Analisis Fungsi Dan Tangung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada. PT. Kereta Api (PERSERO) Divre I SUMUT & NAD

(1)

Indah Maya Lestari : Analisis Fungsi Dan Tangung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada. PT. Kereta Api (PERSERO) Divre I SUMUT & NAD, 2010.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S-1 EKSTENSI

MEDAN

SKRIPSI

ANALISIS FUNGSI DAN TANGUNG JAWAB INTERNAL AUDITOR DALAM PEMERIKSAAN AKTIVA TETAP

PADA. PT. KERETA API (PERSERO) DIVRE I SUMUT & NAD

Oleh :

Nama

: Indah Maya Lestari Nasution

Nim

: 060522086

Departemen : Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul :

ANALISIS FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB INTERNAL AUDITOR

DALAM PEMERIKSAAN AKTIVA TETAP PADA PT. KERETA API

( PERSERO ) DIVRE I SUMUT & NAD

Adalah benar hasil karya saya dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinayatakan dengan jelas, benar adanya. Dan apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas.

Medan, 18 November 2009 Yang membuat pernyataan,

Indah Maya Lestari Nst NIM 060522086

(3)

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, dan anugerah yang telah menyertai, membimbing dan memberikan kemampuan serta kekuatan kepada penulis sehingga mampu menyelesaikan skripsi ini.

Skripsi ini berjudul “ Analisis Fungsi Dan Tanggungjawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada PT. Kereta Api ( Persero ) Divre I Sumut Dan NAD”. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa pengetahuan dan pangalaman penulis belumlah cukup untuk menyempurnakan skripsi ini sehingga masih banyak terdapat kekurangan, baik dalam penggunaan bahasa maupun penyajian data. Dengan demikian penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pihak demi kessempurnaan skripsi ini.

Karya kecil ini penulis persembahkan kepada orangtua tercinta tak cukup hanya ucapan terima kasih atas doa dan curahan kasih sayang yang mengalir selama ini. Kakak dan abangku, semoga Allah SWT senantiasa membimbing dan melindungi keliarga kita.

Penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

(4)

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, selaku Dosen Pembimbing. Terima kasih atas bimbingan, arahan dan motivasi dalam penyusunan skripsi ini.

4. Bapak Drs. Rustam, MSi, Ak dan Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak selaku Dosen Pembanding I/II skripsi ini.

5. Bapak Drs. Arifin Hamzah, MM,Ak selaku dosen wali, seluruh Dosen dan Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas, khususnya Departemen Akuntansi.P Akhirnya atas jasa dan budi baik semua pihak, penulis serahkan kepada Allah SWT, semoga skripsi ini bermanfaat bagi kita semua dan menjadi awal yang baik untuk langkahku selanjutnya.

Medan, 18 November 2009 Penulis,

(5)

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah internal auditor sudah melaksanakan pemeriksaan intern aktiva tetap dengan baik. Dimana aktiva tetap merupakan investasi yang perlu diadakan pengawasan baik dalam bidang administrasi maupun bidang akuntansi oleh internal auditor.

Untuk memperoleh bahan-bahan dan data sehubungan dengan penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian dengan menggunakan metode deskriptif. Jenis data yang dikumpulkan berupa data kualitatif, yang mana sumber data yang digunakan berupa data primer dan data sekunder,dan teknik pengumpulan data berupa pengamatan dan wawancara.

(6)

ABSTRACT

The purpose of this study was to determine whether the internal auditors have conducted an internal examination wiyh a good fixed assets. Where fixed asstes are investment that need to be held either in the field of supervision of administration and accounting by the internal auditors.

To obtain the materials and data in connection with the writing of this thesis, the author conducts ressearch method. Types of data collected in the form of qualitative data, which used data sources of primary data and secondary data, and data collection techniques in the form of observation and interviews.

The result of internal auditors are known to carry out an internal examination with a good fixed assets, this observation is supported by result showing that the function and responsibilities of internal auditor in the examination of fixed assets are good, but there are weakness in the implementation of the audit is still not implemented procedures in practise.

Keyword : Function, Responsibilities, Internal Auditor, Inspection, Fixed

Asset

(7)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 4

E. Kerangka Konseptual ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Internal Auditor ... 6

B. Aktiva Tetap ... 11

C. Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap ... 17

D.Tinjauan Penelitian Terdahulu ... 26

BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat Penelitian ... 28

B. Jenis dan Sumber Data ... 28

C. Teknik Pengumpulan Data ... 29

(8)

BAB. IV ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD ... 30

1. Internal Auditor PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD ... 36

2. Aktiva Tetap PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD ... 38

3. Fungsi dan Tanggungjawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD ... 41

B. Analisis Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I SUMUT & NAD ... 45

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A.Kesimpulan ... 49

B. Saran ... 50

DAFTAR PUSTAKA ... 51

(9)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Laba optimal pada perusahaan sangat penting dan memerlukan perhatian yang khusus untuk mencapainya. Efisiensi dan efektivitas laba dapat dicapai apabila adanya system pengawasan intern yang dilaksanakan dengan baik. Sistem pengawasan intern harus ditetapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan kebutuhan tersebut dapat diketahui dengan melihat pengalaman tahun lalu, sehingga dengan adanya pengawasan intern tersebut akan dapat mengawasi atau meminimalkan penyimpangan yang mungkin terjadi.

(10)

Salah satu ruang lingkup pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah pemeriksaan aktiva tetap. Aktiva tetap merupakan aktiva yang bernilai relative besar dalam perusahaan, oleh karena itu manajemen perlu melakukan suatu perencanaan dan pengawasan agar tidak terjadi kekeliruan yang dapat menimbulkan salah penilaian material dalam laporan keuangan. Kemungkinan terjadi kekeliruan dan penilaian yang salah dapat terjadi dalam unsur yang penting resiko audit menyeluruh yang harus dipertimbangkan oleh internal auditor. Begitu pentingnya pengendalian intern yang harus dilakukan oleh auditor.

Mengingat besarnya dana yang diinvestasikan dalam aktiva tetap maka perlu diadakan pengawasan baik dalam bidang administrasi maupun bidang akuntansi oleh internal auditor. Fungsi lain yang dilaksanakan oleh bagian internal auditor adalah melaksanakan penilaian terhadap system pengawasan intern yang diciptakan untuk dapat menjamin bahwa data keuangaan dapat dipercaya dan apakah harta kekayaan perusahaan telah diawasi dengan baik.

PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD adalah perusahaan yang menjadi objek penelitian penulis, dimana perusahaan tersebut bergerak di bidang jasa transportasi darat dengan menggunakan kereta api. Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan juga mmepunyai divisi internal auditor. Masalah yang ada pada perusahaan adalah internal auditor belum melaksanakan prosedur pemeriksaan fisik aktiva tetap. Dalam hal ini internal auditor hanya memeriksa bukti-bukti pengadaan dan pencatatan aktiva tetap tersebut.

(11)

baik mensyaratkan agar semua aktiva tetap diberi nomor identifikasi sehingga memudahkan rekonsiliasi periodik antara fisik aktiva tetap dengan catatan akuntansinya”.

Melihat begitu pentingnya pemeriksaan intern aktiva tetap bagi perusahaan dalam menjalankan operasinya sehingga memerlukan perhatian yang khusus membuat penulis merasa terarik untuk membahas permasalahan tersebut dalam bentuk skripsi dengan judul “Analisis Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I & NAD”.

B. Perumusan Masalah

Untuk membahas suatu objek tertentu perlu dirumuskan masalahnya sebagai bahan utama dibahas dan di analisa sehingga dapat diberikan saran yang bersifat korektif dan konstruktif. Penulis mencoba merumuskan permasalahan yang timbul dalam perusahaan yaitu : “Apakah internal auditor sudah melaksanakan pemeriksaan intern aktiva tetap dengan baik ?”

C. Tujuan Penelitian

(12)

D. Manfaat Peelitian

Manfaat Penelitian ini adalah:

1. Sebagai bahan masukan bagi penulis tentang analisis fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan aktiva tetap pada PT. Kereta Api ( Persero ) Divre I Sumut & NAD.

