Perancangan Sistem Informasi pengiriman barang pada PT. Ritra Cargo Indonesia

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFC>RMASI

PENGilUMAN BA.RANG P

.A.DA

PT. RITRA CARGO

ｉｎｄｏｎｬｾｓｉａ＠

RIA KUSUMA HANDAYANI

TEKNIK INFORMATIKA

F AKULTAS SAINS DAN TEKNOiLOGI

(2)

PERANCANGAN SISTEl\II INFORMASI

PENGIR.Il'VIAN BARANG PADA

PT. IUTRA CARGO JNDOl'ffiSIA

Oleh:

RIA KUSUMA HANDAYANI

100091020237

Slaipsi

Sebagai Salah Satu Syarat untulc Memperoleh Gelar Sarjmia Komputer

Fakultas

Sains dan

Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

TEKNII( INFOR!\IIATIKA

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAIURTA

(3)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGIRIMAN BARANG P'ADA

PT. RITRA CARGO INDONESIA

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar

Saijana Komputer

Pada Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri SyarifHidayatullah Jakarta

cw;:,

Oleh:

RIA KUSUMA HAND A Y ANI

100091020237

Menyetujui

Pem imbing II

｣Ｚ｟ｾＡ＠

(4)

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

F AKULTAS SA.INS DAN

ｔｅｋＱｾＰｌｏｇｉ＠

UIN SYARIF HIDAYATULLAH .JAKARTA

Dengan ini menyatakan behwa Skripsi yang ditulis oleh :

Nama : RiaKusumaHandayani

NIM

Program Studi

Judul Skripsi

: 10009102023 7

: Teknik Informatika

: Pernncangan Sistem Informasi Pengiriman Barang

PadaPT. RITRA CARGO lNDON&<;IA

Dapat diterima sebagai syarat kelulusan untuk memperole.h gelar Smjana Komputer

pada Jurusan Teknik Informatika,

Fakultas

Sains dan Teknologi,

U1N

Syarif

Hidayatullah Jakarta

Pembimbing I

ｯｾ＠

M. Qomarul Huda, M.Kom

Jakarta, Juni 2004

Menyetujui,

Dosen Pembimbing

Mengetehui,

Pembimbing JI

KetuaJurusan

(f

ｾ＠

(5)

PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI lNI BENAR-BENAR

HASIL KARYA SENDJRI YANG BELUM PER.NAB DIAJUKAN SEBAGAI

SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU

LEMBAGA MANAPUN.

Jakarta, Juni 2004

Ria Kusuma Handayani

(6)

RINGKASAN SKRIPSI

RL4. KUS UM.A HANOA YANL Si stern Informasi Pengiriman Barang Pada PT. Ritra Cargo Indonesia (Di bawah bimbingan Bpk M. Qomaml Hurla dan BpkA'ang

Subiyakto)

Pelayanan dengan baik, cepat dan informasi yang tepat mempakan salah satu

tuntutan dari hampir semua perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa kepabeanan

(forwarder), sudah tentu tuntutan tersebut bisa diatasi apabila perusahaan tersebut

mempunyai sistem informasi yang baik

Dari ｭ｡ｳ｡ｬ｡ｨＭｭ｡ｾ｡ｬ｡ｨ＠ yang ditemui penulis dilapangan pada bagian customer

service, penulis mengan1bil kesimpulan bahwa kurang baiknya sistem informasi yang

dimiliki PT. RITRA CARGO INDONESIA mempakan sal.ah satu kendala sehingga

penyajian informasi kepada pelanggan tidak tepat, kuaang cepat dan kurang

kontrolnya para pimpinan terhadap proses pekerjaan yang berjalan sehingga

lambatnya proses dan ada kesan bahwa tidak adanya kerja sama an tar divisi membuat

semakin turunnya kualitas pelayanan. Kekecewaan pelanggan inilah yang membuat

menurunnya pendapatan perusahaan karena sudah bisa dipastikan bahwa pelanggan

tersebut akan mencari perusahaan yang sempa dengan tingkat pelayanan yang lebih

baik

Jalan keluar dari ｭ｡ｾ｡ｬ｡ｨ＠ tersebut diatas adalah dengan melakukan

(7)

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmaanirrahiim

Dengan mengucapkan segala puji dan syukur kepada Allah SWT, karena atas limpahan nihmat, karuuia, hidayah, serta inayah-Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat mengerjakan dan menyelesaikan togas ｰ･ｲ｡ｮｾ｡ｮｧ｡ｮ＠ ini pada waktunya. Shalawat serta salam selalu dihaturkan pada Nabi Muhammad SAW, serta para sahabat dan kt>luarganya.

Adapun togas akhir ini diajukan untuk memenuhi sebagian dari syarat guna memperoleh gelar Sarjana Komputer (Sl), pada Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri SyarifHidayatullah Jakarta.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan b1gas akhir ini tidak dapat dilaksanakan tanpa izin Allah SWT, bantuan, petunjuk, bimbingan dan saran-SllI'81!. dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

l. Papa dan Mama yang telah memberikan bantuan dan dorongan baik moril maupun materil kepada penulis.

2. Adik tercinta Aris Kusuma Wijaya yang tel ah memberikan bantuan secara moril. 3. Bapak M Qomarul Hoda, MKom selaku dosen pembimbing 1

4. Bapak A'ang Subiyakto, S.Kom selaku dosen pembimb1ing II.

(8)

6. Bapak DR Syopiansyah Jaya Putra, MSis. selaku Dekan Fakultas Sains dan

Teknologi yang telah memberi bantuan dan bimbingannya

7. Seluruh StaffKaryawan PT. RITRA CARGO INDONESIA yang telah membantu

penulis dalam melaksanakan riset.

8. Seluruh Staff Perpustakaan yang telah memberikan fasilitas untuk mengadaknn

studi kepustakaan.

9. Seluruh dosen FST yang telah memberikan bantuan dan tuntunan.

10. Seluruh teman-temanku yang ada di FST Ull'f dan teman-temanku di Halaqah,

Sakinah Group, PKS, PIM dan WK atas duku:ngannya

11. Serta berbagai pihak yang telah ikut membantu dalam penyelesaian laporan kerja

praktek ini.

Untuk semuanya dan segala bantuannya, penulis hanya dapat menyerahkan

kepada Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang untuk dapat memberikan balasan

dan limpahan karunia bahagia penuh ampunan sepanjang masa AmiIL

Akhirnya penulis menyadari bahwa dalam penyusunan tugas akhir

ini

.masih

banyak memiliki kekurangan dan masih jauh dari kesemp1llfilaan. Untuk itu penulis

mengharapkan saran maupun kritik yang bersifat membangun guna menambah

pengetahuan dalam menyusun karya tulis selanjutnya

Jakarta, Juni 2004

(9)

DAFTARISI

Halaman Judul ... 1

Ringkasan Skripsi ... v

KataPengantar ... v1

Daftmr Isi ... vm Daftmr Gambar ... xi

Daftmr Lampiran ... xm Daftar Simbol ... xv

BABI

Pendahuluan A Latar Belakang ... 1

":B.

Mas al ah ... 2

C. Tujuan Penulisan ... 3

D. Ruang Lingkup ... 3

E. Metode Penelitian ... 3

F. Sistematika Penulisan ... .4

BABll

Landasan Teori A Konsep Dasar Sistem Informasi.. ... 7

(10)

BAB IV Analisa Sisrem

1. Tiajauan Organisasi ... 20

2. Dekomposisi Fungsi ... 25

3. AnalisaKeluarnn ... 25

4. AnalisaMasukan ... 28

5. Analisa Proses ... 29

a Urutan Prosedur ... 29

b. DAD Sistem Berjalan ... 31

c. Spesifikasi Proses ... .36

6. AnalisaData. ... .38

7. Usulan Pemecahan Masalah ... .40

a DAD Usulan ... .40

1. Kelebihan Usulan ... .4 7 2. Kekurangan Usulan ... 47

b. Spesifikasi Proses ... 48

BABV Rancangan Sistem 1. Rancangan Basis Data. ... 58

a Normalisasi ... 58

2. Spesifikasi Basis Data ... 68

3. BaganTerstruktur ... 75

(11)

7. Rancangan Masukan ... 82

8. Rancangan Tarnpilan ... 85

9. Rancangan Kontrol.. ... 86

BAB VI PENUTUP 1. Kesimpulan ... 87

2. Saran ... 87

Daftar Pustaka. ... xix

Lampiran A, Keluaran Sistem Berjalan ... 88

Lampiran B, Masukan Sistem Berjalan ... 93

Lampiran C, Rancangan Keluaran ... 95

Lampiran D, Rancangan Masukan ... 104

Lampiran E, Bagan Terstruktur ... 108

Lampiran F, Kamus Data. ... 119

Lampiran G, Spesifikasi Modul. ... 128

Lampiran H, Rancangan Layar ... 133

Lampiran I, Listing Program ... 137

(12)

