Membangun Aplikasi Dokumen Elektronik Di Yayasan Kesehatan Telkom Bandung

(1)

1 1.1. Latar Belakang Penelitian

Yayasan Kesehatan TELKOM (YAKES-TELKOM) merupakan unit usaha

pendukung yang terpisah dari TELKOM yang mengelola kesehatan untuk

karyawan, pensiunan beserta keluarga, baik di divisi regional, divisi support dan

beberapa anak perusahaan TELKOM. Tugas dari Yayasan Kesehatan TELKOM

ini meliputi perencanaan, pengendalian dan pemeliharaan kesehatan karyawan,

pensiunan dan keluarganya (kesehatan umum, gigi dan mulut, pengurusan

peralatan kesehatan), penyelenggaraan poliklinik di kantor pusat, penyuluhan,

promotif phisik dan hygiene perusahaan dan keselamatan kerja.

Ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan kesejahteraan karyawan

TELKOM tersebut tertuang dalam keputusan Direksi yang tercetak dalam

berkas-berkas penting di Yayasan Kesehatan TELKOM (YAKES-TELKOM) dan juga

yang tersimpan di komputer dalam format doc. Berkas-berkas ini sering kali dipakai sebagai salah satu dokumen penting yang menunjang dalam sebuah

pengambilan keputusan ataupun untuk keperluan lainnya. Masalah timbul ketika

jika rapat diadakan di luar kota dan berkas-berkas yang dibutuhkan tidak terbawa

atau tertinggal di kantor Yayasan Kesehatan TELKOM (YAKES-TELKOM).

Salah satu solusi yang dapat mengatasi permasalahan tersebut yaitu dengan

menyuruh rekan kerja atau bawahan mengirim dokumen tersebut lewat email. Namun cara seperti ini tidak menjamin keamanan dokumen tersebut. Isi dari

dokumen tersebut mungkin saja diubah oleh sang pengirim atau penerima

dokumen tersebut karena dokumen tersebut berupa dokumen dalam format doc

yang dapat diganti isinya dengan mudah dengan perangkat lunak Microsoft Word.

Atas dasar alasan tersebut penulis mencoba membuat sebuah aplikasi

(2)

yang dibutuhkan karyawan Yayasan Kesehatan TELKOM (YAKES-TELKOM)

sehingga membantu karyawan yang sedang dalam kondisi seperti yang telah

dijelaskan diatas. Dokumen yang didownload berupa file dalam bentuk pdf

sehingga dokumen tersebut tidak dapat diedit. Aplikasi ini berupa aplikasi

Dokumen Elektronik yang dapat menampilkan id dokumen dan fasilitas download

dokumen. Berdasarkan latar belakang diatas laporan Kerja Praktek ini diberi judul

”MEMBANGUN APLIKASI DOKUMEN ELEKTRONIK DI YAYASAN KESEHATAN TELKOM BANDUNG”.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Yayasan Kesehatan

TELKOM Bandung, maka dapat dirumuskan beberapa masalah diantaranya

sebagai berikut:

1. Instansi YAKES TELKOM harus mengimbangi perkembangan teknologi

demi tercapainya kinerja yang lebih baik

2. Sebuah media untuk memberi informasi kepada karyawan tentang dokumen

yang ada di perusahaan

3. Dapat memberikan akses dokumen dan fasilitas download dokumen kepada karyawan aktif sebagai penunjang pekerjaan yang dilakukan di luar

perusahaan.

1.3. Maksud dan Tujuan

1.3.1. Maksud

Berdasarkan permasalahan yang diteliti, maka maksud dari penelitian ini

adalah bagaimana membuat atau membangun aplikasi Dokumen Elektronik di

(3)

1.3.2. Tujuan

Tujuan pelaksanaan kerja praktek adalah:

a) Aplikasi Dokumen Elektronik yang dibangun dapat bermanfaat dan digunakan

oleh Yayasan Kesehatan TELKOM

b) User (dalam hal ini karyawan YAKES-TELKOM) dapat mengakses dan

mendownload dokumen pada Dokumen Elektronik ini.

c) Aplikasi ini dikelola oleh admin yang dapat melakukan tambah dokumen, edit dokumen dan hapus dokumen serta mengelola data member/user.

d) Super admin dapat mengelola (dalam hal ini menambah, ubah dan hapus data) data dokumen, data member dan data admin

1.4. Batasan Masalah

Pada aplikasi Dokumen Elektronik ini terdapat beberapa batasan masalah,

diantaranya sebagai berikut:

1. Pengguna aplikasi

a) Pengguna aplikasi yang pertama adalah administrator dengan level super

admin yang bertugas mengelola keseluruhan aplikasi Dokumen Elektronik ini

b) Pengguna aplikasi yang kedua adalah administrator dengan level admin

yang hanya bisa mengelola data dokumen dan data member.

c) Pengguna aplikasi yang ketiga adalah user yang dalam hal ini merupakan karyawan aktif di Yayasan Kesehatan TELKOM

2. Data yang diolah

a) Data dokumen

b) Data member

c) Data admin

(4)

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam membangun aplikasi Dokumen

Elektronik ini adalah:

a) Pembangunan website menggunakan Macromedia Dreamweaver 8

b) Database Server menggunakan MySQL

c) Menggunakan bahasa pemrograman PHP

d) WampServer 2.0

e) Domain dan hosting (optional)

5. Perangkat keras

a) Semua jenis PC yang memiliki koneksi jaringan LAN dan internet

b) Untuk administrator minimal Intel Pentium 4 HDD 80 GB, memori 512 MB dan memiliki koneksi jaringan LAN dan internet

6. Aplikasi ini hanya dapat diakses oleh karyawan Yayasan Kesehatan TELKOM

yang masih aktif

7. Jaringan

Untuk mengakses aplikasi Dokumen Elektronik ini diperlukan koneksi

jaringan intranet (VPN-IP & Dynamic Access) serta internet karena aplikasi

ini berbasis web.

1.5. Metode Penelitian

Dalam laporan kerja praktek ini dibutuhkan beberapa keterangan dan data.

Beberapa metoda yang digunakan oleh penulis dalam pengumpulan data adalah

sebagai berikut:

a) Observasi

Merupakan metode pengumpulan data dengan mengamati secara langsung

terhadap hal-hal yang dipelajari selama kerja praktek

b) Interview

Merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan

pertanyaan secara langsung kepada pihak-pihak yang mengetahui hal-hal yang

(5)

c) Studi kepustakaan

Merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara membaca

atau mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang menjadi

topik kerja praktek.

1.6. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika pembahasan makalah ini terdiri dari 4 bab, antara lain:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisikan latar belakang penelitian, perumusan masalah, maksud dan

tujuan, batasan-batasan masalah, metodologi penelitian serta sistematika

penulisannya.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan diuraikan sejarah instansi, logo instansi, badan hukum instansi,

struktur organisasi dan job description serta menjelaskan landasan teori.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang pembangunan aplikasi Dokumen Elektronik di

Yayasan Kesehatan TELKOM Bandung.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis memberikan kesimpulan dari pembangunan aplikasi

Dokumen Elektronik dan saran-saran yang dapat menjadikan masukan bagi

(6)

6

2.1. Profil Yayasan Kesehatan TELKOM

2.1.1. Sejarah YAKES TELKOM

YAKES TELKOM adalah organisasi pengelola dana kesehatan yang

mandiri dan terpercaya untuk memelihara kesehatan karyawan dan pensiuunan

TELKOM beserta keluarganya serta masyarakat.

