i
ANALISIS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG
PADA PT POS INDONESIA BATAM
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
MARIA LESTARI NABABAN 3110801079
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2011
ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Maria Lestari Nababan
NIM : 3110801079
Tanggal : 15 Juli 2011 Tanda Tangan :
iii
LEMBAR PENGESAHAN
TUGAS AKHIR
ANALISIS PROSEDUR PENGIRIMAN BARANG
PADA PT POS INDONESIA BATAM
Oleh:
MARIA LESTARI NABABAN 3110801079
BATAM, 15 Juli 2011 Dosen Pembimbing
Seto Sulaksono Adi Wibowo,SE.M.Sc. NIK : 111076
Dosen Penguji 1 Dosen Penguji II
( Ely Kartikaningdyah,SE.M.Si.) ( Mega Mayasari, SE. ) NIK : 109058 NIK : 101069
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Yesus Kristus atas segala berkat dan anugrah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan baik. Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk memperoleh gelar Diploma III pada Politeknik Negeri Batam. Untuk itu sesuai dengan disiplin ilmu dan kemampuan yang penulis pelajari maka penelitian yang penulis pilih berjudul “Analisis Prosedur Pengiriman Barang Pada PT Pos
Indonesia Batam ”.
Perjuangan keras yang penulis lakukan tidak sia-sia, dan penulis dapat menyelesaikannya dengan tepat waktu walaupun masih banyak kekurangan yang terdapat didalam penulisan tugas akhir ini. Dalam penyusunan tugas akhir ini penulis sangat ingin mengucapkan terimakasih kepada yang sedalam-dalam nya kepada semua pihak yang telah mendukung dalam penyelesaian tugas akhir, yaitu kepada:
1. Bapak Priyono Eko Sanyoto selaku Direktur Politeknik Negeri Batam. 2. Bapak Ahmad Riyadi Firdaus selaku Wadir I Bid. Akademik.
3. Seluruh staf Politeknik Negeri Batam.
4. Pak Seto selaku dosen pembimbing Q yang gokil abiz, yang selalu memberikan suguhan makanan saat bimbingan (jika ada) hehehe….. Terimaksih atas bantuannya dalam penyelesaian tugas akhir ini, dukungan dan motifasi nya selalu diberikan saat bimbingan.
5. Bapak Bambang selaku penguji I dan mbak Mega selaku penguji II. Terimaksih buat saran dan juga kritikannya buat penulisan ini.
v
6. Terimakasih kepada seluruh dosen-dosen prodi akuntansi, Bu Ely, Bu Nanik, Bu Sinar, Bu Dwi, Mbk Marihot, Mbk Mega, Mbk Ria, Pak Zein, Pak Bambang, Pak Tami, Pak Muslim. Makasih buat ilmu-ilmu yang kalian berikan.
7. Orang tua yaitu mama atas dukungan moril dan materil, serta doa yang selalu diberikan. Kepada Papa yang telah tenang disisi Allah Bapa, aQ tahu dia pasti melihat dan menjaga Q. Kalian yang terindah dalam hidup Q.
8. Buat adek Q tersayang, makasih banget udah mau minjamin NB nya selama pembuatan TA, luv u sista...
9. Buat kakak Q n abg ipar Q terbaik dan tersayang , makasih banget udah pengertian ngijinin Q pulang malam selama pembuatan TA.
10. Buat mas Dim2,, makasih banget udah mau minjamin printer nya.
11. Bapak kepala kantor pos batam beserta staf nya, makasih buat bimbingan nya selama saya magang.
12. Bapak Pro selaku kepala bagian SDM kantor pos batam centre, makasih sudah menerima saya sebagai anak magang.
13. Terimakasih banget buat bang Adit selaku abg pembimbing di kantor pos, makasih buat nilai magang nya kepada saya.
14. Terimakasih buat seseorang yang selalu mengisi hati Q dengan tawa, menemani Q saat susah maupun suka.
15. Makasih banget buat teman Q jupe alias Puji Rahayu, perjalanan pencarian tempat magang bersama mu tak kan Q lupakan. U’r my best friend girl !
vi
16. Buat teman-teman bimbingan pak Seto (Bayu, Tia, Wafit alias berbie, Syaek)
17. Buat teman-teman seperjuangan AK 08, makasih buat kebersamaan nya selama di kampus. Q pasti kangen kalian semua.
Karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis, maka penulis menyadari bahwa terdapat banyak kelemahan dan ketidaksempurnaan dari tugas akhir ini baik segi isi dan penggunaan kata. Oleh karena itu, penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya dan dengan besar hati siap menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun. Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan bagi penulis khususnya.
Batam, 15 Juli 2011 Penulis
Maria Lestari Nababan 3110801079
vii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Maria Lestari Nababan
NIM : 3110801079
Program Studi : Akuntansi
Jenis Karya : Tugas Akhir/Skripsi/Karya Ilmiah
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty-Free
Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Analisis Prosedur Pengiriman Barang Pada PT Pos Indonesia Batam.
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Batam berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Batam Pada Tanggal : 15 Juli 2011
Yang menyatakan
viii
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Lembar Orisinil ... ii
Lembar Pengesahan ... iii
Kata Pengantar ... iv
Lembar Pernyataan Persetujuan Publik ... vii
Daftar Isi ... viii
Daftar Gambar ... xi
Daftar Lampiran ... xii
Abstrak ... xiii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 3 1.3 Batasan Masalah ... 3 1.4 Tujuan Penelitian ... 3 1.5 Manfaat Penelitian ... 4 1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Pustaka ... 6
ix
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 6
2.1.2 Pengertian Formulir dan Dokumen-dokumen Akuntansi ... 7
2.1.3 Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi ... 8
2.1.4 Komponen Sistem Informasi ... 9
2.1.5 Teknik Dokumentasi dan Penyusunan Sistem... 11
2.1.6 Pengendalian Internal ... 13
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Metodologi Penelitian ... 16
3.1.1 Objek Penelitian ... 16
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data ... 16
3.1.3 Metode Analisis Data ... 16
3.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 17
3.2.1 Latar Belakang Berdirinya Perusahaan ... 17
3.2.2 Bidang Usaha ... 19
3.2.3 Visi dan Misi Perusahaan ... 20
3.2.4 Produk dan Layanan yang diberikan Perusahaan ... 20
3.2.5 Alamat Perusahaan ... 23
3.2.6 Struktur Organisasi Perusahaan ... 24
BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Pengiriman Barang ... 25
x
4.1.1 Bagian-bagian yang Terkait... 25
4.1.2 Dokumen yang Terkait ... 26
4.1.3 Deskripsi Prosedur Pengiriman Barang ... 28
4.2 Unsur Pengendalian Internal ... 35
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 38
5.2 Saran ... 39 Daftar Pustaka
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Flowchart Prosedur Pengiriman Barang ... 33 Gambar 2 Flowchart Prosedur Pengiriman Barang ... 34
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 : Daftar Pertanyaan Lampiran 2 : Laporan Magang
xiii
ABSTRAK
Nama : Maria Lestari Nababan Program Studi : Akuntansi
Judul : Analisis Prosedur Pengiriman Barang Pada PT Pos Indoensia Batam
Dalam hal ini khususnya pengiriman barang menjadi kegiatan pokok bagi PT Pos Indonesia Batam. Banyaknya masyarakat yang memilih jasa pengiriman melalui PT Pos Indonesia Batam, hal ini tentu menjadikan perusahaan ini lebih meningkatkan pelayanannya dalam pengiriman barang yang lebih efisien. Agar pengiriman barang dapat berjalan dengan lebih efisien tentunya diperlukan prosedur yang tepat. Penelitian ini bertujuan menganalisa prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Metode analisa yang digunakan adalah metode deskriptif, analisa data dilakkukan dengan cara melakukan interaksi langsung pada bagian-bagian yang berkaitan dengan pengiriman barang dan menyajikan penelitian dalam bentuk narasi dan flowchart. Hasil penelitian dapat disumpulkan bahwa prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam sudah terkendali dengan baik begitu juga dengan pengendalian internalnya, hal ini dapat dilihat dari dokumen-dokumen yang dihunakan dalam setiap transaksi dan bagian-bagian yang terkait dengan pengiriman barang. Saran yang dapat penulis sampaikan yaitu perlunya meningkatkan kenyamanan yang maksimal kepada pelanggan.
