Nama : CUCU
Program Studi : MANAJEMEN INFORMATIKA (S1)
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA MAGISTER SISTEM INFORMASI (S2) UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
Tempat tgl / Lahir : BANDUNG, 16-04-1984
Jenis Kelamin : LAKI-LAKI
Pekerjaan : GURU BIDANG STUDY
NUPTK : 2748762663200032
Pendidikan Terakhir : MAGISTER SISTEM INFORMASI (M.Kom) UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA Keahlian yang dimiliki : SISTEM INFORMASI
Alamat Rumah : DS.WANGUNSARI KP.CIJENGKOL NO.16
RT001/ RT004 KEC.LEMBANG BANDUNG BARAT
Tlp : 081321675061-(022) 87802665
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan Sistem Informasi (SI) yang berkembang pesat akan sangat berdampak pada strategi dan kebijakan dalam suatu organisasi (enterprise) baik yang berorientasi pada laba (profit oriented) ataupun lembaga yang selain profit oriented juga mempunyai misi sosial (public services). Pemanfaatan SI yang tepat dan selaras dengan tujuan organisasi akan memberikan dampak yang sangat penting dalam memenangkan persaingan yang semakin kompetitif baik di dunia usaha maupun dunia pendidikan.
Pembangunan dan pengembangan sistem informasi ini harus selaras dan sesuai dengan arah strategi organisasi (enterprise), banyak kasus pengelolaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam mencapai sasaran (objective) organisasi karena pemanfaatan ini berjalan tidak sesuai dengan arah dan tujuan serta kebutuhan Akademi (organisasi).
Banyak metodologi yang dapat dipakai dalam membangun arsitektur organisasi, salah satunya adalah Enterprise Architecture Planning(EAP). EAP merupakan suatu metodologi untuk merencanakan arsitektur enterprise yang memfokuskan pada arsitektur data, arsitektur aplikasi serta arsitektur teknologi yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi arsitektur yang dibuat sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.(Michael Rohloff,2009)
Sekolah Dasar Lab.Percontohan UPI Bandung memiliki komitmen yang jelas dalam pemanfaatan SI dalam mendukung bisnis organisasi.SI di pandang dapat membantu mempermudah aktifitas bisnis sehari-hari, oleh karena itu SD Lab.Percontohan UPI Bandung perlu mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitektur informasinya dalam mendukung tujuan organisasi tersebut.
Organisasi akan mengalami kesulitan dalam membangun sistem informasi karena sistem yang dibangun atau dikembangkan berdasarkan kebutuhan pada suatu unit tertentu. Oleh karena itu, perlu dibangun arsitektur enterprise sebagai pedoman dalam membangun atau mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi dan sesuai dengan tujuan organisasi. Permasalahan yang dihadapi oleh SD Lab.Percontohan UPI Bandung dalam pengembangan SI yaitu belum ada rencana yang jelas dalam pengembangan SI, sehingga pembangunan hanya berdasarkan kepada kebutuhan saat itu yang belum tentu tepat atau memiliki nilai manfaat yang optimal.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana menetukan posisi bisnis SD Lab.Percontohan UPI Bandung berdasarkan analisis dan referensi?
2. Bagaimana rekomendasi arsitektur sistem informasi enterprise untuk mendukung aktifitas bisnis organisasi?
3. Bagaimana roadmap rencana implementasi yang dapat membantu SD Lab.Percontohan UPI Bandung dalam penerapan SI?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian diperlukan agar penyusunan tesis ini dapat terukur dan terperinci sesuai dengan kebutuhan. Adapun tujuan penelitian sebagai berikut:
1. Mengetahui posisi bisnis SD Lab.Percontohan UPI Bandung yang dapat digunakan menentukan arah kebijakan organisasi.
2. Membangun model arsitektur informasi yang dapat diterapkan di SD Lab.Percontohan UPI Bandung serta memberikan rekomendasi pedoman pembangunan dan pengembangan SI bagi SD Lab.Percontohan UPI Bandung dalam membantu aktifitas-aktifitas bisnis sehari-hari.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
Model yang akan dibangun adalah model arsitektur enterprise berdasarkan metodologi yang digunakan yaitu :Enterprise Architecture Planning. Model arsitektur Enterprise yang akan dibangun berdasarkan metodologi EAP meliputi :
1. Model arsitektur data
2. Model arsitektur aplikasi, dan
3. Model arsitektur teknologi
4.Objek penelitian
a) Layanan pendaftaran b) Layanan keuangan c) Layanan informasi
d) Layanan proses belajar mengajar
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tesis ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi mengenai teori-teori yang digunakan dalam menganalisis dan merancang model konseptual arsitektur organisasi.
BAB III ANALISIS ENTERPRISE DAN PENGEMBANGAN ARSITEKTUR
Berisi perencanaan, pemodelan bisnis, pemodelan sistem informasi dan teknologi informasi yang sedang berjalan.
BAB IV PERENCANAAN ARSITEKTUR
Berisi mengenai perencanaan arsitektur dan roadmap implementasi dari Enterprise Architecture Planning yang telah dibuat selama dalam penelitian.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Enterprise
Berikut ini merupakan beberapa pengertian atau definisi mengenai enterprise :
1. Organisasi yang mendukung lingkungan bisnis dan misi yang telah ditetapkan.
2. Enterprise merupakan sebuah bagian dari dunianyata yang di implementasikan kedalam bentuk basis data. Biasanya enterprise ini merupakan sebuah bentuk pengelolaan dari organisasi.
3. Bisnis atau organisasi yang dibentuk untuk menghasilkan produk atau memberikan pelayanan.
Enterprise bukan hanya organisasi yang berorientasi pada laba/keuntungan
(profit oriented) tetapi juga organisasi nirlaba seperti institusi pendidikan. Enterprise
2.2 Arsitektur (Architecture)
Pengertian arsitektur disini tidak hanya terbatas pada pengertian umum yang berhubungan konstruksi fisik, tetapi juga pada konteks bisnis dan arsitektur untuk rekayasa perangkat lunak, berikut beberapa pengertian yang berhubungan arsitektur:
a. Arsitektur (Architecture) merupakan komponen-komponen sebuah sistem yang terdiri dari jaringan, perangkat keras dan lunak yang distrukturkan. (Electronic Industry Assocation, 2008)
b. Rancangan keseluruhan jenis konstruksi baik fisik maupun konteks, nyata atau maya. (ICH Architecture Resource Center, 2008)
Dari pengertian di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa arsitektur pada dasarnya menggambarkan bentuk konstruksi sistem yang diwujudkan dalam sebuah model (cetak biru) yang dilihat dari beberapa sudut pandang.
2.3 Arsitektur Informasi/Information Architecture
Merupakan pengorganisasian sejumlah data yang digunakan atau dihasilkan oleh organisasi yang berhubungan dengan tujuan bisnis organisasi (Riverton Corp., 2008).
blue print dimana sistem informasi saat ini dan yang akan datang dikembangkan
(IBM Corp, 1981).
Arsitektur informasi adalah sebuah sistem, yang mengelola data serta penerapan dari proses bisnis yang telah didefinisikan, sehingga sebelum organisasi mendefinisikan kebutuhan informasi yang akan digunakan untuk menjalankan roda organisasinya, maka terlebih dahulu harus mendefinisikan data, proses bisnis dan sistem aplikasinya. (IBM Corp., 1981)
2.4 Arsitektur Enterprise/Enterprise Architecture
Beberapa bentuk arsitektur enterprise memberikan standar penting yang terdiri dari kumpulan standar proses informasi enterprise. Standar proses informasi
enterprise merupakan acuan dari perspektif bisnis yang akan dikembangkan.
2.4.1 Definisi Enterprise Architecture
Definisi dari Enterprise Architecture antara lain:
1. Representasi deskriptif (model) yang relevan untuk menggambarkan sebuah
enterprise dan apa saja yang harus dihasilkan guna memenuhi kebutuhan manajemen atau organisasi (Electronic Industry Assocation, 2008).
3. Mekanisme untuk memastikan sumber daya teknologi informasi suatu organisasi dapat sejalan dengan strategi dari organisasi tersebut (Riverton Corp., 2008)
2.4.2 Faktor-faktor Enterprise Architecture
Faktor–faktor yang menjadi alasan sebuah organisasi mengembangkan
Arsitektur Enterprise (http://www.rvcomp.com/wiring/EIA/glossary.htm):
1. Alignment/Keselarasan
Pengembangan tersebut selaras dengan tujuan dan keinginan organisasi.
2. Integration/Integrasi
Pemanfaatan sumber daya informasi sesuai dengan standar dan dikelola oleh organisasi secara konsisten dan menyeluruh.