Fasilitas kesehatan telah dinikmati oleh jajaran di lingkungan Post en

Telegraaf Dienst yang telah berdiri sejak tahun 1884. Pada saat itu, sebagai

pegawai negeri, maka apabila seorang karyawan dan keluarga sakit, mereka dapat

berobat ke rumah sakit. Dan pengobatan tersebut mendapat penggantian/ restitusi

dari pemerintah, yang proses restitusinya melalui unit kerja/ kantor

masing-masing.

Kondisi demikian terus berlangsung meski terjadi perubahan pada tahun

1906 menjadi Post, Teelegraaf en Telefoon Dienst, dulu disebut PTT Dienst. Dan

terus berlanjut ketika PTT Dienst ditetapkan sebagai Perusahaan Negara pada

tahun 1931. Demikian halnya ketika pemerintah menerbitkan PERPU nomor 240

tahun 1961 berubah menjadi PN Pos dan Telekomunikasi (PN POSTEL).

Lapangan usaha PN POSTEL ternyata berkembang dengan pesat, berdasarkan

Peraturan Pemerintah Nomor 29 dan 30 tahun 1965, PN Pos dan Telekomunikasi

dipecah menjadi PN Pos & Giro dan PN Telekomunikasi.

Dengan adanya pemisahan tersebut, maka dalam penanganan fasilitas

kesehatan karyawan dan keluarga, PN Telekomunikasi lebih dapat berkonsentrasi

untuk mengelola sendiri, agar para karyawan bila berobat dapat lebih efisien

dalam waktu dan tenaga, sehingga dapat bertugas dengan optimal. Pengelolaan

(7)

Surat Keputusan Menteri Perhubungan Republik Indonesia Nomor SK. 76/ U/

1969 tanggal 20 Desember 1969, dimana pengelolaan kesehatan di lingkungan PN

Telekomunikasi dilaksanakan oleh Seksi Kesehatan, dengan tugas utamanya adalah pengurusan klinik, pengobatan oleh dokter kontraktor, rumah obat

kontraktor dan penyelesaian tagihannya.

Pada masa-masa ini telah dirintis pembangunan poliklinik di Bandung,

yaitu poliklinik di Jalan Sentot Alibasyah, yang merupakan tempat untuk

melayani karyawan PN Telekomunikasi yang berdinas di kawasan Bandung

Utara, sedang untuk karyawan yang bertugas dan berdomisili di daerah Bandung

Selatan dilayani oleh poliklinik Jalan Tegalega. Kedua poliklinik dimaksud pada

saat itu berfungsi sebagai Poliklinik Pusat.

Mengingat begitu banyaknya karyawan yang harus dilayani, maka untuk

memudahkan pelayanan kesehatan dibentuklah beberapa poliklinik, yaitu

poliklinik di Jalan Kebonwaru untuk melayani karyawan yang dinas dan

berdomisili di wilayah Bandung Timur, poliklinik di Kompleks Kantor Telepon

Jalan Lembong untuk melayani karyawan di Kantor Telepon tersebut, poliklinik

di Kompleks Pemancar Dayeuhkolot berlokasi di Jalan Mohammad Toha dan

poliklinik di Kompleks Penerima Rancaekek berada di Jalan Raya Rancaekek.

Sejalan dengan proses penyempurnaan penggunaan sarana fasilitas

kesehatan di Bandung, secara bertahap dibangunlah poliklinik di wilayah.

Bermula dari poliklinik Jakarta, kemudian Surabaya, Medan, Semarang,

Makassar, Palembang, Banjarbaru, Denpasar, Padang, Jayapura dan Ambon.

Pada tahun 1983 status PN Telekomunikasi berubah menjadi Perusahaan

Umum Telekomunikasi (PERUMTEL) dan melalui Surat Keputusan Direksi

PERUMTEL Nomor : SK. 1046/ KKP.081/ PEG-33/ 85 tanggal 28 Juni 1985

tentang Uraian Tugas dan Fungsi Direktorat Personalia dan Tata Usaha

PERUMTEL yang merupakan penjabaran dari Keputusan MENPARPOSTEL

Nomor : KM. 29/ OT/ 001/ PPT-83 tanggal 24 Oktober 1983 tentang Struktur

(8)

kesehatan dilaksanakan oleh Bagian Kesehatan Pegawai (KESTEL), yang merupakan unit kerja di bawah Sub Direktorat Administrasi Kepegawaian

(SUBDITADPEG).

Tugas Bagian KESTEL ini lebih luas dari unit kesehatan sebelumnya,

yaitu meliputi perencanaan, pengendalian dan pemeliharaan kesehatan karyawan,

pensiunan dan keluarganya (kesehatan umum, gigi & mulut, pengurusan peralatan

kesehatan), penyelenggaraan poliklinik di Kantor Pusat, penuluhan, promotif

phisik dan hygiene perusahaan dan keselamatan kerja.

Pada periode ini pengelolaan fasilitas kesehatan lebih baik, hal ini ditandai

dengan adanya data administrasi kesehatan dari masing-masing keluarga telah

mulai ditangani dengan baik. Demikian juga kerjasama dengan mitra kerja seperti

: rumah sakit, apotik, laboratorium dan dokter spesialis sudah diatur dengan

Perjanjian Kerjasama (PKS). Hal ini tentunya jauh lebih baik dibanding periode

sebelumnya.

Sejalan dengan perubahan yang terjadi dalam tubuh PERUMTEL, maka

pada tanggal 7 September 1990 terbit KD. 10370/ KP.081/ PEG-34/ 90 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Personalia dan Tata Usaha. Pada masa ini

pengelolaan kesehatan berada dibawah naungan Sub Direktorat Administrasi

Kepegawaian dan ditangani langsung oleh Bagian Kesehatan dan Keselamatan Kerja, dengan tugas : merencanakan dan melaksanakan pelayanan kesehatan umum dan gigi, pembinaan kesehatan dan hygiene perusahaan, administrasi

umum dan pengawasan anggaran bagian serta mengembangkan kesehatan

lingkungan dan keselamatan kerja.

Pada tahun 1995, tepatnya pada 17 Juli 1995 merupakan tonggak sejarah

pendirian YAKES-TELKOM, karena pada agenda ke sepuluh Rapat Umum

Tahunan Pemegang Saham (RUPS) disetujui pemisahan pengelolaan dana

kesehatan karyawan dan pensiunan beserta keluarganya dari perusahaan dan

membentuk Yayasan pengelola dana kesehatan. Dalam RUPS tersebut juga

(9)

Konsekuensi dari TELKOM go public, terjadi perubahan besar dalam

pengelolaan fasilitas kesehatan bagi karyawan dan pensiunan beserta keluarganya.

Pada kesempatan tersebut, bertepatan dengan saat Initial Public Offering’s (IPO’s)

TELKOM menerbitkan prospectus. Dalam prospectus yang ditebitkan pada tahun

1995 itu, ditegaskan bahwa TELKOM telah menata kembali jaminan kesehatan

bagi pensiunan dan keluarganya, dimana jaminan kesehatan ini hanya diberikan

kepada pensiunan dan keluarganya bila mencapai masa kerja 20 tahun.

