Korelasi Sistem Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja
Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli
Serdang
SKRIPSI
Diajukan Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Disusun Oleh :
080903076 Yuliani Estu Asih
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi ini telah dipertahankan di depan panitia penguji skripsi Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara oleh :
Nama : Yuliani Estu Asih
NIM : 080903076
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Judul : Korelasi Sistem Kersipan Dengan Efektifitas Kerja Pegawai
Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Yang dilaksanakan pada : Hari :
Tanggal : Pukul : Tempat :
Panitia Penguji
Ketua : Drs.M. Husni Thamrin Nasution,M.Si (...
Anggota I : Drs. Beti Nasution, M.Si (
)
...
Anggota II : Drs. Elita Dewi, M.Sp (
)
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirrohim Assalaamua’laikum warohmatullaahi wabarokaatuh
Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT sehingga Penulis dapat menyelesaikan penelitian ini serta dapat menyempurnakan penulisan skripsi ini dengan baik yang berjudul “Korelasi Sistem Kersipan Dengan Efektifitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang”. Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Sarjana (S1) di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara khususnya Departemen Ilmu Administrasi Negara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih sangat jauh dari kata sempurna baik dari sisi substansi maupun redaksi. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis tidak menutup diri dari kritik atau saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Dalam hal ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yaitu:
1. Bapak Prof.Dr. Badaruddin, M.si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara Medan.
2. Bapak Drs. Husni Thamrin,M.si, Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.SP selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi
Negara FISIP USU.
4. Ibu Dra. Beti Nasution, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan kritik dan saran selama penelitian dan penyusunan skripsi ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik dan sekaligus dosen wali yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada Penulis selama duduk di bangku kuliah.
arahan, dan bimbingan selama Penulis menimba ilmu di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh staf di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, khususnya kak Mega, kak Dian, dan Pak Udin yang telah mempermudah Penulis di dalam mengurus berbagai keperluan administrasi selama Penulis menuntut ilmu di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Drs. M. Iqbal Nasution selaku Sekretaris DPRD Kabupaten Deli Serdang yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
8. Bapak Drs. Isrin Usman selaku Kabag Umum kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang dan seluruh staf kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang yang telah banyak membantu dalam memberikan data dan informasi penulis selama penelitian berlangsung.
9. Buat yang teristimewa yaitu orang tua saya, Bapak Bambang Yulianto dan Ibu Hasmadewi yang telah membesarkan dan mendidik saya. memberikan motivasi baik moril maupun materil yang tak ternilai harganya dengan apapun, dan selalu mendoakan saya. Maafkan Adek yang selama ini sudah menyusahkan Ayah dan Mama. Semoga Adek dapat membalas semua jasa kalian dan menjadi anak yang membanggakan untuk kalian.
10.Buat kakakku tersayang Annisa Sholiha Dilakarof, bwd dukungan moril dan materil yang telah diberikan selama adek kuliah di medan.
11.Buat k’hasnah, Ibu, dan k’yani yang telah memberikan dukungan moril dan semangat buat lia selama lia di medan.
12.Buat Hariyandi Nasution, terimakasih untuk setiap dukungan dan semangat yang diberikan, serta setiap waktu yang diberikan untuk menemani dan mendengarkan keluh kesahku.
13.Buat para sahabat-sahabatku Suma, nisa, qoma, dan yana terima kasih atas kebersamaannya dan saling tolong-menolongnya.
15.Buat ocha teman teman seperjuangan bimbingan Ibu Beti, dan seluruh AN 08 salam semangat.
Akhirnya terima kasih penulis ucapkan kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini maupun selama masa perkuliahan. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juli 2012 Penulis
DAFTAR ISI I.1 Latar Belakang Masalah ...……...1
I.2 Rumusan Masalah ...6
I.3 Tujuan Penelitian ………...6
I.4 Manfaat Penelitian ……….…...7
I.5 Kerangka Teori ………...…7
I.5.1 Konsep Kearsipan………...8
I.5.2 Kearsipan Sebagai Sistem ……….17
I.5.3 Pemahaman Tentang Efektivitas Kerja ……….24
I.5.4 Korelasi Sistem Kearsipan dengan Efektivitas Kerja ……...28
I.6. Hipotesis ………29
I.7 Definisi Konsep ………..…………30
I.8 Defenisi Operasional .……….31
BAB II METODE PENELITIAN II.1 Bentuk Penelitian……...34
II.2 Lokasi Penelitian ...34
II.3 Populasi dan Sampel ………...35
II.4 Teknik Pengumpulan Data ....……….………...36
II.4 Teknik Pengukuran Skor…....……….………...37
III.1 Tugas Dan Fungsi Pokok Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten
Deli Serdang ……….. 41
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas……..……….…………...41
III.3 Sistem Kearsipan Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ………..46
III.4 Sarana Dan Perlengkapan Kearsipan Di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ………47
BAB IV PENYAJIAN DATA IV.1 Karakteristik Responden ………..50
IV.2 Distribusi Jawaban Responden tentang Sistem Kearsipan Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang………..56
IV.3 Distribusi Jawaban Responden tentang Efektivitas Kerja Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang………..80
IV.4 Klasifikasi Data ………....93
IV.5 Koefisien Korelasi Product Momen ………97
IV.6 Koefisien Determinan ………100
IV.7 Pengujian Hipotesis ………...100
BAB V ANALISA DATA V.1 Sistem Kearsipan ……….102
V.2 Efektivitas Kerja Pegawai ………...107
V.3 Hubungan Sistem Kearsipan dengan Efektivitas Kerja Pegawai….109 BAB VI PENUTUP VI.1 Kesimpulan ………..……….…..111
VI.2 Saran ………...112
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Identitas Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ………..51
Tabel 2. Identitas Responden Berdasarkan Usia ……….……….52
Tabel 3. Identitas Responden Berdasarkan Pendidikan ………..…….53
Tabel 4. Identiias Responden Berdasarkan Golongan/Pangkat ………...54
Tabel 5. Identitas Responden Berdasarkan Jabatan ………..55
Tabel 6. Identitas Responden Berdasarkan Masa Kerja ………...56
Tabel 7. Distribusi Jawaban Responden Tentang Mnerima Naskah Dinas Secara Rutin ………...57
Tabel 8. Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas ……….58
Tabel 9. Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan Lampiran Naskah Dinas ………..……….59
Tabel 10. Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa ……….60
Tabel 11.Distribusi Jawaban Responden Tentang dicantumkan Disposisi Pengarahan Pada Naskah Dinas ………...62
Tabel 12. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dicantumkannya Kode Klasifikasi Atau Indeks ……….63
Tabel 14. Distribusi Jawaban Responden Tentang Diberikan Nomor Urut
Pada Arsip Yang Diterima ……….65 Tabel 15. Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana dan Prasarana
