Sistem Informasi Apotek Berbasis Client/ Server Studi Kasus Di Apotek Taufan Medika Indramayu

(1)

10105274

(2)



Apotek Taufan Medika masih tergolong baru

dalam bergerak di bidang apotek



Dalam proses pengolahan data obat sudah

menggunakan dukungan dari

Microsoft Excel



Pencatatan proses transaksi yang dilakukan

masih secara manual tanpa melibatkan

komputerisasi



Masalah terjadi pada saat proses pengecekan

obat (saldo stok, tanggal kadaluarsa),

(3)

terkomputerisasi yang memadai, terstruktur dan

tertata dengan baik.



Proses sirkulasi pengolahan data obat (stok,tanggal

kadaluarsa), pengolahan data utang piutang,

pengolahan data pelanggan yang boleh melakukan

utang yang rumit menyebabkan pelayanan terhadap

pelanggan kurang maksimal.



Karena proses sirkulasi yang lama dan rumit

sehingga waktu, tenaga, dan dana yang keluarkan

cukup besar dimana harus mengerahkan karyawan

lebih banyak untu meminimalisasi sirkulasi tersebut.



Kesulitan memperoleh informasi statistik transaksi

(4)



Membangun sistem informasi, yang

terkomputerisasi, terstruktur, dan tertata dengan

baik.



Sistem informasi mampu menyajikan kemudahan

dan fleksibilitas bagi pengguna.



Sistem informasi yang dibuat dapat berfungsi

dengan baik dengan persyaratan yang minimum.



Mempermudah proses sirkulasi dalam rangka

menciptakan pelayanan yang maksimal serta

mengefisiensikan waktu.



Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan

(5)

sub kategori obat, data dokter, data pelanggan, data supplier, data

kayawan, serta data transaksi jual beli.



Sistem akan memberi level untuk mengatur hak akses masing-masing

karyawan.



Untuk mempermudah pengolahan data obat, sistem akan membagi data

obat mulai dari jenis, kategori, subkategori serta margin harga (persentasi

laba).



Setiap pembelian pelanggan yang melakukan pembelian dengan

menggunakan resep maka dokter yang memberikan resep mendapatkan

poin.



Sistem akan menghasilkan informasi berupa peringatan/pesan jika ada stok

obat yang sudah menipis, serta jatuh tempo tanggal kadaluarsa obat.



Sistem juga akan menghasilkan informasi berupa laporan transaksi

penjualan dan pembelian dapat di dicetak perhari serta perperiode.



Dapat dilakukan

maintenance backup databases

,

load databases

, ganti

(6)



Tahap pengumpulan data :



Studi literatur



Observasi



Metode pembangunan perangkat lunak:

(7)

Buat data pesanan

Data pesanan yang sudah di

isi Buat laporan pembelian Faktur pembelian Data pesanan Cek obat Yang terima Sesuai? Buat retur tidak Up date data stok obat

Data stok obat telah di

update ya

Stok Obat

Stok obat habis atau menipis? Pengecekan data stok obat Faktur Pembelian sudah di validasi tidak Pembuatan list pesan obat ya

list pesanan obat

sudah di isi 2 Laporan pembelian 4 Faktur Pembelian sudah di validasi data stok obat yang tidak tesedia 1 2 3 12 2 3 1 3 2 12 1 9 2 Faktur pembelian 1 2 3 List Pesanan obat 3 2 1 Faktur Pembelian sudah di validasi

3 Data stok obat 1 12 3

Retur yang sudah di isi Faktur pembelian 1 12 3 Retur yang sudah di isi Faktur pembelian Buat faktur pembelian data stok obat tidak yang tesedia 7

Data stok obat

Cek data EXP obat Mendekati EXP? obat EXP>= 3bulan Data stok obat 1 ya tidak 1 obat EXP>= 3bulan 1 2 10 Faktur Pembelian sudah di validasi 5 Faktur Pembelian sudah di

validasi 3 2 1 Data barang tidak

sesuai Faktur Pembelian sudah di validasi 1 8 Faktur pembelian Retur yang sudah di isi

(8)

Laporan stok obat

Bagian Pembukuan

Laporan pembelian

12

13 11 Laporan

pembelian

Buat laporan pembelian 1

Buat laporan stok obat

Data stok obat telah di update

2

1 2 data stok obat

yang tesedia

1 2

stok obat

Laporan pembelian

data stok obat

yang tesedia Data stok obat _{telah di update}

14 15

Kepala Apotek

Laporan pembelian 1

16

Laporan stok obat

17 1

1

2

3

(9)

dokter

Stok obat yang tidak ada

Aturan dosis pakai

Faktur penjualan Yang sudah di isi

dokter Aturan dosis Isi faktur penjualan obat Buat laporan penjualan Laporan jual Stok obat yang tidak ada Aturan dosis Cek stok Obat Ada? Resep dokter Cek jenis Obat Racikan? Data obat Nonracikan Buat list Aturan pakai bukan

Laporan jual dan copy resep dokter

Laporan penjualan resep Buat laporan Poin dokter Laporan Poin dokter 2 1 2

faktur penjualan yang sudah di isi

6 8 Stok obat ada Stok obat tidak ada Cek stok obat yang mendekati EXP Mendekati EXP?

Data obat yang sudah mendekati

EXP Data obat yang belum mendekati EXP ya 5 Laporan stok obat

stok obat yang EXP <= 3bulan 1 2 1 4 2 1 1 1 2 2 1 3 1 3 1

Resep dokter3

Resep dokter Buat list obat yang tidak ada Cek stok obat racikan Ada? Data obat yang sudah diracik ya Data obat yang belum diracik Meracik obat Tidak tidak Data obat racikan yang EXP >= 3bulan Data obat

Nonracikan yang EXP >= 3bulan

3 2 Stok obat yang tidak ada Stok obat yang tidak ada 4 Resep dokter Resep dokter

Copy Resep dokter 3 Cek stok Obat tidak ya ya Ada? Stok obat ada Stok obat tidak ada 2 1 3 Resep dokter tidak ya

stok obat yang EXP <= 3bulan Cek stok obat yang EXP <= 3bulan

<= 3bulan?

ya

stok obat yang EXP >= 3bulan

tidak

3

7

Laporan penjualan resep

(10)

1. Apotek Taufan Medika memiliki stok awal obat Parasetamol bulan

Januari 2011 sebanyak 500 tablet dengan tanggal kadaluarsa Desember

2014. Diasumsikan Apotek Taufan Medika tiap bulan disuplai obat

Parasetamol sebanyak 300 tablet dengan tanggal kadaluarsa Januari

2015. Batas maksimal stok 1000 tablet, batas minimal stok 300 tablet.

2. Antara bulan Januari 2011

–

April 2011 dengan banyak stok sebanyak

1400 tablet, permintaan obat terjadi peningkatan permintaan obat

sebanyak 800 tablets sehingga sisa stok sebanyak 600 tablet.

3. Seiring berjalannya waktu, antara bulan Mei sampai bulanJuni 2011

permintaan obat berkurang hanya terjual 200 tablet, akibatnya terjadi

adanya penumpukan obat sebanyak 1000 tablet sehingga adanya

kebijakan suplai obat dihentikan sementara,karena sisa stok sudah

mencapai maksimum.

4. Penjualan di bulan Juli dan bulan Agustus mengalami peningkatan

penjualan, dengan nilai penjualan sebanya 700 tablet dan sisa stok

sebanyak 300 tablet. Sehingga kebijakan penyuplaian obat di lanjutkan.

Kebetulan obat yang baru mempunyai tanggal kadaluarsa Desember

2014 Padahal gudang saat ini sudah menyimpan produk obat dengan

masa kadaluarsa Januari 2015.

