SISTEM PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN)
Kertas Karya
Oleh :
Herli Marito Lumban Tobing Nim : 092201027
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
1
DAFTAR ISI
Daftar isi ... i
Daftar Tabel ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penelitian ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 4
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN ... 4
2.3 Pengertian Pelayanan Pengguna ... 5
2.4 Peraturan Pelayanan Perpustakaan ... 7
2.5 Sistem Pelayanan ... 8
2.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Opac Acces) ... 8
2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup (Close Acces) ... 9
2.6 Jenis-Jenis Pelayanan Perpustakaan ... 9
2.6.1 Pelayanan Sirkulasi ... 10
2.6.1.1 Keanggotaan ... 11
2.6.1.2 Peminjaman ... 11
2.6.1.3 Pengembalian ... 13
2.6.1.4 Perpanjangan ... 14
2.6.1.5 Penagihan ... 14
2.6.1.6 Pemberian Sanksi ... 15
2.6.1.7 Surat Keterangn Bebas Pinjam... 16
2.6.1.8 Statistik Pengunjung ... 17
2.6.2 Pelayanan Refernsi ... 17
2.6.3 Pelayanan Audio-Visual... 21
2.6.5 Silang Layang ... 22
2.6.6 Layanan Digital ... 23
BAB III PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN ... 25
3.1 Gambaran Umum Universitas Dan Perpustakaan UMN Medan ... .25
3.2 Struktur Organisasi Dan Staf ... 25
3.3 Sarana ... 27
3.3.1 Gedung/ Ruangan ... 27
3.3.2 Perabotan ... 27
3.3.3 Anggaran ... 28
3.4 Koleksi ... 28
3.5 Sistem Pelayanan ... 29
3.6 Pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN ... 29
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi ... 30
3.6.1.1 Keanggotaan ... 31
3.6.1.2 Peminjaman ... 33
3.6.1.3 Pengembalian ... 34
3.6.1.4 Perpanjangan masa pinjam ... 35
3.6.1.5 Penagihan ... 35
3.6.1.6 Pemberian Sanksi ... 36
3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam ... 37
3.6.2 Pelayanan Referensi ... 37
3.6.3 Pelayanan Internet ... 38
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 39
4.1 Kesimpulan ... 40
4.2 Saran ... 40
3
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Pegawai Perpustakaan UMN ... 26
Tabel 3.2 Perabotan Dan Peralatan ... 27
Tabel 3.3 Jumlah Koleksi Perpustakaan UMN ... 29
KATA PENGANTAR
Puji Tuhan Penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat, rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “PELAYANAN PENGGUNA PADA
PERPUSTAKAAN UMN MEDAN” yang merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madia (Amd) Departemen Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam Kertas Karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi kita semua.
Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan rasa hormat setinggi-tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan doa restu kedua orang tua yang penulis sayangi, Ayahanda dan Ibunda atas doa dan dukungan yang begitu besar kepada penulis.
Dalam penulisan skripsi ini, penulis mendapat banyak bimbingan, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak, baik berupa moril maupun material. Maka pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. ZaslinaZainunddin, M Pd, selaku Ketua Jurusan Ketua Program Studi D-III Perpustakaan..
3. Ibu Dra. Eva Rabita, M. Hum, selaku Dosen Pembimbing I yang
senantiasa meluangkan waktu untuk memberikan masukkan dan bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. 4. Ibu Ishak, S.S, M. Hum, selaku Dosen Pembaca yang telah memberikan
bimbingan dan waktu kepada penulis.
5
6. Seluruh alumni dan junior D-III perpustakaan yang terus memberikan semangat kepada penulis.
7. Seluruh teman-teman Stambuk 2009 yang terus memberikan semangat kepada penulis.
8. Penulis menyadari bahwa Kertas Karyai ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa, maupun penulisanya. Maka dari itu penulis mengharapkan tanggapan , kritikan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Januari 2013 Penulis
Herli Marito Lumban Tobing
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Penulisan
Perpustakaan merupakan pusat informasi dimana bahan-bahan pustaka dikumpul, diolah dan kemudian disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin oleh masyarakat penggunanya. Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:5), “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi”.
Maka dengan ini peran perpustakaaan perguruan tinggi semakin penting dalam memberikan jasa layanan pada civitas akademika dalam melaksanakan program tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Perkembagan suatu perpustakaan dapat dilihat dari kegiatan pelayanannya. Karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh satu perpustakaan. Pelayanan pengguna adalah sala satu tugas penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna tersebut adalah suatu unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan informasi dan pengarahan hingga pengguna dapat menelusuri dan mempelajari informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan.
7
Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan berdiri pada tanggal 8 agustus 1996 bersamaan dengan berdirinya Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN). Pada awalnya Universitas Muslim Nusantara (UMN) merupakan salah universitas yang berada pada naungan Universitas Alwashliyah (UNIVA) yaitu FKIP UNIVA. Kemudian berubah menjadi IKIP Awashliyah, kemudian pada akhir tahun 1996 sampai sekarang berganti nama menjadi Universitas Muslim Nusantara (UMN). Kebutuhan informasi yang dibutuhkan semakin meningkat dan beragam, sejalan dengan semakin pesatnya perkembagan ilmu pengetauan dan teknologi. Semua kebutuhan civitas akademika hendaknya dapat dipenuhi oleh perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) melayani seluruh
civitas akademika Universitas Muslim Nusantara (UMN) yaitu mahasiswa, dosen/staf pengajar, dan pegawai administrasi. Pengguna Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) pada tahun 2009 sebanyak 621 orang pengunjung perpustakaan dengan jumlah koleksinya sebanyak 1428 judul dengan total jumlah buku bacaan sekitar 3845 eksemplar. Pelayanan pengguna dilakukan dengan sistem terbuka (open access), yaitu pengguna dapat langsung memilih bahan pustaka yang diperlukan ke rak buku (bahan pustaka berupa buku dan majalah).
Dengan banyaknya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan apabila tidak dimanfaatkan oleh pengguna berarti perpustakaan itu belum berfungsi sebagai mana yang diharapkan. Salah satu penyebabnya mungkin terdapat pada prosedur kerja kegiatan pelayanan yang kurang baik.
Berdasarkan uraian di atas penulis penulis merasa tertarik untuk menulis
kertas karya ini dengan mengambil judul “PELAYANAN PENGGUNA PADA
1.2Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pelayanan pengguna pada perpustakaan UMN.
2. Untuk mengetahui sejauh mana kegiatan pelayanan pengguna yang telah dilakukan oleh perpustakaan UMN dalam memenuhi kebutuhan penggunanya.
