PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN)
MEDAN
KERTAS KARYA
Dikerjakan Oleh:
MARDIYAH ULPAH HIDAYAH
062201010
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN) Medan.
Oleh : Mardiyah Ulpah Hidayah
Nim : 062201010
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua Jurusan : Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si.
NIP : 130802473
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pelayanan Pengguna Pada Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN) Medan.
Dosen Pembimbing : Ishak S.S.M.Hum
NIP : 132298069
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si.
NIP : 130802473
Tanda Tangan :
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan ke hadirat Allah SWT, atas berkat dan
rahmat-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “PELAYANAN PENGGUNA PADA
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN”
yang merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program
Studi Ilmu Perpustakaan DIII Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum
sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis
mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini.
Penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan rasa
hormat setinggi-tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan do’a restu kedua orang
tua yang Penulis sayangi, Ayahanda Hidayat Syah Harahap dan Ibunda Mariani
Nasution.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis mendapat bantuan,bimbingan dan
dorongan dari berbagai pihak sehingga Penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera
Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Jurusan D-III Program Studi
Ilmu Perpustakaan dan selaku team pembaca kertas karya ini serta dosen wali
yang telah memberikan arahan kepada Penulis.
3. Bapak Ishak S.S.M.Hum, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan
petunjuk dan bimbingan kepada Penulis dalam penyelesaian kertas karya ini..
4. Bapak Drs. H. Syafi’i Zaini selaku Kepala Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN). Ibu Yati Sari Siregar, Spd. selaku Kepala Tata Usaha UMN
dan Ibu Titik Alaina Sumin selaku staff Perpustakaan UMN yang telah banyak
memberikan informasi dan bantuan kepada Penulis untuk menyelesaikan kertas
5. Saudara – saudara tercinta yaitu “ Noval, Dina, Fahmi, Riska dan adikku Maya”
serta keponakan – keponakanku “ Reza, Dio, Salsa, Nanda, Jihan “ yang telah
memberikan support kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
6. Kepada sahabat-sahabatku “husna, juli, niswa, dhini dan riris”, thank you for all
dan rekan-rekan stambuk 2006, yang telah memberi motivasi dan dukungan
dalam menyelesaikan kertas karya ini.
7. Spesial buat “ Ferry Wandha Pane “ yang selama ini banyak membantu dan
memberi spirit kepada Penulis.
Demikian pengantar yang Penulis sampaikan. Semoga kertas karya ini dapat
bermanfaat bagi kita semua, Amin. Akhir kata Penulis ucapkan terima kasih atas
segala bantuan.
Medan, Juni 2009
Penulis
( Mardiyah Ulpah H. )
DAFTAR ISI
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.3 Pengertian Pelayanan Pengguna ... 5
2.4 Peraturan Perpustakaan... 7
2.5 Sistem Pelayanan... 8
2.5.1 Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access) ... 8
2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access)... 9
2.6 Jenis – jenis Pelayanan ... 9
2.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam... 16
2.6.1.8 Statistik Pengunjung ... 17
2.6.2 Pelayanan Referensi ... 17
2.6.3 Pelayanan Audio-Visual ... 21
2.6.4 Pelayanan Pendidikan Pengguna ... 21
2.6.5 Silang Layan ... 22
2.6.6 Pelayanan Digital ... 23
BAB III PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN 3.1 Gambaran Umum Universitas dan Perpustakaan UMN Medan ... 25
3.2 Struktur Organisasi dan Staf ... 26
3.6 Pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN ... 31
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi ... 31
3.6.1.2 Peminjaman ... 34
3.6.1.3 Pengembalian ... 36
3.6.1.4 Perpanjangan Masa Pinjam ... 37
3.6.1.5 Penagihan... 38
3.6.1.6 Pemberian Sanksi ... 38
3.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam... 39
3.6.2 Pelayanan Referensi ... 39
3.6.3 Pelayanan Internet ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 42
4.2 Saran ... 44
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Pegawai Perpustakaan UMN ... 26
Tabel 1.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan UMN ... 30
Table 1.3 Contoh Kartu Peminjaman dan Pengembalian Perpustakaan UMN ... 34
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Perpustakaan UMN... 27 Gambar 1.2 Contah Kartu Peminjaman dan Pengembalian Prpustakaan UMN ... 33 Gambar 1.3 Kartu Buku Perpustakaan UMN... 35
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Perpustakaan merupakan pusat informasi dimana bahan-bahan perpustakaan
dikumpul, diolah dan kemudian disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan semaksimal
mungkin oleh masyarakat penggunanya. Maka dengan ini peranan perpustakaan
perguruan tinggi semakin penting dalam memberikan jasa layanan pada civitas
akademika dalam melaksanakan program tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan,
pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Perkembangan suatu perpustakaan dapat dilihat dari kegiatan pelayanannya.
Karena keberhasilan pelayanan merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai oleh suatu
perpustakaan. Pelayanan pengguna adalah salah satu tugas penting dalam
penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna tersebut adalah suatu
unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan informasi dan
pengarahan hingga pengguna dapat menelusuri dan mempelajari informasi yang
dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan.
Perpustakaan harus berusaha memberikan pelayanan kepada pengguna dengan
sebaik-baiknya agar pengguna dapat merasakan manfaat perpustakaan. Untuk melakukan
tugas layanan dengan baik, pihak perpustakaan perlu mempelajari, memahami dan
mengerti akan kebutuhan penggunanya, dimana dalam memberikan pelayanannya
perpustakaan harus menguamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga fungsi
perpustakaan benar-benar terlaksana.
Pengguna yang dilayani pada Perpustakaan UMN terdiri dari mahasiswa, staf
pengajar, tata usaha dan peneliti. Kebutuhan informasi yang dibutuhkan semakin
meningkat dan beragam, sejalan dengan semakin pesatnya perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Semua kebutuhan civitas akademika hendaknya dapat
dipenuhi oleh perpustakaan.
Dengan banyaknya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan apabila tidak
dimanfaatkan oleh pengguna berarti perpustakaan itu belum berfungsi sebagaimana yang
pelayanan yang kurang baik.
Berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk menulis kertas karya ini
dengan mengambil judul “PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN
UMN MEDAN”. Sesuai dengan judul tersebut maka masalah yang dibahas pada
penulisan kertas karya ini bagaimana penyelenggaraan pelayanan pengguna pada
Perpustakaan UMN Medan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan penulisan kertas karya ini :
1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan pelayanan pengguna pada
Perpustakaan UMN.
2. Untuk mengetahui sejauh mana kegiatan pelayanan pengguna yamg telah
dilakukan oleh Perpustakaan UMN dalam memenuhi kebutuhan penggunanya.
