1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Transaksi jual beli merupakan hal yang lumrah dilakukan oleh para pemilik usaha barang atau jasa. Selain transaksi jual beli, persediaan juga merupakan hal yang penting bagi para pemilik usaha karena merupakan harta bagi para wirausahawan dimana jika persediaan barang tercukupi maka transaksi akan lancar sedangkan jika tidak, maka akan mempengaruhi laba rugi dari usaha tersebut. Persediaan (inventory), merupakan aktiva perusahaan yang menempati posisi yang cukup penting dalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan dagang maupun perusahaan industry (manufaktur), apalagi perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi, hampir 50% dana perusahaan akan tertanam dalam persediaan yaitu untuk membeli bahan-bahan bangunan. Transaksi jual beli dan persediaan biasanya menjadi jantung dari sebuah perusahaan. Karena kedua proses inilah yang sangat utama dalam berlangsungnya bisnis dalam usaha barang atau jasa.
mudah dan praktis. Sehingga pemilik toko atau staf toko tidak harus melakukan transaksi atau perincian persediaan secara manual.
Dalam proses transaksi jual beli, penggunaan sistem informasi akan membuat transaksi lebih terperinci. Jumlah barang yang keluar dan masuk pun akan lebih terpantau sehingga bisa terlihat dengan jelas proses transaksi yang terjadi. Sedangkan dalam persediaan, penggunaan sistem informasi dapat memudahkan pengguna dalam mengetahui jumlah stok barang yang ada. Karena data barang persediaan awal sampai data persediaan akhir telah tercatat dalam bentuk data di komputer. Dan data tersebut sudah di proses sedemikian rupa sehingga tercatat lebih jelas dan tersusun secara rinci. Semua proses yang terjadi pada perusahaan tersebut akan termonitor secara keseluruhan dan akurat sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan.
3
ada. Sehingga akan menyulitkan pihak toko untuk melakukan pengecekan transaksi. Berdasarkan alasan di atas, maka peneliti tertarik untuk merancang suatu sistem dengan judul “Sistem Informasi penjualan dan pembelian pada Toko Besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah”.
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis dapat mengidentifikasi dan menyimpulkan permasalahan-permasalahan yang ada sebagai berikut :
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, masalah yang terjadi dalam penelitian ini diantaranya:
1. Sering timbulnya kesalahan pada data proses transaksi serta persediaan dikarenakan pengumpulan dan pencatatan data yang dilakukan secara manual.
2. Sulitnya untuk memperoleh data laporan stok persediaan dan transaksi jual beli dalam waktu yang relatif singkat.
1.2.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana merancang sistem informasi terkomputerisasi yang dapat membantu dan mendukung proses transaksi jual beli dan persediaan pada Toko Besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah?
2. Bagaimana membuat sistem informasi terkomputerisasi yang efektif dan efisien dalam pembuatan laporan transaksi jual beli dan persediaan pada Toko Besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah?
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Dari hasil penelitian yang dilakukan, maksud dan tujuan penulis dalam meneliti masalah diatas diantaranya :
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat membantu dan memudahkan Toko Besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah dalam melakukan transaksi jual beli, mengecek persediaan dan pembuatan laporan secara terkomputerisasi.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
5
2. Untuk membuat sistem informasi terkomputerisasi yang dapat mendukung dan meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam proses pengumpulan data transaksi jual beli serta data persediaan.
1.4 Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan penelitian dari penelitian yang diperoleh dari Toko Besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah adalah :
1.4.1 Kegunaan Praktis :
Kegunaan praktis yang diperoleh diantaranya : a. Bagi perusahaan
Diharapkan penelitian ini akan menjadi suatu gambaran bahwa sistem informasi terkomputerisasi merupakan sebuah solusi bagi permasalahan yang terjadi sehingga dapat memudahkan dan membantu proses transaksi jual beli, pengelolaan persediaan barang serta pembuatan laporan yang tepat dan akurat.
b. Bagi masyarakat
Diharapkan penelitian ini dapat dijadikan sebagai referensi perancangan sistem informasi yang efektif dan efisien dalam menjalankan bisnis.
1.4.2 Kegunaan Akademis :
Kegunaan akademis yang diperoleh diantaranya :
a. Bagi peneliti
kesimpulan dalam suatu permasalahan di lapangan khususnya dalam pembuatan sistem informasi transaksi jual beli dan persediaan sebagai pengaplikasian dari ilmu yang diperoleh saat kuliah yaitu JAVA dan MYSQL.
b. Bagi peneliti lain
Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain dalam melakukan sebuah penelitian baru atau mengembangkan tema yang sama yaitu merancang sistem informasi transaksi jual beli dan persediaan yang berbasis client server.
1.5 Batasan Masalah
Adapun pembatasan pada masalah dari perancangan aplikasi yang dilakukan oleh penulis ini diantaranya :
1. Transaksi jual beli dan persediaan dalam sistem informasi ini hanya membahas pembayaran secara tunai.
2. Supplier yang ada sudah merupakan supplier tetap di Toko besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah.
3. Pada persediaan barang, adanya minimal stok barang per item yang mencegah kosongnya barang.
4. Dalam sistem informasi ini tidak membahas Retur Barang.
7
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Adapun Lokasi penelitian di Toko besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah yang bertempat di Kp. Cicalung, Ds. Dampit, Kec. Cicalengka, Kab. Bandung 40395.
Untuk mempermudah membuat laporan penelitian serta penulisan skripsi maka penulis membuat jadwal waktu penelitian yaitu sebagai berikut. :
Tabel 1.1 Waktu Penelitian
No Kegiatan
Tahun 2015
Maret April Mei Juni Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Identifikasi Kebutuhan
a Observasi
b Wawancara
2 Perancangan Sistem
1.7 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dimaksudkan agar proses pembuatan dokumentasi laporan dapat dibuat secara terstruktur dan sistematis tidak menyimpang dari batasan-batasan masalah yang ada. Adapun sistematika penulisan skripsi mengenai perancangan sistem informasi transaksi jual beli dan persediaan Toko Besi dan bahan bangunan Nugraha Barokah terdiri dari :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang ruang lingkup permasalahan yang diteliti diantaranya dari mulai latar belakang masalah, identifikasi dan rumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian, batasan masalah, lokasi dan waktu penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang teori-teori yang berkaitan dengan tema yang dikembangkan oleh penulis diantaranya tentang perancangan sistem informasi transaksi jual beli dan persediaan. Teori-teori tersebut dapat diambil dari buku-buku atau referensi lainnya.