Sebagai unit usaha pendukung, maka Unit Pengelola Kesehatan terpisah

dari TELKOM, sehingga untuk mengelola layanan kesehatan ini maka

dibentuklah Yayasan Kesehatan Pegawai TELKOM dengan Keputusan Direksi

TELKOM no : KD. / PS. 160 / SEK-30 / 98 Tanggal 20 Januari 1998 tentang

Pembentukan Yayasan Kesehatan Pegawai TELKOM. Yayasan Kesehatan

Pegawai TELKOM (YAKES-TELKOM) merupakan entitas terpisah dari

TELKOM, didirikan pada tanggal 1 April 1998 dengan Akta Notaris DR. Wiratni

Ahmadi, SH no 47 tanggal 22 April 1998.

2.1.2. Logo Instansi

(10)

2.1.3. Badan Hukum Instansi

Sebagai unit usaha pendukung, maka Unit Pengelola Kesehatan terpisah

dari TELKOM, sehingga untuk mengelola layanan kesehatan ini maka

dibentuklah Yayasan Kesehatan Pegawai TELKOM dengan Keputusan Direksi

TELKOM nomor : KD. 2/ PS.160/ SEK-30/ 98 tanggal 20 Januari 1998 tentang

Pembentukan Yayasan Kesehatan Pegawai TELKOM. Yayasan Kesehatan

Pegawai TELKOM (YAKES-TELKOM) merupakan entitas terpisah dari

TELKOM, didirikan pada tanggal 1 April 1998 dengan Akta Notaris DR. Wiratni

Ahmadi, SH nomor 47 tanggal 22 April 1998.

2.1.4. Struktur Oragnisasi dan Job Description

Struktur organisasi merupakan landasan organisasi untuk menentukan

pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang secara jelas. Sehingga

koordinasi struktural dapat dilaksanakan dengan baik guna menunjang aktivitas

perusahaan.

(11)

Tugas dan fungsi organisasi suatu perusahaan bertujuan untuk

menjalankan suatu usaha dan juga untuk mengetahui tugas maupun tanggung

jawab dan setiap bagian dalam struktur tersebut, adapun urainannya sebagai

berikut:

a. Direktur adalah pimpinan eksekutif dalam pengelolaan yayasan kesehatan pegawai TELKOM yang bertanggung jawab kepada Pembina;

b. Kepala Bidang Umum adalah pimpinan yang diberi kewenangan dalam pengelolaan sumber daya bertanggung jawab kepada pengurus;

c. Kepala Bidang Keuangan adalah pimpinan yang diberi kewenangan dalam pengelolaan dan pelaporan keuangan Yayasan bertanggung jawab kepada

pengurus;

d. Kepala Bidang Pelayanan Kesehatan dan Kepersetaan adalah pimpinan yang diberikan kewenangan dalam pengelolaan pengembangan pelayanan

kesehatan dan kepesertaan bertanggung jawab kepada pengurus;

e. Kepala Bidang Investasi adalah pimpinan yang diberi kewenangan dalam pengelolaan investasi dan pengembangan usaha dan bertanggung jawab pada

pengurus;

f. Manager adalah pimpinan unit pelaksana kegiatan yang bertanggung jawab kepada kepala bidang yang membawahi;

g. Manager Pelayanan Kesehatan Area adalah pimpinan unit pelayanan kesehatan dalam pelayanan area tertentu yang bertanggung jawab kepada

Direktur Yayasan.

2.2. Landasan Teori

2.2.1. Intranet

Sebuah intranet adalah sebuah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol Internet (TCP/IP), untuk membagi informasi

rahasia perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.

Kadang-kadang, istilah intranet hanya merujuk kepada layanan yang terlihat,

(12)

sebuah jaringan haruslah memiliki beberapa komponen yang membangun

Internet, yakni protokol Internet (Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol

lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol Internet

lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang

sering digunakan.

Umumnya, sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah "versi pribadi

dari jaringan Internet", atau sebagai sebuah versi dari Internet yang dimiliki oleh

sebuah organisasi.

2.2.2. Pengenalan World Wide Web

Internet adalah sebuah solusi jaringan yang dapat menghubungkan

beberapa jaringan local yang ada pada suatu daerah, kota atau bahkan pada sebuah

Negara.

Untuk menghubungkan beberapa komputer sehingga menjadi sebuah

kelompok jaringan, Kita membutuhkan suatu media penghubung yang bernama

TCP/IP, yaitu sebuah protokol yang mengidentifikasi sebuah komputer yang terhubung di dalam jaringan. TCP/IP memiliki teknik mengidentifikasi dengan menggunakan penomoran yang dinamakan Nomor IP/IP address (Internet

Protocol Address).Dengan menggunakan nomor ini sebuah komputer dapat

terhubung dengan komputer lain dalam sebuah jaringan atau dalam jaringan

global yang disebut internet.

2.2.3. Pengantar PHP

Menurut dokumen resmi PHP, PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server. Hasilnyalah yang dikirimkan ke klien, tempat pemakai menggunakan

(13)

Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya, ia

dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Misalnya, anda

bisa menampilkan isi database ke halaman Web. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip sepert ASP (Active Server Page), Cold Fusion ataupun Perl.

Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Lerdorf membuat sejumlah skrip

Perl yang dapat mengamati siapa saja yang melihat daftar riwayat hidupnya, yakni pada tahun 1994. Skrip-skrip ini selanjutnya dikemas menjadi tool yang disebut “Personal Home Page”. Paket inilah yang menjadi cikal bakal PHP. Pada tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/F1 Versi 2. Pada versi inilah pemrograman

dapat menempelkan kode terstruktur di dalam tag HTML. Yang menarik, kode

PHP juga bisa berkomunikasi dengan database dan melakukan perhitungan yang kompleks.

Pada awalnya, PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan web server

Apache. Namun, belakangan PHP juga dapat bekerja dengan web server seperti PWS server. Pada saat ini, PHP cukup popular sebagai piranti pemrograman Web, terutama di lingkungan Linux. Walaupun demikina PHP sebenarnya juga dapat

berfungsi pada server-server berbasis UNIX, Windows NT dan Macintosh, bahkan versi untuk Windows 95/98 pun tersedia.

2.2.4. Konsep Kerja PHP

Skrip PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Sebagaimana

diketahui, HTML (HyperText Markup Language) adalah bahasa standar untuk membuat halaman-halaman Web. Model kerja HTML diawali dengan permintaan

suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari

web server, mengidentifikasi halaman-halaman yang dikendaki, dan

(14)

Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang diminta dan memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan isinya segera melakukan proses penerjemahan kode HTML dan menampilkannya ke layar

pemakai.

Bagaimana halnya kalau yang diminta adalahh sebuah halaman PHP?

Prinsipnya serupa dengan kode HTML. Hanya saja, ketika berkas PHP yang

diminta didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke

web server. Selanjutnya web server menyampaikan ke klien.

2.2.5. PHP dan Database

Sebuah database adalah sebuah struktur yang umumnya dikategorikan

dalam 2 hal: sebuah database flat dan sebuah database relasional lebih disukai karena lebih masuk akal dibandingkan database flat. Nah, MySQL adalah sebuah database relasional. Pada database yang memiliki struktur relasional. Ada

table-tabel yang menyimpan data. Setiap table terdiri dari kolom dan baris. Sebuah

kolom mendefinisikan jenis informasi apa yang akan disimpan. Informasi tersebut

memerlukan kolom khusus bagi setiap jenis informasi yang ingin akan disimpan

(misalnya umur, tinggi, berat, alamat). Jika kolom mendefinisikan jenis informasi

apa yang akan disimpan, maka sebuah baris adalah data aktual yang disimpan.