Kearsipan Yang Memadai ………...66 Tabel 16. Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip Yang Penting
Dicatat dalam Kartu Kendali ………68 Tabel 17. Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali
Berdasarkan Urutan Nomor Kode ………69 Tabel 18. Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya
Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Waktu………70 Tabel 19. Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat
Khusus Bagi Penyimpanan Arsip ……….71 Tabel 20. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya
Penyimpanan Yang Mudah Dijangkau ………...72 Tabel 21 Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Kembali
Arsip Dengan Cepat Bila Diperlukan ……….73 Tabel 22. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya
Prosedur Tertentu Dalam Meminjam Arsip ………74 Tabel 23. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti
Peminjaman Bagi Instansi Lain ………...75 Tabel 24.Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya
Pemusnahan Arsip ……….78 Tabel 26. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi
Terhadap Arsip ……….79 Tabel 27. Distribusi Jawaban Responden Tentang Sistem kearsipan
Dapat Mempercepat Waktu Penyelesaian Tugsa ………80 Tabel 28. Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Waktu
Dalam menyelesaikan Pekerjaan ………....81 Tabel 29. Distribusi Jawaban Responden Tentang Mendapat Teguran dari
Atasan Karena Pekerjaan Lewat Batas Waktu………83 Tabel 30. Distribusi Jawaban Responden Tentang Ide, gagasan, atau
Inisiatif Yang Diberikan Dalam Meningkatkan Efektivitas
Kerja ………84 Tabel 31. Distribusi Jawaban Responden Tentang Kemampuan Pegawai
Dalam Memenuhi Standar Disiplin Yang diberikkan Instansi……85 Tabel 32. Distribusi Jawaban Responden Tentang Pembagian
Tanggung Jawab Telah Sesuai Dengan Tanggung Jawab jabatan Masing-masing ………...86 Tabel 33. Distribusi Jawaban Responden Tentang Standar Hasil Kerja
Tabel 34. Distribusi Jawaban Responden Tentang Kecakapan Pegawai Merupakan Salah Satu Faktor Penting Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja ………...88 Tabel 35. Distribusi Jawaban Responden Tentang Kemampuan Pegawai
Tabel 36. Distribusi Jawaban Responden Tentang Biaya yang disediakan Oleh Instansi Sesuai Dalam Pelaksanaan Pekerjaan ……….91 Tabel 37. Distribusi Jawaban Responden Tentang Peralatan yang disediakan
Oleh Instansi Sesuai Dalam Pelaksanaan Pekerjaan ……….92 Tabel 38. Rekapitulasi Klasifikasi Jawaban Responden Berdasarkan
Sistem Kearsipan yang Baik ……….94 Tabel 39. Rekapitulasi Klasifikasi Jawaban Responden Terhadap
ABSTRAKSI
Korelasi Sistem Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Skripsi ini disusun oleh :
Nama : Yuliani Estu Asih
NIM : 080903076
Departemen : Ilmu Administrasi Negara USU
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik USU
Dosen Pembimbing : Dra. Beti Nasution, M.Si.
Sistem kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kelancaran kerja pegawai. Karena, dengan sistem kearsipan yang baik akan mempermudah para pegawai dalam mendapatkan informasi dari arsip secara tertib dan lancar, sehingga efektivitas kerja pegawai dapat tercapai. Masalah yang dikaji dalam penelitian ini adalah mengenai rendahnya efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Fenomena seperti ini akan menghambat penyelesaian pekerjaan dan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga masalah ini perlu diatasi. Salah satu upaya untuk mangatasi masalah tersebut yaitu dengan pelaksanaan sistem kearsipan yang efektif.
Unit populasi dalam penelitian ini yaitu seluruh karyawan Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian eksplanasi dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara penyebaran kuesioner (angket) kepada responden. Adapun indikator-indikator dari sistem kearsipan yang menjadi acuan penulis dalam melakukan penelitian ini yaitu penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman dan penyusutan. Sedangkan indikator dari efektivitas kerja yaitu ketepatan waktu, kualitas kerja, kuantitas kerja, biaya dan peralatan.
ABSTRAKSI
Korelasi Sistem Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Skripsi ini disusun oleh :
Nama : Yuliani Estu Asih
NIM : 080903076
Departemen : Ilmu Administrasi Negara USU
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik USU
Dosen Pembimbing : Dra. Beti Nasution, M.Si.
Sistem kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kelancaran kerja pegawai. Karena, dengan sistem kearsipan yang baik akan mempermudah para pegawai dalam mendapatkan informasi dari arsip secara tertib dan lancar, sehingga efektivitas kerja pegawai dapat tercapai. Masalah yang dikaji dalam penelitian ini adalah mengenai rendahnya efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Fenomena seperti ini akan menghambat penyelesaian pekerjaan dan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga masalah ini perlu diatasi. Salah satu upaya untuk mangatasi masalah tersebut yaitu dengan pelaksanaan sistem kearsipan yang efektif.
Unit populasi dalam penelitian ini yaitu seluruh karyawan Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian eksplanasi dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara penyebaran kuesioner (angket) kepada responden. Adapun indikator-indikator dari sistem kearsipan yang menjadi acuan penulis dalam melakukan penelitian ini yaitu penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman dan penyusutan. Sedangkan indikator dari efektivitas kerja yaitu ketepatan waktu, kualitas kerja, kuantitas kerja, biaya dan peralatan.
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Setiap pegawai perusahaan dituntut agar dapat bekerja efektif dan efesien dalam menunjang tujuan perusahaan, supaya pegawai dapat bekerja efektif dan efesien, kualitas dan kuantitas harus sesuai kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus dilaksanakan seefektif mungkin.
Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi anggota-anggota yang ada di sekitarnya.
Di Indonesia efektivitas dan efesiensi kerja birokrat (Pegawai Negeri Sipil-PNS) masih rendah. Hal inilah yang menjadi permasalahan dalam reformasi birokrasi belum berjalan sesuai dengan tuntutan masyarakat. Demikian disampaikan oleh Mustopadidjaja AR, mantan kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) periode tahun 1998-2003, yang saat ini aktif sebagai guru besar di STIA LAN. Negara dan Reformasi Birokrasi, Azwar Abu bakar mengatakan pola pikir dan budaya kerja PNS belum mendukung birokrasi yang efesien, efektif, professional dan melayani. Hal ini menunjukkan masih rendahnya tingkat efektivitas kerja pegawai. (www.menpan.go.id)
Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk meningkatkan efektivitas kerja pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu organisasi. Selain itu setiap unit organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta tentunya melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja. Oleh karena itu perlu diciptakan tata kearsipan yang baik sebagai wujud sistem administrasi yang baik.
setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja, maka suatu surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.