2. Sebagai rekomendasi bagi perusahaan untuk memperbaiki dan menyempurnakan fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan aktiva tetap.

3. Sebagai referensi bagi penelitian selanjutnya dalam hal analisis fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan aktiva tetap.

E. Kerangka Konseptual

Dengan berkembang dan semakin kompleksnya masalah yang dihadapi perusahaan, maka diperlukan suatu bagian yang dapat membantu pimpinan,bagian ini disebut bagian internal auditor,yang pada umumnya dipimpin oleh seorang akuntan. Dengan demikian hamper semua perusahaan besar menetapkan fungsi internal auditor untuk melihat sejauh mana masing-masing bagian dalam perusahaan menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya sesuai dengan uraian tugas masing-masing.

(13)

Salah satu fungsi dan tanggung jawab internal auditor pada perusahaan adalah pemeriksaan aktiva tetap. Fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam pemeriksaan aktiva tetap adalah penilaian atas system pengawasan intern yang diterapkan secara periodik terhadap aktiva tetap. Dengan pemeriksaan internal auditor akan memberikan informasi mengenai aktiva tetap sehingga pihak manajemen akan dapat menilai berhasil atau tidaknya kegiatan yang telah dilaksanakan, dan selanjutnya manajemen dapat membuat rencana operasi untuk tahun mendatang.

PT.KERETA API ( PERSERO ) DIVRE I SUMUT & NAD

INTERNAL AUDITOR

FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB INTERNAL AUDITOR

(14)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Internal Auditor

1.Pengertian Internal Auditor

Secara umum definisi internal auditor adalah suatu kegiatan pemeriksaan yang dilakukan secara sistematis dan berkesinambungan yang independen yang dibentuk dalam organisasi perusahaan. Dengan berkembangnya perusahaan dan dunia binis dengan pesat, internal auditor sangat dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya mengenai gambaran internal auditor dikutip oleh Mulyadi (2002 : 29) sebagai berikut :

Auditor intern adalah auditor yang bekerja dalam perusahaan (perusahaan negara maupun perusahaan swasta) yang tugas pokoknya adalah menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen puncak telah dipatuhi, menentukan baik atau tidaknya penjagaan terhadap kekayaan organisasi, menentukan efesiensi dan efektivitas proses kegiatan organisasi serta menentukan keandalan informasi yang dihasilkan oleh berbagai organisasi.

Tugiman (2001 : 11) menyatakan: “Internal auditing atau pemeriksaan internal adalah suatu fungsi penilaian independent dalam organisasi dengan tujuan untuk menguji dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan organisasi yang dilaksanakan”.

(15)

1. Pemeriksaan ditujukan untuk meyakinkan tentang rencana yang telah ditetapkan apakah sudah berjalaa efektif dan efisien.

2. Pemeriksaan ditujukan untuk pengamanan harta prusahaan serta perkembangan dan perubahannya agar dapat diketahui penggunaan dan sumbernya sehingga informasi tentang harta menghasilkan data yang akurat.

3. Penilaian terhadap sistem pengawasan intern yang telah ditetapkan oleh perusahaan apakah telah berfungsi dan berjalan sebagaimana mestinya dan apakah sistem tersebut telah sesuai dengan keadaan perusahaan dan mencerminkan pembagian tugas sesuai dengan keadaan organisasi.

Seorang internal auditor harus mempunyai orientasi atau pandangan sekarang dan masa yang akan datang karena internal auditor berkedudukan sebagai penilai yang bebas, staf pemeriksaan intern harus benar-benar bebas dalam sikap pemikirannya. Hal ini akan menentukan berhasil tidaknya tugas dari pemeriksaan intern seperti yang diharapkan manajemen tertinggi.

Menurut Tunggal (1994 : 136) bahwa :

Tujuan pemeriksaan intern adalah membantu anggota organisasi melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif. Pemeriksaan intern menyediakan analisis, penilaian-penilaian, rekomendasi-rekomendasi, nasihat dan informasi mengenai kegiatan obyek yang diperiksa. Tujuan pemeriksaan termasuk meningkatkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang wajar.

Selanjutnya Hartadi (1991 : 186) mengemukakan bahwa :

(16)

berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang ditelaah, dipelajari dan dinilainya.

Dari beberapa pernyataan di atas, dapat diketahui bahwa tujuan pemeriksaan intern adalah untuk meyakinkan pihak manajemen bahwa sistem pengawasan intern telah dilaksanakan dengan tepat. Tujuan pemeriksaan sebenarnya bukan untuk menemukan kekurangan saja tetapi juga bertujuan untuk meyakinkan apakah posisi keuangan menunjukkan gambaran yang layak dan menyelidiki serta menilai sistem pengawasan intern dan efisiensi pelaksanaan fungsi berbagai unit organisasi.

Internal auditor telah berkembang menjadi alat manajemen yang berfungsi untuk menilai efisiensi seluruh kegiatan perusahaan masih terdapat definisi lain mengenai internal auditor, namun pada dasarnya semua mengisyaratkan teknik dan ide yang sama yaitu proses pemeriksaan yang bertujuan untuk membantu manajemen dalam menilai keefektifan pengawasan intern perusahaan, internal auditor yang berperan sebagai pegawai perusahaan dan bertanggung jawab atas fungsi internal auditor.

2. Kedudukan Internal Auditor

(17)

Dengan menetapkan internal auditor pada kedudukan yang tepat dapat menjaga sikap independensi mereka sehingga dapat menjamin objektivitas pekerjaannya. Kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi perusahaan berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain.

Hal ini disebabkan adanya perbedaan dalam hal: 1. Situasi dan kondisi perusahaan

2. Tujuan yang hendak dicapai dalam pembentukan internal auditor

3. Kemampuan manajemen dalam menyerap informasi dengan data dikeluarkan departemen pemeriksaan.

Menurut Tunggal (1994 : 139) mengemukakan bahwa :

Pemeriksaan intern dikatakan independen apabila mereka dapat melakukan pekerjaannya dengan bebas dan obyektif, tanpa pengaruh dan tekanan dari luar sehingga memungkinkan pemeriksa intern memberikan pertimbangan yang tidak memihak. Ini dapat dicapai dengan menentukan status organisasi dan obyektivitasnya.

Dari pernyataan di atas, dapat disimpulkan bahwa kedudukan internal auditor mempengaruhi indenpendensinya. Makin tinggi kedudukan internal auditor, maka independensinya semakin baik. Pada umumnya kedudukan internal auditor dalam struktur organisasi ada tiga, yaitu :

(18)

Dalam posisi keuangan yang seperti ini staf internal auditor dapat dengan cepat melakukan pemeriksaan terhadap seluruh departemen yang ada pada perusahaan. Disamping itu laporan yang disajikan akan lebih objektif tetapi keadaan ini juga dapat menimbulkan antara pimpinan perusahaan dengan internal auditor terjadi kesalahpahaman mengenai tugas-tugas internal auditor yang dianggap sebagai pengganggu atau mencari kesalahan. Namun pemikiran konflik tersebut dapat dihindari dengan adanya job description dan posisi yang jelas dalam struktur organisasi yang baik.

Alternatif ini digunakan biasanya pada perusahaan besar yang sudah go public sehingga pihak dewan komisaris memperoleh informasi yang aktif tentang jalannya operasi perusahaan, dan bisa melakukan tindakan preventif maupun korektif terhadap kesalahan atas penyimpangan yang terjadi diperusahaan.

2. Internal auditor bertanggung jawab kepada direktur utama

(19)

Kebanyakan perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor yang banyak mempunyai proyek yang letaknya jauh dari kantor pusat, dan tersebar dibeberapa daerah diperlukan suatu internal auditor yang telah ditentukan dan dilaporkan hasil pemeriksaan kepada direktur perusahaan.