Kata kunci: Prosedur pengiriman, pengendalian internal, dokumen yang dihasilkan
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman saat ini, menjadikan industri barang dan jasa mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hal ini membuat setiap perusahaan untuk mengembangkan usahanya seiring kemajuan tersebut, yang berarti operasional organisasi menjadi kian kompleks. Perusahaan-perusahaan bersaing dalam melakukan diversifikasi produk. Tujuan dilakukannya diversifikasi produk adalah untuk meningkatkan volume penjualan perusahaan, terutama jika perusahaan tersebut berada dalam tahap perkembangan. Oleh karena itu, perusahaan sangat memerlukan suatu sistem pengukuran kinerja yang benar-benar dapat membantu perusahaan dalam melakukan perbaikan-perbaikan secara berkelanjutan guna mencapai tujuan yang maksimal.
PT Pos Indonesia (Persero) sebagai salah satu perusahaan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa pengiriman pos nasional atau internasional dengan tujuan berorientasi laba. PT Pos Indonesia (Persero) dihadapkan pada pertumbuhan permintaan yang sangat tinggi, dengan demikian PT Pos Indonesia meningkatkan pelayanannya dalam pengiriman barang yang lebih efisien. Selain itu, untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak dalam maupun pihak luar, PT Pos Indonesia harus memerlukan sistem atau prosedur. Suatu sistem dalam pelaksanaannya harus mengikuti prosedur-prosedur yang berlaku agar tidak menyebabkan suatu kegiatan mengalami kesalahan. Sistem tidak bisa di lepaskan dari prosedur yang telah ada, ini berarti sistem dan prosedur
2
saling berhubungan. Jika suatu prosedur dalam sistem mengalami perubahan, maka hal tersebut akan merubah prosedur-prosedur lainnya.
Setiap kegiatan perusahaan mempunyai risiko, dan setiap risiko pasti mempunyai pengendalian. Alasan perusahaan menyusun sistem pengendalian adalah untuk membantu tercapainya tujuan. Kebijakan dan prosedur yang dirancang oleh perusahaan dapat memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai. Kebijakan dan prosedur ini seringkali disebut pengendalian, dan secara bersama-sama membentuk struktur pengendalian internal suatu perusahaan.
Masalah-masalah yang sering dialami oleh PT Pos Indonesia Batam adalah ketidaksesuaian dan proses penanganan transaksi pengiriman barang. Ketidaksesuaian yang terjadi berasal dari loket paket pos itu sendiri, seperti penulisan alamat yang tidak lengkap dan tidak jelas, pembungkus yang tidak kuat, ukuran atau berat yang melebihi batas maksimum, dan paket pos yang diduga berisi kiriman terlarang. Sedangkan masalah penanganan yang kurang baik terjadi pada saat pengiriman barang seperti kiriman pos yang jumlahnya tidak sesuai dengan buku serah puri kirim, pada saat pengiriman ditemukannya penggunaan kantong kirim yang tidak layak.
Masalah-masalah yang timbul dari proses pengiriman barang tentunya diperlukan suatu prosedur yang tepat guna untuk menghindari kesalahan yang akan didapat nantinya. Dari penjelasan latar belakang masalah yang penulis sampaikan diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penulisan tugas akhir tentang “Analisis Prosedur Pengiriman Barang di PT Pos Indonesia Batam”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam. 2. Apakah prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam telah
menerapkan pengendalian internal.
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih mengarah pada tujuan yang diharapkan, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian pada:
1. Batasan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data yang berhubungan dengan pengiriman barang yaitu paket pos.
2. Batasan Lapangan
Perusahaan yang akan diteliti adalah PT Pos Indonesia Batam yang beralamat di Jl. Sudirman No.1, Batam.
3. Batasan Aspek
Penulis membatasi aspek penelitian pada pengendalian internal yaitu mencakup otorisasi, pemisahan fungsi atau tugas, dan pencatatan dokumen.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
4
2. Untuk mengetahui apakah prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam telah menerapkan pengendalian internal.
1.5 Manfaat Penelitian
Penulisan yang dilakukan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi para pihak, antara lain:
1. Bagi PT Pos Indonesia Batam, dapat berguna sebagai masukan pertimbangan dalam mengendalikan prosedur pengiriman barang.
2. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan dan sebagai bahan perbandingan antara teori yang diperoleh dari perkuliahan dengan relita yang terjadi di perusahaan.
3. Bagi pembaca, dapat berguna sebagai wacana untuk menambah pengetahuan. 4. Bagi pustaka, untuk menambah koleksi yang diharapkan dapat memberikan
tambahan referensi bagi yang memerlukan.
1.6 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penelitian ini antara lain: Bab I Pendahuluan
Dalam bab ini penulis akan menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Berisi teori pendukung dari masalah yang diangkat, menguraikan dan menjelaskan sistem dan prosedur, pengertian system informasi
akuntansi, siklus-siklus dalam aktivitas bisinis secara umum, bagaimana prosedur pengiriman barang yang baik, catatan dan dokumen yang merekam transaksi pengiriman barang, dan bagaimana pengendalian terhadap prosedur tersebut.
Bab III Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan
Berisi tentang teknik pengumpulan data dan metode analisis data yang digunakan serta menjelaskan tentang profil singkat perusahaan mengenai latar belakang berdirinya, aktivitas perusahaan, tujuan perusahaan, visi dan misi perusahaan, produk perusahaan dan struktur organisasi.
Bab IV Pembahasan
Bab ini akan menjawab rumusan masalah yaitu bagaimana prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam dan menganalisa apakah prosedur pengiriman barang telah menerapkan pengendalian internal dengan baik.
Bab V Penutup
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Pustaka
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Cole dalam Baridwan (2009:3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu kegiatan atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Menurut W. Gerald Cole dalam Baridwan (2002:3), sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi.