DAFT AR GAMBAR

L Gambar 4.1 : Struktur Organisasi ... 22

2. Gambar 4.2 : Dekomposisi Fungsi ... 25

3. Gambar 4.3 ; Diagram Konteks Sistem Berjalan ... 32

4. Gambar 4.4 : Diagram Overview Sistem Berjal31l ... 33

5. Gambar 4.5 ; Diagram 1.0 Proses TerimaDokumen ... 34

6. Gambar 4.6 : Diagram 2.0 Proses Kirim Dokumen ... 35

7. Gambar4.7; ERD ... 39

8. Gambar 4.8 : Diagram Konteks Sistem Usulan ... 40

9. Gambar 4.9: Diagram Overview Sistem Usulan ... 41

10. Gambar 4.10: Diagram 1.0 Proses File Master ... 42

11. Gambar 4.11: Diagram 2.0 Proses TerimaDokumen ... 43

12. Gambar 4.12 : Diagram 3.0 Proses Kirim Dokumen ... 44

13. Gambar 4.13 : Diagram 4.0 Proses Tagihan ... 45

14. Gambar 4.14 : Diagram 5.0 Proses Cetak Laporan ... 46

15. Gambar 5.1 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relasi Agon ... 58

16. Gambar 5.2 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relesi MAWB. ... 59

17. Gambar 5.3 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relasi Exportir ... 60

18. Gambar 5.4 : Diagram Kett>rgantungan Fungsi/Rt>lasi PN1B ... 60

19. Gambar 5.5 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relasi HAWB ... 61

(13)

22. Gambar 5.8 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relasi QUO... 64

23. Gambar 5.9 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relasi PIB.. ... .. . . .. . . 65

24. Gambar 5.10: DiagramKetergantunganFungsi/Relasi DO ... 66

25. Gambar 5.11 : Diagram Ketergantungan Fungsi/Relasi Importir ... 67

(14)

Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran Lampirnn Lampiran Lampiran Lampiran Lampiran

DAFT AR LAMPI RAN

A-1 NOA ... 88

A-2 QUO ... 89

A-3 PlB ... 90

A-4 DO ... 91

A - 5 Laporan Pengiriman ... 92

B-1 MAWB ... 93

B-2 HAWB ... 94

C-1 NOA ... 95

C-2 QUO ... 97

C-3 D0 ... 98

C - 4 Tagihan ... 99

C- 5 Daftar Agen ... 100

C - 6 Daftar Irnportir ... 100

C - 7 Daftar Exportir ... 101

C-8 LaporanMAWB ... 101

C-9 LaporanHAWB ... 102

C -10 Laporan PIB ... 102

C-11 Laporan Pengiriman ... 103

C-12 Laporan Tagihan ... 103

(15)

Lampirnn D-3 Data Exportir ... 105

Lampirnn D-4 DataAgen ... 105

Lampiran D-5 MAWB ... 106

Lampirnn D-6 HAWB ... 107

Lampiran E Bagan Terstruktur ... 108

Lampirnn F Kamus Data ... 119

Lampirnn G Spesifikasi

Modul ...

128

Lampiran H Rancangan Layar ... 133

Lampirnn I Listing Program ... 137

(16)

Simbol

II

v

91----...

..

0

<>

DAFT AR SIMBOL

Bagan Terstruktur

Nama

Modul

Predefined Modul

Penghubung

Pengulangan

Kopel Data

Kopel Kontrol

Konnector

Pilihan

Keterangan

Yaitu menunjukkan suatu modul dan merupakan kumpulan dari perintah atau instruksi program.

Yaitu menggambarkan modul be.ca atau rekam padafile.

Yaitu sebagai penghubung antar modul.

Yaitu menunjukkan suatu pengulangan didalam modul.

Yaitu menggambarkan aliran elemen data yang

dikirim dalam modul.

Yaitu menggambarkan suatu perintah dalan1 modul.

Yaitu penghubung 1antar halaman.

(17)

Siml:Jol

D

0 DAFT AR SIMBOL

Diagram Arus Data (DAD)

Nama

Ekstemal Entity

Proses

Data Store

AlirnnData

Keterangan

Yaitu kesatuan luar, merupakan sumber

atau data tuj uan dari sistem.

Yaitu mengolah data masukan dan

menghasilkan k1lluaran (informasi).

Yaitu untuk tempat penyimpanan

(simplllllan data) data yang dapat berupa

file atau arsip.

Yaitu menunjukkan ams data masuk dan

(18)

Simbol

0

1 l

1 M

M N

DAFTAR SIMBOL

Entity Relationship Diagram (ERD)

Nama

Entity Set

Relasi

Garis

Kfiternngan

Merupakan sebuah obyek yang memiliki a1ribut dan atribut-atributnya mengg811Ilbarkan ciri dari .entity terse but.

Yaitu menghubungkan entitas dengan <'ntitas.

Y aitu untuk menghubungkan entitas dengan relasi.

Cardinality etau tingkat hubungan one to one (1 : 1)

Cardinality

atau

tingkat hubungan one to many (1: M)

(19)

:NOtasi

+

=

0

\

@

..

[]

{}

DAFT AR SI1\1BOL

Kamm; Data

Keterangan

Dan

Terdiri dari

Optional (pilihan), boleh ada boleh tidak

Pemisah beberapa alternative

Field kunci dalmn sebuah data store

Komentar I Keterangan

Pilih salah satu dari beberapa pilihan

(20)

A Latar Belakang

BABI

PENDAHULUAN

Pesatnya perkembangan bisnis jasa pelayanan pengeluaran barang dekade

akhir ini menuntut adanya kecepatan di dalam penyajian informasi untuk

kebutuhan para pelanggan dalam pengaturan jadwal prnduksi atau pengontrolan

proses kerja oleh para manajer, sehingga untuk memenuhi kebutuhan informasi

para pemberi jasa perlu pengembangan sebuah sistem. Pengembangan suatu

sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru :!ltau menggarttikan sistem

yang lama secara keseluruhan atau bertahap atau dapat juga memperbaiki sistem

yang sudah ada Sistem yang akan dikembangkan nan.tinya haruslah lebih baik

dari sistem yang lama clan tentunya dapat memenuhi kebutuhan infonnasi bagi

para pelanggan.

PT. RITRA CARGO INDONESIA merupakan perusahaan bisnis yang

bergerak di bidang jasa pengeluaran dan pengiriman barang. Usal1anya selalu

berhubungan langsung dengan pelanggan, maka sewajarnya perusahaan harus

memberikan pelayanan yang cepat clan tepat agar pelanggan merasa nyaman dan

percaya berbisnis dengan perusahaan.

Beragam tingkat kebutuhan dan binginan pelanggrun untuk dilayani menuntut

perusahaan untuk melakukan pengelolaan manajemen yang lebih efisien, prak1is

(21)

baik dan cepat merupakan serangkaian produk manajemen yang diharapkan bisa

mernajukan perkernbangan perusahaan ke arah yang lebih baik. Untuk

mendapatkan penyajian informasi yang baik, maka PT. RITRA CARGO

INDONESIA rnernandang perlu untuk rnelakukau1 Kornputerisasi Sistem

Pengirirnan Barang agar data yang dihasilkan dalam kegiatan operasional yang

sedang berjalan bisa dijadikan inforrnasi yang cepat dan tepat bagi para

pelanggan.

B. Masalah

Pe1masalahan yang timbul pada PT. RITRA CARGO JNDONESIA adalah

sebagai berikut :

- Bagairnana cara mengolah data pada sistern pengirirnan barang agar dapat

menghasilkan informasi yang cepat dan tepat bagi para pelanggan dan

menghasilkan laporan yang dapat digunakan oleh pihak rnanajemen dalam

mengambil keputusan ?

C Tujuan Penulisan

Berdasarkan permasalahan yang ada diatas, penulis mencoba

rnengungkapkannya dalarn skripsi yang diberi judul "PERANCANGAN SISTEM

INFORMASI PENGffiIMAN BARANG" yang dilakukan pada PT. RITRA

CARGO INDONESIA.

Ttyuan perancangan sistern ini adalah untuk rnenunjang rnanajemen pada

(22)

berguna untuk mengelola data agar lebih cepat dan tepat Karena sistem

pengiriman barang merupakan masalah penting dalam perusahaan, maka peranan

komputer sebagai al at bantu yang tepat dan berguna untuk memberikan pelayanan

yang efisien dan efektif pada sistem pengiriman barang.

D. Ruang Lingkup

Dalam penulisan skripsi ini penulis hanya membatasi pada pengiriman barang

import dan berfokus kepada proses pengiriman barang saja, roulai .dari

penerimaan dokumen barang, proses pengeluaran barang, pengiriman barang dan

pembayaran sampai pembuatan laporan mengenai pengiriman barang yang akan

diberikan kepada pihak manajemen.