3. Untuk mengetahui jenis pelayanan yang tersedia pada Perpustakaan UMN.
4. Untuk mengetahui keberadaan Perpustakaan UMN.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka ruang lingkup penulisan kertas karya
ini yang berhubungan dengan sistem pelayanan di Perpustakaan UMN. Pelayanan
perpustakaan meliputi pelayanan sirkulasi, referensi, koleksi yang menunjang
pendidikan, tenaga pustakawan dan peningkatan pelayanan Perpustakaan UMN.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan dalam penulisan
kertas karya, metode yang digunakan :
1. Studi kepustakaan
Data diperoleh melalui literatur berupa buku, majalah dan informasi lain yang
berkaitan dengan masalah yang dibahas.
2. Studi Lapangan
UMN, serta melihat langsung hal-hal yang dirasakan perlu bagi terrwujudnya
kertas karya ini.
3. Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pimpinan dan petugas bagian
pelayanan.
BAB II
TINJAUN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang mempunyai kegiatan di bidang
informasi, pendidikan, ilmu pengetahuan, penelitian dan pelestarian khasanah budaya
bangsa yang menciptakan masyarakat yang cerdas lahir batin.
Menurut Sutarno dalam bukunya Perpustakaan dan Masyarakat (2003:35): “Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus.”
Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan
pengembangan inovasi serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karena itu perpustakaan
perguruan tinggi sering dikatakan sebagai jantungnya universitas.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang
bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanaka
tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.
2.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung pelaksanaan Tri
Dharma Perguruan Tinggi yang diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para
mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar. Baik koleksi buku,
majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya. Keberhasilan perpustakaan menjalankan
peran dan fungsinya, diukur dari banyaknya pengguna yang memanfaatkan layanan yang
diberikannya.
Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2 Fungsi Informasi
dan pengguna informasi. 3 Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan skunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4 Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan inovasi pengguna perpustakaan.
5 Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6 Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguran tingginya.
7 Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya. (Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi, 2004:3)
Dari fungsi diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi
adalah memenuhi informasi sivitas akademika dan menyediakan sarana belajar bagi
pengguna perpustakaan perguruan tinggi tersebut serta menyediakan bahan rujukan dan
jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi
sampai pada lingkungan industri.
2.3 Pengertian Pelayanan Pengguna
Layanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap
perpustakaan. Layanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan
masyarakat dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan
perpustakaan. Layanan yang baik adalah yang dapat memberikan rasa senang dan puas
kepada pemakai.
Pada perpustakaan perguruan tinggi hendaknya harus memberikan pelayanan
kepuasan. Pada umumnya perpustakaan yang baik akan selalu berusaha memberikan
layanan yang memuaskan bagi pengguna perpustakaan.
Menurut Direktorat Jenderal Perguruan Tinggi (2004:53) menyatakan bahwa :
Pelayanan pengguna merupakan layanan yang diberikan oleh suatu perpustakaan
sehubungan dengan pemanfaatan koleksi tersebut. Pelayanan pengguna ini bertujuan agar
pengguna perpustakaan dapat menggunakan bahan perpustakaan dengan mudah, cepat
dan tepat serta jelas di mengerti oleh pengguna.
Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh hal berikut:
a. Informasi yang dibutuhkan secara optimal dari berbagai media.
b. Manfaat dari berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia.
Dalam pelayanan perpustakaan ada empat kegiatan yang mencakup ; (1) kegiatan
proses peminjaman, (2) kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan
referens), (3)kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
perpustakaan, (4) kegiatan menyebarluaskan informasi.
Perkembangan dari pelayanan perpustakaan banyak dipengaruhi oleh kemampuan
perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan dan kelengkapan koleksi yang
dimiliki, semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan untuk
dapat meningkatkan penggunaan koleksi.
Pada pelayanan perpustakaan yang paling utama ialah pelayanan sirkulasi, yang
bergantung kepada besar dan kecilnya perpustakaan tersebut, dan dapat juga jenis
pelayanan yang berupa : pelayanan referensi, pelayanan audio-visual, pendidikan
pengguna, layanan digital dan jasa kesiagaan informasi pada perpustakaan.
Pelayanan perpustakaan ini bertujuan mempertemukan pembaca dengan bahan
perpustakaan yang mereka minati. Kegiatan yang dilaksanakan di perpustakaan harus
memiliki tujuan tertentu, sama halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi adalah
untuk membantu perguruan tinggi agar dapat mencapai tujuannya melalui pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Perpustakaan dapat memberikan
pelayanan kepada setiap mahasiswa, dosen, peneliti, rektor dan sivitas akademika
perguruan tinggi yang bertujuan untuk mendukung dan memperkaya program
pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di perguruan
2.4 Peraturan Perpustakaan
Peraturan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam
memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan
dimaksudkan untuk memelihara ketertiban di perpustakaan dan hendaknya dituangkan
secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan perguruan tinggi. Peraturan
yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu-rambu, brosur, poster,
dll.
Peraturan perpustakaan sekurang.kurangnya berisi informasi sebagai berikut: 1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak, dan
kewajiban anggota perpustakaan
2. Waktu pelayanan, yang meliputi hari dan jam buka perpustakaan 3. Peraturan peminjaman, yang meliputi:
a. Syarat peminjaman
b. Macam bahan perpustakaan yang dipinjamkan
c. Batas waktu peminjaman dan jumlah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjam
4. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi syarat pengembalian 5. Perpanjangan waktu peminjaman, yang meliputi persyaratan dan jangka
waktunya
6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya 7. Tata,tertib, yang meliputi ketentuan mengenai:
a. Penitipan barang
b. Sopan santun di perpustakaan c. Ketenangan
d. Keamanan e. Kebersihan
5. Hal lain yang tidak tercantum dalam butir di atas (Syahrial-Pamuntjak, Rusina 2000:95).
2.5 Sistem Pelayanan
Pada dasarnya perpustakaan memiliki sistem pelayanan agar pengguna
perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi dengan baik dan pengguna dapat mengetahui
peraturan dan tata tertib perpustakaan. Sistem layanan yang lazim digunakan ada dua
jenis yaitu sistem layanan terbuka (open access) dan sistem layanan tertutup (close
access).
Menurut Sumardji (1992:70) yang dimaksud dengan sistem pelayanan terbuka
adalah, “Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku yang dikehendakinya
langsung bisa dipilih atau mencari buku pada rak buku”.
Pada sistem pelayanan terbuka, para pengguna perpustakaan dapat secara
langsung mencari dan mengambil sendiri bahan perpustakaan yang dibutuhkannya dari
rak/lemari buku atau koleksi yang tersedia untuk dilihat-lihat, dibaca ditempat atau
dipinjam untuk dibawa pulang.
Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:
1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri. 2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu
mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri yang akan mencari ke rak.
3. Judul-judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam. 5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka
saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam (Hs., Lasa 1994:5)
Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya:
1. Frekuensi kerusakan lebih besar.
2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak satu dengan rak yang lainnya memerlukan jarak yang longgar
3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.
4. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung (Hs., Lasa 1994:5-6).
2.5.2 Sistem Pelayanan Tertutup (Close Access)
Menurut Sumardji (1992:70) berpendapat bahwa yang dimaksud sistem
pelayanan tertutup adalah, “Setiap anggota perpustakaan yang akan meminjam buku
yang dikehendaki dapat memilih atau mencari lewat kartu katalog dan kemudian
bukunya dicarikan atau diambil oleh petugas pada rak buku”.
Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat secara langsung masuk ke
lokasi ruang koleksi perpustakaan. Pengguna perpustakaan memilih bahan perpustakaan
bukunya dapat meminta kepada petugas untuk mencarinya ke rak koleksi.
Keuntungan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak yang satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit dibandingkan dengan sistem pelayanan terbuka.
4. Tidak memerlukan meja baca diruang koleksi (Hs., Lasa 1994:4).
Kerugian menggunakan sistem layanan ini adalah: 1. Banyak energi yang terserap dibagian sirkulasi ini.
2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam.
3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam.
4. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu (Hs., Lasa 1994:5).
2.6 Jenis-jenis Pelayanan
Pelayanan pengguna yang diberikan oleh perpustakaan dapat ditentukan oleh
keadaan ataupun kondisi dari perpustakaan dan perguruan tinggi dimana tempatnya
bernaung serta keadaan masyarakat yang dilayani. Dalam memberikan pelayanan oleh
perpustakaan kepada masyarakat pengguna itu tidak sama antara satu perpustakaan
dengan perpustakaan lainnya, hal ini disebabkan oleh besar kecilnya perpustakaan itu
sendiri dan koleksi bahan perpustakaan yang dimiliki oleh perpustakaan dibatasi dengan
tenaga pengelolaan yang telah ada.
Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusina dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan
Perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa:
Pekerjaan pelayanan dapat mencakup empat kegiatan yaitu, 1. Kegiatan pekerjaan peminjaman (pelayanan sirkulasi)
2. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi) 3. Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan
perpustakaan
4. Kegiatan menyebarluaskan informasi.
2.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Menurut Hs., Lasa (1994:1) menyatakan bahwa :
Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang mengedarkan
koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan yang dikatakan berhubungan secara
langsung dengan pengguna perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi. Kegiatan sirkulasi
ini merupakan suatu kegiatan pekerjaan perpustakaan dalam usaha jasa layanan
perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Jenis
bahan yang dapat dipinjamkan dapat berupa buku, jurnal, kaset, CD, atau bahan
perpustakaan lainnya.
Kelancaran proses layanan ini tergantung kepada hal-hal berikut:
1. Sistem peminjaman yang dipilih
2. Petugas yang terampil
3. Peraturan peminjaman yang jelas
Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut:
1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat
2. Prosedur yang ditempuh mudah dan sederhana
3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan
4. Pencatatan peminjaman dengan tertib dan teratur
Bahan perpustakaan yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan
pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan dapat dibedakan atas:
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan.
2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang digunakan untuk menambah dan
meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
1. Keanggotaan
2. Peminjaman
3. Pengembalian
4. Perpanjangan masa pinjam
5. Penagihan
6. Pemberian sanksi
7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman bahan perpustakaan.
Semua kegiatan tersebut harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk
2.6.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan
dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak atau pengguna
perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu
melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman.
Untuk menjalankan peminjaman dengan lancar dan teratur, perlu diadakan
administrasi pendaftaran anggota perpustakaan. Setiap pengunjung/pengguna
perpustakaan dapat meminjam bahan perpustakaan untuk dibaca diruang baca atau juga
dapat membawa pulang bahan perpustakaan tersebut, maka mereka harus mendaftar
untuk menjadi anggota terlebih dahulu. Calon anggota harus terlebih dahulu mengisi
blanko pendaftaran menjadi anggota dan sebelum mengisi calon anggota harus membaca
tata tertib yang berlaku dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh petugas.
Kemudian mengisi kartu permintaan menjadi anggota dengan nama, alamat, fakultas atau
jurusan dan nomor mahasiswa, serta tanggal permintaan diajukan.
Setelah mengisi data dengan lengkap dan telah memenuhi syarat maka petugas
perpustakaan mencetak kartu perpustakaan dan mengaktifkan permintaan anggota di
perpustakaan tersebut.
2.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan perpustakaan adalah proses yang dilaksanakan pada
pelayanan sirkulasi. Menurut Syahrial-Pamuntjak dalam Buku Pedoman
Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: “Peminjaman buku atau
sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam
perpustakaan maupun dibawa keluar perpustakaan.”
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan
menjadi tiga macam:
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu
2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampai 3 hari
3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74) prosedur
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a. Pada perpustakaan yang menganut sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir
b. Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku
yang tersimpan pada kantong buku
iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
iv. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut pada pengguna. 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan,
ii. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan
7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut:
1. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem tertutup; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya
2. Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun 3. Kotak kartu buku tempat menyimpan kartu buku
4. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung
oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial-Pamuntjak,
Rusina (2000:97) dinyatakan bahwa:
Administrasi dari peminjaman yang harus diatur sedemikian rupa sehingga: 1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang
diperlukan dengan cepat dan tepat
2. Dapat diketahui bahan pustaka mana yang sedang dipinjam
3. Dapat mengetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu 4. Dapat menjamin bahan pustaka yang dipinjam akan dikembalikan 5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman.
terorganisir dan terawasi dengan sebaik-baiknya.
2.6.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan
peminjaman. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan perpustakaan telah habis maka
si peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya. Petugas
pengembalian perlu mencatat sebagai bukti bahwa si peminjam telah mengembalikan
bahan perpustakaan yang dipinjamnya.
Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian
peminjaman. Akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri
sendiri.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama
pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang akan dikembalikan ke meja
layanan, cara yang kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna
mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja
yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan 2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
3. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
4. Membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam
5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
6. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak
8. Memilah buku;
a. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu tempat untuk dikirim ke unit perawatan
b. Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.6.1.4 Perpanjangan
Perpanjangan bahan perpustakaan dilakukan dengan membawa bahan
memperpanjang waktu peminjaman bahan perpustakaan setelah habis masa pinjamnya
dengan ketentuan tidak ada pengguna lain yang ingin meminjam bahan perpustakaan
tersebut. Biasanya perpanjangan dapat dilakukan hanya satu kali.
Pada umumnya setiap perpustakaan dalam memperpanjang bahan perpustakaan
dapat dilakukan dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian yaitu dengan stempel
tanggal kembali kemudian menyerahkan buku tersebut kepada peminjam.
Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan 2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59).
2.6.1.5 Penagihan
Apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada
waktunya, perpustakaan akan menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan.
Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan sebab sering terjadi pada
kelompok tertentu terdapat kecenderungan untuk memonopoli pemanfaatan koleksi.
