UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III MEDAN
ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN
PADA PT. BELFOODS INDONESIA
Tugas Akhir Diajukan Oleh :
NAMA : ROSALINA SIBURIAN NIM : 062101013
JURUSAN : D-III KEUANGAN
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2009
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Seiring dengan laju perkembangan zaman yang terus terjadi sekarang ini maka semakin banyak bermunculan perusahaan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar. Tujuan utama dari setiap perusahaan yaitu meningkatkan nilai dari perusahaan serta memperoleh laba seoptimal mungkin dan mengawasi perjalanan perusahaan serta perkembangannya dalam hal ini yang perlu dilakukan adalah mengadakan penilaian terhadap persediaan laba perusahaan.
Persediaan merupakan salah satu dari beberapa unsur yang paling aktif dari operasi perusahaan, yang secara terus menerus berputar pada proses normal perusahaan dan sering mengalami perubahan. Persediaan termasuk salah satu aktiva lancar yang terus menerus diperoleh, diproduksi dan dijual. Oleh karena itu manajemen persediaan harus dilakukan sebaik mungkin sehingga tidak mengalami hal-hal yang mengganggu jalannya operasi perusahaan serta sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
menyebabkan penjualan yang tinggi sehingga para karyawan akan lebih rutin untuk melakukan kegiatan distribusi. Dalam hal ini sebaiknya perusahaan selalu menyediakan Persediaan yang cukup untuk di distribusikan agar kelangsungan kerja karyawan juga semakin efektif.
Pengaruh efektifitas karyawan akan sangat berpengaruh terhadap laba atas produktivitas yang dilakukan. Belakangan ini tidak jarang kita menemukan perusahaan yang memiliki sedikit persediaan dengan alasan untuk menjaga kestabilan produk yang ada, misalnya dari keusangan produk-produk tersebut.
Dalam hal ini juga perusahaan jadi merekrut karyawan dalam jumlah kecil sesuai dengan aktivitas dan persediaan yang ada didalamnya juga kecil. Namun ketakutan seperti itu tidak perlu dikhwatirkan pihak perusahaan. Karena semakin banyak persediaan yang ada di gudang perusahaan maka semakin banyak pula karyawan yang akan direkrut dan mempermudah aktivitas perusahaan. Terkait upah yang akan diberikan kepada karyawan adalah bersumber dari laba atau profit yang didapatkan.
Kinerja karyawan juga sangat berpengaruh terhadap laporan persediaan. Laporan ini sangat penting karena lewat laporan ini kita akan mengetahui seberapa besar persediaan yang dimiliki oleh perusahaan selain itu kita juga dapat mengetahui evaluasi dari persediaan perusahaan apakah perlu ditambah atau malah dikurangi.
Laporan persediaan yang teliti dan relevan dianggap sangat penting untuk memberikan informasi kepada pihak manajer atau pimpinan perusahaan sehingga dapat melihat kondisi persediaan dari segi kuantitas maupun dari segi kualitasnya. Pelaporan persediaan ini juga memberikan informasi yang berguna dalam laporan keuangan perusahaan.
Penyajian nilai persediaan dalam laporan keuangan bila tidak mengikuti Standar Akuntansi Keuangan akan mempengaruhi kewajaran Laporan Keuangan tersebut. Penilaian persediaan awal yang terlalu tinggi akan mengakibatkan harga pokok penjualan menjadi tinggi dan laba kotor menjadi rendah, demikian sebaliknya penilaian yang persediaan nya terlalu rendah akan mengakibatkan harga pokok penjualan menjadi rendah dan laba kotor menjadi tinggi.
Jika terjadi kesalahan dalam pencatatan persediaan akan mengakibatkan kesalahan dalam menentukan besarnya laba perusahaan yang diperoleh. Jika persediaan akhir dinilai terlalu rendah maka pendapatan bersih terlalu tinggi dan jumlah aktiva juga dinyatakan terlalu tinggi. Begitu pula lamanya persediaan yang tersimpan digudang akan mempengaruhi besarnya biaya dan kemungkinan terjadinya kerusakan yang mengakibatkan kerugian karena barang tersebut kurang laku dipasarkan.
keusangan juga akan memperkecil keuntungan perusahaan. Demikian pula sebaliknya pengadaan persediaan yang terlalu kecil akan mengurangi keuntungan karena kekurangan persediaan mengakibatkan perusahaan tidak dapat beroperasi dengan produksi yang optimal. Oleh karena itu persediaan memerlukan perencanaan, pengelolaan, pengendalian dan pengawasan yang baik sehingga tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan perusahaan.
Berdasarkan uraian penulis ini, penulis merasa tertarik untuk menyajikan suatu tulisan ilmiah mengenai “ANALISIS MANAJEMEN PERSEDIAAN” pada PT.BELFOODS INDONESIA yang berlokasi di Jl. Letda Sujono Gg.Batu V No.20 Medan.
B. Rumusan Masalah
Tanggung jawab seorang manajer suatu perusahaan adalah menjamin adanya manajeman persediaan yang efisien dan efektif. Manajemen persediaan yang efisien dan efektif akan turut memberikan kontribusi terhadap “wealth maximization” (Maksimalisasi Kekayaan) dari pemilik perusahaan. Kemampuan manajer untuk mengolah dan memimpin perusahaan yang ada didalamnya sangat mempengaruhi kinerja karyawan yang akan mempengaruhi laba yang menimbulkan maksimalisasi kekayaan.