E. Metode Thnelitian

Dalam penyusunan skripsi ini telah dilakukan riset atau penelitian guna

mengumpulkan data-data yang berguna dalam penulisan, adapun metode

penelitian tersebut adalah :

a. ｏ｢ｳ･ｲｶ｡Ｎｾｩ＠

Penulis melakukan obse1-va8i pe1tama kali yailn denwm pengenala.n data

yang ada, setelah itu penulis diberi kesempatan untuk melihat sistem yang

bekerja dalam pengelolaan data pelayanan pengiriman barang.

b. Wawancara

Penulis mengadakan beberapa wawancara dengan bagian operasional dan

(23)

c. Riset Kepustakaan

Dalam penulisan ini tidak terlepas dari data-data yang didapat dari

buku-buku yang menjadi referensi serta pedoman penulisan skripsi, diktat dan

buku-buku lain yang menunjang pemecahan permasalahan yang tidal<

didapatkan dalam penelitian lapangan.

d. Pendekatan Terstrukiur

Dalam merancang sistem informasi ini, penulis m•mggunakan pendekatan

terstmktur yang terdiri dari analisa terstruktur dan perancangan terstruktur.

F. Sistematika Penulisan

Agar dalam penulisan tugas akhir ini dapat lebih terarah, maka penulis

berusaha sedapat mungkin menyusun secara sistematis sehingga diharapkan

tahap-tahap pembatasannya akan nampak jelas kaitannya antara bab yang satu

dengan bab yang lainnya U ntuk mencapai maksud ternebut, maka penulis akan

mengalokasikan ke dalam hal-hal, yang isinya masing-masing bab akan diuraikan

secara singkat berikut ini ;

BABI PENDAHULUAN

Pada bab ini akan menguraikan latar belakang penulisan sistem,

pennasalahan yang sedang dihadapi, ruang lingkup permasalahan yang

akan diselesaikan, metode penelitian pengumpulan data pada PT.

RITRA CARGO INDONESIA serta siste:matika penulisan sistem

(24)

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada bah ini akan menjelaskan teori-teori tentang sistem informasi pengiriman barang.

BAB III : METODOLOGIPENELITIAN

Pada bah ini akan menjelaskan tentang m<•todologi penelitian yang digunakan yaitu dengan pende katan terstruktur yang terdiri dari analisa terstruktur dan perancangan terstruktur.

BAB IV : ANALISA SISTEM

Disini akan dijelaskan mengenai tiajauan organisasi PT. R:IT:RA

CARGO INDONESIA. Dekomposisi fungsi, analisa keluaran yang dihasilkan sistem pengiriman barang, analisa masukan yang dibutuhkan oleh sistem pengiriman barang, analisa proses sistem pengiriman barang yang sedang berjalan serta spesifikasi prosesnya, analisa data yang menggunakan Diagram E-R lengkap dengan atribut

dan cardinality, dan usulan pemecahan pe1masalahan dengan DAD beserta spesifikasi proses.

BAB V : PERANCANGAN SISTEM

Pada bah ini akan diuraikan tentang rancangan basis data yaitu normalisasi. Spesifikasi basis data, bagan terstruktur, kamus data,

(25)

BAB VI : PENUTUP

Dalam bah ini akan dilll"llikan kesirnpuhm dari basil analisa dan

perancangan sistern pengiriman barang serta saran yang

dapat

dilakukan dan dikerjakan oleh perusahaan dirnasa mendatang untuk

(26)

BAB II

LANDASAN TEORI

Dalam menyusun clan merancang sistem informasi, beberapa konsep clasar yang

clapat clijadikan sebagai acuan clan lanclasan climana konsep-konsep tersebut

merupakan teori yang berhubungan dengan perancangan sistem informasi serta

pemecahan masalah yang ada

A Defmisi Sistem Informasi

Sebelum menjelaskan pengertian sistem informasi manaJemen, akan

dijelaskan arti sistem clan informasi.

1. Pengertian Sistem

Sistem sering diclefinisikan clengan penclekatan yang berlainan, nanmn

pada intinya mempunyai pengertian yang sama, yaitu suatu sistem

mempunyai ketergantungan, berinteraksi clan membentuk suatu kesatuan yang

menyeluruh untuk mencapai tujuan tertentn.

Untuk menjelaskan arti sistem dikutip clari beberapa pendapat pengertian

clari sistem:

•:• Menurut O'Brien, l A. (1997 : 18) adalah sebagai beriknt:

"Sistem mernpakan J:umpulan beberapa komponen yang sal.ing bere/.asi dan

bekerja sama untuk mnecapal tujuan, dengan menerlma masukan dan

(27)

.;. Jerry FitzGerald, et al. (1981 : 5)

"Sistem adalah suatu jO.ringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu. "

•!• James A Kowel (1988 : 5) mendefinisikan sebagai berikut:

"Sistem adalah suatu kumpulan dari alat-alat, orang-orang dan atau

kumpulan prosedur-prosedur yang sating bergantung untuJ: membentuk suatu

kesatuan yang bulat/utuh guna mencapai tujuan. "

2. Pengerti:m Infonnasi

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam bentuk yang lebih

berguna dan lebih bernilai atau berarti bagi penerimanya, yang

menggambai:i<an suatu kejadian-kejadian nyata digunakan sebagai dasar untuk

pengambilan keputusan. Dan knalitas dari informasi itu tergantung

dari

3

(tiga) hal, yaitu :

a Informasi harus akurat

Artinya inforrnasi hams bebas dari kei9alahan-kE>salahan yang

menyesatkan, harus jelas dan mencE>rrninkan rnaksudnya Keakuratan

informasi sangat penting, sebab sE>ring terjadi gangguan yang dapat

merusak keakuratan infonnasi.

b. Informasi harus tepat waktu

Artinya informasi yang datang ke penerirna tepat saat diperlukan sebab

(28)

c. Relevan

Infonnasi yang diperoleh harus mempunyai manfaat bagi penggunanya

Untuk lebih jelasuya berikut ini dikutip dari Gordon B. Davis (1974 : 32)

mengatakan bahwa :

"lnformasi adalah data yang telah di olah menjadi bentuk yang penting bagi

penerima dan mempunyai nilai yang nyata atauyang dapat dirasakan dalarn

keputusan-keputusan sekarang atauyang akan datang."

3. Sistem Jnformasi Mmajemen

Sistem Infonnasi Manajemen adalah penerapan sistem infonnasi didalam

suatu organisasi untuk mendukung infonoasi yan1; dibutuhkan .oleh semua

tingkat manajemen.

Sistem Infonnasi Manajemen didefinisikan oleh Robert A Leich :

"Sistem Jnformasi Manajemen adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mernpertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

"

4. Perancangan Sistem Infonnasi Pengiriman Barang

Pengiriman Barang menurut kamus Bahasa Indonesia (1996 : 139) adalah

menyampaikan suatu barang dari satu tempat ke ltempat yang lain melalui

perantara

Jadi Perancangan Sistem Informasi Pengiriman Barang berarti membuat

rancangan sistem dalam menyampaikan barang yang mempertemukan

(29)

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi penelitian yang digunakan penulis dalam merancang sistem informasi

pengiriman barang adalah dengan menggunakan pendekatilll terstruktur yang terdiri

dari analisa terstruktur dan perancangan terstruktm·.

A. Pengertian Analisa Terstruktur

Analisa terstruktur merupakan suatu analisa yang bersifat sistematis, dengan

pendekatan setahap d<1mi setahap dan menghasilkan sp<•sifikasi sistem yang lebih

baik dib:mdingkan dengan cara lain. Deng:m kata lain, :malisa terstruktur adalah

suatu metode pengembangan spesifikasi sistem yang baru.

Tahap analisa sistem dilaksanakan sebelum dilakukrumya perancangan sistem.

Tujuan analisa sistem adalah untuk mendapatkan gambaran sistem yang sedang

berjalan dan permasalahan yang terdapat di dalam sistem. Peralatan yang

digunakan dalam tahap analisa sistem adalah Diagram Arns Data (DAD), Entity

Relationship Diagram (ERD) dan Kamus Data

Di dalam analisa terstruktur terdapat peudekatan-pendekatan yang dipakai

antara lain :

1) Pendekatan Modul

Yaitu membagi sistem ke dalam modul yang dapat beroperasi tanpa

(30)

2) Pendekatan Top-Down

Y aitu memecahkan masalah ke dalam bagian-bagian kecil atau level per level

sehingga mudah untuk diselesaikan.

3) Menggunakan alat-alat bantu dalam bentuk grafik atau teks, sehingga mudah

dimengerti clan dikoreksi bila terjadi peraturnn.

a. Diagram Arus Data (DAD)

Alat-alat yang digunakan dalam analisa terstruktur adalah Diagram Arus

Data (DAD) adalah alat model utama dari analisa terstruktur dan dipakai

untuk membagi sistem ke dalam hirnrki proses. Alat-alat yang digunakan

dalam DAD adalah :

1. Proses

Proses disebut juga buble/fungsi atau transformasi input menjadi

output. Notasi proses dapat digambarkan dengai;t lingkaran atau oval atau

segi empat dengan tepi dibulatkan. Di dalam penamaan proses dapat

menggunakan kata tunggal, ungl-'apan atau kalimat sederhana, yang

digunakan untuk menguraikan proses apa yang di.uraikan.