Penagihan dengan surat diperlukan nama lengkap dan alamat peminjam. Dalam surat
penagihan dicantumkan identitas bahan perpustakaan yang akan ditagih, tanggal batas
pengembalian dan jumlah denda yang harus dibayar.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan:
1. Penagihan pertama
2. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan
3. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan tidak juga berhasil buku
diperoleh kembali, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut:
2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberitahu nilai
kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan
semua buku. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor
dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan; pekerjaaan ini harus dilakukan setiap hari
2. Petugas membuat Surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
3. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)
2.6.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi dilakukan kepada anggota perpustakaan yang telah melanggar
peraturan perpustakaan. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggarannya.
Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian dan sanksi
administrasi. Sanksi yang diberikan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar
mereka menyadari bahwa bahan perpustakaan tersebut juga diperlukan oleh orang lain.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan
bahwa:
Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut: 1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan.
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan bahan perpustakaan.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
2.6.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam
Surat keterangan bebas pinjam diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa
ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat
keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi
peraturan perpustakaan. Keterangan bebas pinjam diperlukan untuk:
2. Yudisium
3. Penerimaan ijazah
4. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Sebelum para mahasiswa meninggalkan perguruan tingginya, mahasiswa
diharuskan untuk mengambil surat keterangan bebas pinjam dari tagihan perpustakaan.
Surat keterangan tersebut merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh
mahasiswa yang akan menyelesaikan studinya.
Pemberian surat keterangan bebas pinjam perpustakaan dilaksanakan dengan cara
sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan keterangan ‘bebas pinjam’ menyerahkan tanda pengenal
2. Petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal
3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjam
4. Kartu pinjam yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel ‘bebas pinjam’
5. Petugas mengisi tanda bukti ‘bebas pinjam’ dengan identitas pengguna (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).
Setelah persyaratan bebas pinjaman perpustakaan terpenuhi, maka petugas
merubah status data anggota dari anggota aktif menjadi alumni.
2.6.1.8 Statistik Pengunjung
Untuk memperoleh gambaran mengenai kesibukan dan aktivitas bagian
pelayanan kepada pembaca, perlu dikumpulkan data tentang pekerjaan bagian ini. Untuk
keperluan ini, setiap hari jumlah pengunjung ruang baca, jumlah bahan perpustakaan
yang dipinjam dan jumlah anggota baru dicatat pada tabel statistik harian. Sebaiknya
pencatatan dilakukan pada akhir hari. Jika diperlukan dapat dilakukan dua kali sehari
pada perpustakaan yang buka sampai sore hari atau sampai malam hari. Dari catatan ini
dapat ditentukan jam buka yang paling efektif. Setiap akhir bulan data statistik harian
dikumpulkan dan diisi pada tabel statistik bulana. Pada akhir tahun bagian peminjaman
ini memberi laporan aktivitas tahunan yang mencakup informasi:
- jumlah anggota baru yang terdaftar dalam tahun ini
- jumlah anggota seluruhnya
- jumlah pengunjung di ruang baca.
Bersama dengan statistik tahunan dari bagian lain, semua data dikumpulkan
untuk menjadi inti pembahasan dalam laporan Kepala Perpustakaan mengenai aktivitas
selama setahun.
2.6.2 Pelayanan Referensi
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirjen Pendidikan
Tinggi (2004:86) dinyatakan bahwa:
Pelayanan referensi adalah kegiatan untuk membantu pengguna menelusur informasi dalam berbagai subjek. Dengan pelayanan ini, pengguna dibantu untuk menemukan informasi dengan cepat, menelusur informasi dengan lebih spesifik dan dengan pilihan subjek yang lebih luas dan memanfaatkan sarana penelusuran yang tersedia secara optimal.
Pelayanan referensi merupakan pelayanan langsung karena ada komunikasi antar
petugas dengan penggunanya. Oleh karena itu petugas referensi dituntut memiliki
kecakapan dan keterampilan menganalisis pertanyaan. Petugas referensi diharapkan
mampu menjawab pertanyaan dengan tepat dan cepat, petugas perlu berhati-hati jangan
sampai memberikan jawaban yang tidak sesuai dengan kebutuhan informasi yang
dibutuhkan.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:87) agar berjalan
dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas berikut:
1. Adanya komunikasi yang baik antara petugas dengan pengguna 2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat
3. Pengenalan menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan
4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di perpustakaan maupun di luar perpustakaan
5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi.
Pelayanan referensi menyediakan koleksi yang memberi informasi berupa fakta
dan data yang disajikan dalam bentuk uraian singkat, tetapi ada yang disajikan dalam
uraian yang panjang menyerupai esai. Susunan buku referens umumnya berdasarkan
abjad, meskipun ada buku referens yang disusun menurut suatu pembagian sistematik.
Karena sifatnya ini, yaitu memberi informasi singkat mengenai berbagai perihal yang
disusun menurut abjad, buku referens tidak dimaksudkan untuk dibaca dari halaman
pertama sampai akhir, melainkan khusus digunakan untuk mencari keterangan tertentu.
satu dengan halaman yang lain.
Memiliki koleksi referens adalah penting, akan tetapi bukan titik akhir.
Pustakawan harus siap untuk memperkenalkan buku referens yang diperlukan. Maka itu
dapat dikatakan bahwa dalam pekerjaan referens ada tiga unsur yang perlu diperhatikan,
yaitu:
1. Pertanyaan yang diajukan
2. Bantuan dalam penelusuran
3. Bahan perpustakaan sebagai sumber informasi.
Setiap pustakawan perlu melatih dirinya dalam mempergunakan koleksi referensi,
mempelajari bagaimana susunannya, bagaimana isinya dan bagaimana ciri-ciri khasnya.
Karena semakin dalam pengetahuan yang dimiliki pustakawan tersebut maka semakin
baik pula bantuan yang akan diberikan kepada penggunanya.
Dalam pelayanan referensi ada beberapa kegiatan yang dilakukan yaitu:
1. Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai unit pelayanan referensi
2. Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan di perpustakaan tersebut mengenai suatu subjek
3. Memberikan bantuan menelusur informasi sampai ditemukan informasi yang dibutuhkan para pemakai/pengunjung perpustakaan baik melalui bahan perpustakaan koleksi referensi yang bersangkutan maupun perpustakaan yang lain
4. Memberikan bantuan untuk menelusur bahan perpustakaan koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya.
5. Memberikan bantuan pengarahan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok-pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan perpustakaan koleksi referensi
6. Memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk mengenal berbagai jenis bahan perpustakaan koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:113)
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial-Pamuntjak,
Rusina (2000:109) menyatakan bahwa “buku referensi adalah karya yang dimaksud
sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi”.