Menurut Howard F. Stettler, sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan
seperti pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi.
Menurut Bodnar (2004:3), sistem informasi akuntansi (SIA) didefinisikan sebagai kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Menurut Krismiaji (2002:4), Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan memproseskan bisnis.
2.1.2 Pengertian formulir dan dokumen-dokumen akuntansi
Menurut Baridwan (2009:7) sistem akuntansi, formulir dan dokumen adalah blangko-blangko yang digunakan untuk melakukan pencatatan dari suatu transaksi seperti faktur, voucher, formulir, rekening dan lain-lain. Dalam setiap sistem yang disusun harus direncanakan adanya formulir dan dokumen-dokumen yang cukup yang akan digunakan dalam pencatatan. Suatu hal yang perlu diingat bahwa formulir dan dokumen-dokumen ini mempunyai peranan yang penting dalam suatu sistem akuntansi. Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
a. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
b. Untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
8
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan.
d. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi.
2.1.3 Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi
Menurut Narko (2004:7), pada umumnya sistem akuntansi disusun untuk dapat memenuhi tiga macam tujuan yaitu:
1. Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem. Informasi, khususnya informasi akuntansi dianggap memiliki kualitas tinggi bila informasi yang bersangkutan: relevan, tepat waktu, mempunyai daya banding, dapat diuji kebenarannya, mudah dimengerti, dan lengkap.
2. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan cek internal. Sistem akuntasi harus dapat memberi jaminan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkannya dapat diandalkan. Selain itu sistem akuntansi harus menyediakan catatan-catatan yang lengkap sedemikian rupa sehingga terjamin pertanggungjawaban keamanan harta milik organisasi.
3. Untuk menekan biaya klerikal untuk menyelenggarakan catatan-catatan.Dalam hal ini harus diingat bahwa tujuan butir 1 dan 2 harus dicapai dengan pertimbangan biaya yang masuk akal.
2.1.4 Komponen Sistem informasi
Komponen sistem informasi menurut Krismiaji (2005:16&17) adalah sebagai berikut:
1. Tujuan.
Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
2. Input.
Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input berupa data transaksi. Namun perlu diingat, bahwa dalam perkembangannya, sebuah sistem informasi akuntansi tidak hanya mengolah data yang menghasilkan informasi keuangan saja, namun juga mengolah data dan menghasilkan informasi non keuangan. Oleh karena itu sebagai input adalah data non keuangan.
3. Output
Informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut output. Output dari sebuah sistem yang dimasukkan kedlam sistem sebagai input disebut dengan umpan balik (feedback). Output sebuah sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar umur piutang, anggaran, dan proyrksi arus kas.
4. Penyimpan data.
Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui (updated) untuk menjaga keterkinian data.
10
5. Pemroses.
Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. Saat ini sebagian besar perusahaan mengolah datanya dengan menggunakan computer, agar dapat dihasilkan informasi secara tepat dan akurat.
6. Instruksi dan prosedur.
Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci. Perangkat lunak (program) computer dibuat untuk menginstruksikan komputer melakukan pengolahan data. Instruksi dan prosedur untuk para pemakai komputer biasanya dirangkum dalam sebuah buku yang disebut buku pedoman prosedur.
7. Pemakai
Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai. Dalam perusahaan, pengertian pemakai termasuk didalamnya adalah karyawan yang melaksanakan dan mencatat transaksi dan karyawan yang mengelola dan mengendalikan sistem.
8. Pengamanan dan pengawasan.
Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kesalahan, dan terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan harus dibuat dan melekat pada sistem.
2.1.5 Teknik dokumentasi dan Penyusunan Sistem 2.1.5.1 Pengertian Dokumentasi
“Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram, dan penjelasan tertulis lainnya yang menjelaskan tentang cara kerja sebuah sistem”. Krismiaji (2005:67) 2.1.5.2 Teknik Narasi
Menurut Bodnar (2004:58) Teknik narasi mencakup juga tinjauan terhadap dokumentasi. Sering analisis dan auditor terlibat dengan banyak dokumen yang harus ditinjau ulang seperti flowchart, struktur organisasi, manual prosedur, manual operasi, manual referensi, dan data-data historis.
2.1.5.2 Bagan Alir
“Bagan alir merupakan teknik analisis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis”, Krismiaji (2005:71). Adapun jenis-jenis bagan alir menurut Krismiaji (2005:75), adalah sebagai berikut:
1. Bagan Alir Dokumen (document flowcharts)
Bagan Alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban di dalam sebuah organisasi. Bagan alir ini menelusuri sebuah dokumen dari asalnya sampai tujuannya. Secara rinci bagan alir ini menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal, distribusinya, tujuan digunakannya dokumen tersebut, kapan tidak dipakai lagi, dan hal-hal lain yang terjadi ketika dokumen tersebut mengalir melalui sebuah sistem.
12
Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Bagan alir sistem ini dimulai dengan identifikasi input (yang msuk ke dalam sistem dan sumbernya). Input dapat berupa data baru yang masuk ke dalam sisitem, data yang saat ini tersimpan ke dalam sistem untuk digunakan dimasa mendatang, atau gabungan antara keduanya. Setelah input, berikutnya adalah bagan alir pemrosesan, yang dapat mencakup lebih dari satu tahap pengolahan data. Bagian ketiga adalah berupa bagan alir output. Output dari pemrosesan dapat disimpan dalam tempat penyimpanan data atau disajikan dalam berbagai laporan yang dapat dicetak atau sekedar ditayangkan di layar monitor.
3. Bagan alir program (program flowchart)
Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program.
4. Bagan konfigurasi komputer (computer configuration charts)
Simbol bagan alir dapat juga digunakan untuk membuat bagan konfigurasi komputer. Bagan ini digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer. Dalam kaitannya dengan penyusunan sistem informasi akuntansi, terutama sistem yang berbasis computer, bagan ini akan memberikan manfaat untuk merancang kofigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasi dan akan digunakan oleh perusahaan.
5. Bagan struktur (structure charts)
Bagan ini digunakan untuk merancang program komputer yang menggunakan pendekatan modul. Dengan menggunakan pendekatan ini, program computer yang besar dan kompleks dipecah ke dalam modul-modul yang semakin
semakin dipecah semakin kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Manfaat pendekatan ini adalah pembuatan program menjadi lebih sederhana, lebih cepat, dan lebih akurat.
2.1.5 Pengendalian Internal
Menurut Krismiaji (2005:219), prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk memeberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Cakupan prosedur pengendalian tersebut adalah sebagai berikut:
1. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas
Otorisasi umumnya didokumentasikan dengan menandatangani, member paraf, atau mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili transaksi. Sistem komputer saat ini mampu menangani tanda tangan digital (digital signature) atau sidik jari (fingerprint) yaitu sebuah cara penandatanganan dokumen dengan sepotong data yang tidak dapat diubah. Karyawan yang memproses transaksi harus mengecek ada tidaknya otorisasi pada sebuah dokumen atau bukti transaksi, jika tidak ada maka transaksi tersebut bukan merupakan transaksi yang sah.
