahasa yang jelas adalah bahsa yang tidak
memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda. Bahasa dikatakan jelas jika
dua orang atau lebih mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud
(Finoza, 2009:54).
2) Bahasa yang Lugas
Kata Lugas dapat diartikan dengan ‘’polos, sederhana, bersahaja,
langsung pada pokok atau penting’’. Kata Lugas dapat disejajarkan denga kata
businesslike dalam bahasa Inggris, yang berarti praktis, cekatan, dan cepat (Barus,
2015:10 dan Finoza, 2009:55). Konsep yang didukung oleh lata Lugas itu
merupakan salah satu unsur atau ciri bahasa surat.
3) Bahasa yang Umum
Menurut Barus (2015:11), bahasa umum adalah bahasa yang berstruktur
baku dan menggunakan kata atuapun ungkapan yang konvensional dalam
korespondensi.
Kata Umum berarti ‘’untuk orang banyak atau untuk siapa saja’’. Yang
dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah ‘bahasa resmi yang
bermasyarakat, bahasa baku yang dipakai didepan umum, bahasa yang dipahami
oleh seluruh lapisan masyarakat’ (Barus, 2015:10 dan Finoza, 2009:58).
4) Kata yang Baku
Menurut Finoza (2009:61), yang dimaksud dengan kata baku atau standar
adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi penulisan dan
pengucapannya.
Menurut Barus (2015:11), Kata Sopan barati ‘horamta denga takzim atau
tertib menurut adat yang baik’. Bahasa yang sopan adalah bahasa yang
menunjukkan sikap hormat kepada seseorang atau pihak tertentu. Bahasa yang
sopan biasa disebut bahasa yang santun.
6) Ungkapan Tetap
Menurut Finoza (2009:63), Ungkapan tetap atau dapat juga disebut
ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau
lebih ynag berpola tetap (konstruksinya berbentuk frasa, yaitu kelompok kata
nonpredikatif yang membentuk kesatuan arti).
7) Pemakaian Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
Menurut Finoza (2009:64), Ejaan adalah seperangkat kaidah yang
mengatur cara penulisan bahasa dengan menggunakan huruf, kata, dan tanda baca
sebagai sarananya.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, bahasa surat yang baik itu harus
jelas. Maksudnya, tujuan atau maksud yang disampaiakan dalam isi surat itu
semua harus jelas dan tidak bertele-tele, menggunakan kata-kata yang baku,
maksudnya kata-kata yang umum/biasa digunakan oleh masyarakat dan dapat
dipahami, bahasa yang digunakannya dengan kata-kata yang sopan, baik dan
benar, dan tidak menggunakan kata-kata mencela.
3. Kegiatan Surat Menyurat
Dalam kegiatan surat menyurat, terdapat beberapa kegiatan yakni:
Keterampilan menulis singkat (stenografi) sesuai dengan kecepatan
pendiktean, pelu dimiliki oleh sekretaris. Agar apa yang didiktekan dapat terekam
atau tertulis dengan cepat dan tepat.
b. Pelatihan
Pelatihan adalah keterampilan untuk mengalih bahasakan stenografi
menjadi tulisan latin biasa. Baik dengan menggunakan mesin ketik atau tulisan
tangan, agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain dengan mudah.
c. Transkripsi
Transkripsi adalah keterampilan unutk memindahkan arti suara yang
keluar dari tape recorder kedalam bentuk tertulis. Dalam hal tidak menggunaka
cara pendiktean, maka tape recorder sering digunakan untuk merekam pesan atau
merekan isi surat yang akan dikirim oleh pimpinan.
d. Mengetik
Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa materi
yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca/yang akan
dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran. Surat akan dapat dibaca
dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam
suatu bentuk ketikan yang baik.
e. Mengoreksi
Konsep surat dibuat tidak berulang kali. Sekretaris harus dapat
melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atau
f. Penandatanganan
Langkah terakhir dari menyiapkan surat adalah menendatangankan surat
yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan akan bersedia menandatangani
surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.
g. Penggandaan
Yaitu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi naskah. Untuk
melaksanakan tugas ini, sekretaris perlu mengetahui cara pengoperasian mesin
stensil, photo copy, komputer, dan lain-lain.
h. Penghitungan
Yaitu kegiatan penunjang yang berupa penghitungan yang dapat
membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-macam
kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yang saling menunjang dan
tidak berdiri sendiri.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, kegiatan surat
Sumber : Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan (2015)
Gambar 3.1
Proses Surat Menyurat Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan
Berikut penjelasan dari proses kegiatan surat menyurat pada Dinas Sosial
dan Tenaga Kerja yang tertera pada gambar diatas.
