SISTEM ADMINISTRASI JASA PELAYARAN
NASIONAL PT. GLOBAL PUTRA INDONESIA
DI SURABAYA
SKRIPSI
D i a j u k a n s e b a g a i s a l a h s a t u s ya r a t u n t u k m e n ye l e s a i k a n P r o gr a m S a r j a n a K o m p u t e r
Oleh :
Nama : Rita Mukti Supriyanti N I M : 93.9038
N I R M : 93.708531132.07247 Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
A B S T R A K S I
D e w a s a i n i p e n g gu n a a n f a s i l i t a s k o m p u t e r m e r u p a k a n k e b u t u h a n ya n g
t i d a k b i s a d i h i n d a r i d a n i n i s u d a h t e r b u k t i d e n ga n a d a n ya p e m a k a i a n
k o m p u t e r d i b a n k - b a n k , k a n t o r - k a n t o r , s e k o l a h - s e k o l a h d a n p a b r i k - p a b r i k ya n g
m e n j a d i k a n s e m u a p e k e r j a a n m e n j a d i e f i s i e n d a n o p t i m a l .
D a l a m t u g a s a k h i r i n i , m e m b u a t b a g a i m a n a s i s t e m a d m i n i s t r a s i j a s a
p e l a ya r a n n a s i o n a l ya n g d i l a k u k a n o l e h P T . G l o b a l P u t r a In d o n e s i a d a p a t
d a p a t d i k o m p u t e r i s a s i k a n , d e n ga n m e n g gu n a k a n b a h a s a p e m o gr a m a n C l i p p e r
v e r s i 5 . 2 . D i h a r a p k a n d a p a t m e n gh a s i l k a n i n f o r m a s i ya n g t e p a t d a n c e p a t
u n t u k p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n ya n g d i l a k u k a n o l e h p i h a k m a n a j e m e n .
S i s t e m a d m i n i s t r a s i j a s a p e l a ya r a n n a s i o n a l p a d a p e r u s a h a a n P T .
G l o b a l P u t r a In d o n e s i a i n i d i b u t u h k a n u n t u k o t o m a t i s a s i k o n t r o l ya n g d a p a t
m e n go p t i m a l k a n p e k e r j a a n ya n g d i l a k u k a n o l e h p e r u s a h a a n t e r s e b u t . s e h i n g g a
D A FT A R I S I
2.7. Bahasa Pemograman . . . 19
Halaman BAB III PERMASALAHAN . . . 20
3.1. Permasalahan. . . 20
3.2. Pembatasn Masalah . . . 24
BAB IV ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH. . . 25
4.1. Document Flow . . . 25
4.2. Sistem Flow. . . 28
4.3. Data Flow Diagram . . . 29
4.4. Perancangan Basis Data. . . 34
4.5. Desain Input Output. . . 44
4.6. ER Diagram. . . 52
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN. . . 53
5.1. Kesimpulan. . . 53
5.2. Saran. . . 54
DAFTAR PUSTAKA . . . 55
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1. Basis data sistem administrasi . . . 11
Tabel 2.2. Database first normalization. . . 12
Tabel 2.3. Database I setelah first normalization. . . 12
Tabel 2.4. Database II setelah first normalization . . . 13
Tabel 2.5. Database second normalization. . . 13
Tabel 2.6. Database I setelah second normalization. . . 14
Tabel 2.7. Database II setelah second normalization . . . 14
Tabel 2.8. Database third normalization. . . 14
Tabel 2.9. Database I setelah third normalization. . . 15
Tabel 2.10. Database II setelah third normalization . . . 15
Tabel 4.1. Sistem Jasa PT. Global Putra Indonesia . . . 34
Tabel 4.2. Struktur file database daftar. . . 35
Tabel 4.3. Struktur file database khusus. . . 36
Tabel 4.4. Struktur file database induk. . . 36
Tabel 4.5. Struktur file database kapal . . . 36
Tabel 4.6. Struktur file database rekening. . . 37
Tabel 4.7. Struktur file database trip. . . 37
Tabel 4.8. Struktur file database supplier. . . 38
Tabel 4.9. Struktur file database langgan . . . 38
Tabel 4.10. Struktur file database kota. . . 39
Tabel 4.12. Struktur file database b_acara . . . 40
Tabel 4.13. Struktur file database bayaran . . . 40
Tabel 4.14. Struktur file database masuk . . . 41
Tabel 4.15. Struktur file database keluar . . . 42
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Desain rugi/laba per trip. . . 10
Gambar 3.1. Struktur organisasi PT. Global Putra Indonesia . . . 21
Gambar 4.1. Document flow sistem administrasi. . . 25
Gambar 4.2. Document flow pelunasan hutang . . . 26
Gambar 4.3. Document flow pelunasan piutang. . . 27
Gambar 4.4. Sistem flow informasi pengiriman barang. . . 28
Gambar 4.5. DFD Sistem informasi jasa pengiriman barang . . . 29
Gambar 4.6. DFD Administrasi pengiriman barang . . . 30
Gambar 4.7. DFD Administrasi pengiriman barang level I. . . 31
Gambar 4.8. DFD Order pengiriman Barang . . . 31
Gambar 4.9. DFD Pencatatan keuangan. . . 32
Gambar 4.10. DFD Pembelian. . . 33
Gambar 4.11. Desain menu setup induk. . . 44
Gambar 4.12. Desain menu setup rekening. . . 44
Gambar 4.13. Desain menu setup kota/wilayah. . . 45
Gambar 4.14. Desain menu setup kapal. . . 45
Gambar 4.15. Desain menu setup trip. . . . . . 46