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
9
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan sistem informasi yang diusulkan, perancangan model sistem yang diusulkan, perancangan struktur menu, perancangan interface dan laporan, tampilan dan kode program aplikasi yang dibuat, komponen sistem yang dikonversi, jaringan komputer, serta menjelaskan kelebihan dan kelemahan sistem yang diusulkan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan yang diperoleh setelah merancang sebuah sistem informasi beserta saran yang diusulkan.
10 2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan, karena sistem sangat menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam sistem tersebut. Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem ,seperti dibawah ini :
Sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. Pendekatan sistm yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sistem yaitu suatu kerja jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.[1]
11
Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat - sifat tertentu, yaitu : 1. . Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponenkomponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem
Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
4. Penghubung Sistem
Penghubung (interface) merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan Sistem
Masukan sistem (input) adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat berjalan. signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.
6. Keluaran Sistem
Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem
13
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berisi gagasan-gagasan atau
konsep. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berisi gagasan tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat. Misalnya
sistem komputer, sistem sekolah, sistem penjualan, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan
tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem tata surya.
Sistem buatan manusia adalah sebuah sistem yang dirancang oleh
manusia. Misalnya sistem komputer.
c. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system)
Deterministic system adalah suatu sistem yang operasinya dapat
diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer.
Probabilistic system adalah sistem yang tidak dapat diprediksi
d. Sistem tertutup (close system) dan sistem terbuka (open system)
Close system merupakan sistem yang tidak bertukar materi,
informasi atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.
Open system adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan
dan dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya sistem perusahaan dagang.
2.1.4 Konsep dasar Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian. Sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu, dalam hal ini informasi dan data merupakan dua unsur yang saling berkaitan.
15
pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.[2]
Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat.[3]
Jadi informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang. Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi memiliki beberapa ciri-ciri, yaitu :
a. Benar atau salah
Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti benar.
b. Baru
Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. c. Tambahan
Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
d. Korektif
Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah. e. Penegas
2.1.5 Siklus Informasi
Data yang masih merupakan bahan mentah apabila tidak diolah maka data tersebut tidak akan berguna. Data diolah melalui suatu model informasi. Penerima akan menerima informasi tersebut untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang akan mengakibatkan munculnya sejumlah data lagi. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model, dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus inilah yang disebut sebagaisiklus informasi (information cycle).
.
Gambar 2.1 Siklus Informasi
(Sumber : Sistem Informasi Manajemen [4,p.21])
2.1.6 Kualitas Informasi
17
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat pada waktunya
Informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan
merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
4. Ekonomis
Informasi yang dihasilkan mempunyai daya jual yang tinggi, serta biaya operasional untuk menghasilkan informasi tersebut minimal, informasi tersebut juga mampu memberikan dampak yang luas terhadap laju pertumbuhan ekonomi dan teknologi informasi.
5. Efisien
Informasi yang berkualitas memiliki sintaks atau kalimat yang sederhana, namun mampu memberikan makna dan hasil yang mendalam, atau bahkan menggetarkan setiap orang atau benda apapun yang menerimanya.
6. Dapat dipercaya
Informasi tersebut berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Sumber tersebut juga telah teruji tingkat kejujurannya.
2.1.7 Sistem Informasi
19
suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.[1]
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[2]
Jadi dapat disimpulkan, Sistem Informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output, baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
2.1.8 Komponen Sistem Informasi
Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu :
1. Blok Masukan (input)
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipylasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer, basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base manajemen sistem (DMBS).
6. Blok Kendali
21
ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.2 Pengertian Kasus yang dianalisis
Berikut ini adalah beberapa pengertian yang berhubungan dengan kasus yang dianalisis pada penelitian yang ditulis oleh penulis.
2.2.1 Pengertian Penjualan
Secara umum definisi penjualan dapat diartikan sebagai sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang atapun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya. Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tak akan dapat dilakukan tanpa adanya pelaku yang bekerja didalamnya seperti agen, pedagang dan tenaga pemasaran.
Penjualan merupakan salah satu fungsi pemasaran yang sangat penting dan menentukan bagi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan. Sebenarnya pengertian penjualan sangat luas, beberapa ahli mengemukakan tentang definisi penjualan antara lain:
Penjualan adalah proses sosial manajerial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan, menciptakan, menawarkan dan mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain.[6]
Penjualan (sales) adalah sejumlah uang yang dibebankan kepada pembeli atas barang atau jasa yang dijual.[7]
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses pembuatan dan cara untuk mempengaruhi pribadi agar terjadi pembelian (penyerahan) barang atau jasa yang ditawarkan berdasarkan harga yang telah disepakati oleh kedua belah pihak yang terkait didalam kegiatan tersebut.
2.2.2 Jenis-jenis Penjualan
Terdapat beberapa jenis penjualan yang biasa dikenal dalam masyarakat diantaranya adalah:
a. Trade Selling
Dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk mereka. Hal ini melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, peragaan, persediaan dan pengadaan produk baru, jadi titik beratnya pada penjualan melalui penyalur daripada penjualan ke pembeli akhir.
b. Missionary Selling
23
perusahaan. Dalam hal ini perusahaan yang bersangkutan memiliki penyalur sendiri dalam pendistribusian produknya.
c. Technical Selling
Berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan nasehat pada pembeli akhir dari barang dan jasanya dengan menunjukkan bagaimana produk dan jasa yang ditawarkan dapat mengatasi masalah tersebut.
d. New Business Selling
Berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahaan asuransi.
e. Responsive Selling
Dua jenis penjualan utama disini adalah route driving dan retailing. Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan yang terlalu besar meskipun layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus pada pembeli ulang.[8]
Selain itu terdapat berbagai macam transaksi penjualan yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Penjualan secara tunai
Adalah penjualan yang bersifat “Cash and carry” dimana penjualan
2. Penjualan Kredit
Adalah penjualan non cash dengan tenggang waktu rata-rata diatas 1 bulan.
3. Penjualan secara tender
Adalah penjualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender.
4. Penjualan ekspor
Adalah penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang yang biasanya menggunakan fasilitas letter of credit (LC).
5. Penjualan secara konsivasi
Adalah penjualan barang secara “Titipan” kepada pembeli yang juga
sebagai penjual apabila barang tersebut tidak terjual maka akan dikembalikan kepada penjual.