3. Change/Perubahan
Mengelola dan mengantisipasi perubahan dari semua aspek organisasi.
4. Time-to-Market
5. Convergence/Fokus tujuan
Mengarah kepada standarisasi produk teknologi informasi seperti: Technical Reference Model (TRM).
2.5 Enterprise Architecture Planning (EAP)
EAP merupakan metode yang digunakan untuk membangun arsitektur informasi. Menurut Steven H Spewak, EAP merupakan pendefinisian bisnis dan arsitektur, bukan perancangan bisnis dan arsitekturnya.
Arsitektur dalam EAP adalah arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi. Steven H Spewak menyatakan bahwa arsitektur disini dimaksudkan layaknya cetak biru, penggambaran, atau model.
Komponen dari EAP menurut Spewak menggunakan dasar dari dua layer dari
John Zachman’s framework yaitu dari tinjauan planner dan owner. Komponen EAP
1.Lapisan 1
Inisialisasi perencanaan (Planning Initiation): tahapan awal yang harus dilakukan adalah melakukan inisiasi perencanaan, dengan harapan proses pembangunan model arsitektur ini dapat terarah dengan sangat baik. Tahapan ini sebagai landasan untuk tahapan pengerjaan berikutnya. Tahapan awal ini menjadi penting, terutama karena pada tahap inilah ruang lingkup dan perencanaan kegiatan atau rencana kerja didefinisikan, menentukan metodologi yang akan digunakan, sumber daya yang terlibat dan menetapkan perangkat (tools) yang akan digunakan. Faktor lain adalah dukungan dan komitmen dari manajemen, yang tidak hanya dalam bentuk verbal,tetapi berpengaruh pada sumber daya (personil, anggaran dan waktu) untuk menjalankan seluruh proses.
2. Lapisan 2
Pemodelan bisnis (Business Modeling): menyusun suatu dasar pengetahuan tentang bisnis dan informasi yang digunakan dalam melakukan aktivitas bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk menyediakan dasar pengetahuan yang lengkap dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya. Ada 3 tahapan untuk memodelkan bisnis, yaitu sebagai berikut:
a. Dokumentasi struktur organisasi.
c. Dokumentasi model bisnis utama, distribusi, dan presentasi kepada semua komunitas bisnis untuk mendengarkan komentarnya.
Survei enterprise: survei bertujuan untuk memperoleh keterangan lengkap tentang bisnis model yang meliputi hal–hal sebagai berikut:
a. Informasi apa saja yang digunakan untuk membentuk suatu fungsi.
b. Kapan fungsi tersebut dibentuk.
c. Dimana fungsi tersebut dibentuk.
d. Seberapa sering fungsi tersebut dibentuk.
e. Peluang apa saja yang ada untuk memperbaiki fungsi.
Sistem dan Teknologi saat ini (Current System & Technology): bertujuan untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh enterprise saat ini serta menyediakan suatu acuan untuk migrasi dalam jangka panjang. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut dengan
Information Resource Catalog (IRC) yang juga disebut ensiklopedia sistem atau
inventory sistem.
Tahapan untuk membuat IRC, antara lain sebagai berikut:
a. Menentukan ruang lingkup, sasaran dan kerangka kerja IRC.
c. Pengumpulan data IRC.
d. Masukan data.
e. Validasi dan meninjau ulang draf IRC.
f. Menggambar skema.
g. Mendistribusikan IRC.
h. Administrasi dan perawatan IRC.
Dokumentasi IRC dibuat dengan menggunakan bantuan hubungan matrik antara proses bisnis dengan teknologi yang digunakan.
3. Lapisan 3
Arsitektur Data (Data Architecture): mendefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk mendukung aktifitas bisnis. Arsitektur data terdiri dari entitas data, dimana setiap data memiliki atribut dan relasi terhadap data yang lain. Pedoman dalam mendefinisikan arsitektur data yaitu:
a. Daftarkan calon entitas data dengan meninjau model bisnis dan deskripsi sistem danteknologi yang dipakai.
b. Tetapkan entitas yang akan dipakai.
d. Hubungkan entitas data dengan fungsi bisnis detil.
Arsitektur Aplikasi (Applications Architecture): mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Aplikasi yang dimaksud adalah proses pendefinisian aplikasi apa saja yang akan mengelola data dan menyediakan informasi untuk pihak manajemen terhadap fungsi bisnisnya. Lima tahap untuk membuat arsitektur aplikasi adalah sebagai berikut:
a. Daftarkan kandidat aplikasi.
b. Definisikan aplikasi.
c. Relasikan aplikasi terhadap fungsi.
d. Analisis dampak dari aplikasi yang ada.
e. Distribusikan arsitektur aplikasi.
Arsitektur Teknologi (Technology Architecture): mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan untuk aplikasi yang akan mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. Empat tahap untuk membuat arsitektur teknologi, antara lain:
a. Identifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform.
c. Relasikan platform teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis.
d. Distribusikan arsitektur teknologi.
4. Lapisan 4
Rencana Implementasi (Implementation/Migration Plans) : mendefinisikan tahapan untuk penerapan aplikasi, penjadwalan implementasi, analisa biaya/keuntungan dan menentukan jalur yang jelas untuk berpindah dari posisi saat ini ke posisi yang diinginkan di masa depan, organisasi sistem informasi baru, adopsi metodologi pengembangan sistem yang baru, dan penetapan standar atau prosedur. Adapun tahapan-tahapan perencanaan implementasi, antara lain:
a. Menentukan urutan-urutan aplikasi yang akan dibangun.
b. Mengukur usaha, kemampuan sumber daya yang tersedia dan merancang jadwal tahapan implementasi.
c. Menentukan faktor-faktor kesuksesan dan menghasilkan rekomendasi-rekomendasiyang tepat.
Tabel 2.1: Tahapan dan hasil dari EAP
2.6 Product Portfolio (Boston) Matrix
Product Portfolio (Boston) Matrix merupakan model analisis atas dasar siklus produk, yang dapat digunakan untuk melihat peta relatif dari organisasi terhadap pasardan para pesaingnya dalam bisnis yang serupa, dan dapat digunakan sebagai dasaruntuk menganalisis kebutuhan rencana strategis untuk pertumbuhan organisasi.
LAPISAN TAHAPAN HASIL
1.
Inisiasi Perencanaan
Ruang lingkup, sasaran, visi, penentuan metodologi dan alat-alat yang akan digunakan, perencanaan tim, presentasi, rencana kerja. 2.
Pemodelan Bisnis Struktur organisasi, model fungsi bisnis awal Survei
Perusahaan
Perlengkapan model bisnis fungsional
Sistem & Teknologi Saat Ini
Katalog sumber daya informasi (IRC), skema sistem
3.
Arsitektur Data Pendefinisian entitas, diagram e-r, matriks entitas terhadap fungsi, dokumen arsitektur data Arsitektur
Aplikasi
pendefinisian aplikasi-aplikasi, matrik aplikasi, analisis dampak, dokumen arsitektur aplikasi. Arsitektur
Teknologi
distribusi data/aplikasi, dokumen arsitektur aplikasi.
Rencana Implementasi
urutan aplikasi/roadmap, rencana migrasi, biaya dan benefit, faktor-faktor sukses dan
Model ini bertujuan untuk melihat pola penerimaan (acceptance) pasar terhadap produk/service yang dihasilkan oleh organisasi sesuai kebutuhan pasar.
Product Portfolio(Boston) Matrix terdiri dari empat posisi kuadran organisasi, yang terdiri dari star,cashcow, dog dan wildcat or problem child (Ward, 2002).
1. Kuadran Star
Kuadran ini memberikan gambaran bahwa product atau service dari organisasi bisnisyang mempunyai tingkat pertumbuhan demand dan potensial keuntungan atau profityang tinggi sehingga membentuk market share yang tinggi. Dengan demikian, makaproduk organisasi yang berada pada kuadran ini secara umum mempunyai tingkatrevenue yang signifikan, sehingga strategi investasi mengarah pada kebutuhan untukmempertahankan posisi yang sudah ada.
2. Kuadran ProblemChild or Wildcat
3. Kuadran Cash Cow
Kuadran ini menggambarkan posisi produk dan organisasi secara umum beradaposisi pertumbuhanmarket demandyang lambat karena tidak disertai denganpertumbuhan pelanggan, sehingga revenue yang didapat oleh produk dari kuadranStar dibutuhkan untuk re-investasi. Sehingga membutuhkan strategi pemasaran yanglebih efisien dan efektif agar produk dapat lebih dikenal dan dapat meningkatkanaspek market share-nya.
