perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
PROSEDUR PENGIRIMAN PRODUK JASA SURAT POS
EXPRESS DI PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR POS
SOLO 57100
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
CAHYO SUGIYONO
D1509018
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Cahyo Sugiyono
NIM : D1509018
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENGIRIMAN PRODUK JASA SURAT POS EXPRESS DI PT. POS
INDONESIA (PERSERO) KANTOR POS SOLO 57100 ” adalah betul-betul
karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi
tanda cintasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademis berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 12 juni 2012
Yang Membuat pernyataan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v MOTTO
Kehadiran pikiran dan keberanian dalam kesedihan, melebihi angkatan perang untuk merebut keberhasilan.
(Jhon Dryden)
Hendaklah kamu berbuat benar, karena kebenaran itu menunjukkan kepada kebaikan dan jauhilah dusta karena dusta akan membawa kepada
kejahatan. Dan barang siapa mengamalkan kejujuran, maka membawa kehidupan kepada kesederhanaan dan ketenangan.
(HR. Muslim)
Nikmatilah hidup karena hidup itu sesungguhnya luar biasa. Hidup adalah perjalanan yang indah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi Persembahan :
Karya sederhana ini saya persembahkan untuk :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
Kata Pengantar
Alhamdulilahirobbil ‘alamin, semua pujian dan terima kasih hanya kepada
ALLAH S.W.T dan Nabi Muhammad SAW atas perlindungan kepada saya,
sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ Prosedur
Pengiriman Produk Jasa Surat Pos Express Di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor
Pos Solo 57100 “. Saya sebagai penulis menyadari bahwa selama saya menulis
Tugas Akhir ini, Saya telah dibantu oleh beberapa orang lain yang berada
disekitar saya. Untuk itu, pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terima
kasih kepada :
1. Drs. Ali, M.Si, selaku pembimbing Tugas Akhir saya. Terima kasih yang
telah sabar dalam membimbing, mengoreksi dan perbaikan Tugas Akhir saya.
2. Drs. Sudarto, M. Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi yang telah memberi persetujuan dan ijin untuk menulis Tugas
Akhir.
3. Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret.
4. Sakiman, S. E, Kepala Supervisor SDM dan Administrasi PT. Pos Indonesia
Kantor Pos Solo 57100. Terima kasih telah memberi ijin Kuliah Kerja
Magang.
5. Pembimbing Akademik saya, Drs. Marsudi, M. S. Terima kasih telah
memberi bimbingan selama kuliah belajar saya di Diploma III Manajemen
Administrasi.
6. Semua Dosen Program Diploma III Manajemen Administrasi yang telah
memberi pengetahuan dan pengalaman.
7. Agus Iriyanto, Kepala Supervisor Operasi Pos Express, para staf Pos Express
(Mbak Jani, Mbak Riya, Mas Abdul, Mas Agus, Mas Yusuf, Mas Heri, Mas
Kris). Terima kasih telah memberi informasi dan pengetahuan tentang PT.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
8. Kedua orang tua saya, yang telah memberi cinta dan kasih sayang, dukungan,
doa, pengorbanan dan semuanya yang tidak bisa diungkapkan dengan
kata-kata. Terima kasih banyak.
9. Teman-teman baik saya, Erwan, Rois, Luci, Tomi dan Saeful terima kasih
untuk selalu memberiku dukungan dalam situasi yang sulit.
10. Semua teman-teman saya di Diploma III Manajemen Administrasi Fisip 2009
khususnya kelas B dan teman-teman saya diluar kampus.
Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kesempurnaan karena keterbatasan pengetahuan dan kurangnya pengalaman,
maka dari itu saya membutuhkan bantuan dari berbagai pihak baik kritik maupun
saran yang bersifat mendukung sangat penulis harapkan. Maka dari itu, saya
mengucapkan banyak terima kasih untuk nama yang tidak disebutkan yang telah
membantu saya dalam melengkapi Tugas Akhir ini dengan memberi dukungan
dan perhatian.
Penulis berharap Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak, khususnya
pengetahuan tentang bagaimana Prosedur Pengiriman Produk Jasa Surat Pos
Express Di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100.
Surakarta, Juni 2012
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id A. Latar Belakang Masalah ...1
B. Perumusan Masalah ...4
C. Pengertian Produk dan Jasa ...7
D. Perihal Surat – Menyurat ...11
1. Pengertian Surat ...11
2. Fungsi Surat ...13
3. Pengertian Surat – Menyurat ...14
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
5. Jenis Surat ...15
E. Pengertian Pos Express ...16
F. Prosedur Pengiriman Surat ...18
G. Metode Pengamatan ...18
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI 1. Sejarah Perkembangan Kantor Pos Solo 57100 ...24
2. Sejarah Pos Express ...30
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN 1. Pengumpulan Surat ...41
2. Proses Pengolahan Surat ...47
3. Pengiriman Surat ...51
4. Pelaporan Kondisi Surat Kiriman ...55
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ...58
B. Saran ...59
Daftar Pustaka
Pedoman Wawancara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR TABEL
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR GAMBAR
Model Analisi Interaktif ... 23
Gambar Bukti Pengantar Kiriman Pos Express ... 43
Bukti Resi Terima Pos Express ... 45
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Bukti Serah Kiriman Pos Express
2. Lambel Kantong Pos Express
3. Bukti Panggilan Pos
4. Daftar Pengantar Kiriman
5. Bukti Pengiriman
6. Daftar Adpis Kiriman Pos Express
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv ABSTRAK
CAHYO SUGIYONO, D1509018, “ PROSEDUR PENGIRIMAN PRODUK JASA SURAT POS EXPRESS DI PT. POS INDONESIA (PERSERO) KANTOR POS SOLO 57100”, Program Studi Manajemen Administrasi, Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 71 halaman.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui secara menyeluruh bagaimana pelaksanaan Prosedur Pengiriman Produk Jasa Surat Pos Express Di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100. Pengiriman produk jasa surat Pos Express merupakan suatu proses usaha dalam pengelolaan produk jasa surat Pos Express yang merupakan sarana komunikasi tertulisyang berasal dari pengirim kepada yang ditujukan kepada penerima untuk menyampaikan pesan atupun informasi yang dikelola oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 terutama untuk produk jasa surat Pos Express untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu untuk memberikan pelayanan lalu lintas jasa pengiriman surat, dokumen dan barang kepada masyarakat.
Metode pengamatan yang digunakan dalam proses penyelesaian Tugas Akhir ini adalah metode pemgamatan deskriptif kualitatifyaitu jenis pengamatan yang dimana menggambarkan keadaan atau realita sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan, dan menganalisa data yang ada. Sumber data dalam pengamatan ini adalah berbagai sumber data yang menjadi bagian penting bagi pengamatan karena ketepatan data dan informasi yang diperoleh adalah narasumber sangatlah penting sebagai individu yang memiliki informasi, tempat atau lokasi merupakan informasi mengenai kondisi dari lokasi aktivitas, data dan dokumen yang merupakan bahan tertulis yang penting untuk menguji keaslian dokumen, arsip maupun data yang bisa diperoleh dalam kantor pos.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1 BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang Masalah
Di era globalisasi yang semakin maju ini, sektor jasa menempati
kedudukan yang sangat penting. Salah satu sektor jasa yang memberikan
sumbangan potensial bagi negara adalah sektor telekomunikasi. Saat ini
industri komunikasi bertumbuh sangat pesat, sehingga menimbukan persaingan
yang sangat ketat diantara perusahaan komunikasi baik di pasar domestik
maupun internasional. Mereka berlomba-lomba menyediakan berbagai fasilitas
dan menawarkan kualitas pelayanan sebaik mungkin untuk memberikan nilai
tambah pada pelayanan yang ditawarkan. Upaya tersebut dilakukan agar dapat
terus bertahan ditengah persaingan yang ketat dan akan tetap menjadi pilihan
utama bagi konsumen.