Dalam hal ini seorang manajer juga perlu membenahi diri untuk dapat memimpin perusahaan dengan lebih baik lagi, misalnya dengan mengikuti studi ataupun pelatihan-pelatihan (training) untuk meningkatkan
kualitas yang telah ada dan agar mampu memperbaiki kinerja perusahaan. Komando dari manajer yang baik juga akan membuat kinerja yang baik bagi karyawan dan perusahaan.
Dalam menjalankan aktivitasnya perusahaan sering mengalami beberapa hambatan baik yang datang dari dalam perusahaan. Sesuai dengan hal ini, maka rumusan masalah yang akan dikemukakan adalah “ Bagaimana PT.Belfoods Indonesia dalam melakukan Manajemen Persediaanya?”
C. Tujuan Penelitian Tujuan Penelitian :
1. Untuk mendapatkan data dan informasi serta gambaran yang jelas tentang bagaimana sebenarnya analisa manajemen persediaan yang digunakan pada PT.Belfoods Indonesia dan membandingkannya dengan teori dalam hal bahasa.
2. Untuk mengetahui secara jelas bagaimana kebijakan perusahaan dalam mengelola manajemen persediaan dan menganalisa masalah manajemen persediaan perusahaan.
D. Manfaat Penelitian :
Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
Untuk menambah ilmu pengetahuan penulis dengan membandingkan teori-teori yang diperoleh selama masa perkuliahan dengan praktek yang dilakukan di lapangan khususnya mengenai analisis manajemen persediaan.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan dan masukan dalam mengevaluasi serta mengambil kebijakan dalam kegiatan perusahaan sehingga dapat
memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi dan mencegah kesulitan-kesulitan dalam keuangan.
3. Bagi Pembaca
Untuk menambah pengetahuan dan keterampilan dalam hal menganalisis manajemen persediaan.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN / INSTITUSI A. Sejarah Ringkas
PT. Belfoods Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang Distributor makanan. Awalnya produk-produk yang dihasilkan oleh PT.Belfoods sendiri tidak didistribusikan sendiri melainkan disalurkan oleh Sub Distribution yaitu UD.Virensa Anugerah yang bertempat di Jakarta pada tahun 2000. Dalam hal ini PT.Belfoods menyerahkan wewenang kepada UD.Virensa Anugerah untuk menyalurkan produk-produk yang dihasilkan serta berhak memakai seluruh asset yang dipinjamkan oleh PT.Belfoods seperti freezer dan asset lainnya.
Dalam distribusi ini PT.Belfoods merasa kurang mampu untuk memproduksi dan mendistribusikan produk mereka sendiri, oleh karena itulah mereka melakukan kontrak kerjasama dengan UD.Virensa Anugerah untuk menjalankan produk mereka. Pada saat itu UD.Virensa Anugerah dipimpin oleh Bpk. H. Gustian Danil, MBA sebagai Direktur Utama. Seiring berjalannya waktu maka UD.Virensa Anugerah melakukan kegiatan distribusi produk yang dihasilkan oleh PT.Belfoods.
Sejak saat itu pimpinan PT.Belfoods Indonesia pusat yang bertempat di Jakarta Bpk.Krissantono dan Bpk. Drs. Andreas Irwan, MBA selaku Management PT.Belfoods mengambil suatu kebijakan untuk mendistribusikan sendiri produk-produk yang mereka hasilkan.
Kebijakan yang diambil pihak Management pada saat itu adalah mendirikan dan membentuk cabang-cabang baru di beberapa wilayah untuk menyalurkan sendiri produk mereka. Pada saat itu PT.Belfoods Pusat mendirikan cabang di Surabaya, Semarang, Medan, Jogja, selain kantor cabang mereka juga mendirikan Sub Distribution di beberapa wilayah provinsi.
PT.Belfoods Indonesia cabang Medan didirikan pada tanggal 16 Januari 2007 yang bertempat di Jl.Pelita Raya No.24 Kawasan Industri Medan STAR Medan. Pada saat itu perusahaan ini dipimpin oleh Bpk.Johan Tjeng sampai Bulan Mei 2007. Pada saat itu perusahaan ini tetap giat melakukan kegiatan pendistribusian barang-barang ke semua Supermarket ataupun pusat perbelanjaan yang ada di Medan sewpert Carrefour yang berada di Plaza Medan Fair.
Semakin giatnya perusahaan ini melakukan kegiatan penyaluran produk maka semakin perlu pula perekrutan karyawan untuk melakukan kegiatan-kegiatan perusahaan. Namun pada bulan Juni 2007 perusahaan ini dipegang oleh orang yang berbeda karena Bpk. Johan Tjeng telah menunjuk seseorang yang mampu meneruskan pekerjaan beliau. Hingga akhirnya perusahaan ini dipimpin pleh Bpk Tanyono sampai sekarang.
Pada tahun 2008 PT.Belfoods cabang Medan tidak lagi bertempat di Jl.Pelita Raya Medan namun pindah ke Jl.Letda Sujono Gg.Batu V No.20 Medan hingga sekarang. Di tempat inilah para unsur-unsur perusahaan tetap giat melakukan kegiatan dan tetap berkordinasi kepada perusahaan pusat. Uraian diatas adalah merupakan sejarah ringkas lahirnya PT.Belfoods Indonesia cabang Medan.