(11)

mengindentifikasi

Sub kategori

mengindentifikasi

Kategori Kade_obat

Nama Jenis

subkategori NO_rak

nama Kode

nama

Kode 1

N 1 Obat

N

N Detail_obat Stok_akhir

jmlextraksilevel PPN

Konsumen penjualan

Dokter Memberikan

resep Mendapatkan point

No_tlpn Alamat

Nama Id_dokter

Nama

Alamat

No_tlpn Id_pelanggan

1 N

N

N N

Satuan Nama_obat Qty

No_faktur jual

Tanggal

Id_dokter

mengindentifikasi Jenis

Nama Kode

1

Tgl_masuk_barang

No_urut Satuan No_batch

Kode_obat expired

pembelian Supplier

Nama_obat

Tanggal Qty

No_faktur beli Total Id_supplier

No_tlnp Alamat

Nama Id_supplier

N

Karyawan Dikelola

Id_karyawan Nama

Alamat Level 1

N

N N

N

1 N

(12)



Diagram Konteks

Bagian gudang

Sistem

informasi

apotek

Bagian penjualan

Bagian pembukuan

Kepala apotek

Validasi info Login, info Supplier, info Pembelian,

info Obat

Data Login, Data Supplier, Data Pembelian,

Data Obat _{Data login} Data user

Permintaan Laporan penjualan Permintaan Laporan pembelian Permintaan Laporan stok obat

Validasi login Info user Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan stok obat Validasi login

Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan stok obat Validasi

Info Login, Info Penjualan, Info Pelanggan, Info Dokter Data Login,

Data Penjualan, Data Pelanggan, Data Dokter

Bagian Pembelian

Data Login, Data Penjualan,

Data Supplier

Validasi Login, Info Pembelian Info Supplier

Data login

(13)

4 Penjualan Obat 2

Pengolahan Data

master 3

Pembelian Obat Dokter Pelanggan Penjualan Supplier Jenis obat kategori obat Detail pembelian Detai obat Data Pelanggan Data Dokter In form as i L og in D ata d eta il p em be lian Da ta s u pp lier

Update data obat

Da

ta s

up

pl

ier

Sub kategori obat Data sub kategori obat Data Jenis obat

Da

ta Lo

gi

n

Data Sub kategori obat

Da ta S u pp lie r

Update data obat

Data Jenis obat

D ata S up pl ier Da ta de tai l pe m b el ian Data Dokter Data Pelanggan In fo Da ta P e nj u al an ob at

Data detai obat Data detai obat Bagian gudang Bagian pembelian Bagan penjualan Bagan pembukuan Kepala apotek Data Login Data Login

Data Login Data Login

Informasi Login

Informasi data login Informasi Login

Informasi Login

5 Laporan Data detai obat

Data detail pembelian Data pembelian Data pembelian Data pembelian Data pembelian Data penjualan Informasi penjualan Da ta l ap oran Inform as i lap ora n D ata l a po ran Info rm a s i l ap ora n

Data detail pembelian Data detai obat

Data kategori obat Data kategori obat User

Detail retur pembelian Retur Pembelian

Data Retur Pembelian

Data detail retus pemesanan Data detail retus pemesanan Data master

Informasi data master

D ata P el a ng ga n Data Dokter Data Dokter Satuan Data user Data user Data Satuan

Data Satuan _Data

P el a ng ga n Data Satuan Data Satuan Data Satuan Data Satuan Data Retur Pembelian

(14)

DFD Level DFD Level 2 ( Proses Pengolahan Data Master)

2.1 Pengolahan user 2.2 Pengolahan data jenis 2.3 Pengolahan data kategori 2.4 Pengolahan data subkategori 2.5 Pengolahan data satuan 2.6 Pengolahan data obat 2.7 Pengolahan detail obat 2.9 Pengolahan data supplier 2.8 Pengolahan data pelanggan Bagia pembukuan Pelanggan Supplier Data subkategori Data user

Data jenis Data pelanggan

Data kategori

Data detail obat

Data obat Kategori Satuan Subkategori Jenis Obat User Detail obat Data user Data jenis Data kategori Data subkategori D a ta s a tu a n Data satuan Data obat Data detail obat Data pelanggan Data supplier D a ta s u p p lie r Data pelanggan

Data detail obat

(15)

Bagian Pembelian 3.1.3 Cari data pembelian 3.1.2 Ubah data pembelian 3.1.1 Tambah data pembelian

Info data pembelian yang telah di cari Data pembelian

yang akan di cari

D ata p em be li a n y an g ak an d i tub ah Info da ta p em be li an y an g t e lah d i u ba h

Data pembelian yang akan di tambah

Info data pembelian yang telah di tambah

Pembelian Supplier Detail obat D ata de ta il ob at Da ta d et a il o ba t Da ta d et a il o ba t D ata d etai lob at Data detailobat Data detailobat D a ta pe m b el ia n D at a p em be li a n Da ta pe m b el ian

Data pembelian Da

(16)

View profile Delete profile

Add profile

send

exit

Panel Request Perintah

1. Menu add profile untuk

menambahkan profile baru dalam konfigurasi push mail

2. Menu delete profile untuk menghapus profile yang sebelumnya telah dibuat

3. Menu view profile untuk melihat profile yang sebelumnya telah dibuat

4. Menu send untuk mengirim email

5. Menu exit untuk keluar 6. Tombol send berguna untuk merequest permintaan yang dituliskan di panel req. perintah

send

FORM 01

Detail Form 01, button send : tidak diketahui (karena form dimiliki oleh yahoo messenger)

Detail untuk add profile, delete profile, view profile, send, exit dan pesan yg dimasukan pada panel rekues pesan: Nama font : arial

(17)

Pengolahan Data Master Logout

Pembelian

Obat Retur beli Penjualan

Satuan Kategori

Tambah

Perusahaan

Detail obat

Setting program

Suplier Dokter Setting

Pengolahan Data Laporan Pengolahan

Data Transaksi

Pelanggan

Ubah Jenis

User Subkategori

Cari Menu Admin

Backup Database Load Data

base Laporan

(18)

Keterangan: Nama form M01 Ukuran 1024px X 768px Font Arial

Warna Latar: Abu-abu

- Klik pilihan menu untuk memilih menu yang lain - Klik Logout untuk mengganti user

- Klik hak akses dan menuju T02

- Klik rubah pass dan akan menuju T03

- Klik obat dan akan menuju T04

- Klik pelanggan dan menuju T05

- Klik distributor dan menuju T06

- Klik dokter dan menuju T07 M01

Master data Transaksi Stok Laporan Setting

Logout Hak Akses Rubah Pass Obat Pelanggan Distributor Dokter

Info User

Nama user

(19)

T01 P01 P02

P03 _P04

M01 T02

T03

T04

T05

P08 T06

T13 T12 T11

T07

T08

T09

T10 P09 P08

P09

P08

P09

P08

P09

T14

T15

T16

T17

T18

T19

T20

T21

T22 P05

P06

P07

P09 P08

P08

P09

P09 P08

P08 _P08

P09 P08

P09

T23

T24

T25

T31 T27

T30

T28 P10

P10

P10 P10

P10

P11 P11 P11

P11

T32 T33

T35

T34 _T37

(20)

Mulai

Masukan Username

dan Password

Username dan Password sudah

terisi ?

Validasi username dan password sesuai?

Info proses login berhasil

dan masuk menu

Selesai

Tampil pesan username dan password belum

terisi

Tampil pesan username dan password tidak

sesuai

Tidak

Ya Periksa kelengkapanusern

ame dan password

Periksa username dan password

(21)

Pengurutan data penjualan berdasarkan expayer terdekat

Stok obat

Selesai Stok obat yang sudah

di urutkan

(22)

(23)

(24)

SISTEM INFORMASI APOTEK

BERBASIS CLIENT/SERVER

STUDI KASUS DI APOTEK TAUFAN MEDIKA

INDRAMAYU

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

OLEH

LA DIEDI AKHRABIU

10105274

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(25)

(26)

(27)

i

SISTEM INFORMASI AP OTEK BERBASIS CLIEN T/SERVER

STUDI KASUS DI AP OTEK TAUF AN MEDIKA INDRAMAYU

Oleh

LA DIEDI AKHRABIU 10105274

Apotek Taufan Medika yang terletak di Jln. Raya Patrol, Desa Patrol, Kec. Patrol, Kab Indramayu merupakan badan usaha yang bergerak di bidang farmasi. Pada sistem yang sedang berjalan, pengolahan data produk, stok dan layanan masih bersifat manual. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama, dan memerlukan dan karyawan lebih banyak, serta dana yang dibutuhkan cukup besar. Maka apotek ini membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat memudahkan untuk proses pengolahan data-datanya sehingga waktu, tenaga, dan dana yang dibutuhkan menjadi berkurang.