Simbol:

0

2. Flow atau Aliran

(31)

menguraikan perpindahan atau sekumpulan infonnasi dari suatn sistem ke

bagian yang lainnya

Simbol:

i

3. Simpanan Data (Data Store)

Data store digambarkan dengan 2 garrn parallel atau elip yang

merupakan simpanan (database atau file) dan digunakan untuk

menuajukkan sekumpulan data yang harus diingat untuk periode waktu

tertentu.

Simbol:

ＡｾｾｉＭＭＭｾ＠

4. Terminator (External Entity)

Terminator digambarkan dengan segi empat dan digunakan untuk

menggambarkan ekstemal entity yang berkomunikasi dengan sistem.

Terminator dapat berupa orang atau sekumpulan orang yang memberikan

input atau menerima output dari sistem.

Simbol:

b. Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada entity relationship diagram dapat dilakukan sebagai model logik dari

(32)

pembentukan suatu diagram yang menggambarkan struktur entity dan entity

relationship yang ada di dalam sistem.

Diagram-ER digunakan untuk menggambarkan hubungan antara

penyimpanan yang ada di diagram alir data.

1. Entity Set

Entity digambarkan dengan segi empat dan digunakan untuk

menunjukkan sekumpulan orang, tempat, o'byek atau konsep dan

sebagainya, yang menunjukkan dimana data itu dicatat clan disimpan.

Simbol:

2. Relationship Set

Relasi digambarkan dengan kotak berbentuk diamond dengan garis

yang menghubungkan dengan entity yang terk:ait Hubungan atau relasi

menurtjukkan abstraksi dan sekumpulan hubungan yang mengkaitkan

antara entity yang berbeda.

Simbol:

<>

3. Atribute

Adalah sifat atau karakteristik dari tiap entity maupun tiap

relationship. Atribut merupakan suatu yang menjelaskan apa sebenamya

yang dimaksud dengan entity maupun relationship sehingga sermg

(33)

4. Cardinality

Cardinality menjelaskan batasan pada jumlah entity yang

berhubungan melalui suatu relationship. Jenis cardinality antara Iain :

a One to One (1:1)

Dimana setiap kejadian dari entitas A paling banyak mempunyai

hubungan dengan satu kejadian dari entitas B clan setiap kejadian dari

entitas B paling banyak mempunyai hubungan satu kejadian di entitas

A

Simbol:

A

b. One to Many (l:M)

Dari setiap kejadian dari entitas A paling banyak mempunyai

hubungan kurang, satu atau lebih kejadian dari entitas B, clan setiap

kejadian dari entitas B paling banyak mempunyai hubungan satu

kejadian dari entitas A

Simbol: 1

A

c.

Many to Many (M:N)

＾ＭＭｎｾ＠

Dari setiap kejadian dari entitas A paling banyak mempunyai

hubungan kurang, satu atau lebih kejadian dari entitas B, serta setiap

kejadian dari entitas B mempunyai. hubungm1 kurang, satu atau lebih

(34)

Selain yang telah dijabarkan dalam analisa terstruktur, masih ada lagi yang

tidak terlepas dari analisa terstruktur, yaitu spesifikasi proses. Spesifikasi proses

digunakan untuk menguraikan apa yang terjadi di dalam kotak proses yang ada

pada data arus diagram. Spesifikasi proses bia&"all}'a dalam satu halaman panjang

clan digunakan untuk menjelaskan bagaimana data input di ubah ke dalam data

output Dalam penulisannya menggunakan struktur lnggris (pseudocode) atau

tabel keputusan clan pohon keputusan.

c. Kanrus Data

Kamus Data (Data Dictionary) yang digunakan setelah penggambaran

data flow diagram adalah katalog fal'1a suatu sistem informasi dari sistem

informasi. Dengau menggunakan kanms datac aualisa sistem dapat

mendefinisikan data yang mengalir dari sistem yang lengkap.

B. Pengertian Perancangan Terstruktur

Perancangan terstruktur didefinisikan oleh Stevens, Myres Constantine clan

Yourdan, perancangan terstruktur adalah sebagai suatu gabungan dari teknik dan

metode mendesain software/program. Tujuan dari desaiin terstruktur adalah untuk

memberikan suatu prosedur yang dapat digunakan oleh pengembangan sistem

guna membuat suatu keputusan dengan cara yang sistematis.

Alat yang digunakan da!am perancangan terstruktur pada dasamya sama

(35)

L Bagan terstruktur (structure chart)

Bagan terstruktur digunakan untuk :

a) Mendefinisikau organisasi dari sistem informasi secara berje1tjaugan

dalam bentuk modul-modul dan sub modul.

b) Menunjukkan hubungan elemen data, elemen control, modul dan

hubungan antar modul.

c) Mempt;>rmudah programmer didalam melakukan pi;imbuatan program

untuk memperbaiki kesafahan program.

Simbol yang digunakan dalam diagram berjenjang antarn lain:

1). Kotak segi empat, digunakan untuk menggambarkan suatu modul.

Simbol:

2). Garis pauah, digunakan untuk menunjukkan suatu modul dengan modul

lainnya

Simbol:

3 ). Garis lengkung, digunak'<lll untuk menunjukkan suatu perulangan di dalam

modul.

Simbol:

4). Belah ketupat, digunakan untuk menunjukkan suatu penyelesaian kondisi di

(36)

5). Anak panah dengan lingkaran kosong, digunakan untuk menunjukkan data

yang dikirim.

Simbol :

6). Anak panah dengan lingkaran hitam, digunakan untuk menunjukkan data

yang masukan (input) sampai dengan yang terakhir (EOD ), dan data yang

dibaca (get) sampai dengan yang terakhir (EOF).

Simbol;

·--EOD EOF

Pada bagan terstruktur ini terdapat 2 model dalam menganalisa, yaitu :

A) Analisa Transformasi

Analisa Transformasi adalah suatu strategi utama untuk merancang suatu

sistem yang seimbang. Analisa transformasi di dapat pada bagan terstruktur

dengan model transformed centernd yang menggambarkan sistem dalam 3

cahang, yaitu sebagai berikut :

1. Cabang Input (input branch) atau disebut dengan afferent branch

merupakan cahang yang menerima input dan rnembentuk input ke dalam

suatu status yang siap diproses.

2. Cahang Proses (proses branch) atau disebut dengan control transform

merupakan cahang-cahang yang melakukan :fungsi utama dari sistem,

yaitu memproses input yang dikirim dari cahang input.

(37)

B) Analisa Transaksi

Pada diagram arus data mempunyai beberapa type transaksi yang

mempunyai jalur yang berbeda Untuk dapat menentukan suatu transaksi dari

model bagan terstruktur dengan menggunakan model analyzer dan model

dispatcher yang dimaksud dengan transaction centered.

Model analyzer merupakan modul yang akan menghasilkan keterangan

tentang transaksinya, sedangkan model dispatcher merupakan modul yang

tugasnya mengarahkan transaksi ke modul yang lainnya sesuai dengan

masing-masingjenis transaksinya

2. Pseudocode

Pseudocode adalah kode yang mmp dengan instruksi program yang

sebenamya Pseudocode digunakan untuk menggmnbarkan algoritma yang

akan dikomunikasikan kepada programmer. Struktur dasar Pseudocode

mengikat struktur dasar dari pemrograman ters1ruktur yang terdiri dari

struktur urut, struktur keputusan dan struktur iterasi atau pengulangan.

3. Normalisasi

Nonnalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file dengan

menghilangkan group elemen yang berulang-ulm1g. Normalisasi banyak

dilakukan dengan merubali bentuk database dari strukiur po hon atau jaringan

(38)

Talmpan-tahapan dalam normalisasi :

a) Normalisasi bentuk pertama (first Normal Form/INF)

Yaitu menghilangkm beberapa group elemen yang bernlang-ulang agar

menjadi satu harga tinggal yang berinteraksi diantara setiap baris dan

kolom pada suatu tabel.

b ). Norrnalisasi bentuk kedua (Second Normal Forrn/2NF)

Yaitu menghilangkan beberapa bagian ketergantungan fungsional atau

dengan kata lain apabila sudah berada pada INF dan pada setiap atribut

yang bukan key tergantung pada primary key.

c). Normalisasi bentuk ketiga (Third Normal Form/3NF)

Yaitu menghilangkan beberapa ketergantungan transitive (transitive

dependence) atau dengan kata lain apabila sudah berada pada 2NF dan

setiap atribut yang bukan key tidak tergantung terhadap atribut lain

kecuali terhadap primary key.

d). Normalisasi Boyce Codd Normal Foffil (BCNF)

Yaitu menghilangkan beberapa sisa ketergantungan dan hasil normalisasi

bentuk kedua atau bi la determinant adalah candidate key.

e) Normalisasi bentuk keempat (Fourth Nonnal Form/4NF)

Y aitu menghilangkan beberapa ketergantungan pada banyak harga (Multi

Valva Dependence).

f) Normalisasi bentuk kelima(fiflh Normal Form/5NF)

(39)

A. Tlnjanan Organlsasl

I. Sejarah Perusahaan

BAB IV

ANALISA

SISIEM

PT. RITRA CARGO INDONESIA pertmna kali berdiri pada tailln

1974 oleh Bpk. Anton Riyanto yang pada saat ini meajabat sebagai

cirektur utama. Ritra Cargo megadikan Wisma Ritra ci

JI.