B. Jenis Usaha / Kegiatan
Setiap perusahaan pasti memiliki kegiatan masing-masing dan bergerak di bidang yang berbeda. Keberagaman dari kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan akan memacu untuk dapat bekerjasama dengan baik. Karena pada suatu perusahaan pasti ada yang dibutuhkan oleh perusahaan lain. Namun pada dasarnya perusahaan yang bergerak dibidang yang sama akan menyebabkan persaingan yang kompetitif.
Persaingan-persaingan ini akan berdampak baik dan buruk terhadap perusahaan. Disatu sisi kedua perusahaan akan merasa terbantu kinerjanya karena dapat bekerjasama atas kepentingan perusahaan yang sama. Disisi lain perusahaan bisa saja semakin merasa persaingan ketat ditinjau dari segi service, perluasan wilayah dan target yang dituju yaitu konsumen.
PT.Belfoods Indonesia secara keseluruhan bergerak di bidang Distribusi yaitu kegiatan Menyalurkan makanan yang telah diproduksi sendiri. Kegiatan ini rutin dilakukan setiap bulan dengan cara adanya barang yang masuk dari perusahaan pusat setiap bulan dan akan ada barang yang keluar setiap bulan juga sesuai dengan rderan yang dimintakan oleh customer.
Melakukan kegiatan yang seperti ini tentu membutuhkan keahlian yang baik agar dapat memperoleh hasil yang baik. Proses yang dilalui untuk mendapatkan hasil yang baik tidak mudah banyak kendala ataupun masalah yang akan ditemukan saat melakukan kegiatan tersebut. Dari uraian diatas penulis menyimpulakan bahwa kegiatan yang dilakukan oleh PT.Belfoods Indonesia adalah kegiatan Distribusi Makanan ke pusat perbelanjaan dan supermarket di kota Medan.
Adapun gambaran umum kegiatan distribusi pada PT. Belfoods Indonesia adalah:
Perusahaan Pusat (PT. Belfoods Indonesia di
Jakarta)
Perusahaan Cabang (PT. Belfoods Indonesia di
Medan)
Customer (Pelanggan) Di Medan seperti: 1. Hipermart 2. Carrefour 3. Macan Yaohan 4. Supermarket, dan 5. Mini market lain di
Gbr. 2.1 Kegiatan Distribusi Makanan pada PT. Belfoods Indonesia Keterangan:
2. Setelah barang sampai di perusahaan cabang Medan maka perusahaan akan menyalurkan barang tersebut kepada customer-customer yang ada di Medan seperti Supermarket, mini market dan pusat perbelanjaan lain yang ada di kota Medan.
3. Setelah barang sampai kepada customer maka customer akan menjualnya kepada konsumen-konsumen yang mengkonsumsi produk tersebut.
C. Struktur Organisasi Perusahaan
Manajemen adalah seni dan ilmu dalam merencanakan, mengorganisasikan, menyusun, mengarahkan, dan mengawasi sumber daya yang ada dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sumber daya yang utama dalam suatu organisasi adalah sumber daya manusia. Oleh karena itu keberhasilan suatu perusahaan banyak ditentukan oleh kemampuan manajemen sumber daya manusia itu sendiri.
Struktur organisasi adalah susunan atas jabatan yang ada dalam suatu perusahaan/ instansi ataupun wadah organisasi yang lain dari atas sampai ke bawah sesuai dengan uraian tugas masing-masing jabatan.
Adanya struktur organisasi ini merupakan pencerminan lalau lintas wewenang dan tanggung jawab di dalam segala proses persoalan secara vertical dan dapat mencerminkan hubungan (relation) antar bagian secara horizontal.
Struktur organisasi yang sesuai akan memudahkan seseorang siapa yang akan memberi tugas kepadanya dan kemana dia bertanggung jawab akan tugas yang akan diberikan kepadanya tersebut.
PT. Belfoods Indonesia Medan dalam melaksanakan aktivitas perusahaannya menggunakan struktur garis dan staff dimana perintah dan tanggung jawab jelas mengalir dari atas (pimpinan) ke bawah (karyawan). Berikut ini disajikan bagan struktur organisasi pada PT. Belfoods Indonesia Medan
D. Job Description
Setiap perusahaan memiliki kegiatan yang berbeda, demikian pula orang-orang yang ada didalamnya akan melakukan tugas sesuai dengan tugas dan wewenang nya masing-masing. Dalam hal ini uraian tugas dari srtiap struktur pada PT.Belfoods Indonesia adalah sebagai berikut:
a. Manager Sales, yang bertugas:
a. Mengawasi perusahaan pusat dan setiap cabang yang ada pada setiap wilayah.
b. Melakukan kordinasi yang baik kepada setiap pimpinan cabang dalam hal peningkatan kerja perusahaan.
c. Memberikan pemikiran-pemikiran yang dapat membangun setiap cabang.
d. Mengadakan meeting dengan pimpinan perusahaan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
b. Direktur Finance, yang bertugas:
a. Mengawasi keuangan pada perusahaan pusat.
b. Menerima laporan keuangan setiap bulan dari setiap cabang yang ada pada setiap wilayah.
c. Mengatur pemasukan kas dan pengeluaran kas.
d. Memenuhi kekurangan dana untuk melakukan kegiatan di setiap cabang.
e. Melakukan rapat keuangan bersama tim keuangan perusahaan untuk membahas keuangan perusahaan.
