UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA PT. ASURANSI RAMAYANA TBK MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
MOSES SIRAIT
122101019
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
▸ Baca selengkapnya: keluarga ramayana
(2)LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : MOSES SIRAIT
NIM : 122101019
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN JUDUL TUGAS AKHIR : PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
BIAYA OPERASIONAL PADA PT. ASURANSI RAMAYANA, TBK MEDAN
Tanggal …………Juli 2015 Dosen Pembimbing
Dra. Lucy Anna, M.S NIP.195104211976032003
Tanggal …………Juli 2015 Ketua Prodi DIII Manajemen Keuangan
Dr. Yeni Absah, SE, M.Si NIP.19741123 200012 2 001
Tanggal …………Juli 2015 Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang telah
memberikan rahmat dan berkat Nya serta kesempatan sehingga penulis mampu
menyelesaikan Tugas Akhir ini sebagai titik akhir dari sebuah proses
pembelajaran di Program Diploma III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Tugas Akhir ini berjudul “Perencanaan dan Pengawasan Biaya
Operasional Pada PT. Asuransi Ramayana, Tbk Medan” Penulis telah berusaha dengan maksimal sesuai dengan kemampuan namun penulis menyadari
bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu, penulis mengharapkan
kritik dan saran yang bersifat membangun.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih kepada Ayahanda Pandapotan Sirait dan Ibunda Ruspita br Silaban,
selaku orang tua yang penulis sayangi. Terima kasih atas kasih sayang, perhatian,
dukungan, dan doa selama ini, serta kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Yeni Absah, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III
Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
3. Ibu Dra. Lucy Anna, M.S. selaku dosen Pembimbing Program Studi
Diploma III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
4. Dosen dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
5. Buat saudara-saudara kandung tersayang Kakanda Sartika br sirait dan
keluarga, Tiorlan br Sirait dan keluarga, Surta br Sirait dan keluarga,
Abangda Sudirman Sirait dan Adik Seven Sirait. Terima kasih atas
semangat, doa, dukungan, dan menjadi penyemangat penulis.
6. Buat semua teman-teman seperjuangan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara DIII Manajemen Keuangan angkatan 2012
Grup A terutama sahabat-sahabat Fikram, sule, amar, arrizki, erna, yosua
dan Himpunan Mahasiswa Keuangan dan abang-abang cendana family.
Terima kasih atas semangat, kerjasama, doa, dan dukungan selama ini.
7. Buat kak Riris dan keluarga, Adik Cutari suzanna, Anggun, Cutridha.
Terima kasih atas dukungan dan doa selama ini.
8. Buat Tersayang Sefina Dwi Puspa. Terima kasih atas doa dan semangat,
dan dukungan selama ini.
Akhirnya penulis menyadari semua keberhasilan tidak terlepas dari Kasih
Tuhan YME. Dan penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita
semua. Amin.
Medan, Juni 2015
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN a. Latar Belakang ... 1
b. Rumusan Masalah ... 3
c. Tujuan Penelitian ... 4
d. Manfaat Penelitian ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 6
2.6.Rencana Kegiatan Kinerja ... 24
BAB IIIPEMBAHASAN 1. Pengertian Biaya dan Klasifikasi biaya ... 26
2. Manfaat Data Biaya ... 28
3. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional ... 29
4. Pengawasan BiayaOperasional ... 31
5. Analisis Perencanaan Pada PT Asuransi Ramayana Tbk ... 41
6. Analisis Pengawasan Pada PT Asuransi Ramayana Tbk ... 43
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 48
B. Saran ... 49
DAFTAR GAMBAR
Halaman
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 : Jadwal Penelitian...………... 3
Tabel 2.1 : Presentasi Pemilik Saham Perusahaan...…...…... 7
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi dan informasi telah membuat berbagai
perubahan yang berdampak positif di berbagai bidang, baik internal maupun
eksternal perusahaan. Dampak positif seperti komputerisasi dan internet
diharapkan dapat meningkatkan daya saing perusahaan dalam memperoleh
dan memberikan info yang akurat baik kepada pihak internal maupun
eksternal perusahaan. Keberhasilan manajemen dalam mengelola usaha
tergantung pada tersedianya info yang relevan bagi manajemen yang dapat
diperoleh melalui pengolahan yang akurat.
Dalam melaksanakan kegiatan usahanya setiap perusahaan harus
mencapai tujuan dan sasaran. Umumnya perusahaan didirikan dengan 3
tujuan yaitu untuk mendapat laba, kelangsungan hidup perusahaan, dan
pertumbuhan pangsa pasar. Untuk mencapai efektivitas dan efisiensi dalam
menggunakan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada, pada
umumnya perusahaan membuat suatu perencanaan kerja dan perencanaan
biaya atau beban.
Pengelolaan biaya khususnya biaya operasional tidak terlepas dari
perencanaan dan pengawasan biaya itu sendiri. Aktivitas yang dijalankan
dalam perusahaan tidak terlepas dari unsur biaya didalamnya. Besar
pada akhir periode karena biaya itu sendiri merupakan unsur perhitungan
laba rugi. Semakin besar biaya operasi suatu organisasi, maka semakin kecil
keuntungan yang diperoleh organisasi tersebut, dan begitu juga sebaliknya.
Biaya operasional merupakan unsur biaya yang penting sehingga
diperlukan suatu perencanaan dan pengawasan yang baik sebagai tolak ukur
serta pedoman agar biaya yang dikeluarkan lebih efisien dan efektif. Dalam
mengawasi biaya operasional suatu organisasi, seluruh biaya yang
dikeluarkan harus dibandingkan dengan rencana yang disusun. Hal ini
diperlukan untuk mengetahui apakah ada penyimpangan yang terjadi.
Apabila terjadi penyimpangan, harus dianalisis sebab dan akibat dari
penyimpangan tersebut agar semua rencana pengeluaran biaya berjalan
dengan baik dan meminimalisasi kebocoran dana atau biaya perusahaan.
Perencanaan berarti penyusunan suatu program kegiatan yang
menyeluruh yang meliputi seluruh kegiatan organisasi, sedangkan
pengawasan merupakan sarana yang akan mengendalikan gerak organisasi
kearah sasaran yang ingin dicapai. Pengawasan dilakukan dalam bentuk
perbandingan antara hasil-hasil yang sebenarnya dicapai dengan sasaran dan
keputusan-keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu. Pengawasan secara
terus-menerus atas setiap kegiatan, pekerjaan atau tugas perlu dilakukan,
agar kesemuannya itu dilaksanakan dalam batas-batas yang telah ditentukan.
Walaupun kegiatan perencanaan menurut partisipasi dari tiap jajaran dalam
organisasi, pada dasarnya perencanaan tetap merupakan tugas pimpinan
Melaksanakan perencanaan itu, tidak terlepas dari anggaran karena
antara perencanaan dan anggaran terdapat kaitan yang erat. Anggaran
merupakan bagian yang terpenting dari proses perencanaan karena anggaran
menuntut pengalokasian sumber daya menuju pencapaian sasaran.
Disamping itu anggaran juga mempunyai fungsi pengawasan, yaitu apakah
pelaksanaan suatu kegiatan itu dilaksanakan sesuai rencana. Apabila
terdapat perbedaan antara anggaran dan realisasi, maka perlu dianalisa
perbedaannya, sehingga dari analisa tersebut diambil keputusan yang perlu
untuk mengatasi kemungkinan yang merugikan pada periode selanjutnya.