Gambar 4.16. Desain menu setup supplier. . . 46
Gambar 4.17. Desain menu transaksi pembelian . . . 47
Gambar 4.18. Desain menu setup wilayah. . . 47
Gambar 4.20. Desain menu transaksi pengiriman barang. . . 48
Gambar 4.21. Desain laporan daftar customer. . . 49
Gambar 4.22. Desain laporan daftar supplier . . . 49
Gambar 4.23. Desain laporan biaya per trip. . . 49
Gambar 4.24. Desain laporan register hutang biaya . . . 50
Gambar 4.25. Desain laporan register penjualan. . . 50
Gambar 4.26. Desain laporan rekapitulasi biaya per trip. . . 51
Gambar 4.27. Desain laporan rugi laba per trip. . . 51
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Desain menu utama . . . 56
Lampiran 2. Desain menu reindex data. . . 56
Lampiran 3. Desain menu setup rekening . . . 57
Lampiran 4. Desain menu setup trip . . . 57
Lampiran 5. Desain menu transaksi mutasi kas . . . 58
Lampiran 6. Desain menu transaksi pembelian . . . 58
Lampiran 7. Desain menu hapus transaksi pembelian . . . 59
Lampiran 8. Desain menu register pembelian . . . 59
Lampiran 9. Desain menu setup customer . . . 60
Lampiran 10. Desain menu transaksi pengiriman barang . . . 60
Lampiran 11. Desain menu laporan biaya per trip. . . 61
Lampiran 12. Desain menu laporan laba per trip. . . 61
BAB I
PE NDAH ULUAN
1.1. La ta r B elak ang
Dengan pes atn ya persai ngan bisnis s aat ini m embuat para
pengus aha khusus n ya pada perus ahaan jas a pengangkut an dengan
kapal l aut PT. Gl obal P utra Indonesi a Suraba ya m em anfaatkan
kem ajuan t eknologi komputer untuk m emajukan bi dang us ahan ya.
Untuk itu para pengus aha dibi dang jas a pela yaran meras a perl u
memberikan pela yanan yang memuaskan kepada para pem akai j as a
dengan si stem pel a yanan yang cepat dan menawarkan ban ya k jenis
kem udahan.
Dal am ban yakn ya barang yang akan diki rim s ert a ban yakn ya
rut e perj al anan t iap-ti ap kapal, membuat s ering terjadi
ket erlambatan dal am menam pilkan inform asi tent ang bi a ya-bi a ya
yang di timbulkan ol eh operasi onal m asi ng-m asi ng kapal , juga untuk
perhit ungan rugi laba ti ap-ti ap rut e perj alanan, sehingga perusahaan
akan kesulit an dalam menentukan st rat egi at au tindakan yang akan
diam bil dal am m engefisi ensikan operasi onal ti ap-ti ap rut e
perj alanan, karena hal it u akan m enent ukan bes ar keciln ya
pendapatan yang diperol eh oleh perus ahaan.
Diharapkan dengan sist em kom put eri sasi akan mam pu
mendukung kegi atan sehari -hari baik dal am bidang operasional
maupun manajeri al pada P T. Global Put ra Indones ia Suraba ya, sert a
strat egi pem as aran, pengambil an keputus an dan kebij aksanaan, yang
pada akhi rn ya akan mem buat perus ahaan akan s em aki n m aj u dan
terdepan dal am hal inform asi yang men yangkut kebutuhan
perus ahaan.
1.2. Permasal ahan
Para m anaj er di P T. Global Put ra In donesi a dituntut untuk
menget ahui segal a jeni s kegi at an atau trans aksi yang terjadi di
dal am us ahanya yait u ant ara l ai n :
1. Mutasi Kas & Bank
2. Hut ang Piut ang
3. Pendapat an masing – mas ing tri p
4. Bia ya-bi a ya per t rip
5. Rugi Laba per t rip
Komput eri sasi bert ujuan mem percepat inform asi data,
kont rol data dan mem anage dat a t ersebut, komput eri sas i bukan
merupakan barang yang m ahal l agi bagi para pengusaha yang ingin
mem anfaat kan kem ajuan t eknologi i nformasi , t et api kom put eri sasi
merupakan kebutuhan untuk m enj aga kel angsungan perusahaan.
Perm as al ahan ters ebut dapat di rumus kan sebagai beri kut bagaim ana
merancang dan m embuat si st em inform asi pel a yanan kepada
pem akai j as a pada perus ahaan j as a pengangkut an dengan kapal l aut
PT. Global Put ra Indonesia Suraba ya.
Bat as an program unt uk PT. Gl obal Putra Indonesi a Suraba ya
sebagai peneli tian ini han ya dibatasi ruang lingkupn ya pada
bagian :
Setup Trip
Mast er Kapal , M ast er Wila yah (rute), Mast er Custom er, Mast er
Suppli er, M as ter Karyawan
Pembeli an dan Hut ang
Bi a ya Order P em belian, P eneri maan barang, P el unas an Hutang,
Regis ter P embeli an.
Penjual an dan Piut ang
Bi a ya Order Trip, Pendapat an Lain-lain, Kwit ansi , Pel unasan
Piutang, Regist er Tri p, Rugi Laba per t rip
Kas dan Bank
Peneri maan Kas/ Bank, P engel uaran Kas a/ Bank, Kas/ Bank Fl ow,
Laporan harian Kas/ Bank
Utilit y
Backup Dat a, Restore Dat a, R eindex
1.4. Manfaat
J ika tujuan dari komput eris asi si st em admi nist rasi j as a
pel a yaran nas ional pada PT. Global Put ra Indonesi a Suraba ya
berj alan dengan baik, maka s ecara otom atis akan t erjadi penekanan
bia ya s ehingga keunt ungan bersi h dapat l ebi h tinggi .