III. Sales Supervisor, yang bertugas:
a. Mencari oerderan dari setiap customer, dalam hal ini sales supervisor berhak untuk mencari informasi tentang kebutuhan customer-customer yang ada pada wilayah Medan.
b. Memperluas wilayah, dalam hal ini Sales Suprvisor berhak melakukan perluasan wilayah dengan cara melakukan marketing yang disebarkan disetiap wilayah, marketing ini dilakukan oleh SPG dan salesman lainnya.
c. Meningkatkan prestasi dari target yang telah diberikan. d. Menyelesaikan masalah-masalah yang ada di lapangan.
e. Mengawasi setiap bawahan dalam melakukan kegiatan pendistribusian. f. Melakukan meeting dengan karyawan perusahaan untuk membahas
tentang keberadaan perusahaan serta hal-hal yang menyangkut kemajuan perusahaan.
IV. Finance Supervisor, yang bertugas:
a. Bertanggung jawab atas stock inventory perusahaan.
b. Memelihara kartu AR(Account Receivable) seperti tagihan-tagihan yang ada.
c. Memelihara Patty Cash yaitu mengatur pengeluaran dan pemasukan kas perusahaan dengan baik.
V. Collector, yang bertugas:
a. Bertanggung jawab atas faktur-faktur konsumen. b. Bertanggung jawab untuk penagihan dari konsumen. c. Menyetor tagihan-tagihan ke Bank.
VI. Office Boy, yang betugas:
a. Melakukan semua pekerjaan sehari-hari kantor. b. Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen. c. Memberikan informasi kepada konsumen terhadap produk. VII. Salesman / Girl, yang bertugas:
a. Melakukan promosi produk. b. Melakukan penjualan produk. c. Mengelola produk-produk yang exp.
d. Memperluas wilayah dengan cara menjangkau daerah-daerah yang diperkirakan dapat menjadi target utama produk.
VIII. Sales Administration, yang betugas: a. Mengawasi dan mengatur Input Order.
b. Melakukan marketing seperti salesman dan SPG. IX. Driver, yang bertugas:
a. Melakukan pengantaran barang-barang yang akan disalurkan kepada customer.
b. Menjemput barang-barang yang diperlukan dari kantor pusat.
X. Helper, yang bertugas:
a. Melayani karyawan-karyawan yang ada pada perusahaan. b. Memberikan service yang baik terhadap konsumen.
c. Melaksanakan segala kebutuhan karyawan dalam hal teknis.
E. Kinerja Terkini
Kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh setiap perusahaan akan menunjukkan suatu hasil. Setiap proses pekerjaan yang dilalui akan sangat bermanfaat bagi perusahaan dan orang-orang yang ada didalamnya. Produktivitas dan efektivitas sangat berpengaruh pada kinerja perusahaan, semakin rajin perusahaan meningkatkan produktivitasnya maka semakin efektif pulalah karyawan melakukan kegiatan-kegiatannya.
Kinerja yang baik juga sangat berepngaruh terhadap manajemen yang dilakukan perusahaan. Manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan sangat berpengaruh penting terhadap kinerja perusahaan.
Pengorganisasian yang dilakukan setiap perusahaan akan menyebabkan baik buruknya kinerja perusahaan. Karena jika setiap unsur-unsur perusahaan sudah mengerti akan fungsi dari setiap uraian kerja dan organisasi maka setiap karyawan akan bekerja menurut fungsi masing-masing tanpa memberatkan fungsi yang lain.
Dalam hal ini pengorganisasian PT. Belfoods Indonesia cabang Medan terlihat baik sebab uraian tugas yang mereka lakukan sudah sesuai dengan fungsi masing-masing. Pada PT ini atasan sudah bertindak sebagai atasan diman fungsinya sebagai pimpinan, demikian juga perangkat-perangkat bawahannya.
Pengendalian pada setiap perusahaan tidak selamanya baik karena pengendalian termasuk sulit dilakukan yaitu bagaimana cara perusahaan untuk mengantisipasi hal-hal kemungkinan terburuk yang akan dihadapi perusahaan. Hal-hal terburuk yang mungkin bisa dihadapi adalah dari pesaing sendiri yang menawarkan harga lebih murah kepada customer sehingga sulit bagi perusahaan untuk menyamakan harga distribusi.
Pengawasan adalah bagaimana cara pimpinan perusahaan dapat mengawasi setiap kinerja karyawan yang ada di dalam. Pimpinan yang baik akan mudah melakukan pengawasan jika manajemen yang dilakukannya juga baik. PT. Belfoods masih belum seutuhnya melakukan manajemen dengan baik oleh karena itu pengendalian dan pengawasan pada PT ini masih sulit dilakukan dengan baik.
Kinerja PT. Belfoods Indonesia cabang Medan juga ditunjukkan dari kegiatan sehari-hari perusahaan, perusahaan ini setiap hari mendata barang atau stock yang ada di gudang, kemudian mendata customer mana yang akan dikirimin barang. Kemudian perusahaan ini mengirimkan barang kepada customer dan penyebarannya dapat dilakukan dengan cara cash atau kredit.
Perusahaan ini dalam menjalankan kegiatan sehari-harinya dinilai baik sebab mereka tidak pernah kekurangan stock yang akan dikirim kepada customer. Ditinjau dari kepuasan konsumen, perusahaan ini juga dinilai baik sebab jarang konsumen yang mengeluh atas produk yang di distribusikan.