3. Internal Auditor Bertanggung jawab Kepada Direktur Keuangan

Pada posisi ini kedudukan internal auditor sejajar dengan bagian anggaran atau controller. Namun demikian laporan internal auditor akan lebih efektif karena biasanya seorang direktur keuangan adalah seorang akuntan atau yang mengerti hal yang bersifat akuntansi maupun membaca dan mempelajari laporan internal auditor juga mengambil tindakan perbaikan yang perlu dan menyerahkan kepada dewan komisaris secara perioik. Kendala internal audit dalam hal ini adalah skope pemeriksaan menjadi lebih sempit dan laporan internal auditor akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai.

Biasanya jenis perusahaan yang kegiatannya banyak bergerak dibidang perdagangan dan perusahaan tersebut belum terlalu besar sehingga bagian yang diperlukan banyak diawasi adalah kasir dan perencanaan biaya. Sementara itu untuk bagian lain telah mempunyai standar yang tetap dan tidak perlu adanya internal auditor. Posisi mana yang terbaik dari ketiganya tergantung pada situasi dan kondisi perusahaan, tujuan yang diharapkan, serta kemampuan manajemen dalam menyerap konfirmasi dari internal auditor.

(20)

1. Pengertian dan Jenis Aktiva Tetap

Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi perusahaan yang bukan dimaksud untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan aktiva tetap tersebut memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun. Untuk mengetahui lebih jelas, penulis mengutip beberapa definisi aktiva tetap yang dikeluarkan para ahli dibidang akuntansi dan lembaga profesi seperti diuraikan dibawah ini:

Menurut Baridwan (1999 : 22) : “Aktiva tetap berwujud adalah aktiva-aktiva yang berwujud yang sifatnya relatif permanen yang digunakan dalam kegiatan perusahaan”.

Selanjutnya Mulyadi dan Puradiredja (1998 : 175) mengemukakan: “Aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali”.

Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa pengertian aktiva tetap itu adalah aktiva yang meliputi kriteria sebagai berikut :

1. Mempunyai wujud atau bentuk fisik.

2. Mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.

3. Dipergunakan untuk membantu aktivitas operasi perusahaan. 4. Tidak dimaksudkan untuk dijual.

(21)

1. Lahan

Lahan adalah bidang tanah terhampar baik yang merupakan tempat bangunan maupun yang masih kosong. Dalam akuntansi apabila ada lahan yang didirikan bangunan diatasnya harus dipisahkan pencatatannya dari lahan itu sendiri. Khusus bangunan yang dianggap sebagai bagian dari lahan tersebut atau yang dapat meningkatkan nilai gunanya, seperti jalan dan lain-lain maka dapat digabungkan dalam nilai lahan.

2. Bangunan Gedung

Bangunan adalah bangunan yang berdiri di atas bumi ini baik di atas lahan/air. Pencatatannya harus terpisah dari lahan yang menjadi lokasi gedung itu.

3. Mesin

Mesin termasuk peralatan-peralatan yang menjadi bagian dari mesin yang bersangkutan.

4. Kendaraan

Semua jenis kendaraan seperti alat pengangkutan, truk grader,tractor, mobil, kendaraan roda dua, dan lain-lain.

5. Perabot

Dalam jenis ini termasuk perabot kantor, perabot laboratorium, perabot pabrik yang merupakan isi dari suatu bangunan.

6. Inventaris/Peralatan

Peralatan yang dianggap merupakan alat-alat besar yang digunakan dalam perusahaan seperti inventaris kantor, inventaris pabrik, inventaris laboratorium, inventaris gudang dan lain-lain.

7. Prasarana

Di Indonesia adalah merupakan kebiasaan bahwa perusahaan membuat klasifikasi khusus prasarana seperti jalan, jembatan, pagar dan lain-lain.

(22)

Perolehan aktiva tetap perusahaan berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, yang menjadi permasalahan akuntansinya adalah dengan cara bagaimana aktiva tetap itu diperoleh perusahaan sehingga menjadi miliknya. Proses perolehan disini dimaksudkan mulai sejak pembelian aktiva tetap, pengangkutan aktiva tetap itu, pemasangan dan sampai aktiva tetap itu siap dipergunakan dalam proses produksi atau kegiatan perusahaan.

Menurut Harahap (1994 : 25) dalam praktek bisnis, ada beberapa perolehan aktiva tetap, yaitu :

1. Pembelian kontan

2. Pembelian secara kredit jangka panjang 3. Pembelian dengan surat berharga

4. Diterima dari sumbangan atau ditemukan sendiri 5. Dibangun sendiri

6. Tukar tambah

Aktiva tetap yang diperoleh perusahaan, dicatat sebesar harga beli atau biaya yang dikeluarkan dalam membangun aktiva tetap tersebut. Sedangkan pembelian dengan kredit jangka panjang, yang dicatat hanya hutang pokoknya sedangkan bunganya tidak dicatat sebagai harga perolehan. Aktiva tetap yang diterima dari sumbangan dicatat sebesar harga pasarnya.

2. Prosedur Audit Aktiva Tetap

(23)

melaksanakan tugasnya. Disamping itu juga prosedur dan audit program akan lebih dapat memudahkan untuk mengawasi tahap audit yang telah dilewatinya sehingga tidak ada satu pun yang tidak diperiksa.

Menurut Mulyadi (2002 : 188) prosedur audit aktiva tetap dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Usut saldo aktiva tetap yang tercantum dineraca ke saldo akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasi yang bersangkutan di buku besar. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan keyakinan bahwa saldo aktiva tetap yang dicantum dineraca didukung dengan catatan akuntansi yang dapat dipercaya kebenaran mekanisme pencatatannya.

2. Hitung kembali saldo akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasi yang bersangkutan di buku besar. Hal ini dilakukan untuk memperoleh keyakinan mengenai ketelitian penghitungan saldo akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasi yang bersangkutan, auditor menghitung kembali saldo akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasian yang bersangkutan dengan cara menambahkan saldo awal dengan jumlah pengkreditan dan pengurangannya dengan jumlah pendebitan tiap-tiap akun tersebut.

3. Usul saldo awal akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasian yang bersangkutan ke kertas kerja tahun yang lalu. Sebelum auditor melakukan pengujian terhadap transaksi rinci yang menyangkut akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasian yang bersangkutan, perlu diperoleh keyakinan atas kebenaran saldo awal akun tersebut. Untuk mencapai tujuan ini auditor melakukan pengusutan saldo awal dan aktiva tetap dan depresiasi akumulasi yang bersangkutan ke kertas kerja.

4. Lakukan review terhadap mutasi luar biasa dalam jumlah dan sumber posting dalam akun aktiba tetap dan depresiasinnya. Jika terjadi kecurangan dalam transaksi perolehan, pertukaran, penghentian pemakaian, depresiasi aktiva tetap dapat ditemukan melalui review atas mutasi luar biasa, baik dalam jumlah maupun sumber posting dalam akun aktiva tetap dan depresiasi akumulasian, dan akun pendapatan dan rugi luas biasa.

5. Usut saldo penting pendebitan aktiva tetap dan depresiasi akumulasian yang bersangkutan ke jurnal yang bersangkutan. Hal ini dilakukan untuk memperoleh keyakinan bahwa mutasi penambahan dan pengurangan aktiva tetap berasal dari jurnal yang bersangkutan. Pendebitan didalam akun aktiva tetap diusut ke register bukti kas keluar dan jurnal umum sedangkan pengkreditan ke dalam akun tersebut disusun kejurnal umum. 6. Lakukan rekonsiliasi buku pembantu aktiva tetap dengan akun kontrol

(24)

bersangkutan dibuku besar tersebut kemudian dicocokkan dengan jumlah saldo akun pembantu aktiva tetap untuk memperoleh keyakinan bahwa catatan akuntansi klien yang bersangkutan dengan aktiva tetap dapat dipercaya ketelitiannya.

7. Periksa tambahan aktiva tetap kedokumen yang mendukung transaksi perolehan aktiva tetap. Disini auditor juga melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung bukti kas keluar, untuk memastikan bahwa aktiva tersebut dicatat sebesar kosnya, yaitu harga yang tercantum di dalam faktur dari pemasok ditambah biaya yang dikeluarkan sampai dengan aktiva tetap tersebut siap untuk digunakan.

