PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN (STMIK)
TRIGUNA DHARMA MEDAN
KERTAS KARYA
DIKERJAKAN OLEH
NAMA
: RAHEL B BR TARIGAN
NIM : 072201012
PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN
FAKULTAS SASTRA
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis ucapkan khadirat Bapa di Surga dan Tuhan Yesus Kristus berkat kasih setiaNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
Kertas karya ini berjudul “PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA DHARMA MEDAN” yang merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Ilmu Perpustakaan DIII Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa apa yang disajikan dalam kertas karya ini masih belum sempurna baik dari segi materi, pembahasan maupun penyusunan bahasanya. Penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Teristimewa pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terima kasih dengan rasa hormat setinggi – tingginya atas segala dukungan, jerih payah dan do’a restu kedua orang tua yang Penulis sayangi, Ayahhanda Nirmala Tarigan dan Ibunda Katarina Br Bangun S.PAK atas do’a dan dukungan yang begitu besar kepada penulis.
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mendapat banyak bimbingan, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak, baik berupa moril maupun material. Maka pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Jurusan DIII Program Studi Ilmu Perpustakaan dan selaku dosen pembaca kertas karya ini seta dosen wali yang telah memberikan arahan kepada Penulis.
3. Seluruh staf pengajar beserta staf Administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan
4. Bapak Hendryan Winata.S.Kom selaku Kepala Perpustakaan STMIK TRIGUNA DHARMA Medan yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis kertas karya ini dapat selesai.
5. Buat kakak aku Irwan Elpranto Tarigan dan Risa Adelina Br Tarigan S.Si yang telah memberikan kecerian untukku sekaligus juga buat adik aku Dian Mory Br Tarigan yang tidak pernah lupa untuk memberi semangat kepada aku didalam penyelesaian kertas karya ini.
6. Spesial buat keluarga besarku yang telah memberikan semangat kepada penulis
7. Seluruh teman-teman khususnya angkatan 2007 D-III Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu. Terima kasih atas doa, tawa dan kecerian serta tangisan yang telah kalian berikan untukku selama tiga tahun ini, semoga kenangan indah akan abadi selamanya. Penulis menyadari bahwa kertas karya ini memiliki banyak kekurangan baik dari segi isi, bahasa, maupun penulisanya. Maka dari itu penulis mengharapkan tanggapan , kritikan dan saran yang bersifat membantu demi kesempurnaan kertas karya ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Mei 2010
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penulisa ... 1
1.2 Tujuan Penulisan... 2
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpstakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.3 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.3.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.3.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.4 Pelayanan Pengguna ... 8
4.4.1 Pengertian Pelayanan Pengguna ... 8
4.4.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Pengguna ... 10
2.5 Peraturan Pelayanan Perpustakaan ... 11
2.6 Sistem Pelayanan Pengguna ... 11
2.6.1 Sistem Pelayanan Tertutup ( Close Access ) ... 12
2.6.2 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access ) ... 13
2.7.1 Pelayanan Sirkulasi ... 15
2.7.1.1 Keanggotaan ... 17
2.7.1.2 Peminjaman ... 17
2.7.1.3 Pengembalian ... 19
2.7.1.4 Perpanjangan Masa Pinjam ... 20
2.7.1.5 Penagihan ... 21
2.7.1.6 Pemberian Sanksi ... 22
2.7.1.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka ... 23
2.7.2 Pelayanan Referensi ... 24
2.7.3 Pelayanan Pendidikan Pengguna ... 28
2.7.4 Silang Layan ... 29
2.7.5 Pelayanan Audio – Visual ... 30
2.7.6 Layanan Digital ... 31
BAB III PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA KOMPUTER (STMIK) TRIGUNA DHARMA MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Stmik Triguna Dharma…….. 33
3.2 Tujuan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma ... 34
3.3 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma ... 34
3.4 Visi dan Misi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma ... 35
3.5 Struktur Organisasi ... 35
3.6 Sarana ... 37
3.6.1 Gedung/Ruangan ... 37
3.6.2 Perabotan ... 37
3.6.4 Peraturan Perpustakaan ... 38
3.7 Koleksi ... 38
3.8 Sistem Pelayanan ... 40
3.9 Pelayanan Pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma .. 41
3.9.1 Pelayanan Sirkulasi ... 41
3.9.1.1 Keanggotaan ... 41
3.9.1.2 Peminjaman ... 43
3.9.1.3 Pengembalian ... 46
3.9.1.4 Perpanjangan Masa Pinjam ... 48
3.9.1.5 Penagihan ... 49
3.9.1.6 Pemberian Sanksi ... 50
3.9.1.7 Surat Keterangan Bebas Pinjam ... 50
3.9.2 Pelayanan Internet ... 51
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ... 52
4.2 Saran... 53
DAFTAR PUSTA
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang dan Masalah
Meningkatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini semakin membawa pengaruh dan perubahan dalam semua aspek kehidupan. Hal ini terlihat jelas bahwa manusia setiap waktu membutuhkan informasi tentang banyak hal, dan untuk memenuhi akan hasrat informasi tersebut maka manusia membutuhkan sumber informasi.
Salah satu lembaga yang memiliki wewenang dalam penyelenggaraan kegiatan yang berhubungan dengan penyediaan informasi adalah perpustakaan. Perpustakaan merupakan pusat informasi di mana bahan – bahan perpustakaan dikumpulkan, diolah dan kemudian disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh penggunanya. Perpustakaan menyediakan berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna,maka dengan ini peranan perpustakaan perguruan tinggi sangatlah penting dalam memberikan jasa layanan kepada sivitas akademik untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan ,pengajaran ,pendirian dan pengabdian masyarakat.
Suatu perpustakaan hendaknya dapat melayani pengguna secara tepat dan tepat sehingga pengguna dapat dengan mudah memperoleh informasi yang di butuhkan. Karena itu pelayanan pengguna sangat penting pada suatu perpustakaan. Pelayanan pengguna adalah salah satu tugas penting dalam penyelenggaraan suatu perpustakaan, dimana pelayanan pengguna tersebut adalah suatu unit kegiatan yang mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan, informasi dan pengarahan hingga pengguna dapat menelusur dan mempelajari informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan.
baik, pihak perpustakaan perlu mempelajari, memahami dan mengerti akan kebutuhan penggunanya, dimana dalam memberikan pelayanannya perpustakaan harus mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga fungsi perpustakaan benar – benar terlaksana.