Tujuan penelit ian ial ah merancang dan membuat program
sistem inform asi pel a yanan kepada pem akai jasa pada perusahaan
jas a pengangkutan dengan kapal l aut P T. Gl obal Put ra Indonesia
Suraba ya. Tujuan dari komput eris asi sistem jas a pel a yaran PT.
Global Putra Indonesi a Suraba ya adal ah untuk m embant u proses
admi nist rasi pel a ya ran yang dilakukan oleh perus ahaan dal am
mel a yani pengangkutan barang yang dil akukan pel anggan, dan juga
untuk m em bantu dan mengkl arifi kasikan seti ap pengeluaran dan
pendapatan yang berkaitan dengan t rip(perj al anan) baik it u untuk
menget ahui posi si hutang dan piut ang masi ng-masing s upplier dan
pel anggan, juga unt uk m enget ahui rugi laba mas ing-m asing t ri p.
1.6. Metod olo gi
Metodol ogi yang di gunakan dal am m enyel es aikan program
penelit ian ini adal ah :Studi Lapangan, pengumpul an data dan
inform asi dengan j al an m el akukan pengamat an dan pencat at an dat a
secara l angsung t erhadap PT. Gl obal Putra Indonesi a Suraba ya.
Studi kepustakaan dengan cara m embaca l iterat ur untuk mem pel ajari
kons ep dan aplikasi tent ang basis dat a secara umum pada Clipper
5.01. Dokum ent asi , pengumpulan dat a-data yang berhubungan
dengan si stem informasi manaj em en PT. Global P utra Indonesi a
Suraba ya. Mendes ain sis tem dan m endefini sikan basis data.
Menganalis a pros edur program. P em buatan program aplikasi
1 . 7 . S i s t i ma t i k a Pe n u l i s a n
S i s t i m a t i k a p e n u l i s an l a p o r a n p e n e l i t i a n i n i , a d a l a h :
B A B I : P e n d a h u l u a n
D i u r a i k a n ga m b a r a n t e n t a n g l a t a r b e l a k a n g m a s a l a h ,
t u j u a n , m a n f a a t , r u a n g l i n gk u p , d a n m e t o d o l o gi .
B A B I I : La n d a s a n T e o r i
D i a n a l i s a t e o r i - t e o r i ya n g a k a n d i p a k a i s e b a ga i d a s a r
d a l a m p e m e c a h a n m a s a l a h .
B A B I I I : P e r m a s a l a h a n
D a l a m b a b i n i d i u r a i k a n t e n t a n g t i m b u l n ya p e r m a s a l a h an
d a n r u m u s a n m a s a l a h .
B A B IV : A n a l i s a d a n P e m e c a h a n M a s a l a h
D i a n a l i s a s i s t e m d a n d e s a i n ya n g m e l i p u t i d a t a f l o w
d i a gr a m ( D F D ) d a n m e r a n c a n g E R - d i a g r a m k e m u d i a n d i l a n j u t k a n
d e n g a n m e r a n c a n g f i l e d a t a b a s e .
B A B V : K e s i m p u l a n d a n s a r a n
M e n yi m p u l k a n d a r i h a s i l p e m e c a h a n m a s a l a h d a n s a r a n
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Administrasi Jasa Pengangkutan Barang Dengan Kapal Laut 2.1.1. Sistem Pelayanan Jasa Pengiriman Barang
1. Bagian pemasaran mencari pelanggan untuk memberikan jasa
pengiriman barang antar pulau.
2. Pelanggan mengirimkan barang kebagian penerimaan barang
untuk di catat tujuan pengiriman barang.
3. Bagian penerimaan barang mencatat barang yang akan dikirim
dan mengelompokkan berdasarkan tujuan (trip) dalam dokumen
rangkap 3 (tiga). Arsip asli diberikan ke pelanggan sebagai tanda
terima, arsip ke 2 (dua) diberikan ke bagian pengiriman untuk
diberikan kepada penerima sebagai tanda terima penerimaan
barang dan arsip ke 3 (tiga) diberikan ke bagian accounting
untuk dicatat sebagai piutang.
4. Barang yang sudah dikelompokkan ditampung dulu kedalam
gudang.
5. J ika jadwal keberangkatan kapal sudah tiba maka barang dari
gudang itu akan dimasukkan ke dalam kapal untuk disusun serapi
mungkin, sehingga barang yang lunak tidak ditaruh dibawah,
karena susunan barang mempengaruhi kondisi tiap barang.
6. J ika barang yang dikirim tidak memenuhi target muatan kapal,
A. Kalau muatan lebih dari 60% daya muat kapal maka kapal
akan tetap diberangkatkan.
B. Menunda keberangkatan kapal paling lama 3 (tiga) hari untuk
memenuhi muatan kapal.
C. Mencari muatan dari EMKL lainnya yang mempunyai tujuan
yang sama.
D. Menggabungkan muatan dengan muatan EMKL lainnya yang
mempunyai tujuan yang sama.
2.1.2. Sistem Tujuan (Trip)
Tujuan (trip) untuk masing-masing kapal ditentukan oleh
pihak manajemen berdasarkan :
1. Laporan rugi laba per tujuan (trip)
Disini bisa ditentukan apaka tujuan (trip) ini perlu ditambah armada
kapal atau dihapus sama sekali.