Tahap awal pada kegiatan surat menyurat dalam penerimaan surat masuk
dan surat keluar ini, datang dari berbagai lembaga, instansi, masyarakat, dan
masalah dengan berbeda kasus, seperti tidak menerima gaji/upah kerja, serikat
buruh, PHK, kecelakaan dan sebagainya.
a. Kasubbag Umum
Surat-surat tersebut diserahkan ke Kasubbag Umum. Disini para pegawai
yang menangani bagian surat menyurat dan akan mengangendakan surat-surat
yang telah masuk dan surat keluar dengan memberikan nomor surat dan stempel
guna menandakan bahwa surat tersebut telah masuk dan siap diperiksa ulang oleh
sekretaris dan kadis.
b. Sekretaris
Surat yang telah selesai di agendakan kemudian diteruskan/diajukan
kepada Kepala Dinas melalui sekretaris, guna pengecekan ulang dan pemberian
stempel dari sekretaris.
c. Kadis (Kepala Dinas)
Surat masuk dan surat keluar akan dicek kembali oleh Kepala Dinas,
kemudian diserahkan ke sekretaris untuk didisposisi, dan akan disalurkan
kebidang. Setelah itu diserahkan lagi ke Sub Bagian Umum. Surat-surat yang
dicek tersebut akan disesuaikan, masuk dalam bagian bidang apa surat-surat
tersebut nantinya untuk ditangani.
d. Kasubbag Umum
Surat yang telah didisposisi oleh sekretaris kemudian dicatat kedalam
buku agenda kemudian dikembalikan lagi ke Sub Bagian Umum untuk
didistribusikan dan akan diserahkan lagi ke sekretaris dan ke bidang yang
bersangkutan. Setelah didistribusi kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi dan
menggunakan database computer untuk mempermudah jalanya proses
pendistribusian bagian bidang. Selanjutnya sekrataris memberikan tanda centang
pada buku agenda bahwa surat tersebut sudah keluar. Bidang-bidang yang
terdapat pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah Bidang
Pengawasan, Bidang Pentaker (Penempatan Tenaga Kerja Asing), Bidang Binsos
(Bina Sosial), Bidang Pelsos (Pelayanan Sosial), dan Bidang Syaker. Diberbagai
bidang inilah surat-surat tersebut yang nantinya akan diserahkan dan ditangani.
e. Kabid dan Sekretaris
Proses selanjutnya surat-surat tesebut yang ditangani oleh masing-masing
Kepala Bidang (Kabid), didisposisikan lagi ke Kasie (Kepala Seksi). Kemudian
Sekretaris juga mendisposisikannya ke Sub Bagian (Subbag).
f. Kasie dan Subbag
Setelah selesai maka surat akan diperiksa, diproses dan diteliti oleh
masing-masing Kepala Seksi dan Sub Bagian.
g. Paraf
Setelah surat telah diproses dan diteliti oleh Kasie dan Subbag, kemudian
surat tersebut diparaf oleh Kepala Seksi, Kepala Bidang, Sub Bagian, dan
Seketearis.
h. Kadis
Setelah semua surat diparaf, kemudian surat diserahkan kepada Kepala
Dinas untuk ditandatangani.
i. Kasubbag Umum
Setelah ditandatangani oleh Kepala Dinas, kemudian diserahkan lagi ke
cap/stempel Dinas, untuk di arsipkan. Setelah semua selesai, surat akan di
distribusikan kebidang yang bersangkutan kemudian akan disampaikan kepada
lembaga, instansi atau pikhak yang bersangkutan/pengguna yang memiliki surat
tersebut.
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar 1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Thomas (2003:1), Sekretaris harus cekatan dalam memproses
surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk,
sekretaris harus segera meneliti dengan cermat dan secepatnya disampaikan
kepada pimpinan. Surat-surat yang diteliti, segera disampaikan setelah keadaan
pimpinan tidak dalam keadaan sibuk atau masih menerima tamu.