Sektor jasa mempunyai peranan yang besar karena didorong oleh
kemajuan yang pesat dalam teknologi telekomunikasi. Dengan semakin
banyaknya perusahaan yang bergerak dibidang komunikasi, maka setiap
perusahaan jasa berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada
konsumennya, baik secara kualitas maupun kuantitas. Disebuah organisasi,
baik itu instansi pemerintah maupun instansi swasta baik skala besar maupun
kecil. Mereka bekerja sama untuk tujuan yang sama dalam keperluan bisnis,
profesi sosial dan berbagai macam keperluan pasti akan membutuhkan
komunikasi, baik itu komunikasi secara tertulis maupun lisan. Dengan
menentukan tujuan yang ingin dicapai, menyusun rencana kerja, mengelola dan
menjalankan operasi bisnis. Semua itu didukung dengan adanya teknologi yang
lengkap dan berkembang. Maka dari itu komunikasi kantor sangatlah penting
dalam kehidupan sosial, politik, dan ekonomi pada sektor perusahaan maupun
perorangan. Yang menjadi media persaingan bisnis yaitu dengan melalui jasa
online (internet, web, yahoo, dll), jasa kiriman (surat, paket, wesel, dll), dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
Sejalan dengan perkembangan jaman, kantor ataupun organisasi yang
berkaitan dengan pembangunan nasional dalam suatu negara dan kemajuan
teknologi peralatan telekomunikasi dan alat informasi yang cepat dan tepat
sasaran untuk menunjang kelangsungan perusahaan dan menjembatinya
sebagai hubungan komunikasi antar manusia lewat bahasa, tulisan tersebut
tetap kokoh dan tak bisa dikalahkan oleh berbagai peralatan komunikasi yang
serba canggih. Alat informasi yang tidak membutuhkan biaya mahal namun
dengan alat yang terpercaya dengan biaya yang lebih murah dan tidak
membutuhkan waktu yang cukup lama yang dapat menjamin kepuasan
pelanggan dibutuhkan saat ini adalah layanan bisnis kurir ataupun alat
informasi berupa surat yang saat ini telah dikesampingkan oleh masyarakat,
sekarang dapat berkembang pesat dengan segala kelebihan yang dimilikinya,
ternyata masih tetap digunakan dalam aktifitas atau kegiatan sehari-hari dalam
berbagai aspek kehidupan manusia baik dalam kegiatan komunikasi, dalam
kegiatan bisnis, dinas, dan perkantoran. Sehingga membawa dampak
persaingan provider bisnis kurir yang begitu besar baik dalam lingkup
domestik sampai internasional, baik dari sektor perseorangan (ritel) maupun
perusahaan (korporat) yaitu dengan pembiayaan yang murah baik kredit
maupun tunai yang didukung untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan
pemanfaatan potensi, peluang pasar serta pengembangan teknologi informasi
untuk memenuhi mutu dan tingkat pelayanan yang diminta oleh para
pelanggan.
Dalam perkembangan dikantor pos sekarang tidak terlepas dari
kehidupan para pengusaha dalam menjalankan bisnis ataupun masyarakat.
Didalam kantor pos terdapat pengembangan layanan yang berupa jasa pos
express. Maksud diadakan pos express adalah untuk meningkatkan image
perusahaan yang bertujuan untuk membangun kepercayaan pelanggan, untuk
merebut pasar/pelanggan dari pesaing, meraih peluang pasar baru, memberikan
kepastian kepada penerima secara terukur, dan meningkatkan pendapatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Dokumen penting, surat dan barang berharga akan lebih ,lebih tepat waktu,
lebih aman dan terjamin. Pos express selalu mengedepankan akurasi
pengiriman. Penerapan premium class servis, mengutamakan solusi dan
layanan istemewa. Pengiriman maksimal 1 (satu) hari tiba di alamat tujuan
dengan harga paling kompetitif, variatif dan paling menguntungkan. Ini
layanan yang menguntungkan bagi perusahaan atau pun masyarakat yang ingin
menggunakan jasa tersebut. Pos express di bagi menjadi dua layanan. Yaitu
layanan korpoorat yang ditujukan bagi perusahaan yang sudah terikat
perjanjian dengan kantor pos dan ritel yang ditujukan untuk masyarakat umum
yang ingin mengirimkan dokumen, surat maupun barang berharga. Semua itu
tidak lepas dari awal prosedur penerimaan, pemrosesan hingga prosedur
pengirimannya. Untuk layanan koorporat ada layanan khusus yaitu mendapat
keistimewaan disediakan layanan penjemputan kiriman (pick up) yang
dilakukan oleh bagian pick up. Dengan kendaraan darat dan udara semuanya
itu dikirim dengan cepat dan tepat sesuai tempat tujuan. Semua surat, dokumen
dan barang ada jaminan sendiri menurut perjanjian dan aturan yang telah
ditetapkan. Apabila tidak sampai tujuan akan ada jaminan 100% penggantian
dari pihak kantor pos sendiri.
Dengan asumsi diatas, maka dari itu penulis terdorong untuk
mengetahui proses pengiriman surat, dokumen dan barang khususnya dibagian
layanan pos express. Dari latar belakang masalah tersebut maka penulis
mengambil judul sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
masalah adalah sebagai berikut: Bagaimana Prosedur Pengiriman Produk Jasa
Surat Pos Express Di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100?
C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan dalam pengamatan ini adalah :
1. Untuk mengetahui dan memahami mengenai semua aspek dan kegiatan
proses pengiriman surat dan dokumen pos express dalam usaha dibidang
bisnis, kurir pos bagi masyarakat di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos
Solo 57100.
2. Membandingkan dan menerapkan teori yang diperoleh selama perkuliahaan
dengan aspek yang sebenarnya.
3. Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh Gelar Profesional Ahli Madya
(A.md) dalam Program Diploma III Manajemen Administrasi di Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
1. Memberikan masukan tentang pemenuhan kebutuhan pelanggan dan tata
cara pengiriman barang dan dokumen yang diprioritaskan pada visi pos
express yaitu traceable, quick dan accurate.
2. Memberi masukan dan evaluasi kerja PT.Pos Indonesia Surakarta khususnya
Pos Express untuk memperbaiki pengiriman jasa pos dengan ketepatan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Prosedur 1 . Pengertian Prosedur
Prosedur tidak hanya melibatkan aspek financial saja, tetapi aspek
manajemen juga memiliki peranan penting. Prosedur merupakan rangkaian
langkah yang dilaksanakan untuk menyelesaikan kegiatan atau aktivitas,
sehingga dapat tercapai tujuan yang diharapkan secara efektif dan efisien serta
dapat dengan mudah menyelesaikan suatu masalah yang terperinci menurut
waktu yang telah ditetapkan. Kata prosedur berasal dari bahsa inggris yaitu
Procedure yang artinya menurut kamus bahasa inggris adalah cara, jalan, tata
cara, aturan, ketentuan yang dipakai.
Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, penulis mengemukakan
pendapat tentang pengertian prosedur, diantaranya pengertian yang
dikemukakan oleh Mulyadi (2001 : 85) mendefinisikan prosedur sebagai
berikut :
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara
berulang-ulang”
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia oleh Tim Penyusun Kamus
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa (1989 : 703) prosedur diartikan
sebagai tahap – tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas dan
metode/langkah demi langkah secara eksak dalam memecah suatu masalah.
Sedangkan menurut Westra (1989 : 352), prosedur adalah suatu
rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu
pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misal prosedur pembuatan konsep
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
Pengertian prosedur menurut Drs. Moekijat (1984 : 475) dalam kamus
management, suatu prosedur diartikan sebagai suatu cara yang berhubungan
dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah dan tindakan tertentu sesuai
dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditentukan. Sedang menurut Wursanto
dalam bukunya “ Pokok –pokok Perencanaan “ (1987 : 65) :
Prosedur merupakan bagian dari klarifikasi perencanaan eksekutif
dimana perencanaan eksekutif / perencanaan manajemen dibuat oleh pimpinan
organisasi dan perencanaan eksekutif diperlukan untuk menentukan prosedur
pelaksanaan rencana yakni petunjuk-petunjuk pelaksanaan yang bersifat
direktif. Disamping itu prosedur juga bersifat deskriptif karena mereka
membantu pelaksanaan koordinasi dengan jalan menyediakan
petunjuk-petunjuk untuk tindakan para karyawan pada situasi-situasi yang
berulang-ulang muncul. Dipandang dari sudut ini prosedur dianggap sebagai reaksi rutin
atau yang diprogramkan terhadap situasi-situasi yang bersifat umum atau
terstruktur. Prosedur dapat dikatakan suatau bentuk rencana yang berkaitan
dengan penetapan cara bertindak dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan dimasa
akan datang.
Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian
prosedur adalah suatu urutan tugas dan pekerjaan yang saling berhubungan satu
sama lain dalam rangka pencapain tujuan.
2. Karakteristik Prosedur
Berikut ini adalah beberapa karakteristik prosedur, diantaranya adalah:
a) Prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi.
b) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya seminimal mungkin.
c) Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
d) Prosedur menunjukkan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab .
e) Menunjukkan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.
f) Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota
organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
h) Membantu efisiensi,efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit
organisasi.
3. Manfaat Prosedur
Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut
a) Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah dimasa yang akan
datang.
b) Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga
menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang
seperlunya saja.
c) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi
oleh seluruh pelaksana.
d) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan
efisien.
e) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan,
bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan
sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing.
B. Pengertian Pengiriman
Pengiriman adalah proses memindahkan sesuatu barang dari tempat satu
ke tempat yang lain sampai ke tempat tujuan. Pengiriman dapat juga diartikan
sebagai suatu aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk memberikan pelayanan
kepada konsumen setelah terjadi transaksi.
C. Pengertian Produk dan Jasa
Para ahli mengartikan produk dan jasa berbeda – beda namun pada intinya
mengandung makna yang sama.
Produk menurut Rambat Lupiyoadi (2001 : 58) merupakan keseluruhan
konsep objek/proses yang memberikan sejumlah nilai manfaat bagi konsumen.
Yang perlu diperhatikan dalam produk adalah konsumen tidak hanya membeli
fisik dari produk itu saja namun membeli benefit (manfaat) dan value (nilai) dari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
tidak menimbulkan beralihnya kepemilikan dari penyedia jasa kepada
konsumen/pelanggan.
Produk juga dapat diartikan sesuatu apapun yang dapat ditawarkan kepada
pasar untuk perhatian, pendapatan atau konsumsi termasuk benda fisik, jasa,
kepribadian, organisasi dan keinginan hasrat. Atau bisa disebut juga Produk
adalah segala sesuatu dimana pelanggan menerima nilai dalam istilah keinginan,
kebutuhan atau masalah.
Dalam penentuan produk, terdapat suatu mutu yang dapat digunakan
sebagai patokan terhadap kualitas suatu produk apakah layak untuk dipasarkan
atau direvisi ulang. Adapun mutu produk yang masih sama dikemukakan oleh
Rambat Lupiyoadi (2001 : 63) adalah keadaan fisik, fungsi dan sifat suatu produk
bersangkutan yang dapat memenuhi selera dan kebutuhan konsumen dengan
memuaskan sesuai nilai uang yang telah dikeluarkan.
Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa produk adalah sesuatu yang dapat
dihasilkan baik berwujud benda maupun jasa yang dikelola oleh produsen untuk
konsumen.
Menurut Fandy Tjiptono (2002 : 6) adalah setiap tindakan/perbuatan yang
dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya bersifat
intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.
Produksi jasa bisa berhubungan dengan produk fisik maupun tidak. Dan jasa juga
dapat diartikan sebagai suatu aktivitas, manfaat, atau kepuasan yang ditawarkan
untuk dijual.
Jadi, dapat diambil kesimpulan bahwa jasa adalah suatu kegiatan ekonomi
yang outputnya bukan produk, dikonsumsi bersamaan dengan waktu produksi dan
memberikan nilai tambah bersifat tidak berwujud.
Kualitas total suatu jasa terdiri atas tiga komponen utama menurut Fandy
Tjiptono (2001 : 60), yaitu :
1. Technical Quality, yaitu komponen yang berkaitan dengan kulaitas output
(keluaran) jasa yang diterima pelanggan. Menurut Parasuraman, et al technical
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
a) Search Quality,yaitu kualitas yang dapat dievaluasi pelanggan sebelum,
misalnya harga.
b) Experience Quality, yaitu kualitas yang hanya bisa dievaluasi pelanggan
setelah membeli atau menkonsumsi jasa.
c) Credere Quality, yaitu kualitas yang sukar dievaluasi pelanggan meskipun
telah mengkonsumsi suatu jasa.
2. Functional Quality, yaitu komponen yang berkaitan dengan kualitas cara
penyampaian suatu jasa.
Prinsip – prinsip kualitas pelayanan jasa, meliputi :
a) Kepemimpinan
Strategi kualitas suatu perusahaan harus merupakan inisiatif dan komitmen
dari manajemen puncak. Manajemen puncak harus memimpin perusahaan
untuk meningkatkan kinerja kualitasnya. Tanpa adanya kepemimpinan dari
manajemen puncak, maka usaha untuk meningkatkan kualitas hanya
berdampak kecil terhadap perusahaan.
b) Pendidikan
Semua personil perusahaan dari manajer sampai karyawan operasional
harus memperoleh pendidikan mengenai kualitas. Aspek – aspek yang perlu
mendapatkan penekanan dalam pendidikan tersebut meliputi konsep kualitas
sebagai strategi bisnis, alat dan teknik implementasi strategi kualitas, dan
peranan eksekutif dalam implementasi strategi kualitas.
c) Perencanaan
Proses perencanaan strategi harus mencakup pengukuran dan tujuan kualitas
yang dipergunakan dalam mengarahkan perusahaan untuk mencapai
visinya.
d) Review
Proses review merupakan satu – satunya alat yang paling efektif untuk
mengubah perilaku organisasionalnya. Proses ini merupakan suatu
mekanisme yang menjamin adanya perhatian yang konstan dan terus –
menerus untuk mencapai tujuan kualitas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Implementasi strategi kualitas dslam organisasi dipengaruhi oleh proses
komunikasi dalam perusahaan. Komunikasi harus dilakukan dengan
karyawan, pelanggan, dan stakeholder perusahaan lainnya, seperti pemasok,
pemegang saham, pemerintah, masyarakat umum, dan lainnya.
f) Penghargaan dan Pengakuan (Total Human Reward)
Penghargaan dan pengakuan merupakan aspek yang paling penting dalam
implementasi strategi kualitas. Setiap karyawan yang berprestasi baik perlu
diberi penghargaan dan prestasinya tersebut diakui. Dengan demikian dapat
meningkatkan motivasi, moral kerja, rasa bangga, dan rasa kepemilikan
setiap orang dalam organisasi yang pada gilirannya dapar memberikan
kontribusi bagi perusahaan dan bagi pelanggan yang dilayani.
