Prosedur Layanan Sistem Pengiriman Dan Penerimaan Barang Pada PT. POS Indonesia (Persero) Soreang

(1)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1latar belakang kerja peraktek

Dengan meningkatkan kebutuhan serta kemajuan ilmu dan teknologi

menuntut sebuah perusahaan untuk melakukan kegiatan secara cepat dan tepat

sesuai dengan tujuanya . salah satu tujuan utama perusahaan dalam

menjalankan operasinya adalah memperoleh laba . untuk mencapai tujuan

tersebut perusahaan berpedoman dalam prinsif ekonomi yaitu melakukan

pengorbanan sekecil-kecilnya untuk mendapatkan hasil yang maksimal .

Berkembangnya teknologi membawa dampak bagi perekonomian Negara

maupun perusahaan .prinsif dengan pengorbanan yang sekecil-kecilnya untuk

mendapatkan hasil yang maksimal apabila di terapkan pada satu perusahaan

sekarang ini akan menjadi bomerang bagi kelangsungan hidup bagi

perusahaan tersebut . faktanya dengan modal yang sangat maksimal saja

belum tentu perusahaan tersebut bisa survive . kunci sukses agar perusahaan

bisa bertahan dan diminati oleh konsumennya adalah perusahaan tersebut

harus pandai-pandai membuat inovasi mengenai prodak tersebut .

Hal ini dirasakan oleh PT . Pos Indonesia (persero) tentang banyaknya

prodak yang dikeluarkan tetapi tidak mencapai tujuan perusahaan karena tidak

(2)

surat menyurat telah disaingi oleh email , sms . jasa pengiriman telah disaingi

barangbukanlah bisnis baru karena perusahaan-perusahaan perbangkan telah

masuk ke perusahaan ini . akan tetapi dengan kelebihan yang dimiliki oleh PT

. Pos Indonesia ( Persero ) bisnis ini sangat berprospek dan bagus . disamping

mitra kerja yang berkerja sama dengan PT . Pos Indonesia ( Persero ) banyak ,

jangkauan konsumen yang dimiliki oleh PT . Pos Indonesia ( Persero ) pun

sangat banyak .

Untuk menunjang kegiatan operasional PT . Pos Indonesia ( Persero )

perlu mempertahaankan eksitensi perusahaannya dalam member perlayanan

yang optima kepada masyarakat dan mewujudkan tujuan perusahaan yang

telah ditetapkan . oleh sebab itu perusahaan harus mampu menciptakan

pengawasan intern yang memadai agar dapat menghasilkan pengawasan yang

dibutuhkan dalam pengambilan keputusan .

Berdasarkan hal-hal diatas maka para penulis merasa tertarik untuk

mengambil judul laporan kerja peraktek ini adalah “PROSEDUR LAYANAN

SISTEM PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BARANG PADA PT. POS

(3)

1.2Idenfikasi Dan Rumusan Masalah

prosedur layanan system pengiriman dan penerimaan barang kilat

merupaka salah satu bagian yang sangat penting dari perusahaan kantor pos ini,

oleh karna itu diperlukan kemudahan dalam kinerji kerja pengiriman dan

penerimaan barang .

Melihat kinerja dari sistem pengolahan data penjualan yang ada sekarang,

masih ditemukan kelemahan yaitu dengan menggunakan sistem pengolahan

data penjualan secara manual sehingga sering mengalami hambatan ketika data

penjualan yang lama sulit ditemukan ketika diperlukan karena susunan data

yang terlalu banyak dan membutuhkan waktu yang lama dalam menemukanya,

juga mengurangi efisiensi waktu.

1.3Maksud Dan Tujuan

Maksud dengan adanya kerja praktek ini diharapkan dapat memberikan

manfaat dan kegunaan sebagai berikut.:

1. Bagi penulis

Kegunaan kerja praktek bagi penulis adalah menambah wawasan tentang

dunia kerja yang belum didapat diperkuliahan serta memperkaya ilmu

pengetahuan yang belum didapat oleh penulis dan memberikan kontribusi

bagi perusahaan supaya ada tenaga baru untuk kemajuan perusahaan,dan

memberikan inovasi baru untuk pembaharuan system perusahaan demi

(4)

2. Untuk Perusahaan

Mendapat tenaga baru yang tidak mengeluarkan biaya untuk tenaga kerja

memperoleh ide/masukan baru untuk kemajuan perusahaan yang akan

nenambah kinerja karyawan diperusahaan supaya dapat meningkatkan

kualitas kerjanya dan mendapatkan ide/masukan baru untuk kemajuan dan

tujuan perusahaan.

3. Untuk Masyarakat

Diharapkan laporan kerja praktek ini dapat berguna untuk bahan

pertimbangan dan masukan yang akan melakukan penelitian atau membuat

karya tulis yang bersifat membangun dan sebagai media komunikasi dan

informasi antara perusahaan dan masyarakat.

Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dari kerja praktek ini adalah:

1. Untuk mengetahui prosedur pengiriman dan penerimaan barang

2. Untuk mengetahui prodak-prodak apa saja yang menjadi mitra dari pos

3. Untuk mengetahui manfaat apa saja yang akan didapat oleh pelanggan pos

4. Untuk mengetahui bagaimana tata cara pengiriman dan penerimaan

(5)

1.4Batasan Masalah

seperti yang telah dijelaskan pada latar belakang masalah, bagaiman

caranya agar yang dihadapi memenuhi kebutuhan masyarakat dalam

pengiriman dan penerima barang sesuai dengan yang diharapkan.

1.5 Lokasi Dan Waktu Kerja Praktek

Untuk menunjang laporan ini penulis melakukan kerja praktek dikantor

pos cabang soreang,sedangkan waktu yang dipakai untuk melakukan kerja

praktek tersebut kurang lebih 1 bulan yaitu mulai tanggal 13 juli 2009 sampai

dengan 13 agustus 2009.

(6)

BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Sejarah penyelenggaraan jasa perposan sudah dikenal sejak zaman

kerajaan majapahit , kerajaan Sriwijaya , kerajaan Tarumenegara , mulawarna

da kerajaan Mataram, walaupun hanya sebatas diantara kalangan pemerintahan

dan lapisan tertentu saja . kedatangan cornelis De Houtman yang membawa

surta-surat dari belanda untuk raja-raja Banten danJakarta tahun 1596

mengawali adanya hubungan surat-menyurat dengan negri Belanda .

Pembanguna jalan raya Anyer-Panarukan tahun 1809 atas perintah

Gubernur Jendral Herman Willen Deedels sepanjang 1000 km yang merupakan

salah satu bukti besar arti hubungan pos gabi pemerintahaan Hindia Belanda

agar dapat mempertahankan cengkraman kuku penjajahan di bumi nusantara

ini . disepanjang jalan Anyer-Panatukan tersebut didirikanlah kantor-kantor pos

yang sampai sekarang masih dioperasikan .

Kantor Pos yang pertama di Indonesia didirikan tanggal 26 agustus 1746 .

(7)

1. Masa VOC (1700-1808 )

Kedatangan bangsa Eropa pada akhir 15 Masehi , menandai babak baru

sejarah pos di Indonesia .awalny adalah kedatanga kapal-kapal laut Belanda

,pengiriman surat hanya dilakukan melalui jalan laut dengan mengunakan

perahu yang jadwal pelayarannya berlangsung tidak pasti . barulah pada tahun

1754 pengiriman surat menjadi teratur , yaitu dua minggu sekali melalui jalan

darat . keadaan ini berlangsung selama VOC berkuasa (1700-1808 )

2. Masa Pemerintahaan Deedles (1808-1811)

Pada masa ini , Deedles mengeluarkan peraturan-peraturan tentang Pos

dan membagi pulau jawa dalam beberapa distik , yaitu Banten , Batavia ,

Semarang , Surabaya . setiap distik dikepalai oleh Commisaris Der En

Posterrijin yang menepati sebuah general pos kantor ( kantor pos wilayah )

dan membawai beberapa Profektura (kantor pos kecil ). Pengantaran dilakukan

oleh seorang Postillons (tukang pos brkuda) .

3. Masa pemerintahan raffles (1811-1816)

Pada masa ini raffles mengeluarkan peraturan , mengenai peraturan biaya

porti untuk surat kabar dan barang cetakan ( regulstion for the post

(8)

4. Masa pemerintahan Belanda (1816-1942) dan Masa Pendudukan Jepang (1942-1945)

Pada masa pemerintahaan Belanda , pengakutan pos dimulai dengan

mempergunakan kereta api . akspres malam Batavia-Surabaya (1936) .

telegraaf en Telefoondienst (PPT) .

5. Masa Perebutan kekuasaan Jawatan PTT Dari Tentara Jepang Hingga Saat Ini .

Pada tanggal 27 September 1945 sekelompok muda yang bergabung dalam

Angkatan Muda PTT dari tangan Jepang . itulah saat berdirinya jawatan PTT

Republik Indonesia , yang selanjutnya diperingati sebagai HARI BAKTI

PARPPOSEL . sebagai kepala jawatan PTT pertama diangkat lah Ir . Soekarno

didampingi R . Djar sebagai wakilnya .

Dalam perkembangan selanjutnya , tanggal 6 juli 1965 PN Postel dipecah

menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Giro , dan Perusahaan Negara (PN)

Telekomunikasi yang diatur oleh peraturan pemerintah no.29 tahun 1965 dan

(9)

Berdasarkan Undang-undang No.9 Tahun 1969 menetapkan setatus Badan

Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan , Perum , Persero maka status

Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro dengan

peraturan pemerintahan No . 9 Tahun 1978 .