Namun berdasarkan pra penelitian yang dilakukan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang tingkat efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang belum maksimal. Salah satu penyebabnya adalah pengelolaan arsip yang belum maksimal, terlihat dari keberadaan arsip yang kurang efektif seperti ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja, serta kurangnya kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya arsip, dalam pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal. (Hasil wawancara dengan pegawai Bagian Umum, Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, 20 Maret 2012)
Terkait dengan pentingnya pelaksanaan Kearsipan dalam menciptakan efektivitas kerja pemerintah membuat undang-undang No.7 tahun 1979 tentang pokok-pokok kearsipan yang kemudian diperbaruhi menjadi undang-undang No. 43 tahun 2009. Dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 antara lain dijelaskan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip. Sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan. Dari penjelasan undang-undang No.43 tahun 2009 tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkuan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang efektif dan efesien.
tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi arsip diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi, dan efektivitas.
Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu, mendukung efektivitas kerja dalam hal penyedia informasi. Dengan demikian dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu sistem penanganan arsip yang khusus mengelola arsip, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kearsipan memiliki peran yang sangat penting dalam suatu organisasi khususnya untuk menunjang kelancaran administrasi dan penyampaian informasi, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efektifitas kerja dalam hal penyedia informasi. Oleh karena itu, setiap organisai harus berupaya agar arsip dapat dikelola dengan baik guna meningkatkan efektivitas kerja pegawai.
pegawai dengan judul “Korelasi Sistem Kearsipan Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor secretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang”.
I.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas yang menjadi perumusan masalah dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimana sistem kearsipan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang?
2. Bagaimana efektivitas kerja di Kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang ?
3. Adakah korelasi sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ?
I.3 Tujuan Penelitian
Mengacu pada rumusan persoalan di atas maka tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem kearsipan di Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
2. Untuk mengetahui bagaimana efektivitas kerja pegawai pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
I.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Secara subjektif, sebagai salah satu tahap untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berfikir ilmiah dan kemampuan untuk menuliskannya di dalam bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori yang diperoleh dari Ilmu Administrasi Negara.
2. Secara praktis, sebagai masukan atau sumbangan pemikiran bagi instansi terkait mengenai sistem kearsipan pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
3. Secara akademis, sebagai referensi bagi kepustakaan Depertemen Ilmu Administrasi Negara dan bagi kalangan penulis lainnya yang tertarik di dalam bidang ini.
4. Sebagai informasi yang bermanfaat dalam menambah wawasan, baik bagi para pembaca maupun penulis sendiri.
I.5 Kerangka Teori
1.5.1 Konsep Kearsipan
A. Defenisi Arsip dan Kearsipan
Istilah arsip atau dalam bahasa Belanda disebut archief, dalam bahasa inggris disebut archive yang berasal dari bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. (Abu bakar, 1996:8-9)
Untuk memberikan gambaran tentang arsip berikut adalah beberapa defenisi arsip. Menurut Liang gie dalam Wursanto (1991:13) mengemukakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Selanjutnya Ratnawati dan Sunarto (2006:60) menjelaskan arsip ialah kumpulan warkat yang dianggap mempunyai kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari lagi dengan mudah.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam Wursanto (1991:18) arsip adalah :
Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
kembali dengan mudah dan cepat. Karena arsip begitu penting bagi pelaksanaan kehidupan pemerintah maupun kebangsaan, maka timbullah suatu kegiatan pengurusan arsip yang dikenal dengan istilah kearsipan (filing).
Pengertian kearsipan menurut Moekijat (2002:75) adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut G.R.Terry dalam (Wiyasa, 2003:80) kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
B. Fungsi dan Tujuan Arsip
Kearsipan dalam suatu organisasi berfungsi sebagai penunjang kelancaran kegiatan operasional organisasi. Melalui kearsipan inilah informasi dan data yang otentik dan akurat dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Widjaja (1993:1) mengemukakan arsip mempunyai fungsi yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi.
Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi : 1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan 4. Barometer Kegiatan suatu organisasi
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Selain fungsi, penyelenggaraan arsip pun memiliki tujuan. Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam UU No.43 tahun 2009 tercantum bahwa tujuan kearsipan adalah :
1) Untuk menjamin keselamatan bahan-bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan,
2) Menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah,
Sedangkan Menurut Soewito dalam (Enjang Suhaedin, 2009:36) tujuan kearsipan adalah ;
1) Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman 2) Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
3) Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan
4) Untuk menghemat tempat menyimpan arsip 5) Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6) Untuk menjaga kelestarian arsip
Selanjutnya menurut Barthos (2007:12) tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut sebagai kegiatan pemerintah.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan fungsi dan tujuan arsip yaitu: 1) Menjamin Keselamatan bahan pertanggungjawaban. 2) Menyimoan warkat secara sistematis. 3) Menyediakan warkat setiap saat diperlukan. 4) Menjaga kelestarian dan kerahasiaan arsip. 5) Menghindari pemborosan waktu.
C. Syarat-syarat arsip
Tidak semua surat/warkat dapat disebut arsip. Karso (1999:27) mengemukakan bahwa warkat atau surat baru dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1) Merupakan kumpulan warkat/naskah yang masih berguna. Berguna atau dapat dipergunakan baik bagi pemiliknya maupun bagi orang lain.
2) Ada yang membuat/menerima. Pembuat atau penerima arsip fdapat perorangan, organisasi social, instansi pemerintah maupun swasta.
3) Disimpan secara sistematis. Arsip disimpan menurut prosedur tertentu sesuai dengan sistem penyimpanan tertentu.
4) Mudah ditemukan. Bila sewaktu-waktu siperlukan dapat ditemukan dengan mudah, sepat, dan tepat.
Berdasarkan pendapat diatas maka setiap kumpulan warkat/dokumen dapat dikatakan arsip apabila warkat tersebut masih berguna dan diperlukan bagi organisasi atau orang-orang yang membutuhkan dan ketika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat karena disusun secara sistematis.
D. Jenis Arsip
Menurut Basuki (2003:12) Dalam pelaksanaan dan pengelolaannya arsip dapat diklasifikan dalam beberapa jenis. Adapun jenis-jenis arsip yaitu :
1. Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:
dinamis dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
b) Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara. Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas, seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka, masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan 2. Berdasarkan subjek atau isinya.
