PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI
PROVINSI SUMATERA UTARA KERTAS KARYA
DISUSUN Oleh :
FADHLAN ARMAYA ANDESS PANE 072201022
PROGRAM STUDI D – 3 ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Oleh : Fadhlan Armaya Andess Pane
Nim : 072201022
PROGRAM STUDI DIII PERPUSTAKAAN
Ketua : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.si
NIP : 19560/161979032002
Tanda Tangan :
_________________________
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Oleh : Fadhlan Armaya Andess Pane
Nim : 072201022
Dosen Pembimbing : Himma Dewiyana, ST. M. Hum
NIP : 197208252006042001
Tanda Tangan :
________________________
Tanggal : ________________________
Dosen Pembaca : Hotlan Siahaan, S.Sos,
NIP : 197803312005012003
Tanda Tangan :
_______________________
Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman Diantara kamu dan orang-orang yang berilmu
Pengetahuan beberapa derajat dan Allah Maha mengetahui apa yang kamu kerjakan
(Q.S. Mujadallah : 11)
Alhamdullilah,segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Keagungan dan kebesaran Allah SWT,,
Hanya maaf dan terimakasih seraya bersimpuh kepada Mama dan Ayah yang tak pernah berhenti memberikan kasih sayangnya yang begitu tulus,
tak’kan pernah terbalaskan semua pengorbanan itu sampai kapanpun,, hanya do’a tulus senantiasa semoga Mama dan Ayah diberikan panjang umur, diberikan segala kemudahan serta dilindungi, dirahmati dan di ridho’i oleh Allah
Swt,Aminn
Terima kasih untuk Bang Muktar dan adek Purnama.. Moga sukses dalam hidup dunia dan akhirat…….
Terima kasih atas dukungan dan semangat dan kasih nurani untuk adekku
Nur’aini.
SeJAHTERA NeGeRIKu….. DAMAI INDONESIAKU……
Semoga Allah Merahmati dan Memberkahi Ayahanda… dan
Ibunda…..
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, karena rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan salam kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, semoga kita mendapatkan pertolongannya dikemudian hari kelak (Amin).
Kertas karya ini berjudul “PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA”. Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ayahanda Mahmud Gandhy Andess Pane, dan Ibunda Masyitah
Manalu, yang telah begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi, moral, dan doa serta yang telah bersusah payah dengan cucuran keringat dan penuh rasa kasih sayang dalam mengasuh dan membesarkan penulis.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari
berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Prof. Syafuddin, M.A, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera
Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si., selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan
Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Himma Dewiyana ST, M. Hum., sebagai dosen pembimbing yang telah memberikan
arahan dalam penulisan kertas karya ini.
4. Ibu Hotlan Siahaan S,Sos., sebagai dosen pembaca yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.
5. Ibu Laila Hadri Nasution S,Sos., sebagai dosen wali selama masa perkuliahan yang selalu
memberikan arahan dan bimbingan di dalam mengikuti masa perkuliahan.
7. Nurdin Pane, SE, M..AP., selaku Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis kertas karya ini dapat selesai.
8. Abang Muchtar Ilham Erlangga Andess Pane dan Adik Purnama Sari Andess Pane yang telah memberikan semangat dan motivasi sehingga kertas karya ini dapat terselesaikan dengan baik.
9. Buat Ninie yang ikhlas dan tulus menjadi sahabat hati teman bertengkar saya sehari-hari,
yang selalu berdebat dengan perbedaan prinsip dan segala hal.
10. Untuk Sahabat-sahabat penulis: M. Reza Daulay, Alexander Nainggolan, Febrianto Sihombing, dan seluruh teman-teman angkatan 2007 yang senantiasa ramah dan bersahabat didalam masa perkuliahan.
11. Untuk Adik-adik kelas Stambuk 2008 dan stambuk 2009 serta tidak lupa untuk kantin Mam
yang selalu mengenyangkan saya ketika perut lapar dengan uang jajan yang pas-pasan.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, 1 Mei 2010 Penulis
DAFTAR ISI
BAB III PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA... ... 23
3.1.1. Gambaran Umum Penerapan TIK di Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 23
3.1.2. Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 23
3.1.3. Visi dan Misi Penyelenggaraan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 24
3.1.4. Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinnsi Sumatera Utara... 25
3.1.5. Fasilitas Layanan Yang Tersedia... 27
3.1.5.1. Pelayanan Administrasi Keanggotaan dan Pelayanan Sirkulasi... 27
3.1.5.8. Pelayanan Perpustakaan Keliling... 35
3.1.5.9. Online Public Access Catalog (OPAC)... 35
3.1.5.10 Situs Web... 37
3.2. Sistem Automasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 40
3.2.1. Penerapan Sistem Automasi di Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 40
3.2.2. Pelaksanaan Automasi di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 40
3.2.2.1. Pengatalogan... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 43 DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Filosofi Pierce... 4
Gambar 2 Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 26
Gambar 3 Format Pengentrian Data... 27
Gambar 4 Tampilan Awal OPAC Layanan Deposit... 32
Gambar 5 Tampilan Menu Pencarian... 33
Gambar 6 Tampilan Menu Katalog... 33
Gambar 7 Hasil Penelusuran OPAC Layanan Deposit... 33
Gambar 8 Contoh Label CD-ROM... 34
Gambar 9 Mobil Kendaraan Perpustakaan Keliling... 35
Gambar 10 Tampilan Awal Katalog Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 36
Gambar 11 Tampilan Awal Menu OPAC... 36
Gambar 12 Tampilan Hasil Penelusuran Akhir OPAC... 36
Gambar 13 Tampilan Awal Situs Web Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara... 37
Gambar 14 Tampilan Menu Pilihan... 38
Gambar 15 Tampilan Jurnal Elektronik Proquest Perpustakaan Nasional... 38
Gambar 16 Tampilan E-Book Gale Untuk Penelusuran Buku Elektronik... 39
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Perpustakaan merupakan suatu lembaga atau badan yang bertujuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa. Mutu suatu perpustakaan ditentukan atau diukur dari kemampuan dalam memenuhi kebutuhan informasi dan memuaskan pengguna perpustakaan. Untuk mencapai suatu perpustakaan yang berkualitas dan berkuantitas maka perpustakaan memerlukan dukungan dari berbagai pihak, seperti dukungan dari masyarakat pengguna sampai pemerintah.
Dengan kemajuan teknologi yang berkembang pesat maka sebagai wadah dalam penyelenggaraan
pemenuhan kebutuhan informasi, perpustakaan sudah seharusnya dapat mengimbangi kemajuan teknologi tersebut guna mencapai perpustakaan yang bermutu. Dengan demikian perpustakaan akan mencapai fungsi yang maksimal sebagai pusat penelusuran informasi dan sebagai pencapain tersebut diperlukan perangkat teknologi sebagai unit bantu penelusuran serta unit layanan didalam penelusuran informasi.
Dalam ruang lingkup perpustakaan, menurut Duval dalam Hasugian (2001:1) teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi komputer dan teknologi informasi untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali (retrieval) dan penyebar informasi. Penggunaan komputer pada sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) bukanlah merupakan suatu fenomena baru. Pada permulaan dasawarsa 1960-an, seperti yang dikemukakan Tedd dalam Hasugian (2001:1), beberapa perpustakaan di Amerika Serikat dan Inggris telah menggunakan komputer untuk melaksanakan kegiatan perpustakaan, terutama kegiatan sirkulasi, penggunaan semakin meningkat sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, khususnya teknologi informasi.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui penerapan TIK pada BPAD secara umum. 2. Untuk mengetahui pemanfaatan TIK / pencapaian visi BPAD Propsu.
1.3 Ruang Lingkup
Kertas karya ini membahas tentang penerapan TIK pada BPAD Propsu. Teknologi Informasi (TI) yang dimaksud adalah TI dalam sistem automasi BPAD meliputi : KAUT, pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi , dan pengawasan serial.