Perum pos dan giro mempunyai tugas pokok , yaitu mengusahaakan dan

mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita , informasi tertulis ,

barang dan uang untuk menunjang kelancaran hubungan masyarakat dan

menunjang kelancaran terlaksananya pembangunan nasional . maka pada

tanggal 27 februari 1995 perum Pos dan Giro berubah menjadi PT . Pos

Indonesia (Persero) berdasarkan peraturan pemerintah No .5 Tahun 1995 dan

disyahkan pada tanggal 20 juli 1995 dengan akta notaries Soetjipto, SH

NO.117 .

(10)

3.2Struktur Organisasi

Gambar 2.1

Struktur Organisasi PT . Pos Indonesia ( Persero )

Cabang Soreang

Unti Pensiun Asman Akuntansi Asma Pelayanan II Asman Pelayanan

Dayeuh Kolot Banjaran Pangalengan Pesawahan Katapang Ciwidey Katapang STT Telkom

3.3 Deskripsi jabatan

1. Kepala kantor

a. Menyusun rencana kerja bagi karyawan menurut baginya

b. Memimpin pelaksanaan kerja

c. Mengesahkan penerimaan dan pengeluaran uang yang berhubungan

(11)

d. Memberikan peringantan dan juga tindakan kepada pegawai yang

melakukan pelangaran / kesalahan

2. Urusan SDM / administrasi

a. Mengerjakan agenda harian surat masuk dan surat keluar

b. Membuat konsep laporan mingguan / bulanan / triwulan

c. Urusan gaji atau kepegawaian , menyampulkan dan mengirimnya

d. Mengetik konsep-konsep surat NDDP / laporan dari KKP serta

pengawas loket

3. Svp keuangan

a. Melakukan akuntasi dan menyusun laporan keuangan pos

b. Menjamin keakuratan dan ketetapan waktu penyajian ;aporan

keuangan akuntasi Pos

4. Svp pelayanan

a. Memegang panjar kas kecio BPM

b. Meneriman surat kiriman khusus

c. Menerima pengeposan surat pos / dinas /beban porto

d. Melayani , menjual BPm /akte agrarian / sahabat pena pada public

5. Svp pengolahan

a. Bertanggung jawab atas kelancaran atau keamanan pengiriman atau

penerimaan pos atau remise

b. Mengawasi atau memeriksa pekerjaan antaran atau angkot bis surata

(12)

c. Mengawasi keamanan dan kebersihan peralatan kantor serta yang

dipakai seperti tromopol , WP , Cap tanggal , Meja , Kursi dan

(13)

BAB IV PEMBAHASAN

ASPEK KEGIATAN PERUSAHAAN

4.1Bisnis Logistik

Yang dimaksud dengan logistic adalah proses pengolahan secara strategis

mengenai pemindahan dan penyimpanan barang , komponen dan produk akhir

dari pemasok , melalui perusahaan sampai kepada pelanggan . agar

penyelenggaraan bisnis logistik tercapai dengan baik mulai dari proses

perpindahan dan pengundangan barang harus didukung oleh aliran informasi

yang terintergrasi mulai dari awal proses sampai akhir rantai distribusi . dari

pengertian tersebut serta dihubungkan dengan penyerderrhanaan produk PT .

Pos Indonesia diketahui bahwa cakupan bisnis logistic meliputi :

 Distribusi fisik ( physal distribusition ) yang meliputi pengiriman

paketpos , paketpos kilat khusus dan paketpos perlakuaan khusus

pada produk inti serta paketpos optima dan paketpos point to

point pada produk pengembangan

 Jasa pergudangan dan jasa pengurusan transporting serta

E-Commerce pada produk perluasan .

4.2Batas Dan Ukuran Paket

a. Paketpos ( standar ) batas ukuran maksimumnya , baik yang duangkut

(14)

panjang dan kelilingnya yang terbesar yang diukur kearah lain dari

panjangnya tidak boled dari 300 cm .

b. Paketpos ( non standar ) tidak mengenal pembatasan ukuran maupun

berat . semua jenis barang dalam ukuran , volume dan tingkat nerta dapat

dikirim sebagai kiriman paketpos optima domestic , ekspor , dan import

sepanjang :

 Daya angkut , alat serta sarana transportasi memungkinkan

khusus untuk paketpos optima domestic yang dikirim lewat

udara agar memperhatika ukuran pintu pesawat udara .

 Dikirim keseluruh Negara yang dapat dilayani oleh mitra usaha .

 Tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan yang

berlaku dalam negri maupun di Negara tujuan .

4.3Aturan Larangan Pengiriman Paket

Dilarang mengirim barang yang dapat membahayakan kiriman pos atau

keselamatan orang . pelanggaran ini diancam dengan hukuman pidana

selama-lamanya 1 ( satu ) tahun atau denda setinggi-tinginya satu juta rupiah dan wajib

mengganti rugi kepada PT . Pos Indonesia ( persero ) atau pihak lain atas

kerugian diderita .