2. Pemisahan tugas
Hal ini dapat mengurangi peluang bagi seseorang untuk melakukan kesalahan dalam tugas rutinnya, yaitu dengan menempatkan orang yang berbeda pada fungsi otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, dan penjagaan aktiva.
3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai Hal ini untuk membantu menjamin pencatatan transaksi secara tepat.
14
4. Penjagaan yang memadai terhadap aktiva dan catatan.
5. Pengecekan independen terhadap kinerja dan penilaian yang tepat terhadap nilai yang tercatat.
Menurut Jusup (2005:4) tujuh buah prinsip pengendalian internal yang pokok meliputi:
1. Penetapan tanggung jawab secara jelas 2. Penyelenggaraan pencatatan yang memadai
3. Pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan 4. Pemisahan pencatatan dan penyimpanan aktiva
5. Pemisahan tanggung jawab atas transaksi yang berkaitan 6. Pemakaian peralatan mekanis (bila memungkinkan) 7. Pelaksanaan pemeriksaan secara independen. 2.1.5.1 Pengendalian Aplikasi
Tujuan utama pengendalian aplikasi menurut Krismiaji (2005:257) adalah untuk menjamin akurasi dan validitas input, program, dan output sebuah program aplikasi. Lima kategori pengendalian aplikasi yaitu:
1. Pengendalian sumber data
Pengendalian sumber data adalah salah satu bentuk pengendalian terhadap input, guna memastikan bahwa input data yang dimasukkan ke komputer untuk diolah lebih lanjut, tidak mengandung masalah.
2. Program validitasi input (input validation routines)
Program validasi input adalah sebuah program yang mengecek validitas dan akurasi data input segera setelah data tersebut dimasukkan ke sistem.
Tujuan dilakukannya pengendalian semacam ini adalah untuk menjamin akurasi dan integritas data transaksi yang dimasukkan dari terminal on-line PC.
4. Pengendalian pengolahan data dan pemeliharaan file
Pengendalian pengolahan data dan pemeliharaan file ini dirancang untuk menjamin akurasi dan kelengkapan pemrosesan data dan data yang disimpan. 5. Pengendalian output (output control)
Pengendalian output dilakukan dengan membentuk fungsi pengawas data. Petugas pengawas data harus memeriksa ulang seluruh output untuk menjamin kelayakan dan ketepatan format output, dan harus membandingkan jumlah data output dan input.
16
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM
PERUSAHAAN
3.1 Metodologi Penelitian 3.1.1 Objek Penelitian
Yang menjadi objek dari penelitian ini adalah prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam. Adapun yang akan menjadi sampel dari penelitian ini ialah bukti-bukti transaksi pengiriman barang pada bulan Januari 2011.
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang akan digunakan dalam penelitian ini ialah sebagai berikut :
1. Wawancara
Dalam penelitian ini dilakukan metode wawancara dengan cara melakukan tanya jawab dengan narasumber, yang tentunya di bagian pengiriman barang (puri kirim)
2. Observasi
Dalam penelitian ini dilakukan metode observasi, yaitu pengamatan langsung pada PT Pos Indonesia Batam tentang prosedur pengiriman barang.
3.1.3 Metode Analisis Data
Dalam penelitian ini penulis menggunakan analisa deskriptif, yaitu penulis akan memberikan gambaran prosedur pengiriman barang, serta bagaimana
pengendalian yang dilakukan sehubungan dengan prosedur pengiriman barang tersebut.
17 3.2 Gambaran Umum Perusahaan
3.2.1 Latar Belakang Berdirinya Perusahaan
Kantor pos pertama di Indonesia adalah di Batavia pada tanggal 26 Agustus 1746 didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron. Pada tanggal 27 September 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia ditandai pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bhakti Postel.
Pada tahun 1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi. Pada tahun 1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi : PN Pos dan Giro berdasrkan Peraturan Pemerintah No.29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasarkan Peraturan pemerintah No.30 Tahun 1965. Pada tahun 1978 Berdasarkan peraturan pemerintah No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan Giro diubah menjadi perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.
Dasar Hukum :
Undang-undang Nomor 1 tahun 1995 Tentang Perusahaan Perseroan:
1. Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 tahun 1995 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11).
2. Anggaran Dasar PT Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang pendirian Perusahaan persero PT Pos Indonesia (sebagaimana telah diubah dengan akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 28 Oktober 1998).
18
Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari pemerintahan militer Jepang. Dalam peristiwa tersebut gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT dan tanggal tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT Republik Indonesia dan diperingati setiap tahun sebagai Hari Bakti PTT dan yang kemudian menjadi Hari Bakti Parpostel.
Perubahan status jawatan PTT terjadi lagi menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel) berdasarkan peraturan Pemerintah (PP) No. 240 Tahun 1961. Agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas dalam mengembangkan usaha, PN postel dipecah menjadi dua badan usaha yang berbeda, masing-masing PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi berdasarkan PP No.29 tahun 1965 dan PP No. 30 Tahun 1965.
Dengan dikeluarkan Undang-Undang No.9 Tahun 1969, status badan usaha perusahaan Negara dikelompokkan menjadi tiga status yaitu :
1. Perusahaan Jawatan (Perjan) 2. Perusahaan Umum (Perum) 3. Perusahaan Perseroan (Persero)
Status PN Pos dan Giro diubah menjadi perum Pos dan Giro berdasarkan PP No.9 tahun 1978. Sehubungan dengan terjadinya perubahan-perubahan dalam iklim usaha, status sebagai Perum disempurnakan khususnya yang menyangkut tata cara pembinaan dan pengawasan berdasrkan PP No.24 Tahun 1984. Menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin marak dan penuh persaingan diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar
mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik. Perubahan status Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia (Persero) dilaksanakan berdasarkan PP No.5 tahun 1995 pada tanggal 20 Juni 1995.
Kemudian Kantor Pos Indonesia (Persero) Batam mulai beroperasi pada tahun 1970 dengan 3 kategori dan bertempat di JL. Ir. Sutami Sekupang. Di bangun dengan luas 160m dan jumlah pegawai 48 orang. Pada tanggal 23 Oktober 1993 Kantor Pos Indonesia (Persero) pindah ke Batam Center dan langsung menjadi kelas 3 dengan pegawai 100 orang. Kemudian pada bulan Besember 1994 bertambah menjadi 104 orang dan hingga sekarang Kantor Pos Indonesia (Persero) sudah berapa kali mengadakan pergantian dan penambahan pegawai. 3.2.2 Bidang Usaha
Sebagai perusahaan yang bertugas memberikan pelayanan jasa pos dan giro PT Pos Indonesia menerima pengiriman berbagai surat dan paket. Disamping itu, PT Pos Indonesia juga menerima pembayaran air, listrik, telepon, dan juga pengiriman uang melalui wesel dan western union secara cepat.