Setiap baris dari table adalah masukan dari tabel tersebut dan berisi nilai-nilai

untuk setiap tabel kolom tersebut. Contoh masukannya adalah Bambang: umur 40

tahun, 65 kg dan 160 cm). Salah satu kelebihan dari PHP adalah mampu

berkomunikasi dengan berbagai database yang terkenal. Dengan demikian, menampilkan data yang bersifat dinamis yang diambil dari database, merupakan hal yang mudah untuk diimplementasikan. Itulah sebabnya sering dikatakan

(15)

Pada saat ini PHP sudah dapat berkomunikasi dengan berbagai database

meskipun dengan kelengkapan yang berbeda-beda. Beberapa diantaranya adalah:

1. dBase (dBase III+, Visual dBase, Visual Fox Pro dan semacamnya

2. DBM

MySQL adalahsebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL atau DBMS yang multithread,multi-user dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis

dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual

dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok

dengan penggunaan GPL. Tidak sama dengan proyek-proyek seperti Apache,

dimana perangkat lunak dikembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta

untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL dimiliki dan

disponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia MySQL AB, dimana

memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia

(16)

MysQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

1. Portabilitas. MySQL dapat berjalaan stabil pada berbagai sistem operasi seperti

Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga dan masih banyak lagi.

2. Open Source. MySQL didistribusikan secara open source, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara Cuma-Cuma.

3. Multiuser. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.

4. Performance tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak

SQL persatuan waktu.

5. Jenis Kolom. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti

signed / unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp dan lain-lain.

6. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).

7. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level

subnetmask, nama host dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.

8. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (record) lebih dari 50 juta dan 60 juta table serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung

mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.

9. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protocol TPC/IP, Unix soket (UNIX) atau Named Pipes (NT).

10.Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa

(17)

11.Antar Muka. MySQL memiliki interface (antarmuka) terhadap berbagai

aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API

(Application Programing Interface).

12.Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data dan pada setiap peralatan yang

ada disertakan petunjuk online.

13.Struktur table. MySQL memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam

menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam

PostgreSQL ataupun Oracle.

MySQL sangat popular dalam aplikasi web seperti MediaWiki (perangakat

lunak yang dipakai Wikipedia dan proyek-proyek sejenis) dan PHP-Nuke dan berfungsi sebagai komponen basis data dalam LAMP. Popularitas sebagai aplikasi

web dikarenakannya kedekatannya dengan popularitas PHP, sehingga seringkali

disebut sebagai Dynamic Duo.

Untuk melakukan administrasi dalam basis data MySQL, dapat menggunakan modul yang sudah termasuk yaitu command-line (perintah MySQL

(18)

18 3.1. Jadwal Kerja Praktek

3.1.1. Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Dilaksanakan mulai Agustus 2010 sampai September 2010, hari senin

sampai jumat mulai pukul 09.00 sampai pukul 15.00 wib.

3.1.2. Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek

Bertempat di Ruang IT (Sekretariat dan SISFO), Yayasan Kesehatan

Pegawai TELKOM (YAKES-TELKOM) Pusat , jalan. Cisanggarung No. 2

Bandung.

3.1.3. Jenis Kegiatan Selama Kerja Praktek

Selama kerja praktek yang dilakukan adalah menganalisis dan membangun

Aplikasi Dokumen Elektronik di YAKES-TELKOM.

3.2. Cara/Teknik Kerja Praktek

Adapun cara/teknik penulis dalam menyelesaikan tugas kerja praktek di

Yayasan Kesehatan TELKOM Bandung antara lain :

1. Membuat Analisis dan Perancangan

Terlebih dahulu penulis membuat analisis dan perancangan sistem untuk

aplikasi Dokumen Elektronik.

2. Menyelesaikan Aplikasi Dokumen Elektronik

(19)

3.3. Analisis Sistem

3.3.1. Spesifikasi Produk

Perangkat lunak dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling

berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk

mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan

informasi. Dengan kata lain, Perangkat lunak merupakan kesatuan elemen-elemen

yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan

membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan

melakukan control terhadap jalannya perusahaan juga mampu mendukung para

pengelola dan staf perusahaan untuk menganalisa permasalahan, table-tabel, serta

memungkinkan terciptanya produk serta layanan yang baru.

Membangun perangkat lunak bukan sekedar mengotomatiskan prosedur

lama, tetapi menata dan memperbarui bahkan menciptakan aliran data yang baru

yang lebih efisien, menetapkan prosedur pengolahan data yang baru secara tepat,

sistematis dan sederhana, menentukan model penyajian yang informative dan

standar, serta distribusi informatif yang efektif. Dalam membangun perangkat

lunak, juga dibutuhkan sistem manajemen data yang efektif, sehingga data yang

terkumpul dapat diolah, dieksplorasi secara optimal, aman dan terpercaya serta

penghapusan pada saat yang tepat agar sistem dapat bekerja dengan maksimal.

3.3.2. Fungsi Produk

a) Tambah data dokumen

b) Edit data dokumen

c) Hapus data dokumen

d) Menyimpan dokumen di database

e) Tambah data admin f) Edit data admin g) Hapus data admin

(20)

i) Edit data member

j) Hapus data member

3.3.3. Karakteristik Pengguna

Pada administrator :

a) Mampu mengelola sistem yang ada, misalnya :

1. Dapat melakukan penambahan, pengeditan dan penghapusan data

dokumen, data admin dan data member

b) Memahami sistem yang akan digunakan

Pada user :

1. Dapat melakukan view dokumen dan download dokumen

3.3.4. Analisis Dokumen

3.3.4.1. Tujuan Pembuatan Dokumen

Tujuan dari penulisan dokumen ini yaitu untuk memberikan penjelasan

mengenai perangkat lunak yang dibangun secara detail dan menyeluruh.

Penulisan dokumen ini diharapkan akan berguna bagi pihak perusahaan dalam

mengelola dokumen yang akan diupload pada aplikasi ini. Dengan adanya penulisan dokumen ini diharapkan pengembangan aplikasi ini lebih terarah

serta tidak menimbulkan kesalahan baik bagi pegembang maupun user.

3.3.4.2. Ruang Lingkup Sistem

Secara umum ruang lingkup pada aplikasi yang dibangun ini meliputi :

1. Menambah data dokumen, data admin dan data member

(21)

3.3.4.3. Sasaran dan Karakteristik Perangkat Lunak

Untuk menjaga ketepatan pengolahan data, maka akan dilakukan

sasaran yang akan ditangani oleh aplikasi yang akan dibangun diantaranya

dalam hal berikut :

Aplikasi ini digunakan untuk mengakses dan mendownload dokumen

3.3.5. Analisis Perangkat Lunak yang Sedang Berjalan

Analisis ini dilakukan untuk mengetahui informasi mengenai perangkat

lunak yang digunakan pada Yayasan Kesehatan TELKOM Bandung dan melihat

kekurangan atau kelebihan perangkat lunak yang dipakai.