3. Untuk mengetahui jenis pelayanan yang tersedia pada perpustakaan UMN. 4. Untuk mengetahui keberadaan perpustakaan UMN.
1.3Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka ruang lingkup penulisan kertas karya ini yang berhubungan dengan system pelayanan di perpustakaan UMN. Pelayanan perpustakaan meliputi pelayanan sirkulasi, referensi, koleksi yang menunjang pendidikan, tanaga pustakawan dan peningkatan pelayanan perpustakaan UMN.
1.4Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan dalam penulisan kertas karya, metode yang digunakan :
1. Studi kepustakaan
Data diperoleh melalui literature berupa buku, majalah dan informasi lain yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.
2. Studi Lapangan
Penulis melakukan pengamatan langsung keperpustakaan yaitu perpustakaan UMN, serta melihat langsung hal-hal yang dirasakan perlu bagi terwujudnya kertas karya ini.
3. Wawancara
9
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian perpustakaan perguruan tinggi
Perpustakaan merupakaan suatu lembaga yang mempunyai kegiatan dibidang informasi, pendidikan, ilmu pengetahuan, penelitian dan pelestarian khasanah budaya bangsa yang menciptakaan masyarakat yang cerdas lahir batin. Menurut Surtarno dalam bukunya perpustakaan dan masyarakat (2003:35): ”Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus.”
Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pegembagan inovasi serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karna itu perpustakaan perguruan tinggi sering dikatakan sebagai jantungnya universitas. Perpustakaan perguruan tinggi merupakaan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.
2.2 Tujuan dan Fungsi pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung pelaksanaan Tri Darma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar perpustakaan. Baik koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, diukur dari banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan yang diberikannya. Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi
studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi yang mendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan untuk kepentingan pembagunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh seluruh perguruan tinggi yakni sivitas akademik dan staf non akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh perguruan tinggi.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Dari fungsi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah memenuhi informasi sivitas akademika dan menyediakan sarana belajar bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi tersebut serta menyediakan bahan rujukan dan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi pada lingkungan perguruan tinggi tetapi sampai pada lingkungan industri.
2.3 Pengertian pelayanan pengguna
11
Pada perpustakaan perguruan tinggi hendaknya harus memberikan pelayanan kepada penggunannya secara baik, benar dan tepat agar para pengguna merasakan kepuasan. Pada umumnya perpustakaan yang baik akan selalu berusaha memberikan layanan yang memuaskan bagi pengguna perpustakaan.
Menurut direktorat jendral perguruan tinggi (2004:53) menyatakan bahwa : “Pelayanan pengguna adalah merupakan layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan sehubungan dengan pemanfaatan koleksi tersebut. Pelayanan pengguna ini bertujuan agar pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan pustaka dengan mudah, cepat dan tepat serta jelas dimengerti oleh pengguna.”
Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memproleh hal berikut : a. Informasi yang dibutuhkan secara optimal dari berbagai media. b. Manfaat dari berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia. Dalam pelayanan perpustakaan ada empat kegiatan yang mencakup ; 1) kegiatan proses peminjaman,
2) kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi), 3) kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
pustaka,
4) kegiatan menyebarluaskan informasi.
Perkembangan dari layanan perpustakaan dipengaruhi oleh kemampuan perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan sesuai dengan koleksi yang dimiliki, semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan untuk dapat meningkatkan penggunaan koleksi.
Pada pelayanan perpustakaan yang paling utama ialah pelayanan sirkulasi, yang bergantung kepada besar dan kecilnya perpustakaan tersebut, jenis pelayanan yang berupa: pelayanan referensi, pelayanan audio-visual, pendidikan pengguna, layanan digital dan jasa kesiagaan informasi pada perpustakaan.
peneliti dan sivitas akademika perguruan tinggi, yang bertujuan untuk mendukung dan memperkaya program Tri Dharma Perguruan Tinggi, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diperguruan tinggi tersebut.
2.4 Peraturan pelayanan perpustakaan
Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memeliharaan ketertiban diperpustakaan dan dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan perguruan tinggi. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu,brosur, dan poster. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 7) Peraturan perpustakaan sekurang-kurangnya berisi informasi sebagai berikut :
1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan kewajiban anggota perpustakaan.
2. Waktu pelayanan, yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan. 3. Peraturan peminjaman, yang meliputi :
a. Syarat peminjaman
b. Macam bahan pustaka yang dipinjamkan
c. Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplas bahan pustaka yang boleh dipinjam
4. Peraturan pengembalian bahan pustaka, yang berisi syarat pengembalian. 5. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persaratan dan jangka
waktunya.
6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya. 7. Tata, tertib, yang meliputi ketentuan mengenai :
a. Penitipan barang
b. Sopan santun di perpustakaan c. Ketenagan
13
2.5 Sistem Pelayanan
Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi dengan baik, serta dapat mengetahui peraturan tata tertib perpustakaan. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua jenis yaitu :
1. sistem layanan terbuka (open access) 2. sistem layanan tertutup (close access).
2.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Opac Access)
Menurut sumardji (1992:70) yang dimaksud dengan sistem pelayanan terbuka adalah, ”Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku yang dikehendakinya langsung dapat memilih atau mencari buku pada rak buku”.
Pada penjelasan diatas maka sistem pelayanan terbuka, para pengguna secara langsung mencari dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dibutuhkannya dari rak/lemari buku atau koleksi yang tersedia dapat dibaca ditempat atau dipinjam untuk dibawa pulang.
Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah :
1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang
menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri dapat mencari koleksi buku yang diinginkan oleh pengguna.
3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka
saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam (Hs, Lasa 1994:5).
Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya. Kerugian menggunakan sistem layanan terbuka adalah :
1. Frekuensi kerusakan lebih besar.
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lainnya memerlukan jarak yang longgar.
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering megadakan reshelving.
2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access)
Menurut sumarji (1992:70) berpendapat bahwa yang dimaksud sistem pelayanan tertutup adalah, ”Setiap anggota perpustakaan akan meminjam buku yang dikehendaki dapat memilih atau mencari lewat kartu katalog dan kemudian bukunya dicarikan atau diambil oleh petugas pada rak buku”. Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat secara langsung masuk kelokasi ruang koleksi perpustakaan. Pengguna perpustakaan memiliki bahan pustaka yang ingin dipinjamnya melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mencarinya ke rak koleksi.
Keuntugan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah :
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak yang satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak muda rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.
4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi (Hs.,Lasa 1994:5).