1.4. Metode Pengumpulan Data.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisa kertas karya ini sebagai berikut : 1. Tinjauan Literatur ( Library Research )
Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan
membaca buku-buku, literature dan sumber lain yang mendukung di dalam penulisan kertas karya ini.
2. Observasi ( Field Research )
Untuk langsung memperoleh data di lapangan penulis mengadakan pengamatan secara langsung serta mengadakan wawancara dengan pustakawan yang bertugas di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2.1. Tugas dan Fungsi Perpustakaan Umum Daerah
Fungsi dan tujuan perpustakaan harus dijalankan sebagai pencapaian visi dan misi perpustakaan. Sesuai Keputusan Presiden No. 5 tahun 1998, Perpustakaan Nasional Provinsi adalah suatu organisasi di lingkungan perpustakaan nasional yang berada di tingkat provinsi.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Perpustakaan Nasional Provinsi memperhatikan petunjuk dari Gubernur selaku Kepala Daerah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Perpustakaan Nasional.
Dengan demikian, tugas dan fungsi Perpustakaan Nasional Provinsi adalah sebagai berikut.
1. Secara fungsional melaksanakan pembinaan langsung pada semua jenis perpustakaan di daerah masing-masing.
2. Melaksanakan UU No. 4 tahun 1990 dan PP No. 70 tahun 1991 yang untuk daerahnya. 3. Melestarikan khasanah budaya bangsa dan mengkoordinasikan kerjasama antara berbagai jenis
perpustakaan di wilayah provinsi yang bersangkutan.
4. Merupakan perpustakaan rujukan dan deposit terbitan provinsi masing-masing. (BPAD Propsu, ) Tugas dan fungsi serta tata kerja Perpustakaan Nasional Provinsi tersebut diatur dengan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI.
(Sumber : Profil BPAD Propsu, 2008:5)
2.2. Pengertian Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Informasi Automasi
Simulasi/Model Kecerdasan Buatan
Energi Materi
Gambar 1: Filosofi Tiadle Peirce (Sumber : Ridwan Siregar, 2003)
Menurut Lubbe dan Nauta, (1992: 5-6 ) dalam filosofi triadic-nya “teknologi informasi adalah salah
satu sudut segitiga samasisi yang melambangkan teknologi. Dua sudut lainnya adalah energi dan materi”. Teknologi informasi sendiri lahir sekitar 1947, ditandai dengan ditemukannya komputer sebagai komponen utama, setelah masa teknologi yang mengeksploitasi energi mulai abad ke-18 sampai 1947.
Kebutuhan TIK sangat berhubungan dengan peran perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik, dan kebutuhan akan pengguna. Pengertian penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah membagi informasi kepada pengguna melalui elektronik agar pengguna dengan cepat memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
Menurut Keen dan Longley dalam Hasugian (2001:1) teknologi informasi bisa diartikan sebagai perpaduan antara :
a. Komputer, mencakup perangkat lunak dan perangkat keras.
b. Komunikasi data yang memungkinkan komputer, baik yang bersifat local maupun internasional.
2.3. Sejarah Penerapan Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Istilah teknologi informasi ( information technology atau IT) mulai populer di akhir dekade 70-an oleh lapisan masyarakat termasuk pula kalangan pustakawan (Kadir, 2003:12). Menurut Tedd dalam Hasugian (2000:1) pada awal tahun 1960, beberapa perpustakaan di Amerika Utara dan Inggris memulai eksperimen dengan komputer. Di Amerika Serikat, pekerjaan ini dilaksanakan pada perpustakaan khusus dan perpustakaan universitas. Pada pertengahan tahun 1960-an, Library of congress (LC) memulai eksperimen dengan memproduksi cantuman MARC (Machine Readable Catalog). Pada tahun 1961, H.P. Luhn dari IBM mengembangkan program-program untuk memproduksi kata kunci indeks untuk judul-judul dari berbagai artikel yang terdapat dalam Chemical Abstract dan Douglas Aircraft Corporation memulai untuk memproduksi katalog dengan komputer. Sejak saat itu banyak perpustakaan besar di negara-negara lain mulai mengembangkan sistem berbasis komputer di dalam perpustakaan mereka.
Kegiatan komputerisasi perpustakaan di Indonesia dimulai pada awal tahun 1970-an berupa pembuatan daftar majalah berbantuan komputer oleh Pusat Dokumentasi Informasi Nasional (kini berubah menjadi PDII-LIPI) dengan menggunakan komputer. Komputer yang digunakan milik departemen pekerjaan umum, sementara perangkat lunaknya disediakan oleh perpustakaan Asian Institute of technology, Bangkok,
Thailand. Setelah berhasil menyusun senarai tersebut, PDII-LIPI kemudian meningkatkan pembuatan
katalog induk majalah berbantuan komputer. Katalog Induk majalah selesai pada tahun 1975 mencakup ratusan majalah dilanggan oleh 33 perpustakaan (Kadir, 2003:15). Sementara itu perpustakaan lembaga masalah ketenagaan mulai melakukan eksperimen sederhana simpan dan temu balik informasi berbantuan komputer sekitar tahun 1975. Kegiatan tersebut dilakukan dengan menggunakan komputer Hewlett Packacrd 9845 B. Sistem tersebut digunakan untuk menjalankan jasa informasi kilat bagi pemakai.
2.4. Sistem Automasi Perpustakaan
Pemanfaatan teknologi komputer perlu adanya efisiensi dan efektivitas dari pelayanan perpustakaan. Pengguna teknologi sangat berguna bagi staff perpustakaan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan memperkenalkan berbagai jenis pelayanan baru yang sebelumnya tidak mampu dilakukan oleh perpustakaan tradisional. Pada sistem kerumahtanggaan yang manual, semua pekerjaan dilakukan hanya dengan kemampuan manusia. Pekerjaan rutinitas yang sering dilakukan secara berulang-ulang biasanya menimbulkan kejenuhan bagi pelaksanaannya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu adakalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu cepat dan akurat.
Automasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan
perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan, termasuk penyediaan katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terautomasi adalah
suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penanganan sebagian atau atau seluruh kegiatan rutinnya (Siregar, 2004:41).
Setiap perpustakaan mempunyai alasan mengapa mereka mengembangkan sistem kerumahtangaan dari sistem manual menjadi sistem terautomasi. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik adapula yang bersifat umum tergantung kepada seberapa keinginan sebuah perpustakaan untuk merubah kondisi sistem kerumahtanggaannya. Menurut Duval dan Main dalam Hasugian (2000:6) menyatakan: Dari berbagai alasan untuk melakukan otomasi di perpustakaan, alasan berikut adalah yang sering dijumpai dan dikutip yaitu meningkatkan efisiensi pemprosesan (increased processing afficiency), memperbaiki layanan kepada pengguna (improved service to users), penghematan dan penekanan pembiayaan (saving money and containing cost), memperbaiki administrasi dan informasi manajemen (improved Administrative and
management information) sebagai jawaban atas kegagalan sistem manual dan sebagai basis untuk
melakukan reorganisasi. Satu hal menarik dari alasan di atas ialah perbaikan administrasi dan informasi manajemen yang baik.
1. Membeli sistem turnkey
Sistem Turnkey adalah suatu sistem komputer yang dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor dan suplier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Adakalanya vendor mengikuti para kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staff perpustakaan. Sedangkan vendor lain menyiapkan untuk menjual software aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.
2. Menghadapi sistem
Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan
digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah dana kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban serta jenis layanan digunakan secara bersama.
3. Mengembangkan sistem lokal
Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed system”. Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Salah satu contoh sistem lokal di Perpustakaan Universitas Petra Surabaya.
4. Menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain
Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan megembangkan sistem automasinya adalah menggunakan bersama sistem ini dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan bisa menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut. Cara ini banyak digunakan di Indonesia khususnya perpustakaan perguruan tinggi.
