iii
Dalam kegiatan yang dilakukan di diskominfo sudah menggunakan Sistem Komputer yang terintegrasi, namun di sini terdapat pengelolaan daftar tamu atau pengunjung yang masih menggunkan buku manual, maka nantinya akan menimbulkan masalah berupa kehilangan data, tidak dapatnya memantau para tamu yang keluar masuk.
Penyusunan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini menggunakan perancangan metode Prototype karena komunikasi, dan kerjasama antara pengguna dan analis menjadi lebih baik, juga dapat menghemat waktu dan biaya. Alat yang digunakan untuk menganalisis terdiri dari Flow Map, Kamus Data, ERD, DFD, Diagram Konteks, Normalisasi dan Relasi Tabel, sedangkan bahasa pemograman yang dipakai adalah PHP 5, Macromedia Dreamweaver 8 dan server basisdata Mysql 5.
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Buku tamu pada di Diskominfo dibuat agar mempermudah kelancaran aktivitas Penerimaan Para tamu dan pengunjung. Diharapkan, sistem informasi tersebut dapat semaksimal mungkin mengurangi proses kerja secara manual.
iv
Service Provider, The activities carried out in diskominfo already using the integrated computer system, here there is the management of guest list or visitors who are still using manual, then later will cause problems in the form of data loss, no failure by monitoring the guests in and out.
Preparation of the Job Training Report this uses Prototype design method forcommunication, and collaboration between users and analysts to be better, also cansave time and cost. The tools used to analyze consist of Flow Map, Dictionary Data, ERD, DFD, Context Diagram, Normalization and Relationship table, while the programming language used was PHP 5, Macromedia Dreamweaver 8 and My SQL database server 5.
Design of Information Systems Management at the guest book at Diskominfo made tofacilitate the smooth activities Proceeds Guests and Visitors. Hopefully, the information system can be as much as possible to reduce the work process manually.
1 1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang pada
saat ini terus berkembang dari hari ke hari baik itu informasi dari media cetak
maupun elektronik yang menyajikan informasi bentuk tulisan, suara maupun
gambar. Perusahaan penyedia jasa informasi berlomba-lomba untuk menyajikan
informasi terkini yang dibutuhkan oleh masyarakat. Sedangkan bagi masyarakat,
mereka harus pandai-pandai untuk memilih sumber informasi yang dapat
dipercaya dengan berita yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dengan pesatnya perkembangan teknologi, maka tidaklah heran jika di
berbagai perusahaan, instansi atau organisasi banyak yang menggunakan
komputer sebagai alat bantu yang mampu menyimpan dan mengolah segala
macam data dengan cepat, tepat dan akurat. Seiring dengan perkembangan
tersebut, komputer diharapkan tidak hanya sebagai pengolah data saja, tetapi
dapat menjadi media informasi yang dapat diakses setiap saat. Hal ini diwujudkan
dengan menghubungkan komputer dalam sebuah jaringan atau internet.
Perkembangan internet sebagai sarana komunikasi merupakan teknologi
yang mampu menyikapi persoalan-persoalan yang semakin kompetitif saat ini,
terbukti dengan pemakai yang sudah mendunia. Internet menyediakan berbagai
Diskominfo adalah sebuah Dinas penyedia Komunikasi dan informasi yang
terletak di Jl.Tamansari No.55 Bandung Jawa Barat. telah memiliki sebuah sistem
informasi yang terkomputerisasi, jaringan yang terintegrasi, fasilitas IT yang
sangat memadai dan bisa bisa diakses setiap saat, akan tetapi ada hal yang sedikit
menjadi masalah kecil tapi cukup menarik dan juga bermanfaat nantinya bagi
dinas tersebut, kami melihat ada sebuah proses yang masih dilakukan secara
manual dan tidak terkomputerisasi, yaitu proses penerimaan tamu / guest book
yang keluar masuk dari gedung dinas tersebut.
Tujuan dari penyusunan laporan KP (kerja praktek) ini adalah untuk
mengetahui proses sistem yang sedang berjalan di perusahaan atau tempat dinas
yang kami jadikan sebagai objek kerja praktek, kemudian menganalisis dan
mejadikan sistem itu lebih baik.
Tidak dapat dipungkiri kebutuhan akan data dan sistem informasi yang
dapat diakses dan digunakan secara efisien sangat dibutuhkan pada saat ini
disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang ada, untuk dapat mewujudkan
hal tersebut maka setiap proses yang ada harus menunjang dan dilakukan secara
komputerisasi dan sistematik agar memudahkan dalam proses kerja di perusahaan
tersebut.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi
yang dapat digunakan dalam proses mengelola buku tamu. Dengan adanya
tamu, dapat mengakses segala informasi dan mengelola buku tamu terhadap
tamu-tamu yang keluar masuk.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk mengambil judul
“Sistem Informasi Pengelolaan Buku Tamu di Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat” sehingga diharapkan mampu menyajikan informasi yang berkualitas.
Dengan nantinya terdapat layanan buku tamu yang mampu memudahkan
bagi para tamu dalam kunjungan atau berbagai keperluan ke Dinas Komunikasi
dan Informatika tersebut.
1.2 Identifikasi Dan Rumusan Masalah
Sebagai hasil kajian terhadap latar belakang munculnya permasalahan di
atas, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan yang menjadi beberapa
pertanyaan untuk dijawab dengan harapan dapat memperoleh solusi dari
permasalahan yang terjadi.
Permasalahan tersebut dapat diidentifikasi sebagai berikut :
1. Tidak adanya sistem informasi Pengelolaan Buku tamu yang bisa
digunakan oleh para karyawan Diskominfo pada khususnya para tamu
yang datang ke Dinas Komunikasi dan Informatika tersebut.
2. Tidak adanya sarana untuk berinteraksi antara pihak Diskominfo dengan
3. Pengolahan data masih dilakukan secara manual dimana data yang
berkaitan dengan penerimaan tamu disimpan di file yang tidak terintegrasi
sehingga banyak terjadi redudansi data.
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah dan identifikasi yang telah
diajukan, maka permasalahan yang akan dikaji dalam praktek kerja lapangan ini
dapat dirumuskan :
1. Bagaimana membangun sistem informasi penerimaan tamu yang bisa
digunakan oleh para karyawan Diskominfo pada khususnya para
tamu yang datang ke Dinas Komunikasi dan Informatika tersebut.