Berdasarkan subjek atau isinya arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam yaitu :
b) Arsip kepegawaian, adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya : Daftar riwayat hidup pegawai, Surat Lamaran, Surat-surat pengangkatan pegawai, Absensi Pegawai, Kartu Pegawai (karpeg)
3. Berdasarkan wujud dan bentuknya
Menurut bentuk dan wujudnya arsip ada beberapa macam, misalnya : a) Surat, dalam hal ini yang dimaksud adalah setiap lembaran ketas yanng
berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, antara lain : Naskah perjanjian atau kontrak, Notulen rapat, Laporan-laporan, Kuitansi, Naskah berita umum, Bon penjualan, Kartu pegawai, Tabel-tabel, gambar atau bagan, dan Grafik b) Pita rekaman
c) Piringan hitam d) Mikrofilm
4. Jenis arsip berdasarkan nilai kegunaaanya
a) Nilai kegunaan informasi, yaitu arsip yang mempunyai nilai sebagai bahan informasi atau pemberuitahuan.
b) Nilai-nilai kegunaan administrasi, ialah arsip yang digunakan dalam proses penyelenggaraan kerja dalam usaha mencapai tujuan organisasi.
d) Nilai-nilai kegunaan keuangan, yaitu arsip yang berhubungan atau berisikan tenteng masalah keuangan.
e) Nilai-nilai kegunaan untuk pendidikan, yaitu arsip yang dipergunakan untuk pengembangan dalam dunia pendidikan.
f) Nilai-nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan, yaitu arsip yang dipergunakan sebagai referensi untuk melakukan kegiatan, karena di dalamnya terkandung informasi.
g) Nilai-nilai kegunaan untuk penelitian, ialah arsip yang dipergunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penelitian.
h) Nilai kegunaan untuk dokumnetasi, ialah arsip vital yang mempunyai kegunaan sebagai alat pengingat untuk selama-lamanya.
5. Berdasarkan menurut sifat kepentingannya.
b) Arsip yang diperlukan, yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan. Oleh karena itu asip yang diperlukan (useful archives) masih perlu disimpan antara 2-3 tahun. Yang termasuk arsip yang diperlukan misalnya : presensi pegawai, daftar isian pegawai, surat pemliharaan ala-alat inventaris.
c) Arsip Penting (important archives), yaitu arsip mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangna , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Apabila hilang, arsip yang demikian sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya. Oleh karena itu arsip ini digolongkan kedalam arsip penting dan masih hrus disimpan dalam waktu yang cukup lama sesuai dengan nilai arsip tersebut.
d) Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Arsip yang dapat digolongkan kedalam arsip vital misalnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai, daftar hail ujian jabatan pegawai.
6. Berdasarkan keseringan penggunaanya
a) Arsip yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses penyelenggaraan kerja.
c) Arsip abadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya. 7. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaanya:
a) Arsip Sentral, yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip dan arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip sentral disebut juga arsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai unit organisasi.
b) Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian unt dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya khusus menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan.
I.5.2 Kearsipan Sebagai Sistem
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (Karso, 1999:12) istilah sistem mempunyai beberapa pengertian yaitu :
1) Sekelompok bagian yang bekerja sama untuk melakukan sesuatu maksud 2) Sekelompok dari pendapat, peristiwa, kepercayaan dan sebagainya yang
disusun dan diatur dengan baik.
3) Cara/metoda yang teratur untuk melakukan sesuatu.
sistem adalah suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebulatan untuk melaksanakan sesuatu fungsi (Wursanto, 1991:20).
Dari pengertian-pengertian diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan pengertian dari sistem secara sederhana bahwa sistem merupakan suatau gabungan kegiatan-kegiatan terpadu yang didalamnya terdiri dari komponen, unsur atau bagian-bagian yang terorganisasi, saling berkaitan, berinteraksi dan berhubungan satu sama lain dan terpadu untuk mencapai tujuan tertentu.
Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan dimulai dari penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman sampai penyusutan surat-surat/ berkas-berkas. Keseluruhan umsur-unsur itu saling berinteraksi dan berhubungan bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. Martono (1990:16) menyebutkan bahwa sistem kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya mengandung unsur:
1) Adanya kebijakan pengendalian arsip secara menyeluruh
2) Sistem klasifikasi arsip, indeks, dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip
3) Sistem pelayanan dan penyajian data yang efesien dan efektif 4) Program penyusutan arsip yang terarah
5) Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan runag penyimapan yang tepat
6) Pemeliharaan dan pengamann arsip yan tepat
penyusutan surat-surat/ berkas-berkas untuk dapat mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
A. Pengelolaan Kearsipan
Tata kearsipan merupakan bagian kegiatan organisasi atau perkantoran berupa pengumpulan, penyebaran, serta penyimpanan informasi secara teratur, rapi, dan sistematis. Hal ini dimaksudkan apabila berkas yang diarsipkan sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Oleh karena itu pengelolaan kearsipan harus dilakukan dengan metode dan sistematis tertentu. Hal ini dimaksudkan bila arsip diperlukan oleh pimpinan atau siapa saja maka arsip yang diperlukan dapat dengan cepat dan mudah dapat ditemukan kembali. Dengan pengelolaan kearsipan yang diselenggarakan dengan baik akan sangat membantu kelancaran kegiatan operasional suatu organisasi. (http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan arsip.html
Menurut Sedarmayanti (2001:21), Zulkifli Amsyah (1996:16), sepakat mengatakan bahwa azas pengelolalaan kearsipan terdiri dari :
)
1) Azas Sentralisasi
Menurut sedarmayanti (2001:21) yang dimaksud dengan azaz sentralisasi adalah :
Ditambahkan pula oleh Zulkifli Amsyah (1996:17) bahwa penggunaan azas sentralisasi ini mempunyai keuntungan dan kerugian sendiri, yaitu :
Keuntungan Sentralisasi arsip adalah:
a) Ruang dan peralatan arsip yang dapat dihemat
b) Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
c) Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan
d) Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
a) Sentralisasi arsip hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang kecil b) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam
c) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan
2) Azas Desentralisasi
Menurut Sedarmayanti (2001:20) yang dimaksud dengan azas desentralisasi arsip adalah Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengelola informasi yang khusus.
Ditambahkan pula oleh Zulkifli amsyah (1996:180) bahwa pengguna azas desentralisasi ini mempunyai keuntungan dan kerugian tersendiri, yaitu:
Keuntungan desentralisasi arsip adalah:
a) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing
b) Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja tersendiri
Kerugian desentralisasi arsip adalah:
a) Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
b) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c) Panataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
d) Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.
3) Azas Gabungan
Menurut Sedarmayanti (2001:22) yang dimaksud dengan azas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dengan desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi dan desentralisasi.
Berdasarkan penjelasan ketiga azas penyimpanan arsip diatas maka dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi dapat memilih azas penyimpanan arsip mana yang ccocok digunakan dalam organisasinya dengan melihat kepada faktor-faktor yang mempengaruhinya seperti:
a) Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organisasi b) Besar kecilnya struktur organisasi
c) Banyak sedikitnya struktur organisasi d) Banyak sedikitnya volume kerja e) Letak gedung kantor
B. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Barthos (2007:44), ada lima sistem penyimpanan arsip yaitu: 1) Penyimpanan menurut abjad (alphabetical)
Penyimpanan menurut abjad adalah penyimpanan dimana dokumen-dokumen disimpan/disusun menurut huruf-huruf yang pertama dari nama orang/organisasi kemudian menurut huruf-huruf yang kedua.