Produk jasa adalah Total Product yang diklasifikasikan berdasar atas tingkat kontak konsumen/pelanggan dengan pemberian jasa dan produk sebagai
bagian dari sistem saat jasa tersebut dihasilkan, dan berdasar atas kesamaannya
dengan operasi manufaktur dalam buku “Manajemen Pemasaran Jasa” oleh
Rambat Lupiyoadi (2001 : 72).
Produk jasa memiliki 6 karakteristik , yang terdiri dari :
1. Intangibility, yaitu jasa bersifat abstrak dan tidak berwujud.
2. Heterogenity/variability, jasa bersifat non standar dan sangat variable.
3. Inseparability, yaitu jasa umumna diproduksi dan dikonsumsi pada waktu
bersamaan dengan partisipasi konsumen dalam prosesnya.
4. Perishability, yaitu jasa tidak mungkin disimpan dalam bentuk inventaris.
5. Unstorability, yaitu jasa tidak mengenal persediaan/penyimpanan dari produk
yang telah dihasilkan, disebut juga jasa tidak dipisahkan karena dihasilkan dan
dikonsumsi secara bersamaan.
6. Customization, yaitu jasa sering didesain khusus untuk kebutuhan
pelanggan/konsumen, sebagaimana pada jasa asuransi dan kesehatan.
Produk jasa, adapun tingkatannya menurut Theodore Levitt (dalam buku
“Manajemen Pemasaran Jasa” oleh Rambat Lupiyoadi (2001 : 73), dimana suatu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
1. Produk Jasa Inti/Generik (The Core Or Generic Product), terdiri dari jasa
dasar, misal tempat tidur pada jasa kamar hotel.
2. Produk Jasa yang diharapkan (The Expected Product), terdiri dari produk inti
bersama pertimbangan keputusan pembelian minimal (minimal purchase
decision) yang harus dipenuhi, misal ruang tunggu yang nyaman di bandara.
3. Produk Tambahan (The Augmented Product), area yang memungkinkan suatu
produk diderensiasi terhadap terhadap yang lain, misal IBM menawarkan
“excel-lent customer service”
Produk Potensial (The Potential Product), tampilan dan manfaat tambahn
yang berguna bagi konsumen/pelanggan dan mungkin menambah kepuasan
konsumen/pelanggan. Bagian ini dapat memberikan kelebihan guna meningkatkan
switching cost sehingga konsumen/pelanggan berpikir ulang/sulit untuk beralih ke
produk jasa lain, missal kemudahan layanan bagi konsumen yang telah menjadi
member jasa perusahaan.
D. Perihal Surat-menyurat 1. Pengertian Surat
Hal mengenai surat menyurat baik pada instansi maupun pemerintah
ataupun pada dunia bisnis, ternyata masih banyak kesalahan dalam penulisan
surat dan membutuhkan pengertian yang tepat.
Surat menurut Thomas Wiyasa (2003 : 1) adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis ke pihak lain, atau salah satu
kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. Yang tersangkut
dalam kegiatan surat menyurat dapat perseorangan atau badan (organisasi).
Disamping itu dalam mengemukakan maksudnya harus memperhatikan sifat
surat yang dibuatnya, dan kedudukannya sendiri dan tingkatan surat.
Surat juga dikemukakan oleh Saiman (2002 : 75) adalah suatu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak
lain untuk menyampaikan warta atau pesan.
Surat juga dikemukakan oleh Wursanto (1987 : 21) merupakan suatu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan) secara tertulis dari satu pihak ke
pihak lainnya.
Meskipun saat ini alat komunikasi sudah demikian canggihnya, dengan
begitu banyaknya sarana komunikasi missal telepon, teleks, telegrap, radio,
televisi, atau bahkan email, internet, surat dengan keunikan peranannya tetap
bertahan dengan kelebihan sendiri, hal ini disampaikan berdasarkan Sikka
Mutiara Silmi (2001: 2) diantaranya :
a) Praktis karena surat adalah sarana komunikasi yang dapat menyimpan
rahasia dan dapat memuat informasi secara panjang lebar dibandingkan
sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau.
b) Efektif karena informasi atau keterangan yang disampaikan sesuai dengan
sumber aslinya, tanpa adanya penyingkatan atau istilah khusus yang
terkadang tidak dimengerti oleh penerimanya.
c) Ekonomis karena biaya pembuatan serta pengirimannya relatif jauh lebih
murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya. Dengan segala kelebihan,
banyak lkasi daerah yang terpencar maka surat sangat diperlukan untk
sarana komunikasi meski jauh lebih canggih mengingat daerah tersebut sulit
dijangkau.
Jadi, surat dapat merupakan bukti hitam diatas putih sebagai sarana
komunikasi lagipula surat dapat menyimpan rahasia dan biaya pembuatan dan
pengiriman relatif murah.
2. Fungsi Surat
Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi, dikemukakan oleh
Sikka Mutiara Silmi (2001 : 3) sebagai berikut :
a) Tanda bukti tertulis yang otentik
Adalah bahwa surat sebagai sarana komunikasi secara tertulis maka surat
dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Adalah bahwa surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan
kegiatan selanjutnya baginya.
c) Jaminan keamanan
Adalah bahwa surat dapat menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan
pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan sebagainya.
d) Sarana komunikasi
Adalah bahwa surat sesuai dengan fungsinya surat sebagai sarana
komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
e) Wakil
Adalah bahwa surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa
pesan, misi, atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
f) Sumber data
Adalah bahwa surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk
informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti.
g) Alat pengikat
Adalah bahwa surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak
dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.
h) Alat promosi
Adalah bahwa surat terutama pada bagian kepala surat yang membuat logo
dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat
kepada penerima surat atau siapapun juga yang dapat membaca surat
tersebut.
i) Alat untuk penghematan
Adalah bahwa surat dapat menghemat, baik waktu maupun tenaga dan juga
biaya karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat
secara nyata.
3. Pengertian Surat Menyurat
Hubungan timbal balik antara seseorang dengan alat komunikasi secara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
korespondensi surat. Banyak para ahli mengemukakan tentang korespondensi
yaitu pada intinya hal yang berkaitan dengan kirim surat.
Menurut Sedamaryanti dalam Ida Nuraida (2008 : 50) menyatakan
bahwa surat menyurat juga disebut dengan korespondensi, yaitu salah satu
bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, korespondensi
merupakan salah satu komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu
dilaksanakandalam tugas sehari – hari.