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah salah satu perpustakaan yang menggunakan system terbuka. Dimana semua pengguna perpustakaan bebas untuk berkunjung dan para pengguna juga dapat melihat langsung koleksi – koleksi bahan pustaka yang ada pada perpustakaan tersebut. Pengguna yang dilayani pada pepustakaan Stmik Triguna Dharma Medan terdiri dati dosen, mahasiswa,dan pegawai sivitas akademik dalam menambah ilmu pengetahuannya, juga berperan sebagai penunjang perkuliahan, membangun bidang penelitian ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi. Untuk itu dibutuhkan pelayanan pengguna agar perpustakaan dapat memanfaatkan perpustakaan semaksimal mungkin.
Berdasarkan uraian diatas penulis merasa tertarik untuk memilih judul kertas karya ini adalah“PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA DHARMA”. Sesuai dengan judul penulis kertas karya ini maka pembahasan yang akan dibahas adalah kegiatan pelayanan pengguna pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan.
1.2Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk mengetahui keadaan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan.
2. Untuk mengetahui dengan jelas sejauh mana kegiatan pelayanan pengguna yang telah dilakukan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.
1.3Ruang Lingkup
Berdasarkan judul kertas karya ini, penulis tidak membatasi pembahasan dengan hal – hal yang berhubungan dengan koleksi yang ada pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan. Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini mencakup beberapa aspek tentang pelayanan pengguna yang terdiri dari sirkulasi, referensi pelayanan pendidikan penguna, pengembalian, perpanjangan, penagihan/sanksi. Pada pelayanan referensi yang akan di bahas yaitu tentang koleksi referensi dan juga akan membahas tentang aspek – aspek pendukung lainnya yaitu system pelayanan perpustakaan sampai pada peraturan perpustakaan.
1.4Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:
1. Tinjauan Literatur
Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan cara membaca buku – buku, literatur, dan sumber lain yang mendukung dalam penulisan kertas karya ini.
2. Observasi
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu sarana penyebar informasi di lingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya maupun para penggunanya. Oleh sebab itu perpustakan perguruan tinggi harus benar – benar melaksanakan fungsinya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan perguruan tinggi dengan fungsi perpustakaan tersebut.
2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama – sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi” (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:3).
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam mencap Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan tersebut berada di lingkungan kampus “ (Sutarno 2003:35).
“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tegabung dalam lingkungan pendidkan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, dan perpustakaan perguruan tinggi (Syahrial – Pamuntjak 2000:5).
2.3 Tujuan Dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi 2.3.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan sebagai pusat informasi harus dapat memenuhi kebutuhan pengguna ,yaitu dengan memberikan pelayana yang baik kepada pengguna perpustakaan untuk meningkatkan minat dan keinginan pengguna untuk berkunjung ke perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 1999 : 6 ) ”Tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan sebutan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.”
Tujuan pepustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo – Basuki (1991:15) adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.
Menurut Massofa (2008) pada dasarnya tujuan perpustakaan adalah :
a. Menunjang program pendidikan, penelitian b. Memenuhi kebutuhan akan informasi c. Memenuhi kebutuhan sosial
d. Memenuhi kebutuham kultural dan spiritual masyarakat e. Memenuhi kebutuhan akan rekreasi
Berdasarkan ketiga pendapat diatas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebuthan mesyarakat yang ada dalam lingkungan lembaga tinggi bukan hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta memberikan jasa informasi untuk mendukung serta mempertinggi kualitas program kegitatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.
2.3.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Keberhasilan perpustakaan menjalankan peran dan fungsinya, diukur dengan banyaknya pengguna yang memamnfaatkan layanan perpustakaan yang diberikan perpustakaan tersebut. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi diantaranya menyediakan informasi ilmiah untuk para mahasiswa, dosen, dan karyawan maupun pemakai dari luar. Bentuk koleksi buku, majalah, surat kabar, dan jenis koleksi lainnya.
Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan unsur penunjang perguruan tinggi yang bersama – sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.Untuk itu dalammencapai visi dan misi perpustakaan tersebut sudah pasti memiliki fungsi.
Secara umum fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah membuat suatu kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.
Dalam buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994) fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar dan mengajar
4. Pusat penyebaran informasi bagi masyarakat luas.
Oleh sebab itu sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapainya visi dan misinya, perpustakaan memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi Interprestasi
Perpustakaan sudah seharunya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu dalam melakukam dharmanya
2. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaia pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
3. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian pembelajaran.,pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
4. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian pembelajaran.,pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
5. Fungsi Edukasi
program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
6. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian pembelajaran.,pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
7. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian pembelajaran.,pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran
8. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang sangat mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi
9. Fungsi Riset
Perpustakaan menyediakan informasi dan sumber – sumber penyediaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna. Informasi yang di peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian
10. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan daya inofasi pengguna perpustakaanu
11. Fungsi Publikasi
12. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi,2004:3)
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi informasi sivitas akademika dan penyediaan sarana belajar bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi tersebut serta menyediakan bahan rujukan dan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi sampai pada lingkungan industri.
2.4 Pelayanan Pengguna
2.4.1Pengertian Pelayanan Pengguna
Salah satu kegiatan pokok perpustakaan adalah memberikan pelayanan bahan pustaka dan informasi kepada pengguna perpustakaan, khususnya para civitas akademika yang berkaitan dengan ilmu pendidikan, penerangan, ilmu pengetahuan dan teknologi. Dimana melalui pelayanan perpustakaan tersebut pengguna dapat memperoleh informasi secara optimal serta bisa memanfaatkan berbagai saranan penelusuran yang tersedia dalam perpustakaan tersebut.
Pada dasarnya suatu perpustakaan dapat dikatakan baik apabila perpustakaan tersebut dapat memberikan pelayanan yang baik bagi para penggunanya. Sebab pelayanan pengguna sangatlah penting dari seluruh kegiatan di perpustakaan.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian pelayanan pengguna adalah suatu kegiatan memberikan pelayanaan yang diberikan oleh para pustakawan maupun pemberian bimbingan, dan pengarahan agar para pengguna perpustakaan dapat menggunakan seluruh koleksi bahan pustakan dengan lebih mudah, cepat dan tepat serta dapat lebih jelas dimengerti oleh pengguna.
Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh hal berikut:
a. Informasi yang dibutuhkan secara optimal dari berbagai media b. Manfaat dari berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia.
Dalam pelayanan perpustakaan ada empat kegiatana yang mencakup: 1) kegiatan proses peminjaman, 2) kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referens ), 3 ) kegiatan pendidik pengunjung mengunakan alat perpustakaan dan bahan perpustakaan, 4 ) kegiatan menyebarluaskan informasi.
Perkembangang pelayanan dalam suatu perpustakaan dipengaruhi oleh kemampuan perpustakaan tersebut dalam memberikan pelayanan dan kelengkapan koleksi yang dimiliki, artinya semakin lengkap koleksi yang dimiliki semakin besar pula kemungkinan untuk dapat meningkatkan penggunaan koleksi.
tinggi yang bertujuan untuk mendukung dan memperkarya program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat pada perguruan tinggi tersebut.
