PASUNDAN CONVENTION HOTEL
BANDUNG
Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh :
Ahmad Aulia Makmun
NIM 41809085
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
B A N D U N G
vi
LEMBAR PENGESAHAN ... i
KATA PENGANTAR... ii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1. Sejarah Grand Pasundan Convention Hotel... 3
1.1.1 Klasifikasi Grand Pasundan Convention Hotel... 4
1.1.2 Filosofi Logo Grand Pasundan Convention Hotel... 6
1.1.3 Makna Logo Grand Pasundan Convention Hotel... 6
1.1.4 Makna Bintang Empat Di Logo Grand Pasundan...7
1.2 Sejarah Divisi Public Relations Grand Pasundan Convention Hotel... 7
1.3 Struktur Divisi Public Relations...8
1.4 Job Descriptions Bagian Public Relations...9
1.5 Sarana dan Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel... 16
1.5.1 Sarana Grand Pasundan Convention Hotel... 17
vii
1.6.1 Lokasi Pelaksanaan PKL... 20
1.6.2 Waktu Pelaksanaan PKL...20
BAB II PELAKSANAAN PKL... 21
2.1. Aktifitas Kegiatan PKL...21
2.2. Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan... 24
2.2.1. Kegiatan Rutin... 24
2.2.2. Kegiatan Insidental... 25
2.3. Deskripsi Humas... 26
2.4. Definisi Sales Marketing ... 28
2.5.
Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan... 29BAB III PENUTUP... 32
3.1. Kesimpulan... 32
3.2. Saran... 33
3.2.1. Saran untuk Perusahaan... 33
3.2.2. Saran Untuk Mahasiswa PKL Selanjutnya... 33
DAFTAR PUSTAKA... 35
LAMPIRAN...36
ii
Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.
Alhamdulillahirabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat
Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya sehingga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat penulis selesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Penyusunan Laporan PKL ini dibuat berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan penulis di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung selama satu bulan. Laporan Kerja Praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kerja Praktek program Pendidikan Strata Satu Program Studi Ilmu Komunikasi Konsentrasi Humas di Universitas Komputer Indonesia. Penulis mengucapkan rasa terimakasih yang sebesar besarnya untuk ayah dan ibu tercinta yang telah banyak membantu penulis baik dari segi moral maupun materil.
Penulis sadari sepenuhnya bahwa dalam melakukan penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan dengan baik tanpa ada dukungan, dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu proses penulisan laporan kerja praktek ini. Secara khusus penulis sampaikan terima kasih kepada :
iii
telah menandatangani Lembar Pengesahan ini.
2. Yth. Drs. Manap Solihat., M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia yang telah memberikan pengarahan dan pandangan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
3. Yth. Melly Maulin P., S.Sos. M.Si selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Komputer Indonesia Bandung.
4. Yth. Adiyana Slamet., S.IP., M.Si selaku Dosen Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang telah senantiasa memberikan arahan, bimbingan, dan motivasi kepada penulis selama melaksanakan bimbingan serta memberikan arahan sebelum dan sesudah penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini.
5. Yth. Sangra Juliano., S.I.Kom.,M.I.Kom selaku Dosen wali IK-3 2009 yang telah memberikan semangat dan dukungannya kepada anak–anak
walinya di IK-3 untuk melaksanakan dan menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan (PKL) sehingga penulis dapat menyusun laporan ini.
6. Khususnya Kepada seluruh dosen di lingkungan Program Studi Ilmu Komunikasi yakni, Yth. Rismawaty, S.Sos., M.Si., Sangra Juliano, S.I.Kom.,M.I.Kom., Adiyana Slamet., S.IP., M.Si., Olih Solihin .,
M.I.Kom, Ari Prasetyo, S.Sos., M.Si., Tine Agustin Wulandari,
iv
Komputer Indonesia Bandung Yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.
8. Yth. Astri Ikawati A.md. Kom selaku Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP Universtas Komputer Indonesia Bandung yang telah membantu semua keperluan penulis sebelum dan sesudah penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan ini.
