RANCANG BANGUN APLIKASI FILING SYSTEM DI
TECHNICAL SERVICES PERTAMINA MARKETING
OPERATION REGION (MOR) V
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Antonia Ratna Hanjani 11410100011
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
vii
Daftar Lampiran ... xiii
Bab I ... 1
1.6. Sistematika Penulisan ... 3
BAB II... 5
GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 5
2.1 Visi dan Misi ... 5
2.2 Logo PT. Pertamina (persero) ... 5
2.3 Sejarah PT. Pertamina persero ... 7
2.4 Technical Services MOR V ... 9
2.3.2. Struktur Organisasi Technical Services MOR V ... 10
2.3.3. Satuan Pokok Technical Services Pertamina MOR V ... 10
Bab III ... 18
Landasan Teori ... 18
3.1. Pengarsipan ... 18
3.2. Konsep Dasar Sistem ... 20
viii
3.6. Data Flow Diagram (DFD) ... 28
3.7. Sistem Basis Data ... 31
Bab IV ... 34
Deskripsi Pekerjaan ... 34
4.1. Analisis Sistem ... 34
4.2. Perancangan Sistem ... 36
4.2.1 System Flow ... 36
A. Context Diagram ... 47
B. Himpunan Input Proses Output (HIPO) ... 48
C. DFD level 0 ... 50
4.2.3 Perancangan Database ... 57
A. Conceptual Data Model (CDM) ... 58
B. Physical Data Model (PDM) ... 59
4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel ... 59
4.2.5 Desain Input atau Output ... 63
4.3. Implementasi Sistem ... 78
4.4. Melakukan Pembahasan Terhadap Implementasi Sistem ... 79
Bab V ... 97
Penutup ... 97
5.1. Kesimpulan ... 97
5.2. Saran ... 97
Daftar Pustaka ... 98
Lampiran ... 99
1
Pendahuluan
1.1. Latar Belakang Masalah
Technical Services (TS) Pertamina Marketing Operation Region (MOR) V
adalah sebuah fungsi yang ada pada PT. Pertamina (Persero) yang bergerak dalam
bidang Budgeting, Engineering, Procurement, Construction, Quality Assurance
(QA) /Quality Control (QC), dan Maintenance. Untuk mengakomodasi kegiatan
tersebut, pihak TS diharuskan untuk membuat dan menyimpan dokumen. Dengan
banyaknya dokumen yang masuk dan keluar, maka fungsi TS di PT. Pertamina
(Persero) memiliki sebuah tanggung jawab untuk menjaga dan merawat seluruh
dokumen yang ada.
Proses pengarsipan dokumen yang ada selama ini hanya sebatas pengarsipan
dokumen yang belum teratur. Pencarian dokumen di rak ketika dibutuhkan oleh
karyawan dapat memakan waktu sekitar 5 menit per dokumen karena di dalam
ruang arsip terdapat sekitar 150 dokumen per rak. Di dalam fungsi TS ini juga
belum terdapat pencacatan peminjaman dokumen secara teratur. Pengarsipan yang
seperti itu mengakibatkan sulitnya melakukan pencarian dan pengelolaan
dokumen. Sedangkan untuk mendukung kinerja fungsi TS, dibutuhkan pencarian
dan pengelolaan dokumen secara cepat dan tepat.
Berdasarkan kondisi dan permasalahan di atas, maka disarankanlah sebuah
solusi yaitu merancang dan membangun sebuah aplikasi yang dapat membantu
aplikasi ini diharapkan mampu menjadi sarana untuk pengarsipan dan pengelolaan
dokumen secara digital di masa mendatang.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah yaitu
bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengarsipan fungsi Technical
Services Marketing Operation Region (MOR) V.
1.3. Batasan Masalah
Implementasi kerja praktek ini dalam pembuatan aplikasi pengarsipan
dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
a. Aplikasi ini meliputi pengarsipan dokumen pengadaan barang dan jasa di
fungsi Technical Services MOR V.
b. Aplikasi ini tidak menangani masalah keamanan data.
c. Aplikasi ini menangani data arsip periode tahun 2012-2014.
1.4. Tujuan
Tujuan pada kerja praktek ini adalah untuk membangun aplikasi
pengarsipan pada fungsi Technical Services MOR V.
1.5. Manfaat
Diharapkan setelah proyek kerja praktek ini selesai, proses pengarsipan
dokumen pada fungsi Technical Services MOR V dapat berjalan secara lebih
maupun informasi yang dihasilkan dapat mendukung pekerja untuk mencari
dokumen yang telah diarsipkan.
1.6. Sistematika Penulisan
Di dalam penulisan laporan kerja praktek ini secara sistematika diatur dan
disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab,
adapun urutan dari bab pertama sampai bab terakhir yaitu:
Bab I Pendahuluan
Berisi latar belakang masalah yang ada, rumusan masalah berdasarkan tujuan,
batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, manfaat, serta
sistematika penulisan
Bab II Gambaran Umum Instansi
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, struktur organisasi yang ada pada
tempat kerja praktek.
Bab III Landasan Teori
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan aplikasi, seperti
teori tentang pengarsipan, konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep
dasar sistem informasi, system flow, Data Flow Diagram (DFD), dan sistem basis
Bab IV Deskripsi Pekerjaan
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu
dari metodologi penelitian, analisa sistem, perancangan sistem berupa system
flow, data flow diagram, entity relationship diagram, struktur tabel, desain
interface aplikasi, implementasi sistem, dan pembahasan terhadap implementasi
sistem.
Bab V Penutup
Berisi kesimpulan dari pembahasan implementasi sistem yang dibuat sedangkan
saran untuk perbaikan dan harapan-harapan untuk pengembangan sistem yang
5
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Visi dan Misi
Fungsi Technical Services Marketing Operation Region (MOR) V
memiliki visi dan misi sebagai berikut:
2.1.1. Visi
Menjadi partner lini bisnis Direktorat Pemasaran & Niaga dengan kinerja
ekselen.
2.1.2. Misi
Melayani lini bisnis di Direktorat Pemasaran dan Niaga PT. Pertamina
(Persero) dalam bidang jasa keteknikan, untuk menciptakan nilai tambah pada
perusahaan.
2.2 Logo PT. Pertamina (persero)
2.2.1 Sejarah Logo
Pertamina merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
besar di Indonesia. Pertamina punya logo baru yang menarik. Logo sederhana
dengan syarat makna. Sebelum menggunakan logo yang sekarang pertamina
menggunakan logo lama bergambar sepasang kuda laut mengapit bintang kuning.