2.4.2 Tujuan dan Fungsi Pelayanan Pengguna
Tujuan pelayanan pengguna adalah memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dalam hal mendayagunakan semua fasilitas yang tersedia diperpustakaan. Fasilitas yang dimaksud adalah semua koleksi yang dimiliki perpustakaan dan tenaga dari staf pepustakaan untuk memperoleh informasi yang diinginkan.
Fungsi pelayanan pengguna adalah membantu pengguna untuk menemukan informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Dalam hal ini staf perpustakaan (pustakawan) dituntut selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna perpustakaan untuk memperoleh kebutuhan akan informasi.
Menurut Trimo (1986:56) fungsi pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:
a. Memberikan stimulasi dan guidance untuk memenuhi minat dan kebutuhan anak dan untuk memperluas wawasan membaca mereka. b. Membantu para mahasiswa/mahasiswi yang sedang mengerjakan
laporan dan proyek lainnya serta kegiatan mereka.
c. Mengajar para mahasiswa/mahasiswi bagaimana menggunakan buku dan fasilitas lainnya, dan membantu mengembangkan kecakapan mereka tentang perpustakaan
d. Memberikan bantuan kepada para pengajar dan perencanaan kurikulum dan ikut menyelesaikan problem khusus dalam bidang kurikulum dan pengajar.
e. Membantu program – program inservice training dan perkembangan profesi para dosen/guru dan para mahasiswa/mahasiswi dalam menggunakan perpustakaan.
2.5 Peraturan Pelayanan Perpustakaan
Peraturan pelayanan perpustakaan merupakan pedoman bagi pengguna dalam memanfaatkan fasilitas dan layanan perpustakaan. Peraturan perpustakaan dimaksudkan untuk memelihara ketertiban diperpustakaan dan hendaknya dituangkan secara tertulis dalam bentuk surat keputusan pimpinan perguruan tinggi. Peraturan yang tertulis biasanya dikomunikasikan dalam bentuk rambu – rambu, brosur, poster dan lain lain.
Peraturan perpustakaan sekurang – kurangnya berisi informasi sebagai berikut:
1. Peraturan mengenai keanggotaan, yang meliputi persyaratan, hak dan kewajiban anggota perpustakaan
2. Waktu pelayanan, yang meliputi waktu hari dan jam buka perpustakaan 3. Peraturan peminjaman, yang meliputi:
a. Syarat peminjam
b. Macam bahan perpustakaan yang dipinjam
c. Batas waktu peminjaman dan jumblah eksemplar bahan perpustakaan yang boleh dipinjam
4. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang berisi syarat pengembalian
5. Peraturan pengembalian bahan perpustakaan, yang meliputi persyaratan dan jangka waktunya
6. Macam kesalahan pengguna dan sanksinya 7. Tata tertib, yang meliputi ketentuan mengenai:
a. Penitipan barang
b. Sopan santun di perpustakaan c. Ketenangan
d. Keamanan
e. Kebersihan (Syahrial–Pamuntjak 2008:95)
2.6 Sistem Pelayanan Pengguna
peraturan dan tatatertib yang berlaku serta dapat mengetahui hak dan kewajiban masing – masing.
Dalam proses kegiatan di perpustakaan dikenal dua sistem pelayanan yangumum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah sistem pelayanan terbuka (open access) dan sistem pelayanan tertutup (closed access). Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik.
Untuk menentukan sistem pelayanan yang diberlakukan pada perpustakaan harus diperhatikan kesesuaian koleksi dengan sistem pelayanan. Apabila koleksi perpustakaan masih sederhana maka sistem yang baik digunakan adalah sistem pelayanan tertututp, tetapi apabila koleksi perpustakaan banyak maka sistem yang baik diberlakukan adalah sistem pelayanan terbuka.
2.6.1 Sistem Pelayanan Tertutup
Sistem pelayanan tertutup adalah sistem layanan dimana pengguna tidak boleh langsung mengambil buku di rak melainkan harus melaui petugas yang ada pada bagian tersebut.
Pada sistem pelayanan tertutup, pengguna tidak dapat secara langsung memilih buku yang dibutuhkan ke lokasi ruang koleksi perpustakaan. Pengguna yang membutuhkan buku dapat memilih bahan perpustakaan yang ingin dipinjamnya melaui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya pengguna dapat meminta buku tersebut kepada petugas untuk mencarinya ke rak koleksi.
memilih dan mengambil sendiri koleksi perpustakaan, tetapi dapat dipilih melalui daftar/katalog yang tersedia dan dambil oleh petugas”.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan tertutup adalah salah satu sistem yang mengurangi kebebasan dan kesempatan pengguna untuk mengetahui jumlah koleksi yang ada pada jajaran koleksi perpustakaan. Oleh sebab itu ada kemungkinan beberapa koleksi tidak dimanfaatkan oleh pengguna karena katalog terbatas dan pengguna harus menuggu antrian.
Keuntungan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah:
1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak
3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit dibanding dengan sistem terbuka
4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi
Kerugian menggunakan sistem layanan ini adalah:
a. Banyak energi yang terserap dibagian sirkulasi ini
b. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar/dipinjam
c. Sering menimbulkan hal–hal yang tidak diinginkan misalnya salah pengertian antar petugas dan peminjam.
d. Antrian meminjam maupun mengembalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu (Lasa H.S.1994:5)
2.6.2 Sistem Pelayanan Terbuka ( Open Access )
Menurut Lasa H.S. (1994:5) yang dimaksud dengan sistem pelayanan terbuka adalah,” Suatu cara pinjam yang memungkinkan pengguna untuk masuk ke ruang koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai”.
Keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka adalah:
1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yangmenggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.
2. Menghemat tenaga pustakawan. Sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mencari ke rak karena pengguna perpustakaan itu sendiri yang akan mencarinya ke rak buku.
3. Judul–judul buku yang diketahui dan dibaca lebih banyak.
4. Akan segera diketahui judul buku yang dipinjam, nama dan alamat peminjam.
5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula dia dapat memilih judul lain yang relevan.
6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antar petugas dan peminjam
Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiannya:
a. Frekuensi kerusakan lebih besar
b. Memerlukan ruangan yang lebih besar, sebab letak rak satu dengan yang lainnya memerlukan jarak yang longgar
c. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving
d. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku sering bingung (Lasa H.S.1994:5).