8. Periksa berkurangnya aktiva tetap ke dokumen yang mendukung transaksi tersebut. Bukti penjualan aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva tetap, pertukaran harus diperoleh auditor untuk menverifikasi pengkreditan akun aktiva tetap.

9. Periksa ketepatan pisah batas transaksi aktiva tetap. Ketidaktepatan pisah batas akan mempunyai akibat penentuan laba dan rugi diluar usaha dan modal kerja untuk membuktikan penggunaan pisah batas yang konsisten terhadap transaksi perolehan aktiva tetap, auditor memeriksa bukti kas keluar dan dokumen laporan penerimaan barang yang dibuat dan dicatat dalam periode sebelum dan sesuah tanggal neraca.

10. Lakukan review terhadap akun biaya reparasi dan pemelilharaan aktiva tetap. Auditor harus memperoleh informasi mengenai perbedaan pengeluaran modal dan pengeluaran pendapatan (revenue expenditure). 11. Lakukan inspeksi terhadap tambahan aktiva tetap dalam tahun yang

diaudit. Atas dasar informasi tambahan aktiva tetap dalam tahun yang diaudit diperoleh dari notulen rapat dewan direksi atau direksi, kemudian auditor menganalisis pendebitan akun aktiva tetap dalam tahun yang diaudit untuk mendapatkan informasi lebih rinci mengenai tambahan aktiva tetap dalam tahun yang diaudit untuk mendapatkan informasi lebih rinci mengenai tambahan aktiva tetap dalam tahun yang diaudit kedalam dokumen authorization for expenditure (AFE) dan bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok).

12. Periksa dokumen kontrak dan dokumen hak kepemilikan atas aktiva tetap. Untuk jenis aktiva seperti tanah, bangunan dan kenderaan bermotor, pembuktian hak kepemilikannya dilakukan dengan meminta sertifikat. 13. Periksa dokumen yang mendukung pemerolehan dan penghentian

pemakaian aktiva tetap. Penghentian pemakaian aktiva tetap menyebabkan aktiva berkurang dan aktiva tetap tersebut harus dikeluarkan dari catatan. 14. Periksalah dokumen yang bersangkutan dengan biaya sewa, hal ini

dilakukan untuk mendapatkan informasi mengenai aktiva tetap yang digunakan

(25)

memvertifikasi hak kepemilikan aktiva tetap, auditor melakukan inspeksi terhadap polis asuransi aktiva tetap.

16. Mintalah informasi mengenai aktiva tetap yang dijadikan jaminan dalam penarikan utang, jika aktiva tetap dijaminkan dalam penarikan utang dapat diperoleh auditor dari jawaban konfirmasi bank.

17. Lakukan inspeksi terhadap perjanjian leasing jika aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi leasing jika aktiva tetap yang diperoleh dari transaksi leasing, auditor perlu mempelajari pasal yang tercantum leasing tersebut untuk menentukan apakah aktiva tersebut harus diakui sebagai aktiva tetap atau sebagai sewa biasa saja.

18. Lakukan review terhadap perhitungan depresiasi dan deplasi aktiva tetap. Jika dilakukan penilaian terhadap aktiva tetap yang didepresiasi atau dideplasi mengharuskan auditor melakukan penghitungan kembali biaya deplasi, aktiba tetap dengan menggunakan metode depresiasi atau deplasi. 19. Lakukan rekonsiliasi aktiva tetap yang baik mensyaratkan agar semua

aktiva tetap diberi nomor identifikasi sehingga memudahkan rekonsiliasi periodik antara fisik aktiva tetap dengan catatan akuntansinya.

20. Hitung kembali jumlah rupiah yang dicatat didalam akun yang terkait dalam transaksi penghentian pemakaian aktiva tetap. Penghentian pemakaian aktiva tetap dicatat mendebit akun depresiasi akumulasi aktiva tetap, mengkredit akun aktiva tetap yang bersangkutan, dan mendebit akun rugi penghentian pemakaian aktiva tetap atau mengkredit akun laba penghentian pemakaian aktiva tetap.

Dari prosedur di atas, jelas terlihat bahwa internal auditor dalam melaksanakan tugasnya dan memerlukan bukti. Bukti pendukung berupa bukti pembelian aktiva tetap, pencatatan aktiva tetap dan penggantian aktiva tetap serta mencatat dan meriview kembali pembelian aktiva tetap, pencatatan aktiva tetap dan penggantian aktiva tetap, pencatatan aktiva tetap dan penggantian aktiva tetap serta mencatat dan mereview kembali

C. Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan

Aktiva Tetap

(26)

sistem, sumber dana keuangan, dan kemampuan manajemen untuk memanfaatkan informasi yang dihasilkan. Namun ada juga sasaran-sasaran audit tertentu yang harus ditetapkan dan harus senantiasa dikaji ulang agar fungsi internal audit itu bisa bekerja efektif.

Fungsi dan tanggung jawab internal auditor dalam suatu perusahaan semakin diperlukan, terutama para perusahaan yang memiliki skala operasi yang luas dan besar. Internal auditor tidak hanya berfungsi untuk mengurangi kebocoran dan penyelenggaraan dalam perusahaan akan tetapi lebih dari itu yaitu sebagai penghasil informasi yang tepat dan tidak memihak serta dapat membantu meningkatkan mutu pimpinan.

Adapun fungsi dan tanggung jawab internal auditor tidaklah sama pada setiap perusahaan. Hal ini tergantung kepada kebutuhan dari manajemen. Seberapa besar manajemen membutuhkan bantuan internal auditor, maka sebesar itu pulala tanggung jawab internal auditor ini diatur menurut kebijakan manajemen dan direksi dan didefenisikan secara tertulis dan resmi dalam anggaran dasar departemen audit intern dan disetujui oleh manajemen dan direksi.

Menurut Hartadi (1991 : 187) fungsi dan tanggung jawab internal auditor diperinci sebagai berikut :

1) Menilai prosedur dan menilai hal-hal yang berhubungan, yang terdiri : a. Memberi pendapat efisiensi atau kelayakan prosedur.

b. Mengembangkan atau memperbaiki prosedur. c. Menilai personalia.

d. Memberi ide-ide seperti pembuatan standar/pembuatan metode yang baik.

(27)

a. Penelahaan data yang dihasilkan sistem akuntansi guna membuktikan bahwa laporan-laporan yang dihasilkan adalah benar (valid).

b. Membuat analisis-analisis lebih lanjut untuk memberi dasar/membantu penyimpulan-penyimpulannya.

3) Verifikasi kelayakan yaitu :

a. Prosedur akuntansi atau kebijakan lainnya yang telah dilakukan. b. Prosedur operasi/kegiatan yang telah diikuti.

c. Peraturan-peraturan pemerintah telah dilaksanakan.

d. Kewajiban-kewajiban, yang bersangkutan dengan kontrak telah berjalan/dipatuhi.

4) Fungsi perlindungan

Mengadakan perlindungan untuk :

a. Menghindari dan menemukan penggelapan, ketidakjujuran atau kecurangan.

b. Memeriksa semua kekayaan perusahaan. c. Menilai transaksi dengan pihak luar.

5) Melatih dan memberi bantuan kepada karyawan perusahaan terutama bidang akuntansi.

6) Jasa-jasa lainnya, termasuk penyelidikan khusus dan membantu dengan pihak luar, seperti kantor akuntan publik (yang memeriksa laporan keuangan secara periodik), atau konsultan lainnya dan yang berkepentingan dengan data kegiatan-kegiatan perusahaan.

Selanjutnya menurut Tunggal (1994 : 137) bahwa :

Fungsi-fungsi pemeriksaan intern diatur menurut kebijakan manajemen dan direksi. Tugas, wewenang dan tanggung jawab departemen pemeriksaan intern harus didefinisikan secara tertulis dan resmi dalam anggaran dasar departemen pemeriksaan intern dan disetujui oleh manajemen dan direksi. Anggaran dasar harus menyatakan dengan jelas tugas departemen pemeriksaan intern menetapkan ruang lingkup pekerjaannya, dan menyatakan pemeriksaan intern tidak berwenang atau bertanggung jawab atas kegiatan objek yang diperiksa.