Mengingat pentingnya suatu perencanaan dan pengawasan biaya dalam
perusahaan maka penulis tertarik untuk membahas beberapa aspek dalam
hal pencapaian efisiensi usaha yang di tinjau dari biaya operasional. Untuk
itu penulis memilih judul “Perencanaan dan Pengawasan Biaya
Operasional pada PT. Asuransi Ramayana, Tbk Medan.”
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan sebelumnya, maka
terdapat perumusan masalah yang menjadi objek penelitian adalah:
“Bagaimanacara pelaksanaan perencanaan dan pengawasan biaya
C. Tujuan Penelitian
Suatu pekerjaan akan memerlukan suatu usaha untuk mencapai apa
yang menjadi tujuan dari pekerjaan tersebut. Sehubungan dengan tujuan
penelitian Tugas Akhir ini penulis dapat memberikan gambaran tujuan
sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan perencanaan dan
pengawasan biaya operasional pada perusahaan yang diteliti.
2. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Diploma
III dan mencapai jenjang keterampilan ahli pembantu.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis
Untuk menambah wawasan dan ilmu dalam menyikapi permasalahan
pada perusahaan yang berkenaan dengan Perencanaan dan
Pengawasan Biaya Operasional yang sebenarnya. Penulis
mendapatkan pengalaman dan pembelajaran penting yang erat
kaitannya dengan dunia usaha. Sehingga penulis mengetahui lebih
jelas dan memahami keadaan di lapangan atau sistem kerja di dalam
perusahaan.
2. Bagi Perusahaan
Dapat digunakan sebagai bahan masukan dalam penyusunan
perencanaan dan pengawasan serta menentukan kebijakan penggunaan
perusahaan untuk menekan biaya operasionaldapat tercapai yang akan
berdampak dalam peningkatan pendapatan dan penerimaan pada
perusahaan.
3. Bagi Peneliti lain
Dapat dipakai sebagai perbandingan informasi dalam menambah
wawasan bagi rekan-rekan yang melakukan penelitian. Juga memberi
pandangan dan gambaran jelas kepada rekan-rekan mengenai
Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasionalperusahaan. Sehingga
bisa menjadi acuan bagi rekan-rekan untuk meneliti pada perusahaan
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Asuransi Ramayana Tbk yang terletak di jalan Kebon Sirih No. 49
Jakarta Pusat yang pada awalnya diberi nama PT. Maskapai Asuransi Ramayana
yang dipimpin oleh F.S. Harjadi dan R.G. Doeriat. Perusahaan yang didirikan
pada tanggal 6 Agustus 1956 ini didirikan dengan akta notaris Raden Meester
Soewandi No. 14 dan disahkan dengan penetapan Menteri Kehakiman Republik
Indonesia tanggal 15 September 1956 No. J.A. 5/67/16. Perusahaan ini sejak awal
didirikan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan proteksi atas barang – barang
impor dan ekspor NV Agung.
Pada tanggal 4 November 1956 perusahaan memperoleh ijin sebagai
perusahaan Asuransi kerugian dari Departemen Keuangan Republik Indonesia cq
Direktorat Jenderal Keuangan bersamaan dengan keluarnya surat No.
Kep-311/DDK/V/11/71, tetapi perusahan baru beroperasi secara komersil sejak tahun
1956.
Nama PT Asuransi Ramayana mulai digunakan setelah diadakan
perubahan nama dengan akta notaris Muhani Salim, SH No. 95 dan disahkan
dengan Keputusan Menteri Kehakiman No . C.2.5040.HT01.04.TH 68 tanggal 19
juli 1986.
Diusianya yang sudah mencapai 54 tahun ini PT Asuransi Ramayana Tbk
banyaknya pihak lain yang mau mempercayakan untuk bekerja sama melakukan
manajemen risiko yang mereka punya. Dengan kantor yang berpusat di Jalan
Kebon Sirih No. 49 Jakarta Pusat ini pihak perusahaan sudah memiliki 28 kantor
cabang yang tersebar di beberapa kota besar Indonesia seperti Jakarta, Bandung,
Semarang, Surabaya, Medan dan berbagai kota lainnya. Bahkan guna
mendekatkan perusahaan dengan pengguna jasa Asuransi di Jakarta, perusahaan
sampai membuka beberapa cabang pembantu di Jakarta seperti Cabang Jakarta
Senen, Cabang Jakarta Harmoni, Cabang Jakarta Kebayoran, dan Cabang Jakarta
Sudirman. Perusahaan saat ini juga telah memiliki 2 unit jasa yaitu unit jasa
khusus dan unit jasa ritel. Seiring berkembangnya sistem perekonomian dari
konvensional ke syariah, PT Asuransi Ramayana Tbk juga me-respond
permintaan pasar dengan membuka cabang Syariah yang terletak di Kantor Pusat
Jalan Kebon Sirih No. 49 Jakarta Pusat.
Dengan kepercayaan yang sudah dimiliki PT Asuransi Ramayana Tbk.
berusaha untuk tidak mengecewakan para nasabahnya yang telah mempercayakan
untuk memilih PT Asuransi Ramayana Tbk sebagai partner untuk melakukan
manajemen risiko yang di miliki.
Pemilik dan pemegang saham pada PT Asuransi Ramayana Tbk
mayoritas dimiliki perorangan dan swasta dengan persentasi disajikan pada tabel
Tabel 2.1
Nama dan Persentase Kepemilikan Saham di PT. Asuransi Ramayana Tbk
No Nama Pemegang Saham Persentase Kepemilikan (%) 1
DR. A. Winoto Doeriat
PT. Ragam Veturindo
Wirastuti Purtaksma S.H
Korean Reinsurense Comp.
Pendiri Lainnya, dengan kepemilikan kurang dari 5 %
Masyarakat Lainnya, dengan kepemilikan kurang dari 5 %
Sumber : Annual Report Tahun 2014
Untuk lebih mendekatkan diri pada masyarakat, PT Asuransi Ramayana
Tbk. pada tahun 1990 perusahaan memproleh surat ijin emisi saham yang
diterbitkan oleh Ketua Bapepam No. SI-078/SHM/MK.01/1990 tanggal 30
Januari 1990 untuk melaksanakan penawaran umum saham kepada masyarakat
sebanyak 2 (dua) juta lembar saham dan bersamaan dengan itu perusahaan juga
mendapat persetujuan dari Ketua Bapepam No. 1638/PM/1990 pada tanggal 19
September 1990 yang berarti perusahaan berhak untuk mencatatkan sahamnya
secara parsial pada BEJ (sekarang BEI) sebanyak 1 (satu) juta lembar saham
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatannya memiliki visi & misi
perusahaan, adapun visi dan misi PT. Asuransi Ramayana Tbk adalah:
2.2 Visi dan Misi perusahaan 2.2.1 Visi
Mewujudkan rasa aman, nyaman dan terlindungi
2.2.2 Misi
Membangun perusahaan yang kokoh dan terpercaya dengan :
1. Memberikan layanan yang berkualitas kepada tertanggung
2. Memastikan hasil yang optimal bagi pemegang saham
3. Memenuhi ketentuan dan peraturan yang terkait dengan bisnis
perusahaan
4. Membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan mitra
bisnis
5. Menciptakan interaksi kinerja yang saling mendukung dan lingkungan
kerja yang kondusif
6. Memastikan kesejahteraan karyawan
2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran tentang susunan
organisasi yang baik mengenai tingkat kekuasaan maupun fungsi dari
masing-masing petugas yang menduduki jabatan dan dapat mengetahui
wewenang serta tanggung jawab yang sesuai dengan bidang
masing-masing. Hal ini sangat penting sebab organisasi merupakan wadah untuk
Dengan adanya struktur organisasi, maka pegawai akan lebih
mengetahui dengan mudah mengenai tugas yang harus dijalankan dengan
kepada siapa harus dipertanggung jawabkan.