2.7 Value Chain Michael E. Porter
Fungsi dari value added chain, menurut Michael E. Porter yaitu untukmendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktivitas yang mengubah inputmenjadi output sehingga memiliki nilai bagi pelanggan (Porter, 1985).
Value chain membagi dalam dua kategori, yaitu:
1. Primary activities, (line functions) merupakan aktivitas utama dari organisasi yang melibatkan aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a. Inbound Logistics, pada bagian ini terkait dengan penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian input menjadi produk.
b. Operations, semua aktifitas yang terkait dengan pengubahan input menjadi bentuk akhir dari produk, seperti produksi, pembuatan, pemaketan, perawatan peralatan, fasilitas, operasi, jaminan kualitas, proteksi terhadap lingkungan.
c. Outbond Logistics, aktivitas yang terkait dengan pengumpulan, penyimpanan, distribusi secara fisik atau pelayanan terhadap pelanggan.
d. Marketing and Sales, aktivitas yang terkait dengan pembelian produk dan layanan oleh pengguna dan mendorong untuk dapat membeli produk yang dibuat. Memiliki rantai nilai khusus, antara lain :
(1) Marketing management
(2) Advertising
(3) Sales force administration
(4) Sales force operations
(6) Promotion
e. Service, aktivitas yang terkait dengan penyediaan layanan untuk meningkatkan atau merawat nilai dari suatu produk, seperti instalasi, perbaikan, pelatihan, suplai bahan, perawatan dan perbaikan bimbingan teknis.
2. Secondary activities, (staff atau fungsi overhead) merupakan aktivitas pendukung yang membantu aktivitas utama. Secondary activities melibatkan beberapa bagian/fungsi, antara lain:
a. Firm infrastructure, merupakan aktivitas, biaya, dan aset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting, keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi, serta fungsi lainnya.
b. Human ResourcesManagement, terdiri dari aktivitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan, dan kompensasi untuk semua tipe personil, dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja.
d. Procurement, terkait dengan fungsi pembelian input yang digunakan dalam
value chain organisasi.
2.8 Four Stage Life Cycle Business System Planning (BSP)
Tool yang digunakan untuk menentukan turunan dari fungsi bisnis yang terkait dengan produk/layanan yang diberikan oleh fungsi bisnis (ICH Architecture Resource Center, 2008). Ada empat siklus yang digunakan, yaitu antara lain:
1. Tahap I,Requirements, planning, measurements andcontrol
Merupakan tahap untuk menentukan berapa banyak produk/layanan yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkannya, dan pengukuran serta kontrol yang digunakan.
2. Tahap II, Acquisition
Merupakan tahap untuk mengembangkan produk / layanan atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan dipergunakan untuk kegiatan pengembangan.
3. Tahap III, Stewardships
4. Tahap IV, Retirement
Merupakan tahap keputusan akhir dari tanggung jawab organisasi untuk suatu produk atau layanan atau sinyal yang menyatakan akhir dari penggunaan suatu
sumber (resource).
2.9 Work System Framework Steven Alter
Merupakan sebuah sistem kerja yang melibatkan partisipasi manusia dan mesin yang akan membentuk sebuah proses bisnis dengan menggunakan informasi, teknologi dan sumber daya lainnya untuk menghasilkan produk atau jasa yang akan ditujukan
1. Customers
Merupakan orang/fungsi yang menerima secara langsung produk atau layanan yang dihasilkan oleh sistem.Bisa konsumen dari luar organisasi atau dari dalam organisasi.
2. Products & Service
Merupakan kombinasi dari benda fisik, informasi dan layanan atau layanan yang dihasilkan oleh sistem untuk konsumen.
3. Business Process
Merupakan kumpulan dari tahapan atau aktivitas-aktivitas dalam sistem yang dibutuhkan untuk memproduksi produk atau layanan sampai dengan produk dan layanan tersebut diterima oleh konsumen. Customer, Product & Service, Business, Process Participant, Technology Information.
4. Participants
5. Information
Merupakan semua informasi yang dibutuhkan oleh partisipan untuk menjalankan aktivitas proses bisnis, bisa dari hasil proses komputer atau yang tidak sama sekali berasal dari komputer.
6. Technology
Hardware, software, dan alat serta perlengkapan lainnya yang digunakan oleh partisipan selama proses bisnis dijalankan.
7. Context
Adalah organisasi, unsur pendukung teknis dan regulator lain yang membuat sistem bekerja.
8. Infrastruktur/Infrastructure
Adalah orang-orang dan dukungan dan teknis lainnya yang tidak terlibat secara langsung di dalam sistem, misalnya infrastruktur informasi seperti share database,
networking, application program.
2.10 Entity-Relationship Diagram (E-R Diagram)
untuk menjembatani kegiatan perancangan basis data dengan menggunakan skema
entrprise, yang mempresentasikan seluruh struktur logic dari basis data ( Silberschatz Abraham, 2002 )
E-R diagram sangat berguna untuk memetakan maksud dan interaksi dunianyata dari enterprise ke dalam skema konseptual. Ada tiga konsep dasar daripenggunaan E-R diagram yaitu:
1. Entity Sets
2. Relationships Sets
3.Attri butes
2.11 Portfolio Application
Tidak seperti pada model konsep traditionalportfolio yang hanyamempertemukan hubungan antara sistem aplikasi yang satu dengan yang lainnya, sertabagaimana tugas dan ruang lingkup antar sistem didefinisikan,
application portfoliomerupakan sebuah model perkiraan kebutuhan sistem aplikasi yang didasarkan padakebutuhan bisnis disertai dengan definisi apa dan bagaimana sistem aplikasi tersebutmemberikan kontribusinya terhadap usaha-usaha pencapaian tujuan bisnis organisasi.
Tabel 2.2 Portfolio Application Matrix
STRATEGIC HIGH POTENTIAL
Aplikasi-aplikasi kritis untuk menunjang perkembangan strategi bisnis organisasi dimasa yang akan datang.
Aplikasi-aplikasi yang mungkin dibutuhkan oleh organisasi untuk keberhasilan dimasa yang akan datang, namun belum dibuktikan.
Aplikasi-aplikasi masa kini yang dibutuhkan oleh organisasi agar dapat menjalankan roda bisnisnya.
Aplikasi-aplikasi yang bersifat valuable
tetapi tidak kritis
KEY OPERATIONAL SUPPORT
1. Strategic
Berisi aplikasi-aplikasi yang secara kritis dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis pada masa yang akan datang. Aplikasi ini dibuat untuk mendukung perubahan dan perkembangan organisasi dan bisnisnya.
2. Key Operational
Berisi aplikasi-aplikasi operasional yang ada saat ini, dan dibutuhkan untuk mendukung operasional organisasi dan lebih bersifat sangat penting agar roda bisnis organisasi dapat berjalan.
3. Support Applications
Berisi aplikasi yang dapat mendukung dan meningkatkan efisiensi bisnis dan efektifitas operasional.
4. High Potential
Berisi aplikasi-aplikasi yang bersifat inovatif yang mungkin dapat memperbesar peluang peningkatan keuntungan dimasa yang akan datang, tapi belum dapat dibuktikan.
2.12 PengertianAnalisis SWOT
perusahaan. Kekuatan dan kelemahan ini di bandingkan dengan peluang dan ancaman ekstern sebagai landasan untuk menghasilkan alternatif-alternatif strategi suatu proses yang dinamakan analisis SWOT.
Yusanto dan Wijdaja kusuma (2003), analisis SWOT merupakan salah satu instrumen internal dan eksternal perusahaan yang telah dikenal luas.Analisis ini bertumpu pada basis data tahunan dengan pola 3-1-5.Maksudnya, data yang ada diupayakan mencakup data perkembangan organisasi pada tiga tahun sebelum dilakukan analisis, apa yang akan diinginkan pada tahun dilakukannya analisis serta kecenderungan organisasi untuk lima tahun kedepan pasca analisis. Hal ini dimaksudkan agar strategi yang akan diambil memilik dasar dan fakta yang dapat dipertanggung jawabkan.
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai factor secara sistematif untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancama (Threats). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencana strategis
Metode analisa SWOT dianggap sebagai metode analisa yang paling dasar, berguna untuk melihat suatu topic atau permasalahan dari 4 (empat) sisi yang berbeda.Hasil analisa biasanya adalah arahan atau rekomendasi untuk mempertahankan kekuatan dan menambah keuntungan dari peluang yang ada, sambil mengurangi kekurangan dan menghindari ancaman.Jika digunakan dengan benar, analisa SWOT akan membantu kita untuk melihat sisi-sisi yang terlupakan atau tidak terlihat selama ini. Analisa ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu:
S = Strengths, adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini.