(28)

tersebut maupun pelaksanaannya terhadap perusahaan. Dengan demikian agar fungsi internal auditor dapat dengan baik dan lancar, maka ada sasaran audit tertentu yang harus di dan harus selalu dikaji ulang.

Menurut Holmes, Burns (1996 : 154) sasaran-sasaran audit diklasifikasikan : “Sasaran pengendalian akuntansi, sasaran pengendalian administratif”.

1. Sasaran Pengendalian Akuntansi

Dalam sasaran pengawasan ini seorang auditor harus melaksanakan keandalan pengawasan akuntansi yang secara langsung menjadi perhatian atas usaha pencegahan dan penemuan kekeliruan serta penyelewengan material.

Menurut Holmes, Burns (1996 : 154) ada empat langkah yang dapat diterapkan oleh auditor dalam mencapai sasaran tersebut yaitu :

1. Mengidentifikasi jenis kekeliruan dan penyelewengan akuntansi yang mungkin terjadi.

2. Menetapkan prosedur yang harus mencegah atau menemukan kekeliruan dan penyelewengan semacam itu.

3. Menguji transaksi serta prosedur-prosedur untuk menentukan apakah prosedur-prosedur yang diperlukan sudah digariskan dan dipatuhi secara memuaskan.

4. Mengevaluasi semua jenis kekeliruan dan penyelewengan yang tidak dicakup oleh prosedur pengendalian internal yang ada. Ini akan membantu dalam menentukan pengaruhnya terhadap sifat, waktu, atas luasnya prosedur auditing lainnya yang mungkin diperlukan.

2. Sasaran Pengendalian Administrasi

(29)

penyimpangan yang ditemukan kepada manajemen dalam ketatatan terhadap kebijaksanaan yang ditempuh perusahaan. Dalam melaksanakan kegiatan operasinya.

Menurut Holmes, Burns (1996 : 155) ada empat langkah yang dapat dilaksanakan oleh nternal Auditor guna mencapai sasaran tersebut, yaitu :

1. Evaluasi atas upaya-upaya organisasional seperti yang dicerminkan oleh hubungan pelaporan dalam perusahaan.

2. Tinjau ulang yang cermat atas, bagan organisasi dan uraian posisi yang menjelaskan pembagian upaya-upaya itu. Tinjau ulang ini harus memperlihatkan apakah penyediaan dan pengendalian atas setiap orang di dalam perusahaan memadai atau tidak, dan tidak boleh ada seorangpun yang menempati posisi yang bertentangan dengan kebijakan pengendalian internal yang sehat.

3. Evaluasi atas, saluran komunikasi di dalam perusahaan, khususnya komunikasi dengan manajemen puncak dan dengan komite audit ; saluran ini harus ditetapkan dengan jelas sehingga pelaporan akan tetap faktual dan obyektif

4. Pengujian dan evaluasi atas kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan mempunyai prosedur yang harus ditempuh pada waktu menambah produk yang baru yang mencakup pula riset pasar. Auditor internal menyatakan bahwa prosedur itu tidak dipatuhi. Ketika produk baru dilempar ke pasar. Maka laporan audit internal harus mengemukakan semua faktanya agar keputusan bisa dibuat oleh para eksekutif yang berwenang.

(30)

ditetapkan oleh perusahaan dapat tercapai dengan baik.

Internal auditor sebagai staff pimpinan perusahaan yang khusus menangani masalah audit intern aktiva tetap harus dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga perannya dalam menunjang keberhasilan sistem, pemeriksaan intern aktiva tetap berlangsung dengan optimal. Internal auditor menyidik dan menilai sistem pengendalian internal aktiva tetap dan keefektifan pelaksanaan fungsi oleh berbagai departemen dan unit lain dari perusahaan yang bersangkutan. Internal auditor merancang dan melaksanakan prosedur audit untuk menguji efisiensi aktiva tetap.

Internal auditor mempunyai tujuan membantu pimpinan perusahaan dalam meneliti kebenaran data akuntansi aktiva tetap. Selain meneliti kebenaran data akuntansi, seorang internal auditor mempunyai tugas memeriksa sampai seberapa jauh ketepatan kebijsaksanaan pimpinan dilaksanakan oleh para pekerja khususnya mengenai kebijakan atas aktiva tetap. Staff internal auditor juga harus mempunya sikap dinamis, tanggap dan menguasai aspek kegiatan akuntansi aktiva tetap yang ada di dalam perusahaan.

(31)

dimilikinya dalam satu periode akuntansi.

Internal auditor telah berkembang menjadi alat manajemen yang berfungsi untuk menilai efisiensi seluruh aktivitas perusahaan, tetapi ini bukan berarti Internal auditor merupakan fungsi operasional karena ia tidak terlibat dalam pelaksanaan operasi perusahaan.

Adapun tahap akhir dari tugas internal auditor adalah membuat laporan. Laporan tersebut dibuat berdasarkan hasil audit yang didukung oleh data yang telah dianalisis, diinterpretasikan, dikomunikasikan untuk kemudian didokumentasikan sehingga memberikan dukungan yang kuat terhadap, hasil audit. Ada lima pedoman dasar dalam menyiapkan laporan yang efektif untuk tujuan manajemen intern yaitu :

1) Harus diterapkan konsep "pertanggungjawaban' dalam laporan yang berdasarkan konsep pertanggungjawaban, maka penyebaran fakta-fakta mengenai angka penjualan dan biaya akan dihubungkan dengan sekmen organisasi yang sedang disiapkan laporannya

2) Harus dapat diterapkan prinsip "pengecualian" untuk mengendalikan secara umum harus ditonjolkan operasi yang menyimpang dari keadaan yang biasanya

3) Secara umum, angka-angka harus dapat diperbandingkan

4) Sejauhmana dilaksanakan, data harus semakin ringkas untuk jenjang pimpinan yang semakin tinggi

(32)

yang jelas dengan sendinya.

Suatu laporan internal auditor mempunyai dampak bagi kebijaksanaan yang akan diambil oleh manajemen, oleh karena itu laporan tersebut harus disusun dengan hari dengan dukungan oleh kertas yang lengkap. Dengan membuat suatu laporan internal tidak memiliki standar atau norma pemeriksaan tahun sebagaimana layaknya dijumpai pada laporan eksternal auditor (akuntan publik) didalam membuat laporannya. Nainun demikian laporan ini tetap dibuat sedemikian rupa sehingga memudahkan bagi pihak manajemen untuk segera mengambil keputusan mengenai tindakan yang diperlukan dilaksanakan dengan segera dalam memajukan kegiatan operasi perusahaan.

Demikian juga agar laporan internal auditor bersifat informatif, maka sebaiknya laporan tersebut memenuhi beberapa unsur yang menjadi dasar penyusunan laporan. Menurut Tunggal (1994 : 153) pemeriksaan intern harus menyampaikan laporan hasil-hasil pemeriksaan yang dilakukannya :

1) Laporan tertulis yang telah ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan selesai. Laporan intern baik secara tertulis maupun lisan dapat dapat juga disampaikan.

2) Pemeriksaan intern harus mendiskusikan temuan-temuan pemeriksaan, kesimpulan dan rekomendasi-rekomendasi yang diusulkan dengan manajemen pada tingkat tertentu sebelum mengeluarkan laporan resmi tersebut.

3) Laporan harus obyektif, jelas, singkat tetapi padat, membangun dan tepat waktu.

4) Laporan harus menyajikan tujuan, lingkup dan hasil pemeriksaan dan bilamana mungkin, laporan harus berisi pernyataan pendapat auditor. 5) Laporan dapat berisi rekomendasi-rekomendasi atas

(33)

6) Pandangan bagian yang diperiksa mengenai kesimpulan atau rekomendasi-rekomendasi yang diberikan dapat juga dimasukkan dalam laporan.