Struktur Organisasi PT. Asuransi Ramayana Tbk dapat dilihat pada
2.4 Job Description
1. Kepala Cabang :
1. Mengusahakan agar target cabang dapat dipenuhi
2. Mencari, memelihara nasabah baru dan lama
3. Memanage secara keseluruhan operasional cabang
4. Memeriksa seluruh kegiatan operasional cabang berjalan
5. Mengontrol, evaluasi terhadap pemasaran, tehnik, klaim dan keuangan
agar sesuai dengan rencana anggaran.
6. Meminimalisasi biaya pengeluaran sesuai cost & benefit
.
2. Wakil kepala cabang :
1. Membantu tugas yang belum dilaksanakan oleh kepala cabang .
2. Mengatur secara keseluruhan operasional apabila kepala cabang tidak
berada di tempat.
3. Membantu semua pekerjaan yang diemban oleh kepala cabang.
3. Kepala bagian Keu/Akt/Ink :
1. Mempertanggung jawabkan kas kecil dan B budget atas pengeluaran bank
budget sekalian menginput jadi Payment Voucher
2. Membuat semua PQ atas Reduksi premi PQ biaya-biaya bank budget dan
meng-email ke Pusat
3. Mengontrol hasil penerimaan premi harian yang sudah di input oleh
4. Melihat suspend premi maupun suspend klaim yang ada di care sekalian
mengenolkannya
5. Menarik PQ yang sudah direalisasikan kantor pusat dan
mendistribusikannya
6. Mencetak saldo Bank Central Account untuk melihat premi-premi yang
sudah dibayarkan
7. Membuat semua Rekonsiliasi bank yang ada
8. Mendistribusikan pembayaran gaji karyawan
9. Merekap semua pengeluaran diluar kompenen gaji untuk perhitungan PPh
Psl.21
10.Membuat PQ pembayaran PPh Psl.23 bengkel dan sekalian
pembayarannya dengan Pph Psl.21
11.Melayani permintaan Kacab dan Kantor Pusat
12.Membuat semua Payment Voucher yang ada
4. Kepala bagian Klaim :
1. Membuat LKS/LKP klaim non kendaraan
2. Membuat adjusmen klaim non kendaraan
3. Menawarkan estimasi klaim di marimen
4. Mengupdate status di marimen
5. Membuat PQ klaim
5. Kepala Bagian Tehnik :
1. Mengajukan permintaan Approval / Buckup Facultative ke Divisi
Underwriting& Re-Asuransi dan Devisi Jasa Khusus Kantor Pusat
2. Mengajukan permintaan ReduksiKhusus atas setiap pemintaan Reduksi
Non Standard
3. Melakukan follow up atas pengajuan Approval & Permintaan Backup
Facultative ke Divisi Underwriting& Re-As dan Devisi Jasa Khusus
Kantor Pusat atas pengajuan akseptasi yang belum memperoleh
persetujuan
4. Mengajukan penawaran kerjasama Ko.Asuransi atas permintaan akseptasi
yang tidak / memperoleh dukungan backup 100% dari Kantor Pusat
ataupun melebihi batas ketentuan limit Treaty
5. Menugaskan, Memonitor dan Mengoreksi setiap aktifitas kegiatan proses
akseptiasi dan penerbitan Polis
6. Membnatu dalam penerbitan polis-polis asuransi apabila kondisi volume
pekerjaan staff U/W cukup tinggi
7. Mengoreksi dan menandatangani setiap penerbitan kwitansi, nota & polis
asuransi
8. Mengoreksi dan menandatangani setiap penerbitan permintaan Surat
Penawaran Asuransi oleh Marketin sebelum diajukan ke calon
9. Mengawasi dan memastikan proses penerbitan surat pemberitahuan jatuh
tempo dapat terlaksana minimal 1 bulan sebelum akhir periode polis
berjalan
10.Mengoreksi dan menandatangani setiap penerbitan surat pemberitahuan
jatuh tempo
11.Melakukan konsolidasi atas kendala dan permasalahan dalam proses
akseptasi dan penerbitan polis kepada staff U/W maupun Marketing
12.Melakukan survey akseptasi sebelum perstujuan penerbitan polis
13.Mengawasi dan memastikan proses akseptasi berjalan sesuai ketentuan
SOP dan penerbitan polis-polis asuransi dapat terlaksana tepat waktu
14.Melakukan koordinasi dengan setiap bagian terkait di cabang dan kantor
pusat atas setiap kendala yang terjadi selama proses akseptasi dan
penerbitan polis
15.Membantu melakukan presentasi dan sosoialisasi pemahaman produk
asuransi terkait pengajuan penawaran asuransi oleh Marketing kepada
calon Tertanggung
6. Kepala bagian Marketing :
1. Meng-email laporan produksi cabang dan marketing ke Kantor Pusat
2. Menandatangani polis-polis asuransi
3. Melakukan kerjasama dengan pihak bank nasabah
7. Kepala seksi umum :
1. Membuat SPP biaya pegawai
2. Mengajukan pembayaran via-email, biaya yang tidak rutin
3. Mengajukan penggantian,pembelian inventaris yang rusak
4. Mengontrol surat pembayaran SPJ dll seluruh karyawan
5. Mengontrol pemakaian ATK dan cetakan cabang dan kantor pusat
6. Membuat laporan pemakaian ATK, dan cetakan cabang
7. Mengarsip, menyimpan ATK dan cetakan
8. Membuat surat-surat ke kantor pusat
9. Mengontrol pajak STNK dan surat-surat lain cabang
8. Kepala seksi Varia :
1. Mengajukan Appropal / Backup R/A Akseptasi polis Asuransi ke Divisi
underwriting dan Divisi Jasa Kantor Pusat
2. Memonnitor & pengawasan setiap kegiatan akseptasi dan administrasi
polis-polis asuransi yang akan diterbitkan pelaksanaan tehnik
3. Pengajuan setiap apreading polis dan atau waiting polis-polis care ke
divisi Underwriting dan Divisi IT Kantor Pusat
4. Mengkomunikasikan setiap kondisi dan kendala Program care yang
selalu offline ke Devisi IT Kantor Pusat
5. Membantu percepatan setiap penerbitan di program Care untuk polis
asuransi yang segera harus diterbitkan, seperti : Surety Bond, polis
6. Memonitor laporan penerbitan jatuh tempo polis-polis asuransi yang
akan jatuh tempo setiap bulannya
7. Membuat laporan Brodero MCOP Marine Cargo setiap bulannya ke
devisi Underwriting Kantor pusat
8. Berdiskusi dan memberikan solusi dengan Marketing atas setiap
Quotation Slip dan SPPA yang diajukan oleh marketing untuk segera
dapat diproses lebih lanjut dan / diterbitkan polis asuransi
9. Mengawasi setiap Pelaksana tehnik yang menerbitkan polis-polis
asuransi harus dengan cepat, tepat dan benar, yang sesuai permintaan dari
devisi marketing
10.Memonitor dan pengawasan terhadap penerapan kebijakan peraturan