9. Yth. Rimawati selaku General Manager Grand Pasundan Convention Hotel yang telah menerima penulis untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung yang telah senantiasa memberikan arahan, dan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
10.Yth. Lulu Ristiana selaku PR Officer Grand Pasundan Convention Hotel Bandung yang telah memberikan arahan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
11.Yth. Yudi Supriadi selaku Sales Adm Marketing Grand Pasundan Convention Hotel sekaligus Pembimbing Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
v
Praktek Kerja Lapangan yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu. Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih banyak pada semua pihak yang telah membantu penulis dalam proses menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Maka penulis selanjutnya berharap dan berterima kasih atas segala saran dan masukan dari pembaca. Serta menerima saran dan masukan tersebut dengan hati terbuka. Semoga laporan ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Aamiiin....
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Desember 2013 Penulis
35
Buku:
Ardianto, Elvinarno, Lukiati, SitiKarlinah. 2007. Komunikasi Massa Suatu
Pengantar (edisirevisi). Bandung: Simbiosa Rekatama Media.
Danandjaja 2011, Peranan Humas Dalam Perusahaan. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Effendy,OnongUchjana.1988. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis.
Bandung: Rosdakarya.
Pace, R.Wayne, Faules. Komunikasi Organisasi. 2006. Komunikasi Organisasi
Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: PT.Remaja Rosdakarya.
Rhenald.2008.Manajeme nPublic Relation s Konsep dan Aplikasinyadi
Indonesia.Jakarta:PT.Pustaka Utam aGrafiti.
Soemirat,Soleh.2010.Dasar-dasar Public Relations. Bandung: Rosdakarya. Khasali.
Internet Searching : www.hotelpasundan.com
1
PENDAHULUAN
Hotel adalah suatu bidang usaha yang menggunakan suatu bangunan yang disediakan secara khusus, untuk setiap orang yang menginap, makan, memperoleh pelayanan dan menggunakan fasilitas lainnya dengan pembayaran. Ciri khusus dari hotel adalah mempunyai restoran yang dikelola langsung dibawah manajemen hotel tersebut. Kelas hotel ditentukan oleh Dinas Pariwisata Daerah (Diparda).
Hotel merupakan sebuah instansi yang bergerak dalam penyediaan jasa dan layanan. Dalam setiap kegiatan yang disebut pelayanan, muncul dua unsur yang sangat dominan, yaitu yang dilayani dan yang melayani. Hubungan antara kedua hal inilah yang menyebabkan munculnya usaha yang luar biasa dari manajemen Hotel untuk menggali dan terus memunculkan nilai-nilai yang tinggi dalam melayani tamu. Bahkan tinggi rendahnya mutu pelayanan ini kemudian menjadi tolak ukur tinggi rendahnya kelas suatu hotel.
Grand Pasundan Convention Hotel bukanlah satu-satunya penginapan di kota Bandung. Hotel ini terletak di kawasan yang sangat strategis dikota Bandung yaitu, Terletak di Jl. Peta no 147-149 (lingkar selatan). Ada banyak hotel dan penginapan lainnya yang sama-sama berlomba memenangkan persaingan dan meningkatkan jumlah Customer/pelanggan. Karena itulah, Grand Pasundan Convention Hotel sebagai Hotel Bintang Empat yang memiliki kemampuan dalam meningkatkan jumlah Customer/pelanggan harus mempunyai strategi-strategi untuk dapat bersaing dengan competitor atau Hotel–hotel Bintang Empat lainnya.
Di Bandung sendiri banyak perkembangan Hotel Berbintang, diantaranya yaitu Sensa Hotel Bandung, Golden Flower Hotel, Aston Braga Hotel, Holiday Inn Bandung Hotel, The Jayakarta Bandung Suite Hotel & Spa, dan masih banyak lagi. Oleh karena itu guna menghadapi persaingan yang semakin ketat Grand Pasundan Convention Hotel selalu memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggannya. Usaha yang dilakukan Grand Pasundan Convention Hotel dalam memberikan pelayanan yang baik yaitu dengan mengutamakan keinginan pelanggan, dan menanggapi keluhan pelanggan.