Barang – barang yang dilarang dikirimkan atau dipaketkan yaitu :

a. Barang yang sifatnya dapat merusak atau mengotorkan kiriman paket

lain dan membahayakan orang atau pegawai pos.

b. Barang yang mudah meledak , mudah menyala atau dapat terbakar

(15)

c. Binatang hidup atau tumbuh-tumbuhan ( kecuali telah memenuhi

ketentuan yang berlaku misalnya karantina ) .

d. Barang yang menyinggung kesulilaan .

e. Candu , Morphine , Kokain ,Ganja , Ektasi , dan jenis obat lainya yang

dilarang oleh pemerintah .

f. Barang yang dilarang masuk kesuatu Negara tujuan atau karna

pembatasaan / embargo ni Negara tujuan .

4.4Ketentuan dan syarat-syarat pengiriman lainnya.

1) PT . Pos Indonesia ( persero ) akan bertanggung jawab terhadap paketpos yang dikirim bila pengiriman telah membayar semua biaya

pengiriman (kecuali ada kesepakatan tertentu ) dan memiliki bukti

tanda terima pengiriman paketpos .

2) Isi paket dan nilai barang harus sesuai dengan pernyataan pengiriman pada halaman muka bukti pengiriman ( model paket-1 ) . bila

pernyataan tidak sesuai dengan isi paket , maka pengirim bertanggung

jawab atas pelangaran hokum yang dilakukannya .

3) PT . Pos Indonesia ( persero ) tidak bertanggung jawab atas hal-hal

sebagai berikut :

 Resiko teknik apapun yang terjadi selama pengakutan yang

menyebabkan barang yang dikirim tidak berfungsi atau berubah

fungsi , hal ini berlaku untuk barang-barang seperti mesin dan

(16)

TV , Radio , Tape , AC , Kulkas , video , Mesin Cuci , dan

barang-barang sejenis lainnya .

 Keterlambatan pengiriman ke tempat tujuan dan kehilangan

atau kerusakan karena keadaan yang memaksa / Force Mejeure

misalnya : perang , pembajakan , dan kejadian-kejadian

sejenisnya .

 Semua penahanan dan penyitaan atau pemusnahaan terhadap

suatu jenis barang kiriman oleh pemerintahan yang berwenang

seperti : Bea Cukai , Karantina , Kepolisian , Kejaksaan , dan

instansi-instansi lainnya .

 Kebicoran , kerusakan atau pembusukan untik jenis kiriman

yang berupa seperti : Barang cair , Pecah belah , makanan dan

lain-lainnya .

4) Bila terjadi kerusakan atau kehilangan terhadap isi paket , penggantian

kerugian berdasarkan surat edaran direksi No:116/Dirop/Divket/98

tanggal 09-09-1998 untuk paketpos dalam negeri . dan

No.40/Dirop/Divket/98 tanggal 16-04-1998 untuk paketpos luar negeri .

apabila terjadi perubahan ketentuan ganti rugi , maka ganti rugi akan

diberlakukan sesuai ketentuan yang berlaku .

5) PT . Pos Indonesia ( persero ) dalam keadaan terpaksa , berhak

(17)

sampai ketempat tujuan tanpa pemberitahuan tetlebih dahulu kepada

pengiriman .

6) Kiriman telah dianggap diterima dengan baik dan benar bila tidak ada

keluhan saat diserahklan kepada penerima .

7) Khusus untuk paket optima syarat-syarat pengemasan dan penanga

lainnya sebagai berikut :

 Barang pecah belah dan elektronik harus dikemas dengan kayu

dilapisi dengan busa atau penahan lainnya sehingga terhindar

dari kerusakan .

 Khusus untuk kiriman sepeda motor :

- Bensin dan oli harus kosong

- Dilampiri dengan foto copy STNK

- Yang diangkut melalui udara dikemas dengan kayu dan

ban harus dalam keadaan dikempeskan .

4.5Operasionalisasi Paketpos Standar

Secara garis besar alur penanganan paketpos terdiri dari rangkaian

kegiatan mulai dari collecting ( pengumpulan) , processing ( pengolahan ) ,

transporting ( pengakutan ) serta delivery ( antaran ) .

a. Collection (pengumpulan)

Kegiatan pengumpulan adalah proses penerimaan paketpos dari pengirim

(18)

loket kp cabang , loket agen pos , dan unit pelayanan pergerakan (PKK , PKD ,

Possarling) .

 Penerimaan di loket

Petugas loket harus memerikasa apabila kiriman tersebut :

 Telah dikirim dengan baik/kuat .

 Tidak melampaui batas maksimal ukuran dan berat (jika

melampaui akan dialihkan ke layanan paket optima) .

 Tidak berisi barang yang dilarang pengiriman melalui paketpos .