1. Kondisi software yang dimiliki perusahaan

a) Sistem Operasi :

Client : Microsoft Windows XP, Vista dan Win 7

Server : UNIX (Free BSD), Win Server 2003 R2 dan 2008 R2

b) Software DBMS :

Client : SQL Server Personal Edition

Server : - SQL Server Enterprise Edition

- Oracle Express 10

- MySQL

3.3.6. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis non fungsional menggambarkan spesifikasi yang rinci tentang

hal-hal yang dilakukan

3.3.6.1. Analisis User

Analisis brainware digunakan untuk mengetahui spesifikasi user yang

dimiliki perusahaan.

1. Kebutuhan sistem

Dibutuhkan seorang administrator dengan kriteria sebagai berikut :

(22)

b) Menguasai database MySQL

c) Menguasai alur sistem informasi

d) Memahami pengelolaan data sistem

e) Memahami pemberian hak akses

3.3.7. Analisis Activity Diagram

Pada tahap analisis ini akan dijelaskan bagan aliran proses download

dokumen pada aplikasi Dokumen Elektronik ini.

3.3.7.2. Activity Diagram untuk Aplikasi Dokumen Elektronik

Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya

state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar

subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan

jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum.

Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case

menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan

aktivitas.

Sama seperti state, standar UML menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Decision digunakan untuk menggambarkan behaviour pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan

proses-proses paralel (fork dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal.

(23)

Berikut activity diagram untuk aplikasi Dokumen Elektronik ini.

Gambar 3.1 Activity Diagram Dokumen Elektronik

3.3.7.2. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah pemodelan data utama dan akan

membantu mengorganisasikan data dalam suatu proyek ke dalam

(24)

Berdasarkan analisis yang penulis lakukan, berikut adalah ERD untuk

aplikasi Dokumen Elektronik.

Gambar 3.2 ERD Dokumen Elektronik

3.3.7.3. Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja, dan sebagainya.

Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang

berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Use case diagram dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun requirement

sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan merancang

(25)

meng-include fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang di-include akan dipanggil setiap kali use case yang meng-include dieksekusi secara normal.

Sebuah use case dapat di-include oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar

(26)

Berikut adalah use case diagram dari aplikasi Dokumen Elektronik :

(27)

3.3.7.4. Class Diagram

Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan

desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan

tersebut (metoda/fungsi).

Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package

dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area pokok :

1. Nama (dan stereotype)

2. Atribut

(28)

Berikut adalah class diagram dari aplikasi Dokumen Elektronik.

Gambar 3.4 Class Diagram Dokumen Elektronik

3.4. Perancangan Antar Muka

Desain merupakan tahap awal pada fase pembangunan perangkat lunak.

Desain ini merupakan gambaran secara rinci, bagaimana dan seperti apa bentuk

(29)

3.4.1. Perancangan Antar Muka Menu Tamu

3.4.1.1. Perancangan Antar Muka Login Menu Tamu

Login Member

Nama User Password

Gambar 3.5 Antar Muka Login Menu Tamu

Pada forn login menu tamu user menginputkan nama user dan

password.

Tabel 3.1 Form Antar Muka Login Member

No Nama Keterangan

1 Tombol Login Masuk kedalam form menu utama

(30)

3.4.1.2. Antar Muka Halaman Utama Tamu

Antar muka ini merupakan form menu utama pada menu tamu dari

aplikasi Dokumen Elektronik ini.

Selamat Datang di YAKES TELKOM

Home Profile Contact Us Referensi Instruksi Kerja Prosedur Mutu Logout

Gambar 3.6 Antar Muka Halaman Utama Tamu

Pada halaman utama pada menu tamu ini terdapat beberapa menu yaitu

diantaranya :

1. Home

2. Profile, pada menu profile ini terdapat submenu Visi dan Misi serta

Sekilas YAKES

3. Contact Us

4. Referensi, pada menu dokumen referensi ini terdapat utility submenu view

dokumen untuk menampilkan semua dokumen referensi yang ada dalam

database dan submenu cari dokumen untuk fasilitas pencarian dokumen

yang diinginkan

5. Instruksi Kerja, pada menu dokumen instruksi kerja ini sama seperti menu

dokumen referensi yaitu terdapat utility submenu view dokumen dan cari

dokumen untuk fasilitas pencarian dokumen yang diinginkan.

6. Prosedur Mutu, begitupun dengan menu dokumen prosedur mutu ini

terdapat utility submenu view dokumen dan cari dokumen yang untuk

(31)

7. Logout, menu ini lebih berfungsi sebagai tombol untuk keluar dari aplikasi

Dokumen Elektronik.

3.4.1.3. Antar Muka Menu Profile

Gambar 3.7 Antar Muka Menu Profile

Pada menu profile ini terdapat 2 submenu yaitu diantaranya :

1. Visi & Misi, pada submenu ini berisikan visi dan misi dari YAKES –

TELKOM

2. Sekilas YAKES berisikan tentang profile YAKES – TELKOM

3.4.1.4. Antar Muka Menu Referensi

Gambar 3.8 Antar Muka Menu Referensi

Pilih Menu

Visi & Misi

Sekilas Yakes

Pilih Menu

View dokumen

(32)

Pada menu referensi ini terdapat 2 submenu yaitu diantaranya :

1. View dokumen, pada submenu ini berisikan detail informasi

dokumen-dokumen referensi yang terdapat di database

2. Cari dokumen, pada submenu ini user dapat mencari dokumen yang

dibutuhkan.

3.4.1.5. Antar Muka View Dokumen Referensi

DAFTAR DOKUMEN REFERENSI

Gambar 3.9 Antar Muka View Dokumen Referensi

Pada Submenu view dokumen referensi akan ditampilkan semua informasi dokumen referensi yang ada di database.

Tabel 3.2 Form Antar Muka View Dokumen Referensi

No Nama / Gambar Keterangan

1 Mengunduh dokumen

(33)

3.4.1.6. Antar Muka Pencarian Dokumen Referensi

Pencarian Dokumen Referensi

Pencarian

Home Profile Contact Us Referensi Instruksi Kerja Procedure Mutu Logout

Gambar 3.10 Antar Muka Menu Pencarian Dokumen Referensi

Tabel 3.3 Form Antar Muka Pencarian Dokumen Referensi

No Nama Keterangan

1 Tombol Pencarian

Berdasarkan

Pencarian berdasarkan no. dokumen, nama dokumen, type dokumen atau jenis dokumen

2 Tombol Cari Mencari Dokumen yang dicari

3.4.1.7. Antar Muka Menu Instruksi Kerja

Gambar 3.11 Antar Muka Menu Instruksi Kerja

(34)

Pada menu dokumen instruksi kerja ini terdapat 2 submenu yaitu

diantaranya :

dokumen-dokumen instruksi kerja yang terdapat di database

2. Cari dokumen, pada submenu ini user dapat mencari dokumen-dokumen

yang meliputi dokumen instruksi kerja.

3.4.1.8. Antar Muka View Dokumen Instruksi Kerja

DAFTAR DOKUMEN INSTRUKSI KERJA

Gambar 3.12 Antar Muka View Dokumen Instruksi Kerja

Pada Submenu view dokumen instruksi kerja akan ditampilkan semua dokumen instruksi kerja yang ada di database.