1.1 Sejarah Perusahaan
Terletak di Jl. Peta no 147-149 (lingkar selatan) Kota Bandung, Grand Pasundan Convention Hotel Bandung memiliki luas area tanah 9.317 m² dan luas bangunan 16.548 m². Seperti konsep pada awalnya Grand Pasundan Convention Hotel lebih menonjolkan aspek konpensi sebagai segmen yang akan diraihnya. Dengan memiliki Malibu Dome yang mempunyai tatanan apik dan serba canggih, hal ini diharapkan agar masyarakat Bandung dapat memanfaatkannya sebagai tempat meeting, launching, gathering, wedding, dan event lainnya.
Grand Pasundan Convention Hotel dari aspek loyalitas didirikan berdasarkan SIUK (Surat Izin Usaha Kepariwisataan) No. 556/Si. 3332 Hm Sw Dispar pada tanggal 4 Desember 2002 dan Grand Pasundan Convention Hotel adalah hotel dengan kualifikasi Hotel Bintang Tiga dan sekarang berkembang menjadi Hotel Bintang Empat.
1.1.1 Klasifikasi Hotel Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
Klasifikasi atau pengelompokan sebuah hotel dapat ditentukan berdasarkan beberapa faktor antara lain : Lokasi hotel, perencanaan harga, jumlah kamar, jenis tamu yang menginap, lama tamu yang menginap dan klasifikasi bintang.
A. Berdasarkan Perencanaan Harga
Grand Pasundan Convention Hotel Bandung menawarkan harga kepada tamu sudah termasuk breakfast. Dilihat dari perencanaan harga tersebut maka Grand Pasundan Convention Hotel termasuk Continental Hotel.
B. Berdasarkan Jumlah Kamar
Pasundan Convention Hotel Bandung tergolong dalam medium hotel atau hotel tingkat menengah.
C. Berdasarkan Jenis Tamu Yang Menginap
Jenis tamu yang menginap di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung adalah para pengusaha atau tamu yang melakukan aktivitas bisnis. Berdasarkan jenis tamu yang menginap maka Grand Pasundan Convention Hotel Bandung termasuk ke dalam Business Hotel.
D. Berdasarkan Lama Tamu Yang Menginap
Para tamu yang menginap di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung pada umumnya menginap menginap selama 2 sampai 3 hari sehingga berdasarkan hal tersebut maka Grand Pasundan Convention Hotel Bandung tergolong dalam Semi Residential Hotel.
E. Berdasarkan Lokasi
Grand Pasundan Convention Hotel Bandung berlokasi di daerah kota tepatnya di jalan Peta (Lingkar Selatan) Kota Bandung yang dirancang
sedemikian rupa sebagai hotel konvensi. Oleh karena itu hotel ini dikelompokkan ke dalam jenis City Hotel.
F. Berdasarkan Bintang
2002 tanggal 4 Desember 2002 dan Grand Pasundan adalah hotel dengan klasifikasi Bintang Tiga dan sejak tahun 2008 dengan penambahan gedung, kamar serta fasilitas pendukung lainnya, Grand Pasundan Convention Hotel pun berubah menjadi Hotel Bintang Empat.
1.1.2 Filosofi Logo Grand Pasundan Convention Hotel
Gambar 1.1
Logo Grand Pasundan Convention Hotel
1.1.3 Makna Logo Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
Elemen logo yang membentuk Mahkota melambangkan kemegahan dan kemewahan yang ditawarkan oleh Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Kemegahan dan kemewahan tersebut dapat ditemui dalam lingkungan Grand Pasundan Convention Hotel baik dari fasilitas yang ada maupun pelayanan yang ditawarkan kepada Customer.