2. Permintaan pasar
Dari asosiasi EMKL biasanya pihak manajemen yang ditunjang oleh
bagian pemasaran mengetahui permintaan pasar yang sedang
berlangsung saat itu.
3. Persaingan dengan EMKL lainnya
J ika sudah terlalu banyak yang mempunyai tujuan (trip) biasanya
akan terjadi persaingan yang tidak sehat dengan memberikan
harga yang sangat rendah untuk menarik pelanggan
sebanyak-banyaknya, untuk itu biasanya pihak manajemen menempuh cara
tidak memenuhi target maka akan digabungkan dengan EMKL
lainnya sehingga hanya mendapatkan komisi dari EMKL tersebut.
2.1.3. Sistem Pembelian dan Pelunasan
1. Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian, untuk pembelian
bahan yang berhubungan dengan tujuan (trip) kapal maka akan
diberikan kode tujuan (trip). Hal ini dilakukan untuk mengetahui
biaya-biaya yang dikeluarkan untuk tujuan (trip) tersebut.
Sehingga akan diketahui total pengeluaran untuk setiap tujuan
(trip).
2. Bahan yang dibeli dari supplier akan dibuatkan laporan
penerimaan barang (LPB) sebagai catatan hutang yang diberikan
kebagian accounting.
3. Pada saat pelunasan kasir akan membuatkan tanda terima kepada
penagih, dan jika sudah jatuh tempo kasir akan membayar hutang
sebesar yang tertera di tanda terima tersebut.
2.2. Sistem Informasi
PT. Global Putra Indonesia selama ini ditunjang oleh sistem
manual untuk operasional administrasi perusahaan sehari-hari.
Dengan menggunakan sistem komputerisasi diharapkan nantinya
sistem informasi yang dihasilkan dapat beroperasi secara sinkron
dengan peralatan unit-record, sehingga dapat mencapai tujuan yang
telah diterangkan diatas.
Sistem input yang tedapat pada PT. Global Putra Indonesia
adalah semua arsiran pekerjaan yang menggambarkan keseluruhan
sistem sebagaimana sekarang, termasuk jadwal-jadwalnya. Sistem
input yang akan dibuat menggambarkan beberapa menu database
antara lain sebgai berikut :
Database master TRIP.DBF
Yang terdiri dari beberapa field sebagai berikut :
KODE_TRIP
Yang terdiri dari beberapa field sebagai berikut :
B_LAIN2 J UMLAH_TTL
Disamping database-database tersebut diatas, nantinya masih
terdapat beberapa database lain yang menunjang program aplikasi
tersebut.
2.2.2. Sistem Output
Dari transaksi yang terjadi akan menghasilkan beberapa
laporan antara lain register jasa, rekapitulasi, rugi-laba per trip,
laporan trip, laporan tagihan dan laporan lain yang menunjang sistem
informasi pada program aplikasi tersebut.
Salah satu laporan yang menunjang sistem informasi tersebut
adalah laporan rugi laba per trip, yaitu :
P e r i o d e : D e s e mb e r 1 9 9 8
K o d e N a ma K a p a l T i K o l l i M 3 P e nd a p a t a n T o t a l R ugi / La b a
T r i p B i a ya
G a m b a r 2 . 1 . D e s a i n r u gi l a b a p e r t r i p
2.2.3. Basis Data
Basis data dapat dikatakan berfungsi untuk memelihara data
dan menghasilkan informasi dari apa yang diwakilinya. Sebagai
contoh basis data yang terdapat pada sistem ini adalah sebagai
T a b e l 2 . 1 . B a s i s D a t a
field Kode_trip Nama_kapal Tanggal_jl Kolli Isi_M3
record ke 1.. SB-UP01 KM.BROMO 12/12/1998 2000 1500
record ke 2.. SB-PN01 KM.BIMA 10/11/1998 1500 1100
--- --- --- ---- ----
record ke n.. --- --- --- ---- ----
Informasi yang dihasilkan oleh basis data akan memiliki
beberapa kelebihan dibandingkan informasi yang dihasilkan dari
proses manual atau proses komputer yang tidak menggunakan konsep
basis data. Kelebihan tersebut antara lain :
1. Faktor kecepatan, komputer dapat memanipulasi data lebih cepat
dibandingkan dengan proses manual
2. Faktor ketersediaan, dengan menggunakan konsep basis data,
informasi akan selalu siap dihasilkan kapan saja bila
dikehendaki,
3. Faktor keakuratan, dibandingkan dengan proses manual atau
data, proses yang menggunakan konsep ini akan menghasilkan
informasi yang akurat dan dijamin kebenarannya.
2.3. Bentuk-bentuk Normalisasi
Dalam model data relasi, apabila tabel-tabel telah terbentuk,
perlu dilakukan normalisasi. Tujuan dari normalisasi adalah untuk
mengontrol redundancy (kerangkapan data) dan mengupdate /
menghilangkan anomalise (penyimpangan-penyimpangan).