Dalam proses pembangunannya, menggunakan teknik analisis data

pembangunan perangkat lunak dengan metode waterfall. Untuk metode aliran

data sistem menggunakan metode terstruktur yaitu menggunakan DFD (Data

Flow Diagram) dalam menggambarkan model fungsional dan ERD (Entity Relationship Diagram) untuk menggambarkan model data. Perangkat lunak pembangun sistem adalah Delphi 7 dengan database server MySQL. Dimana

pengolahan data obatnya menggunakan metode FEFO (first expired – first out)

yakni penyimpanan berdasarkan pada obat yang punya expire date terdekat di

kombinasikan dengan FIFO (First in first out), penyimpanan berdasarkan pada

obat yang pertama kali masuk.

Setelah dibangun sistem informasi pada Apotek Taufan medika maka dilakukan pengujian alpha dan beta. Pengujian alpha menggunakan metode pengujian black box serta pengujian beta yaitu pengujian lapangan dengan memberikan kuesioner kepada karyawan di Apotik Tufan Medika maka. Hasilnya dapat disimpulkan bahwa sistem informasi apotek ini dapat membantu para karyawan di Apotek Taufan Medika dalam pengolahan data dan laporan obat, transaksi sehingga kinerja para karyawan lebih maksimal.

(28)

ii

ABSTRACT

PHARMACIES INFORMATION SY STEM BASED CLIENT / SERVER

CASE STUDY IN PHARMACIES STORM MEDIKA INDRAMAYU

By

LA DIEDI AKHRABIU 10105274

Apotek Taufan Medika which is located at Patrol street, village of Patrol, District. Patrol, Regency of Indramayu is a business entity engaged in the pharmaceutical field, data processing products, stock and service is still manual and need more employees as well as substantial funding is needed. So these pharmacies require an application that makes it easy for processing of their data so thattime, effort, and the funds needed to be reduced.

In the process of development, the pharmacy information system uses data analysis techniques to software development waterfall methods. For the method of data flow systems using structured methods that use DFD (Data Flow Diagram) in depicting functional model and ERD (Entity Relationship Diagram) to illustrate data model. The system builder software is a Delphi 7 with database MySQL server. Where the medicine data processing method FEFO (first expired - first out) which storage the medicine in combination with the nearest expiration FIFO (First in, first out), storage of the medicine based on the first entry.

After it is build an information system at Taufan Medical then it is conducted alpha and beta. Alpha testing use black box testing methods as well as beta testing is the testing ground to give questionnaires to employees at the Apotik Tufan Medika. The result can be concluded that the pharmacy information system could help employees at Apotek Taufan Medika in data processing and reporting medication, the transaction so that the performance of the employees get more leverage.

(29)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan kekuatan, petunjuk, rahmat serta segala karuniaNya kepada

penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul ”Sistem Informasi Apotek Berbasis Client/Server Studi Kasus di Apotek Taufan

Medika Indramayu”.

Karya ilmiah ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan mata

kuliah Tugas Akhir pada Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika.

Dengan segala keterbasan pengetahuan, pengalaman dan kemampuan serta

hambatan yang mengiringi dalam pembuatan penulisan karya ilmiah skripsi

ini jauh dari sempurna, namun berkat doa, bimbingan serta dukungan dari

banyak pihak menjadikan penulisan karya ilmiah ini dapat diselesaikan

dengan baik. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan

terima kasih yang sebesar besarnya kepada banyak pihak yang telah

membantu dalam menyusun karya ilmiah tugas akhir ini.

1. Ayahanda dan Ibunda yang selalu memberikan semangat, dorongan

motivasi, kasih sayang serta doa yang tidak henti- hentinya yang selalu

menyertai penulis.

2. Kak Adhan dan Kak Asti, yang senantianya memberikan bantuan dan

motivasi di saat penulis menghadapi jalan buntu dan masa- masa sulit

dalam pengerjaan tugas akhir ini.

3. Kakak saya, Kak Ida juga ke dua adik saya Amin dan Osin, berkat doa

dan bantuan kalian pula penulis bisa menyelesaikan tugas akhir skripisi

ini.

4. Ibu Dian Dharmayanti, S.T. selaku Dosen Pembimbing yang

senantiasa memberikan bimbingan, ilmu, saran dan waktu luangnya

sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir skripisi ini.

5. Bapak Adam Mukharil Bachtiar, S.Kom.dan Ibu Ednawati Rainarli,

S.Si., M.Si.. selaku Dosen Penguji terima kasih atas semua masukannya

(30)

6. Teman teman kosan 114 (Kubang Selatan 114),Lana, Sanganji, Sobey,

Doding, Tonang dan Badut yang selalu memberikan bantuan dan

hiburan di saat penulis merasa sulit untuk menyelesaikan tugas akhir

ini.

7. Mbu Toto dan Bapak, Mamah Lius, Teh Ntri, Ade, Lius terimah kasih

atas segalanya yang diberikan kepada penulis selama masa kuliah di

Bandung.

8. Teman-teman IKA 03, terimah kasih atas doa dan semangat yang terus

menerus diberikan, utamanya Mba Mala.

9. Teman-teman mahasiswa khususnya IF-5 angkatan 2005 yang telah

memberikan dukungan dan bantuan selama masa perkuliahan

berlangsung yang tidak bisa penulis sebutkan namanya satu-persatu.

10. Teman-teman mahasiswa UNIKOM angkatan 2005 dan, Dadan, Dwi,

Ey, Toto, Aji, Indra Semoga suatu saat nanti kita dapat memberikan

sesuatu yang berharga untuk almamater kita.

Dan semua pihak yang membantu penulis baik langsung maupun

tidak langsung, semoga Allah SWT membalasnya. Akhir kata sebagai

makhluk Allah SWT penulis menyadari pasti ada kekurangan dan

kelemahan yang terdapat pada karya ilmiah skripsi ini.

Untuk itu penulis mengharapkan adanya masukan berupa kritik dan

saran dari semua pihak. Semoga karya ilmiah ini bermanfaat dan kita tidak

akan pernah berhenti untuk menuntut ilmu sepanjang hidup kita. Amin.

Bandung, Maret 2012

(31)

iv LEMBAR PENGESAHAN

ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.

ABSTRACT ... Error! Bookmark not defined.

KATA PENGANTAR... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ...iv

DAFTAR GAMBAR ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR TABEL ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR SIMBOL... Error! Bookmark not defined.

BAB 1 PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined.

1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.2 Identifikasi Masalah ... Error! Bookmark not defined.

1.3 Maksud dan Tujuan ... Error! Bookmark not defined.

1.4 Batasan Masalah/Ruang Lingkup kajian... Error! Bookmark not defined.

1.5 Metodologi Penelitian ... Error! Bookmark not defined.

1.6 Sistematika Penulisan... Error! Bookmark not defined.

BAB 2 LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.

2.1 Tinjauan Umum Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.

2.1.1 Sejarah Perusahaan ... Error! Bookmark not defined.

2.1.2 Struktur Organisasi ... Error! Bookmark not defined.

2.1.3 Deskripsi Kerja ... Error! Bookmark not defined.

2.2 Landasan Teori ... Error! Bookmark not defined.

2.2.1 Konsep Dasar Sistem ... Error! Bookmark not defined.

2.2.1.1 Karakteristik Sistem ... Error! Bookmark not defined.

2.2.1.2 Klasifikasi Sistem ... Error! Bookmark not defined.

2.2.2 Konsep Dasar Informasi... Error! Bookmark not defined.

2.2.2.1 Siklus Informasi... Error! Bookmark not defined.

2.2.2.2 Kualitas Informasi ... Error! Bookmark not defined.

(32)

v

2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.

2.2.4 Pemodelan Analisis... Error! Bookmark not defined.

2.2.5 Perancangan Pendekatan Terstruktur... Error! Bookmark not defined.

2.2.5.1 Elemen Perancangan Pendekatan TerstrukturError! Bookmark not

defined.

2.2.5.2 Alat Bantu Perancangan Pendekatan TerstrukturError! Bookmark

not defined.