 Apabila terdapat keraguan-keraguan tentang isi paket atau kurang

sempurna poengemasaannya , maka paket tersebut oleh pengawas

dapat diminta untuk dibuka atau ditolak .

 Setelah isi loket telah manimbang dan menentukan porto/bea yang

harus dibayar oleh si pengirim kemudian memberikan paket-1

(resi pengiriman) kepada pengiriman untik di isi .

 Penulisan alamat pada resi pengiriman yaitu model paket-1 untuk

PP DN dan model CN 71 untuk PP LN telaj lengkap dan benar

kemudian dicocokan dengan penulisan alamat paket yang akan

dikirim .

 Petugas paket mengisi register PP-1 dan menempelkan cari nomor

PP-1 tersebut sebagai berikut :

- 1 lembar cari nomor kecil pada lembar asli paket-1 pada

(19)

- 1 lembar carik noimor yang besar pada paketpos .

b. Procesing (pengolahan paketpos)

Kegiatan pengolahan secara garis besar dibagi menjadi dua , yaitu

pengolahan dikantor asal dan pengolahan dikantor tujuan .

1) Pengolahan Dikantor Asal :

Pengolahan di kantor asal dimulai daei kegiatan penyortiran ,

pencatatan dan penutupan . agar kegiatan tersebut efektip dan

sistematis perlu diatur secara supaya kegiatab penyortingan dan

pencatatan (pada adpis PP-8) perlu dilakukan secara berangsur-angsur

(tidak sekaligus) selama sama olah , sedangkan kegiatan penutupan

dilakukan menjelang akhir masa olah .

2) Pengolahan Dikantor Tujuan

Pengolahan dikantor tujuan dimulai dari pembukaan kantung/kiriman

paketpos dikantor tujuan sampai dengan paket tersebut diserahkan ke

bagian ekspedisi untuk diolah lebih lanjut .

c. Delevery (pengantaran)

 Semua PP yang akan diantar oleh pengantar PP terlebih dahulu

dicacar pada register PP-22

 PP yang berhasil diserahkan kepada si alamat atau orang yang

serumah dengan si alamat sebagai bukti penerimaannya ,

(20)

 PP yang tidak berhasil diserahkan (misalnya karena rumah

tertutup) maka petugas pengantar dapat meninggalkan surat

panggilan (PP-14) dirumah si alamat yang bersangkutan untuk

dating ke kantor untuk mengambil PP tersebut .

 Bila si penerima menolak menerima PP yang diantar untuk menulis

penolakannya pada karal (paket-1) serta membubuhkan tanda

tangan .

 Setelah pengantar selesai melaksanakan antaran barang pada

kembali ke kantor harus menyerahkan sbb :

- PP yang tidak berhasil diserahkan berserta paket-1 .

- Paket-1 yang telah ditandatangani si penerima .

4.6 JENIS-JENIS PRODUK BISNIS LOGISTIK A . Klasifikasi Produk

a. Produk Inti

Produk inti bisnis logistic terdiri dari 3 (tiga) tingkat layanan , yaitu :

1. Layanan standar

Layanan standar adalah layanan yang harus ada dan wajib

disediakan diseluruh kantor pos , misalnya : paketpos biasa dan

luar negeri .

2. Layanan prioritas

Layanan prioritas adalah layanan yang hanya disediakan oleh

kantor pos tertentu yang mendapat prioritas penanganan dan

(21)

3. Layanan pelakuaan khusus

Layanan pelakuan khusus adalah layanan yang dapat

dinegoisasikan dengan pelanggan dan dengan

persyaratan-persyaratan tertentu , misalnya : kiriman pemilu .

b. Produk Pengembangan

Produk pengembangan adalah pengembangan dari produk inti dengan

criteria . bahwa masih terkait dengan layanan pada produk inti .

misalnya :

1. layanan Paketpos Point To Point

2. layanan paketpos Optima/Kargopos dalam dan Luar Negeri

3. layanan Jasa Pergudangan

c. Produk Peluasan

produk peluasan adalah pengembangan dari produk dengan criteria

bahwa layanan trsebut terkait maupun tidak terkait dengan kompentesi

inti perusahaan, misalnya : Jasa Kepabeanan (PPJK) .

B. Karakteristik Produk

Untuk mengenal lebih jauh tentang cirri-ciri suatu produk , dibahwa ini

(22)

1. Layanan Paketpos Biasa

Pengertian :

Kemasan berisi barang dengan bentuk dan ukuran tertentu .

Spesipikasi

barang merupakan layanan fakultatif bagi

pelanggan.

Ukuran : Maksimun 30Kg

Berat : Perhitungan dilakukan dengan dua cara, yaitu :

-Dengan menimbang kiriman

-Berdasarkan volumetric kiriman dengan rumus :

(P(cm) x L(cm) x T(cm) : 6000 x 1kg

Dari hasil hitungan kedua cara tersebut tentukan

berat yang terbesar yang akan digunakan untuk

menghitung tarif .