Menurut Saleh (2001: 4) Kelemahan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah
• Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat melakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibutuhkannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable). Karena itu pula perpustakaan harus secara teratur melakukan stock opname, sehingga katalog betul-betul mencerminkan keadaan koleksi yang sebenarnya.
• Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan, karena dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggunaan katalog komputer (OPAC atau Online Public
Access Catalogue) akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat
diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain (availability).
• Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko
15
• Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai
perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasinya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi misalnya, harus diikuti dengan pencabutan katalog (pada katalog kartu) atau penghapusan data (pada katalog OPAC). Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi perpustakaan.
2.6 Jenis-jenis pelayanan perpustakaan
Pelayanan pengguna yang diberikan oleh perpustakaan ditentukan oleh keadaan ataupun kondisi dari perpustakaan perguruan tinggi itu berada. Serta keadaan masyarakat yang dilayani. Dalam memberikan pelayanan terhadap masyarakat pengguna, berbeda pada besar kecilnya perpustakaan itu sendiri serta koleksi bahan pustaka yang dimilikinya.
Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku pedoman
penyelengaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: Pekerjaan pelayanan dapat mencakup empat kegiatan yaitu :
1. Kegiatan pekerjaan peminjaman (pelayanan sirkulasi)
2. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi) 3. Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
pustaka
4. Kegiatan menyebar luaskan informasi.
2.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Menurut Hs.,Lasa (1994:1) menyatakan bahwa,“ pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakaan dengan tepat waktu untuk kepentinggan penggunaan jasa perpustakaan “.
Kelancaran proses layanan ini tergantung kepada hal-hal berikut : 1. Sistem peminjaman yang dipilih
2. Petugas yang terampil
3. Peraturan peminjaman yang jelas
Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut : 1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan 4. Pencatatan peminjaman dengan tertip dan teratur
Bahan pustaka yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan pustaka dapat dibedakan atas beberapa bagian yaitu :
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan. 2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan
meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut: 1. keanggotaan
2. Peminjaman 3. Pengembalian
4. Perpanjagan masa pinjam 5. Penagihan
6. Pemberian sanksi
7. Memberikan keteragan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka.
Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.6.1.1Keanggotaan
17
Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjung/pengguna perpustakaan dapat meminjam bahan pustaka untuk dibaca diruang baca atau juga dapat membawa pulang bahan pustaka tersebut, maka mereka harus mendaftar untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca tata tertip yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas. Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, fakultas atau jurusan dan nomor mahasiswa, serta tanggal pemintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan pemintaan anggota diperpustakaan tersebut.
2.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut syahrial-pamuntjak dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: “peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedara koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.”
Menurut jangka waktu, cara meminjamkan bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam :
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari
3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004:74) prosedur meminjamkan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
1. Pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pegenal pengguna
a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langka ketiga berlangsung sebagai berikut:
- Pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi - Petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir b. Pada perpustakaan yang meganut sistem terbuka, langkah ketiga
- pengguna menyerahkan bahan pustaka yang telah dipilihnya
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang tersimpan pada kantong buku.
- Petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan pustaka itu harus dikembalikan pada lenbar tanggal kembali.
- Petugas mencatat kode bahan pustaka dan tanggal kembali. 3. Pengguna membutuhkan tanda tangan pada kartu bahan pustaka 4. Petugas menyerahkan bahan pustaka tersebut pada pengguna 5. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
- Menurut tanggal kembali bahan pustaka
- Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
6. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut: 1. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan pustaka, nama pengarang,
judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang dipinjamnya
2. Stempel tanggal kembali menurut tanggal, bulan dan tahun 3. Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan oleh syahrial pemuntjak, rusina (2000:97) dinyatakan bahwa : Administrasi dari peminjam harus diatur sedemikian rupa sehingga:
1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat.
2. Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam.
3. Dapat megetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu. 4. Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan. 5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
19 2.6.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan pustaka merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman. Apa bila batas waktu dari peminjam bahan perpustakaan telah habis maka pengguna wajib mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya. Petuga
pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa pengguna telah
mengembalikan bahan pustaka yang dipinjamnya.
Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan salah satu bagian dari sistem peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri apabila adanya dukungan dari beberapa kegiatan lainnya.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan diperpustakaan. Cara pertama pengguna membawa langsung bahan pustaka yang akan dikembalikan ke meja layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan, pengguna dapat mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan pustaka adalah:
1. Memeriksa keutuhan koleksi atau buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan pustaka yang akan dikembalikan.
2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.
4. Membubuhkan cap/stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam.
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam.
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.
8. Memilah beberapa buku yang mengalami:
a. Koleksi buku yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan.
b. Koleksi buku yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakan pada tempat lain untuk disiangi.
2.6.1.4 Perpanjangan
habis masa pinjamnya dengan ketentuan dan tidak ada pengguna lain yang ingin melakukan peminjaman bahan pustaka tersebut. Biasanya perpanjanggan dapat dilakukan hanya satu kali saja, pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan pustaka dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu buku dan slip pengembalian yaitu dengan memberikan cap/stempel tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjanggan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan pustaka yang dipinjam ke meja layanan sirkulasi. 2. Petugas perpustakaan wajib memeriksa formulir pemesanan.
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membuat tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (Untuk melakukan perpanjangan koleksi dengan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibutuhkan pada kartu peminjaman dan kartu buku).
4. Jika ada pengguna melakukan pemesanan koleksi dengan jangka waktu yang belum habis, maka petugas perpustakaan tidak wajib memberikan perpanjangan buku yang telah sesuai dengan prosedur perpustakaan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004: 59 ).
2.6.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka dengan tepat waktu yang telah ditentukan, pihak perpustakaan akan melakukan penagihan bahan pustaka tersebut agar dikembalikan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan ataupun dengan denda sebab sering terjadi, beberapa pengguna melakukan kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi. Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat penagihan dicantumkan identitas bahan pustaka yang akan ditagih sesuai dengan tanggal batas pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu: 1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan 3. Penagihan ketiga, jika penagihan ke dua tidak diindahkan
21
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah mahasiswa yang belum mengembalikan semua bahan pustaka yg dipinjam. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan pustaka ; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua ; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai petinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)
2.6.1.6 Pemberian sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar peraturan perpustakaan. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar peminjaman hendaknya bersifat mendidik agar mereka menyadari bahwa bahan pustaka tersebut juga diperlukan oleh orang lain. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan pustaka
2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar 4. Menghilangkan bahan pustaka
5. Melanggar tata tertib pustaka
2.6.1.7 Surat Keteragan Bebas Pinjam
pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:
1. Ujian akhir 2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa diharuskan untuk mengambil surat keteranggan bebas pinjam dari tagihan perpustakaan. Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya.