Tak ketinggalan ornamen pita khas logo klasik berwarna kuning yang bertuliskan
pertamina. Logo ini telah ada sejak tahun 1961 dan menjadi corporate logo dari
baru, tiga buah bentuk kubisme membentuk huruf P. Dalam pembuatan logo baru
itu Pertamina mengeluarkan US$ 225.000 untuk 30 aplikasi. Mulai desain logo
kantor pusat, surat, map, kartu nama, stasiun pengisian bahan bakar, hingga truk
pengangkut bensin.
Logo dibuat oleh Landor, perusahaan bertempat di San Francisco,
Amerika. Landor sudah berpengalaman 60 tahun lebih. Perusahaan ini juga
mengubah beberapa logo perusahaan dalam negeri, seperti BNI dan Indosat.
Harga logo baru pertamina ini mencapai 350.000 US$ atau sekitar 3,5 miliayar
rupiah. Berikut ini file logo pertamina lama dan baru yang bisa di dowload berikut
makna dari logo pertamina tersebut.
Gambar 2.1. Logo Pertamina lama (sumber:
http://ariefabian.blogspot.com/2011/09/sejarah-penting-dalam-evolusi-logo.html)
A. bintang berwarna kuning : menggambarkan kekuatan guna mencapai
tujuan nasional
B. kuda laut : melambangkan fosil yang mempunyai nilai ekonomis yang
tingggi
2.2.2 Arti Logo
Gambar 2.2. Logo Pertamina Saat ini (Sumber: http://artilambang.blogspot.com/2014/02/arti-logo-pertamina.html)
Elemen logo membentuk huruf “P” yang secara keseluruhan merupakan
A. representasi bentuk panah : menggambarkan Pertamina yang bergerak
maju dan progresif
B. warna-warna mencolok : menunjukkan langkah besar yang diambil
Pertamina dan aspirasi perusahaan akan masa depan yang lebih positif
dan dinamis
C. warna merah : mencerminkan Keuletan dan ketegasan serta keberanian
dalam meghadapi berbagai macam kesulitan.
D. warna hijau : mencerminkan sumber daya energy yang berwawasan
lingkungan
E. warna biru : mencerminkan andal, dapat dipercaya, dan bertanggung
jawab
2.3 Sejarah PT. Pertamina persero
Pada 1950-an, ketika penyelenggaraan negara mulai berjalan normal
mulai menginventarisasi sumber-sumber pendapatan negara, di antaranya dari
minyak dan gas. Namun saat itu, pengelolaan ladang-ladang minyak peninggalan
Belanda terlihat tidak terkendali dan penuh dengan sengketa.
Pada tahun 1960, PT PERMINA direstrukturisasi menjadi PN PERMINA
sebagai tindak lanjut dari kebijakan Pemerintah, bahwa pihak yang berhak
melakukan eksplorasi minyak dan gas di Indonesia adalah negara.
Melalui satu Peraturan Pemerintah yang dikeluarkan Presiden pada 20
Agustus 1968, PN PERMINA yang bergerak di bidang produksi digabung dengan
PN PERTAMIN yang bergerak di bidang pemasaran guna menyatukan tenaga,
modal dan sumber daya yang kala itu sangat terbatas. Perusahaan gabungan
tersebut dinamakan PN Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional
(Pertamina).
Untuk memperkokoh perusahaan yang masih muda ini, Pemerintah
menerbitkan Undang-Undang No. 8 tahun 1971, dimana di dalamnya mengatur
peran Pertamina sebagai satu-satunya perusahaan milik negara yang ditugaskan
melaksanakan pengusahaan migas mulai dari mengelola dan menghasilkan migas
dari ladang-ladang minyak di seluruh wilayah Indonesia, mengolahnya menjadi
berbagai produk dan menyediakan serta melayani kebutuhan bahan bakar minyak
& gas di seluruh Indonesia.
Seiring dengan waktu, menghadapi dinamika perubahan di industri minyak
dan gas nasional maupun global, Pemerintah menerapkan Undang-Undang No.
22/2001. Paska penerapan tersebut, Pertamina memiliki kedudukan yang sama
dengan perusahaan minyak lainnya. Penyelenggaraan kegiatan bisnis Public
usaha yang wajar, sehat, dan transparan dengan penetapan harga sesuai yang
berlaku di pasar.
Pada 17 September 2003 Pertamina berubah bentuk menjadi PT Pertamina
(Persero) berdasarkan PP No. 31/2003. Undang-Undang tersebut antara lain juga
mengharuskan pemisahan antara kegiatan usaha migas di sisi hilir dan hulu.
Pada 10 Desember 2005, sebagai bagian dari upaya menghadapi
persaingan bisnis, PT Pertamina mengubah logo dari lambang kuda laut menjadi
anak panah dengan tiga warna dasar hijau-biru-merah. Logo tersebut
menunjukkan unsur kedinamisan serta mengisyaratkan wawasan lingkungan yang
diterapkan dalam aktivitas usaha Perseroan.
Selanjutnya pada 20 Juli 2006, PT Pertamina mencanangkan program
transformasi perusahaan dengan 2 tema besar yakni fundamental dan bisnis.
Untuk lebih memantapkan program transformasi itu, pada 10 Desember 2007 PT
Pertamina mengubah visi perusahaan yaitu, “Menjadi Perusahaan Minyak
Nasional Kelas Dunia”. Menyikapi perkembangan global yang berlaku, Pertamina
mengupayakan perluasan bidang usaha dari minyak dan gas menuju ke arah
pengembangan energi baru dan terbarukan, berlandaskan hal tersebut di tahun
2011 Pertamina menetapkan visi baru perusahaannya yaitu, “Menjadi Perusahaan
Energi Nasional Kelas Dunia”.
2.4 Technical Services MOR V
2.3.1. Sekilas tentang Fungsi Technical Services MOR V
Technical Services MOR V merupakan fungsi yang bergerak dalam bidang
serta pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan
kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek Health,
Safety and Environment (HSE) di Marketing & Trading Directorate. Tujuan
fungsi ini adalah untuk melayani jasa engineering, procurement, inspection,
reliability & construction secara efektif dan efisien.
2.3.2. Struktur Organisasi Technical Services MOR V
Gambar 23. Struktur Organisasi Fungsi TS Pertamina MOR V. (Sumber: arsip fungsi TS)
2.3.3. Satuan Pokok Technical Services Pertamina MOR V
A. Manager Technical Services (TS) Region V
Mengelola kegiatan fungsi Technical Services diseluruh wilayah operasi
Direktorat Marketing & Trading Region V yang meliputi kegiatan budgeting,
pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan
kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek HSE.