Otoritas Jasa Keuangan tahun 2014 atas setiap aksepetasi polis-polis
yang akan diterbitkan Pelaksana Asuransi
9. Kepala seksi Inkaso :
1. Menerima pembayaran premi dari marketing / pembayar premi
2. Mencatat penerimaan premi baik yang dibayar oleh pembayar premi
secara langsung maupun melalui rekening giro Asuransi Ramayana
3. Melakukan penagihan baik melalui telepon atau surat
4. Melakukan penagihan kepada marketing dan membuat daftar outsending
5. Mengisi daftar Fakultatif dari kantor pusat
10.Kepala seksi Klaim :
1. Survey klaim kendaraan
2. Scan dokumen klaim
3. Input Marimen
4. Bantu buat LKS/LKP
11.Kepala seksi fire :
1. Mengerjakan input data & print polis PSAKI & PSGBI
2. Mengerjakan input data & print polis PAR dan IAR
3. Mengerjakan jatuh tempo polis
4. Pencatatan penggunaan blanko register dan materai
5. Pencatatan/registrasi dibuku besar polis yang telah selesai
6. Penyerahan polis yang telah selesai ke bagian inkaso & marketing
12.Kepala seksi Akuntansi :
1. Melakukan input penerimaan premi di CARE
2. Rekap penerimaan premi ke laporan AKT manual
3. Menyusun lampiran RV dan PV melalui laporan Cash Bank Mutation
masing-masing Bank
4. Membuat daftar lembur karyawan
5. Membuat laporan tunjangan produktifitas (TP)
13.Kepala seksi Marine :
2. Menyetor, mengambil uang ke bank
3. Membuat nota ko-as asuransi
4. Membuat surat tagihan ke perusahaan-perusahaan instansi
14.Pelaksana Klaim :
1. Survey klaim kendaraan dll
2. Membuat LKS dan LKP
3. Membuat kwintansi klaim
4. Memonitor pekerjaan perbaikan kendaraan klaim di bengkel
5. Memonitor kendaraan klaim yang telah selesai pekerjaan di bengkel
15.Pelaksana Varia :
1. Melakukan input data & print polis-polis OSR & PSAKBI
2. Melakukan input data & print polis-polis Heavi Equipment
3. Melakukan print polis-polis ACC & Liability, CAR, EAR
4. Melakukan input & print polis-polis CIT / CIS,PA, HIO
5. Pencatatan di buku besar polis-polis yang sudah selesai
6. Pencatatan penggunaan Blanko ber Register dan Materai
7. Penyerahan polis-polis yang sudah selesai ke bagian Inkaso
16.Pelaksana Akuntansi :
1. Menarik Suspend Premi karena pembayaran sebelum nota tertib
17.Pelaksana Inkaso :
1. Mencatat polis-polis yang diterima dari bagian underwriting
2. Membuat tanda terima penyerahan polis asli dari inkaso kepada
marketing/membuat kontra bon
3. Mencatat nota-nota produksi yang diterima dari bagian underwriting
4. Mengontrol nota yang telah diterima inkaso dengan nota yang terdapat di
care
18.Pelaksana Fire :
1. Mengirimkan PQ redusi atau PQ restusi cabang ke kantor pusat
2. Mengarsipkan nota-nota, pembatalan, surat keluar dan rekening Koran
3. Membuat/mengetik SSP pajak 21 dan 23
4. Pengarsipan dokumen pajak/pengiriman can dokumen pajak 21 dan 23 ke
kantor pusat via email
19.Pelaksana Pemasaran :
1 Mencari Nasabah
2 Follow up Nasabah
3 Mencari sumber bisnis baru
4 Kunjungan dan memasarkan produk-produk asuransi ke bank
rekanan/bank Syariah
6 Menawarkan produk askes dan PA ke instasi pemerintah serta ke kampus
dan sekolah
7 Menawarkan produk surety bond ke kanor-kantor kontraktor serta produk
CAR ke perusahaan-perusahaan kontrkator
8 Menerima info klaim dari nsabah
9 Menawarkan produk kendaraan/mobil ke sales-sales serta showroom
20.Pelaksanaan Marine :
1. MARINE CARGO
2. MARINE HULL
3. SURETY BOND
21.Administrasi pemasaran :
1. Mencari Nasabah
2. Follow Up Nasabah
3. Menerima info klaim dari nasabah
4. Mencari sumber bisnis baru
5. Memasukan produk-produk ke perbankan ( bank rekanan )
6. Membuat penawaran-penawaran asuransi kendaraan ke showroom,
instansi dan nasabah pribadi
7. Membuat penawaran-penawaran produk cargo dan ritel ke
8. Penawaran asuransi personal accident ke kampus dan universitas yang ada
di kota medan
22.Pelaksana Umum/Operator
1. Menerima telepon masuk
2. Menerima dokumen masuk
3. Mendistribusikan ke bidang-bidang terkait
4. Mengagendakan surat masuk
5. Menerima fax dan mengirimkan fax keluar
6. Menggandakan surat keluar
23.Kepala seksi Umum :
1. Membuat SPP biaya pegawai.
2. Mengajukan pembayaran via-email, biaya yang tidak rutin.
3. Mengajukan penggantian, pembelian inventaris yang rusak.
4. Mengontrol surat pembayaran SPJ dll seluruh karyawan.
5. Mengontrol pemakaian ATK dan cetakan cabang dan kantor pusat.
6. Membuat laporan pemakaian ATK, dan cetakan cabang.
7. Mengarsip, menyimpan ATK dan cetakan.
8. Membuat surat-surat ke kantor pusat.
9. Mengontrol pajak STNK dan surat-surat lain cabang.
24.Kepala seksi Marketing :
1. Membuat laporan produksin cabang dan marketing.
2. Membuat laporan polis jatuh tempo BRI dan rekap OS klaim BRI.
3. Membuat laporan inventarisasi polis BNI baik jatuh tempo dan penutupan
baru.
4. Membuat laporan produksi BNI Syariah.
5. Membuat laporan produksi Ritel.
6. Kunjungan Bank BRI, BNI, Mandiri Syariah, BNI Syariah, BRI Syariah.
7. Membuat penawaran ke perusahaan-perusahaan untuk penutupan cargo
dan property.
2.5 Kinerja Terkini
Kinerja Terkini PT Asuransi Ramayana Tbk Medan Sumatera Utara :
1. PT Asuransi Ramayana lebih mengoptimalkan segmen pasar perseroan
dalam menjalankan strategi pemasarannya.
2. Mengoptimalkan jaringan distribusi perusahaan sebagai pendukung dalam
mengoptimalkan segmen pasar.
3. PT Asuransi Ramayana lebih responsif menyiapkan kebutuhan proteksi
tertanggung (nasabah).
4. PT Asuransi Ramayana lebih responsif menangani keluhan dan
5. PT Asuransi Ramayana yang bergerak dibidang jasa khususnya asuransi
senantiasa menjaga citra baik perseroan dalam setiap kesempatan
hubungan dengan nasabah.
6. Memaksimalkan pengembangan kemajuan dan tehnik pemasaran kepada
segenap jajaran pemasar.