1.1.4 Makna Bintang Empat Di Logo Grand Pasundan Hotel Bandung
Empat Bintang yang terdapat di dalam Logo Grand Pasundan Convention Hotel Bandung menjelaskan bahwa Hotel Grand Pasundan memiliki kamar tidur lebih dari sertatus lima puluh ke atas sehingga Grand Pasundan masuk dalam katagori Hotel Bintang Empat
1.2 Sejarah Devisi Public Relations Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Pada tahun 2003 bersamaan dengan selesainya pembangunan Grand Pasundan Convention Hotel devisi Public Relations pun dibentuk, mengingat pentingnya devisi Public Relations maka management hotel dengan kebijakannya mendirikan Public Relations dengan tujuan untuk memperkenalkan dan membentuk citra positif ditengah masyarakat bagi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Adapun tugas utama dari devisi Public Relations itu sendiri adalah menjalin kerja sama dengan beberapa media lokal, hal ini menjadikan daya tarik tersendiri bagi pengunjung hotel untuk kerjasama dengan pihak hotel.
1.3 Struktur Devisi Public Relations
Struktur organisasi merupakan kerangka kerja yang mewujudkan pola kerja tetap serta mengatur hubungan–hubungan di antara bidang–bidang kerja, maupun orang–orang yang menunjukan kedudukan dan peranan masing–masing jabatan
organisasi, serta adanya kejelasan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari orang–orang yang melaksanakan tugas tersebut.
Organisasi di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung bertugas memasarkan produk Hotel dan menjalankan managemet yang sudah ada. Sehingga setiap karyawan mempunyai tanggung jawab dan tungasnya masing-masing. Susunan organisasi Devisi Humas Grand Pasundan Convention Hotel Bandung seperti pada bagan berikut :
Bagan 1.2
Struktur Organisasi Humas Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
1.4 Job Deskription
1.4.1 Tugas Pokok General Manager Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Membina dan memelihara kerjasama yang efektif dengan segenap divisi
maupun pihak-pihak diluar perusahaan guna memantapkan efektivitas
kerja dalam menjalankan fungsi dan tugas-tugasnya.
1.4.2 Fungsi General Manager Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
a. Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.
b. Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat.
c. Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya. d. Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan
serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.
e. Mengarahkan fungsi setiap departemen dalam menjalankan strategi perusahaan.
1.4.3 Tugas Pokok Director of Sales Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Mempunyai tugas untuk merencanakan target pemasaran dan penjualan baik rencana jangka pendek maupun rencana jangka panjang serta menerapkan kebijkan dalm pemasaran dan penjualan produk hotel.
1.4.4 Fungsi Director of Sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Membuat perencanaan jangka panjang dan jangka pendek dalam perkembangan segmentasi pasar.
b. Membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada general manager. c. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan
serta sistem promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan. d. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan
jumlah pelanggan dan area sesuai dengan target yang ditentukan.
e. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal.
1.4.5 Tugas Pokok Senior of Sales Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta
menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan
sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal. Serta Melakukan
evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk
1.4.6 Fungsi Senior of Sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Bertanggung jawab terhadap pembuatan tujuan yang ingin dicapai Perusahaan dan Grand Strategy untuk mencapai tujuan tersebut.
b. Membuat strategi pemasaran dan penjualan–distribusi baik dalam
jangka pendek (1 tahun) maupun-jangka menengah (3–5 tahun) untuk
memastikan pencapaian tujuan Perusahaan dan pengembangan bisnis
yang menguntungkan dalam jangka panjang.
c. Penyusunan dan mengembangkan strategy salles marketing sesuai dengan rencana dan batas waktu yang ditetapkan.
1.4.7 Tugas Pokok Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan sales call dan misi penjualan kamar maupun ruang meeting. Tidak hanya penjualan, sales manager juga membuat kerjasama dengan pihak–pihak terkait.
1.4.8 Fungsi Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Melaksanakan sales call terhadap target accounts secara sistematik, kegiatan harus diarahkan kepada penjualan room atau kamar untuk perorangan dan group.
b. Memelihara semua “Account” baik yang perorangan ataupun corporate termasuk mengidentifikasi jatuh tempo perjanjian kerjasama dengan corporate customer.
d. Melakukan Promotion di area kerja dan bila perlu memberikan hadiah atau cindera mata, kepada para pelanggan atau potensial customer.
1.4.9 Tugas Pokok Ass. Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales
team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang
ditentukan, dan menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern
perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya
perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal.