Tabel 3.4 Form Antar Muka View Dokumen Instruksi Kerja

1 Mengunduh dokumen

(35)

3.4.1.9. Antar Muka Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

Pencarian

Gambar 3.13 Antar Muka Menu Pencarian Instruksi Kerja

Tabel 3.5 Form Antar Muka Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

No Nama Keterangan

1 Tombol Pencarian

Berdasarkan

3.4.1.10.Antar Muka Menu Prosedur Mutu

Gambar 3.14 Antar Muka Menu Prosedur Mutu

(36)

Pada menu dokumen Prosedur Mutu ini terdapat 2 submenu yaitu

diantaranya :

dokumen-dokumen prosedur mutu yang terdapat di database

2. Cari dokumen, pada submenu ini user dapat mencari dokumen-dokumen

yang meliputi dokumen Prosedur Mutu.

3.4.1.11.Antar Muka View Dokumen Prosedur Mutu

DAFTAR DOKUMEN PROSEDUR MUTU

Gambar 3.15 Antar Muka View Dokumen Prosedur Mutu

Pada Submenu view dokumen Prosedur Mutu akan ditampilkan semua dokumen instruksi kerja yang ada di database.

Tabel 3.6 Form Antar Muka View Dokumen Prosedur Mutu

1 Mengunduh dokumen

(37)

3.4.1.12.Antar Muka Pencarian Dokumen Prosedur Mutu

Pencarian Dokumen Prosedur Mutu

Pencarian

Gambar 3.16 Antar Muka Menu Pencarian Prosedur Mutu

Tabel 3.7 Form Antar Muka Pencarian Dokumen Prosedur Mutu

No Nama Keterangan

1 Tombol Pencarian

Berdasarkan

3.4.2. Perancangan Antar Muka Menu Administrator

3.4.2.1. Antar Muka Menu Login Administrator

Login Admin

Nama User Password

Gambar 3.17 Antar Muka Login Admin

(38)

Pada forn login menu administrator user menginputkan nama user dan

password.

Tabel 3.8 Antar Muka Login Administrator

No Nama Keterangan

1 Tombol Login Masuk kedalam form menu utama

3.4.2.2. Antar Muka Menu Utama Administrator

Home Referensi Instruksi Kerja Procedure Mutu Data Admin Member Logout

Gambar 3.18 Antar Muka Menu Utama Administrator

Pada halaman utama pada menu administrator ini terdapat beberapa

menu yaitu diantaranya :

1. Home

2. Referensi, pada menu dokumen referensi (dokumen pendukung) ini user

setingkat administrator dapat melakukan pengelolaan data (file) dokumen

elektronik yang diantaranya adalah merupakan aktivitas input , edit , delete

serta download dokumen elektronik . Di dalam menu ini terdapat utility

submenu view dokumen untuk menampilkan informasi mengenai semua

dokumen referensi yang ada dalam database dan submenu cari dokumen

(39)

3. Instruksi Kerja, pada menu dokumen Instruksi Kerja (dokumen panduan

kerja) ini user setingkat administrator dapat melakukan pengelolaan data

(file) dokumen elektronik yang diantaranya adalah merupakan aktivitas

input , edit , delete serta download dokumen elektronik . Di dalam menu

ini terdapat utility submenu view dokumen dan cari dokumen untuk

fasilitas pencarian dokumen yang diinginkan.

4. Prosedur mutu , pada menu dokumen Prosedur Mutu (dokumen panduan

qualitas hasil kerja) ini user setingkat administrator dapat melakukan

pengelolaan data (file) dokumen elektronik yang diantaranya adalah

merupakan aktivitas input , edit , delete serta download dokumen

elektronik . Di dalam menu ini terdapat utility submenu view dokumen

dan cari dokumen yang untuk fasilitas pencarian dokumen yang

diinginkan.

5. Data Admin (pengelolaan data user setingkat Admin) , menu data admin

menyediakan utility submenu tambah admin, view admin dan edit admin 6. Member (pengelolaan data user setingkat Member/Guest), menu member

menyediakan utility submenu tambah member dan view member

Logout, menu ini lebih berfungsi sebagai tombol untuk keluar dari

Aplikasi Dokumen Elektronik.

3.4.2.3. Antar Muka Menu Dokumen Referensi

Gambar 3.19 Antar Muka Menu Dokumen Referensi

(40)

3.4.2.4. Antar Muka Tambah Dokumen Referensi

Developer by : Mahasiswa UNIKOM 2010

Gambar 3.20 Antar Muka Tambah Dokumen Referensi

Tabel 3.9 Antar Muka Tambah Dokumen Referensi

No Nama Keterangan

1 Tombol Pilihan Memilih pemilik dokumen, approval,

type dokumen, jenis dokumen

3 Tombol Telusuri Menelusuri dokumen yang akan diupload

4 Tombol Simpan Menyimpan dokumen baru

5 Tombol Ulangi Mengulangi pengisian form tambah

dokumen

Tambah Referensi Baru

Telusuri

(41)

3.4.2.5. Antar Muka View Dokumen Referensi

Gambar 3.21 Antar Muka View Dokumen Referensi

Tabel 3.10 Antar Muka View Dokumen Referensi

1 Mengunduh dokumen

2 Mengedit data dokumen

3 Menghapus dokumen

3.4.2.6. Antar Muka Cari Dokumen Referensi

Pencarian Dokumen Referensi

Pencarian

Gambar 3.22 Antar Muka Cari Dokumen Referensi

V Cari

No. Dokumen Nama Dokumen Type Dokumen Jenis Dokumen

(42)

Tabel 3.11 Form Antar Muka Pencarian Dokumen Referensi

No Nama Keterangan

1 Tombol Pilihan

3.4.2.7. Antar Muka Menu Dokumen Instruksi Kerja

Gambar 3.23 Antar Muka Menu Dokumen Instruksi Kerja

Pilih Menu

Tambah Dokumen

View dokumen

(43)

3.4.2.8. Antar Muka Tambah Dokumen Instruksi Kerja

Gambar 3.24 Antar Muka Tambah Dokumen Instruksi Kerja

Tabel 3.12 Antar Muka Tambah Dokumen Instruksi Kerja

No Nama Keterangan

dokumen

Tambah Instruki Kerja Baru

Telusuri

(44)

3.4.2.9. Antar Muka View Dokumen Instruksi Kerja

Gambar 3.25 Antar Muka View Dokumen Instruksi Kerja

Tabel 3.13 Antar Muka View Dokumen Instruksi Kerja

1 Mengunduh dokumen

3 Menghapus dokumen

3.4.2.10.Antar Muka Cari Dokumen Instruksi Kerja

Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

Pencarian

Gambar 3.26 Antar Muka Cari Dokumen Instruksi Kerja

Data Dokumen Instruksi Kerja Ditemukan sebanyak 5 record

V Cari

(45)

Tabel 3.14 Form Antar Muka Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

No Nama Keterangan

1 Tombol Pilihan

3.4.2.11.Antar Muka Menu Dokumen Prosedur Mutu

Gambar 3.27 Antar Muka Menu Dokumen Prosedur Mutu

Pilih Menu

Tambah Dokumen

View dokumen

(46)

3.4.2.12.Antar Muka Tambah Dokumen Prosedur Mutu

No. Dokumen :

Nama Dokumen :

Pemilik :

Tanggal Keputusan :

Approval :

Tanggal Upload :

Type Dokumen :

Jenis Dokumen :

Dokumen Referensi

Dokumen :

Dokumen Instruksi Kerja

Dokumen :