2.2.5.3 Kegiatan Perancangan Pendekatan TerstrukturError! Bookmark not

defined.

2.2.5.4 Perancangan Data ... Error! Bookmark not defined.

2.2.5.5 Perancangan Program ... Error! Bookmark not defined.

2.2.6 Perangkat Lunak Pendukung ... Error! Bookmark not defined.

2.2.6.1 Borland Delphi ... Error! Bookmark not defined.

2.2.6.2 Database SQL Server ... Error! Bookmark not defined.

2.2.7 Jaringan Komputer ... Error! Bookmark not defined.

2.2.7.1 Jenis-Jenis Jaringan ... Error! Bookmark not defined.

2.2.7.2 Topologi Jaringan ... Error! Bookmark not defined.

2.2.7.3 Jaringan Client/Server ... Error! Bookmark not defined.

2.2.8 Permasalahan Yang Dibahas... Error! Bookmark not defined.

2.2.8.1 Apotek ... Error! Bookmark not defined.

2.2.8.2 Pengertian Obat ... Error! Bookmark not defined.

2.2.8.3 Resep ... Error! Bookmark not defined.

2.2.8.4 Sistem Manajemen Gudang FEFOError! Bookmark not defined.

2.2.8.5 Pengertian Penjualan ... Error! Bookmark not defined.

2.2.8.6 Pengertian Pembelian ... Error! Bookmark not defined.

2.2.8.7 Pengertian Persediaan... Error! Bookmark not defined.

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ..Error! Bookmark not

defined.

3.1 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.

(33)

3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang BerjalanError! Bookmark not defined.

3.1.2.1 Prosedur Transaksi Gudang... Error! Bookmark not defined.

3.1.2.2 Prosedur Prosedur Transaksi Penjualan Obat Resep ...Error!

Bookmark not defined.

3.1.2.3 Prosedur Prosedur Penjualan Transaksi Obat Non Resep ...Error!

Bookmark not defined.

3.1.2.4 Prosedur Prosedur Pembuatan Laporan...Error! Bookmark not

defined.

3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional ... Error! Bookmark not defined.

3.1.3.1 Analisis Perangkat Lunak ... Error! Bookmark not defined.

3.1.3.2 Analisis Perangkat Keras... Error! Bookmark not defined.

3.1.3.3 Analisis User ... Error! Bookmark not defined.

3.1.3.4 Analisis Jaringan ... Error! Bookmark not defined.

3.1.4 Penyelesaian Kasus dengan Metode FEFO ...Error! Bookmark not

defined.

3.1.4.1 Ilustrasi Penyelesaian Kasus... Error! Bookmark not defined.

3.1.4.2 Penentuan Harga Pokok PenjualanError! Bookmark not defined.

3.1.5 Analisis Data ... Error! Bookmark not defined.

3.1.6 Analisis Fungsional... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.1 Diagram Konteks ... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.2 DFD Level 1 ... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.3 DFD Level 2 (Login) ... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.4 DFD Level DFD Level 2 ( Proses Pengolahan Data Master)Error!

Bookmark not defined.

3.1.6.5 DFD 2 (Pembelian Obat) ... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.6 DFD Level 2 (Penjualan Obat) .... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.7 DFD Level 2 (Laporan) ... Error! Bookmark not defined.

3.1.6.8 DFD Level 3 (Pengelolaan Data User)...Error! Bookmark not

(34)

vii

3.1.6.9 DFD Level 3 (Pengelolaan Jenis Obat) ...Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.10 DFD Level 3 (Pengelolaan Kategori Obat) .Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.11 DFD Level 3 (Pengelolaan Subkategori Obat)Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.12 DFD Level 3 (Pengelolaan Satuan)Error! Bookmark not defined.

3.1.6.13 DFD Level 3 (Pengelolaan Data Obat) ...Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.14 DFD Level 3 (Pengelolaan detail_obat) ...Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.15 DFD Level 3 (Pengelolaan Pelanggan) ...Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.16 DFD Level 3 (Pengelolaan Supplier)Error! Bookmark not defined.

3.1.6.17 DFD Level 3 (Pengelolaan dokter)Error! Bookmark not defined.

3.1.6.18 DFD Level 3 (Pengelolaan Pembelian) ...Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.19 DFD Level 3 (Pengelolaan Detail Pembelian)Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.20 DFD Level 3 (Pengelolaan Retur Pembelian)Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.21 DFD Level 3 (Pengelolaan Detail Retur Pembelian) ...Error!

Bookmark not defined.

3.1.6.22 DFD Level 3 (Pengurutan Data Kadaluarsa obat)Error! Bookmark

not defined.

3.1.6.23 DFD Level 3 (Pengelolaan Penjualan Resep)Error! Bookmark not

defined.

3.1.6.24 DFD Level 3 (Pengelolaan Penjualan Nonresep)Error! Bookmark

not defined.

(35)

3.1.8 Kamus Data... Error! Bookmark not defined.

3.2 Perancangan Sistem... Error! Bookmark not defined.

3.2.1 Perancangan Data... Error! Bookmark not defined.

3.2.1.1 Diagram Relasi ... Error! Bookmark not defined.

3.2.1.2 Perancangan Struktur Table ... Error! Bookmark not defined.

3.2.2 Perancangan Arsitektur Menu... Error! Bookmark not defined.

3.2.3 Perancangan Antarmuka ... Error! Bookmark not defined.

3.2.3.1 Perancangan Antarmuka Admin... Error! Bookmark not defined.

3.2.4 Perancangan Pesan ... Error! Bookmark not defined.

3.2.5. Jaringan Semantik ... Error! Bookmark not defined.

3.2.5.1. Jaringan Semantik Admin (Bagian Pembukuan)Error! Bookmark not

defined.

3.2.5.2. Jaringan Semantik Bagian PembelianError! Bookmark not defined.

3.2.5.3. Jaringan Semantik Bagian PembelianError! Bookmark not defined.

3.2.5.4. Jaringan Semantik Bagian PenjualanError! Bookmark not defined.

3.2.5.5. Jaringan Semantik Kepala Apotek ... Error! Bookmark not defined.

3.2.6. Perancangan Prosedural ... Error! Bookmark not defined.

3.2.6.1. Perancangan Prosedural Login ... Error! Bookmark not defined.

3.2.6.2. Perancangan Prosedural Penambahan Data .Error! Bookmark not

defined.

3.2.6.3. Perancangan Prosedural Edit DataError! Bookmark not defined.

3.2.6.4. Perancangan Prosedural Cari DataError! Bookmark not defined.

3.2.6.5. Perancangan Prosedural Ubah Password ....Error! Bookmark not

defined.

3.2.6.6. Perancangan Prosedural Pembelian Obat ....Error! Bookmark not

defined.

3.2.6.7 Perancangan Prosedural Penjualan Obat ...Error! Bookmark not

defined.

3.2.6.8. Perancangan Prosedural Pengurutan Data Penjualan Obat ...Error!

(36)

ix

3.2.6.9. Perancangan Prosedural Cetak ... Error! Bookmark not defined.

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEMError! Bookmark not

defined.

4.1 Implementasi ... Error! Bookmark not defined.

4.1.1 Implementasi Perangkat Keras (Hardware) ...Error! Bookmark not

defined.

4.1.2 Implementasi Perangkat Lunak... Error! Bookmark not defined.

4.1.3 Implementasi Basis Data... Error! Bookmark not defined.

4.1.4 Implementasi Antar Muka ... Error! Bookmark not defined.

4.2 Pengujian Sistem ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1 Rencana Pengujian ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1.1 Kasus dan Hasil Pengujian Alpha Error! Bookmark not defined.

4.2.1.2 Kesimpulan Hasil Pengujian Alpa ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1.3 Pengujian Beta ... Error! Bookmark not defined.

4.2.1.4 Kesimpulan Hasil Pengujian Beta.... Error! Bookmark not defined.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN... Error! Bookmark not defined.

5.1 Kesimpulan... Error! Bookmark not defined.

5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined.

Lampiran A Tampilan Antarmuka ...A-Error! Bookmark not defined.

Lampiran B Listing Program... B-Error! Bookmark not defined.

Lampiran C Hasil Kuesioner ... C-Error! Bookmark not defined.