Pengaruh efektifitas kerja yang sangat berpengaruh paad kinerja perusahaan. Prestasi yang baik adalah prestasi yang dilakukan dengan proses yang maksimal. PT. Belfoods Indonesia cabang Medan saat ini melakukan kinerja yang baik karena sampai saat ini tidak ada masalah yang dihadapi yang dapat mengganggu kegiatan perusahaan. Selain itu perusahaan ini juga mendapatkan prestasi yang dinyatakan secara abstrak oleh konsumen. Sejauh ini perusahaan ini tidak mendapatkan komentar apapun dari kegiatan produksi dan distribusi yang dilakukan.
Data yang dapat melengkapi kinerja perusahaan PT. Belfoods Indonesia
Selisih yang tidak terjual (Kg)
Rp. 1000 Januari 1.000.000 950.000 50.000
Rp. 1000 Februari 1.250.000 1.050.000 200.000
Rp. 1000 Maret 1.250.000 1.200.000 50.000
Keterangan:
Berdasarkan data diatas maka dapat diambil perbandingan dari bulan Januari ke bulan Februari Jumlah barang yang masuk dari perusahaan pusat sebanyak 1.000.000 Kg x Rp. 1.000 = Rp. 1.000.000.000,- sedangkan realisasi barang yang terjual adalah sebanyak 950.000 Kg x Rp. 1.000 maka Rp. 950.000.000 maka pada bulan januari terjadi penurunan sebanyak 50.000 Kg x Rp. 1000 = Rp. 50.000.000.
Hal yang sama terjadi pada bulan februari, jumlah barang yang masuk dari perusahaan pusat sebanyak 1.250.000 Kg x Rp. 1000 = Rp. 1.250.000.000,- sedangkan realisasi barang yang terjual sebanyak 1.050.000 x Rp. 1000 = Rp. 1.050.000.000 maka pada bulan februari terjadi penurunan sebanyak 200.000 Kg x Rp. 1000 = Rp. 200.000.000. dari hasil perhitungan diatas maka dapat dilihat perbandingan bahwa dari bulan januari ke bulan februari terjadi peningkatan barang yang tidak terjual.
Hal ini menggambarkan bahwa kinerja perusahaan pada bulan itu kurang baik karena stock yang tidak laku semakin meningkat hal ini mungkin disebabkan masih banyaknya stock pada masing-masing customer.
BAB III PEMBAHASAN C. Pengertian Persediaan
Persediaan meliputi barang-barang nyata yang dimiliki perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali baik melalui proses produksi atau secara langsung dalam periode siklus operasi normal perusahaan. Dari pengertian diatas maka yang dapat dimasukkan dalam persediaan menurut Bambang Subroto dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Keuangan Intermediate
1991 adalah barang-barang yang terdiri dari:
1. Persediaan barang dagangan bagi perusahaan dagang yang membeli barang untuk dijual kembali secara langsung.
2. Untuk suatu perusahaan industri atau pabrik yang membeli barang-barang mentah kemudian diproses menjadi barang-barang jadi untuk kemudian dijual maka perusahaan memiliki beberapa jenis persediaan yaitu:
a. Persediaan bahan mentah
Yang termasuk dalam persediaan ialah bahan baku dan bahan pembantu yang akan diproses untuk dijadikan barang jadi yang akan dijual.
b. Persediaan barang dalam proses
Yaitu barang-barang yang pada akhir periode akuntansi masih berupa barang setengah jadi yang selanjutnya akan diproses menjadi barang jadi.
c. Persediaan barang jadi
Yaitu barang-barang yang telah selesai dikerjakan dan siap untuk dijual. Dalam beberapa hal, kadang-kadang sulit menentukan apakah barang itu merupakan barang jadi, atau masih dalam proses. Kriteria yang umum ialah bahwa barang jadi adalah barang yang sudah siap untuk dijual atau laku dijual tanpa proses lebih lanjut dari perusahaan yang bersangkutan. Yang juga harus diperhatikan pula adalah sifat dari perusahaan terutama untuk menentukan apakah suatu barang itu merupakan persediaan atau bukan.
Arti penting persediaan dalam suatu perusahaan mempunyai peranan penting karena persediaan mempunyai kedudukan ganda yaitu sebagai unsur harga pokok penjualan didalam laporan Laba/Rugi dan sebagai unsur aktiva lancar di dalam neraca.
B. Metode Pencatatan Persediaan
Dalam pencatatan terhadap persediaan dapat dilakukan dengan dua system umum, yaitu:
I. Metode Persediaan Fisik (Phisical Inventory-Periodic System)
Untuk mengetahui berapa saldo persediaan pada akhir periode, perusahaan harus melakukan perhitungan fisik langsung ke gudang. Oleh sebab itu maka metode ini disebut metode fisik. Pencatatan yang dibuat oleh perusahaan dagang dan industri dijelaskan sebagai berikut:
a. Pada perusahaan dagang, pembelian barang dagangan dicatat dalam jurnal:
Pembelian xx
Hutang dagang/kas xx Penjualan barang dagangan dicatat di jurnal:
Piutang dagang xx
Penjualan xx
b. Pada perusahaan industri pembelian bahan baku dicatat dalam jurnal:
Pembelian bahan baku xx
Hutang dagang/kas xx
Untuk barang yang masuk dalam proses produksi dan pemindahan barang di gudang barang jadi tidak perlu dijurnal.