2. Apakah dengan adanya pembangunan sistem informasi Pengelolaan
Buku tamu di Diskominfo dapat menunjang interaksi antara pihak
Diskominfo dengan para tamu yang datang untuk berbagai
keperluan.
3. Apakah dengan adanya pembangunan sistem informasi Pengelolaan
Buku Tamu ini dapat membuat file saling terintegrasi
1.3 Maksud Dan Tujuan
Maksud dari dilaksanakanya kerja praktek ini adalah untuk
mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di perkuliahan dengan
kenyataan yang sesungguhnya dilapangan yang menjadi objek yang di teliti,
disamping itu untuk membangun sistem informasi penerimaan tamu di
Diskominfo agar dapat digunakan oleh pihak diskominfo dan dapat
Adapun Tujuan dari pembuatan Laporan keja praktek ini adalah:
1. Untuk mengetahui pembangunan sistem informasi penerimaan tamu
yang bisa digunakan setiap saat oleh pihak Diskominfo pada khususnya
oleh para tamu yang hendak datang ke dinas tersebut.
2. Untuk mengetahui apakah dengan adanya pembangunan sistem
informasi penerimaan tamu di Diskominfo ini dapat menunjang
interaksi antara pihak Diskominfo dengan para tamu yang datang.
3. Untuk mengetahui apakah dengan adanya pembangunan sistem
informasi Pengelolaan Buku Tamu ini dapat membuat file saling
terintegrasi.
1.4 Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang dilakukan penulis adalah model
prototyping. Yaitu suatu mode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat program dengan cepat dan bertahap sehingga segera
dapat dievaluasi oleh pemakai. Selain itu memungkinkan juga bagi pengembang
aplikasi untuk menciptakan suatu model dari sistem informasi yang harus
dikembangkan. Tujuan utama dari prototyping adalah untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian selama tahap-tahap awal life cycle pengembangan sistem informasi. Prortotyping meneruskan tahap analisis requirment untuk mengurangi
Gambar 1.1 Tahapan Metode prototyping
(Sumber : Kadir, Abdul, (2002), Penerapan sistem informasi SI)
1.5 Batasan Masalah
Agar pembahasan dan penyusunan Laporan ini dilakukan secara terarah dan
mendapatkan gambaran yang jelas, maka diperlukan batasan-batasan masalah,
1. Sistem yang akan dibangun adalah sistem pencatatan daftar pengunjung tamu
yang datang dengan sistem Pengelolaan Buku Tamu.
2. Sistem hanya membahas tentang penginputan data daftar pengunjung dan
informasi yang ada hubungannya dengan kegiatan yang sedang berjalan.
1.6 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Penulis melakukan praktek kerja lapangan untuk membangun sistem
informasi penerimaan tamu di Diskominfo. Dinas ini berlokasikan di Jl.Tamansari
No.55 Bandung Jawa Barat. Adapun waktu pelaksanaan kerja praktek yaitu
selama dua bulan, terhitung dari tanggal 05 Juli 2010 sampai dengan 31 Agustus
2010.
Adapun jadwal Kerja Praktek selama penyusunan Laporan ini adalah:
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
No Aktivitas
Juli Agustus
1 2 3 4 1 2 3 4
1 Pengumpulan Data
2 Identifikasi Kebutuhan Pemakai 3 Membuat Program
8 2.1 Pengertian Sistem
Inti dari sebuah sistem adalah adanya bagian-bagian yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk menghasilkan tujuan. Keberadaan dan keterkaitan antar komponen atau bagian tersebut mutlak diperlukan dalam membentuk sebuah sistem. Karena semua sistem baik itu sistem besar yang kompleks maupun sistem kecil yang sederhana pasti memiliki subsistem yang terbentuk dari beberapa bagian atau elemen atau komponen yang saling bekerjasama.
Pengertian sistem menurut Jogiyanto (2005) Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Adapun pengertian sistem menurut Susanto (2000) Sistem adalah kumpulan dari subsistem atau bagian atau komponen apapun baik phisik ataopun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu” .
2.1.1 Elemen Sistem
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja, tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak. Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
3. Proses
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain. Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan, gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga, karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem komputer.
2. Batas sistem
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
4. Penghubung
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
8. Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem juga dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah :
1. Sistem abstrak ; sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
tampak secara fisik (sistem teologia)
2. Sistem fisik ; merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer,
3. Sistem alamiah ; sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem
matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.
4. Sistem buatan manusia ; sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem
buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)
5. Sistem Tertentu (deterministic system) ; beroperasi dengan tingkah
laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
6. Sistem tak tentu (probabilistic system) ; sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 7. Sistem tertutup (close system) ; sistem yang tidak berhubungan dan
tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
8. Sistem terbuka (open system) ; sistem yang berhubungan dan
2.2 Pengertian Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.
Apakah sebenarnya informasi itu, sehingga sangat penting artinya bagi suatu sistem?
Menurut Jogiyanto (1999) Informasi sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimannya, yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
2) Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3) Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektip dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Davis Gordon B (1994) “ Sistem informasi bagi setiap perusahan atau instansi swasta maupun negara adalah suatu kebutuhan yang tidak bisa dipisahkan, karena dengan adanya penerapan sistem informasi yang dikembangkan dengan baik di kalangan lembaga negara atau perusahaan swasta tentunya dapat menjamin kelangsungan hidup organisasinya”.
Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem: 1. Masukan
2. Pengolahan 3. Keluaran
4. Umpan balik/kontrol
Perumpamaan pada perusahaan produksi barang masukannya adalah bahan mentah, pengolahannya dilakukan dengan menggunakan fasilitas pabrik, keluarannya adalah barang jadi, dan umpan baliknya adalah terdiri dari usul perbaikan yang diberikan oleh unit pengawasan mutu dari perusahaan bersangkutan atau dari para pelanggan.
Sistem Terbuka adalah sistem yang bekerjanya dapat dipengaruhi oleh faktor - faktor luar contohnya sistem cuaca, sistem peredaran darah, sistem komputer, dll.