7. PT Asuransi Ramayana mengembangkan dan meningkatkan rasa aman,
nyaman dan terlindungi kepada setiap nasabah untuk menjaga tingkat
pendapatan perusahaan.
2.6 Rencana Kegiatan Kinerja
PT. Asuransi Ramayana Tbk mempunyai 28 (dua puluh delapan) kantor
cabang dan 10 (sepuluh) kantor perwakilan yang tersebar di wilayah
Sumatera, Jawa, Bali, Nusa Tenggara, Kalimantan dan Sulawesi. Perseroan
juga mempunyai produk-produk asuransi maupun penjaminan baik yang
konvensioanal maupun Syariah.
Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan proteksi asuransi
maupun penjaminan masyarakat tertanggung yang semakin beragam. Jaringan
distribusi pemasaran yang tersebar luas dan tersedianya produk-produk
proteksi yang beragam, baik yang konvensional maupun Syariah ini
diharapkan dapat meningkatkan peluang prospek usaha yang semakin besar
pula.
Prospek usaha perseroan diperoleh baik secara langsung ataupun melalui
Selain itu perusahaan juga menjalin kerjasama dengan lembaga perbankan dan
lembaga pembiayaan untuk meningkatkan prospek usahanya. Berdasarkan
hal-hal tersebut di atas dan kajian di atas lingkungan usaha industri asuransi
Perseroan mencanangkan target perolehan premi bruto pada tahun 2014
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Pengertian Biaya dan Klasifikasi Biaya
3.1.1 Pengertian biaya
Secara umum dalam menjalankan kegiatan suatu organisasi sangat
dibutuhkan biaya yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan
operasi sehari-hari. Kebutuhan akan biaya berbeda-beda dan
biaya-biaya dihitung berdasarkan kondisi, dan tujuan yang berbeda-beda serta
untuk keperluan pihak- pihak yang berbeda pula. Ada beberapa
pengertian biaya antara lain :
Menurut Carter (2006 : 30)Biaya adalah “suatu nilai tukar,
pengeluaran, pengorbanan yang dilakukan untuk menjamin perolehan
manfaat”.
Dari pengertian biayadapat ditarik kesimpulan bahwa biaya
merupakan suatu pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan untuk
memperoleh barang atau jasa. Hal ini membuktikan bahwa betapa
pentingnya biaya yang dikeluarkan agar operasi organisasi dapat
berjalan dengan baik, sehingga pengorbanan tersebut mendapatkan hasil
3.1.2 Klasifikasi biaya
Penggolongan biaya tergantung untuk apa biaya tersebut
digolongkan, untuk tujuan yang berbeda diperlukan cara penggolongan
biaya yang berbeda pula. Klasifikasi biaya menurut Bustami dan
Nurlela (2006 : 6) diartikan sebagai ”suatu proses pengelompokan biaya
secara sistematis atas keseluruhan elemen biaya yang ada ke dalam
golongan-golongan tertentu yang lebih ringkas untuk dapat memberikan
informasi yang lebih ringkas dan penting”...………
Pengukuran biaya tergantung kepada kemampuan untuk
menelusuri biaya tersebut ke objek biaya. Penelusuran biaya ke objek
biaya dapat membedakan biaya menjadi biaya langsung dan biaya tidak
langsung. Menurut Bustami dan Nurlela (2006 : 6) “Biaya langsung
adalah biaya yang dapat ditelusuri secara langsung ke sasaran biaya
atau objek biaya. Sedangkan Biaya tidak langsung adalah biaya yang
tidak dapat ditelusuri secara langsung ke sasaran biaya atau objek
biaya”.
Menurut Carter (2006 : 40)klasifikasi biaya yang paling umum
digunakan didasarkan pada hubungan antara biaya degan berikut ini:
a. Produk
b. Volume Produksi
c. Departemen, proses, pusat biaya
e. Suatu Keputusan, tindakan, atau evaluasi
Dalam mengadakan perencanaan dan pengawasan biaya sangat perlu
diketahui sifat-sifat biaya. Menurut Carter (2006 : 68)Pada dasarnya
dikenal tiga macam biaya yaitu :
1. Biaya tetap (fixed cost), yaitu biaya yang secara total tidak berubah
ketika aktivitas bisnis meningkat atau menurun.
2. Biaya variabel (variable cost), yaitu biaya yang totalnya meningkat
secara proporsional terhadap peningkatan dalam aktivitas dan
menurun secara proporsional terhadap penurunan dalam aktivitas.
3. Biaya semivariabel (semivariable cost), yaitu biaya yang
memperlihatkan baik karakteristik-karakteristik dari biaya tetap
maupun biaya variabel.
3.2 Manfaat Data Biaya
Suatu organisasi menggunakan data biaya untuk tujuan pengawasan,
pengambilan keputusan, mengevaluasi kinerja dan dalam mengendalikan
operasi suatu organisasi. Kegiatan tersebut merupakan hal penting bagi
keberhasilan suatu organisasi. Oleh karena itu perlu pemahaman lebih lanjut
mengenai penggunaan biaya-biaya tersebut, apakah sudah digunakan dengan
Data biaya tersebut dapat digunakan untuk tujuan :
1. Perencanaan
Suatu organisasi menggunakan data biaya untuk memilih metode atau
program pencapaian tujuan yang terbaik masa akan datang yang ingin
dicapai pada saat menelaah alternative pelaksanaan tindakan. Organisasi
juga menggunakan data biaya untuk pembuatan anggaran yang digunakan
untuk memperkirakan bahan baku, tenaga kerja dan teknologi. Hal di atas
tersebut dapat dilakukan dalam tahapan perencanaan. Perencanaan
tersebut berorientasi kepada masa akan datang dan dapat berbentuk
perencanaan jangka pendek dan jangka panjang.
2. Pengawasan
Pengawasan deperlukan untuk membandingkan dan mengevaluasi,
apakah anggaran atau program yang dibuat sudah dilaksanakan dengan
benar sesuai fungsi perencanaan.
3. Pengambil keputusan
4. Berdasarkan informasi biaya maka suatu organisasi dapat mengambil
keputusan baik yang bersifat jangka pendek maupun jangka panjang.
5.
3.3 Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional……….………...
3.3.1 Pengertian perencanaan
Perencanaan dan pengawasan biaya operasional sangat erat
fundamental dari manajemen suatu rencana, pada dasarnya dinyatakan
dalam satu kegiatan yang ditentukan terlebih dahulu sebelum
menentukan berbagai kegiatan guna mencapai suatu tujuan. Setiap
perusahaan memerlukan adanya perencanaan dan pengawasan karena
bersifat dasar bagi fungsi manajemen dalam penyusunan standarisasi
biaya operasional. Dengan kata lain, dapat juga dikatakan bahwa
perencanaan dan pengawasan merupakan tindakan menyeluruh untuk
mengoptimalkan dana-dana secara efektif dan efisien. Pengertian
perencanaan menurut pendapat para Ahli adalah sebagai berikut :
Menurut Rudianto (2009 : 5) “Perencanaan merupakan tujuan
jangka panjang, tujuan jangka pendek, sasaran yang ingin dicapai, dan
strategi yang akan digunakan oleh perusahaan”.
Menurut Robbins dan Coulter (2010 : 9) “ Perencanaan adalah
sasaran-sasaran, menetapkan strategi, dan mengembangkan rencana
kerja untuk mengelola aktivitas-aktivitas”.