2) Penyimpanan menurut nomor (numerical)
Penyimpanan menurut nomor adalah dimana setiap dokumen diberi nomor dan disimpan menurut nomor urut dari yang terkecil. Nomor dalam penyimpanan ini adalah sebagai kode penyimpan.
3) Penyimpanan menurut wilayah
Penggolongan menurut wilayah adalah penggolongan dimana surat-surat / arsip-arsip dibagi menurut letak wilayah.
4) Penyimpanan menurut perihal (subject)
Penggolongan menurut perihal adalah suatu caraa meletakkan atau menyusun arsip-arsip yang disimpan berdasarkan golongan-golongan (klasifikasi) isi permasalahan yang terkandung di dalam masing-masing arsip.
Penggolongan menurut tanggal adalah penggolongan dimana dokumen-dokumen disimpan menurut urutan tanggal tertera di dalam naskah atau surat. Surat-surat yang datang lebih akhir ditempatkan paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Sistem ini sudah jarang dipergunakan secara 100%, tetapi merupakan sistem yang sudah lazim untuk menyimpan surat-surat dalam masing-masing map.
C. Sistem Kearsipan Yang Baik
Pada dasarnya tidak ada sistem kearsipan yang ideal dan juga tidak ada jenis perlengkapan yang ideal yang dapat memenuhi keperluan setiap arsip dalam setiap kantor. Namun setiap sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dapat dikatakan baik apabila mempunyai ciriciri sebagai berikut (Wursanto, 1991:30)
1. Mudah dilaksanakan 2. Mudah dimengerti 3. Murah/ekonomis 4. Tidak memakan tempat 5. Mudah dicapai
6. Cocok bagi organisasi 7. Fleksibel atau luwes
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip 9. Mempermudah pengawasan
Selanjutnya Wiyasa (2003:44) menjelaskan ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efesien adalah :
1. Berkas yang diarsipkan sedikit tapi benar-benar bermutu
3. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya terlalu besar.
Senada dengan Wursanto dan Wiyasa, Martono (1990:16) menyebutkan bahwa sistem kearsipan dapat dikatakan baik jika didalamnya sekurang-kurangnya mengandung unsur:
1) Adanya kebijakan pengendalian arsip secara menyeluruh
2) Sistem klasifikasi arsip, indeks, dan tunjuk silang yang dapat melayani penataan berkas dan penemuan kembali arsip
3) Sistem pelayanan dan penyajian data yang efesien dan efektif 4) Program penyusutan arsip yang terarah
5) Penggunaan peralatan teknis kearsipan dan runag penyimapan yang tepat
6) Pemeliharaan dan pengamanan arsip yan tepat
Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa sistem kearsipan yang efektif yaitu jika memperhatikan beberapa unsur diantaranya pengendalian arsip yang terarah, efesien dan efektif, Menjamin keamanan, Penempatan dan penyimpanan arsip yang tepat, serta penyusutan yang terarah.
I.5.3 Pemahaman Tentang Efektivitas Kerja
A. Defenisi Efektivitas Kerja
pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan kegiatan tertentu ingin memperoleh hasil yang maksimal.
Tetapi permasalahan bukanlah sesederhana pengertian di atas, karena efektifitas itu menyangkut banyak hal. Oleh karena itu para ahli memberikan defenisi yang beragam untuk menjelaskan apa defenisi dari efektifitas itu. Atmosoeprapto (2002 :139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.
Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan operatif dan operasional.
penyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. Menurut Handoko ,Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. (http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html
Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi lingkungan kerjanya.
)
B. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor.
1. Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Tugas
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan.
3. Produktivitas
Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya.
4. Lingkungan kerja
Lingkungan tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai sewaktu bekerja.
5. Perlengkapan dan Fasilitas
I.5.4 Korelasi Sistem Pengelolaan Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja
Pegawai
Sistem kearsipan dalam suatu kantor sangat penting untuk diperhatikan. Sistem kearsipan yang baik akan membantu para pegawai dalam mecari arsip atau dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaannya dengan cepat dan tepat, sehingga para pegawai dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dan tepat pada waktunya. Sebaliknya jika sistem kearsipan yang buruk dapat mengakibatkan kecepatan bekerja pegawai menjadi berkurang, karena dalam pencarian dokumen memakan waktu yang lama sehingga pegawai tidak bisa bekerja secara optimal. Salah satu faktor pendukung utama pegawai dalam melaksanakan kegiatan secara optimal yaitu dengan didukung dengan pengelolaan arsip yang baik. Seperti yang diungkapkan oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005) bahwa: Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif, sehingga dengan sistem pengelolaan yang efektif sistem tersebut akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyedia informasi.
sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan.
Selain itu, arsip jika arsip dikelola secara efektif akan membantu memudahkan penemuan kembali arsip ketika diperlukan sehingga tidak memerlukan waktu yang lama untuk mencari. Seperti yang dikemukakan oleh Anhar (1980:55) bahwa fungsi kearsipan yang baik dapat meningkatkan efisiensi efektivitas kerja.
Berdasarkan pendapat di atas maka dapat dilihat bahwa sistem kearsipan yang efektif akan berpengaruh dalam meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Sehingga dapat menciptakan arus kerja yang lancar. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan langkah awal yang perlu dibenahi untuk meningkatkan efektifitas kerja bagi pegawai.
I.6 Hipotesis
Menut Sugiyono (2006:70) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian, dimana rumusan masalah penelitian telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pertanyaan.
Adapun hiptesis adalah : 1. Hipotesis Kerja (Ha)
2. Hipotesi Nol (Ho)
Tidak adanya korelasi antara sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai di kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang.
I.7 Defenisi Konsep
Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat perhatian ilmu sosial (singarimbun, 2006:33). Agar mendapatkan batasan yang jelas dari setiap konsep yang diteliti, maka penulis mengemukakan defenisi konsep sebagai berikut :
1. Arsip adalah catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untu membantu daya ingatan orang itu. 2. Sistem Kearsipan adalah keseluruhan unsur-unsur meliputi penerimaan,
pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman dan penyusutan surat-surat/ berkas-berkas untuk dapat mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai..
kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi Lingkungan kerjanya.