W = Weaknesses, adalahsituasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari organisasi atau program pada saat ini.
O = Opportunities, adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi organisasi di masa depan.
T = Threats, adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang dari luar organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi di masa depan.
Perbandingan antara empat komponen dasar (SWOT) dijelaskan dalam skema matriks SWOT. Matriks SWOT terdiridari 8 sel: 4 sel berisi inventori variable
dihilangkan. Oleh karena itu sel 1 dan 2 secara berturut-turut disebutsel S dan sel W. Sel 3 berisi daftar peluang (O) bisnis yang dimiliki pada masa sekarang dan yang akan datang dan sel 4 berisi daftar ancaman (T) yang sedang dihadapi sekarang dan yang akan datang. Oleh karena itu sel 3 dan 4 secara berturut-turut disebut sel O dan sel T.
Sel 5 merupakan pilihan strategi yang hendak dipilih oleh manajemen berdasar kombinasi kekuatan dan peluang bisnis yang ada pada sel S dan O dan oleh karena itu disebut sebagai selat strategi SO.Strategi pada sel tersebut juga sering disebut sebagai strategi maksi-maksi.Sel 6 adalah strategi yang hendak dipilih oleh manajemen berdasarkan kombinasi kelemahan dan peluang bisnis yang ada pada sel W dan O dan oleh karena itu disebut selat strategi WO.
Secara skematis,matriks SWOT dapat digambarkan sebagai berikut :
Tabel : 2.3 Matriks SWOT
Lingkungan Internal Lingkungan
Eksternal
Kekuatan Perusahaan
(S)
Kelemahan Perusahaan
(W)
Peluang Bisnis
(O)
Strategi S-O Maksi-maksi
Strategi W-O Mini Maksi
Ancaman Bisnis
(T)
Strategi S-T Maksi-Mini
BAB III
ANALISIS ENTERPRISE ARSITEKTUR SISTEM BERJALAN
3.1 Metodologi Penelitian
Berdasarkan ruang lingkup penelitian, maka diambil metodologi penelitian agar permasalahan dapat diselesaikan dengan tepat.
3.1.1 Metodologi Pembangunan Model
Metodologi pembangunan model arsitektur yang akan digunakan adalah
Enterprise Architecture Planning (EAP), dimana tahapan pembangunannya adalah sebagai berikut:
1. Inisiasi perencanaan/Planning Initiation
Tahapan ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasi terhadap ruang lingkup, sasaran, visi, misi dan pemilihan metodologi dan penentuan alat-alat pemodelan yang akan digunakan, presentasi, dan rencana kerja.
2. Pemodelan Bisnis/Business Modeling
3. Survei Enterprise/Enterprise Survey
Tahapan ini berisi bertujuan untuk memberikan gambaran tentang model yang secara lengkap dari fungsi bisnis organisasi.
4. Sistem dan Teknologi Saat ini/Current Systems and Technology
Tahapan ini berisi tentang katalog sumber daya informasi (Information Resource Catalog/IRC) dan skema dari sistem dan teknologi yang telah ada.
5. Arsitektur Data/Data Architecture
Tahapan ini mengenai definisi entitas, model E-R diagram, matriks entitas fungsi dan dokumen arsitektur data.
6. Arsitektur Aplikasi/Applications Architecture
Tahapan ini mengenai definisi aplikasi, model proses bisnis, matriks aplikasi, analisis dampak, dokumen arsitektur aplikasi.
7. Arsitektur Teknologi/Technology Architecture
Tahapan ini berisi mengenai distribusi dari data atau aplikasi beserta kelengkapan dari dokumen arsitektur teknologi tersebut.
8. Implementation Plan
3.1.2 Proses Identifikasi
Untuk membantu dalam proses identifikasi dan dokumentasi setiap fungsi bisnis beserta lingkungan pendukungnya, framework atau tools yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Product Portofolio (Boston matrix), yang akan digunakan untuk menganalisa posisi organisasi dengan melihat siklus produk dari Sekolah Dasar Lab.Percontohan UPI Bandung.
2. Rantai Nilai (Value Chain) dari Michael E. Porter untuk membantu proses identifikasi dan definisi dari aktivitas bisnis utama di Sekolah Dasar Lab.Percontohan UPI Bandung.
3. Four-Stage Life Cycle dari pendekatan BusinessSystem Planning (BSP) IBM Corporation untuk mendapatkan gambaran fungsi bisnis utama yang ada di SD Lab.Perconohan UPI Bandung.
4. Work System Framework dari Steven Alter untuk membantu mendokumentasikan sistem kerja di lingkungan organisasi SD Lab.Percontohan UPI Bandung.
3.2 Inisiasi Perencanaan
Pada tahap analisis difokuskan terhadap kondisi objektif dari organisasi sehingga diperoleh gambaran yang jelas bagi pengembangan arsitektur informasi yang selaras dengan bisnis utama organisasi. Fokus pada tahapan ini sebagai berikut:
1. Pendefinisian Ruang Lingkup dan Sasaran Pengerjaan
2. Pendefinisian Visi dan Misi
3. Pemilihan Metodologi Perencanaan
4. Penggunaan Sumber Daya Komputer
a) Pengumpulan dan Pengolahan Data b) StudiLiteratur
c) Pendefinisian Kebutuhan d) StudiKelayakan
e) Model Arsitektur Informasi
3.2.1 Pendefinisian Ruang Lingkup dan Sasaran Pengerjaan dari EAP
1. Informasi yang berhubungan dengan administrasi akademik dan kesiswaan
2. Informasi yang berhubungan dengan administrasi keuangan
3. Informasi yang berhubungan dengan administrasi.
3.2.2 Pendefinisian Visi dan Misi
Visi:
“Sekolah memiliki keunggulan akademis, sosial dan religi sebagai wahana
bagi pengembangan pendidikan dengan lulusan yang mempunyai daya saing tinggi dan berakhlak mulia.”
Misi:
1. Melaksanakan proses pembelajaran berstandar Nasional, berasaskan nilai-nilai religius serta berprinsip silih asah, silih asih dan silih asuh pada jenjang pendidikan Sekolah Dasar.
2. Mengembangkan dan mengimplementasikan inovasi pendidikan dalam berbagai bidang studi.
3. Mengembangkan potensi peserta didik sesuai dengan minat dan bakatnya, menguasai bahasa komunikasi Nasional maupun Internasional serta mampu hidup ditengah-tengah masyarakat tempat siswa berada.
Mengacu dari visi organisasi, maka pengembangan arsitektur informasi dapat diarahkan kepada “layanan informasi yang utama dan profesional bagi
aktivitas SD Lab.Percontohan UPI Bandung, meliputi Lembaga, Karyawan, siswa, Orang Tua Siswa”.
3.2.3 Pemilihan Metodologi Perencanaan
Metodologi yang digunakan pada tahap ini adalah :
1. Inisiasi perencanaan
2. Model bisnis dan teknologi saat ini
3. Arsitektur data, aplikasi dan teknologi
4. Implementasi
Hasil akhir dari tahapan adalah pembuatan roadmap implementasi yang disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan organisasi.
3.2.4 Penggunaan Sumber Daya Komputer
3.3 Pemodelan Bisnis
Tahapan dalam pengembangan model bisnis adalah :
1. Gambaran struktur organisasi
2. Identifikasi area bisnis (market shared)
3.3.1 Gambaran Struktur Organisasi
Struktur organisasi bertujuan untuk memberikan gambaran tugas, wewenang dan tanggung jawab dari setiap unit yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi SD Lab.Percontohan UPI Bandung seperti gambar 3.2 di bawah ini:
STRUKTUR ORGANISASI SD LAB.PERCONTOHAN UPI
Gambar: 3.1 Struktur organisasi SD.Lab.Percontohan UPI Bandung KEPALA SEKOLAH
Moch Imam Mutaqin, S.Pd
WAKIL KEPALA SEKOLAH
Kepala tata Usaha (Endang Iskandar ) Bendahara (Tarita Maulida, SE)
Tenaga Layanan Khusus 1. Yosep Hj. Euis Nurlela, S.Pd
Fitri F,S.Pd
IPA
3.3.2 Identifikasi Area Bisnis
Pada tahapan ini bertujuan untuk mengetahui posisi bisnis organisasi dengan melakukan analisis terhadap kondisi obyektif organisasi berdasarkan demand dan market share dari organisasi.