Salah satu pengalaman bidang usaha kegiatan yang pernah dilakukan Penulis saat masih praktek kerja lapangan di Kantor Pos Indonesia (Persero) Batam di tempatkan dibagian :
1. BAGIAN SDM
a. Sebagai Operator yang bertugas untuk menyambungkan telepon ke bagian- bagian tertentu
b. Mengarsip file SDM c. Mengentri data Pegawai
20
2. BAGIAN PAKET TERIMA
a. Menscan barcode kiriman barang
b. Mengentri bukti terima menggunakan program I-Pos
c. Mendata kiriman paket dengan menggunakan APP Microsoft excel 2003 d. Membuat surat panggilan
3. BAGIAN CITY COURIR
a. Mengentri Bukti Terima menggunakan program APP City Courir b. Memferivikasi resi kiriman surat dalam kota
c. Suport surat kiriman ATB 4. BAGIAN UPL
a. Kegiatan terima surat ataupun barang agar dapat mengisi data di Puri Terima atau pun City Courir.
3.2.3 Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi
a. 2009-2010: Integrate Mail Logistic and Financial Service Infrastructur b. 2011-2013: Indonesia Leader In The Mail logistic and Financial Service c. 2014-2018: ASEAN Champion Of Postal
2. Misi
Pos Indonesia Menyediakan solusi handal dalam mail, logistic, dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.
3.2.4 Produk dan Layanan yang diberikan Perusahaan 1. Kiriman Internesional
Layanan pengiriman dokumen dan barang ekspres dengan jangkauan lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace.
b. EMS
EMS merupakan layanan premium PT Pos Indonesia (persero) untuk pengiriman dokumen dan dagangan ke luar negera. Kiriman ekspres ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman maupun penerimaan dapat melakukan pelacakan kiriman secara elektronik.
c. Paketpos Internasional
Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik paket pos internasional udara maupun paket pos internasional laut.
d. Wesel Pos Internasional
Layanan pengiriman uang dari dan ke 14 negara (Brunei, Hongkong, Iran, Jepang, Kore Selatan, Malaysia, Philipina, Qatar, Singapore, Uni Emirat Arab, Austria, Brazil, Taiwan, Thailand) dan dapat dilayani oleh seluruh kantor pos online weselpos.
2. Paketpos
a. Paket Pos Biasa
Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut: Darat/laut dengan berat maksimum 40 kg.
Udara dengan berat maksimum 30 kg.
b. Paketpos Kilat Khusus-PPKH
22
Yang tersedia di 28 propinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dang anti rugi jika terjadi keterlambatan atau hilang. 3. Suratpos
a. Suratpos Biasa (Standar)
Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua lapisan masyarakat.
b. Suratpos Kilat Khusus (SKH)
Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan jaringan terluas.
c. Pos Express
Jasa kurir cepat (Express Courier Service). d. Suratpos Tercatat
Sarana pegiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam jangkuan terluas.
e. Suratpos Kilat
Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat yang dapat diposkan kapan saja dan gimana saja.
4. Keuangan a. Pospay
Merupakan cara tercepat, mudah dan praktis dalam melakukan setoran tabungan, pembayaran tagihan rekening telepon, seluler, asuransi, kredit, penerimaan pajak dan isi ulang pulsa seluler.
Sarana pengiriman uang untuk tujuan diseluruh Indonesia dengan service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai rumah.
c. Weselpos Prima
Sarana pengiriman uang untuk tujuan diseluruh Indonesia dengan service level H+0/H+1. Produk kiriman uang cepat sampai, bias diantar sampai rumah.
d. Weselpos Instan (Remittance)
Merupakan solusi untuk pengiriman uang secara cepat dan aman karena penerima dilengkapi dengan PIN dapat diambil diseluruh kantor pos dalam jaringan.
e. Weselpos Berlangganan
Sarana pengiriman uang untuk tujuan diseluruh Indonesia dalam jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat diterima dirumah.
5. Filateli
Tanpa disadari, seorang pengumpul prangko yang menekuni hobinya dengan sungguh-sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas. Prangko-prangko yang diterbitkan oleh berbagai Negara dapat menampilkan gambar-gambar yang berkaitan dengan sejarah, ekonomi, politik, kebudayaan, flora, fauna dan lain-lain.
3.2.5 Alamat Perusahaan
Kantor Pos Indonesia (Persero) Batam Center terletak di JL. Jendral Sudirman yang dibangun diatas tanah seluas 263.638 m dengan luas bangunan 2100m.
24
3.2.6 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero) Batam STRUKTUR ORGANISASI
JABATAN STRUKTURAL DAN FP KP BATAM
KEP.KANTO R Tasman ASSET SPV Sofyan HC SPV Proletri SPV AKT Haryanti FINANCIAL SPV Budi SPV IT Halde Amir SPV.UPL Aryusman SPV. AUDIT SUTIKNO FRS.MAN Arsyawal HCAF&FINAN CE Tasman CUSTOMER CARE SPV Irfan L PROCESS MLO SPV Darfis TRAFFICS SPV Dwi P SPV POSEX Bambang PARCEL & LOG SPV Iwan G DELIVERY SPV Suwarto FP.AO MLO Fitriadi KOOD.CITY KURIR Robert COUNT SPV Andesta AGENCY KOOR Bukit Ruslan AO.FRS M.Taufik MLO.MAN Arsyawal
25
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Prosedur Pengiriman Barang 4.1.1 Bagian-bagian yang terkait
Untuk mempermudah dalam memahami urutan kerja pada bagian yang berhubungan dengan prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia, maka penulis menampilkan skema urutan bagian-bagian yang terkait sebagai berikut:
Gambar 4.1.1.1 Skema urutan bagian-bagian yang terkait 1. Bagian Loket
Bagian ini bertugas menerima paket barang dari publik yang akan dikirim ke kota tujuan. Adapun tahap-tahap yang dilakukan oleh petugas loket yaitu menimbang paket, memasukkan data pengiriman, dan memastikan isi paket tersebut.
2. Bagian Puri Kirim (Out Going)
Bagian ini bertugas mengecek resi-resi kiriman paket yang berasal dari loket dan menempelkan barcorde pada resi tersebut. Setelah itu petugas menyiapkan kantong pos untuk tiap kantor tujuan.
3. Bagian Pengolahan
Bagian ini bertugas mencocokan jumlah paket pos yang akan diserahkan kepada ppihak pengangkut dengan jumlah paket pos yang diterima dari puri kirim (out going). Bagian ini juga bertugas menyetujui pengiriman paket sampai pada alat angkut.
LOKET PURI KIRIM
(OUT GOING) PENGOLAH AN PENGANGKU TAN
26
4. Pengangkutan
Alat angkut yang digunakan adalah truk atau bus baik milik sendiri atau umum (untuk transportasi darat), kapal laut (untuk transportasi laut), dan pesawat terbang (untuk transportasi udara). Sebelum melakukan keberangkatan, petugas harus mempersiapkan kelengkapan angkutan, antara lain buku perjalanan dan pada saat keberangkatan petugas harus mencatat kondisi dan situasi di buku perjalanan, antara lain jam keberangkatan, kendala, hambatan, nama pengemudi dan nomor kendaraan.