7) Kepala bagian departemen pemeriksaan intern terlebih dahulu harus menelaah kembali dan menyetujui laporan pemeriksaan itu sebelum dikeluarkan, harus menentukan kepada siapa saja laporan itu akan diedarkan.

Dari pernyataan di atas, maka dapat diketahui bahwa laporan yang disampaikan internal auditor harus cermat, jelas, ringkas dan tepat waktu. Laporan harus disusun dengan cermat, artinya setiap pernyataan, angka dan referensi dapat diandalkan. Laporan dianggap tidak cermat jika internal auditor mengemukakan telah terjadi kecurangan pada salah satu -unit kerja tanpa menyebutkan bentuk-bentuk serta penyebab dari kecurangan tersebut ataupun jika internal auditor menyarankan perbaikan tanpa mengemukakan apa akibatnya bila perbaikan tidak dilaksanakan.

Laporan disusun dengan jelas, artinya agar laporan tersebut jelas maka internal auditor hendaknya menghindari pemakaian bahasa yang menbosankan dan struktur laporan, yang jelek, karena hal ini akan mengakibatkan temuan yang penting menjadi tidak dominan. Ide-ide yang sangat perlu bagi manajemen juga tidak terkomunikasi.

(34)

untuk memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi.

E. Tinjauan Penelitian Terdahulu

Pada penelitian terdahulu tahun 2003 yang dilakukan oleh Bambang Sutrisno, yang berjudul "fungsi dan tanggungjawab internal auditor terhadap pemeriksaan aktiva tetap pada PT. PLN (Persero) Wilayah II Medan. Adapun masalah yang dihadapi jumlah pemerikasaan intern yang terdapat pada, perusahaan kurang untuk menjangkau sasaran pemeriksaan, terutama tentang biaya pemeliharaan yang menyangkut capital expenditur dan revenue tidak jelas. Penelitian terdahulu juga memakai metodelo penelitian dengan menggunakan :

1. Variabel penelitian yang didalamnya terdapat satu variabel bebas (independen) yaitu internal auditor dan satu variabel terikat (dependen) yaitu aktiva tetap.

2. Tempat dan waktu penelitian yang dilaksanakan pada PT. PLN (Persero) Wilayah II Medan jalan K.L. Yos Sudarso No. 284 Medan dan waktu penelitian dimulai pada bulan November 2002 sampai April 2003.

3. Sumber dan jenis data penelitian memakai pengamatan langsung (observasi) dan wawancara (interview).

4. Metode analisis data, mamakai metode deskriptif.

(35)

dihadapi agar dapat memberikan informasi yang semaksimal dan mudah dipahami.

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Tempat Penelitian

Penelitian ini dilakukan pada. PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD dengan alamat jalan Prof. H. M. Yamin, SH Medan 20231.

B. Jenis dan Sumber Data

1. Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan berupa data kualitatif, yang terdiri dari data primer dan data sekunder. Menurut sugiono (2001 : 19) : “ Data kualitatif merupakan data non_angka, sedangkan data kuantitatif merupakan data berupa angka atau numeric.”

(36)

Dalam penelitian ini penulis menggunakan dua sumber data yaitu 1. Data primer. Menurut Sugiono (2001 : 21) :” Data primer merupakan

data yang yang didapat dari sumber pertama yang masih memerlukan pengelohan lebih lanjut dan dikembangkan dengan pemahaman sendiri oleh penulis, seperti hasil wawancara.

2. Data sekunder. Menurut Sugiono (2001 : 21) :” Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan terdokumentasi di perusahaan, misalnya sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, dan laporan keuangan perusahaan.”

C. Teknik Pengumpulan Data

Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut : 1. Pengamatan. Menurut Suharyadi (2003 : 21) :” yaitu teknik pengumpulan

data dimana penulis melakukan pengamatan langsung terhadap objek yang diteliti di perusahaan dengan cara mengamati data-data yang akurat.” 2. Wawancara. Menurut Suharyadi ( 2003 : 52 ) :” Teknik wawancara yaitu

teknik pengumpulan data dengan melakukan Tanya jawab dengan pihak yang berwewenang dalam memberikan data yang dibutuhkan.

D. Metode Analisis Data

(37)

adalah metode deskriptif. Menurut Sugiono ( 2001:24) :” Metode deskriptif yaitu dengan mengumpulkan, mengolah, dan menginterpretasikan data yang diperoleh sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai keadaan yang diteliti.’

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. PT. Kereta Api ( Persero ) Divre I Sumut &NAD

Membicarakan keberadaan PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara, tidak terlepas dari sejarah perkerata apian di Indonesia dan bermula dari ditemukannya lokomotif oleh George Stephenson di Inggris pada tahun 1814. Pada waktu itu masyarakat menamakannya "Kuda Besi".

(38)

Juni 1864, Gubernur Jenderal Sloct Van Beele melakukan pencangkolan pertama tanda dimulai berdirinya perkereta apian di Indonesia pada zaman itu sebagai negara jajahan. Motif pendirian kereta api tidak beranjak dari kepentingan. Negara Induk/penjajah, antara. lain :

1) Motif ekonomi komersil yakni untuk membawa hasil bumi Indonesia ke pelabuhan Semarang, seperti : tembakau, nira, gula untuk dipasarkan ke pasaran dunia dan Negara Induk.

2) Motif politis atau peraturan termasuk alasan kuat. Semenjak pembuatan lintas kereta api tersebut, pertumbuhan selanjutnya di wilayah Indonesia khususnya di luar Jawa semakin diperhatikan dan diperluas dengan motif yang sama.

Perkeretaapian tersebut bukan saja dipelopori oleh pemerintah negeri Belanda, tetapi juga dengan perusahaan-perusahaan swasta yang ada di negeri Belanda, contohnya di pulau Jawa :

a. Semarang Chirebon Stoom Train Maatschapi (S.C. S). b. Semarang Joana Stoom Train Maatschapi (Q.C. S). c. Oast Java Stoom. Train Maatschapi (0. C. S). d. Serajoe Dal Stoom My (S.D.S).

(39)

h. Probolinggo Stoom Train My (Pb.S.M). i. Pasoeroean Stoom Train My (Ps.S.M). j. Madura Stoom Train My (Mad, S.M).

Pada tanggal 17 Juli 1886, perusahaan swasta Belanda D.S.M (Deli Spoower Maatschapi) membuka jaringan pertama di Sumatera Utara di

lintas Labuhan Medan sekitarnya. Setelah perang dunia II, oleh Jepang semua kereta api di Indonesia di bawah kependudukan Jepang seperti di Jawa dinamakan "Rikuyu Kyoku". Kemudian berubaha nama menjadi "Tetsudo Kyoku" yang berpusat di Bandung. Di Sumatera di bawah pemerintah angkatan Jepang dengan nama "Tetsudo Tai" dengan pusat di Bukit Tinggi.

Berdasarkan surat pengawas militer tanggal 16 Desember 1958, NV. D.S.M. berada di bawah pengawasan militer dari komando T dan TI. Kemudian berdasarkan SK Panglima T dan TI penguasa militer tanggal 10 Desember 1957, No. PAN/KPTS-045/12/57 Juncto, radiogram Kasad IX penguasa militer pusat tanggal 18 Desember 1957, No. 77.602/57, tentang pengambil alihan wewenang atas NV.D.S.M beralih kepada Panglima T dan TI.

(40)

tersebut digabung menjadi Djawatan Kereta Api (DKA), yang berpusat di Bandung. Pada Mei 1963, status DKA berubah menjadi PNKA (Perusahaan Negara Kereta Api) berdasarkan Undang-Undang No. 22 tahun 1963. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 61/67 tanggal 15 September 1971 telah ditetapkan perubahan status PNKA menjadi Perusahaan Jawatan (Perjan). Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 57 tahun 1980, Perusahaan Jawatan Kereta Api berubah menjadi Perusahaan Umum Kereta Api (Perumka). Dengan Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 1988, Perusahaan Umum Kereta Api berubah menjadi Perseroan dengan sebutan PT. Kereta Api (Persero).