Lampiran D Dokumen Manual Dari Sistem LamaD-Error! Bookmark not defined.

(37)

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi saat ini informasi menjadi kebutuhan yang sangat

penting, sehingga diperlukan berbagai jenis informasi yang tepat dan dapat

memenuhi spesifikasi kebutuhan pemakai informasi. Informasi diperoleh dengan

cara memproses data, sistem pengolahan data dapat dilakukan dengan cara

konvensional, baik secara komputerisasi atau tidak yang akan menghasilkan suatu

informasi yang sangat dibutuhkan.

Apotek Taufan Medika masih tergolong baru dalam bergerak di bidang

apotek sehingga belum mampu membeli software karena masih membutuhkan

biaya operasional untuk yang lainya. Dalam proses pengolahan data obat sudah

menggunakan dukungan dari Microsoft Excel sehingga kehilangan data dapat

ditekan sekecil mungkin.

Pencatatan proses transaksi yang dilakukan masih secara manual tanpa

melibatkan komputerisasi, menyebabkan proses pelayanan pada pelanggan kurang

maksimal. Para karyawan mengarsip dokumen-dokumen secara manual yaitu

mengisi semua data-data apotek pada formulir data yang kemudian dimasukan

kedalam map- map besar lengkap dengan nomor serinya, jika dokumen-dokumen

tersebut telah lengkap maka data tersebut akan dimasukan tersebut kedalam

sistem komputer untuk menjaga kehilangan data.

Masalah terjadi pada saat proses pengecekan obat (saldo stok, tanggal

kadaluarsa), pengitungan poin dokter, statistik transaksi jualbeli serta pembuatan

laporan data. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup lama, dan memerlukan dan

karyawan lebih banyak, serta dana yang dibutuhkan cukup besar.

Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis tertarik untuk melakukan studi

(38)

2

1.2 Identifikasi Masalah

Dari latar belakang di atas dapat disimpulkan beberapa masalah yang

menjadi landasan dibangunnya sistem informasi ini yaitu :

1. Belum adanya sistem informasi yang terkomputerisasi yang memadai,

terstruktur dan tertata dengan baik.

2. Proses sirkulasi pengolahan data obat (stok,tanggal kadaluarsa), pengolahan

data utang piutang, pengolahan data pelanggan yang boleh melakukan utang

yang rumit menyebabkan pelayanan terhadap pelanggan kurang maksimal.

3. Karena proses sirkulasi yang lama dan rumit sehingga waktu, tenaga, dan

dana yang keluarkan cukup besar dimana harus mengerahkan karyawan lebih

banyak untu meminimalisasi sirkulasi tersebut.

4. Kesulitan memperoleh informasi statistik transaksi penjualan dan pembelian.

Adapun perumusan masalah dari latar belakang tersebut adalah bagaimana

memilih metode yang tepat dan membangun Sistem Informasi Apotek di Apotek

Taufan Medika.

1.3 Maksud dan Tujuan

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penulisan tugas

akhir ini adalah untuk membangun Sistem Informasi Apotek.

Selain itu pada penulisan tugas akhir ini bertujuan agar Sistem Informasi yang

dimaksud dapat menyajikan informasi- informasi yang diharapkan adalah:

1. Membangun sistem informasi, yang terkomputerisasi, terstruktur, dan tertata

dengan baik.

2. Sistem informasi mampu menyajikan kemudahan dan fleksibilitas bagi

pengguna.

3. Sistem informasi yang dibuat dapat berfungsi dengan baik dengan persyaratan

yang minimum.

4. Mempermudah proses sirkulasi dalam rangka menciptakan pelayanan yang

maksimal serta mengefisiensikan waktu.

5. Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan mengoptimalkan kinerja

(39)

1.4 Batasan Masalah/R uang Lingkup kajian

Sebagaimana yang telah diterangkan sebelumnya bahwa dalam penelitian

ini akan dibangun Sistem Informasi Apotek, oleh karena itu dalam penelitian ini

penulis membatasi masalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi ini berbasis Clients/Server.

2. Data yang digunakan adalah data obat, data jenis obat, data kategori dan sub

kategori obat, data dokter, data pelanggan, data supplier, data kayawan, serta

data transaksi jual beli.

3. Sistem akan memberi level untuk mengatur hak akses masing- masing

karyawan.

4. Untuk mempermudah pengolahan data obat, sistem akan membagi data obat

mulai dari jenis, kategori, subkategori serta margin harga (persentas i laba).

5. Setiap pembelian pelanggan yang melakukan pembelian dengan

menggunakan resep maka dokter yang memberikan resep mendapatkan poin.

6. Sistem akan menghasilkan informasi berupa peringatan/pesan jika ada stok

obat yang sudah menipis, serta jatuh tempo tanggal kadaluarsa obat.

7. Sistem juga akan menghasilkan informasi berupa laporan transaksi penjualan

dan pembelian dapat di dicetak perhari serta perperiode.

8. Dapat dilakukan maintenance backup databases, load databases, ganti

password.

1.5 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah

sebagai berikut:

1. Tahap pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut :

a. Studi Literatur.

Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal,

(40)

4

b. Observasi.

Teknik pengumpulan data dengan mengadakan penelitian dan

peninjauan langsung terhadap permasalahan yang diambil.

2. Tahap pembuatan perangkat lunak.

Teknik analisis data dalam pembuatan perangkat lunak menggunakan

paradigma perangkat lunak secara waterfall, yang meliputi beberapa proses

diantaranya:

Requirement definition

System and Software Design

Implementation and Unit Testing

Integration and System Testing

Operation and Maintenance

Ga mbar 0.1 Waterfall [4]

a. Requirement definition

Mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan

didefinisikan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh program yang akan

dibangun. Fase ini harus dikerjakan secara lengkap untuk bisa

menghasilkan desain yang lengkap.

b. System and Software Design

Desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai dikumpulkan secara

lengkap.

c. Implementation and Unit Testing

Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan

menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program

[image:40.596.114.513.227.511.2]

(41)

d. Integration and System Testing

Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan

(sistem testing).

e. Operation and Maintenance

Mengoperasikan program dilingkungannya dan melakukan

pemeliharaan, seperti penyesuaian atau perubahan karena adaptasi

dengan situasi sebenarnya.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran

umum tentang penelitian yang dijalankan. Sistematika penulisan tugas akhir ini

adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,

maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian,serta sistematika

penulisan dalam pembuatan laporan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan mengenai kumpulan berbagai literatur, paper, buku, jurnal

yang dijadikan sebagai acuan serta dasar dalam proses pembuatan perangkat lunak

BAB III ANALISIS MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dijelaskan mengenai analisis dari permasalahan-permasalahan yang

diambil untuk dibuat sebuah pemodelan berupa analisis masalah, prosedur yang

sedang berjalan, analisis basis data, kebutuhan fungsional dan non-fungsional

sebelum membangun sebuah perangkat lunak. Selain itu, bab ini menjelaskan

mengenai rancangan antarmuka pemakai serta jaringan semantik yang

menghubungkan antara tampilan antarmuka.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Pada bab ini dijelaskan mengenai langkah- langkah dan penggunaan aplikasi yang

dibuat serta dilakukannya pengujian terhadap pengguna (user) dalam hal ini

(42)

6

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai kesimpulan dari hasil penelitian secara

keseluruhan dan saran pengguna yang bertujuan untuk menyempurnakan

(43)

43

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai penguraian

dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya

dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya.

Analisis ini dilakukan untuk memperoleh definisi permasalahan dan

penggambaran dari apa saja yang dilakukan oleh sistem, serta bertujuan untuk

mengetahui seluk beluk sistem secara keseluruhan.

3.1.1 Analisis Masalah

Analisis masalah dilakukan pada saat penelitian di Apotek Taufan Medika.

Adapun masalah- masalah yang terjadi diantaranya seperti :

1. Masih kurangnya sumber daya manusia sehingga terjadi perangkapan jabatan.

2. Sistem masih semi komputerisasi sehingga kinerja menjadi lambat dan

membuat keamanan data juga tidak terjamin dengan baik karena sistem yang

masih manual sehingga sering terjadi kerusakan/kehilangan data yang masih

berupa arsip.