Tugas-tugas sekretaris dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai
berikut:
a. Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan.
b. Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan
kepada para pejabat atau unit kerja yang tercantum dalam disposisi.
c. Menyampaiakan dan meneruskan surat-surat yang telah ditandatangani oleh
pimpinan ke bagian arsip atau ekspedisi ataupun unit kerja yang mengonsep
surat tersebut.
a. Pengelolaan Surat Penting Masuk 1) Penerima Surat, bertugas:
i. Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya
ii. Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit
pengolah/nama pejabat).
iii. Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.
iv. Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya).
Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
v. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat
atau pada sampul surat untuk surat tertutup.
2) Pencatat Surat, bertugas:
Pada dasarnya surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, perlu dicatat.
Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara pencatatan
dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat penting dan surat
biasa juga surat rahasia.
3) Pengarah/Pengendali surat, bertugas:
i. Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan
disampaikan.
ii. Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana
yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana
yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
iii. Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang
berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal
lain yang ditentukan oleh pimpinan.
iv. Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan
langsung kepada pengolah.
Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:
a. Pimpinan unit pengolah, bertugas:
i. Menulis disposisi/intruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan
oleh petugas tata usaha unit pengolah.
ii. Mengembalikan surat serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya
oleh pimpinan ke tata usaha unit pengolah.
b. Tata unit pengola, bertugas:
i. Menerima surat
ii. Menyimpan surat untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah,
kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2
diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari
pimpinan.
c. Pengolah surat/pelaksana, bertugas:
i. Menerima surat beserta lembar disposisi (lembar I), yang telah ada
disposisi pimpinan, dari tata usaha pengelola, kemudian
memproses/melaksanakan tugasnya sesuai intruksi pimpinan yang terdapat pada
lembar disposisi.
ii. Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat
ke tata usaha unit pengolah.
iii. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
5) Penata Arsip/Penyimpanan Arsip/Arsiparis, bertugas:
i. Menerima surat yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya.
iii. Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
b. Penngelolaan Surat Biasa (Rutin) Masuk 1) Pencatat, bertugas:
a) Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam
lembar pengantar rangkap dua.
b) Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah.
c) Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah.
2) Unit pengolah, bertugas:
a) Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua.
b) Menyimpan lembar pengantar II
c) Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan.
d) Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan surat
kepada pengolah/pelaksanaan.
c. Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua)
dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
Pengelolaan surat-surat masuk pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, yaitu:
1) Surat diterima di Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan.
2) Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat (bila ada lampirkan)
3) Kemudian surat ditulis kedalam buku Agenda lalu klasifikasikan (tergolong
surat masuk dan surat keluar). Hal-hal yamg ditulis kedalam Buku Agenda adalah
nama pengirim (nama perusahaan/instansi/lembaga/organisasi, dan nama
orang/masrakat), perihal (isi surat), dan keterangan (siapa yang akan
menindaklanjuti surat tersebut).
4) Sekretariat/Tata Usaha membuat lembar disposisi yang nantinya akan
diajukan kepada Kepala Dinas. Hal-hal yang harus diisi Sekretariat/Tata Usaha ke
dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor urut surat yang di Buku
Agenda, kode, nama pihak yang bersangkutan, perihal dan disarankan kebidang
mana surat tersebut ditujukan.
5) Surat-surat masuk beserta lembar disposisi diantarkan keruang Sekretariat
untuk diperiksa kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas. Kemudian Kepala
Dinas akan memerikasa dan membaca surat, serta mengisi lembar disposisi
tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi tersebut adalah untuk mengetahui
bagaimana tindak lanjut dari Kepala Dinas terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal
yang harus diisi oleh Kepala Dinas yaitu tanggal (tanggal penyelesaian surat),
kepada siapa (kebidang apa yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya
Kasubbag Umum, Kasubbag Program, Kabid Syaker dan sebagainya), setelah
semuanya ditindaklanjuti dan diproses, kemudian di paraf oleh Kepala Dinas.
6) Lembar disposisi yang telah diisi oleh Kepala Dinas diserahkan kembali
kepada Sekretariat/Tata Usaha kemudian melaksanakan perintah sesuai isi pada
lembar disposisi.
7) Surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada petugas atau pegawai dari
pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam
2. Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Thomas (2003:17), Langkah-langkah yang harus dilakukan
sekretaris dalam mengelola surat keluar adalah pertama-tama surat yang akan
dikirim ke luar terlebih dahulu diletakkan diatas meja pimpinan unutk
ditandatangani pimpinan. Setelah syrat-surat itu ditandatangani, diambil kembali
oleh sekretaris untuk meneliti kembali, yaitu:
a. Apakah surat-surat tersebut telah ditandatangani semua?
b. Apakah semua sutrat telah diberi nomor surat, tanggal surat, dan lampiran yang
diperlukan?
c. Apakah penulisan alamat sudah lengkap?
d. Apakah semua surat sudah distempel dengan betul?
a. Pengelolaan Surat Penting Keluar 1) Unit Pengolah, bertugas:
i. Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan dapat pula dilakukan
oleh unit pengelolah.
ii. Diserahkan ke unit kearsipan.
iii. Diproses di unit pengolah.
2) Pencatat, bertugas:
i. Meneliti kelengkapan surat dan pengisian surat.
ii. Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul
amplopnya.
iii. Surat dicap tanggal pengirim surat, kemudian diparaf dan dikembalikan ke
unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh
iv. Diserahkan ke panata arsip untuk disimpan.
b. Pengelolaan Surat Biasa (Rutin) Keluar 1) Unit Pengolah, bertugas:
a) Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar
b) Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan.
2) Pencatat, bertugas:
a) Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan
ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b) Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II.
c) Menyimpan lembar pengantar I dipencatatan sebagai bukti penyampaian.
Pengelolaan surat-surat keluar pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, yaitu:
1) Surat yang akan dikirim diterima di bagian Tata Usaha/Sekretariat. Dalam hal
ini semua surat yang akan dikirim, harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian
Sekretaris Kepala Dinas. Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris
Kepala Dinas, maka sekretaris terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan
dikirim lalu mengetiknya.
2) Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas untuk
disetujui. Bila Kepala Dinas merasa surat tersebut masih butuh perbaikan/revisi,
maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah
3) Setelah surat disetujui, maka Sekretaris Kadis akan memberi nomor surat
keluar dan membubuhkan stempel tanggal.
4) Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam map (untuk semua surat
yang ditandatangani oleh Kepala Dinas). Untuk surat yang tidak perlu
ditandatangani oleh Kepala Dinas, tetapi perlu tindak lanjut dari Kepala Dinas.
Untuk surat-surat biasa/rutin dan rahasia, harus ditandatangani langsung oleh
Kepala Dinas.
5) Setelah ditandatangani Kepala Dinas, maka selanjutnya membubuhkan
stempel Dinas Sosial dan Tenaga Kerja pada tandatangan Kepala Dinas.
6) Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu dicatat ke
dalam Buku Agenda.
7) Setelah dicatat kedalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah
mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju melalui kurir atau kantor pos.
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Menurut Barthos (2007:37), Syarat-syarat surat yang baik harus:
a. Obyektif dan bukan subyektif.
b. Sistimatis susunan isi surat
c. Singkat, tidak bertele-tele
d. Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa
e. Lengkap isinya
f. Sopan
g. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan
Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti diatas maka
penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu:
1) Menguasai permasalahannya
2) Menguasai bahasa tertulis
3) Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
Syarat-syarat surat yang baik pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan antara lain harus :
1. Jelas, (jelas kapada siapa surat itu dituju, darimana asal surat itu, dan isi surat
itu mengatakan tentang apa)
2. Isi surat harus lengkap, singkat dan tidak bertele-tele
3. Bahasa surat yang digunakan harus sopan dan menggunakan kata-kata yang
umum agar mudah dimengerti
4. Susunan isi suratnya yang sistematis dan penulisan huruf atau kata-katanya
dengan benar dan sesuai EYD
5. Bentuk surat dan kualitas kertas surat harus yang baik, ketikan isi surat harus
rapi dan tidak berantakan.
D. Fungsi dan Aneka Surat Sekretaris 1. Fungsi Surat
Menurut Djuharie,dkk (2009:12), Surat merupakan salah satu serana
komunikasi berbahasa tulisan. Menurut Djuharie dan Finoza, didalam bukunya
terdapat beberapa fungsi surat sebagai berikut:
1. Sebagai alat komunikasi
2. Sebagai duta/wakil penulis
4. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan
5. Sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan
6. Sebagai tanda bukti tertulis
7. Sebagai tanda keamanan
8. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga.
