PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA CV.TUNAS JAYA BANJARBARU
KALIMANTAN SELATAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
disusun oleh
Basuki Rahmad 09.12.3557
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2013
DESIGNING INFORMATION SYSTEMS SALES, PURCHASING AND INVENTORY PLANTS SEEDS AND FRUIT IN CV.TUNAS JAYA
BANJARBARU SOUTH KALIMANTAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN, PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BIBIT TANAMAN DAN BUAH PADA CV.TUNAS JAYA
BANJARBARU KALIMANTAN SELATAN
Basuki Rahmad Rum Muhamad Andri Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
CV Tunas Jaya is a business engaged in the sale of various kinds of plant seeds and fruit are located in Jln.A.Yani Km.20, 5 Landasan Ulin Barat Banjarbaru South Kalimantan.
In the current era of computerized information system is in need to start the technological age that has begun growing rapidly from year to year its, in many companies, in every business and in every sector to be able to compete with the other role information technology plays an important role for the progress of the business world to compete in this technological era should follow the development of the information technology age from one year to one of his growing by utilizing the information system created in the computerization, can not deny anymore in a computerized information system inevitably must be used to streamline and streamline a job before it is done manually. Therefore I do direct research aims to help owners CV.Tunas Jaya information processing system sales, purchasing and inventory plant seeds and fruit are easy, structured, effective and efficient.
Application of this information system is not costly and can be used by any person and does not have to have special expertise in the field of computer information systems to run in because I've made my build a software information system using Visual Basic 6.0 and MySQL are before him already often used to make a variety of sales information systems that are easy to use by anyone its users with a user interface that is easy on the run by the users themselves.
Keywords : CV.Tunas Jaya, Information Systems Sales, Purchasing and Inventory.
1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pembuatan sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan bibit tanaman dan buah pada CV.Tunas Jaya bertujuan untuk membantu memudahkan pemilik CV.Tunas Jaya mengolah sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan bibit tanaman dan buah secara mudah, terstruktur, efektif dan efisien, dikarenakan pemilik CV.Tunas Jaya sendiri mengalami kesulitan untuk mencatat transaksi penjualan dan pembelian, pengecekan persediaan bibit tanaman dan buah serta pengolahan laporan nya. Dengan biaya yang tidak banyak untuk pembuatan sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan bibit tanaman dan buah ini, di bandingkan manfaat yang di rasakan oleh si pengguna.
1.2. Rumusan Masalah
Dari apa yang telah dijabarkan dari latar belakang masalah, maka penulis ingin mengambil pokok permasalahan yang akan diselesaikan adalah Bagaimana merancang sistem informasi penjualan, pembelian, persediaan bibit tanaman dan buah pada CV Tunas Jaya yang dapat memberikan kemudahan bagi pemilik dalam pengolahan data, penyimpanan serta pengolahan laporan-laporan pada CV Tunas Jaya ?
1.3. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini agar tidak menyimpang dari permasalahan- permasalahan yang ada dan dapat mencapai sasaran yang diharapkan, penyusun membatasi pada sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan yang meliputi :
1. Sistem informasi ini hanya dapat menginputkan data bibit tanaman dan buah, input data transaksi penjualan, input data transaksi pembelian dari supplier, input data supplier, input data pelanggan, input data jenis dan input data petugas serta melakukan pencarian persediaan bibit tanaman dan buah.
2. Pembuatan laporan data bibit tanaman dan buah, laporan data transaksi penjualan, laporan data pembelian bibit tanaman dan buah dari supplier, laporan data persediaan bibit tanaman dan buah, laporan data pelanggan, laporan data supplier, laporan data jenis bibit dan laporan data petugas, selain itu juga dapat mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pemilik CV Tunas Jaya.
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian
a. Membuat sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan bibit tanaman dan buah pada CV Tunas Jaya.
b. Membuat sistem informasi yang bermanfaat bagi dunia usaha.
c. Untuk menerapkan dan mengimplemtasikan disiplin ilmu yang telah di dapat baik di luar maupun di dalam bangku kuliah.