Tahapan-tahapan normalisasi :
First Norm alization. Yaitu untuk menghindari adanya
repeating group (baik yang bervariasi maupun yang fix (tetap))
T a b e l 2 . 2 . D a t a b a s e f i r s t n o r m a l i z a t i o n
Nomor_bar Barang Kolli
TTG000.123 Tepung Terigu 2
TTGG000.123 Tepung Terigu 4
TTGG000.123 Tepung Terigu 2
GLP000.543 Gula Pasir 12
Setelah first normalization menjadi,
T a b e l 2 . 3 . D a t a b a s e I s e t e l a h f i r s t n o r m a l i z a t i o n
Nomor_bar Barang
GLP000.543 Gula Pasir
T a b e l 2 . 4 . D a t a b a s e II s e t e l a h f i r s t n o r m a l i z a t i o n
Kode Stock Quantity
TTG000.123 2
TTG000.123 4
TTG000.123 2
GLP000.543 12
Second Norm alization. Yaitu mengusahakan/mengubah agar
atribut-atribut bergantung pada primary key secara keseluruhan
( t e r u t a m a b i l a t a b e l m e m p u n ya i k e y l e b i h d a r i s a t u a t r i b u t ) .
T a b e l 2 . 5 . D a t a b a s e s e c o n d n o r m a l i z a t i o n
Nomor Nota Kode Stock Nama Bahan Quantity 1998/03/00213 TTG000.123 Tepung Terigu 2 1998/03/00213 TTG000.123 Tepung Terigu 4 1998/03/00213 TTG000.123 Tepung Terigu 2 1998/03/00214 GLP000.543 Gula Pasir 12
second normalization menjadi :
T a b e l 2 . 6 . D a t a b a s e I s e t e l a h s e c o n d n o r m a l i z a t i o n
Nomor Nota Kode Stock Quantity
1998/03/00213 TTG000123 2
1998/03/00213 TTG000.123 4
1998/03/00213 TTG000.123 2
1998/03/00214 GLP000.543 12
T a b e l 2 . 7 . D a t a b a s e II s e t e l a h s e c o n d n o r m a l i z a t i o n
Kode Stock Nama Bahan TTG000.123 Tepung Terigu TTG000.123 Tepung Terigu TTG000.123 Tepung Terigu GLP000.543 Gula Pasir
T h i r d N o r m a l i z a t i o n. U n t u k m e n j a d i n o r m a l k e t i ga m a k a
r e l a s i h a r u s l a h d a l a m b e n t u k k e d u a d a n s e m u a a t t r i b u t e b u k a n
p r i m e r t i d a k p u n ya h u b u n ga n ya n g t r a n s i t i f . D e n ga n k a t a l a i n ,
p r i m a r y k e y d a n p a d a p r i m a r y k e y s e c a r a m e n ye l u r u h .
98001 Indra Gunawan ACC Accounting
98002 Poerwandi ADM Administrasi
98003 Miesky UMUM Umum
Bila suatu saat karyawan Miesky pindah ke departemen lain
(mis ACC), maka perubahan pada nama departemen yang ditempati oleh Miesky (ADM→ ACC) tidak diikuti oleh departemen yang lain.
Setelah proses third normalization, menjadi :
T a b e l 2 . 9 . D a t a b a s e I s e t e l a h t h i r d n o r m a l i z a t i o n
Nomor Pegawai Nama Karyawan Kode Dept
2.4. Konsep Data Flow Diagram
Pengertian dari suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang
dilakukan oleh seseorang, mesin atau komputer, dari hasil suatu arus
data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan suatu arus data
yang keluar dari proses tersebut. Setiap proses harus diberi
penjelasan yang lengkap , meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Identifikasi Proses
Identifikasi proses umumnya berupa angka yang menunjang nomor
acuan proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses.
2. Nama Proses
Nama proses harus menunjukkan apa yang dikrjakan oleh proses
tersebut.
2.5. Konsep Teknik Relasional
Hubungan antara dua file atau dua tabel dapat dikatagorikan
menjadi tiga macam. Demikian pula untuk membantu gambaran
relasi secara lengkap terdapat juga tiga macam relasi dalam
hubungan atribut dalam satu file.
Hubungan satu ke satu dalam 2 file (one to one relationship),
hubungan antara file kedua adalah satu berbanding satu.
Hubungan satu ke banyak dalam 2 file (one to many
relationship atau many to one relationship), hubungan antara file
dapat pula dibalik banyak lawan satu.
Hubungan satu ke satu 2 atribut dalam 1 file, hubungan
antara satu atribut dengan atribut lain dalam satu file yang sama
mempunyai hubungan satu lawan satu.
Hubungan banyak ke satu 2 atribut dalam 1 file, hubungan
antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu file yang
sama mempunyai hubungan satu lawan banyak.
Hubungan banyak ke banyak 2 atribut dalam 1 file,
hubungan antara satu atribut dengan atribut yang lain dalam satu
file yanga sama mempunyai hubungan banyak lawan banyak.
2.6. Pembahasan Sistem
Pada dasarnya, file yang dipergunakan untuk
meng-implementasikan sistem komputerisasi pada PT. Global Putra
Indonesia ini dapat dibagi menjadi 2 macam :
1. File Master
2. File Transaksi
Konsep pembagian ini adalah agar dapat bekerja dalam file yang
sesedikit mungkin mengingat jika bekerja dalam file yang banyak,
kemungkinan kesalahan pada saat posting ke masing-masing file
lebih besar. Selain itu juga untuk penghematan media penyimpanan.
2.6.1. File Master
File ini menyimpan :
1. Definisi, misalnya master langgan.dbf menyimpan kode, nama,
2. Posisi, misalnya master langgan.dbf menyimpan posisi saldo
awal, jumlah pembelian, serta jumlah pembayaran dengan BG.
2.6.2. File Transaksi
File ini dibedakan menjadi 2 yaitu :
1. File Header
File Header menyimpan : semua informasi tunggal dalam satu
transaksi, misalnya : masuk.dbf menyimpan nomor bukti, tanggal
transaksi, kode supplier, jumlah total nomor bukti tersebut dan
lain sebagainya.