6. Penjualan secara grosir
Adalah penjualan yang tidak langsung kepada pembeli, tetapi melalui pedagang perantara yang menjadi perantara pabrik/importer dengan pedagang eceran.
2.2.3 Faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan
25
1. Kondisi dan kemampuan penjual
Transaksi jual beli merupakan pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa, pada prinsipnya melibatkan dua pihak yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini penjual harus dapat meyakinkan kepada pembelinya agar dapat mencapai sasaran penjualan yang diharapkan.
2. Kondisi Pasar
Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualan. Adapun faktor-faktor kondisi pasar yang perlu diperhatikan adalah jenis pasarnya, apakah pasar konsumen, pasar penjual, pasar industry, pasar pemerintah/pasar internasional, kelompok pembeli atau segmen pasarnya, daya belinya, frekuensi pembeliannya, keinginan dan kebutuhannya.
3. Modal
4. Kondisi Organisasi Perusahaan
Pada perusahaan besar biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian penjualan yang dipegang oleh orang-orang tertentu/ahli dibidang penjualan. Lain halnya dengan perusahaan kecil masalah-masalah penjualan ditangani oleh orang-orang yang juga melakukan fungsi lain. Hal ini disebabkan oleh tenaga kerjanya yang lebih sedikit. Sistem organisasi juga lebih sederhana, masalah-masalah yang dihadapinya juga tidak sekompleks perusahaan besar. Biasanya masalah perusahaan ini ditangani oleh perusahaan dan tidak diberikan kepada orang lain.
5. Faktor lain
Faktor-faktor yang sering mempengaruhi penjualan yaitu periklanan, peragaan, kampanye dan pemberian hadiah. Namun untuk melaksanakannya diperlukan dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan yang memiliki modal yang kuat kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan sebaliknya perusahaan kecil jarang melakukan karena memiliki modal sedikit.[8]
2.2.4 Pengertian Pembelian
27
proses bisnis dalam memilih sumber daya-sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa.[9]
Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bagan yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.[10]
Secara umum pengertian pembelian adalah suatu peristiwa atau tindakan yang dilakukan oleh dua belah pihak dengan tujuan menukarkan barang atau jasa dengan menggunakan alat transaksi yang sah dan sama-sama memiliki kesepakatan dalam transaksinya, dalam pembelian terkadang akan terjadi tawar-menawar antara pembeli dan penjual hingga mendapatkan kesepakatan harga yang kemudian akan melakukan transaksi penukaran barang atau jasa dengan alat tukar yang sah dan disepakati kedua belah pihak.
2.2.5 Jenis-jenis pembelian
Berikut ini merupakan jenis-jenis dari pembelian, diantaranya :
1. Pembelian secara cash atau tunai adalah pembelian yang dilakukan sekali transaksi dengan menerima barang yang di beli dan memberikan uang sebagai alat tukar yang sesuai dengan jumlah yang disepakati
sejumlah uang sebagai uang muka dan penjual memberikan barang yang dibeli dengan catatan akan terjadi pembayaran kedua.
2.2.6 Pengertian Persediaan
Setiap perusahaan niaga atau industry perlu memiliki persediaan untuk menjamin kelangsungannya. Hal itu perlu dilakukan dengan menginvestasikan sejumlah uang kedalamnya. Mereka harus mampu mempertahankan jumlah persediaan optimum untuk menjamin kebutuhan bagi kemajuan kegiatan perusahaan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan factor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Persediaan merupakan bentuk investasi, dari mana keuntungan (laba) itu bisa diharapkan melalui penjualan di kemudian hari. Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal persediaan harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya.
Pengertian persediaan menurut beberapa ahli antara lain adalah sebagai berikut :
Perngertian persediaan barang secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual.[11]
29
Persediaan adalah suatu sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti yang dijumpai pada sistem industri, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistim distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti dijumpai pada sistim rumah tangga.[13]
2.2.7 Jenis-jenis persediaan
Jenis persediaan yang ada dalam perusahaan akan tergantung pada jenis perusahaan yaitu :
1. Perusahaan jasa persediaan yang biasanya timbul seperti persediaan bahan pembantu atau persediaan habis pakai, yang termasuk didalamnya adalah kertas, karton, stempel, tinta, buku kwitansi, materai.
2. Perusahaan Manufaktur jenis persediaannya meliputi persediaan bahan pembantu, persediaan barang jadi, persediaan barang dalam proses dan persediaan bahan baku.[14]
2.2.8 Tipe-tipe persediaan
Tiga bentuk utama dari persediaan perusahaan yaitu :
1. Persediaan Bahan Mentah
2. Persediaan Barang dalam Proses
Persediaan Barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barang-barang yang digunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan proses lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual (barang jadi).
3. Persediaan Barang Jadi
Persediaan barang jadi adalah merupakan persediaan barang-barang yang telah selesai diproses oleh perusahaan tetapi masih belum terjual.[15]
2.2.9 Macam-Macam Persediaan
Macam-macam persediaan dapat dikategorikan dalam satu atau lebih kategori berikutnya:
1. Persediaan pengamanan (Safety Stock)
Persediaan pengaman atau sering kali disebut butter stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan.
2. Persediaan antisipasi (Anticipation Stock)
Persediaan antisipasi atau berjaga-jaga atau sering pula disebut stabilization stock adalah persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.
3. Persediaan dalam pengiriman (Transit Stock)
31
2.3 Konfigurasi Jaringan
Konfigurasi jaringan terdiri dari pengertian jaringan komputer, jenis-jenis jaringan komputer, serta topologi jaringan komputer. Berikut adalah definisidefinisi dari konfigurasi jaringan tersebut.
2.3.1 Pengertian Jaringan Komputer
Jaringan Komputer yaitu sebuah sistem yang terdiri dari beberapa komputer dan perangkat jaringan lainnya yang didesain saling terhubung menggunakan protokol komunikasi agar bisa bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
Pengertian Jaringan Komputer secara sederhana berarti 2 atau lebih komputer yang terhubung sehingga dapat saling berkomunikasi memberi dan mendapatkan informasi dan juga bisa bertukar data untuk dapat menggunakan sumber daya secara bersama-sama. Informasi lebih lengkap mengenai pengertian komputer telah dibahas sebelumnya sehingga topik ini lebih ditujukan kepada pengertian jaringan komputer dan manfaatnya.