Jaringan : jaringan paketpos dalam negeri meliputi semua

(23)

Tarif : - Berdasarkan tarif kilogram pertama ditambah

tariff perkilogram berikutnya, dengan ketentuan

tariff minimal adalah tariff dengan tingkat berat 3

kilogram. Selebihnya dihitung perkilogram .

-Beratnya tariff sesuai dengan lampiran

keputusan direksi Nomor : KD.77/Dirut/1201

tanggal 12 Desember 001 tentang tarif paketpos

bias dalam negeri .

2. Layanan Paketpos Kilat Khusus

Pengertian :

Paketpos Kilat Khusus (PPKH) adalah kemasan ukuran standar dengan berat

dari 2 kg s.d 30 kg yang diberlakukan secara khusus .

Spesipikasi

barang merupakan layanan fakultatif bagi

pelanggan.

Ukuran : Isi terpanjang tidak melebihi 1,5 cm dengan

jumlah terpanjang dan keliling tidak melibihi 3 m

(24)

Berat : Maksimum 30 kg

Jaringan : Nasional

Tarif : Mengacu kepdir Nomor 93/Dirut/2000 tentang

tariff PP kilat khusus

3. Layanan Paketpos Pelakuan Khusus

Pengertian

Layanan paketpos yang persuaratan, tariff dan atribut layanannya sesuai

kesepekatan dengan pelanggan .

Spesipikasi

Waktu tempuh : Kesepakatan dengan pelanggan

Resi : Optimal

Berita Terima : Optimal

Asuransi : Optimal

Ukuran : Kesepakatan dengn pelanggan

Berat : Kesepakatan dengn pelanggan

Jaringan : Dalam jaringan yang dilayani oleh PP standar

(biasa) dan PP kilat khusus

(25)

4. Layanan Paketpos Optima

Pengertian

Penyelenggara paketpos optima merupakan layanan kiriman barang yang

memiliki salah satu cirri sebagai berikiut :

a. Ukuran berat maksimal adalah sebesar kamampuan/daya muat alat

angkutan dan atau maksimum berat dari isi container (wadah yang

digunakan dalam pengiriman PP optima) dan Pallet (jarring pengaman)

yang digunakan .

b. Ukuran volume maksimum adalah sepanjang dapat dimuat dalam alat

angkutan atau dapat dimuat dalam container dan Pallet

c. Paket yang karena bentuk dan susunanya memerlukan tindakan purbajaga

atau tidak mudah diangkut bersama paketpos standar .

d. Paket yang berisi barang-barang yang mudah pecah dan harus ditangani

hati-hati .

e. Paket yang harus disampaikan kepada pribadi penerima secara langsung

atas permintaan pemgirim .

f. Paket yang atas permintaan pengirim harus diluar kantor pos atau dikirim

secara kolektif .

5. Layanan Paket Optima Dalam Negeri

Pengertian :

Produk dari paketpos non standar yang diangkut dengan jalan darat/laut dan

udara untuk tujuan dalam negeri yang batas berat maupun ukuran diluar

(26)

Spesipikasi

Waktu tempuh : H+9 s.d H+14

Resi : melekat pada layanan

Berita Terima : Optimal (tergantung permintaan pengirim)

Asuransi : Dapat diasuransikan berdasarkan penujukan dari

pihak pengirim/shipper ataupun dengan

mengunakan layanan asuransi yang telah

ditetapkan PT . Pos Indonesia . bagi pengiriman

yang tidak diasuransikan maka pengaturan ganti

rugu diatur berdasarkan ketentuan yang ada pada

PT . Pos Indonesia dan TPK/KTSH/Mitra

Indonesia selama masih menjadi tanggung jawab

pihak .

Ukuran : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos

Internasional

Berat : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos

Internasional

Jaringan : Dipertukarkan antar kota-kota yang diusahakan

hanya menggunakan satu kali alat angkutan atau

(27)

Tarif : Mengacu kepdir Nomor : 97/Dirut/2000 tanggal

23 Agustus 2000 tentang tariff paketpos optima

dalam Negeri

6. Layanan Paketpos Optima Luar Negeri

Pengertian :

Paketpos non standar yang diangkut dengan jalan darat, laut dan udara untuk

tujuan dalam Negeri, yang batas ukuran dan berat diluar ketentuan yang

diatur dalam Akta Pos Internasional .

(28)

Ukuran : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos

Internasional

Berat : Diluar ketentuan yang diatur dalam Akta Pos

Internasional

Jaringan : Kota-kota dinegara yang telah ditentukan dan

dapat dilakukan penerusan kiriman oleh

TPK/KTSH/Mitra Pos Indonesia .