Menurut Syahrial-Pamuntjak, Rusina, (2000:109-112) koleksi referensi dapat
dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab, yaitu:
Cakupan isi: memberi informasi atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan. Ada ensiklopedi umum dan ensiklopedi yang terbatas pada satu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunannya menurut abjad dan dilengkapi indeks. Biasanya juga diberi ilustrasi. Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
2. Kamus
Cakupan isi: Arti dan asal kata, defenisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus dua bahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan dari satu kata ke kata itu dalam bahasa lain. Adapula kamus yang khusus memuat istilah dengan uraian arti dalam bidang-bidang ilmu tertentu.
3. Sumber biografi
Cakupan isi: Sumber macam ini memuat riwayat hidup berbagai orang. Ada yang bersifat umum dan yang terbatas pada satu Negara, dan ada yang khusus memuat riwayat hidup dari kelompok orang tertentu seperti pemimpin, pengarang, orang-orang terkenal, atau orang-orang seprofesi. Susunannya biasa menurut nama orang dibahas.
4. Direktori
Cakupan isi: Direktori memuat nama , alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi. Susunannya menurut abjad nama atau menurut suatu bagan klasifikasi.
5. Buku tahunan dan almanak
Cakupan isi: Buku referens jenis ini memuat informasi mengenai kajadian yang penting, kegiatan dan perkembangan selama tahun yang baru berlalu, baik yang bersifat umum maupun terbatas pada satu Negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya dilengkapi dengan statistik dan data lain.
6. Sumber ilmu bumi
Cakupan isi: Informasi dalam sumber ilmu bumi berupa keterangan mengenai nama tempat, letak, deskripsi, identifikasi dan jarak. Sumber informasi jenis ini dapat berbentuk atlas yang memuat peta, kamus geografi yang memuat uraian, dan buku wisatawan yang memuat informasi mengenai obyekwisata, tempat rekreasi, hotel, restoran dan hal-hal lain yang berguna bagi wisatawan.
7. Buku pedoman
Cakupan isi: Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.
8. Bibliografi
Cakupan isi: Bibliografi memberi informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada satu bidang.
9. Indeks dan abstrak
pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu terdapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.
10. Penerbitan resmi
Cakupan isi: Data fakta resmi, undang-undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.
2.6.3 Pelayanan Audio-Visual
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71) dinyatakan
bahwa, “Pelayanan audio-visual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan
kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan di dalam
perpustakaan”.
Dalam menyelenggarakan pelayanan audio-visual, ada hal yang perlu
diperhatikan:
1. Pelayanan dapat dilakukan didalam dan diluar perpustakaan 2. Pelayanan dapat diberikan kepada perorangan dan kelompok 3. Pengguna adalah anggota perpustakaan
4. Katalog koleksi audio-visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya
5. Setiap unit perlengkapan audio-visual disertai petunjuk mengenai cara menggunakan untuk memudahkan pengguna.
Adapun tujuan pelayanan audio-visual adalah untuk:
a. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi.
b. Memotivasi pemakai agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan. c. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan.
d. Meningkatkan daya ingat pemakai melalui bahan perpustakaan dan pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 2004:71)
2.6.4 Pelayanan Pendidikan Pangguna
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:75), diyatakan
bahwa pendidikan pengguna adalah,
“Kegiatan membimbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon
pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan
dengan efektif dan efisien. Peserta pendidikan pengguna adalah sivitas
akademika.”
1. Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri
2. Membekali pengguna dengan teknik yang memadai dan sesuai untuk menemukan informasi dalam subjek tertentu
3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya dan pelayanan perpustakaan 4. Mempromosikan pelayanan perpustakaan
5. Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi pertimbangan ilmu dan teknologi. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:75)
Petugas perpustakaan yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pengguna adalah:
1. Pustakawan
2. Staf lain terlatih sebagai ahli dalam subjek tertentu atau dosen bidang ilmu
tertentu untuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu.
2.6.5 Silang Layan
Silang layan adalah kerjasama antar sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling
memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat.
Silang layan didasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu
memenuhi semua kebutuhan penggunanya.
Dengan silang layan diharapkan agar :
1. Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya
2. Fasilitas yang dimiliki oleh perpustakaan dapat dimanfaatkan secara optimal
3. Sebuah perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar dan lebih
beragam daripada yang dimilikinya.
Dengan demikian bagi perpustakaan yang lebih kecil koleksinya, silang layan ini
merupakan syarat yang mutlak untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi
penggunanya. Keperluan silang layan ini diperlukan katalog induk artinya katalog dari
dua perpustakaan atau lebih. Dan dari katalog ini perpustakaan dapat mengetahui bahan
perpustakaan yang lain, yang tidak dimiliki dan dimana letaknya.
Agar silang layan dapat berjalan dengan baik maka:
1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerja sama
2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat 3. Pelayanan diberikan dengan cepat dan tepat
4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan perpustakaan
5. Adanya kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerjasama. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:79)
Perguruan Tinggi (2004:79):
1. Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain
2. Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi.
2.6.6 Layanan Digital
Dalam perkembangan teknologi informasi yang sangat gencar dan peningkatan
jumlah informasi yang begitu cepat, serta perkembangan dalam bidang sistem akses dan
temu balik yang begitu maju, telah mendorong pertumbuhan sumber daya informasi
dalam bentuk layanan digital. Berbagai informasi dalam bentuk paper-based, yang
selama ini merupakan salah satu koleksi utama pada perpustakaan tradisional dan
sekarang telah banyak dan tersedia dalam bentuk digital.
Pada pertumbuhan yang pesat dan cepat dibidang produksi bahan-bahan berbasis
elektronik dan telah melahirkan ungkapan yang disebut “digital library”. Oleh karena itu
perpustakaan dituntut untuk dapat bersikap responsif terhadap perubahan-perubahan
yang terjadi dengan berupaya mencari cara-cara yang efektif dan induktif dalam
memenuhi suatu harapan pengguna terhadap informasi yang telah berkembang secara
pesat, agar perpustakaan dapat terus berkembang sesuai dengan kemajuan dan harus
dapat mengembangkan dan menyediakan pelayanan digital.
Bahan-bahan yang telah diterbitkan atau dihasilkan dalam bentuk digital
termasuk penyebaran karya pre-print oleh pakar/ahli dan pengalihan bahan-bahan yang
berbasis cetak dan pernah diterbitkan kedalam bentuk digital. Makalah-makalah
simposium atau konferensi, jurnal dan produk multimedia lainnya. Juga banyak
dikembangkan dan ditawarkan dalam bentuk digital pula. Bahan-bahan yang tergolong
selama ini banyak disajikan untuk masyarakat umum melalui internet.
Dalam buku Perpustakaan : Energi Pembangunan Bangsa (2004:58) dinyatakan
bahwa:
Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan-jaringan yang menghubungkan jutaan komputer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan teknologi dan informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju dan menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah tersedianya suatu jaringan komputer di dunia yang disebut sebagai internet.
Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing lagi bagi masyarakat.