I.8 Defenisi Operasional
Defenisi operasional adalah unsur-unsur yang memberitahukan bagaimana mengukur suatu variabel sehingga dengan pengukuran tersebut dapat diketahui indikator-indikator apa saja untuk mendukung analisa dari variabel-variabel tersebut. (Singarimbun, 2006:46)
Adapun yang menjadi defenisi operasional dalam peenlitian ini adalah : A. Variabel bebas (x)
Yang menjadi variabel bebas dalam penelitian ini adalah sistem kearsipan, yang indikatornya meliputi:
1. Penerimaan Arsip
a) Menerima naskah dinas secara rutin
b) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas yang diterima c) Meneliti kelengkapan lampiran terhadap naskah dinas 2. Pengarahan Arsip
a) Menentukan naskah dinas penting/biasa
b) Mencantumkan disposisi pengarahan pada naskah dinas c) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas 3. Pencatatan Arsip
a) Mencatat surat masuk dan surat keluar
c) Sarana dan prasarana kearsipan 4. Pengendalian Arsip
a) Memberikan kartu kendali surat penting
b) Menyusun kartu kendali berdasarkan urutan nomor kode
c) Menyusun kartu kendali berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu 5. Penyimpanan Arsip
a) Menyediakan tempat khusus menyimpan arsip b) Menyimpan arsip di tempat yang mudah dijangkau 6. Penemuan Kembali Arsip
a) Mudah tidaknya menemukan arsip pada saat diperlukan 7. Peminjaman Arsip
a) Menggunakan prosedur tertentu b) Menggunakan bukti pinjaman c) Jangka waktu peminjaman arsip 8. Penyusutan/Pemusnahan Arsip
a) Melaksanakan pemusnahan/penyusutan arsip
b) Membuat daftar arsip terhadap arsip yang dapat dimusnahkan
B. Variabel Terikat (y)
Yang menjadi variabel terikat (y) adalah efektivitas kerja, dengan indikator sebagai berikut:
1. Waktu
2. Kualitas kerja
a) Memberikan hasil terbaik dalam melakukan pekerjaan b) Disiplin, kreatif, kecakapan sikap perilaku dan sebagainya c) Rasa tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan 3. Kuantitas Kerja
a) Jumlah hasil yang diperoleh sesuai dengan target yang telah ditetapkan 4. Keterampilan Bekerja
a) Kecakapan para pekerja
b) Kemampuan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan 5. Biaya dan Peralatan
a) Biaya yang disediakan sesuai dalam pelaksanaan pekerjaan
BAB II
METODE PENELITIAN
II.1 Bentuk Penelitian
Bentuk penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian eksplanasi dengan pendekatan kuantitatif. Menurut Bungin (2005:38), penelitian ekplanasi dimaksud untuk menjelaskan suatu generalisasi sampel terhadap populasinya atau menjelaskan hubungan, perbedaan atau pengaruh satu variabel dengan variabel yang lain. Penelitian kuantitatif adalah paradigma penelitian sosial dimana objek penelitian dilihat memiliki keberaturan yang naturalistik, empiris, dan behavioristik, dimana semua objek penelitian harus dapat direduksi menjadi fakta yang dapat diamati (Bungin, 2005:32). Dengan metode ini diharapkan dapat menjelaskan fenomena yang ada berdasarkan data dan informasi yang diperoleh.
II.2 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang Jl. Negara No.3 Lubuk Pakam Kabupaten Deli Serdang. Peneliti memilih lokasi kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang, dikarenakan melihat salah satu tugas dan fungsi pokok kantor Sekretariat DPRD kabupaten Deli Serdang yaitu menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD, dan penyelenggaraan rapat-rapat DPRD.
kegiatan kearsipan. Untuk itulah peneliti tertarik untuk memiih Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang sebagai lokasi penelitian.
II.3 Populasi dan Sampel
A. Populasi
Populasi atau universe adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2006:72).
Berdasarkan defenisi tersebut yang menjadi populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai pada kantor Sekretariat Dewan DPRD Kabupaten Deli Serdang sejumlah 44 orang.
B. Sampel
II.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini teknik pengumpulan data dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan data berupa teknik pengumpulan data primer dan teknik pengumpulan data sekunder.
1. Pengumpulan Data Primer
Yaitu pengumpulan data yang dilakukan secara langsung ke lokasi penelitian . Penelitian ini dilakukan dengan cara:
a. Metode Angket (Kuisioner) tertutup yaitu pengumpulan data dengan menyebarkan daftar pertanyaan tertulis kepada pegawai yang menjadi responden.
b. Metode Observasi yaitu pengumpulan data melalui pengamatan langsung ke lapangan yang berhubungan dengan masalah penelitian.
2. Pengumpulan Data Sekunder
Data sekunder merupakan data yang diperoleh atau dikumpulkan melalui bahan kepustakaan untuk mendukung kelengkapan dari data primer. Biasanya data ini diperoleh dari perpustakaan atau laporan-laporan penelitian terdahulu. Teknik penelitian data sekunder dapat dilakukan dengan cara :
a. Studi Kepustakaan yaitu teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui berbagai literatur seperti buku-buku, karya ilmiah, dan pendapat para ahli. b. Studi Dokumentasi yaitu pengumpulan data yang diperoleh melalui
II.5 Teknik Pengukuran Skor
Untuk membantu dalam menganalisa data yang diperoleh dalam penelitian, maka penelitian ini menggunakan teknik penentuan skor. Teknik penentuan skor yang akan digunakan adalah dengan skala ordinal untuk menilai jawaban kuesioner responden. Adapun skor yang ditentukan untuk setiap pertanyaan adalah :
1. Untuk alternatif jawaban a diberi skor 5 2. Untuk alternatif jawaban b diberi skor 4 3. Untuk alternatif jawaban c diberi skor 3 4. Untuk alternatif jawaban d diberi skor 2 5. Untuk alternatif jawaban e diberi skor 1
Kemudian untuk menentukan kategori jawaban responden terhadap masing-masing alternatif apakah tergolong sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah, dan sangat rendah, dengan terlebih dahulu skala ordinal dirubah menjadi skala interval dengan cara sebagai berikut :
Interval =
Banyak Bilangan
Skor tertinggi − Skor terendah
= 5−1
5
= 0,80
Dengan demikian dapat diketahui jarak jawaban responden masing-masing variabel yaitu :
2. Skor untuk kategori tinggi = 3,41−4,20 3. Skor untuk kategori sedang = 2,61−3,40 4. Skor untuk kategori rendah = 1,81−2,60 5. Skor untuk kategori sangat rendah = 1,00−1.80
Untuk menentukan jawaban responden tergolong sangat tinggi, tinggi, sedang, rendah, dan sangat rendah, maka jumlah jawaban responden akan ditentukan rata-ratanya dengan membagi jumlah pertanyaan. Dari hasil pembagian tersebut akan dapat diketahui jawaban responden termasuk kategori mana.