Struktur Organisasi Perusahaan

Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting membuat tata hubungan dari pada wewenang dan tugas masing-masing bagian pada perusahaan. Hal ini sangatlah berguna agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapatlah diketahui dengan jelas oleh masing-masing individu di dalam perusahaan tersebut, sehingga tugas setiap bagian dapat diarahkan dan dipertanggung jawabkan dengan sepenuhnya.

(41)

dengan adanya satu pimpinan. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dengan menggunakan dana, alat-alat dan teknologi serta tarikat dengan peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarahkan pada pencapaian tujuan yang diinginkan.

Adapun uraian tugas dan tanggung j awab masing-masing bagian pada PT. Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Kepala Divisi Regional I Sumatera Utara

1) Untuk dan atas nama serta mewakili direksi menerima pentunjuk-petunjuk dari dan jawaban kepala RUPS tentang kebijaksanaan umum untuk menjalankan tugas pokok perseroan dan tugas-tugas lain yang sedang ditetapkan oleh RUPS.

2) Melaksanakan tugas-tugas pokok perseroan dan usaha lain.

3) Mengendalikan pelaksanaan kebijaksanaan direksi yang dilakukan oleh direktur serta mengendalikan pelaksanaan tugas kepala cabang dan kepala unit pelaksanaan lainnya.

b. Seksi Administrasi

Melaksanakan fungsi administrasi, personalia, keuangan, akuntansi, perbendaharaan dan umum.

c. Seksi Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Bertugas melaksanakan pengawasan di bidang kesehatan, keselataman kerja serta pelayanan kesehatan.

(42)

Bertugas di bidang pengendalian mutu serta pengolahan dalam bidang pemeliharaan jalan, rel dan jembatan juga bertugas melaksanakan pengawasan dan pemeliharaan jembatan.

e. Seksi Tanah dan Bangunan

Seksi Tanah dan Bangunan mempunyai tugas dan tanggung jawab menjaga dan memelihara tanah dan bangunan perusahaan.

f. Seksi Sinyal, Telekomunikasi dan Listrik

Bertugas melaksanakan fungsi pengawasan dan pengendalian mutu serta pengolahan sinyal, dan komunikasi listrik.

g. Seksi Sarana

Bertugas melaksanakan fungsi pengawasan dan pengendalian mutu pekerjaan pengoperasian, pendayagunaan dan pemeliharaan sarana angkutan kereta api.

h. Seksi Operasi dan Pemasaran

Bertugas melaksanakan fungsi pengawasan dan pengendalian mutu dalam lalu lintas dan perjalanan kereta api serta pemasaran/penjualan jasa angkutan kereta api.

i. PMKD

1) Senantiasa mengikuti perkembangan mengenai kebijaksanaan-kebijaksanaan dan peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh direksi atau instansi-instansi pemerintah lainnya yang bertalian dengan kegiatan bidang akuntansi, auditing dan perpajakan.

(43)

serta, usaha-usaha lainnya yang dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan.

3) Merencanakan dan menyusun program dan jadwal pemeriksaan yang akan dilakukan pada unit-unit organisasi dalam perusahaan. 4) Memeriksa dan menilai sistem pengawasan intern yang berlaku

untuk menciptakan kontrol pada setiap disiplin kegiatan atau organisasi.

j. Jurusan Humas

Urusan Humas mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menjalin hubungan perusahaan dengan masyarakat.

k. UPT Gudang Persediaan Pulo Brayan

UPT Gudang Persediaan Pulo Brayan bertugas melaksanakan fungsi pengadaan, penyaluran dan pendistribusian barang-barang/persediaan yang berkaitan dengan sarana dan prasarana angkutan kereta api.

l. UPT Aceh

Tugas-tugas dari UPT Aceh ini adalah :

1) Mengawasi semua aset-aset PT. Kereta Api (Persero) divisi Regional I Sumatera Utara yang ada di seluruh lintas inspeksi Aceh.

(44)

lintas inspeksi Aceh.

Bagan struktur organisasi PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD dapat dilihat pada halaman lampiran.

1. Internal Auditor PT. Kereta Api ( Persero ) Divre I Sumut & NAD

Internal auditor pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD bukan merupakan fungsi operasional karena ia tidak terlibat dalam kegiatan utama perusahaan seperti pembelian bulanan, pencatatan akuntansi dan sebagainya, tetapi bagian ini berfungsi sebagai staf perusahaan. Internal auditor pada perusahaan disebut Pemeriksa Kas Daerah (PNIKD) yang mengandung pengertian sama seperti penasehat atau konsultan yang berasal dari pegawai perusahaan. Tanggung jawabnya hanyalah sebagai konsultan yang berkewajiban memberikan nasehat yang paling baik, sedangkan untuk mengambil keputusan tetap berada ditangan pimpinan.

Kedudukan Pemeriksa Kas Daerah di dalam struktur organisasi PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD di bawah Kepala Divisi. Dengan wewenang yang diberikan pimpinan, internal auditor berhak mengadakan pemeriksaan terhadap masing-masing satuan administrasi, dimana pemeriksaan yang dimaksudkan sebagai tindakan pengawasan terhadap administrasi dan daya guna usaha serta mencegah penyalahgunaan kekayaan perusahaan yang dituangkan dalam laporan yang ditujukan kepada Direktur Utama.

(45)

(Persero) Divre I Sumut & NAD adalah :

1. Sistem pengendalian akuntansi dan pengelolaan keuangan

2. Kelengkapan dan kewajaran laporan pertanggung j awaban keuangan 3. Ketaatan atas ketentuan yang berlaku

4. Pengamanan kekayaan perusahaan 5. Analisa laporan keuangan yang ada

Sumber daya manusia juga sangat diperhatikan pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD karena dengan memiliki tenaga pemeriksa yang berkualitas akan mendukung dalam mempercepat pencapaian tujuan tertentu. Tenaga pemeriksa internal auditor diutamakan yang mempunyai spesialisasi keahlian pada :

1. Bidang keuangan/akuntansi 2. Bidang operasi

Untuk menunjang program pemeriksaan yang baik dan sejalan dengan perkembangan operasional perusahaan dilakukan usaha-usaha peningkatan kemampuan tenaga pemeriksa dengan cara memberikan pendidikan yang bekerja sama dengan bagian personalia dan umum.

Pendidikan yang diberikan antara lain : 1. Pendidikan rutin/berskala yang meliputi

a. Tekhnik pemeriksaan di lapangan

b. Tekhnik pembuatan kertas kerja pemeriksaan (KKP) c. Tekhnik pembuatan laporan

(46)

mengenai berbagai bidang yang diselenggarakan oleh perusahaan

3. Mengikut sertakan tenaga pemeriksa dalam berbagai bidang pendidikan yang menunjang kemampuan dan keahlian tenaga pemeriksa yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah maupun lembaga lainnya.

2. Aktiva Tetap PT Kereta Api ( Persero Divre I Sumut & NAD

Aktiva tetap yang diperoleh PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD dikelompokkan menurut jenisnya. Pengelompokan aktiva tetap tersebut menurut jenisnya digunakan untuk keperluan perincian perkiraan-perkiraan aktiva tetap ke dalam buku besar aktiva tetap. Dengan pengelompokkan tersebut diharapkan dapat mempermudah dalam perhitungan beban penyusutan aktiva tetap perusahaan tersebut.

Aktiva tetap PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD dikelompokkan kepada delapan belas (18) kelompok jenis aktiva tetap yaitu :

1. Lok diesel merupakan harta perusahaan berbentuk lokomotif bermesin diesel.

2. Kereta diesel merupakan harta perusahaan berbentuk kereta rel yang bermesin diesel.

(47)

yang digunakan hanya untuk pengangkutan penumpangan umum.