Upload :

Gambar 3.28 Antar Muka Tambah Dokumen Prosedur Mutu

Tambah Prosedur Mutu Baru

Telusuri

(47)

Tabel 3.15 Antar Muka Tambah Dokumen Prosedur Mutu

No Nama Keterangan

dokumen

3.4.2.13.Antar Muka View Dokumen Prosedur Mutu

DAFTAR DOKUMEN PROSEDUR MUTU

Gambar 3.29 Antar Muka View Dokumen Prosedur Mutu

Tabel 3.16 Antar Muka View Dokumen Prosedur Mutu

1 Mengunduh dokumen

3 Menghapus dokumen

(48)

3.4.2.14.Antar Muka Cari Dokumen Prosedur Mutu

Pencarian Dokumen Prosedur Mutu

Pencarian

Gambar 3.30 Antar Muka Cari Dokumen Prosedur Mutu

Tabel 3.17 Form Antar Muka Pencarian Dokumen Prosedur Mutu

No Nama Keterangan

1 Tombol Pilihan

3.4.2.15.Antar Muka Menu Admin

Gambar 3.31 Antar Muka Menu Data Admin

(49)

3.4.2.16.Antar Muka Tambah Admin

Username :

Password :

Nama Lengkap : :

Level : SUPER ADMIN

ADMIN

Gambar 3.32 Antar Muka Tambah Admin

Tabel 3.18 Antar Muka Tambah Admin

No Nama Keterangan

1 Tombol combo

box Memilih level admin baru

2 Tombol Simpan Menyimpan admin baru

admin

Tambah Admin Baru

(50)

3.4.2.17.Antar Muka View Admin

DAFTAR ADMIN

No Username Nama Level Hapus 1

2 3 4 5

Gambar 3.33 Antar Muka View Data Admin

Tabel 3.19 Antar Muka View Data Admin

1 Menghapus admin

(51)

3.4.2.18.Antar Muka Edit Admin

PENGEDITAN ADMIN MasukkanUsername :

Masukkan Userpass :

Gambar 3.34 Antar Muka Edit Admin

Tabel 3.20 Antar Muka Edit Admin

No Nama Keterangan

1 Tombol Edit Mengubah data admin

3.4.2.19.Antar Muka Menu Member

Gambar 3.35 Antar Muka Menu Member

Edit

Pilih Menu

Tambah Member

(52)

3.4.2.20.Antar Muka Tambah Member

NIP :

Nama Lengkap : :

Username :

Password :

Bidang :

Gambar 3.36 Antar Muka Tambah Member

Tabel 3.21 Antar Muka Tambah Member

No Nama Keterangan

1 Tombol Simpan Menyimpan member baru

member

Tambah Member Baru

(53)

3.4.2.21.Antar Muka View Member

Gambar 3.37 Antar Muka View Data Member

Tabel 3.22 Antar Muka View Data Member

1 Menghapus admin

2 Mengedit data member

3.5. Implementasi

Implementasi penggunaan Aplikasi Dokumen Elektronik dilingkungan

YAKES-TELKOM dilakukan dengan menggunakan media koneksi jaringan

sebagai sarana akses ke Aplikasi tersebut, dikarenakan Aplikasi ini dibuat atau

dibangun dengan software development berbasis web dengan menggunakan sistem database terpusat. Program dibuat dengan kriteria-kriteria yang ada, diantaranya dapat dioperasikan dengan menggunakan atau mengoptimalisasikan

fasilitas (utility) sistem operasi komputer yang digunakan oleh client yaitu berupa

browser (internet explorer, mozilla Firefox dan Opera) sehingga mudah untuk dioperasikan oleh user tanpa harus melakukan setup system pada setiap client

dengan tetap memperhatikan unsur security data pada saat terjadi komunikasi data

(54)

di layer koneksi jaringan (pengaturan sepenuhnya dimanage oleh webserver pada server aplikasi).

3.5.1. Batasan Implementasi

Batasan implementasi hak akses user hanya diperuntukan untuk karyawan

aktif yang telah diberikan wewenang berupa hak akses ke aplikasi sesuai dengan

kewenangan yang diberikan oleh masing-masing unit serta penanggung jawab

masing-masing unit atau bagian di lingkungan YAKES-TELKOM Kantor Pusat

Bandung.

Secara garis besar batasan hak akses implementasi pada Aplikasi

Dokumen Elektronik ini terbagi menjadi 2 diantaranya:

1. Administrator

Pada administrator terbagi dua level admin yaitu:

a) Super Admin

Super Admin memiliki wewenang yaitu melakukan penambahan,

pengeditan dan hapus dokumen, serta penambahan admin dan member

baru.

b) Admin

Kewengan Admin hampir sama dengan Super Admin dalam hal tata kelola

data, namun untuk admin tidak diperkenankan atau diberikan wewenang

untuk menambahkan admin yang baru.

2. User

Untuk user aplikasi ini hanya diberikan kewenangan untuk mengaksses

(55)

3.5.2. Implementasi Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang digunakan dalam pembangunan Aplikasi Dokumen

Elektronik di Yayasan Kesehatan TELKOM Pusat Bandung adalah menggunakan

software sebagai berikut :

1. Macromedia Dreamweaver 8 digunakan sebagai media development rekayasa perangkat lunak (desain user interface, coding dan manage koneksi)

aplikasi

2. PHP adalah bahasa pemrograman yang dipergunakan untuk pembangunan jenis aplikasi berbasis web

3. WampServer 2.0 digunakan sebagai media manage konfigurasi Aplikasi berbasis web pada Server Aplikasi

4. MYSQL digunakan sebagai media storage dan konfigurasi relasi data Aplikasi

5. Adobe Reader digunakan sebagai media yang dapat menampilkan dokumen format pdf menggunakan perangkat lunak Adobe Reader.

3.5.3. Implementasi Perangkat Keras

Spesifikasi dari perangkat keras untuk komputer yang harus dipenuhi

dalam mengimplementasikan program aplikasi Dokumen Elektronik di Yayasan

Kesehatan TELKOM adalah :

1. Komputer PC dengan processor kecepatan min. 3.0 Ghz 2. Monitor dengan resolusi 1024 x 768

3. Memory minimal 256 MB

4. VGA card minimal 128 MB

5. Harddisk minimal 40 GB ( free space 4 Gb ) 6. Keyboard minimal 101 keys

(56)

3.5.4. Implementasi Konfigurasi Sistem

Gambar 3.38 Konfigurasi Sistem

3.5.5. Implementasi Antar Muka

Berikut ini adalah beberapa tampilan antar muka yang telah

diimplementasikan. Pertama akan dibahas mengenai implementasi antar muka

untuk menu tamu dan kemudian akan dibahas implementasi antar muka pada

(57)

3.5.5.1. Implementasi Antar Muka Pada Menu Tamu

3.5.5.1.1. Form Login User

Gambar 3.39 Tampilan Login

Setelah user mengisi nama user dan password, user bisa langsung

Login dengan menekan tombol login, setelah menekan tombol login maka

(58)

3.5.5.1.2. Form Menu Utama

Gambar 3.40 Tampilan Menu Utama

Pada halaman utama pada menu tamu ini terdapat beberapa menu yaitu

diantaranya :

1. Home

2. Profile, pada menu profile ini terdapat submenu Visi dan Misi serta sekilas

informasi tentang YAKES-TELKOM

3. Contact Us

4. Referensi, pada menu dokumen referensi ini terdapat utility submenu view

dokumen untuk menampilkan semua dokumen referensi yang ada dalam

database dan submenu cari dokumen untuk fasilitas pencarian dokumen

yang diinginkan

5. Instruksi Kerja, pada menu dokumen instruksi kerja ini sama seperti menu

dokumen referensi yaitu terdapat utility submenu view dokumen dan cari

(59)

6. Prosedur mutu, begitupun dengan menu dokumen prosedur mutu ini

terdapat utility submenu view dokumen dan cari dokumen yang untuk

fasilitas pencarian dokumen yang diinginkan.