2. Detail
File Detail, menyimpan : semua informasi jamak dalam satu
transaksi, misalnya : masuk_dt.dbf menyimpan data mengenai
macam-macam barang yang dibeli dalam 1 nomor bukti.
2.6.3. Metode Pengaksesan File
Ada 2 macam metode pengaksesan :
1. Batch Processing. ada metode ini, semua transaksi yang terjadi
dikumpulkan dan pencatatan baru dilakukan sekaligus, misalnya
pada akhir hari.
2. Real Time Processing. Pada metode ini, semua transaksi yang
terjadi langsung dicatat.
pengaksesan diatas.
Untuk akses ke file Master Real Time Processing.
Untuk akses ke file transaksi menggunakan Batch Processing (karena
dalam kenyataannya, secara manual pun sulit untuk membuktikan
langsung saat terjadinya transaksi).
2.7. Bahasa Pemrograman Clipper versi 5.2
Bahasa pemrograman yang digunakan dalam tugas akhir ini
adalah CA Clipper Compiler versi 5.2. CA Clipper Compiler versi
5.2 ini merupakan bahasa pemrograman untuk mendefinisikan data
dalam database secara logika. CA Clipper Compiler versi 5.2 dapat
digolongkan dalam kelompok bahasa pemrograman database seperti
dBase, Foxbase, Foxpro.
CA Clipper Compiler versi 5.2 juga merupakan bahasa
pemrograman yang terstruktur dan moduler serta merupakan program
yang berorientasi objek.
Tujuan pemilihan CA Clipper Compiler versi 5.2 sebagai
bahasa pemrograman yang digunakan pada tugas akhir ini karena
bahasa pemrograman ini dapat berdiri sendiri sebab sudah dapat
mengkompilasi dari bahasa sumber (source) menjadi bahasa mesin,
kemudian juga adanya fungsi-fungsi yang mampu menunjang dalam
pemakaian program secara multi user, dan yang tak kalah pentingnya
juga mampu membuat tampilan program lebih bagus dan menarik.
Disamping itu file basis data yang akan diakses datanya dengan
disediakan oleh Clipper sehingga proses pencarian data yang ada
dapat dilakukan dengan lebih cepat.
B A B I I I
PE R M A S A L A H A N
Dewasa ini komputer merupakan kebutuhan pokok bagi
sebagian besar perusahaan yang ada. Keunggulan perangkat keras
(komputer) sudah banyak digunakan dalam berbagai bidang, mulai
dari bidang pendidikan, bank, perdagangan, jasa, hingga hiburan.
Banyak perusahaan menggunakan perangkat keras (komputer) untuk
membantu kelancaran usaha baik dalam memberikan pelayanan
kepada pelanggan maupun untuk mempercepat dalam menyajikan
laporan yang rapi dan terbaru. Untuk itu peneliti berusaha
melakukan komputerisasi pada perusahaan pelayaran nasional ini.
3 . 1 . Pe r m a s a l a h a n
Perusahaan P T. Global P utra Indonesia (GPI) merupakan
perusahan pelayaran nasional yang melayani jasa angkutan barang
(cargo) antar pulau di Indonesia dan melayani juga jasa EMKL baik
untuk export maupun import. Sebelum berkembang menjadi besar
PT. Global Putra Indonesia (GP I) dapat mengkontrol semua proses
transaksi yang terjadi di perusahaan secara manual dengan cepat
karena masih sedikit kegiatan/transaksi yang terjadi setiap harinya
sehingga memudahkan pihak administrasi untuk melakukan
Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur organisasi PT. GPI
Selama ini PT. Global Putra Indonesia (GPI) sudah
menggunakan komputer tapi hanya terbatas pada pengetikan
dokumen biasa, jadi tidak memanfaatkan keunggulan teknologi
komputer secara optimal. Untuk menghasilkan laporan berupa
rugi/laba per trip atau laporan lainnya agak kesulitan dan
membutuhkan waktu yang agak lama, padahal dengan waktu yang
agak lama membuat laporan tidak up to date lagi. Sehingga dapat
mempengaruhi kebijaksanaan yang akan diambil oleh pihak
manajemen, apalagi setiap hari selalu terjadi transaksi yang tidak
sedikit.
Seperti yang telah ditulis pada bab sebelumnya, bahwa
nasional PT. Global Putra Indonesia dituntut untuk mengetahui
segala jenis kegiatan yang terjadi di dalam usahanya yaitu :
1. Mutasi Kas & Bank
2. Hutang Piutang
3. Pendapatan masing-masing trip
4. Biaya-biaya per trip
5. Rugi Laba per trip
Mutasi kas dan bank meliputi kegiatan seperti pencatatan
bukti kas/bank masuk maupun bukti kas/bank keluar, transaksi ini
berkaitan dengan laporan harian kas dan laporan buku besar untuk
bagian accounting, dimana transaksi yang dilakukan harus di jurnal
ulang (posting) dulu untuk masuk ke nomor perkiraan
masing-masing.
Transaksi piutang meliputi kegiatan seperti pelunasan
piutang yang dilakukan oleh customer. Sistem pembayaran hutang
bisa dibayar secara tunai/cash atau dibayar dengan cek/giro.
Pembayaran secara tunai/cas h langsung masuk ke dalam kas, tetapi
jika membayar dengan cek/giro maka langsung dimasukkan ke dalam
bank. Laporan yang akan dihasilkan dari transaksi piutang adalah
kartu piutang untuk menampilkan history piutang per dealer serta
pembayarannya, dan rekapitulasi piutang.