Tarif : - Mengacu kepdir Nomor : 97/Dirut/2000 tanggal

23 Agustus 2000 tentang tariff paketpos optima

dalam Negeri

- Tarif Paketpos Optima LN dihitung dari

pelabuhan udara atau laut di Indonesia ke Negara

tujuan. Dengan demikian biaya penerusan dari

masing-masing kantor pos ke pelabuhan udara

atau laut tersebut adar dipungut sesuai dengan

tarif paketpos Optima DN.

7. Layanan Paketpos Point To Point

Pengertian :

Kemasan dalam bentuk besar dan dikirim gudang pengirim kegudang

penerima dengan persyaratan tertentu .

Spesipikasi

(29)

Resi : Optimal

Bali dan daerah berpotensi lainya yang

jaringannya telah diintergrasikan dengan alat

angkutan.

Tarif : Mengacu kepdir Nomor : 94/Dirut/2000 tanggal

23 Agustus 2000 tentang tarif paketpos point to

point .

8. Layanan Paketpos Pabean/Luar Negeri

Pengertian :

Paketpos Pabean/luar Negeri adalah paketpos yang dikirim ke atau dari

daerah Pabean/Luar negeri . paketpos yang yang dikirimkan keluar Negeri

umumnya dapat diposkan/dikirim dari kantor pos yang merupakan kantor lalu

Bea dan yang bukan kantor lalu Bea. Perbedaan keduannya terletak pada cara

palalubeaannya. Kalau paketpos diposkan dari kantor pos yang bukan kantor

lalu Bea, maka pelalubeaan dilakukan oleh kantor pos, sedangkan jika

dipaketpos tersebut diposkan dikantor lalu Bea, maka pelalubaeannya

(30)

Spesipikasi

pihak .

dapat dilakukan penerusan kiriman oleh Pos

Indonesia .

Tarif : Terdiri dari tariff paketpos laut dan udara, yang

(31)

Nomor:48/Dirut/1998 tanggal 3 April 1995

tentang tarif paket pos Luar Negeri.

C. Bisnis keuangan

Pada kepdir Nomor 96/Dirut/2000 tanggal 23 Agustus 2000 disebutkan bahwa :

1. Pada produk inti bisnis keuangan dikenal:

a. Produk dengan layanan standar, yaitu weselpos yang merupakan hasil

penyederhanaan dari produk lama seperti weselpos biasa, weselpos

standar, weselpos berlangganan serta weselpos biasa lainnya.

b. Dipihak lain Giropos tidak mengalami penyerderhanaan produk,

artinya produk ini tetap eksis sebagaimana semula.

c. Produk dengan tingkat layanan prioritas yaitu wesel PK (perlakuan

khusus), Giropos PK serta layanan kemitraan berupa tabungan dan

penyaluran dana.

2. Pada poroduk pengembangan dikenal Sistem Pembayaran Nasional (SOPP

Pos), Weselpos bayar ditempat, Weselpos Visa Elektron dan Pos

Remmitance.

3. Untuk layanan bisnis keuangan luar Negeri dikenal Weselpos Luar Negeri

(32)

(33)

Diagram konteks

Petugas

Sitemm informasi pengolaha data pengiriman dan

penerimaan baang

Dt pengiriman Dt laporan pengiriman Kepala seksi pengiriman

Data flow diagram

DED Level 0

Membuat laporan keuangan

Laporan pengiriman Petugas

Kepala seksi keuangan Data Petugas

(34)

DED LEVEL 1

petugas

Memasukan data

Cetak data pengiriman Dt petugas

Dt keuangan

Ke Proses

Kamus data

1. Nama Arus Data : dt_petugas

Alias : ---

Aliran : petugas-proses 1 , proses 1-petugas

Atribut : Nip_petugas , Nama_petugas, Alamat

2. Nama Arus Data : dt_pengirim

Alias : ---

(35)

Atribut : kode_pengirim, nama_pengirim, jumlah_pengirim

3. Nama Arus Data : lap_keuangan

Alias : ---

Aliran : poses 1- kepala seksi pengiriman

(36)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari kerja peraktek yang kami lakukan di PT. Pos

Indonesia (Persero) Soreang, Dari hasil analisis sistem pada bab yang telah lalu,

dapat disimpulkan bahwa sistem pengiriman dan penerimaan barang dinilai

kurang efektif dan efisien karena proses yang dilakukan masih menggunakan

aplikasi sederhana dan pekerjaan yang ada lebih banyak dilakukan secara manual

sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam bekerja. Disamping itu media

penyimpanan yang digunakan dalam bentuk buku tulis mengakibatkan proses

pencarian data sulit ditemukan, ataupun proses perhitungan yang dilakukan akan

mengalami kesalahan apabila bagian penjualan dan bagian pembelian kurang teliti

dalam menginput data-data penjualan ataupun pembelian yang terjadi.

Untuk itu dengan adanya proses yang diusulkan membuat proses

penginputan data barang, atau pun perhitungan penyusutan barang dapat

dilakukan dengan cepat sehingga laporan yang dihasilkan dapat menunjang

keputusan bagi manager secara cepat dan tepat.