Menurut Soeatminah (1992:5–6) pedoman untuk mengatur sistem pelayanan, sistem pelayanan terbuka antara lain:
1. Penataaan koleksi
Koleksi perpustakaan harus ditata dan diatur secara sistematis, atau menurut urutan klafikasi, sehingga pengguna mudah mencari dan menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan
2. Rambu – rambu
Rambu – rambu penunjuk arah pencarian pustaka sangat penting artinya,maka harus dibuat dengan jelas tetapi singkat serta ditempatkan yang tepat. Rambu – rambu tersebut dapat berupa panah atau tulisan.
3. Tata ruang
4. Katalog Perpustakaan Meskipun pengunjung dapat memilih pustaka langsung ke rak, katalog perpustakaan tetap masih diperlukan dan harus ada.
Dengan berbagai petunjuk yang sudah disediakan para pengguna perpustakaan tidak terlalu banyak meminta pertolongan kepada petugas perpustakaan. Pengguna perpustakaan mencari sendiri buku yang diinginkannya. Hal inilah yang menjadi tujuan penyelenggaraan perpustakaan dengan sistem terbuka.
Pada dasarnya kegiatan pelayanan pengguna mengundang pengertian penyebarluasan informasi dan bahan pustakan pada pengguna. Untuk itu staff perpustakaan bagian ini, harus mengusahakan agar pengguna dapat memanfaatkan informasi bahan pustakan semaksimal mungkin. Dalam melakukan pekerjaan pelayanan pengguna, perlu diusahakan hubungan baik antara petugas dan pengunjung. Dari uraian diatas dapat dikatakan pelayanan pengguna merupakan pelayanan yang di berikan oleh satu perpustakaan dengan pemanfaatan koleksi.
2.7 Jenis – Jenis Pelayanan Pengguna Pelayanan pengguna yang diberikan oleh perpustakaan dapat ditentukan oleh keadaan ataupun kondisi dari perpustakaan dan perguruan tinggi dimana tempatnya bernaung serta keadaan masyarakat yang dilayani. Dalam memberikan pelayanan oleh perpustakaan kepada masyarakat pengguna itu tidak sama antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya, hal ini disebabkan oleh besar kecilnya perpustakaan itu sendiri dan koleksi bahan perpustakaan yang dimiliki oleh perpustakaan dibatasi dengan tenaga pengelolaan yang telah ada.
Menurut Syahrial – Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelengaraan Perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa:
Pekerjaan pelayanan dapat mencakup empat kegiatan yaitu:
b. Kegiatan membantu pengunjung mencari informasi (pelayanan referensi)
c. Kegiatan mendidik pengunjung menggunakan alat perpustakaan dan bahan perpustakaan
d. Kegiatan menyebarluaskan informasi.
2.7.1 Pelayanan Sirkulasi
Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris yaitu ”circulation” yang berarti perputaran, peredaran, seperti pada kata sirkulasi udara uang dan sebagainya. Dengan demikian pengertian pelayanan sirkulasi menurut (1994) adalah ”Mencakup semua bentuk kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan”.
Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang mengedarkan koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan yang dikatakan berhubungan secara langsung dengan pengguna perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi.
Kegiatan sirkulasi ini merupakan suatu kegiatan pekerjaan perpustakaan dalam usaha jasa layanan perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, journal, CD, atau bahan perpustakaan lainnya.
Kelancaran proses layanan sirkulasi bergantung pada hal – hal berikut:
a. Sistem peminjaman yang dipilih b. Petugas yang terampl
c. Peraturan peminjaman yang jelas
Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut:
1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat 2. Posedur yang ditempuh mudah dan sederhana
Bahan perpustakaan yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan dapat dibedakan atas:
1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan
2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang dgunakan untuk menambah dan meningkatkan pengetahuan pengguna.
Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:
a. Keanggotaan b. Peminjaman c. Pengembalian
d. Perpanjangan masa pinjam e. Penagihan
f. Pemberian sanksi
g. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka.
Semua kegiatan diatas harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.
2.7.1.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak/pengguna perpustakaan, serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman.
atau juga dapat membawa pulang bahan perpustakaan tersebut, maka mereka harus mendaftar terlebih dulu untuk dapat menjadi anggota.
Menurut Sulystyo – Basuki (1991:257) menyatakan bahwa:
”Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan kepada petugas sirkulasi disertai kelengkapan lain, kelengkapan anggota tergantung kepada kebijakan masing – masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan foto copy tanda pengenal.”
2.7.1.2 Peminjaman
Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi. Menurut Syahrial – Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan (2000:97) dinyatakan bahwa: ”Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa ke luar perpustakaan”.
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan menjadi tiga bagian:
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai 2 minggu 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampa 3 hari
3. Peminjaman jangka penjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74) prosedur meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan 2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. a) Pada perpustakaan yang mengantu sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam
formulir.
b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung sebagai berikut:
i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya
ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang telah tersimpan pada katalog buku
iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan pada lembar tanggal kembali
iv. petugas mencatat koda bahan perpustakaan dan tanggal kembal 4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan 5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna 6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
i. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan.
ii. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode bahan perpustakaan. 7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama
pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut:
a. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem perpustakaan tertutup ; katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya
b. Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun c. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam
Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.
Dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan oleh Syahrial– Pamuntjak, (2000:97) dinyatakan bahwa: Administrasi dari peminjaman yang harus diatur sedemikian adalah sebagai berikut:
1. Dapat memberi kesempatan bagi pengunjung untuk memperoleh buku yang diperlukan dengan cepat dan tepat
3. Dapat mengetahui siapa saja yang meminjam bahan pustaka tertentu 4. Dapat menjamin bahan pustaka dipinjam akan dikembalikan
5. Dapat mengetahui volume kegiatan peminjaman
Setiap bahan perpustakaan yang masuk dan yang keluar harus dicatat agar dapat terorganisir dan terawasi dengan sebaik – baiknya.
2.7.1.3 Pengembalian
Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman bahan perpustakaan dalam sebuah perpustakaan. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan perpustakaan telah habis maka peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjamnya. Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian peminjaman, akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri.
Menurut Nurhadi (1982), ”Pengembalian adalah pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pencatatan bukti bahwa pengguna mengembalikan bahan yang dipinjam”.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan di perpustakaan. Cara pertama pengguna membawa langsung bahan perpustakaan yang akan dikembalikan kemeja layanan, cara kedua bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku dengan memasukkan buku tersebut ke dalam kotak pengembalian.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:
a. Memeriksa kebutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan
b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali
d. Membutuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu pinjam
e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku
f. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam
g. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak buku
h. Memilih buku:
1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk di kirim ke unit perawatan
2. Yang rusak dan yang tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.
2.7.1.4 Perpanjangan Masa Pinjam
Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan menambah batas waktu peminjaman yang sudah berakhir, biasanya perpanjangan bahan pustaka hanya dapat dilakukan satu kali.