1.5. Metodologi Penelitian
a. Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung baik dengan lisan atau dengan tulisan, yaitu pada pemilik CV Tunas Jaya.
b. Observasi Yaitu Pengumpulan data dilakukan pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian untuk memperoleh informasi sebagai bahan penulisan.
c. Metode Kepustakaan Yaitu Metode ini menekankan pada telaah buku,dalam hal ini pustaka tentang sistem informasi. Selain itu pembahasan yang dilakukan baik yang dilakukan berdasarkan buku-buku baik literatur (pustaka) maupun buku-buku lain yang mendukung sebagai landasan dalam pemecahan masalah.
1.6. Sistematika Penulisan BAB I : Pendahuluan BAB II : Landasan Teori
BAB III : Analisis dan Perancangan Sistem BAB IV : Implementasi dan Pembahasan BAB V : Penutup
2. LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Sistem
Secara umum sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.
2.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:
a. Komponen Sistem (Component System) b. Batasan Sistem (Boundary System) c. Penghubung Sistem (Interface System) d. Lingkungan Luar (Environment)
e. Masukan Sistem (Input System) f. Keluaran Sistem (Output System) g. Pengolahan Sistem (Process System) h. Sasaran Sistem (Object System) 2.3. Konsep Dasar Informasi
2.3.1. Definisi Informasi
Menurut Raymond McLeod : “Informasi adalah data yang dirubah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi pihak yang menerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Sedangkan yang dimaksud dengan data adalah suatu kenyataan yang memberikan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan yang nyata.
“ Informasi dapat didefenisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakai ”.
2.3.2. Kualitas Informasi
Adapaun kualitas dari suatu informasi dalam berorganisasi banyak ditentukan oleh karakteristik-karakteristik sebagai berikut :
a. Akurat (Acurate)
b. Tepat Waktu (Time Lines) c. Sejalan (Relevan)
2.3.3. Siklus Informasi
Dalam hal ini data merupakan suatu bentuk yang masih mentah belum dpat dijadikan sumber cerita yang mampu menjadi suatu bahan jawaban dari suatu pertanyaan, sehingga perlu memasuki tahap untuk olah dan berdaya guna dalam bentuk informasi.
Data yang diolah selalu menjadi model sehingga menjadi beberapa informasi yang cukup penting oleh suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali menjadi lebih bermanfaat lagi. Data tersebut akan ditangkap sehingga input dan proses kembali lewat suatu model sistem, dari berbagai informasi akan lebih dikenal dengan istilah siklus pengolahan data.1
1 Jogiyanto,HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis,(Yogyakarta:Andi Offset, 2005) hal.2
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut Robert A.Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan.
2.5. Konsep Dasar Manajemen Basis Data
Prinsip utama dalam basis data atau database adalah pengaturan (pemilihan, pengelompokan, pengorganisasian) data atau arsip yang akan disimpan sesuai dengan fungsi dan jenisnya dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali.
2.6. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entity dan relasinya, apakah kondisi yang di uji mengalami kesulitan pada saat insert, delete, update, retrieve.
2.7. Konsep Pemodelan Sistem 2.7.1. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses- proses yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. DFD juga dikatakan sebagai gambar sistem secara logical.
2.7.2. Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
2.7.3. Diagram Konteks (Content Diagram)
Context diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sebuah sistem.
2.8. Sistem Perangkat Lunak Yang Di gunakan 2.8.1. Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat.
2.8.2. MySQL
Merupakan suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database Management System atau RDBMS), seperti halnya ORACLE,Postgresql,MS SQL dan sebagai nya. MySQL tersedia diberbagai platform Linux dan berbagai varian unix. MySQL merupakan software open source. Open source berarti semua orang izinkan untuk menggunakan dan memodifikasinya. Semua orang dapat mendownload software ini dari internet dan menggunakannya tanpa harus membayar.
2.8.3. PHP Triad
PHP Triad adalah software installer PHP secara instant yang berjalan pada lingkungan Windows, setelah menginstal PHPTriad anda tidak saja telah
menginstal PHP, akan tetapi juga sekaligus telah menginstall Apache Web Server dan Database MySQL.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Tahapan Analisis
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
c. Analyze, yaitu menganalisa sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan.