3.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan

Analisis pada prosedur yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui

secara detail prosedur apa saja yang dilakukan di Apotek Taufan Medika.

Untuk lebih jelasnya gambaran gambaran tentang proseur yang sedang

berjalan dapat digambarkan dalam suatu flow map. Flow map merupakan bagan

(44)

44

3.1.2.1Prosedur Transaksi Gudang

Prosedur transaksi gudang merupakan proses dimana terjadinya transaksi

pembelian obat yang melalui supplier. Prosedur dari transaksi gudang ini

melibatkan 5 entitas yaitu bagian gudang, supplier, bagian pembelian, bagian

pembukuan dan kepala apotek/apoteker

Berikut merupakan prosedur transaksi gudang:

1. Bagian gudang mengecek banyak stok obat. Jika stok obat habis atau sudah

menipis maka bagian gudang membuat data pesanan obat.

2. Data pesanan obat yang sudah jadi diberikan kebagian pembelian.

3. Bagian pembelian mengisi form pemesanan yang akan diberikan ke supplier.

4. Supplier akan memberikan 2 faktur dimana faktur pertama untuk bagian

pembelian yang merupakan dasar pembuatan laporan pembelian dan faktur

kedua kebagian gudang untuk pengecekan data barang yang dibeli, apakah

sesuai dengan pemesanan atau tidak.

5. Obat yang hampir mendekati atau mencapai 3 bulan serta pembelian yang

tidak sesuai akan diretur ke supplier dan supplier akan memberikan pengganti

retur obat.

6. Bagian gudang membuat laporan stok obat berdasar faktur pembelian.

7. Bagian pembukuan membuat laporan keuangan dan laporan hutang

berdasarkan faktur pembelian

Berikut dapat dilihat penjelasan mengenai prosedur transaksi gudang

(45)

List Pesanan obat Buat data pesanan Data pesanan yang sudah di

isi Buat laporan pembelian Faktur pembelian Data pesanan Cek obat Yang terima Sesuai? Buat retur tidak Up date data stok obat

Data stok obat telah di

update ya

Bagian Pembelian Supplier Bagian Gudang

Data Stok Obat

1

Stok obat habis atau menipis? Pengecekan data stok obat Faktur Pembelian sudah di validasi tidak Pembuatan list pesan

obat ya

list pesanan obat

sudah di isi Data pesanan 2 Laporan pembelian 4 Faktur Pembelian sudah di validasi data stok obat yang tesedia data stok obat yang tidak tesedia 1 2 3 12 1 2 3 1 3 2 12 1 9 2 Faktur pembelian 1 23 List Pesanan obat 3 2 1 Faktur Pembelian sudah di validasi

3 Data stok obat 1 12 3

Retur yang sudah di isi Faktur pembelian 1 12 3 Retur yang sudah di isi Faktur pembelian Buat faktur pembelian data stok obat tidak yang tesedia 7

Data stok obat

Cek data EXP obat Mendekati EXP? obat EXP>= 3bulan Data stok obat 1 ya tidak 1 obat EXP>= 3bulan 1 2 10 Faktur Pembelian sudah di validasi 5 Faktur Pembelian sudah di

validasi 3 2 1 Data barang tidak

sesuai Faktur Pembelian sudah di validasi 1 8 Faktur pembelian Retur yang sudah di isi

6 1 4 1 1 2 1 3 Data pesanan kosong 1 23 list pesanan obat kosong

[image:45.596.120.500.85.517.2]

(46)

46

Laporan stok obat

Bagian Pembukuan

Laporan pembelian

12

13 11 Laporan

pembelian

Buat laporan pembelian 1

Buat laporan stok obat

Data stok obat telah di update 2

1 2 data stok obat

yang tesedia

1 2

stok obat

Laporan pembelian

data stok obat

yang tesedia Data stok obat telah di update

14 15

Kepala Apotek

Laporan pembelian 1

16

Laporan stok obat

17 1

1

2

3

4

Ga mbar 0.2 Flo w Map Prosedur Transaksi Gudang Keterangan:

1. arsip data stok obat.

2. arsip list pesanan obat

3. arsip data pesanan.

4. copy laporan pembelian.

5. arsip faktur pembelian sudah d i

validasi

6. arsip faktur pembelian dan data retur

yang sudah diisi

7. arsip data stok obat tidak yang tesedia

8. copy data stok obat telah di update

9. arsip obat EXP>= 3bulan

10.arsip laporan pembelian

11.arsip data pembelian

12.copy laporan hutang pembelian

13.copy laporan stok obat

14.arsip data stok obat tersedia

15.arsip data stok obat yang telah di

update

(47)

3.1.2.2Prosedur Prosedur Transaksi Penjualan Obat Resep

Prosedur transaksi obat resep ini merupaka n proses dimana terjadinya

transaksi penjualan obat kepada konsumen. Dimana konsumen membawa resep

yang diberikan oleh dokter tertentu dan transaksi ini melibatkan asisten apoteker.

Pada prosedur ini melibatkan 5 entitas yaitu konsumen(pasien), bagian penj ualan,

asisten apoteker, bagian pembukuan dan kepala apotek.

Berikut merupakan prosedur prosedur transaksi obat resep:

1. Pelanggan memberikan resep dokter ke petugas penjualan dan diteruskan ke

asisten apoteker

2. Asisten apoteker akan memeriksa stok obat dan racikan atau bukan.

3. Asisten apoteker membuat aturan dosis dan diteruskan kebagian penjualan.

4. Bagian penjualan memberikan aturan dosis dan faktur penjualan ke

pelanggan.kemudian membuat laporan penjualan.

(48)

48 Resep

dokter

Stok obat yang tidak ada

Aturan dosis pakai

Faktur penjualan Yang sudah di isi

Resep dokter Aturan dosis Isi faktur penjualan obat Buat laporan penjualan Laporan jual Stok obat yang tidak ada Aturan dosis Resep dokter Cek stok Obat Ada? Konsumen Resep dokter Cek jenis Obat Racikan? Data obat Nonracikan Buat list Aturan pakai bukan Data obat racikan Asisten Apoteker

Laporan penjualan resep Kepala Apotek Buat laporan Poin dokter Laporan Poin dokter 2 1 2

faktur penjualan yang sudah di isi

6 8 Stok obat ada Stok obat tidak ada Cek stok obat yang mendekati EXP Mendekati EXP?

EXP Data obat yang belum mendekati EXP ya 5 Bagian Gudang Laporan stok obat

stok obat yang EXP <= 3bulan 1 2 1 4 2 1 1 1 2 2 1 3 1 3 1

Resep dokter3

Resep dokter Buat list obat yang tidak ada Cek stok obat racikan Ada? Data obat yang sudah diracik ya Data obat yang belum diracik Meracik obat Tidak tidak Data obat racikan yang EXP >= 3bulan Data obat

Nonracikan yang EXP >= 3bulan

3 2 Stok obat yang tidak ada Stok obat yang tidak ada 4 Bagian Penjualan Resep dokter Resep dokter

Copy Resep dokter 3 Cek stok Obat tidak ya ya Ada? Stok obat ada Stok obat tidak ada 2 1 3 Resep dokter tidak ya

<= 3bulan?

ya

tidak

3

[image:48.842.104.749.113.474.2]

7 Laporan penjualan resep 9 1 Bagian Pembukuan

(49)

Keterangan:

1. copy laporan jual.

2. arsip faktur penjualan dan

copy resep dokter

3. arsip data stok obat yang

sudah di racik

4. arsi data obat yang tidak

ada.

5. arsip data obat yang <= 3bulan

6. copy laporan point dokter

7. arsip laporan jual dan copy sesep

dokter

8. copy laporan laporan jual resep

9. arsip laporan laporan jual resep

3.1.2.3Prosedur Prosedur Penjualan Transaksi Obat Non Resep

Prosedur transaksi obat non resep ini merupakan proses dimana terjadinya

transaksi penjualan obat kepada konsumen.