Penjualan barang jadi dicatat dengan jurnal:
Piutang dagang/kas xx
Penjualan xx
Dengan system pencatatan fisik, saldo perkiraan persdiaan di neraca saldo tetap merupakan saldo awal untuk mengetahui saldo akhir harus diadakan perhitungan fisik persediaan (Stock Opname). Hasil perhitungan fisik dikalikan dengan nilainya merupakan nilai persediaan akhir yang dilaporkan di dalam laporan keuangan pada akhir periode pembukuan. Untuk hal ini maka diperlukan dua ayat jurnal sebagai berikut:
a. Pada perusahaan dagang, jurnal yang dibuat sebagai berikut: Menihilkan persediaan awal
Ikhtisar laba/rugi xx
Persediaan awal xx
Mencatat persediaan akhir (hasil perhitungan fisik)
Persediaan akhir xx
Ikhtisar laba/rugi xx
c. Pada perusahaan industri dibuat jurnal: Ikhtisar harga pokok produksi xx
Persediaan awal bahan baku xx Ikhtisar harga pokok produksi xx
Persediaan awal barang jadi xx
Ikhtisar laba/rugi xx
Ikhtisar harga pokok produksi xx Persediaan akhir barang xx
Ikhtisar harga pokok produksi xx Persediaan akhir barang jadi xx
Ikhtisar laba/rugi xx
Metode pencatatan ini biasanya digunakan oleh perusahaan pengecer (dealer), penyalur yang menjual macam-macam barang dagangan yang harga pokok persatuannya rendah, misalnya perusahaan barang-barang besi, kaca, dan perusahaan farmasi.
Keuntungan dari penggunaan metode pencatatan fisik ini adalah metode yang labih sederhana dalam pencatatan transaksi pembelian maupun penjualan dalam kartu persediaan. Sedangkan kerugian metode ini adalah:
1. Tidak terdapatnya identifikasi terhadap barang-barang yang terjual dalam periode akuntansi yang bersangkutan sehingga harga pokok penjualan tidak dapat diselenggarakan secara kontiniu.
2. Tidak dapat disusun laporan keuangan jangka pendek karena keharusan mengadakan perhitungan atas persediaan barang yang membutuhkan waktu yang cukup lama.
3. Tidak ada alat control atas persediaan sehingga jumlah persediaan mudah diselewengkan.
II. Metode Pencatatan buku (Perpetual Inventory-Book Inventory)
Cara pencatatan yang dilakukan perusahaan dagang maupun industri adalah sebagai berikut:
a. Pada perusahaan dagang, pada saat terjadi pembelian dibuat jurnal:
Persediaan barang dagang xx
Hutang dagang xx
Penjualan barang dagang/kas xx
Persediaan barang dagangan xx Harga pokok produksi xx
Persediaan barang dagangan xx b. Pada perusahaan industri pada saat pembelian di jurnal:
Persediaan bahan baku xx
Hutang dagang/kas xx
Masuk dalam proses produksi di jurnal:
Barang dalam proses xx
Bahan baku xx
Pada saat penjualan di jurnal:
Barang jadi xx
Pada saat penjualan di jurnal: Piutang dagang/kas xx
Penjualan xx
Harga pokok penjualan xx
Barang ajdi xx
Keuntungan penggunaan metode ini adalah memudahkan penyusunan laporan laba/rugi dalam rencana jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir dengan memeriksa perkiraan control persediaan. Walaupun neraca dan laporan laba rugi dapat disususn tanpa mengadakan perhitungan fisik ataupun persediaan fisik, setidaknya selalu perlu diadakan pengecekan apakah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah rekening saldo dalam buku.
Bila terdapat perbedaan atau selisih jumlah dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya selisih itu. Apakah selisih itu normal dalam arti sesuai, rusak atau diselewengkan. Selisih persediaan yang terjadi dalam pemeriksaan haruslah benar-benar diperhatikan karena diantara selisih-selisih tersebut ada yang menambah harga pokok dan ada yang menambah biaya perusahaan. Dalam metode ini bagian pembukuan mencatat setiap ada transaksi persediaan pada perkiraan yang bersangkutan, sehingga setiap saat dapat diketahui jumlah dana nilai persediaan yang ada.
Karena persediaan terus-menerus dicatat, maka saldo perkiraan yang ada pada rekening persediaan adalah saldo perkiraan akhir sehingga penyajian pada neraca saldo tidak lagi memerlukan penyesuaian. Dalam pencatatan persediaan, metode perpetual dapat memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba/rugi juga dapat dipergunakan untuk mengawasi barang-barang dalam gudang.
Pada PT. Belfoods Indonesia cabang Medan system pencatatan persediaan menggunakan system perpetual/ Metode Buku (perpetual Inventory System) yaitu setiap ada penerimaan maupun pengiriman/ penjualan persediaan dicatat dalam buku persediaan.
C. Metode Penilaian Persediaan
Penilaian persediaan adalah menentukan persediaan yang dicantumkan dalam daftar keuangan. Penentuan harga pokok dari persediaan akhir dan harga pokok penjualan merupakan bagian yang penting dalam laporan keuangan, baik bagi perusahaan yang menggunakan pencatatan periodic maupun perpetual.
1) Metode FIFO (First In First Out)
Cara ini didasarkan atas anggapan bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk. Dengan demikian persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang akhir masuk.