Automasi perpustakaan khususnya pengembangan database catalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet. Meluasnya automasi
mengembangkan aplikasi secara bertahap dengan menggunakan program seperti CDS/ISIS yang dapat diperoleh secara cuma-cuma (Siregar, 2004:56).
Automasi perpustakaan sebagai sesuatu kegiatan pengkomputerisasian rutinitas dan operasai sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) mencakup beberapa bidang antara lain : pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial.
2.4.1. Pengadaan
Pengadaan (acquisition), adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Termasuk didalamnya pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan, dan penerimaan bahan pustaka, pemrosesan
faktur, dan pemeliharaan arsip yang berhubungan dengan pengadaan.
Sistem pengadaan yang terautomasi menggantikan pengarsipan kartu-kartu usulan pengadaan secara manual seperti halnya dalam sistem sirkulasi. Dengan sistem ini, staf dapat dengan mudah memanipulasi cantuman untuk menghasilkan daftar-daftar bahan yang akan dipesan, termasuk
mempermudah perhitungan biaya dan pengelompokkan berdasarkan penerbit dan sumber anggaran yang digunakan. Kemudian, setelah bahan-bahan yang akan dipesan diterima, cantuman yang sama dimanipulasi untuk menghasilkan lembar buku induk atau inventaris. Sistem pengadaan yang dibuat oleh vendor komersial pada umumnya dapat pula digunakan untuk pemesanan secara online ke perpustakaan (Siregar, 2004:41).
Dalam sistem ini, komputer juga digunakan untuk mengentri data yang diterima oleh perpustakaan dan pengadaan mempunyai tugas mendigitalisasikan dokumen-dokumen lama agar dapat ditelusuri dengan elektronik ( Siregar, 2004:41).
Dengan adanya internet, sumber informasi yang mutakhir untuk pengadaan seperti pemesanan bahan pustaka menjadi lebih cepat karena adanya fasilitas e-mail, walaupun terkadang banyak mengalami berbagai hambatan.
2.4.2. Pengatalogan
secara manual yang menggunakan mesin tik dan duplicator. Database yang sudah terbentuk kemudian dijadikan masukan untuk mencetak berbagai jenis bibliografi termasuk pembuatan daftar koleksi tambahan. Pada tahun 1980-an, database katalog ini disajikan oleh pengguna perpustakaan yang dikenal dengan nama Online Public Access Catalog (OPAC) atau Katalog Akses Umum talian (KAUT). KAUT menggantikan kartu-kartu dan lemari katalog. Dengan berkembangnya teknologi komputer PC dan jaringan, penyediaan OPAC dengan cepat meluas tidak saja di dalam suatu gedung perpustakaan tetapi mencakup satu institusi seperti kampus universitas, OPAC berbagai perpustakaan disediakan untuk diakses dari tempat yang jauh (remote acces) tanpa mengenal batas negara. Penggunaan OPAC dapat pula memeriksa status bahan
pustaka, dan melakukan reservasi untuk memberitahu petugas sirkulasi sewaktu bahan yang dipesan dikembalikan. Dewasa ini, melalui antarmuka OPAC pengguna juga dapat mengakses informasi lain termasuk database bibliografi tentang artikel dan dokumen teks penuh (Siregar, 2004 : 26).
Peralihan katalog manual ke bentuk online disamping banyak menghemat waktu pengguna dalam penelusuran, juga mampu meningkatkan efisiensi pekerjaan pengatalogan bahan-bahan pustaka baru. Katalog elektronik ini juga terbukti mampu mempromosikan koleksi suatu perpustakaaan sehingga tingkat penggunaannya semakin tinggi. Hal ini dapat terjadi karena disamping daya tarik dan jangkauan yang lebih
luas, juga karena sistem ini menawarkan berbagai kelebihan fasilitas akses yang tidak dimiliki oleh katalog manual seperti penelusuran melalui nomor panggil dan penerbit, ditambah Boolean Logic dan pembatasan penelusuran seperti oleh bahasa dan bentuk dokumen.
2.4.3. Pengawasan Sirkulasi
Pengawasan sirkulasi (Circulation control) adalah kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini berkaitan dengan pengontrolan peredaran koleksi (Siregar, 2004:25).
Pada awal tahun 1960, di Amerika Serikat, komputer digunakan pertamakali untuk keperluan pengawasan sirkulasi. Kegiatan awal dari sistem sirkulasi adalah mencantumkan secara rinci mengenai bahan pustaka yang akan dipinjamkan. Kegiatan sirkulasi merupakan bagian terakhir dari automasi perpustakaan, karena sirkulasi merupakan kegiatan yang lebih rumit daripada kegiatan yang lain.
Penggunaan label barcode pada kartu dan dokumen memungkinkan proses pencatatan lebih cepat dan lebih akurat sehingga dapat memperpendek antrian peminjam khususnya pada jam sibuk. Sistem ini juga dapat mempercepat penyelesaian akhir dokumen baru karena tidak diperlukan lagi pembuatan kartu dan kantong buku.
Penggunaan lightpen pada beberapa perpustakaan khususnya Inggris dimulai pada akhir tahun 1960-an, yaitu sejenis alat yang dapat membaca label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman dan bahan pustaka. Alat ini digunakan dengan cara meletakkannya diatas label barcode yang terdapat pada kartu peminjaman bahan pustaka tersebut. Maka nomor anggota dan data-data peminjaman akan terekam di komputer. Alat ini digunakan untuk lebih memudahkan para petugas di pelayanan sirkulasi.
Dalam sirkulasi, data yang perlu dicakup ialah data peminjaman (misalnya nama, alamat, status, nomor telepon), buku yang dipinjam, tanggal jatuh waktu, tanggal pengembalian sesungguhnya, denda
yang dikenakan beserta jumlahnya, waktu peminjaman yang berbeda (ada buku yang dipinjamkan satu hari saja misalnya buku-buku penting, dua minggu buku biasa, dan satu semester untuk buku yang memiliki eksemplar banyak).
2.4.4. Pengawasan Serial
Pengawasan serial (serial control) yaitu semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pemesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan dan terbitan berkala atau serial.
Sistem terautomasi untuk pengawasan serial berfungsi terutama untuk mengawasi penerimaan setiap nomor terbitan berkala menggantikan fungsi kartu majalah dengan cara manual. Lebih lanjut, sistem ini dapat pula membantu kegiatan pemesanan (termasuk pemesanan secara online), peminjaman (kalau dipinjamkan), dan penjilidan serta penelusuran seperti halnya sistem lain (Siregar, 2004:58).
2.5. Penelusuran Informasi Elektronik
Pengembangan penelusuran elektronik di perpustakaan berawal dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, di mana para pustakawan harus dapat mengembangkan dan menyediakan berbagai jenis layanan termasuk diantaranya penelusuran informasi elektronik.
dulunya hanya tercetak kertas, sekarang telah banyak dimuat dalam bentuk elektronik. Bahkan ada sebagian dari produk informasi yang dihasilkan, ada yang hanya tersedia dalam bentuk elektronik. Perkembangan yang pesat dibidang sistem akses dan temu-balik menjadi akses informasi elektronik sebagai salah satu alternatif yang semakin penting di dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi (Siregar, 2004: 56).
Pertumbuhan pesat dibidang produksi bahan-bahan elektronik ini telah melahirkan ungkapan elektronik library atau digital library. Perpustakaan elektronik atau digital adalah suatu lingkungan
perpustakaan perpustakaan di mana berbagai objek informasi elektronik. Objek tersebut terekam dalam berbagai jenis media komputer seperti hard disk dan CD-ROM. Bahan-bahan jenis ini sebahagian besar tersedia untuk diakses melalui internet, dan lainnya dapat dimuat dalam komputer stand-alone atau jaringan lokal (Siregar, 2004:56).