Berikut merupakan prosedur prosedur penjualan transaksi obat non resep :

1. Pelanggan melakukan permintaan obat,

2. Bagian penjualan mengecek stok obat

3. Bagian penjualan mengisi faktur penjualan dan membuat laporan penjualan.

4. Bagian pembukuan membuat laporan keuangan.

Berikut dapat dilihat penjelasan mengenai prosedur transaks i obat non

(50)

50

Konsumen

Permintaan obat

Permintaan Obat tidak ada

Faktur penjualan yang sudah diisi

Bagian Penjualan Permintaan obat Cek Stok obat Ada?

Data obat yang ada

Faktur penjualan yang sudah di isi

Buat laporan jual

Laporan jual non resep Ya Buat faktur penjualan Tidak Bagian Gudang

Laporan jual non resep Bagian Pembukuan 3 5 Permintaan

Obat tidak ada

Laporan stok obat Cek stok obat yang mendekati EXP Mendekati EXP?

EXP Data obat yang

belum mendekati EXP

sudah belum

stok obat yang EXP <= 3bulan

4 2 1 1 2 3 2 1

<= 3bulan?

ya stok obat yang

EXP >= 3bulan tidak 1

1 2

2

Kepala Apotek

Laporan jual non resep

6 1

Ga mbar 0.4 Flow Map Prosedur Transaksi Obat Non Resep

Keterangan:

1. copy data obat yang mendekati exp

2. arsip data obat yang .= 3 bulan

3. copy laporan jual non resep

4. arsip stok obat yang exp <= 3bulan

[image:50.596.115.524.86.517.2]

(51)

3.1.2.4Prosedur Prosedur Pembuatan Laporan

Prosedur pembuatan laporan ini merupakan proses dimana terjadinya

pembuatan laporan kepada kepala apotek.

Berikut merupakan prosedur prosedur pembuatan laporan:

1. Laporan yang di berikan oleh bagian gudang, bagian pembelian, bagian

penjualan akan diolah, di arsipkan kemudian diberikan kepada kepala apotek

sebagai laporan akhir.

2. Laporan beli tunai, laporan beli hutang, laporan jual, laporan stok obat akan

di olah menjadi laporan keuangan untuk menentukan laba rugi, kemudian

akan di berikan ke kepala apotek.

Berikut dapat dilihat penjelasan mengenai prosedur pembuatan laporan dapat

dilihat pada gambar dibawah ini:

Bagian Pembukuan Kepala Apotek

Laporan pembelian

1 2 1

2 1 2

3 2 1

Membuat laporan keuangan

Laporan keuangan

4 2

1 keuanganLaporan

7 2 Laporan pembelian

1

1 6

8 5

[image:51.596.116.509.342.700.2]

(52)

52

Keterangan:

1. copy laporan pembelian

2. copy laporan jual resep

4. copy laporan keuangan

5. arsip laporan pembelian

6. arsip laporan jual resep

7. arsip laporan keuangan

8. arsip laporan jual non resep

3.1.3 Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Pada tahapan analisis kebutuhan non- fungsional ini dilakukan

tahapan-tahapan analisis yang berupa analisis perangkat lunak, analisis keras, analisis user

yang akan digunakan di Apotek Taufan Medika Indramayu.

3.1.3.1Analisis Perangkat Lunak

Analisis perangkat lunak lebih lebih menekankan pada aspek pemamfaatan

perangkat lunak yang sudah di miliki Apotek Taufan Medika antara lain:

Table 0-1 Pe rangkat Lunak yang Dimiliki

No Perangkat Lunak

1 Sistem operasi Windows XP Profesional

2 Mikrosoft Office 2003

.Sesuai dengan analisis di atas yang, dapat disimpulkan bahwa sudah

dapat menjalankan aplikasi apotek.

3.1.3.2Analisis Perangkat Keras

Analisis perangkat keras sama halnya analisis perangkat lunak yaitu

pemamfaatan perangkat keras yang sudah di miliki Apotek Taufan Medika.

Adapun jumlah komputer yang sampai saat ini yang sudah di miliki

Apotek Taufan Medika berjumlah 2 b uah dimana penggunaannya secara

bergiliran dengan spesifikasi yang sama yaitu:

1. Processor : Pentium IV 2.0 GHz

2. RAM : 256 Mb

3. VGA : On Board

4. Harddisk : 40 Gb

5. CD-ROM : min 52 x

(53)

Minimum requirement perangkat komputer yang dipakai sebagai server

dimana mempunyai spesifikasi sebagai berikut :

1. Processor dual Core 2.0 GHz 2. Monitor CRT 15”

3. Memory 1 GB

4. VGA On Board

5. Space Hard disk 160 GB

Adapun minimum requirement untuk perangkat komputer yang dipakai

sebagai user dimana mempunyai spesifikasi sebagai berikut:

1. Processor kecepatan 1,8 GHz 2. Memory 256 MB

3. VGA On Board

4. Space Hard disk + 6 GB 5. Monitor CRT 15”

Dari analisis di atas perangkat keras yang ada di Apotek Taufan Medika

telah memenuhi kriteria yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan aplikasi

buat user. Sedangkan jumlah dan buat server belum memenuhi.

3.1.3.3Analisis User

Analisis user dimaksudkan untuk untuk mengetahui siapa saja yang

terlibat dalam pengelolaan data obat serta karasteristiknya sehingga dapat di

ketahui tingkat pemahaman dan pengalaman terhadap komputer.

Setelah melakukan pengumpulan data dengan teknik wawancara dan

observasi maka ditemukan bahwa pengguna sistem yang akan menggunakan

sistem aplikasi ini diantaranya karyawan bagian gudang, bagian pembelian,

bagian penjualan, bagian pembukuan dan kepala apotek.

Analisis pengguna (user) terbagi menjadi dua analisis yaitu analisis

pengguna pada sistem yang sedang berjalan dan analisis sistem yang dibutuhkan.

1. Pengguna pada sistem yang sedang berjalan

a. Bagian Pembukuan, merupakan bagian dari apotek yang bertugas

mengelola apotek dalam hal audit laba dan rugi apotek. Selain itu juga

bertanggung jawab atas data-data pelanggan, supplier, dokter serta

(54)

54

setiap bulannya. Klasifikasi, mempunyai kemampuan dibidang komputer,

dapat bekerja dengan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel.

b. Bagian gudang, bertanggung jawab terhadap stok obat (jumlah,

kadaluarsa) baik itu di gudang maupun di toko. Klasifikasi, mempunyai

kemampuan dibidang komputer dapat bekerja dengan Microsoft Office

Word dan Microsoft Office Excel.

c. Bagian pembelian, bertanggung jawab dalam hal membuat order ke

supplier. Selain itu bertangung jawab membuatkan laporan pembelian untuk diberikan kepada bagian pembukuan. Klasifikasi, dapat

mengoperasikan sistem operasi Windows.

d. Bagian penjualan, bertanggung jawab dalam hal penjualan obat ke

konsumen. Selain itu bertangung jawab membuatkan laporan penjualan

untuk diberikan kepada bagian pembukuan. Klasifikasi, dapat

mengoperasikan sistem operasi Windows.

e. Kepala apotek bertanggung jawab menciptakan sistem dan prosedur di

bagian unit usaha apotek, mengawasi jalanya operasional apotek,

mengevaluasi apotek berdasarkan laporan yang di terimanya dalam kurun

waktu tertentu. Klasifikasi, dapat mengoperasikan sistem operasi

Windows mempunyai kemampuan dibidang computer dapat bekerja

dengan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel.

2. Pengguna pada sistem yang dibutuhkan

a. Administrator

Bertanggung jawab dalam mengolah data master dan dapat melakukan

rekapitulasi transaksi.

b. User

Bertanggung jawab dalam mengelola data pembelian, penjualan, data

returd an data stok serta membuat laporan rekapitulasi baik itu penjualan,

(55)

Table 0-2 Kebutuhan Pengguna

Bagian Klasifikasi

Pembukuan

1. Tanggung jawab: melakukan proses pengolahan data

master dan membuat laporan pembelian, laporan penjualan, laporan stok barang dan laporan retur.

2. Hak akses: dapat melakukan semua pengolahan data,

dan dapat mencetak laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan stok barang.

3. Tingkat pendidikan: Minimal SMA.

4. Tingkat keterampilan: Mampu mengoperasikan

komputer, mengetahui fungsionalitas dari sistem

informasi apotek.

5. Pengalaman: -

6. Jenis pelatihan Cara melakukan pengolahan data master

pada sistem informasi apotek.