4.1.2 Dokumen yang terkait
Adapun dokumen yang terkait dengan prosedur pengiriman barang adalah sebgai berikut:
1. Register paket-1 (tanda bukti pengiriman paket pos)
Register ini sebagai tanda bukti pengiriman barang yang akan diberikan untuk pengirim. Adapun data-data yang perlu dimasukkan ke dalam register paket-1 yaitu:
a. Nama dan alamat pengirim termasuk kode pos dan nomor telepon (bila ada). b. Nama dan alamat penerima termasuk kode pos dan nomor telepon (bila ada). c. Rincian tentang isi paket, apabila keterangan isi paket pos meragukan,
pengirim dipersilahkan untuk membuka kirimannya untuk diperiksa isinya oleh petugas loket. Apabila pengirim menolak pemeriksaan isi paket, maka pengiriman dapat ditolak dengan cara bijaksana.
d. Tanda tangan pengiriman sebagai tanda setuju atas ketentuan dan syarat-syarat pengiriman.
2. Adpis PP-8
Dokumen ini sebagai tanda bukti bahwa paket pos telah masuk ke daftar pengiriman paket. Adpis PP-8 ada dua rangkap dan dibuat untuk tiap kantor pos tujuan. Satu lembar menyertai kiriman, dan satu lembar sebagai pertinggal. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan adpis PP-8 adalah sebagai berikut: a. Gunakan nomor urut tahunan sendiri.
b. Penomoran adpips harus berurutan sesuai dengan buka pengawasan adpis. c. Pada tiap lembar adps PP-8 bubuhkan tulisan dengan cap karet paket pos kilat
khusus.
d. Tanda tangani adpis PP-8 lengkap dengan nama, nippos dan cap tanggal. 3. Carik PP-9
Adapun langkah-langkah dalam pembuatan carik PP-9 adalah sebagai berikut: a. Carik PP-9 ini dibuat untuk tiap kantong pos untuk tiap kantor pos tujuan. b. Terakan tulisan dengan cap karet PAKET POS KILAT KHUSUS pada PP-9. c. Rekatkan carik PP-9 pada kantong paket pos yang bertalian.
d. Serahkan kantong paket pos kebagian kirim/terima dengan menggunakan bukti serah.
4. Carik R-6/R-7
R-6 sebagai lampiran berwujud untuk kantong pos yang akan dikirim langsung ke kantor tujuan dengan alat angkutan. R-7 untuk penyerahan kiriman dari petugas yang menyerahkan dan menerapkan dari yang menyerahkan. Adapun data-data kiriman paket yang harus dimasukkan dalam R-6 adalah sebagai berikut:
a. Kantor asal b. Kantor tujuan
28
c. Jumlah kantong d. Jumlah berat kantong
4.1.3 Deskripsi Prosedur Pengiriman Barang
Prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Bagian Penerimaan ( Loket )
Pelaksanaan tugas di loket penerimaan paket pos adalahs sebagai berikut: a. Terima paket pos yang ditujukan pengirim.
b. Memeriksa apakah kiriman dalam keadaan baik dan utuh, serta apakah pembungkusnya cukup kuat melindungi isi kiriman selama dalam proses bongkar muat dan pengangkutan.
c. Memeriksa apakah benntuk dan ukurannya memenuhi syarat.
d. Memeriksa apakah kiriman tidak termasuk barang-barang terlarang pengirimannya lewat pos.
e. Apabila isi paket merupakan barang yang terlarang maka pihak loket berhak menolak pengiriman paket dengan cara yang bijaksana.
f. Mengisi register paket-1 (tanda bukti pengiriman paket pos) dengan menulis/mengentri:
1) Nama dan alamat pengirim termasuk kode pos dan nomor telepon (bila ada).
2) Nama dan alamat penerima termasuk kode pos dan nomor telepon (bila ada).
3) Rincian tentang isi paket apakah isi paket merupakan barang terlarang atau tidak. Jika isi paket merupakan barang terlarang maka petugas loket berhak menolak pengiriman dengan cara yang bijaksana.
4) Menandatangani pengiriman sebagai bukti tanda setuju atas ketentuan dan syarat-syarat pengiriman.
5) Menentukan berat kiriman.
6) Hitung besar uang kiriman sesuai dengan ketentuan yang harus dibayarkan oleh pengirim dan bea kirim paket sesuai dengan tarif yang berlaku.
7) Bubuhkan cap karet pos, paraf dan cap tanggal (dengan teraan yang jelas) pada register paket-1.
8) Jika pada pengisian register paket-1 terdapat kekeliruan atau salah tulis, dikerjakan sesuai dengan ketentuan berlaku.
9) Serahkan lembar ke-1 register paket-1 kepada pengirim.
10) Rekatkan lembar ke-2 register paket-1 pada paket pos untuk pertinggal dikantor tujuan.
2. Puri Kirim (Out going)
Pelaksanaan tugas di puri kirim (out going) adalah sebagai berikut: a. Penerimaan dari loket dan penyortiran.
1) Terima paket pos beserta register paket-1.
2) Membukukan paket pos kedalam adpis PP-8 berdasarkan paket-1.
3) Jika terdapat ketidaksesuaian pada proses penerimaan dari loket dikerjakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
30
b. Pembukuan pada adpis PP-8
1) Menggunakan adpis 8 rangkap 2, tiap kantor pos tujuan satu adpis PP-8.
2) Merincikan adpis PP-8, terdiri dari satu lembar menyertai kiriman, satu lembar sebagai pertinggal.
3) Menggunakan nomor urut tahunan sendiri.
4) Penomoran adpis harus berurutan sesuai dengan buka pengawasan adpis. 5) Pada tiap lembar adpis PP-8 bubuhkan tulisan dengan cap karet paket pos. 6) Menandatangani adpis PP-8 lengkap dengan nama, nippos dan cap
tanggal.
c. Penutupan Kantong
1) Persiapkan kantong pos untuk tiap kantor tujuan. 2) Masukkan satu persatu paket pos kedalam kantong.
3) Tutup kantong pos dengan tali jalin, untuk pengamanan, disegel dengan timah plombir.
4) Buatkan carik PP-9 untuk tiap kantong pos untuk tiap kantor pos tujuan. 5) Terahkan tulisan dengan cap karet paket pos pada PP-9.
6) Rekatkan carik PP-9 pada kantong paket pos yang bertalian.
7) Serahkan kantong paket pos kebagian kirim/terima dengan menggunakan bukti serah.
3. Bagian Pengolahan
Bagian ini melakukan pengiriman kiriman pos dari kantor asal (singgah). Pelaksanaan tugas pada bagian pengiriman meliputi beberapa proses, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan kiriman pos dari puri kirim (out going)
1) Terima paket pos dari bagian puri kirim (out going) / kantor lain melalui alat angkut.
2) Periksa segel dan kantong apakah dalam keadaan baik dan cocok dengan buku serah.
3) Lakukan sortir dan grouping kantong pos sesuai kantor tujuan dan alat angkutnya.
4) Buatkan R-6/R-7.