Sistem Tertutup adalah sistem yang bekerjanya tidak dipengaruhi oleh
faktor - faktor luar contohnya sistem pekerjaan laboratorium untuk proses tabung kimia.
Pada pekerjaan informasi yang diutamakan adalah pembagian sistem yang berdasarkan karakteristik sistem fisik dan sistem nonfisik. Pada sistem fisik yang diolah adalah bentuk fisik. Sedangkan pada sistem nonfisik yang diolah adalah
sesuatu yang abstrak misalnya buah pikiran, pendapat, perhitungan, huruf - huruf, angka - angka, dan lain - lain yang ke semuanya bukan barang
nyata.
Modul sistem informasi terdiri dari subsistem data, pengolahan, informasi, dan umpan balik.
Pembangunan atau pengembangan sistem informasi dimulai ketika disadari bahwa sistem informasi yang telah ada sekarang sudah tidak memenuhi persyaratan lagi atau yang lebih tepatnya perlu penyempurnaan lagi dari yang sebelumnya untuk dapat menjadikan sistem tersebut menjadi yang lebih baik.
Disini ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam pengembangan sistem informasi, diantaranya adalah:
1. Studi Kelayakan
a. Mengklarifikasi permintaan. b. Mengklarifikasi studi kelayakan.
c. Persetujuan terhadap studi kelayakan dan manajemen.
Studi kelayakan berisi informasi dengan ruang lingkup dimana sistem akan diimplementasikan, batasan yang mempengaruhi proyek, usulan alternatif tersebut. Studi kelayakan juga menerangkan deskriptif bentuk sistem yang diinginkan beserta analisa untung ruginya dan evaluasi resiko teknik.
2. Pendefinisian Kebutuhan Sistem
Menentukan kebutuhan adalah proses mempelajari sistem yang berjalan dan mencari kekurangan untuk melakukan suatu perbaikan. Sistem yang berjalan dapat dianggap terdiri dari berbagai proses yang berinteraksi untuk pencapaian hasil tertentu. Jadi tiap proses dianggap sebagai elemen dari sistem tersebut, yaitu mencari dan mendeteksi proses yang ada, berikut segala masalah dari struktur analisa sistem yang berjalan.
Tujuan dari pendeteksian ini adalah untuk mendapatkan spesifikasi fungsi yang akan dirancang. Dan setelah itu dilanjutkan dengan mendesain eksternal sistem yang relevan dengan fungsi yang dirancang, seperti format dan screen yang dibutuhkan, format report yang dihasilkan, dan lain-lain.
3. Desain Sistem
dipertimbangkan bagaimana sistem ini bekerja. Dalam mendesain sistem digunakan 3 alternatif dasar, yaitu:
a) Tidak mengubah sistem yang sedang berjalan . b) Memodifikasi sistem yang sedang berjalan. c) Merubah sistem yang sedang berjalan
Untuk langkah-langkah dasar dalam mendesain secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Menetapkan tujuan sistem.
2. Menentukan peranan dari sistem yang dirancang dari sistem secara keseluruhan.
3. Mengembangkan model logika berdasarkan
4. Penentuan general sistem desain, yaitu menentukan bagaimana data atau bahan yang telah dikumpulkan dimasukkan dalam sistem yang baru.
5. Tahap Implementasi Sistem.
Tahap ini dilakukan setelah desain selesai dibuat. Setelah dianggap lengkap dan baik maka selanjutnya menerapkan sistem tersebut sesuai dengan prosedur dan proses yang telah ditetapkan pada rancangan sistem. Implementasi adalah tahap pemakaian sistem, termasuk user training dan pembuatan file-file yang dibutuhkan oleh sistem tersebut.
1. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data (kejadian), mendukung operasi atau proses, menyediakan laporan-laporan atau dokumen yang diperlukan. 2. Sistem Informasi adalah sekumpulan prosedur orgnisasi yang pada saat
dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan (Decision Maker) dan atau untuk mengendalikan organisasi.
3. Sistem Informasi adalah hasil dari hubungan yang erat dari sistem dan informasi, maka sistem informasi dapat disimpulkan sebagi suatu sistem yang terdiri dari berbagai proses kerja sub-sub sistem yang menghasilkan informasi sebagi bahan pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
4. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang berisi himpunan yang terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen - komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data dan menghasilkan informasi untuk pemakai
2.4 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan adalah suatu cara yang dapat menyelesaikan suatu permasalahan dalam sebuah pembangunan sistem, dimana cara pemecahannya itu menggunakan beberapa metode pengembangan sistem.
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem
tahapan-tahapan pengembangan sistem informasi. Adapun metode pendekatan sistem yang digunakan adalah metode terstruktur yang memiliki karakteristik Object Oriented Analysis dan Design atau Unified Modeling Language (UML) , adapun alat-alat yang digunakan dalam metode pendekatan sistem adalah use case diagram, Activity diagram, Sequence diagram, Class diagram, Component Diagram, dan Deployment diagram.
2.4.2 Metode Pengembangan Sistem
Metode yang digunakan untuk proses pengembangan perangkat lunak yang akan dibangun adalah Model Prototipe. Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera dievaluasi oleh pemakai. Selain itu, prototipe membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi.
Secara garis besar, sasaran prototipe adalah sebagai berikut Abdul Kadir (2003):
1) Mengurangi waktu sebelum pemakai melihat sesuatu yang konkret dari usaha pengembangan sistem.
2) Menyediakan umpan balik yang cepat dari pemakai kepada pengembang.
4) Meningkatkan pemahaman pengembang dan pemakai terhadap sasaran yang seharusnya dicapai oleh sistem.
Menjadikan keterlibatan pemakai sangat berarti dalam analisis dan desain sistem.
Pendekatan prototipe diperlihatkan pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Mekanisme pengembangan sistem dengan prototipe [Sumber : Abdul Kadir, “Pengenalan Sistem Informasi”,2003]
1) Identifikasi kebutuhan pemakai, pada tahap ini pengembang dan pemakai bertemu. Pemakai menjelaskan kebutuhan sistem
2) Membuat prototipe, pada tahap ini pengembang mulai membuat prototipe.
3) Menguji prototipe, pada tahap ini pemakai menguji prototipe dan memberikan kritikan dan saran.