Wr. Buncit

Raya No. 6, Telp : 7970660, Fax 7970225 Web : h!!J>://www.ritrac001

sebagai tempat/pusat pelaksanaan bisnisnya dengan cabang perusahaan

yang ada ci 14 kota besar di luar Jakarta dan dua t:abang khusus di

Rotterdam dan Amsterdam

Saat ini Ritra mempekerjak:m +/. 430 orang yang tersebar citiap-tiap

cabang dan pusat dengan 56 kendaraan berat wbagai pendukung kegiatan

bisnis.

Dalam melakukan bisnisnya Ritra Cargo banyak selkali mendapatkan

kepercayaan dari lembaga pemerinlllh dalam ha! pemasukan

barang-barang hibah dari negara luar nntuk pemerintah Indon1'l!lin, seperti PIN

dan Badan Pertanahan Nasional.

2. Struktnr Or gani

sam

Struktnr organisasi Ritra Cargo cibuat dengan berdasarkan kepada

hirarki kepernimpinan pada tiap-tiap instansi sehingg.;i apabila tini:ml

(40)

tindakanlpengambilan keputusan. Dengan adanya struktur organisasi ini pula

manajemen mengharapkan tiap-tiap karyawan tahu apa yang hams dilakukan,

kepada siapa dia harus be1ta11ggung jawab clan kepada siapa dia meminta

bantuan apabila memang ada suatu rnasalah yang dia tidak dapat putuskan

(41)

I

DlREKTUR _UTAMA

SEKRETAR1'3

ｬｾ＠

I

DIRER.TUR

I

SEKRETARIS

1----I I I I I I

Eager

-

Manager Manager

ｾｾ＠

Manager Manager

1 K.euangan Tm ck HRD A!F EXIMS/F Logistic

ｾ＠

I

Staff Staff _Kasir

,_ K:oordinator Staff Koordiiaator

I

Ko ordinator Staff

ragihan Pembayaran HRD EXIM EXIM

I

_l

I

Knrir

ｾ＠

Supir

ｾ｝＠

E

ｾ＠

Kurir

Invoice

Gambar4.l

(42)

3. Fungsi Organisasi

Manager Keuangan mempunyai tugas antara lain :

a Melaporkan anggaran keuangan kepada direktnr.

b. Melakukan hubungan dengan manager laim1ya yang mempunyat

keterkaitan dengan divisinya

c. Melakukan pembayaran kepada divisi yang mengajukan permohonan.

d. Melakukan tagihan kepada para pelanggan seimai dengan laporan dari

divisi yang lainnya

Manager Truck mempunyai tugas :

a Melakukan pelaporan kepada direktnr tentang kendala-kendala yang

dihadapi.

b. Melakukan koordinasi dengan para manager-ma'l!ager yang terkait dengan

divisinya

Manager Logistic mempunyai tugas :

a Melaporkan kepada dirtektur tentang masalah-masalah yang dihadapi.

b. Melakukan pembelian barang-barang kebutuhan kantor.

c. Menerima order dan menyiapkan semua kebutuhan semua divisi.

d. Memastikan bahwa semua permintaan yang diterima dari tiap-tiap divisi

terkirim pada waktunya

(43)

Manager Air Freight atau Sea Freight Export dan Import mempunyai

tugas:

a Melakukan pelaporan pada direktur dan memutuskan suatu keputusai1

penting yang memerlukan keputusanftindakan mendesak.

b. Menerima laporan dari koordinator tentang masalah yang dihadapi.

c. Memastikan bahwa proses berjalan dengan baik dan benar.

d. Melakukan hubungan dengan manager lainnya yang mempunyai

keterkaitan dengan divisinya

"· MiO!lakukan hubungan dengan para importir dan exportir

f Melakukan hubungan dengan instansi terkait apabila diperlukan.

Koordinator tiap divisi mempunyai tugas :

a Melakukan koordinasi dengai1 para staff, OPS dan Invoicing.

b. Mema!ltau pekerj!lllll agar berjalan sesuai jadwal.

c. Melaporkan semua masalah yang timbul kepada manager divisi

masing-mas mg.

Kurir mempunyai tugas :

a Menerima order penganibilan atau pengiriman dokumen dari divisinya

.

masmg-masmg.

b. Melaporkan masalah yang dihadapi kepada koordinator divisinya

(44)

B. Dekomposisi Fungsi

SISTE:M: INFORMASI

J

PENGIRIMAN RARANG I

I

l

TE RIMA KIRIM _BUAT

J

BUATLAP.

DOKUMEN DOKUMEN TAGIHAN PENGIRIMAN

,__

CATAT

,__

BUAT

MAWB

NOA

ｾ＠ CA TAT ｾ＠ BUAT

HAWB

QUO

'-- BUAT

PIB

ｾ＠ BUAT

DO

Gambar4.2

Dekomposisi Fungsi

C. Analisa Keluaran

Berisi mengenai gambaran keluaran yang dihBBilkan oleh sistem yang di

analisa, dimana setiap keluaran dapat dirinci sebagai betikut :

a Na.ma keluaran : NOA

Fungsi : Sebagai surnt pemberitalman kedatangan barang

(45)

b.

Frekuensi

Volume

Format

Keterangan

Hasil Analisa

Nama Ki;iluaran

Fungsi

Media

Distribusi

Rangkap

Frekuensi

Volume

Fom1at

Keterangan

: Harian

: Rata-rata 40 I Hari

: Lampiran A- 1

: NOA dibuat sebagai surat p()mberitalman kedatangan

barang kepada customer bahwa barang yang dikirim telah

tiba/ datang.

: T"lah mem.,nuhi syarat

:QUO

: Sebagai surat penawaran biaya j:lllla

: Kertas

: Customer

: 1 (satu)

: Harian

: Rata-rata 40 I Hari

: Lampiran A - 2

: QUO dibuat sebagai surat penawaran biayajasa

pengiriman barang kepada customer dan berisi data-data

mengenai biaya pengiriman barang

Hasil Analisa : Telah memenuhi syarat

c. NamaKeluaran : PIB

(46)

Distribusi

Rangkap

Frekuensi

Volume

Fommt

Keterangan

: Customer

: 1 (satu)

: Harian

: Rata-rata 20 I Hari : Lampiran A - 3

: PIB dibuat dan diberikan kepada Customer sebagai

surat pemberitahuan import barang-barang yang dimilil;

customer telah dikirim.

Hasil Analisa : Telah memenuhi syarnt

d NamaKeluaran : DO

Fungsi : Surat pengiriman barang/suratjalan

Media : Kertas

Distribusi : Customer

Rangkap : 4 (empat)

Frekuensi : Harian

Volume : Rata-rata 20 I Hari

Format : Lampiran A - 4

Keterangan : Surat pengiriman barang/surat Jlalan dibuat dan diberikan

Hasil Analisa

kepada customer sebagai surat pemberitahuan bahwa

barang tersebut telah dikirim kepada yang dituj u.

(47)

e. NamaKeluarnn

Fungsi

Media

Distribusi

Rangkap

Frekuensi

Volume

Format

Keterangan

Hasil Analisa

D. Analisa Milsukan

: Lap _Pengiriman

: Sebagai laporan pengi1iman barang

: Kertas

: Manager Pengiriman

: 1 (satu)

: Bulanan

: Rata-rata

1

I Bulan : Lampiran A - 5

Laporan pengmman barang dibuat sebagai laporan

kepada manajer pengiriman tentang pengiriman barang

customer/pelanggan yang telah dilakukan selama satu

periode

atau

perbulan.

: Telah memenuhi syaralt

Berisi mengenai gambaran tentang masukan yang dibutuhkan oleh sistem

yang dianalisa, dimana tiap masukan dirinci sebagai berikut :

a. Nama Masukan : MA WB

Fungsi

Media

Distribusi

Rangkap

: Sebagai bukti untuk pengiriman barang

: Kertas

:Agen

(48)

Fonnat : Lampiran B - l

Keterangan :

A WB

dibuat oleh bagian pen!;iriman/agen bllf3Ilg yang

mana data-datanya berisi data tentang barang yang dikirim.