5) Tiap kantor pos tujuan dibuatkan R-7 tersendiri. 6) Tiap angkutan dibuatkan R-6 tersendiri.
7) Tiap R-6 dilampiri R-7 untuk tiap kantor pos tujuannya. b. Penyerahan kepada pihak pengangkut
Kiriman pos yang diserahkan dikantor adalah sebagai berikut: 1) Dilakukan oleh petugas, satu orang sebagai saksi.
2) Mencocokan jumlah paket pos yang akan diserahkan kepada pihak pengangkut dengan jumlah paket pos yang diterima dari puri kirim paket pos dan kantor lain.
3) Memasukkan paket pos satu persatu kedalam alat angkutan dan beri tanda check list pada pembukuan R-6/R-7 yang bertalian.
4) Melakukan susun paket pos dengan memperhatikan kota tujuannya untuk menjamin kemudahan dalam proses bongkar muat mulai dari kantor transit hingga kantor tujuan.
5) Melaksanakan proses loading dan stuffing dengan benar (paket pos tidak dibanting/dilempar), disusun secara beraturan.
32
6) Menyerahkan terima paket kepada pengawal pos dengan menandatangani R-7.
7) Melakukan penyegelan pintu alat angkutan dengan disaksikan pengawal pos.
8) Membuat neraca kirim terima kiriman pos. 4. Pengangkutan
Kiriman pos yang diserahkan di stasiun, bandara, atau pelabuhan kiriman paket pos yang penyampaiannya melalui udara, maka harus ditambahkan proses operasional. Bila jumlah paket pos kilat khusus dalam negeri relatif sedikit maka dapat dikirimkan sebagai paket pos biasa.
1) Menyerahkan paket pos kepada yang akan ke stasiun atau pelabuhan dengan menggunakan model R-6/R-7.
2) Paket pos kilat khusus dalam negeri selanjutnya dimuat kedalam alat angkutan untuk diangkut ke bandara, stasiun, atau pelabuhan.
33 Loket Pengirim Paket Mulai Paket Meme riksa paket Keputusan Pengirim Mengisi Register Paket 1 dan dicap Register Paket 1 1 2 Pengirim Register Paket 1 2 Paket YA TIDAK Mengisi Adpis PP-8, dicap dan ditandatang ani Adpis PP-8 1 2 T Adpis PP-8 1 Paket Register Paket 1 2 Dimasuk kan ke kantong kirim Membua t carik PP-9 dan dicap Carik PP-9 1 Menemp elkan Carik PP-9 ke kantong kirim Adpis PP-8 1 Paket Register Paket 1 2 Carik PP-9 1 Membua t R-6 dan R-7 R-6 2 Dilakuka n otorisasi Menyerahka n kantong paket beserta R-6 dan R-7 ke pengangkut an 2 R-6 1 R-6 2 R-7 1 T Pengangkut
Puri Kirim/Out Going Pengolahan
34 1 Menerima kantong paket beserta R-6 dan R-7 dari pengolahan Adpis PP-8 1 Paket Register Paket 1 2 Carik PP-9 1 R-6 2 R-7 2 Menand atangani R-6 dan R-7 Mengiri m paket Selesai T Pengangkutan
4.2 Unsur Pengendalian Internal 1. Pemisahan fungsi
Prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam telah menerapkan pengendalian internal berupa pemisahan fungsi yang jelas anatara bagian-bagian yang terkait dengan prosedur pengiriman barang. Hal ini dapat dilihat dari fungsi bagian loket, puri kirim (out going), pengolahan dan pengangkutan.
Analisa :
Dengan adanya pemisahan fungsi yang jelas antara bagian yang satu dengan bagian lainnya maka masing-masing bagian dapat fokus menjalankan tugasnya. Dengan demikian setiap bagian dapat mempertanggungjawabkan hasil kinerjanya masing-masing dan dapat memberikan hasil kinerja yang optimal kepada perusahaan. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Bodnar (2006) yang menyatakan bahwa pemisahan tugas diperlukan untuk mengurangi kecurangan peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari-hari.
2. Otorisasi transaksi yang layak
Prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia telah menerapkan pengendalian internal berupa otorisasi transaksi yang layak. Hal ini dapat dilihat dari:
a. Penerbitan register paket-1 atas persetujuan yang dilakukan di bagian loket kepada costumer.
b. Bagian puri kirim (out going) menerbitkan adpis PP-8 setelah semua paket register paket-1 telah terkumpul dan sesuai dengan bukti serah loket.
36
36
c. Paket kirim layak untuk dikirim setelah mendapat persetujuan dari bagian pengolahan yang mengeluarkan carik R-6/R-7
d. Masing-masing bagian hanya dapat mengakses data yang berhubungan dengan bagiannya masing-masing. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan password pada saat melakukan login ke dalam sistem.
Analisa :
Pemberian otorisasi kepada masing-masing bagian berarti memberikan wewenang yang harus dapat dipertanggungjawabkan oleh masing-masing bagian. Hal ini berarti bahwa suatu transaksi yang telah di otorisasi oleh suatu bagian tidak dapat dikerjakan oleh bagian yang lainnya, hal ini dimaksud apabila terjadi penyimpangan terhadap suatu transaksi maka akan mudah diketahui pihak mana yang harus bertanggungjawab terhadap hal tersebut.
Hal ini sesuai dengan karangan Krismiaji (2003) yang menyatakan bahwa otoriasi menjadi suatu bagian penting dari sebuah prosedur pengendalian.
3. Dokumen dan sarana pencatatan yang memadai
Pada PT Pos Indonesia telah terdapat dokumen dan sarana yang memadai sesuai dengan prosedur pengiriman barang. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi yaitu:
1. Register paket-1 2. Adpis PP-8 3. Carik PP-9 4. Carik R-6/R-7
Dengan adanya dokumen-dokumen tersebut, sebagai bukti bahwa prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam telah menerapkan unsur pengendalian internal berupa dokumen dan catatan akuntansi yang memadai. Analisa :
PT Pos Indonesia Batam telah menerapkan unsur pengendalian berupa dokumen dan pencatatan akuntansi yang memadai, hal ini sesuai dengan pendapat Krismiaji (2003), yang menyatakan bahwa perancangan dokumen dan catatan yang tepat akan menjamin akurasi dan kelengkapan pencatatan seluruh data relevan tentang transaksi.
38
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab IV, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
1. Dari analisa yang dilakukan terhadap prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur yang diterapkan oleh perusahaan sudah terkendali. Hal ini dapat dilihat dari :
- Penerapan prosedur melibatkan bagian-bagian yang terkait, seperti bagian loket, puri kirim (out going), pengolahan dan pengangkutan.
- Penerapan prosedur menggunakan dokumen-dokumen dan catatan akuntansi, seperti register paket-1, adpis PP-8, adpis PP-9, dan carik R-6/R-7.
2. Prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam telah menerapkan pengendalian internal dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari penerapan unsur-unsur pengendalian internal sebagaimana telah dijabarkan di dalam teori ke dalam penerapan prosedur yang terjadi diperusahaan, adapun unsur-unsur pengendalian internal yang dimaksud ialah sudah terdapat pemisahaan fungsi antara bagian-bagian yang terkait, adanya otorisasi transaksi yang layak, serta dokumen dan catatan yang memadai.