4. Gerbong merupakan sarana penunjang kereta api yang digunakan sebagai tempat mengangkut penampang.

5. Tanah, merupakan harta perusahaan yang dipergunakan sebagai lokasi tempat berdirinya kantor, bangunan rumah dan bangunan perusahaan. 6. Bangunan dinas merupakan harta perusahaan berbentuk bangunan

permanen dan semi permanen yang digunakan sebagai kantor bangunan yang disewakan dan gudang

7. Rumah dinas merupakan harta perusahaan berbentuk bangunan permanen dan semi permanen yang dipergunakan rumah dinas karyawan.

8. Listrik umum merupakan peralatan-peralatan yang digunakan sehubungan dengan instalasi listrik.

9. Instalasi air merupakan peralatan-peralatan yang digunakan sehubungan dengan instalasi air.

10. Instalasi minyak merupakan peralatan-peralatan yang digunakan sehubungan dengan instalasi minyak.

11. Telekom merupakan peralatan-peralatan yang digunakan sehubungan peralatan telekomunikasi.

12. Kenderaan bermotor yaitu alat transportasi yang dimiliki oleh perusahaan untuk menunjang aktivitas operasi perusahaan.

(48)

14. Mesin Dipo merupakan harta perusahaan berbentuk mesin-mesin yang berlokasi di Depo.

15. Pralatan kerja merupakan harta perusahaan berbentuk alat-alat yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

16. Peralatan kerja merupakan harta perusahaan berbentuk alat-alat berat yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

17. Perlatan kerja merupakan harta perusahaan berbentuk alat-alat ringan yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

18. Barang inventaris merupakan aktiva yang dimiliki perusahaan berupa peralatan ruangan dan perabotan kantor perusahaan.

3. Fungsi dan Tanggung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan

Aktiva Tetap Pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD

(49)

Bagian internal auditor pada dasarnya tidak bertanggung jawab langsung terhadap kelemahan yang terdapat di perusahaan khususnya mengenai aktiva. tetap. Internal auditor bertanggung jawab hanya melakukan pemeriksaan dan memberikan saran-saran atau rekomendasi atas temuan-temuan kesalahan, sehingga informasi ini yang dipakai oleh pimpinan untuk melakukan tindakan perbaikan.

Fungsi dan tanggung jawab internal auditor terhadap aktiva tetap pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I Sumut & NAD adalah :

1. Untuk mengetahui apakah prosedur pengadaan atas aktiva tetap sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang sudah ditetapkan.

2. Untuk mengetahui apakah penghapusan aktiva tetap tersebut sudah didukung dengan bukti-bukti serta ketentuan yang berlaku di perusahaan.

3. Untuk mengetahui apakah transaksi aktiva tetap telah dibukukan dengan semestinya.

Dalam melakukan pemeriksaan internal auditor melalui beberapa prosedur-prosedur agar hasil pemeriksaan bisa dipertanggung jawabkan. prosedur ini meliputi pemeriksaan harga perolehan aktiva tetap, pengeluaranpengeluaran selama penggunaan aktiva tetap, penyusutan aktiva tetap serta penghapusan aktiva tetap.

(50)

a) Melakukan penyelenggaraan kartu aktiva tetap menurut perjenis item aktiva tetap.

b) Melakukan penyelenggaraan kartu akumulasi penyusutan aktiva tetap menurut per jenis item aktiva tetap.

c) Melakukan perubahan/koreksi nilai akumulasi penyusutan pada kartu-kartu. aktiva tetap, akibat adanya perubahan nilai aktiva tetap, pembebanan biaya pemeliharaan, penurunan nilai ekonomis aktiva tetap karena kerusakan dan bencana alam.

d) Penyesuaian saldo aktiva tetap pada kartu-kartu aktiva dengan saldo laporan neraca mutasi bulan/tahunan.

e) Membuat usulan kepada Direksi tentang penghapusan aktiva tetap yang kondisinya tidak operasional, nilai buku nihil, hilang, rusak berat, dan tidak berfungsi.

(51)

Laporan internal auditor disusun berdasarkan kertas kerja. Kertas kerja merupakan suatu catatan mengenai tugas dan hasil pemeriksaan yang telah dilakukan, untuk memungkinkan dilakukannya penilaian atas hasil tersebut dan merupakan dasar pembuatan laporan. Oleh karena itu setiap bagian kertas kerja pemeriksaan (KKP) harus dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat menyaj ikan informasi yang diperlukan secara jelas, bermakna dan mengarah pada suatu penilaian hasil pemeriksaan.

Persiapan penyusunan laporan yang dilakukan internal auditor pada PT. Kereta. Api (Persero) Divre I Sumut & NAD meliputi

1. Mengumpulkan data berdasarkan : a) Kertas Kerja Pemeriksa (KKP) b) Diskusi dengan staf pemeriksa

2. Menganalisa data dari KKP dan dari hasil diskusi dengan sipemeriksa 3. Mempersiapkan draft laporan

4. Mendiskusikan draft laporan dengan kepala internal audit 5. Membuat laporan sementara.

6. Mendiskusikan laporan sementara dengan pihak yang diperiksa 7. Mempersiapkan laporan akhir

(52)

1. Ringkasan temuan-temuan yang sifatnya penting

Dalam hal ini, internal auditor memeriksa rekening-rekening, bukti bukti pembukuan yang menyebabkan terjadinya transaksi. Setelah itu melihat secara langsung pelaksanaan prosedur yang berhubungan dengan rekening-rekening tersebut dan melakukan wawancara dengan bagian yang terkait. Kemudian dijelaskan bahwa internal auditor telah melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap. Dengan cara audit program yang telah direncanakan terlebih dahulu oleh internal auditor.

2. Saran

Dalam laporan yang disajikan oleh internal auditor, akan dibuat suatu kesimpulan atas pemeriksaan terhadap sistem pengawasan intern aktiva tetap. Kemudian diikuti dengan saran-saran atas temuan tersebut.

Setelah laporan selesai dikerjakan, maka laporan ini akan lipertanggung jawabkan kepada Kepala Divisi Regional, agar pimpinan perusahaan dapat mengetahui jalannya operasi perusahaan. Laporan yang disampaikan oleh bagian internal audit ini disusun secara tertulis. Selain itu intuk memperjelas isi dari laporan tertulis tersebut, internal audit juga nenyampaikan uraian lisan yang disampaikan dalam suatu pertemuan tertutup lengan pihak Kepala Divisi Regional beserta staf lainnya yang terkait. laporan lisan disampaikan sebelum laporan tertulis diserahkan.

(53)

Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada PT. Kereta Api (Persero) Divre I

Sumut & NAD

Dalam melakukan pemeriksaan terhadap sistem pengawasan intern aktiva tetap, internal auditor terlebih dahulu mengadakan perencanaan, karena untuk mendapatkan hasil pemeriksaan yang optimal diperlukan suatu perencanaan yang matang. Dalam prakteknya pada perusahaan, penetapan rencana pemeriksaan juga merupakan langkah awal sebelum pemeriksaan dilakukan. Perencanaan yang ditetapkan sebelumnya telah dituangkan dalam program kerja tahunan. Maksud dari program kerja tahunan ini adalah bahwa pemeriksaan terhadap kegiatan operasi perusahaan dilakukan oleh internal auditor setiap enam bulan sekali, dan untuk tahun berikutnya sama dengan tahun sebelumnya.

Program kerja pemeriksaan tahunan ini telah ditetapkan oleh Kepala Divisi Regional yang di dalamnya tercakup objek pemeriksaan yang akan diperiksa, waktu pelaksanaan pemeriksaan, staf pemeriksa yang bertugas serta dana yang dibutuhkan.

Menurut penulis program kerja pemeriksaan intern yang diterapkan oleh perusahaan kurang baik, karena program kerja (audit program) yang merupakan suatu alat dalam pemeriksaan intern yang setiap tahunnya hampir sama dari tahun ke tahun. Hendaknya program pemeriksaan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dan tuntutan keadaan objek yang diberikan.

Analisis Fungsi Dan Tangung Jawab Internal Auditor Dalam Pemeriksaan Aktiva Tetap Pada. PT. Kereta Api (PERSERO) Divre I SUMUT &amp; NAD