Hasil Analisa : Telah memenuhi sym-at

b. Nama Masukan : HA WB

Fungsi

Media

Distribusi

Rangkap

Frekuensi

Volume

Fonnat

Keterangan

: Sebagai bukti untuk pengiriman barang

: Kertas

:Agen

: 1 (satu)

: Harian

: Rata-rata 20 I Hari : Lampiran B - 2

: AWB

dibuat oleh bagian pengiriman/agen bllf3Ilg yang

mana data-datanya berisi data tentang bllf3Ilg yang dikirim.

Hasil Analisa : Telah memenuhi

syarat

E. Analisa Proses

a. Urntan Prosedur

Menggambarkan urutan-urutan prosedur Sistem Informasi Pengiriman Barang

(49)

1. Tahapan Penerimaan Dokumen (Terima Dokumen)

Pada tahapan ini Agen memberikan data-datalbukti-bukti pengiriman barang dalam bentuk A WB dan diterima sebagai dokumen yang mana dokumen A WB tersebut disimpan dalam arsip dokumen A WB.

2. Tahapan Pengiriman Dokumen (Kirim Dokumen) a. Tahapan Pembuatan NOA (Buat NOA)

Pada tahapan ini setelah dokumen-dokumen A WB diterima dari Agen maka tahapan selanjutnya dibuatkan NOA sebagai surat pemberitahuan kedatangan barang kepada customer.

b. Tahapan Pembuatan QUO (Buat QUO)

Pada tahapan ini setelah A WB diterima. dan dibuatkan NOA maka tahapan selaajutnya dibuatkan QUO sebagai surat penawaran biaya jasa pengiriman barang kepada customer.

c. Tahapan Pembuatan PIB (Buat PIB)

Pada tahapan ini setelah dibuatkan NOA, QUO, maka tahapan selanjutnya pembuatan PIB yang mana sebaga.i

surat

pemberitahuan import harang

yang mana berisi data-data barang yang dikirimfiimport. d. TahapanPembuatanDO (BuatDO)

Pada tahapan selanjutnya yaitu pembuatan DO (surat pengiriman barang) yang mana berisi data-data pengiriman barang yang telah dilakukan/telah dikirim dan diberikan kepada customer.

(50)

barang maka tahapan selanj utnya dibuatkan surat pe,nagihan biaya pengiriman

barang yang telah dilakukan.

4. Tahapan Pembuatan Laporan Pengiriman

Pada tahapan ini pada setiap akhir pe1iode transaksi dibuatkan laporan

mengenai transaksi pengiriman barang yang akan diberikan kepada manager

pengmman.

b. DAD ｓｬｳｴ･ｭｹ｡ｾ＠ berjalan

Yaitu gambaran p<'laksanaan sistem Pengirimmn Barang yang masih

dikerjakan secara manual sesuai dengan sistem yang ｢ｴｾｲｪ｡ｬ｡ｮＮ＠ Yang mana untuk

menangani pengiriman barang kadang-kadang mengalami kesulitan dalam

menangani pemesanan yang datang dari customer dan hal ini akan memberikan

keterlambatan dalam proses pembuatan laporan pengiriman barang sehingga

dapat mengalami kesulitan dalam pengambilan suatu keputusan.

Agar lebih jelasnya maka proses-proses tersebut dapat digambarkan dengan

(51)

MAWB

IL __

A_G_EN _ _

lf-

HA _ _ WB _ _ _ _,,. ... ,

SISTEM INFORMASI PENGIRIMAN

BARANG

Lap_Pengiriman MANAGER

/---'di"] PENGIRIMAN

NOA

QUO

PlB

DO

Tagihan

IMPORTIR

Gambar4.3

(52)

MAWB

HAWB

r;-ＱＭＭＭＭＭＭＭＭＱ＾ｾ＠ Terima

' - - - ' Dokumen

r----...

AGEN

NOA QUO PlB IMPORTIR DO

Tagihan

MANAGER PENG IR.IMAN

Lap_ Pengiriman

Ｏｾ＠

I

2.0 Ki rim Dokumen

' *

J.

Buat Tagihan

4.* BuatLap. Pengiriman

Gambar4.4

HAWB

l\JAWB

NOA QUO PlB DO

_J

Tagihan

DO

(53)

MAWB

HA\VB

1.1*

CATAT

MAWB

1.2*

CAT AT

HAWB

,__ _ _ _ ___.,. HA WB

Gambar4.5

(54)

NOA

2.1*

BUAT

NOA

/ l b

-Invoice

AWB

NOA

ｾｾＬＭＭｾｾＭｾｾｾ｟｟｟ｊ＠

QUO

- - - 1

QUO

---lb-

QUO

,.__

PIB _2.3*

NOA

--

BUAT

PIB

ｾ＠

-+

Ｏｾ＠

I

DO

I 2.4*

BUAT

DO

Gambar4.6

(55)

c. Spesifikasi proses primitif 1mt1d.: sistemy:mg berjalan

1. Nomor proses : l*

Na.ma proses : Catat A WB Masulrnn

Keluaran Proses

:AWE : Arsip AWE

: - Ambil A WB yang diberikan Agen -CatatAWB

- Simpan pada arsip A WB

2. Nomorproses: 2.1* Na.ma proses : Buat NOA Masukan

Keluaran Proses

: Arsip Invoice, Arsip AWB : ArsipNOA

: - Baca arsip Invoice, A WB -BuatNOA

- KeluarannyaNOA

- Simpan dalam arsip NOA

3. Nomor proses : 2.2* Namaproses : Buat QUO Mrumkan

Keluaran Proses

: Arsip Invoice, Arsip A WB : QUO, Arsip QUO

(56)

- Keluarannya QUO

- Simpan dalam arsip QUO

4. Nomor proses : 2.3*

Nama proses : Buat PIB

Masukan

Keluaran

Proses

: Arsip Invoice, Arsip AWB

: PlB, Arsip PlB

: - Baca arsip Invoice, AWB

-Buat PIB

- KeluarannyaPIB

- Simpan dalam arsip PlB

5. Nomor proses : 2.4*

Nama proses : Buat DO

Masukan

Keluaran

Proses

: Arsip Invoice, Arsip A WB

: DO, Arsip DO

: - Baca arsip Invoice, AWB

- Buat DO

- KeluarannyaDO

- Simpan dalam arsip DO

6. Nomor proses : 3*

(57)

Keluarnn

Proses

: Tagihan, Arsip Tagihan

: - Baca arsip DO

- Buat Tagihan

- Simpan pada arsip Tagihan

- Keluarnnnya Ta.gihan

7. Nomorproses: 4*

Namaproses : Lep_Pengiriman

Masukan

Keluaran

Proses

F. Analisa Data

: Arsip Tagihan, Arsip DO

: Lep_Pengiriman

: - Baca data Arsip Tagihnn, DO

- Buat Lep_Pengiriman

- Keluarannya Lap _Pengiriman

Gambar Entity Relationship Diagram untuk sistem yang diusulkan mengenai

data yang ada dianalisa proses. Dilengkapi dengan atribut dan terikat hubungan

(cardinality) pada analisa data. Gambar dari analim dnl:a tersebut edafah seba5ai

(58)

1 / ___ .'··----.,

I

Exportir

ＡＭＭＭＭＭＭｾｾ＠

No Pnb Nm Pnb

Kd Export. Nm_Export

Alamat

Telp

--.. Kd Export '---..._ No lv!AWB No HAWB " "

Tgl_MAWB "" No Pnb Tujuan_MAVlB ""'· No HAWB

T gl _ Bmmgkal ••

Ada/

Tgl Tiba ·-.

- --...

/'-.., Bernt /.---..--..._ ----.. ｾ＠ l_M

Agen 1---<--.. ｋｩｮｾＩｾｾ＠ '·--.. ｵｮｹＺ｟｟ＮＮＯＭＭＭＭＭｩｾｾｗｂ＠

'--..,v,..- j / ---..--... I '-•. M '-./

•. . , Cull M ｾｵ［［Ａ＠ I / p ＭＭＭＮＭＭＮ｟｟｟｟｟｟ｾ＠ＭＭＭＭｾｾ＠

Kd Agen Nm_Agen

Alamat

Telp ferima

>

·--- /

Kd Agen No Tag

M

cagihan No Tag Tgl_Tag

Kd A;;en / / ·-•. '--.. '.,_ No MAV!B M No HAWB No MAWB

__..--< •. ...__

ＯｾＭＬ＾Ｎ＠ No HAWB Tgl_HAWB

No Tag No NOA

<.

Buat '>

<

Buat Ｍｓｾ＠ Tujuan

"--.. '"" Curency No MA'.'fB

No NOA

M

NOA

No NOA Tgl_NOA Bea_Dok

No MAV!B '-, Berat

No QUO "-,'- Coli

'""

\,

j

ｋｾｭｯ､ＱｴＱ＠Rate

'-, B1aya

OUO No QUO '.,_ Jenis_HAWB Tgl_QUO '.,_ Volwne Jasa ""' _,,./

'"--Sewa

'<...