2.5.1. CD-ROM
CD-ROM merupakan singkatan dari Compack Disk – Read Only Memory. Pada umumnya akan menampung hingga sekitar 660 megabyte informasi. Semula kapasitas hard disk dari sebuah komputer biasanya akan berkisar 100 – 500 megabyte data, sehingga sebuah CD-ROM bisa menampung sekitar 6
kali jumlah data yang biasa anda tampung pada 5 unit komputer. CD-ROM terbuat dari disket logam dengan lintasan spiral tunggal di atasnya, yang didalamnya terdapat sebuah lubang yang dibakar atau tidak, kemudian laser disoroti ke piringan untuk membuat bintik-bintik atau gerutan-gerutan mikrofis pada permukaan piringan yang terbuat dari bahan plastik atau silikon, hal ini tergantung pada apakah cahaya menubruk lubang atau tidak, lalu laser didefleksikan kembali ke mekanisme baca atau ke atas permukaan piringan, kemudian ditransfer kembali ke komputer sebagai seri 0 dan 1 yaitu bineri yang dihapal oleh komputer, sehingga data ditampung secara digital dan dibaca secara optik.
2.5.1.1. Pangkalan Data Indeks
2.5.1.2. Teks Penuh (Full Text)
Selain memuat indeks dari artikel-artikel dan berbagai jurnal yang diterbitkan didunia, CD-ROM juga memuat teks penuh (full text). Yang dimaksud teks penuh adalah teks yang berisi informasi dan data mengenai artikel atau jurnal yang diterbitkan tersebut. Artikel ini dapat berupa artikel di bidang kesehatan, pertanian, lingkungan hidup dan sebagainya.
2.5.1.3. Citra Penuh (Full Image)
Yang dimaksud dengan citra penuh adalah CD-ROM yang memuat teks dari sebuah artikel atau jurnal, sekaligus dilengkapi dengan gambar-gambar, grafik, dan juga tabel-tabel. CD-ROM jenis inilah yang disebut citra penuh, sehingga informasi yang diberikan di dalam CD lebih lengkap.
2.5.1.4 Multimedia
Multimedia adalah sebuah media yang memadukan antara tulisan/teks, gambar, grafik, tabel, dan suara. Informasi yang dimuat dalam multimedia lebih lengkap dibandingkan dengan jenis CD-ROM yang lain. Dalam hal ini, komputer digunakan sebagai alat untuk menampilkan informasi yang dimuat dalam CD
multimedia tersebut. CD multimedia ini juga telah banyak diproduksi dan dijual dipasaran.
2.5.2. Internet
Internet adalah jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan komputer di seluruh penjuru dunia. Sebagai suatu infranstruktur, jaringan ini memiliki peranan besar dalam penyebaran informasi. Dengan kata lain prasarana ini memiliki jalan raya informasi (information higway) yang digunakan untuk mengangkut berbagai muatan informasi dan menghubungkan banyak manusia di bumi. Jaringan ini sebenarnya adalah jaringan telekomunikasi digital biasa yang digunakan untuk menghubungkan berbagai komputer, yang diatur oleh suatu perangkat lunak protokol komunikasi standar yang dikenal dengan TCP/IP (Transfer Communication Protocol/internet Protocol) (Siregar, 2004:58).
2.5.2.1. Fungsi Internet
sistem). Disamping itu, percakapan interaktif juga dapat dilakukan diantara sesama pengguna (Siregar,
2004:58).
Fungsi yang relatif masih baru dari internet adalah penawaran produk informasi yang mudah digunakan. Fungsi ini disediakan memalui fasilitas World Wide Web (WWW) sering disebut web saja, merupakan alat akses dan temu-balik informasi berbasis hypermedia yang semakin populer. Web memungkinkan pengguna untuk menavigasi internet, pindah dengan tunjuk dan klik secara mudah dari satu sumberdaya ke sumberdaya lainnya. Beberapa antar muka untuk web adalah mosaic dan nestcape. Sistem web mendorong pembuatan homepage dan terbitan elektronik dalam internet. Homepage yang terdapat dalam web dapat dikelompokkan pada dua tingkatan. Pada tingkatan komunikasi interaktif, halaman web mencakup hanya informasi hubungan masyarakat dan terkadang penunjuk (pointer) ke sumberdaya informasi lanjutan, homepage mencakup database, indeks, web search engine, penunjang ke sumberdaya
lain, dan audio clips (Siregar, 2004: 125)
2.5.2.2. Fasilitas Internet
Adapun fasilitas yang dapat diberikan oleh internet antara lain:
1. E-mail
Fasilitas E-mail adalah fasilitas penerimaan surat elektonik yang dapat dilakukan oleh Semua pengguna yang mempunyai akses internet ke pengguna lain. E-mail banyak digunakan karena alasan mudah dalam pengiriman dan cepat dalam penyampaian. Pemakai cukup mengetik memalui keyboard dan dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat akan sampai ke tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer (Kadir, 2003:451).
2. User’s Network (Usenet)
Jenis layanan lain di internet adalah Usenet merupakan BBS (Bulletin Board Service) berbasis pesan yang sangat besar yang mengijinkan setiap pemakai atau pelanggan untuk berpartisipasi. Usenet adalah jaringan yang mendunia dari ribuan unix dengan administrasi terdesentralisasi. Sistem usenet digunakan untuk mentransmisikan pesan ke newsgroup dengan topik tertentu (Wahyono, 2004:157). 3. Tele Networking (TelNet)
kedalam suatu sistem) jarak jauh. Dalam hal ini klien yang melakukan telnet akan berfungsi sebagai terminal (Kadir, 2003:472).
4. Worl Wide Web (WWW)
WWW atau Web merupakan sumberdaya internet yang sngat populer dan dapat digunakan untuk memperoleh informasi atau bahkan melakukan transaksi pembelian barang (Kadir, 2003:460).
5. Internet Relay Chat (IRC)
IRC adalah fasilitas yang disediakan internet untuk melakukan percakapan dalam bentuk teks. (Sutedjo, 2003:73).
Jenis aplikasi layanan berbasis teks ini dilakukan secara realtime dari seluruh tempat di dunia. Dalam chatting, komunikasi ini dapat dilakukan hanya menampilkan di layar komputer di mana setiap
orang yang mengikuti group chatting ini. Aplikasi ini terus mengalami perkembangan dengan terciptanya voice chat yang memungkinkan untuk berteleconfrence dengan menambah sound card termasuk voip
blaster untuk mengompres suara hingga kwalitasnya dapat dipertahankan (Kadir, 2003:473).
6. Voice over Internet Protocol (VoIP)
Voip adalah suatu teknologi yang memungkinkan percakapan melalui internet. Dengan menggunakan teknologi ini, seseorang dapat menggunakan telepon tanpa harus membayar biaya sambungan langsung jarak jauh (SLJJ) jika dia berhubungan dengan orang lain yang berada pada kota atau negara lain (Kadir, 2003: 475).
2.6. Peran Teknologi Informasi pada Perpustakaan
Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak dalam pengelolaan perpustakaan. Perpustakaan sebagai pengelola informasi dan pengetahuan banyak memanfaatkan komputer untuk berbagai keperluan. Beberapa hal penyebab perpustakaan harus memanfaatkan komputer menurut Leonita Siwiyanti dalam makalah: Peranan Teknologi Informasi (automasi perpustakaan) dalam perkembangan manajemen perpustakaan :
1. Jumlah dan mutu layanan perpustakaan
2. tuntutan untuk menggunakan koleksi secara bersama 3. kebutuhan akan efisiensi waktu
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan telah menciptakan berbagai konsep yang menggambarkan pemanfaatan teknologi tersebut, seperti perpustakaan terautomasi dan sistem perpustakaan digital atau disebut juga perpustakaan elektronik yang telah memiliki e-service, e-resources, dan lain-lain yang mampu mendukung kegiatan distance learning (pembelajaran jarak jauh).
Dalam pembentukan sebuah perpustakaan terautomasi maka di dalamnya terdapat unsur-unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, yaitu:
2.6.1. Pengguna (User)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah automasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna yang meliputi : a. Pustakawan
Seorang pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan atau akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dalam maupun luar perpustakaan.