Melalui jaringan internet ini dapat tersedianya kemudahan untuk informasi apapun
juga menawarkan alternatif yang baru dalam pemerolehan informasi juga sebagai media
dimana bahan digital tersedia, standar dan teknologinya akan terus mengalami
pertumbuhan dan perkembangan kemajuan zaman.
Dalam buku Perpustakaan : Energi Pembangunan Bangsa (2004:59) fasilitas
utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai berikut:
1. E-mail
2. Usenet Newsgroup 4. Telnet
5. Gophers 6. Wais
BAB III
PELAYANAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MUSLIM NUSANTARA (UMN) MEDAN
3.1 Gambaran Umum Universitas dan Perpustakaan UMN Medan
Universitas Muslim Nusantara berdiri pada tanggal 08 Agustus 1996 bersamaan
dengan berdirinya perpustakaan UMN Medan. Pada awalnya UMN merupakan salah satu
fakultas yang berada pada naungan Universitas Al-Washliyah (UNIVA) yaitu FKIP
UNIVA. Setelah berjalan beberapa lama kemudian berubah lagi, hingga akhirnya pada
tahun 1996 berubah lagi namanya menjadi Universitas Muslim Nusantara (UMN).
Kampus UMN berlokasi di dua tempat yaitu kampus A berlokasi di Jalan Garu II
no.93 Medan dan kampus B berlokasi di Jalan Garu II No.02 Medan. UMN memiliki
enam fakultas ; Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP), Fakultas Matematika
dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Ekonomi (FE), Fakultas Pertanian (FP),
Fakultas Hukum (FH) dan Fakultas Sastra (FS). Sejalan dengan perubahan nama
lembaga induknya, perpustakaan juga mengalami perubahan nama yang saat ini
dinamakan Perpustakaan UMN dan berada pada lokasi kampus B yang beralamatkan di
Jalan Garu II No.02 Medan.
Perpustakaan UMN didirikan bertujuan untuk menunjang tri dharma perguruan
tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) bagi sivitas
akademikanya. Perpustakaan UMN memiliki ruangan yang berukuran 24x9m dan semua
kegiatan perpustakaan dilakukan dalam ruangan ini. Lokasi perpustakaan ini sangat
mudah dijangkau oleh sivitas akademika. Pengguna yang ada pada Perpustakaan UMN
3.2 Struktur Organisasi dan Staff
Struktur organisasi sangat penting untuk memudahkan proses kegiatan kerja
dalam suatu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi yang baik
dapat diketahui dengan mudah gambaran yang jelas tentang kedudukan serta tugas-tugas
dalam organisasi tersebut.
Perpustakaan UMN dalam menjalankan roda kegiatannya dikelola oleh tiga orang
petugas. Ketiga orang petugas inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di
Perpustakaan UMN tersebut. Ketiga orang tersebut adalah:
Tabel 1.1 : Pegawai Perpustakaan UMN
Jabatan Pendidikan
Kepala Perpustakaan Sarjana
Kepala Tata Usaha Perpustakaan Sarjana
Pegawai Perpustakaan SMK
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009
Ketiganya merupakan petugas/pustakawan yang bukan dari disiplin ilmu
perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti pelatihan,
Struktur organisasi perpustakaan UMN secara mikro:
Gambar 1.1: Struktur Organisasi Perpustakaan UMN secara mikro.
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara,2009
Struktur organisasi Perpustakaan UMN secara mikro memiliki dua bagian yang
merupakan bawahannya yaitu; pelayanan teknis dan pelayanan pengguna. Dimana
masing-masing bagiannya memiliki sub-sub bagian antara lain pelayanan teknis menjadi
tiga bagian yaitu; pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan. Sedangkan pelayanan
pengguna dibagi dalam dua bagian yaitu; pelayanan sirkulasi dan referensi. Perpustakaan
UMN secara makro berada pada lingkungan kerja bagian tata usaha, dimana
perpustakaan merupakan lembaga/badan bawahannya dan tanggung jawab kepada bagian
tata usaha tersebut.
3.3 Sarana
3.3.1 Gedung/Ruangan
Perpustakaan UMN berada pada lingkungan universitasnya yang menempati
salah satu ruangan perkuliahan sehingga mudah dicapai oleh sivitas akademika UMN.
Ruangan Perpustakaan UMN berukuran 24x9 meter yang dibagi menjadi enam bagian
ruangan yaitu: ruangan koleksi, ruangan baca, ruangan sirkulasi, ruangan kepala
perpustakaan dan ruangan layanan internet. Kepala Perpustakaan
Kepala Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pengguna
Pengadaan
Pengolahan
Pemeliharaan
Sirkulasi
3.3.2 Perabotan
Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan lancar,
perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan
aktifitas perpustakaan tersebut.
Perabotan yang dimiliki Perpustakaan UMN berupa:
1. Lemari arsip
2. Rak buku
3. Meja sirkulasi
4. Meja kerja perpustakaan
5. Meja baca/pengguna
6. Kursi baca dan kursi petugas
7. Komputer dan sambungan internet
8 Rak penitipan tas
3.3.3 Anggaran
Anggaran adalah unsur utama untuk menjalankan perpustakaan, tanpa anggaran
perpustakaan tidak mungkin dapat berjalan dengan baik meskipun sistemnya bagus dan
pustakawannya bermutu. Maka, semua pustakawan harus mau dan mampu ikut ambil
bagian dalam perencanaan biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu
perpustakaan, paling tidak untuk keperluan satu tahun. Setiap perpustakaan harus
membuat rencana anggaran dan mengajukannya kepada lembaga induknya, atau lembaga
lain yang berkewajiban untuk memberi anggaran kepada perpustakaan.
Anggaran Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) berasal dari
lembaga induk Universitas Muslim Nusantara (UMN) atau Biro Rektor Universitas
Muslim Nusantara (UMN) dan mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya
dan uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan.Biasanya seluruh dana
yang diperoleh oleh Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) diserahkan
kepada Biro Rektor Universitas Muslim Nusantara (UMN).
Apabila perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) ingin menambah
dapat menyerahkan proposal pengajuan penambahan koleksi berdasarkan judul,
pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan kepada Biro Rektor Universitas Muslim
Nusantara (UMN). Selanjutnya pihak biro akan mengirimkan bahan – bahan
perpustakaan yang sesuai dengan perpmintaan Perpustakaan Universitas Muslim
Nusantara (UMN).
3.4 Koleksi
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti dapat memadai jumlah serta
subjeknya, agar dapat menunjang program perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi ditentukan oleh berbagai faktor
seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah dan jumlah pemakai perpustakaan.