Isi

>

M

Bea_Krrn Adrn

Ii

No MAWE _ __.. ---.. '-... Adm Bank Kd Import No PIB

<

Buat / <. Buat >Mate-;:ai I No HAWB No

ｎｏａｾ｟｟ＮＮ＠

M M '-.:.-..,._/-

-PIB

No PlB No QUO No PlB Tgl_PlB Total_Pjk

I M . No Pendaft

Irnportir

---

-］］ｾｾＭＭＭＭＭｬｬ＠

DO

ＱＭＭＭＭ＼Ｍｾ［ｳ＠

Kd Import Nm_Irnport J>Jamat Telp No_NPWP No_API No DO No DO No PIB Curency

No Tag Tgl_DO No DO BM

Ket PPn

PPh PPn_BM Berat H_S_Code Status_PlB Gambar4.7

(59)

G. Usulan Peirecahan Masalah

1. DAD Sistem Usulan

BEACUKAI

Pffi Dt_Exportir

·w

SISIEM

INFORMASI PENGillIMAN

IMPORTIR

. BA.RANG

Dt_ Import1r

.

IMPORT

Lap_MAWB

•

NOA Lap_HAWB

QUO I--. Lap_Pffi

•••

DO Lap_Pengiriman

Tagihan Lap_ T31;ihan

Dt_Agen Daft_Agen

MAWB Dt_Tagihan Daft_ Importir

HAWB _ii' Daft_Exportir

AGEN

PENGIRIMAN

BA GIAN

Gambar4.8

Diagram Konteks Sistem Usulan

ｾＱ＠

I

EXPORTIR

MANAGER

I

(60)

Ｏｾ＠

---.. Impoltir

I

Importir

ｌＮＮ｟｟ｾ＠

[Agen

Dt_ Impo1tir

Dt_Ag,en

f

LO ')... - - i i - Agen

Dt_Exportir \ File

._ Master ｾ＠

1 - - - D > - . . . - ｾＮｲＭＭＭＭＭＮＮＮ＠ Expoltir

Daft_Agen ', ____ /

___--I

EJqJortir

1 Bagian

Pengirirnan

Daft_ Impottir J

ｾＭＭＭＭｾＭｾ＠

-Daft_ Expoltir.---::-- ＪｾＭＭＭ

___ . .---

PNB

--- _,,..,.,- ｾＬＬＴＮＭＭＭＭＭＭ

(

/ 2.0

\<GI

MAWB HAWB

Te1ima J

II>\

Doktunen

/<lie

'-...

-

_./

·---

ｾｾ＠

--

---Pengiriman Impottir A gen MAWB HAWB

l

Import.if

ＭＭＭＨＧｾｾ｜＠

...

ｾｲＭＭ］ｅ］ｸｰ］ｯＭＮ｟ｲｴｩｲ］Ｍｊ＾Ｎ＠

ＱＭＭｾｾＭＭＭＭＭＱｾｾ＠ Doktunen Ｇ＼ＱＱＱＱＱＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭｾ＠

\Bea Cukai

I

PIB

I

Importir

Bagian Pengirirnan

r

_{ＭＭＭＭＭＭＭｾ＠} '--_

_.,,.-

.,.

___ __

ＭｾＭＭＭｩＮＮｉｏ＾Ｍ NOA

----

--_,..,._,.,-

----

-ｾｑｕｏ＠

NOA

QUO

PIB

NOA

DO

T

Tagihan -..

ＬｾｾＡＭＭｾＧＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭＭ｟ｊ＠

ＭＭＭｾＭ

Dt_Tagihan

1

4.0

DO

·---

PIB

ｾ＠ Tagihan

Tagihan \

;<11----1 Impoltir ;<11----1""

41

0---'<''Jf

·

. I

Tagihan ---11> Agen

. Agen ｬｬＢＧｩＭＮｲＭｾＭＭＭ

Importir

I

MAWB

Manager Pengirirnan

Lap_MAWB ｾＭＭＭＭＭＭＭＭＭｾ＠

Lap_HAWB

ｾＬＮＮ｟＠

Lap_PIB

､ｾｴｾ＠

ｾ＠

Lap_Pengirirnan Lapol'3Il ｾＭＭＭＭＭＭＭＭ Impoltir

Lap Tagihan

ｾＭｾＭＭ］］］］＠

- ｾ＠ --- ｾｐｉｂ＠

NOA /

--.._ DO

QUO

(61)

ＯＯＭＭＭｾ｜＠

(

11* \

_ _ _ _ D_t ___ A_g_en _ _ _ _ ..,"'I

ｅｾｴｲｹ＠

)i---;i..

Agen

A gen

... /

'-

_____

_,./'

Dt_ Exportir

ＯＯｾＧ｜＠

Dt Importir

I

Entry

)---!lP-

Irnportir

_ _ _ __::___::__ _ _ _ _ \, Importir /

-Daft_Agen

Daft_ Exportir

Daft_ Importir

Ｍｾ＠

_ ... ＭＭＭｾＢ｜Ｎ＠

!'

1.4* \

Cetak Daft ) \ ·

-Agen

/

A gen

1.5*

Cetak Daft

Expottir

,,.,._

__ _

_ _ Exportir

Impottir

Gambar4.10

(62)

MAWB

HAWB ( - 2.2*

Entry HAWB

A gen

[mportir A gen MAWB

ｾｍａｗｂ＠

- Exportir "----· ｾ＠ / .. .___ _ _ _ _ _ _ Importir

' - - - • HAWB

Gambar4.ll

(63)

I

Exportir

ＯＯｾＭＭＭＭＭＭＭ _Irn_p_o_rt_ir_

// ·.,

...,._

_______

(

ｾｾｾ＠

)

"--..

_____

/ ' - - - _ . .

-NOA

HAWB

NOA

T

ｾｾ＠

Ｌｾ＠ｾＭＭＭＭＭ - - - - __ MA_V_lB_

(

/

'

---QUO 3.2" \

,..--Cetak

\.4---

HA\VB

QUO ) _ _ _

ｾ｟ＬＯ＠ QUO

--

---ＭｾＧＭＭ＼ｉＭＭＭＭＭＭＭ

(

/ J.3* \ __ N_oA_

I

_ _ _ _ _ _ _ PIB .. .,.\ Entry ) ..,._______ MAWB

---i

I

PIB

I

ＭｾＺｲ＠

HAWB

-II>-

-Impottll' PIB

\

Exportir

I

ｾＭ

-DO

ｊａｾ＠ \

...

DO

-｣ｾｴ｡ｫ＠

-ｾ＠

DO

/

' ｾｾｵｯ＠

/

-f

(64)

A gen MAWB

l_

NOA

ｾＱＭＭＭＭＭｾﾭ

ｾ＠ｾＭ

..--_T_a_gih_' _an _ _ _ _ (

Ｖｾｾ＠

"''11-_; _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _J

Tagihan

'·, /

'---/

Gambar4.13

(65)

A gen

Irnportir

ｈａｗｂＭＭＭＭＭＭｾ＠

5.2* \

Laponm

T

HAWE

'

QUO

Lap_HAWB

Exportir

ＮＭｾＭＭＭＭｾｩｩＢ＠ ____ . ./

-_____Agen__ ｬＡｮｾｯｲｴｩｲ＠

/

---

,(

HA WB

ﾷﾷｾ＠

ｾＭＺ･ｾＺＺＮ＠

\

L'P Pm

PIB PIB } - - · - - - · - - - - _ . . . .

.,,_,

'

QUO - - - '--.. .. /

-1-

ＬＭｾＭＭＭＭＭＭＮＬ＠

DO 5.4* . )

Laporan Lap_Pengirirnan

HA WB Pengiriman

PIB

- - - l ' "

ｾＬ｟ＬＯ＠

l!npo1tir _

ＧＭＭＭＭﾷＯｾ＠

5.5"

Laporan Tagihan

Tagihan

Gambar4.14

Lap_ Tagihan

(66)

2. ｉｾｬ･｢ｩｨ｡ｮ＠ dan ｉｾｫｵｲ｡ｮｧ｡ｮ＠ Sistem Usulan

a Kelebihan

1) Adanya peme!iharaan file pada sistem dengan memback-up file data sehingga terjamin data, tidak hilang atau adanya cadangan data yang sewaktu-waktu hilang atau rusak.

2) Laporan-laporan lebih banyak dan lengkap, sehingga untuk mengetahui pengiriman barang dapat l.;ibih rinci, s<>hingga dapat membantu manajer pengiriman dalam mengmnbil suatn keputusm1. b. K<>kurangan

1) Biaya yang dibutuhkan pada tahap awal 1mngat besar, yaitu untuk

biaya proyek

2) Penggunaan komputer merupakan hal yang baru maka pada tahap awal akan ditemukan banyak kesulitan dalam mengoperasikannya Hal ini dapat diatasi dengan diadakan pefatihan untuk para p<'ngurusnya.