3.3.2.1 Posisi Bisnis
Sebagai organisasi yang sudah cukup lama berdiri dan berkembang terus sesuai dengan dinamika perubahan lingkungan dan perkembangan ilmu dan teknologi yang pesat, maka SD Lab.Percontohan UPI Bandung harus melakukan perubahan untuk tetap berdiri dan berkembang terhadap para pesaing. Kondisi organisasi sampai saat ini dapat digambarkan sebagai berikut :
1. Memiliki pangsa pasar tersendiri sebagai sekolah yang sudah berdiri cukup lama seiring dengan perkembangannya SD Lab.Percontohan UPI Bandung mempunyai pangsa pasar tersendiri, sehingga membuat tetap berdiri didalam tingkat persaingan yang sangat tinggi.
2. Komitmen manajemen yang tinggi terhadap pemanfaatan teknologi informasi dalam mendukung aktivitas organisasi, sehingga memberi nilai tambah bagi SD Lab.Percontohan UPI Bandung dalam menghadapi era informasi dan era globalisasi.
Lab.Percontohan UPI Bandung, ini merupakan suatu kekuatan bagi Sekolah karena selalu melakukan evaluasi diri yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan bagi aktivitas akademik dan stakeholder.
Berdasarkan Product Fortfolio (Boston) Matrix, posisi SD Lab.Percontohan UPI Bandung saat ini berada pada kwadran WILDCAT, dengan melihat karakteristik kwadran ini dimana market growth cukup tinggi tetapi
market share rendah.
3.3.2.2 Area Bisnis
SD Lab.Percontohan UPI Bandung sebagai sekolah memiliki aktivitas utama yang berpedoman pengabdian pada masyarakat, aktivitas utama ini akan memerlukan dukungan dari aktivitas lainnya seperti keuangan, administrasi umum, sumber daya manusia. Identifikasi aktivitas utama dan pendukung dari SD Lab.Percontohan UPI Bandung dapat ditunjukan dengan menggunakan rantai nilai
(value chain) dari Michael E. dari Michael E. Porter yang tampak seperti di bawah ini :
1. Aktivitas Utama
a. Penerimaan Siswa Baru
Berhubungan dengan sistem penerimaan Siswa baru dari rencanapenerimaan sampai dengan registrasi Siswa baru.
b. Proses Belajar Mengajar
Aktivitas proses belajar Siswa selama masa studi dari proses awal pembelajaran sampai dengan ujian.
2. Aktivitas Pendukung
a. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Aktivitas pengelolaan keuangan organisasi dalam mendukung aktivitas utamayang berhubungan cash dan investasi serta pendanaanpemeliharaan infrastruktur, sarana dan prasarana organisasi.
b. Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum
Aktivitas untuk memberikan dukungan administrasi, layanan bagi seluruh unit yang ada dan pengelolaan infrastruktur, sarana dan prasarana (aset-aset organisasi).
c. Program Studi
3.3.2.3 Fungsi Bisnis
Untuk mendapatkan gambaran siklus dari setiap aktivitas dari fungsi bisnis organisasi dapat menggunakan tools Four Stage Life Cycles dari IBM Corp. yang dapat digambarkan pada tabel 3.1 dan tabel 3.2.
Tabel 3.1 Four Stage Life Cycles Primary Activities
STAGE
AKTIVITAS
REQUIREMENT ACQUISITION STEWARSHIP RETIREMENT
Penerimaan
3. Pengelolaan nilai
1. Pelaporan 2. Pembuatan Ijazah
1.Pengunduran Diri
Tabel 3.1 Four Stage Life Cycles Support Activities ( Lanjutan )
STAGE
AKTIVITAS REQUIREMENT ACQUISITION STEWARSHIP RETIREMENT
Manajemen
3.3.2.4 Bagan Hirarki Fungsi Bisnis
Aktivitas utama dan pendukung dari valuechain dan four stage life cycle
diatas berguna untuk membuat dekomposisi sub-sub aktivitas dari aktivitas utama dan pendukung dengan menggunakan bagan hirarki fungsi bisnis yang dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Penerimaan Siswa Baru
Aktivitas ini berfokus pada pengelolaan penerimaan siswa baru dan rencana pembentukan tim PPSB (Panitia Penerimaan siswa Baru) sampai calon siswa melakukan daftar ulang (registrasi).
1.1 Rencana PSB
1.1.1 Penetapan Tim PSB
1.1.2 Penyusunan Anggaran PSB
1.1.3 Time Schedule PSB
1.2 Promosi PSB
1.2.1 Riset Pasar
1.2.2 Strategi Promosi
1.2.3 Pengawasan dan Evaluasi Strategi Promosi
1.2.4 Laporan Promosi
1.3.1 Penetapan Sistem Seleksi Masuk
1.3.2 Penetapan Materi Seleksi Masuk
1.3.3 Pendaftaran Calon Siswa Baru
1.3.4 Seleksi Masuk
1.3.5 Pengelolaan Hasil Seleksi
1.4 Registrasi Siswa Baru
2. Proses Belajar Mengajar
Pada tahapan ini difokuskan pada pengelolaan operasional proses belajar mengajar yang merupakan aktivitas pokok dari pendidikan.
2.1 Perencanaan Pengembangan Kurikulum
2.1.1 Evaluasi Kurikulum
2.1.2 Pengembangan Kurikulum
2.1.3 Penetapan Kurikulum
2.2 Kebijakan Akademik
2.2.1 Penyusunan Kalender Akademik
2.2.2 Penyusunan Jadual Belajar
2.3 Pelaksanaan PBM (Proses Belajar Mengajar)
2.3.2 Pelaksanaan Ujian
2.3.3 Pembagian Raport
3. Pelepasan Siswa
Pada tahapan ini merupakan aktivitas akhir dari proses belajar mengajar.
3.1 Penetapan Pengunduran Diri Siswa
3.2 Pembuatan Nilai
3.3 Pembuatan Ijazah
3.4Kenaikan kelas
4. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Aktivitas ini bertujuan untuk mengelola sistem keuangan dan akuntansi yang ada.
4.1 Anggaran Penerimaan dan Belanja Organisasi (APBO)
4.1.1 Penyusunan APBO
4.1.1.1 Prediksi Penerimaan dalam Satu Tahun
4.1.1.2 Prediksi Belanja dalam Satu Tahun
4.1.1.3 Penyusunan Anggaran untuk Pos-pos Penerimaan dan Belanja
4.1.2 Pemanfaatan APBO
Organisasi.