4) Memperbaiki prototipe, pada tahap ini pengembang melakukan modifikasi sesuai dengan masukan pemakai.
5) Mengembangkan versi produksi, pada tahap ini pengembang merampungkan sistem sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai. Kelebihan dari prototipe antara lain:
a) Pendefinisian kebutuhan pemakai menjadi lebih baik karena keterlibatan pemakai yang lebih intensif.
b) Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi risiko pemakai tidak menggunakan sistem mengingat keterlibatan mereka yang sangat tinggi sehingga sistem memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik.
c) Mempersingkat waktu pengembangan.
d) Memperkecil kesalahan dsebabkan pada setiap versi prototipe, kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai.
e) Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta perubahan-perubahan.
Adapun kekurangan dari prototipe adalah:
a) Prototipe hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh-sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk menggarap prototipe.
b) Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototipe.
c) Mengingat target waktu yang pendek, ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap dan bahkan kurang teruji.
d) Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam membuat prototipe, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi yang negatif.
e) Apabila tidak dikelola dengan baik, prototipe menjadi tak pernah berakhir. Hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi.
2.4.3 Alat Bantu Analisis
Adapun beberapa alat bantu yang dapat digunakan dalam analisis dan perancangan sistem dalam metode pendekatan sistem berorientasi objek diantaranya adalah:
1) Flow Map
a. Dokumen
Simbol ini menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer.
b. Kegiatan manual
Simbol ini menunjukkan pekerjaan manual yang dilakukan oleh manusia.
c. Simpanan Offline
Simbol ini menunjukkan file non-komputer yang diarsipkan.
d. Proses
Simbol ini menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.
e. Simpanan data
Simbol ini menunjukkan tempat penyimpanan data.
2) Diagram Kontek
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
3) Data Flow Diagram
tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
DFD menggambarkan penyimpanan data dan proses yang mentransformasikan data. DFD menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.
Ada beberapa simbol DFD yang dipakai untuk menggambarkan data beserta proses transformasi data, antara lain :
1) Entity luar
Entity luar digambarkan dengan simbol persegi, seringkali entity luar diberi huruf sebagai identitas misalnya K untuk Konsumen dan A untuk Agen.
Entity luar merupakan sumber atau tujuan dari aliran data dari atau ke sistem. Entity luar merupakan lingkungan luar sistem, jadi sistem tidak tahu menahu mengenai apa yang terjadi di entity luar.
Entity luar bisa digambarkan secara fisik dengan sekelompok orang atau mungkin sebuah sistem.
2) Aliran data
3) Proses
Proses atau fungsi yang mentransformasikan data secara umum digambarkan dengan lingkaran.
4) Berkas atau tempat penyimpanan
Merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan data atau file. Simbol dari berkas ini dapat digambarkan dengan garis paralel.
4) Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-aimbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau
pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem.
Dalam membuat kamus data, harap diperhatikan beberapa hal yaitu:
1) Apakah semua aliran data dan penyimpanan dalam DFD sudah didefinisikan dalam kamus data
2) Apakah semua komponen elemen data sudah didefinisikan dengan baik
3) Adakah elemen data yang didefinisikan lebih dari satu kali
4) Apakah semua notasi yang digunakan pada kamus data sudah dikoreksi
5) Perancangan Basis Data
Suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh info. Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas
a) Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokkan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
Kegunaan normalisasi adalah untuk meminimasi pengulangan informasi dan memudahkan identifikasi entiti/obyek.
Langkah-langkah pembentukan normalisasi adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.
2. Bentuk normal kesatu (First Normal Form /1-NF)
antara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic (bersifat tomic value).
3. Bentuk normal kedua (Second Normal Form/2-NF)
Bentuk normal kedua didasari atas konsep full functional dependency (ketergantungan fungsional sepenuhnya). Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika memenuhi 1-NF dan setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian atribut. 4. Bentuk normal ketiga (Third Normal Form/3-NF)
Suatu relasi memenuhi 3-NF jika dan hanya jika memenuhi 2-NF dan atribute bukan kunci (non-key) haruslah tidak memiliki ketergantungan transistif, dengan kata lain suatu atribut bukan kunci (non-key) tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional (functional dependency) terhadap atribut bukan kunci lainnya, seluruh atribut bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key di relasi itu saja.
5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
b) Tabel Relasi
Table integrity constrain atau table relasi berisikan daftar keterkaitan data yang terjadi dalam langkah atau batasan apa yang berlaku bila terjadi proses insert, update dan delete.
c) Entity Relationship Diagram
ERD adalah gambaran mengenai berelasinya antarentitas. Sistem adalah kumpulan elemen yang setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan dari sistem tersebut. ‘Kebersama-sama’-an dari sistem di atas dilambangkan dengan saling
berelasinya antara satu entitas dengan entitas lainnya.
Entitas (entity/ entity set), memiliki banyak istilah di dalam ilmu komputer, seperti tabel (table), berkas (data file), penyimpan data (data store), dan sebagainya.
d) Komponen-komponen ERD
ERD memiliki komponen-komponen :
1) Entitas dan atribut.
Entitas adalah suatu objek dan memiliki nama. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa jika objek ini tidak ada di suatu enterprise (lingkungan tertentu), maka enterprise tersebut tidak dapat berjalan normal
2) Relasi
Relasi adalah penghubung antara satu entitas (master file) dengan entitas lain di dalam sebuah sistem komputer. Pada akhirnya, relasi akan menjadi file transaksi (transaction file) di komputer.
3) Derajat Kardinalitas (Cardinality Degree)
Derajat kardinalitas adalah menyatakan jumlah entitas dimana entitas lain dapat dihubungkan ke entitas tersebut melalui sebuah himpunan relasi. Derajat kadinalitas sangat berguna dalam menetukan himpunan relasi biner meskipun pemetaan dapat berperan dalam deskripsi himpunan relasi yang melibatkan lebih dari dua himpunan entitas.
a. One to one, dilambangkan dengan I : I.