Pemberian surat keteragan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keteragan “bebas pinjam“ menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam.
4. Kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel “bebas pinjam“.
5. Petugas mengisi tanda bukti “bebas pinjam“ dengan identitas pengguna (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).
Setelah persyaratan bebas pinjam perpustakaan terpenuhi, maka petugas merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi non aktif.
2.6.1.8 Statistik Pengunjung
23
bukanya dilakukan pada pagi sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini dapat ditentukan jam buka yang paling efektif dimulai pukul 08.00 sampai 17.00 WIB. Setiap akhir bulan data statistik harian dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulanan. Pada akhir tahun bagian peminjaman ini membuat laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi:
- Jumlah anggota baru yang terdaftar dalam setiap tahunnya - Jumlah anggota keseluruhannya
- Jumlah buku yang dipinjam, terperinci menurut perihal - Jumlah pengunjung diruang baca.
Berdasarkan dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan kepala perpustakaan mengenai aktivitas selama setahun.
2.6.2 Pelayanan Referensi
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirtjen pendidikan tinggi (2004:86) dinyatakan bahwa: “Pelayanan referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, melakukan penelusuran informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas serta memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal“.
Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena adanya komunikasi antar petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut memiliki kecakapan dan keterampilan menganalisis pertanyaan-pertanyaan oleh pengguna perpustakaan. Petugas referensi diharapkan mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan cepat, petugas perlu berhati-hati memberikan jawaban informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 87) agar berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas sebagai berikut:
3. Pengenalan secara menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada diperpustakaan maupun diluar
perpustakaan
5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi. Pelayanan referensi menyediakan koleksi yang memberi informasi berupa fakta dan data yang disajikan dalam bentuk uraian singkat, tetapi ada yang disajikan dalam uraian yang panjang menyerupai essai. Susunan buku referensi umumnya berdasarkan urutan abjad nama pengarang, nomor kelas dan urutan dari subjek, meskipun ada buku referensi yang disusun menurut satu pembagian sistematik, karena sifatnya ini yaitu memberi informasi singkat mengenai berbagai perihal yang disusun menurut urutan-urutannya, buku referensi tidak dimaksudkan untuk dibaca dari halaman pertama sampai akhir, melainkan khusus digunakan untuk mencari keterangan tertentu. Karena tiap halaman dalam satu buku referensi tidak berkesinambungan halaman yang satu dengan halaman yang lain.
Memiliki koleksi referensi sangat penting, akan tetapi bukan titik akhir. Pustakawan harus siap untuk memperkenalkan buku referensi yang diperlukan. Maka itu dapat dikatakan bahwa dalam pekerjaan referensi ada tiga unsur yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Pertanyaan yang diajuhkan 2. Bantuan dalam penelusuran
3. Bahan pustaka sebagai sumber informasi penting.
Setiap pustakawan perlu melatih dirinya dalam mempergunakan koleksi referensi, mempelajari bagaimana susunannya, bagaimana isinya dan bagaimana ciri-ciri khasnya dalam setiap koleksi. Karena semakin dalam pengetahuan yang dimiliki pustakawan tersebut maka semakin baik pula bantuan yang akan diberikan kepada penggunanya.
Dalam pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu : 1. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan
umum maupun khususnya mengenai unit pelayanan referensi.
2. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan diperpustakaan tersebut mengenai suatu sujek.
25
4. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan pustaka koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya.
5. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pengguna/pengunjung
perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan pustaka koleksi referensi.
6. Memberikan bimbingan kepada para pengguna/pengunjung perpustakaan untuk mengenai berbagai jenis bahan pustaka koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:113).
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial Pamuntjak, Rusina (2000:109) menyatakan bahwa “buku referensi adalah karya yang dimaksud sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi“.
Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusina, (2000:109-112) koleksi referensi dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab yaitu: 1. Ensiklopedi,
Cakupan isi: memberi informasi atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan, dan ada ensiklopedia umum dan ensiklopedi yang terbatas pada satu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunanya menurut abjad dan dilengkapi indeks yang biasanya diberi ilustrasi. Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
2. Kamus
Cakupan isi: Arti dan asal kata, defenisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, dan contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus duabahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan dari satukata ke kata bahasa lainnya.Ada pula kamus yang khusus memuat istilah dengan uraian arti dalam bidang-bidang ilmu tertentu.
3. Sumber biografi
Cakupan isi: Sumber-sumber yang mengandung bermacam isi memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum dan bersifat terbatas pada satu negara dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari sekelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang tekenal, atau orang-orang satu profesi. Susunannya biasa menurut nama orang-orang yang dibahas. 4. Direktori
Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi lembaga atau orang terkemuka dalam satu profesi. Susunanya memuat sesuai dengan urutan abjad nama atau menurut suatu bagan klasifikasi.
5. Buku tahunan dan almanak
Cakupan isi: Buku referensi jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan pengembangan selama tahun yang baru berlalu, baik yang bersifat umum maupun terbatas pada satu negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya dilengkapi dengan statistik dan data lain.
Cakupan isi : Informasi dalam sumber ilmu bumi berupa keterangan mengenai nama tempat, letak geografis, deskripsi, identifikasi dan jarak. Sumber informasi jenis ini dapat berbentuk atlas yang memuat dipeta, kamus geografi yang memuat uraian dan buku wisatawan yang memuat informasi mengenai objek wisata, tempat rekreasi, hotel, restaurant dan hal-hal lain yang berguna bagi wisatawan.
7. Buku Pedoman
Cakupan isi : Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.
8. Bibliografi
Cakupan isi : bibliogarfi memberikan informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Bibliogari tersebut ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada satu bidang.
9. Indeks dan Abstrak
Cakupan isi : Buku referensi semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah, indeks hanya memberi keterangan lokasi yaitu nama pengarang, judul karangan, dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu didapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.
10.Penerbitan Resmi
Cakupan isi : Data fakta resmi, undang-undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.
2.6.3 Pelayanan Audio-Visual
Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman penyelengaraan perpustakaan (2004:17) dinyatakan bahwa. “ pelayanan audio visual adalah kegiatan meminjamkan bahan pustaka kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan didalam perpustakaan ”.
Dalam menyelenggarakan pelayanan audio-visual, ada hal yang perlu diperhatikan :
1. Pelayanan dapat dilakukan didalam dan diluar perpustakaan. 2. Pelayanan dapat diberikan kepada perorangan dan kelompok. 3. Pengguna adalah anggota perpustakaan.