3.2. Analisis Pieces
3.2.1. Analisis Kinerja Sistem (Performance)
Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat di ukur dari banyaknya informasi (Information Quantity) dan laporan (Report) yang dibuat dan disajikan dengan Waktu Tanggap (Respons time) permintaan informasi.
3.2.2. Analisis Informasi (Information)
Informasi merupakan hal paling penting dalam sebuah sistem informasi, sebab informasi yang sudah selesai diolah akan di butuhkan oleh pengguna sistem untuk pengmbilan keputusan dan merencanakan langkah selajutnya.
3.2.3. Analisis Ekonomi (Economy)
Analisis ini menilai suatu proyek sistem informasi yang dikembangkan memberikan manfaat penghematan waktu kerja dan penghematan operasional yang bisa didapat.
3.2.4. Analisis Kendali (Control)
Analisis pengendalian merupakan pengendalian terhadap sistem yang sebelumnya hanya dilakukan secara manual, pengendalian sistem bertujuan untuk meningkatkan kinerja sistem serta mengurangi sekecil mungkin kesalahan sistem.
3.2.5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi ini erat hubungannya bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga menghindari pemborosan yang terlalu banyak dan efisiensi waktu kerja.
3.2.6. Analisis Pelayanan (Services)
Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang memberikan oleh sistem. Dengan peningkatan informasi dan pengolahan data yang lebih baik dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan terhadap usaha yang dijalankan dan membatu karyawan dan pemilik usaha itu sendiri.
3.3. Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional akan berisi tentang data dan informasi bibit tanaman dan buah serta proses pengolahan laporan-laporan yang di butuhkan pada sistem secara relevan, tepat, cepat dan akurat.
3.3.2. Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan Non Fungsional akan berisi tentang kebutuhan pendukung agar system ini berjalan dengan baik dan benar.
3.4. Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan sistem dinilai dari apakah sistem tersebut dapat berjalan dengan baik dan apakah sistem tersebut sesuai dengan yang diharapkan sebelum nya.
3.5. Perancangan Sistem
Perancangan sistem berfungsi untuk merancang sistem yang di buat oleh si pembuat sistem secara garis besar dan merancang spesfikasi yang di butuhkan oleh pengguna dalam kertas kerja yang memuat input,proses dan output dari analisis sistem yang telah diusulkan.
4. IMPLEMENTASI SISTEM 4.1. Implementasi
Tahap implementasi adalah tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu sebelum benar- benar dapat digunakan oleh pengguna untuk mencegah adanya kendala yang muncul saat pengoperasian sistem.
4.1.1. Manual Instalasi
Manual instalasi menguraikan mengenai tahapan proses intalasi program di komputer obyek penelitian.
4.1.2. Pemilihan dan Pelatihan Personel a. Pemilihan Personel
Peran personel yang harus mengerti dan memahami sistem kerja dari sistem informasi yang akan di terapkan.
b. Pelatihan Personel
Pelatihan personel dilakukan agar program yang dibuat dapat dijalankan dengan baik.
4.1.3. Uji Coba Sistem Dan Program 4.1.3.1. Uji Coba Sistem
Uji coba terhadap sistem dilakukan untuk memeriksa dan memastikan bahwa program yang dibuat berfungsi sesuai yang diharapkan.
a. Metode Black Box Testing
Black box testing digunakan untuk melakukan pengujian terhadap program, cara pengujian nya dilakukan dengan menjalankan mengeksekusi suatu source code program.
b. Metode White Box Testing
White Box Testing adalah pengujian yang dilakukan untuk mengetahui cara kerja suatu perangkat lunak secara internal. Pengujian tersebut dilakukan dengan melihat dan meniliti source code program yang ada, dan melakukan analisis apakah ada kesalahan atau tidak. Kesalahan bahasa biasa terjadi karena adanya penulisan source code program yang tidak sesuai dengan aturan dalam bahasa
pemrograman,sehingga program tidak dapat di compile dengan baik.