Gambar 2.2 One to One
(Sumber : Nurjaya Wahyu,Materi Perkuliahan Perancangan Instalasi Komputer, 2007)
b. One to many, dilambangkan dengan I : M atau M : I.
sebuah entitas pada A berhubungan dengan nol atau lebih entitas pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan paling banykan satu entitas pada A dan untuk yang One to many sebaliknya dari One to many
Gambar 2.3 Many to One
c. Many to many, dilambangkan dengan M : M atau M : N
sebuah entitas pada A berhubungan nol atau lebih pada B dan sebuah entitas pada B berhubungan nol atau lebih pada entitas A
Gambar 2.4 Many to Many
(Sumber : Nurjaya Wahyu,Materi Perkuliahan Perancangan Instalasi Komputer, 2007)
4) Penentuan Primary Key
Di setiap entitas di dalam ERD seharusnya ada atribut (field) yang dipilih untuk dijadikan kunci utama atribut (primary key/ key field), yaitu atribut yang dijadikan identitas yang menjamin keunikan (tidak ada yang sama) isi datanya.
a) SUPER KEY
Super key adalah satu atau lebih field yang dapat dipilih untuk membedakan (mengkarakteristikkan) antara satu record dengan record lainnya.
b) CANDIDATE KEY
Kunci kandidat adalah kunci super dengan jumlah field paling sedikit, contoh ID_TAMU, NAMA, ALAMAT, TGL_LAHIR (karena masing-masing hanya terdiri dari 1 field saja) dan ID_TAMU untuk membedakan satu tamu dengan tamu lainnya.
c) PRIMARY KEY
Kunci utama adalah kunci kandidat yang dipilih dengan kemungkinan kepemilikan nilai data field yang berbeda antara satu record dengan record lainnya. Kunci utama pastilah merupakan kunci kandidat dan juga kunci super, tetapi sebaliknya, kunci super dan kunci kandidat belum tentu merupakan kunci utama.
d) ALTERNATE KEY
2.5 Faktor Pengujian Software
Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan
Pengujian black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode peracangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black box merupakan pendekatan komplementer dari teknik white box, karena pengujian black box diharapkan mampu mengungkap kelas kesalahan yang lebih luas dibandingkan teknik white box. Pengujian black box berfokus pada pengujian persyaratan fungsional perangkat lunak, untuk mendapatkan serangkaian kondisi input yang sesuai dengan persyaratan fungsional suatu program.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :
(1) fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
(3) kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
(4) kesalahan kinerja,
(5) inisialisasi dan kesalahan terminasi.
Berbeda dengan pengujian white box, pengujian black box cenderung diaplikasikan selama tahap akhir pengujian. Pengujian black box harus dapat menjawab pertanyaan sebagai berikut :
1) Bagaimana validitas fungsional diuji
2) Kelas input yang akan membuat kasus pengujian menjadi lebih baik
3) Apakah sistem akan sangat sensitive terhadap harga input tertentu
4) Bagaimana batasan dari suatu data diisolasi
5) Kecepatan data dan volume data apa yang akan ditoleransi oleh sistem
37 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa
Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di
lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat
Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Keberadaan PUSLAHTA di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu
dengan adanya Proyek Pembangunan Komputer Pemerintah Provinsi Daerah
Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana
prasarana dalam rangka memasuki era computer. Dalam perkembangan
selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala
Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan
pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi
Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari No. 57
Bandung.
Sebagai tindak lanjut dari Surat Keputusan Gubernur Nomor :
294/Ok.200-Oka/SK/78, maka pada tanggal 29 Juni 1981 pendirian Kantor PUSLAHTA
dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 2 Tahun 1981 tentang
Pembentukan Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Peraturan Daerah Nomor : 3 Tahun 1981 tentang Susunan
Barat. Dengan kedua Peraturan Daerah tersebut keberadaan PUSLAHTA di
lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat semakin berperan,
khususnya dalam melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang
komputerisasi. Akan tetapi keberadaan kedua Peraturan Daerah tersebut tidak
mendapat pengesahan dari pejabat yang berwenang dalam hal ini Menteri Dalam
Negeri, sehingga keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Daerah
Tingkat I Jawa Barat kedududkan organisasi menjadi non structural. Akan tetapi
dengan keberadaan Puslahta Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu
telah banyak dirasakan manfaatnya selain oleh lingkungan Pemerintah Provinsi
Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk kerja sama penggunaan mesin
computer IBM S-370/125 seperti : IPTN, PJKA, ITB, dan Pihak Swasta lainnya.
Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun
sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan
Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992
Organisasi PUSLAHTA Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di
dalam salah satu pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan
bahwa tugas dan wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Propinsi
Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Pada tanggal yang sama dengan terbitnya Surat Keputusan Gubernur No. 21
tahun 1992 tentang Pembubaran PUSLAHTA Propinsi Daerah Tingkat I Jawa
Barat, keluar Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor :
22 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE)
Dalam negeri Nomor : 5 tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan
Data Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia.
Sebagai tindak lanjut dari Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun
1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30
Juni 1993 keluar persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
(Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93 perihal Persetujuan Pembentukan Kantor
Pengolahan Data Elektronik untuk Propinsi Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan,
Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Dengan keluarnya Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara (Menpan) tersebut, maka untuk mengukuhkan Keputusan Gubernur
Nomor 22 Tahun 1992 diajukan Rancangan Peraturan Daerahnya, dan akhirnya
pada tanggal 21 Juni 1994 berhasil ditetapkan Peraturan Daerah Propinsi Daerah
Tingkat I Jawa Barat Nomor : 4 tahun 1994 tentang Pengukuhan Dasar Hukum
Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Propinsi Daerah Tingkat I Jawa
Barat dan Nomor 5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor
Pengolahan Data Elektronik Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam
Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar
Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan
Peraturan Daerah Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE
Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit
Pelaksana Daerah yang struktural.
Berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat Nomor : 16 Tahun 2000
tanggal 12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat
telah ditetapkan Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika
Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor
Pengolahan Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur
Nomor : 22 Tahun 1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5
Tahun 1994. Sedangkan Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri
merupakan pengembangan dari Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi
Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8 April 1978 melalui Surat Gubernur KDH
Tingkat I Jawa Barat No. 294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya
dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1981 tanggal 29 Juni 1981.
Dasar Hukum :
1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi
Telematika Indonesia ;
2. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga
Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat.