Adapun fungsi utama dari Manager Technical Services Region V yaitu:
1. Menetapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi
Technical Services Region V
2. Mengelola seluruh usulan Analisis Bisnis Investasi (ABI) dari lini bisnis dan
fungsi penunjang di wilayah Operasi Direktorat Marketing & Trading Region
V untuk kemudian diusulkan ke General Manager (GM) Marketing Operation
Region V dan selanjutnya ke Vice President (VP) Technical Services.
3. Menetapkan target kinerja untuk senior supervisor yang ada di bawah
Technical Services Region V.
4. Menetapkan keputusan engineering, procurement, construction, QA/QC dan
maintenance untuk seluruh kegiatan Technical Services Region V.
5. Menyetujui / mengusulkan engineering package dan owner estimate sesuai
dengan otorisasi.
6. Melaksanakan pengendalian dan pelaporan realisasi ABI dan Analisis Bisnis
Operasional (ABO) di lingkungan fungsi Technical Services Region V.
7. Melaksanakan pengelolaan sarfas dan melaporkan secara periodik.
8. Memastikan pengadaan barang dan jasa berjalan sesuai ketentuan dan
kebijakan Perusahaan.
9. Memastikan kegiatan perencanaan, procurement, konstruksi, dan serah terima
project terkoordinasi secara internal maupun eksternal, memenuhi target
biaya, waktu, dan mutu yang ditetapkan serta memperhatikan aspek
10. Memastikan kegiatan QA/QC berjalan sesuai dengan code & standard,
Peraturan Pemerintah, ketentuan Perusahaan.
11. Mengusulkan Sistem Tata Kerja (STK) yang diberlakukan di Technical
Services Region V.
12. Membuat keputusan untuk perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan
pemeliharaan lini bisnis dan fungsi di wilayah Technical Services Region V.
13. Mengelola penyelesaian temuan auditor internal dan eksternal, berkoordinasi
dengan Business Support Area.
14. Mengelola pelaksanaan evaluasi vendor barang dan jasa secara periodik di
Technical Services Region V.
15. Mengelola pembinaan SDM yang menjadi tanggung jawab Technical
Services Region V.
B. Asisten Manager Engineering
Melaksanakan kegiatan Engineering di wilayah operasi Region V, meliputi
kegiatan budgeting, engineering, dan pengelolaan resikonya untuk memenuhi
kebutuhan semua lini bisnis dan fungsi penunjang dengan tetap memenuhi aspek
HSE. Tugas Asisten Manager Engineering yaitu:
1. Menyiapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi
Engineering TS Region V.
2. Menyiapkan seluruh usulan ABI dari lini bisnis dan fungsi penunjang di
wilayah operasi Region I untuk kemudian diusulkan ke Region V.
3. Menetapkan target kinerja (SMK) untuk asisten yang ada di bawah
4. Mengevaluasi Gambar Kerja, Spesifikasi Teknis, Spesifikasi Material dan
Owner Estimate (OE) proyek ABI di Region V.
5. Mengevaluasi usulan Gambar Kerja, Spesifikasi Teknis, Spesifikasi Material
dan Owner Estimate (OE) proyek ABO dari user (lini bisnis dan fungsi
penunjang) di Region V.
6. Mengatur keikutsertaan perwakilan engineering dalam proses pelelangan
proyek di Region V sebagai unsur ahli.
7. Melaksanakan kegiatan perencanaan proyek yang terkoordinasi secara
internal maupun eksternal untuk memenuhi target biaya, waktu, dan mutu
yang ditetapkan serta memperhatikan aspek pengelolaan resiko proyek dan
HSE.
8. Mengevaluasi keekonomian proyek untuk investasi non business development
di Region V.
9. Mengevaluasi dan mengusulkan solusi engineering kepada Region V dalam
menghadapi kendala-kendala teknis pelaksanaan dilapangan di Region V.
10. Mengevaluasi pengelolaan data harga satuan material, jasa dan konsultansi di
Region V.
11. Mengevaluasi usulan Sistem Tata Kerja yang diberlakukan di fungsi
Engineering – TS Region V.
12. Menyiapkan tanggapan untuk penyelesaian temuan auditor internal dan
eksternal yang terkait dengan kegiatan engineering di TS Region V.
13. Mengelola pembinaan SDM yang menjadi tanggung jawab sub-fungsi
C. Asisten Manager Reliability & Construction
Melaksanakan kegiatan Reliability & Construction Region V di wilayah
Operasi Region V, meliputi kegiatan construction, QA/QC, dan maintenance serta
pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan
kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek HSE.
Tugas Asisten Manager Reliability and Construction yaitu:
1. Mengevaluasi usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi
Reliability & Construction Region V.
2. Mengusulkan ABI untuk kebutuhan fungsi Reliability & Construction Region
V.
3. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil inspeksi dalam pengusulan ABI.
4. Memberikan rekomendasi berdasarkan hasil inspeksi dalam pengusulan ABO.
5. Mengevaluasi program dan pelaporan maintenance di area Region V.
6. Mengevaluasi laporan updating data kondisi sarfas operasi untuk area Region
V.
7. Melaksanakan pengelolaan konstruksi dan QA/QC proyek.
8. Mengelola kegiatan inspeksi sarana dan fasiltas utama.
9. Menetapkan target kinerja untuk asisten yang ada di bawah Reliability &
Construction Region V.
10. Melaksanakan pengendalian realisasi ABO di lingkungan fungsi Reliability &
Construction Region V.
11. Mengelola kehandalan sarfas operasi lini bisnis dan fungsi penunjang di area
12. Mengusulkan Sistem Tata Kerja (STK) yang diberlakukan di fungsi
Reliability & Construction Region V.
13. Mengevaluasi tanggapan untuk auditor internal dan eksternal yang terkait
dengan fungsi Reliability & Construction Region V.
14. Mengevaluasi kinerja vendor barang dan jasa secara periodik di Region V.
15. Mengevaluasi prosedur konstruksi, QA/QC, tahapan konstruksi pada kegiatan
proyek di Region V.
D. Asisten Manager Budgeting, Procurement, & Administration
Melaksanakan kegiatan fungsi Procurement & Budgeting di area Region V,
yang meliputi kegiatan budgeting, procurement, dan administrasi keteknikan serta
pengelolaan resikonya untuk memenuhi kebutuhan pengembangan dan
kehandalan operasi semua lini bisnis dan fungsi yang memenuhi aspek HSE.
Adapun tugas dari Asisten Manager Budgeting, Procurement, & Administration
adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan usulan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan fungsi
Procurement & Budgeting TS Region V.