Menurut Saiman (2002 : 74) surat menyurat adalah kegiatan
mengendalikan surat – surat masuk dan keluar dan hal – hal penting lainnya
yang berhubungan pengecapan dengan pertanggungjawaban surat – surat dan
dokumen yang jelas.
4. Pentingnya Surat Menyurat
Penelitian mengenai surat – menyurat baik pada instansi pemerintah
ataupun pada dunia bisnis, ternyata masih banyak kesalahan dalam penulisan
surat. Yang tersangkut dalam kegiatan surat – menyurat dapat perorangan
ataupun badan organisasi.
Menurut Wursanto (1987 : 87) secara eksternal surat sangat penting
bagi publik untuk menilai kantor yang bersangkutan. Secara internal surat
sangat penting sebagai media komunikasi intern, baik dari atas ke bawah
(interaksi), atau dari bawah ke atas (laporan), secara diagonal maupun secara
horizontal (memo dan nota dalam).
Menurut Thomas Wiyasa (2003 : 1) dalam praktek berkomunikasi
melalui surat menyurat banyak sekali instansi pemerintah atau organisasi
kurang menguasai ketentuan yang berlaku dalam surat – menyurat. Penulisan
surat semrawut itu justru menghalangi arus informasi sehingga terjadi
kesalahpahaman atau kekacauan penerimaan.
5. Jenis Surat
Adapun surat yang diungkapkan oleh Saiman (2002 : 76 – 77) dapat
dibedakan sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
2) Surat Kantor
3) Surat Pribadi
b) Menurut tujuan surat : 1) Surat Pemberitahuan
e) Berdasarkan jumlah penerima surat : 1) Surat Edaran
2) Surat Pengumuman
3) Surat Biasa
f) Berdasarkan jangkauan surat 1) Surat Intern
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
g) Berdasarkan prosedur pengurusan surat : 1) Surat Masuk
2) Surat Keluar
E. Pengertian Pos Express
Layanan pos express merupakan layanan terkini jasa pengiriman.
Dokumen penting, surat dan barang berharga akan lebih, lebih tepat waktu, lebih
aman dan terjamin. Pos express selalu mengedepankan akurasi pengiriman.
Penerapan premium class servis, mengutamakan solusi dan layanan istimewa.
Pengiriman maksimal 1 (satu) hari tiba di alamat tujuan dengan harga paling
kompetitif, variatif dan paling menguntungkan. Ini layanan yang menguntungkan
bagi perusahaan atau pun masyarakat yang ingin menggunakan jasa tersebut.
Pos express di bagi menjadi dua layanan.Yaitu layanan korpoorat yang
ditujukan bagi perusahaan yang sudah terikat perjanjian dengan kantor pos dan
ritel yang ditujukan untuk masyarakat umum yang ingin mengirimkan
dokumen,surat maupun barang berharga. Semua itu tidak lepas dari awal prosedur
penerimaan, pemrosesan hingga prosedur pengirimannya. Untuk layanan
koorporat ada layanan khusus yaitu mendapat keistimewaan disediakan layanan
penjemputan kiriman (pick up) yang dilakukan oleh bagian pick up. Dengan
kendaraan darat dan udara semuanya itu dikirim dengan cepat dan tepat sesuai
tempat tujuan. Semua surat, dokumen dan barang ada jaminan sendiri menurut
perjanjian dan aturan yang telah ditetapkan. Bila tak sampai tujuan akan ada
jaminan 100% penggantian dari pihak kantor pos sendiri.
Fitur produk dari pos express adalah :
1. Menggunakan resi khusus
2. Memakai sistem jejak lacak
3. Kemasan khusus dan aman
4. Asuransi nilai barang
5. Money back guarantee
Di dalam layanan pos express terbagi menjadi 2 layanan jasa yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Layanan ritel merupakan jasa pengiriman surat, dokumen dan barang
yang di tujukan bagi masyarakat umum. Layanan ritel tidak membatasi sedikit
atau banyak surat atau barang yang akan di kirim. Kiriman ritel terdiri dari :
a) Sameday Service,barang atau dokumen akan disampaikan ke tangan
alamat yang dituju pada hari yang sama.
b) Nextday Before 10.00 am Service, kiriman hari ini akan tepat tiba di alamat
tujuan sebelum pukul 10.00 pagi di keesokan harinya.
c) Nextday Service, kiriman hari ini akan tepat tiba di alamat tujuan sebelum
pukul 17.00 sore di keesokan harinya.
2. Layanan jasa bisnis/korporat pos express
Layanan bisnis/korporat merupakan jasa pengiriman surat, dokumen dan
barang yang ditujukan untuk perusahaan yang di ikat oleh perjanjian kerjasama
yang telah disepakati oleh kedua belah pihak dan perbankan. Pada layanan ini
memiliki keistimewaan yaitu disediakan layanan penjemputan kiriman (pick
up) yang dilakukan oleh bagian pick up. Dalam pengiriman ini terdapat batas
minimal surat atau dokumen bilamana perusahaan tersebut akan mengirim.
Layanan bisnis/korporat meliputi :
a) Penanganan kiriman antar departemen pada suatu perusahaan yang
berlokasi dalam satu gedung.
b) Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu perusahaan.
c) Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung.
Adapun keunggulan yang dimiliki layanan bisnis/korporat
1) Time certain, akurat dan terlacak.
2) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama atau kontrak
berdasarkan Service Level Aggrement (SLA) yang telah disepakati oleh
kedua belah pihak.
3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi pelanggan maupun
bagi unit bisnis pos express dalam pemrosesan kiriman.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
F. Prosedur Pengiriman Surat
Pengertian prosedur menurut Mulyadi menjelaskan bahwa :
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara
berulang-ulang”
Pengertian pengiriman yaitu suatu aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk memberikan pelayanan kepada konsumen setelah terjadi transaksi.
Surat yang dikemukakan oleh Saiman (2002 : 75) adalah suatu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain
untuk menyampaikan warta atau pesan.
Maka, berdasarkan pengertian tersebut bahwa Prosedur pengiriman surat
adalah kegiatan layanan perusahaan berupa pesan tertulis dari pihak satu kepada
pihak lain yang dilakukan secara berulang dengan cara yang sama dalam hal
penyampaian.
G. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan di PT. Pos Indonesia (PERSERO) Kantor Pos
Solo 57100, Jalan Jenderal Soedirman No. 8 Solo 57111. Pemilihan lokasi ini
didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut :
a) Terdapat masalah yang ingin dikaji yang sesuai dengan judul pengamatan,
karena PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu lembaga
adminstrasi pos dalam bisnis kurir yang berstatus BUMN sehingga dalam
proses pengiriman surat pada khususnya surat korporat sangat diperlukan
guna meningkatkan persaingan dalam hal bisnis kurir surat pos express
dalam rangka memperoleh keuntungan dan melanjutkan transformasi bisnis
dengan berbagai perusahaan baik besar maupun kecil, apalagi dengan
semakin banyaknya persaingan dengan berdirinya lembaga pos bisnis kurir
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
b) Penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan pengamatan sehingga
memungkinkan penulis untuk mendapatkan data, infprmasi dan referensi
yang dibutuhkan.
c) Lokasinya mudah terjangkau oleh berbagai kalangan masyarakat.