Kinerja yang harus dipahami dan dengan baik dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasi perpustakaannya :
1. Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari automasi Perpustakaan.
2. Faham bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem.
3. Faham dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan disain, implementasi, evaluasi, dan maintenance.
4. Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem. 5. Faham akan bisa mengapresiasikan pentingnya pelatihan untuk staff dan keterlibatan mereka dalam
seluruh proses kerja (Arif, 2003: 68). b. Pelayanan teknis
2.6.2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Ada juga mengatakan bahwa komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
2.6.3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersamaan (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik diluar maupun di dalam negeri
dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapati dan gratis freeware dari UNESCO atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem perpustakaan sendiri seperti Sipus 2000 di UGM, Sipisis di IPB (Arif, 2003: 93).
2.6.4. Jaringan (Network)
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangannya yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumberdaya melalui teknologi. Tujuan utama adalah melakukan pertukaran data. Jaringan komputer adalah hubungan dua simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih untuk melakukan pertukaran data (Kadir, 2003:346). Komponen perangkat keras antara lain :
1. Local Area Network (LAN)
LAN adalah jaringan komputer yang mencakup area dalam satu ruangan, satu gedung atau beberapa gedung yang berdekatan, sebagai contoh jaringan dalam satu kampus yang terpadu atau disebuah lokasi perusahaan.
2. Wide Area Network (WAN)
2.6.5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat diidentifikasi sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda dan sebagainya. Data terbentik dari karakter, dapat berupa alphabet, angka, maupun simbol khusus seperti *$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan intruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi, dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Menurut Harkrisyati Kamil dalam makalah yang berjudul Peran Pustakawan dalam Manajemen
Pengetahuan, Unsur-unsur data ntara lain : a) Standard basis data katalog
Kerjasama antara perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan
sumberdaya bersama. Bentuk tukar menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data.
b) Metadata
Metadata merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru didunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metadata dalam bentuk pengatalogan koleksi.
Metadata adalah pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai strukutur dari sebuah data, contohnya metadata dari suatu buku terdiri dari: Judul, pengarang, penerbit, subjek dan sebagainya. Metadata di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core (Arif, 2003: 45).
b.1) MARC
Machine Readble Cataloguing (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu
Format INDOMARC merupakan implementasi dan International Standard Organization (ISO) format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar informasi bibliografi. Informasi Bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik (Arif, 2003: 45).
b.2) Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standard baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang pusa dengan
standard MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi (Arif, 2003: 46).
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut :
1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum,
3. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut (Arif, 2003: 46).
2.6.6. Manual
Manual atau bisa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan, suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kebijakan-kebijakan khusunya dalam lingkunagn jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama.
Tabel-1 : Tahapan membangun Sistem Automasi Perpustakaan
TAHAPAN PERSIAPAN HASIL
UJUCOBA
♦ Definis masalah
♦ Maksud dan tujuan
♦ Kerangka kerja
SURVEI
♦ Analisa kondisi sumber daya
♦ Analisa kebutuhan
♦ Analisa sistem berjalan
DESAIN
♦ Menyusun Logika
♦ Desain data, tabel, database, Relasi
♦ Desain input, proses dan output
♦ Spesial peralatan yang diperlukan
PEMBANGUNAN
♦ Pembuatan program aplikasi
♦ Instalasi software,jaringan kliensever
♦ Dokumentasi
UJICOBA ♦ Tes sistem keseluruhan
♦ Evaluasi, perbaikan
TRAINING ♦ Training: staff ,operator,teknis
Administrator
♦ Sosialisasi
OPERASIONAL
♦ Sistem siap digunakan
♦ Bantuan teknis
♦ Pengembangan lebih lanjut (Sumber: Arif, 2004: 77)
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PADA BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI
SUMATERA UTARA
3.1 Gambaran Umum Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
3.1.1 Gambaran Umum Penerapan TIK di BPAD Propsu
Penerapan TIK di BPAD Propsu saat ini masih dalam tahap pengembangan dan lebih ditekankan pada pengembangan sistem automasi perpustakaan, di mana sistem automasi BPAD belum terintegrasi. Terintegrasi artinya setiap sub-sub bagian dapat bertukar data ataupun terhubung.
BPAD Propsu memiliki 2 (dua) program aplikasi pada sistem automasi penelusuran informasi koleksi perpustakaan, pada bagian layanan referensi dan deposit daerah menggunakan program aplikasi
Athenaum 8.5 dan menggunakan sistem program aplikasi INLIS dan menggunakan standard INDOMARC yang merupakan sumbangan dari Perpustakaan Nasional R.I. Sedangkan pada bagian pengadaan, pengawasan sirkulasi dan pengawasan serial belum terautomasi sehingga masih secara manual.
3.1.2. Sejarah Berdirinya Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara (BPAD Propsu)
Berdasarkan Perda Propinsi Sumatera Utara No. 4 Tahun 2001 tentang Lembaga Teknis Daerah bahwa BPAD Propsu merupakan lembaga teknis yang berada dalam perangkat Pemerintah Propinsi Sumatera Utara, yang dulunya bernama Perpustakaan Nasional Propinsi Sumatera Utara. Perubahan nama tersebut setelah diberlakukannya UU No. 22 Tahun 1999 tentang Otonomi Daerah.
Sebelum menjadi Badan semenjak berdiri namanya adalah Perpustakaan Wilayah bertempat di Jl. Jambi, pindah ke Jl.Cik diktiro No. 1, pindah lagi ke Jl. Serdang No. 18, pindah lagi ke Jl. Iskandar Muda dan sekarang di Jl. Brigjend Katamso No. 45 K Medan. Berdasarkan Keputusan Presiden No. 11 Tahun 1999 tentang Perpustakaan Nasional RI, yang dulunya bernama Perpustakaan Wilayah berubah menjadi Perpustakaan Daerah Sumatera Utara. Kemudian setelah lahirnya Keputusan Presiden No. 50 Tahun 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI No. 44 Tahun 1998 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi Sumatera Utara.
Semenjak berdirinya hingga sekarang BPAD Propsu dipimpin oleh: 1. Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 dijabat oleh Daniel Marpaung;
3. Pada tahun 1963 sampai dengan 1965 dijabat oleh Tengku Ferial Amiruddin;
4. Pada tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan, yaitu pertama dijabat oleh R. Adnan dan yang kedua dijabat oleh R. Adil Musa sampai tahun 1969;
5. Pada tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan, yaitu pertama dijabat oleh SP. Hutauruk dan yang kedua dijabat oleh Contnin Siagian sampai tahun 1975;
6. Pada tahun 1975 samapai dengan tahun 1983 dijabat oleh DRS, Abdul Sani; 7. Pada tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Drs. Sabirin Nasution; 8. Pada tahun 1993 sampai dengan tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazana; 9. Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 1999 dijabat oleh Drs. Idris kamah;
10. Pada tahun 1999 samapi dengan tahun 2004 dijabat oleh Drs. Elazar Mangku Barus, SH; 11. Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007 dijabat oleh Drs. H. Ahmad Raja Thamrin, MM ;
12. Pada tahun 2008 sampai dengan tahun 2010 dijabat oleh Drs. Syaiful syafri, MM ; 13. Pada tahun 2010 sampai sekarang dijabat oleh Nurdin Pane, SE, M.AP
3.1.3. Visi dan Misi penyelenggaraan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara
Visi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara : “ Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”.
Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Sumatera Utara :
1. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah/dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.
2. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.
3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.
4. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat.
3.1.4. Struktur Organisasi BPAD Propsu
Untuk bagian kesekretariatan dikepalai oleh seorang kepala bagian sekretariat membawahi sub bagian umum, sub bagian keuangan dan sub bagian program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian dan urusan rumah tangga perkantoran dan urusan keuangan.