2. Mengkoordinir proses pengadaan barang dan jasa di area Region V.
3. Menetapkan target kinerja (SMK) untuk asisten yang ada di bawah
Procurement & Budgeting TS Region V.
4. Menyiapkan program dan rencana kerja kegiatan budgeting, procurement
dan adminsitrasi keteknikan di Technical Services Region V.
5. Melaksanakan pengendalian Realisasi ABI dan ABO fungsi TS Region V.
6. Memastikan kegiatan budgeting, procurement dan administrasi teknik di area
biaya, waktu, dan mutu yang ditetapkan serta memperhatikan aspek
pengelolaan resiko proyek dan HSE.
7. Mengulas dokumen pengadaan untuk kegiatan procurement di area Region V.
8. Melaksanakan kegiatan penyusunan dan pembuatan kontrak pada pekerjaan
Investasi dan pekerjaan operasional dengan pihak-pihak yang berkompeten
dalam mendukung pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
9. Meneliti spesifikasi material untuk pengadaan barang sesuai dengan PO yang
ditetapkan.
10. Mengevaluasi usulan Sistem Tata Kerja (STK) yang diberlakukan di fungsi
TS Region V.
11. Mengelola penyelesaian temuan auditor internal dan eksternal berkaitan
dengan proses pengadaan barang dan jasa.
12. Mengelola pelaksanaan evaluasi vendor barang dan jasa secara periodik di TS
Region V.
13. Mengelola pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang menjadi tanggung
jawab sub-fungsi Procurement & Budgeting
E. Senior Supervisor Domestic Gas Maintenance
Merencanakan, mengorganisir, mengontrol dan mengevaluasi kegiatan
Budgeting, Procurement & Administrasi, Proyek, QA/QC dan Pemeliharaan
sarfas Terminal/Depot Liquefied Petroleum Gas (LPG) di area kerja Domestic
Gas wilayah operasi Region V, serta pengelolaan resikonya untuk memenuhi
kebutuhan pengembangan dan kehandalan operasi lini bisnis Fungsi Domestic
Gas yang memenuhi aspek HSE. Tugas Senior Supervisor Domestic Gas
1. Merencanakan kegiatan Program pemeliharaan dan program tindak lanjut
timeframe kehandalan serta ABO pemeliharaan dan tindak lanjut timeframe
kehandalan.
2. Mengorganisir ketersediaan anggaran, tata waktu, material, QA/QC dan HSE
untuk kegiatan pemeliharaan dan pengawasan proyek.
3. Mengontrol realisasi/implementasi pengawasan proyek, program pemeliharaan,
anggaran, tata waktu, material, QA/QC serta HSE.
4. Mengevaluasi implementasi pengawasan proyek, program pemeliharaan sarfas,
18
Landasan Teori
Dalam membangun aplikasi ini, terdapat teori-teori ilmu terkait yang
digunakan untuk membantu penelitian serta menyelesaikan permasalahan yang
ada berkaitan dengan sistem yang akan dibuat. Tujuannya adalah agar aplikasi ini
memiliki kajian pustaka yang dapat dipertanggungjawabkan
3.1.Pengarsipan
Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2, arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.1.1. Bentuk Corak Arsip
Asichin (2010) menyebutkan bahwa bentuk corak arsip sebagai berikut:
A.Arsip Tekstual: paper, based records, conventional records, human readable
records, eye readable records,hard copy.
B.Arsip Audio Visual: Gambar statik, citra bergerak, rekaman suara.
C.Arsip kartografik dan kearsitekturan
D.Arsip bentuk mikro
3.1.2. Pengertian arsip dinamis
Asichin (2010) menyebutkan bahwa arsip dinamis adalah bagaimana
mengelola (how to manage) arsip (dinamis) sejak diciptakan/dibuat, dipergunakan
dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektive dan efisien.
3.1.3. Keuntungan Pengarsipan
Firdaus (2010) menyebutkan bahwa keuntungan-keuntungan yang
diperoleh dari penerapan manajemen kearsipan bagi Organisasi adalah:
A. Pengambilan informasi menjadi lebih cepat
B. Catatan hilang atau salah jarang terjadi
C. Kepatuhan dengan persyaratan retensi hukum
D. Pengurangan belanja peralatan dan perlengkapan
E. Kontrol atas penciptaan catatan baru
F. Perlindungan catatan penting
3.1.4. Penyimpanan Arsip
Firdaus (2010) menyebutkan bahwa dalam penyimpanan arsip, terdapat
enam sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan dalam pengelolaan arsip :
A.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor
B.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad
C.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad nomor
D.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok masalah
E.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan lokasi/wilayah
F. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal, baik tanggal terima arsip atau
tanggal dibuatnya arsip tersebut.
Firdaus (2010) menyebutkan bahwa sejalan dengan perkembangan TI,
telah banyak software yang berkaitan dengan pengelolaan arsip (tata arsip) secara
elektronik. Dalam Departemen TI terdapat bagian-bagian untuk pengelolaan
data-data atau file-file yang ada dalam organisasi dengan menggunakan TI (software
komputer yang berkaitan dengan database) supaya data yang ada dapat digunakan
secara optimal. Bagian departemen TI yang berkaitan dengan tata arsip :
A.Administrasi Database/Database Administrator (DBA) : Bertanggung jawab
atas perancangan, disain, manajemen dan penyelenggaraan database demi
memenuhi kehendak pengguna.
B.Programmer dan Sistem Analis: Bertanggung jawab atas mendesain dan
memprogram suatu sistem berkaitan dengan akses pengguna terhadap
database.
3.2. Konsep Dasar Sistem
Kendall (2013) menyebutkan bahwa sistem adalah serangkaian subsistem
yang saling terkait dan tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang sudah di tetapkan sebelumnya.
Berdasarkan pendapat yang telah di kemukakan diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau
komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan
bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.2.1.Elemen Sistem
Kendall (2013) menyebutkan bahwa ada beberapa elemen yang membentuk
dan umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen
yang membentuk sebuah sistem :
A. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa
tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan antara satu
sistem dengan sistem yang lain berbeda.
B. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang
berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.Contoh masukan yang
berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah
informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
C. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari
masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya berupa
informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna.
D. Keluaran.
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi,
keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
E. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
lingkup, atau kemampuan sistem. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi
atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem.
F. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini
digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah
untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
G. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.Lingkungan
bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau
menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus
ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem,
sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu
terhadap kelangsungan hidup sistem.
3.2.2.Karakteristik Sistem
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa suatu sistem mempunyai
karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:
A.Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau
subsistem-subsistem.
B.Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary).