4.1.2.2 Droping Anggaran Sesuai Ajuan Kebutuhan
4.1.3 Pengawasan APBO
4.1.4 Pelaporan Pemanfaatan APBO
4.2 Sistem Akuntansi
4.2.1 Pemilihan Metoda Pencatatan Transaksi Keuangan
4.2.2 Pemilihan Metoda Penilaian Aset Organisasi
4.2.3 Pencatatan Penerimaan dan Belanja Organisasi
4.2.3.1 Pencatatan Penerimaan dan Pengeluaran Uang
4.2.3.2 Posting Transaksi Keuangan
4.2.3.3 Neraca Saldo
4.2.4 Pelaporan Laporan Keuangan
4.2.4.1 Neraca
4.2.4.2 Laporan Laba Rugi
4.2.4.3 Laporan Arus Kas
5. Sub Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) dan Umum
5.1 Pemberdayaan dan Pengembangan SDM
5.1.1 Rekruitmen SDM
5.1.1.1 Penetapan Kebijakan Rekruitmen
5.1.1.2 Penetapan Kebutuhan SDM
5.1.1.3 Seleksi SDM
5.1.1.4 Laporan Rekruitmen SDM
5.1.2 Pemberdayaan SDM
5.1.2.1 Penempatan SDM
5.1.2.2 Pembinaan SDM
5.1.2.3 Pengawasan Kinerja SDM
5.1.2.4 Laporan Kinerja SDM
5.1.3 Pengembangan Pegawai
5.1.3.1 Penetapan Sistem Reward and Punishment
5.1.3.2 Pengembangan skill dan pengetahuan
5.1.3.3 Rotasi atau Mutasi Jabatan
5.2 Pemberdayaan, Pengembangan Sarana dan Prasarana
5.2.1.1 Penetapan Sistem, Prosedur Pemberdayaan dan
Pengembangan AsetOrganisasi
5.2.1.2. Rencana Pengadaan Aset
5.2.1.3. Rencana Pengembangan Aset
5.2.2 Pemberdayaan Aset Organisasi
5.2.2.1 Inventarisasi Aset-Aset Organisasi
5.2.2.2 Pengawasan dan Evaluasi Pemberdayaan Asset
5.2.2.3 Laporan Pemberdayaan Aset
5.2.3 Pengembangan Aset
5.2.3.1 Evaluasi Kebutuhan
5.2.3.2 Pengajuan Pengadaan Aset
5.2.3.3 Pengadaan Aset
5.2.3.4 Evaluasi Pengembangan Aset
5.2.3.5 Kebijakan Pengembangan
5.2.3.6 Laporan Pengembangan Aset
5.2.4. Penilaian dan Penghapusan Aset
Pemetaan hubungan fungsi bisnis dan unit organisasi yang terkait dapat digambarkan sebagai berikut :
Tabel 3.2 Tabel Hubungan Fungsi PSB dengan Unit Organisasi yang terlibat
Tabel 3.3 : Tabel Hubungan Fungsi PBM dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi
Organisasi
PENERIMAAN SISWA BARU (PSB)
RENCANA PSB PROMOSI PSB SELEKSI MASUK
R
Kepala Perpustakaan *
Ketua PSB
# # * # * * # # #
Keterangan :
# : Bertanggung jawab penuh dan sebagai Pengambil Keputusan *: Terlibat penuh dalam fungsi
+: Terlibat dalam proses
Fungsi
# : Bertanggung jawab penuh dan sebagai Pengambil Keputusan *: Terlibat penuh dalam fungsi
Tabel 3.4 : Tabel Hubungan Fungsi Pelepasan siswa dengan Unit Organisasi yang
# : Bertanggung jawab penuh dan sebagai Pengambil Keputusan
*: Terlibat penuh dalam fungsi
Tabel 3.5 : Tabel Hubungan Fungsi Manajemen Keuangan dan Akuntansi dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi
Organisasi
MANAJEMEN KEUANGAN DAN AKUNTANSI
Anggaran Penerimaan & B O SISTEM AKUNTANSI
Penyesuaian APBO Pemanfaatan APBO
*: Terlibat penuh dalam fungsi +: Terlibat dalam proses
# : Bertanggung jawab penuh dan sebagai Pengambil Keputusan
Tabel 3.6 : Tabel Hubungan Fungsi Sub Bagian SDM dan UMUM dengan Unit Organisasi yang terlibat
Fungsi
Organisasi
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM PEMBERDAYAAN DAN PENGEMBANGAN SDM
Rekruitmen Pegawai Pemberdayaan SDM Pengembangan SDM
*: Terlibat penuh dalam fungsi +: Terlibat dalam proses
Tabel 3.6 : Tabel Hubungan Fungsi Bagian SDM dan UMUM dengan Unit Organisasi yang terlibat (Lanjutan)
Fungsi
Organisasi
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM
PEMBERDAYAAN, PENGEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA
P
*: Terlibat penuh dalam fungsi +: Terlibat dalam proses
# : Bertanggung jawab penuh dan sebagai Pengambil Keputusan
3.3.3 Temuan dan Peluang Penting
Pembangunan ini disamping untuk mendukung aktivitas utama juga untukmemberikan layanan yang lebih baik bagi civitas akademik di lingkungan SD Lab.Percontohan UPI Bandung dan membuka ruang bagi pemanfaatan SI lebih luas tidak hanya untukpekerjaan sehari-hari, tetapi juga untuk meningkatkan wawasan dan pengetahuan.
Peluang ini merupakan peluang yang penting bagi pemanfaatan SI untuk mendukung keseluruhan aktivitas bisnis organisasi. Pemanfaatan SI pada akhirnya akan membangun dan mengembangkan aplikasi, sehingga diperlukan perkiraan kebutuhan aplikasi yang sesuai dengan kondisi dan keperluan organisasi.
3.4 Arsitektur Sistem dan Teknologi Saat ini
Usaha-usaha yang dilakukan pada tahap ini untuk memperoleh gambaran kondisi organisasi dalam pemanfaatan SI dan teknologi yang sedang berjalan. Beberapa usaha yang dilakukan adalah sebagai berikut :
3.4.1 Preparasi Koleksi Data
dan dikembangkan untuk menangani dan membantu aktivitas utama dan pendukung.
Sistem ini akan dikembangkan secara terintegrasi secara lokal (intranet) maupun terhubung dengan jaringan internet (global connectivity). SD Lab.Percontohan UPI menangani data-data yang berhubungan dengan :
1. Aktivitas Utama Organisasi yang menangani data-data yang berhubungan dengan pengelolaan data-data Siswa dan akademik berkaitan dengan data:
a. No induk Siswa,
b. nilai,
c. mata pelajaran yang pernah diambil,
d. status Siswa,
e. Guru,
f. jadual
Akses dapat dilakukan oleh unsur pimpinan, kurikulum Guru maupun oleh siswa sendiri sesuai dengan tingkat akses yang diberikan.
2. Aktivitas Pendukung Organisasi yang menangani data-data yang berhubungan dengan :
1. Pembayaran uang SPP,
3. Badan Pengelola Sekolah ( BPS)
Unit organisasi yang telah memanfaatkan sistem ini adalah :
a. Manajer
b. Kepala Sekolah
c. Kurikulum
d. Guru
e. Staf Akademik
f. Perpustakaan
Arsitektur dari SD Lab.Percontohan UPI seperti gambar di bawah ini :
Gambar 3.3 Arsitektur SD Lab.Percontohan UPI Bandung
Rincian lengkap preparasi koleksi data secara lengkap dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Tabel 3.7 : Deskripsi Preparasi Koleksi Data NO PENGOLAHAN
DATA
DATA UNIT
PELAKSANA
KETERANGAN
1. Administrasi Nilai dan Siswa
Bagian Kurikulum Data Siswa,Kurikulum, Keuangan.
Tabel 3.7: Deskripsi Preparasi Koleksi Data ( Lanjutan )
NO PENGOLAHAN DATA DATA UNIT
PELAKSANA
KETERANGAN
2.
Administrasi Keuangan a. Siswa
b. Pembayaran
3. Administrasi Kepegawaian
Tabel 3.8 : Pemanfaatan teknologi: sofwer
NO KATEGORI
SOFTWARE
PRODUK
1. Sistem Oprasi a. Ms.Windows XP Professional b. Ms.Windows 2003 Server 2. Office Automation a. Ms. Office
(Word,Excel,Powerpoint,Outlook) b. Adobe Reader
3. Grafis dan Multimedia a. Adobe Photoshop CS3 b. Corel Draw 12
Tabel 3.10 : Pemanfaatan Teknologi : Networking
3.4.2 Koleksi Data IRC (Information Resource Catalog)
Pemetaan IRC di SD Lab.Percontohan UPI Bandung dengan menggunakan matriks :
1. Hubungan Aplikasi dengan fungsi bisnis
Matriks hubungan aplikasi dengan fungsi bisnis ini menggambarkan unit organisasi yang telah memanfaatkan atau telah didukung oleh aplikasi, matriks tersebut dapat digabarkan sebagai berikut :
Tabel 3.11 : Hubungan Aplikasi saat ini dengan Fungsi Bisni
Fungsi Bisnis
Organisasi
PSB PROSES BELAJAR MENGAJAR (PBM)
Seleski Masuk (SM)
SD Lab.Percontohan UPI (Sistem Informasi Akademik SD Lab.Percontohan UPI Bandung) Pendaftaran Calon siswa Baru √ √ √
Proses Belajar Mengajar √ √ √ √ √
Penerimaan Pembayaran √ √ √
Penggunaan Anggaran
Sistem Akuntansi
Tabel 3.12 : Hubungan Aplikasi saat ini dengan Fungsi SDM
2. Hubungan Aplikasi dengan pemanfaatan teknologi
Matriks ini menggambarkan hubungan aplikasi dengan teknologi yang digunakanbaik software, hardware maupun networking. Matriks tersebut dapat digambarkan.
MANAJ KEU & AKT BAGIAN SDM & UMUM
Sistem Akuntansi Pembdyn,
Pengem SDM
Pemberdayaan, Pengembangan Sarana dan
Prasarana
Pencatatan APBO Rekrt. Peg
SD Lab.Percontohan UPI (Sistem Informasi Akademik SD Lab.Percontohan UPI Bandung)
Pendaftaran Calon Siswa Baru
Proses Belajar Mengajar √
Penerimaan Pembayaran √ √ √
Penggunaan Anggaran √ √ √
Sistem Akuntansi √ √ √
Sumber Daya Manusia √ √
Tabel 3.13 : Hubungan Aplikasi saat ini dengan Teknologi yang ada Teknologi
Organisasi
Software Networking
Sistem Operasi DBMS Bahasa
Pemrograman
SD Lab.Percontohan UPI (Sistem Informasi Akademik SD Lab.Percontohan UPI Bandung)
Pendaftaran Calon Siswa Baru √ √ √ √ √
Tabel 3.14 : Hubungan Aplikasi saat ini dengan TeknologiHardware
Teknologi
Organisasi
Hardware
PC/NB Storage Input Device Net
wor Output
SD Lab.Percontohan UPI (Sistem Informasi Akademik SD Lab.Percontohan UPI Bandung)
3.4.3 Temuan dan Observasi
Hasil koleksi data IRC (Information Resource Catalog) dapat digunakan sebagaialat analisis untuk menemukan beberapa kelemahan yang ada pada saat ini, disampingitu juga untuk memperoleh gambaran data-data yang dimanfaatkan oleh aplikasi dalammendukung unit organisasi ataupun uinit organisasi yang belum didukung oleh aplikasi.