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif, sub bidang pengelolaan arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah propinsi Sumatera Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kearsipan.
Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang deposit dan
sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka. Tugas bagian ini adalah untuk melakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Bidang Layanan Perpustakaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas di bagian ini adalah
melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan automasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.
Bidang Pembinaan perpustakaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan.
Gambar 2: Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Sumber : Profil BPAD Propsu
3.1.5 Fasilitas Layanan yang Tersedia
1. Pelayanan Administrasi Keanggotaan dan Pelayanan Sirkulasi 2. Pelayanan Anak
3. Pelayanan Dewasa 4. Pelayanan Referensi 5. Pelayanan Deposit
6. Pelayanan Digital (Internet/Wifi) 7. Pelayanan Audio Visual dan Remaja
9. Pelayanan Perpustakaan keliling 11. Layanan OPAC
12. Situs Web
3.1.5.1. Pelayanan Administrasi Keanggotaan dan Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang diberikan pustakawan secara langsung kepada pengguna. Pelayanan sirkulasi meliputi pemberian bantuan kepada pengguna dalam proses peminjaman, pengembalian dan peminjaman bahan pustaka. Di BPAD Propsu setiap pengguna perpustakaan yang akan meminjam koleksi terlebih dahulu menjadi anggota perpustakaan, namun pada bagian kinerja sirkulasi ini masih dalam tahap pengerjaan terautomasi sehingga sampai sekarang pelayanan sirkulasi masih secara manual, dan berdasarkan keterangan yang penulis dapat dengan wawancara lansung terhadap
petugas/pustakawan yang bertugas pada layanan sirkulasi bahwa target pencapaian sirkulasi yang terautomasi dan terintegrasi akan rampung pada tahun 2011 di mana sirkulasi peminjaman akan langsung dikerjakan pada ruangan layanan masing-masing baik itu layanan dewasa A dan B.
Pada saat pendataan sampai pencetakan kartu anggota masih dilakukan dalam proses manual
dimana waktu yang diperlukan dapat mencapai 3 (tiga) hari, sedangkan pada saat sekarang dengan menggunakan komputer dapat dikerjakan antara 10-30 menit.
28.606/D-06/2010
MAHASISWA YUSNITA
JL.Delitua Gg.Setia 01 Juni 2010
Gambar 3: Format Pengentrian Kartu Anggota Sumber : BPAD Propsu
Adapun syarat keanggotaan :
1.) Anggota Perpustakaan adalah masyarakat Sumatera Utara
2.) Calon anggota diwajibkan mengisi formulir yang disediakan dengan melampirkan:
♦ Fotocopy kartu identitas yang sah dan masih berlaku, misalnya KTP, SIM, Kartu Pelajar, Kartu mahasiswa.
3.) Calon anggota perpustakaan diwajibkan membayar iuran keanggotaan sebesar Rp.10.000,- sesuai Perda No.6 Tahun 2007.
4.) Anggota Perpustakaan memiliki hak untuk meminjam buku sebanyak 2 (dua) eksemplar untuk masa peminjaman 2 (dua) minggu dan 1 (satu) kali peminjaman. Kegiatan Sirkulasi BPAD Propsu adalah sebagai berikut :
1. ) Peminjaman
Prosedur peminjaman bahan pustaka pada BPAD Propsu adalah sebagai berikut:
a. Masyarakat yang telah terdaftar anggota berhak meminjam selama 2 (dua) minggu dan 1 (satu) kali peminjaman,
b. Peminjam/pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan fasilitas OPAC untuk penelusuran,
c. setelah menemukan buku yang diinginkan kemudian diserahkan pada bagian sirkulasi untuk
melaksanakan transaksi peminjaman. e. Petugas melakukan :
- Peminjam menyerahkan kartu tanda anggota dan buku pada petugas sirkulasi.
- Petugas memeriksa kartu untuk memastikan apakah kartu tanda anggota masih berlaku.
- Petugas mencatat data buku.
- Petugas menstempel buku tanda tanggal berupa buku harus kembali.
2. ) Pengembalian
Adapun prosedur pengembalian bahan pustaka yang dipinjam oleh pengguna BAPERASDA PROPSU adalah sebagai berikut:
a. Pengembalian hanya boleh dilakukan oleh peminjam aslinya dan tidak dapat diwakilkan,
b. Petugas memeriksa buku, apakah buku tersebut dalam kondisi baik atau dalam keadaan rusak
c. Petugas memeriksa batas akhir pengembalian, untuk memastikan tidak terlambat, d. Petugas menerima buku dari pengguna,
3. ) Penagihan
b. Membuat surat tagihan kepada pengguna sebagai sanksi administrasi/denda sebesar Rp.1000/hari setiap buku, kecuali buku hilang maka pengguna/anggota wajib mengganti dengan buku yang sama.
Pendataan baik data administrasi dan kepegawaian maupun pendataan koleksi perpustakaan telah menggunakan komputer Windows 2007, dan berikut jumlah penggunaan komputer pada BPAD Propsu :
Tabel-2: Jumlah Komputer (Januari s.d Desember 2009)
No. Penggunaan Komputer Jumlah Komputer
1 Tata Usaha 3 unit
2 Pengadaan & Pengatalogan 2 unit
3 Pelayanan Sirkulasi 1 unit
4 Layanan Referensi 2 unit
5 Layanan Deposit 4 unit
6 Layanan Digital 12 unit
7 Layanan Audio Visual/Multi Media 1
8 Layanan Tuna Netra 3
9 Layanan B 6
10 OPAC 1
11 Kasubbag layanan & bidang pengembangan 7
Jumlah 42 unit
Sumber : Data Profil BPAD Propsu
3.1.5.2.Pelayanan Anak
Posyandu Baca yang digagas Pemerintah Kota Medan melalui Dinas Kesehatan Kota Medan dan Pustaka Digital oleh Pemerintahaan Propinsi Sumut melalui Baperasda kerjasama PT Telkom Indonesia Tbk, Divisi Regional I Sumut merupakan kabar yang sangat baik masyarakat Sumut, karena konsep kedua program tersebut diharapkan mampu lebih meningkatkan kesehatan, kecerdasan dan memasyarakat teknologi bagi masyarakat luas.
(anatomi), aneka hewan dan sebagainya merupakan program pertama untuk tingkat nasional di Medan.
Sejak diresmikan, mulai pagi hingga sore, antusias anak-anak mulai dari TK (Taman Kanak-kanak) sampai SD, SMP sangat tinggi. Hal ini sangat positif untuk merangsang minat baca anak untuk memperkaya pengetahuan dan wawasan di bidang kesehatan. Untuk mendukung itu, Kepala Dinas Kesehatan Kota Medan dr. Umar Zein mengungkapkan Puskesmas Baca nantinya juga akan melibatkan sekitar 400 dokter-dokter kecil yang selama ini aktif diberbagai UKS (Uni Kesehatan Sekolah). Para dokter kecil ini nantinya dapat ambil bagian dalam menyampaikan berbagai pengetahuan tentang kesehatan kepada pengunjung Puskesmas Baca yang berjumlah sekitar 80 unit, dengan rincinya 39 puskesmas induk dan 41 puskesmas pembantu di kota Medan.
3.1.5.3. Pelayanan Dewasa
Pada pelayanan dewasa terdiri dari dari ruangan bagian yakni layanan A dan layanan B. Pada layanan dewasa memiliki koleksi buku dengan jumlah dengan 42.000 ribu judul dengan 120.000 eksemplar.