Fungsi surat pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas Sosial dan tenaga
Kerja merupakan sebagai alat komunikasi tulis dan alat pengingat bagi
Sekretariat, sebagai alat bukti tertulis dan menjadi pedoman yang baik dalam
melaksanakan tugas kerja, serta sebagai alat bantu untuk mempermudah
berkomunikasi yang baik.
2. Aneka Surat Sekretaris
Surat-surat resmi yang akan diuraikan pada bagian ini, antara lain: Surat
undangan, surat keterangan, surat kuasa, surat tugas, surat pengantar,
pengumuman, surat permohonan, surat edaran, surat siaga, surat lamaran
pekerjaan, surat perjanjian, Surat Keputusan, surat kawat/telegram, berita acara,
intruksi, surat pemberitahuan, surat pertanyaan, memorandum dan nota, surat janji
temu, surat ucapan, lembar disposisi.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, adapun surat sekretaris
beraneka ragam, seperti surat permohonan, surat panggilan, surat lamaran kerja,
surat perintah, surat tugas, surat izin dinas/pelatihan, surat keputusan, surat
pernyataan, surat pemberitahuan, surat resmi, surat dinas, surat pribadi, surat
E. Jenis-jenis Surat
Menurut Barthos (2007:37), Surat dapat diklasifikasikan menjadi
beberapa jenis, yaitu:
1. Menurut wujudnya: Kartu pos, surat bersampul, memorandum dan nota, dan
surat pengantar.
2. Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan,
surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan,
surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan, dan lain-lain.
3. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat
yang isinya masalah sosial.
4. Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.
6. Menurut Urgancy penyelesaianya: Surat sangat segera, surat segera, dan surat
biasa.
7. Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar.
8. Menurut jangkauannya: Surat intern dan surat ekstern.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, Jenis-jenis surat sekretaris antara
lain:
1. Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat peringatan,
surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat permintaan
dan penawaran, dan lain-lain.
2. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.
4. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat
yang isinya masalah sosial.
5. Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Adapun cara penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Tata
Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan :
1. Penanganan Surat Masuk
Proses penanganan surat masuk dimulai dari berikut ini:
a. Tahap Penyortiran
Sekretaris melakukan penyortiran surat terlebih dahulu dengan
mengelompokkan surat berdasarkan surat dinas, surat pribadi pimpinan, atau surat
iklan.
b. Tahap Pencacatan Surat
Tahap selanjutnya sekretaris harus melakukan pencacatan surat masuk ke
buku agenda dengan memanfaatkan buku pencatatan.
c. Tahap membuka dan Membaca Surat
Sekretaris dapat melakukan dengan membuka pembukaan sampul
(amplop), kemudian mengeluarkan surat dari sampul, meneliti surat, dan
membaca isi surat secara cepat dengan teliti serta memahami isi surat.
d. Tahap Disposisi Surat
Setelah surat dibuka dan dibaca, sekretaris melakukan mencatat kode
surat, nomor surat, nama/dari mana asal surat tersebut berasal, tujuan/kepada
siapa surat tersebut di tujukan, dicatat dalam lembar disposisi, kemudian dicatat
Penanganan surat masuk pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang pertama terlebih dahulu melakukan
penyortiran surat-surat masuk (dilihat kemudian dikelompokkan surat-surat
tersebut), selanjutnya sekretaris melakukan pencatatan surat yang ditulis kedalam
buku agenda, kemudian membuka dan membaca isi surat (meneliti dan
memahami isi surat agar sekretaris tau apa masalah dan tujuan dari isi surat
tersebut). Apabila sudah mengetahuinya, disitulah sekretaris tau bahwa surat
tersebut masuk kebidang apa dan akan mencataatnya nanti di lembar disposisi,
langkah terakhir adalah mencatatnya ke lembar disposisi dan ke buku agenda
kemudian diantarkan kepada Kepala Dinas untuk diperiksa dan dicek.