Transaksi hutang meliputi kegiatan seperti transaksi
pelunasan hutang kepada supplier, sistem pelunasan hutang hampir
sama dengan sistem pelunasan piutang, cuma yang membedakan
dihasilkan dari transaksi ini meliputi kartu hutang yang mencatat
history hutang per supplier, dan rekapitulasi hutang.
Transaksi pembelian meliputi kegiatan seperti pendefinisian
supplier, untuk pembelian barang dilakukan melalui pemesanan
dengan disertai pembayarannya baik dengan tunai maupun dengan
cek/giro. Pada saat barang dikirim oleh supplier, dan telah diterima
oleh bagian penerimaan barang, maka akan dibuatkan Laporan
Penerimaan Barang (LPB). Laporan yang dihasilkan dari transaksi
ini adalah register pembelian.
Pada transaksi pengiriman barang (cargo) antar pulau
biasanya pelanggan mengirimkan barang kebagian penerimaan
barang untuk dicatat tujuan pengiriman barang atau barang diambil
ke pelanggan jika muatannya banyak sekali karena ini merupakan
salah satu service yang diberikan kepada pelanggan. Bagian
penerimaan barang mencatat barang yang akan dikirim dan
mengelompokkan berdasarkan tujuan(trip). Barang yang sudah
dikelompokkan ditampung dulu kedalam gudang. Jika jadwal
keberangkatan kapal sudah tiba maka barang dari gudang itu akan
dimasukkan ke dalam kapal untuk disusun serapi mungkin, sehingga
barang yang lunak tidak ditaruh dibawah, karena susunan barang
mempengaruhi kondisi tiap barang. Dari transaksi-transaksi tersebut
akan dihasilkan beberapa laporan antara lain laporan register
3 . 2 . Pe m b a t a s a n M a s a l a h
Dalam memecahkan permasalahan yang ada, peneliti
melakukan pembatasan permasalahan sebagai berikut :
1. Setup Trip
2. Hutang Biaya
3. Piutang Biaya
4. Kas dan Bank
5. Rugi/Laba per Trip
Program dirancang untuk penggunaan multi user dengan
operating sistem Novell, tetapi program ini juga bisa digunakan pada
1
BAB IV
ANALIS A DAN PEMECAHAN MASALAH
4.1. Document Flow
2
3
4
4.2. S is tem Flow
5
7
Gambar 4. 7. DFD administrasi pengiriman barang level 1
9
4.1
Order Pembelian
4.2
Penerimaan Barang
4.3
Pelunasan Hutang
Pesan D11
Supplier D12
Masuk D13
Pengangkutan Administrasi
Berita Acara D3
Bayaran D4
Gambar 4.10. DFD pembelian
10
Prosedur sistem ini dibuat langsung setelah survey dilakukan
dan diberikan kepada pihak perusahaan pada survey berikutnya.
Bagian ini terdiri dari :
1. PROSEDUR : menggambarkan aliran sistem yang ada secara diagram (flow).
2. DOKUMEN : mencatat identitas-identitas apa saja yang diperlukan pada setiap bagian aliran sistem.
3. RECORD : mencatat laporan-laporan apa saja yang dihasilkan pada setiap bagian aliran sistem.
Salah satunya bentuknya sebagai berikut :
Tabel 4.1. Sistem Jasa PT. GLOBAL PUTRA INDONESIA
Prosedur Dokumen Record Acc. Trmt
Order Pengiriman b 1 c 1 d 1
Surat Jalan b 2 c 2 d 2
Nota b 3 c 3 d 3
Bagian ini terdiri dari :