II.6 Teknik Analisa Data
Teknik analisa data dalam penelitian ini menggunakan teknik kuantitatif yang digunakan untuk menguji hubungan antara variabel bebas dan variabel terikat. Adapun metode statistik yang digunakan adalah:
1. Korelasi Product Moment
Teknik ini digunakan untuk mengetahui besar atau kecilnya hubungan antara variabel X dan variabel Y (soegiyono, 2005:193) dengan menggunakan rumus:
Rx : angka indeks koefisien r product moment n : Jumlah sampel
y : variabel terikat
Dari hasil perhitungan di atas, akan memperlihatkan kemungkinan sebagai berikut:
a. Koefisien korelasi yang diperoleh sama dengan nol (r = 0) berarti hubungan kedua variabel yang diuji tidak ada.
b. Koefisien korelasi yang diperoleh positif (r = +) berarti kenaikan nilai variabel yang satu, diikuti nilai variabel yang lain dan kedua variabel memilki hubungan positif.
c. Koefisien korelasi yang diperoleh negatif dan menunjukkan meningkatnya variabel yang satu yang diikuti menurunnya variabel lain.
Untuk mengetahui hubungan tinggi, sedang, maupun rendah antara kedua variabel berdasarkan nilai r (koefisien korelasi) digunakan penafsiran atau interpretasi angka sebagai berikut :
Untuk mengetahui adanya hubungan tinggi, sedang, maupun rendah antara kedua variabel berdasarkan nilai r (koefisien korelasi) digunakan penafsiran atau interpretasi angka sebagai berikut:
Interval Korelasi Tingkat Hubungan
0,00 − 0,199 Sangat rendah
0,20 − 0,399 Rendah
0,40 − 0,599 Sedang
0,80 − 0,1 Sangat Kuat
Jika nilai r yang diperoleh lebih besar atau sama dengan r dalam tabel, maka nilai r yang diperoleh itu signifikan. Dan sebaliknya, apabila nilai r yang diperoleh lebih kecil dari nilai r dalam tabel, maka nilai r yang diperoleh itu tidak signifikan.
2. Koefisien Determinant
Teknik ini digunakan untuk mengetahui berapa besarnya pengaruh variabel bebas (x) terhadap variabel terikat (y). Perhitungan dilakukan dengan mengkuadratkan nilai koefisien korelasi product moment dan dikaitkan dengan 100% maka dalam mengujinya menggunakan rumus sebagai berikut :
D = (rxy)² x 100%
Keteragan :
D = Koefisien Determinant
BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
III.1 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli
Serdang
A. Tugas Pokok Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Sekretariat DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan Administratif kepada Pimpinan dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Deli Serdang.
B. Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
- Menyusun rencana, menelaah dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan Pimpinan DPRD
- Menyelenggarakan pelaksanaan Administrasi Keuangan dan Pengolahan Ketatausahaan DPRD
- Memberikan fasilitasi dalam melaksanakan Rapat dan Persidangan para Pimpinan dan Anggota DPRD
- Memberikan fasilitas pelaksanaan perjalanan/kunjungan kerja Anggota DPRD dan kegiatan protokoler secara kehumasan.
III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
pegawai akan dapat mengetahui dengan jelas serta tnaggung jawab mereka sebagai pegawai, serta kepada siapa pegawai tersebut harus mempertanggungjawabkan hasil prestasi mereka.
Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi Kantor Sekretariat DPRDKabupaten Deli Serdang yang di dalamnya terdapat Bagian Umum, Bagian Risalah dan Persidangan, dan Bagian Keuangan. Tiap-tiap bagian ini mempunyai tugas dan fungsi masing-masing-masing dan memiliki subbagian dibawahnya masing-masing.
A. Tugas Sekretaris DPRD Kabupaten Deli Serdang - Menerima petunjuk pimpinan DPRD
- Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan pimpinan DPRD di bidang kesekretariatan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku
- Mendistribusikan tugas-tugas kepada bawahan
- Menyelenggarakan segala urusan dan kegiatan yang menyelenggarakan Rpat paripurna, rapat Komisi, Rapat Panitia anggaran dan rapat panitia khusus
- Melaksanakan koordinasi terhadap semua kegiatan Rapat DPRD dengan semua unsur terkait dalam pelaksanaan tugas keseketariatan DPRD maupun pihak-pihak Eksekutif
- Mensistematiskan dan mengkordinasikan perumusan kebijakan yang diputuskan pimpinan DPRD dalam bentuk naskah
- Menyelenggarakan pengolahan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan DPRD. B. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Umum
1) Tugas Pokok Bagian Umum
Melaksanakan pengelolaan administrasi Sekretariat DPRD, dan pengelolaan perjalanan kunjungan kerja Anggota DPRD dan kegiatan protokoler serta Kehumasan.
2) Fungsi Bagian Umum
- Melaksanakan Pengelolaan surat menyurat dan urusan rumah tangga DPRD dan Setwan
- Melaksanakan pengelolaan perlengkapan/perawatan dan ketatausahaan setwan dan DPRD
- Melaksanakan Pengelolaan administrasi perjalanan dinas dan Protokoler Anggota DPRD
- Melaksanakan pengelolaan administrasi kehumasan DPRD Bagian Umum Membawahkan:
1) Kasubag Tata Usaha
2) Kasubag Protokol dan Perjalanan Dinas
Melaksanakan urusan administrasi penyusunan risalah dan menyediakan fasilitas pelaksanaan rapat dan persidangan para pimpinan atau anggota DPRD.
2) Fungsi Bagian Risalah dan Persidangan :
- Melaksanakan kegiatan administrasi penyusunan atau pembuatan risalah
- Melaksanakan pengelolaan fasilitas pelaksanaan rapat dan persidangan
Bagian Risalah dan Persidangan membawahkan :
1) Kasubag Risalah
2) Kasubbag Hubungan Antar Lembaga D. Tugas Pokok Bagian Keuangan
1) Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan, penyusunan program dan membina administrasi keuangan, DPRd dan Sekretaris Dewan
2) Fungsi Bagian Keuangan :
- Melaksanakan penyusunan anggaran keuangan DPRD dan SetWan - Mengelola administrasi keuangan, DPRD dan Setwan
- Membina administrasi keuangan, DPRD dan Setwan
Kabag Keuangan Membawahkan :
E. Tugas pokok dan Fungsi Bagian Hukum dan Humas - Pengadministrasian peraturan perundang-undangan - Penyusun konsep Peraturan Perundang-undangan - Penyusun administrasi kehumasan
- Peliput kegiatan kehumasan
Bagian Hukum dan Humas membawahi :
1) Kasubbag Hukum
III.3 Sistem Pengelolaan Kearsipan Pada Kantor Sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang
Sistem pengelolaan kearsipan pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli serdang berpedoman pada Kepmendagri No. 30 Tahun 1979 tentang Penataan Kearsipan departemen Luar Negeri. Sistem Pengelolaan Kearsipan Negara tersebut meliputi penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengurusan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, peminjaman dan penyusutan/pemusnahan arsip. Dalam sistem pengelolaan kearsipan Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang menggunakan azaz gabungan. Azas gabugan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dengan azas desentralisasi. Oleh karena itu pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, surat terlebih dahulu diterima dibagian umum, setelah itu didistribusikan ke bagian-bagian lain untuk dikelola lebih lanjut.
Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang mengelola kearsipan secara manual. Arsip yang dikelola berupa surat-surat dan berkas-berkas. Adapun penggunaan komputer hannya untuk mendukung pekerjaan di kantor yaitu untuk mengetik surat-surat yang diperlukan.
III.4 Sarana dan Perlengkapan Kearsipan Di Kantor Sekretariat DPRD
Kabupaten Deli Serdang
Dalam sistem pengelolaan kearsipan, Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang dilengkapai dengan sarana dan perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut :
A. Sarana Kearsipan
1. Buku Penomoran, yaitu buku yang digunakan untuk menomorin surat keluar dan surat masuk.
2. Lembar Disposisi, yaitu suatu lembaran khusus yang berfungsi mencatat pendapat seorang pejabat mengenai urusan dalam suatu dinas/badan.
3. Buku Expedisi yaitu buku yang merupakan tanda bukti penerimaan surat bagi organisasi yang berisi kolom tanggal, keterangan, dan tanda bukti serta nama terang penerima surat.
5. Buku agenda kirim/keluar, yaitu buku yang mencatat segala surat keluar. Buku ini mempunyai fungsi yang hamper sama dengan buku agenda berita terima.
B. Peralatan Kearsipan
1. Mesin Tik, Berfungsi untuk menyusun huruf yang menggantikan cara menulis dengan tangan. Mesin tik membantu dalam membuat data.
2. Komputer. Yaitu alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan yang diperlukan.
3. Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyinpan arsip secara vertikal.
4. Ordner, yaitu semacam map dari karton tebel, dapat menampung banyak arsip dan di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dilubangi pinggirnya.
5. Lemari arsip, yaitu lemari besar untuk menyimpan segala macam arsip atau dokumen yang berukuran besar seperti bagan, ordner, dan lain-lain.
6. Alat Perekam, yaitu alat untuk merekam data-data dan biasanya merupakan arsip yang penyimpanannya bersifat jangka panjang dibandingkan dengan arsip dari kertas.
7. Kaset, Fungsinya untuk menyimpan hasil rekaman dari alat rekam
BAB IV
PENYAJIAN DATA
Dalam Bab IV akan disajikan dan dibahas tentang data dan informasi yang diperoleh selama mengadakan penelitian di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Adapun kuesioner yang disebarkan terdiri dari tiga bagian yaitu :
A. Karakteristik Responden
B. Variabel penelitian yaitu variabel bebas (x) pengelolaan kearsipan terdiri dari 20 pertanyaan untuk 8 indikator dan variabel terikat (y) efektivitas kerja terdiri dari 11 pertanyaan untuk indikator.
Sedangkan jumlah sampel atau responden yang telah ditetapkan penulis adalah sebanyak 44 responden dari jumlah populasi sebanyak 44 orang (n=44). Bagian ini dimaksudkan untuk mengetahui nilai masing-masing variabel yang diteliti tersebut yang kemudian akan digunakan dalam analisa data untuk menguji hipotesis.
Untuk memperoleh gambaran yang jelas dari data-data yang diperoleh dari kuesioner tersebut digunakan tabel distribusi yang kemudian diintepretasikan sebagai berikut :
IV.1 Karakteristik Responden
penyebaran angket yang dilakukan, maka dapatlah dianalisis dan diklasifikasikan data tersebut ke dalam tabel-tabel berikut :
Tabel 1 : Karakteristik Responden Menurut Jenis Kelamin
Pegawai yang bekerja pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang berjumlah 44 orang, yang mayoritas berjenis kelamin laki-laki. Hal ini dapat dilihat pada tabel di bawah:
Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 1 dapat diketahui bahwa keseluruhan responden berjumlah 44 orang yang terdiri dari 24 orang laki-laki (54,55%) dan 20 orang perempuan (45,45%). Berdasarkan tabel di atas yang dilakukan oleh penulis, mayoritas pegawai pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang berjenis kelamin laki-laki.
Tabel 2 : Karakteristik Responden menurut Usia
Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang, pegawai yang bekerja berada pada usia yang cukup produktif. Untuk mengetahui karakteristik
No. Jenis kelamin Frekuensi (%)
1. Laki-laki 24 54,55%
2. Perempuan 20 45,45%
usia dari responden dan jumlah pegawai yang berada dalam usia produktif dapat diihat pada tabel di bawah:
No. Umur Frekuensi (%)
1. 21-30 1 2,3%
2. 31-40 21 47,7%
3. 41-50 14 31,81%
4. >51 8 18,19%
Jumlah 44 100%
Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 2 dapat diketahui bahwa para pegawai yang bekerja masih berada dalam usia yang cukup produktif yakni 31-40 berjumlah 21 orang (47,7%), 41-50 tahun berjumlah 14 orang (31,81%), >50 tahun berjumlah 8 orang (18,19%) dan umur 21-30 hanya berjumlah 1 orang (2,3%). Dengan mayoritas pegawai yang masih dalam usia cukup produktif hal ini dapat mendukung terciptanya efektivitas kerja.
Tabel 3 : Karakteristik Responden Menurut Pedidikan
tingkat pendidikan yang dimiliki oleh pegawai Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Pendidikan Frekuensi (%)
1. Tamat SMU 15 34,1%
2. Tamat D3 2 4,54%
3. Tamat Sarjana (S1) 24 54,55%
4. Tamat Magister (S2) 3 6,81%
Jumlah 44 100%
Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Tabel 4: Karakteristik Responden Menurut Golongan/Pangkat
Pegawai yang bekerja pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang terdiri dari berbagai golongan. Untuk mengetahui golongan pegawai dapat dilihat pada tabel di bawah:
No. Golongan Frekuensi (%)
1. I - -
2. II 21 47,72%
3. III 19 43,18%
4. IV 4 9.1%
Jumlah 44 100%
Sumber: Kuesioner Penelitian 2012
Berdasarkan tabel 4 dapat diketahui bahwa mayoritas responden bergolongan II yakni sebanyak 21 orang (47,72%), dilanjutkan dengan golongan III (43,18%) dan golongan IV sebanyak 4 orang (9,1%).
Tabel 5: Karakteristik Responden Menurut Jabatan