2.3.2 Jenis-jenis Jaringan Komputer
Secara umum jaringan komputer dibagi atas: a) Local Area Network (LAN)
Local Area Network (LAN), merupakan jaringan milik pribadi di dalam sebuah gedung atau kampus yang berukuran sampai beberapa kilometer. LAN seringkali digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer pribadi dan workstation dalam kantor suatu
perusahaan atau pabrik-pabrik untuk memakai bersama sumberdaya (misalnya printer) dan saling bertukar informasi.
b) Metropolitan Area Network (MAN)
Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantorkantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.
c) Wide Area Network (WAN)
33
d) Internet
Sebenarnya terdapat banyak jaringan didunia ini, seringkali menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda.Orang yang terhubung ke jaringan sering berharap untuk bisa berkomunikasi dengan orang lain yang terhubung ke jaringan lainnya. Keinginan seperti ini memerlukan hubungan antar jaringan yang seringkali tidak kampatibel dan berbeda. Biasanya untuk melakukan hal ini diperlukan sebuah mesin yang disebut gateway guna melakukan
hubungan dan melaksanakan terjemahan yang diperlukan, baik perangkat keras maupun perangkat lunaknya. Kumpulan jaringan yang terinterkoneksi inilah yang disebut dengan internet.
e) Jaringan Tanpa Kabel
2.3.3 Topologi Jaringan Komputer
Topologi jaringan adalah bagian yang menjelaskan hubungan antar komputer yang di bangun berdasarkan kegunaan, keterbatasan resource dan keterbatasan biaya, berarti topologi-topologi jaringan yang ada bisa disesuaikan dengan keadaan di lapangan. Topologi jaringan ada beberapa bentuk sebagai berikut:
a) Topologi Bus
Topologi ini adalah topologi yang awal di gunakan untuk menghubungkan komputer. Dalam topologi ini masing masing komputer akan terhubung ke satu kabel panjang dengan beberapa terminal, dan pada akhir dari kable harus di akhiri dengan satu terminator. Topologi ini sudah sangat jarang digunakan didalam membangun jaringan komputer biasa karena memiliki beberapa kekurangan diantaranya kemungkinan terjadi nya tabrakan aliran data, jika salah satu perangkat putus atau terjadi kerusakan pada satu bagian komputer maka jaringan langsung tidak akan berfungsi sebelum kerusakan tersebut di atasi.
35
Gambar 2.2 Topologi Bus
Sumber : http://www.nesabamedia.com/[21] b) Topologi Cincin
Topologi cincin atau yang sering disebut dengan ring topologi adalah topologi jaringan dimana setiap komputer yang terhubung membuat lingkaran. Dengan artian setiap komputer yang terhubung kedalam satu jaringan saling terkoneksi ke dua komputer lainnya sehingga membentuk satu jaringan yang sama dengan bentuk cincin.
Gambar 2.3 Topologi Cincin
Sumber : http://www.nesabamedia.com/[21] c) Topologi Linear Bus
Jaringan komputer dengan topologi linier biasa disebut dengan topologi linier bus, layout ini termasuk layout umum. Satu kabel utama menghubungkan tiap titik koneksi (komputer) yang dihubungkan dengan konektor yang disebut dengan T Connector dan pada ujungnya harus diakhiri dengan sebuah terminator. Konektor yang digunakan bertipe BNC (British Naval Connector), sebenarnya BNC adalah nama konektor bukan nama kabelnya, kabel yang digunakan adalah RG 58 (Kabel Coaxial Thinnet). Installasi dari topologi linier bus ini sangat sederhana dan murah tetapi maksimal terdiri dari 5-7 komputer.
37
d) Topologi Bintang
Topologi star merupakan topologi jaringan yang paling sering digunakan. Pada topologi star, kendali terpusat dan semua link harus melewati pusat yang menyalurkan data tersebut ke semua simpul atau komputer yang dipilihnya. Simpul pusat disebut dengan stasiun primer atau server dan bagian lainnya disebut dengan stasiun skunder atau client. Pada Topologi star, koneksi yang terganggu antara suatu node dan hub tidak mempengaruhi jaringan. Jika hub terganggu ( rusak ) maka semua node yang di hubungkan ke hub tersebut tidak dapat saling berkomunikasi. Node adalah Titik suatu koneksi atau sambungan dalam jaringan, sedangkan hub berfungsi untuk menerima sinyal-sinyal dan meneruskan kesemua komputer yang terhubung dengan hub.
Gambar 2.5 Topologi Bintang
e) Topologi Pohon
Topologi Pohon adalah kombinasi karakteristik antara topologi bintang dan topologi bus. Topologi ini terdiri atas kumpulan topologi bintang yang dihubungkan dalam satu topologi bus sebagai jalur tulang punggung atau backbone. Komputer-komputer dihubungkan ke hub, sedangkan hub lain di hubungkan sebagai jalur tulang punggung.
Topologi jaringan ini disebut juga sebagai topologi jaringan bertingkat. Topologi ini biasanya digunakan untuk interkoneksi antar sentral dengan hirarki yang berbeda. Untuk hirarki yang lebih rendah digambarkan pada lokasi yang rendah dan semakin keatas mempunyai hirarki semakin tinggi. Topologi jaringan jenis ini cocok digunakan pada sistem jaringan komputer.
Gambar 2.6 Topologi Pohon
39
2.4 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung adalah perangkat lunak yang digunakan dalam merancang sistem dari mulai coding sampai implementasinya. Pada perancangan aplikasi Penjualan dan Pembelian pada TB.Nugraha Barokah, penjualan dan pembelian ini perangkat lunak pendukung yang digunakan adalah Oracle Developer Suite 6i dan Oracle Database Enterprise 10g berikut adalah definisi dari perangkat lunak pendukung tersebut :
2.4.1 Pengenalan Oracle
Tiga dekade yang lalu Larry Ellison melihat ada kesempatan emas saat dia mengerjakan deskripsi protoype database relasional. Bersama dua orang pendiri lainnya yaitu Bob Miner dan Ed Oates mereka mengkomersilkan model database relasional menggunakan SQL.
Perkembangan permrograman yang dikeluarkan oleh produk oracle sangatlah cepat dan karena perkembangannya tersebut, maka setiap perusahaan banyak menggunakan jasa dari perusahaan oracle ini. Mulai hanya penggunaan databasenya saja, membuat aplikasi dan bahkan support juga untuk aplikasi web. Saat ini oracle telah menjadi standar khusus untuk pembangunan aplikasi dan database enterprise.