Tabel-3: Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (Januari s.d Desember 2009)
No. Jenis Koleksi Jumlah
Judul Eksemplar/Keping
1 Buku 42.000 120.000
2 Jurnal (Tercetak) 42 138
5 Kaset audio/video 987 1.500
6 Koleksi referensi 452 1.470
7 Koleksi Deposit 2.542 4.950
8 Koleksi Deposit format CD 100 100
Jumlah 46.123 128.158
3.1.5.4. Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi merupakan pelayanan tersendiri yang bersifat langsung maupun tidak langsung
yang berupa bimbingan kepada pengunjung yang memakai bahan pustaka di perpustakaan agar mampu menggunakan koleksi dan sumber-sumber referensi yang tepat. Koleksi referensi hanya boleh dibaca oleh pengguna di ruang baca referensi dan tidak untuk dipinjam. Koleksi yang sering digunakan antara lain kamus, ensiklopedia dan handbook. Di dalam layanan referensi juga dilayankan berbagai jenis koran surat kabar dan majalah. Koleksi referensi yang lengkap yang ada di setiap perpustakaan dapat digunakan untuk menjawab berbagai golongan dan macam pertanyaan referensi. Menurut Soeminah dalam Laily Rihaddini dalam kertas karya koleksi referensi adalah: ‘Buku yang isinya disusun dan diolah secara tertentu menurut abjad, biasanya dipakai sebagai tempat bertanya atau mencari informasi, tidak untuk dibaca secara keseluruhan dari awal sampai akhir”.
Dalam pelayanan referensi tidak terlepas dari kegiatan penelusuran literatur merupakan bagian penting dalam pelayanan referensi, dan sejauh ini pelayanan yang dilakukan oleh petugas pustakawan referensi sangat baik, di mana pertanyaan maupun keluhan yang diberikan oleh pengunjung ataupun
pengguna perpustakaan dapat terlayani dengan baik.
3.1.5.5. Pelayanan Deposit
Koleksi yang dilayangkan seluruh terbitan Sumatera Utara dan terbitan di luar Sumatera Utara tetapi mengenai hal Sumatera Utara: antara lain skripsi, koleksi surat kabar dan literatur kebudayaan Sumatera Utara. Pada Layanan Deposit disediakan layanan OPAC guna penelusuran informasi koleksi deposit yang dibutuhkan dan jumlah koleksi layanan deposit adalah 4.950 eksemplar. Sistem OPAC yang digunakan di bidang Deposit berbeda dengan bidang pelayanan pengguna, bila di bidang deposit menggunakan sistem Program aplikasi Athenaum 8.5 sedangkan pada Pelayanan Pengguna menggunakan sistem program aplikasi INLIS dan menggunakan standard INDOMARC.
Gambar 4 : Tampilan Awal OPAC Layanan Deposit Sumber : BPAD Propsu
Gambar 5 : Tampilan menu pencarian Sumber : BPAD Propsu
Gambar 6 : Tampilan Menu Katalog
Gambar 7 : Hasil penelusuran OPAC layanan Deposit Sumber : BPAD Propsu
Dari hasil penelusuran OPAC di Layanan Deposit terdapat keterangan judul, pengarang, subyek, item id, penerbit, tahun terbit, tahun/kota, alamat internet, deskripsi, dan catatan, nomor panggil, lokasi, kategori, dan tipe format. Namun setelah penelusuran dilakukan didapati sebagian besar hanya keterangan pengarang, item id, dan nomor panggil yang tertera di dalam OPAC.
3.1.5.6.Pelayanan Audio Visual dan Remaja
Pelayanan audio visual dan remaja ruangannya disatukan sebagai penghematan ruangan yang mulai berkembang sesuai dengan bertambahnya jumlah koleksi yang setiap tahunnya mengalami pertambahan. Pada bagian layanan remaja ini terdapat 3 (tiga) rak buku dengan 429 judul dan 2195 eksemplar sedangkan untuk koleksi non buku terdapat koleksi CD-ROM dan kaset dengan jumlah koleksi 987 judul keping dengan 1500 copy keping. Pengorganisasian Koleksi CD-ROM biasanya setiap perpustakaan mengelompokkan koleksinya berdasarkan pada jenis bahan pustaka, kelompok subjek, atau pengaturan dan penggunaan alasan-alasan lainnya. Pengorganisasian koleksi CD-ROM berarti bagaimana cara mengelompokkan memanajemen bahan pustaka dalam hal ini
koleksi CD-ROM, sehingga pengguna dapat mencari CD-ROM yang dibutuhkan secara mudah. Pada BPAD Propsu pengorganisasian koleksi CD-ROM dilakukan secara pendataan manual dengan memberikan label dengan format nomor klasifikasi, tahun, dan nomor jumlah copy keping.
125 2008 5
Gambar 8: Contoh label CD-ROM
3.1.5.7.Tuna Netra
Ruangan untuk layanan ini terdapat satu ruangan dengan layanan audiovisual dan remaja dikarenakan belum adanya ruangan yang ada untuk penempatan layanan tuna netra tersebut. Pada layanan tuna netra terdapat komputer dengan jumlah 3 (tiga unit).
3.1.5.8.Pelayanan Perpustakaan Keliling
Seiring dengan kemajuan teknologi yang pesat dan meningkatnya kebutuhan informasi di era globalisasi ini, pada umumnya masyarakat perkotaan dan pedesaan makin haus akan informasi yang akurat, tepat dan cepat, baik cetak maupun elektronik. Namun demikian, mengingat keterbatasan sarana dan prasarana, masyarakat pedesaan agak lamban dalam
memperoleh informasi yang dibutuhkan. Untuk mengatasi kesenjangan informasi ini, pemerintah daerah (pemda) berusaha memberikan layanan informasi tertulis kepada masyarakat pedesaan antara lain dengan menyediakan layanan perpustakaan keliling (mobile library). Layanan jenis ini perlu dikembangkan dan diperkenalkan kepada masyarakat, agar mereka dapat memanfaatkan
perpustakaan keliling sebagai suatu sarana pengembangan pribadi dalam pendidikan nonformal. Perpustakaan keliling merupakan pelayanan yang diberikan atas dasar pemikiran bahwa masih banyak anggota\masyarakat lain yang belum dapat terjangkau oleh layanan konvensional (layanan diam), untuk itu BPAD Propsu melaksanakan pelayanan perpustakaan keliling pada 12 Kab/Kota, sedangkan jumlah kendaraan mobil perpustakaannya kini mencapai 7 (tujuh) unit 2 (dua) diantaranya adalah sumbangan dari PT. Pertamina dan Bank SUMUT.
3.1.5.9. Online Public Access Catalog (OPAC)
OPAC (Online Public Access Catalog) merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer. Berfungsi untuki mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor klasifikasi. OPAC ini sangat membantu pengguna perpustakaan dalam menelusur informasi di BPAD Propsu. Penelusuran dapat dilakukan dengan memasukkan kata kunci atau keyword salah satu ruas atau sub-ruas yang diketahui.
Gambar 10: Tampilan Awal Katalog BPAD Propsu Sumber : BPAD Propsu
Sebagai penelusuran OPAC (Online Public Acces Catalog) berfungsi untuk mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subyek.
Gambar 11: Tampilan Awal Menu OPAC Sumber : BPAD Propsu
perpustakaan daerah di Indonesia. Namun layanan OPAC tersebut masih belum berjalan maksimal karena masih dalam tahap pengentrian data, sehingga pengguna atau pengunjung di BPAD Propsu masih belum dapat menelusur dengan efektif dan efisien karena harus menelusur ke rak tanpa mengetahui ketersediaan koleksi atau bahan pustaka yang dibutuhkan.
Gambar 12: Tampilan Hasil Penelusuran Akhir OPAC Sumber : BPAD Propsu
3.1.5.10. Situs Web
Situs website ini menyajikan informasi yang dapat memberikan gambaran tentang profile serta berbagai aktivitas di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara termasuk agenda pelelangan. Kita dapat mengunjungi situs web dengan situs alamat www.pustakasumut.com dapat terhubung langsung ke link situs perpustakaan nasional www.pnri.go.id
Gambar 13: Tampilan Awal Situs Web BPAD Propsu
Pada Situs Web BPAD Propsu terdapat berbagai fitur artikel baik itu buku elektronik, jurnal elektronik, dan kliping elektronik, banyak yang dapat dimanfaatkan dari fasilitas layanan publikasi digital ini, selain itu kita juga dapat mencari buku yang diingingkan dengan katalog online serta dapat melihat kabar terbaru seputar BPAD Propsu. Untuk menggunakan fasilitas layanan di koleksi digital seperti e-book Gale ataupun Proquest dibutuhkan id dan password dan untuk mendapatkan id dan password harus terlebih dahulu mendaftar ataupun dapat langsung ke petugas layanan digital BPAD Propsu.