Nomenklatur :
BAPESITELDAadalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem
Informasi dan Telematika Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi,
Multimedia dan Informatika .
Selanjutnya, berdasarkan Perda Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa Barat, maka Bapesitelda Prov. Jabar
Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta
cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga
kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik
khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka
Diskominfo dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam
kepentingan Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province
Tahun 2012.
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Berdasarkan Perda, Dinas Komunikasi dan Informatika berada diperingkat
20 dengan sruktur organisasi sebagai berikut di bawah ini.
1. Kepala
2. Sekretariat, membawahkan :
a. Sub.Bagian Perencanaan dan Program
b. Subbagian Keuangan;
c. Subbagian Kepegawaian dan Umum;
3. Bidang Pos Dan Telekomunikasi, membawahkan :
a. Seksi Pos Dan Telekomunikasi;
b. Seksi Monitoring dan Penetiban Spektrum Frekuensi;
c. Seksi Standarisasi Pos Dan Telekomunikasi;
4. Bidang sarana Komunikasi Dan Diseminasi Informasi, membawahkan :
a. Seksi Komunikasi Sosial ;
b. Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah dareah;
5. Bidang Telematika, membawahkan;
a. Seksi Pengembangan Telematika;
b. Seksi Penerapan telematika;
c. Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika
6. Bidang Pengolahan Data Elektronik, membawahkan:
a. Seksi Kompilasi Data ;
b. Seksi Integrasi Data ;
c. Seksi Penyajian Data dan Informasi.
3.3 Deskripsi Kerja
Berikut adalah deskripsi kerja di Dinas Komunikasi dan Informatika
Provinsi Jawa Barat:
1. Dinas
a) Dinas mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas pemerintahan
Daerah bidang komunikasi dan informatika berdasarkan asas otonomi,
dekonsentrasi dan tugas pembantuan .
b) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada
ayat (1),Dinas mempunyai fungsi :
1. penyelenggaraan perumusan, penetapan, pengaturan dan
koordinasi serta pelaksanaan kebijakan teknik ps dan
telekomunikasi,sarana komunukasi dan diseminasi informasi,
telematika, serta pengolahaan data elektronik;
2. penyelenggaraan fasilitasi dan pengendalian komunikasi dan
informatika meliputi pos dan telekomunikasi,sarana
komunikasi dan diseminasi informasi, telematika, serta
pengolahaan data elektronik ;
3. penyelenggaraan koordinasi dan UPTD.
2. Kepala Dinas
a) Kepala Dinas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan,
penetapan, memimpin,mengkoordinasikan dan mengendalikan
pelaksanaan kegiatan,tugas pokok dinas serta mengkoordinasikan dan
b) Rincian Tugas Kepala Dinas ;
1. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan
tugas pokok fungsi dinas ;
2. Menyelenggarakan penetapan program kerja dan rencana
pembangunan dan pengembangan komunikasi dan informatika di
daerah ;
3. Menyelenggarakan penetapan kebijakan teknis dinas sesuai dengan
kebijakan umum pemerintah daerah;
4. Menyelenggarakan fasilitasi yang berkaitan dengan
penyelenggaraan program, kesekretariatan,pos dan
telekomunikasi,sarana komunikasi dan diseminasi
informasi,telematika,serta pengolahan data elektronik ;
5. Memberikan saran pertimbangan dan rekomendasi kepada
gubernur mengenai komunikasi dan informatika sebagai penetapan
kebijakan umum pemerintah daerah;
6. Menyelenggarakan koodinasi dan kerjasama dengan instansi
pemerintah,swasta dan lembaga terkait lainya untuk kelancaran
pelaksanaan tugas dinas ;
7. Menyelenggarakan telahaan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan;
8. Menyelenggarakan koodinasi penyusunan rencana strategis,
pelaksanaan tugas teknis serta evaluasi dan pelaporan yang
dan diseminasi informasi dan telematika,serta pengolahan data
elektronik ;
9. Menyelenggarakan perumusan dan penetapan rencana strategis,
laporan akuntanbilitas kinerja instansi pemerintah(LAKIP),LKPJ
dan LPPD dinas ;
10.Menyelenggarakan koordinasi kegiatn teknis dalam rangka
penyelenggaraan pelayanan umum komunikasi dan informatika ;
11.Menyelenggarakan perumusan telaahan staf sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijakan ;
12.Menyelenggarakan koordinasi dengan badan koordinasi
pemerintahaan dan pembangunan wilayah dalam pelaksanaan
kegiatan di kabpaten/kota ;
13.Menyelenggarakan koordinasi dan membina UPTD;
14.Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
15.Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya.
3. Sekretariat
a) Sekretaiat mempunyai tugas pokok menyelenggarakan kordinasi dan
perencanaan dan program dinas,pengkajian perencanaan dan
4. Bidang Pos dan Telekomunikasi
a) Bidang pos dan telekomunikasi mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengkajian bahan kebijkan teknis dan fasilitasi pos
dan telekomunikasi .
5. Bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi
a) Bidang sarana komunikasi dan diseminasi informasi mempunyai tugas
pokok menyelenggarakan pengkajian bahan kebijkan teknis dan
fasilitasi sarana komunikasi dan diseminasi informasi.
6. Bidang telematika
a) Bidang telematika mempunyai tugas pokok menyelenggarakan
pengakajian bahan kebijakan teknis dan fasilitasi telematika .
7. Bidang pengolahaan data elektronik
a) Bidang pengolahan dan elektronik mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengkajian bahan kebijkan teknis dan fasilitasi
pengolahan data elektronik.
8. Unit pelaksanaan fungsi dinas
a) Untuk melaksanakan sebagian kegiatan tekns operasional dan/atau
kegiatan teknis penunjang,pada dinas dapat di bentuk UPTD , yang
mempunyai wilayah kerja satu atau beberapa kabupaten atau kota
b) Pembentukan, tugas pokok, fungsi,rincian tugas unit serta susunan
9. Kelompok jabatan dan fungsional
a) Kelompok jabatan dan fungsional mempunyai tugas dan melaksanakan
sebagian tugas pemerintah daerah sesuai dengan keahlian dan
kebutuhan.
b) Kelompok jabatan dan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga
fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan peraturan perundang –
undangan.
c) Kelompok jabatan dan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga
fungsional senior yang ditunjuk.
d) Jenis dan jenjang jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan ketentuan
peraturan perundang – undangan.
e) Jumlah tenaga jabatan fungsional ditetapkan berdasarkan beban kerja.
f) Uraian tugas kelompok jabatan fungsional ditetapkan berdasrkan
ketentuan perundang – undangan.