2.4.1.1 Oracle SQL dan PL/SQL
lagi dikalangan praktisi yang bergelut di dunia pemrograman database. Oracle memiliki sistem keamanan yang tinggi sehingga data-datanya dapat terjaga dengan baik.
SQL (Structured Query Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses sebuah basis dan relasional, termasuk oracle. SQL menyediakan sekumpulan statement untuk melakukan proses penyimpanan, modifikasi dan pengambilan data di dalam database.
PL/SQL (Procedural Language Extensions to SQL) merupakan teknologi tambahan yang hanya terdapat di dalam oracle dan digunakan untuk meningkatkan kapabilitas SQL agar dapat diperlakukan sebagaimana layaknya bahasa procedural, fungsi, trigger, dan konstruksi standar procedural lainnya sehingga pengolahan data dapat dilakukan secara dinamis.
2.4.1.2Oracle Database 10g Enterprise Edition
Oracle Database 10g merupakan database pertama dirancang untuk komputasi grid, cara yang paling fleksibel dan hemat biaya untuk mengelola informasi perusahaan. Database 10g memotong biaya 3manajemen sambil memberikan kualitas pelayanan tertinggi. Oracle Database Enterprise Edition menawarkan skalabilitas industri terkemuka dan kehandalan dalam menyimpan database serta konfigurasi sistem tunggal.
2.4.1.3Oracle Developer Suite 6i
41
Oracle Developer terdiri ini atas subproduk untuk membuat aplikasi sebagai berikut :
1) Oracle Form
Oracle Form berguna untuk mengakses sebuah table dengan fasilitas seperti pada umumnya, yaitu menampilkan, memasukkan, mengubah, dan menghapus data. Selain itu, juga form dapat memproses sebuah perhitungan dalam sebuah table dan dapat dalam range atau bagian tertentu.
2) Oracle Report
Sebuah report adalah tampilan halaman yang berorientasi menampilkan data di mana user dapat memilih data apa yang akan ditampilkan, dalam bentuk bagaimana, tetapi user tidak dapat mengubah data tersebut. Sebuah report berorientasi untuk dicetak atau hanya untuk dilihat dalam display. Dalam Oracle Developer terdapat tool untuk mengenerate report yang sangat bagus dan powerfull. Dengan report desain dapat dirancang sebuah tampilan report, data apa saja yang akan disajikan tanpa harus melakukan pemrograman mendalam.
Tipe-tipe report yang dapat ditampilkan dalam Oracle Developer : 1. Tabular
2. Mailing Label
Digunakan untuk menampilkan record secara berulang-ulang di masingmasing halaman di area yang telah didefinisikan. Seperti saat mencetak label surat untuk dikirimkan ke banyak client, di mana alamat client berbeda-beda, tetapi mempunyai field sama, yaitu alamat.
3. Form Letter
Digunakan untuk menampilkan sebuah area kosong yang dapat diisi oleh suatu record yang dikehendaki.
4. Master-master
Digunakan untuk menampilkan dua kelompok record atau lebih secara bersamaan di mana tidak ada relasi antara satu dan lainnya.
5. Master-detail
Digunakan untuk menampilkan dua kelompok record atau lebih secara bersamaan dimana terjadi relasi di antara kelompok record tersebut.
6. Matrix atau Crosstab
Digunakan untuk menampilkan perpotongan antara pertemuan dua record sehingga menghasilkan suatu nilai.
7. Data File
43
BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1Objek Penelitian
Objek penelitian Penulis adalah pembangunan Sistem Informasi Transaksi Jual beli dan Persediaan Pada Toko Besi dan Bahan Bangunan Nugraha Barokah yang berlokasi di Kp. Cicalung Ds. Dampit No. 102 Kabupaten Bandung.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari perusahaan Toko Besi dan Bahan Bangunan Nugraha Barokah ini adalah menjadi toko bahan bangunan yang senantiasa mampu bersaing dalam menyediakan bahan bangunan yang berkualitas.
Sedangkan Misi dari perusahaan Toko Besi dan Bahan Bangunan Nugraha Barokah ini adalah:
1. Memberikan pelayanan yang terbaik untuk para konsumen.
2. Memudahkan konsumen untuk melakukan pembelian bahan-bahan bangunan.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Bentuk organisasi yang digunakan oleh Toko Besi dan Bahan Bangunan Nugraha Barokah merupakan kombinasi antara organisasi staf dan garis. Dimana struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang menggambarkan hubungan antara bagian-bagian yang terkait dalam suatu organisasi yang digambarkan secara grafik. Peranan dalam organisasi perusahaan sangat penting untuk kelangsungan dan kelancaran mekanisme kerja yang baik. Agar tercapai suatu hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahan maupun sebaliknya, oleh karena itu perlu dibentuk struktur organisasi yang baik yang dapat mengembangkan kapasitas dan kemampuan organisasi seoptimal mungkin dimana setiap karyawan akan dapat mengenal aktivitas mana yang harus dihindari.
45
Gambar 3.1 Struktur Organisasi TB. Nugraha Barokah ( Sumber : TB. Nugraha Barokah )
3.1.4 Deskripsi Tugas
Dalam melakukan aktivitas pengolahan data sistem informasi penjualan bahan-bahan bangunan dan beberapa bagian yang ikut terlibat diantaranya yaitu, Pimpinan, Administrasi, dan Bagian Gudang.
Adapun tugas-tugasnya sebagai berikut : 1. Bagian Pimpinan:
a. Menerima semua laporan pembelian dan penjualan bahan-bahan bangunan.
b. Mengecek omset pengeluaran maupun pemasukan barang tiap bulan. c. Memeriksa dan mengawasi jumlah barang yang keluar.
2. Bagian Administrasi Tugas:
a. Membuat laporan pembelian, penjualan dan persediaan bahan-bahan bangunan.
b. Menangani pelayanan administrasi transaksi dengan konsumen. 3. Bagian Gudang Tugas :
a. Mengecek barang yang akan diantarkan. b. Mengecek barang yang sudah habis terjual. c. Memeriksa stock barang yang ada di gudang.