4. Katalog koleksi audio-visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya.
5. Setiap unit perlengkapan audio-visual disertai petunjuk mengenai cara menggunakan untuk memudahkan pengguna.
Adapun tujuan pelayanan audio-visual adalah untuk :
27
b. Memotivasi pengguna agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan. c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan.
d. Meningkatkan daya ingat pengguna melalui bahan pustaka dan pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jederal Pendidikan Tinggi, 2004:17)
2.6.4 Pelayanan Pendidikan Pengguna
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:75) dinyatakan bahwa pendidikan pengguna adalah : “ Kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efesien. Peserta pendidikan pengguna adalah sivitas akademika.”
Adapun tujuan pendidikan pengguna adalah untuk :
1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan
kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri.
2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuatu untuk
menemukan informasi dalam subjek tertentu.
3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan pelayanan perpustakaan. 4. Mempromosikan pelayanan perpustakaan.
5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi pertimbangan ilmu dan teknologi. (Buku Pedoaman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:75)
Petugas perpustakaan yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pengguna adalah :
1. Pustakawan
2. Staf lain terlatih sebagai ahli subjek tertentu atau dosen bidang ilmu tertentu untuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu .
2.6.5 Silang Layan
Menurut syahrial-pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman penyelengaraan perpustakaan (2004: 79) Silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan kepada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya.
Dengan silang layan diharapkan agar :
2. Fasilitas yang dimiliki oleh perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal. 3. Sebuah perpustakaan dapat dimanfaatkan koleksinya yang lebih besar dan
lebih beragam dari pada yang dimilikinya.
Dengan demikian bagi perpustakaan yang lebih kecil koleksinya. Silang layan ini merupakan syarat yang mutlak untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi penggunannya. Keperluan silang layan ini diperlukan katalog induk artinya katalog dari dua perpustakaan atau lebih. Dan dari catalog ini perpustakaan dapat mengetahui bahan pustaka yang lain, yang tidak dimiliki dan dimana letaknya.
Agar silang layan dapat berjalan dengan baik maka harus dilakukan beberapa hal yang penting yaitu:
1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerja sama.
2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat. 3. Pelayanan diberikan dengan cepat dan tepat.
4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan pustaka.
5. Adanya kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerjasama.
Cara silang layan yang dapat ditempuh menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:79) :
1. Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain. 2. Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi.
2.6.6 Layanan Digital
Menurut sumardji dalam buku perpustakaan : Energi pembangunan Bangsa (2004: 41) menyatakan bahwa perkembangan teknologi informasi yang sangat gencar dan peningkatan jumlah informasi yang begitu cepat, serta perkembangan dalam bidang sistem akses dan temu balik yang begitu maju, telah mendorong pertumbuhan sumber daya informasi dalam bentuk layanan digital. Berbagai informasi dalam bentuk paper-based, yang selama ini merupakan salah satu koleksi utama pada perpustakaan moderen dan sekarang telah banyak dan tersedia dalam bentuk digital.
29
itu perpustakaan dituntut untuk dapat bersikap responsive terhadap perubahan-perubahan yang terjadi dengan berupaya mencari cara-cara yang efektif dan induktif dalam memenuhi suatu harapan pengguna terhadap informasi yang berkembang secara pesat. Agar perpustakaan dapat terus berkembang sesuai dengan kemajuan dan harus dapat mengembangkan dan menyediakan pelayanan digital.
Bahan-bahan yang diterbitkan atau dihasilkan dala bentuk digital termasuk penyebaran karya pre-print oleh pakar/ahli dan pengalihan bahan-bahan yang berbasis cetak dan pernah diterbitkan kedalam bentuk digital. Makalah-makalah symposium atau konferensi, jurnal dan produk multimedia lainnya. Juga banyak dikembangkan dan ditawarkan dalam bentuk digital pula. Bahan-bahan yang tergolong selama ini banyak disajikan untuk masyarakat umum melalui internet.
Menurut sumardji dalam buku perpustakaan : Energi pembangunan Bangsa (2004:58) dinyatakan bahwa :
“Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan computer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan teknologi dan informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah tersedianya suatu jaringan computer di dunia yang disebut internet“.
Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing bagi masyarakat. Melalui jaringan internet ini dapat tersedia kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks dan juga gambar. Selain itu internet juga menawarkan alternatif yang baru dalam memperoleh informasi juga sebagai bahan media dimana bahan digital tersedia dalam standart dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan kemajuan zaman.
BAB III
PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN
3.1 Gambaran Umum Universitas dan Perpustakaan UMN Medan
Universitas Muslim Nusantara berdiri pada tanggal 08 Agustus 1996 bersamaan dengan berdirinya perpustakaan UMN Medan. Pada awalnya UMN merupakan salah satu fakultas yang berada pada naungan Universitas Al-Washliyah (UNIVA) yaitu FKIP UNIVA. Setelah berjalan beberapa lama kemudian berubah lagi, hingga akhirnya pada tahun 1996 berubah lagi namanya menjadi Universitas Muslim Nusantara (UMN). Pendiri dari UMN dan sekaligus Rektor pertama yait
Kampus UMN berlokasi di dua tempat yaitu kampus A berlokasi di jalan Garu II no.93 Medan dan kampus B berlokasi di jalan garu II no.02 Medan. UMN memiliki enam fakultas ; Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP), Fakultas Matematika dan Ilmua Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas Pertanian (FP), Fakultas Hukum (FH) dan Fakultas Sastra (FS). Sejalan dengan perubahan nama lembaga induknya, perpustakaan juga mengalami perubahan nama yang saat ini dinamakan perpustakaan UMN dan berada pada lokasi kampus B yang beralamat di Jalan Garu II No.02 Medan.
Perpustakaan UMN didirikan bertujuan untuk menunjang tri dharma perguruan tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) bagi sivitas akademik. Perpustakaan UMN memiliki ruangan yang berukuran 24 X 9 m dan semua kegiatan perpustakaan dilakukan dalam ruangan. Lokasi perpustakaan ini sangat mudah dijangkau oleh sivitas akademika. Pengguna yang ada pada perpustakaaan UMN sebanyak 621 orang dengan jumlah koleksi 1428 judul (3845 eksemplar).
3.2 Struktur Organisasi dan Staf
31
Perpustakaan UMN dalam menjalankan kegiatan yang dikelolah oleh tiga orang petugas. Ketiga orang inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di perpustakaan UMN tersebut. Ketiga orang tersebut adalah:
1. Drs. H. Syafi’i Zaini pendidikan Sarjana, menjabatsebagai kepala perpustakaan 2. Yati Sari Siregar, S.Pd pendidikan Sarjana, menjabat sebagai kepala tata usaha 3. Titik Alaina Sumin pendidikan SMK, menjabat sebagai staf perpustakaa
Ketiganya merupakan petugas/pustakawan yang bukan dari ilmu perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang perpustakaan.
Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian yang merupakan bawahan yaitu; pelayanan teknis dan pelayanan pengguna. Dimana masing-masing bagian memiliki sub-sub bagian antara lain pelayanan teknis menjadi tiga bagian yaitu; pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan. Sedangkan pelayanan pengguna dibagi dalam dua bagian yaitu; pelayanan sirkulasi dan referensi.Perpustakaan UMN secara makro berada pada lingkungan kerja bagian tata usaha, dimana perpustakaan merupakan lembaga/badan bawahan dan tanggung jawab kepada bagian tata usaha tersebut.
Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro : Kepala Perpustakaan
Kepala Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna
Pegadaan
Pengolahan
Pemeliharaan
Sirkulasi
Gambar 1.1 : Struktur Organisasi Perpustakaan UMN secara mikro. Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009
3.3 Sarana
3.3.1 Gedung/Ruangan
Perpustakaan UMN berada pada lingkungan universitas yang menempati salah satu ruangan perkuliahan sehingga mudah dicapai oleh sivitas akademik UMN. Ruangan perpustakaan UMN berukuran 24 x 9 meter yang dibagi menjadi lima bagian ruang yaitu:
1. ruangan koleksi : 9 X 4 meter
2. ruangan baca : 5 X 4 meter
3 ruangan sirkulasi : 3 X 4 meter
4. ruangan kepala perpustakaan dan : 4 X 4 meter
5. ruangan layanan internet : 5 X 5 meter
3.3.2 Perabotan
Dalam melaksanakan kegiatan yang ada di perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan lancar, perpustakan juga harus memiliki perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan.
Perabotan yang dimiliki perpustakaan UMN berupa: Tabel 3.2
Perabotan dan Peralatan
No Barang Jumlah
1. Lemari arsip 1
2. Rak buku 4
3. Meja sirkulasi 1
4. Meja kerja perpustakaan 2
5. Meja baca/pengguna 4
6. Kursi baca dan kursi petugas 10
7. Komputer dan sambungan internet 4/1
33
3.3.3Anggaran
Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa anggaran perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan baik meskipun sistemnya bagus dan memiliki pustakawan bermutu. Maka perpustakaan harus mau dan mampu ikut ambil bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu tahun. Setiap perpustakaan harus membuat rencana anggaran dan mengajukan kepada lembaga induknya, atau lembaga lain yang berkewajiban untuk memberi anggaran kepada perpustakaan.
Anggaran perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) berasal dari lembaga induk Universitas Muslim Nusantara (UMN) atau biro Rektor Universitas Muslim Nusantara (UMN) dan mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya dan uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan. Biasanya seluruh dana yang diperoleh oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) diserahkan kepada Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara (UMN).
Apa bila Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ingin menambah koleksi perpustakaan, maka pihak Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) dapat menyerahkan proposal pengajuhan penambahan koleksi berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan Biro Rektor Universitas Muslim Nusaantara (UMN). Selanjutnya pihak biro akan mengirimkan bahan-bahan perpustakaan yang sesuai dengan keiginan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN).
3.4 Koleksi
Koleksi perpustakaan harus lengkap dapat memadai jumlah serta subjeknya, agar dapat menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah dan jumlah pemakai perpustakaan.
• Bahan pustaka berupa buku, misalnya: - buku-buku teks
- buku-buku referensi
• Bahan pustaka non buku, misalnya: - majalah
- jurnal - bulletin - surat kabar - karya ilmiah
Tabel 3.3
Jumlah koleksi Perpustakaan UMN
No Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Buku teks 877 3010
2. Referensi 25 34
3. Majalah 6 238
4. Jurnal 4 40
5. Bulletin 1 4
6. Karya ilmiah 515 515
Jumlah 1428 3845
Sumber: Perpustakaan Muslim Nusantara,2009
Selain koleksi-koleksi yang diatas, perpustakaan UMN juga memiliki koleksi yang diterbitkannya sendiri yaitu koleksi terbitan yang dihasilkan oleh lembaga induknya.koleksi terbitan tersebut yaitu:
- Karya ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajar/dosen seperti ,makalah dan laporan hasil penelitian
- Diktat-diktat : karya dosen
35
3.5 Sistem Pelayanan
Perpustakaan UMN sama seperti perpustakaan perguruan tinggi lainnya dalam memberikan pelayanan kepada pengguna menetapkan sistem dan kegiatan pelayanan. Sistem yang diterapkan pada perpustakaan UMN adalah sistem pelayanan terbuka, pengguna dapat secara langsung menuju dan mencari koleksi yang diinginkan sesuai kebutuhan.
Adapun jam buka pada Perpustakaan UMN adalah: Senin s/d Kamis : Pukul 09.00-17.00 WIB
Jumat : Pukul 09.00-16.30 WIB
Sabtu : Pukul 09.00-12.00 WIB
3.6 Pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademik UMN dengan terlebih dahulu memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon anggota.
Pada umumnya pengguna perpustakaan UMN adalah mahasiswa, dosen, pegawai dan mahasiswa luar. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke perpustakaan UMN hanya diperkenankan untuk melihat-lihat koleksi yang terjadi di perpustakaan.
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Pada perpustakaan UMN kegiatan pelayanan sirkulasi dilakukan didekat pintu masuk dan pintu keluar. Hal ini di maksudkan agar pengguna yang keluar dari ruangan koleksi perpustakaan tersebut dapat diperhatikan oleh petugas/pustakawan. Adapun kegiatan dari pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan perpustakaan UMN meliputi: keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian sanksi.
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMN adalah sebagai berikut:
yang dimiliki perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak dapat membantu pengguna dalam penelusuran informasi. Setiap buku dibuat call number dan nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke-18.penyusunan bahan pustaka ke dalam rak dilakukan berdasarkan nomor kelas.
Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan UMN melakukan kegiatan pemilihan bahan pustaka dengan melibatkan staf perpustakaan dan staf pengajar/dosen. Sedangkan alat Bantu yang digunakan dalam pemilihan bahan pustaka tersebut adalah brosur dan katalog penerbit.