1.4.10 Fugsi Ass. Sales Manager Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
a. Penyusunan dan mengembangkan strategi sales marketing sesuai
dengan rencana dan batas waktu yang ditetapkan.
b. Pencapaian target perbulan.
c. Membuat anggaran tahunan, melakukan pengontrolan dan evaluasi
seluruh anggaran yang digunakan oleh tim sales marketing.
1.4.11 Tugas Pokok Sales Executif Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
1.4.12 Fungsi Sales Executif Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Melaksanakan kegiatan sales call terhadap target accounts secara sistematik, serta melengkapi laporan kegiatan untuk setiap hubungan yang dilakukan. Kegiatan harus diarahkan kepada penjualan akomodasi untuk group, penjualan makanan dan minuman seperti restoran, bar, function dan banquet serta pelayanan hotel lainnya misalnya laundry, swimming pool, drugstore, dll.
b. Memelihara semua “Account” bagi setiap hubungan yang dilakukan perjanjian yang telah dibuat dan usaha yang telah diperoleh.
c. Melakukan tindak lanjut pelayanan pada saat “Tour Group” berada di hotel, untuk memberikan kepuasan kepada mereka.
d. Melakukan Promotion di area kerja dan bila perlu memberikan hadiah atau cindera mata, kepada para pelanggan atau potensial customer.
e. Melaksanakan kegiatan pemasaran lainnya sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Marketing Manager.
1.4.13 Tugas Pokok Public Relation Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Public Relations merupakan unsur yang sangat penting dalam management guna mencapai tujuan yang spesifik khususnya untuk Tujuan Grand Pasundan Convention Hotel.
1.4.14 Fungsi Public Relations Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Membina hubungan yang harmonis dengan masyarakat sekitar lokasi perusahaan (penduduk setempat), Pers/Media, Para Tamu Hotel, Pemuka Masyarakat (Opini Leader), Pemerintah, Supplier dan Karyawan.
b. Bertindak sebagai Protokoler dalam acara-acara resmi di Grand Pasundan Convention Hotel, dan Handling VIP Guest, mulai dari kedatangan (Welcoming), mendampingin selama acara berlangsung sampai dengan tamu VIP meninggalkan hotel (Farewell).
c. Menyusun dan Membuat Promotion Material seperti Company Profile, flyers, Brosur, Buletin Perusahaan, Banner, Ex. Banner, Baliigho, Billboard, Poster, Kalender, Newsletter, dan lain-lain.
d. Memeriksa kelengkapan persediaan Brocure/Flyers (Material Promotion) di Publik Area secara priodik (minimal 1 minggu Sekali).
e. Mengirim Relase minimal 1 bulan 1 kali dengan tetap memilih media dan saluran yang tepat untuk menyertakan informasi dan pemilihan pesan yang tepat untuk diinformasikan.
g. Menyusun rencana dekorasi hotel dan disesuaikan dengan acaranya, seperti dekorasi Acara Tahun Baru, Imlek, School Holiday, Valentine, Ramadhan, Lebaran, Natal dan acara-acara lainnya.
h. Menghadiri pertemuan yang sudah ditentukan oleh perusahaan dan mengikuti training yang sudah dijadwalkan oleh perusahaan
1.4.15 Tugas Pokok Reservasi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
Bertanggung jawab atas ketepatan teknik pelayanan pemesanan kamar dan penataan administrasinya. Dan juga bertanggung jawab untuk Reservation Departement Chart, Planning dan laporan-laporan yang berhubungan dengan Statistik dan Marketing.
1.4.16 Fungsi Reservasi Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Menerima semua permintaan pemesanan kamar melalui telepon dengan ramah.
b. Menerima, memproses dan mengkonfirmasi pemesanan kamar yang dilakukan tamu baik melalui telepon, surat ataupun yang dilakukan langsung oleh tamu.
c. Menerima, memproses dan mengkonfirmasi pemesanan kamar yang melalui perusahaan, travel agent ataupun perorangan.
e. Memberitahukan kepada Front Office Supervisor apabila ada VIP guest, event besar atau permintaan khusus apapun.
1.4.17 Tugas Pokok Art & Design Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
Bertanggung Jawab kepada Promotion Coordinator untuk kelancaran pemasangan iklan, direct mail dan penyiapan bahan-bahan promosi.