5.2 Saran
Sebagai kantor pusat di kota Batam, seharusnya PT Pos Indonesia Batam memberikan kenyamanan yang maksimal kepada pelanggan. Hal ini dilihat dari ramainya pelanggan yang dating untuk keperluannya masing-masing, mulai dari membayar tagihan listrik, air, angsuran kredit, pajak, pengiriman paket, dan lain-lain. Melihat kondisi seperti itu seharusnya pihak sarana dan prasarana kantor pos menyediakan tempat duduk bagi para pelanggan yang ingin mengantri.
40
LAPORAN MAGANG
1. Uraian Kegiatan
Penulis melakukan kegiatan magang di PT Pos Indonesia Batam selama tiga bulan. Penulis ditempatkan pada bagian statistik, akan tetapi bagian statistik ini tidak menjadi bagian pokok yang harus penulis laksanakan selama praktek kerja berlangsung. Penulis diijinkan untuk melaksanakan kerja praktek di bagian-bagian lainnya. Oleh karena itu penulis lebih tertarik untuk meneliti bagian penting di PT Pos Indonesia Batam yaitu bagian pengolahan pos. Adapun bagian-bagian yang terkait dengan pengolahan pos adalah bagian loket pelayanan paket pos, bagian puri kirim paket pos dan bagian ketua pos (pengolahan). Berikut uraian kegiatan penulis pada bagian-bagian terkait:
a. Bagian loket
- Menerima paket dari customer
- Mengisi register paket-1
- Membubuhi cap pada register paket-1
2. Sistem dan Prosedur Pada Bagian Operasional
Adapun prosedur pengiriman barang pada PT Pos Indonesia Batam adalah sebagai berikut:
a. Bagian Loket pelayanan paket pos:
- Jika barang tersebut berupa barang yang mudah pecah, obat berupa cairan dan barang elektronik seperti handphone, laptop, atau yang lainnya maka si pengirim di sarankan untuk memilih layanan khusus untuk peket tersebut agar mendapatkan perlindungan atau jamian atas paket yang akan dikirm.
- Menimbang paket dan memberikan harga yang harus dibayarkan oleh si pengirim atas paket kiriman tersebut sesuai dengan tariff yang berlaku.
- Apabila si pengirim setuju untuk melakukan pengiriman, maka dilakukan proses pengisian data paket tersebut yang akan di muat di register paket-1.
- Setelah itu di lakukan pengecapan pada register paket-1 dan meminta si pengirim untuk menandatangani nya sebagai bukti persetujuan.
- Terakhir merekatkan register paket-1 rangkap 1 pada paket yang akan dikirim tersebut.
b. Bagian puri kirim paket
- Melakukan pengecapan pada carik PP-9 dan menempelkan barcode.
42
- Merekatkan carik PP-9 pada register paket-1 rangkap 1
- Memasukkan data carik PP-9 dengan cara tembak barcode
- Memasukkan data register paket-1 kedalam adpis PP-8. Data yang dimasukkan antara lain nomor register paket-1, kantor tujuan paket, dan berat paket.
- Merekatkan carik PP-9 dan register paket-1 pada adpis kiriman paket sesuai dengan nomor register paket-1.
- Memasukkan paket pos kedalam kantong kirim sesuai dengan tujuan pengiriman paket
- Mengikat tutup kantong dengan tali jalin dan mengeratkannya dengan timah plombir.
- Merekatkan carik PP-9 pada kantong pos yang bertalian
- Menyerahkan kantong pos kebagian kirim (puri kirim) dengan bukti buku serah.
c. Bagian Pengolahan
- Menerima kantong pos dari bagian puri kirim.
- Mencocokan isi kantong pos dengan bukti serah paket pos
- Apabila cocok maka dibuatkan carik R-6/R-7 untuk tiap kantor pos tujuan dan untuk tiap angkutannya.
3. Flow chart system/ Prosedur Magang Loket Mulai Paket Register paket-1 1 Selesai
Puri Kirim/Out Going
Mulai PP-9 Membub uhkan cap pada PP-9 Merekat kan PP-9 pada register paket-1 PP-8 PP-8 2 1 Selesai Pengolahan Mulai Menerim a kantong kirim Membua t R-6 R-6 2 1 R-7 Membua t R-7 Selesai 1 Menand atangani dan membub uhkan cap T T T R-7 2 Mengisi register paket-1 Membuat PP-8
4. Media, Dokumen, Peralatan, dan Data yang diperlukan
Bagian loket
a. Komputer
44 c. Steples d. Penggaris e. Cap/stempel perusahaan f. Lem kertas g. Pena h. Pensil i. Printer j. Stabilo k. Karet l. Plastik transparan
Bagian Puri Kirim
a. Komputer b. Tembak Barcode c. Pena d. Tipe-x e. Steples f. Tali jalin g. Timah plombir
h. Karung Bagian Pengolahan a. Komputer b. Tembak barcode c. Pena d. Penggaris e. Spidol f. Steples g. Tipe-x
46
6. Resume Perkerjaan Selama Tiga Bulan
Minggu ke- Uraian Kegiatan TTD/Paraf
Minggu I (Feb 14-19-2011) Perkenalan Mengentri data produksi Minggu II (Feb 21-26-2011) Membantu bagian pemasaran Melayani pelanggan Mengentri register paket paket-1 Minggu III (Feb 28-4 Maret-2011) Melayani pelanggan Mengisi register paket-1 Minggu IV (Maret 7-12 Maret-2011) Melayani customer Mengentri register paket-1 Minggu V (Maret 14-19-2011) Melayani customer Mengentri register paket-1 Minggu VI (Maret 21-26-2011) Melayani customer Mengentri register paket-1
(Maret 28 -2 April-2011) Mengentri register paket-1 Minggu VIII (April 4-9-2011) Mengentri data produksi Menyiapkan carik PP-9 Mengumpulkan register paket-1 Mengentri data pada
adpis PP-8 Menyiapkan kantong kirim Minggu IX (April 11-16-2011) Mengentri data produksi Menyiapkan carik PP-9 Mengumpulkan register paket-1 Mengentri data pada
adpis PP-8
Menyiapkan kantong kirim
48 (April 18-23-2011) produksi Menyiapkan carik PP-9 Mengumpulkan register paket-1 Mengentri data pada
adpis PP-8 Menyiapkan kantong kirim Minggu XI (April 25-30-2011) Mengentri data produksi Menyiapkan carik PP-9 Mengumpulkan register paket-1 Mengentri data pada
adpis PP-8 Menyiapkan kantong kirim Minggu XII (Mei 2-7-2011) Menyerahkan bukti serah Menyiapkan carik R-6/R-7
Minggu XIII (Mei 9-14-2011) Menyerahkan bukti serah Menyiapkan carik R-6/R-7 Mengetahui,
Dosen Pembimbing, Pembimbing di perusahaan,