C.Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
D.Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
3.3. Konsep Dasar Informasi
Raymond Mcleod (2006) menyebutkan bahwa definisi dari informasi
adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang
menerimanya. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat
ini atau mendatang. Secara umum informasi dapat di definisikan sebagai hasil
pengolahan data dalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
penerimannya.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih
mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data
diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat
sejumlah data kembali. Fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :
3.3.1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai.
3.3.2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan
pemakai
3.3.3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.
Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan,
3.3.1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
bias atau menyesatkan.
3.3.2. Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
3.3.3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda
Nilai Informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi
biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
Umur informasi, kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai
atau arti bagi penggunanya. Ada condition information (mengacu pada titik waktu
tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu
range waktu).
3.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa sistem
informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa masukan atau
input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Termasuk juga
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang
dapat berupa dokumen-dokumen dasar
3.4.2. Blok Model
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa blok ini
terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.4.3. Blok Keluaran
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa produk dari
sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua
pemakai sistem.
3.4.4. Blok Teknologi
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa teknologi
merupakan alat dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima
input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari system secara
keseluruhan.
3.4.5. Blok Basis Data
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa basis data
merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu dengan yang
untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan
penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan
sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis
data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data
diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang
disebut dengan DBMS (Database Management Systems).
3.4.6. Blok Kendali
Turban, McLean, dan Wetherbe (2005) menyebutkan bahwa beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.5. System Flow
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa system flowchart dapat
didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan
dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
Gambar 2.2. System Flowchart (Sumber: http://sdd-hsc-online.wikispaces.com/Modelling+Tools+-+System+Flowcharts)
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau
komputer
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan
3. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
4. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer
5. Simbol penghubung di dalam halaman
Menunjukkan penghubung ke halaman yang sama
6. Simbol penghubung di lain halaman
Menunjukkan penghubung ke beda halaman
7. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan
8. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.6. Data Flow Diagram (DFD)
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa Data Flow Diagram (DFD) adalah
data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem
secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan
sistem yang sedang berjalan logis.
3.6.1. Simbol yang digunakan dalam membuat DFD
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa simbol-simbol yang digunakan di
dalam membuat suatu DFD yaitu:
A. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan input atau menerima output dari sistem.
B. Arus Data
Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar.
Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk
sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data ini ditunjukkan dengan simbol
panah.
C. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
D. Simpan data
1. Suatu file atau database di sistem komputer
2. Suatu arsip atau catatan manual
3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang
4. Suatu tabel acuan manual
5. Suatu agenda atau buku
3.6.2. Level DFD
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa level yang ada di dalam suatu DFD
yaitu:
A. Diagram Konteks
Menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses
yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD
dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada
diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram
ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk
diciptakan.
B. Diagram Nol (diagram level-1)
Merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil
yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram
Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
C. Diagram Rinci
Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam
3.6.3. Fungsi DFD
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa fungsi dari Data Flow Diagram
(DFD) dianataranya yaitu:
A. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
B. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting
dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata
lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan
hanya pada fungsi sistem.
C. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran
analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh
profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
3.7. Sistem Basis Data
3.7.1. Konsep Dasar Basis Data
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa basis data (database) merupakan
kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di
perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
A. Jenis File Basis Data
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa jenis file basis data sebagai berikut:
1. File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan
menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
2. File Transaksi
File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang
terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data tambahan pada tiap
transaksi.
3. File Tabel
File tabel merupakan file permanen yang memuat data referensi yang
diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file master atau untuk
membuat suatu output.
4. File Laporan
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk menyimpan output
yang belum dicetak.
B. Fase Merancang Basis Data
Jogiyanto (2009) menyebutkan bahwa fase merancang basis data diuraikan
sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan Menganalisis
b. Analisis lingkungan operasi dan pemprosesan data
c. Daftar pertanyaan dan wawancara.
2. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema untuk basis data
yang tergantung pada sebuah DBMS (Database Management System).
3. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya : faktor teknik,
ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor teknik : keberadaan DBMS
(Relation, Network, Hierarchical, dan lain-lain), struktur penyimpanan dan jalur
akses yang mendukung DBMS, pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama lain
dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang telah terbiasa dengan suatu
sistem, dan tersedianya layanan penjual.
4. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data)
5. Merancang Basis Data secara Fisik
Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih
struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file basis data untuk mencapai
performa terbaik di berbagai aplikasi.
6. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode program
dengan perintah embedded DML (Data Manipulation Language).
Waliyanto (2000) menyebutkan bahwa sistem basis data adalah suatu
sistem menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk
menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal
yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara
menyajikan data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan
data. Model yang akan dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship
Model. Model Entity Relationship adalah representasi logika dari data pada suatu
34
Deskripsi Pekerjaan
Berdasarkan hasil pengamatan dan observasi yang dilakukan pada fungsi TS
Pertamina MOR V, didapat sebuah permasalahan yaitu lambatnya proses
pengarsipan dokumen (filing system) serta peminjaman dan pengembalian
dokumen. Proses tersebut masih dilakukan secara manual dan belum adanya
proses rekap data terhadap data dokumen serta data peminjaman dokumen. Proses
tersebut dapat mengakibatkan lambatnya proses pengarsipan dokumen yang ada
pada fungsi TS Pertamina MOR V. Dalam proses penyelesaian masalah yang ada
pada fungsi TS Pertamina MOR V dibutuhkan beberapa langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis sistem
2. Mendesain sistem
3. Mengimplementasikan sistem
4. Melakukan pembahasan terhadap implementasi sistem
Langkah-langkah di atas dilakukan untuk dapat menemukan solusi terhadap
permasalahan yang ada pada fungsi TS Pertamina MOR V. Penjabaran dari
langkah-langkah diatas adalah sebagai berikut.
4.1. Analisis Sistem
Menganalisis sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru.
Dalam langkah ini harus dilakukan analisis terhadap permasalahan yang ada di
dalam TS MOR V khususnya mengenai proses pengarsipan dokumen, proses
sistem yang baru, terlebih dahulu harus mengetahui alur transaksi yang masih
digunakan sampai saat ini.
Proses pengarsipan dokumen di dalam TS MOR V diawali dengan
memasukkan dokumen ke dalam rak di ruang arsip. Dokumen yang baru masuk
akan dikelompokkan menjadi 3 jenis yaitu pengadaan barang (investasi),
pengadaan barang (operasional), dan pengadaan jasa. Di dalam ruang arsip
terdapat 5 rak. Rak 1 berisi dokumen yang berkaitan dengan pengadaan barang
(investasi), rak 2 dan 3 berisi dokumen yang berkaitan dengan pengadaan barang
(operasional), rak 4 berisi dokumen yang berkaitan dengan pengadaan jasa, dan
rak 5 berisi dokumen yang berusia lebih dari 3 tahun.