Kelebihan menggunakan metode FIFO ini adalah, perusahaan tidak memerlukan identifikasi khusus atau waktu khusus karena asumsi yang diberikan berdasarkan nilai yang berlaku pada tanggal neraca saat itu juga. Hal ini juga dapat memperkecil kemungkinan terjadinya manipulasi nilai persediaan (transaksi ditulis sesuai dengan urutan)
Sedangkan kelemahannya adalah, metode ini kurang tanggap terhadap naik turunnya nilai persediaan perusahaan, sehingga kemungkinan terjadinya kerugian akibat naiknya harga barang persediaan akan besar.
Untuk mengetahui persediaan setiap saaat dapat dilakukan pencatatan perpetual inventory system. Namun penilaian persdiaan dengan system periodical inventory juga sama baiknya. Penilaian persediaan akhir
dan asumsi yang masuk sesuai dengan urutan penerimaan dan pengeluarannya, sebagai contoh perhitungan metode FIFO pada PT. Belfoods Indonesia.
2 Februari 2008 adalah 500.000 kg @ Rp. 1.000,- Pembelian bahan baku pada PT. Belfoods Indonesia
16 Februari 2008 adalah 750.000 kg @ Rp. 1.200,-
3 s/d 15 Februari 2008 adalah 300.000 kg. Pemakaian;
16 Februari adalah 100.000 kg. 19 Februari adalah 100.000 kg. 22 Februari adalah 300.000 kg. 23 s/d 27 Februari 250.000 kg.
Dari data diatas maka persediaan yang dihasilkan dicatat dengan metode FIFO adalah sebagai berikut:
Tabel 3. 1 Metode FIFO
(000 kg/ Rp.000)
Tanggal Penerimaan Penjualan Saldo
Setelah dilakukan perhitungan dari data diatas maka dapat diketahui bahwa nilai persediaan tanggal 28 Februari 2008 adalah 200.000 kg x @ Rp. 1.200,- = Rp. 240.000.000,- Sedangkan harga pokok barang terjual Rp. 500.000.000 + Rp. 660.000.000 =Rp. 1.160.000.000,-
2) Metode LIFO (Last In First Out)
Cara ini didasarkan anggapan bahwa barang yang telah terjual dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada atau stock dinilai berdasarkan harga pembelian barang terdahulu.
Kelebihan penggunaan metode LIFO adalah, perusahaan dapat lebih cermat memonitor nilai persediaan perusahaan karena untuk menentukan apakah ada kenaikan ataupun penurunan perusahaan terlebih dahulu membandingkan persediaan dari dua tanggal yang berbeda sedangkan kelemahannya adalah, perusahaan harus memberikan waktu khusus mengidentifikasi nilai persediaan perusahaan, hal ini karena proses penilaian memakan waktu yang lama.
Bagi perusahaan yang menggunakan periodical inventory system dalam menghitung nilai persediaan akhir dan barang terjual bisa menggunakan metode LIFO. Akan tetapi penggunaan masing-masing cara akan memberikan nilai persediaan yang berbeda.
Perbedaan ini disebabkan perhitungan secara periodic tidak dipengaruhi oleh waktu transaksi pemakaian atau penjualan. Sedangkan pada perpetual inventory system penentuan nilai persediaan akhir sangat dipengaruhi jumlah dan nilai yang ada setiap saat transaksi terjadi.
Untuk mengetahui perhitungan persediaan dengan menggunakan metode LIFO, dengan menggunakan data seperti persediaan pada metode FIFO dapat diketahui perputaran persediaan sebagai berikut:
Tabel 3. 2 Metode LIFO
(000 kg/ Rp.000)
Tanggal Penerimaan Penjualan Saldo
Setelah dilakukan perhitungan dari data diatas maka dapat diketahui bahwa nilai persediaan tanggal 28 Februari 2008 adalah:
100.000 kg x Rp. 1.200,- = Rp. 120.000.000,-
Persediaan = Rp. 220.000.000,-
100.000 kg x Rp. 1.000,- = Rp. 100.000.000,- +
Sedangkan harga pokok yang terjual
= Rp. 400.000.000,- + Rp. 780.000.000,- = Rp. 1.180.000,- 3) Metode Rata-Rata Tertimbang (Weight Average Method)
Metode ini merupakan suatu cara menetapkan biaya persediaan yang dicantumkan pada neraca maupun perhitungan harga pokok produksi dilaporkan laba rugi berdasarkan biaya rata-rata per unit barang dalam suatu periode tertentu. Metode ini dipakai apabila perusahaan mencatat berdasarkan periodical inventory system.
Dengan cara ini biaya rata-rata dari bahan yang diperoleh atau barang yang dihasilkan dihitung secara rata-rata atau tertimbang yaitu dengan menghitung semua biaya perolehan dan kemudian membaginya dengan unit yang dihasilkan atau diperoleh.Harga rata-rata ini sangat dipengaruhi oleh jumlah unit sebagai factor penimbang. Dengan kata lain biaya unit barang yang diperoleh atau dihasilkan tidak dapat dipisahkan dari unit yang lain.
Kebaikan menggunakan metode ini adalah, penentuan harga pokok persediaan untuk dijual selalu mengikuti harga pokok pembelian terakhir yang dilakukan perusahaan. Hal ini memperkecil kemungkinan bagi perusahaan menderita kerugian yang amat besar.