Menurut Prawironegoro dan Ari (2008 : 9) “ Perencanaan adalah
pengambilan keputusan tentang sasaran dan tujuan yang ingin dicapai,
alat kerja dan metode kerja yang digunakan, dan sumber daya manusia
yang melakukannya.
Menurut Carter (2006 : 4) Perencanaan adalah “konstruksi dari
Menurut Blocther dan Stout (2010 : 7)Perencanaan meliputi
penganggaran dan perencanaan laba, manajemen arus kas, dan
keputusan-keputusan lain yang berkaitan dengan operasi perusahaan.
Perencanaan pada hakikatnya adalah usaha yang dilakukan secara
menyeluruh dan kontiniu serta dioperasikan untuk memilih yang terbaik
dari berbagai alternative yang ada bagi pencapaian tujuan tertentu.
Secara umum perencanaan merupakan kegiatan dalam organisasi dalam
rangka pencapaian tujuan.
Dari beberapa pendapat ahli perencanaan merupakan suatu proses
penentuan terlebih dahulu kegiatan atau aktifitas yang dilakukan di
waktu yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan
alternative yang akan mungkin terjadi, sedangkan biaya operasional
merupakan segala pengeluaran yang berhubungan dengan biaya modal
dan biaya-biaya operasi lainnya per tahun. Perencanaan memberikan
landasan untuk melakukan pengawasan.Oleh sebab itu, tanpa
perencanaan, fungsi pengawasan tidak akan dapat berjalan sebagaimana
mestinya. Agar suatu budget dapat berfungsi sebagaimana mestinya,
harus ada keseimbangan di anatara berbagai program dan rencana yang
dibuat.
Tujuan utama perencanaan biaya operasional adalah untuk melihat
program-program dan penentuan biaya operasional sekarang dan yang
keputusan yang lebih baik. Sedangkan tugas utama dalam perencanaan
ini adalah penyusunan rencana kerja anggaran suatu organisasi dan
pengawasan rencana anggaran suatu organisasi. Perencanaan biaya
operasional memiliki beberapa manfaat di antaranya :
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan
lingkungan.
b. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi
yang lebih jelas.
c. Membantu penempatan tanggungjawab yang lebih cepat.
d. Memudahkan melakukan koordinasi di antara bagian-bagian di
dalam organisasi.
e. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah.
Seperti diketahui perencanaan mempunyai berbagai kebaikan atau
keuntungan antara lain :
a. Sebagai dasar pengawasan
b. Memungkinkan delegasi kekuasaan
c. Menghemat tenaga manajemen
d. Ekonomis
e. Menghindari kesalahan dan resiko
f. Mengarah pada tindakan yang bertujuan
g. Memungkinkan koordinasi
Pada PT. Asuransi Ramayana Tbk terlebih dahulu dibuat
perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya
sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan
efisien.
Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh PT.
Asuransi Ramayana Tbk antara lain :
a. Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan
perubahan-perubahan lingkungan.
b. Membantu pimpinan bagian dalam kristalisaasi penyesuaian pada
masalah utama.
c. Memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran
operasi agar lebih jelas.
d. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat.
e. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi.
f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian.
g. Membuat tujuan lebih spesifik, terperinci dan lebih mudah
dipahami.
h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
i. Menghemat waktu dan dana.………
3.3.2 Anggaran biaya operasional
Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan
universitas sumatera utara dimulai dengan penyusunan rencana biaya
dalam menjalankan operasi normal.
Suatu anggaran adalah suatu rencana terperinci yang dinyatakan
secara formal dalam ukuran kuantitatif biasanya dalam satuan uang
untuk menunjukkan perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu
organisasi dalam jangka waktu tertentu biasanya satu tahun.
Menurut Rudianto (2009 : 3) anggaran merupakan “rencana kerja
organisasi di masa mendatang yang diwujudkan dalam bentuk
kuantitatif, formal dan sistematis”. Menurut Nafarin (2004 : 12) Dalam
penyusunan anggaran perlu diperhatikan para pelaksana anggaran
dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Anggaran harus dibuat serealistis dan secermat mungkin sehingga
tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat
terlalu rendah tidak menggambarkan kedinamisan, sedangkan
anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
2. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi
manajemen puncak.
3. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga
pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.
4. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang
akurat dan tepat waktu, sehingga apabla terjadi penyimpangan yang
5. Anggaran merupakan cerminan dari tujuan perusahaan.
Adapun anggaran yang disusun oleh PT Asuransi Ramayana Tbk
merupakan ringkasan dari rencana perusahaan untuk mencapai tujuan
perusahaan. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam
tanggung jawab dan pengendalian biaya untuk estimasi anggaran.
Ada beberapa manfaat anggaran menurut Nafarin (2004 : 15) yaitu:
1. Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen
melalui organisasi.
2. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama.
3. Dapat memotivasi pegawai.
4. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
5. Sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat
dimanfaatkan seefisien mungkin.
6. Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk
memikirkan dan merencanakan masa depan.
7. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada
berbagai bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif
mungkin.
8. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan
potensial sebelum terjadi.
9. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan
ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengaruh
pada sasaran yang sama.
10.Anggran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku
sebagai benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang
akan datang.
Selain manfaat anggaran ada beberapa tujuan anggaran menurut
Nafarin (2004 : 15), yaitu :
1. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber
dan investasi dana.
2. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan.
3. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana,
sehingga dapat memudahkan pengawasan.
4. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasl
yang maksimal.
5. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan
anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.
6. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang
3.3.3 Proses Penyusunan Anggaran
Sistem penyusunan anggaran merupakan tahap perencanaan
pengelolaan sumber daya yang terpendek jangka waktunya dan merupakan
tahap perencanaan terakhir sebelum pengelolaan sumber daya yang
diimplementasikan. Suatu anggaran dalam penyusunan proedur anggaran
dapat berfungsi dengan baik bilamana taksiran-taksiran yang dibuat di
dalamnya cukup akurat sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya.
Di PT Asuransi Ramayana Tbk yang berwenang dan bertanggung jawab
atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi PT
Asuransi Ramayana Tbk itu sendiri. Namun dalam hal ini penyusunan
anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada
bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan tetap harus mengawasi
dan membimbing bawahannya dalam penyusunan tersebut. Sehingga
apabila terjadi perubahan, direvisi oleh Kepala Bagian
Keuangan/Akuntansi/Inkaso lalu disetujui oleh Kepala Cabang estimasi
tahun ajaran beserta tahun luncuran tahun lalu.
3.4 Pengawasan Biaya Operasional
Pengawasan pada dasarnya tidak dapat dipisahkan dengan perencanaan..
Karena pengawasan merupakan suatu usaha yang ditempuh agar rencana
yang telah disusun sebelumnya dapat tercapai. Pengawasan berfungsi sebagai
dibuat dan membuat alat pengukur, melakukan evaluasi secara berkala dan
melakukan koreksi langsung setiap terjadi kesalahan.
Pengawasan operasional adalah pengawasan yang dilakukan melalui
kegiatan operasional perusahaan tetapi pengawasan operasional tidak akan
efisien tanpa adanya pengawasan akuntansi.
Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan
biaya operasional merupakan suatu kegatan dalam mengadakan penilaian,
pengukuran dan perbaikan untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan
rencana pengeluaran biaya operasi yang telah dilakukan dan bila terdapat
devisiasi maka akan diadakan tindakan perbaikan agar rencana biaya
operasional dapat sejalan dengan pelaksanaannya.