5.2 Saran

Adapun hal-hal yang disarankan dalam pemeliharaan Sistem Pengolahan

(37)

1. Diperlukan back up data sebagai cadangan apabila terjadi kerusakkan

terhadap media penyimpanan.

2. Perlu perawatan dan pengembangan lebih lanjut agar program ini dapat

memberikan pelayanan yang lebih baik.

3. Back up data tidak hanya dilakukan pada waktu terjadi kerusakan pada

media penyimpanan saja, tetapi lakukan back up data apabila semua

(38)

Laporan kerja praktek

Diajukan untuk memenuhi

Syarat mata kuliah kerja praktek program Diploma tiga Manajemen informatika

Oleh :

Iyan nandang K. (10907076)

Luthfi faisal H. (10907065)

Risal Agung N. (10907084)

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

(39)

iii

KATA PENGANTAR………. ii

DAFTAR ISI……….. iii

DAFTAR LAMPIRAN………. vii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang kerja praktek……….… 1

1.2 Identifikasi an rumusan masalah……… 3

1.3 Maksud dan tujuan……… 3

1.4 Batasan masalah………... 5

1.5 Lokasi dan waktu kerja praktek……….. 5

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian system……….. 6

2.2 Elemen system……….……… 7

2.3 Karakteristik system……….……….. 7

2.4 Klasifikasi system……….………. 9

2.5 Pengertian informasi……….……… 10

(40)

iv

2.8 Flowmap (Bagan alir dokumen)……….…… 12

2.9 Diagram konteks……….………. 12

2.1.1 Data flow Diagram……….…………. 12

2.1.2 Kamus data……….……. 13

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah singkat perusahaan………. 14

 Masa VOC (1700-1808 )  Masa Pemerintahaan Deedles (1808-1811)  Masa pemerintahan raffles (1811-1816)  Masa pemerintahan Belanda (1816-1942) dan Masa Pendudukan Jepang (1942-1945)  Masa Perebutan kekuasaan Jawatan PTT Dari Tentara Jepang Hingga Saat Ini 3.2 Struktur organisasi……… 18

3.3 Deskripsi jabatan………... 18

 Kepala kantor

 Urusan SDM / administrasi

(41)

v

BAB IV PEMBAHASAN ASPEK KEGIATAN PERUSAHANAN

4.1 Bisnis logistic……….. 21

4.2 Batas dan ukuran paket……….. 21

4.3 Aturan larangan pengiriman paket……….. 22

4.4 Ketentuan dan syarat – syarat pengiriman lainnya.. 23

4.5 Operasionalisasi paketpos standar……….. 25

 Collection (Pengumpulan)

 Procesing (pengolahan paketpos)

 Pengolahan dikantor asal

 Pengolahan dikantor tujuan

 Delevery (Pengantaran)

4.6 Jenis – jenis produk bisnis logistic……….. 28

A. Klasifikasi produk

Produk inti

 Produk pengembangan

(42)

vi

 Layanan paketpos kilat khusus

 Layanan paketpos pelakuan khusus

 Layanan paketpos optima

 Layanan paketpos optima dalam negri

 Layanan paketpos optima luar negri

 Layanan paketpos point to point

 Layanan Paketpos Pabean/Luar Negeri

C. Bisnis keuangan

Flowmap……… 40

Diagram konteks……… 41

Data flow diagram

 Level 0……….……… 41

 Level 1……….………. 42

(43)

vii

5.1 Kesimpulan……….……… 44

5.2 Saran……….. 44

(44)

viii

No Lampiran Judul Lampiran

1 Surat Pengajuan Permohonan Kerja Praktek

2 Surat Balasan Pengajuan Laporan Kerja Praktek

3 Absensi Kehadiran Siswa

(45)

i

menyelesaikan kerja praktek dan menyusun laporan kerja praktek ini. Begitu

banyak hambatan yang harus penulis lalui tetapio dengan izinnya penulis dapat

menyelesaikannya. Laporan kerja praktek yang penulis beri judul “PROSEDUR

LAYANAN SISTEM PENGIRIMAN DAN PENERIMAAN BARANG PADA

PT. POS INDONESIA (PERSERO) SOREANG”.

Laporan ini merupakan salah satu syarat kelulusan kuliah kerja praktek. Selain

tugas mata kuliah kerja praktek juga merupakan sarana yang tepat untuk

mendapatkan ilmu tentang dunia kerja, menambah relasi untuk kesempatan

bekerja setelai selesai kuliah nanti. Selama penyusunan laporan ini penulis

mendapatkan masukan maupun dorongan dari berbagai pihak. Oleh karena itu

penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M. Sc. selaku rector Universitas

Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

2. Bapak Dadang Munandar, S. E., M. Si. selaku ketua jurusan Manajemen

Informatika universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

(46)

ii

Bandung, Oktober 2009

(47)