1.4.18 Fungsi Art & Desing Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
a. Bertanggung jawab pemasangan iklan sesuai dengan petunjuk Marketing Manager.
b. Memastikan setiap pemasangan iklan pada media dan waktu tepat.
c. Melaksanakan kegiatan kliping dari iklan-iklan dan bahan-bahan promosi hotel.
d. Memeriksa dan menggantikan bahan-bahan ptomosi lama dengan terbaru pada setiap salas kit.
1.5 Sarana dan Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel Bandung
1.5.1 Sarana Grand Pasundan Convention Hotel
a. Fasilitas Kamar
Selain dari kamar yang terletak di gedung utama dan satu apartemen Board of Director yang gedungnya terpisah dari gedung utama.
Grand Pasundan Hotel juga memiliki 76 kamar yang terbagi dalam beberapa jenis kamar. Dan 91 kamar yang terdapat pada gedung utama. Adapun jenis dan jumlah kamar dapat dilihat di tabel berikut:
b. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman Table 1.4
Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman Grand Pasundan Convention
Hotel Bandung
No. Fasilitas Pelayanan Makanan dan Minuman
1 Coffe Shop and Bar
2 Room Service
3 Lobby Lounge
4 D’Linda Cafeteria
5 Restaurant
1.5.2 Prasarana Grand Pasundan Convention Hotel
a. Fasilitas yang ada di Lingkungan Hotel Table 1.5
No. Fasilitas Lingkungan Hotel
1 Basement
2 Car Parking
3 Cold Pool
4 Fitness Centre
5 Drugstore
Sumber: Arsip Hotel Grand Pasundan Bandung
b. Fasilitas yang ada di Dalam Kamar Table 1.6
Fasilitas Yang Ada di Dalam Room Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
No Fasilitas Room
1 Bath Tub (except studio room) 2 Shower with cold and hot water 3 Individual air conditioning 4 In Room Wifi
5 Tea and coffee making fasilities
6 21” TV flat in Standar, deluxe and Executive room 7 32” LCD plasma in Junior and Family Suite 8 42” LCD plasma in Presidential Suite
9 Hair Dryer 10 Mini Bar
11 Radio and house music 12 Fully stock mini bar
13 Telephone with IDD System (International Direct Dialing System) Sumber: Arsip Hotel Grand Pasundan
1.6 Lokasi dan Waktu PKL (Praktek Kerja Lapangan)
1.6.1 Lokasi PKL
Adapun prakterk kerja lapangan dilakukan di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung yang terletak di Jl. Peta No. 147-149 (lingkar selatan) Bandung.
1.6.2 Waktu PKL
21 BAB II
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
2.1 Aktifitas Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Pada saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung penulis ditempatkan di bagian devisi Sales and Marketing. Aktifitas praktek kerja lapangan (PKL) berlangsung sejak tanggal 16 Juli 2013 hingga 31 Agustus 2013, membuat mahasiswa terlibat berbagai macam kegiatan baik yang diselenggarakan oleh bagian devisi Sales Marketing itu sendiri maupun oleh Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Adapun ketentuan perusahaan untuk jam masuk pada saat bulan Ramadhan tiba pada pukul 08.00 WIB dan jam pulang pada pukul 16.00 WIB.
Table 2.1
Aktifitas Praktek Kerja Lapangan di Grand Pasundan Convention Hotel
Bandung
No Hari/ tanggal
Aktifitas Keterangan
Rutin Insidentil
Membuat Percel untuk klien
9 Jum’at
Persiapan jadwal kegiatan Ramadhan
Pertemuan tamu dari In House
14 Jum’at 2/8/2013
Promosi
15 Senin 12/8/2013
Menyusun jadwal kegiatan
16 Selasa 13/8/2013
17 Rabu 14/8/2013
Dekorasi acara 17 Agustus
18 Kamis 15/8/2013
Dekorasi acara 17 Agustus 19 Jum’at
16/8/2013
Salles Promo
20 Senin 19/8/2013
Editing dokumentasi 17 Agustus
2.2 Deskripsi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, pada kesempatan tersebut penulis melakukan berbagai kegiatan yang dibagi menjadi kegiatan rutin dan insidental antara lain :
2.2.1 Kegiatan Rutin
1. Melakukan Promosi Online
Memperbaharui data maupun informasi yang akan disampaikan kepada public eksternal melalui media sosial, seperti halnya facebook, maupun twitter. Baik data berupa room rate, promosi yang berlaku, maupun informasi seputar Grand Pasundan Convention Hotel Bandung.