Proses peminjaman dokumen di dalam TS MOR V diawali dengan
menanyakan dokumen yang dimaksud ke sekretaris. Sekretaris akan
mengambilkan dokumen yang dimaksud oleh karyawan ke dalam ruang arsip.
Setelah dokumen yang dimaksud tersebut diambil oleh sekretaris, sekretaris akan
menyerahkan dokumen tersebut kepada karyawan dengan syarat menyerahkan
fotokopi kartu tanda pengenal.
Proses pengembalian dokumen pada TS MOR V diawali dengan penyerahan
dokumen oleh karyawan kepada sekretaris. Setelah itu sekretaris akan
mengembalikannya ke dalam ruang arsip dan melihat jenis dari dokumen yang
dikembalikan untuk diletakkan ke dalam rak sesuai jenis dari dokumen yang
4.2. Perancangan Sistem
Setelah melakukan analisis sistem dengan melakukan observasi pada fungsi
TS MOR V, tahap selanjutnya adalah perancangan sistem. Di dalam tahap
perancangan sistem dijelaskan sistem baru terkait proses filing system pada fungsi
TS Pertamina MOR V. Dalam melakukan perancangan sistem tersebut ada
beberapa langkah yang harus dilalui terlebih dahulu, yaitu melakukan desain
sistem secara terstruktur dengan cara menyusun:
1. System Flow
2. Context Diagram
3. Himpunan Input Proses Output (HIPO)
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. Struktur basis data dan tabel
7. Desain Input Output
4.2.1 System Flow
System Flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara menyeluruh
dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang terdapat di
A. System Flow Login
Mengecek hak akses Karyawan
Sesuai?
Gambar 4.1. Sysflow Login
Objective : untuk masuk ke dalam aplikasi pengarsipan
Input : user ID dan password karyawan
Proses : mengecek hak akses karyawan masuk ke aplikasi
pengarsipan
Output : form sesuai hak akses karyawan
B. System Flow Mengelola Data Master
1. Mengubah Password Karyawan
Mengubah Password Karyawan
Objective : untuk mengubah password karyawan
Input : password karyawan lama dan password baru
Proses : mengubah password karyawan menjadi baru
Output : password karyawan berubah
Actor : Administrator atau Pengguna
Asumsi dan Constraint : password baru berlaku sampai karyawan
mengubah password lagi
2. Menambah Data Master Rak
Menambah data master rak
Objective : untuk menambah data pada tabel rak
Input : kelengkapan data rak
Proses : menyimpan data rak baru pada tabel rak
Output : data pada tabel rak bertambah
Actor : Administrator
3. Mengubah Data Master Rak
Mengubah data master rak
Klik data yang akan diubah pada data
Objective : untuk mengubah data pada tabel rak
Input : data rak yang ada di dalam tabel rak
Proses : mengubah data rak pada tabel
Output : data pada tabel rak berubah
Actor : Administrator
4. Menambah Data Master Dokumen
Menambah data master dokumen
Gambar 4.5. Sysflow Menambah Data Dokumen
Objective : untuk menambah data pada tabel dokumen
Input : kelengkapan data dokumen
Proses : menyimpan data dokumen baru pada tabel
Output : data pada tabel dokumen bertambah
5. Mengubah Data Master Dokumen
Klik data yang akan diubah pada data Pencarian dokumen Menampilkan field
dokumen
Objective : untuk mengubah data pada tabel dokumen
Input : data dokumen yang akan diubah
Proses : mengubah data dokumen pada tabel
Output : data pada tabel dokumen berubah
Actor : Administrator
C. System Flow Mencatat Transaksi Peminjaman
1. Mencatat transaksi peminjaman
Transaksi Peminjaman peminjam pada field
tersedia
Objective : untuk mencatat transaksi peminjaman dokumen
Input : data dokumen yang dipinjam dan data karyawan
yang meminjam
Proses : menyimpan transaksi peminjaman ke dalam tabel
Output : transaksi peminjaman berhasil dilakukan
Actor : Pengguna
Asumsi dan Constraint : Keterlambatan tidak diperhitungkan
2. Mencatat transaksi pengembalian
Transaksi Pengembalian
Objective : untuk mencatat transaksi pengembalian dokumen
Input : data dokumen yang dikembalikan
Proses : perubahan status dokumen menjadi ‘Ada’
Output : transaksi pengembalian berhasil dilakukan
Actor : Pengguna
D. System Flow Membuat Laporan
1. System Flow membuat laporan Transaksi Peminjaman
Membuat laporan transaksi peminjaman
Objective : untuk membuat laporan transaksi peminjaman
Input : parameter tanggal
Proses : pembuatan laporan transaksi peminjaman berdasarkan
parameter tanggal
Output : laporan transaksi peminjaman
Actor : Pengguna
2. System Flow membuat laporan dokumen belum kembali
Membuat laporan dokumen belum kembali
Pengguna Sistem
Objective : untuk membuat laporan dokumen yang belum
dikembalikan
Input : parameter tanggal
Proses : pembuatan laporan dokumen belum kembali berdasarkan
parameter tanggal
Output : laporan dokumen belum kembali
Actor : Pengguna
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD yaitu bagan yang memiliki arus data dalam suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika.
A. Context Diagram
Context Diagram pada aplikasi filing system ini terdiri atas 2 external entity
yaitu administrator dan pengguna. External entity tersebut memberikan suatu
informasi ubah dokumen informasi dokumen
mengubah data dokumen
menambah data dokumen
informasi log in admin
user id dan password admin
informasi ubah data rak informasi data rak
mengubah data rak
menambah data rak
informasi log in peng g una
user id dan password peng g una
informasi laporan informasi ubah data peng g una
informasi data peng g una
ubah password karyawan
mengubah data pengg una validasi data peng g una
0
peng arsipan
+
administrator
peng guna
Gambar 4.11. Context Diagram Aplikasi Pengarsipan
B. Himpunan Input Proses Output (HIPO)
HIPO merupakan suatu bagan yang di dalamnya menjelaskan suatu aliran
sistem dan struktu menu yang digunakan dalam suatu sistem. Dengan bagan HIPO
dapat memberikan kemudahan dalam memahami fungsi-fungsi yang ada pada
sistem. Dalam perancangan diagram jenjang aplikasi filing system ini terdiri dari 3
level dalam hierarki diagram yaitu:
1. Top Level
Top Level merupakan level atau herarki utama tentang sistem yang
2. Level Kedua
Level Kedua merupakan subproses dari Top Level sebelumnya meliputi
mengecek hak akses, mengelola data master, mencatat transaksi, dan membuat
laporan.