1. Nama File : *.DBF
2. In dex On : menyediakan file-file Index apa saja yang akan dipergunakan.
3. Field Name : menyatakan nama field yang dipergunakan
4. Type : menyatakan type dari field yang dipergunakan, berupa :
11
D = Date L = Logical
5. Width : menyatakan panjang maksimum dari field yang didefinisikan
6. Decimal : menyatakan nilai desimal dari field numerik yang didefinisikan
7. Keterangan : kolom ini disediakan sebagai catatan dari field yang dipergunakan.
Database yang terdapat pada sistem administrasi pengiriman barang
ini sudah dinormalisasikan, bentuknya sebagai berikut :
Tabel 4.2. Struktur database daftar
Nama DAFTAR.DBF
Fungsi Menyimpan data index dari setiap file database
Field Name Typ e Wid th Dec. Keterangan
Nama C 8 Nama Data Base
Urutan C 8 Nama Index File
Isi C 40 Primary Key
Tanggal D 8 Tanggal Index
Tanggal_p D 8 Tanggal Packing
DI_Index L 1 Di Index atau tidak
Unik L 1 Unik atau tidak
12
Tabel 4.3. S truktur database khusus
File KHUSUS.DBF
Fungsi Menyimpan jenis transaksi yang digunakan
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
Tipe C 4 Jenis Transaksi
Kode C 9 Kode Perkiraan 1
Pasangan C 9 Kode Perkiraan 2
Keterangan C 30 Keterangan
Tabel 4.4. Struktur database induk
File INDUK.DBF
Index Kode Induk_kd.ntx
Fungsi Setup induk pada kode perkiraan/rekening
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
Kode C 3 Kode Induk
Nama C 30 Keterangan
Tabel 4.5. Struktur database kapal
File KAPAL.DBF
Fungsi Data Master Kapal
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
13
Tabel 4.6. Struktur database rekening
File REKENING.DBF
Index Kode Rek_kode.ntx
Fungsi Kode perkiraan/jurnal untuk accounting
14
Fungsi Setup data customer/pelanggan
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
Kode_lang C 7 Kode pelanggan
15
16
Fungsi Menyimpan data berita acara pelunasan hutang/piutang
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
Fungsi Menyimpan data pelunasan hutang dan piutang
17 Fungsi Menyimpan data pembelian dan penerimaan barang
18
Jumlah_ttl N 14 2 Jumlah total
Kode C 9 Kode perkiraan
Lawan C 9 Lawan kode perkiraan
Tabel 4.15. Struktur database keluar
File KELUAR.DBF
Index Nomor_sj Keluarlp.ntx
Kode_lang+nomor_sj Keluarsp.ntx Dtos(tanggal)+nomor_sj Keluartg.ntx Kode_trip+dtos(tanggal) Keluarkd.ntx Fungsi Menyimpan data pengeluaran barang
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
Tanggal D 8 Tanggal Transaksi
Kode_lang C 7 Kode Pelanggan
Nomor_sj C 8 Nomor Surat Jalan
Nomor_bar C 8 Nomor Barang
Barang C 30 Nama Barang
Kolli N 11 3 Quantity
19
Tabel 4.16. Struktur database jual
File JUAL.DBF
Index Nomor_sj Jual_lp.ntx
Kode_lang+nomor_sj Jual_sp.ntx Dtos(tanggal)+nomor_sj Jual_tg.ntx Kode_trip+dtos(tanggal) Jual_kd.ntx Nomor_sj+kode_trip Jual_op.ntx Fungsi Menyimpan data pengiriman barang
Field Name Typ e Width Dec. Keterangan
Tanggal D 8 Tanggal Transaksi
Kode_lang C 7 Kode Pelanggan
Kode_trip C 9 Kode Trip
Nomor_sj C 8 Nomor surat jalan
Barang C 30 Nama Barang
20
Harga N 10 0 Harga satuan
Jumlah N 16 2 Jumlah
Nomor_bar C 10 Nomor Barang
Asuransi N 7 0 Biaya Asuransi
Ijin_BB N 7 0 Biaya Ijin
Materai N 7 0 Biaya Materai
Packing N 7 0 Biaya Packing
Jumlah_ttl N 16 2 Jumlah Total
21
Gambar 4.11. Desain menu setup induk
Gambar 4.12. Desain menu setup rekening
22
Gambar 4.14. Desain menu setup kapal
23
Gambar 4.16. Desain menu setup supplier
24
Gambar 4.18. Desain menu setup wilayah
25
Gambar 4.20. Desain menu transaksi pengiriman barang
29
4.6. ER Diagram
BAB V
PENUTUP
Dalam bab ini akan disampaikan kesimpulan yang merupakan
ringkasan dari berbagai uraian pada bab-bab sebelumnya, sehingga
dengan adanya kesimpulan ini diharapkan akan lebih mempermudah
mengetahui dan memahami materi pembahasan dari penulisan
penelitian ini. Disamping itu peneliti juga memberikan s aran-saran
sebagai bahan pertimbangan tentang hal-hal yang perlu dilaks anakan
oleh pihak perusahaan.
5.1. Kesimpulan
Dari hasil pembuatan program s is tem informasi jasa angkutan
barang pada PT. Global Putra Indonesia, maka dapat disimpulkan
bahwa :
1. Selama ini sistem administrasi yang dilakukan s ecara manual
sering mengalami kesalahan dalam pencatatan dan sering
terlambat dalam penyajian informasi sehingga memperlambat
pekerjaan dalam pelayanan terhadap pelanggan.
2. Dengan menggunakan program ini, diharapkan dapat mengatasi
dan menyelesaikan semua permasalahan yang dihadapi oleh PT.
Global Putra Indonesia, sehingga dapat memudahkan bagian
administrasi untuk melakukan transaksi, dan pembuatan laporan
digunakan dalam pengambilan keputusan dan kebijaksanaan dalam
perusahaan.
3. Program administras i ini merupakan bagian dari sistem yang
terintegras i yang dikemudian hari dapat dikembangkan lagi.
5.2 S aran
Saran-s aran yang dapat diberikan oleh peneliti s ebagai
sumbangan pemikiran pada sistem administras i PT. Global Putra
Indonesia adalah s ebagai berikut :
1. Untuk menghindari kesalahan pemasukan data, hendaknya
dilakukan proses validasi data, s ebelum data dimasukkan ke
dalam komputer.
2. Dengan penggunaan komputerisasi di dalam sistem administrasi
ters ebut sebaiknya juga diimbangi dengan tenaga yang profesional
dan mengerti pengoperasiaan komputer dan programnya.
3. Untuk menghasilkan s is tem administras i yang lebih baik maka
bisa ditambahkan laporan pendukung dengan grafik, dan masih
banyak yang dapat dikembangkan dari program pada PT. Global
Putra Indonesia.
Akhir kata peneliti mengucapkan selamat kepada yang
menggunakan program ini, semoga hasil penelitian ini dapat
memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan PT. Global Putra
D A FT A R PU S T A K A
Herianto, Tjendry, 1993, Tuntunan Praktis Pem rogram an Clipper 5
Tingkat Dasar, Elex Media Komputindo, J akarta.
Herianto, Tjendry, 1993, Tu ntunan Praktis Pem ogram an Clipper 5
Tingkat Lanjut, Elex Media Komputindo, J akarta.
J ogiyanto, H.M., 1991, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.