Sedangkan kelemahannya adalah, metode ini selalu mengikuti harga yang berlaku saat pembelian diperoleh akhir. Sehingga perusahaan harus terus memantau nilai persediaan (harga rata-rata) setiap ada pemasukan atau pengeluaran. Apabila terjadi pengeluaran persediaan disaat harga rata-ratanya sedang turun maka secara otomatis harga rata-rata perusahaan juga turun walaupun saat pembelian barang tersebut harga rata-ratanya tinggi.
Dari studi kasus yang dilakukan pada PT. BELFOODS INDONESIA cabang Medan diketahui bahwa penilaian persediaan yang dilakukan oleh perusahaan adalah dengan menggunakan metode FIFO. Namun karena pada akhir-akhir ini harga barang menunjukkan tendensi yang meningkat perusahaan mengganti metode yang digunakan dengan metode LIFO. Perubahan metode FIFO ke LIFO dengan sendirinya akan mempengaruhi pengukuran laba perusahaan. Ketidak konsistenan ini dapat menyesatkan pihak-pihak yang berkepentingan terhadap laporan keuangan perusahaan. Pemakai laporan tidak melihat manfaat dari perubahan metode tersebut, karena tidak ada pengungkapan yang dapat meyakinkan mereka akan kepentingan dilakukan perubahan metode tersebut. Oleh karena itu perubahan metode FIFO ke metode LIFO perlu diungkapkan.
Demikian juga halnya dengan PT. BELFOODS INDONESIA cabang Medan bergerak dalam distribusi penyalur makanan tentu menginginkan jumlah persediaan yang cukup baik kualitas maupun kuantita guna memperlancar operasi perusahaan selalu mengadakan persediaan yang cukup besar dibandingkan dengan aktiva-aktiva lain yang ada di perusahaan. Sebagaimana telah diuraikan diatas persediaan yang terlalu besar dapat menekan keuntungan perusahaan karena hal ini berarti lebih banyak uang atau dana yang tertanam dalam persediaan disamping kerugian lain yang timbul akibat kehilangan atau kerusakan persediaan tersebut.
Sebaiknya jika persediaan yang terlalu kecil juga akan membawa kerugian atau akan menekan keuntungan perusahaan karena perusahaan tidak dapat beroperasi secara optimal. Untuk mengatasi hal ini berbagai cara yang ditempuh oleh PT. BELFOODS INDONESIA cabang Medan salah satunya adalah melakukan perencanaan terhadap persediaan.
Adapun yang menjadi tujuan dari perencanaan terhadap persediaan adalah: 1. Dengan adanya persediaan dalam jumlah yang cukup atau yang
dibutuhkan maka kerugian atau hal-hal yang dapat menekan keuntungan perusahaan yang berhubungan dengan persediaan dapat dihindarkan. 2. Untuk menghindarkan biaya-biaya pengeluaran, biaya-biaya yang
kurang efektif dalam operasi perusahaan terutama terhadap persediaan misalnya kehilangan, penyelewengan serta kerusakan pada persediaan yang ada pada perusahaan.
Dari hasil penelitian yang dilakukan pada PT. BELFOODS INDONESIA cabang Medan, perusahaan ini menggunakan pencatatan persediaan dengan system perpetual. Dimana setiap barang yang telah diterima sampai kepada pemakaian, langsung diadakan pencatatan ke dalam kartu persediaan. Hal ini sangat penting dan dapat dilakukan oleh perusahaan karena dapat dengan segera diketahui jumlah persediaan yang ada.
Sama halnya pula dengan pencatatan penjualan hasil produksi. Setiap ada transaksi penjualan persediaan langsung dicatat, yang mana nantinya transaksi ini akan mengurangi jumlah persediaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Setelah mempelajari, menganalisa dan menegevaluasi mengenai analisis manajemen persediaan pada PT. BELFOODS INDONESIA, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1) Struktur organisasi PT. Belfoods Indonesia adalah menggunakan struktur garis dan staff, dimana perintah dan tanggung jawab jelas mengalir dari atas (pimpinan) kebawah (karyawan).
2) Dalam pencatatan persediaan PT. BELFOODS INDONESIA cabang Medan menggunakan system pencatatan perpetual, dimana setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga dapat diketahui setiap saat.
3) Dalam menilai persediaan didasarkan pada harga pokok tetapi metode penilaian tidak diterapkan secara konsisten yaitu dengan menggunakan metode FIFO dan kadang-kadang dengan menggunakan metode LIFO.
B. Saran
Berdasarkan hasil kerja yang telah dilakukan pada pihak manajerial PT. BELFOODS INDONESIA cabang Medan ada beberapa saran yang perlu penulis sampaikan:
1. Penerapan metode penilaian persediaan harus konsisten dari tahun ke tahun agar laporan keuangan dapat diperbandingkan.
DAFTAR PUSTAKA
Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan Negara, Edisi Keempat, Cetakan Ketujuh, BPFE, Yogyakarta, 2001.
Brigham, Houston, Dasar-Dasar Manajemen Keuangan Edisi Kesepuluh, Salemba Empat, Jakarta, 2006.
, Buku Satu,
Sofyan S. Harahap, Analisa Kritis Atas Laporan Keuangan, Rajawali Pers. Jakarta, 2002.
Subroto, Bambang, Akuntansi Keuangan Intermediate, Brawijaya Malang, 1991
Universitas