Proses perpanjangan yaitu dengan cara mengembalikan terlebih dahulu buku yang dipinjam sebelumnya, kemudian pustakawan mengubah kembali tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian bahan pustaka berikutnya.
Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
a. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan b. Petugas memeriksa formulir pemesanan
c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)
d. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59).
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:
6. Kartu pinjam 7. Kartu buku
2.7.1.5 Penagihan
Penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh petugas perpustakaan apabila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, dan perpustakaan akan menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahap:
a. Penagihan pertama
b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan
Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan buku yang dipinjam tidak juga dikembalikan, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut:
1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu 2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberi tahu
nilai kuliah, tidak diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan semua buku. Cara ini hanya dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi pendidikan.
Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari b. Petugas memuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal
c. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)
2.7.1.6 Pemberian Sanksi
juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi bergantung pada jenis pelanggarannya. Sanksi dapat berupa denda, peringatan penggantian maupun sanksi administrasi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2008:83) dinyatakan bahwa sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:
1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan
2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak
3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar 4. Menghilangkan bahan perpustakaan
5. Melanggar tata tertib perpustakaan.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000:83) dinyatakan ada beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna, antara lain sebagai berkut:
1.Denda
2.Sanksi administratif 3.Sanksi akademik
Prosedur yang ditempuh, yaitu:
a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna tersebut, petugas menetapkan sanksinya
b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
c. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya
d. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan perpustakaan
2.7.1.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka
Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat keterangan dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan – bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau staf / pegawai administrasi pensiun.
Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (2004:84), fungsi surat keterangan bebas pinjam bagi mahasiswa adalah untuk:
a. Ujian akhir b. Yudisium
c. Penerimaan ijazah
d. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Prosedur pembrian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera di tanda pengenal
3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dekembalikan pada kartu peminjaman
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna bebas pustaka,kartu peminjaman distempel pada” Bebas pustaka ”
5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas diri rangkap dua. Fotocopy pertama diberikan kepada pengguna, fotocopy kedua untuk pertinggal (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).
memiliki buku yang belum dikembalikan. Jika tidak ada pinjaman lagi, kartu pinjaman tersebut diberi stempel bebas pustaka. Kemudian putugas mengisi berkas bebas pustaka berdasarkan identitas pengguna dan kemudian diberikan kepada anggota yang bersangkutan.
2.7.2 Pelayanan Referensi
Menurut Lasa H.S. (1994:33) ”Kata referensi berasal dari bahasa inggris ”referensi” berarti menunjuk kepada, menyebut. Sering diartikan pula dengan awan, rujukan, sebab jenis – jenis koleksi ini sengaja dipersiapkan untuk memberikan informasi, penjelasan dalam hal – hal tertentu. Mungkin informasi itu meliputi kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran dan lain sebagainya. Jenis koleksi ini tidak perlu dipelajari secara keseluruhan sebagaimana buku teks maupun buku fiksi ”.
Menurut Soeatminah (1992:11) menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah:
a. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan perpustakaan yang khusus menyatakan/menyajikan koleksi referensi kepada pengguna perpustakaan
b. Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu pengguna pengunjung perpustakaan menemukan atau mencari informasi dengan cara:
1. Menerima pertanyaan dari pengguna
2. Pengguna perpustakaan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi
3. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan oleh pemakai
4. Memberikan bimbingan kepada para pengguna perpustakaan tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian pelayanan referensi secara umum adalah kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna, dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber informasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pengguna perpustakaan.
a Memberikan informasi yang bersifat umum, baik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khusunya mengenai unit pelayanan referensi
b Memberikan informasi yang bersifat spesifik/khusus atau konsultasi kepada para pustakawan di perpustakaan tersebut mengenai suatu subjek c Memberikan bantuan menelusur informasi sampai ditemukan informasi
yang dibutuhkan para pemakai/pengunjung perpustakaan baik melalui bahan perpustakaan koleksi referensi yang bersangkutan maupun perpustakaan yang lainnya.
d Memberikan bantuan untuk menelusur bahan perpustakaan koleksi referensi yang diperlukan oleh para pemakai/pengunjung perpustakaan dengan menggunakan katalog, bibliografi dan alat penelusuran yang lainnya
e Memberikan bnatuan pengarahan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan untuk menemukan pokok – pokok bahasan pengetahuan tertentu yang terdapat didalam bahan perpustakan koleksi referensi. f Memberikan bimbingan kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan
untuk mengenai berbagai jenis bahan perpustakaan koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara memilih yang tepat untuk menemukan/mencari informasi yang diperlukan. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:113).
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:87) agar berjalan dengan baik, pelayanan referensi perlu memperhatikan asas berikut:
1. Adanya komunikasi yang baik antara perpustakaan dengan pengguna 2. Pertanyaan ditanggapi secara cepat dan dipahami secara tepat
3. Pengenalan menyeluruh mengenai koleksi dan fasilitas perpustakaan 4. Pemanfaatan sumber informasi, baik yang ada di perpustakaan maupun
di luar perpustakaan
5. Pengetahuan mengenai kapasitas dan keterbatasan setiap sumber informasi.
Tujuan pelayanan referensi yang dikemukakan oleh (Lasa H.S. 1994:34) sebagai berikut :
a. Membingbing pengguna jasa perpustakaan agar dapat memanfaatkan semaksimal mungkin koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka disebut.
c. Memberikan pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan oleh beberapa sumber dengan gaya yang berbeda.
d. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan.
e. Terciptanya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu.
Sedangkan menurut Soeatminah (1992:11) tujuan pelayana referensi adalah:
1. Mengarahkan pemakai/pengunjung perpustakaan menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat
2. Memampuikan pemakai/pengunjung perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan informasi yang lebih luas
3. Memampukan pemakai/pengunjung perpustakaan menggunakan setiap bahan koleksi referensi dengan tepat guna.
Dalam Buku Pedoaman Penyelengaraan Perpustakaan oleh Syahrial – Pamuntjak (2000:19) menyatakan bahwa ,”Buku referensi adalah karya yang dimaksud sebagai alat konsultasi untuk mendapatkan informasi.”