Agar perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian PT
Asuransi Ramayana Tbk berhasil sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu
dilakukan pengawasan atas pengendalian. Pengawasan ini berguna untuk
mengendalikan pengeluaran dan biaya operasi, mencegah terjadinya
pemborosan, melihat pembandingan seberapa jauh pelaksanaan rencana dan
biaya tercapai serta mendorong kesadaran pengendalian biaya.
Prosedur perbandingan untuk mencapai tujuan dapat dibentuk dalam
beberapa langkah yaitu :
a. Menetapkan alat pengukur
b. Mengadakan penilaian (evaluasi) terhadap pekerjaan yang telah
c. Mengadakan tindakan perbandingan antara pelaksanaan pekerjaan
dengan ukuran standar atau pedoman yang telah ditetapkan untuk
mengetahui adanya penyimpangan-penyimpangan.
d. Melakukan perbaikan dan koreksi terhadap penyimpangan yang terjadi
sesuai dengan apa yang direncanakan.
Pengawasan atas pengendalian dilakukan untuk mengetahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam suatu kegiatan kerja.
Penyimpangan ini diukur dari realisasi kegiatan dengan anggaran yang telah
ditetapkan.
Pengawasan biaya operasional mempunyai manfaat bagi suatu organisasi
yaitu:
a. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
b. Mencegah penyimpangan atau kesalahan dan dapat dengan segera
melaporkan penyimpangan – penyimpangan biaya operasional.
c. Memperbaiki berbagai penyimpangan atau kesalahan yang terjadi
d. Mengatur perusahaan serta kegiatan yang dilaksanakannya
e. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan
tugasnya.
Ada beberapa tujuan pengawasan, antara lain :
a. Melakukan penilaian apakah tugas yang dilaksanakan sudah sesuai
dengan peraturan dan kebijaksanaan yang telah digariskan atau
b. Melakukan penentuan apakah tujuan organisasi yang telah dicapai
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
c. Menilai apakah sumber daya manusia, perawatan, dan biaya yang ada
telah digunakan secara efisien tanpa adanya pemborosan
d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan yang dihadapi
dalam pelaksanaan perencanaan
Pengawasan biaya pada PT Asuransi Ramayana Tbk dilakukan dengan tiga
cara, yaitu :
a. Pengawasan biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan
dan penggolongan berdasarkan pembukuan, kwitansi serta prosedur
pengeluaran
b. Pengawasan biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya
tahun lalu.
c. Pengawasan biaya yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa
yang akan datang terutama mengenai kebijakan pemerintah, teknologi,
para saingan dan lain-lain
Proses pengawasan berjalan dirancang untuk membantu memantau
kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung
jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaitu :
a. Tahap membandingkan kinerja aktual untuk priode yang bersangkutan
dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan
b. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hasil aktual, hasil yang
c. Menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang
direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut
d. Mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi
masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di
suatu bidang tertentu
e. Memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada dan
menerapkan tindakan tersebut
f. Tindak lanjut atas pengendalian atau pengawasan untuk menilai
efektivitas dari tindakan koreksi yang diterapkan.
Berdasarkan uraian di atas penulis menilai pengawasan yang telah
dilakukan oleh PT Asuransi Ramayana Tbk telah sesuai dengan yang
seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan
terhadap biaya operasinya yang dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap
bulannya.
Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi PT Asuransi
Ramayana Tbk untuk mengetahui prestasi yang telah dicapai Perusahaan dan
untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Perusahaan sudah
direalisasikan atau belum.
3.5 Analisis Perencanaan Pada PT Asuransi Ramayana Tbk
PT Asuransi Ramayana Tbk selaku organisasi pasti membuat suatu
perencanaan sebelum menyusun suatu anggaran. Perencanaan memiliki
organisasi yang mencakup kegiatan operasional yang saling berkaitan dan
saling mempengaruhi satu sama lain. Dengan berpedoman pada anggaran
maka tujuan suatu organisasi diharapkan dapat terwujud dengan efektif dan
efisien. Pada proses perencanaan anggaran, PT Asuransi Ramayana Tbk
dilakukan oleh kepala bagian keuangan/akuntansi/inkaso.
Kepala bagian inilah yang menyusun rencana anggaran PT Asuransi
Ramayana Tbk. Dalam penyusunan rencana anggaran tersebut, Kepala bagian
melakukan banyak pertimbangan, yaitu melakukan perkiraan polis-polis
asuransi, belanja pegawai, belanja barang, belanja pemeliharaan, dan belanja
perjalanan .
PT Asuransi Ramayana Tbk mempunyai sistem akuntansi yang dapat
mengidentifikasi, menyusun, mengklasifikasikan, mencatat dan melaporkan
transaksi perusahaan. Dalam penyusunan anggaran ini PT Asuransi
Ramayana Tbk juga melakukan berbagai analisa lainnya, yaitu sebagai
berikut :
a. Analisa terhadap pendapatan-pendapatan langsung yang mungkin akan
didapat, seperti premi asuransi.
b. Analisa terhadap biaya-biaya langsung yang mungkin akan
dikeluarkan yang berhubungan langsung dengan operasi normal
c. Analisa terhadap biaya-biaya yang terjadi di PT Asuransi Ramayana
Tbk Cabang Medan yang naik turunnya biaya tersebut dipengaruhi
volume kegiatan, seperti kegiatan yang tidak rutin dilakukan.
Berdasarkan analisa-analisa tersebut perintah penyusunan anggaran
diberikan oleh kantor pusat Direksiyang akan di sampaikan kepada seluruh
kantor distrik maupun cabangagar dapat direncanakan tentang sasaran, target
laba, premi yang ingin dicapai. Anggaran yang telah disetujui dan di sahkan
dijadikan sebagai pedoman kerja, alat perencanan dan pengawasan kerja.
3.6 Analisis Pengawasan Pada PT Asuransi Ramayana Tbk
Pengawasan merupakan suatu usaha yang ditempuh agar rencana yang
telah disusun sebelumnya dapat tercapai.. Fungsi pengawasan ini
berhubungan erat dengan fungsi perencanaan karena pengawasan yang baik
tidak dapat dilakukan tanpa adanya rencana dan petunjuk pelaksana yang
dibuat sebelumnya, yaitu anggaran
Anggaran merupakan salah satu alat pengawsan dalam suatu organisasi,
begitu juga PT Asuransi Ramayana Tbk. Dengan adanya anggaran yang
disusun oleh PT Asuransi Ramayana Tbk, maka PT Asuransi Ramayana Tbk
juga telah menetapkan standar kerja dalam organisasinya.
Pengawasan dilakukan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi dalam suatu kegiatan kerja. Penyimpangan ini diukur dari
penyimpangan yang mungkin terjadi di PT Asuransi Ramayana Tbk, antara
lain:
1. Penyimpangan kelebihan dana, yaitu suatu kegiatan yang dalam
pelaksanaannya realisasi kegiatan hanya membutuhkan dana lebih kecil
dari anggaran yang telah ditetapkan.
2. Penyimpangan kekurangan dana, yaitu suatu kegiatan yang dalam
pelaksanaannya realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana lebih besar.
