BAB III
HASIL OBSERVASI, GAP ANALISIS, USULAN DESIGN SIMPT DAN RENCANA TINDAKAN LANJUT
A. Dari nindia
B. Hasil Observasi Sistem Informasi Manajemen Laboratorium
1. Stuktur Organisasi Biro Kemahasiswaan dan Alumni (BKA) UNISA
2. Sistem Informasi Manajemen Di Biro Kemahasiswaan dan Alumni (BKA) UNISA
a. Pengguna : Semua mahasiswa STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta. b. Alamat WEB : http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-alumni/
c. Sistem Informasi yang digunakan ada 2 yaitu :
1) Website untuk informasi dan komunikasi antara BKA dengan Mahasiswa
2) Manual/ Paperbased untuk penelusuran alumni (tracer Study)
3. Layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan
motivasi mencari pekerjaan, penguatan mental pencari kerja baik di dalam negri maupun diluar negri.
b. Tidak ada kebijakan yang mengatur tentang program layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan. c. Penyebaran informasi kerja dilakukan saat ada kegiatan layanan
bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, web UNISA, whatsapp group dan facebook.
d. Biro kemahasiswaan dan lulusan pernah melakukan bursa kerja pada tahun 2016, kegiatan ini baru pertama kali dilakukan, kedepan akan diagendakan rutin setiap tahun.
e. Instansi rekanan yang sudah bekerjasama dengan UNISA diantaranya adalah Jogja Internasional Hospital (JIH), RS Pekerja, RS Cibubur Jakarta, RS. Berikat Nusantara, RS. Pertamina dan RS. Awal Bros f. Dalam penyelenggaraan bursa kerja tidak ditemukan kendala.
g. Agen penyalur tenaga kerja resmi dari pemerintah Indonesia BP3TKI, agen non resmi Elit Internasional.
h. Institusi pengguna alumni yang rutin memberikan laporan adalah JIH dan RSUD Wates.
i. Untuk mencari informasi tentang lowongan pekerjaan
j. Pendokumentasian kegiatan informasi untuk alumni dirangkum dalam bentuk laporan kegiatan
k. Pelayanan untuk alumni juga termasuk legalisir ijazah dan pengambilan Surat Tanda Registrasi (STR) serta sertifikat pelatihan. Untuk legalisir ijazah masih dilakukan secara manual, alumni datang membawa fotocopy ijazah kemudian mengisi form pelayanan legalisir, membayar legalisir kemudian mengambil fotocopy ijazah yang sudah dilegalisir sesuai waktu yang sudah ditentukan. System legalisisr ijazah boleh diwakilkan, sebaiknya membawa ijazah asli untuk mengantisipasi apabila terjadi kesalahan dalam memfotocopy ijazah, missal nomor ijazah tidak jelas atau terpotong, ijazah tidak difotocopy bolak-balik dan lain sebagainya. Pada saat pengambilan legalisir ijazah dan pengambilan Surat Tanda Registrasi (STR) serta sertifikat pelatihan petugas BKA akan memberikan kuesioner tracer study.
Gap Analysis yaitu mengidentifikasi langkah-langkah yang hilang, yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Gap Analysis adalah alat perencanaan yang menciptakan pandangan bersama tentang apa yang perlu dilakukan untuk menghilangkan kesenjangan antara keadaan sekarang dan masa depan yang diinginkan (Bens, 2011).
Herr, dkk (1996, 300) mengemukakan bahwa program konseling kelompok, konseling individual dan konseling teman sebaya merupakan pendekatan yang banyak dilakukan dalam pemberian pelayanan bimbingan dan konseling karier. BKA UNISA sudah melakukan Program layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, dengan demikian UNISA sudah melakukan usaha terbaik agar alumni mendapatkan informasi mengenai recruitment pekerjaan. Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services) yang lebih dikenal sebagai Analisis PECES. Analisis PIECES ini dapat juga digunakan dalam mengidentifikasi penggunaan sistem informasi di BKA UNISA. Hasil analisis dipaparkan dalam bentuk tabel berikut ini :
No Analisis Keterangan Hasil ObservasiSIM BKA
1 Performance Kinerja diukur dengan jumlah informasi yang dihasilkan dalam jangka waktu tertentu dan Responsetime adalah waktu tunggu antara permintaan informasi dengan tanggapan yang dihasilkan sistem informasi.
Kinerja SIM BKA sudah dilakukan secara maksimal melalui media website UNISA dan media social, Pelayanan Legalisir, pengambilan STR dan sertifikat masih manual.
2 Information Syarat utama akses informasi adalah cepat, tepat dan
Relevan. Tidak semua aktifitas pelayanan dan komunikasi untuk alumni dilakukan dengan media online, khususnya tracer study masih menggunakan
manual,sehingga Tracer pengguna lulusan banyak yg tidak kembali ke BKA UNISA, pelayanan legalisir dan pengambilan STR dan sertifikat menjadi tidak efisien
3 Economic Ekonomis dalam hal pengeluaran biaya untuk sistem informasi namun tetap memenuhi kebutuhan untuk mencapai hasil dan target yang diinginkan
Tidak ada masalah dalam hal keuangan untuk memenuhi kebutuhan informasi dan member
kenyamanan dalam pelayanan alumni dalam hal yang berkaitan dengan kampus UNISA
4 Control Pengendalian dalam suatu sistem sangat diperlukan keberadaanya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalah gunaan kesalahan sistem serta menjamin keamanan data dan informasi.
Semua system di BKA UNISA terhubung dan berpusat pada BPTI UNISA sehingga keamanan data terjamin
5 Efficiency Sistem dikatakan efisien atau berhasil guna ketika dapat mencapai sasaran yang diingingkan sehingga tidak menggeluarkan banyak waktu dan tenaga yang berlebihan.
SIM yang ada di BKA UNISA sudah digunakan secara efisien, terbukti sangat berguna dalam penyebaran informasi dan pelayanan, namun perlu peningkatan kinerja untuk pelayanan Legalisir, pengambilan STR dan sertifikat
Sistem Informasi
Manajemen (SIM) Kendala Usulan
SIM BKA UNISA 1. Pelacakan alumni (tracer studi) masih menggunakan
system manual dan tracer pengguna lulusan banyak yg tidak kembali ke BKA UNISA
2. Pelayanan Legalisir Ijazah, pengambilan STR dan sertifikat masih manual
3. Sumbangan dana dan kegiatan alumni belum terjadwal berkala
4. Pembekalan bibingan karir baru pernah dilaksanakan 1 kali dan belum diagendakan serta belum masuk dlm SOP
1. Perlu adanya system dengan web based yang digunakan dalam pelacakan alumni (tracer study) dengan system log in menggunakan id dan password yang diberikan kepada alumni saat wisuda dan diberitahukan bahwa ID dan password tidak boleh hilang/lupa untuk memudahkan system tracer studi
2. Perlu dibuat system online untuk layanan Legalisir Ijazah, pengambilan STR dan sertifikat. Dengan cara sebagai berikut, mahasiswa membuka website UNISA kemudian masuk ke layanan Legalisir Ijazah, pengambilan STR dan sertifikat, mengisi data identitas diri dan keperluan, transfer biaya Legalisir Ijazah, pengambilan STR beserta ongkos kirim dan sertifikat, setelah transfer konfirmasi, lalu Legalisir Ijazah, STR dan sertifikat akan dikirimkan langsung ke alamat alumni yang bersangkutan melalui pos atau JNE.
3. Perlu adanya agenda terjadwal sumbangan alumni untuk UNISA