Gambar 14 : Tampilan Menu Pilihan Koleksi Digital
Sumber : BPAD Propsu
Gambar 15: Tampilan Jurnal Elektronik ProQuest-Perpustakaan Nasional
Salah satu fitur ataupun koleksi yang bisa kita dapatkan dari situs web ini adalah buku elektronik dan jurnal elektronik Proquest, akan tetapi fitur tersebut merupakan fitur yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional sehingga BPAD Propsu hanya menghubungkan pengunjung situs web BPAD Propsu ke Situs web Perpustakaan Nasional.
Gambar 16: Tampilan e-book gale Untuk Penelusuran Buku Elektronik
Berikut beberapa fasilitas yang disediakan pada layanan publikasi digital BPAD Propsu yakni, Informasi artikel seperti buku elektronik, jurnal elektronik, kliping elektronik serta koleksi deposit seperti laporan KCKR, kebijakan pemerintah SUMUT, pedoman standart, buku langka, naskah kuno dan cerita rakyat SUMUT.
Gambar 17:
Tampilan Menu Fasilitas
antara BPAD dengan masyarakat global untuk menjaring partisipasi berupa kritik dan masukan demi peningkatan kualitas pelayanan yang kami selenggarakan. Pembuatan situs web BPAD Propsu menggunakan program Windows PHP pada tahun 2009 dengan melakukan pembelian pada pihak software server telkom dan membayar iuran bulanan yang ditangani langsung oleh bagian keuangan.
3.2. Sistem Automasi BPAD Propsu
3.2.1. Penerapan Sistem Automasi di BPAD Propsu
Semakin berkembangnya teknologi informasi dan berkembangya jumlah koleksi yang sangat pesat serta demi menciptakan pelayanan perpustakaan yang berkualitas adalah hal yang melatar belakangi penerapan teknologi informasi pada BPAD Propsu. Akan tetapi pada penerapannya Sistem Automasi
Perpustakaan tersebut belum terintegrasi, karena setiap sub-sisterm dalam BPAD Propsu tidak dapat melakukan komunikasi data antar sub-sistem.
3.2.2. Pelaksanaan Automasi di BPAD Propsu
Pelaksanaan automasi yang masih dalam proses pengembangan di BPAD Propsu terdiri dari ;
pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi
Pengatalogan tidak terlepas dari kegiatan utama suatu pengolahan perpustakaan dan seiring meningkatnya kebutuhan masyarakat akan informasi sehingga pengadaan koleksi bahan pustaka terus diadakan, sehingga penerapan teknologi sangat perlu diterapkan guna efesiensi dan efektifitas pengerjaannya.
BPAD Propsu menggunakan sistem program aplikasi INLIS dan menggunakan standard INDOMARC yang merupakan sumbangan dari Perpustakaan Nasional R.I untuk diterapkan di seluruh perpustakaan daerah di Indonesia. Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standar Organization (ISO) format ISO 2709 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar menukar
informasi bibliografis melalui pita magnetik (magnetic tape), cakram padat (compact disc), atau media terbacakan mesin (machine-readble) lainnya. Informasi bibliografis secara umum mencakup pengarang, judul, subyek, catatatan, data penerbitan dan deskripsi fisik.
penataan sistem informasi dan pangkalan data literaur target pencapaian tersebut adalah selesai dan rampung pengentrian data untuk pelaksanaan sistem pelayanan dan katalog yang terautomasi pada tahun 2013 dengan jumlah 60.000 entri data.
Pengautomasian BPAD Propsu masih dalam tahap pengembangan dan masih berjalan hanya pada pengentrian data di pengatalogan sedangkan pada bagian dan belum pada pengadaan, pengawasan sirkulasi maupun pengawasan serial, untuk itu penulis hanya menulis bagian pengatalogan untuk pelaksanaan automasi BPAD Propsu.
3.2.2.1. Pengatalogan
Pengatalogan (catalouging) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu
kembali koleksi perpustakaan. Aktifitas yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap dilayangkan dan dipinjamkan.
BPAD Propsu menggunakan dua pedoman dalam pengatalogan antra lain:
1. Untuk penentuan nomor klasifikasi digunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification ). 2. Untuk penentuan subyek digunakan LCSH (Library of Congres subject Heading) untuk kepentingan
penelusuran, file induk ini dapat disortir sesuai dengan kebutuhan, misalnya menurut abjad pengarang, nomor klasifikasi, abjad judul, subyek dan sebagainya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab-bab sebelumnya maka dapat diambil suatu kesimpulan, yaitu ;
1. Sistem automasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara belum mencapai sistem yang terpadu karena masih dalam tahap pengembangan di mana setiap bagian pengadaan, pengatalogan dan sirkulasi belum dapat terhubung sehingga belum dapat melakukan transfer data. 2. Metode pengembangan sistem yang digunakan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi
Sumatera Utara adalah pengembangan dengan sistem turnkey, di mana perpustakaan ini mengadaptasi
sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram dan diuji oleh perusahaan atau vendor/supllir kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan, namun sistem ini belumlah sempurna sehingga masih harus dilakukan beberapa penyesuaian sesuai dengan kebutuhan BPAD Propsu.
3. OPAC di dalam pelayanan pengguna belum maksimal karena masih dalam proses pengentrian data, sehingga OPAC belum difungsikan secara optimal di BPAD Propsu, namun pada layanan deposit telah memiliki OPAC tersendiri yang mencantumkan katalog buku koleksi deposit, sejauh ini penulis melihat OPAC pada layanan deposit sangat baik dan sangat berperan di dalam pengguna menemukan koleksi deposit.
4. Pemanfaatan teknologi pada bagian layanan audio visual dan multi media menjadi salah satu layanan yang menyediakan fasilitas koleksi CD-ROM dan juga dengan fasilitas teknologi bagi penyandang tuna netra dapat memanfaatkan fasilitas komputer braile.
B.Saran
1. Berdasarkan kesimpulan diatas penerapan teknologi informasi dan komunikasi belum maksimal dikarenakan proses sirkulasi masih berjalan manual sedangkan penelusuran OPAC masih belum berjalan dikarenakan masih dalam tahap pengembangan dan pengentrian data, untuk itu BPAD Propsu agar segera mengintegrasikan sistem automasinya guna pemanfaatan TIK dalam kinerja pelayanan BPAD Propsu.
DAFTAR PUSTAKA
Arif.2003. Buku Materi Pokok Pengembangan Program Latihan. Jakarta: Universitas Terbuka.
BPAD.2008. Profil Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara . Medan: BPAD Provsu.
Hariyadi.1993. Peran Teknologi Informasi. Jakarta.
Hasugian Jonner. 2000. Penerapan teknologi Informasi pada Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan Perguruan Tinggi. Medan. Medan : Universitas Sumatera Utara.
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta : Andi. Oetomo, Budi.2003. Perencanaan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Siregar, A.Ridwan. 2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa. Medan : Universita Sumatera Utara.
Siwiyanthi, Leonita. 2004. Peran Teknologi Informasi (Automasi perpustakaan ) dalam perkembangan Manajemen Perpustakaan (20 April 2008)
Sutedjo.2003. I-CRM Membina Relasi dengan Pelanggan: Jakarta. Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi. Yogyakarta: Graham Ilmu.
LAMPIRAN
Tanggal pemasukan ke berkas
Jenis tahun terbit
Tahun 1
Tahun 2
Tempat terbit, produksi atau