10.Tata kerja
a) Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya,kepala dinas,
sekretaris, kepala bidang, kepala sub subbagian , kepala seksi, kepala
UPTD dan kelompok jabatan fungsional, wajib dalam lingkkungan
masing – masing antar satuan organisasi lingkungan dinas,serta
instansi lain di luar dinas,sesuai dengan tugas pokok.
b) Kepala dinas wajib mengawasi bawahany, dengan ketentuan hal terjadi
penyimpangan,harus mengambil langkah – langkah yang diperlukan
c) Kepala dinas bertanggung jawab memimpin dan mengkordinasikan
bawahaan dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan
tugas bawahanya.
d) Kepala dinas wajib mengikuti mematuhi petumjuk dan bertanggung
jawab pada atasan serta menyampaikan laporan berkala secara tepat
waktu.
e) Setiap laporan yang diterima oleh kepala dinas dari bawahanya wajib
diolaoh dan diperguanakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan
lebih lanjut.
f) Dalam penyampaian laporan kepada atasan, tembusan laporan wajib
disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional
mempunyai hubungan kerja.
g) Dalam melaksanakan tugas, kepala dinas dan satuan organisasi
dibawahnya wajib mengadakan rapat berkala dalam rangka pemberian
49 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan
Dalam menganalisis suatu sistem harus benar-benar diperhatikan, karena
analisa sistem merupakan langkah yang paling penting yang dapat menentukan
terhadap semua prosedur sistem yang sedang maupun akan dirancang. Dengan
langkah analisa sistem ini kita bisa mengetahui apakah sistem yang kita buat
mempunyai banyak kelebihan atau tidak.
4.1.1Analisis Dokumen
Analisis dokumen mempunyai tujuan untuk mengetahui dokumen
apa saja yag terkait dalam sistem serta hal – hal apa saja yang berkaitan
dengan dokumen tersebut. Hal ini perlu dilakukan untuk memberikan
informasi sebagai masukan pada pengembangan sistem yang diusulkan ,
yaitu :
Tabel 4.1 Dokumen Id Pengunjung
No : 1
Nama Dokumen : Id Pengunjung Sumber : Pengunjung Rangkap : 1
Fungsi : Sebagai informasi data Pengunjung yang akan berkunjung Elemen Data : Id_p, stat, nama, tgl, inst, mhdp, kprl, masuk, keluar
Tabel 4.2 Dokumen id User
No : 2
Fungsi : Sebagai media untuk register username dan password Elemen Data : Id, username, password
4.1.2Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Prosedur yang terlibat dalam sistem buku tamu pada diskominfo
Provinsi Jawa Barat sebagai berikut :
1. Pengunjung datang kemudian menulis nama, alamat, instansi darimana
dia bekerja, keperluan pengunjung datang, dan pengunjung harus
menghadap siapa.
4.1.2.1Flow Map
Flowmap merupakan gambaran hubungan antara entitas yang
terlibat berupa aliran-aliran dokumen yang ada.
4.1.2.2Diagram Kontek
Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang
menggambarkan hubungan antara entity luar, masukkan dan
keluaran dari sistem. Diagram kontek dipresentasikan dengan
lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem
Gambar 4.2 Diagram Konteks Pengunjung Diskominfo
4.1.2.3Data Flow Diagram
DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian
pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD
menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke
penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si
pembuat sistem tahu persis kapan sebuah data harus disimpan,
kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan
Gambar 4.3 DFD level 0 Sistem buku tamu diskominfo
4.1.3Evaluasi Sistem yang berjalan
Berdasarkan analisis prosedur sistem yang sedang berjalan diketahui
bahwa dalam pengolahan sistem tersebut masih dikerjakan secara manual
dan proses penerimaan tamu belum memanfaatkan proses komputerisasi
sehingga :
1. Proses penerimaan tamu menjadi lambat dan lama
2. Peluang kesalahan dalam pengolahan data penerimaan tamu yang
memungkinkan akan memperlambat sistem kinerja yang ada
3. Bagi Penjaga Tamu tidak dapat mengetahui jam berapa
pengunjung masuk atau keluar, sehingga tidak dapat meninjau si
4.2 Usulan Perancangan Sistem
Perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara rinci. Dalam
perancangan suatu sistem tidak lepas dari hasil analisa sistem, karena dari analisa
baru dapat dibuat suatu perancangan sistem.
Dari hasil analisa dan evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sebagai
tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan
sistem informasi dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara
terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapat informasi yang lebih
cepat.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk membangun sistem
informasi pengelolaan Buku tamu dan mengetahui efektivitas sistem
informasi pelayanan dan pencatatan buku tamu dengan menggunakan
aplikasi Pengelolaan Buku Tamu.
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana pembangunan pelayanan penerimaan
tamu dengan aplikasi Pengelolaan Buku tamu.
2. Untuk mengetahui efektivitas sistem informasi terhadap pelayanan
penerimaan tamu yang berbasiskan aplikasiserta menunjang adanya
interaksi antara Diskominfo dengan tamu.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perangkat lunak di Diskominfo Tamansari adalah sebuah aplikasi
oleh dua kategori pengguna, yaitu Admin dan User. Dalam perangkat
lunak ini terdapat informasi tentang informasi komunikasi dan
informatika, serta Forum interaksi dan segala kegiatan yang ada di
Diskominfo Tamansari. Dengan demikian bisa memudahkan masyarakat
luas untuk bisa mengenal lebih jauh tentang Diskominfo.