Adapun realisasi biaya operasional PT. Asuransi Ramayana Tbk disajikan
Tabel 3.1 Laporan Realisasi Biaya Operasional PT. Asuransi Ramayana Tbk TAHUN 2014
NO Nama Perkiraan Anggaran Realisasi
Varians/Selisih
Rp U/F
1 Gaji dan Tunjangan 7.000.000 12.085.600 5.085.600 U 2 Biaya Transportrasi 1.200.000 1.000.000 200.000 F
3 Biaya Alat tulis Kantor 2.500.000 908.500 1.591.500 F 4 Biaya Foto Copy 200.000 187.100 12.900 F
5 Biaya Teknisi 1.500.000 800.000 700.000 F
6 Biaya Materai 400.000 298.500 101.500 F 7 Biaya Pemeliharaan Inventaris 600.000 320.500 279.500 F
8 Biaya Telepon/Pay/e-Mail 900.000 600.000 300.000 F 9 Biaya Internet 500.000 1.500.926 1.000.926 U
10 Biaya Listrik/Air 4.500.000 1.204.825 2.295.175 F 11 Biaya Pemeliharaan Gedung 1.500.000 547.700 952.300 F
12 Biaya Pajak Bumi dan Bangunan 68.000 68.000 - -
13 Biaya Sewa Kantor 25.000.000 22.188.887 3.188.887 F 14 Biaya Asuransi Gedung Kantor 300.000 151.092 148.908 F
15 Biaya Alat oprasional Teknisi 8.000.000 6.589.566 1.410.434 F 16 Biaya Komputerisasi 800.000 300.000 500.000 F
17 Biaya Perjalanan Dinas 1.000.000 - 1.000.000 F 18 Biaya Administrasi 1.600.000 1.435.000 165.000 F
Jumlah 57.568.000 50.185.596 7.382.404
Anggaran biaya operasional PT. Asuransi Ramayana Tbk Medan pada
tahun 2014 sebesar Rp. 57.568.000 sementara realisasinya sebesar Rp.
50.185.596. Berarti anggaran biaya operasional lebih besar dari realisasinya,
Sehingga ini menguntungkan perusahaan karena menimbulkan selisih anggaran
Rp. 7.382.404 dan sisanya bisa dijadikan sebagai penerimaan perusahaan atau
ditetapkan kembali sebagai anggaran untuk periode selanjutnya.
Untuk lebih mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di
tiap-tiap elemen biaya operasional di PT. Ramayana Asuransi Tbk Medan. Penulis
menganalisa dan menulis seberapa besar selisih anggaran dan realisasi pada biaya
operasional:
1. Biaya Gaji dan Tunjangan mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
5.085.600 (Unfavorable Variance)
2. Biaya Transportasi mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 200.000
(Favorable Variance)
3. Biaya Alat Tulis Kantor mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
1.591.500(Favorable Variance)
4. Biaya Foto copy mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 12.900
(Favorable Variance)
5. Biaya Teknisi mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 700.000
(Favorable Variance)
6. Biaya Materai mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 101.500
7. Biaya Pemeliharaan Inventaris mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
279.500 (Favorable Variance)
8. Biaya Telepon/Pay/e-Mail mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
300.000 (Favorable Variance)
9. Biaya Internet mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 1.000.926
(Unfavorable Variance)
10.Biaya Listrik/Air mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 2.295.275
(Favorable Variance)
11.Biaya Pemeliharaan Gedung mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
952.300 (Favorable Variance)
12.Biaya Pajak Bumi dan Bangunan tidak mengalami selisih anggaran
13.Biaya Sewa Kantor Mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 3.188.887
(Favorable Variance)
14.Biaya Asuransi Gedung Kantor mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
148.908 (Favorable Variance)
15.Biaya Alat Operasional Teknisi mengalami selisih anggaran sebesar Rp.
1.414.434 (Favorable Variance)
16.Biaya Komputerisasi mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 500.000
(Favorable Variance)
17.Biaya Perjalanan Dinas mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 1.000.000
(Favorable Variance)
18. Biaya Administrasi mengalami selisih anggaran sebesar Rp. 165.000
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis akan memaparkan beberapa kesimpulan dari pembahasan
yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, selain itu penulis juga memberikan
beberapa saran yang mungkin bermanfaat demi kebaikan dan kemajuan
organisasi.
A. Kesimpulan
Adapun beberapa kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan pembahasan
yang telah dilakukan, yaitu sebagai berikut :
1. Dalam penyusunan anggaran, PT Asuransi Ramayana Tbk menggunakan
data dan informasi yang bersumber dari pengalaman dan juga data aktual
tahun-tahun sebelumnya.
2. Pelaksanaan perencanaan dan pengawasan pada PT Asuransi Ramayana
Tbk sudah dilakukan dengan baik, karena PT Asuransi Ramayana Tbk
melakukan banyak pertimbangan dan analisa dalam penyusunan rencana
anggarannya. Dan PT Asuransi Ramayana Tbk menggunakan sistem
akuntansi yang mencakup semua sistem dan prosedur perusahaan.
3. Untuk pengawasan biaya operasional juga sudah cukup baik, hal itu dapat
di lihat dari pengkoordinasian yang dilakukan pihak PT Asuransi
Ramayana Tbk dalam melaksanakan kegiatannya dan jikaterjadi
penyimpangan maka akan dilakukan revisi anggaran sehingga dapat
memenuhi kebutuhan biaya operasional serta meminimalisasikan
4. Berdasarkan laporan biaya operasional, selisih (Favorable) lebih besar dari
selisih (Unfavorable) Sehingga laporan biaya operasional perusahaan
dapat di kategorikan baik.
B. Saran
Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat diberikan untuk kebaikan
dan kemajuan PT Asuransi Ramayana Tbk :
1. Struktur organisasi yang sudah ada hendaknya tetap dipertahankan karena
dengan ditempatkannya orang-orang yang berbeda pada masing-masing
jabatan maka setiap kegiatan kerja yang dilakukan tidak akan tumpang
tindih dengan kegiatan lainnya.
2. Sebaiknya anggaran yang telah dibuat perusahaan terbuka bagi seluruh
pegawai, sehingga pegawai juga termotivasi untuk mencapai target yang
telah dianggarkan.
3. Analisa yang digunakan dalam memperoleh pendapatan untuk penyusunan
anggaran sebainya dilakukan secara seksama, sehingga setiap kegiatan
dapat berjalan dengan baik dan perubahan yang terjadi dapat ditangani
dengan cepat dan tepat oleh PT Asuransi Ramayana Tbk.
4. Sebaiknya dilakukan pengawasan yang lebih efektif terhadap kinerja dari
DAFTAR PUSTAKA
Blocher, J, Edward & Stout, E, David. 2010. Manajemen Biaya, Edisi 5, Salemba Empat, Jakarta
Bustami, Bastian & Nurlela. 2006. Akuntansi Biaya, Cetakan Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
Carter, K, William. 2006. Akuntansi Biaya, Edisi 14, Salemba Empat, Jakarta.
Nafarin, M. 2004. Penganggaran Perusahaan, Cetakan II, Salemba Empat, Jakarta.
Prawironegoro, Darsono & Purwanto, Ari. 2008. Penganggaran Perusahaan, Edisi Pertama, Mitra Wacana Media, Jakarta.
Robbins, P, Stephen & Coulter, Mary. 2009. Manajemen, Edisi Kesepuluh, Erlangga, Jakarta.