3. Level Ketiga
Level Ketiga merupakan subproses dari level kedua yang menjelaskan level
kedua secara lebih rinci.
4. Level Keempat
Level Keempat merupakan subproses dari level ketiga yang menjelaskan
level ketiga secara lebih rinci.
Untuk lebih jelas penjabaran dari HIPO aplikasi Filing System dapat dilihat
pada gambar 4.12.
0
Aplikasi Filing System TS MOR V
1
C. DFD level 0
DFD level 0 pada aplikasi ini mempunyai 4 proses utama yaitu mengecek
hak akses, mengelola data master, mencatat transaksi, dan membuat laporan. pada
DFD level 0 ini terdapat 5 data stores. Pada DFD level 0 yang terdapat pada
informasi dat a peminjaman keluar
informasi dat a karyawan keluar user id dan password pengguna
informasi login pengguna
informasi login admin
user id dan password admin
informasi dat a rak keluar informasi dat a rak masuk
informasi dat a rak masuk
informasi dat a rak keluar informasi dat a rak keluar
informasi dokumen masuk informasi dokumen masuk
informasi dokumen keluar
informasi dokumen keluar
informasi dat a karyawan keluar informasi dat a karyawan masuk
informasi dokumen
informasi ubah dat a pengguna informasi ubah dat a rak
informasi dat a rak informasi hak akses karyawan keluar
informasi dokumen masuk informasi dat a dokumen keluar
informasi dat a karyawan keluar
informasi det ail peminjaman keluar informasi dokumen keluar
informasi det ail peminjaman masuk
informasi peminjaman masuk
informasi hak akses admin untuk mengubah data master dokumen informasi hak akses admin untuk menambah data master dokumen informasi hak akses admin untuk mengubah data master rak informasi hak akses admin untuk menambah data master rak informasi hak akses admin untuk ubah password karyawan informasi hak akses admin untuk validasi data master pengguna
administrator
D. DFD level 1 proses mengecek hak akses
DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses mengecek
hak akses. Penjabaran proses pada proses mengecek hak akses yaitu mengecek
hak akses pengguna dan menampilkan form sesuai hak akses. DFD level 1 ini
memiliki 2 external entities yaitu administrator dan pengguna yang terdapat pada
gambar 4.14. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu karyawan.
Gambar 4.14. DFD level 1 proses mengecek hak akses
E. DFD level 1 proses mengelola data master
DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses mengelola
data master. Penjabaran proses pada proses mengelola data master yaitu
mengelola data master pengguna, mengelola data master rak, dan mengelola data
master dokumen. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities yaitu administrator
yang terdapat pada gambar 4.15. Di dalam DFD level 1 ini juga terdapat 3 data
store yaitu karyawan, rak, dan dokumen. [user id dan password peng guna]
[user id dan password admin]
[informasi hak akses karyawan keluar]
informasi hak akses peng g una
[informasi hak akses peng guna]
[informasi hak akses peng guna]
[informasi hak akses peng guna]
[informasi hak akses admin untuk meng ubah data dokumen] [informasi hak akses admin untuk menambah data dokumen]
[informasi hak akses admin untuk meng ubah data rak] [informasi hak akses admin untuk menambah data master rak] [informasi hak akses admin untuk ubah password karyawan]
[informasi hak akses admin untuk validasi data peng guna] [informasi login peng guna]
menampilkan form sesuai hak akses
Gambar 4.15. DFD level 1 proses mengelola data master
F. DFD level 1 proses mencatat transaksi
DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses mencatat
transaksi. Penjabaran proses pada proses mencatat transaksi yaitu mencatat
transaksi peminjaman dan mencatat transaksi pengembalian. DFD level 1 ini
memiliki 1 external entities yaitu penggguna yang terdapat pada gambar 4.16. Di
dalam DFD level 1 ini juga terdapat 4 data store yaitu karyawan, peminjaman,
detail peminjaman, dan dokumen.
[informasi data karyawan keluar]
[meng ubah data peng g una] [informasi data peng guna]
[informasi ubah data peng guna]
[informasi dokumen keluar] [informasi hak akses admin untuk meng ubah data dokumen]
[informasi hak akses admin untuk menambah data dokumen]
[informasi data rak keluar] [informasi hak akses admin untuk menambah data master rak]
[informasi hak akses admin untuk meng ubah data rak]
[validasi data peng guna] [informasi hak akses admin untuk ubah password karyawan]
[informasi hak akses admin untuk validasi data peng guna]
Gambar 4.16. DFD level 1 proses mencatat transaksi
G. DFD level 1 proses membuat laporan
DFD level 1 ini merupakan penjabaran dari DFD level 0 proses membuat
laporan. Penjabaran proses pada proses membuat laporan yaitu mencatat
parameter dan menampilkan laporan. DFD level 1 ini memiliki 1 external entities
yaitu pengguna yang terdapat pada gambar 4.17. Di dalam DFD level 1 ini juga
terdapat 3 data store yaitu karyawan, peminjaman, dan dokumen.
[informasi dokumen masuk]
[informasi hak akses peng guna] [melakukan transaksi peng embalian]
[informasi data karyawan keluar]
[informasi dokumen keluar]
[informasi detail peminjaman masuk] [informasi peminjaman masuk]
Gambar 4.17. DFD level 1 proses membuat laporan
H. DFD level 2 proses mengelola data master pengguna
DFD level 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 2 proses mengelola
data master. Penjabaran proses pada proses ubah password karyawan yaitu
validasi data master pengguna, dan mengubah password pengguna. DFD level 2
ini memiliki 1 external entities yaitu admin yang terdapat pada gambar 4.18. Di
dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu karyawan.
Gambar 4.18. DFD level 2 proses mengelola data master pengguna
[informasi laporan]
[informasi hak aks es peng guna] mengecek hak akses
[informasi data karyawan masuk] [ubah pas sword karyawan]
[informasi data karyawan keluar]
[informasi ubah data peng guna] [informasi data peng guna]
[validasi data peng guna]
informas i data peng g una
[meng ubah data peng g una] [informasi hak aks es admin untuk ubah pas sword karyawan]
I. DFD level 2 proses mengelola data master rak
DFD level 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 2 proses mengelola
data master. Penjabaran proses pada proses mengelola data master rak yaitu
menambah data master rak, dan mengubah data master rak. DFD level 2 ini
memiliki 1 external entities yaitu admin yang terdapat pada gambar 4.19. Di
dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu rak.