Menurut Syahrial Pamuntjak (2000:109 – 112) koleksi referensi dapat dibedakan menurut cakupan dan jenis pertanyaan yang akan dijawab,yaitu:
a Ensiklopedi
Cakupan isi: Memberi informasii atau uraian tentang berbagai bidang ilmu pengetahuan. Ada ensiklopedi umum dan ensiklopedi yang terbatas pada suatu subjek saja dengan memberi informasi tentang segala aspek bidang tersebut. Susunannya menurut abjad dan dilengkapi indeks Biasanya juga diberi ilustrasi.Beberapa ensiklopedi menerbitkan buku tahunan yang berisi peristiwa penting yang terjadi dalam tahun yang berlalu.
b Kamus
Cakupan isi: Arti dan asal kata, definisi, cara pengejaan, cara pengucapan, sinonim, antonim, contoh penggunaan. Ada kamus satu bahasa dan kamus dua bahasa. Kamus dua bahasa ini memberi terjemahan darri satu kata ke kata itu dalam bahasa lain.
c Sumber biografi
seperti pemimpin, pengarang, orang – orang terkenal, atau orang orang seprofesi. Susunannya biasa menurut nama orang dibahas.
d Direktori
Cakupan isi: Direktori memuat nama, alamat dan kegiatan organisasi, lembaga atau orang terkemuka dalam suatu profesi. Susunannya menurut abjad nama atau menurut suatu bagan klafikasi.
e Buku tahunan dan almanak
Cakupan isi: Buku referen jenis ini memuat informasi mengenai kejadian yang penting, kegiatan dan perkembangan selama tahun yang baru berlalu, baik bersifat umum maupun terbatas pada suatu Negara ataupun mengenai suatu badan usaha. Umumnya delengkapi dengan statistik dan data lain.
f Buku pedoman
Cakupan isi: Buku pedoman memuat informasi yang praktis untuk mengerjakan sesuatu, untuk belajar mengenai sesuatu atau memberi informasi umum dalam bidang tertentu.
g Bibliografi
Cakupan isi: Bibliografi memberi informasi mengenai penerbitan, baik yang berupa buku maupun majalah. Keterangan yang diberikan adalah nama pengarang, judul, editor, nama penerbit dan tahun terbit. Ada yang bersifat umum atau nasional dan tidak terbatas pada satu bidang. Ada juga bibliografi pilihan yang isinya terbatas pada suatu bidang.
h Indeks dan abstrak
Cakupan isi: Buku referens semacam ini memuat informasi tentang karangan majalah. Indeks hanya memberi keterangan lokasi, yaitu nama pengarang, judul karangan dan judul majalah, tahun, nomor serta halaman dimana karangan itu terdapat. Abstrak disertai sari karangan. Kedua jenis ini biasanya terbit secara berkala. Susunannya menurut subjek.
i Penerbitan resmi
Cakupan isi: Data fakta resmi, undang – undang, peraturan, pengumuman dari pemerintah pusat maupun pemerintah daerah.Suatu perpustakaan baik besar maupun kecil hendaknya diusahakan agar koleksi referensi itu tersedia dengan bahan pustaka yang mengandung informasi mutakhir.
Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pengguna, maka petugas memerlukan koleksi referensi sebagai panduan yang sangat penting keberadaannya didalam suatu perpustakaan .
Menurut Soeatminah (1992:159), suatu perpustakaan minimal harus memiliki koleksi referensi terdiri dari:
1. Kamus
Kamus digunakan untuk menjawab pertanyaan antara lain yang berkenaan dengan arti definisi kata.
2. Ensiklopedia
Ensiklopedia digunakan untuk menjawab pertanyaan mengenai arti/definisi kata atau istilah, nama orang, Negara,tempat, organisasi, dan lain.
3. Direktori
Direktori digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenan dengan alamat pribadi, lembaga, organisasi, dan lain – lainnya.
4. Sumber bibliografi
Sumber bibliografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan riwayat hidup seseorang.
5. Sumber geografi/ilmu bumi
Sumber geografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan letak suatu tempat, kota, negara, dan lainnya.
6. Kumpulan indeks dan abstrak
Indeks dan abstrak digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan makalah, artikel, tulisan, dan lain – lain.
2.7.3.Pelayanan Pendidikan Pengguna
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:75 ), dinyatakan bahwa pendidikan pelayanan pengguna adalah: ”Kegiatan membingbing atau memberikan petunjuk kepada pengguna dan calon pengguna agar mampu memanfatkan kemudahan dan pelayanan perpustakaan dengan efektif dan efisien ”.
Pelayanan ini sangat baik diberikan kepada pengguna perpustakaan yang sama sekali belum tahu bagaimana cara menggunakan perpustakaan yang sebenarnya.
Adapun tujuan pendidikan pengguna adalah untuk:
a Meningkatkan keterampilan pengguna agar mampu memanfaatkan kemudahan dan sumber daya perpustakaan secara mandiri
b Membekali pengguna dengan tehnik yang memadai dan sesuai untuk menetukan informasi dalam subjek tertentu
c Menignkatkan pemanfataatan sumber daya dan layanan perpustakaan d Mempromosikan layanan perpustakaan
e Menyiapkan pengguna agar dapat mengantisipasi perkembangan ilmu dan teknologi. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:75 ).
Petugas Perpustakaan yang terlibat dalam kegiatan pendidikan pengguna adalah:
1. Pustakawan
2. Staf lain terlatih sebagai ahli dalam subjek tertentu atau dosen bidang ilmu tertentu untuk membantu pengguna dari berbagai disiplin ilmu.
2.7.4 Silang Layan
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi oleh Dirjen Pendidikan Tinggi (2004:79) dinyatakan bahwa:
”Silang layan adalah kerjasama antara sejumlah perpustakaan dalam bentuk saling memanfaatkan sumber daya dan layanan informasi semua perpustakaan yang terlibat. Silang layan didasarkan pada kenyataan bahwa tidak ada perpustakaan yang mampu memenuhi semua kebutuhan penggunanya ”.
Dengan adanya silang layan diharapkan:
a Perpustakaan lebih mampu memenuhi kebutuhan penggunanya
c Perpustakaan dapat memanfaatkan koleksi yang lebih besar dan lebih beragam daripada yang dimillikinya.
Dengan demikian bagi perpustakaan yang lebih kecil koleksinya, silang layan ini merupakan syarat yang mutlak untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Keperluan silang layan ini diperlukan katalog induk artinya katalog dari dua perpustakaan atau lebih. Dan dari katalog ini perpustakaan dapat mengetahui bahan perpustakaan yang lain, yang tidak dimiliki dan dimana letaknya.
Agar silang layan dapat berjalan dengan baik maka:
1. Ada kebutuhan dan keinginan untuk bekerjasama
2. Ada permintaan yang disampaikan dengan jelas dan cermat 3. Pelayanan deberikan dengan cepat dan tepat
4. Adanya jaminan keamanan dan kelestarian bahan perpustakaan
5. Adanya kebijakan tertulis yang dipahami dan disetujui oleh semua peserta kerjasama. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi,2004:79)
Cara silang layan yang dapat ditempuh menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (200 :79):
a Perpustakaan menghubungi langsung perpustakaan lain b Perpustakaan menghubungi pusat jaringan informasi
2.7.5 Pelayanan Audio - Visual
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:71) dinyatakan bahwa, ”Pelayanan audio – visual adalah kegiatan meminjamkan bahan perpustakaan kepada pengguna untuk ditayangkan dengan bantuan perlengkapan di dalam perpustakaan ”.