Berdasarkan observasi yang telah dilakukan diperoleh beberapa fakta atau
temuan terhadap pemanfaatan aplikasi saat ini, yaitu :
1. Pemanfaatan SD Lab.Percontohan UPI Bandung belum dapat dilakukan secara optimal, hal inidisebabkan penggunaan SD Lab.Percontohan UPI Bandung belum lama dilakukan. Sosialisasi terhadapsistem ini perlu dilakukan secara intensif.
2. SD Lab.Percontohan UPI Bandung merupakan sistem yang relatif baru di lingkungan SD Lab.Percontohan UPIBandung sehingga memerlukan infrastruktur penunjang lainnya, sehingga perluwaktu dan biaya untuk diterapkan secara optimal.
3. Sebagai sistem yang masih baru, SD Lab.Percontohan UPI Bandung masih harus didukung data manualuntuk mengantisipasi kegagalan dari sistem ini.
4. Beberapa aplikasi masih dalam tahap pembangunan atau masih dalam tahap
rancangan seperti pengelolaan data-data perpustakaan, penyusunan anggaran atau
3.4.4 Dukungan Aplikasi Terhadap Fungsi Bisnis
Berdasarkan IRC (Information Resource Catalog) yang telah digambarkan di atas, berikut ini akan digambarkan unit fungsi bisnis yang telah didukung oleh aplikasi,seperti tampak di bawah ini :
Tabel 3.15 : Fungsi Bisnis yang telah didukung oleh Aplikasi
NO FUNGSI DESKRIPSI
1. 1.3.3 Pendaftaran Calon siswa Baru 2. 1.3.4 Seleksi Masuk
3. 1.3.5 Pengelolaan Hasil Seleksi 4. 1.4 Registrasi siswa Baru
5. 2.2.1 Penyusunan Kalender Akademik 6. 2.2.2 Penyusunan Jadwal belajar 7. 2.3.2 PelaksanaanUjian
8. 3.2 Pembuatan Nilai
9. 4.2.3 Pencatatan Penerimaan dan Belanja Organisasi 10. 4.2.4 Pelaporan Laporan Keuangan
16. 5.2.2.1 Inventarisasi Aset-aset Organisasi 17. 5.2.2.3 Laporan Pemberdayaan Aset 18. 5.2.4 Penilaian dan Penghapusan Aset 19. 5.2.5 Laporan Aset Organisasi
Tabel 3.16 : Fungsi Bisnis yang belum didukung oleh Aplikasi
6. 1.2.3 Pengawasan dan Evaluasi Strategi Promosi
7. 1.2.4 Laporan Promosi
14. 2.3.1 Pelaksanaan, Pengawasan dan Evaluasi PBM
15. 3.1 Penetapan Pengunduran Diri Siswa
16. 3.2 Pembuatan Nilai
17. 3.4 Pembuatan Ijazah
18. 3.5 Kenaikan Kelas
19. 4.1.1.1 Prediksi Penerimaan Siswa Baru dalam Satu Tahun
20. 4.1.1.2 Prediksi Belanja dalam Satu Tahun
21. 4.1.1.3 Penyusunan Anggaran untuk Pos-pos Penerimaan dan Belanja
Organisasi
22. 4.1.2.1 Pengajuan Kebutuhan Anggaran dari Unit-unit yang ada dalam
Organisasi
23. 4.1.2.2 Dropping Anggaran sesuai Ajuan Kebutuhan
24. 4.1.3 Pengawasan APBO
25. 4.1.4 Pelaporan Pemanfaatan APBO
26. 4.2.1 Pemilihan Metoda Pencatatan
27. 4.2.2 Pemilihan Metoda Penilaian
28. 4.2.4.1 Kas Neraca
29. 4.2.4.2 Laporan Laba Rugi
30. 4.2.4.3 Laporan Arus
31. 5.1.1.1 Penetapan Kebijakan Rekruitmen
32. 5.1.1.2 Penetapan Kebutuhan SDM
33. 5.1.1.3 Seleksi SDM
34. 5.1.2.2 Pembinaan SDM
Tabel 3.16 : Fungsi Bisnis yang belum didukung oleh Aplikasi ( Lanjutan )
NO FUNGSI DESKRIPSI
36. 5.1.2.4 Laporan Kinerja SDM
37. 5.1.3.1 Penetapan Sistem Reward and Punishment
38. 5.1.3.2 Pengembangan Skill dan Pengetahuan
39. 5.1.3.3 Rotasi atau Mutasi Jabatan
40. 5.2.1.1 Penetapan Sistem, Prosedur Pemberdayaan dan Pengembangan Aset
41. 5.2.1.2 Rencana Pengadaan Aset
42. 5.2.1.3 Rencana Pengembangan Aset
43. 5.2.2.2 Pengawasan dan Evaluasi pemberdayaan Aset
44. 5.2.3.1 Evaluasi Kebutuhan
3.4.5 Matriks Hubungan Aplikasi, Data dan Teknologi Saat Ini
Matriks ini berfungsi untuk mengetahui hubungan antara aplikasi dengan data yang digunakan atau dihasilkan beserta teknologi yang dimanfaatkan. Matriks ini dapat dilihat pada tabel 3.18.
Tabel 3.17 : Matriks hubungan aplikasi, data dan teknologi saat ini
APLIKASI DATA TEKNOLOGI
Penerimaan Siswa Baru a. Data Calon Siswa
b. Data Peserta Seleksi c. Data Siswa yang Melakukan Registrasi
Satu PC (Personal Computer) tim PSB yang terhubung ke Server
Kebijakan Akademik a. Data Kalender Akademik
Tabel 3.17 : Matriks hubungan aplikasi, data dan teknologi saat ini (Lanjutan)
3.4.6 Skema Aplikasi
Untuk menggambarkan skema aplikasi akan dipakai
toolsframeworksystemFramework System berguna untuk menggambarkan. Proses bisnis yang ada dari setiap aplikasi yang digunakan menyangkut partisipan, informasi dan teknologi yang digunakan juga menggambarkan produk dan jasa yang dihasilkan diperuntukan bagi siapa.