4.1.3.2. Uji Coba Program
Uji coba program dilakukan untuk menguji apakah program bekerja sesuai yang diharapkan dan terbebas dari kesalahan selama proses pembuatan dan penulisan kode program.
a. Pengujian Kesalahan Sintaks (Syntaks Error)
Kesalahan sintaks terjadi ketika source code program yang dituliskan tidak sesuai dengan prosedur penulisan yang digunakan. Kesalahan sintaks mudah ditemukan compiler akan memberi tahu letak dan sebab kesalahan yang terjadi ketika melakukan compile program.
b. Pengujian Kesalahan Sewaktu Proses (Run Time Error) Runtime Error merupakan kesalahan yang terjadi sewaktu melakukan compile program. Runtime Error menyebabkan proses eksekusi program berhenti berjalan sebelum waktunya,karena ditemukan kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. Kesalahan sintaks mudah ditemukan karena compiler akan member tahu letak dan sebab kesalahan yang terjadi ketika melakukan compile program.
c. Pengujian Kesalahan Logika (Logical Error)
Kesalahan logika terjadi ketika salah melakukan logika source code program. Penyebab kesalahan logika tidak mudah ditemukan karena pada dasarnya program tetap menghasilkan output program, namun hasilnya tidak sesuai yang di inginkan.
4.1.4. Konversi Sistem
Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan, adapun metode konversi sistem yang di pakai adalah konversi parallel (parallel conversion). Konversi parallel dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama suatu periode waktu tertentu.
4.1.5. Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem dilakukan agar sistem yang telah di implementasikan dapat berjalan dengan baik dan lacar untuk masa sekarang sampai masa yang akan datang dan mampu menghasilkan data dan informasi sesuai kebutuhan.
4.1.6. Manual Program
Manual program menguraikan mengenai bagaimna cara menggunakan program yang sudah dibuat. Setiap menu yang ada pada program dijelaskan satu persatu demi satu cara lengkap dan jelas. Hal ini bertujuan agar pembaca maupun pengguna mampu mengoperasikan program yang sudah dibuat tanpa harus bertanya langsung pada programmer/analyst system.
5. Penutup
5.1. Kesimpulan
Dengan diterapkannya sistem informasi penjualan, pembelian dan persediaan pada CV Tunas Jaya Banjarbaru, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan perbandingan sistem yang baru ini. Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut :
1. Memudahkan pihak CV Tunas Jaya dalam memproses transaksi penjualan dan pembelian dari input data, proses dan output nya selain itu juga memudahkan mengetahui persediaan barang serta pengolahan laporan-laporan nya yang sebelum nya masih dilakukan secara manual.
2. Mampu menyimpan laporan-laporan atau rekapitulasi data pelanggan, data supplier, data barang, data jenis barang, data persediaan barang, data petugas, data transaksi penjualan dan pembelian kedalam database sistem.
3. Dengan adanya penyimpanan data yang sudah berbentuk database,maka kemungkinan hilangnya data penjualan, pembelian dan persediaan dapat di minimalisir serta proses pembuatan laporan dan rekapitulasi dapat dilakukan dengan cepat dan akurat apabila sewaktu-waktu di butuhkan oleh pemilik CV Tunas Jaya Banjarbaru.
4. Dengan proses pengolahan yang dilakukan secara komputerisasi seperti penginputan data penjualan dan pembayaran dapat meminimalisir kesalahan pada pencatatan data penjualan,pembelian dan pengolahan laporan-laporan nya.
5.2. Saran
1. Dalam penggunaan sistem informasi ini sebaikanya dilakukan pelatihan terlebih dahulu, supaya pengguna dapat mengetahui cara-cara dan fungsi -fungsi dalam penggunaan sistem informasi ini.
2. Penulis menyadari dengan terbatas nya kemampuan setiap manusia bahwa sistem informasi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu sangat besar harapan penulis untuk diberikan masukan dan kritik agar sistem informasi penjualan,pembelian dan persediaan ini dapat dikembambangkan agar lebih sempurna dengan versi yang lebih lengkap dan baik.