1. Menyediakan media khusus untuk tujuan pendidikan, pengajaran, penelitian dan rekreasi.
2. Memotivasi pemakai agar lebih banyak memanfaatkan fasilitas pendidikan
3. Meningkatkan kualitas penyampaian informasi dan pesan pendidikan 4. Meningkatkan daya ingat pemakai melalui bahan perpustakaan dan
pandang dengar disamping lewat bacaan (Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, 2000:71)
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:87) agar berjalan dengan baik, hal yang perlu diperhatikan dalam pelayanan audio – visual adalah:
a Pelayanan dapat dilakukan di dalam dan di luar perpustakaan b Pelayanan dapat diberikan kepada perseorangan dan kelompok c Pengguna adalah anggota perpustakaan
d Katalog koleksi audio – visual diberi sandi khusus sesuai dengan jenisnya
e Setiap unit perlengkapan audio – visual desertai petunjuk mengenai cara menggunakan untuk memudahkan pengguna.
2.7.6 Layanan Digital
Dalam perkembangan teknologi informasi yang sangat besar dan penignkatan jumlah informasi yang begitu cepat, serta perkembangan dalam bodang sistem akses dan temu balik yang begitu maju, telah mendorong pertumbuhan sumber daya informasi dalam bentuk layanan digital. Berbagai informasi dalam bentuk paper – based, yang selama ini merupakan salah satu koleksi utama pada perpustakaan tradisional dan sekarang telah banyak dan tersedia dalam bentuk digital.
telah berkembang secara pesat, agar perpustakaan dapat terus berkembang sesuai dengan kemajuan dan harus dapat mengembangkan dan menyediakan pelayanan digital.
Bahan – bahan yang telah diterbitkan atau dihasilkan dalam bentuk digital termasuk penyebaran karya pre-print oleh pakar/ahli dan pengalihan bahan- bahan yang berbasis cetak dan pernah diterbitkan kedalam bentuk digital. Makalah – makalah simposium atau konfrensi, jurnal dan produk multimedia lainnya. Juga banyak juga dikembangkan dan ditawarkan dalam bentuk digital pula. Bahan – bahan yang tergolong selama ini banyak disajikan untuk masyarakat umum melalui internet.
Menurut Siregar dalam buku Perpustakaan: Energi Pembangunan Bangsa
(2004:58):
Internet adalah suatu jaringan internasional dari jaringan – jaringan yang menghubungkan jutaan komputer diseluruh penjuru dunia. Perkembangan teknologi dan informasi, pada perpaduan antara teknologi dan telekomunikasi yang semakin maju dan menjadi pesat. Salah satu diantaranya adalah terjadinya suatu jaringan komputer di dunia yang disebut sebagai internet.
Saat sekarang ini jaringan internet bukanlah hal yang asing lagi bagi masyarakat. Melalui jaringan internet ini dapat tersedianya kemudahan untuk informasi apapun dengan cepat, yang tidak hanya dalam bentuk teks dan juga gambar. Selain itu internet juga dapat menawarkan alternatif yang baru dalam pemerolehan informasi juga sebagai media dimana bahan digital tersedia, standar dan teknologinya akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan kemajuan jaman.
Fasilitas utama yang telah terdapat didalam internet adalah sebagai berikut:
1. E-mail
2. Usenet Newsgroup 3. Telnet
5. Wais
BAB III
PELAYANAN PENGGUNA PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA DHARMA MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Perpustakaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK) Triguna Dharma Medan. sebelumnya bernama Perpustakaan Amik Triguna Dharma Medan yang berdiri sejak tahun 2001 yang lokasinya berada di Jl.A.H.Nasution.
Awalnya Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan memiliki ruangan yang berukuran 4x4 m, sehingga ruangan ini kurang nyaman dan meyebabkan pengguna enggan untuk datang dan berkunjung ke perpustakaan. Pada tahun 2003 Stmik Triguna Dharma berubah nama dari Amik Triguna Dharma Medan menjadi Stmik Triguna Dharma Medan.
Kemudian seiring perkembangan waktu pada tahun 2007 dilakukan perbaikan perpustakaan. Gunanya agar user tertarik untuk berkunjung keperpustakaan, pada bulan maret tahun 2010 perpustakaan melakukan perbaikan kembali dengan menambah ukuran ruangan menjadi 8x5 m.
Adapun sistem pelayanan yang dilaksanakan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah sistem pelayanan terbuka (open access). Dimana setiap pengguna perpustakaan bebas menelusur informasi yang dibutuhkan langsung kerak buku tanpa ada perantara petugas perpustakaan.
3.2 Tujuan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Sebagai bagian yang intergral dari suatu perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi dapat diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi yang sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, serta pengabdian pada masyarakat.
Adapun yang menjadi tujuan didirikannya Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah:
1. Meyediakan bahan pustaka, informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan.
2. Memberikan pelayanan semaksimal mungkin kepada para pengguna perpustakaan.
3. Membantu proses belajar-mengajar di Stmik Triguna Dharma Medan.
3.3 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Perpustakaan sebagai suatu unit kerja di perpustakaan perguruan tinggi harus mampu meyusun kebijakan dan melakukan tugas secara rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan serta mendayagunakan kepada para pengguna perpustakaan.
Adapun Tugas Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan antara lain:
b. Melaksanakan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dilingkungan tempat perpustakaan bernaung
c. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara aktif memberikan informasi jika dibutuhkan pengguna.
Fungsi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan sebagai berikut:
1. Fungsi pendidikan
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan meyediakan koleksi bahan pustaka untuk mempelancar pelaksanaan tugas sivitas akademika di perpustakaan bernaung.
2. Fungsi informasiPerpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan sebagai sarana pusat informasi, penelitian bagi para penggunanya
3. Fungsi administratif
Fungsi ini terlihat jelas pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan dalam kegiatan sehari-hari yang dilakukan melalui peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka (koleksi) yang selalu dicatat oleh petugas.
3.4 Visi dan Misi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Perpustakan Stmik Triguna Dharma Medan mempunyai visi dan misi dalam mengembangkan perpustakaan. Adapun yang menjadi visi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah sebagai berikut:
VISI
MISI
Misi dari Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah:
a. Berusaha menyajikan sumber informasi dan sarana informasi sesuai kebutuhan pengguna perpustakaan.
b. Mengembangkan sistem pelayanan sesuai dengan perkembangan zaman. c. Membina kemampuan sumber daya manusia (SDM) perpustakaan untuk
mendukung proses kerja sehingga dapat menempuh kinerja yang diharapkan.