2. Penanganan Surat Keluar
Proses penanganan surat keluar dimulai dari berikut ini:
a. Tahap Instruksi atau Peruntah Pembuatan Surat
Atasan/kepala dinas memberikan instruksi atau perintah kepada
sekretaris untuk membuat surat. Kemudian sekretaris dengan segera membuat
surat tersebut dengan mengindahkan penerapan prinsip pembuatan surat yang
baik.
b. Tahap Pembuatan Konsep Surat
Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep
surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan atasan/kepala dinas. Kemudian
surat yang telah selesai dikonsep tersebut, diketik dan diserahkan kembali kepada
pimpinan/kepala dinas untuk diperiksa.
Konsep surat yang telah disetujui oleh atasan/kepala dinas dan diperbaiki
oleh sekretaris, selanjutnya diketik dengan menggunakan kepala surat insntansi
(kop surat), dan diserahkan kembali kepada atasan/kepala dinas untuk
ditandatangani dan diberikan stempel instansi.
d. Tahap Pengiriman Surat
Sebelum dikirim, sekretaris melakukan pengecekan kembali surat-surat
yang ingin dikirim dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
• Surat-surat yang akan dikirim tersebut sebelum dimasukkan kedalam
amplop atau sampul surat, sebaiknya dicek dahulu dan diperiksa
kelengkapan surat seperti alamat surat, alamat pengirim, nomor surat, tanda
tangan, cap atau stempel instansi, jumlah lampiran yang bersamaan dengan
surat tersebut.
• Surat yang sudah lengkap dan siap dikirim, kemudian dibuat copy surat
terlebih dahulu sebelum dikirim untuk pertinggal sebagai arsip instansi.
• Selanjutnya sekretaris dapat menyerahkannya kepada ekspeditor atau
private courier service untuk dikirim. Sekretaris meminta instansi
ekspeditor tersebut untuk menginformasikan data penerima surat pada
instansi yang dituju.
Penanganan surat keluar pada Bagian Tata Usaha/Sekretariat Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang pertama melakukan pembuatan surat
sesuai dengan yang diperintahkan oleh Kepala Dinas, kemudian membuat konsep
surat sesuai dengan permintaan/diperintahkan dan disetujui oleh Kepala Dinas
lalu surat dapat dibuat dan diketik. Untuk mengetik suratnya, harus menggunakan
ditandatangani dan distempel. Langkah terakhir selanjutnya mengecek kembali
apakah surat sudah lengkap atau tidak (seperti alamat surat,nomor surat,alamat
pengirim,tandatangan,cap/stempel), kemudian memasukkan surat kedalam
amplop yang tersedia kemudian menyerahkan surat tersebut kepada ekspeditor
untuk dikirim.
G. Bentuk-bentuk Surat
Menurut Finoza, Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia, secara
umum bentuk surat dibagi menjadi tujuh bentuk, sebagai berikut:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style).
3. Bentuk setengah lurus (semi block style).
4. Bentuk lekuk (indented style).
5. Bentuk alinea menggantung (hanging paragrafh style).
6. Bentuk resmi Indonesia lama (old official style).
7. Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)
H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya 1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat/kop surat berfungsi sebagai alat pengenal untuk
memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
atau organisasi yang mengirim surat, sebagai alat pemberian informasi, sebagai
iklan pada kantor-kantor tertentu.
2. Nomor Surat
Nomor surat adalah nomor urut surat yang telah dikeluarkan oleh instansi
yang keluar, memudahkan pengarsipan surat, memudahkan mencari surat itu
kembali jika dibutuhkan, dan memudahkan petugas pengarsipan.
3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis untuk menunjukkan kapan surat itu dikirim, bukan
kapan surat itu dibuat. Tanggal surat berfungsi untuk mengetahui waktu yang
diberikan untuk menyelesaikan sebuah surat, sebagai referensi, pemberian
informasi, serta sebagai petunjuk dalam proses pengarsipan surat.
4. Lampiran
Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan
tentang dokumen/adanya sesuatu yang disertakan bersama surat yang
bersangkutan.
5. Hal / Perihal
Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah
pada surat yaang dikirim, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan,
dan sebagai petunjuk bagi petugas filling.
6. Alamat Surat
Alamat surat berfungsi sebagai alat petunjuk langsung bagi penerima
surat, petunjuk arsiparis dalam menyimpan surat, mempermudah