7. Logout, menu ini lebih berfungsi sebagai tombol untuk keluar dari

3.5.5.1.3. Form View Dokumen Referensi

Gambar 3.41 Tampilan View Dokumen Referensi

Pada view dokumen referensi ini akan ditampilkan semua dokumen referensi yang ada di database. User dapat melakukan download atau view

dokumen langsung pada tampilan view dokumen referensi ini atau bisa juga

melakukan pencarian dokumen terlebih dahulu pada submenu cari dokumen

(60)

Untuk melakukan view ataupun download dokumen bisa dilihat seperti

pada gambar dibawah ini.

Gambar 3.42 Tampilan MessageOpen/Download Dokumen Referensi

Apabila user ingin melakukan download ataupun view dokumen, maka user dapat mengklik gambar kemudian akan muncul kotak dialog seperti

yang dapat dilihat pada Gambar 3.42. Pada kotak dialog diberi pilihan untuk

melakukan buka dokumen, simpan dokumen atau membatalkan aktivitas.

Untuk keterangan yang ditunjukan dengan Open with harus terintegrasi Adobe Acrobat untuk membuka dokumen ini, karena dokumen ini hanya tersedia

(61)

3.5.5.1.4. Form Pencarian Dokumen Referensi

Gambar 3.43 Tampilan Pencarian Dokumen Referensi

Pada form pencarian dokumen referensi ini user dapat mencari dokumen berdasarkan nomor dokumen, nama dokumen, type dokumen dan

(62)

Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 3.44 berikut ini.

Gambar 3.44 Tampilan Kesalahan Dalam Pencarian Dokumen Referensi

Tampilan hasil pencarian jika pengisian nama dokumen pada kotak

pencarian dan pilihan pada pencarian sesuai dengan apa yang diinputkan pada

kotak pencarian dapat dilihat pada Gambar 3.45. Apabila dokumen telah

ditemukan, maka user dapat melakukan view dokumen dan download

(63)

Gambar 3.45 Tampilan Hasil Pencarian Dokumen Referensi

3.5.5.1.5. Form View Dokumen Instruksi Kerja

(64)

Sama seperti pada view dokumen referensi, pada view dokumen instruksi kerja ini akan ditampilkan semua dokumen instruksi kerja yang ada

di database. User dapat melakukan download atau view dokumen langsung pada tampilan view dokumen instruksi kerja ini atau bisa juga melakukan pencarian dokumen terlebih dahulu pada submenu cari dokumen pada menu

dokumen instruksi kerja.

3.5.5.1.6. Form Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

Gambar 3.47 Tampilan Pencarian Dokumen Instruksi Kerja

Pada form pencarian dokumen instruksi kerja ini user dapat mencari dokumen berdasarkan nomor dokumen, nama dokumen, type dokumen dan

(65)

3.5.5.1.7. Form View Dokumen Prosedur Mutu

Gambar 3.48 Tampilan View Dokumen Prosedur Mutu

3.5.5.1.8. Form Pencarian Dokumen Prosedur Mutu

(66)

3.5.5.2. Implementasi Antar Muka Pada Menu Administrator

3.5.5.2.1. Login Admin

Gambar 3.50 Tampilan Login Admin

Setelah admin mengisi nama user dan password, admin bisa langsung

Login dengan menekan tombol login, setelah menekan tombol login maka

(67)

3.5.5.2.2. Menu Utama Administrator

Gambar 3.51 Tampilan Menu Utama Administrator

Pada halaman utama pada menu administrator ini terdapat beberapa

menu yaitu diantaranya :

1. Home

2. Dokumen Referensi, pada menu dokumen referensi (dokumen pendukung)

ini user setingkat administrator dapat melakukan pengelolaan data (file)

dokumen elektronik yang diantaranya adalah merupakan aktivitas input,

edit, delete serta download dokumen elektronik. Di dalam menu ini

terdapat utility submenu view dokumen untuk menampilkan informasi

mengenai semua dokumen referensi yang ada dalam database dan

submenu cari dokumen untuk fasilitas pencarian dokumen yang diinginkan

3. Dokumen Instruksi Kerja, pada menu dokumen Instruksi Kerja (dokumen

panduan kerja) ini user setingkat administrator dapat melakukan

(68)

merupakan aktivitas input, edit, delete serta download dokumen

elektronik. Di dalam menu ini terdapat utility submenu view dokumen dan

cari dokumen untuk fasilitas pencarian dokumen yang diinginkan.

4. Dokumen Prosedur mutu, pada menu dokumen Prosedur Mutu (dokumen

panduan qualitas hasil kerja) ini user setingkat administrator dapat

melakukan pengelolaan data (file) dokumen elektronik yang diantaranya

adalah merupakan aktivitas input, edit, delete serta download dokumen

elektronik. Di dalam menu ini terdapat utility submenu view dokumen dan

cari dokumen yang untuk fasilitas pencarian dokumen yang diinginkan.

5. Data Admin (pengelolaan data user setingkat Admin), menu data admin

menyediakan utility submenu tambah admin, view admin dan edit admin 6. Member (pengelolaan data user setingkat Member/Guest), menu member

menyediakan utility submenu tambah member dan view member

7. Logout, menu ini lebih berfungsi sebagai tombol untuk keluar dari

3.5.5.2.3. Form Tambah Dokumen Referensi

(69)

Pada form penambahan dokumen ini, admin dapat mengisi nomor

dokumen, nama dokumen, pemilik, tanggal keputusan, pejabat yang

memutuskan, tanggal upload, type dokumen, jenis dokumen dan dapat

menelusuri dokumen yang akan diupoad serta dapat menyimpan dokumen

dengan mengklik tombol simpan.

3.5.5.2.4. Form View Dokumen Referensi

Gambar 3.53 Tampilan View Dokumen Referensi

Hasil penambahan yang telah dilakukan dapat dilihat pada tampilan

(70)

3.5.5.2.5. Form Pencarian Dokumen Referensi

Gambar 3.54 Tampilan Pencarian Dokumen Referensi

3.5.5.2.6. Form Tambah Dokumen Instruksi Kerja

(71)

Sama seperti pada form penambahan dokumen referensi, pada form

penambahan dokumen instruksi kerjapun data yang diinputkan oleh admin

yaitu meliputi nomor dokumen, nama dokumen, pemilik, tanggal keputusan,

pejabat yang memutuskan, tanggal upload, type dokumen, jenis dokumen dan

dapat menelusuri dokumen yang akan diupoad serta dapat menyimpan

dokumen dengan mengklik tombol simpan.

3.5.5.2.7. Form View Dokumen Instruksi Kerja

(72)

3.5.5.2.8. Form Pencarian Dokumen Instruksi Kerja