3.5 Struktur Organisasi
Organisasi perpustakaan adalah himpunan orang – orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam rangka mengelola suatu perpustakaan. Dengan adanya struktur organisasi akan dapat diketahui dengan mudah gambaran yang jelas tentang kedudukan serta tugas – tugas dalam organisasi tersebut.
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan dalam menjalankan roda kegiatannya dikelola olah tiga orang petugas. Ketiga orang petugas inilah yang melakukan seluruh rangkaian kegiatan di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan tersebut. Ketiga orang tersebut adalah:
Tabel 1 : Pegawai Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Jabatan Pendidikan
Kepala Perpustakaan S1
Kepala Tata Usaha Perpustakaa S1
Sumber :Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, 2010
Ketiganya merupakan petugas/pustakawan yang bukan dari disiplin ilmu perpustakaan. Sebagai tenaga pustakawan, ketiganya belum pernah mengikuti pelatihan, seminar atau pendidikan non formal lainnya dalam bidang perpustakaan.
Gambar 1 : Struktur Organisasi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Sumber: Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Dari struktur organisasi di atas dapat dilihat bahwa struktur organisasi perpustakaan tidak sesuai dengan bentuk dan susunan struktur organisasi perpustakaan pada umumnya. Dinyatakan demikian karena, misalnya pada bagian Pengolahan, seharusnya letak bagian pengolahan sejajar dengan bagian Pelayanan dan Sirkulasi. Kemudian pada susunan struktur organisasi perpustakaan tidak tercantum bagian Pengadaan.
Kepala Stmik Triguna Dharma kordinator
Kepala Perpustakaan
Pengolahan Tata Usaha
Pelayanan
3.6 Sarana
3.6.1 Gedung/Ruangan
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berada pada lingkungan kampus yaitu berda didekat ruangan perkuliahan mahasisawa sehingga mudah dicapai oleh sivitas akademika Stmik Triguna Dharma Medan. Ruangan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berukuran 16 × 8 meter yang dibagi menjadi empat bagian ruangan yaitu: ruangan koleksi, ruangan baca, ruangan sirkulasi dan ruangan layanan internet.
3.6.2 Perabotan
Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan lancar ,perpustakaan juga harus diduklung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas perpustakaan tersebut.
Perabotan yang dimiliki Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berupa:
1. Rak buku 2. Meja sirkulasi
3. Meja kerja pegawai perpustakaan 4. Meja baca / pengguna
3.6.3 Anggaran
Anggaran Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berasal dari Biro Rektor Stmik Triguna Dharma Medan, sumbangan dari pemerintah, mahasiswa yaitu berupa uang denda buku setiap bulannya, uang administrasi setiap pendaftaran anggota perpustakaan dan dari mahasiswa/mahasiswi yang akan tamat dari Stmik Triguna Dharma Medan.
Biasanya seluruh dan yang diperoleh oleh Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan diserahkan kepada Biro Rektor. Apabila kepala perpustakaan ingin menambah koleksi perpustakaan, maka pihak perpustakaan dapat menyerahkan proposal pengajuan penambahan koleksi berdasarkan judul, pengarang, dan penerbit yang dibutuhkan kepada Biro Rektor. Selanjutnya pihak biro akan mengirimkan bahan – bahan perpustakaan yang sesuai dengan permintaan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan.
3.6.4 Peraturan Perpustakaan
Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah sebagai berikut :
1. Jika ingin masuk ke dalam perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan tas harus diletakan di tempat tas
2. Pengunjung wajib mengisi buku tamu bila ingin memasuki ruangan perpustakaan.
3. Tidak dibenarkan merokok di dalam ruangan perpustakaan.
4. Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan.
5. Mohon tidak berisik di ruangan perpustakaan.
7. Jika ingin meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan. 8. Jika buku terlambat di kembalikan akan di kenakan denda
. 3.7 Koleksi
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam arti dapat memadai jumlah serta subjeknya, agar dapat menunjang program perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi ditentukan oleh berbagai faktor seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah dan jumlah pemakai perpustakaan.
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan memiliki koleksi yang terdiri dari bahan perpustakaan berupa buku dan bukan buku seperti:
1. Bahan perpustakaan berupa buku, misalnya: a buku - buku teks
b buku - buku referensi
2. Bahan perpustakaan bukan buku, misalnya: a. Majalah
b. Jurnal
Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah sebagai berikut:
Tabel 2 : Koleksi Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
No. Jenis Koleksi Jumlah Judul Jumlah
Eksemplar
1. Buku Teks 756 2849
2. Referensi 15 30
3. Majalah 5 197
4. Jurnal 3 68
6. Karya ilmiah 425 425
Jumlah 1204 3669
Sumber: Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Jumblah pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah sebanyak 545 orang dengan jumlah keseluruhan koleksi 1204 judul dengan 3669 eksemplar. Koleksi yang dimiliki perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak dapat membantu pengguna dalam penelusuran informasi.Setiap buku dibuat call numbernya Nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke - 20. Penjajarannya dalam rak disususn berdasarkan nomor kelas.
Bahan perpustakaan yang ada di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berasal dari:
1. Pembelian
2. Hadiah dan sumabangan
3. Uang pendaftaran mahasiswa baru
4. Mahasiwa / mahasiswi yang akan mau tamat kuliah 5. Penerbitan sendiri
3.8 Sistem Pelayanan
Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan sama seperti perpustakaan perguruan tinggi lainnya dalam memberikan pelayanan kepada penggunanya menetapkan sistem dan kegiatan pelayanan . Sistem yang diterapkan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah sistem pelayanan terbuka, dimana pengguna dapat secara langsung menuju dan mencari koleksi yang diinginkan sesuai kebutuhannya.
Tabel 3 : Jam buka Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan
Hari Waktu
Senin – Jumat Pukul 8.00 - 21.00 Wib
Sabtu Pukul 8.00 – 19.00 Wib
Minggu dan hari Besar Nasional Tutup
3.9 Pelayanan Pengguna
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika Stmik Triguna Dharma Medan dengan terlebih dahulu memenuhi syarat – syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon anggota.
Pada umumnya pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah mahasiswa, dosen, pegawai, dan mahasiswa luar. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan hanya diperkenankan untuk melihat – lihat koleksi yang terdapat di Perpustakaab Stmik Triguna Dharma Medan tetapi tidak diperbolehkan untuk meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan.
3.9.1 Pelayanan Sirkulasi
Pada perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan kegiatan pelayanan sirkulasi dilakukan didekat pintu masuk dan pintu keluar. Hal ini dimasudkan agar pengguna yang keluar dari ruangan koleksi perpustakaan tersebut dapat diperhatkan oleh petugas / pustakawan . Adapun kegiatan dari pelayanan sirkulasi yang dilaksanakan Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan meliputi : keanggotaan, peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian sanksi.
3.9.1.1 Keanggotaan