3.2 Metode Penelitian
Di dalam penelitian yang dilakukan oleh penulis, maka suatu metode yang digunakan sebagai alat atau sarana pengambilan data. Metode yang dimaksud adalah sebagai berikut :
3.2.1 Desain Penelitian
Metode yang dilakukan dalam melakukan penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif deskriptif, yaitu metode yang memaparkan bentuk masalah dengan teknik pemecahan masalah. Adapun sifat-sifat umum yang terdapat dalam metode penelitian kualitatif deskriptif, yaitu :
1. Metode tersebut memusatkan pada pemecahan masalah-masalah yang ada pada masa sekarang, dan masalah-masalah yang aktual.
47
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data peneliti mempunyai dua sumber yang dapat digunaka antara lain: sumber primer (wawancara, observasi dan quisoner) dan sumber sekunder (dokumentasi).
3.2.2.1 Sumber Data Primer a. Wawancara
Langkah ini menjelaskan dan memperkuat hasil observasi, sehingga perlu dilakukan wawancara secara langsung dengan pihak karyawan TB.Nugraha Barokah. Informasi yang didapat dengan metode ini berupa keterangan mengenai proses dan prosedur sistem berjalan yang dilakukan.
b. Observasi
Observasi atau pengamatan langsung yang dilakukan terhadap sistem yang berjalan meliputi prosedur yang digunakan dari proses pelayanan jasa service dan pembelian bahan bangunan pada perusahaan.
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Adapun metode pendekatan dan pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis, yaitu :
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem yang penulis ambil adalah analisis dan perancangan terstruktur, digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul, perancangan terstruktur juga menunjukan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya.
Model analisis harus dapat mencapai tiga sasaran utama, yaitu menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh pengguna, membangun dasar bagi pembuatan desain perangkat lunak, membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi begitu perangkat lunak dibangun.
49
beberapa group elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan terlebih dahulu.
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Didalam pengembangan sistem, metode yang digunakan penulis adalah prototype, tahap-tahap pengembangan prototype adalah sebagai berikut :
1) Pengumpulan kebutuhan :developer dan clien bertemu untuk dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detail kebutuhan mungkin tidak dibicarakan disini, pada awal pengumpulan kebutuhan
2) Perancangan : Perancangan dilakukan cepat dan rancangan mewakili semua aspek software yang diketahui, dan rancangan ini menandai dasar pengembanan prototype.
3) Evaluasi prototype : klien mengevaluasi prototype yang dibuat dan digunakan untuk menjelaskan kebutuhan software.[17]
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan 1) Flow Map
2) Diagram Kontek
Diagram kontek merupakan alat-alat ukur struktur analisis. Pendekatan struktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau secara keseluruhan. Diagram kontek adalah kasus khusus dari DFD yang berfungsi memetakan modul lingkungan yang dipersentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram kontek meliputi beberapa sistem antara lain :
a. Kelompok pemakai.
b. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan. c. Penyimpanan data.
3) Data Flow Diagram
DFD adalah suatu grafik yang menjelaskan sebuah sistem dengan menggunakan bentuk-bentuk atau simbol untuk menggambarkan aliran data dari proses-proses yang saling berhubungan.
Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari 4 macam, yaitu : proses (process), aliran data (data flow), simpan data (data store), terminator (external entity). Berikut uraian singkat mengenai 4 simbol tersebut :
a. Proses (process)
51
b. Aliran Data (data flow)
Data flow atau aliran data adalah aliran yang menunjukkan perpindahan data dari satu bagian ke bagian lain dalam suatu sistem. Data flow dalam DFD digambarkan dengan tanda panah dan diberi keterangan disampingnya yang menunjukkan data yang mengalir.
c. Simpan Data (data store)
Data store adalah tempat penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara manual maupun secara elektronik. Simpanan data digunakan jika suatu proses perlu menggunakan lagi data tersebut.
d. Terminator (external entity)
External entity adalah lingkungan luar dari sistem, sumber data menunjukkan suatu organisasi atau perseorangan yang memasukkan data ke sistem. Sedangkan tujuan data menunjukkan suatu organisasi atau peseorangan yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem. Sumber dan tujuan data mempunyai satu simbol yang sama.
4) Kamus Data
Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk keperluan seperti ini, maka kamus data harus membuat hal-hal sebagai berikut :
1. Alias adalah nama lain dari data, dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda unuk organisasi atau departemen dengan lainnya.
2. Bentuk data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar monitor, variabel, parameter dan field.
3. Arus data, menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan dituju.
4. Penjelasan, digunakan untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kertas data, maka bagian penjelasan dapat diisi tentang arus data tersebut.
5. Periode, menunjukan kapan terjadinya arus data tersebut. Periode digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan ke sistem, kapan proses data program harus dilakukan dan laporan-laporan harus dihasilkan. 6. Volume, yang tercatat adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus
dokumen struktur data. 5) Normalisasi
53
penyimpangan informasi pada proses insert, update, dan delete. Penyimpanan ini harus dipecahkan pada beberapa tabel karena dapat menyulitkan validasi dan duplikasi data.Dependensi merupakan konsep yang mendasari normalisasi. Dependensi menjelaskan nilai suatu atribut yang menentukan nilai atribut lainnya. Dependensi ini kelak menjadi acuan bagi pendekomposisian data ke dalam bentuk yang paling efisien.
Adapun bentuk-bentuk normal suatu tabel adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Normal Pertama
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal pertama jika hanya atomik, yaitu nilai tidak ada atribut berulang pada suatu skema relasi dan tidak duplikat, yaitu nilai dari atribut tidak ada yang bernilai ganda.
2. Bentuk Normal Kedua
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal kedua jika sudah memenuhi bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci memiliki dependensi sepenuhnya terhadap kunci primer atau tidak ada ketergantungan fungsi sebagai (Partial Functional Dependency ).
3. Bentuk Normal Ketiga
Suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika sudah memenuhi bentuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
4. Bentuk Normal Boyce-Codd ( BCNF )
Dari penjelasan-penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan umum bahwa normalisasi dilakukan untuk menghindarkan redudansi field-field yang ada.
6) Relasi Antar Tabel
Database dengan struktur data hubungan dapat digambarkan dalam bentuk tabel. Kolom tabel menunjukan atribut dari file. Atribut ini menunjukan item data / field.Kumpulan nilai dari field atau item data disebut juga dengan dominan.
7) Entity Relationship Diagram ( ERD )
ERD adalah suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Jadi ERD ini berbeda dengan DFD yang merupakan suatu model jaringan fungsi yang akan dilaksanakan oleh sistem, sedangkan ERD merupakan model jaringan data yang menekankan pada struktur-struktur dan relationship data.