Perpustakaan UMN memiliki koleksi yang terdiri dari bahan perpustakaan berupa
buku dan bukan buku seperti:
a. Bahan perpustakaan berupa buku, misalnya:
- buku-buku teks
- buku-buku referensi
b. Bahan perpustakaan bukan buku, misalnya:
- majalah
- jurnal
- buletin
- surat kabar
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan UMN adalah sebagai
berikut:
Tabel 1.2 : Jumlah koleksi Perpustakaan UMN
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah Eksemplar
1. Buku teks 877 3010
2. Referensi 25 34
3. Majalah 6 238
4. Jurnal 4 40
5. Bulletin 1 4
6. Karya ilmiah 515 515
Jumlah 1428 3845
Sumber: Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009
Jumlah pengguna Perpustakaan UMN adalah sebanyak 621 orang dengan jumlah
koleksi keseluruhan 1428 judul dengan 3845 eksemplar. Koleksi yang dimiliki
perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak dapat membantu pengguna
dalam penelusuran informasi. Setiap buku dibuat call numbernya. Nomor kelasnya
ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke-18. Penjajarannya dalam rak disusun
berdasarkan nomor kelas.
Dalam kegiatan pengadaan bahan perpustakaan, Perpustakaan UMN melakukan
kegiatan pemilihan bahan perpustakaan dengan melibatkan staf perpustakaan dan staf
pengajar/dosen. Sedangkan alat bantu yang digunakan dalam pemilihan bahan
perpustakaan tersebut adalah brosur dan katalog penerbit.
Bahan perpustakaan yang ada di Perpustakaan UMN berasal dari:
1. Pembelian
2. Hadiah dan sumbangan
3.5 Sistem Pelayanan
Perpustakaan UMN sama seperti perpustakaan perguruan tinggi lainnya dalam
memberikan pelayanan kepada penggunanya menetapkan sistem dan kegiatan pelayanan.
Sistem yang diterapkan pada Perpustakaan UMN adalah sistem pelayanan terbuka,
dimana pengguna dapat secara langsung menuju dan mencari koleksi yang diinginkan
sesuai kebutuhannya.
Adapun waktu pelayanan pada Perpustakaan UMN adalah:
Senin s/d Kamis : Pukul 09.00 – 17.00 WIB Jumat : Pukul 09.00 – 16.30 WIB Sabtu : Pukul 09.00 – 12.00 WIB
3.6 Pelayanan Pengguna Perpustakaan UMN
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika UMN dengan
terlebih dahulu memenuhi syarat – syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon
pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon anggota.
Pada umumnya pengguna perpustakaan UMN adalah mahasiswa, dosen, pegawai
dan mahasiswa luar. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke Perpustakaan UMN
hanya diperkenankan untuk melihat – lihat koleksi yang terdapat di Perpustakaan UMN
tetapi tidak diperbolehkan untuk meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan.
3.6.1 Pelayanan Sirkulasi
Pada Perpustakaan UMN kegiatan pelayanan dilakukan didekat pintu masuk dan
pintu keluar. Hal ini dimaksudkan agar pengguna yang keluar dari ruangan koleksi
perpustakaan tersebut dapat diperhatikan oleh petugas/pustakawan. Adapun kegiatan dari
pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan Perpustakaan UMN meliputi: keanggotaan,
peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian
3.6.1.1 Keanggotaan
Syarat utama untuk menjadi anggota Perpustakaan UMN adalah berstatuskan
sebagai mahasiswa, dosen dan pegawai UMN. Pengguna dari luar perpustakaan tidak
diperkenankan menjadi anggota, jika pengguna dari perguruan tinggi lain ingin
menggunakan fasilitas yang ada di Perpustakaan maka yang bersangkutan harus
membawa surat pengantar dari universitas masing-masing dan menunjukkan KTM.
Persyaratan untuk menjadi anggota Perpustakaan UMN adalah:
a. Persyaratan untuk mahasiswa;
1. Calon anggota harus mengisi formulir keanggotaan yang telah disediakan.
2. Mahasiswa yang akan menjadi anggota perpustakaan menunjukkan fotokopi
kwitansi tanda pembayaran SPP/uang kuliah.
3. Melampirkan pas foto berwarna dan terbaru ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar
dan 2x3 sebanyak 1 lembar
4. Melampirkan fotokopi KTM yang masih berlaku.
5. Membayar uang keanggotaan atau biaya administrasi sebesar RP.
3.000,-/tahun, kecuali mahasiswa baru yang mendaftar pada tahun pertama menjadi
mahasiswa tidak dipungut biaya.
b. Persyaratan untuk dosen dan pegawai;
1. Mengisi formulir yang telah disediakan
2. Melampirkan pas foto 3x4 sebanyak 2 lembar dan ukuran 2x3 sebanyak 1
lembar.
Sistem kartu anggota di Perpustakaan UMN masih bersifat manual, adapun bentuk
kartu anggota pada Perpustakaan UMN dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 1.2: Contoh kartu anggota Perpustakaan UMN Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009
Kartu anggota ini sebagai kartu pegangan bagi pengguna/anggota saat masuk
ke Perpustakaan UMN dan pada saat akan meminjam bahan perpustakaan. Kartu ini
dibawa pulang oleh masing-masing anggota.
Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara (UMN) Medan
Tahun akademi :
Nomor : Kartu Anggota
Foto pemegang kartu Nama : …….. No.Stb : …….. NIM : …….. Fak/Jurusan : …….. Program/ Smt : …….. Tanda tangan Alamat : ……... Pemegang kartu
- Meminjam / mengembalikan buku Medan, …… 2009 Harus memperlihatkan kartu ini Kepala Perpustakaan - Kartu ini berlaku hanya untuk
1 tahun akademi
Berikut adalah kartu peminjaman dan pengembalian buku Perpustakaan UMN:
Tabel 1.3 : Contoh kartu peminjaman dan pengembalian
Kode
Sumber : Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara, 2009
Kartu peminjaman dan pengembalian ini sebagai kartu untuk pencatatan
identitas buku yang dipinjam yaitu: kode buku dan tanggal kembali bahan perpustakaan
tersebut.
3.6.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan perpustakaan pada Perpustakaan UMN menggunakan kartu
buku. Untuk setiap buku diberi kartu buku dan kartu ini disimpan dalam kantong buku.
Peminjaman bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan yang
telah memiliki kartu anggota perpustakaan.
Untuk setiap anggota perpustakaan jumlah bahan perpustakaan yang boleh
dipinjam berbeda-beda, untuk mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 3 buah buku
dan jangka waktunya hanya 1 minggu, sedangkan untuk dosen/pegawai dapat meminjam
Adapun bentuk kartu buku pada Perpustakaan UMN dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 1.3: Kartu buku Perpustakaan UMN
Sumber : Perpustakaan UMN, 2009
Kartu buku ini melekat pada sampul belakang buku, dan saat buku dipinjam kartu
buku dikeluarkan dari kantong buku untuk disimpan oleh petugas. Kartu buku ini
berguna agar petugas mengetahui siapa yang meminjam buku tersebut dan mengetahui
apakah buku tersebut tidak terlambat dikembalikan.