Gudang

1. Tanggung jawab: Terhadap stok obat baik itu di gudang

maupun di toko serta dan retur beli.

2. Hak akses: Dapat melakukan sebagian pengolahan

master data obat , dan dapat mencetak laporan stok obatdan laporan retur beli.

informasi apotek.

5. Pengalaman: -

6. Jenis pelatihan: Cara melakukan pengolahan data obat

Penjualan

1. Tanggung jawab: penjualan obat ke konsumen, laporan

penjualan

2. Hak akses: dapat melakukan semua pengolahan data

penjualan, laporan penjualan

informasi apotek.

5. Pengalaman: -

6. Jenis pelatihan Cara melakukan pengolahan data

penjualan pada sistem informasi apotek.

Pembelian

1. Tanggung jawab: dalam hal membuat order ke supplier

dan membuat laporan pembelian,

pembelian, dan dapat mencetak laporan pembelian,

informasi apotek.

5. Pengalaman: -

(56)

56

pembelian pada sistem informasi apotek.

Kepala Apotek

1. Tanggung jawab: mengevaluasi apotek berdasarkan

laporan yang di terimanya dalam kurun waktu tertentu.

laporan, dan dapat mencetak laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan stok barang.

informasi apotek.

5. Pengalaman: -

6. Jenis pelatihan Cara melakukan pengolahan data laporan

3. Evaluasi

Dengan melihat analisis pengguna (user) baik yang sedang berjalan

maupun yang dibutuhkan, yang termasuk ke dalam administrator adalah bagian

pembukuan, sedangkan sedangkan yang lain adalah user.

3.1.3.4Analisis Jaringan

Analisis jaringan di maksudkan untuk memudahkan dalam penggabaran

jaringan yang akan dibangun di Apotek Taufan Medika. Jaringan ini berfungsi

sebagai penghubung komputer yang satu dengan yang lain.Untuk saat ini pada

Apotek Taufan Medika belum ada jaringan yang tersedia, baik itu LAN maupun

jaringan internet . Untuk denah letak ruang pada Apotek Taufan Medika dapat di

lihat pada gambar 3.12.

1 2 3

4

(57)

Keterangan:

1. Ruangan bagian penjualan

2. Ruangan bagian pembukuan

3. Ruangan kepala apotek

4. Ruangan bagian gudang dan bagian pembelian

Berdasarkan analisis denah dengan letak ruang yang hanya di sekat dan

untuk menghemat biaya maka di anjurkan untuk menggunakan suatu jaringan

LAN dengan topologi star.

1 2

3

4 6

7

5

Ga mbar 0.7 Ja ringan Yang Diusulkan Keterangan:

1. Ruangan bagian penjualan.

2. Ruangan bagian pembukuan.

3. Ruangan kepala apotek.

4. Ruangan bagian gudang .

5. Bagian pembelian..

6. Server .

7. Hub/switch.

3.1.4 Penyelesaian Kasus dengan Metode FEFO

Untuk saat ini hampir seluruh produk akan mulai mengarah pada sistem

FEFO walaupun untuk produk spare-part sekalipun. Tentu saja FEFO diperlukan

untuk fungsi gudang yang banyak berfungsi sebagai hub keluar masuk dari

berbagai sumber. Untuk bahan pangan, obat-obatan, tolak ukur yang harus lebih

diutamakan adalah waktu kadaluarsa. Dengan demikian, untuk kasus seperti

bahan pangan dan obat-obatan yang lebih tepat diterapkan adalah prinsip FEFO

(58)

58

3.1.4.1Ilustrasi Penyelesaian Kasus

Berikut ini adalah contoh ilustrasi perjalanan pada penjualan obat:

1. Apotek Taufan Medika memiliki stok awal obat Parasetamol bulan Januari

2011 sebanyak 500 tablet dengan tanggal kadaluarsa Desember 2014.

Diasumsikan Apotek Taufan Medika tiap bulan disuplai oba t Parasetamol

sebanyak 300 tablet dengan tanggal kadaluarsa Januari 2015. Batas

maksimal stok 1000 tablet, batas minimal stok 300 tablet.

2. Antara bulan Januari 2011 – April 2011 dengan banyak stok sebanyak

1400 tablet, permintaan obat terjadi peningkatan permintaan obat sebanyak

800 tablets sehingga sisa stok sebanyak 600 tablet.

3. Seiring berjalannya waktu, antara bulan Mei sampai bulanJuni 2011

permintaan obat berkurang hanya terjual 200 tablet, akibatnya terjadi

adanya penumpukan obat sebanyak 1000 tablet sehingga adanya kebijakan

suplai obat dihentikan sementara,karena sisa stok sudah mencapai

maksimum.

4. Penjualan di bulan Juli dan bulan Agustus mengalami peningkatan

penjualan, dengan nilai penjualan sebanya 700 tablet dan sisa stok

sebanyak 300 tablet. Sehingga kebijakan penyuplaian obat di lanjutkan.

Kebetulan obat yang baru mempunyai tanggal kadaluarsa Desember 2014

Padahal gudang saat ini sudah menyimpan produk obat dengan masa

kadaluarsa Januari 2015.

5. Alhasil produk yang terakhir masuk di gudang saat ini adalah produk yang

akan expired Desember 2014 .

Dengan kondisi seperti diatas, maka produk yang diprioritaskan untuk

keluar gudang terlebih dahulu adalah yang memiliki masa kadaluarsa paling dekat

(59)

59

3.1.4.2Penentuan Harga Pokok Penjualan

Pada table berikut ini, gimana obat ditentukan harga penjualannya dengan menggunakan FEFO

Table 0-3 Penentuan Harga Poko k

BULAN

PEMBELIAN PENJUA LAN STOK TERSISA

Tablet Tablet/

unit Harga EXP Tablet

Tablet/ unit

Harga

pokok Harga EXP Tablet Tablet/unit Harga EXP

Jan-11 500 Rp 108 Rp 54.000 Des-14

300 Rp 108 Rp 32.400 Rp38.880 Des-14

200 Rp 108 Rp 21.600 Des-14

Feb-11 300 Rp 150 Rp 45.000 Jan-15

300 Rp 150 Rp 45.000 Jan-15

200 Rp 108 Rp 21.600 Rp 5.920 Des-14

300 Rp 150 Rp 45.000 Jan-15

Mar-11 300 Rp 210 Rp 63.000 Jan-15

300 Rp 210 Rp 63.000 Jan-15

200 Rp150 Rp 3.000 Rp 36.000 Jan-15 Jan-15

100 Rp 150 Rp 15.000 Jan-15

300 Rp 210 Rp 63.000 Jan-15

100 Rp 150 Rp 15.000 Jan-15

300 Rp 210 Rp 63.000 Jan-15

Apr-11 300 Rp 210 Rp 6.300 Jan-15

100 Rp 150 Rp 15.000 Rp 18.000 Jan-15

100 Rp 210 Rp 21.000 Rp 25.200 Jan-15

500 Rp 150 Rp75.000 Jan-15

Mei-11 300 Rp 215 Rp 64.500 Jan-15

800 Rp 210 Rp 168.000 Jan-15

(60)

60

700 Rp 210 Rp 168.000 Jan-15

700 Rp 210 Rp147.000 Jan-15

Jun-11 300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

700 Rp 210 Rp 47.000 Jan-15

300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

100 Rp 210 Rp 21.000 Rp25.200 Jan-15

600 Rp 210 Rp 126.000 Jan-15

300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

600 Rp 210

300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

Jul-11 300 Rp 210 Rp 63.000 Rp 75.600 Jan-15

300 Rp 210 Rp 63.000 Jan-15

300 Rp 220 Rp 6.600 Jan-15

300 Rp 210 Rp 63.000 Jan-15

Agst-11 300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

300 Rp 210 Rp 63.000 Rp75.600 Jan-15

300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

Sep-11 300 Rp200 Rp 60.000 Des-14

300 Rp 220 Rp 66.000 Jan-15

300 Rp 200 Rp 60.000 Des-14

300 Rp200 Rp 60.000 Rp 72.000 Des-14

(61)

Asumsi harga jual = 20% dari harga beli Stok m