3.2.4 Pengujian Software
Pengujian perangkat lunak adalah elemen kritis dari jaminan kualitas perangkat lunak dan mempresentasikan kajian pokok dari spesifikasi, desain, dan pengkodean.[18]
55
pendekatan komplementer yang kemungkinan besar mampu mengungkap kelas kesalahan dari pada metode white-box.Pengujian black-box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut :
a. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang. b. Kesalahan interface.
c. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal. d. Kesalahan kinerja.
e. Inisialisasi dan kesalahan terminasi.
Tidak seperti pengujian white-box, yang dilakukan pada awal proses pengujian, pengujian black-box cenderung diaplikasikan selama tahap akhir pengujian. Karena pengujian black-box memperhatikan struktur kontrol, maka perhatian berfokus pada domain informasi. Pengujian didesain untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
a. Bagaimana validitas fungsional diuji?
b. Kelas input apa yang akan membuat test-case menjadi baik? c. Apakah sistem sangat sensitif terhadap harga input tertentu? d. Bagaimana batasan dari suatu data disolasi?
e. Kecepatan data apa dan volume data apa yang dapat ditolerir oleh sistem? f. Apa pengaruh kombinasi tertentu dari data terhadap operasi sistem?
a. Test case yang mengurangi, dengan harga yang lebih dari satu, jumlah test case tambahan yang harus didesain untuk mencapai pengujian yang dapat dipertanggung jawabkan.
b. Test case yang memberi tahu kita sesuatu mengenai kehadiran atau ketidakhadiran kesalahan, dari pada memberitahu kesalahan yang berhubungan hanya dengan spesifik yang ada.[19]
3.3 Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa di TB. Nugraha Barokah.
3.3.1. Analisis Dokumen
Dalam pelaksanaan kegiatan penjualan bahan-bahan bangunan, TB. Nugraha Barokah mengeluarkan beberapa dokumen berupa transaksi penjualan dan pembelian sebagai bukti dari pelaksanaan kegiatan penjualan dan pembelian bahan-bahan bangunan yang telah dilakukan. Dokumen yang dimaksud adalah :
1. Data Pesanan Pembelian Bahan Bangunan
57
Rangkap : 1 (satu)
Keterangan : rincian bahan bangunan yang akan dipesan oleh pimpinan Elemen data : kode_bahan_bangunan,Nama_bahan_bangunan,jumlah,
kode_supplier,Nama_supplier.
2. Data Pesanan Bahan Bangunan
Nama Dokumen : Data Pesanan Bahan Bangunan Sumber : konsumen
Rangkap : 1(satu)
Keterangan : rincian bahan bangunan yang akan di pesan oleh konsumen Elemen data : Tanggal, nama_konsumen,nama_bahan_bangunan,jumlah
3. Faktur Pesanan
Nama Dokumen : Faktur Pesanan Sumber : Supplier
Rangkap : 1 (Satu)
keterangan : Digunakan sebagai bukti transaksi pembelian barang dari supplier.
Elemen Data : No, Nama bahan bangunan, Jumlah,harga 4. Nota Penjualan
Nama Dokumen : Nota penjualan Sumber : Administrasi Rangkap : 2 (dua)
2. Digunakan sebagai bukti transaksi kepada konsumen Elemen Data : Nama_konsumen, Alamat, Tanggal_transaksi, Nama_bahan
bangunan, Satuan, Harga_Satuan, Harga, Jumlah.
5. Laporan Pembelian Bahan- bahan Bangunan Nama Dokumen : Laporan pembelian
Sumber : Bagian administrasi Rangkap : 1 (Satu)
Keterangan : Digunakan sebagai bukti laporan bahan bangunan yang di beli pada akhir bulan
Elemen Data :Kode_bahan_bahan_bangunan,Nama_bahan_bangunan jumlah, Harga,nama_supplier,
6. Laporan Penjualan bahan-bahan bangunan
Nama Dokumen : Laporan Penjualan bahan-bahan bangunan Sumber : Administrasi
Rangkap : 1 (Satu)
Fungsi : Digunakan untuk mengetahui berapa dan apa saja bahan bangunan yang terjual pada akhir bulan sebagai laporan ke pimpinan.
Elemen Data : Kode_bahan_bangunan, Nama_bahan_bangunan,Jumlah, Terjual, Harga_Satuan,Total_harga,Bulan.
3.3.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
1. Prosedur pengolahan data pembelian yang sedang berjalan :
59
2) Pimpinan membuat data pesanan pembelian bahan bangunan, untuk diserahkan kepada bagian administrasi.
3) Setelah menerima data pesanan pembelian bahan bangunan dari pimpinan, maka bagian administrasi membuat data pesanan.
4) Setelah data pesanan dibuat, maka data tersebut diberikan kepada supplier. 5) Kemudian supplier membuat faktur pesanan pembelian .
6) Selanjutnya, faktur pesanan pembelian yang telah dibuat supplier diberikan kepada bagian administrasi
7) Setelah bagian administrasi menerima faktur pesanan, kemudian bagian administrasi mencatat data pembelian berdasarkan faktur pesanan yang telah diberikan oleh supplier .lalu hasil catatan data pembelian tersebut disimpan pada arsip.
8) Dari catatan data pembelian yang telah diarsipkan, maka bagian administrasi membuat laporan data pembelian, yang kemudian laporan data pembelian tersebut diberikan kepada pimpinan.
2. Prosedure pengolahan data penjualan yang sedang berjalan pada TB. Nugraha Barokah adalah sebagai berikut :
1) Konsumen memberikan list daftar pesanan bahan bangunan kepada bagian administrasi .
2) Kemudian bagian administrasi mencatat data pesanan dari konsumen. 3) Dari catatan data pesanan tersebut, bagian administrasi membuat nota
4) Dari nota penjualan rangkap ke-1 diberikan kepada konsumen dan nota penjualan rangkap ke-2 disimpan didalam arsip penjualan.
5) Selanjutnya, dari nota-nota yang telah diarsipkan tersebut, bagian adminisrasi membuat laporan penjualan.