Gambar 2.2
Promosi Online
2.2.2 Melakukan Kegiatan Insidentil
1. Foto season
Kegiatan ini meliputi pengambilan foto seluruh department head atau kepala devisi, dimana pengambilan foto tersebut bertujuan untuk profile hotel, arsip, promosi, dan juga untuk ucapan selamat pada hari–hari besar yang disertai
dengan foto.
Gambar 2.3
foto Kepala Divisi
2.3 Deskripsi Humas
Hubungan masyarakat atau Public Relations, menurut Harlow (Grunning, James, E,1984:7) adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR) adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait.
Menurut Dr. Rex Harlow (2010:16), Fungsi dari Humas itu sendiri menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama, membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya, mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini/persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan institusi yang diwakili.
Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci, mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-hasil apa yang telah dicapainya.
Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) menurut Howard Bonham adalah sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalah pahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga.
Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
Menurut Baskin, Otin Humas adalah segala bentuk kontak dan hubungan yang diadakan oleh suatu organisasi dengan semua bentuk “publik” baik internal
bentuk reklame atau jurnalisme, meskipun baik advertensi atau reklame dan teknik jurnalistik adalah alat yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan komunikasi dalam humas.
2.4 Deskripsi Sales Marketing
Menurut Kotler dan Amstrong (2008::6), Marketing merupakan salah satu fungsi utama di antara fungsi-fungsi penting lainnya yang ada dalam suatu perusahaan seperti : administrasi, pembukuan, pembelanjaan, produksi dan personalia. Sihite menyebutkan bahwa Sale adalah : menawarkan sesuatu produk kepada konsumen, sebagai suatu pekerjaan atau kegiatan untuk menjadikan seseorang sebagai customer atau langganan. Jadi arti sales di sini adalah penjualan.
Sales baru bekerja setelah produk sudah tersedia sedangkan marketing sudah sibuk jauh hari sebelum produk diluncurkan. Marketing adalah yang merancang strategi produk melalui apa yang kita kenal dengan Segmentasi, Targeting dan Positioning (STP). STP itu lalu diwujudkan dalam marketing mix yang terdiri dari Product, Price, Place dan Promotion (4P).
produk. Sales juga tahu harus berbicara apa ke konsumen, apa yang membedakan produknya dengan kompetitor. Sales know what to expect sehingga mereka bisa lebih efektif. Secara singkat marketing is the brain sedangkan sales is the muscle.
2.5 Analisa Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Pada saat mengajukan proposal Praktek Kerja Lapangan, penulis diterima dengan baik oleh pihak Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Ketika penulis memasuki kawasan Grand Pasundan Convention Hotel Bandung untuk menyerahkan proposal Praktek Kerja Lapangan, penulis harus melapor terlebih dahulu kepada bagian HRD untuk menyampaikan maksud dan tujuan datang ke Grand Pasundan Convention Hotel Bandung. Awalnya penulis menyerahkan proposal pengajuan PKL ke bagian HRD, dari bagian HRD penulis diserahkan ke PR officer untuk wawancara mengenai kegiatan waktu Praktek Kerja Lapangan dan latar belakang jurusan, setelah itu penulis diarahkan ke Directur of Sales untuk wawancara mengenai kesediaan penulis untuk masa PKL selama satu bulan.
mahasiswa yang sedang melakukan Praktek Kerja Lapangan di Grand Pasundan Convention Hotel Bandung.