2. Jenis Pengamatan
Dalam pengamatan ini yang digunakan adalah pengamatan deskriptif,
yaitu jenis pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena
sosial tertentu yang memaparkan, menafsirkan dan menganalisa data yang ada.
Jadi berusaha menggali, menyelami dan mengemukakan fakta - fakta atau
permasalahan yang dihadapi. Dalam hal ini, penulis mendeskripsikan mengenai
aktifitas administrasi surat menyurat di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor
Pos Solo 57100 khususnya pada bagian Pos Express.
3. Sumber Data
Data merupakan suatu fakta atau keterangan dari obyek yang diteliti,
sumber data dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut :
a) Narasumber (informan)
Adalah sumber data yang secara langsung didapat melalui pengamatan di
lapangan dengan cara melalui informasi dari informan yang terpercaya yaitu
diantaranya keterangan dari :
1) Kepala Supervisor Operasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Solo
khususnya bagian Pos Express.
2) Team pegawai atau karyawan Pos Express PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Solo 57100
3) Petugas Antaran (Kurir)
4) Petugas pelayanan loket pos
5) Petugas PURI surat ritel
b) Tempat atau Lokasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara langsung didapat melalui
kerja langsung bersama para petugasnya dan pengamatan langsung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
Indonesia Kantor Pos Solo 57100 yang berada ditengah kota yaitu di Jalan
Jenderal Sudirman no. 8 57111
c) Data dan Dokumentasi
Adalah sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh
dilapangan yaitu melalui hasil data dokumentasi yang berupa data surat pos
express, data pelanggan korporat dari berbagai perusahaan yang dientry
pada aplikasi I-POS yang berjumlah 72 nasabah, resi dan surat yang sudah
kadaluwarsa/alamat tidak jelas, dll yang bersifat mendukung keterangan
narasumber yang didapat dengan cara mendokumentasikan dan mencatat
data hasil yang lainnya pada pelaksanaan pengamatan mahasiswa maupun
data – data yang sudah ada di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo
57100.
d) Benda dan gambar
Sumber data yang didapat dengan cara tidak langsung diperoleh dilapangan
yaitu dengan melalui benda dari Pos Express yang berupa bukti terima kirim
(resi), surat daftar pengantar kiriman dan neraca loket pos express, bukti
advis kirim surat yang dikirim melalui pesawat dan berupa gambar lokasi
dan tata arsitektur kantor Pos Express dilihat dari depan/luar.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan data
ini sangat dipengaruhi oleh obyektifitas hasil pengamatan.
Adapun metode yang digunakan oleh penulis dalam usaha untuk
memperoleh data tersebut adalah :
a) Wawancara
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan menggunakan tanya jawab
secara lisan dan langsung yang berhubungan dengan materi pengamatan dan
kegiatan yang dipelajari di lapangan kepada tim pegawai pos express,
sehingga memberi kemungkinan bagi pengamat dengan mengadakan
komunikasi secara langsung dengan informan. Dalam hal ini, informan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
1) Kepala Supervisor Operasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Solo
khususnya bagian Pos Express yaitu Bapak Agus Irianto.
2) Team pegawai atau karyawan Pos Express PT. Pos Indonesia (Persero)
Kantor Pos Solo 57100, diantaranya Ibu Jani Ernawati, Ibu Tyas, Ibu
Eling, Mas Agus, Mas Abdul.
3) Petugas Antaran (Kurir), diantaranya Mas Lutfi, Mas Fitri, Bapak
Harjono, Mas Kris.
4) Petugas loket pos, diantaranya mbak Ria, Mas Daru.
5) Petugas PURI surat ritel, Mas Abdul
b) Observasi
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan mengamati, mendengarkan,
mencatat dan melihat secara langsung kegiatan atau aktifitas yang dilakukan
oleh team pegawai pos express dalam kegiatan kerja (kolekting hingga
reporting) proses pengiriman produk surat pos khususnya korporat
(perusahaan) di PT. Pos Indonesia Kantor Pos Solo 57100.
c) Metode Kepustakaan
Adalah suatu cara pengumpulan data dengan membaca, menelusuri, serta
menelaah buku pedoman dari pengarang dan buku pedoman tentang I-POS
lainnya yang didapat dari Kantor Pos Solo, sebagai referensi dan menggali
teori – teori yang berkembang yang ada hubungannya dengan materi
pengamatan sehingga dapat dipercaya kebenarannya.
5. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah
analisis model interaktif. Menurut HB. Sutopo, 2002 : 91 - 93 dalam model ini
ada 3 komponen analisis yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan
kesimpulan dilakukan dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan
data sebagai siklus. Ketiga kegiatan dalam analisis modl interaktif dapat
dijelaskan sebagai berikut :
a) Reduksi Data (data reduction)
Diartikan sebagai proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
pelaksanaan pengamatan. Prosesnya diawali sebelum pelaksanaan
pengumpulan data. Artinya sudah berlangsung sejak pengamatan
pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan
pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan, dan waktu menentukan
cara pengumpulan data yang akan digunakan. Dan juga proses analisis yang
mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang
tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan
pengamatan dapat dilakukan.
b) Penyajian data
Diartikan sebagai suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk
narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Rakitan
kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan
bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan
pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain
berdasarkan pemahamannya tersebut. Ataupun merupakan narasi yang
disusun dengan pertimbangan permasalahannya dengan menggunakan
logika pengamatnya.
c) Penarikan kesimpulan (conclusion drawing)
Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan
benar-benar dipertanggungjawabkan. Perlu dilakukan aktifitas pengulangan untuk
tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin
sebagai akibat pikiran yangtimbl melintas pada pengamat pada waktu
menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan
akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada skema model interaktif sebagai
berikut :
Gambar 1.1 Model Analisis Interaktif Pengumpulan Data
Reduksi Data Sajian Data
Penarikan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24 BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A.PT. Pos Indonesia Solo 57100 1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100
Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan
kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya.
Berdirinya kantor PT. Pos Indonesia (Persero) kota Surakarta tidak secara pasti
diketahui kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada
perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan Perancis
karena pada masa tersebut Surakarta masih suatu kerajaan.
Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam
rangka efisiensi dn efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro,
utamanya dalam menjalankan peranannya sebagai salah satu pelaku
perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun
1995, maka Perum Pos dan Giro Kota Surakarta berubah menjadi perusahaaan
Perseroan yakni PT. Pos Indonesia (Pesrero) Kota Surakarta. Lokasi kantor PT.
Pos Indonesia (Persero) Solo terletak di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo
57111.
2. Identifikasi Instansi
Nama : PT. Pos Indonesia (Persero)
Alamat : Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100
Pimpinan : Bapak Achmad Chairul Hadi
3. Lokasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 (KPRC)
PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 terletak ditengah kota
Surakarta tepatnya di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100, berdekatan
dengan Balaikota Surakarta yang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT)
serta sebagai Sentral Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap
ditinjau dari segi aktivitas layanan fungsi – fungsi antara lain :
a) Sebagai Kantor Pos
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
c) Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan
Untuk melaksanakan fungsi – fungsi yang cukup lengkap tersebut, di
Kantor Pos Solo 57100 dibentuk 13 bagian yang masing – masing dipimpin
oleh seorang supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang
supervisor yang bertugas bergantian secara shift.