Bahan pustaka yang ada di perpustakaan UMN berasal dari: 1. Pembelian
2. Hadiah dan sumbagan 3. Penerbitan sendiri
3.6.1.1 Keanggotaan
Syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan UMN adalah berstatus sebagai mahasiswa, dosen dan pegawai perpustakaan UMN.Sedangkan pengguna dari luar perpustakaan tidak diperkenankan menjadi anggota jika pengguna pengguna dari perguruan tinggi lain ingin menggunakan fasilitas yang ada di perpustakaan maka yang bersangkutan harus membawa surat pengantar dari universitas masing-masing dan menunjukan KTM.
Persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan UMN adalah a. Persyaratan untuk mahasiswa;
1. Calon anggota harus mengisi formulir keanggotaan yang telah disediakan
2. Mahasiswa yang akan menjadi aggota perputakaan
menunjukkan foto kopi kwitansi tanda pembayaran ssp/uang kuliah.
3. Melampirkan pas foto berwarna dan terbaru ukuran 3x4
sebanyak 2 lembar dan 2x3 sebanyak 1 lembar 4. Melampirkan foto kopi KTM yang masi berlaku.
37
b. Persyaratan untuk dosen dan pegawai;
1. Mengisi formulir yang telah disediakan
2. Melampirkan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar dan ukuran 2x3 sebanyak 1 lebar.
3. Tidak dipungut biaya keanggotaan atau biaya administrasi. Sistem kartu anggota di perpustakaan UMN masi bersifat manual. Kartu anggota ini sebagai kartu pegangan bagi pengguna/anggota saat masuk ke perpustakaan UMN dan pada saat akan meminjamkan bahan pustaka, kartu ini dibawa pulang oleh masing-masing anggota, adapun bentuk kartu anggota pada perpustakaan UMN dapat dilihat sebagai berikut:
3.6.1.2Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka pada perpustakaan UMN menggunakan kartu buku.Untuk setiap buku diberi kartu buku dan kartu ini disimpan dalam kantong buku. Peminjaman bahan pustaka dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan.
Untuk setiap anggota perpustakaan jumlah bahan pustaka yang boleh di pinjam berbeda-beda, untuk mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 3 buah
Gambar 1.2: Contoh kartu anggota Perpustakaan UMN
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan
Tahun akademik :
Nomor : Kartu Anggota
Foto pemegang kartu Nama : ………..
No.Stb : ……….
Nim : ……….
Fak/Jurusan : ……….
Program/Smt : ……….
buku dengan memiliki jangka waktu hanya 1 minggu saja, sedangkan untuk dosen/pegawai dapat meminjam sebanyak 4 buah buku dalam jangka waktu peminjaman selama 2 minggu.
Prosedur peminjaman bahan pustaka yang dilakukan di perpustakaan UMN adalah :
1. Peminjaman menunjukkan kartu anggota kepada petugas
2. Peminjam menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas untuk dicek
3. Peminjam menuliskan nama dan tanggal peminjaman pada kartu buku kemudian menyerahkan kepada petugas
4. Petugas mengecek ulang kartu dan kemudian mencatat pada kartu anggota kode bahan pustaka dan tanggal pengembalian
5. Slip pengembalian ditempelkan di halaman pertama buku, hal ini dilakukan agar pengguna bahan pustaka tidak lupa tanggal penggemnbalian dan mengembalikan bahan pustaka tersebut tepat pada waktunya. Slip pengembalian berisi tentang judul buku, pengarang, kode buku dan tanggal pengembalian.
6. Buku tersebut diberikan kepada pengguna yang meminjam bahan
pustaka.Kartu anggota ditahan sebagai jaminan dan juga kartu buku disusun menurut tanggal pengembalian
Penggunaan sistem kartu buku sangat penting diterapkan pada perpustakaan UMN, hal ini disesuaikan karena pengunjung yang begitu ramai dan petugas yang tidak memadai. Keuntugan sistem kartu buku adalah proses peminjaman dapat berlangsung dengan cepat sehingga pengguna tidak perlu menunggu lama.
3.6.1.3 Pengembalian
39
bahan pustaka yang dipinjam, jika tidak maka dapat diberikan ketentuan dengan dikenakan denda.
Prosedur pengembalian bahan pustaka pada perpustakaan UMN adalah : 1. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang telah dipinjam kepada
petugas.
2. Petugas menerima dan memeriksa bahan pustaka yang dipinjam, apakah bahan pustaka yang dikembalikan dalam keadan baik atau tidak
3. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah bahan pustaka tersebut terlambat atau tidak.
4. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak kartu buku yang sedang dipinjam
5. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi paraf pada kartu buku dan kartu anggota.
6. Kartu buku dimaksutkan pada kantong buku dan kartu anggota
dikembalikan kepada pengguna perpustakaan
Pengembalian bahan pustaka di perpustakaan UMN sudah dapat dikatakan baik karena menggunakan kartu buku dan pada bahan pustaka memiliki slip pengembalian. Walapun saat sekarang ini sistem kartu sudah tidak efektif dan efisien lagi digunakan dibandingkan dengan sistem peminjaman yang terautomasi.
Tabel 3.5
Contoh kartu peminjaman dan pengembalian Kode
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara,2009
3.6.1.4 Perpanjangan masa pinjam
Apabila bahan pustaka yang dipinjam telah habis masa pinjamnya maka pengguna yang meminjam bahan pustaka dapat berkewajiban untuk mengembalikan bahan pustaka tersebut ke perpustakan. Jika peminjam masih ingin tetap menggunakaan bahan pustaka tersebut maka pengguna yang meminjam bahan pustaka harus melakukan perpanjangan dengan melapor kepada petugas/pustakawan, dan perpanjagan masa pinjam bahan pustaka hanya dapat dilakukan satu kali saja baik untuk para mahasiswa maupun dosen/pegawai.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan pustaka pada perpustakaan UMN sebagai berikut:
1. Peminjam membawa bahan pustaka yang akan diperpanjang
2. Peminjam menyerahkan bahan pustaka yang akan diperpanjang kepada petugas.
3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak penyimpanan 4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan kartu anggota
serta memberi paraf.
5. Petugas memberikan kembali kode bahan pustaka dan tanggal
pengembalian pada kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan tanggal peminjaman
41
3.6.1.5 Penagihan
Penagihan bahan pustaka yang telah dilakukan oleh perpustakaan UMN kepada anggota yang terlambat mengembalikan buku/tidak sesuai pengembalian tanggal yang tertera pada kartu peminjaman maka petugas akan memanggil langsung pengguna tersebut untuk mengingatkan agar segera mengembalikan bahan pustaka dipinjamnya. Dengan cara tersebut biasanya sipeminjam akan mengembalikan bahan pustaka tersebut dan petugas tidak perlu lagi mengirimkan surat penagihan kepada peminjam bahan pustaka. Dalam hal penagihan bahan pustaka yang dilakukan perpustakaan UMN sudah cukup baik dan berjalan dengan lancar.