Hal ini sudah menjadi ketentuan dari pihak perusahaan. Kegiatan–kegiatan
yang dilakukan dimulai dari pukul 08.00–16.00 WIB pada bulan Ramadhan dan pada bulan biasa kegiatan dilakukan mulai pukul 08.00–17.00 WIB. Pihak
perusahaan memberikan waktu istirahat kepada mahasiswa yang sedang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, disamakan dengan pegawai yang bekerja di sana, yaitu selama satu jam dari pukul 12.00–13.30 WIB. Penulis pun diberikan waktu makan siang di ruang makan karyawan Grand Pasundan Convention Hotel Bandung setiap waktu istirahat.
selama melaksanakan kegiatan-kegiatan Public Relation maupun Sales Marketing, penulis diberi fasilitas alat tulis maupun fasilitas kantor untuk menunjang kegiatan yang dilakukan. Penulis sangat dilibatkan dalam segala kegiatan–kegiatan yang
diselenggarakan oleh pihak perusahaaan. Hal ini menjadikan penulis menambah wawasan dalam keilmuan konsentrasi humas dan dapat mempraktekan teori–teori
32 BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL), maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Grand Pasundan Convention Hotel Bandung merupakan hotel bintang empat yang merupakan badan usaha milik swasta yang berkualitas tinggi dan berdaya saing kuat dengan kompetitornya dan didukung oleh pengembangan, pemasaran dan pelayanan jasa sehingga mendapatkan keuntungan guna meningkatkan nilai dan kualitas bagi para pelanggan. 2. Grand Pasundan Convention Hotel Bandung memiliki PR officer yang
3.2 Saran
Berdasarkan hasil pembahasan dalam laporan praktek kerja lapangan ini, maka penulis memberikan saran-saran pada pihak perusahaan sebagai berikut :
1. Sebaiknya Bagian PR officer lebih sering dilibatkan lagi dalam kegiatan di luar dari pada hotel seperti halnya sales call yang sering dilakukan oleh sales Grand Pasundan Convention Hotel Bandung, sehingga PR officer Grand Pasundan Convention Hotel Bandung dapat memperluas peluang untuk bekerja sama dengan instansi–instasi maupun media lokal atau media di luar kota Bandung.
2. Pihak perusahaan, khususnya Bagian Sales Marketing untuk lebih melibatkan banyak lagi kegiatan atau acara yang diselenggarakan kepada mahasiswa PKL agar mahasiswa tersebut dapat mengaplikasikan teori sesuai dengan keilmuannya, selain itu juga untuk menambah wawasan, pengalaman dan bekal di masa yang akan datang dalam dunia kerja. 3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa PKL Selanjutnya
Berikut adalah saran untuk mahasiswa PKL selanjutnya, jika ingin anda ingin melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan di Bagian Public Relation Grand Pasundan Convention Hotel Bandung.
2. Bekali diri dengan berbagai ilmu yang telah dipelajari untuk kemudian diaplikasikan secara langsung di tempat PKL.
3. Mahasiswa PKL harus lebih aktif lagi bertanya bila mengalami kesulitan dalam mengerjakan tugas yang diberikan serta harus teliti dan bertanggung jawab.
4. Mahasiswa harus lebih sigap dalam menjalankan tugas-tugasnya demi terjalinnya efektivitas kerja.
5. Mahasiswa PKL harus dapat bersosialisasi baik dengan karyawan Bagian tempat dimana mahasiswa melaksanakan Praktek Kerja Lapangan maupun dengan karyawan Bagian lainnya.
6. Mahasiswa PKL harus dapat bekerja sama dengan mahasiswa PKL lainnya.
44
CURRICULUM VITAE
Personal Data
Name : Ahmad Aulia Makmun Date of birth : Jakarta, Febuary st 1990
Age : 23
Home Addres : Jl. Duren Tiga No. 134, South Jakarta 12760 Phone Number : 081222260002
Email Address : A.AuliaMakmun@yahoo.com Religion : Moslem
Gender : Male
Formal Education Histories
Communication 2009- Now Indonesian Computer University
Senior High school 2006-2009 SMAN 60 Jakarta
Junior High School 2002-2005 Mts Al-Khairiyah Jakarta
45 Personal Skills
Language Abilities Indonesian BEST
English BEST
Communication Skill GOOD
Teamwork Skill GOOD