4.2.2.1Flow Map
Flow Map merupakan alat bantu dalam menelusuri arus dokumen yang digunakan dalam sistem. Adapun flow map dalam perancangan yang
diusulkan adalah sebagai berikut :
Flowmap Pengunjung Masuk
Flowmap Pengunjung Keluar
Gambar 4.5 Flowmap Pengunjung Diskominfo yang keluar
4.2.2.2Diagram Kontek
Untuk membatasi sistem dan menujukan adanya interaksi sistem
dengan komponen diluar sistem, maka perlu dibuat diagram konteks yang
merupakan gambaran sistem secara keseluruhan
Berikut ini gambar diagram konteks dari perangkat lunak yang
Gambar 4.6 Diagram Kontek Pengunjung Diskominfo
4.2.2.3Data Flow Diagram
Data flow diagram berfungsi untuk mengambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang dikembangkan, disamping itu juga
mengambarkan hubungan entitas luar yang keterkaitan sistem dengan
lingkungannya. Lingkup sistem ditentukan dari besarnya pengaruh dari
data – data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini
diwakili oleh entitas luar. Data flow diagram untuk setiap proses dapat
dilihat :
Gambar 4.8 dibawah ini merupakan gambaran mengenai proses
Login User pada sistem Buku Tamu Diskominfo. Dalam proses login
tersebut user harus menginputkan username dan password
Gambar 4.8 DFD Level 1 Proses
4.2.2.4Kamus Data
Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu informasi yang digunakan untuk
mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. Kamus
data untuk data yang mengalir pada data flow diagram dapat dilihat
sebagai berikut :
A. Kamus Data Form Pengunjung
Nama : Pengunjung
Bentuk data : Pengunjung
Arus data : Proses 1
Penjelasan : berisikan indentitas Pengunjung
Tabel 4.3 Elemen data Pengunjung
No Nama field keterangan
1 Id_p Nomor Identitas Pengunjung 2 Stat Status Pengunjung Masuk / Keluar 3 Nama Nama Pengunjung
4 Tgl Tanggal Pengunjung datang 5 Inst Instansi Pengunjung Bekerja 6 mhdp Bertemu siapa
7 kprl Keperluan pengunjung datang 8 Masuk Pengunjung Masuk
9 Keluar Pengunjung Keluar
B. Kamus Data User
Nama : User
Bentuk data : Form User
Arus data : Proses 2
Penjelasan : berisikan detail User
Elemen data :
Tabel 4.3 Elemen User
No Nama Field Keterangan
1 Id Id User
2 Username Username User 3 Password Password User
4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang
Berdasarkan analisis prosedur sistem yang diusulkan diketahui
bahwa dalam pengolahan sistem tersebut dikerjakan secara Komputerisasi
dan proses penerimaan tamu sudah memanfaatkan proses Komputerisasi
1. Proses Penerimaan tamu lebih cepat
2. Peluang kesalahan dalam pengolahan data penerimaan tamu akan
lebih sedikit dan bahkan tidak ada.
3. Dengan dibangunnya system Buku tamu, maka lebih mudah untuk
mengelola Buku tamu yang ada di Diskominfo Provinsi Jawa
Barat.
4. Dapat mengontrol para tamu yang keluar masuk, sehingga aplikasi
Buku tamu ini dapat mengatur para pengunjung sehingga bisa lebih
tertib.
5. Bagi Penjaga Tamu dapat mengetahui dan mengontrol jam berapa
pengunjung masuk atau keluar, sehingga dapat meninjau si
60
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembahasan sebelumnya terdapat beberapa masalah yang dapat mengurangi efektifitas dan efesiensi dalam menjalankan rangkaian proses Peneriman tamu Diskominfo Provinsi Jawa Barat. Dengan dibangunnya aplikasi Pengelolaan Buku Tamu di Diskominfo Provinsi Jawa Barata ini maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu :
1. Dengan dibangunnya bagian Penerimaan Tamu maka lebih mudah untuk mengelola Buku tamu yang ada di Diskominfo Provinsi Jawa Barat.
2. Dengan dibangunnya aplikasi Buku Tamu yang dapat mengontrol para tamu yang keluar masuk, sehingga aplikasi Pengelolaan Buku tamu ini dapat mengatur para pengunjung sehingga bisa lebih tertib.
3. Dengan dibangunnya aplikasi Pengelolaan Buku Tamu, maka proses penerimaan tamu bisa lebih cepat.
5.2 Saran
Untuk mengoptimalkan kinerja sistem ini, maka penulis mengusulkan beberapa saran yang dapat di pertimbangkan :
2. Harus adanya maintenance terhadap sistem tersebut agar efektivitas sistem
dapat terus berjalan dengan baik dan optimal.
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Strata Satu Pogram Studi Sistem Informasi
Oleh :
ABDUL ROHMAN NIM.10507619
FAKHRIYANSYAH NIM.10507659
TOMI SEPTIANA NIM.10507644
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
vi
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR... iii
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah……….. 3
1.3. Maksud dan Tujuan……….. 4
1.4. Metode Pengembangan Sistem... 5
1.5. Batasan masalah……… 6
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan………. 7
BAB II LANDASAN TEORI... 8
2.3.Pengertian Sistem Informasi... 16
2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem... 20
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem... 20
2.4.2. Metode Pengembangan Sistem ... 21
vii
3) Data Flow Diagram... 25
4) Kamus Data... 27
5) Perancangan Basis Data... 28
a) Normalisasi... 28
b) Tabel Relasi... 30
c) Entity Relationship Diagram……….. 30
d) Komponen-Komponen ERD……….. 30
2.5.Faktor Pengujian Softwer... 35
BAB III PROFIL PERUSAHAAN... 37
3.1.Tinjauan Umum Perusahaan... 37
3.2.Struktur Organisasi Perusahaan... 41
3.3.Deskripsi Kerja... 43
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN... 49
4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan... 49
4.1.1.Analisis Dokumen... 49
4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 50
4.1.2.1. Flow Map... 50
4.1.2.2. Diagram Kontek... 51
4.1.2.3. Data Flow Diagram... 51
4.1.3.Evaluasi Sistem yang berjalan... 52
4.2.Usulan Perancangan Sistem... 53
4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem... 53
4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 53
4.2.2.1. Flow Map... 54
4.2.2.2. Diagram Kontek... 55
4.2.2.3. Data Flow Diagram... 56
4.2.2.4. Kamus Data... 57
viii
5.1.Kesimpulan………. 60
5.2.Saran……….. 60
DAFTAR PUSTAKA