Skema aplikasi yang dibuat menggunakan Frameworks System adalah :
1. Framework System : 1.3.3 Pendaftaran Siswa baru
2. Framework System : 1.3.3 Seleksi Masuk dan 1.3.5. Pengelolaan hasil
3. Framework System : 1.4 Registrasi Siswa baru
4. Framework System : 2.3.2 Pelaksanaan Ujian
APLIKASI DATA TEKNOLOGI
Pelepasan Siswa Data Hasil Studi Siswa
Satu PC di Bagian Akademik yang terhubung ke Server Sistem Akuntansi a. Data Penerimaan
Uang Sekolah
Sarana dan Prasarana Data Aset Organisasi Satu PC di Bagian SDM dan Umum yang
BAB IV
PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN
4.1 Arsitektur Data
Arsitektur data bertujuan mendefinisikan data yang akan dipakai untuk mengembangkan dan membangun arsitektur aplikasi. Berdasarkan langkah yang ada di EAP, arsitektur data mendefinisikan 2 (dua) hal, yaitu:
1. Kandidat Entitas Data
2. Entitas Set, Atribut dan Relasinya
4.1.1 Kandidat Entitas Data
Kandidat entitas didasarkan pada fungsi bisnis yang ada di organisasi berdasarkan value chain Michael E. Porter yang telah dijelaskan sebelumnya, sehingga diperoleh kandidat entitas sebagai berikut:
1. Entitas Penerimaan Siswa Baru
2. Proses Belajar Mengajar
3. Pelepasan Siswa
4. Manajemen Keuangan dan Akuntansi
6. Sub Bagian Akademik
Kandidat entitas di atas kemudian harus diperinci lebih lanjut, tabel 4.1 yang menunjukkkan rincian dari kandidat entitas yang diperoleh:
Tabel 4.1 Rincian Kandidat Entitas
ENTITAS BISNIS ENTITAS DATA
Entitas Penerimaan Siswa Baru
1. Entitas Tim PSB 2. Entitas Anggaran PSB 3. Entitas Strategi Promosi 4. Entitas Calon Siswa Baru Proses Belajar
Mengajar/Sub Bagian Akademik
5. Entitas Siswa
6. Entitas Kalender Akademik 7. Entitas Kurikulum
8. Entitas Registrasi 9. Entitas Wali Kelas 10. Entitas Mata Pelajaran 11. Entitas Jadwal
12. Entitas Ruang 13. Entitas Guru 14. Entitas Kehadiran 15. Entitas Ujian 16. Entitas Nilai
17. Entitas Uang Sekolah 18. Entitas Bukti Pembayaran Pelepasan Siswa 19. Entitas Kenaikan Kelas
20. Entitas Alumni
Tabel 4.1 Rincian Kandidat Entitas (Lanjutan)
ENTITAS BISNIS ENTITAS DATA
Manajemen keuangan dan akutansi
23.Entitas Daftar Perkiraan 24. Entitas Jurnal
25. Entitas Transaksi 26. Entitas Detail Transaksi 27. Entitas Neraca Saldo 28. Entitas Laporan Keuangan
Sub Bagian SDM dan Umum
29. Entitas Rekruitmen 35. Entitas Jabatan
36. Entitas Sistem Prosedur 37. Entitas Inventaris Aset
Sub Bagian SDM dan Umum
38. Entitas Status Aset 39. Entitas Pengajuan 40. Entitas Pengadaan 41. Entitas Penghapusan 42. Entitas Laporan Aset
4.1.2 Definisi Entitas, Set, Atribut dan Relasi
Gambar 4.1 E-R Diagram Penerimaan Siswa Baru
Skema diagram dari gambar 4.1 adalah sebagai berikut :
1. TIM_PSB {NIK, nama, alamat, jabatan, kota, kode_pos} Tabel TIM_PSB
2. Calon_Siswa {No_Daftar, nama, alamat, kota, tgl_seleksi, asal_sekolah} Tabel Calon_Siswa
Field Name type size Description
Nik varchar 8 Menyimpan No Induk Kepegawean
Nama varchar 50 Menyimpan Nama
Alamat varchar 50 Menyimpan Alamat
Jabatan varchar 20 Menyimpan Posisi
kota varchar 30 Menyimpan Kota
Kode_pos Intiger 8 Menyimpan Kode_Pos
Field Name type size Description
No_Daftar varchar 8 Menyimpan No Daftar
Nama varchar 50 Menyimpan Nama
Alamat varchar 50 Menyimpan Alamat
Kota varchar 20 Menyimpan Posisi
3. TKU {Tgl_TKU, waktu, ruang, hari}
Tabel TKU
4. Anggaran {Kode_anggaran, nama_anggaran, jumlah} Tabel Anggaran
TIM PSB Calon SiswaGunakanTKUAnggaranSeleksi1NN1NN
Field Name type size Description
Tgl_TKU Date - Menyimpan Tgl_TKU
Waktu varchar 8 Menyimpan Waktu
Ruang varchar 30 Menyimpan Tempat Ruang
Hari varchar 20 Menyimpan Hari
Field Name type size Description
Kode_Anggaran varchar 8 M Kode_Anggaran
Nama_ Anggaran varchar 50 Menyimpan Nama_ Anggaran
Gambar 4.2 E-R Diagram Proses Belajar Mengajar
Skema diagram dari gambar 4.2 adalah sebagai berikut:
1. guru{NIK, , nama, alamat, kota, kode_pos, pendidikan} Tabel Guru
Field Name type size Description
NIK varchar 8 Menyimpan NIK
Nama varchar 50 Menyimpan Nama
Alamat varchar 50 Menyimpan Alamat
Kota varchar 20 Menyimpan Posisi
Kode_Pos Date - Menyimpan Kode_Pos
2. guru _Wali kls {NIK, kelas, jmlh_siswa} Tabel Guru guru _Wali kls
3. Guru_Pembina_MP {NIK,pelajaran} Tabel Guru_Pembina_MP
4. Uang_spp {No_Spp,Nis, keterangan, th_angkatan, Bln,Thn_Ajaran} Tabel Uang_spp
5. Siswa{NIS, nama, alamat, kota, kode_pos,} Tabel Siswa
Field Name type size Description
NIK varchar 8 Menyimpan No NIK
kelas varchar 50 Menyimpan Setatus kelas Jumlah_siswa varchar 8 Menyimpan Jumlah_siswa
Field Name type size Description
NIK varchar 8 Menyimpan No NIK
Pelajaran varchar 50 Menyimpan Setatus Mata pelajaran
Field Name type size Description
No_Spp varchar 8 Menyimpan No_Spp
Nis varchar 50 Menyimpan Nis
keterangan varchar 50 Menyimpan keterangan th_angkatan varchar 20 Menyimpan th_angkatan Bulan Date 10 Menyimpan Bulan Thn_Ajaran varchar 20 Menyimpan Thn_Ajaran
Field Name type size Description
NIS varchar 8 Menyimpan NIS
Nama varchar 50 Menyimpan Nama
Alamat varchar 50 Menyimpan Alamat
Kota varchar 20 Menyimpan Kota
6. Lulus {Thn_Ajaran, tgl, tempat, jml_peserta} Tabel Lulus
7. kegiatan {Tgl, hari, nik, ruangan, jenis_ujian} Tabel kegiatan
8. Nilai {Semester, Nis,Uts,Uas,Us,Bobot} Tabel Nilai
9. Ujian(UTS/UAS/US) {Semester,Thn_ajaran,tgl, hari, ruang, pengawas, th_akademik}
Field Name type size Description
Thn_Ajaran Intiger 8 Menyimpan Thn_Ajaran
tgl date - Menyimpan tgl
jml_peserta Intiger 8 Menyimpan jml_peserta
Field Name type size Description
Tgl date - Menyimpan Tgl
hari varchar 50 Menyimpan hari
nik Intiger 8 Menyimpan nik
ruangan varchar 20 Menyimpan jenis ruangan jenis_ujian Date 50 Menyimpan jenis_ujian
Field Name type size Description
Semester varchar 50 Menyimpan Semester
Nis Intiger 10 Menyimpan Nis
Uts varchar 50 Menyimpan keterangan Uts
Uas varchar 20 Menyimpan keterangan Uas
Us Date 10 Menyimpan keterangan Us
Tabel Ujian (UTS/UAS/US)
10. M.Pelajaran{Kode_matapelajaran, nama_ matapelajaran, smtr, thn_akademik} Tabel M.Pelajaran
11. Jadwal {Kode_Jadwal, hari, waktu, ruang} Tabel Jadwal
12. Raport {Semester, thn_pelajaran, Kode_M.Pelajaran, Nilai} Tabel Raport
Field Name type size Description
Semester varchar 50 Menyimpan Semester Thn_ajaran Intiger 10 Menyimpan Thn_ajaran
tgl varchar - Menyimpan tgl
hari varchar 20 Menyimpan keterangan hari ruangan Date 10 Menyimpan Nama ruangan pengawas varchar 20 Menyimpan data pengawas thn_akademik Intiger 10 Menyimpan thn_akademik
Field Name type size Description
Kode_matapelajaran Intiger 8 Menyimpan Kode_matapelajaran nama_ matapelajaran varchar 50 Menyimpan nama_ matapelajaran Semester Intiger 8 Menyimpan tingkat Semester thn_akademik Intiger 8 Menyimpan thn_akademik
Field Name type size Description
Kode_Jadwal Intiger 8 Menyimpan Kode_Jadwal hari varchar 50 Menyimpan nama hari waktu Intiger 8 Menyimpan waktu ruangan varchar 20 Menyimpan ruangan
Field Name type size Description
Semester Intiger 8 Menyimpan Semester thn_pelajaran Intiger 8 Menyimpan thn_pelajaran Kode Intiger 8 Menyimpan Kode M.Pelajaran varchar 20 Menyimpan M.Pelajaran
Gambar 4.3 E-R Diagram Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Skema Diagram dari gambar 4.3 adalah sebagai berikut: 1. APBO {Kode_anggaran, nama_anggaran, uraian} Tabel APBO
2. Ajuan {Kode_ajuan, Tgl, uraian, jumlah} Tabel Ajuan
Field Name type size Description
Kode_anggaran Intiger 8 Menyimpan Kode_anggaran nama_anggaran varchar 20 Menyimpan nama_anggaran Uraian varchar 20 Menyimpan Uraian
Field Name type size Description
Kode_ajuan Intiger 8 Menyimpan Kode_ ajuan
Tgl Intiger 8 Menyimpan Tgl