Prosedur peminjaman bahan perpustakaan yang dilakukan di Perpustakaan UMN
adalah sebagai berikut:
1. Peminjam menunjukkan kartu anggota kepada petugas
2. Peminjam menyerahkan buku yang akan dipinjam kepada petugas untuk
dicek
3. Peminjam menuliskan nama dan tanggal peminjaman pada kartu buku
kemudian menyerahkan kepada petugas
4. Petugas mengecek ulang kartu buku dan kemudian mencatat pada kartu
anggota kode bahan perpustakaan dan tanggal pengembalian
5. Slip pengembalian ditempelkan di halaman pertama buku, hal ini dilakukan
agar si peminjam tidak lupa tanggal pengembalian dan mengembalikan bahan Perpustakaan Universitas Muslim Nusantara
Medan
574.192 4
Wir nomor klas b
Pengarang : Judul : No. Induk :
perpustakaan tersebut tepat waktunya. Slip pengembalian berisi tentang judul
buku, pengarang, kode buku dan tanggal pengembalian.
6. Buku tersebut diberikan kepada si peminjam. Kartu anggota ditahan sebagai
jaminan dan bersama dengan kartu buku disusun menurut tanggal
pengembalian
Penggunaan sistem kartu buku ini sangat tepat diterapkan pada Perpustakaan
UMN, hal ini disesuaikan karena pengunjung yang begitu ramai dan petugas yang tidak
memadai. Keuntungan sistem kartu buku ini adalah proses peminjaman dapat
berlangsung dengan cepat sehingga si peminjam tidak perlu menunggu lama.
3.6.1.3 Pengembalian
Dalam pelayanan pengembalian bahan perpustakaan di perpustakaan, merupakan
kelanjutan dari pelayanan peminjaman suatu bahan perpustakaan. Pada Perpustakaan
UMN lamanya peminjaman hanya satu minggu. Setelah habis masa peminjaman maka si
peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya, jika tidak maka
dapat diberikan ketentuan dengan dikenakan denda.
Prosedur pengembalian bahan perpustakaan pada Perpustakaan UMN adalah
sebagai berikut:
1. Peminjam menyerahkan bahan perpustakaan yang telah di pinjam kepada
petugas.
2. Petugas menerima dan memeriksa bahan perpustakaan yang dipinjam, apakah
bahan perpustakaan yang dikembalikan dalam keadaan baik atau tidak.
3. Jika tidak terjadi kerusakan maka petugas memeriksa apakah bahan
perpustakaan tersebut terlambat atau tidak.
4. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak kartu buku yang
sedang dipinjam.
5. Petugas mencantumkan tanggal kembali pada kartu buku kemudian memberi
paraf pada kartu buku dan kartu anggota.
6. Kartu buku dimasukkan pada kantong buku dan kartu anggota dikembalikan
kepada si peminjam.
Pengembalian bahan perpustakaan di Perpustakaan UMN sudah dapat dikatakan
pengembalian. Walaupun saat sekarang ini sistem kartu buku sudah tidak efektif dan
efisien lagi digunakan dibandingkan dengan sistem peminjaman yang terautomasi.
3.6.1.4 Perpanjangan Masa Pinjam
Apabila bahan perpustakaan yang dipinjam telah habis masa peminjamannya,
maka si peminjam dapat berkewajiban untuk mengembalikan bahan perpustakaan
tersebut ke perpustakaan. Jika peminjam masih ingin tetap menggunakan bahan
perpustakaan tersebut maka si peminjam harus melakukan perpanjangan dengan melapor
kepada petugas/pustakawan. Dan perpanjangan masa pinjam bahan perpustakaan hanya
dapat dilakukan satu kali saja baik untuk para mahasiswa maupun dosen/pegawai.
Prosedur perpanjangan masa pinjam bahan perpustakaan pada Perpustakaan
UMN adalah sebagai berikut:
1. Peminjam membawa bahan perpustakaan yang akan diperpanjang
2. Peminjam menyerahkan bahan perpustakaan yang akan diperpanjang kepada
petugas.
3. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota dari kotak penyimpanan
4. Petugas menuliskan tanggal kembali pada kartu buku dan kartu anggota serta
memberi paraf.
5. Petugas menuliskan kembali kode bahan perpustakaan dan tanggal
pengembalian pada kartu anggota sedangkan pada kartu buku dituliskan
tanggal peminjaman.
6. Petugas menyerahkan kembali bahan perpustakaan tersebut kepada peminjam.
3.6.1.5 Penagihan
Penagihan bahan perpustakaan yang telah dilaksanakan oleh Perpustakaan UMN
adalah kepada anggota yang meminjam bahan perpustakaan setelah batas waktu
pengembalian yang ditentukan sudah lewat/terlambat dan bahan perpustakaan tersebut
belum juga dikembalikan.
Prosedur penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh Perpustakaan UMN
pengembalian dan bahan perpustakaan tersebut belum juga dikembalikan. Dalam hal ini
petugas akan memanggil langsung si peminjam dan mengingatkan agar segera
mengembalikan bahan perpustakaan yang telah dipinjamnya. Dengan cara tersebut,
biasanya si peminjam akan mengembalikan bahan perpustakaan tersebut dan petugas
tidak perlu mengirimkan surat penagihan kepada si peminjam.
Dalam hal penagihan bahan perpustakaan yang dilakukan Perpustakaan UMN
sudah cukup baik dan berjalan dengan lancar.
3.6.1.6 Pemberian Sanksi
Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan
yang telah ditetapkan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan perpustakaan,
mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak dan sebagainya. Pemberian
sanksi yang sering terjadi di Perpustakaan UMN adalah keterlambatan pengembalian
bahan perpustakaan yang dipinjam pengguna dan karena menghilangkan bahan
perpustakaan.
Sanksi yang diberikan oleh Perpustakaan UMN adalah:
1. Bila terlambat mengembalikan bahan perpustakaan diberikan sanksi berupa
denda sebesar Rp. 300,- per hari per buku.
2. Jika si peminjam belum mengembalikan bahan perpustakaan dalam jangka
waktu enam puluh hari maka hak sebagai keanggotaan dapat dicabut dan
keanggotaan tersebut dapat diberikan setelah si peminjam mengembalikan
bahan perpustakaan dengan utuh dan membayar dendanya.
3. Jika bahan perpustakaan yang dipinjam hilang atau rusak karena kelalaian
peminjam maka si peminjam wajib mengganti dengan buku yang baru yang
sama sesuai dengan judul buku yang hilang dan rusak. Dapat juga
menggantinya dengan sejumlah uang sebesar harga buku yang telah hilang
atau rusak tersebut.
Pemberian sanksi yang dilaksanakan oleh Perpustakaan UMN merupakan
kegiatan yang cukup baik, hal ini dilakukan agar perpustakaan dapat berkembang dengan