Untuk melayani masyarakat kota Solo yang membutuhkan layanan jasa
pos, Kantor Pos Solo mempunyai fasiitas pelayanan sebagai berikut :
1) Kantor Pos Pusat sebanyak 1 buah
2) Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah
3) Pos Keliling Desa sebanyak 5 buah
4) Pos sarling sebanyak 3 buah
5) Pos Desa sebanyak 2 buah
6) Agen Pos sebanyak 20 buah
7) Depot BPM sebanyak 61 buah
8) Pos Sekolah sebanyak 8 buah
9) Kotak Pos sebanyak 796 buah
10) Trompol Pos sebanyak 24 buah
11) Bis Surat sebanyak 109 buah
12) Loket di Kantor Pos Pusat sebanyak 19 buah
13) Loket di Kantor Pos Cabang sebanyak 64 buah
Jangkauan pelayanan di Kantor Pos Solo 57100 meliputi seluruh
wilayah kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan sebagai
berikut :
1) Kecamatan sebanyak 5 kecamatan
2) Kelurahan sebanyak 51 kelurahan
Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani :
(a) Sebagai wilayah Kabupaten Sukoharjo, meliputi kecamatan Kartosuro,
Bekonang, dan Grogol.
(b) Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, meliputi kecamatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1 buah
Kantor Pos Cabang ( KPC ) Kantor Pos Solo 57100 memiliki 22 buah Kantor
Pos Cabang ( KPC ) yang tersebar di seluruh Kota Surakarta, antara lain :
a. KP Cabang Gading
t. KP Cabang Solo Barat
u. KP Cabang Setabelan
v. KP Cabang Tipes
Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani :
(a) Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, yang meliputi kecamatan
Kartosuro, Bekonang, dan Grogol.
(b) Sebagian wilayah Kabupaten Karanganyar, yang meliputi kecamatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
Kantor Pos Solo 57100 memiliki jam buka loket 6 hari dalam seminggu
dengan jam buka sebagai berikut :
1) Jam buka loket di Kantor Pos Pusat Solo 57100
Senin – Sabtu : pukul 07.00 – 19.00 WIB
Minggu/ hari libur : tutup
2) Jam buka loket di Kantor Pos Cabang
Senin – Kamis : pukul 07.30 – 14.00 WIB
Jumat – Sabtu : pukul 07.30 –11.00 WIB
Minggu/ hari libur : tutup
4. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100
Struktur organisasi di Kantor Pos Solo 57100 digambarkan dalam
bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam struktur organisasi ini
wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos Solo 57100
dilimpahkan kepada pejabat umum manajer operasional yang bertugas sebagai
koordinator operasional dari berbagai kepala bagian.
Deskripsi jabatan Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai berikut :
a) Kepala Kantor Pos
Tugasnya bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan segala
kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu,
penggerak, dan pengarah.
b) Wakil Kepala Kantor Pos/ Manajer Operasional
Tugasnya bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional
kantor.
c) Quality Control
Tugasnya bertanggung jawab mengawasi dan sebagai pengontrol kualitas
serta mutu layanan agar sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan
d) Supervisor Bagian Layanan 1 dan Layanan 2
1) Bertanggung jawab dan melakukan pengawasan terhadap pelayanan di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
2) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas dan memeriksa neraca
di loket Wesel, Tabanas, Kukesra/ Takesra, Pensiun, dan layanan
keagenan lainnya
3) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemakaian register berharga
di loket penyaluran dana.
4) Bertanggung jawab terhadap penagihan dan penyelesaian fee
pembayaran pension dan fee pemotongan uang pension, serta fee
keagenan lainnya.
e) Supervisor Bagian Pengolahan Pos ( Spv.PP )
Tugasnya Mengawasi dan bertanggungjawab terhadap pengolahan pos
dengan baik.
f) Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Logistik ( Spv. Pelayanan Jasa Logistik )
Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
pekerjaan dinas paket pos dengan baik.
g) Supervisor Bagian Pemasaran ( Spv. Pemasaran ) Tugasnya :
1) Bertanggung jawab atas pembuatan dan pelaksanaan program aksi
pemasaran.
2) Melakukan analisis serta evaluasi terhadap kegiatan pemasaran yang
sudah dan sedang dilaksanakan.
3) Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan persetujuan dari
Kepala Kantor Pos.
4) Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian piutang kepada
para pelanggan.
h) Supervisor Bagian Akuntansi ( Spv.Akuntansi ) Tugasnya :
1) Membuat jurnal laporan mutasi kirim atau terima dan melaporkannya.
2) Bertanggung jawab terhadap kebenaran pertanggungjawaban keuangan
pada BKH dan jurnal pertanggung jawaban keuangan lainnya, laporan
mingguan dan bulanan ke Wilpos dan Transipos Bandung serta
keamanan sarana computer yang menjadi fasilitasnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
4) Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di bagian
akuntansi.
i) Supervisor Bagian Keuangan ( Spv. Keuangan ) Tugasnya :
1) Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo - saldo rekening
bank.
2) Mengawasi dan mempersiapkan panjer kerja.
3) Membuat arsip kas dan mengawasi penggunaan mesin perangko
j) Supervisor Bagian Unit Pelayanan Luar ( Spv.UPL ) Tugasnya :
1) Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian carik - carik register
berharga oleh kantor - kantor cabang termasuk nomor urutnya.
2) Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan kebutuhan
yang sebenarnya, berdasarkan naskah - naskah pembayaran yang
bertalian.
3) Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor Pos
Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi.
4) Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor Pos
Cabang.
k) Supervisor Bagian Antaran
Tugasnya melakukan pengawasan pegawai bagian antaran, bertanggung
jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran, dan melalukan pengaturan
perputaran tugas
1) Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket pelayanan jasa
komunikasi.
2) Memeriksa neraca loket dan mengawasi pengiriman surat yang beanya
dilunasi secara kredit.
3) Membuat rekapitulasi harian produk dan pendapatan peka waktu.
4) Bertanggung jawab atas penyimpanan register berharga pada akhir dinas.
5) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan penyetoran
premi asuransi prioritas standar maupun prioritas perlakuan hukum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
Tugasnya mengawasi dan bertanggung jawab terhadap terselenggaranya
pekerjaan dinas pos express dan layanan korporat dengan baik.
B.Pos Express 1. Sejarah Pos Express
Secara organisasi, SBU (Strategi Bussiness Unit) POS EXPRESS
adalah divisi operasi yang dibentuk oleh PT. Pos Indonesia ( Persero ) dengan
keputusan Direksi 13/Dirut/0205 pada tanggal 7 Februari 2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja SBU POS EXPRESS, sebagai wadah pengelolaan
bisnis kurir cepat yang mandiri, focus dan fleksibel untuk melayani pasar
barang/dokumen express secara cepat, tepat, akurat, dan terlacak. SBU POS
EXPRESS merupakan layanan berbasis teknologi informasi yang diciptakan
untuk menjamin kepuasan pelanggan. Sistem layanan SBU POS EXPRESS
memungkinkan pelanggan melihat status pengiriman, dari waktu ke waktu,
dengan memonitor atau melacak mealui web pos express yaitu :
http://express.posindonesia.co.id.