6) Kemudian laporan penjualan tersebut diberikan kepada pimpinan. 3.3.2.1Flow Map
61
KONSUMEN ADMINISTRASI PEMILIK
Gambar 3.3 Flowmap Penjualan yang sedang berjalan Keterangan :
63
3.3.2.2Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan pola penggambaran yang berfungsi untuk memperlihatkan interaksi pengolahan data tersebut dengan lingkungan dimana sistem tersebut ditempatkan. Dalam penggambaran itu, sistem dianggap sebuah objek yang tidak dijelaskan secara rinci dengan lingkungan yang akan mengaksesnya. Berdasarkan Flow Map yang sedang berjalan diatas, maka dapat disimpulkan dalam diagram konteks diatas terdapat tiga entitas luar yaitu Konsumen, suplier dan TB. Nugraha Barokah sendiri yang berinteraksi dengan sistem (yang digambarkan dengan sebuah lingkaran). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.4 Diagram Konteks yang Berjalan 3.3.2.3 Data Flow Diagram
berupa sistem otimatis, manual atau gabungan dari keduanya. Diagram arus data ini digunakan untuk menggambarkan berapa hal meliputi komponen-komponen dalam sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen-komponen tersebut, asal dan tujuan data serta penyimpanan data.
Adapun DFD Sistem pengolahan data penjualan dan pembelian bahan-bahan bangunan yang berjalan pada TB. Nugraha Barokah adalah sebagai berikut:
65
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 1.0 Informasi Pembelian yang sedang berjalan di Toko Besi dan Bahan Bangunan Nugraha Barokah
3.3.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Setelah melakuakan analisis terhadapa sistem yang berjalan masih banyak kendala yang harus dihadapi anatara lain:
1. Karena tidak adanya database sistem pengorganisasian data masih terpisah pisah antara data satu dengan data lainnya, sehingga tidak terintegrasi yang dihasilkan yang dapat mengacaukan system pengorganisasian. Hal ini menyebabkan informasi yang dihasilkan menjadi kurang akurat.
2. Pengelolaan data bahan-bahan bangunan di TB. Nugraha Barokah masih menggunakan cara-cara manual seperti pencatatan transaksi pembelian, transaksi penjualan, masih dilakukan dengan cara dicatat dan disimpan dalam bentuk berkas. Sehingga data dihasilkan kurang akurat.
3. Pembuatan laporan yang masih bersifat manual cukup memakan waktu yang relatif lama. Sehingga laporan yang dihasilkan kurang maksimal.
4. Kesulitan dalam membuat laporan. Hal ini disebabkan karena belum ada prosedur data yang ada, sehingga tidak dapat membuat laporan, bahkan kadang terdapat data yang hilang atau rusak mengingat data yang diolah dalam bentuk dokumen, hal ini yang mengakibatkan terhambatnya data untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya. Untuk mengatasi masalah diatas maka diperlukan suatu skema database dan media penyimpanan data baik yang berupa Harddisk maupun CD.
67
68
4.1. Perancangan Sistem
Tahap ini adalah tahap selanjutnya setelah dilakukannya analisis pada sistem yang berjalan. Adapun dari tahap ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai sistem penjualan bahan-bahan bangunan yang akan diusulkan. Selain itu secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci dengan maksud untuk pemrograman komputer yang akan diimplementasikan.
4.1.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tahap ini adalah tahap selanjutnya setelah dilakukannya analisis pada sistem yang berjalan. Adapun dari tahap ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai sistem penjualan bahan-bahan bangunan yang akan diusulkan. Selain itu, secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci dengan maksud untuk pemrograman komputer yang akan diimplementasikan.
4.1.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
69
penjualan dan pembelian bahan-bahan bangunan maka penulis mempunyai gambaran umum yang akan diusulkan diantaranya :
1. Untuk memperbaiki proses pengolahan data penjualan bahan-bahan bangunan maka dirancang suatu sistem informasi yang terkomputerisasi. 2. Dengan perancangan sistem informasi data penjualan dan pembelian
bahan-bahan bangunan yang terkomputerisasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja user dan hasil laporan yang baik.
4.1.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Prosedur pengolahan data pembelian bahan-bahan bangunan yang akan diusulkan pada TB. Nugraha Barokah adalah sebagai berikut :
1. Jika persediaan bahan bangunan telah habis, maka administrasi akan menginputkan data pembelian ke program.
2. Kemudian program akan memasukannya ke dalam database, lalu dari database tersebut program akan membuat laporan data pembelian barang.
3. Selanjutnya hasil laporan data pembelian barang tersebut dicetak dalam 2 rangkap, rangkap pertama untuk diarsipkan dan rangkap ke 2 untuk diberikan kepada pimpinan.
5. Bila laporan data pembelian barang tersebut valid, maka pimpinan akan mengAcc laporan data pembelian barang tersebut, tetapi jika data tidak valid, maka laporan data pembelian barang akan diserahkan pada administrasi untuk diedit kembali.
6. Selanjutnya laporan data pembelian barang yang telah di Acc oleh pimpinan diberikan kepada supplier.
7. Kemudian supplier memberikan faktur pembelian barang ke bagian administrasi.
8. Kemudian dari faktur pembelian barang tersebut dilakukan update stock barang dari program ke database.
Prosedure pengolahan data penjualan bahan-bahan bangunan yang akan diusulkan pada TB. Nugraha Barokah adalah sebagai berikut :
1. Konsumen memberikan list data pembelian barang ke bagian administrasi.
2. Lalu bagian administrasi menginputkan data pembelian barang tersebut dari program ke database.
3. Dari database tersebut program dapat membuat nota penjualan barang sebanyak 1 rangkap untuk diberikan kepada konsumen.
71
5. Rangkap pertama untuk disimpan dalam arsip (laporan penjualan dan laporan persediaan) rangkap ke 2 untuk dilaporkan kepada pimpinan.
4.1.3.1. Flow Map yang Diusulkan
Gambar 4.1 Flow Map Sistem Informasi Pembelian yang diusulkan di TB. Nugraha Barokah.
Keterangan :
73
Gambar 4.2 Flow Map Sistem Informasi Penjualan yang diusulkan di TB. Nugraha Barokah.
Keterangan :
4.1.3.2 Diagram konteks
Diagram konteks merupakan suatu diagram yang menggambarkan relasi antar sistem dan lingkungannya. Lingkungan tersebut menggambarkan suatu proses dalam sistem keseluruhan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 4.3 Diagram Konteks Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Bahan – Bahan Bangunan di TB. Nugraha Barokah yang diusulkan.
4.1.3.3 Data Flow Diagram
75
Gambar 4.5 DFD Level 1 Sistem Informasi Pembelian Bahan-bahan Bangunan di TB.Nurgaha Barokah yang diusulkan.