Gambar 4.19. DFD level 2 proses mengelola data master rak
J. DFD level 2 proses mengelola data master dokumen
DFD level 2 ini merupakan penjabaran dari DFD level 2 proses mengelola
data master. Penjabaran proses pada proses mengelola data master dokumen yaitu
menambah data master dokumen, dan mengubah data master dokumen. DFD level
2 ini memiliki 1 external entities yaitu admin yang terdapat pada gambar 4.20. Di
dalam DFD level 1 ini juga terdapat 1 data store yaitu dokumen.
[informasi data rak mas uk] [informasi data rak mas uk]
[informasi data rak keluar]
[informasi hak aks es admin untuk mengubah data master rak] [menambah data rak]
Gambar 4.20. DFD level 2 proses mengelola data master dokumen
4.2.3 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang akan
digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat berupa
Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk merepresentasikan model data
yang ada pada sistem dimana terdapat entity dan relationship.
[informasi dokumen mas uk]
[informasi dokumen keluar]
[informasi dokumen mas uk] [meng ubah data dokumen]
[menambah data dokumen] [informasi dokumen]
[informasi hak aks es admin untuk mengubah data master dokumen] informas i data dokumen
[informasi ubah dokumen] [informasi data rak keluar]
[informasi dokumen keluar]
A. Conceptual Data Model (CDM)
CDM ini terdiri dari 4 entity yaitu rak, karyawan, dokumen, dan
peminjaman. Di dalam CDM ini terdiri dari 3 relationship yaitu melakukan,
berupa, dan terletak. Relationship melakukan memiliki kardinalitas one to many.
Relationship berupa memiliki kardinalitas many to many. Relationship terletak
memiliki kardinalitas many to one.
B. Physical Data Model (PDM)
PDM ini adalah hasil generate dari CDM aplikasi pengarsipan. Hasil dari
generate menghasilkan 5 tabel yaitu tabel rak, peminjaman, karyawan, detail
peminjaman, dan dokumen. Tabel detail peminjaman adalah hasil generate dari
relasi antara tabel peminjaman dan tabel dokumen.
Gambar 4.22. PDM Aplikasi Pengarsipan
4.2.4 Struktur Basis Data dan Tabel
Untuk mempermudah pengelolaan file basis data, digunakan Microsoft SQL
A. Tabel Rak
Nama Tabel : rak
Fungsi : menyimpan data rak
Primary Key : ID_RAK
Foreign Key : -
Tabel 4.1. Struktur Tabel Rak
Field Name Type Field Size Description
Id_rak varchar 5 Id rak
No_rak varchar 5 Nomor rak
Nama_rak varchar 10 Nama rak
kuota Int - Kuota per rak
B. Tabel Dokumen
Nama Tabel : dokumen
Fungsi : menyimpan data dokumen
Primary Key : ID_DOKUMEN
Foreign Key : ID_RAK
Tabel 4.2. Struktur Tabel Dokumen
Field Name Type Field Size Description
Id_dokumen int - Id dokumen
id_rak varchar 5 id rak
pekerjaan varchar 100 Nama dokumen
tahun varchar 5 Tahun dokumen
Status_arsip varchar max Status arsip dokumen
Jenis varchar max Jenis dokumen
C. Tabel Karyawan
Nama Tabel : karyawan
Fungsi : menyimpan data karyawan
Primary Key : no_urut
Foreign Key : -
Tabel 4.3. Struktur Tabel Karyawan
Field Name Type Field Size Description
No_urut varchar 10 Nomor urut karyawan
Nama_karyawan varchar 10 Nama karyawan
No_telepon varchar 12 Nomor telepon karyawan
alamat varchar 30 Alamat karyawan
Status_hak_akses varchar 10 Status hak akses aplikasi
password varchar 50 Password untuk aplikasi
jabatan varchar 50
Jabatan karyawan dalam
aplikasi
User_id varchar max
User id karyawan untuk
D. Tabel Peminjaman
Nama Tabel : peminjaman
Fungsi : menyimpan data peminjaman dokumen
Primary Key : ID_PINJAM
Foreign Key : no_urut
Tabel 4.4. Struktur Tabel Peminjaman
Field Name Type Field Size Description
Id_pinjam int - Id peminjaman
No_urut varchar 10 Nomor urut karyawan
Tgl_pinjam date -
Tanggal pinjam
dokumen
Tgl_kembali date -
Tanggal kembali
dokumen
E. Tabel Detail Peminjaman
Nama Tabel : detail_peminjaman
Fungsi : menyimpan data detail peminjaman dokumen
Primary Key : id_pinjam, id_dokumen
Foreign Key : -
Tabel 4.5. Struktur Tabel Detail Peminjaman
Field Name Type Field Size Description
Id_pinjam int - Id pinjam dokumen
Id_dokumen int - Id dokumen
status varchar max Status pinjam
4.2.5 Desain Input atau Output
Desain input atau output merupakan rancangan input atau output berupa
form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengolahan data. Desain input atau output juga merupakan acuan pembuat
aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.
A. Desain Input
Desain input merupakan perancangan desain masukan dari pengguna
kepada sistem yang kemudian akan disimpan ke dalam database.
1. Form Login
Form login ini berfungsi untuk pengamanan dalam penggunaan aplikasi dan
memberikan tingkatan hak akses kepada user tertentu. Gambar desain form login
dapat dilihat pada gambar 4.23.
a. TextBox1
Karyawan memasukkan user ID ke dalam TextBox1 agar dapat masuk ke
dalam aplikasi filing system.
b. TextBox2
Karyawan memasukkan password ke dalam TextBox2 agar dapat masuk ke
c. Button1
Karyawan diharuskan untuk mengklik Button1 yaitu login untuk masuk ke
dalam aplikasi filing system.
d. Button2
Karyawan mengklik Button2 untuk menghapus seluruh TextBox di dalam
form login.
Gambar 4.23. Desain Graphical User Interface (GUI) Login
2. Form Master Rak
Form master rak ini berfungsi untuk menambah data pada master rak dan
mengubah data pada data yang terdapat dalam tabel rak. Gambar desain form
master rak dapat dilihat pada gambar 4.24.
a. TextBox1
Karyawan memasukkan ID rak ke dalam TextBox1 agar dapat
menambahkan data master rak ke dalam aplikasi filing system.
b. TextBox2
Karyawan memasukkan nomor rak ke dalam TextBox2 agar dapat
menambahkan data master rak ke dalam aplikasi filing system.
c. TextBox3
Karyawan memasukkan nama rak ke dalam TextBox3 agar dapat