Untuk menjaga mutu layanan SBU POS EXPRESS menerapkan quality
assurance yang ketat dalam setiap rantai proses pengiriman barang/dokumen,
sehingga memiliki ketepatan waktu dan akurasi dalam penyampaian
pengiriman barang/dokumen ke alamat tujuan. Hal ini tercermin dalam motto
layanan : Quick, Accurate, and Traceable “H+0 Yes..H+1 Yes..H+2 No..Entry
Status Bernilai Rupiah”. Dalam kurun waktu kurang lebih 3 tahun sejak
diluncurkan (30 Juni 2003), sejak mulai berbentuk PROYEK BISNIS, SBU
POS EXPRESS mendapat kepercayaan Mitra Kerja Strategi untuk melayani
pendistribusian barang/dokumen penting antaranya :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
2. Visi dan Misi Pos Express
a) VISI :
Menjadi Service Provider dalam jasa Courier Express yang terbaik dan
terkuat di Indonesia, dan dapat bersaing didalam pasar global.
b) MISI :
Mendeliver dokumen, barang dan service terkait lainnya dengan secara
cepat, akurat, dan tracable dengan dukungan teknologi informasi yang
handal dan sumber daya yang professional sehingga dapat memberikan
kepuasan maksimal kepada customer.
c) MOTTO :
Quick, Accurate, and Traceable “H+0 Yes..H+1 Yes..H+2 No..Entry
Status Bernilai Rupiah”
d) KREDO (OUR SPIRIT) :
Save Our mail, Save Our Customer, Save Our Company
Adapun tugas – tugas daripada setiap profesi adalah :
1) Kepala Kantor Pos
Adalah pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala aktivitas kantor
dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi, sebagai
penentu, penggerak dan pengarah.
2) Manajer Operasional
Adalah kaki tangan daripada Kepala Kantor Pos yang bertugas mengawasi
jalannya aktivitas kantor dan bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan
operasional kantor.
3) Supervisor Pos Prima, dibagi 2 yaitu :
(a)Supervisor Layanan :
(1) Memberikan solusi yang terbaik terhadap complain yang diterima
dari pelanggan.
(2) Menyimpan arsip seluruh rangkaian proses kerja yang ada secara
rapi dan teratur.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
(4) Melakukan kegiatan pengawasan yaitu :
(a) Pengawasan loket : pengawasan terhadap pekerjaan loket,
pengawasan terhadap kiriman, pengawasan terhadap resi
kiriman yang batal dan
(b) Pengawasan account officer/ customer care : pengaasan
terhadap kelancaran pick up service kiriman, pengawasan
atas tagihan piutang, pengawasan terhadap kiriman dengan
fasilitas kredit, pengawasan terhadap aplikasi bisnis
korporat
(b)Supervisor Operasi :
(1) Memberikan solusi yang terbaik terhadap kinerja operasional.
(2) Menyimpan hasil seluruh rangkaian proses kerja yang ada secara
rapi dan teratur.
(3) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Branch Manajer.
(4) Melakukan kegiatan pengawasan yaitu :
a. Pengawasan processing outgoing : melakukan pengawasan
terhadap kelancaran proses penjemputan kiriman dan pengolahan
kiriman, melakukan pengawasan terhadap proses pengiriman dan
penjemputan kantong, pengawasan terhadap kelancaran proses
transfer data kiriman, memeriksa kebenaran neraca pengiriman.
b. Pengawasan prosessing incoming : melakukan pengawasan
terhadap kelancaran proses penerimaan kiriman dan antaran
kiriman, pengawasan terhadap kelancaran proses transfer data
penerimaan kirimandan proses up-dating status kiriman,
membantu dalam pengambilan tindakan bila terjadi lonjakan
kiriman yang diterima, pengawasan terhadap perlengkapan dan
kebersihan sarana antaran, pengawasan terhadap pengisian buku
pengawasan perjalanan SPM (KM-2), melakukan uji petik
terhadap pembuatan DO (Delivery Order) dan jumlah kirman,
pengawasan terhadap proses antaran, memeriksa kebenaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
rekapitulasi penerimaan kiriman express retail, menyerahkan kiriman
retail express yang bertalian dan besar uang penerimaan serta daftar
yang dimaksud kepada supervisor, menyetorkan besar uang penerimaan
kiriman retail express kepada kasir, melakukan tugas yang diberikan
oleh supervisor.
b) Loket PLB : melakukan entry dan transfer data sesuai dengan
ketentuan, pada akhir dinas membuat dan mencetak daftar rincian dan
rekapitulasi penerimaan kiriman express korporat, menyerahkan
kiriman korporat express yang bertalian dan besar uang penerimaan
serta daftar yang dimaksud kepada supervisor, menyetorkan besra uang
penerimaan kiriman korporat express kepada kasir, melakukan tugas
yang diberikan oleh supervisor.
5) CS dan Admin
a) Mengeksplorasi dan memasarkan produk kepada pelanggan.
b) Membina pelanggan lama dan mencari pelanggan baru.
c) Melaporkan setiap kegiatan harian pemasaran dalam daftar rencana dan
realisasi kegiatan PLP.
d) Melakukan tugas pick – up service kiriman pelanggan korporat.
e) Melakukan tugas pengolahan terhadap kiriman korporat dan melakukan
pengadministrasian piutang pendapatan.
f) Membuat tagihan atas piutang pendapatan dan menyampaikan
pelanggan korporat.
g) Penyelesaian komplain handling pelanggan korporat dan membukukan
komplain yang diterima unuk ditindaklanjuti dan melakukan
komunikasi dan koordinasi dengan kantor yang ada di Kantor Pos
Semarang.
h) Menyimpan arsip seluruh proses kerja yang ada secara rapi dan teratur
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
6) Mandor
Adalah seseorang yang kegiatan atau posisinya sebagai atasan atau
pengawas dari para pengantar/kurir antaran.
Adapun tugas dari mandor adalah sebagai pengawas tata kerja para
pengantar yang bertugas mendistribusikan surat korporat tersebut kepada
alamat yang dituju, sebagai atasan dari petugas antaran yang berhak
mengatur jalannya tugas dan membagi tugas sesuai jadwal yang
direkapnya berdasarkan peraturan Pos Express.
7) Pengantar
a) Mengisi buku pengawasan perjalanan SPM (KM-2) secara lengkap dan
akurat.
b) Memeriksa dan mencocokkan DO (Delivery Order) dengan kiriman
yang diberikan oleh Petugas Processing
c) Melakukan proses antaran sesuai dengan jalan antar dan prosedur yang
telah ditetapkan.
d) Menyerahkan dan melaporkan hasil dari proses antaran yang telah
dilaksanakan kepada petugas processing.
e) Membantu tugas bagian processing untuk pengadministrasian kiriman
atau kantong jika dibutuhkan.
f) Memelihara fasilitas dan sarana kerja yang ada pada bagiannya dan
melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Supervisor.
8) Puri, dibagi 2 yaitu :
a) Puri Kirim : bertugas mendistribusikan surat korporat maupun retail ke
bandara melalui pesawat Garuda Indonesia Airlines ataupun dari KPC
(Kantor Pos Cabang) dan melakukan Pick – Up kiriman Pos Express
yang kemudian mengentry data kiriman untuk pencetakan neraca
pengiriman sebagai pengawasan terhadap tugas penerimaan dan
kiriman serta kantong Pos Express.
b) Puri Terima : bertugas menerima surat korporat maupun retail yang
berasal dari KPC (Kantor Pos Cabang) dan melakukan update status