3.6.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan yang telah ditetapkan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka, mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak dan hilang. Pemberian sanksi yang sering terjadi di perpustakaan UMN adalah keterlambatan pengembalian bahan pustaka yang di pinjam oleh pengguna dank karena menghilagkan bahan pustaka.
Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan UMN adalah :
1. Bila terlambat mengembalikan bahan pustaka diberikan sanksi berupa denda sebesar Rp. 300,-per hari
2. Jika pengguna yang meminjam bahan pustaka belum mengembalikan bahan pustaka dalam jangka waktu enam puluh hari maka hak sebagai keanggotaan dapat dicabut dan keanggotaan tersebut dapat diberikan setelah pengguna perpustakaan yang meminjam bahan pustaka mengembalikan bahan pustaka dengan utuh dan membayar dendanya. 3. Jika bahan pustaka yang dipinjam hilang atau rusak karena kelalaian
Pemberian sanksi yang dilaksanakan oleh perpustakaan UMN merupakan kegiatan yang cukup baik, hal ini dilakukan agar perpustakaan dapat berkembang dengan baik.
3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam ini diwajibkan bagi mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya dan surat keteragan ini merupakan bukti bahwa mahasiswa yang tidak ada lagi pinjaman buku di perpustakaan tersebut.
Pada perpustakaan UMN, mahasiswa yang ingin mengurus surat keterangan bebas pinjam harus melapor kepada petugas, kemudian petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada perpustakaan UMN. Jika tidak ada lagi pinjaman maka kartu anggota diberi stempel “bebas pinjam”. Anggota yang telah mendapat surat keterangan bebas pinjam tidak boleh meminjam bahan pustaka hanya boleh melihat dan membaca saja di tempat dan tidak boleh dibawa pulang. Selain itu anggota tersebut tidak boleh melihat skripsi yang ada di perpustakaan UMN.
3.6.2 Pelayanan Referensi
Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan untuk membantu pengguna dalam menemukan berbagai informasi, maka pelayanan referensi sangat penting artinya pada sebuah perpustakaan. Kegiatan pelayanan fererensi biasanya berdiri sendiri walaupun masih merupakan satu kesatuan dari pelayanan perpustakaan secara keseluruan. Pelayanan referensi pada perpustakaan UMN digabungkan dengan pelayanan sirkulas.
Pelayanan referensi di perpustakaan UMN belum dapat berjalan dengan baik dan lancar karena perpustakaan UMN masih memiliki koleksi yang sendiri atau belum lengkap jenis koleksinya dan tidak ada petugas yang khusus untuk pelayanan koleksi referensi.
petunjuk-43
petunjuk lainnya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagai mana buku teks maupun buku fiksi.
3.6.3 Pelayanan Internet
Perpustakaan UMN memberikan pelayanan internet. Pelayanan ini banyak membantu pengguna perpustakaan dalam mencari informasi yang lebih luas dan juga terkini. Perpustakaan UMN menyediakan layanan internet dengan jumlah computer 4 PC dan terletak pada ruanggan tersendiri. Bagi pengguna yang ingin memakai diwajibkan untuk melapor dan mendaftar kepada petugas. Waktu untuk menggunakan layanan internet ini dibatasi untuk setiap orang maksimal waktu yang diberikan selama satu jam, layanan ini juga diberikan kepada setiap anggota tanpa dipungut biaya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian-uraian pada bab sebelumnya, maka penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Ruang untuk koleksi dan tempat baca pengguna agar mendapatkan
penerangan yang baik dari cahaya matahari maupun cahaya lampu.
2. Perabotan maupun perlengkapan yang ada di perpustakaan UMN masih bersifat sederhana dan belum diperhatikan tingkat kualitasnya, kuantitas dan jangkauan kedepan dari petugas/pustakawan.
3. Perpustakaan UMN memperoleh dana langsung dari biro rektor berupa buku dengan megajukan proposal, dan sumbangan mahasiswa yang akan menyelesaikan pendidikannya sebesar Rp. 30.000,- per mahasiswa.
4. Koleksi yang ada sampai dengan tahun 2009 berjumlah 1428 dengan 3845 eksemplar. Dari jumlah koleksi tersebut pengguna yang dilayani di perpustakaan UMN adalah sebanyak 621 orang, berarti perbandingan rata-rata antara pengguna dengan jumlah koleksi adalah 1 : 3.
5. Sumber pengadaan bahan pustaka berasal dari pembelian, hadiah atau sumbagan serta wajib penyimpana terbitan perguruan tinggi.
6. Perpustakaan UMN belum memiliki kartu katalog yang memudahkan pengguna dalam proses kegiatan temu balik informasi.
7. Pengklasifikasian bahan pustaka yang dilakukan oleh perpustakaan UMN yaitu dengan menggunakan sistem Dewey Decimal Clacification (DDC) edisi 18.
45
4.2 Saran
Setelah dilakukan pembahasan dan ditarik beberapa kesimpulan mengenai perpustakaan UMN, maka penulis mengajukan beberapa saran untuk pengembagan perpustakaan UMN pada masa yang akan datang,saran tersebut antara lain :
1. Untuk efektifitas dan efisien para pengguna dalam menggunakan
perpustakaan dan juga petugas/pustakawan didalam melakukan tugasnya maka perlu dipikirkan suatu perencanaan menuju kedepan mengenai tat ruang yang lebih baik dengan aturan-aturan yang berlaku untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi.
2. Perlu adanya penambahan perabotan dan perlengkapan perpustakaan yang sangat diperlukan bagi perpustakaan.
3. Perpustakaan UMN perlu lebih memperhatikan relevensi koleksi terhadap pengguna, agar koleksi yang tersedia dapat dimanfaatkan oleh pengguna dengan sebaik-baiknya.
4. Agar pengguna dapat dengan lebih mudah melakukan penelusuran bahan pustaka, maka perpustakaan UMN sudah saatnya untuk mengkatalong seluruh koleksi yang ada dan membuat kartu katalog dalam kegiatan perpustakaan agar berjalan lancar dan sempurna.
5. Hendaknya pihak perpustakaan UMN melakukan pemisahan antara
koleksi referensi dengan koleksi standart dan disusun pada rak yang terpisah. Hal ini dilakukan untuk memudahkan para pengguna maupun petugas/pustakawan itu sendiri. Hal ini juga dilakukan agar pelayanan pengguna pada perpustakaan UMN dapat lebih maksimal.
6. Dalam memajukan dan mengembangkan perpustakaan UMN secara