3. Spesifikasi Proses Primitif Sistem Usu.Ian

1. Nomor ProslO's : 1.1

*

NamaProses Entry Agen Masukan Dt_ Agen Keluaran File A.gen

Proses - Entry data Agen

(67)

- Jika data agen sudah ada tampilkan pesan data sudah

ada

- Rekan1 data Agen pada file Agen

- Keluar

2. Nomor Proses : 1.2*

Narna Proses Entry Exportir

Masukan Dt_Exportir

Keluaran File Ei..'Portir

Proses - Entry data Exportir

- Data yang dientry Kd __ Exportir, Nm_ Exportir,

Alamat, Telp

- Jika data Exportir sudah ada tampilkan pesan data

sudah ada

- Rekam data Exportir pada file Exportir

- Keluar

NarnaProses : Entry Importir

Masukan Dt_Importir

Keluaran File Importir

Proses - Entry data Importir

(68)

- Jika data Importir sudah ada tampilkan pesan data

sudah ada

- Rekam data Importir pada :file Importir

- Keluar

NamaProses Cetak Daft_Agen

Masukan File Agen

Keluaran Daft_Agen

Proses - Baca data Agen melalui Kd __ Agen

- Tampilkan data Agen, Kd_Agen, Nm_ Agen, Alan1at,

Telp

- Cetak Daftar Agen dilayar/printer

- Keluar

NamaProses Cetak Daft_Exportir

Masukan File Exportir

Keluaran Daft_Exportir

Proses - Baca data Exportir pada file Exportir

- Jika data ditemukan tampilkan dataExportir

- Cetak Daftar Exportir dilayar

(69)

NamaProso:>s Cetak Daft_Importir

Masukan File Jmportir

Keluaran Daft_Importir

Proses - Baca data Importir pada file Importir

- Jika data ditemukan tampilkan data Importir

- Cetak Daftar Importir dilayar

- Cetak Daftar Importir diprititer

7. NomorProses: 2.1*

NamaProses Enlry MA WB

Masukan MA WB, File Importir, File Agen

Keluaran File MA WB

Proses - Entry data MA WB

- Baca data pada file Importir melalui Kd _lmportir

- BacadataAgen melalui Kd __ Agen

- Rekam data MA WB pada fil.e MA WB

8. Nomor Proses : 2.2"'

NamaProses EntryHAWB

Masukan HAWB, File Agen, File MAWB, File Exportir, File

Importir

(70)

- Baca data pada file Agen rnelalui Kd _ Agen

- Baca data pada file MA WB melalui No_ MA WB

- Baca data pada file Exportir rnelalui Kd _ Exportir

- Baca data padafile Importir melalui Kd_Importir

- Rekam data HA WB pada file HA \VB

9. NomorProses: 3.1*

Nama Proses Cetak NOA

Masukan : File HA WB, File Exportir, Fil<' Importir

Keluaran : NOA, File NOA

Proses - Bacadatapadafile HAWE melalui No HA WB

- Bacadatapadafile Exportir melalui Kd_Exportir

- Baca data pada file Irnportir rnelalui Kd _Importir

- Cetak data NOA dilayar atau diprinter

- Rekam data NOA pada file NOA

10.Nomor Proses : 3.2*

NamaProses Cetak QUO

Masukan : File HAWB, File Exportir, File Importir, File MAWB

Keluaran QUO, File QUO

Proses - Baca data pada file HA WB melalui No HA WB

- Baca data pada file, Exportir melalui Kd _ Exportir

(71)

- Cetak data QUO dilayar atau diprinter

- Rekam data

Q

U 0 pada file QUO

Nama Proses Entry PIB

Masukan : PIB, File QUO, File NOA, File HA WB, File MA WB,

File Importir, File Exportir

Keluaran : File PIB

Proses : - Entry data PIB

-Baca file QUO melalui No_QUO

- Baca data pada file NOA melalui No NOA

- Baca file HAWB melalui No HAWB

- Baca file MA WB melalui No MAVvB

- Bacafile Importir melalui Kd_Importir

- Baca file Exportir melalui Kd _ Exportir

- Rekam data PIB pa.da file PIB

NamaProses Cetak DO

Masukan File PIB, File QUO, File NOA, File HAWB, File

MA WB, Importir, Exportir

Keluaran DO, File DO

(72)

- Baca file NOA melalui No NOA - Baca file HA WB melalui No HA WB - Baca file JVIAWB melalui No MAWB - Baca file Importir melalui Kd_Importir - Baca file Exportir melalui Kd _ Exportir - Cetak DO dilayar atau diprinter

- Rekam data DO padafile DO

13.NomorProses: 4.1*

Nama Proses Entry Tagihan

Masukan Dt_Tagihan, File Agen, MA WB, QUO, NOA, File Importir, File PIB, File DO

Keluaran Proses

: File Tagihan - Entry Dt_ Tagihan

- Baca data pada file Agen ｭｩｾｬ｡ｬｵｩ＠ Kd _ Agen ·Baca file MA WB melalui No MA WB -Baca file QUO melalui No_ QUO - Baca file NOA melalui No NOA - Baca file Importir melalui Kd_lmportir - Baca file PIB melalui No I'IB

- Baca file DO melalui No_DO

(73)

Nama Proses Cetak Tagihan

Masuka.n : File Tagihan, File Importir, File PIB, File DO

Keluaran Tagiha.n

Proses - Baca file Tagihan melalui No_ Tag

- Baca file Importir melalui Kd_Importir

- Baca file PIB melalui No PIB

- Baca file DO melalui No DO

- Cetak Tagihan dilayar atau diprinter

Nama Proses Cetak Lapora.n MA WB

Masukan File Agen, File Importir, File MA Vf.B

Keluaran Lap_MAWB

Proses - Baca file Agen melalui Kd _ Agen

- Baca file Importir melalui No _Importir

- Baca file MA WB melalui No MAWB

- Cetak Laporan dilayar atau diprinter

Nania Proses Cetak Laporan HA WB

Masukan : File Agen, File MAWB, Fil" HAWB, File QUO, File

(74)

Proses - Baca file Agen melalui Kd _Agen

- Baca file MA WB melalui No MA WB

- Baca file HA WB melalui No HA \VB

- Baca file QUO melalui No_ QUO

- Baca file Expotiir melalui Kd _ Exportir

- Cetak Laporan HAWB dilayar atau diprinter

Nama Proses C<itak Laporan PIB

Masukan : File HA\VB, File Pill, File QUO, File Importir

Keluaran Lap_PIB

Proses - Baca file HA WB melalui No HA WB

- Baca file Pill melalui No PlB

- Bacafile QUO melalui No_QUO

- Baca file Importir melalui Kd _Impotiir

- Cetak Laporan Pill dilayar atau diprinter

Nama Proses Cetak Laporan Pengiriman

Masukan : File QUO, File DO, File HA WB, File PIB, File Importir

Keluaran Lap_ Pengiriman

Proses - Baca file QUO melalui No_ QUO

(75)

- Baca file PIB melalui No PIB

- Cetak Laporan Pengiriman dilayar atau diprinter

NamaProses Cetak Laporan Tagihan

Masukan File QUO, File DO, File HA WB, File PIB, File

Importir, Tagihan

K"'luaran Lap_ Tagihan

Proses -Baca file QUO melalui No_QUO

- Baca file DO me.lalui No DO

- Baca file HAWB melalui No_HA WB

- Baca file PIB melalui No PJB

- Baca file Tagihan melalui No_ Tag

(76)

BABV

RANCANGAN SISTEM

Setelah rnengetahui proses-proses yang dilakukan pada sistem yang ada dan

rnasalah yang dihadapi, maim selanjutnya yang dilakuk'llll adalah rnerancang sistem

yang barn agar dapat mernberikan peningkatan dalam ha! :

l. Kinerja, yaitu peningkatan terhadap basil kerja sistem yimg barn sehingga menjadi

Iebih efektif

2. Informasi, yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

3. Ekonorni, yaitu peningkatan terhadap manfaat, keuntu111gan atau penurunan biaya

yang terjadi.

4. Kontrol, yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi atau

mernperbaiki kesalahan yang terjadi.

5. Efisiensi, yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi.

6. Pelayanan, yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Di dalam tahap ini akan diuraikan mengenai rancangan basis data,. £P6Sifikasi

basis data, penelusuran akses, bagan terstruktur, rancangan keluaran, rancangan

(77)

1. Rancangan Basis Data NOrmalisasi

Tahapan ini dilakukilll untuk membentuk struktur relasi yang baik, dimana

jumlah kerangkapan data sedikit sehingga nantinya tidak terjadi error atau

inkonsistensi.

1. Tabel Agen

j

1 Kd_Agen

_ __.,,, Nm_Agen

j

---1

Ｉｾｾ＠

,

ｔ･ｬｊｾ＠

Gambar5.1

Diagram Ketergantungan Fungsi/Relas:i Agen

Pada relasi AGEN berada pada 1 NF karena senma